Waterschap ei
[WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT]
Verslag toepassing Wet Revitalisering Generiek Toezicht
p. 2 - 7
Kritische Prestatie Indicatoren (KPľs)
p. 8 - 1 7
Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT) Jaar: Documentnr:
2014 2014.07267
Auteurs:
Erik Voeten Arjan Leijsten
Datum:
30 juni 2014
1
Verslag WRGT 1. Lokale regelgeving Voldoen de regelingen m.b.t, het waterschap aan de wettelijke
eisen?
De Archiefverordening 2013 van het waterschap Peel en Maasvallei is in december 2012 vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Het Besluit Informatie Beheer is in mei 2013 vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van het waterschap Peel en Maasvallei en beschrijft de voorwaarden waaraan het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen. Hiermee beschikt WPM over een actuele Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer. Ingevolge artikel 4 van de Archiefwet 1995 dient het bestuur voorzieningen te treffen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan. Het waterschap Peel en Maasvallei is ontstaan uit een aantal fusies tussen waterschappen gelegen in de provincie Limburg. De 9 voormalige waterschappen in Noord en Midden Limburg zijn in de periode 1860 11993 gefuseerd tot het Waterschap Peel en Maasvallei. De archiefbescheiden zijn geordend naar de waterschappen zoals die voor 1993 bestonden. Ook bij de tot standkoming van het huidige waterschap in 2004 is het archief van de rechtsvoorganger over de periode 199412003 afgesloten. Het Waterschap neemt deel aan 3 Gemeenschappelijke Regelingen, namelijk het Waterschapsbedrijf Limburg, Belasting Samenwerking Gemeenten en Waterschappen en Het Waterschapshuis. In deze gemeenschappelijke regelingen zijn bij alle 3 de organisaties afspraken gemaakt over de archiefzorg. 2.
Interne kwaliteitszorg en toezicht
Werkt het waterschap structureel aan de kwaliteitsverbetering
van haar
informatiehuishouding?
Volgens Artikel 16 van de Archiefregeling dient de zorgdrager ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Binnen het waterschap Peel en Maasvallei is er op dit moment nog geen kwaliteitssysteem. Dit systeem is wel in ontwikkeling en is onderdeel van het project Professionalisering DIV en staat op de planning voor 2014. De afdeling Vergunningen en Handhaving (VenH) is ISO gecertificeerd, dit geldt ook voor het decentrale DIV team binnen VenH. In het kader van de ontwikkelingen bij het archieftoezicht waarbij de provincie op afstand komt te staan is versterking van het horizontaal toezicht inzake de informatievoorziening noodzakelijk. Een kwaliteitssysteem is hiervoor bij uitstek het middel.
In de Archiefverordening van het waterschap Peel en Maasvallei is opgenomen dat de Secretaris Directeur verslag uitbrengt aan het dagelijks bestuur. Dit zal in 2014 op basis van de Archiefverordening 2013 en door middel dit verslag voor de eerste keer plaatsvinden. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden. Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, en toegankelijkheid
en de duurzaamheid
van de
context
archiefbescheiden?
Artikel 18 van de Archiefregeling bepaalt dat alle overheidsorganen een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden (papier en digitaal), geordend worden overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Dit is de basis van de ordening van de archiefbescheiden. Waterschap Peel en Maasvallei beschikt over een dergelijk overzicht in de rol van MyCorsa (het DMS). In het inspectierapport van 2012 werd geconstateerd dat niet inzichtelijk was welke archiefstukken in welke systemen ontvangen en gecreëerd worden en of deze duurzaam beheerd (kunnen) worden. Deze situatie zou risico's kunnen opleveren voor de integriteit en authenticiteit en voor de raadpleegbaarheid en beschikbaarheid van digitale archiefbescheiden. Concreet betekent dit dat er procedures rondom migratie en conversie trajecten opgezet moeten worden en beheersmaatregelen getroffen moeten worden. WPM heeft de ambitie om zaakgericht en volledig digitaal te gaan werken. Wanneer de hele organisatie met het zaaksysteem werkt zal de ontvangen en gecreëerde informatie hierin worden opgenomen. Voor het zaakgericht werken worden momenteel stappen ondernomen om over te gaan op SharePoint als DMS. Het papier dat nu wordt gebruikt voor het opmaken van archiefbescheiden voldoet aan NEN2728:2006, zoals vereist in de Archiefregeling. Peel en Maasvallei gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden en voldoet hiermee aan de artikelen 9 en 10 van de Archiefregeling. 4.
Digitale archiefbescheiden
Werkt het waterschap inzake digitale archiefbescheiden en voldoet ze aan de specifieke wettelijke
systematisch
aan digitaal
informatiebeheer
voorschriften?
Het waterschap Peel en Maasvallei gaat de komende jaren investeren in digitale dienstverlening, digitaal samenwerken en de herinrichting van de digitale informatiehuishouding. Het project digitalisering is hierbij voorwaarde scheppend. Door de vorming van het team Informatiemanagement
binnen het proces Bedrijfsvoering is een impuls gegeven aan het beheer van informatie en de inrichting van de digitale informatiehuishouding binnen WPM. Voor documentenbeheer werkt WPM momenteel in een hybride situatie. Deze hybride situatie zorgt er voor dat informatie lastig vindbaar is omdat documenten of digitaal of fysiek zijn. Veel belangrijke documenten worden opgeslagen in Corsa. Tegelijkertijd wordt door de meeste medewerkers in de praktijk voornamelijk gewerkt op de netwerkschijven. Deze hybride situatie zorgt er voor dat er vaak geen compleet dossier te vinden is en dat informatie lastig vindbaar is omdat men niet weet waar het staat en vaak niet duidelijk is wat de meest actueel versie is van een document. De invoering van SharePoint als DMS zal hier verandering in gaan brengen. Artikel 24 van de Archiefregeling schrijft aanvullende metadata voor de digitale archiefbescheiden voor. Het gaat om de zogenaamde technische metadata, deze zijn van belang voor de duurzame bewaring van de archiefbescheiden. Er worden geen extra technische metadata vastgelegd bij digitale archiefbescheiden of de scans in MyCorsa. Er is geconstateerd dat er meer aandacht moet zijn voor de archiefzorg van digitale bestanden buiten de DMS omgeving, voorbeelden zijn financiële en geografische data, website, mail en communicatie via sociale media als Twitter en Facebook. Concreet betekent dit dat er procedures rondom migratie en conversie trajecten opgezet moeten worden en beheersmaatregelen getroffen moeten worden. Het initiatief hiervoor ligt bij het team Informatiemanagement. In de 2 helft van 2014 zal als pilot e
gestart worden met het archiveren van onze website. 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden. Weegt het waterschap zorgvuldig af al wanneer het bezit van archiefbescheiden is voor bedrijfsvoering,
democratische
controle en
niet meer van belang
cultuurhistorie?
Op basis van artikel 5 van de Archiefwet 1995 is een selectielijst voor archiefbescheiden van de waterschappen een verplicht hulpmiddel voor het in goede, geordende en toegankelijke staat hebben en houden van de archiefbescheiden. De vernietigbare archiefbescheiden worden door het waterschap Peel en Maasvallei geselecteerd en waarbij gebruik wordt gemaakt van de voor de waterschap geldende selectielijst die met ingang van 1-1-2012 is ingesteld. Verder is er een oriënterend onderzoek gestart om de papieren documenten te vervangen door digitale reproducties conform artikel 7 van de Archiefwet. Het streven is om per 1-1-2016 substitutie geregeld te hebben. Er vond in de afgelopen 5 jaar geen vervreemding plaats van archiefbescheiden. Vervreemding houdt in dat de archiefbescheiden een andere zorgdrager krijgen.
6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Brengt het waterschap het principe van de Archiefwet
'te bewaren archiefbescheiden
na 20 jaar
overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk?
Artikel 12 van de Archiefwet 1995 schrijft voor dat alle te bewaren archiefbescheiden ouder dan 20 jaar moeten worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De archiefbescheiden zijn na overbrenging openbaar en kosteloos te raadplegen door geïnteresseerden. De archiefbescheiden van 1993 en ouder zijn overgebracht naar de eigen archiefbewaarplaats. Het dagelijks bestuur van waterschap Peel en Maasvallei, maakt als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats van alle overbrengingen een verklaring op. 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden
op orde ?
Het waterschap Peel en Maasvallei heeft een eigen archiefbewaarplaats. Deze bevindt zich aan de Drie Decembersingel 46 te Blerick. Deze archiefbewaarplaats wordt gebruikt voor de permanent te bewaren overgebrachte archiefbescheiden. In 2012 heeft er een archiefinspectie plaatsgevonden. Deze inspectie heeft geleid tot een aantal fysieke aanpassingen in de archiefbewaarplaats. Binnen de processen Vergunningen en Handhaving zijn de dossiers decentraal geplaatst. De bewaaromstandigheden van deze dossiers voldoen niet volledig aan de gestelde eisen. Dit is een tijdelijk probleem omdat dit naar verwachting op 1-1-2016 is opgelost door de verdergaande digitalisering en substitutie. Op termijn zal het waterschap Peel en Maasvallei zich aansluiten op een E-depot. De ontwikkelingen binnen het Limburgse archiefwezen worden nauwlettend gevolgd. 8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet het waterschap in de praktijk aan de openbaarheidseisen
van de
Archiefwet?
Bij de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar. De Archiefwet formuleert in artikel 15 enkele uitzonderingen op deze openbaarheid. Het waterschap Peel en Maasvallei hanteert een lichte beperking op de openbaarheid gericht op archiefbescheiden ten aanzien van de persoonlijke levenssfeer. Zo worden er in uitzondering geen documenten van medewerkers openbaar gesteld. In principe worden geen beperkingen gesteld aan de openbaarheid van milieu-informatie.
5
9.
Rampen, calamiteiten en veiligheid
Heeft het waterschap plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden
bij bijzondere
omstandigheden?
WPM beschikt nog niet over een calamiteitenplan voor de informatievoorziening noch over een vastgesteld informatiebeveiligingsbeleid. Dergelijke plannen zijn gericht op het voorkomen en reduceren van schade aan de informatiehuishouding, ten gevolge van calamiteiten en/of oneigenlijke toegang en gebruik. Met betrekking tot de continuïteit loopt op dit moment de afrondende fase met de implementatie van diverse maatregelen tegen uitval van elektriciteit en/of ICT. Het volledige continuïteitsplan moet voor 1 oktober 2014 gereed zijn. In oktober 2013 is op basis het landelijke project binnen WPM gestart met het project Informatiebeveiliging. Hierin worden een aantal basisproducten voor alle waterschappen opgesteld. WPM beschikt niet over een veiligheidsplan, ontruimingsplan en calamiteitenplan voor de archiefruimte en archiefbewaarplaats. 10. Middelen en mensen Kan het waterschap beredeneerd archiefbeheer
aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het
hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun
kwaliteitsniveau?
De kosten in de begroting 2013 die ter beschikking staan voor de wettelijke taken voor de archiefzorg zijn als volgt: Onderhoud software,
C 30.000
Doorberekende kapitaallasten
C 25.972
Project Afsluiten archief uit 2004 Project Digitalisering documenten en facturen Verder heeft WPM in de Visie op Informatievoorziening 2012 - 2015 en het daaruit voortvloeiende Project Vervolgstappen Digitalisering en Professionalisering DIV de ambitie voor de komende jaren bepaald. De kosten om deze ambities te realiseren worden geraamd op C 425.000,Er is 3,26 fte beschikbaar voor de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van het waterschap Peel en Maasvallei voor de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. De adviesrol op strategisch niveau rondom Informatie- en DIV beleid is ondergebracht bij de Adviseurs binnen het team Informatiemanagement. Voor de wettelijke taken zijn voldoende functies aanwezig en zijn de functies bezet door gekwalificeerd personeel.
De 5 DIV medewerkers zijn opgeleid op een HBO en MBO niveau. Binnen het waterschap is voldoende ruimte en budget aanwezig om kennis of vaardigheden op te doen middels aanvullende opleidingen of trainingen. In 2013 zijn er door de DIV medewerkers meer dan 10 opleidingen gevolgd, variërend van SOD I tot HBO opleidingen voor Functioneel Beheer en informatiemanagement.
Kritische Presta tie Indica toren (KPľs) *
. Lok a le Regelingen 1.1 Verordening archiefzorg Beschikt het waterschap over een geactualiseerde, door het bestuur vastgestelde Archief-verordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet-en regelgeving?
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
Ja
Is deze medegedeeld aan gedeputeerde Staten? Verordening toezicht archiefbeheer Beschikt het waterschap over een geactualiseerde, door het bestuur vastgestelde Archìefverordening inzake het toezicht op het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde ten aanzien van het beheer van nog niet naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden?
Ja
Is deze medegedeeld aan gedeputeerde Staten? Besluit informatiebeheer Beschikt het waterschap over een door het bestuur als archíefzorgdrager vastgesteld besluit informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Wijziging overheidstaken Treft het DB als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan?
Ja
Zo ja, welke? Gemeenschappelijke regelingen Treft het DB als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin hei waterschap participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden?
Zie verslag.
Houdt de zorgdrager een register bij? Mandaatregeling archiefzorg Beschikt het waterschap over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? Uitbesteden archiefbeheer (staken) Indien (aspecten van) het archiefbeheer/ archiefbeheertaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten, waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke eindverantwoordelijkheid?
Nee
Ja
Ja
Ja
Ja
Nee
Nee
8
2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Kwaliteitssysteem archiefbeheer Maakt het DB als archiefzorgdrager voor het beheer van te bewaren ĮllltltlltllSI archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? 2.1
-
2.2
Welk? Voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? Gekwalificeerde archivaris Heeft het DB als archiefzorgdrager een archivaris benoemd voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de wel overgebrachte?
Nee
Nee
Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek? Bij het ontbreken van een benoemde archivaris wordt deze rol ingevuld door de secretaris van het waterschap, (zie artikel 37 van de Archiefwet 1995) 2.3
2.4
Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de archivaris regelmatig verslag uit aan het DB als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Verslag beheer archi efbewaarplaats Brengt de archivaris regelmatig verslag uit aan het DB als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij?
Ja
Ja
9
3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden. 3.1 Geordend overzicht Beschikt het waterschap over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ļ ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? Ja 3.2 Authenticiteit en context Heeft het DB als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: - de inhoud, structuur en verschijningsvorm; - wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt; - de samenhang met andere archiefbescheiden; - de uitgevoerde beheeractiviteiten; - de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden. Ja 3.3 Systeem voor toegankelijkheid Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) WĩiîāåÊįXSĩlĚĚāmĚİKt«SļŜ archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een iāSā&MWĚKSÊįiĩiîiSSMSiSà redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken WSĒÊĒĚĒÊÊKālĒĒ is? Ja 3.4 Duurzame materialen en gegevensdr ager s Gebruikt het waterschap duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) Ja archiefbescheiden? 3.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag Gebruikt het waterschap duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van Ja (te bewaren) archiefbescheiden? 3.6 Systeem voor duurzaamheid Waarborgt het archiveringssysteem c.q. zijn er naast 3.4. en 3.5. zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat Ja gebracht en gehouden?
10
ļ
4. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden. 4.1 : Opbouw digitaal informatiebeheer . Werkt het waterschap op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal •- Informat iebeheer? 4.2 Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastg esteld en geïmplementeerd? 4.3 Aanvullende metagegevens Zijn er aanvullende metag eg evens ontworpen en geïmplementeerd? (zie ook 3.2.) 4.4 Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verlang d? 4.5 Voorzieningen compressie en encryptie Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? En zijn deze voorzieningen voldoende beveilig d is tegen inbreuk door derden?
4.6
' Nee
Ja ļ ļ 'Ja
Ja
Ja Zie verslag.
Wordt in geval van encryptie bij overdracht van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt? Converteren en migreren Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden?
Ja
Is er een verklaring van de conversie/mig ratie opgemaakt?
Zie verslag
NVT
11
5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden. 5.1 Archiefselectielijst en stukkenlijst Selecteert het DB als archiefzorgdrager de archiefbescheiden? Maakt het DB als archiefzorgdrager bij de selectie van de archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse Waterschappen geldende selectielijst? 5.2
5.3
Werkt het waterschap aanvullend met een facultatieve stukkenlijst? Vernietiging en verklaringen Vernietigt het DB als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Maakt het DB als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? Vervanging, besluiten en verklaringen Past het waterschap vervanging toe [b.v. het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]?
Ja Ja
Ja
Ja
Nee
Zo ja, - waarborgt het DB als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? - heeft het DB als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?
5.4
Zo ja, heeft het DB als archiefzorgdrager voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden tevoren een machtiging van gedeputeerde staten ontvangen obv art 7. Aw? Vervreemding, besluiten en verklaringen Heeft het DB als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd?
Nee
Zo ja, - heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? - heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? - heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt?
12
6. Overbrenging va n a rchiefbescheiden naar de a rchiefbewa a rpla a ts 6.1 | Overbrenging na 20 jaar I Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van het waterschap, ouder dan 20 jaar, i overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats? ļ Ja
6.2
6.3
Zo nee, - welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? - wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niettijdige overbrenging? v Verklaringen van overbrenging Maakt het DB als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de Ja archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het DB als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 jaar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? ! NVT -
7.1
7. Archiefbewa a rpla a tsen, Archiefruimteji en E-depots. Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark Is er door het waterschap een (gemeentelijke of regionale) archi eforgani sati e aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats?
\ į Nee
Werkt de archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem?
\ Nee
Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking? Archiefbewaarplaats Is door het DB als archiefzorgdrager een eigen, een interwaterschappelijke of een buiten het waterschap gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit en -regeling en genoemde eisen voldoen?
—
7.2
Gebruikt het DB deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden? Zo ja, zijn de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van de archiefbewaarplaats goedgekeurd door gedeputeerde staten obv art 33. Aw? 7.3 : Archiefruimten Beschikt het waterschap over een of meer archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen? :
7.4
Gebruikt het DB deze archiefruimte(n) t.b.v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden? E-depot Beschikt het waterschap over een eigen, een interwaterschappelijk of een buiten het waterschap gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet? Gebruikt het DB dit e-depot t.b.v. de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden?
:
j ! Ja . i Ja
Nee
Nee
14
8. Ter beschikking stelling van na a r archiefbewaarplaats overgebra chte archiefbescheiden. 8.1 ; Beschikbaarheid originelen en dubbelen \ : Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden voor eenieder ļ kosteloos te raadplegen? Ja Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken? Heeft het DB als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten? Beperk i ng openbaarheid na 20 jaar In beginsel zijn archiefbescheiden na 20 jaar openbaar: heeft het DB als archiefzorgdrager de beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na 20 jaar afdoende gemotiveerd, gelet op artikel 15.1. van de Archiefwet? De beperkingscriteria zijn: eerbiediging persoonlijke levenssfeer; belang van de Staat of zijn bondgenoten; voorkomen van onevenredig bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel van derden.
8.2
Ja
Ja
Ja
Heeft het DB als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats?
Ja
Heeft het DB als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15.a. van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt?
Nee
Hebben het DB als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging? 8.3 Beperki ng openbaarheid na 75 jaar \ Heeft het DB als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van g edeputeerde staten? 8.4 Afwijzing raadpleging of gebruik Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats reg els geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker?
Ja
:
e
İ.N Ş
Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot raadpleging of gebruik gemotiveerd?
15
8.5
8.6
8.7
Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan? Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? Regulering fysiek bezoek en gebruik Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats?
NVT.
Nee
MĚĚįĚĒSÊĚĒĚĚĚ Nee
Zo ja, maakt de archieforganisatie daar bij gebruik van een kwaliteitshandvest?
NVT.
Zo ja, wer kt de archieforganisatie mee aan de monitor dienstver lening? Regulering digitaal bezoek en gebruik Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met tenminste een toegang tot de collectie(registratie)en het bezoek- en gebruiksreglement?
NVT.
Ja
16
9. Rampen, Calamiteiten en Veiligheid 9.1 i Onderdeel rampenplan water schap Beschikt het waterschap over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen? 9.2 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Heeft het waterschap een veiligheidsplan voor de archiefruimte(n) en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan? Heeft het waterschap daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook q 1\ y.jj.. . .„ 9~3 Regionaal en landelijk veiligheidsnetwerk Stelt hel waterschap de archieforganisatìe in staat mee te doen aan een regionaal veiligheidsnetwerk voor erfgoedinstellingen? Stelt het waterschap de archieforganisatie in staal mee te doen aan incidentenregistratie richting het landelijke veiligheidsnetwerk?
10.Archiefbewaarplaatsen, Archiefruimten en E-depo ts. 10.1 \ Middelen \ Hoeveel middelen stelt het DB als archiefzorgdrager na goedkeuring van de | raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de | uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de : gemeentelijke organen en het toezicht daarop? 10.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer Hoeveel mensen (fte's) stelt het DB als archiefzorgdrager na goedkeuring van de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen resp. voor en na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats? (Z ie ook 2.2.) Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders? 10.3 i Mensen, kwalitatieftb.v. beheer Kan het DB als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 10.2. bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 2. 2.)
Nee
Nee
Nee
Nee lÊtļSSÊlÊ^ÊÊISKÉåĚÊí Nee
ilB^ÄîilllļiHîB Zie verslag
Zie verslag Nee Ja
ísÊÊtSÊÊļĚtlÊÊå Ja
:
Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren gedaan ' worden? Zijn er aanmerkingen geweest vanuit de externe provinciale toezichthouders? 10.4 Mensen, kwantitatief t.b.v. toezicht Hoeveel formatieruimte heeft het DB als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Dit betreft de archivaris met de archiefinspecteurs of andere medewerkers. (Zie ook 2.2.)
Ja Zie verslag 3,26 fte zie verslag.
17
