ZALA MEGYEI LEVÉLTÁR Zalaegerszeg, Széchenyi tér 3. Kedves Gyuri! SZERVELLENŐRZÉSI ADATLAP
A Zala Megyei Levéltár ellenőrzési feladatait a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. tv. 11. §-a valamint 18. §-a, illetve a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. NKÖM rendelet alapján végzi.
I. Szervnyilvántartási alapadatok 1./ Az iratképző szerv neve: ......................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................... 2. /A szerv székhelye (ir. sz., település, közterület jellege, házszám) : ................................................. ........................................................................................................................................................... Postacíme (ir. sz., település, pf.): ................................................................................................. telefonszáma: ................................................................................................................................. faxszáma: ........................................................................................................................................ e-mail címe: .................................................................................................................................... honlapja: ......................................................................................................................................... 3./ Az illetékes szerv vezetője: .................................................................................................................... beosztása: ....................................................................................................................... telefonszáma: ................................................................................................................. faxszáma: ........................................................................................................................ e-mail címe: ....................................................................................................................
4./ Az iratkezeléséért felelős további munkatársak, kapcsolattartók (irattárvezető, irattárosok): név: ....................................................................................................................................................... beosztás: ............................................................................................................................................... telefonszám: ......................................................................................................................................... fax: ........................................................................................................................................................ e-mail cím: ........................................................................................................................................... név: ...................................................................................................................................................... beosztás: ............................................................................................................................................... telefonszám: ......................................................................................................................................... fax: ........................................................................................................................................................ e-mail cím: ........................................................................................................................................... 5./ Az iratkezelésben közreműködő külső cég neve: ............................................................................... ...........................................................................................................................................................................
II. Az iratképző szerv szervezete és működése 1./ Az alapítás vagy megalakulás időpontja: .............................................................................................. 2./ Az alapításra, feladatkörre, szervezeti felépítésre, átalakulásra vonatkozó jogszabályok száma, címe: ................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................... 3./ A szerv működési területe, esetleges kirendeltségei: .......................................................................... ........................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................... 4./ A felügyeleti jogokat gyakorló szerv neve, címe:.................................................................................
2
5./ A szerv működésére, szervezeti felépítésére, tagolódására vonatkozó belső szabályzatok (SZMSZ, ügyrend): a/ Iktatószám: ................................................................................................................................................ b/ Hatálybalépés: .......................................................................................................................................... c/ Csatolt fájl: ................................................................................................................................................ Zala Megyei Levéltár e-mail címe:
[email protected]. 6./ A szervezeti működésben bekövetkezett változás a megelőző látogatás óta (5 év): .................... ........................................................................................................................................................................... 7./ A szerv korábbi névváltozatai, használatuk kezdetének és végének időpontja: ............................ ........................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................... 8./ A jogelőd szervek neve, megalakulásuk és megszűnésük időpontja:................................................ ........................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................... 9./ A tevékenységelőd szervek neve, megalakulásuk és megszűnésük időpontja: ............................... ........................................................................................................................................................................... 10./ A kivált jogutód szervek, kiválásuk (megalakulásuk) és megszűnésük időpontja: ....................... ........................................................................................................................................................................... 11./ A kivált tevékenységutód szervek, kiválásuk (megalakulásuk) és megszűnésük időpontja: ........ ...........................................................................................................................................................................
3
III. Az iratkezelésre vonatkozó adatok 1. A szerv iratkezelési szabályzata és az irattári terv iktatószáma: ......................................................... Hatályba lépésének időpontja: ............................................................................................................... Levéltári véleményezés megtörtént-e? .................................................................................................. 2. Az iratkezelés szervezése Az iktatás módja kézi vagy gépi? ........................................................................................................... a/ A hagyományos iratkezelési folyamatok: (Megfelelő: X) Az iratkezelési IratIratátrendszer kezelés vétel megnevezése
Iratkezelési folyamatok Irattározás Postabontás Érkeztetés
Iktatás
kézi (évkör)
központi (évkör)
Centralizált Decentralizált Vegyes Megjegyzés b/ Számítógép használata az iratkezelési folyamatban: (Megfelelő: X) Érkeztetés
Iktatás
Irattározás
Nem Részlegesen Teljes körűen A szoftver neve, gyártója ........................................................................................................................ ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... A szoftver bevezetésének dátuma: ........................................................................................................
4
c/ Decentralizált és vegyes iktatás esetén Az iktatási helyek száma: ......................................................................................................................... Az iktatást végző szervezeti egységek felsorolása: .............................................................................. ..................................................................................................................................................................... 3. Iktatási rendszer: sorszámos – alszámos – alapszámos – tételszámos – főlajstromszámos. (Megfelelő: aláhúzandó.) 4. Az iktató- és mutatókönyveket szabályszerűen: Iktatókönyv
Mutatókönyv
megnyitják hitelesítik lezárják kinyomtatják (Megfelelő: i(gen), n(em).) 5. Az irattározás rendszere. Alkalmaznak-e irattári tételszámokat? ...................................................... Milyen irattári nyilvántartásokat vezetnek, illetve használnak? (Megfelelő: aláhúzandó) Átadás-átvételi jegyzék – Fogyatéki napló – Gyarapodási napló – Iktatókönyv – Iktatóprogram – Iratkiadási könyv – Iratkivételi elismervény – Irattári jegyzékek – Irattári kísérőlap – Irattári térkép – Kölcsönzési jegy – Kölcsönzési napló – Mutatókönyvek – Őrjegy – Postakönyv – Raktári jegyzékek Az évente keletkező iktatott ügyiratok száma (db): ............................................................................ Ennek kb. hány %-a nem selejtezhető? ................................................................................................ Maradandó érték terjedelme évente (ifm):............................................................................................. 6. Végeznek- e selejtezést az iratanyagban?(igen/nem) .......................................................................... Figyelembe veszik- e selejtezéskor az irattári tervben feltüntetett őrzési időket? (igen/nem) ......................................................................... Az utolsó selejtezés időpontja, jogszabályi alapja: ............................................................................... ..................................................................................................................................................................... Levéltári jóváhagyás időpontja: ..............................................................................................................
5
IV. Az irattározásra vonatkozó adatok 1. Az összes, valamint a maradandó értékű, levéltárnak átadandó iratanyag terjedelme az irattárban a/ Hagyományos iratok Irattár sorszáma1
Iratok keletkeztetője
Iratsorozat neve2 (irattípus, irat jellege)3
Terjedelme (ifm)
Évköre
Rendezettség
Maradandó értékű (ifm) Segédletekkel Selejtezettsége való ellátottsága4
Összesen:
1
A VI. pontban szereplő táblázat alapján. A kézi irattárat is irattárként kell kezelni, az ott lévő iratokat is ebbe a táblázatba kell felvenni, pl. 1. sorszám alatt. Iktatott irat, iktatlan irat, jegyzőkönyv, anyakönyv, egyéb. 3 Irattípus: minősített, általános, egyéb. Jellege: tervrajz, térkép, írott szöveg, fénykép. 4 Iktatókönyv, mutatók, sorkönyv. 5 15 lezárt évnél régebben keletkezett és levéltárba adandó. A határidő nélkül (HN), helyben őrzendőket nem kell ide számítani. 2
6
Ebből levéltárérett iratok (ifm)5
b/ Elektronikus iratok Irattár sorszáma6
6 7
Iratok keletkeztetője
Iratsorozat neve (irattípus)7
Elektronikusan keletkezett/ digitalizált
Szoftver neve, gyártója
A VI. pontban szereplő táblázat alapján. Irattípus: minősített, általános, egyéb.
7
Kimeneti Adathordozó fájlformátumok (Adatformátumok)
Évköre
Terjedelme (MB)
Maradandó értékű összesen %
V. A szervnél levő védett levéltári anyag A szerv őrizetében levő védett irattári anyagok tárolásának körülményei: ..................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... .....................................................................................................................................................................
Javaslat az iratképző őrizetében levő irattári anyag védetté nyilvánítására: .................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... .....................................................................................................................................................................
8
Befogadóképesség (ifm)
Zárható14
Tűzbiztos13
Kizárólag irattár12
Tisztaság11
Fényviszonyok10
Klimatikai viszonyok9
Irattár helye, címe (emelet, ajtó)
Berendezése8
Sorszám
VI. Az irattárak állapota
Megjegyzés
Összesen:
A szervlátogatás során a levéltár képviselője az alábbi dokumentumokat vette át (Illetékességből történő iratátadás/átvétel esetén külön jegyzéket kell felvenni!): ..................................................... ..................................................................................................................................................................... .....................................................................................................................................................................
8
Megfelelő: i(gen), n(em). Megfelelő: i(gen), n(em). 10 Megfelelő: i(gen), n(em). 11 Megfelelő: i(gen), n(em). 12 Megfelelő: i(gen), n(em). 13 Megfelelő: i(gen), n(em). 14 Megfelelő: i(gen), n(em). 9
9
Az ellenőrzés során a következőket állapítottuk meg: ....................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... Javaslatok: .................................................................................................................................................. ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... Kelt: ……………………………., ………év ………………hó …… nap ......................................................... A Zala Megyei Levéltár részéről
................................................................ A szerv részéről
Láttam:
Láttam:
gyűjtőterületi csoportvezető Megjegyzés:
levéltár-igazgató
10
