1. Kenal pasti pegawai yang berkelayakan untuk dilantik sebagai Pengawal Dokumen. MEWUJUDKAN DOKUMEN SPK ISO 9001:2008 dan RUJUKAN DALAMAN

TIDAK TERKAWAL UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU PUSAT PEMBELAJARAN DIGITAL SULTANAH NUR ZAHIRAH PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN PPDSNZ/PP/01

Prosedur terperinci

Rekodrekod yang digunakan

1. Kenal pasti pegawai yang berkelayakan untuk dilantik sebagai Pengawal Dokumen.

Surat lantikan

Tanggungjawab

Pengurusan PPDSNZ

MEWUJUDKAN DOKUMEN SPK ISO 9001:2008 dan RUJUKAN DALAMAN

Pengurusan PPDSNZ

2. Kenal pasti dokumen SPK ISO 9001:2008yang perlu disediakan (proses utama yang merangkumi prosedur kerja,arahan kerja dan juga prosedur pengurusan).

Pegawai Yang Bertanggungjawab

3. Sedia dan semak draf dokumenbagi memastikan kandungan jelas, boleh dibaca dan mematuhi keperluan.Bagi memudahkan identifikasi dan kemudahkesanan dokumen (termasuk borang), identifikasi seperti di bawah digunakan (mengikut dokumen SPK): i) ii) iii) iv) v) vi)

Pengurusan PPDSNZ

Nama ringkas Pusat Pembelajaran Digital Sultanah Nur Zahirah (PPDSNZ) Nama ringkas Dokumen (kecuali borang); Nama ringkas Bahagian; Nombor rujukan Seksyen (bagi borang sahaja); Nombor Turutan / Running Number; Pind. jika ada pindaan.

4. Dokumen rujukan dalaman hendaklah disediakan oleh Ketua Bahagian mengikut fungsi masing-masing. Setiap dokumen rujukan dalaman hendaklah menyatakan tajuk dokumen, bahagian, tarikh/tahun dan pindaan, jika ada.

SEMAKAN DAN KELULUSAN DOKUMEN SPK ISO Pengawal Dokumen 9001:2008

No.Keluaran: 02 Versi: 04

Tarikhkuat kuasa : 1 Mac 2015

Senarai Induk Dokumen PPDSNZ


5. Semakan dan kelulusan dokumen SPK ISO 9001:2008 PPDSNZ hendaklah mengikut ketetapan berikut. Jenis dokumen Manual Kualiti

Pustakawan, Seksyen Pentadbiran & Pembangunan

Prosedur Kualiti

Pustakawan, Seksyen Pentadbiran & Pembangunan

Prosedur Kerja

Arahan kerja

Wakil Pengurusan

Disediakan oleh

Pemilik proses

Pemilik proses

Disemak oleh Wakil Pengurusan/ Timbalan Wakil Pengurusan Wakil Pengurusan/ Timbalan Wakil Pengurusan Ketua Jabatan/ Ketua Bahagian / Pustakawan, Seksyen Pentadbiran & Pembangunan Ketua Jabatan/ Ketua Bahagian / Pustakawan, Seksyen Pentadbiran & Pembangunan

Diluluskan oleh Pengarah PPDSNZ/ Wakil Pengurusan

Pengarah PPDSNZ/ Wakil Pengurusan Wakil Pengurusan/ Timbalan Wakil Pengurusan


Wakil Pengurusan/ Timbalan Wakil Pengurusan

Dokumen rujukan dalaman hendaklah diluluskan pemakaiannya oleh Wakil Pengurusan/ Timbalan Wakil Pengurusan

Pengawal Dokumen 6. Dokumen rujukan luaran hendaklah disahkan pemakaiannya oleh Wakil Pengurusan/ Timbalan Wakil Pengurusan dengan cara mengeluarkan memo/surat sebelum diedarkan kepada kakitangan/Bahagian untuk dirujuk. Kawalan Edaran Dokumen SPK ISO 9001:2008 8. Sedia salinan dokumen yang mencukupi.



Rekod Edaran Dokumen


Pengawal Dokumen 9. Cop ‘SALINAN TERKAWAL’ pada setiap dokumen yang terkawal dan ‘SALINAN TIDAK TERKAWAL’ pada dokumen tidak terkawal dengan dakwat merah. Salinan Tidak Terkawaldikeluarkan untuk tujuan Pengawal Dokumen makluman sahaja dan boleh dimohon oleh pihak lain dalaman atau luaran dengan kelulusan dari Wakil Pengurusan.

PengawalDokumen

10. Pengawal dokumen bertanggungjawab untuk mengedar dokumen menggunakan Borang Edaran Dokumen dan mengemaskini senarai edaran dokumen dalam senarai edarannya.

11. Semua dokumen SPK ISO 9001:2008 hendaklah dicop ‘DOKUMEN TERKAWAL’. Dokumen asal hendaklah disimpan dengan PK dan dinyatakan Pengawal Dokumen ‘DOKUMEN ASAL’. Sebarang dokumen yang diedar kepada pihak luar hendaklah dicop dengan ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’ dengan diiringi surat rasmi PPDSNZ. PINDAAN DOKUMEN KUALITI SPK ISO 9001:2008 Pengawal Dokumen 12. Terima cadangan pindaan ke atas dokumen melalui Borang Cadangan Pindaan. Pindaan dilakukan melalui penemuan audit dan hasil semakan yang dilakukan sekurang-kurangnya sekali setahun. 13. Setiap perubahan dokumen SPK ISO 9001 mestilah direkodkan dalam ‘Rekod Pindaan’ bagi tujuan mengenalpasti latarbelakang pindaan dan maklumat berkaitan. Rekod ini melibatkan: a. Nombor keluaran Pengawal Dokumen b. Pindaan c. Nombor keluaran baru Setiausaha d. Versi e. Tarikhkuatkuasa


Borang Cadangan Pindaan

Rekod Pindaan

Rekod Pindaan

Pengawal Dokumen 14. Semak cadangan mengenai pindaan dokumen. 15. Lulus pindaan dokumen dan tetapkan tarikh kuat No.Keluaran: 02 Versi: 04


Rekod


kuasa dan nombor keluaran terkini.

Pindaan

16. Rekod butir-butir pindaan pada Borang Pindaan dan catatkan nombor keluaran dan versi mengikut: a. Nombor keluaran mengikut turutan sehingga lima (5) kali bagi pertukaran kecil sebelum diganti dengan versi berikutnya b. Perubahan keseluruhan dokumen akibat Pengawal Dokumen dari mana-mana pertukaran ISO, teknologi, struktur organisasi diganti dengan versi baru.

17. Edar dokumen yang terkini dan kumpul semula dokumen asal. 18. Dokumen asal disimpan dan dicop ‘USANG’. Ia disimpan sebagai rujukan. Mana-mana dokumen yang perlu disimpan untuk tujuan ilmu dan perundangan akan direkod dalam senarai induk. 19. Semua dokumen di Pengurusan PPDSNZ disemak sekurang-kurangnya setahun sekali untuk Pengawal Dokumen memastikan dokumen tersebut boleh dikenal pasti, dibaca dan masih sesuai digunakan sebagai garis panduan untuk memproses bahan dan menyampaikan Perkhidmatan Pembelajaran Digital. 20. Senarai induk dokumen disediakan dan dikemaskini oleh pegawal dokumen untuk mengawal keseluruhan dokumen kualiti dan mengenal pasti status terkini. DOKUMEN RUJUKAN LUARAN

Pengawal Dokumen/ Pustakawan No.Keluaran: 02 Versi: 04

21. Pengurusan PPDSNZ menggunakan dokumen rujukan luaran (diterima daripada pihak luar daripada UMT) sebagai panduan menguruskan proses bahan dan penyampaian Perkhidmatan Pembelajaran Digital. Antara dokumen rujukan luaran yang digunakan adalah : Tarikhkuat kuasa : 1 Mac 2015



Seksyen Pengurusan dan Pembangunan eKandungan

Pustakawan Seksyen Pentadbiran dan Pembangunan

22. a. b. c. d. e. f. g. h. i.

Pekeliling Kementerian Kewangan; Garis panduan Kementerian Pengajian Tinggi; Pekeliling Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA); Lain-lain garis panduan seperti MS ISO 9001; Piawaian profesional; Alat-alat pengkatalogan; Garispanduan. Garis Panduan Pembangunan e-kandungan; Dasar e-Pembelajaran UMT

23. Dokumen ini dikenal pastidengan disenaraikanke dalam Senarai Induk Dokumen dan dikawal pengedarannya oleh Pengawal Dokumen yang Pengawal Dokumen dipertanggungjawabkan oleh Wakil Pengurusan. Pengawal Dokumen

DOKUMEN RUJUKAN DALAMAN Pengawal Dokumen 24. Antara dokumen dalaman yang digunakan adalah:  Polisi perpustakaan  Garis panduan pengkatalogan Pustakawan Seksyen 25. Dokumen rujukan dalaman dikenal pasti dengan Pengurusan dan disenaraikan ke dalam Senarai Induk Dokumen dan Pembangunan edikawal pengedarannya oleh Pengawal Dokumen Kandungan dan yang dipertanggungjawabkan oleh Wakil Pengurusan. Pengawal Dokumen KAWALAN DOKUMEN ELEKTRONIK



26. Pastikan rekod/dokumen elektronik (dalaman dan luaran) hanya dapat diakses untuk tujuan rujukan sahaja. Data dan rekod elektronik dikawal mengikut Prosedur Kawalan Rekod. Borang Cadangan Pindaan 27. Isi borang cadangan pindaan untuk tujuan pindaan dan perubahan (rujukan dalaman).Kemukakan kepada Pengawal Dokumen. No.Keluaran: 02 Versi: 04


Rekod


Pindaan 28. Kemaskini nombor pindaan dan tarikh kuat kuasa.

29. Isi Borang Dapatan Maklumat Portal. Untuk permohonan muat naik semua dokumen ISO 9001:2008 PPDSN dan dokumen rujukan dalaman yang telah diluluskan. 30. Kemukakan dokumen bersama borang Dapatan Maklumat Portal kepada Seksyen Pengurusan dan Pembangunan e-Kandungan untuk dimuatnaik ke dalam portal 31. Buat pengesahan aktiviti muat naik dokumen yang telah dilaksanakan. 32. Sedia/ kemaskini senarai induk dokumen PPDSNZ dari semasa kesemasa mengikut dokumen pindaan yang diterima. Dokumen elektronik ditandakan dengan (E).


Rekod-rekod: Bil 1

Rekod Borang Cadangan Pindaan

2

Rekod Pindaan

3

Rekod Edaran Dokumen

4



Lokasi Pengawal Dokumen PPDSNZ Pengawal Dokumen PPDSNZ Pengawal Dokumen PPDSNZ Pengawal Dokumen PPDSNZ

Tempoh Simpanan 3 Tahun

3 Tahun

3 Tahun

1 Tahun - Kemaskini





1. Kenal pasti pegawai yang berkelayakan untuk dilantik sebagai Pengawal Dokumen. MEWUJUDKAN DOKUMEN SPK ISO 9001:2008 dan RUJUKAN DALAMAN

Recommend Documents