ŠKODA AUTO a.s. Vysoká škola
Studijní program: B6208 Ekonomika a management Studijní obor: 6208R087 Podniková ekonomika a management obchodu
ZPRACOVÁNÍ DODAVATELSKÝCH DOKLADŮ V ÚČETNICTVÍ
Dana BITMANOVÁ
Vedoucí práce: doc. Ing. Romana Nývltová, Ph.D.
ANOTAČNÍ ZÁZNAM
AUTOR
Dana Bitmanová
STUDIJNÍ OBOR
Podniková ekonomika a management obchodu Zpracování dodavatelských dokladů v účetnictví
NÁZEV PRÁCE
VEDOUCÍ PRÁCE
doc. Ing. Romana Nývltová, Ph.D.
KATEDRA
IUF
POČET STRAN
37
POČET OBRÁZKŮ
4
POČET TABULEK
0
POČET PŘÍLOH
0
STRUČNÝ POPIS
Bakalářská práce je zaměřena na oblast účetnictví a hlavně na nové trendy elektronické fakturace a digitalizace dokladů. Cílem předložené práce je analyzovat současný stav zpracování dodavatelských dokladů ve společnosti Škoda Auto a identifikovat jeho slabé stránky. Navazujícím cílem je zhodnotit, zda nově zaváděný proces digitalizace dokladů povede ke zlepšení současného stavu, a to jak z hlediska časového, tak i ekonomického. V teoretické části práce jsou vysvětleny pojmy týkající se účetnictví, účetních a daňových dokladů, elektronické fakturace a digitalizace dokladů. Analytická část je zaměřena na současný stav zpracování dodavatelských dokladů ve společnosti Škoda Auto. Dále je provedeno porovnání a vyhodnocení manuálního a elektronického zpracování dokladů z hlediska časového i ekonomického a je vypočtena návratnost investice.
KLÍČOVÁ SLOVA
účetnictví, účetní a daňové doklady, elektronická fakturace, digitalizace dokladů, selfbilling
ROK ODEVZDÁNÍ
2009
ANNOTATION
AUTHOR
Dana Bitmanová
FIELD
Business Economics and Trade Management Supplier documents’ processing in accounting
THESIS TITLE
SUPERVISOR
doc. Ing. Romana Nývltová, Ph.D.
INSTITUTE
IUF
YEAR
NUMBER OF PAGES
37
NUMBER OF PICTURES
4
NUMBER OF TABLES
0
NUMBER OF APPENDICES
0
2009
SUMMARY
This Bc work deals with the new trends in company accounting – electronic invoicing and digitalization of documents. The goal of the work is to analyze current state of supplier documents’ processing in the company Skoda Auto and to identify its weaknesses. Subsequent goal is to appraise whether the newly implemented process of digitalization of documents leads to higher time and economic efficiency. First part of the Bc work brings theoretical background of accounting, accounting and tax documentation, electronic invoicing and digitalization of documents. Consequently the analytical part of the Bc work deals with the current situation in Skoda Auto Company. Final part of the text contains comparison of electronic and manual processing of documents and calculation of return on the investment.
KEY WORDS
accounting, accounting and tax documents, electronic invoicing, digitalization of documents, selfbilling
ČESTNÉ PROHLÁŠENÍ Prohlašuji, ţe jsem bakalářskou práci vypracovala samostatně s pouţitím uvedené literatury pod odborným vedením vedoucího práce. Prohlašuji, ţe citace pouţitých pramenů je úplná a v práci jsem neporušila autorská práva (ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb. o právu autorském a o právech souvisejících s právem autorským).
V Mladé Boleslavi, dne 10. 12. 2009 3
PODĚKOVÁNÍ Děkuji doc. Ing. Romaně Nývltové za odborné vedení bakalářské práce, poskytování rad, konzultací a informačních podkladů.
4
Obsah
Obsah ..................................................................................................................... 5 Seznam pouţitých zkratek...................................................................................... 7 Úvod ....................................................................................................................... 8 1 ÚČETNICTVÍ A ZÁKLADNÍ CHARAKTERISTIKA ÚČETNÍCH A DAŇOVÝCH DOKLADŮ ............................................................................................................ 10
2
1.1
Funkce finančního účetnictví a účetní zásady ......................................... 10
1.2
Účetní doklady a jejich náleţitosti ........................................................... 12
1.3
Daňové doklady a jejich náleţitosti ......................................................... 13
1.4
Archivace dokladů ................................................................................... 14
1.5
Stávající právní úprava ............................................................................ 14
ELEKTRONICKÁ FAKTURACE A DIGITALIZACE DOKLADŮ ..................... 16 2.1
Přínosy a negativa elektronické fakturace ............................................... 17
2.2
Harmonizace elektronické fakturace v Evropské unii .............................. 17
2.3
Právní úprava elektronické fakturace v České republice ......................... 18
2.4
Převod papírových dokladů do elektronické podoby ............................... 19
3 ZPRACOVÁNÍ DODAVATELSKÝCH DOKLADŮ VE SPOLEČNOSTI ŠKODA AUTO a. s............................................................................................................. 20 3.1
Struktura oddělení kreditorů .................................................................... 20
3.2
Příprava dat ke zpracování ..................................................................... 21
3.3
Vytěţení údajů potřebných k zaevidování dokladu ................................. 23
3.4
Zaúčtování dokladů ................................................................................. 25
3.4.1
Zaúčtování dokladu k objednávce s příjmem .................................... 26
3.4.2 Zaúčtování dokladu s odesláním na uznání věcné a cenové správnosti ...................................................................................................... 27 3.5
Selfbilling ................................................................................................. 28 5
3.6 4
5
Příjem elektronických dat ........................................................................ 29
DOPADY ELEKTRONICKÉ FAKTURACE A DIGITALIZACE DOKLADŮ ..... 30 4.1
Porovnání z časového hlediska ............................................................... 30
4.2
Porovnání z ekonomického hlediska ....................................................... 33
4.3
Návratnost investic .................................................................................. 33
ZÁVĚR .......................................................................................................... 35
Seznam literatury ................................................................................................. 36
6
Seznam použitých zkratek a. s.
Akciová společnost
DIČ
Daňové identifikační číslo
DPH
Daň z přidané hodnoty
EBP
Enterprise Buyer Professional
EDI
Electronic Data Interchange
EUU
Účtárna kontokorentů v podniku Škoda Auto
IČ
Identifikační číslo
ISDOC
Formát datové věty
IXOS
Optický archivační systém
KDF
Kniha došlých faktur
LOGIS
logistický systém
OCR
Optical Character Recognition
SAP
Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung
7
Úvod Předloţená bakalářská práce je věnována oblasti účetnictví a hlavně novým trendům elektronické fakturace a digitalizace v této oblasti, včetně opory v legislativě. Ačkoli se pojem elektronické fakturace a digitalizace stále častěji objevuje v diskusích, není nikde jasně a přesně definováno, jak postupovat. Většina českých podniků ţije dále v přesvědčení, ţe daňové doklady je moţné uchovávat pouze v materiálové, tedy papírové podobě. Hlavním problémem je neúplná, či dokonce chybějící přesně definovaná legislativa. V současné době se jiţ sice do novel zákonů zapracovávají i pojmy, týkající se elektronické fakturace, ale jasně definovaná pravidla a stanovy, kterými by se podnik mohl řídit, chybí. V této práci bude analyzována metodika zpracování dokladů ve společnosti Škoda Auto, kde právě k procesu digitalizace dokladů směřují. Jelikoţ je, díky velikosti, oblast účetnictví v tomto podniku rozdělena dle zaměření do několika celků, je nutné upřesnit, ţe se tato práce bude zabývat pouze oblastí, ve které jsou zpracovávány veškeré doručené dodavatelské doklady určené tomuto podniku. Společnost Škoda Auto se sídlem v Mladé Boleslavi je českou společností s více neţ stoletou tradicí výroby automobilů. Zároveň patří značka Škoda k nejstarším automobilovým značkám na světě. Předmětem podnikatelské činnosti společnosti je zejména vývoj, výroba a prodej automobilů, komponentů, originálních dílů a příslušenství značky Škoda a poskytování servisních sluţeb. Jediným akcionářem mateřské společnosti Škoda Auto je od 18. 7. 2007 společnost Volkswagen International Finance N. V. se sídlem v Amsterodamu, která odkoupila podíl od společnosti Volkswagen AG. Skupinu Škoda Auto tvoří mateřská společnost ŠKODA AUTO a.s., její plně konsolidované dceřiné společnosti ŠkodaAuto Deutschland GmbH, ŠKODA AUTO Slovensko, s.r.o., Skoda Auto Polska S. A., Skoda Auto India Private Ltd. a přidruţený podnik OOO VOLKSWAGEN RUS. Cílem předloţené bakalářské práce je analyzovat současný stav zpracování dodavatelských dokladů ve společnosti Škoda Auto a identifikovat jeho slabé stránky. Navazujícím cílem práce je zhodnotit, zda nově zaváděný proces digitalizace dokladů povede ke zlepšení současného stavu, a to jak z hlediska časového, tak i ekonomického.
8
Vzhledem k počtu papírových dokladů cca 2100, které oddělením účetnictví projdou kaţdý den, bude mít nový proces zpracování klíčový dopad na celé oddělení. S takto velkým počtem dokladů souvisí značná manuální práce, moţnost vzniku chyb, vysoké administrativní náklady a samozřejmě i náklady na archivaci těchto dokladů, které budou novým typem zpracování dokladů výrazně zredukovány. Jelikoţ je faktura prakticky nejpouţívanějším obchodním dokladem, měl by být proces zavedení elektronické fakturace důleţitou myšlenkou a cílem kaţdého podniku. Bakalářská práce je rozdělena do 4 kapitol, které jsou následně děleny na podkapitoly. První kapitola je věnována všeobecným důleţitým pojmům, týkajících se oblasti účetnictví a účetních a daňových dokladů. Další kapitola je zaměřena na poznatky z odborné literatury, týkající se problematiky elektronické fakturace a digitalizace dokladů. V následující třetí kapitole je popsán stávající proces zpracování dokladů, ve kterém se jiţ promítá nově zaváděná metoda digitalizace a elektronického zpracování dokladů. Poslední kapitola obsahuje aplikaci teorie na praxi,
zhodnocení
efektivnosti
nového
procesu
z hlediska
časového
i
ekonomického a porovnání nově zaváděné metody s původním procesem zpracování. Tato kapitola je zakončena vizí do budoucna, kterou je bezpapírová kancelář. Celá práce je zakončena shrnutím a seznamem pouţité literatury.
9
1 ÚČETNICTVÍ A ZÁKLADNÍ CHARAKTERISTIKA ÚČETNÍCH A DAŇOVÝCH DOKLADŮ Účetnictví jako takové je moţné rozčlenit do dvou základních kategorií. Jedná se o účetnictví finanční, které je orientováno na transakce mezi účetní jednotkou a jejím okolím a je řízeno Zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví v aktuálním znění a souvisejícími předpisy. Primárním cílem finančního účetnictví je zobrazit informace pro externí uţivatele. Druhou kategorii tvoří účetnictví manaţerské, které poskytuje informace pro aktivní manaţerské řízení a rozhodování v podniku. Tato kategorie ovšem ţádným zákonem upravena není. Účetnictví by mělo poskytovat všem svým uţivatelům spolehlivé informace o tom, jak je daný podnik ekonomicky zdatný. Dále by mělo poskytovat informace o finanční situaci podniku, o jeho výsledku hospodaření za dané časové období. O tom, jak jsou vedoucí pracovníci podniku úspěšní ve finančním řízení, zda zajišťují jeho dlouhodobou stabilitu, dosahují přiměřené výnosnosti a zda jsou schopni průběţně hradit závazky podniku [1].
1.1
Funkce finančního účetnictví a účetní zásady
Účetnictví podává informace o takových hospodářských operacích, při kterých se mění výše a struktura majetku nebo závazků podniku v průběhu jeho fungování. Tyto informace zachycují výši a strukturu majetku účetní jednotky, její dluhy a vlastní kapitál. Důleţité jsou téţ informace o hospodaření účetní jednotky [2]. Je patrné, ţe účetnictví plní několik základních funkcí. První z nich je informační funkce, kdy jsou informace určeny zejména manaţerům podniku a různým externím uţivatelům (fyzickým i právnickým osobám, které se na financování přímo nebo částečně podílejí, subjektům, které jsou na finančních výsledcích určitým způsobem zainteresováni: daňové orgány, konkurence, zaměstnanci, vláda, investoři, veřejnost). Další funkcí je funkce registrační, která je plněna vedením soustavných zápisů o podnikových jevech. Účetnictví je dále důkazním prostředkem při vedení sporů, zejména při ochraně a uznání práv ve vztahu mezi věřiteli a dluţníky. Je základnou pro vyměření daňových povinností. Všechny tyto poţadavky vyplývají ze skutečnosti, ţe tento informační systém je zaloţen na rigorózních metodických principech a obecně uznávaných zásadách, 10
směřujících k tomu, aby účetnictví podávalo věrný a poctivý obraz o skutečnosti a aby jeho informace byly průkazné, úplné, spolehlivé, srovnatelné a srozumitelné [1]. Hlavní účetní zásadou je tedy věrné a poctivé (pravdivé) zobrazení. Zákon o účetnictví definuje tuto zásadu v §7 takto: „Zobrazení je věrné, jestliţe obsah poloţek účetní závěrky odpovídá skutečnému stavu, který je přitom zobrazen v souladu s účetními metodami, jejichţ pouţití je účetní jednotce uloţeno na základě tohoto zákona. Zobrazení je poctivé, kdyţ jsou při něm pouţity účetní metody způsobem, který vede k dosaţení věrnosti. Tam, kde účetní jednotka můţe volit mezi více moţnostmi dané účetní metody a zvolená moţnost by zastírala skutečný stav, je účetní jednotka povinna zvolit jinou moţnost, která skutečnému stavu odpovídá.“1 Celé účetnictví je postaveno na dvou základních předpokladech a to na: předpokladu neomezeného trvání účetní jednotky v dohledné budoucnosti (podnik nemá v úmyslu ani není nucen ukončit nebo podstatně omezit rozsah svých činností) předpoklad akruální báze – výsledky transakcí a ostatních pohybů jsou zaznamenávány do období, kdy k nim dochází (nikoli aţ v okamţiku příjmu či výdeje peněz) [2] Kromě těchto dvou klíčových zásad existuje celá řada dalších, na nichţ je podvojné účetnictví postaveno. zásada účetní jednotky zásada měření (oceňování) v peněţních jednotkách zásada oceňování v historických cenách zásada stálé kupní síly peněţní jednotky zásada realizačního principu zásada opatrnosti zásada konzistence zásada objektivity účetních informací (zásada nestrannosti)
1
[3] 11
zásada měření výsledku hospodaření v pravidelných intervalech zásada přednosti obsahu před formou kritérium cena versus uţitek [2] Vyjma těchto zásad jsou na účetní informace kladeny ještě tyto kvalitativní poţadavky,
jako
jsou
srozumitelnost,
relevance
(význam),
spolehlivost,
srovnatelnost a dokladovost. Všechny tyto poţadavky musí podnik splnit, aby mohl prohlásit, ţe jeho účetnictví je v souladu s legislativou.
1.2
Účetní doklady a jejich náležitosti
Účetní doklady jsou rozděleny do dvou základních skupin na interní a externí účetní doklady. Interním dokladem rozumíme takový doklad, který vyplývá z činnosti uskutečněné uvnitř účetní jednotky (podniku).
Jedná se například o
příjemku či výdejku ze skladu, doklady o přeúčtování. Naproti tomu externí doklady vyplývají ze vztahu účetní jednotky k ostatním subjektům. Například došlé a vydané faktury, bankovní výpisy a výdajové a příjmové pokladní doklady. Dalším moţným členěním je rozdělení dle počtu účetních případů na jednotlivé a sběrné. [1] Zákon o účetnictví stanoví poţadavky, které musí být pro účetní zápisy splněny. Díky tomu musí účetní doklady obsahovat: označení účetního dokladu obsah účetního případu a jeho účastníky peněţní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádřené mnoţství okamţik vyhotovení účetního dokladu okamţik uskutečnění účetního případu (liší-li se od okamţiku vyhotovení) podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování [3] Pokud i pouze jedna náleţitost chybí, nejedná se o účetní doklad a nelze na jeho základě účtovat. Nastane-li situace, kdy je třeba vyhotovené účetní doklady opravit, existují dvě moţnosti. Dokladový způsob, kdy účetní jednotka vytvoří nový (opravný doklad) s odkazem na původní, a bezdokladový způsob, kdy účetní jednotka opraví 12
původní doklad přeškrtnutím chybného a zapsáním správného údaje s datem opravy a podpisem osoby, která opravu provedla. [2]
1.3
Daňové doklady a jejich náležitosti
S problematikou účetnictví je úzce spojena i problematika daňová. Stejně jako zákon o účetnictví předepisuje zásady pro doklady účetní, tak pro doklady daňové toto činní zejména zákon o dani z přidané hodnoty. Daň je uplatňována na zboţí, nemovitosti a sluţby za podmínek stanovených tímto zákonem. Údaje o dani a základu daně se uvádějí v české měně [4]. Běţný daňový doklad musí plátce vystavit do 15 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění nebo přijetí zálohy a musí obsahovat níţe uvedené náleţitosti: obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popřípadě název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání plátce, který uskutečňuje plnění daňové identifikační číslo plátce, který uskutečňuje plnění obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popřípadě název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání osoby, pro kterou se uskutečňuje plnění daňové identifikační číslo, pokud je osoba, pro kterou se uskutečňuje plnění plátcem evidenční číslo dokladu rozsah a předmět plnění datum vystavení daňového dokladu datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí úplaty jednotkovou cenu bez daně, a dále slevu, pokud není obsaţena v jednotkové ceně základ daně základní nebo sníţenou sazbu daně nebo sdělení, ţe se jedná o plnění osvobozené od daně, a odkaz na příslušné ustanovení tohoto zákona výši daně zaokrouhlenou na nejbliţší měnovou jednotku v oběhu, popřípadě uvedenou v haléřích [4] 13
1.4
Archivace dokladů
Následujícím krokem po zaúčtování dokladů je jejich archivace. Archivnictvím se, dle Zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů, rozumí obor lidské činnosti zaměřený na péči o archiválie jako součásti národního kulturního dědictví a plnící funkce správní, informační, vědecké a kulturní [14]. Dle platné české účetní legislativy platí níţe uvedené archivační lhůty: Zákon o účetnictví: po dobu 10 let (účetní závěrky, výroční zprávy) po dobu 5 let (účetní doklady a knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy, programová dokumentace pro vedení účetnictví pomocí výpočetní techniky) po dobu 30 let (mzdové listy) Při archivaci daňových dokladů je třeba zohlednit ještě Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Daňové doklady se musí uchovávat po dobu nejméně 10 let od konce zdaňovacího období, kterého se týkají.
1.5 Stávající právní úprava Současný český účetní legislativní rámec je tvořen: základními normami: zákon 563/1991 Sb., o účetnictví vyhláška 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona 563/1991 Sb., o účetnictví, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví České účetní standardy pro podnikatele dalšími předpisy: vyhláška 501/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona 563/1991 Sb., o účetnictví, pro účetní jednotky, které jsou finančními institucemi České účetní standardy pro finanční instituce zákon 586/1992 Sb., o daních z příjmu 14
zákon 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmu zákon 513/1991 Sb., obchodní zákoník Kromě české legislativy je účetnictví samozřejmě ovlivňováno okolním světem a i přesto, ţe předmět účetnictví, jakoţ i metodické prvky účetnictví jsou na celém světě shodné, variant účetnictví je mnoho. A přesně toto je většinou překáţkou v mezinárodní srovnatelnosti účetních závěrek podniků, které působí v různých zemích. [1] Proto jiţ delší dobu existují snahy o harmonizaci účetnictví. Pro Českou republiku to znamená, ţe musí své účetnictví harmonizovat s „evropským účetním kodexem“, reprezentovaným zejména čtvrtou a sedmou směrnicí. I přesto není účetnictví
podniků
v členských
státech
shodné.
Směrnice
totiţ
nejsou
rozpracovány do podrobnějších detailů, zakotvují tzv. právo volby a dovolují zohlednit členským státům svá specifika. [2] Pro globální trh cenných papírů není přetrvávající rozdílnost národního účetnictví akceptovatelná. Aby investoři mohli kvalifikovaně obchodovat s cennými papíry, musí mít k dispozici všeobecně srozumitelné informace. Proto podniky, jejichţ cenné papíry byly přijaty k obchodování na regulovaném trhu, musí povinně vyhotovovat svoji účetní závěrku buď podle mezinárodních standardů účetního výkaznictví (IFRS) nebo podle amerických obecně uznávaných účetních zásad (US GAAP). [1] Ve stejném směru jsou vedeny i tendence o harmonizaci daní v rámci Evropské unie. Průlomovým rokem byl rok 1967, kdy bylo rozhodnuto zavést povinně systém DPH ve všech členských státech. Následujícím významným datem bylo 1. 1. 1993, kdy došlo k zavedení jednotného vnitřního trhu, který je definován jako prostor bez vnitřních hranic, ve kterém je zajištěn volný pohyb zboţí, osob, sluţeb a kapitálu. Harmonizační proces v oblasti přímého zdanění sice stagnuje, ale oblast nepřímých daní je předmětem intenzivních jednání členských států. Od 1. 1. 2007 vznikla nová Směrnice č. 2006/112/EC, která se stala novým platným zásadním dokumentem harmonizace daně z přidané hodnoty. [5]
15
2 ELEKTRONICKÁ FAKTURACE A DIGITALIZACE DOKLADŮ Elektronickou fakturou můţeme označit jakýkoli datový soubor, který obsahuje poloţky dle zákona o DPH a lze předpokládat, ţe jeho příjemce je schopen tento soubor přijmout elektronickými prostředky a převést ho do čitelné podoby[10]. Z technického hlediska je nutné zabezpečit, aby byl doklad hodnověrný a nemohl být po vytvoření změněn. Existují dvě moţnosti, jak toto zabezpečit: doklad opatřit zaručeným elektronickým podpisem pomocí EDI (Electronic Data Interchange) Doklad opatřený zaručeným elektronickým podpisem je spojen s konkrétní fyzickou osobou. EDI lze definovat jako elektronickou výměnu v podobě strukturovaných zpráv mezi dvěma subjekty. K zajištění zákonných poţadavků je vyuţíván digitální podpis, jehoţ vytváření není spojeno s konkrétní osobou. Bezpapírové kanceláře a přenos informací pomocí informačních systémů jsou jednou z hlavních vizí podniků, poţadujících zavedení elektronické fakturace. O podporu elektronické fakturace a případné návrhy a prosazení do české legislativy se stará sdruţení SPIS (Sdruţení pro informační společnosti), které se otázkami elektronické fakturace zabývá jiţ od roku 2003. Hlavně díky této skupině byla podepsána 16. 10. 2008 „Deklarace o společném postupu v oblasti elektronické fakturace v ČR“ [6]. Tato deklarace vyjadřovala závazek jednotlivých výrobců ekonomických softwarů, vybudovat do jednoho roku společný standard pro elektronickou fakturaci [9]. Dne 1. 7. 2009 vstoupila v platnost vyhláška 194/2009 Sb., o stanovení podrobností uţívání provozování informačního systému datových schránek, kdy byl formát ISDOC přijat jako jeden z přípustných formátů datových zpráv dodávaných do datové schránky [7]. I přes tento pokrok je ale elektronická fakturace i po letech teoretické dostupnosti mimo běţnou realitu [8]. Kromě dokladů vystavených přímo dodavatelem je moţné, v obchodním vztahu mezi dodavatelem a odběratelem vyuţít metody Selfbilling. Jedná se o typ fakturace, kdy příjemce zboţí, na základě uzavřené smlouvy, na sebe přebírá zodpovědnost za vystavení dokladu. Odpovědnost za správnost a úplnost údajů
16
zůstává nadále na dodavateli. Takto vystavené daňové doklady musí být řádně vedeny v účetní i daňové evidenci odběratele i dodavatele. [10].
2.1 Přínosy a negativa elektronické fakturace Hlavním přínosem elektronické fakturace je moţnost plné automatizace dokladů. Řada systémů jiţ vyuţívá systémy elektronického objednávání i placení, ale celý proces je narušen papírovým daňovým dokladem. Automatizace především zrychlí proces jako celek, protoţe doklad je během několika minut přenesen, zaúčtován a připraven k platbě [10]. Kromě úspory nákladů na poštovné, úspory papíru a lidské práce, je důleţitou výhodou i zamezení vzniku chyb, protoţe nedochází k manuálnímu zásahu ţádného lidského faktoru. To vede k zpřesnění účetnictví i likvidace faktur. Elektronická fakturace má ale i svá negativa. Hlavním z nich, díky kterému spousta podniků s elektronickou fakturací váhá, je stále chybějící či dostatečně jasná a kvalitní prováděcí legislativa [11]. Dalším negativem je překotný technologický vývoj, který můţe za to, ţe některé ekonomické a informační systémy nejsou schopny spolu komunikovat. Důvodů je mnoho: neustálý technologický vývoj, občasné změny daňové legislativy a hlavně to, ţe výrobci jsou
vzájemně
v
konkurenčním
postavení
[9].
Negativem
byla
vţdy
i
nepřipravenost kontrolních orgánů na elektronické zpracování a neposledním důvodem je i poměrně vysoká prvotní investice do nové výpočetní techniky či softwaru. Dle zákona o DPH je totiţ nutné doklady po zákonnou lhůtu uchovávat, umoţnit po celou dobu jejich čitelnou formu, prokázat věrohodnost jejich původu a neporušenost obsahu [8].
2.2 Harmonizace elektronické fakturace v Evropské unii Evropská unie je v oblasti elektronické fakturace mnohem dále neţ Česká republika. Je zřejmé, ţe směrnice z roku 2001, která je nyní začleněna do směrnice Rady 2006/112/ES (Směrnice o DPH), je díky technologickému vývoji v této oblasti zastaralá. Proto existují snahy o optimalizaci této oblasti a tou by mělo být zjednodušení, modernizace a harmonizace pravidel pro členské státy EU. Tyto státy mají i po zavedení Směrnice o DPH různé moţnosti, a to vedlo k nedostatečnému harmonizovanému souboru pravidel fakturace [12]. 17
Ze sdělení Komise Evropských společenství Radě EU ze dne 28. 1. 2009 vyplývá, ţe v současné době neexistuje jediná snadno pouţitelná technologie, která by podporovala elektronickou fakturaci v celé Evropské unii [13]. Je třeba zrušit konkrétní poţadavky na zaručený elektronický podpis či EDI, aby se vytvořilo technologicky neutrální řešení. V tomto sdělení jsou vyjmenovány veškeré překáţky, které brání rozšíření tohoto druhu fakturace a návrhy na řešení daného problému. Na základě tohoto sdělení byl vypracován návrh Směrnice Rady evropských společenství ze dne 28. 1. 2009, jehoţ cílem je „vytvoření moderního souboru harmonizovaných pravidel, který zjednoduší požadavky na fakturaci pro podniky a současně daňovým správám poskytuje účinné prostředky k zajištění odvodu daní.“
2
V zájmu podpory elektronické fakturace usiluje Komise EU o
odstranění překáţek elektronické fakturace tím, ţe odstraní rozdíly mezi fakturami předávanými elektronickými prostředky a fakturami předávanými v papírové formě [12]. Dále navrhuje sjednocení společné doby uchovávání faktur na šest let, harmonizaci lhůt pro vystavení faktur, souhrnných faktur, vystavování faktur pořizovatelem a harmonizaci dodání osvobozených od daně. [12]. Toto vše by mělo být následně zohledněno do legislativ jednotlivých členských států, aby mohlo dojít ke skutečné harmonizaci pravidel.
2.3 Právní úprava elektronické fakturace v České republice V České republice je elektronická fakturace zmíněna v zákoně o DPH § 26, kde základní podmínkou je, ţe osoba, pro kterou se uskutečňuje zdanitelné plnění, musí s elektronickou formou souhlasit a doklad musí být opatřen zaručeným elektronickým podpisem nebo být přenesen pomocí EDI [4]. Musí tedy vlastnit prostředky, pomocí kterých doklad přijme a bude schopen jej, dle zákona, po stanovenou dobu archivovat. Také zákon o účetnictví elektronickou formu za dodrţení stanovených podmínek umoţňuje. Novela zákona o archivnictví a spisové sluţby obsahuje většinu důleţitých ustanovení pro dokumenty v digitální podobě v § 69a. „Uchování dokumentu v digitální podobě provádí určený původce postupem zaručujícím věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu a čitelnost dokumentu, a to 2
[12] 18
včetně údajů prokazujících existenci dokumentu v digitální podobě v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány po dobu skartační lhůty dokumentu.“3 Dalšími zákony upravujícími elektronickou fakturaci jsou zákon č. 227/200 Sb., o elektronickém podpisu a zákon 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Je zřejmé, ţe Česká republika se snaţí uvolnit pravidla pro elektronickou fakturaci, ale bez celkové harmonizace je proces velmi pomalý.
2.4 Převod papírových dokladů do elektronické podoby Digitalizace dokladů představuje výchozí podmínku pro zavedení efektivních informačních toků v podniku. Výhodou práce s elektronickou podobou dokladu je snadná mapovatelnost procesu zpracování dokladu. Současně se eliminuje nutnost pořizování kopií, a riziko ztráty či poškození redukuje na minimum. [10] Celý proces převodu papírových dokladů je moţné rozdělit do několika základních kroků: příprava k digitalizaci vlastní digitalizace kompletace indexace získání údajů z obrazu dokladu [10] Po těchto krocích následuje buď manuální, nebo automatické zaúčtování dokladu a další kroky specifické pro jednotlivé podniky.
3
[14] 19
3 ZPRACOVÁNÍ
DODAVATELSKÝCH
DOKLADŮ
VE
SPOLEČNOSTI ŠKODA AUTO a. s. Jedním z důleţitých cílů podniku je kladný výsledek hospodaření. Na dosahování tohoto cíle působí spousta faktorů, mezi které patří například celková strategie podniku, plán financování, zásobování, pouţité technologie a vůbec vše, co souvisí s hospodářským procesem podniku. Důleţitým předpokladem řízení hospodářského procesu je účetnictví, které poskytuje veškeré informace důleţité pro rozhodování. Rychlost zpracování dokladů by tedy měla být jednou z klíčových otázek vedoucích k rozhodnutí o optimalizaci procesu zpracování dokladů. Oblast účetnictví v podniku Škoda Auto je v tomto případě velmi pokroková a směřuje své cíle, v souladu s technologickým vývojem, k bezpapírové kanceláři. V této oblasti si management uvědomuje, ţe elektronická fakturace optimalizuje náklady, zamezuje vzniku chyb a sniţuje obratový cyklus peněţ. Tato kapitola je věnována oblasti účetnictví, přesněji části této oblasti, ve které jsou zpracovávány veškeré doručené doklady od dodavatelů tohoto podniku. Jedná se o účtárnu kontokorentů (EUU), konkrétně pak o oddělení kreditorů (dodavatelů).
3.1 Struktura oddělení kreditorů Oddělení kreditorů, tedy dodavatelů, se zabývá zpracováním veškerých doručených dokladů od dodavatelů společnosti Škoda Auto, zajišťuje komunikaci s těmito dodavateli a platbu závazků, plynoucích z těchto vztahů. Toto oddělení prochází v současné době velkými změnami, které jsou spojeny s procesem optimalizace v tomto oddělení. Dříve byla práce jednotlivých referentek rozdělena dle jednotlivých typů komodit (výrobní materiál, náhradní díly a příslušenství, reţijní materiál a sluţby a nakonec transportní sluţby). Toto rozdělení bylo ale z hlediska zpracování dokladů neefektivní, jelikoţ jeden dodavatel měl v účetnictví aţ tři kontaktní partnery. Pokud tedy nebyl schopen přesně definovat problém, docházelo ke zbytečným komplikacím, kdo má tento problém v přidělené náplni práce. Současně ho mohly řešit všechny referentky najednou nebo také ţádná. Po důkladné analýze došlo tedy ke sloučení referátů těchto komodit a nyní jednotlivé referentky zpracovávají veškeré faktury od určitého dodavatele. Tomuto kroku 20
předcházelo intenzivní školení, které probíhá do současnosti. Referentky nyní musí znát všechny procesy jednotlivých komodit, protoţe kaţdá má svá specifika a jinou logiku zpracování. Tento krok byl po roce vyhodnocen jako velmi úspěšný, coţ ukazují průběţná odsouhlasení závazků, která jsou dodavatelům čtvrtletně zasílány. Díky tomu, ţe je jasně specifikována skupina dodavatelů, které má daná referentka přiděleny a musí veškeré problematické doklady dořešit, sníţila se i hodnota závazků po splatnosti. Oddělení kreditorů je tedy nyní rozděleno pouze na: tuzemsko zahraničí Dle toku zpracování dokladů je rozdělení jiné, jedná se o: kmenová data (zadání základních informací o dodavateli) přípravu dokladů zpracování dokladů platbu dokladů Veškeré došlé doklady adresované podniku Škoda Auto jsou doručeny do oddělení EOC/4 (Management kanceláří a sluţeb - Pošta), kde jsou dále rozděleny, dle příjemců, jednotlivým útvarům. Další den ráno jsou doklady určené oblasti EUU doručeny do tzv. přípravny faktur, kde začíná proces zpracování dokladů. Následně dochází k zaúčtování a zpracování dokladu, které se liší dle typu vytvořených objednávek. Posledním krokem je platba dokladu. Do všech výše zmíněných procesů se promítá snaha o zefektivnění celého procesu, tedy elektronická fakturace nebo digitalizace dokladů.
3.2 Příprava dat ke zpracování 1. 6. 2009 se v účtárně dovršil proces digitalizace dokladů a od této době jsou veškeré faktury, aţ na několik výjimek, převáděny do elektronické podoby. Výjimku tvoří doklady za přepravu a doklady psané rukou či interní sdělení z jiných útvarů. Kaţdý dodavatel, dodávající do podniku Škoda Auto, má v systému SAP (systém, ve kterém se vede účetnictví a nejen to) přiděleno jedno číslo, pod kterým je evidován. Pod tímto číslem jsou zadána veškerá kmenová data
21
dodavatele, jako např. název, adresa, IČ, DIČ, bankovní spojení, kontaktní osoby dodavatele, telefon, email atd. Veškeré doručené faktury jsou tedy rozděleny dle výše uvedeného a pracuje se s nimi odlišně. Doklady za přepravu jsou k zaúčtování připravovány dle předešlé metody zpracování. Dle IČ je dohledáno číslo dodavatele, vizuálně zkontrolovány kmenová data z faktury oproti systému SAP a v případě shody je doklad opatřen razítkem s datem příjmu dokladu a číslem dodavatele. Dle tohoto čísla je pak doklad předán příslušné referentce k zaúčtování. Ostatní doklady jsou jiţ zpracovávány dle nové metody. Není nutné ţádné informace manuálně dohledávat v systému, ale je třeba doklady rozdělit na jednostránkové a vícestránkové. Vícestránkové následně rozešít, odstranit kopie dokladů a proloţit jednotlivé doklady separačními listy. Separační list je list opatření čárovým kódem, který určuje, kde končí jeden doklad a začíná druhý. Dále je třeba doklady rozdělit dle kvality na doklady tištěné na jehličkové tiskárně, doklady s tučným tiskem a normálním tiskem. Po tomto rozdělení jiţ následuje samotný proces digitalizace. Doklady jsou na vysoce funkčním skeneru naskenovány do systému OCR. OCR je zkratka anglického spojení Optical Character Recognition, coţ v překladu znamená optické rozpoznávání znaků. Jedná se o převod tištěných znaků do digitální podoby, kterou je dále moţno zpracovat elektronicky. Rozpoznávání textu je 25krát rychlejší neţ manuální přepisování, jelikoţ systém OCR rozpozná několik stovek znaků na sekundu. V podniku Škoda Auto se pro převod pouţívá software LiveLink Enterprise Scan a pro další zpracování software Invoices od firmy Readsoft. Je sloţen z několika modulů, kde kaţdý vykonává určitou funkci a dohromady tvoří jeden celek. Hlavní funkci má OCR server, kde je nainstalován modul Interpret, který po naskenování a archivaci provede vytěţení údajů, tzv. verifikaci. Před vlastním skenováním musí obsluha skeneru vybrat, dle typu dokladu, vhodný profil, aby byly naskenované doklady, co nejlépe čitelné. Tyto profily byly nadefinovány v přípravné fázi projektu dle důkladné analýzy. Po naskenování dokladu dochází k elektronické archivaci dokladů. Během procesu vznikají totiţ dva typy elektronických dokumentů. Jeden je opatřen elektronickou značkou a zapsán do IXOS Archive, aby byl po zákonem 22
stanovenou dobu archivován, a druhý je pouţit k vytěţení dat, verifikaci a následně je ze systému odstraněn. Z dokladů ve fyzické podobě jsou vyjmuty separační listy, je k nim přiloţen protokol o skenování, na kterém je uveden počet naskenovaných stránek, datum a jméno uţivatele, který skenování provedl, a jsou uloţeny v papírových krabicích do archivu. Toto se děje z důvodu nepřesné legislativy, kdy není přesně specifikováno, jaký způsob zajistí věrohodnost původu, neporušitelnost jeho obsahu a čitelnost. Jedná se o prozatímní řešení, které bude v budoucnu odstraněno, a doklady budou uchovávány pouze v elektronické podobě.
Zdroj: Interní materiály společnosti Škoda Auto Obr. 1 Proces digitalizace dokladů ve společnosti Škoda Auto
3.3 Vytěžení údajů potřebných k zaevidování dokladu Po archivaci dochází k vytěţení dat pomocí modulu Interpret a tzv. verifikaci na verifikačních stanicích. Aby bylo moţné přiřadit jednotlivé doklady k příslušným číslům dodavatelů v systému SAP bylo třeba nejprve jednotlivým dodavatelům vytvořit profil (dále jen šablonu) faktury v modulu Optimize v softwaru Invoices. Účtárna se rozhodla pro tuto metodu na základě počtu dodavatelů a dokladů, které tudy denně projdou. Při příchodu první naskenované faktury jsou jednotlivá 23
pole potřebná k zaúčtování ukotvena na příslušná hesla, např. 1. 1. 2009 na heslo „datum vystavení“ a systém vţdy, pro toho daného dodavatele, hledá datum na tomto místě u tohoto hesla. Pro zaúčtování faktury a rozpoznání dodavatele je třeba cca 20 těchto polí. Počet se liší dle země dodavatele, kde pro dodavatele ze zahraničí není třeba vytěţovat kurz a přepočty na CZK. Dodavatel je určen dle tří konkrétních polí: daňové identifikační číslo, logo a rozdílové pole. Je moţné zvolit pouze jedno pole nebo všechny tři. Dle těchto polí je tedy určen dodavatel a veškeré skenované doklady se přiřazují na danou šablonu, kde jsou dle poţadovaných ukotvených polí vytěţeny potřebné údaje. Toto vše je třeba udělat v modulu Optimize, aby při příchodu další faktury od dodavatele systém sám mohl určit číslo dodavatele a vytěţit potřebná data. Veškeré naskenované doklady se zobrazují v modulu Verify softwaru Invoices, kde jsou rozřazeny do čtyř základních profilů: -
tuzemští dodavatelé
-
němečtí dodavatelé
-
ostatní dodavatelé
-
dodavatelé s českou registrací k DPH
Tyto profily jsou vlastně sloţky, do kterých jsou doklady po naskenování automaticky roztříděny a kde setrvávají do doby verifikace. V případě, ţe systém nerozpozná danou šablonu dodavatele, zatřídí systém takový doklad do sloţky neroztříděné a je třeba manuálního zásahu pracovníka přípravny, který daný doklad přesuje do příslušného profilu. Pokud se ani v daném profilu doklad nezatřídí, je třeba ho manuálně přiřadit na příslušnou šablonu. Pokud ještě není šablona vytvořena (nový dodavatel nebo dodavatel, který nefakturuje často) je třeba upozornit administrátora, ţe je třeba vytvořit novou šablonu. Šablony je třeba neustále upravovat, protoţe dodavatel můţe měnit formuláře. Nejedná se tedy o jednorázovou činnost. Jednotlivé doklady se v modulu zobrazí jako obrázek naskenovaného dokladu a vedle jiţ pouze pole potřebná k zaúčtování. Jednotlivé referentky si najdou dle přidělených čísel své dodavatele a zkontrolují vytěţené údaje. Pokud systém vyhodnotí údaj správně, svítí pole zeleně. Pokud si není jist, upozorní barvou 24
ţlutou či červenou. Systém samozřejmě není stoprocentní, takţe můţe vyhodnotit pole správně, a přesto se tam můţe nacházet chybný údaj (například zaměnění písmena B za číslo 8). Vše záleţí na kvalitě skenovaných dokladů. V modulu Optimize je moţné nastavit automatickou verifikaci, coţ znamená, ţe pokud systém vyhodnotí všechna pole jako správná, není nutná manuální kontrola referentky a dochází rovnou k přenosu dat do účetního systému SAP. Pokud je údaj vyhodnocen chybně, je třeba ho opravit a následně dochází také k přenosu do účetního systému.
3.4
Zaúčtování dokladů
Verifikované doklady jsou několikrát denně přenášeny do účetního systému SAP, kde dochází k jejich dalšímu zpracování. Toto zpracování se liší dle typu dokladu. V účetním systému je vytvořena transakce KDF (kniha došlých faktur), kde jsou zobrazeny veškeré takto zpracované doklady. Dle toho, čeho se doklad týká a jaká logika bude pouţita pro zaúčtování, jsou doklady automaticky roztříděny do určitých typů (statusů) zpracování (workflow). Při přenosu do účetního systému dochází v prvním kroku k určení typu workflow a vyhodnocení chyb z verifikace. Dále dle typu daného workflow k prověření typu objednávky, příjmu materiálu a moţnosti automatického zaúčtování. Pokud jsou vytěţená data bez chyb a v souladu s příslušnou objednávkou v systému SAP, dochází bez jakéhokoli manuálního zásahu k automatickému zaúčtování dokladu. Automatické zaúčtování je moţné u většiny faktur za výrobní materiál a náhradní díly a částečně u dokladů za reţijní materiál a určité sluţby. Vţdy záleţí na tom, jak je vytvořena objednávka. Objednávky k dokladům za výrobní materiál jsou tvořeny dle údajů z rámcových smluv, které uzavírá oddělení nákupu a jsou zadány v systému SAP a informací z dodacích listů, které pořizuje oddělení závodové logistiky do systému LOGIS. Tyto informace se kaţdou noc přenesou do systému SAP, kde se k nim z rámcových smluv doplní ceny a ostatní údaje, a vytvoří se objednávka. Tato objednávka tedy přesně reflektuje dodací list od daného dodavatele. U ostatních dokladů za materiál je logika jiná. Vţdy je prvotně zaloţena objednávka a teprve následně je tvořen příjem. Jak bude doklad účtován, tedy 25
záleţí na tom, jak oddělení nákupu vytvoří objednávku. Ty jsou rozlišeny určitým polem přímo v objednávce. U takovýchto dokladů není třeba ţádné další odsouhlasení správnosti, jelikoţ toto je zajištěno právě potvrzením příjmu do systému k příslušné objednávce. Pouze pokud doklad nesouhlasí s daným příjmem či objednávkou, je třeba problém řešit. Odlišná logika je u dokladů za sluţby a některý reţijní materiál. Pokud nákup vytvoří objednávku s polem, které určuje, ţe se jedná o objednávku bez příjmu materiálu, je nutné doklad k takovéto objednávce po zaúčtování odeslat na věcné a cenové odsouhlasení příjemci provedené sluţby. Veškeré tyto nuance jsou zohledněny v systému, aby nutnost manuálních zásahů byla minimální.
3.4.1 Zaúčtování dokladů k objednávce s příjmem Pokud jsou tedy vytěţená data v pořádku a souhlasí s daným typem objednávky, dochází k automatickému zaúčtování a doklad je dle dohodnutých platebních podmínek připraven k platbě. Jednotlivé referentky mají v transakci KDF (dále kniha došlých faktur) uloţené své varianty, kde jsou zadány čísla dodavatelů, které zpracovávají. V této transakci mají vyloučené doklady, které mají status „zaúčtováno, vymazáno, vráceno“, aby se jim vţdy v prvotním kroku zobrazily pouze doklady, které je třeba zpracovat. Jedná se o doklady, které byly chybně verifikovány nebo objednávka neumoţňuje automatické zaúčtování a je třeba manuální zásah. Program u kaţdého dokladu vypíše hlášení, proč nebylo moţné doklad zaúčtovat. Těchto hlášení je mnoho, protoţe program kontroluje vytěţená data oproti kmenové větě dodavatele, kontroluje součty částek, výpočet daní, čísla materiálů atd. Pokud najde sebemenší rozpor, doklad se nezaúčtuje. Referentky musí tyto chybové doklady projít, logické chyby opravit a v případě chyb v kmenových datech nebo objednávkách, problém dořešit s příslušným oddělením. Pokud jsou data opravena, systém v dalším běhu doklad zaúčtuje a referentce z knihy došlých faktur zmizí se statusem „zaúčtováno“. V systému existuje i moţnost částečně manuálního zadání. Pokud referentka nechce čekat na automatické zaúčtování,
26
můţe doklad doúčtovat sama, kdy jí systém předvyplní vytěţené údaje do transakce pro zaúčtování dokladu a ona je pouze potvrdí.
3.4.2 Zaúčtování dokladů s odesláním na uznání věcné a cenové správnosti Pokud se doklad vztahuje k objednávce, která vyţaduje věcné a cenové odsouhlasení odborného útvaru, který si danou sluţbu objednal, je zpracování dokladu časově náročnější. V běţném provozu (před zavedením digitalizace dokladu) je nutné doklad zaúčtovat, zablokovat proti placení, vytvořit jeho kopii, kterou je třeba zaloţit v oddělení účtárny a originál zaslat interní poštou na příslušné oddělení. Ekonomka na daném oddělení zkontroluje oprávněnost dokladu a připraví doklad k fyzickému podpisu vedoucího pracovníka, který má oprávnění doklad podepsat. Po návratu do účtárny musí být podpis vedoucího zkontrolován oproti tabulce s podpisovými oprávněními pro dané středisko (tabulka s podpisovými oprávněními 7D v systému SAP), doklad uvolněn k platbě a odeslán do archivu k zaloţení. Kopie musí být vyjmuta a zlikvidována. Současný stav po digitalizaci je mnohem snazší. Doklad je po naskenování buď zaúčtován automaticky, nebo doúčtován manuálně dle typu objednávky. Dále dle předdefinovaných algoritmů automaticky odeslán na příslušná oddělení ke schválení. Kaţdé oddělení má moţnost si v customizačních tabulkách nadefinovat tok dokladu pro jejich oddělení. Automaticky je v této tabulce předvyplněn 7Dschvalovatel, který musí být nastaven vţdy. Dále je moţné zvolit distributora, ekonoma či zástupce 7D-schvalovatele. Kaţdý příchozí doklad pro dané oddělení půjde následně vţdy touto cestou. Samotné schvalování probíhá v systému EBP, kde schvalovatelé vidí obrázek dokladu, číslo, pod kterým byl do účetnictví zaevidován, číslo a poloţku objednávky, rozpad na konta a střediska. Mohou pouţívat různé filtry a vyhodnocovací reporty. Referentka v účtárně naopak v knize došlých faktur vidí, v jaké fázi schvalování a u koho se doklad nachází. Pokud je doklad v pořádku schválen, je automaticky odblokován a připraven k platbě. Systém umoţňuje i částečné platby, kdy schvalovatel určí, ţe chce
27
dodavateli zaplatit pouze část hodnoty dokladu. Toto je nutné mít ošetřeno jiţ v objednávce a týká se to většinou dokladů za investice. Pokud schvalovatel s dokladem nesouhlasí, vloţí do systému EBP poznámku, proč doklad neuznává a doklad zamítne. Takovýto doklad referentka v účtárně stornuje a elektronicky vrací s přiloţenou poznámkou od schvalovatele, přímo z knihy došlých faktur, dodavateli. Veškeré takto vrácené doklady jsou i s textem uloţeny v knize došlých faktur se statusem „vráceno“. Je tedy moţné kdykoli si je během několika vteřin zobrazit, coţ je obrovské plus oproti zakládání dokladů do pořadačů, kdy následné dohledávání bylo časově velmi náročné. Systém obsahuje dále automatické upomínání dokladů ve schvalování, kdy se nastaví časový úsek, po kterém, kdyţ se doklad nevrátí uznaný či zamítnutý, odchází automaticky upomínka na daného uţivatele a jeho nadřízeného.
3.5 Selfbilling V účetnictví podniku Škoda Auto pouţívají ke zpracování dokladů od roku 2003 i metodu Selfbilling. Jedná se o vystavení dokladu u odběratele ve jménu dodavatele. V současné době je touto metodou zpracováváno cca 400 dodavatelů. Tento způsob zpracování je z hlediska pracnosti nejméně náročné. V prvním kroku je osloven dodavatel, zda nechce touto cestou s podnikem Škoda Auto komunikovat. Pokud souhlasí, nastává fáze testování, při které jsou nastaveny elektronické cesty mezi oběma podniky, poslána testovací data a zkontrolováno, zda je vše v pořádku. Pokud ano, je uzavřena smlouva o Selfbillingu a od určitého data nastaven produktivní provoz. V systému je nastavena řídící tabulka ZZERSN, kde jsou zadány veškerá čísla dodavatelů v Selfbillingu, je k nim přiřazena číselná řada dokladů, která bude pouţita, datum od kdy je dodavatel do Selfbillingu zařazen, typ přenosu dat a spousta dalších informací. Od daného data jsou veškeré dodací listy od dodavatele zaúčtovány pomocí této metody. Pro tuzemské dodavatele dochází k vystavení dokladů kaţdý den ráno, dodavatelé ze zahraničí upřednostňují kumulativní fakturaci za jeden týden. Automaticky se vystaví a zaúčtují doklady k zapříjmovanému materiálu. Storna příjmu se neúčtují automaticky, ale je třeba 28
nejprve vizuální kontrola referentky. Ta po kontrole pustí také automatické zaúčtování dokladů. Vystavené doklady jsou dodavatelům odeslány buď pomocí EDI, strukturovaných dat VDA4908 nebo data zajištěná zaručeným elektronickým podpisem na server externího podniku, kde si dodavatel doklady stáhne. K zajištění správnosti vystavených dokladů jsou v systému SAP nastaveny kontrolní reporty. Mezi tyto reporty patří kontrola duplicitních příjmů, kontrola cen a kontrola plauzibility dodávek. Jelikoţ dodavatel obdrţí doklad prakticky ihned po zaúčtování, můţe veškeré problematické situace řešit ještě před splatností daného dokladu. Nedochází tedy k placení závazků po splatnosti, či nezaplacení dokladů. Ke kontrole otevřených poloţek je dodavatelům posílán jednou za čtvrtletí seznam otevřených poloţek, kde dochází ke kontrole, zda jsou vystaveny a zaúčtovány všechny doklady, které by měly být.
3.6 Příjem elektronických dat V tomto
roce
má
společnost
Škoda
Auto
připraveno
zavedení
příjmu
elektronických dat od dodavatelů a to dvěmi cestami. Za prvé je v plánu úprava knihy došlých faktur a systému OCR, aby bylo moţné přijaté faktury ve formátu PDF rovnou předat do tohoto systému. Nebylo by tedy nutné doklad tisknout, připravovat ke skenování a skenovat. Druhá cesta je dokončit příjem regulérních elektronických dat od dodavatele, kdy by nebylo nutné doklady připravovat, skenovat a ani verifikovat. Tyto data by byly předány rovnou do knihy došlých faktur, kde by v případě správnosti došlo k automatickému zaúčtování. Tento způsob je v současné době praktikován pouze na dvou společnostech.
29
4 DOPADY ELEKTRONICKÉ FAKTURACE A DIGITALIZACE DOKLADŮ Z teoretických východisek problematiky a z provedené analýzy je zřejmé, ţe elektronická fakturace je pro podnik obrovský krok dopředu. Obzvlášť v dnešní době, kdy situace ve spoustě podniků není ideální a neustále je nutno hledat řešení na optimalizaci nákladů. Samozřejmě má elektronická fakturace výhody i nevýhody.
Hlavní
výhodou
je
plně
automatizované
zpracování
dokladů,
nevýhodou je určitě vysoká prvotní investice spojená s implementací nové metody zpracování (nové počítačové vybavení, scanner, nový software). Proto by měl kaţdý podnik provést důkladnou analýzu zpracování dokladů s cílem zjistit, zda je pro něj výhodnější digitalizace, elektronická fakturace, selfbilling či dosavadní manuální zpracování. Elektronická fakturace přináší efektivnější a rychlejší způsob zpracování dokladů. Pokud podnik zvolí správnou variantu a koncepci elektronické fakturace, získá tak významnou konkurenční výhodu.
4.1 Porovnání z časového hlediska Z časového hlediska dochází k výraznému zkrácení doby zpracování dokladu. Ke zrychlení zpracování dochází u všech typů dokladů, ale nejvýraznější zkrácení doby nastává u dokladů, které vyţadují věcné a cenové schválení od odborného útvaru, který si zboţí nebo sluţbu objednal. Zde totiţ v případě digitalizace odpadá kopírování faktury, zakládání do šanonu, nadepisování interních obálek, následné odeslání na odborný útvar, kde bylo nutné doklad manuálně podepsat, opatřit razítkem střediska, jmenovkou a opět interní cestou zaslat zpět do účtárny, kde došlo k likvidaci kopie a manuálnímu odblokování dokladu. Toto vše můţe být nahrazeno digitalizací dokladů.
30
Obr. 2 Porovnání zpracování dokladů za sluţby
Časových úspor lze dosáhnout i u dokladů za materiál, u kterých není třeba schválení věcné a cenové správnosti, a doklad je ihned po zaúčtování připraven k platbě. U těchto dokladů je moţné při digitalizaci dokladů, po bezchybném vytěţení údajů, doklad automaticky zaúčtovat. V případě zavedení metody Selfbilling, není dokonce ţádný manuální zásah při zaúčtování a vystavení dokladů nutný.
31
Obr. 3 Porovnání zpracování dokladů za materiál
K optimalizaci nákladů přispívá i optický archivace, která je provedena ihned po naskenování dokladu či po vystavení dokladu metodou Selfbilling. Dochází k minimalizaci rizika ztráty či poškození dokladů, které je, v tak velkém mnoţství dokladů, nemoţné zajistit. Navíc není nutné jednotlivé doklady zakládat dle dodavatelů do archivu. Doklad je v elektronické podobě dostupný všem ihned a odpadá následné dohledávání mezi desetitisíci dokladů ve fyzickém archivu. Dalším pozitivem je moţnost monitorování běhu dokladů. Jednotlivé referentky vidí, kterým dokladům se blíţí splatnost, a mohou upomenout odborný útvar. V běţném zpracování dokladů se toto děje vytvořením kopie z kopie odeslaného dokladu a znovu zasláním interní poštou na daný odborný útvar, coţ značí opět časově náročnou manuální práci. V případě digitalizace dokladů, je v knize došlých faktur moţnost nastavení automatického upomínání dokladů po několika 32
dnech. Referentka nemusí tedy hlídat neschválené doklady, systém je hlídá a upomíná sám. Elektronická fakturace eliminuje také riziko chybovosti způsobené lidským faktorem. Jelikoţ doklady nejsou zadávány manuálně a systém obsahuje logické kontroly, dochází po zavedení elektronické fakturace ke sníţení chybovosti. Samozřejmě, ţe určitý počet manuálně zadávaných dokladů zůstává, ale je to pouze malé procento z celkového počtu dokladů. Referentky mají tedy větší prostor na řešení problémových dokladů a komunikaci s dodavatelem, coţ se odráţí v čtvrtletně zasílaných odsouhlaseních otevřených poloţek i v závazcích po splatnosti.
4.2 Porovnání z ekonomického hlediska S časovým hlediskem samozřejmě souvisí i hledisko ekonomické. Podnik chce při zavádění nového projektu vidět výsledky a těmi jsou v případě zavedení elektronické fakturace optimalizované náklady. V případě elektronické fakturace dochází k úsporám nejen u příjemce, ale také u odesílatele dokladů. Zde je elektronická fakturace promítnuta do úspory na poštovném, které se v současné době odhaduje na cca 10 Kč na jeden doklad. Výhody na straně příjemce se odhadují na cca 30 Kč na jeden doklad. Navíc je třeba zohlednit úspory za archivaci a manipulaci s archivovanými doklady. Zanedbatelná není ani částka za úsporu papíru. Do společnosti Škoda Auto se denně doručí kolem dvou tisíc papírových dokladů denně, další stovky dokladů se účtují metodou Selfbilling a doručených elektronických dat, je tedy pochopitelné, ţe management se snaţí tyto papírové doklady zpracovat jinak neţ manuální cestou.
4.3 Návratnost investic Úspory byly jiţ zmíněny v předchozích dvou podkapitolách, takţe pouze krátká rekapitulace. Úspora místa při ukládání papírových dokladů, rychlost přístupu k určitému dokladu, zprůhlednění celého procesu zpracování dokladů, moţnost plné automatizace zpracování dokladů. Z níţe uvedeného obrázku je zřejmé, ţe v prvním roce zavedení systému digitalizace dokladů převyšují vynaloţené 33
náklady úspory. V následujících letech jiţ dochází k ustálení výše nákladů (jedná se jiţ pouze např. o náklady na zajištění podpory a servisu pořízených softwarových sluţeb) a k převisu úspor nad těmito náklady.
Obr. 4 Návratnost investice související se zavedeních elektronické fakturace
Pro příklad efektivnosti digitalizace dokladů uvádím naprosto typickou situaci, která se odehrává v kaţdé účtárně několikrát za den. Z ní je moţné si udělat vlastní názor na elektronickou fakturaci. Referent v účetnictví je telefonicky dotazován na určitý dodavatelský doklad. Bez pouţití elektronické fakturace si musí nejprve napsat všechny údaje k identifikaci dokladu včetně čísla a jména volajícího, dojít do archivu a hledat příslušný doklad, nalezený doklad si zkopírovat, originál dát zpět do šanonu a vrátit se na své pracoviště. Odtud zatelefonovat a problém vyřešit, případně doklad faxovat dále osobě, která ho poţadovala. V případě elektronické fakturace či digitalizace dokladů si referent ihned zobrazí poţadovaný doklad na monitoru a problém řeší ihned případně poklad elektronicky přeposílá dále. Je zřejmé, ţe v první variantě dochází k plýtvání časem. Jestliţe se ještě například volající zmýlil a sdělil chybné číslo dokladu či číslo dodavatele, pak je nutné celý proces opakovat znovu. Některé studie dokonce uvádějí, ţe administrativní pracovníci stráví průměrně 20% pracovního času hledáním, a ţe kaţdý papír, který do firmy dorazí je průměrně 6x kopírován. 34
5 ZÁVĚR Cílem této bakalářské práce bylo analyzovat současný stav zpracování dodavatelských dokladů ve společnosti Škoda Auto a identifikovat jeho slabé stránky. Navazujícím cílem práce bylo zhodnotit, zda nově zaváděný proces digitalizace dokladů povede ke zlepšení současného stavu, a to jak z hlediska časového, tak i ekonomického. Práce byla rozdělena do čtyř kapitol, kde první dvě kapitoly byly věnovány teoretickým poznatkům a zbývající dvě praktickému hledisku a vyhodnocení. Celkové hodnocení není zatím, z důvodu neukončení projektu, moţné, ale z dosavadního průběhu nasazení vyplývá, ţe zavedením digitalizace dokladů a Selfbillingu dochází ke sníţení mzdových i reţijních nákladů, sníţení chybovosti, dříve způsobené manuálním zadáváním dokladů a díky systémovému schvalování dokladů také ke sníţení hodnoty závazků po splatnosti. Se zavedením související reorganizace oddělení má za následek flexibilnější pracovníky s více zkušenostmi. Je zřejmé, ţe zavedení elektronické fakturace umoţňuje zefektivnit administrativní práci. Pro zavedení a hlavně rozšíření je však nutná spolupráce státního a soukromého sektoru. Je nutné, aby státní sektor podpořil spolupráci softwarových firem na jednotných softwarech a zjednodušil a jasně definoval vyuţívání elektronických dat v příslušných zákonech. Při dodrţení základních pravidel při výběru vhodné metody zpracování dokladů a při výběru dodavatele a poskytovatele implementačních sluţeb, můţe elektronická fakturace přinést podniku maximální moţnou míru automatizace a optimalizace pracovních procesů, optimalizovat náklady a tedy zvýšit konkurenceschopnost.
35
Seznam literatury 1) KOVANICOVÁ, D. Abeceda účetních znalostí pro každého. 19. vyd. Praha: Bova Polygon, 2009. ISBN 978-80-7273-1565 2) STROUHAL, J., ŢIDLICKÁ, R. a KNAPOVÁ, B. Účetnictví 2009. 1. vyd. Brno: Computer Press, 2009. ISBN 978-80-251-2425-3 3) Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví 4) Zákon č. 235/2004 Sb., i dani z přidané hodnoty 5) ŠIROKÝ, J. Daně v Evropské unii. 2. vyd. Praha: Linde Praha, 2007. ISBN 978-80-7201-649-5 6) Deklarace o společném postupu v oblasti elektronické fakturace v ČR. [citováno 27. 11. 2009]. Praha: Ministerstvo financí ČR, 2008. Dostupné z URL http://www.spis.cz/fileadmin/docs/Projekty/Elektronicka_fakturace/Deklarac e.pdf 7) ISDOC
online.
[citováno
27.
11.
2009].
Dostupné
z URL
http://www.isdoc.cz/index.php?id=1153&no_cache=1&tx_ttnews[tt_news]=3 77&tx_ttnews[backPid]=1 8) Elektronická fakturace a SPIS. [citováno 30. 11. 2009]. Praha: SPIS.cz. Dostupné z URL http://www.spis.cz/index.php?id=1252 9) SOUKUPOVÁ, K., Elektronická fakturace, která ušetří čas i peníze, má zelenou. [citováno 30. 11. 2009]. Podnikatel.cz, 2008. Dostupné z URL http://www.podnikatel.cz/clanky/elektronicka-fakturace-ma-zelenou/ 10) Elektronická fakturace. [citováno 30. 11. 2009]. Praha: SPIS.cz, 2003. Dostupné z URL http://www.spis.cz/index.php?id=757 11) ŠTĚDROŇ, B., Jakou má elektronická fakturace oporu v zákoně? [citováno 30. 11. 2009]. 2004. Dostupné z URL http://www.lupa.cz/clanky/jakou-maelektronicka-fakturace-oporu-v-zakone/
36
12) Návrh směrnice Rady, kterou se mění směrnice 2006/112/ES o společném systému daně z přidané hodnoty, pokud jde o pravidla fakturace. [citováno 4. 12. 2009]. Komise Evropských společenství, 2009. Dostupné z URL http://eurlex.europa.eu/Result.do?T1=V5&T2=2009&T3=21&RechType=RECH_naturel&Su bmit=Hledat
13) Technologický vývoj v oblasti elektronické fakturace a opatření k dalšímu zjednodušení, modernizaci a harmonizaci pravidel fakturace DPH. [citováno 4. 12. 2009]. Komise Evropských společenství, 2009. Dostupné z URL http://eurlex.europa.eu/Result.do?T1=V5&T2=2009&T3=20&RechType=RECH_natu rel&Submit=Hledat 14) Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové sluţbě a o změně některých zákonů
37
