wervingskookboek

wervingskookboek www.11.be/doemee

Inhoud

Deel 1 Woord vooraf

4

1. Een ‘Flexivolle’ groep

6

2. Val 1ns op: vergroot de zichtbaarheid van je 11.11.11-groep 3. Wervingstips bij een activiteit 4. Promotie v oor je activiteit

8

5. Werven en communicatie

9

7

8

6. Werven, geworven... en dan? Behouden van de vrijwilligers

10

Deel 2 1. Werving op bestaande activiteiten 1.1 Wervingstips bij de deur-aan-deur-actie 1.2 Wervingstips bij publieke momenten 1.3 Wervingstips bij etentjes, brunches, sobere maaltijden, koffietafels, … 1.4 Wervingstips bij infoavonden, filmavonden… 1.5 Wervingstips bij fietstochten, wandelingen… 1.6 Wervingstips bij fuiven en concerten 1.7 Wervingstips bij quizzen 1.8 Wervingstips in een 11.11.11-café of cocktailavond 2. Wervingstechnieken en - materialen 2.1 Mailketting 2.2 Flyers 2.3 Advertenties 2.4 Wervingsquiz 2.5 Wervingsaffiche 2.6 Wervings-dvd 2.7 Wervingslied 3. Inventarislijst wervingstips en -technieken

Algemene tips en wervingsinformatie

DEEL 1 3

Woord vooraf 11.11.11 kookt! Om zoveel onrecht in de wereld, dat zeker. Maar we hebben ook kóókboeken. De trouwe vrijwilliger kent al ons actiekookboek en het financieel kookboek. En dit is het meest recente: het wervingskookboek!

Waarom een wervingskookboek? Onze twee kookboeken gaven al heel wat ideeën en acties voor elke lokale groep. Het actiekookboekk biedt een waaier van succesvolle ideeën, tips, acties voor fondsenwervende en educatieve activiteiten. Het is downloadbaar vanop www.11.be/actiekookboek. Maar we hadden méér nodig. De lokale werking en vrijwilligers vormen het kloppend hart van de Noord-Zuidbeweging. We willen dan ook onze lokale groepen behouden en versterken. Maar nieuwe krachten vinden is moeilijk, ze houden nog moeilijker, en de huidige maatschappelijke context maakt het er niet makkelijker op. De samenleving verandert en met haar het vrijwilligerswerk. Niet dat er minder vrijwilligers zijn, maar de engagementen veranderen, organisaties en vrijwilligers vinden elkaar moeilijker dan voorheen... Mensen rollen niet meer vanzelf in één engagement. Ze zoeken totdat ze

4 DEEL 1


iets vinden wat bij hen past. Persoonlijke ontplooiing en interesse spelen een belangrijker rol bij het uitkiezen van dat engagement. Vrijwilligers ‘shoppen’ meer en vlugger, zijn minder (lang) loyaal aan een zelfde vereniging. Conclusie: we moeten meer tijd en energie steken in het blijvend zoeken naar vrijwilligers. 11.11.11 kiest voor een wervingsbeleid, dat jullie op een gerichte manier kan ondersteunen bij het werven en versterken van de lokale groep. Dit beleid houdt in: » het inbouwen van wervingstechnieken en - strategieen in bestaande activiteiten en lokale werkingen, » ruimte maken voor begeleiding en ondersteuning van groepen die een wervings- en groepsversterkingsproces willen opzetten. Dit wervingskookboek is een onderdeel van het eerste luik. Met dit kookboek willen we de lokale groepen nuttige en praktische informatie, tips en methodieken mee-

© Eddy De Neef

Vanaf september 2008 lanceren we de wervingspagina op onze website www.11.be/doemee, met alle actuele wervingsinfo. Ook dit wervingskookboek komt integraal op de site, zodat je alle materialen kunt downloaden. We houden je op de hoogte! Zit je met extra vragen rond werving? Vind je niet direct een passende methodiek voor je situatie? Ben je op zoek naar vorming rond dit thema? Wil je graag een wervingstraject doorlopen met de lokale groep? Contacteer ons. Wij staan ten allen tijde klaar om je te ondersteunen en te begeleiden tijdens dit wervingsproces. Wil je dit kookboek aanvullen met eigen ervaringen, met een ander soort activiteit? Laat het ons weten! Antwerpen [email protected] of 03/281 06 62 Vlaams-Brabant en Brussel [email protected] of 02/536 11 33 Limburg [email protected] of 011/87 14 80 Oost–Vlaanderen [email protected] of 09/233 02 03 West-Vlaanderen [email protected] of 051/24 06 13

geven. Met dit materiaal kunnen zij zelf aan de slag gaan om mensen aan te trekken en de groep te versterken. Werven is een proces. Het blijft zoeken welke methodieken en tips het best bij de eigen groep, gemeente en/of activiteit passen. Gun jezelf wat tijd om dit uit te zoeken.

Wat houdt dit kookboek concreet in? Deel 1 schetst het kader. We gaan in op volgende thema’s: » het FLEXIVOL – principe, » hoe een goede activiteit organiseren, » hoe de zichtbaarheid vergroten, » gerichte promotie voeren, » een goede communicatie opzetten.

Deel twee biedt concrete wervingsinstrumenten aan: » fiches met tips over hoe de werving te integreren in bestaande activiteiten (etentjes, info-avonden, straatacties…). De fiches zijn onderverdeeld op basis van de aard van de activiteiten. Iedereen vindt er zeker zijn gading. » concrete en gebruiksklare wervingsmaterialen zoals de wervingsaffiche, voorbeeldadvertenties en flyers, aan te vullen met je eigen gegevens. » een inventarislijst met allerhande wervingstechniekjes en -tips om jouw activiteiten nog “wervender” te maken.


DEEL 1 5

1. Een ‘Flexivolle’ groep Het FLEXIVOL-principe verzamelt enkele aandachtspunten die je best in acht neemt om je organisatie of groep dynamisch draaiende te houden en aantrekkelijk te maken voor de omgeving. Dit principe passen we ook toe op de werking van een lokale 11.11.11-groep. Het FLEXIVOL-principe leent er zich uitstekend toe om in te spelen op mogelijke motieven van mensen om aan vrijwilligerswerk te doen. Als je nieuwe mensen wil aantrekken, is het belangrijk hen iets te bieden dat voldoet aan hun verwachtingen. Het principe zet die belangrijkste verwachtingen op een rijtje. Sommige punten lijken misschien evident, andere minder. Het loont in ieder geval de moeite om de werking van je groep aan dit principe te toetsen.

F lexibel:

Bied flexibele engagementen aan, aanpasbaar naargelang de behoefte van de vrijwilliger. Speel als groep in op wat de (nieuwe) vrijwilliger graag doet en waarvoor hij of zij tijd wil en kan vrijmaken. Alle engagementen zijn welkom.

L evendig met stimulansen:

Motiveer en stimuleer je vrijwilligers voldoende door hen geregeld te bedanken en te verwennen, door aangepaste taken aan te bieden (voor de ene voldoende uitdagend, voor de andere eerder veilig en mooi omkaderd).

E envoudig toegankelijk: X perimenteren mogelijk: I mago is positief: V ariatie in activiteiten en taken: O rganisatie is vlot: L achen is belangrijk en gezond:

Hou de instap laagdrempelig en voor iedereen toegankelijk. Zorg dat je voldoende gekend bent zodat potentiële vrijwilligers de weg vinden. Bied de mogelijkheid om nieuwe activiteiten, nieuwe manieren van werken te lanceren en uit te proberen. Sta stil bij het imago dat de buitenwereld van je groep heeft. Ga na waaraan je dat imago te danken hebt. Probeer het te verbeteren indien nodig. Ga na wie van je vrijwilligers welke taken goed en graag uitvoert. Komt dit overeen met de huidige takenverdeling ? Bied, waar wenselijk, variatie in het takenpakket aan. Zorg dat je organisatie snor zit, dat je vergaderingen en activiteiten vlot verlopen. Doe de dingen waar je goed in bent. Hou het plezant want het is ten slotte vrijwilligerswerk! Vrijwilligers willen plezier maken, andere mensen ontmoeten, … Zorg voor ontspanningsmomenten.

Belangrijke opmerking: Flexibel en ‘flexivol’ omgaan met wensen, vragen en verwachtingen van potentiële vrijwilligers versus duidelijke en afgebakende vrijwilligers-‘jobs’ aanbieden. Het is zoeken naar het juiste evenwicht. Een goed afgebakende taak verhoogt de kans dat de vrijwilliger effectief zal instappen in het vrijwilligerswerk. Je kunt dus als groep gericht gaan werven, zeker als je voor welbepaalde taken naar vrijwilligers op zoek bent. Anderzijds moet je je ook als groep flexibel (flexivol) opstellen. Zo kun je inspelen op de ruilmotieven van de vrijwilliger. Vrijwilligers die zich aanbieden voor andere engagementen en taken, moeten ook aan hun trekken kunnen komen in de lokale werking. Het blijft belangrijk dat je naast die ene afgebakende vorm van engagement die je aanbiedt, ruimte laat voor andere vormen. Misschien heb je echt iemand nodig om op 11 november 2 uur mee de straatactie te doen. Maar als een specifiek persoon deze taak nu net niet ziet zitten, wees dan flexibel. En weeg op basis van zijn of haar ruilmotieven af welke andere vormen van (afgebakend) engagement hij of zij wel kan opnemen.

6 DEEL 1


2. Val 1ns op: vergroot de zichtbaarheid van je 11.11.11-groep

© Marc Rotty

Het is niet alleen voor de 11.11.11-campagne maar ook voor de lokale groep heel belangrijk om zichtbaar aanwezig te zijn in de gemeente. Hoe meer je groep, acties en activiteiten opvallen, hoe meer mensen erover zullen spreken. Voor een versterking van je groep of voor een goede werving is een goed imago van belang. Duidelijk aanwezig zijn in de gemeente verhoogt je kansen op interesse van nieuwe vrijwilligers, versterkt je acties (sensibiliserend én politiek) en de campagne als geheel. De gemeente is ook geneigd die groepen en acties des te meer te ondersteunen die een sterke uitstraling hebben ... een wisselwerking dus.

Concrete tips rond zichtbaarheid 11.11.11 zet middelen en materiaal in zoals affiches, kubussen, spandoeken, tv-spots, folders e.a. Hieronder vind je een lijst met acties en tips die 11.11.11 in de gemeente een duidelijke plaats in het straatbeeld geven. Contacteer jouw provinciaal secretariaat voor meer tekst en uitleg. » Bevlagde stad: vraag aan je gemeente om in de campagneperiode de gemeente/stadsring/ronde punten vol te hangen met de 11.11.11-vlaggen. » Maak gebruik van de verkiezingsborden van de gemeente. » Spreek het afvalbedrijf aan om een groot paneel van 11.11.11 aan de vuilniswagens te bevestigen. » Vraag de stad om gebruik te maken van de elektronische infopanelen. » Laat in de campagneperiode een campagne-banner op de gemeentelijke website plaatsen. » Plaats een blikvanger op drukke plaatsen in de gemeente of op drukke verkeersaders. Laat de plaatselijke jeugdbeweging een originele constructie sjorren. Daarop kun je het spandoek en de vlag bevestigen. » Projecteer de campagnespot of een 11.11.11-spotje op een groot scherm op de markt en/of in publieke plaatsen (bibliotheek, cultureel centrum, winkels, e.a.). » Verspreid raamaffiches bij vrienden, kennissen, winkels, e.a. » Hang tijdens de straatactie ‘s morgens vroeg ook een ballon aan de brievenbussen; als de mensen opstaan zien ze een straat vol met ballonnen.

In Ranst ondervonden ze geen hoogtevrees om 2015 De Tijd Loopt en 11.11.11 in de kijker te zetten.

» Vraag aan de bibliothecaris om aan de mensen die een boek ontlenen een 11.11.11-bladwijzer mee te geven. » Vraag aan de lokale groep van vaandelzwaaiers om een show met 11.11.11- vlaggen te organiseren. » Verspreid stickers, deurhangers, bierkaartjes in de gemeente. » Neem deel aan de broodzakkenactie: door een opdruk op de broodzakken breng je 11.11.11 ook op de ontbijttafel. » Geef een straat met een symbolische naam een (figuurlijk) 11.11.11-kleedje. » Geef het lokale standbeeld in de campagneperiode een (letterlijk) 11.11.11-kleedje. » ...


DEEL 1 7

3. Wervingstips bij een activiteit Het is belangrijk om een wervingsreflex in te bouwen in je dagelijkse werking en activiteiten. Zeker bij activiteiten waar je veel volk wenst te bereiken, is het belangrijk om je acties te overgieten met een ‘wervingssausje’. » Zorg dat de activiteit een aantrekkelijk en boeiend geheel is: interessante inhoud, leuke decoratie, comfortabele omkadering, kinderprogramma, … Een positieve uitstraling doet wonderen op vlak van werving. » Maak indien mogelijk een standje over 11.11.11 en de werking van het comité. Iets interactiefs trekt vaak meer volk: een kleine quiz, een opdracht, een visvijver voor de kindjes,... » Zorg voor wervingsfolders die mensen kunnen meenemen. 11.11.11-nationaal brengt in september een nieuwe flyer en affiche rond werving op de markt. » Er zijn ook vacatures en bladwijzers beschikbaar. » Zorg bij een activiteit dat alle groepsleden herkenbaar zijn, zodat mensen weten wie ze kunnen aanspreken. Draag bv. de T-shirt of pull van 11.11.11. » Persoonlijk aanspreken blijkt nog steeds dé manier om mensen aan te zetten tot een engagement. » Zorg ervoor dat mensen die zich willen engageren snel reactie krijgen (een uitnodiging voor de volgende vergadering, een afspraak met de comitéverantwoordelijke, …). Laat de toezegging niet koud worden!

© Marion Schrijvers

In Dilbeek verzorgt het comité steeds een stevig kinderprogramma, met originele aankleding. De kinderen zijn duidelijk enthousiast!

4. Promotie voor je activiteit Om op je activiteit te kunnen werven, heb je natuurlijk deelnemers nodig. Een eerste bekommernis is dus voldoende volk naar je activiteit krijgen. Enkele tips: » Nodig met de groep zoveel mogelijk mensen persoonlijk uit. » Zorg voor uitnodigingen (met een invulstrook + mailadres en telefoonnummer) en een zo ruim mogelijke verspreiding (bussen, via plaatselijke verenigingen, bibliotheken, de plaatselijke basisschool, winkels, …). » Maak gebruik van de mailketting om mensen uit te nodigen (cfr. fiche mailketting in deel 2). » Zorg voor zichtbaarheid en aanwezigheid in de gemeente! Hang affiches en spandoeken uit. Probeer een interview te versieren bij de lokale radio of televisie, plaats een advertentie in het gemeenteblad, …

8 DEEL 1


» Verstuur persberichten naar de lokale media (adressen zijn op te vragen bij de gemeente). » Kondig je activiteit aan op de gemeente-website. » Probeer met een aantal groepsleden aanwezig te zijn op andere plaatselijke (Noord-Zuid-)activiteiten. Zo leer je je doelpubliek kennen, en kan je ook gericht uitnodigen.

5. Werven en communicatie Als je nieuwe mensen wil werven, is het noodzakelijk om een goede communicatie uit te werken, op maat van de mensen die je wil aantrekken. Enkele tips: » Zorg ervoor dat je de aandacht trekt. Kies een leuk beeld, een sprekende en aantrekkelijke boodschap, een grappige cartoon, iets wat opvalt. » Maak duidelijk wat de meerwaarde is van je aanbod. Waarom is vrijwilliger-zijn bij je 11.11.11-comité zo interessant? » Zorg ervoor dat mensen geprikkeld worden om zich te engageren, maak duidelijk wat ze ervoor in de plaats krijgen. Oproep tot actie! » Maak je boodschap kort en krachtig. » Vermeld duidelijk de contactgegevens en de manier van contacteren. In deel 2 van dit wervingskookboek vind je enkele voorbeelden en prototypes van advertenties, een affiche en een flyer. Vanaf september 2008 is er een wervingsaffiches en -flyer beschikbaar die je kunt aanpassen met eigen gegevens.

11.11.11 is in Hasselt wel erg zichtbaar met vlaggen in de stad. © Jeroen Dries


DEEL 1 9

6. Werven, geworven... en dan? Behouden van de vrijwilligers Vrijwilligers werven én hen ook behouden is een kunst. Het is dus belangrijk om ook daar voldoende aandacht aan te schenken. Een plezante context scheppen, waarin iedereen zich thuisvoelt, zich gewaardeerd voelt, is essentieel. Het lijkt een grote taak, maar eigenlijk lukt dit al door kleine dingen. Hier vind je tips voor een goed onthaalbeleid van nieuwe vrijwilligers en om je huidige vrijwilligers te behouden en blijvend te motiveren.

» Het flexivol-principe is een handige leidraad voor een goed onthaalbeleid voor de nieuwkomers. » Zorg voor een hartelijk onthaal als een nieuw comitélid zijn of haar intrede doet: stel de groep voor en geef ruimte aan de nieuwe vrijwilliger om zichzelf voor te stellen. » Spreek af om samen met de nieuwe vrijwilliger naar de vergadering af te zakken. Zo vermijd je dat hij/zij alleen in een totaal onbekende omgeving aankomt. » Stel de werking van de groep voor en geef de nieuwe vrijwilliger een overzicht van de geplande activiteiten. » Geef documentatie en een “vrijwilligersattentie” mee (maak eventueel een onthaalpakket). » Vraag onmiddellijk na de eerste twee à drie bijeenkomsten hoe de nieuwe mensen het vonden en ga daar op in. » Spreek eventueel af wie van de groep bereid is de ‘coach’ van de nieuwe vrijwilliger te zijn (iemand die beschikbaar is voor alle vragen).

Blijvend stimuleren en motiveren » Geef iedereen in de groep een duidelijke, goed omschreven en gewaardeerde taak. Op die manier draagt iedereen een deel van de verantwoordelijkheid. Zorg ook voor voldoende inwerking en begeleiding voor nieuwe vrijwilligers. » Geef iedereen inspraak k bij het nemen van beslissingen. En neem ieders mening ook ernstig. » Geef daarin ook ruimte voor nieuwe ideeën, die laten een frisse wind door de werking waaien! » Informeer iedereen goed over het campagnethema, over gemaakte afspraken, over mogelijkheden en kansen op vlak van vorming. » Evalueer de werking en voorbije activiteiten altijd goed. Op die manier kan iedereen zijn of haar mening kwijt, en vermijd je frustraties in de toekomst.

10 DEEL 1


© Nele Verhaeghe

Goed onthaald is half gewonnen

In Marke geeft het comité na de straatactie aan alle vrijwilligers een tas soep met lekkere boterhammen.

» Zorg voor een wij-gevoel. Dat kan je creëren door activiteiten echt als team te organiseren. Ook samen andere dingen doen versterkt dat gevoel: een pint pakken na de vergadering, een etentje bij iemand thuis, op uitstap met alle gezinnen of waarom niet eens samen op weekend gaan? » Zorg ervoor dat iedereen zich thuisvoelt in de groep en creëer een gezellige en informele sfeer op vergaderingen. Om de beurt bij iemand thuis vergaderen bijvoorbeeld. Voorzie een drankje en wat versnaperingen. » Denk aan speciale attenties: een verjaardagskaart vanwege de groep, gratis tickets voor een film of een concert, een barbecue als startmoment voor de nieuwe campagne, … » Bouw ‘verwenmomenten’ in: een etentje, een daguitstap, een informele bijeenkomst met een glaasje wijn, ...

Provinciale 11.11.11-secretariaten Antwerpen Patriottenstraat 27, 2600 Berchem Tel. 03 281 06 62 [email protected]

Limburg Pastorijstraat 40 bus 7, 3530 Houthalen-Helchteren Tel. 011 87 14 80 [email protected]

Oost-Vlaanderen Dok Noord 5, 9000 Gent Tel. 09 233 02 03 [email protected]

Vlaams-Brabant & Brussel Vlasfabriekstraat 11, 1060 Brussel Tel. 02 536 11 33 [email protected]

West-Vlaanderen Hugo Verrieststraat 22, 8800 Roeselare Tel. 051 24 06 13 [email protected]

wervingskookboek

Recommend Documents