Verlofkaart. Gebruikershandleiding

Verlofkaart Gebruikershandleiding

InterExperts BV Van Nelleweg 1 Postbus 13047 3004 HA Rotterdam   www.interexperts.nl [email protected]   Helpdesk: Tijdens kantooruren kunt u telefonisch of per e-mail contact opnemen met onze helpdesk. Telefoon: 010 - 291 96 10 E-mail: [email protected]

Copyright © InterExperts BV Alle rechten voorbehouden. Vermenigvuldiging van deze handleiding is zonder voorafgaande toestemming van InterExperts BV niet toegestaan, met uitzondering van kopieën voor intern gebruik. Bij het samenstellen van deze handleiding is uiterste zorgvuldigheid betracht. Desondanks is het niet uit te sluiten dat deze handleiding onvolledig is, fouten bevat of niet meer geldig is voor een nieuwe versie van het product. InterExperts BV kan niet verantwoordelijk gehouden voor enige schade die voortkomt uit het gebruiken van deze handleiding.

Inhoud InterExperts Verlofkaart

1

Inleiding

2

Inloggen op uw persoonlijke verlofkaart

3

Inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord

3

Inloggen met een persoonlijke link

3

Problemen met inloggen

3

Aanwezigheidsregistratie

4

Aanwezigheid instellen

4

Afwisselende werkweken

4

Instellen overslaan

5

Veranderen van uw aanwezigheid

5

Voor andere medewerkers aanwezigheid instellen

5

Introductie tot uw persoonlijke verlofkaart

6

Persoonlijke informatie en informatie over verlofkaart

6

Kaart met verlofdagen voor het hele jaar

6

Legenda

7

Quotum

7

Ingediende aanvragen

7

Inloggegevens en administratie

7

Verlof aanvragen Markeren van verlofdagen Meerdere dagen markeren

8 8 8

Aanvraag indienen

9

Goedkeuring van uw aanvraag

9

Afgekeurde aanvraag

9

Verlofdag intrekken

10

Intrekverzoek indienen

10

Verlof ingetrokken door leidinggevende

10

Leidinggevenden en teamleiders

11

Verlofkaart van uw medewerkers bekijken

11

Aanvragen goedkeuren of afkeuren

11

Verlof goedkeuren vanuit het e-mailbericht

12

Aanvragen verwerken via de verlofkaart

12

Losse verlofdag goedkeuren

12

Meerdere verlofdagen (periode) goedkeuren

13

Intrekken van goedgekeurde dagen

13

Rapportages Rapportages

13 15

Bezetting

15

Cumulatieven

16

Medewerkers beheren

18

Nieuwe medewerker toevoegen

18

Personalia

18

Inloggegevens

18

Bestaande medewerker bewerken

19

Medewerker inactief maken

19

Afdelingen en teams beheren Nieuwe verlofkaart (voor nieuw verlofjaar)

19 20

Nieuwe hoofdkaart aanmaken

20

Vaste verlofdagen instellen

20

Vaste verlofdagen tellen mee voor quotum Quota voor medewerkers instellen Opties verzendlijst en e-mail sturen

20 21 21

Controle en beschikbaar maken

21

Medewerkers e-mailbericht sturen

21

Verloftypes beheren

23

Nieuw verloftype toevoegen

23

Verloftype bewerken

23

Verloftypes en quotum

23

Leeftijdsdagen beheren Leeftijdsdagen toekennen Ondersteuning

24 24 25

Medewerkers en leidinggevenden

25

Contact opnemen met de helpdesk

25

InterExperts Verlofkaart

InterExperts Verlofkaart Deze handleiding beschrijft het gebruik en het beheer van de Verlofkaart van InterExperts. Bent u nog niet bekend met de Verlofkaart? Dan is het verstandig om kennis te nemen van de basisconcepten van de Verlofkaart in het hoofdstuk Inleiding. Indien u nog vragen heeft over het gebruik van de Verlofkaart die niet beantwoord worden in deze handleiding kunt u contact opnemen met onze helpdesk. Zie hiervoor het hoofdstuk Ondersteuning.

1

Inleiding

Inleiding Uw organisatie heeft gekozen voor het bijhouden van de verlofadministratie via een digitaal systeem, de InterExperts Verlofkaart. De verlofkaart voorziet in het aanvragen en goedkeuren van verlof, het geeft een overzicht van uw verloftegoed voor het lopende jaar en helpt uw organisatie om per afdeling of team een overzicht te krijgen van de bezetting. In deze handleiding wordt uitgelegd wat de basisprincipes van de verlofkaart zijn en hoe u alle voorkomende handelingen kunt uitvoeren. In deze handleiding leggen we eerst uit hoe u inlogt op de verlofkaart, verlof aanvraagt en eventueel weer kunt annuleren. Het laatste deel van deze handleiding is bedoeld voor leidinggevenden, HR-medewerkers en beheerders. In dit gedeelte wordt uitgelegd hoe u verlofaanvragen kunt goedkeuren of afkeuren, hoe u rapportages op kunt vragen en hoe u op een effectieve manier het systeem kunt beheren.

2

Inloggen op uw persoonlijke verlofkaart

Inloggen op uw persoonlijke verlofkaart Er zijn twee manieren om in te loggen op uw persoonlijke Verlofkaart: met een gebruikersnaam en wachtwoord, of door een speciale link te openen die u per e-mail heeft ontvangen. Afhankelijk van de configuratie van de verlofkaart in uw organisatie kan het zijn dat één van beide methoden niet beschikbaar is. Mogelijk heeft uw organisatie de verlofkaart geintegreerd met andere systemen en hoeft u niet zelf in te loggen wanneer u de verlofkaart opent. In dat geval kunt u meteen verder naar het hoofdstuk Aanwezigheidsregistratie.

Inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord Van uw organisatie ontvangt u de link naar de verlofkaart. Deze kunt u openen in een webbrowser. Wanneer u de verlofkaart opent zal het systeem vragen om een gebruikersnaam of wachtwoord. Vul uw gebruikersnaam of wachtwoord in en klik op Inloggen. Tip U kunt uw wachtwoord veranderen als u bent ingelogd in de verlofkaart. Klik rechtsboven op de knop Wachtwoord instellen.

Inloggen met een persoonlijke link Van uw HR-afdeling heeft u een e-mailbericht ontvangen dat uw verlofkaart klaar staat en dat u in kunt loggen met een persoonlijke link. Als u op deze persoonlijke link klikt wordt u automatisch ingelogd in uw persoonlijke kaart en kunt u verlof aanvragen. U kunt het e-mailbericht bewaren en de link steeds opnieuw openen. Waarschuwing De link uit het e-mailbericht is strikt persoonlijk. Als u deze link doorstuurt naar anderen kunnen zij namens u inloggen op uw verlofkaart en verlof aanvragen of annuleren. Stuur de persoonlijke link dus niet door.

Problemen met inloggen Wanneer u niet in kunt loggen op de verlofkaart kunt u bij uw HR-afdeling of systeembeheerder uw inloggegevens opvragen. Er is geen mogelijkheid om uw wachtwoord zelf te herstellen in de verlofkaart. Wanneer u geen e-mail met persoonlijke link heeft ontvangen kunt u uw HR-afdeling vragen om een persoonlijke link toe te sturen.

3

Aanwezigheidsregistratie

Aanwezigheidsregistratie Wanneer u de verlofkaart voor het eerst opent zal het systeem controleren of uw aanwezigheid al bekend is. Als dat niet zo is, dan moet u dit eerst instellen voordat u van de verlofkaart gebruik kunt maken. Met aanwezigheid wordt in de verlofkaart bedoeld op welke dagen u normaal gesproken werkzaam bent. Met name wanneer u in deeltijd werkt of wanneer u in het weekend werkt is het van belang om deze informatie goed in te vullen. Zo kunt u niet per ongeluk verlof aanvragen op dagen dat u niet werkt. De aanwezigheidsregistratie is bedoeld om uw normale werkpatroon te registreren. Het systeem ondersteunt werkpatronen waarbij u de ene week op andere dagen werkt dan in andere weken.

Aanwezigheid instellen Dit scherm wordt vanzelf geopend wanneer er voor uw kaart nog geen aanwezigheid ingesteld is. Onder de instructie in het scherm kunt u per dag van de week aangeven of u aanwezig bent. U kunt hier ook instellen dat u een halve dag aanwezig bent. Rechts van de rij met aanwezige dagen ziet u een cijfer staan. Dit cijfer geeft het aantal uur aan dat u werkt in een week. Wanneer u de aanwezigheid per dag verandert, verandert het cijfer mee. Rechtsonder ziet u twee cijfers, bijvoorbeeld: 40/36. Deze twee cijfers zijn het totaal aantal uur dat u in de aanwezigheidsregistratie heeft ingevuld, en het aantal uur dat u volgens de verlofadministratie per week zou moeten werken. Pas als de twee getallen gelijk zijn kunt u de aanwezigheidsregistratie instellen.

Wanneer de aanwezigheidsregistratie klopt klikt u op OK. Het venster sluit vanzelf wanneer de wijzigingen verwerkt zijn en uw persoonlijke verlofkaart wordt geopend (zie het volgende hoofdstuk voor een beschrijving van de verlofkaart zelf).

Afwisselende werkweken De verlofkaart ondersteunt de mogelijkheid om werkweken af te wisselen. U kunt bijvoorbeeld één week alle dagen werken (maandag t/m vrijdag fulltime) en dan de tweede week één dag vrij nemen om zo een 36-urige werkweek te krijgen. In de aanwezigheidsregistratie stelt u dit in door op de knop Week toevoegen te klikken. U krijgt dan een tweede rij waarin u een ander patroon in kunt stellen. Het systeem controleert of u in totaal niet te veel of te weinig werkt; de uren per week en het totaal aantal uren veranderen mee.

4

Instellen overslaan

Instellen overslaan U kunt het instellen van aanwezigheid overslaan door op Annuleren te klikken. U kunt dan echter geen verlof aanvragen aangezien het systeem niet weet op welke dagen u wel of niet werkt. Het is mogelijk dat uw organisatie de mogelijkheid heeft geblokkeerd om zelf aanwezigheid in te stellen. In dat geval zal uw HR-afdeling uw aanwezigheid instellen. Als dat nog niet gedaan is wanneer u de verlofkaart opent krijgt u een foutmelding; neem in dat geval contact op met uw HR-afdeling.

Veranderen van uw aanwezigheid Heeft u de aanwezigheidsregistratie al ingesteld en is uw werkpatroon veranderd? U kunt de aanwezigheidsregistratie eenvoudig aanpassen door bovenin de verlofkaart op Aanwezigheid instellen te klikken.

Voor andere medewerkers aanwezigheid instellen Leidinggevenden en beheerders kunnen voor hun medewerkers de aanwezigheidsregistratie instellen. Als leidinggevende opent u de kaart van uw medewerker en klikt u op Aanwezigheid instellen.

5

Introductie tot uw persoonlijke verlofkaart

Introductie tot uw persoonlijke verlofkaart Wanneer u uw aanwezigheid hebt ingesteld (of wanneer dat al door iemand anders gedaan is) wordt uw persoonlijke verlofkaart geopend. Hieronder ziet u een voorbeeld van een verlofkaart. De verlofkaart is opgedeeld in verschillende delen, die zullen hieronder per nummer toegelicht worden.

Toelichting van de genummerde onderdelen: 1. Persoonlijke informatie en informatie over verlofkaart 2. Kaart met verlofdagen voor het hele jaar 3. Legenda 4. Quotum 5. Ingediende aanvragen 6. Inloggegevens en administratie

Persoonlijke informatie en informatie over verlofkaart In dit gedeelte van de verlofkaart ziet u een aantal persoonlijke gegevens, zoals uw naam, geboortedatum en uw afdeling. Ook kunt u naar een verlofkaart van een ander jaar gaan door op het jaartal te klikken. Zo kunt u bijvoorbeeld de verlofadministratie van het vorige jaar zien, of alvast verlof aanvragen voor volgend jaar (als de kaart voor volgend jaar al beschikbaar is). Wanneer u leidinggevende of beheerder bent kunt u in dit gedeelte ook de kaart openen van een andere medewerker door op de naam van de medewerker te klikken. Er wordt dan een lijst geopend van alle ingestelde medewerkers.

Kaart met verlofdagen voor het hele jaar 6

Legenda In dit gedeelte van de verlofkaart ziet u een tabel met alle dagen van het hele jaar. Ieder vakje is een dag, per maand staan alle dagen achter elkaar. Dagen waarop u werkt zijn wit en dagen waarop u niet werkt zijn grijs. Op zaterdag en zondag staat zat of zon in het vakje, om zo eenvoudig weekenden te herkennen. Wanneer u verlof heeft (of heeft aangevraagd) op een bepaalde datum is het vakje gemarkeerd met een kleur. Ook vaste verlofdagen (die voor de hele organisatie gelden) en feestdagen zijn gemarkeerd met een speciale kleur. In de legenda vindt u de betekenis.

Zie ook U vraagt verlof aan door op een dag te klikken. Zie voor meer informatie Verlof aanvragen.

Legenda In de legenda ziet u alle verlofsoorten die ingesteld kunnen worden en de bijbehorende kleur. Deze kleuren komen terug in de verlofkaart. Ieder verloftype heeft een eigen kleur. Aan de hand van de icoontjes in de vakjes ziet u of een aanvraag een hele dag, halve dag, kwart dag of driekwart dag betreft.

Quotum In de tabel met quotum wordt uw verloftegoed voor het huidige jaar vermeld. Het quotum is uitgesplitst per verloftype (zoals vakantie, feestdagen, etc.). Voor sommige verloftypes heeft u een vast tegoed, voor andere verloftypes (zoals speciaal verlof) is er geen vast tegoed. In dat geval wordt alleen vermeld hoeveel dagen van het type door u aangevraagd of opgenomen zijn.

Ingediende aanvragen In het onderdeel Ingediende aanvragen staan alle verlofaanvragen die u u wilt aanvragen en aanvragen die u eerder hebt ingediend. Wanneer uw verlofaanvraag nog in behandeling is en nog niet door uw leidinggevende goedgekeurd is blijft uw aanvraag in de lijst vermeld totdat de aanvraag goedgekeurd of afgekeurd wordt.

Zie ook Zie Verlof aanvragen voor meer informatie over het aanvragen van verlof.

Inloggegevens en administratie Rechtsboven ziet u uw naam waarmee u ingelogd bent en de knop Uitloggen om de verlofkaart te verlaten. Afhankelijk van de configuratie van uw verlofkaart kan hier ook de knop Wachtwoord aanpassen staan waarmee u een nieuw wachtwoord in kunt stellen. Leidinggevenden en beheerders vinden hier ook een knop Administratie waarmee het administratiemenu geopend wordt. Het administratiemenu biedt toegang tot rapportages en overzichten; beheerders kunnen hier ook de configuratie van de verlofkaart aanpassen.

7

Verlof aanvragen

Verlof aanvragen Verlof aanvragen is heel eenvoudig in de verlofkaart. U kunt een losse dag aanvragen, of meerdere dagen tegelijkertijd. Wanneer u meerdere dagen aanvraagt wordt alleen verlof aangevraagd voor dagen waarop u aanwezig bent (zie ook Aanwezigheidsregistratie). Verlof aanvragen verloopt volgens het volgende proces: 1. U markeert de dag (of meerdere dagen) waarop u verlof wilt opnemen. 2. U dient uw aanvraag in. 3. Uw verlofaanvraag wordt beoordeeld door uw leidinggevende, hij/zij keurt uw verlofaanvraag goed of af.

Markeren van verlofdagen U vraagt verlof aan door in de verlofkaart te klikken op de dag waarop u verlof aan wilt vragen. Wanneer u meerdere dagen tegelijk aan wilt vragen klikt u op de dag waarop uw verlof begint. Als u op een dag heeft geklikt wordt er een menu geopend. In dit menu ziet u alle verloftypes waarvoor u verlof aan kunt vragen. Kies in het menu het juiste soort verlof door er op te klikken. Wilt u bijvoorbeeld vakantieverlof opnemen, klik dan op Vakantie aanvragen.

Nadat u het verloftype hebt gekozen wordt er een venster geopend waarin u uw aanvraag kunt motiveren of toelichten en waarin u kunt aangeven hoe lang u verlof op wilt nemen. Een toelichting is niet verplicht, maar kan wel handig zijn voor uw leidinggevende bij het beoordelen van uw aanvraag. Zeker wanneer u speciaal verlof aanvraagt is het verstandig om uw aanvraag te motiveren.

Onder het toelichtingsveld staat de optie Duur. Met deze optie kunt u aangeven of u een volledige dag wilt aanvragen, een halve dag of een kwart of driekwart dag. Wanneer u de dag wilt markeren om aan te vragen klikt u op Aanvragen. Let op: de aanvraag is nog niet afgerond! U moet de aanvraag nog indienen, lees verderop. Meerdere dagen markeren U kunt meerdere dagen tegelijkertijd markeren voor een verlofaanvraag door in het aanvraagvenster bovenin voor de optie Meerdere dagen te kiezen. Het dialoogvenster wordt dan uitgebreid met twee kalenders. In de linkerkalender kunt u de startdatum van uw verlof kiezen, in de kalender rechts kiest u de einddatum van uw verlofaanvraag. De verlofkaart zal alle dagen in de aangegeven periode markeren voor verlof. Dagen waarop u niet aanwezig bent worden door de verlofkaart overgeslagen.

8

Aanvraag indienen

Het invullen van een toelichting is ook bij het aanvragen van meerdere dagen optioneel. U kunt ook meerdere halve dagen in één keer markeren: gebruik hiervoor de optie Duur onder het toelichtingsveld. Klik op Aanvragen om de dagen te markeren.

Aanvraag indienen Wanneer u een of meerdere dagen hebt gemarkeerd voor verlof kunt u uw aanvraag indienen. Rechtsonder de verlofkaart ziet u een lijst met aangevraagde dagen. U kunt eventueel een verkeerde aanvraag weer uit deze lijst verwijderen door op het kruisje naast de datum te klikken.

Wanneer u op Aanvraag indienen klikt wordt uw aanvraag verstuurd naar uw leidinggevende ter beoordeling. Ter bevestiging van uw aanvraag ontvangt u een e-mailbericht waarin de aangevraagde data en eventuele opmerkingen genoemd worden. In de verlofkaart wordt de aangevraagd datum ingekleurd met een afwijkend icoontje.

Tip Uw verlofverzoek is nog niet goedgekeurd na het indienen van de aanvraag.

Goedkeuring van uw aanvraag Na het indienen van uw aanvraag ontvangt uw leidinggevende een e-mailbericht met uw verlofaanvraag. Hij of zij kan via de verlofkaart uw aanvraag goedkeuren of afkeuren. Als uw leidinggevende uw aanvraag goedgekeurd heeft ontvangt u een e-mailbericht met de melding dat uw aanvraag goedgekeurd is. In de verlofkaart wordt de goedgekeurde verlofdatum gemarkeerd met de kleur van het verloftype en een icoontje voor de verlofduur. Afgekeurde aanvraag Wanneer uw aanvraag niet goedgekeurd wordt ontvangt u een bericht van uw leidinggevende. De datum in de verlofkaart wordt weer beschikbaar gemaakt voor nieuwe verlofaanvragen.

9

Verlofdag intrekken

Verlofdag intrekken Goedgekeurde verlofdagen kunnen ingetrokken worden. Dit is mogelijk op de volgende twee manieren: • U dient zelf een verzoek in om uw verlof in te trekken. Uw leidinggevende behandelt dit verzoek; • Uw leidinggevende trekt uw verlof weer in. U ontvangt hierover bericht.

Intrekverzoek indienen Wanneer u door omstandigheden een aangevraagde en goedgekeurde verlofdag wilt laten vervallen kunt u een verlofdag in laten trekken. Dit doet u door in de verlofkaart op de verlofdatum te klikken. Er klapt een menu uit met de optie Verzoek tot intrekken verlof. Klik op deze optie.

Wanneer u deze optie heeft aangeklikt wordt een venster geopend waarin u kunt toelichten waarom de verlofdag weer ingetrokken moet worden. Het invullen van de toelichting is optioneel, maar het helpt uw leidinggevende of HR-afdeling bij het beoordelen van uw intrekverzoek. Klik op Intrekken om uw intrekverzoek in te dienen. Het intrekverzoek wordt meteen verstuurd. Uw leidinggevende ontvangt per e-mail uw intrekverzoek en beoordeelt uw verzoek. U ontvangt per e-mail bericht van de beslissing van uw leidinggevende.

Wanneer een goedgekeurde verlofdag weer ingetrokken wordt rekent de verlofkaart uw verlofquotum opnieuw uit.

Verlof ingetrokken door leidinggevende Uw leidinggevende of HR-afdeling kan beslissen dat een eerder verleend verlofverzoek ingetrokken wordt. In dat geval wordt uw verlofdag weer verwijderd uit het systeem en wordt uw verlofquotum bijgewerkt. U ontvangt een e-mailbericht van de verlofkaart wanneer een verlofdag ingetrokken wordt.

10

Leidinggevenden en teamleiders

Leidinggevenden en teamleiders Dit gedeelte van de handleiding is bedoeld voor leidinggevenden zoals afdelingshoofden en teamleiders. In dit gedeelte leest u meer over specifieke functies voor leidinggevenden, zoals het bekijken van verlofkaarten van uw medewerkers, het goedkeuren van verlofaanvragen en het opvragen van rapportages.

Verlofkaart van uw medewerkers bekijken Als u leidinggevende bent van een afdeling, teamleider van een team of applicatiebeheerder, dan heeft u de mogelijkheid om de verlofkaarten van uw medewerkers te openen. Beheerders kunnen de verlofkaart van iedere medewerker in het systeem openen. U opent de verlofkaart van een medewerker door in te loggen op de verlofkaart. Linksboven, waar normaal gesproken uw eigen gegevens staan, kunt u klikken op de selectielijst met medewerkers. Wanneer u hier een andere medewerker selecteert wordt automatisch de verlofkaart van deze medewerker geopend. U kunt in de verlofkaart van een medewerker op dezelfde manier werken als in uw eigen kaart: u kunt verlof aanvragen, aanwezigheid instellen en openstaande aanvragen bekijken. Dit werkt hetzelfde als u in uw eigen kaart zou doen.

Aanvragen goedkeuren of afkeuren Wanneer een van uw medewerkers verlof heeft aangevraagd kunt u de aanvraag goedkeuren of afkeuren. U ontvangt van de verlofkaart een e-mailbericht met de mededeling dat uw medewerker verlof heeft aangevraagd. Wanneer u dit e-mailbericht opent heeft u de volgende opties: • U opent de verlofkaart om de aanvraag te beoordelen. Vanuit de verlofkaart keurt u de aanvraag goed of af. • U kunt het verlof meteen goedkeuren vanuit het e-mailbericht door op de onderste link te klikken. In dat geval keurt u alle aangevraagde dagen in één keer goed. Tip U ontvangt alleen een e-mailbericht wanneer u een direct leidinggevende of teamleider bent voor een medewerker. Applicatiebeheerders die geen leidinggevende zijn ontvangen geen e-mailbericht, maar hebben wel de mogelijkheid om aanvragen goed te keuren of af te keuren.

11

Verlof goedkeuren vanuit het e-mailbericht

Verlof goedkeuren vanuit het e-mailbericht U kunt het verlof meteen goedkeuren vanuit het e-mailbericht door op de onderste link te klikken. In dat geval keurt u alle aangevraagde dagen in één keer goed. U kunt niet specifieke dagen goedkeuren of juist overslaan bij het goedkeuren. Aanvragen verwerken via de verlofkaart U kunt de verlofkaart van uw medewerker openen door te klikken op de rechtstreekse link uit het e-mailbericht, of door in te loggen op de verlofkaart en de kaart van uw medewerker te openen. Wanneer u de kaart hebt geopend ziet u rechts onderin alle ingediende aanvragen die u kunt beoordelen. U kunt deze aangevraagde dagen ook terugvinden in de kalender met alle dagen: verlofdagen die nog niet goedgekeurd zijn worden gemarkeerd met een dubbele cirkel. U kunt een losse verlofdag keuren, of de hele periode. Een periode is een aaneengesloten periode van dagen, bijvoorbeeld een hele week of een aantal weken. Periodes tellen door over weekenden en andere dagen waarop een medewerker niet aanwezig is. Losse verlofdag goedkeuren Wanneer u een losse verlofdag wilt goedkeuren (of afkeuren) klikt u op de dag in de verlofkaart. Er klapt dan een menu uit met de opties Goedkeuren en Afkeuren. Wanneer u een van deze opties kiest krijgt u ter controle nog een bevestigingsvenster met daarin alle relevante gegevens van de aanvraag.

Wanneer u een aanvraag afkeurt kunt u uw afkeuring ook motiveren in dit venster. U bevestigt uw keuze door in het venster op Goedkeuren resp. Afkeuren te klikken. Als u een verlofdag heeft goedgekeurd of afgekeurd wordt de medewerker direct per e-mail op de hoogte gesteld.

12

Meerdere verlofdagen (periode) goedkeuren

Meerdere verlofdagen (periode) goedkeuren U kunt een periode van meerdere verlofdagen in één keer goedkeuren of afkeuren. In dit geval kiest u één van de dagen van de periode en kiest u voor de optie Periode goedkeuren of Periode afkeuren. Wanneer u een periode gaat goedkeuren of afkeuren zal de verlofkaart een venster openen waarin alle dagen binnen de periode nogmaals getoond worden. Op deze manier kunt u controleren of u inderdaad alle dagen binnen de periode wilt verwerken.

U kunt de dagen in deze lijst ook uitvinken. Alleen aangevinkte data worden verwerkt. De dagen waar geen vinkje voor staat worden niet goedgekeurd of afgekeurd, maar blijven in behandeling staan. Intrekken van goedgekeurde dagen U kunt als leidinggevende goedgekeurde verlofdagen intrekken van uw medewerkers. Klik hiervoor op de dag in de verlofkaart die u in wilt trekken. Klik in het menu dat verschijnt op Verlofdag intrekken. De verlofkaart zal vragen uw keuze te bevestigen. Als u hiermee akkoord gaat wordt de verlofdag onmiddellijk ingetrokken. De medewerker wordt hiervan per e-mail op de hoogte gesteld. U kunt ook een periode van aaneengesloten verlofdagen intrekken. Kies in dat geval in het menu voor de optie Periode intrekken. De procedure is verder hetzelfde als bij het intrekken van een losse dag.

Rapportages

13

Meerdere verlofdagen (periode) goedkeuren Als afdelingshoofd of teamleider heeft u toegang tot rapportages over uw afdeling of team. Zie hiervoor het hoofdstuk Rapportages.

14

Rapportages

Rapportages De verlofkaart biedt verschillende rapportages om inzicht te krijgen in de verlofadministratie van uw organisatie. Beheerders en leidinggevenden hebben toegang tot deze rapportages.

Bezetting Voor het beoordelen van verlofaanvragen of voor het opstellen van planningen is het van belang om een goed inzicht te krijgen van de bezetting van uw afdeling of team. De verlofkaart biedt de mogelijkheid om per dag een overzicht te krijgen van de bezetting van een team of afdeling. U ziet in dit overzicht een percentage van de aanwezigheid (aanwezige medewerkers ten opzichte van het totaal aantal medewerkers van een afdeling of team). Daarnaast wordt per medewerker gerapporteerd of deze op een bepaalde dag aanwezig is. U vindt de bezettingsrapportage in het beheermenu. U opent het rapport als volgt: 1. U opent het administratiemenu door rechtsboven in de verlofkaart op de knop Administratie te klikken. 2. U ziet nu alle beheerfuncties waar u toegang toe heeft. 3. Klik onderaan, onder het kopje Statistieken, op de knop Bezetting. 4. De bezettingsrapportage wordt geopend. Wanneer u de bezettingsrapportage opent kunt u bovenin het scherm opgeven welke rapportage u op wilt vragen. U kiest hier het jaar waarin u wilt werken. Optioneel kunt u filteren op een afdeling of op een team. Tegelijk filteren op afdeling en team is niet mogelijk. Klik op Weergeven wanneer u het filter hebt ingesteld. Tip Het kan enige tijd duren voordat de verlofkaart de bezetting heeft berekend, afhankelijk van de grootte van uw selectie. In het onderste gedeelte van het scherm wordt de rapportage zelf weergegeven. Per maand kunt u de bezetting bekijken. Standaard wordt de rapportage geopend in januari. U kunt een andere maand bekijken door op het tabblad van deze maand te klikken. De tabel daaronder laat per dag van de maand zien wat de bezetting is. Het cijfer boven de kolommen geeft de dag aan.

15

Cumulatieven

In het rapport wordt met symbolen aangegeven of een medewerker aanwezig is. Een groen vinkje houdt in dat de medewerker aanwezig is, een kruisje betekent dat de medewerker de hele dag afwezig is. Wanneer een medewerker een gedeelte van de dag verlof heeft wordt dit aangegeven in het bezettingsrapport. Onderaan het rapport staat een rij met de totalen voor iedere dag. Het percentage dat u hier vindt is het aantal aanwezige medewerkers vergeleken met het aantal medewerkers in uw selectie. Heeft u bijvoorbeeld een afdeling geselecteerd met vier medewerkers, waarvan één medewerker verlof heeft, dan is het bezettingspercentage 75%. Wanneer deze medewerker een halve dag verlof had opgenomen, zou het percentage 87,5% geweest zijn. Wanneer alle medewerkers fulltime aanwezig zijn is de bezetting 100%. Tip De verlofkaart houdt in de bezettingsrapportage rekening met de aanwezigheidsregistratie. Medewerkers die bijvoorbeeld altijd afwezig zijn op woensdagmiddag zullen in het bezettingsrapport ook als afwezig op woensdag vermeld worden.

Cumulatieven U kunt in de verlofkaart informatie opvragen over het totaal aantal opgenomen en resterende verlofdagen, uit te splitsen per verloftype en per medewerker. Deze informatie wordt in de verlofkaart cumulatieven genoemd. Net als voor de bezettingsrapportage kunt u ook dit rapport filteren per afdeling of team. Tevens kunt u alleen medewerkers opvragen die geen verlof opgenomen hebben of juist medewerkers die te veel verlofdagen opgenomen hebben. U vindt het cumulatievenrapport via het beheermenu. 1. Open het administratiemenu door rechtsboven in de verlofkaart op de knop Administratie te klikken. 2. U ziet nu alle beheerfuncties waar u toegang toe heeft. 3. Klik onderaan, onder het kopje Statistieken, op de knop Cumulatieven. 4. De cumulatieven worden geopend.

16

Cumulatieven Bovenin het scherm kunt u aangeven voor welk jaar u gegevens wilt opvragen. Ook kunt u hier het rapport filteren op een afdeling of team. Onder deze opties kunt u een filter instellen. Standaard worden alle medewerkers opgevraagd. Met behulp van het filter kunt u dit beperken tot: • medewerkers die nog geen enkele verlofdag hebben opgenomen; • medewerkers die te veel verlofdagen hebben opgenomen (negatief quotum) • medewerkers die verlof hebben opgenomen van een verlofsoort zonder quotum (zoals bijzonder verlof) Deze filters zijn niet te combineren.

In het onderste gedeelte van het scherm ziet u het rapport zelf. Per medewerker ziet u het aantal opgenomen en toegekende verlofdagen, per verloftype en een totaal voor alle soorten samen. De cijfers in deze tabel leest u als volgt: het eerste getal is het aantal opgenomen verlofdagen, het tweede getal is het ingestelde quotum. Als er in een vak slechts één cijfer staat dan geldt er geen quotum voor dat verloftype; het cijfer is het aantal opgenomen verlofdagen. Na de cijfers ziet u een percentage en een balkje. Dit is alleen van toepassing indien er quotum ingesteld is. Het percentage geeft aan welk percentage van het quotum opgenomen is, in het balkje wordt dit gevisualiseerd. U kunt de tabel ook sorteren op verschillende kolommen door te klikken op de kolomnamen. Klikt u bijvoorbeeld op Totaal, dan wordt de tabel gesorteerd op het totaal aantal opgenomen verlofdagen. Wanneer u nogmaals klikt op de kolomnaam wordt de sortering omgedraaid.

17

Medewerkers beheren

Medewerkers beheren Beheerders van de verlofkaart kunnen medewerkers toevoegen, gegevens aanpassen en medewerkers op inactief zetten. Beheren van deze gegevens is mogelijk via het administratiemenu. U opent het medewerkersbeheer vanuit de verlofkaart door eerst rechtsboven op Administratie te klikken. Vervolgens kiest u in het administratiemenu voor de optie Medewerkers beheren. U ziet in dit overzicht een lijst van alle medewerkers die ingevoerd zijn in het systeem. De lijst wordt gesorteerd op achternaam. Indien ingevuld ziet u ook de afdeling, functie en het e-mailadres van uw medewerkers.

Nieuwe medewerker toevoegen Een nieuwe medewerker kunt u toevoegen met de knop Medewerker toevoegen… onderin het scherm. Wanneer u hierop klikt wordt een scherm geopend waarin u alle gegevens over de nieuwe medewerker in kunt vullen. Personalia Onder Personalia kunt u enkele persoonlijke gegevens over de medewerker invoeren. Alleen de achternaam is verplicht, maar meer informatie is uiteraard behulpzaam in de verlofadministratie. Een aantal velden verdien speciale aandacht: • Geboortedatum: De geboortedatum van de medewerker wordt gebruikt als basis voor het uitrekenen van leeftijdsdagen. • E-mailadres: Het e-mailadres van een medewerker wordt gebruikt voor het versturen van e-mails. Als er geen e-mailadres is ingesteld wordt een medewerker niet op de hoogte gesteld van goedkeuringen of van ingetrokken verlofdagen. • Afdeling: De afdeling van een medewerker bepaalt wie zijn leidinggevende is. • Wanneer voor een medewerker geen afdeling is ingesteld heeft hij geen leidinggevende en kunnen alleen beheerders aanvragen goedkeuren, tenzij er voor de medewerker één of meer teams zijn ingesteld. • Een medewerker kan voor maximaal één afdeling tegelijk werken. • Teams: Een medewerker kan lid zijn van meerdere teams. Teamlidmaatschap is niet verplicht. U kunt instellen van welke teams een medewerker lid is door op Selecteer teams te klikken. Klik op het vinkje voor de naam van het team om een medewerker er lid van te maken. Tip U kunt in dit scherm geen nieuwe afdelingen of teams aanmaken. Maak eerst een nieuwe afdeling aan en vervolgens de medewerker, of bewerk de gegevens van de medewerker nadat u de afdeling heeft aangemaakt.

Inloggegevens Onder de kop Inloggegevens kunt u een gebruikersnaam en wachtwoord instellen voor de medewerker, zodat hij of zij zelf in kan loggen op de verlofkaart. Optioneel kunt u aangeven dat de medewerker beheerder is van de verlofkaart. Wanneer u geen gebruikersnaam en wachtwoord instelt kunnen medewerkers alleen inloggen met de unieke link die zij per e-mail hebben ontvangen. Beheerders kunnen alleen beheertaken uitvoeren wanneer zij ingelogd zijn met een gebruikersnaam en wachtwoord.

18

Bestaande medewerker bewerken Bestaande medewerker bewerken U kunt een bestaande medewerker aanpassen door de medewerker op te zoeken in lijst met medewerkers en vervolgens op de naam van de medewerker te klikken. In het venster dat wordt geopend kunt u alle gegevens van de medewerker aanpassen. Een bestaande medewerker kunt u snel vinden door een deel van de voor- of achternaam in te vullen in het tekstveld bovenin en op Zoek te klikken. Wilt u de volledige lijst van medewerkers, klik dan op Toon alle medewerkers. Medewerker inactief maken Medewerkers die niet meer werkzaam zijn voor uw organisatie kunt u inactief maken. Inactieve medewerkers kunnen niet meer inloggen op de verlofkaart en dus geen nieuw verlof aanvragen of aanvragen beoordelen. Inactieve medewerkers worden nog wel getoond in overzichten en statistieken. U maakt een medewerker inactief door het vinkje voor Deze medewerker is actief bij het bedrijf weg te halen. U kunt een medewerker niet meer tonen in overzichten, rapportages en dergelijke door de optie Deze medewerker wordt getoond in overzichten uit te vinken. Wilt u een medewerker die op inactief is gezet weer actief maken? Dan bewerkt u de gegevens van de medewerker en vinkt u beide opties weer aan. U kunt een medewerker niet volledig verwijderen uit het systeem. Het gevolg hiervan is namelijk dat overzichten dan niet meer kloppen.

Afdelingen en teams beheren U kunt in de verlofkaart afdelingen en teams registreren. Functioneel is er geen verschil, behalve dat een medewerker aan maximaal één afdeling gekoppeld is en aan meerdere teams gekoppeld kan zijn. Een medewerker kan zowel aan een afdeling als aan een team gekoppeld zijn. Als dat het geval is krijgen zowel het afdelingshoofd als de teamleider bericht bij nieuwe verlofaanvragen en kunnen beiden een aanvraag goedkeuren. Afdelingen beheert u door in het administratiemenu naar Afdelingen te gaan. U ziet hier een overzicht van alle afdelingen die ingevoerd zijn in het systeem en u kunt hier ook een nieuwe afdeling toevoegen. U kunt voor een afdeling een leidinggevende instellen. Leidinggevenden kunnen verlofaanvragen beoordelen van medewerkers waar zij leidinggevende voor zijn. Een afdeling kunt u verwijderen door op het kruisje te klikken achter de afdelingsgegevens. Wanneer u een afdeling verwijdert waar nog medewerkers aan gekoppeld zijn, zijn deze medewerkers aan geen enkele afdeling meer gekoppeld na het verwijderen. Tip U kunt medewerkers aan een afdeling koppelen via het medewerkerbeheer. Teams beheert u door in het administratiemenu naar Teams te gaan. U ziet een overzicht van alle teams en de bijbehorende leidinggevende. Net als bij afdelingen kunt u nieuwe teams toevoegen en bestaande teams bewerken. U kunt medewerkers aan teams koppelen via het medewerkerbeheer, of door te klikken op het pictogram Teamleden beheren (achter de teamgegevens, naast het kruisje om te verwijderen). Anders dan bij afdelingen kunt u een medewerker aan meerdere teams koppelen.

19

Nieuwe verlofkaart (voor nieuw verlofjaar)

Nieuwe verlofkaart (voor nieuw verlofjaar) Wanneer u de verlofkaart voor het eerst configureert of wanneer u de verlofkaart voor een nieuw wilt configureren, dan moet u een nieuwe hoofdkaart toevoegen. De hoofdkaart is geldig voor één jaar. Op de hoofdkaart stelt u de vaste verlofdagen in en het verlofquotum per medewerker. In dit hoofdstuk worden alle stappen beschreven voor het aanmaken van een nieuwe hoofdkaart. Wanneer u alle medewerkers, afdelingen en teams hebt ingevuld, kunt u na de stappen uit dit hoofdstuk aan de slag met de verlofkaart voor uw medewerkers. Globaal bestaat het aanmaken van een nieuwe verlofkaart uit de volgende onderdelen: 1. Nieuwe hoofdkaart aanmaken 2. Vaste verlofdagen instellen 3. Quota voor medewerkers instellen 4. Controle en beschikbaar maken 5. Medewerkers e-mailbericht sturen Al deze stappen worden hieronder beschreven. U kunt deze stappen steeds herhalen voor ieder nieuw verlofjaar.

Nieuwe hoofdkaart aanmaken U maakt een nieuwe verlofkaart aan door in het administratiemenu op de optie Nieuwe hoofdkaart... te klikken. U kunt een naam, jaar en eventuele opmerkingen voor de hoofdkaart instellen. U kunt de naam in de meeste gevallen hetzelfde maken als het jaartal. Opmerkingen zijn niet verplicht, uw medewerkers zien deze opmerkingen wanneer ze de verlofkaart openen. Met het vinkje Beschikbaar kunt u aangeven of de kaart al zichtbaar is voor uw medewerkers. Wanneer de hoofdkaart succesvol aangemaakt is kunt u quota en vaste verlofdagen instellen. Dit doet u als volgt: klik in het administratiemenu op Hoofdkaart bewerken en kies vervolgens de kaart die u zojuist hebt aangemaakt. Daarna kunt u kiezen of u de naam en opmerkingen wilt bewerken, de vaste vrije dagen, of de quota van medewerkers. De laatste twee worden hieronder beschreven.

Vaste verlofdagen instellen Wanneer u in de het vorige scherm hebt gekozen voor de optie Ik wil vaste vrije dagen instellen, wordt een lijst getoond van vaste verlofdagen voor een hoofdkaart. Wanneer u de kaart zojuist hebt aangemaakt zal deze lijst nog leeg zijn. U kunt vaste verlofdagen toevoegen door onder het kopje Vaste vrije dag toevoegen een datum in te vullen en een verloftype te kiezen (zoals Feestdag). Tevens kunt u de verlofduur aangeven (standaard een hele werkdag) en optioneel kunt u nog een opmerking toevoegen. Voor de feestdag 25 december kunt u bijvoorbeeld 'Kerstmis' invoeren als opmerking. Deze opmerkingen zijn zichtbaar voor uw medewerkers in de verlofkaart. Klik op Toevoegen om de vaste dag toe te voegen. Wanneer u een fout heeft gemaakt bij het invoeren kunt u een vaste dag verwijderen met het kruisje voor de datum, of een dag bewerken met het potloodje. Vaste verlofdagen tellen mee voor quotum Vaste verlofdagen tellen mee voor het quotum van medewerkers. Wanneer u vijf vaste vakantiedagen instelt in de hoofdkaart, zullen deze worden afgetrokken van het verloftegoed van uw medewerkers. Het is mogelijk om in individuele gevallen vaste verlofdagen in te trekken. Medewerkers kunnen hiervoor een intrekverzoek indienen (dat door de leidinggevende wordt beoordeeld). Leidinggevenden en beheerders kunnen een dag meteen intrekken. Wanneer de ingetrokken vaste dag van het tegoed was afgetrokken, komt dit tegoed weer beschikbaar voor de medewerker om voor een andere verlofdag

20

Quota voor medewerkers instellen te gebruiken.

Quota voor medewerkers instellen Wanneer u de vaste dagen hebt ingesteld, kunt u weer terug naar het administratiemenu om de hoofdkaart te bewerken. Kies deze keer voor de optie Ik wil de quota van medewerkers instellen. Wanneer u deze optie hebt gekozen, wordt het quotabeheer geopend. U kunt hier per medewerker het verloftegoed (in dagen) instellen voor de gekozen hoofdkaart. Ook kunt u hier aangeven of medewerkers parttime werken (in de kolom deeltijdpercentage). Voor een medewerker die voltijds werkt vult u 100% in als deeltijdspercentage. In de tabel kunt u per verloftype instellen welk tegoed van toepassing is. De tegoeden in deze tabel zijn op basis van voltijdspercentages. Dit maakt het mogelijk om voor alle medewerkers hetzelfde aantal in te stellen: de verlofkaart berekent vervolgens hoeveel dagen dit zijn op basis van het deeltijdspercentage. Achter ieder invoerveld wordt het berekende aantal dagen getoond voor medewerkers die minder dan 10% werken. Dit zijn de daadwerkelijke verlofdagen voor de medewerker. Om snel het juiste aantal in te voeren kunt u in de eerste rij (Globaal) het aantal verlofdagen invullen en op het icoontje achter het invoerveld klikken. Het ingevoerde aantal wordt dan voor alle medewerkers ingevoerd. Maakt u gebruik van leeftijdsdagen? Klik dan op Bereken leeftijdsdagen om het juiste aantal leeftijdsdagen (op basis van geboortedatum) uit te rekenen. Wanneer u klaar bent met invullen klikt u op Opslaan. De ingevoerde quota zijn meteen van toepassing. Opties verzendlijst en e-mail sturen De optie In verzendlijst houdt in dat de medewerker opgenomen wordt in de groep medewerkers die een e-mailbericht ontvangt wanneer u de verlofkaart gereed heeft (zie verderop in dit hoofdstuk). In het algemeen vinkt u deze optie voor alle medewerkers aan. Vergeet niet om op Opslaan te klikken wanneer u medewerkers hebt aangevinkt. Met de actie Stuur e-mail met link kunt u één individuele medewerker een e-mailbericht sturen over zijn of haar verlofkaart die klaar staat. Dit is hetzelfde bericht dat u normaal naar alle medewerkers tegelijkertijd zou versturen. U stuurt meteen een e-mailbericht wanneer u op het envelopje klikt.

Controle en beschikbaar maken Wanneer u alle vaste dagen en tegoeden hebt ingesteld kunt u controleren of alle informatie correct is opgeslagen. Als beheerder kunt u in de verlofkaart ook verlofkaarten openen die nog niet actief zijn. Zo kunt u alvast de verlofkaart bekijken die u hebt aangemaakt. Wanneer u tevreden bent over de nieuwe verlofkaart, klikt u in het administratiemenu op Hoofdkaart bewerken en vervolgens op Ik wil de naam, opmerkingen en instellingen van deze hoofdkaart aanpassen. Zet het vinkje bij Beschikbaar aan om de verlofkaart voor uw medewerkers ter beschikking te stellen.

Medewerkers e-mailbericht sturen Wanneer de verlofkaart beschikbaar is kunt u uw medewerkers met een e-mailbericht hiervan op de hoogte stellen. In het e-mailbericht wordt een link naar de verlofkaart meegestuurd, zodat uw medewerkers snel en eenvoudig de verlofkaart kunnen openen. Klik in het administratiemenu op E-mail naar medewerkers versturen en kies vervolgens de nieuw aangemaakte hoofdkaart. Iedere medewerker waarvoor u eerder het vinkje In verzendlijst hebt aangevinkt ontvangt nu een e-mail met link naar de verlofkaart.

21

Quota voor medewerkers instellen

Tip Wilt u aan één medewerker het e-mailbericht sturen? Open dan het quotumbeheer en kies voor de actie Stuur e-mail met link (envelopje) achter de gegevens van de medewerker. Wanneer u al deze stappen hebt doorlopen heeft u een nieuwe verlofkaart in gebruik genomen en kunt u verlofaanvragen beoordelen.

22

Verloftypes beheren

Verloftypes beheren In de Verlofkaart worden verlofaanvragen en quota gekoppeld aan verloftypes. Een aantal verloftypes – vakantie, ATV, seniorendag, speciaal verlof en feestdag – zijn standaard aanwezig in de verlofkaart. U kunt extra verloftypes toevoegen via het administratiemenu. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan zwangerschapsverlof, overwerkcompensatie, of andere verloftypes die u graag wilt registreren met behulp van de verlofkaart. In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u een nieuw verloftype toevoegt en hoe u met verschillende situaties om kunt gaan. U kunt het overzicht met alle ingestelde verloftypes openen door vanuit het administratiemenu op Verloftypes beheren te klikken.

Nieuw verloftype toevoegen U voegt een nieuw verloftype toe door vanuit het overzicht met verloftypes op de knop Nieuw verloftype te klikken. U kunt vervolgens een naam invullen voor het verloftype, een kleur kiezen, en aangeven of het type actief is. Daarnaast kunt u aangeven of er een quotum van toepassing is op het verloftype en eventueel het quotum nog opsplitsen in een wettelijk tegoed en een bovenwettelijk tegoed. Hoe dit precies werkt wordt hieronder uitgelegd. Wanneer u alle gegevens hebt ingevuld, klikt u op Opslaan. Het nieuwe verloftype wordt dan aangemaakt. Let op: een eenmaal aangemaakt verloftype is niet meer te verwijderen! Tip Ziet u geen keuzescherm bij het instellen van de kleur? Neem dan een van de de volgende kleurcodes over: #ffcc00 (voor geel), #000000 (voor zwart) of #00ffcc (voor lichtblauw).

Verloftype bewerken U bewerkt een verloftype door op de naam te klikken. Met de pijltjes achter een verloftype (in de lijst met verloftypes) kunt u de volgorde in de legenda van de verlofkaart aanpassen.

Verloftypes en quotum U kunt voor een verloftype instellen of een quotum van toepassing is of niet. Wanneer er geen quotum van toepassing is, heeft een medewerker geen tegoed voor een verloftype. Hij kan echter wel altijd een verlofaanvraag indienen (die door zijn leidinggevende wordt beoordeeld); ook wordt bijgehouden hoeveel verlof er van dit type opgenomen is. Wanneer u wel een quotum instelt voor een verloftype, dient u per medewerker het tegoed in te stellen in het quotabeheer. Wanneer een medewerker geen tegoed heeft voor een bepaald verloftype kan hij geen aanvraag indienen voor dat verloftype. Zijn leidinggevende kan dat wel doen. Wanneer u gebruik maakt van quotum, kunt u ook aangeven of het quotum nog na afloop van het verlofjaar van toepassing is. Hierbij kunt u nog onderscheid maken tussen wettelijk en bovenwettelijk verlof. Zo kunt u bijvoorbeeld instellen dat voor een bepaald verloftype 20 dagen wettelijk zijn vastgesteld en dat de wettelijk vastgestelde dagen nog 180 dagen geldig zijn na afloop van het verlofjaar, terwijl bovenwettelijke dagen (het aantal dagen boven het wettelijke aantal van twintig dagen) nog 365 dagen geldig zijn.

23

Leeftijdsdagen beheren

Leeftijdsdagen beheren Veel cao's en arbeidsregelementen kennen regelingen voor oudere medewerkers. Met de optie voor leeftijdsdagen in de Verlofkaart kunt u automatisch extra verloftegoed toekennen aan medewerkers die op basis van hun leeftijd aanspraak maken op extra verlofdagen. Hiervoor is het wel van belang dat u de geboortedata heeft ingevoerd bij de medewerkers. Leeftijdsdagen worden berekend aan de hand van regels. De regels voor leeftijdsdagen kunt u instellen door in het administratiemenu te klikken op Leeftijdsdagen. U ziet hier een overzicht van ingestelde regels voor leeftijdsdagen. U voegt een nieuwe regel toe door te klikken op Leeftijdsdag toevoegen. Bij het aanmaken of bewerken van leeftijdsdagen vult u een vanaf- en een tot-en-met-leeftijd in (in jaren). Wanneer een medewerker tussen beide leeftijden valt, krijgt hij alle verlofdagen toegekend in die u invult onder aantal dagen. Bereikt een medewerker halverwege het jaar de grensleeftijd, dan wordt het aantal leeftijdsdagen naar rato toegekend. Regels kunnen gecombineerd worden. Wanneer u bijvoorbeeld een regel definieert waarbij medewerkers tussen 55 jaar en 65 jaar oud vijf leeftijdsdagen krijgen, en een tweede regel definieert waarin u bepaalt dat medewerkers in de leeftijd 60-65 jaar tien leeftijdsdagen krijgen, dan krijgt een 62-jarige werknemer in totaal vijftien leeftijdsdagen. Een medewerker die halverwege het jaar 60 jaar oud wordt krijgt 12,5 verlofdagen (10 dagen van de eerste regel, en 50% van de vijf dagen van de tweede regel).

Leeftijdsdagen toekennen Wanneer u regels voor leeftijdsdagen hebt ingesteld, vergeet u dan niet om bij het quotumbeheer de leeftijdsdagen uit te laten rekenen en in te stellen. Zie ook Quota voor medewerkers instellen.

24

Ondersteuning

Ondersteuning Heeft u een probleem en komt u er niet uit met behulp van deze handleiding, dan kunt u op verschillende manieren ondersteuning verkrijgen.

Medewerkers en leidinggevenden Heeft u een probleem bij het aanvragen verlof of bij het beoordelen van verlofaanvragen? Neem dan eerst contact op met uw systeembeheerder of met uw HR-afdeling.

Contact opnemen met de helpdesk De helpdesk van InterExperts staat voor u klaar als u vragen heeft over de Verlofkaart en om hulp te bieden bij problemen. Onze helpdesk is tijdens kantooruren bereikbaar per telefoon en e-mail. De actuele contactgegevens en openingstijden vindt u op de website van InterExperts: www.interexperts.nl. • Contact per e-mail: mail naar [email protected] • Contact per telefoon: bel naar 010 - 291 9610 en kies optie 1 (helpdesk)

25