1. Elektronische informatie

Evoluties in informatie- en communicatietechnologie: nieuwe opdrachten voor het I.B.R.? Prof. dr. Roland Paemeleire, Gewoon Hoogleraar aan de Faculteit Economie en Bedrijfskunde, R.U.G., Partner Emst & Young, bedrijfsrevisoren Een aantal recente evoluties in het gebruik van LC.T. stemrnen de bedrijfsrevisoren tot nadenken over de rol die hun instituut in de toekomst kan spelen en dit binnen een ruimer kader dan de Belgische omgeving. Hierna volgen heel summier enkele aandachtspunten voor het LB .R. en voor de EE.E.

1. Elektronische informatie Steeds me er komt informatie zowel intern (elektronische dossiers binnen auditkantoren) als extern (financieel economische gegevens in ondernemingen, publicaties onder de vorm van boeken en tijdschriften van uitgevers) in elektronische vorm beschikbaar. De explosie van beschikbare informatie is indrukwekkend en de verwerking en de beschikbaarstelling kan slechts op een efficiente en effectieve manier gebeuren wanneer dit centraal gebeurt (de bekende schaalvoordelen). Welke professioneel heeft geen behoefte aan een ondersteuning op het vlak van de optimale benutting van beschikbare knowhow?

2. Killing the paper dragon Op het vlak van de administratieve organisatie is er een belangrijke evolutie die zich met grote snelheid verderzet, nl. het verminderen van documenten (hard copies) door het gebruik van E.D.L (electronic data interchange) en imaging en workflow technologie. In het eerste geval worden verbindingen tot stand gebracht tussen computersystemen van verschillende ondernemingen (klanten-Ieveranciers) waarbij gegeyens elektronisch worden uitgewisseld en verwerkt zonder fysieke documenten als informatiedrager en zonder menselijke tussenkomst (orders, bevestigingen, facturatie, betalingen, planning van de levering, enz.). Het ene computersysteem geeft opdrachten aan het andere systeem. Bepaalde standaarden zoals EDIFACT vinden echter geen algemene toepassing, wat de controleerbaarheid door een auditor bijzonder moeilijk maakt (wie kan de nodige kennis verwerven om alle systemen te kunnen controleren en gebruik te maken van de in het systeem aanwezige informatie?). Het ontbreekt thans aan een standaard setting (aan welke eisen dient het systeem te beantwoorden om betrouwbaar en controleerbaar te zijn?) en een forum waar ervaring kan uitgewisseld worden (het is to ch onaanvaardbaar dat de revisoren telkens het wiel moeten uitvinden). 405

EVOLUTIES IN INFORMATIE- EN COMMUNICATIETECHNOLOGIE

Door het gebruik van imagingtechnologie worden documenten die binnenkomen gescand en nadien naar alle betrokkenen gestuurd die de vereiste handelingen via hun terminal uitvoeren. Er is enkel een elektronische behandeling wat bijzondere problemen stelt ten aanzien van de controleerbaarheid (auditability). Wat is een goede praktijk terzake? Wat zijn redelijke eisen die gesteld kunnen worden op het vlak van de interne controle? Workflowmanagementsystemen besturen administratieve procedures naar analogie met de besturende systemen in geautomatiseerde productieprocessen. Deze systemen bevatten een schat aan informatie voor de audit maar de tools, om hiertoe toegang te hebben, zijn vooralsnog niet algemeen bekend.

3. E-commerce

Een niet te stuiten evolutie zowel wat B2C als B2B betreft om maar niet te spreken van de schoorvoetende opgang van C2B. Het handelsverkeer via websites waarbij krachtige zgn. "web-anabling" software wordt gebruikt plaatst de auditor voor een totaal nieuwe werkomgeving. Websites worden niet enkel geraadpleegd door klanten om allerlei informatie te bekomen (productgegevens, bedrijfsinformatie, ... ) maar eveneens om bepaalde acties (bestelling, betaling, ... ) te initieren. Een aantal functionele onderdelen van de administratieve organisatie verlopen integraal op een geautomatiseerde wijze, wat kostenvermindering, kwaliteitsverbetering, verhoging van de competitiviteit e.d.m. tot gevolg heeft. Prachtig. Maar, deze evolutie gaat exponentieel snel waardoor er, om het ironisch uit te drukken, bijna onvoldoende tijd is om zich te bezinnen over de maatschappelijke impact en dit in relatie tot de revisorale functie, nl. het gewekte vertrouwen. Om de complexiteit van de gestelde problematiek te illustreren volgen hierna enkele vraagjes: dient een revisor na te gaan of de bedrijfsinformatie (financiele en eventueel andere) op de website correct is, hoe zal men de interne controle onderzoeken en beoordelen, waar ligt de onderzoeksgrens van de revisor bij de zgn. uitgebreide onderneming (vooral bij B2B-toestanden overstijgt de administratieve automatisering de grenzen van de eigen onderneming) en op welke wijze kan de bedrijfsrevisor betrokken worden bij het waarmerken van de betrouwbaarheid van een e-commerce. Wat dit laatste betreft stelt zich de vraag naar de geschikte onderzoeksmethodologie en de aanwezige competentie. Ook hier: in geval van nood kent men zijn vrienden! Maar een organisatie moet optreden als facilitator om de professionelen samen te brengen en taken te integreren en te verdelen. De e-commerce trein mag door de revisoren niet gemist worden want anders zullen anderen hen de wind uit de zeilen nemen. Ook hi er staan we, en in een nog grotere mate, voor een landoverschrijdende problematiek. 406

EVOLUTIES IN INFORMA TIE- EN COMMUNICATIETECHNOLOGIE

4. Privacy en nog eens privacy In het geval van e-commerce waarbij niet enkel bedrijfs- en productinformatie gegeven wordt maar waarbij eveneens aan elektronische verkoop wordt gedaan onder de vorm van gepersonaliseerde relaties met de klant ("historische" gegeYens, by. vroegere aankopen, gebruikte betaalkaart, worden benut), maken velen zich zorgen over de mate waarin het systeem bescherming biedt t.a. v. het ongeoorloofde gebruik van de privegegevens. Heel wat onderzoekingen wijzen trouwens uit dat de negatieve perceptie van consumenten ten aanzien van de gestelde problematiek een belangrijke rem inhoudt op de ontwikkeling van B2C. Het is bekend dat persoonlijke gegevens opgeslagen (men ziet dit trouwens wanneer bij een nieuwe bestelling voor bepaalde gegevens alleen een bevestiging wordt gevraagd) en geanalyseerd worden. De analyse bevat nuttige commerciele informatie zoals de duur van het bezoek van de website, de gestelde vragen, de geraadpleegde tekstblokken en pagina's en de gegeven terugkoppeling. Ook binnen een organisatie worden heel wat gegevens bijgehouden. Eenvoudige vraag: wie kan vertrouwen scheppen? Welke zijn de verwachtingen van het maatschappelijk verkeer terzake?

5. De elektronische boekhouding Niet iedereen ligt wakkervan het gebruik van databanken die beheerd worden door relationele databasemanagementsystemen waarbij de regel van het verbieden van redundante en afgeleide gegevens stipt nageleefd dient te worden. In concreto betekent dit by. dat boekhoudkundige verrichtingen maar eenmaal opgeslagen mogen worden en dat dagboeken, journalen e.d.m. samengesteld worden op het ogenblik dat deze gevraagd worden (om te bekijken op scherm of om af te drukken) maar dat ze niet alsdusdanig in de database worden opgeslagen. Bij ondernemingen die E.D.!. gebruiken (reeds sterk ontwikkeld in economische groepen) worden de papieren facturen afgeschaft. Weliswaar werden reeds een aantal- beperkte - maatregelen genomen op het fiscale en het boekhoudrechtelijke vlak maar een aangepast wettelijk kader ontbreekt vooralsnog. De RDBMS worden wereldwijd gebruikt zodat ook hier, internationaal, een bundeling van expertise om tot een aangepaste wetgeving te komen voordelig is. Een inventarisatie van de "best practice" om een regelmatige boekhouding (onveranderbaarheid van de vastleggingen, enz.) te hebben zal enerzijds de rechtszekerheid voor ondernemingen ten goede komen en anderzijds de controleerbaarheid van de boekhouding veiligstellen.

6. De virtuele realiteit Dankzij de informatie- en communicatietechnologie zijn er geen barrieres meer voor de creatie van virtuele groepen die gesteund zijn om gemeenschappelijke 407


belangen te behartigen (economische of ontspanning) en waarbij de leden bepaalde waarden delen. Er zijn afhankelijke (groepen in het leven geroepen door leveranciers bv.) en onafhankelijke groepen (opgericht door een zgn. "third party"). Op het economische vlak wordt de transparantheid van de markt verhoogd. Zullen ook de auditprofessionelen de transparantheid in de kennis en ervaring willen verhogen? Trouwens, zal het "shoppen" op de auditmarkt ook niet toenemen? Naarmate meer virtuele industriele groepen ontstaan stelt men vast dat de zgn. "push-strategy" vervangen wordt door de "pull-strategy". Is de auditmarkt hierop voorbereid? Klanten zullen diensten vragen onafhankelijk van tijd en plaats. Hierbij zullen de meta-informatieproviders een cruciale rol vervullen. Is er naar analogie hierbij niet eveneens een taak weggelegd op dit terrein voor het eigen instituut, op niveau van de Europese Unie of veel ruimer?

7. Vertrouwen Vertrouwen behoort tot de peilers van iedere economische ontwikkeling. Het internet wordt wereldwijd in toenemende mate als zakelijk communicatiemiddel gebruikt omwille van de efficientie (kostenbesparingen) en de voorheen onbestaande strategische voordelen. Maar is het systeem in al zijn gebruiksmogelijkheden wel voldoende betrouwbaar in iedere concrete situatie? Ook hier duikt de van oudsher bekende behoefte aan "confidentia" op. Zoals met alle evoluties dienen de bedrijfsrevisoren snel te reageren omwille van hun maatschappelijke functie (de leer van het gewekte vertrouwen) en om te voorkomen dat andere professionelen hun plaats innemen op bepaalde domeinen. Thans is er behoefte aan een waarmerking van websites, het toekennen van een zgn. zegel. Een van de meest bekende is thans de "webtrust" van het Amerikaanse en het Canadese instituut. In sommige Europese landen werd de methodologie voor het waarmerken van een commerciele website overgenomen door het nationale instituut van de accountants. Maar, wordt er wel in voldoende mate rekening gehouden met de specifieke lokale institutionele en culturele omstandigheden? Moeten ook hier initiatieven genomen worden door het I.B.R. of de F.E.E. op het Europese niveau?

8. Knowledge management Dit sudie- en onderzoeksdomein is de jongste jaren snel tot ontwikkeling gekomen zowel binnen ondernemingen als in de grote auditfirma's. Het betreft het systematisch proces van het zoeken naar gegevens, het selecteren van datgene wat nu en in de toekomst relevant kan zijn, en het structureren en voorstellen op een wijze dat deze een toegevoegde waarde heeft voor de gebruiker.

408


Het gebruik betreft zowel het oplossen van problemen, het ondersteunen van de strategische planning en de besluitvorming (decision support) als het verschaffen van een dynamische leeromgeving. Belangrijke bronnen hierbij zijn de ervaringen van mensen, gegevens opgeslagen in documenten en databanken, "data warehouses", interne en externe (internet) databanken. Het centrale probleem hierbij is het bekomen van gestructureerde (m.a.w. bruikbare) informatie. Heeft het beroep van bedrijfsrevisor geen behoefte aan een nationale en zelfs beroepsorganisatie overstijgende kennis-databank. Dit kan alleen maar bijdragen tot de verhoging van de kwaliteit van de maatschappelijke dienstverlening en het wetenschappelijk onderzoek op het vlak van de accountancy en de externe (en de interne) controle. Is dit een droom die veel geld zal kosten? Zijn er risico's verbonden aan knowledge management? Is het wettelijke en institutionele kader in de verschillende landen niet te groot om tot een efficient en effectief systeem te komen? En zoveel mogelijke vragen meer ...

Het project zou op kleine schaal kunnen starten (think big, start small), by. op vrijwillige basis, en dit binnen de E.U., waarbij het gehele proces centraal gestuurd wordt door een "knowledge base manager" en waarbij verder vier actoren een eigen verantwoordelijkheid hebben, nl. de auteur, de eigenaar, de waarmerker (kwaliteitscontrole) en de informatieontsluiter. Wanneer onze bedrijfsrevisoren ervaren dat een dergelijke databank een toegevoegde waarde heeft voor henzelf en voor de gehele professie (nationaal en op Europees niveau) dan zal een botom-up initiatiefbijzonder snel tot ontwikkeling komen. Het bepalen van de gebruikersnoden hoeft niet a priori te gebeuren maar kan ad hoc. Het belangrijkste is kennis en ervaring te will en del en met collega's. Een aangepaste training van de gebruikers is noodzakelijk om op een gestructureerde wijze de voeding van de database en de consultatie te kunnen uitvoeren. Nieuwe inzichten in auditmethodologieen, problemen waarmee men geconfronteerd werd en waarvoor al dan niet een oplossing werd gevonden, studie- en onderzoeksresultaten e.d.m. vinden een plaats in een knowledge database. Het del en van auditkennis en -ervaring, op traditionele en nieuwe terreinen, zal bijdrag en tot de continue kwaliteitsverbetering in het beroepsveld en het verstevigen van de maatschappelijke functie.

409


Beste Henri, Hierboven werden een aantal recente evoluties besproken die heel veel stof tot nadenken bevatten. Bij het formuleren van een passend antwoord op deze uitdagingen zijn drie niveaus relevant: het LB.R., de F.E.E. en de LA.S.C. Bouwen aan de toekomst is een continue opdracht ...

410

1. Elektronische informatie

Recommend Documents