( (021) : (021) NSS : NIS : NPSN

PEMERINTAH KOTA TANGERANG DINAS PENDIDIKAN UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118 e-mail : [email protected] Fax. (021) 55794918 NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899

PROSEDUR MUTU

Kode Dok Tanggal Berlaku No.Revisi Halaman

POS-WMM-01 5 -10-2009 00 1

PENGENDALIAN DOKUMEN

Jabatan

Dibuat Oleh

Sekretaris

Diperiksa Oleh

Wakil WMM

Disahkan Oleh

Kepala Sekolah

Tanda Tangan



PROSEDUR MUTU

POS-WMM-01 5 -10-2009 00 2

PENGENDALIAN DOKUMEN 1.0 Tujuan: Memberi petunjuk dan penjelasan mengenai cara yang harus dilakukan dalam mengelola dan mengendalikan dokumen termasuk pemberian nomor sebagai identifikasi atas seluruh dokumen yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu. 2.0 Ruang Lingkup: Prosedur ini diterapkan atas seluruh dokumen yang berhubungan dengan Sistem Manajemen

Mutu di SMK Negeri 3 Kota Tangerang yang dikendalikan oleh Wakil

Manajemen. 3.0 Definisi: 3.1

Dokumen Internal

:

Dokumen yang diterbitkan secara internal antara lain standar Kantor, tabel mutu, blangko, buku dan lain-lain.

3.2

Dokumen Eksternal

:

Dokumen yang diterbitkan oleh pihak eksternal (di luar SMK Negeri 3 Kota Tangerang) termasuk yang datang dari pelanggan (dalam bentuk

hardcopy). 3.3

Dokumen DIKENDALIKAN:

Dokumen (revisi),

mutu yang maka

jika terjadi perubahan

Wakil Manajemen bertanggung

jawab untuk menarik seluruh dokumen mutu yang

telah

beredar

(revisi

lama)

dan

mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru (revisi baru);



PROSEDUR MUTU

POS-WMM-01 5 -10-2009 00 3

PENGENDALIAN DOKUMEN 3.4

Dokumen TIDAK DIKENDALIKAN: Dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi),

maka

bertanggung

Wakil

jawab

untuk

Manajemen menarik

tidak seluruh

dokumen mutu yang telah beredar (revisi lama) dan

tidak

harus

mendistribusikan

kembali

dokumen mutu yang baru (revisi baru); 3.5

Dokumen KADALUWARSA: Dokumen mutu master revisi lama yang sudah tidak berlaku lagi karena telah diperbaharui dengan dokumen mutu revisi baru.

4.0 Acuan: Pasal 4.2.3 ISO 9001:2008 5.0 Uraian Prosedur: 5.1 Umum 5.1.1 Seluruh dokumen yang dibutuhkan untuk melakukan verifikasi mutu terhadap kegiatan-kegiatan

yang

saling

berhubungan

harus

dikendalikan

dan

diperlakukan sebagai bukti bahwa Sistem Manajemen Mutu telah dilakukan efektif dan efisien. 5.1.2 Dokumen-dokumen seperti Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja dan Dokumen Eksternal harus dikendalikan. Pengendalian tersebut dilakukan dengan perincian: 

Cap dengan tulisan DIKENDALIKAN berwarna BIRU untuk dokumen mutu yang dikendalikan seperti Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja;



Cap dengan tulisan TIDAK DIKENDALIKAN berwarna MERAH untuk dokumen mutu yang tidak dikendalikan ; SMK Negeri 3 Kota Tangerang


PROSEDUR MUTU


POS-WMM-01 5 -10-2009 00 4

PENGENDALIAN DOKUMEN menetapkan bahwa hanya Salinan Pedoman Mutu dalam jumlah dan untuk keperluan tertentu saja yang boleh tidak dikendalikan; 

Cap KADALUWARSA dengan tulisan berwarna MERAH untuk dokumen mutu master yang sudah tidak berlaku lagi (kadaluwarsa).

5.1.3 Dokumen mutu yang terkait dengan setiap kegiatan yang ada di dalam SMK Negeri 3 Kota Tangerang

harus senantiasa berada di tempat yang telah

ditentukan serta terjamin keabsahannya. Setiap pemegang dokumen mutu bertanggung jawab untuk menjamin bahwa hanya dokumen mutu yang masih berlaku saja yang digunakan, sedangkan dokumen mutu yang tidak berlaku lagi harus segera disingkirkan. 5.1.4 Wakil Manajemen bertanggungjawab untuk membuat dan memelihara Daftar Induk Dokumen,

baik Dokumen Internal maupun Dokumen Eksternal untuk

menghindari penggunaan dokumen yang tidak sah atau penggunaan dokumen kadaluwarsa tanpa ijin. 5.1.5 Wakil Manajemen bertanggung jawab atas penyimpanan semua dokumen mutu master, baik yang masih berlaku maupun yang kadaluwarsa. Setiap dokumen mutu master Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, Formulir diberi cap “MASTER” dengan tulisan berwarna MERAH di belakang setiap halaman. Untuk dokumen dalam bentuk soft copy disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku. 5.2 Pengendalian Dokumen Internal 5.2.1 Dokumen Internal yang harus dikendalikan dengan menggunakan tanggal berlaku meliputi : 

Pedoman Mutu;



Prosedur Mutu;



Instruksi Kerja;



PROSEDUR MUTU

POS-WMM-01 5 -10-2009 00 5

PENGENDALIAN DOKUMEN 5.2.2 Formulir merupakan Dokumen Internal yang dikendalikan dengan tidak menggunakan tanggal berlaku, tetapi dikendalikan dengan menggunakan judul.

Checksheet yang dipakai untuk melakukan pemeriksaan tahapan proses dikategorikan sebagai Formulir. 5.2.3 Wakil Manajemen harus memeriksa Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, Formulir untuk memastikan bahwa keseluruhannya masih berlaku. 5.2.4 Setiap perubahan atau penambahan terhadap dokumen merupakan tanggung jawab Wakil Manajemen. 5.2.5 Formulir

yang

digunakan

dicatat

dalam

Daftar

Induk

Formulir

dan

ditandatangani oleh Wakil Manajemen. Wakil Manajemen menyimpan formulir master untuk menunjukkan bahwa formulir tersebutlah yang berlaku dan digunakan di unit kerja terkait. 5.2.6 Dokumen mutu master yang tidak berlaku lagi (kadaluwarsa) disimpan oleh Wakil

Manajemen,

sedangkan

semua

salinannya

dimusnahkan

untuk

menghindari penggunaan yang tidak sesuai. 5.2.7 Hanya formulir dari prosedur Wakil Manajemen yang dilampirkan di dalam prosedurnya. Sedangkan formulir-formulir yang berkaitan dengan proses operasi disimpan di unit kerja masing-masing.

5.3 Pengendalian Dokumen Eksternal 5.3.1 Dokumen eksternal yang harus dikendalikan meliputi antara lain : 

Standar nasional/internasional;



Manual Book;



Peraturan Pemerintah (PP);

5.3.2 Dokumen eksternal yang digunakan, dicatat dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal dan ditandatangani oleh Wakil Manajemen.



PROSEDUR MUTU

POS-WMM-01 5 -10-2009 00 6

PENGENDALIAN DOKUMEN 5.4 Tanggung Jawab Dan Wewenang 5.4.1 Setiap personel dapat mengajukan dokumen baru atau mengusulkan perubahan atas dokumen mutu yang sudah ada (dengan menggunakan formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan) yang kemudian diserahkan kepada personel yang berwenang untuk meninjau dan atau mengesahkannya. 5.4.2 Tanggung jawab dan wewenang dalam mempersiapkan/mengesahkan dokumen mutu internal adalah sebagai berikut: Jenis

Dibuat Oleh

Diperiksa Oleh

Disahkan Oleh

Pedoman Mutu

WMM

Wakil WMM

Kepala Sekolah

Prosedur Mutu

WMM

Wakil WMM

Kepala Sekolah

Instruksi Kerja

WMM & TIM

Kepala Bidang

Kepala Bidang

Dokumen

5.5 Distribusi Dokumen 5.5.1 Wakil Manajemen bertanggung jawab atas distribusi dokumen seperti Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, dan Instruksi Kerja serta memelihara Daftar Distribusinya. Formulir yang sudah disetujui harus mencantumkan bagian atau fungsinya untuk kemudahan jika sewaktu-waktu dibutuhkan. 5.5.2 Wakil Manajemen harus menjamin bahwa dokumen mutu yang berlaku senantiasa tersedia di bagian atau fungsi yang kegiatannya sangat erat kaitannya dengan sistem manajemen mutu. 5.5.3 Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja yang didistribusikan harus sesuai dengan nomor salinan yang telah ditetapkan (sama dengan nomor salinan dalam Pedoman Mutu).



PROSEDUR MUTU

POS-WMM-01 5 -10-2009 00 7

PENGENDALIAN DOKUMEN 5.6 Perubahan Dokumen 5.6.1 Usulan perubahan dokumen mutu yang terjadi dapat berasal dari hasil audit internal maupun eksternal, tinjauan manajemen, keluhan pelanggan, maupun inisiatif dari personel internal. Setiap usulan perubahan tersebut dituangkan dalam formulir Permintaan Tindakan Koreksi. 5.6.2 Setiap perubahan terhadap dokumen mutu harus dicatat dalam Catatan Perubahan yang menjelaskan perubahan-perubahan yang dilakukan terhadap dokumen revisi sebelumnya (misalnya, untuk dokumen dengan revisi 01 maka riwayat perubahan tersebut menjelaskan perubahan yang terjadi antara revisi 00 dengan revisi 01, demikian juga untuk revisi 02 dengan 01 dan seterusnya). 5.6.3 Dokumen mutu yang telah direvisi harus ditarik dari peredaran dan dimusnahkan, sedangkan dokumen master revisi lamanya tetap disimpan oleh Wakil Manajemen dan diberi cap

KADALUWARSA Kemudian, Wakil

manajemen mendistribusikan kembali dokumen tersebut dengan revisi baru. 5.6.4 Pejabat yang mempersiapkan dengan

dokumen

dan mensahkan dokumen revisi adalah sama

sebelumnya.

Pengesahan

oleh

pejabat lain

dimungkinkan atas dasar pertimbangan-pertimbangan tertentu.

5.7 Identifikasi Dokumen 5.7.1 Kode dari masing-masing jenis dokumen adalah sebagai berikut: Jenis Dokumen

Kode

Pedoman Mutu

Tidak ada

Prosedur Mutu

PM

Formulir

Judul

hanya


PROSEDUR MUTU


POS-WMM-01 5 -10-2009 00 8

PENGENDALIAN DOKUMEN 5.7.2 Identifikasi prosedur mutu, instruksi kerja adalah sebagai berikut: contoh : PM-WMM – 01 ; IK – WM – 01 – 01 berarti : PM

= Prosedur Mutu

IK

= Instruksi Kerja

WM

= Wakil Manajemen Mutu, sebagai pemilik proses

01

= urutan nomor prosedur di Wakil Manajemen Mutu

01 – 01 = urutan nomor instruksi kerja di Wakil Manajemen Mutu


PROSEDUR MUTU


POS-WMM-01 5 -10-2009 00 9

PENGENDALIAN DOKUMEN 5.7.3 Kode atau bagian sebagai pemilik/penanggung jawab proses :

No 1

Bagian

Kode

2

Wakil Manajemen Mutu Kepala Bidang Keahlian

WMM

3

Kepala Sub. BagianTU

4

Waka Kurikulum

5

Waka Hubungan Masyarakat

WAKA HUMAS

6

Waka Sarana

WAKASARPRAS

7

Waka Kesiswaan

KABID KASUBAG -

-

5.7.4 Penomoran untuk Dokumen (Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja) ditulis dengan No. Dok. yang berarti Nomor Dokumen 5.7.5 Penomoran untuk Revisi Dokumen (Prosedu Mutur dan Instruksi Kerja) ditulis dengan No. Rev. yang berarti Nomor Revisi 5.7.6 Pemberlakuan Dokumen secara efektif (Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja) ditulis dengan Tgl. Berlaku yang berarti Tanggal Berlaku 5.7.7 Pemberian identifikasi halaman (Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja) ditulis dengan halaman

6.0 Lampiran: 6.1

Daftar Induk Dokumen Internal

6.2

Daftar Induk Dokumen Eksternal

6.3

Daftar Induk Formulir

6.4

Daftar Distribusi Dokumen Internal

No. Revisi 00 Bagian

:

Form. 01 dok DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL

No

Judul Dokumen

Nomor/Tempat Dokumen

No. Revisi

Tanggal Berlaku

Mengetahui, (

)

No. Revisi 00 Bagian

:

Form. 02 dok DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL

No

Judul Dokumen

Tempat

Bagian atau fungsi

Penyimpanan

pemakai

Mengetahui, (

)

No. Revisi 00 BAGIAN :

Form 03 dok DAFTAR INDUK FORMULIR

No

Judul Formulir

Nomor Formulir

No.

Bagian atau

Revisi

fungsi pemakai

Mengetahui,

)

(

No. Revisi 01 BAGIAN : WMM

Form 04 dok DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN INTERNAL

Jenis Dokumen :

Judul Dokumen :

Nomor Dokumen :

Hard Copy

PROSEDUR MUTU TINDAKAN KOREKSI

PM-WMM-05

Rev 00 No

Penerima

Rev 01 Tgl. :

Rev 02 Tgl. :

Rev 04 Tgl. :

Tgl. :

Rev 05 Tgl. :

( (021) : (021) NSS : NIS : NPSN

Recommend Documents