Zápis z 5. jednání Dozorčí rady Botanické zahrady Liberec. Místo konání: Botanická zahrada Liberec Datum: pátek 24.června 2016 Čas konání: od 10.00 hodin Přítomní: Jaroslav Zámečník, Ivan Langr, Miloslav Studnička. Omluvení: Josef Jadrný, Václav Smrkovský
BOD 1 – program jednání Návrh programu: - Projednání materiálu do Rady města - analýza vnitřního zadlužení organizace - Strategická politika zřizovatele PO BZL - Schválení dalšího termínu jednání DR BZL - informace ředitele BZL + prohlídka areálu BZL Přítomní souhlasili s návrhem programu jednání.
BOD 2 – projednání materiálu do Rady města “analýza vnitřního zadlužení organizace” V souladu s usnesením Rady města Liberec č. 986/2015 z 1.12.2015 a následně č. 30/2016 ze dne 19.1.2016 (upravené znění) je uloženo následující -cituji: „ ....a ukládá předsedovi dozorčí rady: b) společně s ředitelem a dotčeným odborem MML navrhnout parametry analýzy vnitřního zadlužení organizace, podílet se na jejím zpracování a předložit ji radě města k projednání T: 06/2016 se členům dozorčí rady předkládá k projednání a schválení přiložený materiál s názvem “analýza vnitřního zadlužení organizace”, který bude po schválení předložen přes organizační oddělení k projednání Rady města “ konec citace. Pan Zámečník seznámil přítomné s textem materiálu s názvem Analýza vnitřního zadlužení organizace Botanická zahrada Liberec, p.o. (příloha č. 1 zápisu). Přítomní souhlasili s návrhem materiálu s názvem Analýza vnitřního zadlužení organizace Botanická zahrada Liberec, p.o.
BOD 3 Strategická politika organizace Botanická zahrada Liberec, p.o V souladu s usnesením Rady města Liberec č. 986/2015 z 1.12.2015 a následně č. 30/2016 ze dne 19.1.2016 (upravené znění) je uloženo následující - cituji: „ ...a ukládá předsedovi dozorčí rady: c) společně s ředitelem PO se podílet na zpracování tzv. strategické politiky zřizovatele PO dle parametrů navržených v důvodové zprávě a předložit ji radě města
T: 08/2016 se členům dozorčí rady předkládá k projednání následující struktura strategické politiky zřizovatele PO “ konec citace. Z tohoto důvodu se navrhuje zpracovat dokument v následující struktuře:
Název: Strategická politika zřizovatele PO BZL
1.Úvod 2. Řídící principy - garance zřizovatele k samostatnosti ředitele BZL v operativním řízení BZL - vytvoření komunikačního trojúhelníku Ředitel – DR – Zřizovatel (Rada města) - transparentnost fungování a vystupování BZL navenek (internet, výroční zprávy…) - zákon 342/2015 Sb. o zveřejňování smluv 3. Odborné cíle - strategické cíle BZL - rozvojové cíle BZL - priority BZL (roční, střednědobé I dlouhodobé) - monitorování dosahování cílů (stanovit indikátory – např. počet výstav, počet zpráv na internetu, počet tiskových zpráv v médiích,…, v případě odborných cílů např. výměny rostlin, doplnění sbírek, poskytnutí semen, významné botanické počiny, počet citací v obdorné literatuře, počet odborných přednášek, vzdělávání personálu BZL…..) 4. Principy transparentnosti - reportování výsledků – zpracování výročních zpráv BZL - umístění aktualit na internetu - zprávy do Zpravodaje LBC Přítomní souhlasili s návrhem struktury strategické politiky zřizovatele BZL, p.o.
BOD 4 – termín jednání následující dozorční rady, program Návrh usnesení: Přítomní členové dozorčí rady schvalují termín jednání DR BZL Termín: pátek 22.červenec v 10 hodin Místo: Botanická zahrada Liberec Předběžný program: Strategická politika zřizovatele PO BZL Přítomní souhlasili s návrhem termínu dalšího jednání. Konec jednání byl ve 12 hod. Zapsal: Jaroslav Zámečník Předseda dozorční rady BZL
Příloha č. 1.
Analýza vnitřního zadlužení Botanické zahrady Liberec, příspěvkové organizace 1. Vymezení hlavního účelu a předmětu činnosti organizace (zřizovací listina)
2. Rekapitulace finančního hospodaření organizace BZL dostává měsíčně 1/12 příspěvku zřizovatele. Toto tvoří cca 2/3 disponibilních prostředků. Cca 1/3 tvoří tržby ze vstupného. V období říjen – březen jsou tržby nižší, v období duben – září vyšší. Výkyvy tržeb kryje BZL kontokorentem ve výši cca 200 tisíc Kč.
Příspěvek na provoz Botanické zahrady Liberec, p.o. (dále jen “BZL”) od zřizovatele pro rok 2016 činí 10, 930 mil Kč, výnosy ze vstupného rozpočtovány na 5 mil.Kč. Kritérium výnosy/příspěvek činí cca 0,46. Podle dozorčí rady BZL lze konstatovat vysokou výkonnost ohledně tržeb BZL. Současně je dbáno o zachování akcentu na kvalitu expozic, poskytování vysoce odborných informací. Problémem pro BZL je nedostatek finančních prostředků pro nákup rostlin do exozic (rozpočtováno 0,- Kč, např. BZ Praha má cca 2 mil.Kč/rok). Z tohoto důvodů se BZL ubírá cestou budování dobrého a kvalitního odborného jména BZL a s tím související výměny rostlin, nikoliv nákupu. Předpokládaná návštěvnost pro rok 2016 je na úrovni cca 50 tisíc návštěvníků při tržbách 5 mil.Kč. Tržby nad tuto hranici by byly použity na údržbu majetku BZL. Srovnání vývoje rozpočtových prostředků BZL hospodaření v 2010 – 2016 (v Kč) Rok Příspěvek města Hospodářský Tržby výsledek 2010 11 453 000 - 745 000 4 371 000 2011 10 000 000 + 206 000 6 484 000 2012 9 534 000 - 702 000 5 281 000 2013 10 900 000 -104 000 4 854 000 2014 10 915 000 + 104 000 5 441 000 2015 10 700 000 + 52 000 5 411 000 2016 10 930 000 Peněžní fondy BZL a) rezervní fond (rezervní fond slouží pro uplatňování hmotné zainteresovanosti příspěvkové organizace k dosažení lepšího výsledku hospodaření) – 0 Kč b) investiční fond - c) fond odměn (ze zlepšeného hospodářského výsledku, a to do výše jeho 80 %, nejvýše však
do výše 80 % limitu prostředků na platy) d) fond kulturních a sociálních potřeb, Rezervní fond Rezervní fond slouží pro uplatňování hmotné zainteresovanosti příspěvkové organizace k dosažení lepšího výsledku hospodaření. Stav: 0 Kč Investiční fond Vytváří příspěvková organizace k financování svých investičních potřeb. Zdroje: zejména odpisy Použití: např: k posílení zdrojů určených na financování údržby a oprav nemovitého majetku, takto: použité prostředky se z investičního fondu převádějí do výnosů příspěvkové organizace. Stav k 31.12.2015: 554 tisíc Kč. Fond odměn Zdroje: Ze zlepšeného hospodářského výsledku, a to do výše jeho 80 %, nejvýše však do výše 80 % limitu prostředků na platy. Tvorba provedena na základě schválení výše zlepšeného hospodářského výsledku zřizovatelem po skončení kalendářního roku. Použití: Hradí se odměny zaměstnancům, přednostně se hradí případné překročení prostředků na platy. Stav: 0 Kč Fond kulturních a sociálních potřeb Zdroje: Základním přídělem na vrub nákladů z ročního objemu nákladů zúčtovaných na platy a náhrady platů. Je naplňován zálohově z roční plánované výše v souladu s jeho schváleným rozpočtem. Použití: K zabezpečení kulturních, sociálních a dalších potřeb a je určen zaměstnancům v pracovním poměru. Stav k 31.12.2015: 251 tisíc Kč Plán pracovníků a mezd 2016
Pracovníci a mzdy
Poř.č.
1 2
skutečnost 2014
(v Kč)
skutečnost 2015
plán 2016
prům.evidenční počet zaměstnaců ve fyzických osobách
29,87
28,75
29,00
prům.evidenční počet zaměstnaců přepočtený
27,63
25,68
26,76
Mzdy ( v Kč)
3 4 5 6
základní mzdy náhrady mezd prémie a odměny příplatky celkem
4 112 879
4 278 030
4 600 713
698 947
821 138
664 500
844 800
814 600
840 000
1 638 301
1 613 678
1 669 787
7 8 9 10
v tom:osobní příplatky
11
1 507 896
1 479 434
1 503 700
ostatní mzdy
0
0
0
ost.osobní náklady
0
4 425
55 000
Mzdové náklady celkem
7 294 927
7 531 871
7 830 000
Průměrná měsíční mzda
22 002
24 427
24 212
Průměrná měsíční hrubá mzda činí 24.212 Kč (počítáno pro 29 přepočtených zaměstnanců vč. Příplatků za sobotní a nedělní práci) 3. Rekapitulace investičních potřeb organizace Zdrojem informací pro tuto kapitolu byly sdělení ředitele BZL při jednání dozorčích rad BZL. Hlavní areál BZL byl postaven v období 1995-2000, souhrnné náklady činily 140 mil. Kč. Pavilon L (pro leknínovité rostliny) byl postaven v r. 2013. Z hlediska plánovaného rozvoje BZL se nejeví potřeba dalšího růstu co do zastavěné plochy. Přehled aktuálních plánovaných oprav. 1. 2. 3. 4. 5.
oprava stínícího a tepelně izolačního systému , 9/2016, cena 345 tisíc oprava střešní krytiny na administrativní budově, 9/2016, cena 80 tisíc Kč oprava automatických dveří v pavilonu A, 9/2017, cena 120 tisíc Kč oprava stínícího a tepelně izolačního systému , 9/2017, cena 120 tisíc oprava topení v pěstebním bazénu odděl. Č 4, 9/2017, cena 120 tisíc Kč.
Souhrnná výše činí 790 tisíc Kč. 4. Rekapitulace neinvestičních potřeb organizace 4.1. Potřeba nákupu rostlinného materiálu Problémem pro BZL je nedostatek finančních prostředků pro nákup rostlin do expozic (rozpočtováno 0,- Kč, např. BZ Praha má cca 2 mil.Kč). Z tohoto důvodů se musí BZL ubírat cestou alespoň výměny rostlin a semen. Výměna rostlin a semen probíhá mezi cca 300 světovými botanickými zahradami, podmínkou je garance kvality, odbornosti, dobrého a kvalitního jména BZL. 4.2. Obnova vozového parku BZL disponuje následujícími prostředky: 1. Škoda Fabia r.v. 2000 2. VW Transporter r.v. 1996 3. Malotraktor r.v. 2000 4.3. Rekapitulace dalších potřeb: 1. Obnova 10 ks dřevěných nádob na vzrostlé palmy – cena celkem 70 tisíc Kč 2. Obnova katalogů, letáků, publikací, PR – odhadovaná cena celkem 500 tisíc Kč 3. Studijní cesta personálu BZL (expedice) za skutečnými poznatky – potřeba vidět skutečnost a umět ji v expozicích napodobit – odhadovaná cena celkem 200 tisíc Kč
5. Práce s veřejností 5.1. Internetové stránky organizace Dle sdělení ředitele Dr. Studničky jsou Internetové stránky BZL neustále aktualizované, propojeny s Národní knihovnou České republiky. Během roku 2015 byly rozšířeny o tematické satelitní stránky. Sledovanost v roce 2015: návštěvy 46 918, uživatelé 33 556, počet zobrazení stránek 183 862. Na stránkách jsou ve formě aktualit (přes 800 fotograficky ilustrovaných zpráv v roce 2015) poskytovány četné doplňující odborné informace k exponátům BZL. V případě disponibilních prostředků je zvážit upgrade webových stránek. 5.2. Vydávání informačních materiálů V době zpracování této zprávy BZL byla schválena finanční podpora z tzv. Fondu malých projektů v rámci programu přeshraniční spolupráce 2014 -2020 mezi svobodným státem Sasko a Českou republikou. ve výši cca 15.000 EUR na vydání dvojjazyčného průvodce BZL. Vzhledem k toku finanční hotovosti vznikne BZL problém s předfinancováním projektu a uhradou vlastního podílu ve výši 15%. 5.3. Vydávání odborných infomačních materiálů BZL má v evidenci cca 8500 druhů rostlin, z tohoto počtu vyplývá náročnost evidence a její aktualizace, pro zajištění kvalitní evidence je nezbytná odbornost personálu a přesnost při poznávání a pojmenovávání rostlin, právě toto je nejvíce pracné na evidenci. Evidence v případě BZL je vedena v tzv. Index plantarum, jednou za 4 – 5 let je vhodné vyrobit tištěný výstup z evidence.
6. Celková rekapitulace a závěr 1. Investiční fond BZL nemá žádné disponibilní prostředky. Zřizovateli je doporučováno poskytnout do rozpočtu BZL prostředky na na financování údržby a oprav nemovitého majetku formou mimořádného příspěvku. 2. Rezervní fond BZL nemá žádné disponibilní prostředky. Zřizovateli je doporučováno provést zřízení rezervního fondu v BZL ve výši cca 10% ročního příspěvku zřizovatele a to formou mimořádného příspěvku. Rezervní fond umožní řediteli BZL větší flexibilitu manažerského řízení organizace např. v oblasti politiky vstupného. 3. Určitým potenciálem pro zvýšení návštěvnosti BZL a zvýšení tržeb BZL ze vstupného je zavést systémový příspěvek Libereckého kraje poskytování na podporu dopravy pro skupiny dětí ZŠ s pedagogickým dozorem z obcí Libereckého kraje za účelem návštěvy BZL. Tímto příspěvkem by byla pokryta doprava dětí. Zřizovateli je doporučováno provést jednání s vedením Libereckého kraje o možnosti účelového příspěvku buď do rozpočtu BZL nebo do škol. 4. Zřizovateli je doporučováno poskytnout do rozpočtu BZL prostředky na obnovu vozového parku ve standardu běžným pro vozový park Magistrátu města Liberce formou mimořádného příspěvku. 5. Zřizovateli je doporučováno poskytnout do rozpočtu BZL prostředky na upgrade internetových stránek a předfinancování projektů kofinancovaných z programů EU.
