VAST BUREAU VOOR STATISTIEK EN WERKLASTMETING
WERKLASTMETINGSRAPPORT ARBEIDSRECHTBANKEN JUNI 2013
1
PREAMBULE van het (VOORLOPIG) COLLEGE VAN HOVEN RECHTBANKEN Het rapport van het Vast Bureau Statistiek en Werklastmeting over de werklastmeting in de arbeidsrechtbanken is een eerste toetsing, zowel van het instrument zelf, als van de weerhouden tijden. Het instrument en de tijden zullen in de komende jaren verder moeten worden getest en, waar nodig, worden aangevuld en aangepast vooraleer ze kunnen worden aangewend bij het bepalen/aanpassen van de bij wet bepaalde personeelskaders van de rechtbanken. Het rapport bevat referentietijden per kernproduct, die werden bekomen tijdens workshops met de pilootsites en de experten. In werkelijkheid zijn er echter bepaalde rechtbanken, die meer tijd nodig hebben dan andere voor de afhandeling van een zelfde product. Er moet nog bijkomend onderzoek worden verricht naar de verklarende factoren voor dergelijke lokale verschillen (variabelen), alsook een kwantificering van de impact van deze factoren op de tijden. De referentietijden, die werden opgenomen in het rapport en die werden gebruikt voor de berekeningen, zijn gemiddelden die werden bepaald aan de hand van verschillende elementen, dat wil zeggen aan de hand van de ramingen van de tijd(en) die nodig is(zijn) voor elk product, door experten van de pilootsites tijdens workshops, aan de hand van de resultaten van tijdschrijfoefeningen en aan de hand van observaties. De berekeningen op basis van deze gemiddelden, die informatief werden opgenomen, kunnen dus voor sommige rechtbanken een resultaat geven dat lager is dan het personeelskader dat zij in werkelijkheid nodig hebben en voor andere rechtbanken tot een kader dat hoger is dan de werkelijke behoefte. Zoals voor het bepalen van de niet dossiergebonden tijd, zullen er nog bijkomende waarden en parameters moeten worden bepaald, die zullen gelden voor alle rechtbanken. Dit geldt bijvoorbeeld voor het kwantificeren van de inbreng van de referendarissen, het bepalen van de gemiddelde onderbezetting, … Ten slotte zal ook de algemene coherentie van de gehanteerde methode moeten worden geverifieerd en, meer in het bijzonder, of deze methode kan worden toegepast in alle rechtscolleges. Gelijksoortige cijfers en proporties zullen moeten worden vergeleken en zullen aanleiding kunnen geven tot verbeteringen en aanpassingen, zowel van het instrument zelf, als van de tijden. Dit rapport kan niettemin als een eerste onderbouwde analyse gelden, die de deur opent naar bijkomend onderzoek en onderhandelingen met het oog op de correctie van lokale personeelskaders, die manifest ontoereikend of overmatig zijn. De correcties die evident nodig zijn, moeten snel kunnen worden gedaan om het ontstaan of het toenemen van belangrijke lokale achterstanden te voorkomen. De werklastmeting moet toelaten om aan de hoven en rechtbanken de personeelskaders ter beschikking te stellen die zij nodig hebben voor een tijdige en kwalitatieve afhandeling van de dossiers, maar ook om de bestaande achterstand substantieel te reduceren. Het Voorlopig College van Hoven en Rechtbanken
2
Inhoud 0.
VOORBESCHOUWING..................................................................................................................4 0.1. Reikwijdte van dit werklastmetingsrapport ........................................................................6 0.2. Leeswijzer ..........................................................................................................................7 1. WERKLASTMEETINSTRUMENT.....................................................................................................8 1.1. Inleiding.............................................................................................................................8 1.2. Personeelsplanning ............................................................................................................8 1.2.1. Personeelsbeschikbaarheid............................................................................................9 1.2.2. Personeelsbehoefte .....................................................................................................10 1.3. De productietijd van een VTE per jaar ..............................................................................11 1.3.1. Eén nationale “normaal beschikbare arbeidstijd op jaarbasis” per groep medewerkers11 1.3.2. Niet-dossiergebonden tijd............................................................................................14 1.3.3. Dossiergebonden tijd ...................................................................................................16 1.4. De werklast ......................................................................................................................17 1.4.1. Kernproducten.............................................................................................................17 1.4.2. Volumes.......................................................................................................................26 1.4.3. Tijd ..............................................................................................................................27 1.4.4. Totale som van de werklast..........................................................................................28 2. WERKLASTMETING AS IS 2012: RESULTATEN.................................................................................29 2.0 Inleiding ..................................................................................................................................29 2.1. Personeelsbeschikbaarheid ....................................................................................................29 2.2. Personeelsbehoefte ...............................................................................................................33 2.2.1. Resultaten op basis van een referentietijd .......................................................................37 2.2.1.1. De gemiddelde productietijd per magistraat per jaar....................................................37 2.2.1.2. De werklast...................................................................................................................37 2.2.1.3. FIT, personeelsoverschot of –tekort? ............................................................................39 2.2.2. Resultaten op basis van referentiewaarden en op basis van lokale waarden....................40 3. WERKLASTMETING TO BE: GERECHTELIJKE ACHTERSTAND............................................................43 4. TOT SLOT ......................................................................................................................................46 5. OPMERKINGEN BEGELEIDINGSCOMITÉ WERKLASTMETING, Vergadering 17-04-2013................47
3
0.
VOORBESCHOUWING
Al tientallen jaren wordt gesproken over het belang van werklastmeting voor de hoven en rechtbanken. Ad hoc of lokaal werden verschillende initiatieven genomen (vb. MUNAS-project hoven van beroep). Uiteindelijk werd 1
in 2008 op basis van het protocol werklastmeting een nationaal Vast Bureau Statistiek en Werklastmeting (VBSW) opgericht in de schoot van de zetel zelf. Het VBSW heeft als doelstelling om alle, in totaal meer dan 300, hoven en rechtbanken te ondersteunen bij het streven naar: 1. de verzameling en uniformisering van statistische gegevens; 2. de werklastmeting voor magistraten en gerechtspersoneel; 3. de vergelijking en optimalisering van de werkwijzen en werkprocessen. Conform de contouren van de protocollen is de werklastmeting sinds 2008 de prioritaire opdracht. Van 2008 tot 2012 werd, in samenwerking met de CMRO, gefocust op de hoven van beroep. Oktober 2012 werd daartoe een sjabloon van rapport van de correctionele sectie van de hoven van beroep neergelegd. Dit sjabloon had 2 doelstellingen. Ten eerste wilde het slabloon een samenvatting geven van door het begeleidingscomité gevalideerde elementen die de werklastmetingsprojecten over alle hoven en rechtbanken 2 gemeen hebben (vb. 40u/week voor magistraten, aantal onbeschikbaarheden per jaar, …) . Ten tweede toonde dit sjabloon aan hoe een finaal eerste generatie rapport werklastmeting er zou uitzien. Een eerste rapport werklastmeting kan pas geschreven worden als een volledige organisatie met alle subentiteiten correctioneel, burgerlijk, …) in kaart gebracht is. Gezien de ervaringen uit het verleden en gezien de huidige context van dringende nood aan cijfermateriaal, als basis voor een geobjectiveerde werklastmeting, is in 2011, naast de hoven van beroep, een werklastmetingsproject voor de arbeidsrechtbanken opgestart. In de tweede helft van 2012 werd intensief aan 3 het werklastmetingsproject bij de arbeidsrechtbanken gewerkt aan de hand van een uitgewerkt draaiboek . Het VBSW heeft in 2012 voor de arbeidsrechtbanken gekozen voor een methode die wetenschappelijkheid en resultaatgerichtheid combineert. Waar in de periode 2008-2012 bij de hoven van beroep een kwantitatieve methode wordt gehanteerd die individuele timesheets en interviews als vertrekpunt heeft, wordt vanaf 2012 geopteerd voor een eenvoudigere en meer kwalitatieve methode die de consensus van een expertengroep als vertrekpunt heeft. Immers, de jarenlange ervaring van magistraten en gerechtelijk personeel wordt zo ten volle benut. Dit werklastmetingsrapport van de arbeidsrechtbanken is het eerste rapport waarin de werklast en de personeelsbehoefte van een volledige gerechtelijke entiteit van de rechtbanken en hoven wordt in kaart gebracht. Werklastmetingsrapporten van andere gerechtelijke entiteiten zullen volgen. Dit eerste werklastmetingsrapport kon enkel worden opgesteld mits de inzet en inbreng van vele actoren. Een dankwoord is op zijn plaats voor: De arbeidsrechtbanken en in het bijzonder de pilootarbeidsrechtbanken en de arbeidsrechtbanken waarvan hun experten deelnamen aan de workshops. De pilootarbeidsrechtbanken zijn: -
Antwerpen Charleroi
1
De volledige tekst kan geraadpleegd worden op de website van het Vast Bureau http://www.vbsw-bpsm.be onder de rubriek protocollen. 2 Begeleidingscomité werklasmeting, 29 november 2012. 3 VBSW, Draaiboek werklastmeting, Brussel, September 2012.
4
-
Kortrijk-Ieper-Veurne
-
Brussel
Nivelle De arbeidsrechtbanken waarvan de experten deelnamen aan de workshops zijn: -
-
-
-
Gent Mons Liège
Tongeren De betrokkenen die hun medewering hebben verleend voor het aanleveren van de noodzakelijke data. We denken aan de medewerkers van de arbeidsrechtbanken (diegene die timesheets hebben bijgehouden, systeembeheerders, hoofdgriffiers, … ) en de steun van het CIV van de FOD Justitie. We danken de leden van het begeleidingscomité bestaande uit administratief en juridisch personeel van de hoven en rechtbanken, de cel beleidsvoorbereiding van de minister van justitie, de FOD Justitie, de Commissie voor de Modernisering van de Rechterlijke Orde, de Adviesraad van de Magistratuur. Het (Voorlopig) College van Hoven en Rechtbanken danken we voor de steun en het vertrouwen dat het geeft aan het Vast Bureau Statistiek en Werklastmeting. De Minister van Justitie voor het vertrouwen en de financiering van de werklastmeting.
Meten is weten is verbeteren Er is voor gekozen op relatief korte tijd een eerste impressie te geven van de werklast en de werkwijzen bij de arbeidsrechtbanken. Deze eerste analyse geeft alvast een goed zicht op het verbeterpotentieel van het functioneren van de arbeidsrechtbanken. Deze eerste 0-meting wil dan ook een aanleiding zijn tot meer verfijnde analyses en voorstellen tot verbetering van de werkprocessen over alle arbeidsrechtbanken heen.
Het Vast Bureau Statistiek en Werklastmeting Maart 2013
5
Onder werklastmeting moet worden verstaan een methode om de globale werklast van een rechtscollege te bepalen per groep medewerkers (magistraten, referendarissen, griffiers, administratieve medewerkers). Zoals in de eerste nota van het VBSW over de krachtlijnen van de methodologie moet de notie “personeelsbehoefte” in het kader van het project werklastmeting bij de zetel worden begrepen als “het aantal medewerkers, uitgedrukt in voltijdse equivalenten (VTE), dat een rechtscollege nodig heeft om een bepaald werkvolume binnen een bepaalde tijdsperiode, bvb 1 jaar, af te handelen.”4 Schematisch kan dit als volgt worden voorgesteld:
Werkvolume (uitgedrukt in tijdseenheden) op jaarbasis Beschikbare arbeidstijd per VTE op jaarbasis
0.1.
Reikwijdte van dit werklastmetingsrapport
De betrachting is om een model van generiek werklastmeetinstrument te ontwikkelen en toe te passen op alle soorten gerechtelijke entiteiten (hoven en rechtbanken). Een arbeidsrechtbank is dus een entiteit. Dit houdt in dat per arbeidsrechtbank een berekening wordt gemaakt van de personeelsbehoefte. Zowel omwille van de praktische organisatie voor de constructie van het model als om de herkenbaarheid (en de mogelijkheid om te vergelijken met de reële situatie) voor de gebruiker te vergroten, wordt deze entiteit indien nodig opgedeeld in een aantal subentiteiten die overeenkomen met grote activiteitendomeinen of bepaalde productengroepen: geschil, collectieve schuldenregeling, management,… Twee opmerkingen hierbij: 1. Finaal wordt er dus geen specifiek onderscheid gemaakt tussen magistratenproducten, griffieproducten, etc. Griffie noch magistraten vormen immers een eigen (sub)entiteit. Dit betekent echter niet dat er geen producten kunnen zijn die uitsluitend door de griffie worden aangemaakt zonder tussenkomst van een magistraat. 2. Wanneer hierboven gewezen wordt naar de mogelijkheid om de resultaten van de werklastmeting te kunnen vergelijken met de reële situatie per subentiteit, dient er toch op gewezen te worden dat dit met de nodige omzichtigheid zal moeten gebeuren. Zo leert de praktijk dat de gemaakte opdeling in subentiteiten niet noodzakelijk volledig overeenkomt met de organisatiestructuren van elk rechtbank (die trouwens nogal wat onderlinge verschillen vertonen). Ook moet er mee rekening gehouden worden dat veel personen binnen een rechtbank ook actief zijn op meerdere domeinen (die de 4
Nota “Project werklastmeting in hoven en rechtbanken.Voorstel krachtlijnen methodologie”, 2.
6
subentiteit kunnen overschrijden). Tenslotte zijn er een aantal activiteiten die moeilijk integraal kunnen beschouwd worden als bijdrage tot specifieke producten of subentiteiten: management, onthaal,… Vandaar dat deze activiteiten ten dele ook in een afzonderlijke subentiteit zijn ondergebracht. De weerhouden subentiteiten in de arbeidsrechtbanken zijn: Geschil (gewone rechtspraak); Collectieve schuldenregeling; Algemeen (management – ondersteuning – diensten van de voorzitter/hoofdgriffier). Dit voorlopig rapport (nulmeting) kan voor de arbeidsrechtbanken als volledig beschouwd worden. Het behelst alle subentiteiten van de arbeidsrechtbanken. Er wordt zowel gerapporteerd over de resultaten van juridisch als van administratief personeel. Voor dit eerste rapport van het Vast Bureau voor de Statistiek en Werklastmeting van de arbeidsrechtbanken worden de gegevens van het burgerlijk jaar (januari – december) 2012 gebruikt. Het is het eerste werklastmetingsrapport waarbij grotendeels gewerkt werd aan de hand van het “draaiboek werklastmeting 2012”. Het is een allesomvattend rapport. Het bevat definitief gevalideerde kernproducten en behandeltijden van de hele werking van de arbeidsrechtbanken anno 2012: de kernproducten/activiteiten, de volumes (output), de gemiddelde behandeltijden, de bepaling van het gemiddeld aantal onbeschikbaarheden, de niet dossiergebonden activiteiten, en dit van alle personeelscategorieën. Deze finaal gevalideerde resultaten zullen zeker te optimaliseren incoherenties blootleggen en inspiratie geven tot de verbeteringen van de werking van de arbeidsrechtbanken. Het Vast Bureau Statistiek en Werklastmeting heeft dit rapport samen met de arbeidsrechtbanken opgemaakt.
0.2.
Leeswijzer
Het rapport is onderverdeeld in 3 delen. Een eerste deel van het rapport handelt over het werklastmeetinstrument. Het geeft een overzicht van de gehanteerde concepten, gebruikte methoden en gemaakte keuzes. Een tweede deel bevat de voortgebrachte resultaten van de werkastmeting AS IS 2012. Een derde deel zegt iets over de structurele input/output verhouding van de arbeidsrechtbanken, met andere woorden; wordt er gerechtelijke achterstand opgebouwd? Dit is een belangrijk aanvulling als men iets vanuit de werklastmeting AS IS 2012 wil meenemen naar de TO BE personeelsbehoeftebepaling van de arbeidsrechtbanken voor de volgende jaren.
7
1.
WERKLASTMEETINSTRUMENT
1.1. Inleiding Alvorens de resultaten van de werklastmeting weer te geven, wordt in dit eerste deel het werklastmeetinstrument voor de arbeidsrechtbanken besproken. Werklastmeting wordt hier beschouwd als het bepalen van de hoeveelheid personeel die nodig is om een bepaalde hoeveelheid werk af te handelen en is in die zin dus synoniem aan personeelsbehoeftenbepaling. Onder “personeel” wordt het geheel van “human-resources” verstaan: griffiers, bodes, magistraten, medewerkers, … De hoeveelheid werk wordt uitgedrukt in een productenvolume. De behoefte (of benodigde hoeveelheid personeel) wordt uitgedrukt in een tijdseenheid: manuren, fulltime equivalenten, … De werklastmeting zoals die hier wordt verstaan, maakt dus gebruik van een hele reeks begrippen die het resultaat zijn van een aantal gemaakte keuzes: werken met producten i.p.v. activiteiten, beperken van de werklast tot personele middelen, … Elk van de gehanteerde begrippen verplicht bovendien ook om verdere keuzen te maken: wat als product weerhouden, hoe diep gaan in het onderscheid van personeelscategorieën, …?
1.2. Personeelsplanning Het werklastmeetinstrument moet ons in staat stellen aan personeelsplanning te doen. Door enerzijds de personeelsbeschikbaarheid en anderzijds de personeelsbehoefte in kaart te brengen krijgt men zicht op de kloof tussen het beschikbare en het noodzakelijk aantal personeelsleden. Er kunnen vervolgens adviezen worden geformuleerd om een betere fit te krijgen.
8
Figuur 1: Personeelsplanning bij hoven en rechtbanken
1.2.1.
Personeelsbeschikbaarheid
Het aanbod van personeel De personeelsbeschikbaarheid (= het aanbod van personeel) is het gemiddeld aantal personeelsleden per jaar in de organisatie, uitgedrukt in VTE (voltijds equivalent). Parameters nodig om deze beschikbaarheid te bepalen werden bekomen door middel van een bevraging van de arbeidsrechtbanken. Hoewel de bevragingen op meer detailniveau zijn gebeurd, zal hier enkel gerapporteerd worden voor de meer algemene categorieën “juridisch personeel (magistraten + referendarissen)” en administratief personeel”. Onder het juridisch personeel zijn niet alleen de magistraten opgenomen, maar ook de referendarissen. Aangezien de referendarissen in de praktijk niet hetzelfde statuut hebben en ook naar takenpakket niet vergelijkbaar zijn, wordt de refendaris in de personeelsbeschikbaarheid slechts voor ¾ of 0.75 VTE van 1 VTE magistraat gerekend. De plaatsvervangende rechters worden enkel bij de personeelsbeschikbaarheid gerekend wanneer zij effectief projecten hebben gemaakt, bovenop het bestaande korps. Zij worden ook slechts voor ¾ of 0.75 VTE van 1 VTE magistraat gerekend. Het administratief personeel omvat zowel zittingsgriffiers, griffiers van de rollen en administratieve medewerkers. Tijdens het project zijn er per kernproduct voor deze personeelscategorieën tijdsbepalingen gebeurd, maar in dit rapport wordt enkel over de globale personeelscategorie “administratief personeel” gerapporteerd. Immers, de inzet van de 3 subpersoneelscategorieën verschilt van arbeidsrechtbank tot arbeidsrechtbank.
9
1.2.2.
Personeelsbehoefte
De vraag naar personeel Een gesofisticeerde berekening is noodzakelijk om de personeelsbehoefte (=vraag naar personeel) te bepalen. Het werklastmeetinstrument geeft de mogelijkheid om de personeelsbehoefte te bepalen op basis van werklast. Als men de werklast van een bepaalde organisatie (uitgedrukt in tijd) deelt door de (gemiddelde) productietijd van een (gemiddeld) personeelslid (uitgedrukt in tijd), bekomt men de personeelsbehoefte. Of, als men weet hoeveel tijd nodig is om een bepaalde arbeid uit te voeren en men weet hoeveel uur één persoon presteert per jaar, kan men berekenen hoeveel personen men nodig gehad heeft op jaarbasis om die bepaalde arbeid uit te voeren. Of nog anders weergegeven:
PERSONEELSBEHOEFTE = Werklast van een rechtscollege (cfr. 1.4.) Productietijd van een VTE per jaar (cfr. 1.3.)
10
1.3. De productietijd van een VTE per jaar De notie “normaal beschikbare arbeidstijd op jaarbasis per VTE”, in deze context is te begrijpen als de tijd waarover een medewerker normaal beschikt om arbeid te presteren, dus zonder rekening te houden met situatiegebonden afwezigheden zoals ziekte, bevalling, etc. De in het kader van deze tekst gebruikte notie “normaal beschikbare arbeidstijd op jaarbasis per VTE” verschilt bijgevolg van de notie “beschikbare arbeidstijd op jaarbasis per VTE”, die ruimer is en ook de situatiegebonden afwezigheden insluit. In de regel wordt de normaal beschikbare arbeidstijd op jaarbasis becijferd door het aantal kalenderdagen per jaar te verminderen met de normale (vaste) inactiviteitsdagen (de wekelijkse rustdagen, feestdagen, vakantiedagen, ziektedagen en brugdagen) en het saldo vervolgens te vermenigvuldigen met de normale arbeidsduur per werkdag. 1.3.1.
Eén nationale “normaal beschikbare arbeidstijd op jaarbasis” per groep medewerkers
Het Begeleidingscomité Werklastmeting besliste op de vergadering van 15 december 2008 om één enkele, nationale waarde per groep werknemers te nemen, niettegenstaande het feit dat er verschilpunten bestaan tussen de verschillende rechtscolleges.5 Meer concreet betekent dit dat voor het bepalen van de noemer van de hoger vermelde breuk, per groep medewerkers gewerkt wordt met één normaal beschikbare arbeidstijd op jaarbasis, wat per groep medewerkers een consensus vereist over de normale wekelijkse/dagelijkse arbeidsduur van een VTE, het aantal vakantiedagen per jaar en het aantal andere vaste dagen afwezigheid per jaar, zoals feestdagen en brugdagen. Het Vast Bureau Statistiek en Werklastmeting is in dit kader voorstander van één uniforme, nationale waarde per groep medewerkers, een waarde die - voor zover mogelijk - overeenstemt met of minstens nauw aansluit bij de wettelijke en reglementaire bepalingen die de arbeidsduur en de normale, vaste inactiviteitsdagen voor de betrokken groep van medewerkers regelen. Magistraten. Op basis van een gebrek aan wettelijke regeling van de arbeidstijd van de magistraten en de opmerkingen daarbij van de Adviesraad van de Magistratuur 6, de bevindingen van de divers gehanteerde arbeidskaders bij het openbaar Ministerie7, en bestudering van wettelijke regelingen voor werknemers uit de publieke en private sector8 en internationaal (rechts9-) vergelijkend
5
Verslag vergadering van het Begeleidingscomité, goedgekeurd op 15 december 2008 (Indien, bij hypothese, vóór de oplevering van het generieke werklastmeetinstrument en de resultaten van de werklastmeting bij de hoven van beroep een wettelijke regeling inzake de arbeidsduur, de jaarlijkse vakantie en feestdagen/rustdagen voor de magistraten of de griffiers is tot stand gekomen, kan deze regeling in aanmerking genomen worden in het kader van het project werklastmeting.) 7 Rapport werklastmeting - politieparketten 2004-2006, september 2007. 8 BS 15 september 2001: De wet van 10 augustus 2001 betreffende de verzoening van werkgelegenheid en kwaliteit van het leven 9 Art. 8,2 wet van 29 november 1996 6
11
onderzoek 10, heeft het begeleidingscomité werklastmeting zich op 20 oktober 2012 akkoord verklaard de werklastmeting anno 2012 met volgende parameters over de rechtbanken en hoven heen te rapporteren. Van deze keuze werd het Voorlopig College van Hoven en Rechtbanken ingelicht op 30 oktober 2012. De werklastmeting voor de zetel wordt tevens berekend per burgerlijk jaar. Een jaar bestaat uit 365 dagen11. Doch deze tijd dient niet enkel om te werken. Er zijn een aantal dagen waarop men (wettelijk) niet werkt. Het aantal dagen waarop niet wordt gewerkt dient in mindering te worden gebracht. We spreken in dat verband van onbeschikbaarheden. In het werklastmeetinstrument wordt een onderscheid gemaakt tussen verschillende soorten van dagen waarop men niet beschikbaar is voor het werk (onbeschikbaarheden): -
Weekends, Feest en brugdagen 12, Verlof, Ziektedagen.
Het aantal dagen waarop men niet beschikbaar is voor het werk is een benadering van de werkelijkheid. Daartoe werd bijvoorbeeld voor de verlofdagen uitgegaan van een gemiddelde anciënniteit en werd bij ziektedagen en bevallingsverlof uitgegaan van schattingen door ervaren personeelsleden van de rechtbanken.
10
R. DEPRÉ, R., J. PLESSERS, en A. HONDEGHEM. Managementhervormingen in Justitie. Van internationale ontwikkelingen tot dagelijkse praktijk, die keure, 2000, 84-85 11 Er wordt geen rekening gehouden met schrikkeljaren. 12 daarin begrepen de vrijstellingen door de minister (vb. 12 november, brug met hemelvaart,...)
12
Tabel 1: Onbeschikbaarheden per jaar in absolute cijfers, uitgedrukt in dagen per jaar Hoven en rechtbanken Weekends Verlofdagen Feest- en brugdagen Ziekteverlof Totaal
Juridisch personeel - 104 - 30 - 14 - 4,5 - 152,5
Administratief personeel13 - 104 - 35 - 16 -10 -165
In totaal betekent dit dat in het werklastmeetinstrument aangenomen wordt dat juridisch en administratief personeel gemiddeld respectievelijk 152,5 dagen en 165dagen onbeschikbaar is voor het werk. Uit onderstaande tabel blijkt dat juridisch en administratief personeel van de rechtbanken respectievelijk 212,5 en 200 dagen beschikbaar is voor het werk. Tabel 2: Beschikbaarheden per jaar in absolute cijfers, uitgedrukt in dagen per jaar Aantal dagen per jaar Juridisch personeel Administratief personeel Totaal + 365 + 365 Onbeschikbaarheid per jaar - 152,5 - 165 Beschikbaarheid per jaar + 212,5 + 200 Het totaal aantal dagen beschikbaarheid per jaar kunnen we nu omzetten in uren. We kennen immers de arbeidstijd per dag nl. 8 uur voor het juridisch personeel en 7,6 uur voor het administratief personeel. Tabel 3: Beschikbaarheid per jaar in absolute cijfers, uitgedrukt in uren per jaar Beschikbaarheid per jaar Arbeidstijd Beschikbaarheid per jaar, (dagen) per dag uitgedrukt in uren Juridisch personeel 212,5 dagen 8 uur 1.700 uur Administratief personeel 200 dagen 7,6 uur 1.520 uur Uitgedrukt in uren betekent dit dat juridisch personeel 1.700 uur per jaar beschikbaar zijn en administratief personeel 1.520 uur.
13
Er dient opgemerkt te worden dat als er in de griffies veel personeel deeltijds werkt en dat dit een impact heeft op de werklast. Immers, in de werklast wordt in Voltijdse equivalenten gerekend, maar personeel dat deeltijds werkt heeft bv. evenveel recht op feest-en brugdagen zoals voltijdse medewerkers.
13
1.3.2.
Niet-dossiergebonden tijd
Van de hoger beschreven beschikbare tijd is het juridisch en administratief personeel niet continu met dossiers bezig. Daarom dient een onderscheid gemaakt tussen dossiergebonden en nietdossiergebonden tijd. Niet-dossiergebonden tijd is niet rechtstreeks gekoppeld aan een bepaald dossier. Het gaat om vergaderen, telefoneren, administratie, e.a. De tijd besteed aan dit niet-dossiergebonden werk wordt uitgedrukt door gemiddelde percentages per functie (actor). Voor de magistraten zijn deze percentages berekend op basis van de antwoorden op een nationale bevraging bij alle magistraten georganiseerd door het VBSW in de periode van 2009-2010. Specifiek voor de arbeidsrechtbanken is zowel voor het juridisch personeel als voor het administratief personeel op basis van de resultaten van de algemene bevraging in 2009-2010 en na bespreking met de expertengroep arbeidsrechtbanken een percentage van 20% weerhouden. De beheerstaken die de korpschefs en hoofdgriffiers besteden aan de algemene leiding, coördinatie en organisationele administratie zijn hierin niet begrepen. Dit betekent dat in de werklastmeting er rekening mee gehouden moet worden dat respectievelijk 20% van de beschikbare tijd opgaat aan niet-dossiergebonden werk. Het niet-dossiergebonden werk kan worden opgezet in uren, namelijk: -
Voor juridisch personeel: 20% van 1.700uur = 340uur
-
Voor administratief personeel: 20% van 1.520= 304uur
14
Tabel 4: Lijst van het niet-dossiergebonden werk Activiteit
Beschrijving
Voorwaarden
1
Opleiding volgen
- deelnemen aan studiedagen, colloquia etc. die verband houden met juridische onderwerpen/werking justitie. - inclusief verplaatsingstijd
2
Opleiding geven
- les geven, voordrachten houden, studiedagen (etc.) voorzitten. Incl. voorbereiding, verplaatsingstijd
verband houden met juridische onderwerpen/werking justitie/relevant voor uitoefening van huidige of beoogde functie georganiseerd door of met tussenkomst van IGO, FOD Justitie, andere organisaties binnen RO of interne opleidingen complementair aan 1 beperkt tot collega’s en andere medewerkers binnen RO over juridische onderwerpen of werking justitie, dus niet lesopdrachten aan universiteiten, politieschool, etc.
3
Interne coaching
4
Zelfstudie en documentatie
aanleren/coachen van nieuwe collega’s, stagiairs, referendarissen,… - actueel houden van kennis en kennis uitbreiden door lezen van tijdschriften, artikelen, … - bijhouden en verwerken van rechtsleer en rechtspraak
5
Interne vergaderingen en overleg
6
Externe vergaderingen en overleg
7
Zetelen in raden of commissies
8
Externe relaties
algemene en werkvergaderingen binnen het eigen rechtscollege. Hieronder valt ook overleg met collega’s of medewerkers, evalueren en geëvalueerd worden en de voorbereiding van de vergaderingen. - vergaderingen buiten het eigen rechtscollege bvb verticaal overleg en de voorbereiding/organisatie - inclusief verplaatsingstijd inclusief voorbereiding en redactie van adviezen of beslissingen incl. selectiecomités, verplaatsingstijd Activiteiten persmagistraten ontvangen en begeleiden bezoekers, opendeurdagen tentoonstellingen, incl. verplaatsingstijd
- relevant voor uitoefening van uitgeoefende of beoogde beroepsactiviteit. - hieronder valt niet opzoekwerk en studie in kader van concreet dossier. - niet activiteiten verbonden aan werking bibliotheek zit in 6 of 7 Houdt geen verband met dossier waaraan men zelf werkt. Niet 8
verband houden met uitgeoefende functie of werking van justitie, dus ook syndicaal overleg, werklastmeting, functiebeschrijving
deelname van magistraat voorgeschreven door wettelijke bepaling niet bezoldigd, geen vervanging in overtal - Binnen redelijke perken
Voor het administratief personeel gelden dezelfde 8 categorieën, aangevuld met categorieën 9-12. 9
Onthaal
10
Systeembeheer
11
Bibliotheek
12
HRM
Telefoon en balie eerste lijn/ingang rechtscollege, niet onthaal en telefoons door griffiers en griffiepersoneel
15
1.3.3.
Dossiergebonden tijd
Indien de niet-dossiergebonden tijd wordt afgeteld van de beschikbare tijd bekomt men de resterende tijd om effectief dossiergebonden werk uit te voeren. Dit is de gemiddelde productietijd per VTE/jaar om dossiergebonden activiteiten uit te voeren. De dossiergebonden tijd bedraagt in uren: -
voor juridisch personeel: 1.700uur – 340uur= 1.360 uur
-
voor administratief personeel: 1.520uur – 304uur= 1.216 uur
16
1.4. De werklast De werklastmeting is een intensief project met experts en specialisten in de materie. Om de werklast te kunnen bepalen, hebben we een aantal bouwstenen nodig. Ten eerste hebben we inzicht nodig in het werk dat dient verricht te worden. In dit kader werd alle werk geordend in kernproducten, tot welk resultaat ze finaal leiden. Ten tweede, eenmaal zicht op wat gedaan wordt, is een beschrijving nodig van de ‘tijd’ die voor dat (kernproducten) werk wordt voorzien. Vb. Het kernproduct ‘een eindbeslissing inzake arbeidscontracten’ neemt X aantal minuten in beslag. Ten derde, nadat de kernproducten en de daarbij horende afhandeltijden in kaart zijn gebracht, hebben we inzicht nodig in het aantal keer dat een kernproduct gedaan wordt (output). Verder in dit rapport noemen we dit het ‘volume’. Vb. Het aantal eindvonnissen in pleitzaken betreffende de materie ‘arbeidscontracten’. De 3 bouwstenen “kernproduct”, “tijd” en volume” zijn kernelementen voor de berekening van de werklast. De formule van werklast kan dan als volgt voorgesteld worden: Werklast = £ Kernproducten (Tijd X Volume) In wat volgt bespreken we de drie hoger genoemde bouwstenen van werklast meer in detail. 1.4.1.
Kernproducten
1.4.1.1. Producten
Eens een afdeling/subentiteit (arbeidsrechtbanken: geschillen en collectieve schuldenregeling) bepaald, dient beslist welke producten en personeel men in rekening neemt voor de werklastmeting en welke aspecten men desgevallend buiten beschouwing laat. Vervolgens kunnen met de experts en specialisten de kernproducten vastgelegd worden. Een product is een centraal concept dat gebruikt wordt om categorieën van dossiergebonden werk, de gerechtelijke activiteitenblokken, te bepalen. Een product is het resultaat (het uiteindelijke product) van één of meerdere activiteitenblokken. Het omvat het geheel aan activiteiten dat gerealiseerd moet worden tussen de input en de output (bijvoorbeeld een eindvonnis inzake arbeidscontracten). De tussenvonnissen worden aanzien als intermediaire fases in het bereiken van een eindbeslissing.
17
De producten zijn meestal eindbeslissingen (eindvonnissen of daarmee gelijkgestelde tussenvonnissen) die een aantal materies of domeinen (“aarden van zaak”) samen groeperen. Een probleem hierbij is dat in het informatiesysteem een bepaalde zaak maar kan gekenmerkt zijn door één “aard van zaak”-code. M.a.w. wat als volume voor een product is weerhouden kan sterk beïnvloed worden door hoe een zaak is gekwalificeerd en gecodeerd (de hoofdkwalificatie). Diverse criteria hebben meegespeeld om te bepalen van wat men wel of niet als “apart” product zal weerhouden:
de frequentie van voorkomen de specificiteit voor de betreffende entiteit (arbeidsrechtbanken: geschillen en collectieve schuldenregeling) het belang van het overwogen product in een context van kostenberekening, werklastmeting, opportuniteitsdiscussies de meetbaarheid (heeft men – nu of op middellange termijn – een beeld van de volumes) de mogelijkheid om het van andere producten te onderscheiden (geen overlapping) de werkbaarheid (wordt moeilijk eens men voor een entiteit de 30 producten overschrijdt).
De arbeidsrechtbanken kennen 8 producten. Tabel 5: Producten Producten 1 2 3 4 5 6 7 8
Sociale zekerheid OCMW Bijdrage RSZ Arbeidsongevallen en beroepsziekten Arbeidscontracten Speciale procedures (sociale verkiezingen, beschermde werknemer, …) Eindbeslissingen inzake weglatingen en doorhalingen Collectieve schuldenregeling
1.4.1.2. Proporties
Omdat de criteria voor het bepalen van een product soms moeilijk met elkaar te verzoenen zijn, wordt ook het concept “proporties” geïntroduceerd. Dit betekent dat ondanks een niet te groot (=werkbaar, overzichtelijk) aantal producten toch kan rekening gehouden worden met een nog te grote heterogeniteit binnen een product, door het product (en zijn volume) verder op te splitsen in een aantal delen (proporties). De benodigde tijd voor de productie van een volume-eenheid van één proportie van een product kan nl. verschillen van de benodigde behandeltijd voor een volume-eenheid van een andere proportie van datzelfde product. De grondslag van de verdeling in proporties werd gelegd tijdens de interviews en de workshops.
18
Als een product wordt opgedeeld in een aantal proporties, dan kan voor elke proportie ook het procentuele aandeel bepaald worden t.o.v. het totale productvolume. De som van deze procentuele aandelen is voor één product dan steeds 100%. Deze proporties maken bijvoorbeeld een onderscheid tussen een ‘inleidingszaak’ en een ‘pleitzaak’. De verdeling in proporties kan verschillend zijn per rechtbank. Steeds wordt er uitgegaan van de reële verdeling binnen een product. 1.4.1.3. Kernproducten
In het protocol Werklastmeting wordt gesproken over kernproducten, hetgeen kan gelijkgesteld worden aan eindproducten. De combinatie “product” met een “proportie” maakt een “eindproduct” uit. De lijst met kernproducten vormt dan een vereenvoudigde voorstelling van de soorten output van de rechtbank. Het is een samenvatting van de codes aard van de zaak. De lijst moet dan ook een weergave zijn van het geheel aan aarden van de zaak. Het is op het niveau van een “kernproduct” dat een behandelingstijd en een volume dienen gekoppeld te worden (per personeelscategorie). We berekenen zo een werklast (tijd X volume) per eindproduct. De som van de werklast van de eindproducten geeft de totale werklast van een rechtbank. Kernproduct/eindproduct = product + proportie Voor de arbeidsrechtbanken zijn 36 (23+13) kernproducten onderscheiden. Zie de tabel op volgende pagina.
19
Tabel 6: Eindproducten arbeidsrechtbanken – 2012 Nr. Eindproduct, (I. Geschil, II. Collectieve schuldenregeling) I. I.001 I.002 I.003 I.004 I.005 I.006 I.007 I.008 I.009 I.010 I.011 I.012 I.013 I.014 I.015 I.016 I.017 I.018 I.023 I.019 I.020 I.021 I.022 I.100
Geschil Sociale zekerheid OCMW Bijdragen RSZ – Inleidingszaak Bijdragen RSZ – Pleitzaak Arbeidsongevallen en beroepsziekten - medische betwisting Arbeidsongevallen en beroepsziekten - juridische betwisting Arbeidscontracten – Inleidingszaak Arbeidscontracten – Pleitzaak Speciale procedures - voorbereidende procedure beschermde werknemer Speciale procedures - pleitzaak beschermde werknemer Speciale procedures - Sociale verkiezingen Speciale procedures – Rechtsbijstand Speciale procedures – Arrondissementsrechtbank Speciale procedures - Eenzijdig verzoekschrift (art. 584) Speciale procedures - Kortgeding (art. 1035) Speciale procedures - Europese Exequaturale titel Speciale procedures - Europees betalingsbevel Speciale procedures - Kennisgeving naar het buitenland Speciale procedure – Sociaal strafrecht Eindbeslissingen inzake weglatingen en doorhalingen – Weglating Eindbeslissingen inzake weglatingen en doorhalingen – Doorhaling Eindbeslissingen inzake weglatingen en doorhalingen – Beroep Eindbeslissingen inzake weglatingen en doorhalingen – Afstand Andere
II. II.001 II.002 II.003 II.004 II.005 II.006 II.007 II.008 II.009 II.010 II.011 II.012 II.013 II.100
Collectieve schuldenregeling (CSR) CSR - (niet) Toelaatbaarheid CSR – (niet) Toelaatbaarheid (bijkomende inlichtingen) CSR - Minnelijke regeling - Beschikking (homologatie) CSR - Minnelijke regeling – Vonnis CSR - Gerechtelijke regeling CSR - Incident – Kabinet CSR - Incident – Raadkamer CSR - Incident – Zitting andere CSR – Incident – Zitting herroeping en verwerping CSR - Einde - Kabinet (beschikking) CSR - Einde - Zitting (vonnis) CSR – Centraal Bestand van Beslagberichten (CBB) CSR – Bijkomende administratie Andere
20
1.4.1.4. Processen – activiteiten(blokken) – flowcharts
Ook al is het sleutelbegrip voor de werklastmeting het kernproduct, vermits dit kernproduct het resultaat is van een reeks handelingen of activiteiten, is het voor het bepalen van tijden of het verklaren van verschillen in benodigde behandeltijden bijgevolg vaak nodig of nuttig om ook voor de onderliggende bouwstenen (proces) aandacht te hebben. Onder proces wordt hier verstaan: de opeenvolging van uitgevoerde handelingen of activiteiten die leiden tot het kernproduct. In dit project wordt bewust de keuze gemaakt om bij de procesbeschrijving niet te gedetailleerd te werk te gaan, maar werd gebruik gemaakt van significante activiteitenblokken, of groeperingen van activiteiten. Een klassiek kernproduct van een geschil is een eindbeslissing die is opgebouwd uit een 5-tal activiteitenblokken: 1. 2. 3. 4. 5.
Voorbereiding Zitting (of in raadkamer) Beraad Behandeling na zitting Opvolging
Het Vast bureau voor Statistiek en Werklastmeting heeft een omschrijving gemaakt van de activiteitenblokken voor magistraten en voor de zittingsgriffiers. Daarnaast werden de activiteiten op de griffie verwerkt in een “stroomdiagram” of “flowchart”. De situering en detaillering van deze activiteiten van een proces tot een eindproduct kan grafisch worden weergegeven in een stroomdiagram of flowchart. Een flowchart is voornamelijk nuttig om de werkzaamheden van griffies en administratief personeel in kaart te brengen. Er is veel beweging van dossiers. Activiteiten van verschillende soorten diensten en personeelsleden moeten elkaar in snel tempo opvolgen. Om het overzicht te bewaren over het “AS IS” procesverloop kan een flowchart ondersteunen. Deze flowcharts vergemakkelijken de discussie over de tijdsbepaling van activiteiten/activiteitenblokken/kernproducten. Tabel 7: Ter illustratie: activiteitenblokken van de magistraten en griffiers
21
Pagina 22
Pagina 23
Illustratie: Flowchart van de collectieve schuldenregeling
Pagina 24
Pagina 25
1.4.2.
Volumes
Om nu na te gaan hoeveel keer een bepaalde arbeid (kernproduct) gedaan wordt, wordt het volume per kernproduct geteld. Een volume wordt bepaald door het aantal afgewerkte dossiers. In het kader van de werklastmeting worden enkel afgewerkte dossiers geteld. Deelproducten of tussenstappen van een dossier dragen bij tot een groter eindproduct. Voor het merendeel van de eindproducten wordt het volume weergegeven in aantal uitgesproken eindvonnissen of met eindvonnissen gelijk te stellen tussenvonnissen. Slechts uitzonderlijk worden andere volume-eenheden gehanteerd:
Voorbereidende procedure beschermde werknemer arrondissementsrechtbank aantal beschikkingen per kabinet (CSR) behandelde beroepen
Opmerking: Er wordt per expertise 1uur extra gerekend ongeacht het kernproduct waarin deze expertise plaatsvindt. Voor getuigenverhoren nemen we algemeen aan dat er 2uur extra bijkomt. De meeste in het verleden voortgebrachte volumes kunnen uit de ARTT databank worden gehaald. Meer gedetailleerde gegevens over de collectieve schuldenregeling komen uit het repertorium van de rechter. Voor de overige volumes (wanneer niet in eindvonnissen of daarmee gelijk te stellen tussenvonnissen wordt geteld) was een rechtstreekse bevraging van de arbeidsrechtbanken nodig. Bij nogal wat producten is onderscheid gemaakt tussen verschillende proporties. Voor elke onderverdeling van een product wordt eenzelfde volume-eenheid gebruikt als voor het gehele product, maar met toevoeging van de karakteristieken van de proportie. Voor de volumes wordt geen beroep gedaan op default-waarden, er wordt vertrokken van de volumes van elk product of kernproduct (=product + proportie) van elke arbeidsrechtbank zelf. Dit wil zeggen dat elke arbeidsrechtbank zelf de volumes kan verifiëren. Betreffende de manier waarop de volumes zijn berekend vindt u in bijlage 4 en 5 verklarende documenten. Bijlage4. Eén document dat de link legt tussen de “ARTT aarden van de zaak” en de WLMkernproducten. Hieruit blijkt dat elk volume in ARTT in de werklastmeting is opgenomen. Bijlage 5. Eén document geeft gedetailleerd weer aan de hand van welke procedures VBSW de volumes voor alle arbeidsrechtbanken uit ARTT heeft gehaald. Er is een minimaal verschil in wat lokaal (in de arbeidsrechtbank) aan volumes bestaat en de volumes die het VBSW- op basis van uniforme criteria over alle arbeidsrechtbanken - uit de ARTT IT-applicatie haalt. Dit is te verklaren omdat voegingen in de werklastmeting niet als eindproducten worden geteld, terwijl dit doorgaans bij de arbeidsrechtbanken wel zo wordt geteld.
26
1.4.3.
Tijd
De werklast wordt berekend aan de hand van de tijd die de uitvoering van elk kernproduct vergt. Deze uitvoeringstijden worden bepaald aan de hand van individuele interviews, observaties, expertenvergaderingen, bevragingen en tijdsmetingen voor elk activiteitenblok. De werklast wordt uitgedrukt in tijdseenheden (minuten, uren, …). In eerste instantie is dit een aantal manuren, dit kan dan vervolgens omgerekend worden naar het aantal VTE. Het aantal manuren, nodig om een bepaald productenvolume voort te brengen, wordt de behandeltijd genoemd. 1.4.3.1. Referentietijd
Wat de behandeltijd betreft wordt gebruik gemaakt van een referentietijd. De behandeltijden zijn gemiddelde tijden die waarschijnlijk slechts zelden precies in een gerecht van toepassing zijn. Het zijn geen normtijden voor een gerecht of een individuele rechter. Het is dan ook niet juist om de behandeltijd als referentietijd zonder voorbehoud toe te passen op de lokale situatie. Er kunnen immers vele factoren zijn die bepalen dat zaken lokaal meer of minder werklast opleveren dan de referentietijd. De referentietijd is een zuivere appreciatie van via verschillende bronnen en methodes bekomen tijdselementen. De referentietijd vertrekt van de situatie op het ogenblik van de meting (in casu 2012) en van de toen bestaande processen en werkwijze in de gerechtelijke organisatie. 1.4.3.2. Variabelen
Een aantal externe factoren (‘variabelen’), die eigen zijn aan een bepaald rechtscollege, kunnen een invloed hebben op de benodigde tijd, zij worden aangeduid als ‘variabelen’. Naast de referentietijd per eindproduct heeft een bepaald rechtscollege te maken met specifieke werklastverzwarende of verlichtende ‘variabelen’. De kenmerken van deze variabelen hangen af van locale factoren waarop het rechtscollege zelf weining impact op heeft. Deze variabelen kunnen zich situeren op het niveau van een afdeling/arbeidsrechtbank of op het niveau van een eindproduct afzonderlijk. De benodigde tijd kan ook sterk samenhangen met bepaalde manieren van werken en met de rol die de omgeving daarbij speelt. Omgeving kan hier zowel slaan op materiële of ruimtelijke (bijv. architecturale) elementen als op externe actoren ([kwaliteit van] auditoraat, balie[cultuur],…). Voor de rechtbanken kunnen meerdere variabelen weerhouden worden, bij wijze van voorbeeld: 1. Schaalgrootte. 2. Specialisatiegraad. De graad van specialisatie heeft een impact op de personeelsbehoefte. 3. Wijze van procederen: deze variabele slaat op de cultuur van de balie, aantal bladzijden van conclusies,strafdossier, vonnis, …, pleitduur, … 4. Tweetaligheid. Als in een arbeidsrechtbank meer dan één officiële taal gesproken wordt, heeft dit repercussies voor de werklast van (de griffie van) de arbeidsrechtbank. 5. Socio-economische factor. Sommige regio’s hebben een meer verarmde bevolking, hebben verstedelijking of meer bedrijven of grote ondernemingen op hun gebied, … Deze factoren hebben een invloed op de personeelsbehoefte. Deze lokale factoren moeten verder nog geanalyseerd en geobjectiveerd worden. 27
1.4.4.
Totale som van de werklast
De werklast is de tijd nodig om een welbepaald volume van een eindproduct te produceren. Deze tijd zal aangeduid worden met een hoofdletter T. De werklast voor een eindproduct p zal dus gelijk zijn aan het te produceren/geproduceerde volume in een bepaald jaar (V) van p, vermenigvuldigd met de eenheidstijd (t) voor ditzelfde product: Tp = Vp * tp. Bij een lineaire benadering zal de personeelsbehoefte van een rechtbank dus bekomen worden door de som te maken van de totale tijden voor alle producten (en van een aantal niet-productgebonden tijden). Merk op dat hierbij uitgegaan wordt van een lineair verband tussen volume en benodigde tijd, hetgeen in de realiteit niet altijd het geval hoeft te zijn: door ervaring zal het nde geval mogelijk vlotter afgehandeld kunnen worden dan het eerste geval, grote hoeveelheden kunnen “schaalvoordelen” geven (specialisatie, gegroepeerd afhandelen,…)
28
2. WERKLASTMETING AS IS 2012: RESULTATEN 2.0 Inleiding Dit tweede hoofdstuk bevat de voornaamste AS IS werklastmetingsresultaten van de arbeidsrechtbanken van het burgerlijk jaar 2012. De arbeidsrechtbanken zijn een soort rechtbank naast de andere 6 soorten rechtbanken en hoven in de scope van het VBSW nl. hoven van beroep, arbeidshoven, rechtbanken van eerste aanleg, rechtbanken van koophandel, politierechtbanken en vredegerechten. Naar personeelsbeschikbaarheid vertegenwoordigen de arbeidsrechtbanken ongeveer 10% van alle soorten hoven en rechtbanken. In totaal zijn er in België 21 arbeidsrechtbanken. Wij gaan in dit rapport uit van 22 arbeidsrechtbanken omdat we er reeds rekening mee houden dat arbeidsrechtbank Brussel zal gaan bestaan uit een arbeidsrechtbank Brussel Frans en een arbeidsrechtbank Brussel Nederlands. Van alle 21/22 arbeidsrechtbanken wordt er hier gerapporteerd. De concrete cijfers van de verschillende arbeidsrechtbanken komen aan bod. We bespreken enerzijds de personeelsbeschikbaarheid en anderzijds de personeelsbehoefte. De personeelsbeschikbaarheid is het resultaat van een bevraging bij de arbeidsrechtbanken zelf, immers de personeelsdienst van de FOD Justitie heeft geen gegevens over de personeelsbeschikbaarheid per sectie van een arbeidsrechtbank. De personeelsbehoefte is gebaseerd op een berekening van de werklast. Vervolgens worden de resultaten van de personeelsbehoefte (op basis van AS IS werkwijzen en behandeltijden) vergeleken met de personeelsbeschikbaarheid 2012.
2.1. Personeelsbeschikbaarheid De tabel op volgende pagina geeft een overzicht van de effectieve personeelsomvang van de arbeidsrechtbanken, in 2012. De personeelsbeschikbaarheid is uitgedrukt in VTE.
29
30
TOTAAL
Tot.
Absolu (100%)
%
Absolu
Algemeen général
Absolu
CSR -RCD
%
Geschillen Contentieux
%
Tot.
Absolu
%
Algemeen Général
Absolu
%
CSR - RCD
Absolu
%
Absolu
Geschillen Contentieux
Administratief personeel - Personnel administratif
Absolu (100%)
Juridisch personeel - Personnel juridique
Effectieve personeelsformatie, cijfers door arbeidsrechtbanken zelf opgegeven We benadrukken dat deze cijfers enkel betrekking hebben op de bestaande capaciteit 2012, nl. effectieve personeelsformatie (uitgedrukt in vte) die de arbeidsrechtbanken ter beschikking hadden. Hier wordt enkel gerapporteerd over de “structurele personeelsbeschikbaarheid”. Dit is het effectief aantal personeelsleden tijdens het burgerlijk jaar 2012. Er wordt hier geen rekening gehouden met langdurig afwezigheden (langer dan 1 maand) die niet vervangen zijn. Later in de conclusie (simulaties) wordt er ook gerapporteerd over de “tijdelijke personeelsbeschikbaarheid”, zo kan men het effect zien op de werklast van langdurig afwezigen die niet vervangen zijn. We spreken in de conclusie over een resultaat op basis van een “structurele FIT” of “tijdelijke FIT”. Wij adviseren in eerste instantie op zoek te gaan naar een “structurele FIT” en rapporteren hier dan ook uitsluitend in detail over de “structurele personeelsbeschikbaarheid 2012”. Nationaal: 145 juridisch personeel en 433 administratief personeel In 2012 beschikken de arbeidsrechtbanken in totaal over 578 VTE, waarvan 25% (145 VTE) juridisch personeel en 75% (433 VTE) administratief personeel. Dit betekent dat je tot een verhouding komt dat je voor elke magistraat plusminus 3 administratieve personeelsleden hebt. Kleine gerechtelijke entiteiten De arbeidsrechtbanken zijn doorgaans kleine gerechtelijke entiteiten. Amper 4 à 5 arbeidsrechtbanken (Antwerpen, Brussel FR en Bruxelles NL, Charleroi, Liège en de bij elkaar gevoegde arbeidsrechtbank “Kortijk-Ieper-Veurne”) overstijgen het totaal aantal personeelsleden (juridisch + administratief personeel) van 30 VTE. Geen enkele arbeidsrechtbank overstijgt een totale personeelsbeschikbaarheid (juridisch + administratief personeel) van boven de 60 VTE, tenzij men nog uitgaat van de arbeidsrechtbank Brussel als één arbeidsrechtbank. De grootste arbeidsrechtbank versus de kleinste rechtbank Als in dit rapport niet wordt vertrokken van Brussel als één arbeidsrechtbank maar wordt geteld als een Nederlandstalige en een Franstalige arbeidsrechtbank dan is Antwerpen de grootste arbeidsrechtbank met in totaal een 56 tal VTE (16 juridisch personeel en 40 VTE administratief personeel), terwijl Huy en Oudenaarde de kleinste arbeidsrechtbanken zijn met zo een 12-tal VTE (2,3 VTE juridisch personeel en 10-tal VTE administratief personeel). De grootste arbeidsrechtbank is 5 maal groter dan de kleinste arbeidsrechtbank. Dit verschil in grootte van de arbeidsrechtbanken heeft uiteraard een invloed op de organisatie en werkwijzen.
31
Verhouding tussen afdelingen ‘geschil’ en ‘collectieve schuldenregeling’ en ‘algemeen’ Uit de cijfers blijkt dat voor de Belgische arbeidsrechtbanken de afdeling ‘geschil’ meer personeel opslorpt dan de afdeling ‘collectieve schuldenregeling’. Bij het juridisch personeel is dit nog duidelijker dan bij het administratief personeel. De afdeling ‘geschil’ omvat voor het juridisch personeel 67% van de personeelsbeschikbaarheid en 27% voor de afdeling ‘collectieve schuldenregeling’. Voor het administratief personeel zijn de verhoudingen respectievelijk 53% en 34%. Opvallend zijn de verschillen in de personeelsbeschikbaarheid van de verschillende afdelingen van het juridisch personeel in de arbeidsrechtbanken. Hoewel gemiddeld 67% in de afdeling ‘geschil’ werkt, is er een arbeidsrechtbank waar slechts 36% van het VTE voor deze afdeling beschikbaar is en is er een andere rechtbank waar 86% van het VTE voor deze afdeling beschikbaar is. Dit heeft zijn invloed op de werking van de andere afdeling. Bij het administratief personeel is deze deviatie er ook van 33% tot 69%. Dit betekent ‘geschil’ tot 40% à 50%. De afdeling ‘algemeen’ omvat de werkzaamheden van de voorzitter, hoofdgriffier, magistraten en medewerkers die voor een groot deel van hun tijd bezig zijn met niet-dossiergebonden activiteiten in functie van de goede organisatie en coördinatie van de rechtbank. In de Belgische arbeidsrechtbanken is gemiddeld 6% van het juridisch personeel en 13% van het administratief personeel beschikbaar voor deze afdeling ‘algemeen’.
32
2.2. Personeelsbehoefte Het vaststellen van de personeelsbehoefte is een mathematische berekening die gebeurt op basis van resultaten uit het werklastmetingsproject. Zoals in het eerste hoofdstuk van het rapport is aangegeven, gebeurt de berekening van de personeelsbehoefte op basis van 2 componenten: 1. De werklast op jaarbasis (a.d.h.v. de afgewerkte kernproducten (dossiergebonden activiteiten)); 2. De gemiddelde productietijd per VTE op jaarbasis (a.d.h.v. de onbeschikbaarheden en nietdossiergebonden activiteiten). De verhouding van de werklast (in uren) op de productietijd per VTE (in uren/VTE) geeft het aantal benodigde VTE (= totale personeelsbehoefte). PERSONEELSBEHOEFTE =
Werklast (uitgedrukt in uren) Gemiddelde productietijd per VTE (in uren/VTE)
Als de personeelsbehoefte berekend is kan dit afgezet worden tegen de personeelsbeschikbaarheid. Op basis van de vergelijking tussen de personeelsbeschikbaarheid en personeelsbehoefte kan er een uitspraak gedaan worden over een fit/kloof. Een vaststelling over de fit, het personeelsoverschot of –tekort, is het doel van dit rapport.
33
Opmerking bij lezing van de werklastmetingsresultaten: 1. Toegankelijkheid tot gegevens. Dit rapport bevat globale resultaten. Bijlage 1 bevat meer bijkomende en gedetailleerde informatie die enkel beschikbaar wordt gesteld aan de voorzitters en hoofdgriffiers van de arbeidsrechtbanken en aan de betrokken beheers- en beleidsverantwoordelijken nl. het (Voorlopig) College van Hoven en Rechtbanken én aan de Minister van Justitie. 2. Focus op relatieve resultaten. De resultaten (capaciteitsoverschotten en – tekorten) worden uitgedrukt in relatieve (uitgedrukt in %) en in absolute cijfers (uitgedrukt in VTE). Het voordeel van relatieve cijfers is dat zij rekening houden met het verschil in omvang van de arbeidsrechtbanken. Ook werd de interpretatieruimte van de meetresultaten enigszins gestuurd door gebruik te maken van significantiedrempels. In het rapport werd aangegeven of bepaalde resultaten voldoende significant zijn. Met betrekking tot capaciteit (uitgedrukt in %) werd de drempel lineair vastgelegd op 15%. 3. Focus op significante personeelstekorten. Vertrekkende van de werklastmetingsresultaten lijkt het aan te raden prioritair te focussen op arbeidsrechtbanken waarin de simulaties aantonen dat er een significant personeelstekort is vastgesteld. Immers, (significante) capaciteitstekort wordt aangevoeld als “bedreigend” voor de goede organisatie van de organisatie, bij capaciteitsoverschotten is dit veel minder het geval. Er moet ook naar de toekomst gekeken worden. Wat zijn de verwachtingen van de werklast in de toekomst? Capaciteitsoverschotten kunnen momenteel nog best opgevat worden als een “opportuniteit”. Er wordt momenteel immers in elke arbeidsrechtbank gerechtelijke achterstand vastgesteld. Capaciteitsoverschotten geven de mogelijkheid om capaciteit vrij te kunnen maken voor het wegwerken van hangende zaken (gerechtelijke achterstand) of voor kwaliteitsbevordering. Eén aspect van kwaliteit van het werk betekent alvast dat er voldoende tijd moet beschikbaar zijn om goed werk te kunnen verrichten. 4. In dit werklastmetingsrapport is een onderscheid gemaakt naar afdeling “I. Geschil”, “II. Collectieve schuldenregeling” en “III. Algemeen”. Voor afdeling “III. Algemeen” worden naast de voorzitter en de hoofdgriffier doorgaans juridisch en administratief personeel (tijdelijk) (gedeeltelijk) vrijgesteld uit de dossiergebonden afdelingen van de arbeidsrechtbank “I. Geschil” en “II. Collectieve schuldenregeling”. In de praktijk blijkt dit onderscheid in de allerkleinste arbeidsrechtbanken vrijwel onbestaande, hetgeen zeker zijn impact kan hebben op de werkprocessen.
34
5. Voor alle duidelijkheid is dit werklastmetingsrapport gebaseerd op werklastmetingen van de afdelingen “I. Geschil” en “II. Collectieve schuldenregeling”. Voor de afdeling “III. Algemeen” is geen werklastmeting gedaan. Volgens de personeelsbeschikbaarheid zijn er voor de afdeling “III. Algemeen” gemiddeld 6% en 13% van respectievelijk het juridisch en het administratief personeel beschikbaar. Voor de personeelsbehoefte wordt dit percentage voor afdeling “Algemeen” gelijk getrokken voor alle arbeidsrechtbanken naar 15% voor het administratief personeel. Voor het juridisch personeel van de arbeidsrechtbanken zijn we uitgegaan voor de sectie “III. Algemeen” van de redenering: 1. Voor de meeste kleine arbeidsrechtbanken met een personeelsbehoefte van minder dan 10 VTE juridisch personeel wordt een basistijd voor de sectie “Algemeen”voorzien van 0,5 VTE. 2. Voor de arbeidsrechtbanken met een personeelsbehoefte van juridisch personeel van 10 tot 20 VTE wordt voor de sectie “Algemeen” een basistijd voorzien van 1 VTE magistraat. 3. Eens de personeelsbehoefte voor juridisch personeel boven de 20 VTE, neemt het aantal VTE voor de sectie “Algemeen” toe met 0,03 VTE per operationele VTE personeelsbehoefte. Deze redenering houdt er rekening met enerzijds bepaalde vaste taken die voor elke (ook kleine) rechtbank gelden en anderzijds de schaalvoordelen die slechts voor de grote rechtbanken gelden. 6. Samengestelde arbeidsrechtbanken met afdelingen op verschillende locaties Bovenop de globale personeelsbehoefte op basis van referentiewaarden 2012 is een percentuele surplus toegekend (in de simulaties op basis van lokale waarden) naargelang het aantal sites en het soort samengestelde arbeidsrechtbank. Het bestaan van verschillende sites heeft meer impact heeft op het administratief personeel dan op het juridisch personeel.
35
In de categorie van arbeidsrechtbanken met verschillende afdelingen (binnen het arrondissement) wordt voor het juridisch personeel 5% van de personeelsbehoefte per site gerekend, voor het administratief personeel komt daar nog eens 5% bovenop. Dit betekent 10% en 15% voor respectievelijk het juridisch en administratief personeel van de arbeidsrechtbanken met 2 sites nl. Nivelles, Charleroi, Mons, Tournai. Uitzonderlijk voor Mons wordt voor het administratief personeel een surplus van nog eens 5% toegestaan in de simulatie op basis van lokale waarden. De Situatie van Mons zou beter aansluiten bij dat van de volgende categorie van rechtbanken met verschillende sites (cfr. Namen-Dinant). Voor Dendermonde met 3 sites wordt 15% en 20% van de personeelsbehoefte van het juridisch en administratief personeel gerekend. In de categorie van arbeidsrechtbanken die verschillende sites hebben over arrondissementen heen wordt voor juridisch personeel 15% weerhouden en 20% voor administratief personeel nl. voor Eupen)-Verviers en Namen-Dinant. Aangezien Marche-en-Famenne-Neufchâteau-Arlon over 3 in plaats van over 2 arrondissementen is verspreid, wordt voor het administratief personeel uitgegaan van een surplus aan werklast van 25% van de personeelsbehoefte op basis van referentiewaarden. Kortrijk-Ieper-Veurne is een uitzondering. Deze rechtbank is verspreid over 3 arrondissementen en één arrondissement bestaat nog eens uit 2 sites (afdeling Kortrijk + afdeling Roeselare). Voor het juridisch en administratief personeel is een surplus van 20% en 30% van de personeelsbehoefte weerhouden. Opmerking: De cijfers (percentages) i.v.m. het surplus aan werklast voor arbeidsrechtbanken met afdelingen op verschillende locaties zijn het resultaat van een overleg op 7 maart met alle voorzitters en hoofdgriffiers van die arbeidsrechtbanken die zich in voornoemde situatie bevinden. Aldaar werd in consensus het aan te rekenen surplus genegotieerd. Door het VBSW werden omtrent dit onderwerp geen bijkomende analyses uitgevoerd. We herhalen dat deze surplus niet is opgenomen in de simulatie op basis van referentiewaarden, maar wel in de simulaties op basis van lokale waarden. Opmerking: De arbeidsrechtbanken brengen alvast aan dat de werking van deze arbeidsrechtbanken efficiënter kan, mochten ze (wettelijk) de mogelijkheid hebben om bijvoorbeeld een afdeling ’Collectieve schuldenregeling’ volledig op één locatie te organiseren en de andere afdeling ‘Geschil ‘ op een andere. Opmerking: Het VBSW is zich bewust van dat de hervorming van het gerechtelijk landschap een impact zal hebben op het aantal en de organisatie van de arbeidsrechtbanken. Dit rapport bevat echter geen simulaties die rekening houden met deze hervormingen. De vaststellingen over het surplus aan werklast bij de arbeidsrechtbanken met meerdere sites geeft wel belangrijke informatie in het kader van de uitvoering van de hervormingen van het gerechtelijk landschap.
36
2.2.1. Resultaten op basis van een referentietijd
In dit onderdeel is vertrokken van nationale waarden of referentiewaarden. Dit zijn waarden waarover consensus bestaat tussen de participerende arbeidsrechtbanken dat dit aanvaardbare waarden zijn om werklastmetingen te doen over alle arbeidsrechtbanken heen voor de AS IS situatie 2012. Deze nationale gegevens (de gemiddelde productie per VTE/jaar en de uitvoeringstijden per eindproduct) zijn tot stand gekomen op basis van expertenworkshops en gemiddelden en extrapolaties van lokale waarden (timesheets en inschattingen). Het is evident dat voor de volumes per eindproduct wel is uitgegaan van de gegevens van elke arbeidsrechtbank. 2.2.1.1. De gemiddelde productietijd per magistraat per jaar
De gemiddelde nationale of referentie-productietijd per vte/jaar is vastgesteld op 1.360 uur per VTE per jaar voor magistraten en 1.216 uur voor administratief personeel. Voor een gedetailleerde berekening wordt verwezen naar hoofdstuk 1. 2.2.1.2. De werklast
Werklast = £ Eindprodukten (Tijd X Volume) Volume: Voor de volumes per eindproduct is uitgegaan van de gegevens van elke arbeidsrechtbank. Tijd In dit rapport is voor de tijd van de eindproducten gebruik gemaakt van een referentietijd. Dit is de tijd waarover consensus bestaat dat dit een aanvaardbare tijd is om één volume eenheid van een bepaald soort eindproduct uit te voeren. Zie de lijst met (nationale) referentietijden van alle eindproducten voor zowel het juridisch als het administratief personeel op volgende pagina. Tijden zijn uitgedrukt in decimale getallen. Om de omrekening gemakkelijk te maken hanteren we enkele voorbeelden: Uitgedrukt in uren en minuten Uitgedrukt in decimale getallen 5min 0,08 6min 0,1 10min 0.2 15min 0,25 5u20min 5,33 30min 0,5 40min 0,67 3u45min 3,75 4u50min 4,83 4u55min 4,92
37
Referentietijd (uren) Juridisch personeel
Referentietijd (uren) Administratief personeel
Nr.
Eindproduct, (I. Geschil, II. Collectieve schuldenregeling)
I.
Geschil
I.001
Sociale zekerheid
3
5,33
I.002
OCMW
4
4,83
I.003
Bijdragen RSZ – Inleidingszaak
0,08
1,42
I.004
Bijdragen RSZ – Pleitzaak
8
4,33
I.005
Arbeidsongevallen en beroepsziekten - medische betwisting
1,7
4,5
I.006
Arbeidsongevallen en beroepsziekten - juridische betwisting
5,3
5,75
I.007
Arbeidscontracten – Inleidingszaak
1
2,5
I.008
Arbeidscontracten – Pleitzaak
10
4,92
I.009
Speciale procedures – voorbereid. Proc. beschermde werknemer
2,5
3,75
I.010
Speciale procedures - pleitzaak beschermde werknemer
10
4,08
I.011
Speciale procedures – Sociale verkiezingen
10
4,58
I.012
Speciale procedures – Rechtsbijstand
0,5
0,83
I.013
Speciale procedures – Arrondissementsrechtbank
1,5
I.014
Speciale procedures - Eenzijdig verzoekschrift (art. 584)
2
1,08
I.015
Speciale procedures - Kortgeding (art. 1035)
5
1,25
I.016
Speciale procedures - Europese Exequaturale titel
I.017 I.018
Speciale procedures - Europees betalingsbevel Speciale procedures - Kennisgeving naar het buitenland
I.023
Speciale procedures – Sociaal strafrecht
I.019 I.020 I.021
Eindbeslissingen inzake weglatingen en doorhalingen – Beroep
I.022 I.100
Eindbeslissingen inzake weglatingen en doorhalingen – Afstand Andere
II.
Collectieve schuldenregeling (CSR)
II.001
CSR - (niet) Toelaatbaarheid
II.002 II.003
1 1 0,25
Eindbeslissingen inzake weglatingen en doorhalingen – Weglating
8 0,1
0,42
Eindbeslissingen inz. weglatingen en doorhalingen – Doorhaling
0,1
0,83 1,17
1
1,5
0,67
2,75
CSR - (niet) Toelaatbaarheid (bijkomende inlichtingen)
1
3,75
CSR - Minnelijke regeling - Beschikking (homologatie)
0,67
2,75
II.004
CSR - Minnelijke regeling – Vonnis
1,5
3,75
II.005
CSR - Gerechtelijke regeling
3
3,75
II.006
CSR - Incident – Kabinet
0,5
1
II.007
CSR - Incident – Raadkamer
0,5
1,42
II.008
CSR - Incident – Zitting andere
1,5
3,75
II.009 II.010
CSR - Incident - Zitting herroeping en verwerping
3
3,75
CSR - Einde - Kabinet (beschikking)
0,7
1,75
II.011 II.012
CSR - Einde - Zitting (vonnis)
1,2
3,25
CSR – Centraal Bestand van Beslagberichten (CBB)
0,2
II.013
CSR – Bijkomende administratie 5% 10% II.100 Andere Opmerking: Er wordt per expertise 1uur extra gerekend ongeacht het kernproduct waarin deze expertise plaatsvindt. Voor getuigenverhoren nemen we algemeen aan dat er 2uur extra bijkomt.
38
2.2.1.3. FIT, personeelsoverschot of –tekort?
Nationaal Nationaal bekeken kan men stellen dat op basis van de referentiewaarden de arbeidsrechtbanken globaal genomen voor het juridisch personeel een significant tekort aan capaciteit hadden tijdens 2012. Het personeelstekort bedraagt 42 VTE of 30%. Dit is boven onze significantiedrempel van 15% om van een FIT te kunnen spreken. Voor het administratief personeel is er nationaal wel een FIT. Er is een personeelsoverschot van 4%. Dit is + 11% onder de significantiedrempel van 15%. Percentueel is er wel een FIT, naar absolute cijfers is er toch wel een personeelsoverschot van afgerond 15 VTE. Er dient rekening gehouden te worden dat deze conclusies uitgaan van vergelijkingen van de personeelsbehoefte met de effectieve personeelsbeschikbaarheid in het jaar 2012. De effectieve personeelsbeschikbaarheid ligt per definitie lager dan het wettelijk kader. In het wettelijk kader wordt geen rekening gehouden met (tijdelijke) niet-invulling van vacatures, langdurig ziekte – of zwangerschapsverlof, terwijl in de rapportering hier weergegeven wel wordt rekening gehouden met deze factoren. (zie bijlage 3) Ook moet benadrukt worden dat de werklast van de arbeidsrechtbanken aanzienlijk is gewijzigd sedert september 2007 ogenblik waarop bij wet van 13 december 2005 de collectieve schuldenregeling onder de bevoegdheid van de arbeidsrechtbanken werd gebracht en daarenboven vanaf september 2008 tevens de stock aan CSR-dossiers van de rechtbanken van eerste aanleg diende overgenomen, zonder dat bijkomende personeelsmiddelen werden overgeheveld naar de arbeidsrechtbanken. Vandaag is de situatie dan ook zo dat 1/3 van het juridisch en administratief personeel werkt op de afdeling collectieve schuldenregeling. De werkdruk is vooral in deze afdeling voelbaar. Op het niveau van de arbeidsrechtbanken Ook op het niveau van de arbeidsrechtbanken zelf, stellen we vast dat – als we uitgaan van een significantiedrempel van 15% er voor het juridisch personeel voor 7/21 (deelnemende arbeidsrechtbanken) een FIT is en voor 14/21 een personeelstekort. Voor het administratief personeel is er voor 11/21 (deelnemende arbeidsrechtbanken) een FIT, voor 9/21 een personeelsoverschot en voor 1/21 een personeelstekort.
39
Volgens de indeling “I. Geschil” en “II. Collectieve schuldenregeling” De personeelstekorten voor het juridisch personeel bevinden zich in beide afdelingen weliswaar meer in de afdeling “collectieve schuldenregeling” (-37%) dan in de afdeling “Geschil” (-25%). De personeelsoverschotten voor het administratief personeel vinden zich volledig in de afdeling “Geschil” (+ 11%). In de afdeling “collectieve schuldenregeling” is er bijna een FIT (-8%). Van I naar III neemt de noodzakelijke personeelsbehoefte af. Personeelscategorie Afdeling Personeelsbehoefte 2012 Personeelsbeschikbaarheid FIT ?(in absolute cijfers) FIT? (In percentages)
Juridisch personeel I II 117,2 53 93,3 38,8 -23,9 -14,2 -25,6% -36,7%
Administratief personeel
I 195,8 220,3 24,5 11,1%
II 152,7 141,8 -11 -7,8%
De afdeling “II. Collectieve schuldenregeling” ervaart in het algemeen een hogere werkdruk dan in de afdeling “I.Geschil”. 2.2.2. Resultaten op basis van referentiewaarden en op basis van lokale waarden
Het is de finale betrachting een zo waarheidsgetrouw mogelijk beeld te krijgen van de beschikbare en noodzakelijke personeelscapaciteit. In dit rapport is voor de eindproducten gebruik gemaakt van referentiewaarden (gemiddelde productietijd van 1360u voor magistraten en 1216u voor de griffie (inclusief niet dossiergebonden tijd van 20%), tijden per eindproduct,…). Dit zijn waarden waarover consensus bestaat dat dit aanvaardbare waarden zijn om één volume eenheid van een bepaald soort eindproduct uit te voeren. Naast de referentiewaarden per eindproduct hebben arbeidsrechtbanken mogelijk te maken met specifiek lokaal verzwarende of verlichtende AS IS waarden. Lokale AS IS variabelen op de referentietijden per eindproduct Bij werklastmeting is het moeilijk een consensus te hebben over de referentietijd per eindproduct over alle arbeidsrechtbanken heen. Op basis van de besprekingen tijdens de workshops zijn tijdsvorken besproken waaruit gemiddelden zijn bepaald. Het is duidelijk dat elke arbeidsrechtbank eigen lokale AS IS tijden heeft die meer aansluiten bij hun lokale realiteit. Lokale AS IS variabelen kunnen bijvoorbeeld ondermeer zijn: -
Schaalgrootte.
-
Specialisatiegraad. De graad van specialisatie heeft een impact op de personeelsbehoefte.
-
Wijze van procederen: deze variabele slaat op de cultuur van de balie, aantal bladzijden van conclusies, strafdossier, arrest, …, pleitduur, …
-
Tweetaligheid. Als in een arbeidsrechtbank meer dan één officiële taal gesproken wordt, heeft dit repercussies op de werklast (van de griffie) van de arbeidsrechtbank.
40
-
Socio-economische factor. Sommige regio’s hebben een meer verarmde bevolking, hebben verstedelijking of meer bedrijven of grote ondernemingen op hun gebied, …
Deze factoren hebben een invloed op de personeelsbehoefte. Men moet er rekening mee houden dat deze lokale factoren (‘variabelen’) uiteindelijk ook de lokale personeelsbehoefte bepalen. Arbeidsrechtbanken kunnen verder lokale AS IS variabelen aanvullen De arbeidsrechtbanken hebben de mogelijkheid lokale waarden voor de behandelingstijd per eindproduct nog meer aan te passen aan hun lokale correctere kijk op de zaak. Het VBSW wenst de arbeidsrechtbanken deze lokale gegevens verder te laten verfijnen. De arbeidsrechtbanken worden daartoe een Excel ter beschikking gesteld waarop zij deze simulaties zelf kunnen maken. Deze Excel omvat een sjabloon zoals bij volgende illustratie weergegeven. Dit sjabloon is immers ook het sjabloon aan de hand waarvan de voorzitters en hoofdgriffiers van de arbeidsrechtbanken een meer gedetailleerd resultaat krijgen van dit rapport (zie: bijlage 1: enkel raadpleegbaar voor de voorzitter en hoofdgriffiers en de beheers- en beleidsverantwoordelijken nl. het (Voorlopig) College van Hoven en Rechtbanken en de minister van Justitie). Lokale AS IS waarden en de gemiddelde performantiegraad: een pervers effect Het is duidelijk dat alle lokale AS IS waarden een verzwarende of verlichtend effect hebben op de personeelsbehoefte. Maar hoe meer verzwarende effecten men heeft, hoe meer personeelsbehoefte men heeft, maar hoe minder performant (vb. dossiers per magistraat per week) men is, en omgekeerd. Lokale waarden veranderen de gemiddelde performaniegraad van een arbeidsrechtbank. Hoewel de arbeidsrechtbanken gestimuleerd worden lokale waarden in te geven, zijn er totnogtoe weinig die lokale waarden hebben ingegeven. Als er al lokale waarden zijn ingegeven, zijn dit vooralsnog vooral verzwarende factoren die de personeelsbehoefte van de arbeidsrechbank opdrijven. Er is geen enkele arbeidsrechtbank die verlichtende lokale waarden heeft ingebracht. Dit wil zeggen dat geen enkele arbeidsrechtbank aangeeft dat zij performanter is dan de referentiewaarden. Immers als men aangeeft dat men performanter is dan de referentiewaarde snijdt men in zijn eigen vlees, de personeelsbehoefte is dan lager (want men heeft minder tijd/personeel nodig om het werk gedaan te krijgen). We kunnen spreken van een pervers effect van werklastmeting op het rapporteren over performantie. De cijfers zijn wat ze zijn. De werkelijkheid is echter meer dan cijfers alleen, we laten het aan de voorzitters, hoofdgriffiers en betrokken bevoegde beheers- en beleidsverantwoordelijken over voor verdere contextualisering.
41
Tabel: Sjabloon voor meer gedetailleerde rapportering aan de voorzitters en hoofdgriffiers van de arbeidsrechtbanken Op basis van referentie waarden
Nr.
Eindproduct
Volume
Referentietijd
Op basis van lokale waarden (in te vullen)
Lokale
Gemiddelde
Werklast
Behandelingstijd
Tijd
Gemiddelde
Werklast
Behandelingstijd
I.002 X
I …. I.100
uur/dossier
% uur/dossier
I.001
Variabele % % %
I. uur/dossier VTE
II.002 II. … II.099
uur/dossier
X X
II.001
II. III.001 III….
VTE
III.002 III.100 III.
SUBTOTAAL TOTAAL Productietijd VTE/J RESSORT X 2010
I
X
X II
III
Totaal
I
II
III
Totaal
Personeelsbehoefte Personeelsbeschikbaarheid FIT?
www.vbsw-bpsm.be
Pagina 42
3. WERKLASTMETING TO BE: GERECHTELIJKE ACHTERSTAND In het voorgaande is gesproken over de werklast en de personeelsbehoefte van het jaar 2012; er wordt een uitspraak gedaan over hoeveel juridisch en administratief personeel (uitgedrukt in VTE) een arbeidsrechtbank op basis van AS IS normale behandeltijden en werkafspraken nodig heeft om het geleverde werk (OUTPUT) uit te voeren én in welke mate het personeel dat men ter beschikking heeft daarvoor volstaat. In dit derde hoofdstuk willen we er echter op wijzen dat de evaluatie van de werklast van het afgelopen jaar gebaseerd is op de output van AS IS werkprocessen. Dit betekent dat als we personeelsplanningssimulaties (forecasting) op basis van uniforme (referentiewaarden) en specifieke (lokale waarden) criteria naar de volgende jaren willen doen ook rekening dient gehouden te worden met TO BE factoren vb. de gewenste performantiegraad van de arbeidsrechtbanken, werkvoorraden (gerechtelijke achterstand), de werkprocessen en kwaliteit van de arbeidsrechtbanken. Over de performantiegraad van arbeidsrechtbanken, wijzigende werkprocessen/wetgeving van de volgende jaren (vb. proces van de collectieve schuldenregeling, uitdoving van de eindproduct « XXX »), de efficiëntie van werkprocessen en over de kwaliteit van de arbeidsrechtbanken is vandaag weinig of niets bekend. Hier zullen volgende projecten zich op kunnen richten. Om enige “forecasting” of inzicht te geven in de toekomstige personeelsbehoeften is informatie over de gerechtelijke achterstand een noodzaak. Relevant naar de interpretatie van de TO BE personeelsbehoeften van de arbeidsrechtbanken, is het belangrijk dat informatie beschikbaar is over de hangende zaken, ook wel de gerechtelijke achterstand (relatie output/input van dossiers) genoemd. Waar tot nogtoe enkel werd gesproken over de verwerkte output moet ook gesproken worden over de input van dossiers en het eventuele verschil tussen input en output van eindproducten/dossiers. Het verschil in input en output per jaar zegt immers of een arbeidsrechtbank “de werklast” die op diezelfde arbeidsrechtbank binnenkomt, ook gedaan krijgt binnen de voorziene werktijd en personeelsbeschikbaarheid. De IT-beheersapplicatie ARTT bestaat slechts enkele jaren. Toen de arbeidsrechtbanken in 2007 de BGC IT-applicatie hebben vervangen door een eigen ARTT IT-applicatie zijn niet alle hangende zaken door alle arbeidsrechtbanken onmiddellijk meegenomen in de nieuwe IT-applicatie. Er is momenteel ook geen zicht op welk soort input (dossiers die nog niet in output zijn omgezet) er in de stock van de arbeidsrechtbanken zit. Daar moet men eerst zicht op krijgen zodat er de gekende tijdsbepalingen per kernproducten op kunnen toegepast worden. Zolang deze verdere analyse niet gedaan is, kunnen geen uitspraken gedaan worden over hoeveel personeel men nodig heeft om de stock van een rechtbank weg te werken. Er is momenteel bijvoorbeeld onvoldoende zicht op de “I.019. Weglatingen”. Bij sommige arbeidsrechtbanken zitten die in de opgebouwde geregistreerde stock, bij andere arbeidsrechtbanken worden deze stelselmatig uit de stock gehaald. Om deze reden kunnen er hier geen sluitende uitspraken gedaan worden over de gerechtelijke achterstand van de verschillende arbeidsrechtbanken.
43
Over de gerechtelijke achterstand/ stock inzake dossiers van de afdeling “I. Geschil” kunnen toch reeds indicaties gevonden worden. Als er van uitgegaan wordt dat een arbeidsrechtbank haar wettelijke opdrachten moet kunnen voldoen binnen een redelijke tijdspanne (1 jaar) en met een te verantwoorden kwaliteit, kan gerechtelijke achterstand worden gedefinieerd als het aantal inkomende dossiers (van de afdeling I. Geschil)14 die na één jaar nog niet zijn afgesloten of in output zijn omgezet. Voor het rapport betekent dit dat de dossiers, die voor 31/12/2011 zijn binnengekomen maar 31/12/2012 nog niet zijn afgehandeld of zijn omgezet in output, als gerechtelijke achterstand kunnen gedefinieerd worden. Als we kijken naar een percentuele verhouding van input/output van de laatste 5 jaren (2008-2012) geeft dit een goed beeld of en waar systematische gerechtelijke achterstand wordt opgebouwd. Het blijkt dat over alle rechtbanken heen de arbeidsrechtbanken minder verwerkt krijgen dan dat er binnen komt. Er is meer input dan output nl. 0,2%. Als we naar de arbeidsrechtbanken zelf kijken, stellen we vast dat er bij 10 van de 21 arbeidsrechtbanken dit het geval is. Van de arbeidsrechtbanken die systematische gerechtelijke achterstand opbouwen, schommelt het percentage tussen 0,8% tot 9,5% (inzake de afdeling “I. Geschil”). De jaarlijkse input van dossiers ligt immers over de laatste 5 jaar heen systematisch hoger dan de output. Om ervoor te zorgen dat deze arbeidsrechtbanken niet langer systematisch gerechtelijke achterstand opbouwen, zouden deze percentages in rekening dienen gebracht te worden op de personeelsbehoefte zoals die berekend werd in hoofdstuk 2 op basis van output of, met andere woorden, op basis van de AS IS situatie van 2012.
14
Over de input/output verhoudingen of over gerechtelijke achterstand inzake dossiers betreffende de afdeling “II.CSR” kunnen momenteel geen uitspraken gedaan worden, eerst zijn meer fundamentele wet/proces/change/ICT en/of statistische werkzaamheden nodig die niet meer in de scope van dit eerste werklastmetingsrapport kunnen uitgevoerd worden.
44
Over de gerechtelijke achterstand inzake dossiers van de afdeling “II. Collectieve schuldenregeling” kan vooralsnog niets gezegd worden, eerst zijn meer fundamentele wet/proces/change/ICT en/of statistische werkzaamheden nodig die niet meer in de scope van dit eerste werklastmetingsrapport kunnen uitgevoerd worden. We geven een korte impressie van problemen die nog dienen te worden aangepakt: -
Binnen de afdeling “II. Collectieve Schuldenregeling” is er een kernproduct “II.003. Minnelijke regeling – beschikking (homologatie)” en een kernproduct “II.004. Minnelijke schikking – Vonnis”. De afwerking van een vonnis werd tijdens de tijdsbepaling hoger geschat dan de beschikking (homologatie), maar er is een duidelijke groep van arbeidsrechtbanken die minnelijke schikkingen stelselmatig afhandelen als een beschikking (homologatie) en een andere groep van arbeidsrechtbanken die stelselmatig voor een vonnis opteren. Er dienen bij de arbeidsrechtbanken duidelijke afspraken te komen over een eenduidige interpretatie van de wet/wijze van afhandelen.
-
In de materie “Collectieve schuldenregeling” zijn er veel inactieve dossiers, veelal oude dossiers, die op 01/09/2008 door de rechtbanken van eerste aanleg werden overgeheveld zonder toewijzing van middelen. Deze dossiers vragen ook werklast die niet in input/output van één jaar kunnen worden ondergebracht.
-
Daarnaast moet rekening gehouden worden dat actieve dossiers niet klassiek binnen een bepaalde redelijke termijn tot een vonnis leiden. De dossiers CSR vergen een jarenlange actieve behandeling (thans naar schatting van een arbeidsrechtbank plusminus 7 jaar), maar is niet te beschouwen als “klassieke” gerechtelijke achterstand. Nieuwe CSR dossiers genereren met andere woorden een sneeuwbaleffect van jarenlang onderschat werk dat moeilijk aan de concrete kernproducten kan toegewezen worden. Men zou kunnen spreken van veel bijkomend “niet-dossier gebonden werk”.
Het VBSW herhaalt zich te engageren om in het kader van bovenstaande problematieken een volgend (statistisch) project te lanceren, buiten de scope van dit werklastmetingsproject. Dit neemt niet weg dat dit rapport reeds belangrijke indicaties geeft naar personeelsbehoeftebepaling.
45
4. TOT SLOT “Nulmeting” met basisrapport als resultaat Het voorliggende rapport is een basisrapportering over de capaciteit van de arbeidsrechtbanken. Vertrekkende van deze “nulmeting” mag dit rapport een “light” rapport, een basisrapport worden genoemd waarin de beleidsverantwoordelijken interessante managementinformatie en leerpunten kunnen vinden. Enorm potentieel tot uitdieping Dit basisrapport is een beginpunt, een voorlopig rapport (nulmeting). Het gaat uit van een conceptueel model op basis van tellingen. De werklastmetingsresultaten van de AS IS situatue 2012, in hoofdstuk 2, is (vooralsnog) geen voorspelbaar model. Via de analyse van statistisch materiaal kunnen met TO BE simulaties tendensen aan het licht gebracht worden en kan aandacht besteed worden aan kwaliteitselementen en de optimalisatie van de werkprocessen. In hoofdstuk 3 wordt een minimale aanzet gegeven tot TO BE werklastmeting waarbij alvast iets kan gezegd worden over de gerechtelijke achterstand van de afdeling “Geschil”. Relativiteit van dit rapport De werklastmeting kan als hulpmiddel dienen bij het wijzen op noodzakelijke middelen of bezuinigingen. Dit voorlopig rapport (‘nulmeting’) is op dit ogenblik nog niet dienstig om de kaders te bepalen , in de zin dat arbeidsrechtbank A hieruit het “recht” zou putten op X extra VTE of omgekeerd x VTE zou moeten inleveren. Dit instrument moet nog verder verfijnd, geoptimaliseerd en in de praktijk getest worden. Tevens zal ook de invloed van lokale factoren (variabelen) verder dienen onderzocht. Van de andere kant lijkt het logisch dat in de resultaten van dit werklastmetingsrapport objectieve argumenten ontleend worden bij de voorbereiding van de besluitvorming over middelenverdeling, zeker wanneer criteria als werkvoorraden (gerechtelijke achterstand), de productiviteit, de werkprocessen en kwaliteit van de arbeidsrechtbanken in dat verband worden betrokken. Werklastmetingsrapportering een jaarlijkse cyclus, tijdsmeting een 3-jaarlijkse cyclus Het VBSW staat er tenslotte voor in dat resultaten, aanbevelingen, acties (en de impact ervan) kunnen opgevolgd worden in een jaarlijks te verschijnen werklastmetingsrapport. Het VBSW neemt zich voor in elk volgend werklastmetingsrapport over de arbeidsrechtbanken verbeteringen aan te brengen.
46
5. OPMERKINGEN BEGELEIDINGSCOMITÉ WERKLASTMETING, Vergadering 17-04-2013 De hieronder vermelde algemene opmerkingen van het begeleidingscomité van 17-04-2013 zullen worden opgenomen in bijlage van het definitieve werklastmetingsrapport over de arbeidrechtbanken. Het rapport en de opmerkingen in bijlage zullen ter goedkeuring worden voorgelegd aan het Voorlopig College van Hoven en Rechtbanken tijdens haar volgende vergadering op 23 april. 1. Om elk mogelijk misverstand te voorkomen, moet in de Franse tekst het verschil tussen het begrip “juridisch personeel” en “gerechtspersoneel” worden uitgelegd. 2. Wat betreft de tijden voorgesteld in het document, moet worden uitgelegd hoe die gegevens concreet werden verzameld. Het zou nuttig zijn dat vooral over de methode van de tijdsbepalingen meer precies en meer expliciet uitleg wordt gegeven. 3. Het is nuttig de redenen te omschrijven waarom de output werd gekozen in plaats van de inputgegevens. Immers, het eerste en prioritaire doel van de werklastmeting is de personeelsbehoeften te bepalen. Het document zoals nu voorgesteld geeft de indruk dat het een productiviteitsmeting is. Daarom zou het goed zijn om een paragraaf in de conclusie toe te voegen over de inputcijfers en tegelijkertijd het verschil tussen input en output uit te leggen. 4. De opmerking is gegeven dat de verschillende applicaties gebruikt op de griffies het mogelijk maken om essentiële aanvullende informatie te geven in het kader van de werklastmeting. 5. De referendarissen worden nu aan 0,75 VTE van 1 VTE magistraat gerekend, maar men schat de referendaris eerder in tussen de 0,5 en 0,75 VTE van 1 VTE magistraat. Hierover dient het VBSW nadere analyses te doen. Er moet immers een onderscheid worden gemaakt tussen de soorten referendarissen (junior – senior – beheer). Bovendien moeten die referendarissen in een aparte categorie worden opgenomen in het kader van toekomstige studies van het functieprofiel van referendarissen per gerechtniveau (eerste aanleg – beroep). 6. Het Begeleidingscomité bevestigt zijn akkoord met de 20% als basisprincipe bij nietdossiergebonden tijd.
47
