Deskripsi singkat Sistem ini digunakan untuk proses penginputan order dari bermacam marketplace. Fungsinya untuk melihat penjualan, perhitungan ongkir, monitoring stok. Bahasa yang digunakan: Bahasa Indonesia. Dari sisi user terdapat 2 user yang akan menggunakan system ini. 1. User internal. Admin, sales, dsb bisa diset oleh super admin di role akses sesuai fungsinya. 2. User eksternal: reseller. Perbedaan view akan dijabarkan lebih lanjut.
Modul-modul yang digunakan: 1. Modul Dashboard 2. Modul Produk 3. Modul Order 4. Modul Inventori 5. Modul Pembelian 6. Modul Laporan 7. Modul Berita 8. Modul Reseller 9. Modul Setting 10. Modul Employee 11. Modul Konsinyasi 12. Modul Campaign
1. Modul Dashboard Modul Dashboard terdapat grafik penjualan, ditambahkan tanggal yang bisa diset, pilihan report penjualan, penjualan+ongkir, jumlah produk terjual Terdapat notifikasi di bagian kanan atas untuk memantau aktivitas user seperti order baru, edit order, upload produk, dll.
2. Modul Produk a. Tambah Produk Modul tambah produk menggunakan 1 page saja. Isi field dan record bisa dilihat di gambar di bawah. Bisa ditambahkan dengan fitur yang sudah bpk buat: special offer, notify below kuantiti, product tag. Minimal kuantitas diganti dengan Limit stok, limit stok digunakan untuk pembatasan jumlah barang yang dipesan reseller. Contoh stok 10, limit stok 3. Maka yang tampil di stok reseller adalah 7. Harga dibagi menjadi 4 tingkatan. Harga 1: retail. Harga 2: reseller, Harga 3: ganti menjadi VIP, Harga 4: ganti menjadi VVIP. Ada harga grosir berdasarkan kuantiti. Ada minimum stok (limit stok), jika sudah menyentuh angka minimum maka otomatis kirim email notifikasi. Note: untuk screen shot yang ditampilkan hanya sebagai referensi, mohon untuk dimodifikasi agar lebih rapi
b. Daftar Produk Record: Nama produk, SKU, berat, kategori, Qty, barcode, harga. Harga untuk role akses yang aktif, dapat dibreakdown dan editable. Jika memungkinkan ada API untuk ngelink ke prestashop kami untuk stok dan harga barang Terdapat tombol duplikat produk, dan import bulk produk Mengatur dan membuat diskon untuk produk dalam waktu tertentu
c. Print Barcode Digunakan untuk print barcode label barang. Positioning dapat diset. Rencana sementara printout menggunakan label tnj. d. Pickup Kurir Digunakan untuk input data pickup kurir. Record: Tanggal pickup, Kurir, Jam Pickup, Total Paket. Total order harian dikurangi total pickup, cantumkan selisihnya jika ada selisih.
3. Modul Order a. Daftar Order Dapat dilihat di gambar di bawah. Terdapat tombol tambah order di bagian atas. All status mohon ganti dengan Semua. Adalah semua order dengan semua status . Flownya: 1. Order baru 2. Dikemas 3. Dikirim Order baru / Process (default ketika klik daftar order masuk kesini). Adalah order baru yang diinput. Setelah input order baru dan data masuk ke daftar order, lalu admin mengumpulkan barang yang akan dipacking. order-order di daftar order diceklis (dapat satuan / beberapa) dan diklik packing, lalu masuk ke page dengan record nama penerima, nama barang, qty, barcode. Diproses ini admin akan menscan barcode barang. Barcode yang cocok lalu akan muncul icon centang. Setelah barang lengkap, diklik packing di bagian bawah halaman lalu order baru ini masuk ke Tab Dikemas. Setelah
dikemas terdapat text box Resi (dapat diinput satuan/sekaligus) untuk menginput resi. Setelah resi diinput maka order dikemas masuk ke status dikirim. Order ID: YYMMDDaaaBBccc YY: Tahun, MM: Bulan, DD: Hari Aaa: 3 digit nomor order per hari sesuai tanggal pickup dimulai dari 001 BB: Kode marketplace (TP / LZ / BL ) Ccc: 3 digit nomor order berdasarkan marketplace dimulai dari 001
Order ID reseller: YYMMDDaaaRSL RSL adalah kode untuk order dari reseller. Order ID POS: YYMMDDaaaPOS
Printed: jumlah label yang diprint untuk menghindari double print dan double kirim. Di tab marketplace sesuai dengan daftar marketplace. Dilengkapi auto counter. Auto counter juga ada di menu order sebelah kiri atau boleh di tombol lonceng sebelah log out( exist ). Terdapat tab reseller, untuk reseller pasca bayar. Order langsung masuk, bayar belakangan. Terdapat tab pending untuk reseller pra bayar. Admin akan menunggu konfirmasi pembayaran, setelah masuk maka admin mengubah status menjadi “dibayar” dan order pending masuk ke tab reseller. Terdapat tab POS untuk orderan POS yang masuk. Order POS tidak memerlukan resi, akan direset autocounter setiap harinya.
b. Tambah Order
Tambah order isi recordnya seperti gambar di bawah. Perlu ditambahkan search research untuk mendaftarkan pesanan reseller oleh admin. Setelah input nama reseller, harga tampil mengikuti harga reseller yang memesan. Harga standard adalah harga retail. Menggunakan Harga reseller jika terdaftar sebagai reseller.
Jika nama pembeli dan nomor hp terinput 2x maka muncul pesan: “Nama penerima dan HP sudah terdaftar. apakah yakin akan menginput lagi?” Filter di tab “order baru” dan “dikemas”, tidak berlaku di tab “dikirim”. Order baru dan dikemas, stok barang statusnya pending. Jika order dicancel, maka stok pending tersebut kembali ke awal. Seperti gambar di bawah.
c. POS Digunakan untuk memproses pesanan langsung/ambil di toko. Terdapat search reseller, search barcode. Bisa juga input manual berdasarkan data produk.
4. Inventory a. Penerimaan barang Adalah modul untuk penerimaan barang. Penerimaan barang datanya dapat ditarik dari modul pembelian, diinput dari kode pengiriman/pembelian ataupun diisi manual dengan data baru. Isi recordnya: Tanggal penerimaan, kode pengiriman, supplier, forwarder, nama barang, Qty. Dalam satu penerimaan bisa lebih dari 1 barang. Jika ditarik dari modul pembelian, hanya qty dan nama barang yang bisa diedit. Forwarder hanya untuk pembelian luar negeri. bisa diisi bisa tidak. Untuk setiap penerimaan barang / restock, pada modul daftar produk terdapat tab restock yang jika diklik merupakan penerimaan barang baru, maksimal 50 barang saja. Setelah penerimaan barang, untuk penerimaan barang transaksi LN, maka ada tagihan forwarder ke kami. Yang diinput: kode pengiriman, total tagihan, tanggal jatuh tempo (biasa 2 minggu) dan status lunas/belum bayar b. Retur
Berguna untuk data-data barang yang dikembalikan dengan berbagai alasan yang telah terdaftar. Retur ditarik dari nomor order. Hanya item yang bisa diganti kuantitinya (tidak melebihi qty order). Alasan retur: 1. Dikembalikan kurir, maka stok kembali ke awal 2. Barang rusak, disposal, maka stok tidak ditambahkan 3. Barang rusak, diservis, maka status menjadi diservis. Setelah selesai servis maka status diganti menjadi Fixed dan stok bertambah. Jika barang tidak berhasil diservis, status menjadi disposal. c. Penyesuaian stok Stok yang telah ada dapat disesuaikan (+ / -) seperti gambar dibawah:
d. Distribusi Barang Digunakan untuk memindahkan barang dari gudang satu ke gudang lainnya. e. Toko dan gudang
Kami menggunakan multi gudang untuk menyimpan barang. Gudang utama, dapat ganti nama tapi tidak dapat didelete. Stok yang tampil adalah gabungan dari semua gudang. Terdapat transfer barang antar gudang. Multi toko bisa ditambahkan karena ke depannya akan digunakan. f. Marketplace Input data marketplace. Marketplace dapat diubah nomornya atau bisa didrag ke atas/bawah. Posisi teratas di daftar marketplace adalah posisi tab paling atas kiri di daftar order. g. Forwarder Input data forwarder h. Supplier Input data supplier, supplier dibagi dua grup: supplier local dan supplier LN. Isi recordnya nama supplier, alamat boleh isi/tidak, data transfer: bank, beneficiary name, nomor rekening. Boleh isi boleh tidak. i. Stok opname Digunakan untuk menghitung dan mencocokan stok barang di system dengan stok fisik
5. Modul Pembelian a. Pembelian lokal. Isinya: tanggal pembelian, Nama supplier, nama barang, quantity, harga, ongkos kirim jika ada. Data supplier lokal. Status lunas/belum bayar. b. Pembelian LN. tanggal pembelian, Nama supplier, nama barang, quantity, harga suplier, harga convert ke rupiah(jika menggunakan mata uang asing), harga modal, Ongkos kirim, link web supplier (boleh isi/tidak). Untuk supplier LN, mata uang dapat dipilih, kurs yg berlaku saat ini, diinput manual dan diconvert untuk total harganya ke rupiah. Harga modal = harga perkiraan modal. Karena pengiriman dari LN kena ongkir volumetric dari forwarder. Harga modal diset harga supplier+20% dapat diedit menyesuaikan volume barang. Jika bisa default penambahan harga kisaran bisa diset di settings. Pembelian LN tidak dapat diview di pembelian local, sedangkan pembelian local dapat diview di pembelian LN. Karena pembelian local bisa diinput oleh staf sedangkan LN hanya dihandle oleh super admin.
6. Modul Laporan Laporan Penjualan
Laporan Penjualan dan ongkir Laporan Ongkir Laporan Barang Terlaris (by qty) Laporan Barang paling sering dibeli (by order) Laporan Barang Tidak laku. barang tidak laku adalah barang dengan kuantiti >=1. Untuk barang kuantiti 0 tidak termasuk barang tidak laku karena memang tidak ada barang. Laporan Barang paling banyak diretur Laporan Profit. Harga jual – harga modal Laporan laba rugi Laporan pembelian
7. Modul Berita Untuk input berita berupa text dan gambar .jpg untuk ditampilkan di menu dashboard reseller 8. Modul Reseller Untuk input data reseller 9. Settings a. Business Profile b. Setting ongkir. Ongkir default adalah 1-1.3kg masuk sekilo, 1,301-2.3kg masuk 2kg dst. Untuk gojek, ongkirnya adalah 7kg = 1 kg. Ongkir menggunakan API rajaongkir
10. Modul Employee Untuk manage user staf yang ada, hak akses dapat diaktif/non aktif sesuai modul. Dan edit/delete/view untuk seluruh modul yang ada dan resi dan harga. a. Absensi Pada super admin terdapat tampilan tanggal dalam satu bulan dan terdapat nama-nama staf yang absen masuk / tidak masuk beserta jumlah staf yang tidak masuk. Jika diklik detail per hari, muncul daftar absen yang berisi: tanggal dan jam absen, user id, nama staf, status absen, jika tidak masuk ada alasan, lalu IP dan nama computer pada saat daftar, untuk menghindari staf absen via HP.
b. Input absen Nama dan user sesuai dengan login, opsi pilihan absen masuk / tidak masuk dengan alasan.
11. Modul Konsinyasi Modul yang digunakan untuk titip jual. Consignee didaftarkan nama, perusahaan, alamat, rekening bank, kode consignee (2 huruf) dll. Consignee dapat menitipkan barang dan pada kode barang barcode di awal ditambahkan 2 huruf kode consignee. Consignee dapat juga sama dengan reseller. Jadi pada saat daftar reseller, terdapat opsi: daftar sebagai consignee. Setiap penjualan barang consignee maka consignor mengirimkan report penjualan ke consignee.
12. Campaign Modul untuk mengirimkan email blast. Terdapat daftar email yang bisa ditambah kurang.
Reseller Reseller dibagi 2 jenis: 1. Reseller pra bayar: reseller yang harus melakukan pembayaran dulu, baru order diproses. Order reseller prabayar akan masuk ke status order pending. Setelah bayar, maka status pembayaran diubah menjadi paid oleh admin, dan order dapat diproses kirim. 2. Reseller pasca bayar: reseller yang tanpa melakukan pembayaran, order dapat langsung diproses dan masuk ke tab reseller. Status order adalah “belum lunas”. Setelah barang dikirim, lalu admin dapat mengirim tagihan ke reseller tersebut via email ataupun via system.
Perbedaan View reseller dengan admin: 1. Pada menu data produk Stok yang tercantum adalah Qty - Limit Stok. Harga yang ditampilkan harga retail striketrough dan harga reseller sesuai level
2. Pada modul daftar order
Kolom marketplace dihilangkan
3. Dashboard Grafik pembelian reseller, bukan penjualan toko
Hak Akses Hak akses sesuai dengan modul, ditambah dengan: Resi: Add, edit, delete Harga produk: add, edit
Print Out Order yang sudah diinput dapat diprint label/faktur.
Isi Label: Nomor order
Servis Kurir
Nama penerima: - Nomor HP
JOB
Alamat:
Total item/Total qty
Nama item Keterangan(jika ada)
Untuk formatnya menyusul menggunakan kertas dan ukuran berapa.
