10

Projektový management MP Organizace plesu Martin Lindr

Rok 2009/10

Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci

Stránka 1

Obsah

1.

Úvod ...................................................................................... 3

2.

Něco o plese .......................................................................... 4

3.

Cíle projektu .......................................................................... 5

4.

Personální zastoupení ........................................................... 6 4.1 Hlavní organizátor: ................................................................................. 7 4.2 Organizátor č. 1: ..................................................................................... 8 4.3 Organizátor č. 2: ..................................................................................... 8

5.

WBS diagram ......................................................................... 9

6.

Logický rámec ...................................................................... 10

7.

Den plesu ............................................................................ 11 7.1 Časový harmonogram dne plesu .......................................................... 12 7.2 Ganttův diagram................................................................................... 12

8.

Rizika projektu ..................................................................... 13

9. Vyúčtování plesu ........................................................................... 14 9.1 Výdaje .................................................................................................. 14 Výdaje celkem ............................................................................................................ 15

9.2 Příjmy ................................................................................................... 15 Příjmy celkem ............................................................................................................ 15

Výdělek z plesu ........................................................................................... 15

10.

Závěr ................................................................................... 16


Stránka 2

1. Úvod Téma „Organizace plesu“ jsem si vybral proto, že ne každý ví, jak je náročné takovýto ples zorganizovat. Když na nějaký ples jdeme, bereme jako samozřejmost, že se svými přáteli máme stůl jen pro sebe, že v danou hodinu začne hrát hudba, že v případě tomboly dostaneme opravdu cenu, která odpovídá číslu lístku tombolenky apod. Určitě se každý z nás zúčastnil minimálně plesu maturitního, na kterém se maturanti naposledy pobaví ještě před tím, než jde tzv. do tuhého. V dnešní době se pořádá mnoho jiných plesů s různými názvy či tématy. Například zde v Mladé Boleslavi můžeme kromě již zmíněných maturitních plesů navštívit ples rádií Jizera a Delta, oficiální ples města Mladá Boleslav, ples OS Kovo a mnoho dalších. Samozřejmě i v okolí města Mladá Boleslav se koná velké množství plesů jako plesy hasičské, plesy fotbalových klubů apod. Já se již delší dobu podílím na přípravě tzv. „zahrádkářského plesu“, který se koná každý rok v obci Čistá. Tento ples se od ostatních odlišuje především tím, že účastníci plesu mají v ceně vstupného zahrnutou i autobusovou dopravu na místo konání plesu a zpět. Tím pádem jim odpadá starost s tím, kdo pro účastníky plesu přijede nebo kdo se „obětuje“ a nebude celý večer pít alkohol, aby mohl své známé odvést zpět bezpečně domů. Ve svém projektu se zaměřím na to, co všechno taková organizace plesu obnáší.


Stránka 3

2. Něco o plese Tento ples se koná jednou ročně zpravidla v únoru či v březnu. Organizují ho dohromady čtyři lidé, kteří si mohou najít nějaké další pomocníky (většinou jim pomáhají rodinní příslušníci). Tento ples se koná již 20 let a dá se říci, že dnes ho organizují děti svých rodičů. Tento ples je v našem městě docela známý, nemusí se tedy vylepovat pozvánky na ulicích, či platit reklamy v rádiích a jinak medializovat. Lidé se už sami na začátku ledna začínají ozývat a ptají se, kdy si mohou lístky zakoupit. Oficiálně ples začíná ve 20.00 hod a končí ve 2.00 hod. V tento vymezený čas hrají dvě kapely (jak na hlavním sále, tak ve vinárně). Když má pauzu kapela ve vinárně, musí hrát kapela na sále a opačně. Tím je zajištěna neustálá zábava pro účastníky plesu. Pro účastníky je zajištěna doprava na místo konání plesu i zpět. Cena za dopravu je zahrnuta v ceně vstupného. Musím říci, že cca 98% lidí tuto službu využívá. Co se týká tomboly, platí zde, že vyhrává každý zakoupený lístek. Nemůže se tedy stát, že by nějaký účastník plesu, který si tombolenku zakoupil, odešel domů s prázdnou.


Stránka 4

3. Cíle projektu ü Zajištění prostor ü Zajištění kapely ü Zajištění dopravy ü Zajištění cen do tomboly ü Dát vědět účastníkům plesu o jeho konání ü Zajistit spokojenost účastníků plesu


Stránka 5

4. Personální zastoupení Organizátoři

Hlavní organizátor

zamluvit prostory

Organizátor č.1

Organizátor č.2

zajistit si plán prostor zajištění tomboly

zajistit kapely

naplánovat rozestavění stolů zajištění lidí do tomboly

zajistit dopravu

zaznamenávání účastníků plesu a jejich umístění ke stolům

zajištění dolších věcí potřebných k tombole

podílet se na přípravě tomboly řídít ostatní organizátory

Diagram 1 – Personální zastoupení


Stránka 6

4.1 Hlavní organizátor: Zamluvení prostor Hlavní organizátor plesu musí zamluvit prostory. Náš ples se bude konat v kulturním domě, který se skládá z velkého sálu, vinárny a restaurace. Tyto tři prostory jsou propojené, a aby se nám do plesu nepřimíchali např. hosté restaurace, zamluvíme si všechny prostory pro sebe. Přičemž sál a vinárna patří obci, tudíž jejich rezervaci musíme domluvit s obecním úřadem. Restauraci zamluvíme u jejího aktuálního majitele. Kvůli tombole si musíme ještě zamluvit jednu místnost, kde budeme moci tombolu vystavit a následně jí vydávat. Zajištění kapely Další činností hlavního organizátora je i zajištění kapely. Kapely vybíráme dvě – jednu na sál a jednu do vinárny. Má to několik výhod, např. pokud má zrovna kapela na hlavním sále pauzu, můžou si lidé jít zatancovat či zazpívat do vinárny a opačně. Nejdříve je potřeba si říci, zda jsme byli spokojeni s kapelami z minulého roku. Hráli dobře a všechny možné styly písniček? Tancovali lidé na jejich písničky? Jaký měli lidé názor na danou kapelu? Tyto všechny otázky je třeba si zodpovědět. Jestliže si odpovíme ve všech případech kladně, zamluvíme si je znovu. Jestliže se nám některá nelíbila, musíme najít kapelu novou. Zjistíme si např. na internetu nebo od známých kontakty a domluvíme se s nimi, kdy a kde vystupují, abychom si je mohli přijít poslechnout. V případě, že se nám jejich hraní líbí, domluvíme si s nimi cenu a zamluvíme jí. Pokud ne, hledáme dále. Zajistit dopravu Jak jsem již psal v úvodu, tento ples zahrnuje do svého vstupného i dopravu na ples a zpět. Proto je nutné včas dopravu zajistit. Protože je o tuto službu zájem prakticky od všech účastníků plesu, jezdí obvykle autobusy tři. Je potřeba stanovit zastávky, kde bude autobus zastavovat a ty dát na vědomí účastníkům, kteří také při koupi vstupenek sdělí, kde budou nastupovat. Odjezdy autobusu viz kapitola „Den plesu“. Podílení se na přípravě tomboly V našem případě se i hlavní organizátor podílí na přípravě tomboly. Snaží se získat různé sponzory a i sám zajišťuje konkrétní cenu – kytky. Řízení ostatních organizátorů Hlavní organizátor řídí ostatní organizátory tzn. kontroluje jejich činnost a pomáhá při problémech, které samozřejmě mohou nastat.


Stránka 7

4.2 Organizátor č. 1: Zajistit si plán prostor Organizátor č. 1 má na starosti vstupenky a vše s nimi spojené. Tedy zajistit si plán prostor, kde se ples koná. Domluví se s majiteli těchto prostor o tom, kolik stolů se tam může maximálně vejít, kolik lidí se tam vůbec vejde apod. Naplánovat si rozestavění stolů Když už má organizátor č. 1 plán prostor a ví výše uvedené informace, může si naplánovat rozestavění stolů. Zaznamenávání účastníků plesu a jejich umístění ke stolu Tento ples se už organizuje tak dlouho, že účastníci plesu vědí, komu se mají ozývat. Když by se náhodou stalo, že tuto činnost bude dělat jiná osoba než v předešlých letech, musí se udělat pozvánky a na ty nové kontaktní číslo zaznamenat a zvýraznit. Organizátora č. 1 by mělo hlavně zajímat, kolik lidí s danou osobou, která má zájem na ples jít, půjde, kde chtějí sedět (v sále, na vinárně nebo v restauraci) a kde budou nastupovat. Poté sdělí, do kdy se musí vstupenky zaplatit.

4.3 Organizátor č. 2: Zajištění tomboly Hlavním úkolem organizátora č. 2 je zajištění tomboly. Měl by také shánět sponzory, ceny do tomboly a to tak, aby bylo vše včas zajištěno. Zajištění lidí do tomboly Organizátor č. 2 zajišťuje také lidi, kteří v den plesu tombolu připraví a kteří jí budou i vydávat. Také musí zajistit minimálně 10 párů (20 lidí), kteří budou tombolenky prodávat. Většinou tyto lidi organizátor najde mezi samotnými účastníky plesu. Zatím se nám nikdy nestalo, že by se nenašel potřebný počet lidí, kteří by tombolenky prodávali. Těmto lidem se dá přesný počet obálek, který si samozřejmě přepočítají a podepíší. Musí pak přinést takový obnos peněz, který odpovídá počtu předaných a podepsaných obálek. Pokud je někdo okrade, musí to doplatit, v případě, že od někoho dostanou více peněz, to si samozřejmě mohou nechat. Zajištění dalších věcí potřebných k tombole K zajištění tomboly je potřeba zajistit kromě samotných cen i další potřebné věci. Patří sem např. zajištění potřebného počtu obálek, krabice na dorty, tašky, do kterých si lidé vyhrané ceny dávají apod. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci

Stránka 8

5. WBS diagram Usprořádání plesu

1 rok do plesu

zamluvit prostory

1/2 roku do plesu

zajistit kapely

zajistit kytky tombola

3 měsíce do plesu

zajistit autobus

1 měsíc do plesu

1 týden do plesu

v den plesu

setkání organizátorů

zajištění ostatních cen do tomboly

příprava tomboly

zajištění vstupenek

zahájení prodeje lístků

zajištění lístků na tomboly

příprava čísel na stoly

připravit se na zábavu

zadání požadavku na dorty, koláčky, kremrole

prověřit zajištění kapely, autobusu

Diagram 2 - WBS diagram


Stránka 9

6. Logický rámec Projekt Hlavní cíl Zorganizovat ples

Objektivně ověřitelné ukazatele Příští rok bude chtít přijít stejné ne-li větší množství lidí

Zdroje k ověření informací Počet prodaných vstupenek

Účel projektu

Lidé na poslední chvíli odřeknou

Pobavit lidi Odreagovat se

Lidé budou usměvaví, budou tancovat, bavit se - bude na nich vidět radost. Lidé nebudou chtít jít domů.

Lidé pojedou až v posledním autobuse

Alespoň na chvíli zapomenout na problémy

Výstupy projektu Zajištěna příjemná hudba Prostory a obsluha zajištěna

Lidé nepříjdou s tím, s kým chtěli Kvalitní služby ze strany obsluhy

Lidé tancovali a zpívali

Počet lidí na parketu

Onemocnění zpěváka, špatné ozvučení

Zamluvené prostory

Kniha objednávek prostor

Rozbité topení, vypadne proud, obsluha neochotná

K organizátorům plesu si nepřišel nikdo stěžovat

Nechtěné vydání jiné ceny, zmatek při tombole

Množství lidí u baru

Technická nebo jiná závada na autobusech

Zajištěna správnost vydané Žádné stížnosti na tombolu tomboly Zajištění dopravy na ples

Možná rizika

Autobusy dovezli účastníky na akci

Zájem o pořádanou akci

Tab. 1 - Logický rámec


Stránka 10

7. Den plesu -

V 8.00 hod - sraz organizátorů v místě konání plesu a přivezení tomboly

-

Do 11.00 hod - aranžování tomboly do místnosti, odkud se tombola bude vydávat + její očíslování, vkládání tombolenek do obálek

-

Do 13.00 hod – rozmístění stolů v sále a ve vinárně podle zasedacího pořádku

-

17.00 – 17.30 hod – zajistit zázemí pro kapely

-

17.30 hod – příjezd kapel a jejich příprava

-

18.15 hod – odjezd autobusu z Rozvoje, 18.20 hod - Výstaviště, 18.25 hod – V. Klementa – Bondy, 18.30 hod – Družstevník, 18.35 hod – Dallas, 18.40 hod Modrá Hvězda, 18.45 hod – Kosmonosy, 19.05 hod Radouč, 19.10 hod – Josefův Důl, 19.15 hod Debř

Autobusy jsou celkem tři. Všichni jedou za sebou, když se naplní první autobus (pravděpodobně V. Klementa), odjíždí do místa konání plesu a v nabírání lidí pokračuje autobus druhý, který se naplní pravděpodobně u zastávky Dallas – ten také jak se naplní, odjíždí do místa konání plesu. V nabírání lidí pokračuje 3. autobus, který udělá poslední zastávku v Kosmonosých a pokračuje do místa konání plesu. 1. autobus se vrací pro lidi na Radouč a pokračuje ve zbylých zastávkách. -

Ve 20.00 hod je oficiální zahájení plesu. Hrají kapely a je volná zábava. Od zahájení plesu je až do 21.30 hod možnost prohlédnout si tombolu. Ve 22.00 hod se zahajuje prodej tombolenek. Výdej tomboly je od 22.00 - 24.00 hod.

-

Ukončení plesu – oficiální ukončení plesu je ve 2.00 hod. Odvozy lidí zajišťují již dva autobusy. První autobus odjíždí v 1.00 hod, druhý v 1.30 hod. Tyto dva autobusy se vrátí a oba najednou odjíždějí ve 2.15 hod.


Stránka 11

7.1 Časový harmonogram dne plesu Činnost:

Začátek činnosti:

Konec činnosti:

Délka trvání:

1. Příprava tomboly

8:00

11:00

3 hod

2. Uspořádání stolů

11:00

13:00

2 hod

3. Zajištění zázemí pro kapely

17:00

17:30

30 min

4. Svoz účastníků plesu – 1. autobus

18:15

19:45

1 hod 30 min


18:15

19:45

1 hod 30 min


18:15

19:15

1 hod

7. „Zahrádkářský ples“

20:00

2:00

6 hod

8. Prodej tombolenek

22:00

23:00

1 hod

9. Tombola

22:00

24:00

2 hod

10. Odvoz účastníků plesu – 1. autobus

1:00

2:45

1 hod 45 min

11. Odvoz účastníků plesu – 2. autobus

1:30

2:45

1 hod 15 min

Celkový čas

21 hod 30 min

Tab. 2 - Časový harmonogram dne plesu

7.2 Ganttův diagram Činnost/Čas hod

8

T1

Pozn. : Tn = 8+n [hod] T2

T3

T4

T5

T6

T7

T8

T9

T10

T11

T12 T13 T14 T15 T16 T17

T18

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Tab. 3 - Ganttův diagram


Stránka 12

8. Rizika projektu Ø Požadovaný termín k pronajmutí nebude volný Ø Komplikace s kapelami (absence jedné z účinkujících kapel, předčasné ukončení vystoupení jedné z kapel např. z technických důvodů, aj.) Ø Komplikace s autobusy (absence autobusů, technická závada na autobuse, aj.) Ø Zmatky v tombole (někomu se vydá cena pod jiným číslem, než měl a na někoho cena nezbude) Ø U baru nebude žádané pití Ø Lidem se nebudou líbit kapely Ø Konflikty mezi účastníky plesu


Stránka 13

9. Vyúčtování plesu 9.1 Výdaje a) Výdaje na tombolu Cena

Kč

Koláče, dorty, kremrole Jablka Kytky (250 primulý, 50 macešek) Kaufland tombola + 70 tašek Komodo - dárky Vařečky Celkem Tombola - další výdaje Krabice na dorty Pytlíky na jablka Obálky na tombolenky Tácky

Počet v ks 3 290 999 5 000 3 363 313 40

97 100 300 135 25 5

13 005

662

Kč 232 78 209 90

Celkem dodatečné výdaje za tombolu Tombola - výdaje celkem

609 13 614

b) Další výdaje – ples Položka Organizátor č.1 Organizátor č.2 Hlavní organizátor Pomocník organ. č.2 Obsluha tomboly

Kč Telefon

500

Benzín

200

Benzín Benzín Telefon Benzín

500 500 200 200

Kapela Bruto Kapela HejHou + zvukař Autobus Nájem

sál + vinárna

místnost pro tombolu Poplatky ze vstupného obci

5 000 10 000 5 000 2 810

Organizátor č.2 Hlavní organizátor

1 000

Celkem - další výdaje


Komentář [T1]: Za restauraci se nájem neplatí.

200 990 1 000 1 000

Organizátor č.1 Záloha

2 000

31 100

Stránka 14

Výdaje celkem Výdaje za ples celkem (tombola + další výdaje)

44 714 Kč

9.2 Příjmy a) Lístky – vstupné 150Kč Vstupné - typ

Počet prodaných kusů

Příjem v Kč

Vinárna Sál Dodatečně

111 200 5

16 650 30 000 750

Celkem

316

47 400

Prodáno tombolenek v ks

Cena za lístek v Kč

Příjem z tomboly v Kč

660

40

26 400

b) Tombola

Příjmy celkem Příjmy – celkem (vstupné + tombola)

73 800 Kč

Výdělek z plesu Příjmy – Výdaje = 29 086 Kč


Stránka 15

10.

Závěr

Tento ples se pořádá již 20 let. Za tuto dobu jsou již veškeré činnosti s plesem spojené zaběhnuté. Jediné, co se za těchto 20 let změnilo, je místo, kde se ples koná a lidé, kteří ples organizují. Druhý bod však není žádný problém, naopak, každý nový člověk, který ples organizuje, s sebou přináší i nové nápady, jak ples vylepšit, aby lidé byli spokojení – což je také hlavní důvod, proč se ples organizuje. Jak jsem již v této práci uváděl, není potřeba dělat reklamu, kdy a kde se ples koná. Každým rokem se na tento ples hlásí více a více lidí a brzy se asi budeme muset poohlídnout po větších prostorách, abychom mohli na ples vzít více lidí, kteří se chtějí pobavit.


Stránka 16

10

Recommend Documents