WALIKOTA YOGYAKARTA DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTALIKOTA YOGYDAERAH ISTIMEWA YOAKAR KEPUTUSAN WALIKOTA YOGYAKARTA NOMOR 495 TAHUN 2016 TENTANG PENETAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA
WALIKOTA YOGYAKARTA, Menimbang
: a.
b.
Mengingat
:
1.
2.
3.
bahwa untuk memberikan pelayanan dibidang Pengadaan Barang/Jasa dan meningkatkan efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi unit/satuan kerja teknis di masing-masing SKPD/Unit Kerja serta menjamin pengelolaan pengadaan Barang/Jasa dilakukan oleh aparatur yang profesional; bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a di atas serta dalam rangka mewujudkan proses pengadaan barang/jasa terlaksana lebih terpadu, efektif dan efisien, maka perlu menetapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta yang ditetapkan dengan Keputusan Walikota Yogyakarta. Undang-Undang Nomor 16 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kota Besar dalam Lingkungan Propinsi Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat dan Dalam Daerah Istimewa Yogyakarta; Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah; Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;
4.
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah;
5.
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 5 Tahun 2012 tentang Unit Layanan Pengadaan;
6.
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 13 Tahun 2012 tentang Pengumuman Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;
7. 8.
Peraturan Kepala LKPP Nomor 1 Tahun 2015 tentang e-tendering; Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 8 Tahun 2008 tentang Pembentukan, Susunan, Kedudukan Dan Tugas Pokok Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah;
9.
Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 9 Tahun 2008 tentang Pembentukan, Susunan, Kedudukan dan Tugas Pokok Lembaga Teknis Daerah;
10. Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 10 Tahun 2008 tentang Pembentukan, Susunan, Kedudukan dan Tugas Pokok Dinas Daerah; 11. Peraturan Daerah Kota Yogyakarta Nomor 10 Tahun 2008 tentang Pembentukan, Susunan, Kedudukan dan Tugas Pokok Dinas Daerah;
12. Peraturan Walikota Nomor 77 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Informasi Dan Keluhan Pada Unit Pelayanan Informasi Dan Keluhan (Upik) Kota Yogyakarta; 13. Peraturan Walikota Nomor 30 Tahun 2011 Pembentukan, Susunan Organisasi Dan Tatakerja Unit Layanan Pengadaan Kota Yogyakarta; 14. Peraturan Walikota Nomor 80 Tahun 2012 Petunjuk Pelaksanaan Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2011 Tentang Penyelenggaraan Pelayanan Publik; 15. Peraturan Walikota Nomor 65 Tahun 2015 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta.
MEMUTUSKAN: Menetapkan
:
KEPUTUSAN WALIKOTA YOGYAKARTA TENTANG PENETAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA.
KESATU
:
Menetapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Di Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta yang terdiri ini : 1. SOP Penyusunan Rencana Umum Pengadaan (RUP) Paket Lelang; 2. SOP Penyusunan Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP); 3. SOP Penyerahan Hasil Proses Lelang; 4. SOP Klarifikasi Penyedia Barang / Jasa; 5. SOP Pengelolaan Aduan.
KEDUA
:
SOP sebagaimana dimaksud Diktum KESATU tersebut dalam Lampiran Keputusan ini :
KETIGA
:
SOP ini merupakan tahapan pekerjaan dalam Lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta.
KEEMPAT
:
Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.
pengadaan Barang/Jasa pemerintah di
Ditetapkan di Yogyakarta pada tanggal 27 Oktober 2016 WALIKOTA YOGYAKARTA, ttd
HARYADI SUYUTI
LAMPIRAN I KEPUTUSAN WALIKOTA YOGYAKARTA NOMOR 495 TAHUN 2016 TENTANG PENETAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA
BAGIAN PENGENDALIAN PEMBANGUNAN SETDA KOTA YOGYAKARTA
Nomor SOP
:
Tanggal Pembuatan
:
Tanggal Revisi
:
Tanggal Pengesahan
:
Disahkan oleh
:
Nama SOP
Dasar Hukum: 1. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 2. Peraturan Kepala LKPP Nomor 1 Tahun 2015 tentang ETendering.
:
SOP PENYUSUNAN RENCANA UMUM PENGADAAN (RUP) PAKET LELANG
Kualifikasi Pelaksana: 1. PA/KPA
2. PPK 3. Kepala ULP
4. Sekretariat ULP
: Mampu menetapkan penyedia yang berada dalam kewenangannya sesuai perundang- undangan yang berlaku dan membuat keputusan apabila terjadi perbedaan antara PPK dan Pokja ULP : Memahami proses pemilihan penyedia barang/jasa sesuai ketentuan perundang- undangan yang berlaku : Mampu memimpin dan mengoordinasikan seluruh kegiatan ULP dalam pemilihan penyedia barang/jasa sesuai dengan ketentuan perundang- undangan yang berlaku : Fasilitator Kehumasan (Sesuai anjab)
5. Pokja ULP
Keterkaitan: 1. SOP Pengumuman Lelang dan Penerimaan Dokumen Penawaran 2. SOP Menjawab Sanggahan
Peringatan: 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikatagorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana
: Mampu melaksanakan pemilihan penyedia, menjawab sanggah dan menyampaikan hasil pemilihan penyedia kepada PPK dalam hal ini dilakukan oleh pejabat pengelola pengadaan barang jasa
Peralatan/Perlengkapan: 1. Daftar hasil identifikasi kebutuhan 2. Standar biaya masukan/ keluaran atau Standarisasi harga barang/jasa 3. Rencana umum pengadaan (RUP) 4. Daftar pegawai yang memenuhi persyaratan 5. Rencana kerja dan anggaran (RKA) 6. SK Pengelola Pengadaan Barang Jasa 7. Undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP 8. Sarana dan prasarana rapat 9. Bahan rapat koordinasi kaji ulang RUP 10. Berita acara hasil pembahasan pengkajian ulang RUP 11. Surat usulan perubahan RUP 12. Surat permintaan untuk melanjutkan proses pengadaan 13. Surat usulan perubahan dari PPK 14. Hasil analisis dokumen RKA Pencatatan dan Pendataan: 1. Copy berkas-berkas terkait pemilihan penyedia barang/jasa dicatat dan didata sebagai data elektronik danmanual dalam berkas kearsipan Sekretariat Kepala ULP. 2. Berkas-berkas terkait pemilihan penyedia barang/jasa dicatat dan didata sebagai data elektronik dan manual dalam berkas kearsipan Pokja ULP
Pelaksana
Mutu Baku
Aktifitas
Function
Keterangan
PA/KPA
PPK
Kepala ULP
Pokja ULP
Kelengkapan 1. Daftar hasil identifikasi kebutuhan 2. Standar Biaya Masukan/ Keluaran 3. Dokumen RUP, Website K/L/Pemda/I, Papan Pengumuman Resmi, dan Portal Pengadaan Nasional 4. Daftar pegawai yang memenuhi persyaratan untuk menjabat di organisasi pengadaan
Menyusun Draft RUP.
A. Jika PA berkeinginan membahas secara internal di SKPD, maka PA mengundang ULP untuk melaksanakan konsultasi mengenai pemaketan pekerjaan yang tertuang dalam draft RUP.
Sekretariat ULP
1. Draf RUP
B
Waktu 1 minggu
Output 1. Draf RUP 2. SK PPK, SK Pejabat Pengadaan, SK Anggota Pokja, SK PPHP, SK Tim Teknis
1 minggu
2. SK PPK, SK Pejabat Pengadaan, SK Anggota Pokja, SK PPHP, SK Tim Teknis
A
B. Jika PA berkeinginan pelaksanaan pembahasan oleh ULP, maka PA menyampaikan draft RUP kepada ULP. Melaksanakan koordinasi dengan ULP, dan melakukan perbaikan draft RUP.
Draft RUP
1. Daftar hasil i dentifikasi kebutuhan 2. Standar Biaya Masukan/ Kel uaran 3. Dokumen RUP, Website K/L/Pemda/I, Papan Pengumuman Resmi, dan Portal Pengadaan Nasional 4. Daftar pegawai yang memenuhi persy aratan untuk menjabat di organisasi pengadaan
Menyusun dokumen rencana umum pengadaan (RUP) beserta kelengkapannya; mengumumkan RUP pada Website K/L/Pemda/I, Papan Pengumuman Resmi, dan Portal Pengadaan Nasional; serta menetapkan organisasi pengadaan
1
1
1 bulan
1. Dokumen RUP tersusun dan diumumkan pada Website K/L/Pemda/I, Papan Pengumuman Resmi, dan Port al Pengadaan Nasional 2. SK PPK, SK Pejabat Pengadaan, SK Anggota Pokja, SK PPHP, SK Tim Teknis
Pelaksana
Mutu Baku
Aktifitas
Function
Keterangan
PA/KPA
PPK
Kepala ULP
Sekretariat ULP
Pokja ULP
Kelengkapan
Waktu
Output
1
Menerima dokumen RUP kemudian menetapkan apakah diperlukan rapat koordinasi kaji ulang RUP. a) Jika diperlukan rapat koordinasi maka menyiapkan dan mendistribusikan surat undangan, atau b) Jika tidak diperlukan rapat koordinasi maka menginformasikannya kepada Sekretariat.
1. Dokumen RUP 2. SK Anggota Pokja 3. Disposisi daftar nama calon Pokja yang ditunjuk
B
2 hari
A
Menerima dokumen RUP kemudian menugaskan Sekretariat untuk membuat surat tugas atas Pokja yang ditunjuk dan mendisposisikan dokumen RUP kepada Sekretariat.
1. Dokumen RUP 2. SK Anggota Pokja 3. Disposisi daftar nama calon Pokja yang ditunjuk
Menerima disposisi, menyiapkan surat tugas Pokja dan menginventarisasi dokumen RUP, serta menerima dari PPK: a. undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP atau b. informasi bahwa tidak diperlukan rapat koordinasi kaji ulang RUP
1. Lembar disposisi 2. Dokumen RUP 3. Undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP
B
A
1 hari
1 hari
1. Dokumen RUP diterima 2. Undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP terdistribusi, at au informasi tidak diperlukan rapat tersampaikan kepada Sekretariat 3. Dokumen RUP terdisposisi kepada Sekretariat
1. Dokumen RUP diterima 2. Und an gan rapat koordinasi kaji ulang RUP terdis tribusi, atau informasi tidak diperlukan rapat ters ampaikan kepada Sekretariat 3. Dokumen RUP terdis posisi kep ada Sekretariat
1. Disposisi diterima 2. Surat tugas Pokja 3. Dokumen RUP terinventarisasi 4. Undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP/ informasi bahwa tidak ada rapat diterima
Pengkajian ulang RUP dilakukan atas: 1. Kebijakan Umum Pengadaan 2. Rencana Penganggaran Biaya Pengadaan 3. KAK
Pengkajian ulang RUP dilakukan atas: 1. Kebijakan Umum Pengadaan 2. Rencana Penganggaran Biaya Pengadaan 3. KAK
Pelaksana
Mutu Baku
Aktifitas
Function
Keterangan
PA/KPA
PPK
Kepala ULP
Sekretariat ULP
Pokja ULP
Menyampaikan kepada Pokja: a. Salinan surat tugas Pokja; b. Dokumen RUP; dan c. Informasi bahwa tidak diperlukan rapat koordinasi kaji ulang RUP
Kelengkapan
1. Salinan surat tugas Pokja 2. Dokumen RUP 3. Informasi bahwa tidak diperlukan rapat koordinasi kaji ulang RUP
1. Menginventarisasi undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP serta 2. menyampaikan kepada Pokja: a. salinan surat tugas Pokja; b. dokumen RUP; dan c. salinan undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP Menerima: salinan surat tugas Pokja dan dokumen RUP dan salinan undangan rapat/informasi tidak diperlukan rapat koordinasi kaji ulang RUP, kemudian: a) Jika menerima undangan maka menyiapkan bahan rapat dan meminta Sekretariat memfasilitasi kebutuhan Pokja ULP. b) Jika tidak diadakan rapat koordinasi kaji ulang RUP maka membuat surat usulan ada tidaknya Perubahan RUP dan menyampaikannya ke Kepala ULP
1. Undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP 2. Salinan surat tugas Pokja 3. Dokumen RUP
B
A
1
1
1
1. Salinan surat tugas Pokja 2. Dokumen RUP 3. Salinan undangan rapat/ informasi tidak diperlukan rapat koordinasi kaji ulang RUP
Waktu
1 hari
1 hari
1 hari
Output
Salinan surat tugas Pokja, dokumen RUP, dan informasi tidak ada/tidak diperlukan rapat tersampaikan
1. Und an gan rapat koordinasi kaji ulang RUP diinventarisasi 2. Salinan su rat tu gas Pokja dan dokumen RUP serta salinan Undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP tersampaikan kepada P okja
Bahan rapat/ Surat Usulan ada tidaknya Perubahan RUP
Pelaksana
Mutu Baku
Aktifitas
Function
Keterangan
PA/KPA
PPK
Kepala ULP
Sekretariat ULP
Pokja ULP
Kelengkapan
Waktu
Output
1
1. Undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP 2. Dokumen RUP dan Dokumen RKA 3. Bahan rapat yang disiapkan Pokja
Melaksanakan rapat koordinasi pengkajian ulang RUP, serta membuat berita acara hasil rapat dan menandatanganinya
1. Menyampaikan salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP kepada PA/KPA. 2. Menyampaikan salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP kepada Sekretariat.
1
2
Berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP
Menerima salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP dari Pokja, kemudian menginventarisasi, menyampaikan salinan kepada Kepala ULP dan menyimpan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP.
Salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP
Salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP
Menerima salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP dari Sekretariat.
2
1
1 hari
1 hari
1 hari
1 hari
Berita acara hasil pembahasan kaji ulang RUP
1. Salinan berita acara h asil rapat koordinasi kaji ulang RUP diserahkan kepada Sekretariat 2. Salinan berita acara h asil rapat koordinasi kaji ulang RUP diserahkan kepada PA/KPA
1. Salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP diterima dari Pokja 2. Salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP terinventarisasi Salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP diterima dari Sekretariat
Pelaksana
Mutu Baku
Aktifitas
Function
Keterangan
PA/KPA
PPK
2
Menyampaikan draft surat usul an perubahan RUP kepada Kepala ULP untuk ditandatangani melalui Sekretariat.
Meneri ma dan menandatangani draft surat usulan Perubahan RUP.
Menginventarisasi, menyimpan, dan menyampaikan surat usul an perubahan R UP y ang telah ditandatangani Kepala ULP (asli disampaikan kepada Pokja ULP dan salinan diki rimkan kepada PA/KPA melalui PPK).
Kepala ULP
Sekretariat ULP
Pokja ULP
Kelengkapan
Draft surat usulan
1 hari
Draft surat usulan perubahan R UP diterima Kepala
Draft surat usulan
1 hari
Draft surat usulan perubahan RUP tertandatangani
Surat usulan perubahan R UP
1
Output
1
Surat usulan perubahan RUP yang telah ditandatangani Kepala ULP
Meneri ma, mempelajari, dan menyampaikan surat usul an perubahan R UP kepada PA/KPA.
Waktu
1 hari
1 hari
Surat usulan perubahan R UP yang telah ditandatangani Kepala ULP terinventarisasi dan tersampaikan kepada PA/KPA melalui PPK
Surat usulan perubahan R UP diterima PA/KPA
Pelaksana
Mutu Baku
Aktifitas
Function
Keterangan
PA/KPA
PPK
Kepala ULP
Sekretariat ULP
Pokja ULP
Kelengkapan
Waktu
Output
1
Menerima salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP, atau salinan Surat Usulan Perubahan RUP dan mempelajari usulan perubahan RUP yang diajukan. a) Jika menyetujui usulan perubahan RUP maka merevisi rencana kerja anggaran (RKA) dan rencana umum pengadaan (RUP); b) Jika tidak menyetujui usulan perubahan RUP maka menginformasikan kepada PPK untuk melanjutkan proses pengadaan.
Berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP atau surat usulan perubahan RUP
1 hari
B
A
Menetapkan RKA dan RUP yang telah direvisi berdasarkan hasil pelaksanaan kaji ulang atau surat usulan perubahan RUP.
1. Revisi rencana kerja anggaran(RKA) 2. Revisi rencana umum pengadaan
3 hari
Mengumumkan ulang RUP dan menyerahkannya kepada PPK dan Kepala ULP
Revisi RUP
1 hari
Revisi RUP
1 hari
1. Menerima RUP yang telah direvisi dan mempersiapkan proses penyusunan Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP). 2. Menerima RUP yang telah direvisi
Melanjutkan proses pengadaan
1
2
Inform asi untuk melanjutkan proses peng adaan Inform asi untuk melanjutkan proses peng adaan
1 hari
1. Salinan berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP, atau salinan surat usulan perubahan RUP; 2. Revisi rencana kerja anggaran (RKA); 3. Revisi rencana umum pengadaan (RUP); 4. PPK mendapat informasi untuk melanjutkan proses pengadaan. 1. Revisi rencana kerja anggaran (RKA) ditetapkan 2. Revisi rencana umum pengadaan (RUP) ditetapkan Peng umuman ulang RUP
1. RUP hasil r ev isi diterim a dan proses peny usunan Rencana Pel aksanaan Peng adaan (RPP)dipersi apkan 2. RUP hasil r ev isi diterim a Inform asi untuk melanjutkan proses peng adaan Inform asi untuk melanjutkan proses peng adaan
WALIKOTA YOGYAKARTA ttd HARYADI SUYUTI
LAMPIRAN II KEPUTUSAN WALIKOTA YOGYAKARTA NOMOR 495 TAHUN 2016 TENTANG PENETAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA
BAGIAN PENGENDALIAN PEMBANGUNAN SETDA KOTA YOGYAKARTA
Nomor SOP
:
Tanggal Pembuatan
:
Tanggal Revisi
:
Tanggal Pengesahan
:
Disahkan oleh
:
Nama SOP
:
SOP PENYUSUNAN RENCANA PELAKSANAAN PENGADAAN (RPP)
Dasar Hukum: 1. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 2. Peraturan Kepala LKPP Nomor 1 Tahun 2015 tentang ETendering.
Kualifikasi Pelaksana: 1. Fasilitator Kehumasan (Sesuai anjab) 2. Sekretaris ULP (Sesuai anjab) 3. Kelompok Kerja (Sesuai anjab) 4. Ka. Bagian Pengendalian Pembangunan (Sesuai anjab) 5. Penerima Surat (Sesuai anjab) 6. Pengelola Administrasi(Sesuai anjab)
Keterkaitan: 1. SOP Survey Harga 2. SOP Surat Masuk Dalbang 3. SOP Pengelolaan Arsip ULP
Peralatan/Perlengkapan: 1. Komputer 2. Koneksi Internet 3. Kertas 4. Alat tulis Pencatatan dan Pendataan:
Peringatan: 1. Ketidaklengkapan berkas persyaratan mengakibatkan lelang tidak dapat segera dilaksanakan
Title No
Pelaksana
Mutu Baku
Kegiatan
Aktivitas
Keterangan
PPKom
Kepala ULP
Sekretariat ULP
Pokja ULP
PA/KPA
Menyusun Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP) kemudian menyerahkannya kepada Sekretariat Unit Layanan Pengadaan (ULP).
Kelengkapaan
Output
Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP)
Keterangan
Dok RPP meliputi: 1. Tata Kala Lelang 2. DPA Kegiatan 3. RUP yang ditandatangani PA 4. Dokumen Teknis yang terdiri atas: 1. HPS yang bertanggal dan suda ditandatangani. 2. Rancangan Kontrak: a. SSUK b. SSKK 3. Dokumen Spesifikasi Teknis: a. Barang: - Spesifikasi teknis, dilengkapi dengan brosur katalog (jika ada) - KAK Pekerjaan b. Konstruksi: - Spesifikasi teknis - KAK Pekerjaan - Gambar Kerja c. Jasa Konsultansi: - Spesifikasi teknis dan kualifikasi tenaga ahli (kualifikasi pendidikan, sertifikasi keahlian) - KAK Pekerjaan d. Jasa Lainnya: - Spesifikasi teknis - KAK Pekerjaan 5. Softcopy berkas pelimpahan.
1
Rencana um um pengadaan (RUP) final
Waktu
Dokumen RPP
b
a
1. Dokumen RPP diserahkan kepada Pokja ULP dan Salinannya disimpan sebagai arsip 2. BA Kelengkapan Dok RPP diserahkan kepada Pokja ULP, PPKom dan salinannya disimpan sebagai arsip
2
Menerima dan mem eriksa kelengkapan Dokumen RPP: a) Jika lengkap maka membuat BA Kelengkapan Dok RPP, diserahkan kepada Pokja ULP , PPKom dan disimpan sebagai arsip kemudian menginventarisasi, dan menyampaikan Dokumen RPP kepada Pokja ULP b) Jika tidak lengkap, maka mengembalikan Dokumen RPP kepada PPKom dan mem buat Berita Acara Kelengkapan Dok RPP dan diserahkan kepada PPKom dan disimpan sebagai arsip
Dokumen RPP
Dokumen RPP terdisposisi
Kelengkapan Dok RPP
Kelengkapan Dokumen RPP diterima
Dokumen RPP (yang telah lengkap)
Berita Acara Pembahasan dan Kaji Ulang RPP
3
Kepala ULP Menerima dan mendisposisikan Dokumen RPP kepada Pokja ULP
4
Menerima BA Kelengkapan Dok RPP dan kelengkapan Dokum en RPP.
b
a
5
Melakukan Rapat Pembahasan dan Kaji Ulang RPP dan membuat berita acara rapat : a) Jika tidak tercapai kesepakatan antara PPK dan Pokja ULP maka Pokja ULP membuat surat permohonan keputusan PA/KPA. b) Jika tercapai kesepakatan maka Pokja ULP melakukan persiapan untuk Rapat Persiapan Pemilihan Penyedia.
6
membuat Surat Permohonan Keputusan PA/KPA. diilengkapi BA Pembahasan dan Kaji Ulang RPP dan diserahkan kepada Sekretariat ULP.
Berita Acara Pembahasan dan Kaji Ulang RPP
Surat permohonan keputusan PA/KPA Dilampiri Berita Acara Pembahasan dan Kaji Ulang RPP
Hal-hal y ang dibahas: pemilihan sistem pengadaan, pentap an metode penilaian kualifikasi, penyusunan jadwal pemilihan penyedia, penyusunan Dokumen Pengadaan
Title No
Pelaksana
Mutu Baku
Keterangan
Kegiatan
Aktivitas
Kepala ULP
Sekretariat ULP
Pokja ULP
PA/KPA
Kelengkapaan
Waktu
Output
Surat permohonan keputusan PA/KPA Dilampiri Berita Acara Pembahasan dan Kaji Ulang RPP
Surat permohonan keputusan PA/ KPA, Berita Acara Pembahasan dan Kaji Ulang RPP
Surat permohonan keputusan PA/ KPA, Berita Acara Pembahasan dan Kaji Ulang RPP
Surat permohonan keputusan PA/ KPA, Berita Acara Pembahasan dan Kaji Ulang RPP
Keterangan
7
Menerima surat permohonan keputusan PA/KPA dan BA Pembahasan dan Kaji Ulang RPP, dan menyampaikan ke Kepala ULP
PPKom
8
Menerima surat permohonan keputusan PA/KPA dan BA Pembahasan dan Kaji Ulang RPP, dan menyampaikan ke PA/KPA
Surat permohonan keputusan PA/ KPA, Berita Acara Pembahasan dan Kaji Ulang RPP
Surat jawaban/ keputusan final PA/KPA
Menerima dan mem pelajari surat jawaban dari PA/KPA, menetapkan RPP Revisi (apabila ada perubahan) dan menyampaikan kepada Pokja ULP melalui Kepala ULP.
Surat jawaban/ keputusan final PA/KPA
RPP Revisi
Menerima salinan surat jawaban/keputusan final PA/KPA dan RPP Revisi kemudian mendisposisikan kepada Sekretariat ULP.
Surat jawaban/ keputusan final PA/KPA dan RPP Revisi
Surat jawaban/ keputusan final PA/KPA dan RPP Revisi terdisposisi kepada Sekretariat ULP
Menerima disposisi, menginventarisasi dan menyampaikan salinan surat jawaban/keputusan final PA/KPA dan RPP Revisi kepada Pokja ULP
salinan surat jawaban/ keputusan final PA/KPA dan RPP Revisi
Menerima salinan surat jawaban/keputusan final PA/KPA dan RPP Revisi.
salinan surat Jawaban keputusan final PA/KPA dan RPP Revisi
Melaksanakan Rapat Persiapan Pemilihan Penyedia.
Dokumen RPP Revisi
salinan surat jawaban keputusan final PA/KPA dan RPP Revisi diserahkan kepada Pokja ULP dan disimpan sebagai arsip salinan surat jawaban/ keputusan final PA/KPA dan RPP Revisi diterima Berita Acara Hasil Persiapan Pemilihan Penyedia
14
13
12
11
10
9
Menerima surat pengantar dan surat permohonan keputusan PA/KPA, mempelajari surat permohonan keputusan PA/KPA dan memberikan surat jawaban/keputusan final kem udian menyampaikan kepada PPK.
Membuat Berita Acara Kaji Ulang Kedua (Jika ada perubahan) Hal-hal y ang dibahas: pemilihan sistem pengadaan, pentap an metode penilaian kualifikasi, penyusunan jadwal pemilihan penyedia, penyusunan Dokumen Pengadaan
WALIKOTA YOGYAKARTA, ttd
HARYADI SUYUTI
LAMPIRAN III KEPUTUSAN WALIKOTA YOGYAKARTA NOMOR 495 TAHUN 2016 TENTANG PENETAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA
BAGIAN PENGENDALIAN PEMBANGUNAN SETDA KOTA YOGYAKARTA
Nomor SOP
:
Tanggal Pembuatan
:
Tanggal Revisi
:
Tanggal Pengesahan
:
Disahkan oleh
:
Nama SOP
:
Dasar Hukum: 1. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 sebagaimana telah diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 2. Peraturan Kepala LKPP Nomor 1 Tahun 2015 tentang ETendering. Keterkaitan: 1. SOP Pelimpahan paket 2. SOP Pengendalian 3. SOP klarifikasi 4. SOP Pengarsipan Peringatan: 1. Keterlambatan pelimpahan kembali menyebabkan keterlambatan SPPBJ
SOP PENYERAHAN HASIL PROSES LELANG
Kualifikasi Pelaksana : 1. Penelaah Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa 2. Sekretaris ULP 3. Pejabat Pengelola Pengadaan Barang/Jasa 4. Kepala Bagian Pengendalian Pembangunan Peralatan/Perlengkapan: 1. Komputer 2. Koneksi Internet 3. Kertas 4. Alat tulis Pencatatan dan Pendataan:
Title No
1
2
3
Pelaksana Kegiatan
Penelaah Kebijakan Pengadaan Barang/ Jasa
Sekretaris ULP
Pejabat Pengelola Pengadaan Barang/Jasa
Mutu Baku Ka.Bag Dalbang
Persyaratan/Kelengkapan
Membuat kelengkapan administrasi penyerahan hasil proses lelang dan menyerahkannya ke Penelaah Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Memeriksa kelengkapan berkas penyerahan hasil pelelangan. A. Apabila berkas/dokumen sudah lengkap , maka dilanjutkan dengan membuat draft surat penyerahan hasil proses lelang dan menyerahkannya beserta berkas kepada Sekretaris ULP. B. Jika berkas/Dokumen belum lengkap atau terdapat kekeliruan, maka dokumen dikembalikan ke Pokja untuk dilengkapi.
Meneliti ulang surat penyerahan hasil pelelangan dan kelengkapannya. A. Jika sudah lengkap dan sesuai maka diserahkan kepada Ka.Bagian Pengendalian Pembangunan B. Jika belum lengkap atau terdapat kekeliruan, berkas dikembalikan ke Pokja melalui Penelaah Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa.
Waktu
Output
20 Menit
B
Kelengkapan penyerahan hasil proses lelang terdiri dari: 1. Surat Pengantar 2. Surat Pelimpahan Pokja ke Sekretariat ULP 3. HPS Baru 4. Surat Pelimpahan ke SKPD 5. Berita Acara Kaji Ulang 6. Berita Acara Evaluasi 7. Berita Acara Hasil Pelelangan 8. Berita Acara Negosiasi (Bila Perlu) 9. Softcopy Dokumen 10. Dokumen penerimaan pelimpahan awal 11. Dokumen Lain-lain
20 Menit
1. Draft surat Penyerahan Hasil Proses Lelang 2. Dokumen dokumen pendukung penyerahan hasil proses lelang
15 Menit
Draft surat Penyerahan Hasil Proses Lelang
A
B A
1
Keterangan
Title No
Pelaksana Kegiatan
Penelaah Kebijakan Pengadaan Barang/ Jasa
Sekretaris ULP
Pejabat Pengelola Pengadaan Barang/Jasa
Mutu Baku Ka.Bag Dalbang
Persyaratan/Kelengkapan
Waktu
Output
Keterangan
1
4
Menandatangani surat penyerahan hasil proses pelelangan.
1. Draft surat Penyerahan Hasil Proses Lelang 2. Dokumen dokumen pendukung penyerahan hasil proses lelang
10 Menit
1. Surat Penyerahan Hasil Proses Lelang 2. Dokumen dokumen pendukung penyerahan hasil proses lelang
30 Menit
5
Menggandakan dan mendistribusikan penyerahan hasil proses lelang ke SKPD
Surat Penyerahan Hasil Proses Lelang
WALIKOTA YOGYAKARTA, ttd
HARYADI SUYUTI
LAMPIRAN IV KEPUTUSAN WALIKOTA YOGYAKARTA NOMOR 495 TAHUN 2016 TENTANG PENETAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA
BAGIAN PENGENDALIAN PEMBANGUNAN SETDA KOTA YOGYAKARTA
Nomor SOP
:
Tanggal Pembuatan
:
Tanggal Revisi
:
Tanggal Pengesahan
:
Disahkan oleh
:
Nama SOP
:
Dasar Hukum: 1.
Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang Jasa Pemerintah 2. Peraturan Kepala LKPP No.14 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Perpres No. 70 Tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua Atas Perpres No. 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Keterkaitan: 1. SOP Pengendalian Pengadaan Barang/Jasa 2. SOP Survey 3. SOP SPPD 4. SOP Pengelolaan Rapat Peringatan: 1. Apabila klarifikasi tidak dilaksanakan pada hal-hal yang kurang jelas dalam proses evaluasi penawaran, maka ada bagian dokumen penawaran yang masih diragukan kejelasannya. 2. Apabila tidak dilakukan pembuktian kualifikasi, untuk proses pengadaan pra kualifikasi, maka panitia menyalahi aturan. 3. Apabila tidak dilakukan pembuktian kualifikasi, untuk proses pengadaan pasca kualifikasi, maka panitia menyalahi aturan, kecuali bahwa penyedia sudah pernah dilakukan pembuktian kualifikasi untuk pekerjaan dengan kualifikasi yang sama.
Waktu Pelaksanaan 2 hari kerja per paket
SOP KLARIFIKASI PENYEDIA BARANG / JASA Kualifikasi Pelaksana : 1. 2. 3. 4.
Pejabat Pengelola Pengadaan Barang/Jasa Fasilitator Kehumasan Penatalaksana Administrasi Petugas Piket (Staf ULP)
Peralatan/Perlengkapan: 1. Komputer 2. Kertas 3. Alat tulis
Pencatatan dan Pendataan:
Prosedur: 1. Fasilitator Kehumasan menyusun jadwal piket untuk menerima tamu baik yang berkaitan dengan klarifikasi atau pembuktian kualifikasi. 2. Pejabat Pengelola Pengadaan Barang/Jasa mengusulkan klarifikasi/pembuktian kualifikasi sesuai dengan jadwal ke Fasilitator Kehumasan. 3. Fasilitator Kehumasan membuat undangan dan menyampaikan usulan ke Pengadministrasi Keuangan apabila diselenggarakan di ULP. 4. Fasilitator Kehumasan membuat undangan dan menyampaikan usulan ke Pengadministrasi Keuangan dan Penatalaksana Administrasi apabila diselenggarakan di luar ULP. 5. Penatalaksana Administrasi membuat surat tugas dan/atau kelengkapan SPPD apabila klarifikasi dilaksanakan di luar ULP. 6. Penatalaksana Administrasi melaporkan dan memproses kelengkapan administrasi apabila klarifikasi dilaksanakan di luar ULP. 7. Fasilitator Kehumasan mendistribusikan undangan pembuktian kualifikasi/klarifikasi baik melalui email, telepon atau fax untuk memperoleh kepastian kehadiran sesuai undangan yang diberikan. 8. Fasilitator Kehumasan menyampaikan data/informasi jadwal klarifikasi atau pembuktian kualifikasi ke petugas piket. 9. Petugas piket menerima tamu klarifikasi atau pembuktian kualifikasi dan menginformasikan kepada Pejabat Pengelola Pengadaan Barang/Jasa paket yang bersangkutan. 10. Petugas piket memfasilitasi tamu klarifikasi atau pembuktian kualifikasi berupa jamuan, daftar hadir. 11. Petugas piket meminta dan meneliti kelengkapan data bukti kualifikasi kepada tamu klarifikasi atau pembuktian kualifikasi yang hadir. 12. Petugas piket mengkomunikasikan kepada tamu berkaitan dengan waktu dan pelaksanaan klarifikasi/pembuktian kualifikasi. 13. Petugas piket menerima dan mengadministrasi buku tamu (memberikan IKM). 14. Petugas piket mendistribusikan/menghitung IKM. 15. Fasilitator Kehumasan membuat daftar aktivitas pembuktian kualifikasi dan prakualifikasi setiap bulan. WALIKOTA YOGYAKARTA, ttd
HARYADI SUYUTI
LAMPIRAN V KEPUTUSAN WALIKOTA YOGYAKARTA NOMOR 495 TAHUN 2016 TENTANG PENETAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA
BAGIAN PENGENDALIAN PEMBANGUNAN SETDA KOTA YOGYAKARTA
Nomor SOP
:
Tanggal Pembuatan
:
Tanggal Revisi
:
Tanggal Pengesahan
:
Disahkan oleh
:
Nama SOP Dasar Hukum:
Waktu Pelaksanaan 1. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 sebagaimana telah 5 hari diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2012 kerja/aduan 2. Peraturan Kepala No. 1 Tahun 2015 tentang E-Tendering 3. Peraturan Walikota Nomor 77 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Informasi Dan Keluhan Pada Unit Pelayanan Informasi Dan Keluhan (Upik) Kota Yogyakarta 4. Peraturan Walikota Nomor 80 Tahun 2012 Petunjuk Pelaksanaan Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2011 Tentang Penyelenggaraan Pelayanan Publik Keterkaitan: 1. SOP Pengendalian Pengadaan Barang/Jasa 2. SOP Pengelolaan Arsip Dokumen Pengadaan Barang Jasa Peringatan: 1. Apabila SOP Aduan tidak dilaksanakan, maka jawaban aduan tidak maksimal.
: SOP PENGELOLAAN ADUAN Kualifikasi Pelaksana : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Ka. ULP Sekretaris ULP Pejabat Pengelola Pengadaan Barang/Jasa Koordinator Sekretariat ULP Fasilitator Kesekretariatan Tim Penyelesaian Permasalahan Proses Pengadaan Barang/Jasa
Peralatan/Perlengkapan: 1. Komputer 2. Kertas 3. Alat tulis Pencatatan dan Pendataan: Terdokumentasikan Aduan
Prosedur: 1. Sekretariat ULP menerima aduan langsung lisan atau tertulis dari masyarakat atau disposisi dari Walikota. a. Apabila aduan disampaikan langsung secara lisan, maka petugas piket Helpdesk dapat langsung menjawab aduan. b. Apabila aduan disampaikan langsung secara lisan dan tidak dapat dijawab oleh petugas piket Helpdesk, maka dapat dikonsultasikan dengan Pejabat Pengelola Pengadaan Barang/Jasa atau Sekretaris ULP. 2. Koordinator Sekretariat ULP menginventarisasi aduan dan menyampaikan kepada Sekretaris ULP. 3. Sekretaris ULP menyampaikan aduan yang membutuhkan koordinasi lebih lanjut kepada kepala ULP. 4. Kepala ULP memerintahkan Sekretaris ULP untuk mengkoordinasikan dengan Tim Penyelesaian Permasalahan Proses Pengadaan Barang/Jasa. 5. Sekretaris ULP bersama Tim Penyelesaian Permasalahan Proses Pengadaan Barang/Jasa, : 1) melakukan klarifikasi terhadap aduan yang diterima apabila diperlukan. 2) menyusun draft jawaban aduan. 6. Sekretaris ULP menyampaikan laporan hasil koordinasi jawaban aduan kepada Kepala ULP. a. Apabila aduan ditujukan kepada Kepala ULP, maka surat jawaban aduan ditandatangani oleh Sekretaris Daerah. b. Apabila aduan ditujukan kepada Walikota, maka surat jawaban aduan ditandatangani atas nama Walikota. 7. Koordinatoor Sekretariat ULP mengirimkan surat jawaban aduan kepada pihak yang menyampaikan aduan. 8. Fasilitator Kesekretariatan menyimpan berkas aduan sebagai arsip.
WALIKOTA YOGYAKARTA, ttd
HARYADI SUYUTI
