BIJLAGE Bijlage nr. 1 Richtlijnen begrotingsopmaak 2016
Richtlijnen opmaak begroting 2016 De begrotingsvoorstellen worden opgemaakt door de bevoegde directies en diensten van de administratie in nauw overleg met de bevoegde collegeleden. De voorstellen dienen ten laatste op 25 september 2015 te zijn ingegeven in de begrotingsapplicatie. Na deze datum zal de input van gegevens niet meer mogelijk zijn. Het aantal begrotingsartikels dient, in het belang van de leesbaarheid van de documenten, te worden beperkt. Bijgevolg zullen slechts uitzonderlijk, en mits akkoord van de directeur Financiën en Begroting, nieuwe begrotingsartikels (of begrotingshoofdstukken) worden aangemaakt. Voor de gewone begroting dient elke directie bij het formuleren van haar uitgavenvoorstellen de nulgroei in acht te nemen. Er wordt eveneens aangeraden om na te gaan of de ontvangsten realistisch zijn begroot. Bij twijfel, zal de directie Financiën en Begroting de betrokken (algemene) directie contacteren en indien nodig de ontvangsten afstemmen in functie van de effectieve ontvangsten de voorbije dienstjaren (zie verder – ‘ontvangstkredieten). Met betrekking tot de buitengewone begroting wordt het investeringsplan als basis genomen en worden de voorstellen niet in de begrotingsapplicatie ingebracht. Hierbij dient aandacht te worden besteed aan de nota “Definitie investeringen” waarbij de regels voor de bepaling van wat investeringen zijn – wat dient opgenomen te worden in het Investeringsplan en aangerekend op de buitengewone dienst – worden vastgelegd. (Zie verder)
Gewone dienst
Personeel Volgens de meest recente verwachtingen van het Federaal Planbureau (2 juni 2015) zal er in 2016 geen indexoverschrijding plaatsvinden. Gelet op de voorziene maatregel van de federale regering om eenmalig een indexsprong toe te passen bij de eerstvolgende overschrijding van de spilindex, zullen de loonkredieten niet worden geïndexeerd. Voor de begrotingsopmaak 2016 dient te worden uitgegaan van de effectieve invulling van de personeelsformatie op 30/06/2015. De berekende personeelskosten worden als afzonderlijk document toegevoegd aan de begrotingsvoorstellen van de administratie.
Werkingskosten en overdrachten Met betrekking tot de werkingskosten en overdrachten wordt zoals eerder gesteld een nulgroei aangehouden. Er wordt met aandrang gevraagd om de evolutie van de desbetreffende artikelen over het huidig begrotingsjaar te analyseren en de nodige kredietverschuivingen, binnen het hoofdstuk, mee te nemen in de begrotingsopmaak 2016.
Leninglast Een gedetailleerde lijst van de leninglast wordt gevoegd bij de begrotingsvoorstellen.
Ontvangstkredieten De ontvangsten worden in principe ingeschreven op basis van de reële ontvangsten in 2014 en de geraamde ontvangsten in 2015. Deze gegevens zijn onder meer terug te vinden in de jaarrekening en de begroting 2015. Indien de discrepantie tussen de geraamde en de gerealiseerde ontvangsten te groot is, wordt dit door de betrokken (algemene) directie aan de directie Financiën en Begroting gemotiveerd. Een verhoging van de ontvangsten kan in geen geval leiden tot een verhoging van andere dan correlatieve uitgaven. De dotaties 2016 waarvoor er bij de opmaak van de begroting van de VGC nog geen akkoord of formeel engagement is vanuit de hogere overheid, worden op het niveau van 2015 gehouden. Voor de overdrachten wordt uitgegaan van de wettelijke en/of decretale bepalingen. Voor de berekening van de ontvangsten uit prestaties wordt uitgegaan van de geldende tarifering en de bestaande overeenkomsten.
Buitengewone dienst Voor de uitgaven in de buitengewone dienst zal worden uitgegaan van het nieuwe Investeringsplan. De voorstellen worden niet in de begrotingsapplicatie ingebracht. Pas bij de definitieve afstemming van het Investeringsplan worden de gegevens ingebracht door de directie Financiën en Begroting. Bij de opmaak van het Investeringsplan dient rekening gehouden met de nota “Definitie investeringen”. Hierin wordt een algemeen en eenduidig kader geschetst van wat binnen de VGC als investering wordt geclassificeerd. Als basis werden algemene principes gehanteerd, m.n. duurzaamheid, nuttigheid en eenheid, alsook wettelijke en boekhoudkundige bepalingen vanuit hogere overheden, waaronder de ESRclassificatie.
Timing begroting 2016 Hieronder wordt een overzicht gegeven van de timing voor de begrotingsopmaak.
Uiterste indieningsdatum voor de begrotingsvoorstellen 2016:
Bespreking van de ingediende begrotingsvoorstellen 2016 - interkabinettenvergadering:
Goedkeuring van de ontwerpbegroting 2016 door het College en indiening bij de Raad:
Bespreking van de ontwerpbegroting 2016 in de Commissie en de plenaire vergadering van de Raad:
25 september 2015 oktober 2015
College half november 2015
Commissie: 1 december 2015 Plenaire zitting: 11 december 2015
Bijlage: “Definitie investeringen”
DEFINIERING INVESTERINGEN
Insteek
Uitwerken van principes die beantwoorden aan de noodzaak voor een uniform, transparant en duidelijk kader rond welke uitgaven als investering beschouwd worden binnen de Vlaamse Gemeenschapscommissie (buitengewone dienst), rekening houdende met het wettelijk referentiekader
Status
Finaal
1. Algemene definitie investering Volgens de definitie van ESR 2010* geldt met ingang van 1 september 2014 als definitie van investeringen dat het aangekochte goed langer dan één jaar in het productieproces gebruikt kan worden. Hierbij geldt een uitzondering voor de aankoop van klein kantoormaterieel en kleine goedkope handwerktuigen gebruikt voor eerder eenvoudige werkzaamheden en verrichtingen. De aankoop van klein kantoormaterieel zoals een zakrekenmachine, GSM, USB-stick, GPS, … en kleine goedkope handwerktuigen zoals zagen, spades, messen, bijlen, hamers, schroevendraaiers, klein laboratoriummaterieel, … moet dan ook als consumptie beschouwd worden. De drempelwaarde (€ 500,00) om te bepalen of de aankoop van klein gereedschap moet beschouwd worden als investering dan wel als consumptiemateriaal is dus niet langer van toepassing binnen de definiëring van ESR (in tegenstelling tot vroeger).
2. Algemene beginselen binnen de Vlaamse Gemeenschapscommissie Het onderscheid tussen wat (niet) als investering kan worden beschouwd, is eveneens binnen de VGC relevant in functie van de verdere verwerkingsprocedure (gewone dienst, buitengewone dienst) en de bijhorende opvolging (begroting, bestelbonprocedure, financiering, impact op de resultaatsbepaling, getrouw beeld van het vermogen, …). Het verleden heeft geleerd dat het belang van een zo volledig mogelijke en correct toepasbare definitie niet mag onderschat worden. Binnen elk van de verschillende beleidsdomeinen zijn in het verleden al aankopen gebeurd waarover gediscussieerd kon worden of deze op de gewone dan wel de buitengewone dienst moesten verwerkt worden. Het besluit van de Vlaamse Regering van 3 mei 1991 geeft aan dat binnen de buitengewone dienst moet vervat worden “alle ontvangsten en uitgaven die rechtstreeks en op een duurzame wijze invloed hebben op de omvang, de waarde of de instandhouding van het patrimonium van de gemeente, uitgezonderd de normale onderhoudswerken”. De term omvat eveneens de voor hetzelfde doel
toegestane toelagen en leningen, de deelnemingen en beleggingen op meer dan één jaar, alsmede de vervroegde terugbetalingen van de schuld. De toepassing van de nieuwe definiëring van een investering vanuit ESR 2010 wordt als hefboom gebruikt om in de VGC binnen een uniform hanteerbaar kader te werken, die - vanuit een aantal duidelijk omschreven criteria - een houvast biedt om te bepalen wat als investering dient beschouwd te worden. Het is tevens de bedoeling om aan de hand van een aantal concrete voorbeelden de interpretatieverschillen zo veel als mogelijk uit te sluiten.
3. Kader voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie De definitie van ESR 2010 omvat als grootste nieuwigheid dat de prijsbepaling geen element meer is waar men mee rekening moet houden om te bepalen of een uitgave als investering dient beschouwd te worden. Het niet langer moeten toepassen van dit objectiveerbaar criterium houdt ook in dat er een andere benadering of invulling moet gebeuren op het ogenblik van de uitgave. Binnen de Vlaamse Gemeenschapscommissie zijn een aantal principes uitgewerkt waaraan de uitgave getoetst wordt om na te gaan of iets als investering moet worden beschouwd vanuit bedrijfseconomisch en boekhoudkundig standpunt. Het gaat om de volgende principes:
Duurzaamheid: de mate waarin de uitgave gelinkt is aan een product dat bij een normaal gebruik verondersteld wordt om gedurende een lange periode deel uit te maken van de exploitatie; Nuttigheid: de mate waarin de uitgave gelinkt is aan een product dat bij een normaal gebruik dienstig blijft voor de exploitatie en bijgevolg kan bijdragen tot de bevrediging van behoeften voor de eindgebruiker in de toekomst; Eenheid: de mate waarin de uitgave gelinkt is aan een product dat als een ondeelbare eenheid kan beschouwd worden en blijft gedurende de gehele levensduur. In de regel zou hieruit kunnen afgeleid worden dat uitgaven
met een duurzaam karakter bedoeld voor producten die een eenheid vormen structureel deel uitmaken van de werking van de Vlaamse Gemeenschapscommissie waarvan de verwachte, ingeschatte levensduur meer dan 1 jaar is waarvan de aanwending niet leidt tot het onmiddellijk verbruiken
onder de definitie van een investering vallen in de VGC. Een investering moet leiden tot een vermogensbestanddeel dat bijdraagt tot de activiteit van de Vlaamse Gemeenschapscommissie en waarvan een toekomstig economisch nut kan worden verwacht over een periode langer dan een jaar. Uitgaven die gebeuren door de uitleendienst van de VGC voor uitleenmaterialen en beantwoorden aan bovenvermelde criteria (ook al is de nuttigheid niet per definitie voor de uitleendienst maar gespreid over andere domeinen), worden ondersteld een investering te zijn.
De waarderingsregels zoals het besluit van de Vlaamse Regering bepalen de looptijd van de boekhoudkundige afschrijvingen, los van de reële economische gebruiksduur. Vermits dit door de wetgever is vastgelegd, wordt hiermee binnen de boekhouding rekening gehouden. Dit vormt geen element in de beslissing of iets als investering moet worden beschouwd.
4. Toepassing binnen de Vlaamse Gemeenschapscommissie Het beantwoorden aan de bovenvermelde principes is een noodzakelijke voorwaarde om als investering beschouwd te kunnen worden.
Uitgaven voor uitbreidingen / verbeteringen / … aan initiële investeringen Alle uitgaven die tot doel hebben om de functie of de capaciteit van de initiële investering te wijzigen, kunnen beschouwd worden als investeringen (verbetering van computernetwerk, modernisering van de infrastructuur, ...). Alle uitgaven die tot doel hebben om de waarde van het vaste actief te verbeteren of de economische gebruiksduur verlengen, kunnen worden beschouwd als investeringen (dakherstelling, herstelling van defecte elektriciteitsleiding, zandstralen gevel, … ). Het gaat dus om uitgaven voor verbeteringen aan bestaande vaste activa die het kader van de courante onderhouds- en herstellingswerkzaamheden te buiten gaan. Uitgaven die enkel tot doel hebben om ervoor te zorgen dat de bestaande investering hun vermoedelijke gebruiksduur zal halen, worden verondersteld kosten te zijn. Hieronder ressorteren in principe alle zuivere onderhoudskosten (poetsen van ramen, schilderwerken, herstelling van terrasvoeg, …). In de mate dat schilderwerken effectief de verkommering van een gebouw (en de bijhorende waardevermindering) voorkomen, dienen deze als investering worden beschouwd.
Uitgaven voor handwerktuigen Een lijst met reële praktijkvoorbeelden (ladder, boormachine, …) zal als houvast fungeren om te duiden welke concrete interpretatie moet gebeuren voor de handwerktuigen. Deze dynamische lijst kan via intranet geconsulteerd worden door de eindgebruiker.
Uitgaven samenhangend met hoofdinvestering Alle uitgaven die tijdens of kort na de aanschaf en ingebruikname van de hoofdinvestering gebeuren en die onlosmakelijk verbonden zijn met het verwerven en oordeelkundig gebruiken van het vast actiefbestanddeel, maken deel uit van de hoofdinvestering, en worden geactiveerd. De bijkomende uitgaven (registratierechten bij aankoop van vaste activa en immateriële activa, architectenhonoraria, erelonen voor vastgoeddeskundigen, kosten van studie, expertise, opmeting, …) worden beschouwd als investeringen. Eventuele sloopwerkzaamheden worden eveneens hiertoe gerekend. Ook de uitgaven voor eerste uitrusting (bijvoorbeeld nieuw servies bij opening gemeenschapscentrum) worden als investering beschouwd.
Uitgaven voor software De ESR-regelgeving stelt dat aankopen of gebruikslicenties voor software opgenomen worden als investeringen voor zover ze bestemd zijn voor herhaaldelijk of ononderbroken gebruik in het productieproces gedurende meer dan één jaar. De ontwikkeling van software “op maat” volgt deze zelfde regel, ongeacht of ze worden ontwikkeld door een firma buitenhuis of voor eigen rekening. Als ze voor eigen rekening worden ontwikkeld, zullen ze tegen kostprijs worden gewaardeerd. Alle uitgaven voor systeemsoftware en firmware (software die is gefixeerd op de hardware zoals MS Office, Linux, …) worden ondersteld één geheel te vormen met de hardware, en geboekt als investering (materieel vast actiefbestanddeel). Uitgaven voor toepassingssoftware (Officepakketten, …) worden eveneens als investering beschouwd (immaterieel vast actiefbestanddeel).
Uitgaven voor leasing Uitgaven voor leasing op basis van economische eigendom dient onder bepaalde voorwaarden geactiveerd te worden: ingeval de overeenkomst stelt dat de contractueel te storten termijnen, verhoogd met het bedrag dat moet worden betaald bij een optielichting (indien de nemer een koopoptie bezit), naast de rente en de kosten van de verrichting de integrale wedersamenstelling dekken van het kapitaal dat de leasinggever in het goed heeft geïnvesteerd, dient er te worden overgegaan tot activering onder de vorm van een investering. Het bedrag van de koopoptie kan enkel geactiveerd worden als de waarde minder dan 15% vertegenwoordigt van het kapitaal. Ingeval de uitgaven voor leasing niet voldoen aan de voorwaarden, dient het beschouwd te worden als een zuivere huurovereenkomst en wordt de betaling van kapitaal en rente als kost beschouwd.
Uitgaven voor onderzoek en ontwikkeling (O&O) Aankopen inzake onderzoek en ontwikkeling in de vorm van onderzoeks-contracten met derden worden als investeringen beschouwd. Om deze aankopen als investeringen te kunnen beschouwen bij de overheidsdienst, moet de overheidsdienst eigenaar worden van de resultaten. Het criterium dat O&O daadwerkelijk kan onderscheiden van niet-O&O, is de aanwezigheid van een belangrijk vernieuwend element. Routinematige activiteiten die verband houden met software worden niet beschouwd als O&O. Deze activiteiten omvatten de werkzaamheden in verband met specifieke verbeteringen aan systemen of programma’s die voor het publiek beschikbaar waren vóór het begin van die werkzaamheden. De technische problemen die werden opgelost tijdens voorgaande projecten die betrekking hadden op dezelfde besturingssystemen en IT-architecturen, zijn eveneens uitgesloten.
5. Tijdspad implementatie binnen VGC Met ingang van 1 januari 2016 zullen deze principes toegepast worden binnen de boekhouding en alle bijhorende procedures (bestelbons, …) van de Vlaamse Gemeenschapscommissie voor alle nieuwe uitgaven. Bij opmaak van de begroting 2016 zal dan ook van deze principes vertrokken worden.
*
Het Europees stelsel van nationale en regionale rekeningen (ESR) bevat de registratieregels die moeten worden toegepast om een
onderling samenhangende, betrouwbare en vergelijkbare kwantitatieve beschrijving van de economieën van de lidstaten van de EU te verkrijgen. Het ESR dient als centraal referentiekader voor de economische en sociale statistieken van de EU en haar lidstaten. Het ESR is hierdoor een belangrijk beleids- en beheersinstrument van en voor de Europese Unie. Sinds september 2014 zijn de nieuwe Europese standaard ESR 2010 voor de opmaak van de nationale rekeningen van kracht. Deze methodologische herziening heeft tot doel de specifieke veranderingen in de hedendaagse economieën beter weer te geven. De nationale boekhouding zou niet erg interessant zijn indien elk land ze onafhankelijk en autonoom zou beheren met zijn eigen waarderingsregels, eigen nomenclaturen of boekhoudschema's, …
Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring van de richtlijnen voor de opmaak van de begroting voor het dienstjaar 2016 nr. 20142015-0668 van 16-07-2015
De collegeleden,
Bianca DEBAETS
Pascal SMET
Guy VANHENGEL
