N_SAS / VŠFS / LS 2016 / DS Přednáška č. 19 + 20
Zpřístupňování archiválií
Hlavní okruhy problémů: A/ Před zpracováním archiválií B/ Třídění C/ Pořádání archiválií D/ Standardy MAR pro popis archivních fondů
Etapy archivní práce: -
Vymezení archivního fondu
-
Třídění
-
Pořádání (inventarizace)
A/ Před zpracováním archiválií Tzv. vymezení archivního fondu: zda jde o Fond = soustavný soubor dokumentů, který vznikl výběrem z registratury původce (viz provenienční – registraturní princip) Manipulace = dodatečně v archivu vytvořené nebo uměle vzniklé soubory dokumentů z původních registratur nebo fondů původce (pertinenční princip) Sbírka = uměle vytvořené soubory dokumentů podle formální nebo věcné souvislosti (viz pertinenční princip) – např. sb. soudobé dokumentace Další otázky v rámci přípravy pořádání: -
zjistit, zda dokumenty k fondu nejsou uloženy i v jiných archivech (viz možnost řízení o scelení archivního fondu v příslušném archivu), 1
-
provést základní průzkum fondu a nalézt -registraturní pomůcky, -údaje o spisové manipulaci, -organizační a jiné normy o kompetenci původce, -zjistit údaje o činnosti a historii původce, vč. odborné literatury
B/ Třídění -
Třídění = přípravná fáze, současně se archiválie kompletují,
-
Vnitřní skartace = vyřazení duplicit, dokumentů bez archivní hodnoty,
-
Delimitace archiválií (v archivu / mimo archiv)
C/ Pořádání Provenienční princip obsahuje v sobě 2 zásady: 1. samostatnost a nedělitelnost fondu, 2. vnitřní uspořádání dokumentu ve fondu.
Pořádání = systematické řazení arch. fondu nebo sbírky podle předem stanoveného třídícího schématu (rekonstrukce původní provenience nebo umělé schéma)
Vytvářejí se
- inventární jednotky (viz nejmenší obsahová jednotka)
- každá inventární jednotka má inventární záznam (popis jejího obsahu) - inventarizace = sestavení základní archivní pomůcky = inventář (dnes nejen v papírové ale i v elektronické podobě)
2
Základní části inventáře: 1/ Úvod: má 5 předepsaných částí:
obr. 001
- vývoj původce fondu (sbírky),
obr. 002
- vývoj a dějiny fondu (sbírky), - archivní charakteristika fondu a metody jeho pořádání, - stručný rozbor obsahu fondu (sbírky), - záznam o uspořádání fondu (sbírky) 2/ Inventární seznam: v pořadí
registraturní pomůcky
obr. 003
listiny knihy rukopisy vlastní spisy (aktový materiál)
obr. 004 + obr. 005
účetní materiál a další typy dokumentů 3/ Rejstříky (osobní, věcný, zeměpisný) 4/ Závěrečná tiráž (autor, datum a místo zpracování apod.)
Archivní pomůcky (viz vyhláška MV č. 213/2012 Sb.): Základní:
prozatímní inventární seznam (viz současná praxe přejímek – program JANUS) Inventář (popř. dílčí inventář) katalog rejstřík
Speciální:
tematický katalog tematický rejstřík soupisy dokumentů
3
Referenční:
popisy a soupisy fondů (sbírek) průvodce po archivech speciální edice dokumentů
Závěrečné práce při pořádání: -
schválení archivní pomůcky,
-
zveřejnění archivní pomůcky.
D/ Popis archiválií (standardy Mezinárodní archivní rady - MAR + situace v ČR): -
poprvé v r. 1994 přijala MAR základní směrnici: zasedání v Ottawě a poté v roce 1999 potvrzena ve Stockholmu jako standard General International Standard Archival Description – ISAD(G) Jeho poslední verze vyhlášena na mezinárodním archivním kongresu ve Vídni v roce 2004,
-
od roku 1995 práce v ČR na obdobné speciální normě pro popis osobních a rodinných fondů i fondů korporací – jako standard Standard of Archival Autority Record for Corporate Bodies, Persons and Families ISAAR
V ČR – dříve: -
1958: Základní pravidla pro zpracování archivního materiálu (vydala AS MV): popis archivních dokumentů jako jedna z činností v rámci celkového zpřístupňování -nyní: od 2009: pracovní skupina pro sestavení nových „Základních pravidel“:
-
2015: nová Základní pravidla pro zpracovávání archiválií
4
Obr. Věcná skupina
Struktura popisu: MZO 1945 – 1968
fond
Sekretariát ministra
část fondu
Kolegia MZO
série (věcná skupina)
Kolegium MZO 21. 9. 1956 1 materiál porady (bod jednání)
spis komponenta
5
