Manual Handboek
4 — Laatste update: 2015/08/10 Easydus
Inhoudsopgave Welkom .................................................................................................................... 2 Inloggen .............................................................................................................. 2 Werkruimte .......................................................................................................... 3 Systeembeheer ......................................................................................................... 4 Home .................................................................................................................. 4 Systeem............................................................................................................... 4 Project ................................................................................................................. 8 Proceselementen .................................................................................................... 10 Formulieren ........................................................................................................ 10 Ontwerp formulier .......................................................................................... 12 Frontend Form ............................................................................................... 24 Backend formulier .......................................................................................... 30 Schermberichten/Emails ....................................................................................... 30 Schermberichten ............................................................................................ 34 Emails .......................................................................................................... 35 Documenten ....................................................................................................... 38 Factuur template ............................................................................................ 39 Ticket template .............................................................................................. 42 PDF upload .................................................................................................... 42 Overige documenten ....................................................................................... 43 Documenten hergenereren ............................................................................... 43 Bouwelementen ...................................................................................................... 45 Stylesheets......................................................................................................... 45 Afbeeldingen ....................................................................................................... 45 Condities ............................................................................................................ 47 Overzichten ............................................................................................................ 55 Records.............................................................................................................. 55 Emailbatch ......................................................................................................... 57 Tellers ............................................................................................................... 59 Financieel ........................................................................................................... 60 Journaalposten .................................................................................................... 60 Tickets ............................................................................................................... 61 Loket ...................................................................................................................... 62 Invoeren ............................................................................................................ 62 Extra ...................................................................................................................... 64 Login ................................................................................................................. 64
Gebruikersrollen .................................................................................................. 66 Editor ................................................................................................................ 66 Variabelen .......................................................................................................... 68 Systeemlinks ...................................................................................................... 70 DKIM/SPF instellingen .......................................................................................... 71 Sisow koppeling .................................................................................................. 72 Scanning App ...................................................................................................... 74 Web app formulier ............................................................................................... 75 Tips & Trucs........................................................................................................ 76
Easydus
Manual - 4
Welkom Welkom bij Easydus. We laten je zien wat je waar moet doen, om je projecten in te richten. In Easydus maak je een frontend formulier om naar buiten toe te publiceren. Daar horen automatische schermberichten en emails bij. Deze worden getoond/gestuurd n.a.v. ingestelde acties en condities. Voor mee te sturen documenten zoals, facturen en nieuwsbrieven kunnen PDF-documenten worden aangemaakt of kun je ze uploaden. Daarnaast heb je de beschikking over een eigen ingericht backend formulier voor het inrichten en bijhouden van interne processen. Als vanuit het systeem het handleiding-icoon wordt aangeklikt komt men direct op de juiste pagina in deze handleiding. Binnen deze handleiding is een structuur aangehouden die logisch volgt uit de gebruikersinterface van het systeem.
Inloggen Waar inloggen Het is belangrijk altijd in te loggen in de laatste update van Easydus. De zekerste manier van inloggen is dat te doen via onze website: www.eaydus.com. Na klikken op de rode tekst kiest u voor versie 4 en komt u altijd in de laatste update van Easydus. U kunt ook een bladwijzer aanmaken in uw browser. Belangrijk is dat u dat doet in de bladwijzer manager zelf en niet na inloggen de url opslaat uit uw browser. De bladwijzermanager slaat in dat laatste geval een specifieke versie op, die daarna niet mee gaat met de updates. U mist
dan functionaliteiten en heeft kansen op bugs. U dient in de bladwijzer manager zelf https://app.easydus.com/login/ op te slaan. Controleer dit als u een bladwijzer link opent met deze url of deze direct daarna verspringt naar een versie.
Hoe inloggen U logt in met een emailadres en een wachtwoord. Dat wachtwoord maakt u bij de eerste maal inloggen zelf aan. Het dient te bestaan uit tenminste 4 karakters die u zelf kiest en om veiligheidsredenen voegt het systeem hier 4 random karakters aan toe. Dit wachtwoord kunt u naast inloggen in Easydus vanuit elk device, ook gebruiken om in te loggen op de Easydus scanning app.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 2 van 80
Easydus
Manual - 4
Werkruimte
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 3 van 80
Easydus
Manual - 4
Systeembeheer Een belangrijk concept van het Easydus systeem is dat er geen enkele beperking is in het aantal op te zetten projecten en het aantal in te zetten gebruikers. Er wordt bij aanmelding als klant van Easydus altijd een hoofdgebruiker/systeembeheerder aangemaakt door Easydus. Deze hoofdgebruiker kan vervolgens gebruikers aanmaken en deze een rol (rechten) geven, zie gebruikersrollen. Ook kunnen er door een systeembeheerder projecten worden aangemaakt en daar gebruikers met specifieke rechten aan gekoppeld worden.
Home Dit is de pagina waar je op komt als je inlogt. Informatie over de laatste release van het systeem wordt hier aangekondigd.
Om vervolgens in een project te werken moet dit rechtsboven worden gekozen.
De ‘Home’ pagina. Kies rechtsboven het project om mee te werken.
Terug naar Systeembeheer
Systeem
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 4 van 80
Easydus
Manual - 4
Inhoud • Systeem/Project ▪ Gebruiker toevoegen ▪ Nieuw project ▪ Verbruik ▪ Factuur instellingen
Systeem In menu systeem vindt plaats: • Gebruikers beheer • Projecten beheer • Verbruiksoverzicht • Factuur instellingen globale factuurnummering en beschikbaarheid Journaalposten
Het menu Systeem is alleen zichtbaar voor systeembeheerders. De tabel die je ziet bij tabblad Systeem geeft het aantal projecten en gebruikers weer met de rechten die de verschillende gebruikers hebben op de specifieke projecten. Alleen een systeembeheerder kan dus nieuwe projecten aanmaken, nieuwe gebruikers toevoegen en verwijderen.
Gebruikersbeheer Een tabel met alle gebruikersrollen en de bijbehorende rechten zie je hier. Na klikken op ‘+Gebruiker toevoegen’
Voeg hier het email adres toe van een nieuwe gebruiker. Er zal dan automatisch een email naar dit adres worden gestuurd met instructies om in te loggen
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 5 van 80
Easydus
Manual - 4
en een wachtwoord aan te maken. Heeft een gebruiker al toegang in het systeem middels een andere klantomgeving dan blijven zijn bestaande login gegevens van toepassing. De gebruiker krijgt bericht dat hij ook toegang heeft tot een nieuwe klantomgeving. Een gebruiker ziet in de projecten roller alleen de projecten waar hij toegang toe heeft.
Wachtwoord nieuwe gebruiker, nieuw wachtwoord aanvragen
In het inlogscherm kan een gebruiker een nieuw wachtwoord aanvragen indien hij zijn wachtwoord kwijt is. Hij krijgt dan uit veiligheidsoverwegingen een mail met een eenmalige mogelijkheid in te loggen en zo zijn wachtwoord aan te passen, er worden geen wachtwoorden per mail gestuurd. Indien een gebruiker geen wachtwoord reset mail heeft gehad, dan is de kans groot dat de mail zich in een andere folder bevindt, zoals de reclame folder of de spam folder. Sommige mail clients blokkeren daarna de wachtwoord link in de mail: zorg dan ervoor de verzender easydus.com eerst te whitelisten en vervolgens in het inlogscherm te drukken op Lost password. Dan wordt de link nogmaals gestuurd. Inhoud
Projectbeheer Bestaande projecten
Het klikken op een vergrootglas van een specifiek project brengt je naar de ‘Project’ -instellingen voor dat specifieke project. Dit is hetzelfde scherm als wat je ziet bij klikken op ‘Project’ in het menu. Je ziet daar dan de instellingen van het project waar je op dat moment in bezig bent. Alleen systeembeheerders en eigenaren van projecten krijgen het ‘Project’ menu. Verschil is dat systeembeheerders het project wel en projecteigenaren het project niet kunnen kopieren Instellingen van een project met mogelijkheid van kopieren van het project
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 6 van 80
Easydus
Manual - 4
Nieuw project
Na klikken op ‘+ Nieuw project’ kan een naam aan het project worden gegeven. Als er sprake is van het gebruik van facturen en betalingen in samenwerking met Sisow moet je bij de tab ‘koppeling betaling’ daarvoor de juiste informatie invullen, maar dat kan ook later in menu Project. Na het aanmaken kunnen gebruikers rechten worden gedefinieerd in de tabel op tab Systeem, of dat kan later door de projecteigenaar in menu Project worden gedaan. Inhoud
Verbruik Op deze pagina komen de gegevens beschikbaar met aantal registraties en verzonden emails. Ook is hier een veld waarin opmerkingen voor administratieve doeleinden door Easydus kunnen worden ingegeven en gecommuniceerd. Inhoud
Factuur instellingen Gebruik Journaalposten
Wanneer aangevinkt wordt de functionaliteit Journaalposten zichtbaar voor alle gebruikers. Zie voor meer informatie Journaalposten
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 7 van 80
Easydus
Manual - 4
Instellingen globale factuurnummering
Bij een factuur template in menu Documenten kan per factuur worden aangeven of gebruikt wordt gemaakt van globale factuurnummering. Globale factuurnummering betekent dat er doorgenummerd wordt bij verzending van facturen met die gemaakt zijn met deze template. In dit tabblad kunt u aangeven hoe de het factuurnummer van de globale factuurnummering er uit moet zin: • Eerstvolgende geeft het volgende factuurnummer aan • Aantal cijfers geeft aan het aantal cijferposities dat gebruikt wordt bij de nummering • Prefix is het voorvoegsel voor de cijfers • Suffix is het achtervoegsel na de cijfers
Inhoud Terug naar Systeembeheer
Project Inhoud • Project • Koppeling betalingen • Verbruik
Project In project kunnen systeembeheerder en projecteigenaar rollen toewijzen aan gebruikers en de projectnaam aanpassen
Koppeling betalingen Voor algemene informatie betreffende de koppeling van Easydus aan Sisow zie Sisow Koppeling De betalingskoppeling met de betaalprovider Sisow kan hier worden gerealiseerd middels het invullen van verplichte velden Sisow ID en Sisow Key. Deze gegevens kun je vinden in je persoonlijke account op de website van Sisow na inloggen.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 8 van 80
Easydus
Manual - 4
Vervolgens kan u voor dit specifieke project kiezen welke betalingskoppelingen u in dit project wil realiseren door de gewenste koppelingen aan te geven met een vinkje. Belangrijk bij de koppeling: facturen van minder dan 1 euro worden door Sisow niet geaccepteerd (en zijn ook weinig zinvol te innen gegeven de kosten). Deze facturen worden daarom wel door Easydus gegenereerd, maar de betalingskoppeling wordt niet gerealiseerd.
Verbruik Op dit tabblad ziet u de verbruiksgegevens van dit project. Terug naar Systeembeheer
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 9 van 80
Easydus
Manual - 4
Proceselementen Dit onderdeel bespreekt de essentie van het systeem, namelijk het aanmaken van de elementen die nodig zijn voor een project.
• Frontend formulier: Wat aan de respondenten wordt aangeboden in je eigen website (via iframe) of op een door ons gehoste beveiligde pagina. • Backend formulier: Velden om je te helpen met het administreren van het project. • Schermberichten: De berichten die automatisch verschijnen op het beeldscherm na bepaalde acties. • Email’s: Allerlei email’s die op verschillende momenten wel of niet automatisch naar alle of naar selecties van respondenten worden verstuurd. • Documenten: Bijlages voor email’s, zelf aan te maken of te uploaden.
Formulieren Inhoud • Algemeen • Opties ▪ Ontwerp van een formulier ▪ Frontend form ▪ Backend Form ▪ Voorbeelden
Algemeen De formulieren zijn het hart van het Easydus systeem. Met formulieren maakt u de database aan die u verder in emails, schermberichten en documenten gebruikt om deze specifiek te maken naar uw respondenten. De formulieren vormen ook de kolommen van uw overzichten in menu Records.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 10 van 80
Easydus
Manual - 4
Frontend en backend formulier
Formulieren bestaan uit twee delen: 1. Frontend formulier 2. Backend formulier Beide samen vormen een geheel: met de systeemvariabelen (door het systeem gegenereerde data, bevatten ze de alle data over een respondent.
Frontend formulier is het formulier dat de respondenten zien Backend formulier is bedoeld om de aanvullende gegevens van de organisatie over de respondent bij te houden.
Inhoud Eigenschappen van Easydus formulieren
• Flexibiliteit: formulieren en vragen zijn makkelijk te wijzigen, aan te passen of te verplaatsen, ook gedurende het proces • Processen inrichten: op basis van de acties en antwoorden in het formulier kunnen processen automatisch getriggerd worden • Respondenten kunnen desgewenst zelf in staat worden gesteld data aan te passen of hun registratie te verwijderen. Bij wijzigingen kan de organisatie desgewenst bericht krijgen • Vooringelezen ‘records’ (upload CSV) kunnen al vooringevuld aan respondenten worden aangeboden • Per vraag kun je aangeven of deze verplicht is, of het bestaande antwoord níet mag worden aangepast en of een bepaalde vraag in verschillende fases wel of niet zichtbaar moet zijn
Opties In de blauwe balk 3 mogelijkheden: 1. OK = Opslaan 2. Element verplaatsen = Verplaatst element heen en terug tussen ‘Frontend formulier’ en ‘Backend formulier’ 3. Verwijderen = Element verwijderen (daarna nog een controlevraag of je het zeker weet)
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 11 van 80
Easydus
!
Manual - 4
Gooi geen vragen weg waarvan reeds waarden zijn ingevuld die moeten worden bewaard. De data gaat definitief verloren. Natuurlijk kunnen opmaakelementen zonder problemen worden veranderd.
Inhoud
Ontwerp formulier
Ontwerp van een formulier Inhoud • Algemeen • Gemeenschappelijk voor alle vragen • Elementen verplaatsen • Geavanceerd • Opmaakelementen • Vragen ▪ Tekst en lange tekst ▪ Keuze vraag ▪ Markeer vraag ▪ Emailvraag ▪ Datumvraag ▪ Uploadvraag ▪ Teller vraag
• Overige elementen
Algemeen U kunt een formulier ontwerpen en stylen naar eigen keuze:
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 12 van 80
Easydus
Manual - 4
• Maak ontwerp elementen aan • Sleep ze in de juiste volgorde door aan te klikken, klik vast te houden en naar de juiste plek te slepen • Klik ze open om ze aan te passen, te verplaatsen of te verwijderen
Voor het aanmaken van de formulieren zijn drie soorten elementen te kiezen: • Opmaak: Elementen voor toevoeging van teksten, logo’s, links, lege regels en lijnen • Vragen: Elementen om de database mee te vullen. • Overigen: De verzendknop en de printknop
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 13 van 80
Easydus
Manual - 4
Inhoud
Gemeenschappelijk voor alle vragen Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 14 van 80
Easydus
Manual - 4
Tekst, naam, verplicht
Alle vragen hebben gemeenschappelijke kenmerken die ingevuld moeten worden in het scherm direct na het kiezen van het element:
Tekst: Dit is de tekst die vóór de vraag staat. Naam: Dit is het ‘label’ van de vraag, dus de veldnaam in
de database. Zonder gebruik te maken van de mogelijkheid om deze voor overzichten aan te passen, komen ze als kopjes boven de kolommen. Ook zijn dit de variabelen voor personifiëring van emails en schermberichten. Verplicht: Er kan worden aangevinkt of een vraag al dan
niet verplicht moet worden ingevuld door de inschrijver.
*
een (databaseveld)naam; dient één woord te zijn en geen leestekens te bevatten. Om toch een verschil te maken tussen een naam bestaand uit meerdere woorden kun je afbreekstreepjes gebruiken.
Elementen verplaatsen Velden kunnen altijd worden verschoven tussen Frontend- en Backend formulier (ook tijdens de loop van een project). Dit kan erg handig zijn wanneer: • U vragen tijdelijk wil verbergen of niet meer wil tonen • U bijna identieke projecten wil hergebruiken, maar sommige vragen wil parkeren
Het voordeel van verplaatsen ipv verwijderen is dat de database velden behouden blijven. Het is dus een meer zeker proces dan verwijderen.
Geavanceerd
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 15 van 80
Easydus
Manual - 4
Geavanceerd is alleen van toepassing bij meer bijzondere instellingen van de vragen.
Veldwaarde aangepast
Inhoud
|
Hier kun je aangeven of bij het aanpassen van deze specifieke vraag door een respondent de email met de actie Veldwaarde – Aangepast moet worden verzonden. Dit is een email die automatisch wordt verzonden indien een respondent vooringevulde gegevens wijzigt. Deze alert wordt vaak naar de adminstratie gezonden om ook in het CRM of ledenadministratie programma te worden gewijzigd, maar kan ook worden verzonden naar de respondent zelf om de gegevens te laten aanpassen in haar gegevens achter een login of te vragen dat door te geven aan de administratie. Veld tonen
Je kunt hier ook opgeven wat de toestand is waarin het vooringevulde antwoord zich bevindt . Hiervoor is het belangrijk om te snappen wat de status van een aangeboden formulier is: Er zijn namelijk 3 verschillende systeemlinks die naar hetzelfde formulier verwijzen, maar ieder met een geheel eigen doel: • 1) publishLink = Registratielink naar leeg frontend formulier • 2) invitedLink = Registratielink naar vooringevuld frontend formulier • 3) editLink = Registratielink om registratie te wijzigen
Je kunt per element aangeven hoe je wilt dat het invulveld aan de respondent wordt getoond: • Normaal = Deze tekst kan worden aangepast/weggehaald door respondent. • Geblokkeerd = De tekst in het veld kan niet worden aangepast/weggehaald door respondent, maar is wel zichtbaar. • Verborgen = Het gehele veld is onzichtbaar.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 16 van 80
Easydus
Manual - 4
Voorbeelden
Je hebt een database geïmporteerd en stuurt hiervoor de ‘invitedLink’ naar alle emailadressen. In het frontendformulier heb je een veld opgenomen waarin je aangeeft of de persoon lid is of geen lid. Dat veld mag niet door de betreffende persoon worden aangepast dus bij ‘Veld tonen:’ zet je bij ‘voor vooringevuld webformulier’ dit veld op ‘geblokkeerd’. Je wilt een respondent de mogelijkheid geven om zich af te melden voor het evenement. Hiervoor heb je een een markeer/check vraag opgenomen in het formulier. Het heeft echter geen zin om deze vraag al te laten zien als er nog ingeschreven moet worden, dus zet je deze op ‘verborgen’ bij ‘voor vooringevuld webformulier’ en op ‘normaal’ bij ‘voor aan te passen formulier’. In een project waarbij je zowel werkt met een open formulier als een vooringevuld formulier kan je een aantal vragen die je stelt in het open formulier verbergen in het vooringevuld formulier, bijvoorbeeld “Hoe heeft u van ons gehoord/”
Inhoud
Opmaakelementen Er zijn drie soorten opmaak elementen: • Vrij element • Lijn • Lege regel
Lijn en lege regel doen wat ze zeggen te doen: ze geven respectievelijk een lijn en een lege regel in een formulier Met het vrije element kunnen logo’s, kopteksten (kop1, kop2, kop3) , verklarende teksten etc naar eigen wensen worden toegevoegd in een formulier. Dat gebeurt in de editor: over hoe dat precies te werk gaat: zie Editor
Inhoud
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 17 van 80
Easydus
Manual - 4
Vragen Soorten vragen Easydus kent de volgende soorten vragen: • Tekst • Lange tekst • Keuze • Markeer • Email • Datum • Bestand • Teller
Inhoud
Tekst en Lange tekst Korte tekst, maximaal 128 karakters. Lange tekst, ruim 16.000.000 karakters.
Keuze vraag Gesloten aantal antwoorden, aan te bieden in radiobuttons of ‘dropdown’ menu. Maximaal één keuze mogelijk. Kies indien meer keuzes nodig zijn voor de Teller vraag of de Markeer vraag.
Hieronder een voorbeeld van een ingevulde keuzevraag met in het rode kader de representatie in het gepubliceerde formulier als dropdown óf als radiobuttons. Het is ook mogelijk om de radiobuttons middels een stylesheet naast elkaar te zetten.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 18 van 80
Easydus
Manual - 4
Aanmaken van antwoorden kan op drie manieren
1. door het typen van een antwoord in het tekstveld 2. via tabblad Antwoorden importeren 3. via importeren van een csv bestand
Op tabblad Antwoorden importeren kunt u of zelf een lijst van antwoorden typen, elke enter markeert een nieuw antwoord, of kopieert vanuit een excel of word lijst een aantal antwoorden en plakt die in het vak op dit tabblad. Importeert u een csv bestand bij menu invoeren en koppelt u een kolom van de spreadsheet aan een meerkeuzevraag, dan worden onbekende antwoorden automatisch toegevoegd aan de antwoorden van de meerkeuzevraag. Zorg dus om te voorkomen dat u bijvoorbeeld niet De heer en Heer in een vraag naar geslacht krijgt dat het csv bestand consistent is zowel binnen de eigen file als met de eventueel al aangemaakte antwoorden in de keuzevraag.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 19 van 80
Easydus
Manual - 4
Antwoorden verschuiven, verbergen, verwijderen
1. Middels de schuifpijlen helemaal vooraan kunnen antwoorden hoger of lager in de lijst gesleept worden 2. Via het vinkje links van het teksvlak kunnen antwoorden (tijdelijk) verborgen worden 3. Via de prullenbak rechts van het tekstvlak kunnen antwoorden verwijderd worden Let op: hiermee verwijderd u dit alle antwoorden uit de database. Doe dit dus niet als u project al loopt.
Inhoud
Wijzigen van antwoorden door de ontwerper
Op ieder moment mogelijk antwoorden te veranderen waarbij deze automatisch overal in het systeem aangepast worden. Dit geldt uiteraard niet voor reeds verzonden mails en documenten.
Antwoord wijzigen door de respondent
Wanneer een keuzevraag is aangeboden als ‘Radiobuttons’ en hij is niet verplicht, maar een respondent klikt op een antwoord is het niet meer mogelijk om vervolgens toch nog géén antwoord te kiezen. Wil je deze mogelijkheid wel aanbieden dan kan dat door • of de vraag als ‘Dropdown’ aan te bieden waarbij het bovenste antwoord een leeg antwoord is. • of handmatig een ‘leeg’ antwoord kunnen toevoegen wat gekozen kan worden Dit maakt echter het verplicht stellen van een antwoord op zo’n vraag onzinnig.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 20 van 80
Easydus
Manual - 4
Markeer vraag Markeervraag is een vinkvraag die meteen de datum en tijd registreert. De markeer kan aan de frontend kant gebruikt worden wanneer meerdere mogelijkheden van toepassing kunnen zijn, maar u kan hier meestal beter een teller vink vraag voor gebruiken, dan worden de antwoorden meteen geteld. Aan de backend kant is de datumtijdregistratie vaak erg belangrijk om te zien of en wanneer iets is afgewerkt. Bovendien is de markeervraag is enig vraag die in een overzicht aangevinkt kunnen worden, zonder dat u naar het detailscherm van een respondent hoeft te gaan.
Inhoud
Email vraag Een email vraag is essentieel voor vrijwel elk project omdat het email adres vastlegt, waarmee wordt gecommuniceerd met de respondent De email vraag check op de geldigheid van het ingevulde adres. Een respondent kan dus een formulier niet insturen als het adres niet de juiste opbouw heeft. Een email vraag kan op 2 manieren worden aangeboden. Als een enkel invulveld of als een dubbel
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 21 van 80
Easydus
Manual - 4
invulveld waarbij bij invullen de 2 velden precies overeen dienen te komen. Zo niet wordt de inzender gevraagd het te controleren.
Datum vraag Datum prikker om een datum te selecteren. In onze database worden data opgeslagen met een datum formaat conform ISO8601, zodat het later ingelezen en corresponderen kan met andere software. Inhoud
Upload vraag Upload van een bestand door de respondent. De respondent kan alle typen bestanden uploaden De URL van de bestanden die zijn geupload kunnen worden gebruikt in emails en schermberichten. Ook kunnen ze zichtbaar worden gemaakt in een overzicht/lijst om te exporteren naar excel. Maximale bestandgrootte voor een upload is 10MB, het systeem waarschuwt de respondent of gebruikers als het meer is.
Teller vraag Een teller vraag geeft je de mogelijkheid om precies bij te houden hoeveel exemplaren er zijn besteld of met hoeveel keuzes er voor een workshop zijn gemaakt. Een tellervraag kan worden aangeboden als een vink vraag (0/1), of als een drop down. Het is verplicht een minimale en maximale keuzemaximum aantal aan te geven. Bij keuze voor het
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 22 van 80
Easydus
Manual - 4
vinkvak is dat automatisch 0/1. En het totaal aantal dat beschikbaar is, en een eigen tekst wanneer dat maximum bereikt is. Vervolgens wordt in het menu Overzichten/Tellers een overzicht getoond van alle aangemaakte tellervragen Zie Tellers
Inhoud
Overige elementen De overige elementen betreffen de verzendknop en de printknop
Verzendknop De verzendknop is noodzakelijk voor een respondent om een formulier in te kunnen sturen en is daarom verplicht voordat men van testmodus naar open modus kan gaan. By default staat de naam van de knop op Verzend, maar u kunt ook een eigen tekst aangeven. In het menu Frontend formulier tab instellingen kan ingesteld worden dat na het drukken op de verzendknop een extra vraag komt: weet u het zeker?
Printknop
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 23 van 80
Easydus
Manual - 4
Hiermee kan de respondent het lege of ingevulde formulier als printen op papier of als PDF en dat opslaan voor zijn eigen archief. Als inrichter van een proces is het natuurlijk ook mogelijk de ingevulde waardes terug te koppelen middels een email. Inhoud Terug naar Formulieren
Frontend Form
Inhoud 1. Instellingen 2. Publiceren 3. Link op website, social media of eigen mailprogramma 4. Link in een email vanuit het Easydus systeem 5. iframe binnen website
Instellingen In de instellingen heb je de mogelijkheid 1. Maximum aantal registraties in een project op te geven 2. Begin- en eind datum aan te geven 3. Gewenste stijl aan het formulier te koppelen. 4. Extra bevestiging in te stellen die gevraagd moet worden op het moment van verzenden door respondent.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 24 van 80
Easydus
Manual - 4
.
Maximum aantal registraties
Het schermbericht `Project – Limiet bereikt` verschijnt automatisch bij het bereiken van dit getal. Iedere inschrijving telt voor 1 ook als er meerdere personen worden aangemeld. Indien niets is ingegeven is er geen maximum en blijft het formulier open zolang het beschikbaar is in een website, en niet in de 'testmodus' is gezet of niet een van beide datums zijn ingevuld en de huidige datum ligt buiten de beschikbare periode. Begindatum van de registratieperiode
Totdat deze datum is bereikt verschijnt automatisch het schermbericht `Project – Voor begindatum`. Als hier niets is gegeven is het formulier beschikbaar zodra het in ‘Open modus’ staat en op de een of andere manier is aangeboden aan het publiek (website of publiceer link). Einddatum van de registratieperiode
Als deze datum is bereikt verschijnt automatisch het schermbericht `Project – Na einddatum`. Als hier niets is ingevuld blijft het formulier open totdat het in het systeem word verwijderd. Als het alleen via een iframe in een website is aangeboden is het voldoende om de link in de website weg te halen. Als er ook publiceerlinks zijn verstuurd per email is het belangrijk om het formulier écht dicht te zetten omdat zo'n link op ieder moment nog door een ontvanger van een email gebruikt zou kunnen worden. Stylesheet
Doormiddel van een stylesheet, CSS=Cascaded Style Sheet, kan het uiterlijk van een formulier héél precies worden vormgegeven. Stylesheets worden gemaakt in het menu `Stylesheets` en worden aan een specifieke webformulier verbonden door dit te kiezen in deze 'dropdown'. (—meer over stylesheets—) Bevestiging vragen
Als je dit aanvinkt komt er een extra invulveld waarin je de tekst kunt typen die een respondent te zien krijgt na het klikken op de verzendknop. Hoe dit precies verschijnt is afhankelijk van de gebruikte browser van de respondent.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 25 van 80
Easydus
Manual - 4
Inhoud
Publiceren Menu publiceren bevat drie functionalitieten 1. Het wijzigen van de modus: van testmodus naar open modus of omgekeerd 2. Het melden van fouten en waarschuwingen bij de inrichting van een project 3. Publicatie van de HTML code voor het lege frontend formulier
Testmodus/Open modus
Bij het aanmaken van een project staat het project altijd in de testmodus. In deze modus kunt u het in alle rust een project in te richten en uit te proberen. Er worden geen echte registraties gedaan en dus ook geen kosten gemaakt. Voor het testen van de templates van schermberichten, emails en documenten moet u wel een testinschrijving doen. U kunt dan het voorbeeld bekijken en via testsend uzelf een proefmail sturen. Zie verder bij de betreffende menu-items. p(banner important). Het project moet in de ‘open’-modus staan als je gaat publiceren. Het wisselen van ‘testmodus’ naar ‘open modus’ zal automatisch alle testinschrijvingen wissen en je begint weer met een lege database. Op dit moment begint ook de administratieve teller te lopen. Publiceren
Een webformulier kan op 3 verschillende manieren worden aangeboden: 1. Als ‘link’ in een website, social media of eigen mailprogramma naar een formulier opgemaakt in een zelf te bepalen stijl op onze beveiligde servers. 2. Als ‘iframe’ binnen je eigen website. 3. Als ‘link’ in een email te verzenden via Easydus project.
In al de eerste twee gevallen gebruik je de html-link uit het menu publiceren, in het tweede geval kan je de link naar een leeg frontend formulier kiezen uit de roller binnen de editor. Zie menu item Systeemlinks
Hyperlink in website, social media of eigen mailprogramma In de gevallen van een ‘link’ op onze beveiligde servers is het eenvoudig. Je plaatst de URL die je hier hebt gevonden als hyperlink in je email en/of in je website. In een email: (voorbeeld in mailclient GMail).
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 26 van 80
Easydus
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Manual - 4
Pagina 27 van 80
Easydus
Manual - 4
In een website zet je de link in html op een knop en/of in een stukje klikbare tekst die vervolgens het formulier opent op de servers van Easydus. Als je de link onder een knop plaatst:
Inhoud
In eigen website middels ‘iframe’ Om het formulier te plaatsen binnen je eigen website moet de URL die je kunt vinden naast ‘HTML’ in het tabblad ‘Publiceren’ van het ‘Frontend formulier’ in een iframe worden geplaatst door de verantwoordelijke voor de website als volgt: (Let op!!! De procedure kan enigszins afwijken afhankelijk van de gebruikte ‘browser’). <iframe src='URL'> Contactformulier in Easydus website:
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 28 van 80
Easydus
Manual - 4
Om de plaatsing van het ‘iframe’ nog te specificeren kunnen verschillende parameters meegegeven worden aan de code voor hoogte, breedte, omranding, etc. Bijvoorbeeld:
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 29 van 80
Easydus
Manual - 4
<iframe src='URL' frameborder='0' allowtransparency='false' width='565' height='540'' align='middle' scrolling='auto' border='0'> . Inhoud
Terug
Terug naar Formulieren
Backend formulier Het formulier met de beheervelden (Backend formulier) is niet zichtbaar voor een respondent, maar wordt voor intern gebruik gekoppeld aan het door een respondent ingevulde Frontend formulier. Je ziet de 2 formulieren in het detailscherm van de respondent boven elkaar staan. Zo kun je bijvoorbeeld een notitieveld aanmaken, checks inbouwen voor ontvangen betaling, indelingen maken voor workshops, welke je later weer aan de deelnemer kunt communiceren per (automatisch gegeneerde) email.
Voorbeeld van het gebruik van beheervelden
Terug naar Formulieren
Schermberichten/Emails Inhoud
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 30 van 80
Easydus
Manual - 4
• Definitie • Systeem links ▪ Systeemlinks te gebruiken in mails en schermberichten om te linken naar formulieren, betaallinks en overzichten
• Systeemacties ▪ Acties die automatische schermberichten of mails triggeren na een actie van de respondent
• Gebruik variabelen ▪ De inhoud kan verschillende waarden bevatten (variabelen) die door een respondent zijn ingevuld.
• Condities ▪ Zoals op zoveel plaatsen kunnnen ook hier condities worden opgegeven op basis waarvan het bericht wel of niet getoond wordt.
• DKIM/SPF instellingen ▪ DNS instellingen benodigd voor een goed bereik van uw mails aan geadresseerden
Inhoud
Definitie van schermberichten en emails Schermberichten zijn berichten die automatisch op het scherm verschijnen van een respondent na een bepaalde actie. Emails zijn emails die ófwel automatisch na een bepaalde actie ófwel handmatig worden verstuurd naar een respondent. Een verschil tussen deze twee is dat een schermbericht alleen op een scherm verschijnt en een email naar de mailbox van de respondent wordt gestuurd. Ook heeft een email meer informatie nodig omdat daar sprake is van verzending en de daarvoor noodzakelijke informatie moet worden opgegeven. Verder zijn de handelingen die gedaan moeten worden om deze in je eigen stijl en op het gewenste moment te laten verschijnen/versturen nagenoeg identiek. Daarom ook kan dit uitstekend onder een noemer gevat worden. Inhoud
Systeemlinks en andere links
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 31 van 80
Easydus
Manual - 4
Links kunt u aanbrengen door een stuk tekst te selecteren en te kiezen voor het ketting icoontje in de editor. Er zijn twee soorten links: systeemlinks en zelf aan te brengen hyperlinks Systeemlinks worden gekozen in de roller, voor hyperlinks plakt u de URL in het vakje URL Systeemlinks zijn door het systeem gegenereerde links om te linken naar:
• Formulieren: Het lege inschrijfformulier, vooringevuld inschrijfformulier, om het formulier aan te passen, om je eigen ingevulde formulier te verwijderen • Betaallinks om in het systeem gegenereerde facturen te kunnen betalen • In het systeem aangemaakte HTML of csv overzichten in het menu Records
Voor het aanmaken van systeemlinks klikt hier Overige hyperlinks
Via het kunt u ook andere hyperlinks aanbrengen die bijvoorbeeld verwijzen naar een website of naar een document op een eigen server. Of bijvoorbeeld naar een formulier van een ander Easydus project. Inhoud
Systeemacties
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 32 van 80
Easydus
Manual - 4
Uitleg systeemacties
• Registratie- Ontvangen : Mail of schermbericht bij ontvangst van een registratie • Registratie- Aangepast : Mail of schermbericht bij aanpassing van een reeds geregistreerd record • Registratie- Vooringevuld formulier reeds gebruikt : Schermbericht dat naar voren komt wanneer een respondent gebruikt maak van een link naar een vooringevuld formulier, die al eerder gebruikt is. • Registratie-Verwijderd : Mail of schermbericht bij verwijdering van een reeds geregistreerd record • Veldwaarde aangepast : Mail bij wijziging van een vooringevulde vraag, waarbij op tabblad advanced van die vraag aangevinkt: Stuur mail met actie Veldwaarde aangepast • Betaling-in afhandeling : Schermbericht dat verschijnt na afhandeling van de betaling • Betaling-Ontvangen : Mail die vertrekt als via de PSP Sisow het bericht komt van een geslaagde betaling • Betaling-mislukt : Mail die vertrekt als via de PSP Sisow het bericht komt van een mislukte betaling • Project-Limiet bereikt : Schermbericht dat verschijnt als het aantal registraties dat in aangeven bij de instellingen van het formulier overschreden worden • Project-Voor begindatum : Schermbericht dat verschijnt als er een registratie wordt gedaan voor de datum aangegeven bij de instellingen van het formulier • Project-Na einddatum : Schermbericht dat verschijnt als er een registratie wordt gedaan na de datum aangegeven bij de instellingen van het formulier • Testmodus: Schermbericht dat verschijnt als er een registratie wordt gedaan terwijl het systeem nog in testmodus staat
Inhoud
Gebruik Variabelen Zie menu Variabelen Inhoud
Condities Zie menu Condities Inhoud
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 33 van 80
Easydus
Manual - 4
Schermberichten
Inhoud • Algemeen • Aanmaken van schermberichten • By default schermberichten
Algemeen Schermberichten zijn berichten die automatisch op het scherm verschijnen van een respondent na een bepaalde actie. De meeste informatie over schermberichten staat in het algemene deel Schermberichten/Emails Als u het menu Schermberichten aanklikt ziet u welke berichten er allemaal aangemaakt zijn, met welke systeemactie en welke conditie.
Aanmaken van schermberichten Klik op ‘Schermberichten’ in het linker menu voor een schermbericht. Er verschijnt een nieuw venster met onderaan een + waarmee het aanmaakscherm wordt geopend. Naam = De naam die je zelf aan het schermbericht geeft en die verschijnt in het menu. Systeemactie = De actie welke het systeem koppelt aan bepaalde momenten of functie (zie
‘acties’). Conditie = Een specifieke conditie waaraan voldaan moet worden welk schermbericht worden
getoond/gestuurd. Zo kan je een schermbericht kunnen maken voor mensen die invullen níet naar een feestje te komen en een ander schermbericht voor diegene die juist wél komen. Let bij schermberichten er sterk op dat alle gevallen sluitend zijn. Het systeem geeft een waarschuwing als u maar een schermbericht maakt met een conditie. Het is dan duidelijk dat het andere schermbericht ontbreekt. Maar bij twee of meer schermberichten wordt dat te lastig qua performance, loop dat dus zelf goed na, anders verschijnt het by default schermbericht: zie hieronder. Stylesheet = een stijlpagina die met de email/schermbericht moet worden meegezonden om de
opmaak te verzorgen.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 34 van 80
Easydus
Manual - 4
Systeemvelden = Daaronder zie je een rijtje met variabelen, ofwel de veldnamen die zijn
aangemaakt in het webformulier en in het beheerformulier. Deze kunnen vrijelijk worden gebruikt binnen de tekst van de schermberichten/emails. Hiervoor dienen de variabelen tussen vraagtekens geplaatst te worden. Bijvoorbeeld: ?e-mail? om op die plek het opgegeven e-mail adres te laten verschijnen. Editor = Een cms-editor om de berichten in te typen. Er zijn slechts minimale
opmaakmogelijkheden. Wij raden aan om de opmaak te verzorgen via een stijlpagina. Meer over het gebruik van de editor kun je —-hier—- vinden.
Inhoud
By default schermberichten Het is hierbij belangrijk dat de conditie sluitend zijn, want anders zijn er gevallen waarin het default schermbericht verschijnt. Deze verschijnen ook indien u überhaupt geen schermbericht heeft aangemaakt. De default schermberichten zijn niet opgemaakt en bevatten alleen een tekst. De default schermberichten zijn: • Registratie-ontvangen: Bedankt voor het invullen van het formulier. • Registratie-aangepast: Uw aanpassing is ontvangen en wordt verwerkt. • Registratie-verwijderd: Uw registratie is verwijderd. • Betaling-In afhandeling: Dank u, uw betaling is in behandeling • Project-limiet bereikt: Het aantal aanvragen is helaas overschreden. • Project-voor begindatum: no message for ‘before_entry’‘ • Project-na einddatum: no message for ‘after_entry’‘ • Testmodus: Dit formulier is tijdelijk niet beschikbaar, probeer het later opnieuw. Onze excuses voor het ongemak.
Terug naar Schermberichten/Emails
Emails
Inhoud • Algemeen • Aanmaken van emails
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 35 van 80
Easydus
Manual - 4
• DKIM&SPF
Algemeen Emails zijn emails die ófwel automatisch na een bepaalde actie ófwel handmatig worden verstuurd naar een respondent. De meeste informatie over emails staat in het algemene deel Schermberichten/Emails Als u het menu Emails aanklikt ziet u welke berichten er allemaal aangemaakt zijn, met welke systeemactie, conditie, geaddresseerde en welke bijlage de mail verzonden wordt.
Aanmaken van emails Klik op ‘Emails’ om een email aan te maken. Er verschijnt een nieuw venster met links een +, waarmee het aanmaakscherm wordt geopend.
Naam = De naam die je zelf aan het bericht/email geeft en die verschijnt in het menu. Stylesheet = een stijlpagina die met de email/schermbericht moet worden meegezonden om de
opmaak te verzorgen. Voor emails geldt dat, om dit naar tevredenheid te kunnen gebruiken, men moet realiseren dat het geheel afhankelijk is van de emailclient waarmee de ontvanger de email opent.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 36 van 80
Easydus
Manual - 4
Emailadres afzender = Het emailadres wat wordt opgegeven als afzender van de email. Dit is het
adres waarnaartoe de automatische beantwoordingen worden verzonden en wat zichtbaar is in de mailclient van de ontvanger. Het afzender adres kan gevolgen hebben voor het bereik. Om een goed en zo veel mogelijk spam vrij mail verkeer te regelen wordt wereldwijd gebruik gemaakt van authenticatie van het mailverkeer middels bepaalde protocollen. Met name twee checks zijn daarbij van belang: SPF (Sender Policy Framework) die het IP adres van de afzender checkt, en DKIM (Domain Keys Identified Mail), een digitale handtekening. Bij het verzenden van uw mails kan het uitmaken welk afzender adres je gebruikt. Versturen vanuit je specifieke domeinnaam geeft betere resultaten dan vanuit een meer algemene domeinnaam zoals
[email protected] of
[email protected]. Deze kunnen eerder afgewezen worden omdat de checks door de ontvangende partijen niet kunnen worden gedaan. Uiteraard is dat alleen waar als voor het specifieke domein de DKIM/SPF instellingen zijn doorgevoerd.
!
Om zo goed mogelijk er voor te zorgen dat emails die met je eigen domeinnaam worden verzonden via het Easydus systeem als betrouwbaar worden aangezien, is het ten zeerste aan te raden om in de DNS van de gebruikte domeinaam in te stellen dat wij expliciet toestemming hebben gekregen om via onze mailserver mails voor je te verzenden. Hoe dat moet, dat lees je hier —informatie over instellen van DKIM/SPF—
Naam afzender = De naam van de verzendende partij. Dit is vaak je bedrijfsnaam. Verzendmoment = De actie welke het systeem koppelt aan bepaalde momenten of functie (zie
‘systeemlinks’). Conditie = Een specifieke conditie waaraan voldaan moet worden om wel of niet te worden
getoond/gestuurd. Zo zou je een schermbericht/email kunnen maken voor mensen die invullen níet naar een feestje te komen en een ander schermbericht/email voor diegene die juist wél komen. Hergenereer document = Als een factuurtemplate of een document is verstuurd en in dezelfde of
een andere emailtemplate nogmaals wordt verstuurd, dan wordt exact hetzelfde document nogmaals verstuurd. Let op: als u dus of de temple of de data van de respondent zijn gewijzigd en u wil een nieuw document versturen dan dient u bij de versturende email het vakje document hergenereren aan te vinken. Dit is uiteraard uitsluitend het geval als u een reeds verzonden document template nog eens verstuurd: het is niet nodig indien u een totaal nieuw document aanmaakt Systeemvelden = Daaronder zie je een rijtje met variabelen, ofwel de veldnamen die zijn
aangemaakt in het webformulier en in het beheerformulier. Deze kunnen vrijelijk worden gebruikt binnen de tekst van de schermberichten/emails. Hiervoor dienen de variabelen tussen vraagtekens geplaatst te worden. Bijvoorbeeld: ?e-mail? om op die plek het opgegeven e-mail adres te laten verschijnen. Editor = Een cms-editor om de berichten in te typen. Er zijn slechts minimale
opmaakmogelijkheden. Wij raden aan om de opmaak te verzorgen via een stijlpagina. Meer over het gebruik van de editor kun je —-hier—- vinden.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 37 van 80
Easydus
Manual - 4
DKIM&SPF Achtergrond
Van een email is in principe niet te controleren of de afzender is wie hij zegt dat hij is. Normaal wordt een poging gedaan dit toch te controleren door te controleren of de verzendende mailserver valt binnen het zelfde domein als het afzender addres. Dit mislukt vaak, zeker wanneer mail via een derde partij wordt verstuurd zoals bij onze klanten het geval is. DKIM
DKIM is een optionele toevoeging aan het mail-protocol om dit probleem op te lossen. Het werkt met een digital handtekening die wordt toegevoegd aan de verzonden email. Met een zogenaamde publieke sleutel kan deze handtekening worden gecontroleerd. Deze publieke sleutel dien je in je DNS in te stellen. Vanaf dat moment kunnen mensen zien wie dat de afzender is wie hij zegt dat hij is en is de mail dus hoogst waarschijnlijk geen spam. Easydus verstuurt mail via Mandrill. Mandrill voegt altijd een DKIM handtekening toe, een mail ondertekend door iemand anders dan de afzender is altijd nog betrouwbaarder dan een niet ondertekende mail. Wanneer een klant dus geen DKIM instelt zal Mandrill de mail ondertekenen met onze DKIM gegevens. Wel instellen van DKIM voorkomt dat sommige mail clients laten zien “ verzonden namens easydus” of iets dergelijks. SPF
SPF werkt met een lijst van servers die al dan niet toestemming hebben om namens het domein te mailen. De ontvangende server kan de verzendende mailserver controleren tegen deze lijst. Dit biedt echter geen garantie dat er niet met het mailtje gerommeld is. DKIM doet dat wel, DKIM is de betere oplossing en zou SPF overbodig moeten maken, maar niet alle ontvangers ondersteunen beide. Het is verstandig en eenvoudig om zowel DKIM als SPF te configureren Instructie voor het instellen van SPF en DKIM
Instructies zijn duidelijk aangegeven in deze Mandrill link: http://help.mandrill.com/entries/22030056-how-do-i-add-dns-records-for-my-sending-domains Inhoud Terug naar Schermberichten/Emails
Documenten
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 38 van 80
Easydus
Manual - 4
Inhoud • Wat zijn documenten • Factuur template • Ticket template • PDF upload • Overigen documenten • Hergenereren van documenten
Wat bedoelen we met documenten Documenten is alles wat in een email als pdf als bijlage kan worden meegestuurd. Easydus kent een uitgebreid scala aan mogelijkheden met verschillende hulpmiddelen om de betreffende bijlage zo efficiënt en gemakkelijk mogelijk te genereren. Facturen kunnen heel persoonlijk worden vormgegeven en er zijn veel ingebakken mogelijkheden voor berekening en verwoording van e.e.a. Tickets bevatten standaard een individuele QR-code dit met iedere smartphone kan worden uitgelezen en waarachter intelligentie zit om bij het checken van een ticket direct te kunnen zien waar het om gaat. Inhoud
Algemeen Aanmaken van een nieuw document werkt door in het menu documenten te clicken op het plus symbool onder de verschillende document types. Bekijken of wijzigen van een bestaand document kan door het betreffende document aan te klikken. Bij Facturen, Tickets en Overige Documenten kan een voorbeeld worden bekeken door op de tab Voorbeeld te clicken. Dan opent het voorbeeld van de record met het hoogste ID, dus de laatst toegevoegde record. In het dropdown menu kan ook een ander record worden gekozen. Indien er nog geen record aanwezig is dient er eerst een (test)invoer te worden gedaan in menu Invoer. Inhoud
Factuur template
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 39 van 80
Easydus
Manual - 4
Inhoud Een factuurtemplate bestaat uit de volgende elementen: • Factuurinstellingen • Factuurnummering • Factuurteksten en afbeeldingen • Factuurregels • Journaalposten • Koppeling van facturen aan Sisow
Factuurinstellingen
Hierin bepaald u de naam van de factuur, de keuze van stylesheet, de valutakeuze en of de rekenregels in of exclusief BTW zijn. (De factuurtemplate berekent zelf de BTW bedragen per factuurregel).
Factuurnummering
De systeembeheerder stelt kan in menu Systeem, tab Globale nummering, een nummering over alle facturen binnen een klantomgeving opgeven. Bij elke factuurtemplate moet vervolgens worden gekozen of de nummering van deze specifieke factuurtemplate moet meelopen in de globale factuurnummering of niet. Dit is een verplichte keuze. Indien gekozen wordt voor de globale factuurnummering staat de factuurnummering vast. Indien gekozen wordt voor een eigen nummering kan het eerste cijfer, het aantal cijfers, en een tekst voor en na het nummer worden opgegeven. Indien getwijfeld wordt over wel of geen globale factuurnummering neem dan contact op met uw administratie of met de Easydus Helpdesk.
Inhoud Factuurteksten en afbeeldingen
De factuurteksten bestaan uit twee delen: • Vaste factuurteksten, zoals kolomhoofden en andere vaste teksten zoals bijvoorbeeld de data bij koppeling aan de betaalprovider Sisow • Variable factuurteksten, zoals adressering van de inschrijvers. Bijvoorbeeld door plaatsing van variabelen in het linkerbovenvak: ?organisatie? ?aanhef? ?voornaam? ?achternaam? ?straatennr??postcode? ?plaats?. Of rechtsboven een logo van uw organisatie en onderaan uw KvK gegevens en andere organisatiedata.
Inhoud Factuurregels
Met factuurregels wordt de hoogte van de factuur bepaald. Een factuurregel bestaat uit: • Tekst van de regel op de factuur
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 40 van 80
Easydus
Manual - 4
• Conditie in welk geval de regel van toepassing is • Regel welk bedrag in rekening wordt gebracht • BTW % dat van toepassing is bij deze regel
Bij de tekst kan u gebruik maken van variabelen: ?boeken? boeken in een regel kan bijvoorbeeld leiden op de factuur tot 5 boeken. De condities maakt u aan in menu Condities: zie aldaar voor het gebruik. Als u geen conditie gebruikt wordt de regel altijd toegepast. Als er wel een conditie in de regel staat, maar deze is niet van toepassing dan verschijnt er niets op de factuur. Bij de regel kan een eenvoudig bedrag worden geplaatst: bijvoorbeeld 39.95 wordt op de factuur een vast bedrag van 39,95 euro (gebruik van een punt om euro van eurocent te scheiden). Maar u kan ook gebruik maken van variabelen: ?boeken?*25 geeft 125 euro bij bestelling van 5 boeken. Zo kunnen ook complexe berekeningen met korting percentages etc worden ingevoerd. Bij BTW bepaalt u per regel het relevante percentage. Bovenin bepaalt u of alle regels in of exclusief BTW gelden. Dus of 25 euro per boek inclusief of exclusief BTW is. Creditfacturen
Maak een creditfactuur aan die exact dezelfde rekenregels heeft als de originele factuur, maar nu in alle rekenregels met een minteken ervoor. Vermeld duidelijk op de factuur: CREDITFACTUUR en plaats de tekst “Creditering voor factuurnummer: ?iN_Factuur?”(dus de iN_factuurnaam van de originele factuurtemplate. In geval u een factuur wil hergenereren de creditnota versturen voordat u de oude factuur hergenereert, omdat anders het nieuwe factuurnummer wordt opgenomen op de creditnota) Het is nu mogelijk om specifieke overzichten te maken, bijvoorbeeld één van alle originele facturen en één overzicht van alle creditfacturen, met daarop de factuurnummers waarop deze creditfacturen betrekking hebben.
Inhoud Gebruik van Journaalposten
Wil u gebruik maken van het importeren van journaalposten in uw boekhoudsoftware dat zijn dient de systeembeheerder in tabblad Factuur instellingen in menu Systeem het vakje daartoe aan te vinken. In de factuurtemplate verschijnen dan vier extra invulvakken: - Kostendrager en debiteurnummer op factuurniveau - Grootboek en kostenplaats op factuurregelniveau Inhoud Koppeling van facturen aan Sisow
Indien een contract afsluit met betaalprovider Sisow kunt u de aangemaakte facturen koppelen aan betalingen gedaan bij Sisow. Betalingstatus worden teruggemeld door het systeem in zowel de detailinformatie van de factuur bij een record en in het menu Financieel , en triggert de automatische systeemactie: Betaling-ontvangen. Belangrijk bij de koppeling: facturen van minder dan 1 euro worden door Sisow niet geaccepteerd (en zijn ook weinig zinvol te innen gegeven de kosten). Deze facturen worden daarom wel door Easydus gegenereerd, mar de betalingskoppeling wordt niet gerealiseerd.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 41 van 80
Easydus
Manual - 4
Inhoud Terug naar Documenten
Ticket template Ticket template
Alvorens een ticket template aan te maken dient een ticketoverzicht te worden aangemaakt in menu Overzichten/Records. Dit overzicht wordt gebruikt in de scanning app (zowel bij het individuele ticket als bij het overzicht) als in het menu Tickets. Druk op het plus symbool om een nieuw ticket aan te maken, geef het ticket een naam, eventueel een stylesheet en koppel het aan het gewenste overzicht. In de vakken kunt u nu de gewenste logo, teksten en variabelen aanbrengen. Individuele QR codes worden automatisch aangemaakt en worden laten bij scanning met de scanning app automatisch herkent en als gescanned gemarkeerd binnen Easydus. Na opslaan wordt een extra systeemvariabele binnen Easydus aangemaakt: ?ticketScanned_naamticket?. Deze variabele geeft aan op welk moment het ticket als scanned in het programma is geregistreerd. Deze variabele is standaard opgenomen in het menu Tickets, waar ook handmatig aan en uitgevinkt kan worden en kan als variabele opgenomen worden in een van de overzichten in menu Overzichten/Records. Voor het ticket overzicht zie menu Tickets Ticket scanning app
De werking van de Ticket app staat beschreven in menu Scanning app De Easydus App heeft specifieke voordelen maar is alleen beschikbaar voor Android apparaten. Het is te downloaden in de Google Market. De app voor Iphone is op dit moment alleen in proefversie beschikbaar Terug naar Documenten
PDF upload
PDF upload Een PDF upload kan als bijlage met een mail worden meegezonden. Bij PDF uploads kan een bestand van de computer worden gekozen om dat up te loaden in Easydus. Een PDF bestand mag maximaal 10Mb groot zijn. Een reeds bestaand bestand kan worden bekeken door te klikken op de downloadknop.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 42 van 80
Easydus
Manual - 4
Terug naar Documenten
Overige documenten
Overigen Overige documenten zijn een combinatie van tekst, ge-uploade plaatjes en variabelen uit het project. Deze kunnen als bijlage met een email meegestuurd worden. Bij het verzenden worden deze documenten geconverteerd naar een PDF. Het tekstdocument wordt opgesplitst in A4-formaat en de nodige pagina’s worden gegenereerd. Dit wordt vaak gedaan voor het meesturen van certificaten op naam, accreditatie bewijzen, diploma’s etcetera. Het is vooral nuttig wanneer het gewenst is om variabelen uit het systeem te verwerken in zo’n pdf en in bulk te versturen gedurende of na afloop van een evenement. Terug naar Documenten
Documenten hergenereren Zelfde document nog een keer versturen
Als u hetzelfde document in PDF nog eens wil versturen kunt u dat doen met elke emailtemplate. Dus bijvoorbeeld een betaling-herinnering zal meestal een kopie bevatten van de reeds verstuurde factuur. Aangepaste bestaande document versturen
Dat ligt anders als er wijzigingen zijn:
• Het document template is aangepast • De data van de respondent zijn aangepast Bij factuur documenten moet er allereerst een credit-document zijn aangemaakt onder “documenten”(bij Pdf’s en Ticket’s, hoeft het bestand alleen “hergenereerd” te worden, dus mogen alle stappen met het “credit-document worden overgeslagen”). Om het credit-document aan te maken, maak een nieuw factuur/document aan, en maak de rekenregels van het originele factuur/document precies na, alleen zet overal een min-teken voor in de rekenregel. Vermeld duidelijk om het document dat het om een credit-document gaat! Maak ook twee email-template’s aan, onder “emails”;
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 43 van 80
Easydus
Manual - 4
• Een voor eerst het originele document te crediteren, met hieraan het credit-document gekoppeld en een bijpassende tekst. – Maak hiervoor onder emails ook een nieuwe emailtemplate aan, met het credit-document eraan gekoppeld. • Een om het originele document te hergenereren, zodat het document opnieuw word berekend. Maak ook hiervoor onder emails een nieuwe email-template aan, met het originele factuur/document gekoppeld en bijpassende tekst. Vink hierbij het vakje “hergenereer document” aan!
Ga nu naar het desbetreffende record ID, open het record door op het “loopje” te klikken, en klik op “nieuwe email”. Verstuur eerst de “credit-email”, om het bedrag van het originele factuur te crediteren. Verstuur nu de “hergenereer-email”, zodat het originele bestand word hergenereerd met die aangepaste gegevens.
Terug naar Documenten
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 44 van 80
Easydus
Manual - 4
Bouwelementen Dit onderdeel betreft de elementen die door het project heen gebruikt worden voor een goede werking en een goede uitstraling van het project • Stylesheets: Het vormgeven van onderdelen (formulier, email/schermberichten, overzichten) volgens een eigen huisstijl. Hierbij is enige kennis van HTML en CSS vereist. • Afbeeldingen: Hierin upload u de afbeeldingen die u wilt gebruiken in verschillende onderdelen van het project, zoals in formulieren, email’s, schermberichten en documenten. • Condities: Bepalen waar en wanneer welke actie moet plaatsvinden en welke regels er in een factuur moeten komen.
Stylesheets Algemeen over styling in Easydus Met styling kunt u alle elementen binnen Easydus een eigen huisstijl meegeven: #Formulieren (ook bij inbedding in een website) #Schermberichten #Emails #Documenten (facturen, tickets, overige documenten) #Overzichten In standaard CSS-code kunnen de stijlen worden aangemaakt. Hiervoor is kennis van CSS (Cascading Style Sheets) vereist. Mocht je hiervoor hulp nodig hebben neem dan contact op met de helpdesk.
Voorbeelden Terug naar Bouwelementen
Afbeeldingen Algemeen
Binnen Easydus kunt u ten behoeve van styling eigen afbeeldingen geupload worden in een project. Ze komen dan in een lijst beschikbaar in de editor onder ‘afbeelding invoegen’. En worden ook zichtbaar in het menu Afbeeldingen zelf met vermelding van de uploader en de mogelijkheid afbeeldingen te downloaden en om ze te verwijderen.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 45 van 80
Easydus
Manual - 4
Soorten bestanden
• Zowel jpg als png worden ondersteund. • Afbeeldingen mogen maximaal 10 MB groot zijn, maar let op dat grotere bestanden voor mails beter vermeden kunnen worden in verband met capaciteit mailboxen van de ontvangers. • Vermijd bij het gebruik van afbeeldingen spaties en vreemde characters in de naam van de upload. Dit kan voor problemen zorgen bij sommige mailclients. Zo geeft Google mail problemen met spaties. • Afbeeldingen kunnen binnen de editor naar de juiste grootte aangepast worden door ze aan te klikken en naar de juiste grootte te trekken.
Werkwijze afbeeldingen uploaden
1. Ga naar afbeeldingen 2. Klik Upload en klik bestand kiezen 3. Selecteer je bestand op je computer 4. Klik Upload
Upload Afbeeldingen.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 46 van 80
Easydus
Manual - 4
Afbeeldingen lijst in je project
Terug Terug naar Bouwelementen
Condities Inhoud 1. Wanneer condities 1. Gebruik in emails en schermberichten 2. Gebruik in overzichten 3. Gebruik in facturen
2. Conditie generator 1. Conditiegenerator standaard 2. Conditiegenerator advanced
Wanneer condities Condities worden met een conditiegenerator gemaakt en gebruikt op verschillende plaatsen waar dit van toepassing is: 1. Emails en schermberichten: Voor het verzenden naar selectieve respondenten 2. Overzichten: Voor het definieren van voorwaarden voor de selectie van velden die je wilt zien 3. Facturen: Voor het definieren van de juiste voorwaarden voor rekenregels
Als je in een formulier een vraag hebt of iemand wél of níet lid is en je wil acties uitvoeren afhankelijk van wat men daar invult, dan kun je bijvoorbeeld de volgende 2 condities maken: 1) wél lid.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 47 van 80
Easydus
Manual - 4
De conditie heet ‘lid’ en kijkt of in de vraag die ‘lid’ heet het antwoord gelijk is aan ‘ja’.
2) níet lid.
De conditie heet ‘niet lid’ en kijkt of in de vraag die ‘lid’ heet het antword gelijk is aan ‘nee’.
Vervolgens kun je deze op verschillende plekken gaan gebruiken.
1. Gebruik in emails en schermberichten Op basis van de verzamelde data is het mogelijk bepaalde voorwaarden op te stellen waaronder een email en/of schermbericht moet worden verzonden en op welk tijdstip, bijvoorbeeld bij inschrijving. Deze data kunnen door de inschrijver zijn ingegeven, maar ook door de organisatie in de beheervelden. Voorbeeld: Stel: Je organiseert een evenement voor leden en niet-leden van een organisatie. Voor leden is het gratis maar niet-leden betalen €100,—. In het formulier is een keuzevraag met als veldnaam ‘lid’ opgenomen waar men kan aangeven ‘ja of ‘nee’. Je maakt nu 2 emails aan. bij beide zet je bij ‘verzendmoment’ = ‘Registratie – Ontvangen’ dus de emails gaan direct bij inschrijving weg. In het eerste email/schermbericht kies je de conditie ‘lid’ en in het tweede ‘niet lid’. Dan gaat het eerste weg als ‘ja’ is gekozen en het tweede als ‘nee’ is gekozen bij invullen van het formulier.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 48 van 80
Easydus
Manual - 4
1) Voor de leden staat er alleen een bevestiging van hun inschrijving in en misschien wat bijkomende informatie. 2) Voor de niet-leden ook nog een knop waarmee ze direct via internetbankieren kunnen betalen.
Email met de conditie ‘lid’.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 49 van 80
Easydus
Manual - 4
Schermbericht met de conditie ‘lid’.
Scherm
Inhoud
2. Gebruik in overzichten Door gebruik te maken van condities kunnen overzichten heel precies worden gedefinieerd. Voorbeeld: Stel: Zoals hierboven is in het formulier een keuzevraag met als veldnaam ‘lid’ opgenomen waar men kan aangeven ‘ja’ of ‘nee’ lid te zijn. Je maakt nu bijvoorbeeld 2 overzichten aan: Één waar bij ‘lid’, ‘ja’ is ingevuld en één waar ‘nee’ is ingevuld De condities ‘lid’ en ‘niet lid’ hebben we al eerder gemaakt. Ze moeten nu alleen nog worden toegepast op het overzicht.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 50 van 80
Easydus
Manual - 4
Overzicht aanmaken met de conditie lid=‘ja’. Voor lid=‘nee’ doe je precies hetzelfde.
Overzicht met conditie ‘lid’.
Overzicht m
Inhoud
3. Gebruik in facturen Met behulp van condities kunnen rekenregels worden bepaald, zodat respondenten op basis van ingevulde variabelen een factuur op maat krijgen. Voorbeeld: Stel je organiseert een bijeenkomst voor leden en niet-leden, en de leden betalen niets en de nietleden 100 euro.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 51 van 80
Easydus
Manual - 4
Je maakt in de factuur twee rekenregels aan: In regel 1 kiezen we de conditie ‘niet lid’ (‘?lid?’==nee’), en in de regel: 100 In regel 2 kiezen we de conditie ‘lid’ (‘?lid?’==ja’), en in de regel: 0 Aan de hand van wat er nu bij inschrijving is aangeklikt: ‘ja’ of ‘nee’ komt de regel wél of níet in de factuur. —Link naar facturen—
Factuur met regel met conditie ‘niet lid’ en ook een regel met conditie ‘lid’ welke afhankelijk van wat er is ingevuld op de factuur zal verschijnen.
Inhoud
Condities aanmaken Condities kunnen op twee manieren worden aangemaakt: 1. Conditiegenerator standaard 2. Conditiegenerator advanced
1. Conditiegenerator standaard De standaard conditiegenerator is geschikt voor 95% van de gemaakte condities Simpele conditieregel
Als je maar een conditieregel wil gebruiken werkt de condtiegenerator in vier stappen: 1. Kies voor allen waar 2. Kies de variabele waarop de conditie van toepassing is 3. Kies de rekenregel
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 52 van 80
Easydus
Manual - 4
4. Bepaal de waarde waarop de selectie of rekenregel van toepassing wordt. Dit is een open keuze bij open vragen, vul dan precies de naam of het cijfer in waarop de conditie van toepassing is en klik even in een ander veld. Bij gesloten vragen krijgt je de antwoorden lijst van antwoord mogelijkheden.
Combineren van meerdere condities
Wil je een aantal conditieregels combineren dan is het belangrijk om naar de opbouw binnen de conditie van “en” en “of” te kijken. 1. Als de condities allemaal van toepassing moeten zijn, kies dan voor allen waar en maak de condities een voor een waar 2. Als maar een conditie van een lijst van toepassing moet zijn, kies dan voor tenminste één waar, en maak een lijst van condities aan 3. Als u “en” en “of” gaat combineren moet u gaan werken met de mogelijkheid groep. Of hoofdniveau zijn de condities en groep van condities dan allen waar of tenminste één waar, maar binnen de groep zijn ze dan weer allen waar of tenminste één waar. Een voorbeeld: Ik wil leerlingen met bruin haar, of leerlingen met een lengte van meer dan twee meter die rode schoenen dragen. Kies dan eerst voor allen waar, maak een conditie aan die leerlingen met bruin haar selecteert. Maak vervolgens een groep aan en kies voor tenminste één waar. Maak binnen de groep vervolgens twee condities aan: een die leerlingen van meer dan twee meter selecteert en een die leerlingen met rode schoenen selecteert. Je kan zo condities stapelen door meer groepen te vormen op meer niveaus.
Systeemvariabele invitedDate
Een speciale conditie kunt u maken met de systeemvariabele invitedDate. Deze wordt alleen gebruikt om respondenten te splitsen die eerst zijn geupload in de database via handmatige imvoer of import en de mensen die via een open link of een reeds gebruikte link naar een vooringevuld formulier zijn binnen gekomen. Kies u voor initedDate is leeg, dan selecteert u alleen de open inschrijvingen, dus van respondenten die niet oorspronkelijk in de database aanwezig waren. Kiest u voor invitedDate is niet leeg dan selecteert u juist de wel reeds aanwezige respondenten. Inhoud
2. Conditiegenerator advanced Voor de moeilijkere gevallen is er de advanced conditiegenerator, deze vervangt de handmatige condities waardoor er geen technische fouten meer gemaakt kunnen worden in condities. Om daar te komen dient het vinkje advanced aangezet te worden. Calculaties condities
In calculatie condities wordt er gerekend met de antwoorden in vragen, meestal tellervragen, maar kan ook bijvoorbeeld met tekstvragen. De calculatiemodule is nog niet klantvriendelijk genoeg. Als u kiest voor calculatie opent u een haakje. Het laatste open vak in een berekening is haakje sluiten, daar komt niets in te staan. Eenvoudige calculaties zijn zelf aan te maken: als bijvoorbeeld het aantal vinkvakjes van een tellervraag met precies 1 moet zijn kiest u in het dropdownmenu voor calclatie, kies vervolgens
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 53 van 80
Easydus
Manual - 4
voor de variabele en kies het rekenteken + en kies de volgende variabele. u houdt een open vak op het eind maar kan dat negeren (u sluit de een haakje daarmee). Dat gaat zo door tot de laatste varabele ook is gekozen. Kies nu de rekenregel is gelijk aan en vul bij eigen waard 0 in. Het wordt lastiger als er verschillende rekentekens door elkaar moeten worden gebruikt. U moet dan vaker voor calculatie kiezen (haakje openen). Bij de keuzes van rekentekens kiest u eerst het rekenteken dat van toepassing is op het eerste haakje. En dan pas het latere reken-teken. Voorbeeld: ((a+b)*c is groter dan x. Kies voor calculatie, en nog een keer voor calculatie. Kies voor a, en vervolgens voor het laatste rekenteken * (Dit is zeer onintuitief, ook in representatie en zullen we verbeteren). Kies vervolgens voor tekenteken +, en kies voor b. Laat een regel open (haakje sluiten) en kies voor c en sla op. Laat voorlopig deze condities als service door de helpdesk doen. Variabelen vergelijken
In het rechter kant van de conditiegenerator staan in de standaard versie alleen maar eigen in te vullen waarden of waarden uit een antwoordenroller van een meerkeuze of tellervraag. In het advanced menu kunt ook ook vergelijken met andere variabelen of met andere calculaties. Bij de systeemvariabelen werken om technische redenen de vergelijking is gelijk tussen systeemdata als entryDate, creationDate en modificationDate niet goed. Daarom ontbreekt daar het antwoord aan in de roller. U kunt met vroeger of later en de invitedDate variabele vrijwel alle cases oplossen. Zo niet neem contact op met de helpdesk. Inhoud Terug naar Bouwelementen
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 54 van 80
Easydus
Manual - 4
Overzichten Dit onderdeel bespreekt de mogelijkheden om rapporten in te zien en/of te genereren aan de hand van de gegevens in de database. • Records: Vervaardigen van rapporten van een combinatie van frontend en backend velden met gebruik van condities. • Emailbatch: Overzicht van alle verzonden emails binnen het project • Tellers: Overzicht van de stand van zaken van tellervragen die gebruikt zijn binnen het project. • Financieel: Overzicht van de stand van zaken van facturen die verzonden zijn binnen het project. • Journaalposten: Export mogelijkheid van financiële gegevens naar verschillende boekhoudpakketten. • Tickets: Overzicht van de stand van zaken van verzonden tickets binnen het project.
Records Algemeen Elk project bevat een grote database. In het menu records worden de verschillende vaste doorsneden van de database getoond. In het menu verschijnt het overzicht met alle aangemaakt doorsneden met de detailinformatie per doorsnede welke conditie is gebruikt en hoeveel records een doorsnede bevat. Hiermee ontstaat meteen een topline overzicht. De volgorde van de overzichten is numeriek en alfabetisch bepaald waardoor een eigen volgorde aangebracht kan worden in het menu.
Tabblad aanpassen/Aanmaken van een nieuw overzicht Een nieuwe doorsnede kan worden gemaakt door op het plus teken te clicken. U wordt nu gevraagd een naam aan de doorsnede te geven, kunt een conditie toevoegen, een sortering aangeven en bepaald welke variabelen in welke volgorde u wil zien in dit overzicht. Na opslaan ziet u meteen het resultaat van uw selectie.
Tabblad overzicht/Detailinformatie Op het tabblad overzicht heeft u de volgende mogelijkheden: • Selecteren
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 55 van 80
Easydus
Manual - 4
• Bladeren • Zoeken en filteren • Omvang selectie en totale doorsnede • Detailinformatie van een record bekijken
Wijzigen van informatie in een overzicht kan alleen via het vergrootglasje aan het begin van een record. Uitzondering zijn de kolommen met vinkvak vragen die wel in het overzicht zelf kunnen worden aangevinkt. Selecteren
Met selecteren kan één, meerdere of alle records van een doorsnede of van een filteractie worden gekozen om die vervolgens een mail, desgewenst met een persoonlijke link of een bijlage zoals factuur of ticket, te sturen. Of om de selectie te verwijderen uit de de database. Een of meer records kunnen worden gekozen door deze aan te vinken in het vakje aan het begin van een record. Allen selecteren kan door het vakje aan te vinken in de kopregel. Dit kan ook na filteren. Het aantal geselecteerde records verschijnt boven het vinkvakje in de kop van de tabel. Bladeren
Met de driehoekjes bovenin en onderin de table kan door de pagina’s gebladerd worden. Onderaan is ook zichtbaar in welke pagina je je bevindt. Veelal is het makkelijker records te zoeken in filteren dan te bladeren Inhoud Filteren
Met filteren zoekt u een of meerdere records in een doorsnede van de database makkelijk op. Kies een kolom waarin u wilt zoeken en typ de gezochte gegevens in. Het zoeken start onmiddellijk. Na het filteren kunnen de records worden geselecteerd en mails worden verzonden of kan de detail informatie worden bekeken Omvang selectie en totale doorsnede
De twee cijfers die aan de rechterkant van de kop van het overzicht worden getoond zijn de omvang van het filterresultaat versus de omvang van de doorsnede van de database. De omvang van de totale database staat altijd in de blauwe balk rechtsboven het scherm, en wel het rechtergetal. Detailinformatie van een record bekijken
Door op het vergrootglas van van een record te drukken komt u in de detailinformatie van het record. De detailinformatie is opgeslagen in vier tabbladen: 1. Gegevens 2. Emails 3. Nieuwe email 4. Facturen
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 56 van 80
Easydus
Manual - 4
Tabblad gegevens bevat naast een aantal systeemvariabelen bovenin alle gegevens van het frontend en backend formulier. Tabblad emails bevat alle met betrekking tot dit record verzonden emails. Deze zijn te openen door op het vergrootglas te clicken Vanuit tabblad nieuwe email kan een email verzonden worden. Dat kan zijn een van de reeds aangemaakte email templates, die deels aangepast kan worden, of een nieuwe eenmalige email. Tabblad facturen bevat de verzonden facturen en detailinformatie van de facturen betreffende dit record. Hier kan gekozen worden gekozen worden facturen handmatig op betaald te zetten. In geval van koppeling aan de betaalprovider worden betalingen automatisch op betaald gezet. Inhoud
Tabblad publiceren 1. Dynamische links naar overzicht 2. Styling van HTML overzichten Dynamische links
Met de csv en html links naar het overzicht kunt u een real time koppeling naar een overzicht publiceren. Deze links kan u gebruiken op een website of in andere mailprogramma’s en ook opslaan op uw desktop of ander device in uw bladwijzerbalk. Zo kunt u informatie uit het systeem met derden delen zonder dat zij in het systeem hoeven te komen. Wilt u zelf even een voorbeeld zien van een overzicht? Klik dan op de woorden csv of html voor de link en de overzichten beginnen automatisch te downloaden op openen op een nieuw tabblad Styling van HTML overzichten
Een in het menu Styling gemaakte stylesheet kan aan de HTML versie van een overzichtlink worden gehangen om deze te stylen in uw eigen huisstijl. Via de editor kunt u logo’s en teksten toevoegen boven het overzicht In Weergeven als kunt u kolomhoofden een andere naam geven dan de naam die u een vraag in het frontend of backend formulier heeft meegegeven als de naam van de vraag Inhoud Terug naar Overzichten
Emailbatch Algemeen In menu Emailbatch wordt de status van uw verzonden mails getoond in twee tabbladen. In tabblad Emailbatch vindt u informatie over de status van verzonden mailbatches, in tabblad Mails niet afgeleverd vindt u detail informatie van mails die de geadresseerde niet bereikt hebben en de reden daarvan.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 57 van 80
Easydus
Manual - 4
Emailbatch In dit overzicht vindt u de status van de emailbatch. Meestal is deze verzonden, indien de status bezig blijft en niet naar verzonden gaat is er een probleem met de mailbatch. Probeer dan de fout te herstellen of neem dan contact op met de helpdesk. In het overzicht ziet u naast de status wat het laatste terugkoppelmoment is geweest van onze mailer en de mails dus verzonden zijn, het aantal mails, en de welke mailtemplate de mailing betrof. De historische naam wordt opgeslagen. Verzonden betekent nog niet afgeleverd, in het verzenden kunnen mails geblokkeerd of geweigerd worden, hetzij door onze mailer Mandrill (geadresseerde onjuist of unsubscribed, of afzender adres incorrect) hetzij door de ontvangende partij (bouncers). In de toekomst zullen wij hier meer detailinformatie aan gaan bieden binnen Easydus. Deze informatie staat in het volgende tabblad. Inhoud
Mails niet afgeleverd In dit overzicht krijgt u de status teruggekoppeld van de mails die de geadresseerde niet hebben bereikt. U ziet de status, het tijdstip van terugkoppeling van niet aflevering, afzender, geadresseerde en het onderwerk van de mail. Uitleg van statusmeldingen:
soft-bounced Tijdelijke problemen bij ontvanger, zoals een volle mailbox bounced
Permanente problemen bij ontvanger, zoals onjuiste mailadressen
unsubscribe
Ontvanger heeft op de ‘unsubscribe’ link geklikt
spam
Ontvanger heeft email als spam aangemerkt
reject
Mail is niet verstuurd (zie hieronder)
Inhoud Noodzakelijke reactie naar aanleiding van de terugkoppeling
De gevolgen van deze terugkoppelingen verschillen nogal en hebben verschillende gevolgen. Soft Bounced: Mails worden tijdelijk niet meer verzonden door mailer: status wordt tijdelijk rejected met expiry date rejection. Alle andere gevallen: Mails worden niet meer verzonden door de mailer: status wordt permanent rejected Wat moet je doen Het is belangrijk, ook voor de eigen status als domein of mailadres, om je goede naam bij spam filter agencies, mail clients en mailers te bewaren. Pas dus na terugkoppeling de gebruikte verzendlijst(en) direct aan! Acties op statusmeldingen: soft-bounce: Check of een soft-bounce blijft aanhouden
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 58 van 80
Easydus
Manual - 4
bounced: Verwijder dit adres uit uw database, en achterhaal het juiste adres unsubscribe: Verwijder dit adres uit uw database spam = Verwijder dit adres uit uw database reject = Verwijder dit adres uit uw database, behalve als u een soft bounce te snel opnieuw heeft gestuurd: binnen de expiry date rejection Inhoud Unsubscribelink
Er is een wettelijke verplichting bulk emailcorrespondentie te voorzien van een automatische unsubscribelink in de footer. Zodoende bestaat er veel minder kans dat emails die door Easydus zijn verstuurd als spam worden aangemerkt. Ontvangers van een email kunnen door klikken automatisch opgeven op het betreffende emailadres geen email meer te willen ontvangen van deze afzender als het via Easydus is gestuurd. Als gevolg daarvan zullen vanaf dat moment alle dergelijke emails niet meer door onze mailer worden verzonden. Soms wordt door respondenten per ongeluk op de unsubscribe link geklikt. DE respondent krijgt dan eerst een waarschuwing. In dat geval dient diegene die op de ‘unsubscribe’-link heeft geklikt een persoonlijke email te sturen naar
[email protected]. In het onderwerp: Unsubscribe ongedaan maken. Slechts dan mogen wij de blokkering opheffen. Inhoud Rejection black list
De helpdesk kan u de rejection black list geven, waarop is te zien welke adressen vanuit een bepaald mailadres zijn geblokkeerd en om welke reden. U kunt daarvoor een mailsturen naar
[email protected]. Afzender adres kan gevolgen hebben voor je bereik
Om een goed en zo veel mogelijk spam vrij mail verkeer te regelen wordt wereldwijd gebruik gemaakt van authenticatie van het mailverkeer middels bepaalde protocollen. Met name twee checks zijn daarbij van belang: SPF (Sender Policy Framework) die het IP adres van de afzender checkt, en DKIM (Domain Keys Identified Mail), een digitale handtekening. Zie” DKIM/SPF “:#dkimspf-instellingenvoor meer info. Bij het verzenden van uw mails kan het uitmaken welk afzender adres je gebruikt. Versturen vanuit je specifieke domeinnaam geeft betere resultaten dan vanuit een meer algemene domeinnaam zoals
[email protected] of
[email protected]. Deze kunnen eerder afgewezen worden omdat de checks door de ontvangende partijen niet kunnen worden gedaan. Uiteraard is dat alleen waar als voor het specifieke domein de DKIM/SPF instellingen zijn doorgevoerd. Inhoud Terug naar Overzichten
Tellers In dit menu worden de waarden weergegeven van de aangemaakte tellervragen in het formulier. In het overzicht worden weergeven
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 59 van 80
Easydus
Manual - 4
• Naam (veldnaam tellervraag) • Aantal gekozen • Aantal over (nog beschikbaar aantal) • Maximum (ingegeven maximum aantal voor het desbetreffende item)
In het overzicht kunt u alfabetisch sorteren door te klikken op de kolomhoofden. Middels de downloadknop zijn de overzichten downloadbaar. Terug naar Overzichten
Financieel Algemeen
• Het menu financieel biedt een overzicht van alle verzonden facturen in een project als de klantbreed verzonden facturen. • In dit menu kan op het tabblad project zowel het totaal gefactureerde, betaalde en nog openstaande bedrag in het project als per factuurtemplate bekeken worden. • Op het tabblad globaal kunnen alle op een klant verzonden facturen bekeken worden en kan worden gekozen klantbreed alle facturen te bekijken met doorlopend factuurnummer. • Roze record in dit overzicht zijn facturen van verwijderde records, hergegenereerde facturen of van verwijderde factuurtemplates
Downloaden van facturen en factuurdata
• Middels het downloadsymbool kan een pdf van de oorspronkelijke factuur worden gedownload • Middels de downloadknop in de blauwe balk download u een csv overzicht van alle factuur- en betalingsgegevens van het betreffende overzicht
Terug naar Overzichten
Journaalposten Algemeen In het menu journaalposten kunt u de journaalposten die horen bij aangemaakte facturen downloaden. Hiermee kunnen alle boekingen met betrekking tot in Easydus aangemaakte facturen automatisch ingelezen worden in het financiële pakket. Bulkbatches van facturen kunnen zo geboekt worden, zonder handmatige data input.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 60 van 80
Easydus
Manual - 4
Activeren van Journaalposten
Het menu Journaalposten moet middels een vink aangezet worden door de systeembeheerder in menu Systeem, tabblad Factuurinstellingen. Dan vinden de volgende acties plaats: 1. De factuur templates worden voorzien van extra invulvakken voor de opmaak van de factuur - Kostendrager en debiteurnummer op factuurniveau - Grootboek en kostenplaats op factuurregelniveau 2. Het menu Journaalposten verschijnt in beeld, waarmee downloads kunnen worden gedaan
Export van het juiste dataformat
Elk financieel software pakket stelt zijn eigen eisen aan de exacte opmaak waarmee data in het financieel pakket worden ingelezen. Staat het financiële pakket dat u gebruikt niet in de lijst, of wilt u een niet standaard export hebben van een pakket, neem dan contact op met de Easydus helpdesk via het email-icoon in de roze balk. Voor uw eigen filing kunt u de export een eigen naam geven, in de roller kiest u het softwarepakket. Terug naar Overzichten
Tickets Voor het aanmaken van een ticket: ga naar Ticket template in menu Documenten In het menu Overzichten/Tickets heeft u een overzicht van alle in een project aangemaakte tickets. In dit menu kunnen de volgende handelingen gedaan worden: • Een overzicht van het totaal van de gegenereerde tickets vs gescande tickets per ticket template • Overall overzicht van het totaal aantal verstuurde en gescande tickets. Zowel van alle tickets als van een specifieke tickettemplate. • Een ticket of registratie opzoeken • Een ticket PDF downloaden en opnieuw uitprinten • Een ticket handmatig op gescanned gezet worden of een reeds gescand ticket op ongescand gezet worden
Terug naar Overzichten
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 61 van 80
Easydus
Manual - 4
Loket In loket kan je als organisatie regels in de database openen (records). Dat wordt gedaan door het handmatig invullen van een formulier of via het importeren van een csv bestand.
Invoeren Waarom invoeren van records
Nieuwe records kunnen op twee manieren worden aangemaakt: 1. Via een inschrijving in een open formulier door de respondent 2. Via het invoeren van een of meerdere records door de organisatie zelf
Invoeren door de organisatie zelf kan op twee manieren: • Handmatig (invulling per formulier door de organisatie zelf) • Importeren (upload van een csv bestand, waarin dus meerdere respondenten tegelijk ingevoerd kunnen worden, waarbij te koppelen gegevens worden gekozen)
Met het invoeren wordt een record aangemaakt en krijgt een record een creation date. Na invoeren kunt u een mailing versturen (bijvoorbeeld met uitnodiging op naam) en documenten creëren. Handmatig invoeren
Bij handmatig invoeren kan zowel het frontend als backend formulier worden ingevuld. Er kan naar gelang het gewenste proces bepaald worden welke vragen precies worden ingevuld zodat er veel flexibiliteit is de processen in te richten zoals gewenst. Bij het opslaan zijn er twee keuzes: • Opslaan • Voltooi registratie
Bij Opslaan maakt u de record aan zonder registratie, bij Voltooi registratie met registratie. In dat laatste geval vertrekken ook de emails met de automatische systeemactie RegistratieOntvangen. Opslaan wordt dus gebruikt om uitnodigingen later te versturen, waarop een reactie van de respondent wordt verwacht, bij Voltooi registratie wordt deze niet meer verwacht.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 62 van 80
Easydus
Manual - 4
Inhoud Importeren
Bij importeren kunnen data uit een ander systeem ingeladen worden in Easydus. De bron kan zijn een bestaande Excel lijst, of bijvoorbeeld lijsten uit een CRM of ERP pakket of een financieel pakket. Om een Excel file om te zetten in een CSV bestand kies je voor “Opslaan als”, en binnen indeling voor “Door lijstscheidingstekens gescheiden Windows-tekst (.csv). Als je ervoor kiest om een .csv te uploaden kun je deze selecteren door op de ‘Browse…’ knop te drukken; je krijgt dan een venster waar je je het bestand op je computer kunt opzoeken. Zodra je dit hebt gedaan moet je kiezen uit 4 soorten scheiding tekens. • ; (puntkomma) • , (komma) • - (staand streepje) • : (dubbele punt)
Tip: In de meeste gevallen zal de ; puntkomma, welke standaard te zien is. het gebruikte scheidingsteken zijn. Als er data in Excel worden opgeslagen naar .csv bestand, kies dan de optie CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken – *.csv) Excel vertaalt niet altijd op dezelfde wijze een bestand in een csv. dat ligt ten dele aan landsinstellingen van de computer, met name op de vertaling van minder gebruikelijke characters. In dat geval gaat de upload wel naar 100% maar krijg je niet de mogelijkheid de velden te koppelen. Probeer dan de characters te verwijderen, gebruik een ander computer voor de omzetting van de Excel file, of neem contact op met de helpdesk. Te importeren data in frontend of backend formulier: • Tekstvragen kort en lang • Email vragen • Meerkeuzevragen • Tellervragen • Datumvragen
Bij het importeren in meerkeuzevragen worden niet bestaande antwoorden direct aangemaakt door het systeem. Is dit niet wenselijk schoon dan eerst de lijst voor importeren op. Datumvragen kunnen alleen worden geïmporteerd indien opgeslagen in de vorm jjjj-mm-dd of een ISO8601 notatie. De eerste wijze wordt door excel vaak anders gerepresenteerd door uw lokale computer instellingen. Export vanuit Easydus kunnen daarom altijd in een ander project worden geïmporteerd. Inhoud Terug naar Loket
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 63 van 80
Easydus
Manual - 4
Extra Ga naar een van de submenu’s!
Login
!
Op dit moment werkt het Easydus systeem uitsluitend in Google Chrome om projecten aan te maken en te bewerken. Natuurlijk is het voor respondenten geoptimaliseerd om op alle platformen te werken, zelfs op mobiele apparaten. In geval er in je computer staat aangegeven dat een andere browser de default browser is dien je de link via kopiëren/plakken in een tabblad van Google Chrome te plakken.
Je logt in via de website van Easydus: www.easydus.com. Je gebruikt dan automatisch de laatste versie van Easydus. Je kan ook een shortcut maken op en met: https://app.easydus.com/login/ LET OP: het is dan wel noodzakelijk deze in de bladmanager zelf op te slaan. In de browserbalk verspring de login namelijk meteen naar de laatste versie. Als je deze zou opslaan in je bladwijzermanager heb je dus niet automatisch de laatste versie en zullen er ongetwijfeld problemen met de functionaliteit ontstaan. Typ hier je emailadres in en wachtwoord;
Als je nog geen wachtwoord hebt, of je bent het vergeten, klik je op ‘lost password’. Er gaat dan een email naar het opgegeven emailadres met een link waarmee je het wachtwoord opnieuw kunt instellen met de volgende tekst (in het Engels):
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 64 van 80
Easydus
Manual - 4
“Click the link below to reset your password. In system settings you will have to create a new password of at least 4 characters and click on Save. The system will add 4 extra characters and your new password will be displayed in the pop up.” Na klikken op die link kom je in een volgende scherm. Je typt daar onder “Nieuw wachtwoord” een minimum van 4 goed te onthouden tekens. Als je dan op ‘Opslaan’ klikt zet het systeem daar 4 willekeurige tekens achter. De combinatie daarvan vormt het nieuwe wachtwoord. Als de combinatie je niet bevalt dan kun je direct nog een keer de 4 tekens intypen en op ‘Opslaan’ klikken om een nieuwe combinatie te krijgen.
!
Wegens veiligheidsredenen sturen wij het wachtwoord niet naar je toe, dus het is zaak om dit meteen ergens op te bergen. Als je hiermee klaar bent klik je op OK.
Alle klanten en projecten waarvoor het gebruikte emailadres rechten heeft komen dan rechtsboven ter beschikking. ‘Carla’ is hieronder de gebruiker, en in het vak daarnaast staan al haar projecten.
Inhoud
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 65 van 80
Easydus
Manual - 4
Gebruikersrollen
Editor Inhoud Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 66 van 80
Easydus
Manual - 4
• Algemeen • Betekenis van de iconen • Tips & Trick’s
Algemeen Overal waar een combinatie van plaatjes en tekst opgemaakt moet worden zul je de editor tegen komen. De ingebouwde editor in Easydus is een van de meest gebruikte editors voor web applicaties, namelijk ‘Redactor’. Het team van ‘Redactor’ is constant bezig om het product te verfijnen en wij liften graag op hun wagen mee en houden de updates scherp in de gaten en voeren deze door naar ons product. De functionaliteiten sluiten goed aan bij onze filosofie om zo weinig mogelijk bezig te moeten zijn met de opmaak van tekst in de editor zelf, maar om dit over te laten aan een cssstylesheet. Op deze manier is het namelijk veel gemakkelijker om in een keer veranderingen in font-types, kleuren, grootte, etc. door te voeren. Dit betekent dat tijdens het werken in de editor de inhoud niet wordt getoond zoals deze uiteindelijk zal worden aangeboden. Het eindresultaat is de code van de opmaak in de editor gecombineerd met de stylesheet waar het doorheen gefilterd wordt. Dit eindresultaat kun je vervolgens zien bij klikken op ‘voorbeeld’. Inhoud
Betekenis van de iconen
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 67 van 80
Easydus
Manual - 4
Uitleg van de iconen in de editor.
Tips & Tricks • Lege regel breng je aan met shift enter in plaats van enter • Tabel ken een grote roller waarin je kan scrollen, de scroll balk is in sommige browser niet helder Inhoud
Variabelen Variabelen
Variabelen zijn de representatie van de database kolommen in elk Easydus project. Elke record (rij van de database) heeft in een cel van de kolom een waarde die door het programma gebruikt kan worden in mails, schermberichten, documenten en condities om persoonlijke informatie weer te geven of persoonlijke acties te creeeren. Variabelen staan bij de aan te maken emails, schermberichten, documenten en styles. Je kunt ze aanklikken en plakken op een andere plaats. Wil je ze typen, dan dienen ze precies zo te worden overgenomen. Direct vóór en direct achter iedere variable moet een ?(vraagteken) komen, b.v. ?naam?. De variabelen moeten tussen vraagtekens worden geplaatst om de ingevoerde gegevens automatisch te kunnen laten genereren uit de database bij het verzenden van de betreffende email. Voorbeeld: Geachte ?aanhef? ?naam? wordt Geachte heer Jansen. In ondersteunde browsers
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 68 van 80
Easydus
Manual - 4
(behalve IE9) gaat dit automatisch door op het variabele te klikken en vervolgens op de plaats te klikken waar je het variabele wil hebben. Vergeet geen spaties te zetten tussen verschillende variabele die je achter elkaar plaatst, of tussen de tekst en de variabele. De variabelen staan direct naast de templates voor emails, scherrmberichten en documenten. Als een veld onderstreept is, betekent dit dat de systeem actie ‘Veldwaarde- aangepast’ er aan is gekoppeld. Soorten variabelen:
• Systeemvariabelen (weergegeven in roze in het systeem) • Variabelen frontend formulier (weergegeven in rood in het systeem) • Variabelen backend formulier (weergegeven in blauw in het systeem) Systeemvariabelen Dit zijn variabelen die door het systeem zelf gegenereerd worden:
?ID?
geeft het inschrijfnummer weer waarmee u in een email een uniek nummer aan de inschrijver kunt communiceren.
?entryDate?
geeft de datum van registratie aan.
?creationDate?
geeft de datum geeft van wanneer het record is gecreëerd door een upload van een bestand, een handmatige invoer of door een open inschrijving
?modificationDate?
geeft de datum van de laatste wijziging in en record
?invitedDate?
geeft aan hoe een record is aangemaakt: middels een open inschrijving (leeg), of middels invoer in het systeem (niet leeg). Alleen bij de conditiegenerator van toepassing
?currentDate?
is de huidige datum, te gebruiken in mails en schermberichten
Alleen beschikbaar na aanmaken van een factuur:
?pD_naamfactuur?
geeft de datum weer waarop de betreffende factuur is betaald.
?iN_naamfactuur?
geeft het nummer van de factuur weer.
?iP_naamfactuur?
geeft de prijs van de factuur weer.
?iR_naamfactuur?
geeft de referentienummer van de betaling weer.
Het referentienummer is het kenmerk waarmee betalingen bij PSP (Payment Service Provider) bekend zijn en waarmee betalingen kunnen worden gecontroleerd en die eventueel kunnen worden geëxporteerd om te importeren in een extern financieel pakket. Het referentienummer is een reeks van 16 cijfers dat als volgt opgebouwd: ABBBBBBBBCCCCCCC A=controlecijfer BBBBBBBB=projectnummer CCCCCCC=Document ID Alleen beschikbaar na aanmaken van een ticket:
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 69 van 80
Easydus
Manual - 4
?ticketScanned_naamticket? geeft de datum van scanning van een ticket weer
Inhoud
Systeemlinks Gebruik systeemlinks Systeemlinks zijn door het systeem gegenereerde links om te linken naar:: 1. Formulieren: Het lege inschrijfformulier, vooringevuld inschrijfformulier, om het formulier aan te passen, om je eigen ingevulde formulier te verwijderen 2. Betaallinks om in het systeem gegenereerde facturen te kunnen betalen 3. In het systeem aangemaakte HTML of csv overzichten in het menu RecordsDeze links zitten onder het ketting icoontje in de editor
Deze systeemlinks zijn beschikbaar via het ‘hyperlink’-icoon
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
boven in het menu van de editor.
Pagina 70 van 80
Easydus
Manual - 4
Deze links zullen meestal worden aangeboden in een email en schermberichten. Registratielink – Naar leeg frontend-formulier
de ‘link’ naar het lege webformulier zoals aangeboden aan niet vooraf ingelezen respondenten. Dit is ook de ‘link’ die wordt gebruikt in een iframe of als een ‘link’ in een website.
Registratielink – Naar vooringevuld frontendformulier
de ‘link’ naar het vooringevulde webformulier. Als de gegevens vooraf in het project worden ingeladen middels een ‘csv-upload’ of via handmatige invoer zijn de reeds bekende gegevens al ingevuld voor de respondent die klikt op deze ‘link’. Als er een 2e keer op de ‘link’ wordt geklikt gaat de respondent naar een leeg formulier en wordt er een extra record aan de database toegevoegd.
Registratielink – Om registratie te wijzigen
Met deze ‘link’ kan een respondent de ingevulde gegevens zo vaak wijzigen als gewenst.
Registratielink – Registratie verwijderd
Een respondent kan hiermee zelf de eigen registratie verwijderen uit een database. Dit is vooral van toepassing om de mogelijkheid te geven af te melden van een mailinglijst, etc.
Betaallink – Factuur_factuurnaam
Dit is de link om naar het schermbericht met de actie ‘BetalingKeuze’ te gaan waar gekozen moet worden voor een betaalmethode.
Overzichtlink – HTML_overzichtnaam
De link om een overzicht te openen in een browser
Overzichtlink – CSV_overzichtnaam
De link om een overzicht te downloaden als csv-bestand
Inhoud Ga terug naar Schermberichten en Emails
DKIM/SPF instellingen Achtergrond
Van een email is in principe niet te controleren of de afzender is wie hij zegt dat hij is. Normaal wordt een poging gedaan dit toch te controleren door te controleren of de verzendende mailserver valt binnen het zelfde domein als het afzender addres. Dit mislukt vaak, zeker wanneer mail via een derde partij wordt verstuurd zoals bij onze klanten het geval is. DKIM
DKIM is een optionele toevoeging aan het mail-protocol om dit probleem op te lossen. Het werkt met een digital handtekening die wordt toegevoegd aan de verzonden email. Met een zogenaamde publieke sleutel kan deze handtekening worden gecontroleerd. Deze publieke sleutel dien je in je DNS in te stellen. Vanaf dat moment kunnen mensen zien wie dat de afzender is wie hij zegt dat hij is en is de mail dus hoogst waarschijnlijk geen spam.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 71 van 80
Easydus
Manual - 4
Easydus verstuurt mail via Mandrill. Mandrill voegt altijd een DKIM handtekening toe, een mail ondertekend door iemand anders dan de afzender is altijd nog betrouwbaarder dan een niet ondertekende mail. Wanneer een klant dus geen DKIM instelt zal Mandrill de mail ondertekenen met onze DKIM gegevens. Wel instellen van DKIM voorkomt dat sommige mail clients laten zien “ verzonden namens easydus” of iets dergelijks. SPF
SPF werkt met een lijst van servers die al dan niet toestemming hebben om namens het domein te mailen. De ontvangende server kan de verzendende mailserver controleren tegen deze lijst. Dit biedt echter geen garantie dat er niet met het mailtje gerommeld is. DKIM doet dat wel, DKIM is de betere oplossing en zou SPF overbodig moeten maken, maar niet alle ontvangers ondersteunen beide. Het is verstandig en eenvoudig om zowel DKIM als SPF te configureren Instructie voor het instellen van SPF en DKIM
Instructies zijn duidelijk aangegeven in deze Mandrill link: http://help.mandrill.com/entries/22030056-how-do-i-add-dns-records-for-my-sending-domains Inhoud Terug naar menu Schermberichten/Emails
Sisow koppeling Inhoud • Algemeen • Aanvragen van een Sisow account • Instellen van een Sisow koppeling met Easydus • Instellen van een PayPal koppeling
Algemeen Sisow zorgt voor ontvangst van betalingen via Ideal, Minster Cash, Sofort, PayPal (en daarmee creditcardmaatschappijen) en overboekingen/bak transfers. Easydus is gekoppeld aan de betaalprovider Sisow. • In Easydus verstuurde facturen krijgen een openstaande debiteuren positie in Sisow
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 72 van 80
Easydus
Manual - 4
• Bij betaling wordt de informatie via Sisow teruggekoppeld in Easydus en wordt de factuur daar op betaald gezet met vastlegging van dag en tijd • Betaling kan vervolgens weer een automatische email triggeren via systeemactie betalingontvangen
Koppelingen met alle betalingen met uitzondering van overboeking/bank transfers gaat online en loopt altijd goed. Overboekingen worden gekoppeld via de 16-cijferige referentienummer dat bij de factuur gegenereerd wordt en is daarmee gevoelig voor fouten van de consument.
Aanvragen van een Sisow account U dient zelf een (gratis) Sisow contract af te sluiten. Voor informatie betreffende de prijzen bij verbruik: zie www.Sisow.nl Belangrijk voor de eerste koppeling is het belangrijk een gratis Sisow account aan te vragen via
menu Project, tab Koppeling betalingen en de link in de zin “Bij gebruik van onze betaalmodule moet een eigen contract afgesloten zijn met Payment Service Provider Sisow. Dat kan via deze aanmeldlink. ” Indien u via de website van Sisow zelf het contract aanvraagt werken niet alle instellingen naar behoren en moeten er handmatig zaken aangepast worden. Het aanvragen van een Sisow account duurt ongeveer een week, indien alles correct wordt ingevuld. Volg daarom nauwkeurig de instructies die u bij het aanmeldproces van Easydus krijgt of informeer bij de helpdesk van Easydus. Inhoud
Instellen Sisow koppeling De betalingskoppeling met de betaalprovider Sisow kan hier worden gerealiseerd middels het invullen van verplichte velden Sisow ID en Sisow Key in menu Project, tab Koppeling betalingen Deze gegevens kun je vinden in je persoonlijke account op de website van Sisow na inloggen. Vervolgens kunt u voor dit specifieke project kiezen welke betalingskoppelingen u in dit project wil realiseren door de gewenste koppelingen aan te geven met een vinkje. Belangrijk bij de koppeling: facturen van minder dan 1 euro worden door Sisow niet geaccepteerd (en zijn ook weinig zinvol te innen gegeven de kosten). Deze facturen worden daarom wel door Easydus gegenereerd, maar de betalingskoppeling wordt niet gerealiseerd.
Instellen PayPal koppeling Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 73 van 80
Easydus
Manual - 4
Sluit eerst een PayPal account af. Vervolgens moet u deze koppelen aan het Sisow account door de API gegevens op te vragen en deze plaatst u in het Sisow account onder ‘Mijn profiel’ en dan tabblad ‘PayPal’. Hieronder staat uitgelegd hoe u de API gegevens kunt opvragen, die u daar moet invullen. • Ga naar ‘Profiel’ in het PayPal account; • Klik op ‘Verkoopvoorkeuren’; • Klik op ‘Bijwerken’ achter ‘API toegang’; • Kies voor ‘API-handtekening bekijken’ • Kies voor ‘Weergeven’ om de juiste instellingen te zien Inhoud
Scanning App
Scanning app Algemeen Easydus heeft een eigen ScanApp ontwikkeld die op dit moment uitsluitend te downloaden is voor Android-apparaten. De app heeft de volgende functionaliteiten: • Mogelijkheid om tickets met Qr-code te scannen, die aangemaakt en gegenereerd zijn in Easydus. • Overzicht van alle gegenereerde tickets. • Het ticketoverzicht is flexibel en op maat in te stellen met alle gewenste gegevens uit het databestand in Easydus. • Directe visuele melding in de app over de status van het ticket. Groen : ticket geaccepteerd Rood : ticket al eerder gescanned Blauw : ticket niet bekend • Automatische terugkoppeling van gescande data in de Easydus database. • Mogelijkheid om tegelijkertijd te scannen met de app, als ook direct in het systeem aanwezigheid aan te vinken op laptop of pc.
Gebruiksinstructie
!
Alleen te gebruiken op Android-apparaten !
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 74 van 80
Easydus
Manual - 4
Een ticket scannen met de Easydus app is eenvoudig en snel : • Download de app via de Google Play Store op uw android apparaat, of klik hier • Inloggen op de app met hetzelfde username en password als waarmee u inlogt in de Easydus web-applicatie. U komt nu op de hoofdpagina. • Kies “Start scanning” • Een ticket scannen werkt net zoals bij ieder andere QR-code. Zorg ervoor dat de QR- code volledig in beeld is en houdt uw apparaat stil om automatisch verder te gaan. • De informatie over het ticket komt in beeld te staan zodra QR-code gescanned is. 1. Als er een groene balk wordt weergegeven, is het ticket geldig. 2. Word er een rode balk weergegeven, is het ticket al eens eerder ge-scanned, en dus niet geldig. ! 3. Bij een blauwe balk is het ticket onbekend en dus geen officieel gegenereerd persoonlijk ticket. Bij een QR-code die niet in Easydus is gemaakt, geeft de app een ‘‘Invalid QR’‘ melding. • Er worden in de app alleen gegevens getoond die in het Easydussysteem staan gekoppeld via gekozen ticketoverzicht(aan te maken in het menu ‘Records’, en gekoppeld aan het desbetreffende ticket onder menu ‘Documenten’). Wilt u meer of minder gegevens van de tickets zien in de app, maak dan in het Easydus-systeem een nieuw overzicht aan bij records, kies hier alle gegevens die u wilt zien in de app. Kies nu bij ‘Documenten’ het bestaande ticket, en kies in de drop-down uw gewenste overzicht. • Na enkele seconden keert de app terug naar het scanscherm, zodat u het volgende ticket kunt scannen. (Deze tijd kunt u instellen: Swipe op de hoofdpagina naar rechts, waardoor er een menu tevoorschijn komt. Bij ‘Options’ staat hij op 8 seconden, maar u kunt dit verkorten naar bijvoorbeeld 4 seconden. Als u Scan timeout op 0 seconden zet, wil dit zeggen dat het scherm van het device blijft staan op het ticketoverzicht staan tot u op “Back” drukt, voor een volgende scan.) Inhoud
Web app formulier Een web app van uw formulier maken Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 75 van 80
Easydus
Manual - 4
Een formulier is eenvoudig als tegel op een Ipad of smartphone te zetten, een zogenaamde web app. Een web app is een URL naar een website of, in het geval van Easydus naar een formulier, waar je met zo’n tegel naar toe gaat. Dit is handig bij terugkerende processen zoals bijvoorbeeld declaratie formulieren op een smartphone of klantcontact formulieren op een beurs die met de ipad ingevuld worden.
Iphone
1. Stuur jezelf een mail met daarin een link naar een leeg formulier 2. Klik de link aan en het formulier opent in je browser 3. Klik op het export icoon onder in je browser 4. Kies voor “Zet in beginscherm” Je tegel is nu aangemaakt
Android-Chrome
1. Stuur jezelf een mail met daarin een link naar een leeg formulier 2. Klik de link aan en het formulier opent in je browser 3. Klik “Add to home screen” in het standaard menu
Tips & Trucs Inhoud • CSV exporteren • Email bijlagen exporteren naar map • SPAM voorkomen ▪ Windows Live Hotmail ▪ GMail ▪ Outlook 2003 ▪ Outlook 2007
• Kolommen in email/schermbericht vanuit een spreadsheet • Ontdubbelen van emailadressen
csv exporteren: Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 76 van 80
Easydus
Manual - 4
Sommige versies van sommige browsers en bepaalde taalinstellingen van de computer kunnen er voor zorgen dat een .CSV bestand niet netjes in kolommen kan worden weergegeven in Excel. Hieronder 2 manieren om dit op te lossen. 1) Tekst naar kolommen na openen in Excel 1. Open in Excel het bestand dat je hebt gedownload. 2. Selecteer alleen de eerste kolom (klik op A bovenin). 3. Kies Gegevens. 4. Kies Tekst naar kolommen. 5. Kies Gescheiden —> Volgende 6. Vink scheidingsteken aan (b.v. puntkomma’s) —> Volgende Mocht er in één van de kolommen een datum voorkomen, klik dan op de desbetreffende kolom, zodat deze zwart wordt. Rechtsboven kun je Gegevenstype per kolom aanvinken Datum en kies dan jouw voorkeur voor een datumaanduiding. Klik vervolgens op Voltooien en je ziet vervolgens dat de gegevens keurig in aparte kolommen worden geplaatst. 2) Als bovenstaande niet mocht werken probeer de volgende manier. 1. Na het downloaden van het overzicht ga naar de map waarin het is opgeslagen en verander de extensie (letters na de punt) in .TXT (i.p.v. .CSV) 2. Negeer de waarschuwing. 3. Open Excel. 4. Klik op ‘Bestand openen’ en kies onderaan het menu by ‘Bestandstype:’ de bovenste optie ‘alle bestanden ( .)’. 5. Selecteer het zojuist opgeslagen bestand (eventueel sorteren op datum zodat de laatste bovenaan staat). 6. Vervolg dan vanaf punt (2) van bovenstaande manier. NB!! Grote tekstvelden (schuifbalk velden) waarin regels zijn overgeslagen of afgebroken geven onvoorspelbare resultaten. Wij raden daarom af om deze mee te nemen in een overzicht wat naar Excel moet worden geëxporteerd. Inhoud
Bijlagen uit email strippen en opslaan in map: Soms is het gewenst om een door Easydus gegenereerd document: factuur, ticket, pdf-document als batch aan te maken om in gedrukte vorm aan te bieden. Dit is mogelijk door het gewenste aantal records aan te maken en deze te selecteren en een email te sturen aan jezelf met in de bijlage het gewenste document. Stuur deze emails dan naar een mailbox die daarvoor is aangemaakt of waaruit ze later met een filter bij elkaar gezet kunnen worden.
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 77 van 80
Easydus
Manual - 4
Daarna kun je afhankelijk van de emailclient een opdracht geven om alle bijlagen uit de emails te strippen en op een bepaalde plek op te slaan. Zodoende heb je dan alle gewenste documenten bij elkaar in een map vanwaaruit je ze direct kunt printen door ze allemaal te selecteren en met rechtermuisknop op ‘print’ te klikken. Zoek met Google naar de gemakkelijkste procedure voor de verschillende emailclients. Voor ‘MS Outlook’ hebben wij goede ervaring met http://www.rsbr.de/Software/OASniffer/ index.htm. Dit kost eenmalig $25,— en heeft veel opties en is erg gebruiksvriendelijk. Inhoud
spam voorkomen: DKIM/SPF instelling in je DNS (domeinnaamserver) Een aanrader om te voorkomen dat je als spammer te boek komt te staan bij spamfilters is om in de DNS van je domeinnaam in te stellen dat Easydus expliciet toestemming heeft gekregen om met jouw domeinnaam emails te versturen. Hoe dit moet kun je —- hier lezen —-
E-mailadres toevoegen als veilige afzender Om te voorkomen dat u ongewenste e-mailberichten (spam) ontvangt blokkeren een aantal providers berichten die afkomstig zijn van afzenders waarvan het e-mailadres niet in het adresboek van de ontvanger staat. Om er voor te zorgen dat een email wat via de mailserver van Easydus is verzonden niet in deze spambox verdwijnt moet dit worden toegevoegd in uw adresboek en/of lijst met vertrouwde afzenders. Hoe u dit moet doen in de verschillende emailprogramma’s leggen wij hier uit
Inhoud
Windows Live Hotmail Ons e-mailadres markeren als veilig: Log-in. Open ons e-mail bericht. Klik “markeren als veilig”, bovenaan het bericht. Ons e-mailadres toevoegen aan uw contactpersonen: Klik op de knop “Contactpersonen”. Klik op de knop “Nieuw”. Vul een gewenste naam in het veld “Snelnaam”. Vul vervolgens ons e-mailadres () in het veld “Privé e-mailadres”. Inhoud
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 78 van 80
Easydus
Manual - 4
GMail Ons adres toevoegen aan uw adresboek: Open een e-mail bericht van ons. Klik op het pijltje naast “Beantwoorden” (“Reply”). Klik op “Afzender toevoegen aan lijst met contactpersonen” (“Add sender to contact list”). Klik op “Afbeeldingen van afzender altijd weergeven” (“Always display images from this sender”). Inhoud
Outlook 2003 Om er zeker van te zijn dat alle van ons afkomstige berichten correct worden weergegeven (inclusief afbeeldingen), voegt u ons e-mailadres () toe aan uw adresboek en aan de lijst met veilige afzenders. Ons adres toevoegen aan uw adresboek: Klik met de rechter-muisknop op de onderwerp-regel (subject) van een van ons afkomstig bericht. Kies de optie “Afzender toevoegen aan adresboek”. Ons domein ‘Easydus.com’ toevoegen aan de lijst met veilige afzenders: Klik met de rechter-muisknop op een verborgen afbeelding in een van ons afkomstige e-mail. Kies de optie “Domein toevoegen aan de lijst met veilige afzenders”. Inhoud
Outlook 2007 Om er zeker van te zijn dat alle van ons afkomstige berichten correct worden weergegeven, voegt u ons e-mailadres toe aan uw adresboek. Ons adres toevoegen aan uw adresboek: Klik met de rechter-muisknop op de naam van de afzender in een van ons afkomstig bericht. Klik vervolgens “toevoegen aan contactpersonen”. Het kan zijn dat het nog steeds niet mogelijk is berichten van ons te ontvangen, zelfs wanneer ons adres is toegevoegd aan de lijst met contactpersonen. U kunt dit als volgt oplossen: Klik op “opties” in het menu “extra”. Klik op het tabblad “voorkeuren” onder “e-mail” op “ongewenste e-mail”. Klik op het tabblad “veilige afzenders”. Schakel het selectievakje “e-mail van mijn contactpersonen ook vertrouwen” in. Inhoud
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 79 van 80
Easydus
Manual - 4
Kolommen in email/schermbericht vanuit een spreadsheet: Een spreadsheet tabel plakken in een email/schermbericht Soms is het gewenst om de inhoud van een schermbericht/email in een tabel te zetten om zodoende mooi uitgelijnde kolommen te krijgen. Hiervoor kun je in het menu van de editor via de tabellenikonen een lege tabel aanmaken en die vervolgens cel voor cel vullen. Gemakkelijker is het vaak om dit vanuit een spreadsheet te realiseren omdat dit soort gegevens daar vaak vandaan komen en je dan niets handmatig hoeft over te typen. • Dit is vrij simpel te realiseren als volgt: ▪ Open — van Spreadsheet naar HTML-tabel — in een nieuwe tab (rechtermuis op link en ‘open in een nieuwe tab’) ▪ Ga naar je spreadsheet en selecteer de gewenste kolommen ▪ Ga naar het gereedschap en plak deze in het bovenste gedeelte ▪ Druk dan op de knop ‘convert’ ▪ Selecteer alles (ctrl-a, ctrl-c) van het onderste vak ‘result’ ▪ Ga terug naar de editor voor het betreffende schermbericht/email in het systeem ▪ Klik boven het menu van de editor op ‘<>’ (html code) ▪ Plak alles in dit veld (Ctrl-v) ▪ Ga terug met ‘<>’
Inhoud
Ontdubbelen van records in excel: Vaak komt het voor dan een excellijst die wordt omgezet naar ‘door lijstscheidingstekens gescheiden csv’ voor het importeren in Easydus veel dubbele data bevat vanwege het feit dat de gegevens vaak uit verschillende bronnen bij elkaar gezocht worden. In Excel is dit dan vrij gemakkelijk te ontdubbelen als volgt: Als er geen kopjes boven de velden staan moet je daar een regel voor toevoegen. Selecteer de kolom met de dubbele gegevens (bijvoorbeeld email) en kies bij ‘data’ ‘filter’ ‘uitgebreid filter’ en zet een vinkje bij ‘alleen unieke records’. De records met dubbele emailadressen worden verborgen. Dan kun je het resultaat in zijn geheel selecteren en kopieren/plakken naar een nieuwe werksheet (tabblad) Vandaar kun je dan exporteren naar ‘lijstscheidingstekens gescheiden csv’ om een nette lijst te hebben voor import. https://www.youtube.com/watch?v=eRpc6e9PU6A Inhoud
Laatste update: 2015/08/10 11:52:59
Pagina 80 van 80
