A Levéltári Szabványügyi Bizottság feladatai és célkitűzései Sipos András Budapest Főváros Levéltára
[email protected]
Elektronikus nyilvántartási rendszerek a levéltárban Veszprém, 2011. április 14.
A Levéltári Szabványügyi Bizottság - A Levéltári Kollégium 2010. december 16-id döntése hozta létre - Feladatai: 1) a nemzetközi levéltári szabványok folyamatos figyelemmel kísérése, 2) az új nemzetközi levéltári szabványok tervezeteinek véleményezése, 3) a nemzetközi levéltári szabványok szakmai fordítása, illetve a fordítások lektorálása, 4) a nemzetközi levéltári szabványok magyarországi adaptációinak kidolgozása, 5) a magyarországi levéltári segédletek szabványosításának előkészítése.
A bizottság vezetője Sipos András (Budapest Főváros Levéltára) tagok: Boross István (Veszprém Megyei Levéltár) Káli Csaba (Zala Megyei Levéltár) Koltai András (Piarista Levéltár) Lengvári István (PTE Egyetemi Levéltára) Rácz György (Magyar Országos Levéltár) Szatucsek Zoltán (Magyar Országos Levéltár) Munkacsoportok A konkrét feladatok végrehajtása, a munkaanyagok és tervezetek kidolgozása a bizottság által felkért 2-3 fős munkacsoportok feladata a bizottság egy tagjának irányításával vagy felügyeletével.
Nemzetközi levéltári szabványok Adattípus
Levéltári egységek, iratok leírása
Leírási szabvány (ICA) ISAD/G
Adatcsere formátum
EAD (Encoded Archival Description)
(1994, 2. kiadás 2000) Iratképzők (szervezetek/testületek, személyek, családok)
ISAAR/CPF
Funkciók (levéltári anyagot képző vagy őrző szervezetek/testületek funkciói)
ISDF
Levéltári anyagokat kezelő intézmények
ISDIAH
EAC-CPF (Encoded Archival Context)
(1996, 2. kiadás 2004)
(2007)
(2008)
EAG (Encoded Archival Guide)
A szabványosítás logikája A különböző levéltári leíró rendszerek közös jellemzője, hogy a leírási egységekről többszintű leírás keretében összefüggésükben, egy „információs csomagban” tartalmazzák az alábbi információ típusokat: • • • • • • •
azonosító adatok őrzőhely (repository) kontextus információk (iratképző neve, szervezete, története, funkciói) tartalom (iratanyag szerkezete, tartalmi jellemzői, benne lévő adatok) kapcsolatok (eredeti, másolat, kapcsolódó leírási egységek stb.) kapcsolódó digitális objektumok ellenőrző adatok (a leírás létrejötte, karbantartása, hitelessége)
Az ISAD/G ezeket képezte le egy adott struktúrában (segédlet), majd az ISAAR/CPF. ISDF, ISDIAH megalkotásával lehetővé vált, hogy bizonyos információ típusokat önálló leírásba emeljenek ki, melyek összekapcsolását a komplex leíró rendszer biztosítja.
ICA AtoM (Access to Memory) A nemzetközi leírási szabványokon alapuló szabadon letölthető levéltári leíró szoftver http://ica-atom.org/ Hazai alkalmazás: Magyar Zsidó Levéltár
Alkalmazások APEnet – Archives Portal Europe
www.archivesportaleurope.eu
(első fázis 17 ország nemzeti levéltárának közreműködésével) Szabványok alkalmazása: www.apenet.eu
Home About APEnet Standards
- APEnet EAD Mapping towards and normalisation in APEnet EAD– Best Practice Guide - APEnet EAG - adatcsere programok kifejlesztése
Magyar Levéltári Portál – az adatfeltöltés manuális előkészítése Warctis-mező
Warctis almező
Mezőnév Típusa röv
Formátu Index m neve
Index típusa
Access-ből átveendő Megjegyzés, példa mezők 2009.02.05. Veszprém Megyei Levéltár tervek
Levéltár Adatbázis megnevezése Levéltári jelzet
DB LEVJ
mező
szöveges Jelzet
Levéltári egység
EGYS
mező
szöveges x
Év(kör)
EVS
mező
évszám
Ügytípus
UGYT UGYL
mező
Ügyleírás
mező
Hely
HELY
mező, ismétlődő
Formai szabályok (a fekete betűs mezők tartalmát át kell emelni. A piros betűs szöveg rész állandó minden rekordnál) Az összes rekordnál egységesen ez szerepel Az összes rekordnál egységesen ez szerepel
kifejezése Tételszám. s RaktáriJelzet x
HU VeML_XV.18.c TrF-VÁÉV-0001, 1.d.
1984
időintervallum is lehet
szöveges Ugytipus
kifejezése Kelet s szavas
építészeti terv
Az összes rekordnál egységesen ez szerepel
szöveges Leiras
szavas
MunkaMegnevezése . Építkezés. LétesítményLeírása. Tervfajtakód. Terjedelem
1. példa: Üdülő, felújítás. Fsz.+1 em., kiviteli terv. MunkaMegnevezése, Építkezés. 2.példa: Állami korház - Tüzelőolaj ellátás, technol. Fejlesztés. LétesítményLeírása, Terfajta. (kódot fel kell Kiviteli terv. GYŐRITERV 19-9-3 (Sopron) 3.példa: Szívkorház - oldani!!!!!). Eredeti törzsszám: Eredetitörzsszám. D pavilon, új létesítmény. 3 szint, több funkciójú ép.(nővérszálló, irodák, tornaterem, lakások), engedélyezési terv. VMTTV 33911-7 (Vp.)
szöveges Hely
szavas
szöveges Hely
szavas
HelységTelepülésré Balatonfüred, 71-es út mellett, Széchenyi u., sz. Utcanév. Házszám. 1725/1, 1724/1 Helyrajziszám
szöveges Hely
szavas
szöveges Hely
szavas
almező
szöveges Nev
almező
szöveges Status
kifejezése Törzsszám (vagy s Eredetitörzsszám .Megrendelő. szavas
KIdo
VeML XV.18.c Tervrajzgyüjtemény. Fénymásolt tervrajzok (TrF)
Helység. ÚjTelepülésrész. ÚjUtcanév. ÚjHázszám Újhelyrajziszám
Eléje minden esetben adatként betöltendő: "Egykorú cím kettőspont, space" , Eléje minden esetben adatként betöltendő: "Helyrajzi szám kettőspont, space" , Eléje minden esetben adatként betöltendő: "Mai cím kettőspont, space" ,
Eléje minden esetben adatként betöltendő: "Új helyrajzi szám, kettőspont, space" ,
Résztvevő Név
NEV
Szerepe SZRP az ügyben
Tervező: GYŐRITERV 4918-2-7 (Vp.). Megrendelő: VMBV. 2. példa: Tervező: Ózdi Kohászati Üzemek Tervező Iroda 819075000/1 (Ózd) Megrendelő: OTP Megyei Igazgatósága Törzsszám mezőből átvett név esetén értéke Tervező: A Megrendelő mezőből átvett név esetén értéke Megrendelő: .
Az összes előforduló mezőnév: Tételszám – RaktáriJelzet – Kelet – Helység – Településrész – ÚjTelepülésrész – Utcanév – ÚjUtcanév – Házszám – ÚjHázszám – Helyrajziszám –Újhelyrajziszám – Megrendelő – MunkaMegnevezése – TervezésKivitelezésiJelek – Rendeltetéskód – LétesítményLeírása – Építkezéskód – Terfajtakód – Terjedelemkód – Eredetitörzsszám – Előzmények – Műleírások – Helyszínrajz – Építésztervek – SzerkezetiTervek – Gépésztervek – EgyébTervlapok –– – – – – – – – – – – – – – Az alábbi mezőket kihagytam: TervezésKivitelezésiJelek – Rendeltetéskód – – Építkezéskód – – – – Előzmények – Műleírások – Helyszínrajz – Építésztervek – SzerkezetiTervek – Gépésztervek – EgyébTervlapok –UtalásMegjegyzés
Szabványügyi Bizottság munkaterve Fő célkitűzés a hatékony adatcseréhez szükséges szabványosítási feltételek megteremtése rövid időn belül. 1. Levéltári leírások adatszerkezetének és adattartalmának szabványosítása 2. Levéltári segédletek rendszerének felülvizsgálata és javaslat az új információs környezethez való adaptációra 3. Az elfogadott leírási szabványoknak megfelelő adatcsere formátumok kifejlesztése Vitakérdések •
Szabvány és implementáció kapcsolata, egymásra hatása
•
Eddigi gyakorlat és szabványosítási kísérletek figyelembe vétele
Levéltári leírások adatszerkezetének és adattartalmának szabványosítása 2011 - Levéltári leírás magyar szabványának (ISAD/G adaptáció) előkészítése - Irattípus leírási szabványok előkészítése azokról az irattípusokról, melyeket a levéltárakban jelenleg folyó tömeges adatbázis-építés és digitalizálás elsősorban érint: egyházi és állami anyakönyvek, testületi jegyzőkönyvek építészeti tervek térképek iskolai anyakönyvek, felsőoktatási hallgatói nyilvántartások 2012 - Fond- és állag elnevezési szabvány előkészítése - Irattípus szabványok (oklevelek, fotók) - Hazai levéltárak szabványosított ISDIAH-leírása
Levéltári leírás magyar szabványa - Leírási elemek körének és struktúrájának teljes körű meghatározása Leírási szintek és az egyes szinteken kötelező leírási elemek (fond feletti szintek kérdése) - Adatok, adatelemek szabványosítása meghatározott körben Jelzet Cím (Fond- és állag elnevezés szabványa) Időkör Leírás szintje Személynevek Földrajzi nevek Dátumok Vallás - Vitakérdés: kontextusra vonatkozó leírási elemek elhelyezése, ISAAR/CPF-el való kapcsolat „Az adatcsoporthoz tartozó egyes információk – például az iratképzők neve,
szervtörténet/életrajz – kapcsolódó azonosító leírásokba kerülhetnek.”
Irattípus szabványok Leírási elemek teljes körű szabványosításra, ugyanakkor nem ír elő kötött adatszerkezetet, az egyes leírási elemek a forrás adottságai és a leírás célja szerint több adatmezőre bonthatók, elnevezésük is változtatható. Az leírás módjára nézve minden leírási elemnél irányelveket ad, melyek szemléltetik a szabvány alkalmazásának módját és lehetőségeit, de nem tekinthetők kitöltési útmutatóknak. Pl egyházi és állami anyakönyvek A) Anyakönyvi kötetek leírása Azonosító adatelemek – Levéltár/őrzőhely, jelzet, cím, típus Megjegyzés adatelemek – Megjegyzés, Nyelv Kapcsolat adatelem B) Anyakönyvi bejegyzés leírása Bejegyzés azonosító adatelemei – Anyakönyvi esemény, Dátuma, Bejegyzés azonosítója Bejegyzés személyi adatelemei – Résztvevő státusza, Név, Nem, Életkor, Születés ideje, Születés helye, Státus/foglalkozás, Lakhely, Vallás, Családi állapot etc. Bejegyzés idő adatelemei – pl. kihirdetés, temetés stb. Bejegyzés hely adatelemei Megjegyzés adatelemek Kapcsolat
Levéltári segédletek rendszerének felülvizsgálata és javaslat az új információs környezethez való adaptációra – munkaanyag és szabályozási javaslat 1. Levéltári segédletkészítés – levéltári leírás „hagyományos” és digitális környezetben - fogalomrendszer tisztázása; - szabványosítás történetének és eredményeinek áttekintése; - szabványosított leírás nemzetközi gyakorlatának áttekintése; - hazai szabályozás áttekintése és értékelése; - hazai gyakorlat áttekintése és értékelése; 2. A jelenleg általánosan alkalmazott hazai segédlettípusok elemzése és értékelése a nemzetközi szabványok és gyakorlat, valamint a digitális környezet új követelményeinek szempontjából. 3. Javaslat a levéltári leírás újraszabályozásának elveire.
További lépések
- Levéltári törzsegységek elnevezési szabványa - EAD és EAC-CPF elemkönyvtárak kommentált fordítása (?) és példatára - A szabványok elfogadása után a megfelelő EAD export formátumok kialakítása - A szabványok alkalmazásának folyamatos nyomon követése, az implementációk tapasztalatainak vizsgálata, a szabványok folyamatos finomítása, „szabványéletciklus-menedzsment” (Sz. Z.)
