Webináriumi szabályzat

EDUTUS FŐISKOLA

Webináriumi szabályzat 1. verzió készült: 2013.aug. 15.

Összeállításában közreműködtek: dr. Garaj Erika, dr. Kovács András, dr. Sárkány Péter, Farkas Erika, Grósz Krisztián, Kecskés Antal, Könyves Andrea, Molnár Ferenc, Molnár Péter

Tartalomjegyzék 1.

Előzmények: .................................................................................................................................... 3

2. A webináriumi folyamat leírása:.......................................................................................................... 3

3.

2.1

Az oktatandó anyag előkészítése: ........................................................................................... 3

2.2

Csatlakozás a webináriumhoz: ................................................................................................ 3

2.3

Webináriumi előadás lebonyolítása: ....................................................................................... 4

2.3.1

Programok megosztása: .................................................................................................. 5

2.3.2

Teljes számítógép (asztal) megosztása: ........................................................................... 6

2.3.3

Állományok küldése: ....................................................................................................... 6

2.3.4

Rajztábla és szavazás: ...................................................................................................... 6

2.4

Szünet az előadás közben:....................................................................................................... 6

2.5

Webinárium lezárása:.............................................................................................................. 6

2.6

Kilépés a webináriumból: ........................................................................................................ 6

2.7

Webináriumi oktatás lebonyolításának összefoglalása:.......................................................... 7

2.8

A webinárium használatához minden teremben kiragasztott rövid technikai segédlet: ........ 9

Feladatok és felelősségek meghatározása a webináriumi rendszer használatához: .................... 10 3.1.

Supporteri feladatok: ............................................................................................................ 10

3.1.1.

Az adott órához nem közvetlenül kapcsolódó supporteri feladatok: ........................... 10

3.2.

Oktatói feladatok:.................................................................................................................. 11

3.3.

Informatikai feladatok: .......................................................................................................... 12

3.4.

Videó vágó szakember feladatai: .......................................................................................... 12

3.5.

A webinárium szervezéséért felelős vezető feladatai: .......................................................... 13

3.6.

Neptun adminisztrátorok feladatai: ...................................................................................... 13

3.7.

A webinárium használatának alapvető kritériumai, elvárásai: ............................................. 13

3.8.

Problémák feltárása: ............................................................................................................. 14

1.

Előzmények:

Az Edutus Főiskola 2012 szeptemberében bevezette az online webináriumi oktatást. Az első év tapasztalatai igazolják a módszerrel szemben támasztott elvárásokat (távolságok áthidalása, kommunikációs és utazási költségek, valamint az utazási idő csökkentése), de az oktatás minőségének javítása érdekében, a bevezetési időszak alatt tapasztalt technikai és oktatástechnikai problémákat orvosolni kell, mely jelen szabályzat elsődleges célja.

2. A webináriumi folyamat leírása: 2.1

Az oktatandó anyag előkészítése: A Webinárium előtt az előadónak elő kell készítenie az elektronikus anyagokat. Ezeket fel kell töltenie valamilyen külső adattárolóról a teremben rendelkezésre álló számítógépre. Az előadás előtt az anyagokat, programokat célszerű megnyitni az előadói gépen, így elősegítve az oktatás gördülékenységét.

2.2

Csatlakozás a webináriumhoz: A Webináriumot úgy lehet elindítani, hogy a teremben lévő számítógépre bejelentkezünk, megnyitunk egy Internet Explorer böngészőt, és a böngészőbe bemásoljuk az aktuális előadás linkjét (URL-jét). A mindenkori aktuális url-ek megtalálhatók a webinarium.edutus.hu weboldalon.

Az URL bemásolása után a Lync automatikusan elindul. A teremhez kapcsolódó felhasználó automatikusan belép a rendszerbe, és elindul az aktuális Webináriumi Online előadás.

A Webinárium megkezdése előtt a következőket kell elvégezni/ellenőrizni: -

Microport felvétele és bekapcsolása, ellenőrzése (elemek állapotának ellenőrzése).

-

Távoli tanterem (ha van), bekapcsolódott-e már az előadásba.

-

Elő kell készíteni az oktatáshoz használandó elektronikus anyagokat. A rendszer nem tud online videót közvetíteni (pl. youtube, vagy egyéb videó lejátszó program), így a választható formátumok csak statikus dokumentumok, illetve ppt-k lehetnek. (pdf, doc, xls, ppt, stb.).

-

Be kell állítani, hogy a Webináriumban egyedüli előadó legyen: Személyek beállítása/Legyen mindenki résztvevő, illetve Személyek beállítása/Közönség elnémítása.

A Webinárium indítása során elindul a videó (Kép és hang) funkció is. Amennyiben ezek a funkciók nem indultak el automatikusan, külön el kell indítani a videókép küldését. Videó/Videó hozzáadása. -

A távolról bekapcsolódó résztvevők, valamint a supporterek segítségével célszerű közösen ellenőrzik a megfelelő kép és hangkapcsolat meglétét és minőségét. Esetleges hiba esetén jelezni kell a supporternek a problémát, aki annak elhárításában a lehető legrövidebb időn belül próbál segíteni. (Amennyiben nem sikerül megoldást találni a problémára, azt jelezni kell az informatikusok részére.) A hang erősségének változtatására (szükség esetén) a számítógép hangerő beállításain lehet módosítani, azonban a teremben lévő hangtechnikai berendezések állítgatását, módosítását kizárólag az informatikusok tehetik meg.

-

Ha bármilyen a számítógéppel kapcsolatos problémát tapasztalunk, azt mindenképpen jelezni kell az informatikának.

Minden webináriumról készül egy videófelvétel, melyet az előadás megkezdése előtt el kell elindítani: További beállítások/Rögzítés indítása.

-

2.3

Webináriumi előadás lebonyolítása: A Webináriumi előadások során a Lync az alábbi funkciókat nyújtja: -

Prezentáció megnyitása/megosztása

-

Program megosztása

-

Teljes számítógép (asztal) megosztása

-

Állományok küldése

-

Rajztábla

-

Szavazás

A szoftver által nyújtott szolgáltatások egy időben egyszerre is működnek, így mindenki a saját igényeinek megfelelően a saját előadásához szükséges lehetőségeket tudja használni. Tapasztalatok alapján konkrét prezentáció megosztása a szoftver hibájából adódóan esetenként problémákba ütközik, így javasolt a programként megosztani a Power Point dokumentumokat is. További előnye a programként történő megosztásnak, hogy így mindenkinek lehetősége van az általa közvetített videókép (vagy a távoli partner videóképének) folyamatos ellenőrzésére, a jelenlévő partnerek nyomon követésére és a chat ablak figyelésére is. 2.3.1

Programok megosztása:

- Az előadó az előre elkészített dokumentumait, táblázatait, prezentációit meg tudja osztani a távoli teremmel és a hallgatókkal. A tartalmat úgy lehet megosztani, hogy az adott programot elindítja és a Megosztás/Program művelet hatására felugró Programok megosztása ablakból, kiválasztja a megfelelőt.

Az anyagok megosztása során lehetősége van az irányítása átadására, ebben az esetben, a távoli helyszíneken lévő résztvevők közül valaki tud dolgozni, az anyagon és ezt a többi résztvevő is látni fogja.

2.3.2

Teljes számítógép (asztal) megosztása:

Teljesen hasonló a működési elve a program megosztáshoz, azonban itt a teljes asztal és annak tartalma kerül megosztásra. Nyilvánvaló hátránya ennek a megosztástípusnak, hogy a résztvevők számára nem nyilvános területek is láthatóvá válnak (gyakorlatilag minden, ami az asztalon van), így használata elgondolkodtató. A résztvevők teljes asztal megosztása esetén mindig azt látják, ami éppen a saját monitorunkon van. 2.3.3

Állományok küldése:

A szoftver lehetőséget biztosít az előadónak, hogy állományokat küldjön a résztvevőknek. Mellékletek hozzáadása vagy megjelenítése/ Melléklet hozzáadása . 2.3.4

Rajztábla és szavazás:

Időnként szükséges lehet visszajelzésekre, valamint információszerzésre a többi résztvevőtől, melyre hasznos funkció lehet a rajztábla és a szavazás. Megosztás/Új rajztábla és Megosztás/Új szavazás. Tapasztalatok alapján használata kissé időigényes, így csak szükségmegoldásként javasolt a használata. 2.4

Szünet az előadás közben: Amennyiben a Webináriumon szünetet kell tartani, akkor arra az időtartama meg kell állítani a felvételt, a További beállítások/Rögzítés szüneteltetése művelettel. Természetesen a szünet végeztével újra kézzel kell elindítanunk a felvételt. További beállítások/Rögzítés folytatása A rögzítés visszakapcsolásának elmulasztása esetén az óra további része nem kerül rögzítésre, így az későbbi felhasználásra alkalmatlan lesz, amiből az következik, hogy újra rögzíteni szükséges a teljes óra anyagát.

2.5

Webinárium lezárása: Az előadás befejezését követően meg kell állítani az éppen aktuális felvételt. További beállítások/Rögzítés leállítása. Leállítás után a Lync felugró ablakában le kell menteni a felvételt az alapértelmezett (előre az informatikusok által beállított) meghajtóra a meghatározott névkonvenció szerint: Tárgy neve – Dátum – Előadó neve. A név mezőben alapértelmezetten ebben a formában ajánlja fel a Lync a mentést (az adott előadáshoz kapcsolódó url tartalmazza ezt a beállítást), így ennek módosítására csak indokolt esetben, esetleges változások (más tartja az órát, eltérő a dátum, stb.) bekövetkezésekor van szükség. Fontos megjegyezni, hogy a „Közzététel” szekcióban a „Másoknak közzétehető verzió is készüljön (.wmv)” sornál legyen bepipálva a jelölőnégyzet, hogy a felvétel átalakítása megkezdődhessen a további felhasználás céljából. Az átalakítás nem befolyásolja a további működést, mivel háttérfolyamatként megy végbe, így gyakorlatilag azonnal kezdhető egy másik webináriumi előadás.

2.6

Kilépés a webináriumból: Kilépés a webináriumból történhet egyszerűen a program bezárásával teljes bezárásával, de hivatalosan a Személyek beállításai/Az összes résztvevő eltávolítása az értekezlet bezárása funkcióval vagy a telefonkagyló letételét jelző szimbólummal célszerű kilépni, mivel így a szerverek lezárják az adott előadáshoz megnyitott videószobát.

Nagyon fontos, hogy a programból történő kilépést, vagy a megszakítást követően a számítógépet semmi esetre se kapcsoljuk ki, mivel akkor még több háttérfolyamat is zajlik az adott számítógépen (videók átalakítása, begyűjtése, stb.), így egy kikapcsolással több embernek is többletmunkát adunk, valamint rossz esetben az aznap készült felvételek is veszélybe kerülhetnek, mely minden esetben anyagi többletterhelést jelent az intézmény számára. A számítógépeket a feladataik befejezésekor az informatika távolról lekapcsolja. Az előadás befejeztével azonban a projektort és a mikroportot ki kell kapcsolni!

2.7

Webináriumi oktatás lebonyolításának összefoglalása:

A következő táblázat a webinárium keretében történő oktatás kulcsfontosságú lépéseit tartalmazza: Előadó

Műveletek

Felvétel rögzítésének indítása

Amennyiben az előadóteremben a technika áramtalanítva van, bekapcsoljuk az áramellátást, majd a számítógépet a megfelelő felhasználónévvel / jelszóval. Az Előadói gép Asztalára elő kell készíteni az előadás során felhasználandó állományokat (prezentáció, képek, illusztrációk stb.). Legjobb az előadás során használt programokat előre megnyitni. Az adott előadáshoz tartozó url a következő helyen található meg: webinarium.edutus.hu Minden esetben Internet Explorerbe másoljuk be az url-t, a maximális kompatibilitás érdekében. A megfelelő url bemásolása után a Lync alkalmazás automatikusan megnyílik. Ha nem indult el, a videó elindítása. (Video / Video hozzáadása menüpont.) Ellenőrizzük, az általunk közvetített képet, ha szükséges módosítsunk a kamera helyzetén. A hangot a bal felső részen található mikrofon ikonra kattintva indíthatjuk el. Hallgatóság megkérdezése, hogy hallanak-e minket. Személyek beállításai / Legyen mindenki résztvevő. A Megosztás menüpontban kiválasztjuk a megfelelőt. Power Point bemutatót, a számítógép képernyőjét (Asztal) vagy más programot (pl. internet oldal, word, excel, stb.) tudunk megosztani. További beállítások / Rögzítés indítása. Ezt csak akkor indítsuk el, amikor valóban elkezdődik az előadás. Az előadás szüneteiben a felvételt szüneteltessük és aktív időben újra indítsuk el.

Egyéb, opcionális lehetőségek Irányítás átadása (csak ha szükséges).

Irányítás megosztása után a Megosztás megszakítása.

A technika elindítása

Anyagok előkészítése

Webinárium tanterem megnyitása Automatikus bejelentkezés

Videó és hang automatikus elindításának ellenőrzése Microport bekacsolása, ellenőrzése, Résztevőként beállítani mindenkit

Tartalom megosztása (Power Point bemutató, Asztal, Program)

Állomány küldése Rajztábla létrehozása Szavazás indítása

Csatolás/állomány kiválasztása/Küldés Megosztás/Új rajztábla Megosztás/Új szavazás/Kérdés és válasz lehetőségek beírása

Rögzítés leállítása

További beállítások/Rögzítés leállítása/Felvétel elnevezése és mentése. Felvétel elnevezése: WebináriumnévDátumElőadóneve. Mentsünk el a saját gépre, az előre beállított helyre.

Megosztott tartalom leállítása, eltávolítása (hogy következő órán ne látszódjanak az ezen az órán megosztott tartalmak)

Értekezlet lezárása

Megosztás megszakítása, Tartalom/Tartalom kiválasztása/Eltávolítása Személyek beállításai/Értekezlet minden résztevőjének eltávolítása, értekezlet lezárása a Kilépés a hívásból vagy az Alt+Q gombbal

2.8

A webinárium használatához minden teremben kiragasztott rövid technikai segédlet: Webinárium az Edutus főiskolán Rövid technikai segédlet

Lépések

Feladat

1

A technika elindítása

2

Anyagok előkészítése

3

Webinárium tanterem megnyitása

Műveletek Amennyiben az előadóteremben a technika áramtalanítva van, bekapcsoljuk az áramellátást, majd a számítógépet a megfelelő felhasználónévvel / jelszóval. Az Előadói gép Asztalára elő kell készíteni az előadás során felhasználandó állományokat (prezentáció, képek, illusztrációk stb.). Legjobb az előadás során használt programokat előre megnyitni. A tanterem url három helyen található meg: 1. webinarium.edutus.hu oldal 2. az oktatói gépek asztalán elhelyezett „Webináriumi órarend” parancsikon 3. Neptun/Tantárgy adatlap/Web cím oldal Minden esetben Internet Explorerbe másoljuk be a url-eket!

Automatikus bejelentkezés Videó és hang automatikus elindításának ellenőrzése Microport bekacsolása, ellenőrzése, sétáló mikrofon ellenőrzése

A megfelelő url bemásolása után a Lync alkalmazás automatikusan megnyílik. Ha nem indult el, a videó elindítása. (Video / Video hozzáadása menüpont.) Ellenőrizzük, hogy mind a két oldalon látható-e a videó kép. A hangot a bal felső részen található mikrofon ikonra kattintva indíthatjuk el.

7

Résztevőként beállítani mindenkit Tartalom megosztása (Power Point bemutató, Asztal, Program)

8

Felvétel rögzítésének indítása

Személyek beállításai / Legyen mindenki résztvevő. A Megosztás menüpontban kiválasztjuk a megfelelőt. Power Point bemutatót, a használatban lévő Számítógép képernyőjét (Asztal) vagy más Programot (pl. internet oldal, word, excel) tudunk megosztani. További beállítások / Rögzítés indítása. Ezt csak akkor indítsuk el, amikor valóban elkezdődik az előadás. Az előadás szüneteiben a felvételt szüneteltessük és aktív időben újra indítsuk el.

4 5 6

Egyéb, opcionális lehetőségek Irányítás átadása (csak ha szükséges). Állomány küldése Rajztábla létrehozása Szavazás indítása 9

10

11

Hallgatóság megkérdezése, hogy hallanak-e minket.

Irányítás megosztása után a Megosztás megszakítása. Csatolás/állomány kiválasztása/Küldés Megosztás/Új rajztábla Megosztás/Új szavazás/Kérdés és válasz lehetőségek beírása További beállítások/Rögzítés leállítása/Felvétel elnevezése és mentése. Felvétel elnevezése: WebináriumnévDátumElőadóneve. Mentsünk el a saját gépre, az előre beállított helyre. A „Közzététel” szekcióban a „Másoknak közzétehető verzió is készüljön (.wmv)” sornál legyen bepipálva a jelölőnégyzet.

Rögzítés leállítása Megosztott tartalom leállítása, eltávolítása (hogy következő órán ne látszódjanak az ezen az órán megosztott tartalmak) Megosztás megszakítása, Tartalom/Tartalom kiválasztása/Eltávolítása Értekezlet lezárása

12 A technika leállítása

Személyek beállításai/Értekezlet minden résztevőjének eltávolítása, értekezlet lezárása a Kilépés a hívásból vagy az Alt+Q gombbal A mikroportot (elem!) a projectort és az erősítőt kapcsoljuk ki, A SZÁMÍTÓGÉPET HAGYJUK BEKAPCSOLVA. AMENNYIBEN AZ ÓRA KÖZBEN ELEMET CSERÉLTÜNK, A LEMERÜLT ELEMEKET HELYEZZÜK EL A GYŰJTŐ KONTÉNEREKBEN, VAGY ADJUK LE AZ INFORMATIKÁN ÉS AZ ELEMCSERE TÉNYÉT JELEZZÜK AZ INFORMATIKÁNAK!

Fontos linkek http://webinarium.edutus.hu/ – ezen a weboldalon találhatók a webináriummal kapcsolatos legfontosabb információk (előadás url-ek, heti órarend beosztás, supporterek beosztása és elérhetősége). https://edutus.coospace.hu/ - ezen az oldalon találhatók meg a már felvett előadások.

3.

Feladatok és felelősségek meghatározása a webináriumi rendszer használatához:

A webinárium gördülékeny és problémamentes használatához a következő szabályok betartására van szükség:

3.1.

Supporteri feladatok:

A supporterek feladata a webináriumi órák folyamatos nyomon követése a rendelkezésükre bocsátott Notebook-ok és az órai részvétel segítségével. A beosztásuknak megfelelően az órák kezdetén az oktató számára segítséget kell nyújtaniuk a technika beüzemeléséhez, valamint amennyiben az szükséges az órához kapcsolódó url megkeresésében és a Lync szoftver elindításában. Célszerű ellenőriznie a microportokban levő elemek állapotát. A supportereknek ügyelnie kell, hogy a webinárium problémamentesen működjön, melyhez szükséges ellenőriznie a következőket: -

Videokép látható

-

Hang hallható

-

A felvételkészítést elindította az oktató

-

Kizárólag egy előadó van a webináriumban

-

Levelezős oktatás esetén mindkét helyszín jelenlétét

Ha hibát észlel, vagy a chat ablakban más résztvevő jelez hibát, annak kiküszöbölésére mielőbbi intézkedéseket kell tenni. Amennyiben az oktató a szoftver kezelésében a segítségét kéri, azt a lehetőségeihez mérten biztosítania kell. Ha egyéb az oktatással kapcsolatos problémát észlel (oktató nincs rajta képen, recseg a hang, stb.) akkor azt jeleznie kell az oktatónak. A központi tároló helyen (porta) a tartalék elemek meglétét ellenőrzi, ha szükséges a pótlás jelzi az informatikának! Ha más egyéb technikai jellegű problémát észlel, azt azonnal jeleznie kell az informatikának.

3.1.1. Az adott órához nem közvetlenül kapcsolódó supporteri feladatok: Minden reggel 7.30-7.50-ig végig kell járnia az aznap érintett webináriumi termeket, melyekben a számítógépet be kell kapcsolnia, ellenőriznie kell a hangtechnika működését és a microportban lévő elemek töltöttségi állapotát. A hibabejelentő füzetben talált új bejegyzéseket el kell küldeni a [email protected], mely elküldését aláírással igazolja.

3.2.

Oktatói feladatok:

Néhány perccel az óra megkezdése előtt szükségszerű az előadóterembe érkeznie a következő feladatok elvégzéséhez: -

A webináriumi óra megkezdése előtt fel kell venni az adott teremhez tartozó kulcsokat és egyéb kezeléstechnikai segédeszközöket. (belépő kártya, távirányító, szekrénykulcs, stb.)

-

Ha még nincs bekapcsolva, akkor be kell kapcsolni a teremben található számítógépet és az egyéb kiszolgáló technikát (Jellemzően egy közös elosztóból kapják az áramot a berendezések, így ennek az elosztónak az áramellátását kell biztosítani). A termekben levő számítógépbe az ismert felhasználónevekkel és jelszavakkal kell bejelentkezni.

-

A berendezések elindulása után fel kell szerelni magunkra a microportot a megfelelő módon (ruhára csíptetve, fülre akasztva, stb.), majd bekapcsolás után ellenőrizni kell a benne levő elem töltöttségi állapotát, melyet a microporton levő kijelző mutat (A valós töltöttségi szint a bekapcsolás után 1-2 perccel jelenik meg!). Alacsony töltöttség esetén cserélni kell az elemeket, mely műveletnél nagyon figyeljünk a polarításra.(Elemeken jelölt pozitív-negatív pólusok helyes irányban történő behelyezésére.) A használt elemeket az óra után a gyűjtőkonténerekben kell elhelyezni, vagy leadni az informatikán, de az elemcsere megtörténtét mindenképpen jelezni kell az informatikának, hogy a tartalék elemek pótlásra kerüljenek.

-

A mikroport mikrofonját a ruhán megfelelő magasságban (a szájhoz lehetőség szerint közel) kell elhelyezni, úgy hogy a többi ruha (sál, kendő, stb.) az ne takarja, nyaklánc ne érintse és a többi ruha se dörzsölje (nyakkendőn levő mikrofont könnyedén érinti a zakó), mivel az a vételi minőséget nagyban zavarja (zörejek, hang kimaradás, recsegés, stb.)

-

A webinarium.edutus.hu oldalról, vagy az asztalon található „Webináriumi órarend” parancsikon elindításával le kell tölteni az órához tartozó url-t és megnyitni azt a webböngészőben. Az esetlegesen előforduló problémákat jelezni kell a supporterek felé. Az url-ek kiválasztásánál különösen ügyeljünk a nappali-levelező url-ek közti különbségre.

-

A webináriumi óra megkezdése előtt ellenőrizni kell, hogy működik-e a kamera, be van-e kapcsolva a mikrofon a Lync szoftverben, majd miután a távolról bejelentkező résztvevőktől erre megerősítést kaptunk, el kell indítani a videófelvételt és megkezdhető az óra.

-

A szünetekben célszerű a felvételt szüneteltetni, a microportot átmenetileg lekapcsolni, mely folyamatokat a következő óra megkezdése előtt vissza kell állítani.

-

Az óra végén a felvételt le kell állítani, majd a szabályzatban előírt módon elmenteni. (ide még bekerül egy példa elnevezés…) Az általános menetrend szerint, a megadott könyvtárat ne változtassuk meg, a felvétel neve – Tantárgy, dátum, esetleg egyéb segéd információ pl. előadás sorszáma. A videót kizárólag a szoftver által felajánlott könyvtárba mentsük.

-

A webináriumi kapcsolatot meg kell szakítani.

-

Ezen feladatok elvégzése után a hangtechnikai berendezéseket áramtalanítani lehet, a microportot és a projectort mindenképpen ki kell kapcsolni, de a számítógépet minden esetben bekapcsolt állapotban kell hagyni!

-

Az órán előforduló észrevételeket, technikai problémákat be kell írni az erre a célra rendszeresített hibabejelentő füzetbe.

-

A supporterek esetleges hibajelzését fogadni kell és elő kell segíteni a hibaelhárítást.

-

Esetleges probléma vagy fennakadás esetén célszerű elolvasni az asztalokra kiragasztott, a webinárium teljes menetét leíró tájékoztatót, mely a problémák többségére megoldást ad.

-

A webináriumi oktatás órarendtől való bármilyen eltérés esetén (időpont vagy helyszín megváltoztatásáról) az oktató köteles tájékoztatni a webináriumi szervezésért felelős vezetőt és az oktatásszervezési osztály vezetőjét, amint az oktató tudomására jut a változás ténye.

3.3.

Informatikai feladatok: -

Biztosítja a berendezések működőképességét, esetleges meghibásodás esetén a lehető leggyorsabb javítással vagy cserével.

-

Oktatási szünetekben (nem óraközi szünetben) ellenőrizi a berendezések működőképességét, telepíti a szükséges frissítéseket.

-

A géptermek és a hallgatók részére beállítja és folyamatosan az igényekhez igazítja a microsoft szerverén a hozzáféréseket.

-

Naponta begyűjti az elkészült felvételeket.

-

Az esetleges hibás, vagy félkész felvételeket a lehetőségekhez képest javítja.

-

A felvételeket eljuttatja a videó vágó szakember részére.

-

Biztonsági mentést készít az összes felvételről, melyet szinkronizál BP-TB között.

-

A lemerült elemeket a supporterek jelzése alapján, a központi helyen pótolja.

-

A rendszer működéséhez szükséges berendezések, fogyóeszköz (elemek, tartalék mikrofonok, kábelek, stb.) beszerzését biztosítja.

-

Ellenőrzi a [email protected] érkezett technikai jellegű megkereséseket, melyek kezelésére és javítására intézkedéseket tesz.

-

Az időszakosan szervezett, oktatók részére tartott webináriumi oktatásokon vállalja a technika bemutatását, javaslatokat tesz a technikai hibák elkerülésére.

3.4.

Videó vágó szakember feladatai: -

A felvételeket a Lync szoftver automatikusan átalakítja, mely átalakítás során keletkezett esetleges hibákat a lehetőségekhez képest kijavítja. A Lync szoftver által félbehagyott, vagy rosszul elkészített felvételeket újra átalakítja.

-

A kapott „nyers” felvételeket a lehető legrövidebb időn belül megvágja, biztosítva az óra lebonyolítása és a vágott felvétel webre kerülése közötti maximum 2 hetes időintervallumot.

-

Jelzi a felvételeken tapasztalt hibákat a webináriumot szervező vezetőnek, valamint az informatikának.

-

Együttműködik az informatikával, a webináriumi problémák megoldásának érdekében.

-

A vágott felvételeket feltölti az informatikusok által kijelölt tárterületre.

-

A megvágott, végleges felvételeket feltölti a webre.

-

Az előző hét felvételeivel kapcsolatos hibajelentést elküldi a webináriumi szervezésért felelős vezetőnek minden hét keddig.

-

Az időszakosan szervezett, oktatók részére tartott webináriumi oktatásokon javaslatokat tesz a hatékonyság növelésére, a felvételeken látott oktatástechnikai és módszertani problémák javítására.

3.5.

A webinárium szervezéséért felelős vezető feladatai: -

Elkészíti és naprakészen tartja az órarendet, melyet feltölt a webinarium.edutus.hu weboldalra.

-

Beosztja a supportereket az előadásokhoz.

-

Supporterekkel kapcsolatos tapasztalatait megosztja az informatikusokkal és az oktatási rektorhelyetessel.

-

Gondoskodik a supporterek rendszeres felkészítéséről és ellenőrzi a supporterek munkáját.

-

Egyeztet a Neptun adminisztrátorokkal az url-ek ügyében.

-

Esetleges url problémák ügyében azonnali lépéseket tesz a hiba kijavítására.

-

A [email protected] címre érkező – nem technikai jellegű - hallgatói panaszok kezelése, megválaszolása.

-

A videovágó tapasztalatainak figyelembe vételével jelentést készít és elküldi az oktatási rektorhelyettesnek és a tanszékvezetőknek minden hét szerdáig.

-

Az időszakosan szervezett, oktatók részére tartott webináriumi oktatásokon javaslatokat tesz a hatékonyság növelésére, a felvételeken látott oktatástechnikai és módszertani problémák javítására.

3.6.

Neptun adminisztrátorok feladatai: -

Az aktuális órarend alapján elkészítik az url-eket.

-

A változásokat folyamatosan nyomon követik, biztosítják az esetleges egyedi pótlásokhoz, órákhoz szükséges url-eket.

-

A webináriumban részt vevő tantárgyak listáját biztosítja az informatika számára.

-

A webináriumi oktatásban részt vevő hallgatók adatbázisát félévente, vagy módosulás esetén biztosítja az informatika számára.

-

Szükség esetén jelszavak importálása a Neptunba.

3.7.

A webinárium használatának alapvető kritériumai, elvárásai: -

A termekben lévő berendezések (számítástechnikai és hangtechnikai) beállításainak megváltoztatása (képernyő felbontás, hangeszköz, keverő berendezés illetve ezek kábelei) állítgatása és szétszerelése szigorúan tilos!

3.8.

-

Az előadások megtartásához kizárólag a termekben található eszközök használhatók. (Saját Notebook rendszerbe illesztése, illetve a projektorok és audió kábelek átkötése tilos.)

-

A webináriumi rendszerbe kizárólag az előre beállított, az url-ben engedélyezett felhasználónévvel lehet belépni, egyedi azonosítót használni nem lehet. A már meglévő egyedi azonosítók is törlésre kerülnek.

-

Rendkívül indokolt esetben az oktatási rektorhelyettes elbírálása alapján ideiglenesen egyedi azonosító igényelhető.

-

Az oktatás folyamán, kizárólag a gépekre telepített legális szoftverek használhatók.

-

A rendszerek és az oktatótermek használatához a szükséges kulcsokat előre fel kell venni a portán, mivel sem az informatikának, sem a supportereknek nem feladata ezek biztosítása.

-

Az esetlegesen felmerülő problémákat a lehető legrövidebb időn belül jelezni kell e-mailben (webiná[email protected]) az informatikának, vagy be kell jegyezni az erre a célra biztosított hibabejelentő füzetbe.

-

A webináriumi oktatásokon a részvétel kötelező a szervezésért felelős vezető, az oktatók, az informatikusok, a videó vágó szakember és a supporterek részére egyaránt.

-

A berendezések kezelésénél a megfelelő gondossággal szükséges eljárni, azok állagának megóvását mindenkor szem előtt tartva. A bekövetkező meghibásodásokat azonnal jelenteni kell e-mailben az informatikának (webiná[email protected]).

-

A takarékosság érdekében ügyelni kell a berendezések (kivéve a számítógép) kikapcsolására különös tekintettel a projectorra és a microportra.

Problémák feltárása:

A problémák feltárása és azok kiküszöbölése folyamatos feladata a webináriumi oktatásban résztvevő összes dolgozó számára. Elsődleges cél a hatékonyság növelés, a gördülékeny oktatás biztosítása és a lehető legjobb minőségű felvételek feltöltése a webre. A problémák kiküszöbölésére szoros együttműködésre, félév kezdés előtt megbeszélésekre és módszertani oktatásokra van szükség. A felmerült problémák könnyebb kezelését támogatja a GYIK (Gyakran Ismételt Kérdések) vezetése, azonban ez nem lehet jelen szabályzat része, mivel folyamatos változtatást és kiegészítést igényel. Jelenleg a webinárium GYIK mindenki számára elérhető a saját levelezését megnyitva a Nyilvános mappák között „Webinárium GYIK” néven. Vis major esetén: Az elháríthatatlan webináriumi meghibásodás (technikai vagy személyi ok) esetén az oktatási rektorhelyettes egyedileg dönt az illetékes vezetők bevonásával a probléma kezeléséről (a webináriumi felvételek megismétlése, technikai problémák elhárítása).