ZSÁMBÉK VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNAK KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA Zsámbék Város Képviselő-testülete a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 22. § (1) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján, az önkormányzat, és az önkormányzat által alapított költségvetési szervek közbeszerzéseinek szabályairól az alábbi szabályzatot alkotja: I. rész Általános rendelkezések A Szabályzat célja 1. Jelen szabályzat célja, hogy meghatározza (1) a közbeszerzési eljárás a.) előkészítésének, b.) lefolytatásának, c.) belső ellenőrzésének felelősségi rendjét; (2) a helyi önkormányzat nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi körét; (3) a közbeszerzési eljárás dokumentálási rendjét. A Szabályzat hatálya Személyi hatály 2. A szabályzat hatálya kiterjed valamennyi, az Önkormányzat közbeszerzéseit előkészítő, a közbeszerzési eljárásokba bevont személyre; - az önkormányzat által megbízott szakértőre – a megbízás tartalma szerint - a Bíráló Bizottság tagjaira - a döntés hozó személyekre. Tárgyi hatály 3. E szabályzat hatálya kiterjed a Zsámbék Város Önkormányzata, az önkormányzat által alapított költségvetési szervek, az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok, valamint az önkormányzat által alapított közalapítványok (továbbiakban együttesen: ajánlatkérő) – a külön jogszabályokban meghatározottak kivételével - árubeszerzéseire, szolgáltatás megrendeléseire, építési beruházásaira, építési és szolgáltatási koncesszióira, valamint tervpályázataira (a továbbiakban együttesen: közbeszerzéseire) - amennyiben azok értéke eléri vagy meghaladja a hatályos jogszabályokban meghatározott nemzeti vagy uniós értékhatárokat.
A közbeszerzés értékének meghatározása és értelmezése 4. A közbeszerzés értékét és értékhatárokat a mindenkor hatályos jogszabályok szerint kell megállapítani Értelmező előírások 5. (1) A szabályzatban és a közbeszerzési eljárásokban alkalmazott valamennyi fogalmat a Kbt. – vagy a vonatkozó egyéb jogszabályok –előírásai, definíciói szerint kell alkalmazni. (2) Amennyiben a Kbt. – vagy a vonatkozó egyéb jogszabályok – az eljárásban alkalmazott fogalmakról nem tartalmaz definíciót, úgy a felhívásban vagy a dokumentációban kell gondoskodni ezen fogalmak, pontos, egyértelmű meghatározásáról. II. rész
A közbeszerzési eljárás előkészítésének, lefolytatásának rendje Az ajánlatkérő, az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, szervezetek Közbeszerzési terv
6. (1) A jegyző legkésőbb március 15-ig éves összesített közbeszerzési tervet készít az önkormányzat, az önkormányzat költségvetési szervei, illetve az önkormányzat által alapított közalapítvány adott évre tervezett közbeszerzéseiről. Az egyes, közbeszerzés tárgya szerint érintett szervezeti egységek kötelesek a fenti határidőt 15 nappal megelőzően a tervezett közbeszerzéseikről szóló kimutatást a jegyző részére megküldeni. (2) A jegyző a megküldött kimutatásokat összesíti, és jóváhagyás végett a Polgármester felé továbbítja. (3) A közbeszerzési tervet az (1) bekezdésben megjelölt ajánlatkérők esetén a Képviselőtestület, az Önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok esetén a gazdasági társaság vezető tisztségviselője hagyja jóvá legkésőbb tárgyév március 31-ig. (4) A közbeszerzési terv nyilvános. (5) A közbeszerzési tervet legalább 5 évig meg kell őrizni. (6) A polgármester a közbeszerzési tervet a Közbeszerzési Hatóság vagy az ajánlatkérő ellenőrzésére feljogosított szervek kérésére megküldi. (7) Az önkormányzat a közbeszerzési terv elfogadása előtt is indíthat közbeszerzési eljárást, az eljárást azonban a közbeszerzési tervben szerepeltetni kell. (8) Előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény esetén a közbeszerzési tervet módosítani kell, melyre a Polgármester jogosult. A módosítást minden esetben meg kell indokolni. A módosítást a közbeszerzés tárgya szerint érintett szervezeti egység kezdeményezheti. (9) A közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását (módosításait) az ajánlatkérőnek a Önkormányzat honlapján közzé kell tennie. (10) A közbeszerzési tervnek a honlapon a tárgyévet követő évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történő közzétételig kell elérhetőnek lennie.
Szakértő (lebonyolító) bevonása
7. (1) A közbeszerzési eljárás lebonyolítására közbeszerzési szakértő cég (lebonyolító) és szükség esetén a beszerzés tárgya szerinti speciális szakértelemmel rendelkező szakértő bevonásáról, kiválasztásáról a. önkormányzati beszerzés esetén a Képviselő-testület vagy döntése alapján átruházott hatáskörben bármely szerve; b. önkormányzati fenntartású költségvetési szerv beszerzése esetében az intézmény vezetője; c. önkormányzati tulajdonú gazdasági társaság beszerzése esetében az ügyvezető a Társaság legfőbb szervének jóváhagyásával; d. közalapítvány beszerzése esetében a közalapítvány Kuratóriuma dönt. (2) A beszerzés tárgya szerinti speciális szakértő bevonását az ajánlatkérő, a döntésre jogosult, a bíráló bizottság illetve a közbeszerzési szakértő az eljárás bármely szakaszában jogosult kezdeményezni.
Az ajánlatkérő, az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, szervezetek 8. (1) A közbeszerzési eljárásokban ajánlatkérőként azt a jogalanyt (Önkormányzatot, költségvetési szervet, gazdasági társaságot, közalapítványt) kell feltüntetni, amely részére a beszerzés, kötelezettségvállalás történik. (2) Az ajánlatkérő jogait és kötelezettségeit : - az önkormányzat beszerzései során a Polgármester, - az önkormányzat által alapított költségvetési szerv esetében a költségvetési szerv vezetője, - közalapítvány esetében a közalapítvány kuratóriumának elnöke, - önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok esetében a társaság vezető tisztségviselője gyakorolja. (3) A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a dokumentáció elkészítése, az ajánlatok értékelése során és az eljárás más szakaszában az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyeknek, illetőleg szervezeteknek megfelelő – a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi - szakértelemmel kell rendelkezniük. (4) Ajánlatkérő a közbeszerzési eljárás előkészítésére és lefolytatására hivatalos közbeszerzési tanácsadót von be. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó az eljárás előkészítése és lefolytatása során köteles a közbeszerzési szakértelmet biztosítani. (5) A hivatalos közbeszerzési tanácsadót és az eljárásba bevont beszerzés tárgya szerinti speciális szakértelemmel rendelkező személyt tevékenységéért ellenszolgáltatás illeti meg. (6) A ajánlatkérő nevében eljáró személlyel illetőleg szervezettel a Pénzügyi, Ügyrendi és Településfejlesztési Bizottság döntését követően a Polgármester köt megbízási szerződést.
(7) Jelen szabályzat hatálya az ajánlatkérő nevében eljáró személyre illetve szervezetre is kiterjed. (8) Az eljáró személy illetve szervezet megbízási szerződésében rendelkezni kell a hatályos jogszabályokban, illetve e szabályzatban foglaltak betartásának kötelezettségére, vagyoni felelősségére. (9) Az ajánlatkérő nevében csak olyan személy vagy szervezet járhat el megbízott közbeszerzési tanácsadóként, aki - szerepel a Közbeszerzési Hatóság által vezetett hivatalos közbeszerzési tanácsadók névjegyzékében; - szakmai felelősségbiztosítással rendelkezik, melynek értéke legalább = 5 millió Ft / eljárás = 10 millió Ft / év; (10) Az ajánlatkérő nevében eljáró személy megbízása különösen a következőkben felsorolt eljárási cselekményekre terjedhet ki a megbízási szerződésben foglaltak függvényében: - az ajánlati/ajánlattételi, illetve a részvételi felhívás elkészítése; - összeállítja a közbeszerzési dokumentációt; - gondoskodik arról, hogy az összeállított dokumentáció az elfogadott felhívással szakmailag és formailag is összhangban álló legyen; - a felhívások megküldése, illetve megjelentetése, javítása, módosítása, visszavonása, hiánypótlása; - a szerződés módosításáról szóló tájékoztató megjelentetése; - a közbeszerzési eljáráshoz, illetve annak ellenőrzéséhez kapcsolódó egyéb, jogszabályban előírt hirdetmények megjelentetése; - a kiegészítő tájékoztatás összeállítása és megküldése; - a helyszíni bejárások szervezése és koordinálása; - a hiánypótlásokkal, felvilágosítás-, indokoláskéréssel kapcsolatos intézkedések megtétele, a szükséges dokumentumok megküldése; - a Bíráló Bizottság munkájának segítése a döntési javaslatok/előterjesztések, illetve a közbeszerzési eljárás iratainak elkészítésében; - előkészíti és lebonyolítja a tárgyalás(oka)t; - kapcsolattartás a közbeszerzésekben érintett szervekkel, illetve személyekkel; - koordinálja az eljárásban részt vevő szakértő(k), hivatalos közbeszerzési tanácsadó munkáját; - közreműködik a szerződések előkészítésében és megkötésében; - az egyes eljárási cselekmények során az adminisztrációs és iratkezelési kötelezettségek teljesítése; - egyéb, a közbeszerzési eljárások lefolytatásához szükséges jogszabályokban előírt feladatok elvégzése. (11) Az ajánlatkérő nevében eljáró személynek illetve szervezetnek az általa elkészített jegyzőkönyvet haladéktalanul meg kell küldenie az ajánlatkérőnél kapcsolattartásra kijelölt személynek. (12) Ajánlatkérő jogosult az országosan kiemelt termékek körébe tartozó közbeszerzések vonatkozásában a központosított közbeszerzési eljáráshoz csatlakozni. A Bíráló Bizottság
9. (1) Az ajánlatkérő az ajánlatoknak a – szükség esetén a hiánypótlást, felvilágosítás vagy indokolás [Kbt. 67-70. §] megadását követő – a Kbt. 63. § (3)-(4) bekezdése szerinti elbírálására legalább háromtagú bírálóbizottságot köteles létrehozni, amely írásbeli
szakvéleményt és döntési javaslatot készít az ajánlatkérő nevében a közbeszerzési eljárást lezáró döntést meghozó személy vagy testület részére. (2) A Bíráló Bizottság tagjait a Képviselő-testület jelöli ki. (3) A Bíráló Bizottságnak közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelemmel kell rendelkeznie. (4) A Bírálóbizottság tagjait beszerzésenként kell kijelölni. A Bírálóbizottság tagjai közé kell választani a.) a beszerzéssel érintett intézmény vezetőjét, b) a Képviselő-testület legalább 2 tagját, c.) a beszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező személyt. (5) Amennyiben a beszerzés vagy a beszerzés egy része különleges ismeretet igényel, úgy a Bíráló Bizottságba a szükséges szaktudással rendelkező külső szakértőt is be kell vonni. (6) A döntéshozó személy nem lehet a Bíráló Bizottság tagja. (7) A Bíráló Bizottság döntéseit határozati formában hozza. (8) A Bizottság akkor határozatképes, ha ülésén tagjainak 75 %-a jelen van. (9) A Bizottság döntéseit egyszerű szavazattöbbséggel hozza meg. (10) Szavazategyenlőség esetén egy esetben lehet újraszavaztatni, ismételt szavazategyenlőség esetén a javaslat elutasításához fűződő jogkövetkezményeket kell alkalmazni. (11) A Bíráló Bizottság ülésére minden esetben tanácskozási joggal vesz részt: - a jegyző; (amennyiben nem tagja a Bíráló Bizottságnak) - a hivatalos közbeszerzési tanácsadó; - valamint a Bíráló Bizottság által felkért szakértő. (12) A Bíráló Bizottság munkájáról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai. Az eljárások előkészítése, lefolytatása 10. (1) A közbeszerzési eljárás előkészítése, az ajánlati/ajánlattételi felhívás, a részvételi felhívás, a dokumentáció előkészítése, és az eljárás megindítása előtt szükséges döntések meghozatalát segítő előterjesztések előkészítése az ajánlatkérő nevében eljáró személy illetve szervezet feladatkörébe tartozik (amennyiben ilyen szervezet bevonásra kerül). (2) Az ajánlatkérő nevében eljáró személy illetve szervezet az eljárás megindítása előtt javaslatot tesz a lefolytatandó eljárás fajtájára, gondoskodik a kizáró okok, az alkalmassági szempontok és minimumkövetelmények, az elbírálási szempontok összeállításáról, a dokumentáció előkészítéséről, és elkészíti a felhívást, valamint az eljárás megindításához szükséges egyéb iratokat. (3) Az Önkormányzat közbeszerzési eljárásai esetében az eljárást megindító felhívást a Pénzügyi, Ügyrendi és Településfejlesztési Bizottság, a dokumentációt a Polgármester fogadja el. Az Önkormányzat által alapított költségvetési szerv közbeszerzési eljárásai esetében a felhívást és a dokumentációt a költségvetési szerv vezetője fogadja el. Közalapítvány közbeszerzési eljárásai esetében a felhívást a Kuratórium, a dokumentációt a kuratórium elnöke fogadja el. Az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaság közbeszerzési eljárásai esetében a felhívást és a dokumentációt egyaránt a társaság vezető tisztségviselője fogadja el. (4) Jóváhagyást követően az ajánlatkérő nevében eljáró személy vagy szervezet gondoskodik a felhívás közzétételéről illetve megküldéséről, a közzététel díjának átutalásáról. (5) A dokumentációt az ajánlatkérő nevében eljáró személy vagy szervezet bocsátja az ajánlattevők rendelkezésére.
(6) Az ajánlatkérő nevében eljáró személy vagy szervezet gondoskodik az ajánlatok bontásának elvégzéséről és dokumentálásáról a Kbt.-ben előírtak szerint. (7) A bíráló bizottság tagjai illetve az ajánlatkérő által adott esetben felkért szakértő a beérkezett ajánlatokról a felhívásban és a dokumentációban meghatározott szempontrendszer szerint írásos szakvéleményt készítenek, különös figyelemmel az alábbiakra - a benyújtott ajánlat érvényes-e, - az ajánlattevő megfelel-e a szerződés teljesítéséhez szükséges pénzügyi-gazdasági követelményeknek, - az ajánlattevő megfelel-e a szerződés teljesítéséhez szükséges műszaki, illetve szakmai alkalmassági követelményeknek, - a felhívásban meghatározott értékelési szempontok alapján értékeli az érvényes ajánlatokat. Döntéshozatal 11. (1) Az ajánlatkérő a közbeszerzési eljárás eredményéről –a bíráló bizottság szakvéleményének elkészítését követően – dönt. (2) Döntésre jogosult a. önkormányzati beszerzés esetén a Képviselő-testület vagy döntése alapján átruházott hatáskörben bármely szerve; b. önkormányzati fenntartású költségvetési szerv beszerzése esetében az intézmény vezetője; c. önkormányzati tulajdonú gazdasági társaság beszerzése esetében az ügyvezető a Társaság legfőbb szervének jóváhagyásával; d. közalapítvány beszerzése esetében a közalapítvány Kuratóriuma Eredményhirdetés, közzététel
12. Az ajánlatkérő döntéseiről az ajánlatkérő nevében eljáró szervek, illetve személyek tájékoztatják az ajánlattevőket ill. a részvételre jelentkezőket. Szerződéskötés
13. Az ajánlatkérő csak az eljárás nyertesével vagy – visszalépése esetén, ha azt az ajánlatok elbírálásáról szóló írásbeli összegezésben megjelölte – az eljárás eredményének kihirdetésekor a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek minősített szervezettel (személlyel) kötheti meg a szerződést. III. rész
Dokumentálás 14. (1) Az eljárás során valamennyi dokumentumot írásban kell elkészíteni, és az egyes eljárási cselekményeket a Kbt. rendelkezéseinek megfelelően írásban kell rögzíteni. (2) Az egyes eljárások lefolytatásával kapcsolatban felmerülő valamennyi adminisztrációs kötelezettség az eljárás lebonyolítására kiválasztott közbeszerzési szakértő feladata.
(3) A Bíráló Bizottság adminisztrációs munkáját az eljárás lebonyolítására kiválasztott közbeszerzési szakértő segíti és a jegyző által kijelölt munkatárs segítheti. (4) Az eljárásban keletkezett összes iratot, dokumentumot eredeti példányban a Polgármesteri Hivatal őrzi meg, a Polgármesteri Hivatal iratkezelési szabályzatának előírásai szerint, oly módon, hogy kérésre a dokumentum megtekinthető, illetve utólagosan ellenőrizhető legyen. (5) A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával kapcsolatban keletkezett összes iratot a közbeszerzési eljárás lezárulásától [30. § (2) bekezdés], a szerződés teljesítésével kapcsolatos összes iratot a szerződés teljesítésétől számított öt évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak - bírósági felülvizsgálat esetén a felülvizsgálat - jogerős befejezéséig, de legalább az említett öt évig kell megőrizni. (6) Az ajánlatkérőnek a tárgyévi közbeszerzésekről külön jogszabályban meghatározott minta szerint éves statisztikai összegezést kell készíteni, melyet legkésőbb a tárgyévet követő május 31.-ig a Közbeszerzési Hatóságnak. megküld. Összeférhetetlenség
15. Az ajánlatkérő nevében eljáró és az ajánlatkérő által az eljárással vagy annak előkészítésével kapcsolatos tevékenységbe bevont személy vagy szervezet írásban köteles nyilatkozni arról, hogy vele szemben fennáll-e a Kbt. szerinti összeférhetetlenség. A közbeszerzési eljárás belső ellenőrzése
16. (1) A közbeszerzési eljárás belső ellenőrzéséről, a FEUVE rendszer kiépítéséről – intézményi beszerzések kivételével - a jegyző köteles gondoskodni. Intézményi beszerzések esetén az eljárás belső ellenőrzéséről az intézményvezető köteles gondoskodni. (2) Az eljárás irataiba a közbeszerzési eljárás bármely szakaszában érintett személy jogosult betekinteni. Az eljárásban részt vevők felelősségi köre
17. (1) Valamennyi, jelen Szabályzat alapján a közbeszerzési eljárásokban részt vevő személy vagy szervezet köteles feladatait jogszerűen, a tőle elvárható legmagasabb szakmai színvonalon a jogszabályi előírásoknak megfelelően ellátni, az eljárási cselekményeket határidőben elvégezni, a szükséges döntéseket határidőben és kellő körültekintéssel meghozni. (2) A közbeszerzési eljárások során jelen szabályzat előírásainak betartása, az eljárásokba megfelelő - a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi – szakértelemmel rendelkező személyek bevonásának ellenőrzése – az intézményi beszerzések kivételével - a jegyző vagy az általa megbízott tisztviselő feladata. Intézményi beszerzés esetén az ellenőrzésről az intézményvezető köteles gondoskodni. (3) Az eljárások szabályszerűségéért, illetve jogszerűségéért a jelen Szabályzatban meghatározott feladatmegosztás szerint eljáró szervek, illetve személyek a felelősek. (4) Az eljárási cselekmények összehangolásáért, az adminisztrálásért az eljárás során az eljárás bonyolítását végző közbeszerzési szakértő (bonyolító), a keletkezett iratok megőrzéséért a jegyző a felelős.
(5) Az eljárást lezáró döntésért a döntést hozó a felelős. (6) A közbeszerzési eljárásokban résztvevő köztisztviselők a jelen Szabályzat előírásainak betartásáért a munkaköri leírásukban meghatározott feladataik ellátása tekintetében fegyelmi felelősséggel tartoznak. (7) A hivatalos közbeszerzési tanácsadó és a szakértő (lebonyolító) a tevékenysége körében okozott kár megtérítéséért a Ptk. szabályai szerint felel. Vegyes rendelkezések
18. (1) Az ajánlatkérő nevében eljáró szervek, illetve személyek kötelesek hatályos jogszabályokban és jelen Szabályzatban meghatározottak szerint összehangoltan lefolytatni a közbeszerzési eljárásokat. (2) A közbeszerzési eljárás lefolytatása során a közbeszerzésekre vonatkozó mindenkor hatályos jogszabályok előírásait – így különösen a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény és a törvény végrehajtására vonatkozó rendeletekben, utasításokban foglaltakat maradéktalanul be kell tartani. (3) A közbeszerzési eljárás előkészítésébe, illetve bármilyen módon bevont személy haladéktalanul köteles írásban, részletes tájékoztatást adni a Polgármester vagy a Jegyző részére, ha egy adott közbeszerzési eljárás tekintetében bárki részéről, bármilyen, az eljárás tisztaságát veszélyeztető és a Kbt. alapelveit sértő cselekményt észlel. (4) Megbízásukat követően az eljárásba bevont és a döntést hozó személy(ek)nek írásbeli nyilatkozatot kell tenniük arról, hogy az eljárás során tudomásukra jutott információkkal, adatokkal az ajánlattevőket nem segítik és azokat az eljárás befejezése előtt és azt követően jogosulatlan személy tudomására nem hozzák. (5) A közbeszerzési eljárásban részt vevő személyek az eljárás folyamán egyébként titoktartásra kötelesek, a közbeszerzési felhívás, illetve a dokumentáció feltételeivel kapcsolatban az ajánlattevőkkel külön megbeszéléseket nem folytathatnak. (6) A nyilatkozatot – szükség esetén (az ajánlattevők személyének megismerése után) – az ajánlatok bontását követően meg kell erősíteni. (7) A közbeszerzési eljárás során a közbeszerzési eljárás nyilvánosságát a hatályos jogszabályban foglaltaknak megfelelően biztosítani kell. Záró rendelkezések
19. (1) Jelen szabályzat 2012. március 30-án lép hatályba. (2) Jelen szabályzatot Zsámbék Város Képviselő-testülete 52/2012.(III.29.) számú határozatával fogadta el. Zsámbék, 2012. március 30.
Csenger-Zalán Zsolt polgármester
dr. Malik Dean jegyző
