WPC-Deelplan-Vrijwilligers Kevin Nauta November 2015
1
Voorwoord
Dit deelplan is opgesteld aan de hand van het OPAFIT principe. Er wordt onderscheid gemaakt in vier fasen: • De voorbereiding • Het opbouwen de avond van tevoren • De dag van het toernooi • Het afbouwen ’s avonds. Er zijn vijf verschillende rollen onder de vrijwilligers: • de Runners, • de Kleders, • de Tijdwaarnemers (TimeKeepers), • de Schaduw Administratoren (schaduwtimekeepers), • de Tatami (Mat) Coordinatoren De schaduwtimekeepers en ’normale’ timekeepers hebben vrijwel dezelfde functie, daarom hebben zij hetzelfde instructiemoment en hetzelfde instructiedocument. Voor het aanmelden van vrijwilligers (en deelnemers aan het toernooi; niet belangrijk voor dit deelplan) wordt gebruik gemaakt van een nog-te-ontwikkelen systeem wat via het Internet bereikbaar is op www.WaterPoortCup.nl. Via dit systeem kunnen vrijwilligers zich aanmelden, en kan de Catering-projectgroep een lijst uitdraaien van alle aangemeldde vrijwilligers. Aan dit systeem zijn hosting- en domeinnaamkosten verbonden (zie 2.4: Voorbereiding - Financi¨en).
1
2
Voorbereiding
2.1
Organisatie
• Vrijwilligers regelen • Instructiemomenten plannen • Vrijwilligers instrueren
2.2
Personeel
• Vrijwilligers regelen: Paul Baidenmann (backup: Sven Talman) • Instructiemomenten plannen: Kevin Nauta i.o.m. Gert-Jan Pels • Vrijwilligers instrueren: Kevin Nauta i.c.m. Gerard Schouten (backup: Peter Wortman)
2.3
Administratie
• Het aanmeldsysteem produceert de lijsten met vrijwilligers, die door zowel de Cateringgroep als de Vrijwilligers-groep gebruikt kan worden.
2.4
Financi¨ en
• Domeinnaam-registratie WaterPoortCup.nl: A C3.99 voor het eerste jaar, A C7.49 per jaar daarna. • Hosting Aanmeldsysteem op bovenstaande domeinnaam: schatting: A C6.75 per kwartaal, kan geupgrade worden naar A C10,50 per kwartaal voor meer bandbreedte.
2.5
Informatievoorziening
• Uitlegdocumenten voor de vier verschillende rollen, te verkrijgen op kevinnauta.nl, later op waterpoortcup.nl.
2.6
Techniek/hulpmiddelen/materialen
Bij de instructiemomenten: • Setje beschermers + bescherming voor kleders • Voorbeeldschema (evt. clubkampioenschappen) voor runners, tatami coordinatoren, timekeepers • Regelementen, stopwatches, geplastificeerde bordjes voor timekeepers.
2
3
Opbouwen
3.1
Organisatie ! Hoofdtafel opbouwen en centreren
• Matten opbouwen, centreren adhv de hoofdtafel, krukjes met vlaggen erbij zetten • Vlaggen ophangen en centreren adhv de hoofdtafel • Muziekinstallatie aansluiten • Tijdwaarnemerstafels neerzetten + benodigdheden uitstallen • Vechtersstoelen neerzetten • Beschermers neerleggen • Barriere neerzetten • Plankjes, Stenen en matjes voor breektesten ophalen, in de zaal zetten op een plastic kleed • Landenbordjes opstellen • Bekertafel opstellen + Bekers neerzetten • Tafels e.d. Ingang neerzetten • VIP ruimte inrichten • Laptop + Beamer opstellen • Wegingsstation opstellen
3.2
Personeel
• Gert-Jan Pels: Algemeen Aanspreekpunt • Douwe Blom: Hoofd TMC • Lea Koenen: Hoofd Ontvangst
3.3
Administratie
• Geen, er hoeft niets bijgehouden te worden.
3.4
Financi¨ en
• Geen
3.5
Informatievoorziening
• Plattegrond van hele zaal • Stappenplan Opbouwen (nog te maken, bevat o.a. hoe de hoofdtafel opgebouwd moet worden) • Opstelling van de Bekers
3
3.6
Techniek/hulpmiddelen/materialen
• Sporttape • Aanhangwagen
4
4
Toernooi
4.1
Organisatie
Voor de opening: • Vrijwilligers ontvangen en laatste instructies geven (Timekeepers inlichten over de calamiteitenemmer) • Adhv aanwezigheid groepen indelen • Shihan assisteren bij de briefing (Kevin Nauta of Peter Wortman) • Vechters opstellen en landenbordjes geven voor opkomst • Vrijwilligers opstellen langs de zijkant van de ingang Na de Opening: • Vrijwilligers naar hun stations laten gaan • Zodra een mat klaar is met de Junioren: personeel van die mat inzetten voor het opruimen van de beschermers (in een winkelwagen) • Zodra mat 3 klaar is met de Junioren: personeel van die mat inzetten voor het opbouwen van de tameshiwari • Zodra een ronde tameshiwari geweest is, hetzelfde personeel inzetten voor het opruimen van gebroken plankjes (in een winkelwagen) • Zorgen dat alle vrijwilligers lunchen
4.2
Personeel
Per mat: • 2 TimeKeepers • 1 Schaduwschrijver • 1 Tatami Coordinator • 2 Runners • 4 Kleders Hierbij komt nog ´e´en compleet team als extra team, waarvan de vrijwilligers ten alle tijde ingezet kunnen worden waar zij nodig zijn.
4.3
Administratie
• Bijhouden van de gevochten partijen op het wedstrijdschema (Runners, Tatami Coordinatoren, Timekeepers) • Bijhouden van de scores van gevochten partijen op het wedstrijdschema (Timekeepers) • Uitrekenen van de finales (Timekeepers)
4.4
Financi¨ en
• Geen 5
4.5
Informatievoorziening
• Wedstrijdschema: per mat 5 exemplaren: 1x Timekeeper, 1x Tatami Coordinator, 1x Schaduwschrijver, 2x Runner • Wedstrijdregelementen: per mat 1 exemplaar voor de Timekeepers
4.6
Techniek/hulpmiddelen/materialen
• Pennen: voor alle Timekeepers, Schaduwschrijvers, Tatami Coordinatoren en Runners 1 pen, als reserve 1 pen per 3 personen extra. • Stopwatches: per mat 1 exemplaar • Tijdzakjes: per mat 1 exemplaar • Geplastificeerde A4tjes: per mat 1 set van: 1x wit, 1x rood, 1x wit met de tekst ’ENCHOSEN’ • Calamiteiten-emmers met daarin een keukenrol en babywipes: per mat 1 exemplaar • Winkelwagens
6
5
Afbouwen
5.1
Organisatie
Zaken die eventueel tijdens het toernooi al gedaan kunnen worden: • Beschermers opruimen • Mat + omliggende spullen opruimen Zaken die pas na het toernooi kunnen gedaan worden: • Finalemat opruimen • Hoofdtafel opruimen • Barriere, Stenen, plankjes, matjes wegbrengen •
5.2
Personeel
• Vrijwilligers die geregeld zijn voor specifiek deze avond? • Iemand met een auto
5.3
Administratie
• Geen, er hoeft niets bijgehouden te worden
5.4
Financi¨ en
• Geen
5.5
Informatievoorziening
• Opsomming van materialen per afkomst?
5.6
Techniek/hulpmiddelen/materialen
• Winkelwagens • Aanhangwagen
7
