Zelftrainingsmodule TSP-masterplanning

Piet Kempen en Jimme Keizer www.competentafstuderenenstagelopen.noordhoff.nl

978 90 01 77563 6 © 2011 Noordhoff Uitgevers bv

Zelftrainingsmodule TSP-masterplanning Met het TSP kun je een masterplanning voor je afstudeerproject maken. Het verdient aanbeveling die faciliteit te gebruiken. Een afstudeerproject vergt op zich al stuurmanskunst. Ga maar na: • Begin- en eindpunt staan min of meer vast. • Het aantal beschikbare werkdagen ligt min of meer vast. • De organisatiecultuur is uniek en bepaalt mede hoe bewerkelijk de opdracht is. • Opdrachtgever en begeleider kunnen uiteenlopende eisen hebben. • Een aantal vaardigheden gebruik je voor het eerst. • De uitvoeringskwaliteit is niet gestandaardiseerd. Dit lijkt een bij voorbaat verloren strijd, maar troost je: het lijkt sprekend op de latere beroepspraktijk. Afstuderen is dus een prima leerschool voor later. Waarom dan nu niet alle beschikbare mogelijkheden gebruiken om goed voor de dag te komen? Vandaar ons advies om al bij kennismaking de door jou vooraf uitgewerkte masterplanning met je begeleider te bespreken. We nemen eerst de elementen van de TSP-masterplanning door en daarna hun gebruikswijze. Het TSP, zoals beschreven in het boek, omvat: 1 Een beschrijving van de werkzaamheden tijdens de praktijkopdracht in de gebruikelijke volgorde. Daarmee krijg je als afstudeerder enig inzicht in projectinhoud en -omvang. 2 Een verdeling van de werkzaamheden in drie fasen, plus onderverdeling in tien uitvoeringsstappen met tussenresultaten. Zo houd je controle over de kwaliteit en voortgang van het werk. 3 Uitvoeringsadviezen per stap gebaseerd op advieskundige principes. Als afstudeerder kun je zo de uitvoeringskwaliteit opvoeren en valkuilen omzeilen. 4 Een normatieve tijdverdeling over de drie fasen en de daarvan afgeleide tien stappen voor planning- en voortgangsdoeleinden. 5 Een logboek dat per stap de tussenresultaten vastlegt. Dit helpt de zelfevaluatie en ook de communicatie met je begeleider over kwaliteit en voortgang. Met deze hulpmiddelen is het mogelijk om een TSP-masterplanning van je project te maken en zo het proces goed te managen. Ga daartoe als volgt te werk:

Competent afstuderen en stagelopen | 1



1

Tel het aantal beschikbare werkdagen tussen start en afronding van je opdracht. Vaak beslaat dit vijf maanden, dus globaal 20 weken met 5 werkdagen. Dat geeft 100 werkdagen.

2

Verdeel die betekent: – 15% = – 50% = – 35% =

3

tijd over de drie TSP-fasen van het afstudeertraject. Dat 15 dagen voor de oriëntatiefase; 50 dagen voor de onderzoeks- en oplossingsfase; 35 dagen voor de invoeringsfase.

Verdeel nu per fase de werkdagen over de stappen, bijvoorbeeld: – Externe oriëntatie (stap 1) 2 dagen – Intakegesprek (stap 2) 3 dagen – Oriënterende interviews (stap 3) 5 dagen – Analyse (stap 4) 3 dagen – Terugkoppeling/contractering (stap 5) 2 dagen Oriëntatiefase totaal 15 dagen – – –

Werkplanning en projectorganisatie (stap 6) Diepteonderzoek (stap 7) Oplossingsplan (stap 8) Onderzoeks- en oplossingsfase totaal

5 dagen 40 dagen 5 dagen 50 dagen

– –

Invoering (stap 9) Afronding (stap10) Invoeringsfase totaal

25 dagen 10 dagen 35 dagen

Om zo’n planning goed te hanteren, moeten we ingaan op het verschil tussen werktijd en doorlooptijd. De werktijd beslaat de tijd (in uren, dagen, weken of maanden) dat er aan de activiteit echt gewerkt wordt. De doorlooptijd is de tijd tussen begin en einde van de activiteit. Wachttijden (enquête) of niet-werktijden (weekend, vakantie, ziekte) maken een doorlooptijd langer dan de werktijd. De doorlooptijd kan ook korter zijn dan de werktijd door capaciteitsvergroting. Zo kunnen drie werkdagen tot één doorloopdag teruggebracht worden door inzet van drie man. Bovenstaande planningstijden per fase en per stap zijn werktijden. De som van alle planningstijden is de totale veronderstelde werktijd voor de opdracht, dus 100 werkdagen. De doorlooptijd is 5 maanden, wat op circa 150 dagen neerkomt. Er is nog een punt dat toelichting behoeft. In de planning zie je dat stappen soms zoveel werkdagen beslaan dat verdere opdeling nodig is om de sturende werking te versterken. Denk aan stap 7 met 40 dagen, en stap 9 en 10 met respectievelijk 25 en 10 dagen. De detaillering in substappen ontleen je aan de projectplanningen die je bij stap 6 en stap 8 maakt. Die substappen zijn zo projectspecifiek dat ze niet passen in een algemeen planningschema zoals het TSP, waarin gepland wordt met ervaringstijden.




Ook die substappen zijn, zodra ze beschikbaar komen, alsnog in de voortzetting van de planningprocedure op te nemen: • Zet op basis van de doorlooptijden per stap de begin- en einddata in je agenda of een planningschema. Zet dit schema in je laptop met een waarschuwing als een werktijd ten einde loopt. • Reserveer in het planningoverzicht ook enkele weken aan het eind voor uitloop of onverwachte gebeurtenissen. • Voer je opdracht uit via de aanwijzingen in deel 2 van het boek. • Vul onmiddellijk elke gedane stap op de betreffende logboekpagina in ter zelfcontrole. Mail deze pagina ook naar je schoolbegeleider als gereedmelding en ter beoordeling van de kwaliteit. Je kunt beter na elke stap zijn instemming of verbetersuggesties krijgen dan later op missers te worden aangesproken. • Naast de logboekverslagen geeft vrijwel elke stap een tussenresultaat, zoals een gespreksverslag, vragenlijst, planning of (concept-) presentatie. Spreek met je begeleider af dat je zulke tussenresultaten met het logboekverslag meestuurt voor eventueel commentaar. De vraagstelling in het logboek voorziet daar soms al in. Een geavanceerde methode is om samen met je begeleider een digitale documentatiemap te hebben waaruit hij tussenresultaten kan halen. Als je bovenstaande werkwijze hanteert, ontstaat de TSP-masterplanning voor je afstudeeropdracht. In het getoonde schema (zie het figuur op de volgende pagina) kunnen onder de geplande werkdagen en doorloopdata ook de werkelijke gegevens bijgehouden worden. Zo kunnen beslissingen genomen worden over bijstuuracties. Natuurlijk kun je daartoe het initiatief nemen, maar vaak is het slimmer om dat in overleg met je begeleider te doen.




Voorbeeld van een TSP-masterplanning




Oefeningen in TSP-masterplanning 1

Bedenk de werkzaamheden die je denkt te moeten uitvoeren voor de activiteiten Kennismakingsgesprek, en Verwerving van een afstudeeropdracht en Stap 1. Externe oriëntatie en geef voor elke werkzaamheid een gemotiveerde werktijdschatting. Vergelijk je uitkomst met die van een medestudent en kom een gemeenschappelijke uitkomst overeen.

2

Vul de logboekpagina in voor stap 0. Verwerving van een afstudeeropdracht zoals je hoopt dat het wervingsproces zal verlopen.

3

Bepaal je favoriete afstudeeronderwerp. Maak een virtuele detailplanning over dat onderwerp dat bestaat uit de denkbare substappen voor de stappen 6 en 8.

4

Ontwerp je eigen virtuele TSP-projectplanning op basis van de beschreven planninginstructie.

5

Vergelijk de uitkomst van je virtuele TSP-projectplanning met die van een medestudent en maak een lijst van leerpunten die daaruit voortvloeien.


Zelftrainingsmodule TSP-masterplanning

Recommend Documents