Melléklet a 334/2011. (XII. 15.) számú BVKt határozathoz:
Biharkeresztes Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata (Ügyrend) I. A Polgármesteri Hivatal jogállása, belső irányítása 1) A hivatal megnevezése: Székhelye: A költségvetés végrehajtására szolgáló számlaszám: A hivatalhoz rendelt részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv:
2)
3)
4) 5) 6)
Biharkeresztes Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala 4110 Biharkeresztes, Széchenyi utca 57. szám 12052705-00225521-00100002
Bocskai István Általános Iskola, Gimnázium, Szakközépiskola, Szakiskola, Kollégium és Egységes Pedagógiai Szakszolgálat Szivárvány Óvoda és Bölcsőde Városi Művelődési Ház és Könyvtár A hivatal a városi önkormányzat képviselő-testületének szerveként önkormányzati feladatokat, továbbá jogszabályokban megállapított államigazgatási feladatokat lát el, az alábbiak szerint: Alaptevékenység: - az önkormányzati ügyek előkészítése, az önkormányzati döntések végrehajtása, a képviselő-testület működésével kapcsolatos adminisztratív teendők ellátása, - a jogszabályban meghatározott államigazgatási feladatok ellátása. Az alaptevékenységet és kiegészítő tevékenységet meghatározó jogszabályok megjelölése: A Polgármesteri Hivatal alaptevékenységét meghatározó jogszabályok felsorolása az ügyrend 1., a kiegészítő tevékenységek felsorolása a 2. számú függelékében található. A hivatal önálló jogi személy. A hivatal saját költségvetési előirányzat körében költségvetési szervként működik. A hivatalt a polgármester a képviselő-testület döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében - a jegyző útján - irányítja. Szabályozza a hatáskörébe tartozó ügyekben a kiadmányozás rendjét. A polgármestert feladatai ellátásában a társadalmi megbízatású alpolgármester segíti a közöttük kialakított munkamegosztás szerint. A polgármestert akadályoztatása vagy távolléte esetén az alpolgármester helyettesíti, az általa meghatározott ügyekben. A hivatal vezetője: a jegyző. Távolléte vagy akadályoztatása esetén helyettese az aljegyző. Az jegyző és az aljegyző együttes akadályoztatása esetén helyettesítést, jegyzői utasításban rögzítettek szerint, az irodavezetők látják el. A hivatal belső szervezeti egységei az irodák. Az irodák élén vezető megbízatású irodavezető áll. A munkáltatói jogok gyakorlása A jegyző gyakorolja a munkáltatói jogokat a képviselő-testület hivatalának köztisztviselői, valamint a Munka Törvénykönyve hatálya alá tartozó ügykezelők és fizikai alkalmazottak
tekintetében. A kinevezéshez, munkaszerződéshez, vezetői megbízás visszavonásához, jutalmazáshoz a polgármester egyetértése szükséges. A jegyző a hivatal köztisztviselői tekintetében - kiküldetés esetén, - ha ez a tömegközlekedési eszköz igénybevételétől gazdaságosabb, a saját gépjármű használatát engedélyezheti. a./ Az irodavezetők - saját gépjármű használatának engedélyezését kivéve – gyakorolják az egyéb munkáltatói jogokat (szabadság kiadása, kiküldetés engedélyezése) a szervezeti egységek beosztott köztisztviselői, továbbá ügykezelői és fizikai alkalmazottai tekintetében átruházott hatáskörben. A szabadságok engedélyezéséhez valamennyi dolgozó tekintetében a jegyző előzetes jóváhagyása szükséges. II. A polgármesteri hivatal belső felépítése és feladatai a./ A Polgármesteri Hivatal belső szervezeti felépítése: A hivatal Önkormányzati és Városfejlesztési Iroda, Igazgatási- Okmányiroda ás Gyámhivatal -
Pénzügyi Iroda elnevezésű szervezeti egységekre tagolódik.
b./ A Polgármesteri Hivatal által ellátott, egyéb nem igazgatási feladatok: az Igazgatási - Okmányiroda és Gyámhivatalhoz tartozóan: a közterület-felügyelet az állategészségügy. c./ A hivatal fentiekben meghatározott feladatára biztosított létszámot a képviselő-testület határozza meg az éves költségvetési rendeletben foglaltak szerint. A Polgármesteri Hivatal jóváhagyott létszáma 2012. január 1-jén igazgatási feladaton: 45 fő, ebből: 30 jegyző, aljegyző, ügyintézők 4 fő ügykezelő 2 fő közalkalmazott 5 fő Munka Törvénykönyve hatálya alá tartozó munkavállaló 4 fő prémiuméves ügyintéző -
területi igazgatási szakfeladaton: 10 fő, ebből:
9 1
fő ügyintéző fő a Munka Törvénykönyve hatálya alá tartozó munkvállaló
Összesen:
55 fő, ebből: 47
6
2
fő köztisztviselő (jegyző, aljegyző, irodavezetők, ügyintézők, ügykezelők), és fő fizikai állomány a Munka Törvénykönyve hatálya alá tartozóan, fő közalkalmazott
III. A Polgármesteri Hivatal belső szervezeti egységeinek főbb feladatai 1) Önkormányzati és Városfejlesztési Iroda a) A testületek (képviselő-testület, bizottságok) működésével kapcsolatos feladatok: a polgármester, jegyző munkájának segítése, a hatáskörükbe tartozó ügyek előkészítése, végrehajtása, illetve a végrehajtás ellenőrzése. a kisebbségi önkormányzatok működésével kapcsolatos feladatok ellátása, önkormányzati szervezési feladatok koordinálása, feltételek biztosítása, a testületi ülések előkészítése, szervezése, előterjesztések, önkormányzati rendelet-tervezetek előkészítése, törvényességének vizsgálata, jegyzőkönyvek, határozatok megszövegezése, leírása, postázása, törvényességi felügyeletet ellátó szervhez történő megküldése, testületi határozatok nyilvántartásának vezetése, egyéb adminisztráció, az Közoktatási, Közművelődési, Ifjúsági és Sport Bizottság , valamint a Településfejlesztési és Környezetvédelmi Bizottság működésével kapcsolatos szervezési adminisztrációs feladatok ellátása. a bizottságok adminisztrációs feladataival megbízott dolgozók munkájának koordinálása, a bizottsági ülések jegyzőkönyveinek rendszerezése, és a bizottsági határozatoknak, illetve jegyzőkönyvnek a törvényességi felügyeletet ellátó szervhez továbbítása, a körjegyzőséghez tartozó települések önkormányzati szervezési feladatainak koordinálása, a körjegyzőséghez tartozó települések testületi ülésein települési referens részvételének biztosítása, a körjegyzőséghez tartozó települések jegyzőkönyveinek, határozatainak ellenőrzése, javítása, törvényességi felügyeletet ellátó szervhez történő megküldése.
b)
c)
d)
Egészségügyi, szociális feladatok: közreműködés önkormányzati egészségügyi, szociális intézmények törvényességi felügyeletének gyakorlásában, egészségügyi, szociális intézményi ügyek, egészségügyi vállalkozásokkal kapcsolatos feladatok intézése, lakásépítési, vásárlási kedvezményekhez igazolás kiadása. Személyzeti feladatok: munkáltatói jog gyakorlásából adódó döntések előkészítése, személyzeti ügyintézés, személyi anyagok, nyilvántartások (szabadság nyilvántartás, stb.) kezelése a hivatal dolgozói tekintetében, közszolgálati nyilvántartás (KÖZIGTAD) vezetése, a közhasznú, közcélú, közérdekű foglalkoztatással kapcsolatos feladatok ügyintézése, polgári szolgálatot teljesítők foglalkoztatásával kapcsolatos elszámolási feladatok ellátása, továbbképzések, tanfolyamok szervezése, koordinálása. Közoktatási, közművelődési és sportfeladatok: az intézményi szakmai munka segítése, szakmai előkészítő, koordináló feladatok, az intézmény irányító-fenntartó társulások működésének koordinálása, működésével kapcsolatos ügyeik intézése, az intézmények működését érintő és az intézményvezetői munkakör pályáztatásával kapcsolatos testületi döntések előkészítése, lebonyolítása, az intézmények szervezeti és működési szabályzatának, házirendjének, nevelési-, illetve pedagógiai programjának, minőségirányítási programjának véleményezése, jóváhagyásra való előkészítése, az érvényesítés ellenőrzése, az intézmények költségvetéséhez szükséges adatok meghatározása, az intézmények részére erről tájékoztatás tartása, kapcsolattartás a pedagógiai szakmai szolgáltató intézményekkel, tevékenységük igénybevétele a közoktatási intézmények munkájához, a közoktatási intézmények által szervezett oktatásokhoz kérhető költségtérítés és tandíj szabályainak meghatározása, jóváhagyásra történő előkészítése, a közoktatási- és közművelődési intézmények létesítéséről, gazdálkodási jogköréről, átszervezéséről, megszüntetéséről, tevékenységi körének módosításáról, nevének megállapításáról szóló döntés előkészítése, az alapító okiratok módosítása, az intézmények működési feltételeinek fejlesztésére irányuló javaslatok kidolgozásához való részvétel és közreműködés, az intézmények működése törvényességének ellenőrzése, a közoktatással, a tankötelezettséggel és a közművelődéssel kapcsolatos feladatok ellátása,
-
az intézményvezetők feletti munkáltatói jogkör gyakorlásának előkészítése, a városi sport szervezési feladatok szükség szerint koordinálása és az azzal kapcsolatos testületi döntések előkészítése.
e)
Szervezési és egyéb feladatok: a hivatal működése törvényessége biztosításának elősegítése, az egységek közötti munkakapcsolat szervezése, koordináció, információ-továbbítás, koordinálás, közlönyök továbbítása, szétosztása, városi rendezvények szervezése, koordinálása; kiadványok, információs anyagok készítése; testvérvárosi kapcsolattal összefüggő feladatok ellátása, a központi iktatási, ügyirat-kezelési, hatósági statisztikai feladatok ellátása, irattár kezelése, egyes önkormányzati, közoktatási, közművelődési, egészségügyi tárgyú pályázatok elkészítésében való közreműködés, országgyűlési képviselői és önkormányzati választással, továbbá országos és helyi népszavazással kapcsolatos feladatok ellátása választási munkacsoporti megbízás függvényében, a civil szervezetekkel való kapcsolattartás, önkormányzati és intézményi pályázatok figyelése, elkészítése, lebonyolítása, az önkormányzat cél- címzett és egyéb támogatás iránti pályázatainak pénzügyi ügyintézése, pályázatokkal kapcsolatos pénzügyi elszámolási feladatok ellátása.
f)
Gondnoksági feladatok: a hivatal igazgatási és egyéb szakfeladatai ellátásához szükséges anyagok, eszközök beszerzése és nyilvántartása, gépjármű-üzemeltetési feladatok ellátása, karbantartási, üzemeltetési, szerviz szerződések megkötésének előkészítése, középületek lobogózásával kapcsolatos feladatok ellátása, az önkormányzati intézmények gazdálkodási felügyeletének, revíziójának ellenőrzésének, és a hivatal belső ellenőrzési feladatai ellátásának megszervezése, az ebben való közreműködés a Bihari Önkormányzatok Többcélú Kistérségi Társulása keretében ellátott belső ellenőrzést végző szervezettel való együttműködéssel.
g)
Vagyonkezelői és hasznosítási feladatok: az önkormányzati tulajdon rendezésével kapcsolatos anyagok összeállítása, kezelése,
h)
i)
az önkormányzati vagyongazdálkodással, kezeléssel, üzemeltetéssel kapcsolatos feladatok ellátása, illetve döntés-előkészítés, az önkormányzati vagyonkezelő szervezet(ek)kel való kapcsolattartás, üzemeltetési szerződések előkészítése, az önkormányzati részvételű gazdasági társaságok gazdálkodásának és tevékenységének nyomon kísérése, az intézményeknél és a vagyonkezelő szervezeteknél levő vagyon kezelésének figyelemmel kísérése, az önkormányzati lakásokkal kapcsolatos ügyintézés.
Informatikai feladatok: informatikai rendszer, infrastruktúra üzemeltetése, karbantartása, javítása, rendszergazda feladatok ellátása, informatikai fejlesztési feladatok ellátása, szoftverek készítése, beszerzése, hardverek beszerzése, honlapok karbantartása, fejlesztése, választások, népszavazások informatikai előkészítése, lebonyolítása, informatikai szabályzatok elkészítése, informatikai tárgyú előterjesztések elkészítése, informatikai tárgyú pályázatokban való részvétel, informatikai nyilvántartások vezetése, karbantartása, rendezvényeken felvételek, fényképek készítése. Építéshatósági és városfejlesztési feladatok: kiemelt építéshatósági ügyintézés, egyéb építésügyi, környezetvédelmi, útügyi, építés-szakhatósági eljárások, építésfelügyelet és rendészet, telek-átalakítási, közterület-használati, vízügyi eljárások, út, járda, csatorna, ivóvízvezeték, szennyvízvezeték, belvízelvezetés, közvilágítási feladatok ellátásában való közreműködés, részvétel különböző fejlesztési tervek előkészítésében, cél- és címzett támogatások iránti és egyéb műszaki tárgyú önkormányzati pályázatok kidolgozásában, településrendezési tervek előkészítésében, kommunális infrastruktúrát érintő és egyéb beruházásokban, műszaki ellenőrzés a feladatok nagyságrendjétől függően, intézményi beruházási és felújítási igények műszaki előkészítése, kivitelezésének koordinálása, a feladat nagyságától függően, illetve az abban való részvétel.
2) Pénzügyi Iroda a) Költségvetési, az önkormányzat és intézményei gazdálkodásával kapcsolatos feladatok: a város és körjegyzőséghez tartozó települések intézményi költségvetései és beszámolói összeállításának koordinálása, a város és körjegyzőséghez tartozó települések költségvetési és zárszámadási rendelet-tervezeteinek előkészítése,
-
-
-
-
-
-
a város és körjegyzőséghez tartozó települések időszaki beszámolói (negyedéves, féléves) összeállítása, az a kisebbségi önkormányzatok működésével kapcsolatos feladatok ellátása, a város és körjegyzőséghez tartozó települések központi támogatások igénylési rendszerének működtetése, a város és körjegyzőséghez tartozó települések intézményei kiskincstári finanszírozása, a város és körjegyzőséghez tartozó települések önkormányzatai cél- címzett és egyéb támogatás iránti pályázatainak pénzügyi ügyintézése, a város és körjegyzőséghez tartozó települések főkönyvi könyvelésének ellátása, a város és körjegyzőséghez tartozó települések banki folyószámláival kapcsolatos pénzgazdálkodási tevékenység ellátása, készpénzben jelentkező bevételek és kiadások teljesítéséhez házipénztár működtetése, a hivatal és az intézmények dolgozói vonatkozásában a munkabérek lakossági folyószámlákra való kiutalása, a város és körjegyzőséghez tartozó települések rendszeres és eseti szociális ellátásai és támogatásai folyósításának intézése, ezekről a szükséges igazolások kiadása, a város és körjegyzőséghez tartozó települések önkormányzati vagyonelemei közül a befektetések, részesedések, kötvények, követelések és kötelezettségek (lakossági adók kivételével), valamint egyéb aktív és passzív pénzügyi elszámolások nyilvántartása, kezelése, egyéb nyilvántartások vezetése, a város és körjegyzőséghez tartozó települések önkormányzati nevében vagyonértékesítés, vagy szolgáltatás nyújtás esetében számla kibocsátás, a város és körjegyzőséghez tartozó települések önkormányzatai adó és közteher bevallásainak rendezése, külső munkavállalók jövedelem- és adóigazolások kiadása, hitelfelvételek, pénzeszköz lekötések előkészítése, különböző kölcsönök esedékességének figyelemmel kísérése, kezelése, ágazati beruházás statisztikai adatszolgáltatások teljesítése az önkormányzati intézmények adatszolgáltatásainak felhasználásával, pályázatokkal kapcsolatos pénzügyi elszámolási feladatok ellátásához adatszolgáltatás az önkormányzati és szervezési iroda részére, az önkormányzati vagyon hasznosítási lehetőségeinek megkeresése, kidolgozása és a projektek megvalósulásának elősegítése, az önkormányzat által biztosított közszolgáltatások ár-megállapítási mechanizmusainak előkészítése, döntés-előkészítő munka keretében való alternatívák kidolgozása, az önkormányzat által adott támogatások hasznosulásának elemzése, a város és a körjegyzőséghez tartozó települések önkormányzatait, polgármesteri hivatalt érintő közbeszerzési eljárásokban közreműködés, az aljegyzővel és a
-
b)
pályázati referenssel együttműködve folyamatos információ cserével biztosítja az egyes eljárások szükségességének jelzését, valamint lebonyolításának feltételeit, pályázaton elnyert pénzeszközök felhasználásának ellenőrzése, a Pénzügyi Bizottság működésével kapcsolatos szervezési adminisztrációs feladatok ellátása, analitikus nyilvántartások vezetése a tárgyi eszközökről és az immateriális javakról, leltározás megszervezése, lebonyolítása, a hivatal működéséhez szükséges tárgyi feltételek biztosítása, az ingatlan-vagyonkataszter vezetése, továbbá az épületek és építmények, valamint az üzemeltetésre átadott vagyontárgyak nyilvántartása.
Adóügyi feladatok: a helyi és központi adókkal kapcsolatos adóhatósági feladatok ellátása, ingatlanok értékbecslése, adatszolgáltatás és rendszeres együttműködés a jogszabályokban meghatározott hivatalokkal, szervekkel (bíróság, ügyészség, rendőrség, APEH, illetékhivatal, földhivatal stb.), behajtás céljából kimutatott különféle hátralékok kezelése, az adók módjára behajtandó köztartozások beszedése, adóigazolások, vagyoni bizonyítványok kiállítása.
3) Igazgatási - Okmányiroda és Gyámhivatal a)
Általános igazgatási feladatok: anyakönyvezés, házasságkötési eljárás, állampolgári és névváltozási ügyintézés, hagyatéki ügyintézés, szabálysértési ügyintézés, kereskedelmi hatósági feladatok, telepengedélyezési eljárás, hatósági bizonyítványok kiadása, talált tárgyakkal kapcsolatos ügyintézés, birtokvédelem, honvédelmi igazgatási ügyintézés.
b)
Közterület-felügyelők irányítása: a köztisztasági és a közterület rendjével kapcsolatos feladatok ellátása.
c)
Állategészségügyi feladatok ellátása: állategészségügyi és mezőgazdasági hatósági eljárások és feladatok ellátása.
d)
e)
Jogi tevékenység: jogi képviselet, szerződések, szabályzatok készítése, más irodák feladatkörébe szerződések, szabályzatok, szükség szerinti jogi véleményezése, az önkormányzati döntések jogi előkészítése,
tartozó
Okmányirodai feladatok: Okmányügyintézés: személyi igazolvány, határátlépési engedély, gépjármű vezetői engedély, lakcím kártya, közúti közlekedési okmányok, lakcím bejelentés és személyi adatnyilvántartás, útlevél ügyintézés, vállalkozói igazolvány, Egyéb ügyintézés: XR rendszer működtetése, ügyfélkapu rendszer működtetése, választási eljárásban való részvétel.
f)
Az Okmányiroda az önkormányzat jegyzője megbízásából eljár: a polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló 1999. évi LXXII. törvénnyel módosított 1992. évi LXVI. törvény 7., 7/A és 7/B §-aiban meghatározott ügyekben; a gazdasági kamarák feladatainak átadásával összefüggő törvénymódosításokról szóló 2000. évi LXXXIII. törvényből adódó a vállalkozói igazolványok kiadásával, megszűnésével, módosításával kapcsolatos igazgatási ügyekben, a közúti közlekedési igazgatási feladatokról, a közúti közlekedési okmányok kiadásáról és visszavonásáról szóló 35/2000. (XI. 30.) BM rendeletben meghatározott első fokú közlekedési igazgatási hatósági ügyekben; az úti okmányok iránti kérelmeket átveszi és eljuttatja a Központi Hivatal részére, a mozgásában korlátozott személyek parkolási igazolványáról szóló 218/2003. (XII. 11.) számú Kormányrendeletben meghatározott parkolási igazolványok kiadásával kapcsolatos ügyekben. A biztonsági okmányok és a személyes adatokat tartalmazó okmányok használata az Adatvédelmi Szabályzatban, a Kulcstárolási rendben és a Beléptetési rendben foglaltak szerint történik. Ezen szabályzatokat a jegyző köteles kiadni és az érintettekkel ismertetni. Az okmányiroda ügyiratkezelésére egyebekben a Polgármesteri Hivatal ügyirat-kezelési szabályzata az irányadó. Szociális igazgatási feladatok időskorúak járadéka, aktív korúak ellátása,
-
foglalkoztatást helyettesítő támogatás, rendszeres szociális segély, lakásfenntartási támogatás, ápolási díj, átmeneti segélyezés, temetési segély köztemetés, közgyógyellátás, egészségügyi szolgáltatásra való jogosultság megállapítása, hatósági bizonyítvány, igazolások kiadása, születési támogatás, születésnapi támogatás mozgáskorlátozottak közlekedési kedvezményei, gépjármű-szerzési és átalakítási támogatás, közlekedési támogatás, hadigondozás, védendő fogyasztók nyilvántartásába történő felvétel, ill. nyilvántartásba vétel meghosszabbítása iránti igazolás kiadása, a Foglalkoztatási és Szociális Adatbázis elektronikus nyilvántartási rendszerének naprakész vezetése, Közfoglalkoztatási terv készítése, krízishelyzetbe jutott személyek támogatása, a Szociális és Egészségügyi Bizottság működésével kapcsolatos szervezési adminisztrációs feladatok ellátása. g) Jegyzői és önkormányzati hatáskörbe tartozó gyermekvédelmi és gyámügyi igazgatási ügyintézés, rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény, kiegészítő gyermekvédelmi támogatás, óvodáztatási támogatás, halmozottan hátrányos helyzetű gyermekek igazolása. h)
Gyámhivatal A gyermekvédelmi és gyámügyi feladat- és hatáskörök ellátásáról, valamint a gyámhatóság szervezetéről és illetékességéről szóló 331/2006. (XII. 23.) Kormányrendeletben foglalt feladat és hatáskörök ellátása. A gyámhivatal megnevezése: Biharkeresztes Városi Gyámhivatal A gyámhivatal címe: 4110 Biharkeresztes, Széchenyi utca 57. sz. A gyámhivatal bélyegzőhasználata: A gyámhivatal ügyintézői a „HAJDÚ-BIHAR MEGYE BIHARKERESZTES VÁROSI GYÁMHIVATAL” feliratú, köztársasági címerrel ellátott körbélyegző használatára és a „Biharkeresztes Városi Gyámhivatal 4110 Biharkeresztes, Széchenyi utca 57. sz. Telefon: 54/430-001/105-/127” feliratú fejbélyegző használatára jogosultak. A gyámhivatal jogállása:
A Városi Gyámhivatal a Polgármesteri Hivatal része, nem önálló jogi személy. A gyámhivatal működési feltételeit – mivel önálló költségvetéssel nem rendelkezik – a Biharkeresztes Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala, mint önálló költségvetési szerv biztosítja. A Gyámhivatal hatásköre: A gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról szóló 1997. évi XXXI. tv. 16. § c.) pontja szerinti – az e törvényben és végrehajtási szabályaiban meghatározott – gyermek és ifjúságvédelmi feladatok és hatáskörök ellátása (kijelölt városi polgármesteri hivatal gyermekvédelmi és gyámügyi ügyintézője, Városi Gyámhivatal). - Ellátja a kiskorúak személyi és vagyoni ügyeinek intézését. - Intézi a cselekvőképességet érintő gondnokság alatt állók személyi és vagyoni ügyeit. - A családi jogállás rendezése érdekében megteszi a szükséges intézkedéseket. - Ellátja a kiskorúak ideiglenes hatályú elhelyezésével, átmeneti és tartós nevelésbe vételével kapcsolatos feladatokat. - Gondoskodik a gyermektartásdíj állam általi megelőlegezéséről. - Elrendeli az utógondozói ellátást. - Megállapítja az otthonteremtési támogatást. - Engedélyezi az örökbefogadást, illetve annak felbontását, megállapítja az örökbefogadásra való alkalmasságot. - Engedélyezi a kiskorúak házasságkötését. - Dönt a szülői felügyeleti joggal kapcsolatos kérdésekben. - A bírósági és egyéb hatósági megkeresésekre környezettanulmányt készít. A gyámhivatal illetékességi területe: Biharkeresztes város, Ártánd, Bojt, Told, Bedő, Berekböszörmény, Nagykereki községek közigazgatási területe. A gyámhivatal képviseletére a gyámhivatal vezetője és ügyintézője a bíróság előtt jogosul. Szakmai felügyeletet, illetve másodfokú hatósági jogkört gyakorol: Hajdú-Bihar Megyei Kormányhivatal Szociális és Gyámhivatala 4024 Debrecen, Miklós u. 4. sz. Levélcím: 4002 Debrecen Pf.: 83. Tel/Fax: (52) 526-360 Ágazati irányítás: Nemzeti Erőforrás Minisztérium A gyámhivatal létszáma 2 fő, melyből 1 fő a Gyámhivatal vezetésével megbízott köztisztviselő/irodavezető, 1 fő önálló ügyintéző - köztisztviselő. A gyámhivatal köztisztviselői felett a munkáltatói jogokat a jegyző, a hivatásos gondnok felett a polgármester gyakorolja. Az ügyintézők és a hivatásos gondnokok hivatali távollétüket a jegyzőnek - előzetesen kötelesek bejelenteni. A kiküldetéseket a jegyző engedélyezi.
A gyámhivatal vezetője önálló kiadmányozási jogkörrel rendelkezik, jogosult a "Biharkeresztes Városi Gyámhivatal" elnevezésű körbélyegző használatára. A gyámhivatal ügyiratkezelése a Polgármesteri Hivatal ügyirat-kezelési rendjének megfelelően történik. Az ügyiratok a gyámhivatal külön helyiségében vannak tárolva, saját gyámhivatali iktatásban kerülnek iktatásra, illetve irattározásra. A gyámhivatali vezető és ügyintézők egymást helyettesítik. IV. A szervezeti egységek vezetőinek és alkalmazottainak feladat-és hatásköre, helyettesítésük rendje Az irodavezetők a./ Az irodavezetők (a továbbiakban: vezetők) a polgármester és a jegyző iránymutatásai
alapján vezetik az irányításuk alá rendelt szervezeti egységeket. b./ A vezetők kötelesek együttműködni a feladatok ellátásában. c./ A vezető √ felelős a szervezeti egység egész munkájáért, annak jogszerű működéséért, √ köteles az irodák közötti hatékony együttműködést és az irodán belüli információáramlást biztosítani, √ rendszeresen beszámol az iroda tevékenységéről a jegyzőnek, igény esetén közvetlenül a polgármesternek, esetenként a képviselő-testületnek, a bizottságoknak, √ gondoskodik a minőségirányítási rendszer követelményeiből adódó feladatok végrehajtásáról, √ elkészíti és karbantartja az iroda dolgozóinak munkaköri leírását, meghatározza a helyettesítés rendjét, √ javaslatot tesz a dolgozók képzésére, továbbképzésére, √ kitűzi és értékeli az éves teljesítménykövetelményt, √ kezdeményezi a jegyzőnél a megüresedett ügyintézői álláshelyek betöltését,javaslattal él a szakmai és egyéb feltételek meghatározására, √ feladatkörében köteles az állampolgárok tájékoztatására, √ részt vesz a képviselő-testület ülésein, a feladatkörébe tartozó előterjesztés tárgyalása esetén a bizottságok ülésein. d./ Az irodavezetők helyettesítéséről a jegyző jegyzői utasításban intézkedik. Az alkalmazottak Az alkalmazottak feladat- és hatáskörét, helyettesítésük rendjét az ügyrend függelékét képező munkaköri leírások tartalmazzák. A hivatal működési rendje 1./ A hivatal ügyfélfogadási rendje: Hétfő: 8-12 és 13-16 óráig Kedd: 8-12 óráig Szerda: nincs ügyfélfogadás Csütörtök: 12.30-16 óráig Péntek: nincs ügyfélfogadás
A tisztségviselők fogadó órája: polgármester alpolgármester jegyző aljegyző Az Okmányiroda működési rendje: Ügyfélfogadás rendje: Hétfő: Kedd: Szerda: Csütörtök: Péntek: A Gyámhivatal működési rendje: Ügyfélfogadás rendje: Hétfő: Kedd: Szerda: Csütörtök: Péntek:
kedd csütörtök kedd csütörtök
8-12 óráig 14-16 óráig 8-12 óráig 12.30-16 óráig
8-12 és 13-16 óráig 8-12 óráig 8-12 óráig 12.30-17 óráig nincs ügyfélfogadás 8-12 és 13-16 óráig 8-12 óráig nincs ügyfélfogadás 12.30-16 óráig nincs ügyfélfogadás
2) A Polgármesteri Hivatal kiadmányozási rendje külön kerül szabályozásra, mely az ügyrend 3. sz. függelékét képezi. 3) A hivatal pénzgazdálkodásával kapcsolatos kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás és érvényesítés hatásköri rendjét a polgármester szabályozza. 4) Az iratkezelés, pénzügyi eljárásrendek szabályait, a testületi előterjesztések, bizottsági anyagok rendjét, valamint az adatvédelem szabályait külön szabályzatok határozzák meg. 5) a./ Az irányítás és a vezetés egységének biztosítása, a tájékoztatás és az információ áramlás rendszeressége érdekében a polgármester kéthetente, illetve szükség szerint vezetői megbeszélést tart az alpolgármester, a jegyző, és az aljegyző részére. b./ A hivatal vezetése, az irodák munkájának koordinálása és ellenőrzése érdekében a jegyző hetente egy alkalommal, minden hétfőn reggel, illetve szükség szerint irodavezetői értekezletet tart. c./ A polgármester és a jegyző negyedévente legalább egy alkalommal hivatali munkaértekezleten értékeli a feladatok végrehajtását és meghatározzák a további teendőket. d./ Az érdekképviselettel való kapcsolattartás rendjét a Közszolgálati Szabályzat tartalmazza. e./ Az ügyintézők a munkakörükhöz tartozóan közvetlenül is kérhetnek, illetőleg adhatnak a más iroda szervezeti keretén belüli feladatok ellátásával megbízott ügyintézők részére információkat az Adatvédelmi Szabályzat betartása mellett, de erről a tényről az irodavezetőjüket tájékoztatni kötelesek. f./ A hivatal munkájáról város lakói a www.biharkeresztes.hu weblapon és a Keresztesi Hírek oldalain keresztül tájékozódhatnak. A helyi újság megjelenésének rendjét külön szabályzat tartalmazza.
6) Az irodavezetőt távolléte esetén az általa kijelölt, a munkaköri leírásban ezzel megbízott köztisztviselő helyettesíti. A további munkakörök helyettesítése a munkaköri leírásokban meghatározottak szerint történik. 7) A hivatalban a munkaidő hétfőtől-csütörtökig 7.30-tól 16.00-ig, pénteken 7.30-tól 13.30-ig tart. A munkaközi szünet időtartama hétfőtől csütörtökig 30 perc. Az okmányirodai ügyintézők munkaideje hétfőtől-szerdáig 7.30-tól 16.00-ig, csütörtökön 7.30-tól 17.00-ig, pénteken 7.30-tól 12.30-ig tart. A jegyző egyes munkakörökben ettől eltérő munkaidő-beosztást is megállapíthat. A dolgozók a jegyzői titkárságon elhelyezett jelenléti íven jegyzik munkába érkezésük és távozásuk időpontját. Napközben a munkahelyről eltávozást az irodavezető engedélyezhet. Az irodavezetők távollétüket a jegyzőnek kötelesek előzetesen bejelenteni. A napi munka befejezése után a hivatalos helyiségekben elzáratlanul ügyirat, bélyegző nem maradhat. A hivatali helyiségekben, irodákban elhelyezett leltári tárgyakért annak használója (használói) felelős(ek). 8) A hivatalnál a közszolgálati jogviszony és a munkaviszony megszűntével eltávozó vagy hosszabb időre (pl.: gyes, gyet) távollévő dolgozó az utolsó munkanapját megelőző három nappal köteles részletes (tételes) átadás-átvételi jegyzőkönyvet készíteni az ügyköréhez kapcsolódó folyamatban lévő feladatokról, elintézetlen ügyiratokról, nyilvántartások vezetéséről, számítástechnikai eszközökről és a használatra átvett leltári tárgyakról. Az átadás-átvételi jegyzőkönyv három példányban készül, melyet iktatni kell. Az átadás - átvételt az irodavezető - irodavezető(k) esetén az aljegyző - köteles annak megtörténte előtt legalább 3 nappal írásban elrendelni. Az átadás-átvétel megtörténtéért, illetőleg a jegyzőkönyv elkészítéséért az irodavezetők, illetve az aljegyző a felelős. 9) A Polgármesteri Hivatal épületének, irodáinak, felszerelésének, kulcsainak használata a "Házirend"-ben foglaltak szerint történik. A Házirend betartása minden dolgozó kötelessége, annak rendszeres ellenőrzése az irodavezetők feladata. V. Ünnepélyek, megemlékezések rendje 1) A Köztisztviselők Napja (július 1. munkaszüneti nap) alkalmából megemlékezések, rendezvények tarthatók. 2) A köztisztviselők juttatását és támogatását a képviselő-testület a Ktv.-nek megfelelően a költségvetés keretein belül, külön rendeletben szabályozza, míg a Munka Törvénykönyve hatálya alá tartozó munkavállalók külön megállapodás szerint részesülhetnek különböző juttatásokban. Az 1) és 2) pontban megjelöltek fedezetét a képviselő-testület az önkormányzat éves költségvetésében biztosítja. VI. Függelékek: 1. számú függelék: 2. számú függelék: 3. számú függelék:
Biharkeresztes Város Önkormányzat kötelező feladatai Biharkeresztes Város Önkormányzat önként vállalt feladatai Biharkeresztes Város Önkormányzata és Polgármesteri Hivatala tisztségviselőinek kiadmányozási rendje
4. számú függelék: 5. számú függelék:
Biharkeresztes városban működő önszerveződő közösségek és társadalmi érdekvédelmi szervezetek Vagyonnyilatkozat tételi kötelezettséggel járó munkakörök VII. Vegyes rendelkezések
1) 2) 3)
Tekintettel a hivatal egységére a jegyző megbízhatja a hivatal dolgozóját a munkaköri leírásában nem szereplő, de a hivatal tevékenységi körébe tartozó egyéb feladattal is. A hivatal ügyrendje 2011. december 16. napján lép hatályba. A jegyző köteles gondoskodni az ügyrend és függelékei naprakész állapotáról és arról, hogy az ügyrendet az irodavezetők ismertessék a hivatal dolgozóival.
Biharkeresztes, 2011. december 8. Készítette: Árgyelán Andrea jegyző Biharkeresztes, 2011. december 15. Jóváhagyta: Barabás Ferenc polgármester
