Werkgeversbijeenkomst Bpf TEX. 30 januari 2015 Marja Maassen

Werkgeversbijeenkomst Bpf TEX

30 januari 2015 Marja Maassen

AZL Communicatie

Marja Maassen

Programma Tijd

Onderwerp

Spreker

10.00 – 10.10

Welkom

Freek Lanz

10.10 – 10.30

Nieuwe wet pensioencommunicatie en de gewijzigde rol van de werkgever

Marja Maassen

10.30 – 10.45

Vragen over de nieuwe wet pensioencommunicatie

Marja Maassen

10.45 – 11.00

Koffiepauze

11.00 – 11.30

Communicatiebeleidsplan Bpf Tex

Marja Maassen

11.30 – 12.00

Discussie

Joost Borm

Communicatie- en informatiebehoefte werkgevers Gevolgen voor communicatiebeleidsplan

12.00 – 13.00

Netwerklunch AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 3

Een nieuwe wet Pensioencommunicatie: communiceren op maat

Hoofddoel van het wetsvoorstel • De deelnemer weet hoeveel pensioen hij straks krijgt. • Hij kan nagaan of dat voldoende is. • Hij weet wat de risico’s zijn van zijn pensioenregeling.

AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 5

1. Visie en ambitie

Visie en ambitie Jetta Klijnsma ‘De deelnemer is zich bewust van risico’s, kan nagaan of zijn pensioen voldoende is, kent zijn keuzes, weet wat hij moet doen.’


Visie en ambitie • Core business pensioenbranche: pensioen • Bijdragen aan welzijn van ons allen op oudere leeftijd • Tevreden met pensioeninkomen Dat betekent nu leven én later.


Visie en ambitie • Gedeelde ijkpunten: ̶

Inzicht – uitzicht – overzicht – handelingsperspectief

• Klijnsma: ̶

Focus op informeren

• AZL: ̶

Focus op motiveren en communiceren


2. Wat betekenen de nieuwe regels voor uw communicatie?

Wat er verandert, de voornaamste punten Thema’s: • Het perspectief van de deelnemer centraal • Voorrang voor digitaal • Werkgever prominenter in beeld • Pensioen 1-2-3 (met iconen) Middelen: • Startbrief en startinformatie • Uniform Pensioenoverzicht • Uitbreiding Pensioenregister


Open normen pensioencommunicatie • • • • • •

Tijdig. Duidelijk, het meest essentiële in de zichtlaag. Correct, zonder tegenstrijdigheden. Bevordert inzicht in de keuzemogelijkheden. Bevordert inzicht in de gevolgen van life events. Sluit aan bij de informatiebehoeften en kenmerken van de deelnemers. • Evenwichtig, schetst voor- en nadelen, hoeft niet uitputtend.


Perspectief deelnemer centraal

Tekeningen door Jurjen Knoester, ww.outdoorteamtraining.nl


Voorbeeld: wel of geen partner bekend? Geachte heer Jansen, Per 1 oktober 2014 bent u bij XYZ gaan werken. Vanaf deze datum geldt voor u de pensioenregeling van Pensioenfonds XYZ. Voor nu betekent dit dat u ervoor kunt zorgen dat uw partner recht heeft op partnerpensioen, mocht u overlijden. Wij informeren u hier graag over.

Geachte mevrouw Smits, Per 1 september 2014 bent u bij ABC gaan werken. Vanaf deze datum geldt voor u de pensioenregeling van Pensioenfonds ABC. Voor nu betekent dit dat uw partner recht heeft op partnerpensioen, mocht u overlijden. Wij informeren u hier graag over.

Woont u samen? Dan kunt u regelen dat uw partner pensioen ontvangt, als u overlijdt. Vul hiervoor het formulier 'aanmelden partner' in en stuur het vóór 1 maart 2015 naar ons op. U vindt het bij deze brief. AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 14

Procescommunicatie heeft al modulaire opbouw Informatie is aangepast aan: • Wel / geen partner bekend • Wonend in of buiten Nederland • Geboren voor of na datum (bij overgangsregelingen) • Wel / niet gescheiden • Wel / geen kinderen (na overlijden) • Leeftijd kinderen • Pensioenregeling


Digitale Communicatie

Digitale communicatie verruimd • Digitaal communiceren mag, maar: ̶ bij bezwaar deelnemer, alsnog schriftelijk. ̶ als elektronische informatie niet aankomt, idem. ̶ leidt tot eenmalige schriftelijke actie onder deelnemers.

• Attendering verplicht informatie te brengen tot in persoonlijke levenssfeer van de deelnemer. • Mogelijk digitale berichtenbox overheid. • Expliciete eisen t.a.v. beschikbaarheid informatie. ̶ Algemene versus persoonlijke informatie.


Digitale communicatie verruimd • Algemene informatie, altijd beschikbaar. ̶ ̶

Informatie over de pensioenregeling, pensioenreglement, uitvoeringskosten, jaarverslag en risicoprofiel. Link met startbrief – pensioen 1-2-3.

• Website impliciet verplicht. • Persoonlijke informatie, op verzoek. ̶

Verstrekken bij vraag deelnemer.


Startbrief: maak kennis met Pensioen 1-2-3 Laag 1

Papier/ digitaal

Verplicht format

Laag 2

Papier/ digitaal

Verplicht format

Laag 3

Digitaal(website) Vrij

• • •

Leestijd 5 min. 7 verplichte onderwerpen over pensioen regeling. Gebruik iconen verplicht.

• • •

Leestijd 30 min. Toelichting 7 onderwerpen. Gebruik iconen verplicht.

•

Details, formele documenten.




Wat betekent dit? • Meer maatwerk ̶ ̶

Uniformiteit (waar mogelijk) Toespitsen informatie

• Kostenbeheersing • Duidelijke rolverdeling tussen middelen


Hoe maken we er samen een maatpak van?

Op weg naar maatwerk


Uw kansen • Informatie wordt relevanter en duidelijker • Maar er zijn meer onmisbare ingrediënten: ̶ ̶

Vertrouwen in het fonds Belangstelling voor eigen financiële zekerheid

• Dat vraagt een andere wijze van communiceren: ̶ ̶

Ben open en eerlijk Zoek de deelnemer op en sluit aan bij zijn leefwereld

U staat er niet alleen voor


Vragen?

Koffiepauze

Communicatie beleidsplan 2014-2016

Marja Maassen

Algemene informatie

Kenmerken fonds en deelnemers (1) Fonds • 2010 • Verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds • Ouderdomspensioen, prepensioen, partnerpensioen, bijzonder partnerpensioen, wezenpensioen en vrijwillige excedentregeling


Kenmerken fonds en deelnemers (2) Deelnemers • • • •

15.000 deelnemers Tweederde oud-deelnemers 4.500 werknemers, grotendeels tussen 30 en 45 jaar oud 211 pensioengerechtigden, allemaal onder de 70


Visie pensioenfonds • • • •

Goed pensioen Beheersbare kosten In control Tevreden deelnemers en werkgevers


Communicatiebeleid

Centraal staat het communicatiebeleid • • • • •

Bestuur stelt vast communicatiecommissie brengt advies uit, initieert en voert uit. uitvoerder adviseert en voert uit. verantwoordingsorgaan: advies aan bestuur raad van toezicht: controleert proces


Doel communicatiebeleid • • • •

Accuraat en tijdig op de hoogte Over pensioenregeling en pensioenfonds Verwachtingenmanagement Eigen verantwoordelijkheid en mogelijkheden


Gewenst imago • Betrouwbaar • Klantvriendelijk • Efficiënt


Huidig imago bij deelnemers • Weinig vertrouwen • Geen binding Bron: risicobereidheidsonderzoek 2014


Communicatiestrategie • Tijdig, duidelijk en begrijpelijk • Evenwichtig • Doelgroepgericht en op maat


De deelnemers

Communicatiedoelstellingen Kennis • inhoud pensioenregeling op hoofdlijnen • keuzemogelijkheden • eigen verantwoordelijkheid • handelingsperspectief • meer informatie


Communicatiedoelstellingen Houding • vertrouwen in het fonds • vertrouwen in de regeling Gedrag • halen relevante informatie op het juiste moment • actie op het juiste moment


Bpf Tex zorgt voor een goed beheer van uw pensioen en informeert u daarover. Bekijk wel regelmatig uw eigen pensioensituatie kritisch. Weet wat u straks aan pensioen kunt verwachten en wat u zelf kunt doen.


Communicatieonderwerpen • • • • •

Life events Keuzemogelijkheden Acties Pensioenoverzicht Beleid


Communicatiemiddelen • Online: website • Schriftelijk: brieven, upo, nieuwsflits, jaarverslag • Mondeling: pensioenbureau


Discussie

Werkgevers

Communicatiedoelstellingen Kennis • inhoud pensioenregeling op hoofdlijnen • verantwoordelijkheden pensioenfonds • verantwoordelijkheden werkgever • meer informatie


Communicatiedoelstellingen Houding • vertrouwen in het fonds • vertrouwen in de regeling Gedrag • pensioencommunicatie richting deelnemers • halen relevante informatie op het juiste moment • juiste administratieve handelingen op het juiste moment


Bpf Tex zorgt voor een goed beheer van uw pensioenregeling. Een goede samenwerking met u als werkgever en AZL als uitvoeringsorganisatie is belangrijk om de uitvoering soepel te laten verlopen.


Communicatieonderwerpen • • • •

communicatie-uitingen richting deelnemers administratieve verplichtingen pensioenregeling gevolgen actuele ontwikkelingen voor pensioen


Communicatiemiddelen • online: website • schriftelijk: brieven, upo, nieuwsflits, jaarverslag • mondeling: werkgeversadministratie


Discussie

Werkgeverscommunicatie

Werkgever prominenter in beeld

Communicatiebeleid

Dialoog

pensioenfonds Ambassadeurschap

Wetgeving

Procesafspraken (wederzijds vaststellen behoeften & rollen)

Faciliteren & mobiliseren (communicatiemiddelen)


Uiteenlopende behoeften werkgevers Pensioen hogere prioriteit

Marginale

Behoefte aan kennis,

Behoefte aan

inzicht en overzicht

inzicht en overzicht Faciliteren

Informeren

Uitstekende

kennis van

kennis van

pensioen

pensioen

Belang pensioen onduidelijk

Behoefte aan ontzorgen

Motiveren

Stimuleren

Pensioen lagere prioriteit AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 55

Online pensioen platform

Deelnemers • • • • • • • • •

Websites Deelnemersportaal Pensioenplanner Digitale nieuwsbrieven E-mailservice Online magazine Nieuwsdienst Webinar Onepager

Werkgevers • • • •

Werkgeversportaal Quick reference card Webinar Digitale nieuwsbrieven

Bestuurders • • • •

AZL boardroom vergadertool Facturatietool Dashboard i.o. Social media AZL presentatie # Bpf Tex communicatiebeleidsplan / 56

basiscursis werkgevers

informatiekaart

Werkgeverstoolkit

aansluiten bij landelijke initiatieven


Doorontwikkeling en uitbreiding middelen

Online Communicatie • online ̶

website

̶ deelnemersportal ̶ e-mailadressen ̶ e-mailnieuwsservice ̶ digitale nieuwsbrief ̶ digitaal verkort jaarverslag


Overige Communicatie • schriftelijk: ̶ startinformatie – pensioen 1-2-3 • mondeling ̶ klankbordgroep • meten en evalueren ̶ deelnemerstevredenheidsonderzoek


Werkgeversbijeenkomst Bpf TEX. 30 januari 2015 Marja Maassen

Recommend Documents