VENSOC - GEBRUIKERSHANDLEIDING
INLEIDING De applicatie Vensoc biedt u de mogelijkheid om de aangiften in de vennootschapsbelasting (inclusief bijlagen) langs elektronische weg op te stellen en in te dienen. De applicatie kan worden gebruikt door alle personen die namens een vennootschap een aangifte in de vennootschapsbelasting moeten indienen. Uiteraard moeten deze personen daartoe door de vennootschap gemachtigd zijn. Vensoc vereist geen voorafgaande registratie van de volmachten en de gebruikelijke papieren volmacht volstaat. Deze handleiding geeft een overzicht van de technische vereisten die verbonden zijn aan de toepassing Vensoc en die u vooraf op uw computer dient te installeren. Daarnaast omvat de handleiding een chronologisch overzicht van de verschillende stappen die moeten worden doorlopen om tot een geslaagde verzending te komen. Voor zeer gerichte vragen kan de FAQ (Frequently Asked Questions) worden geraadpleegd.
1. TECHNISCHE VEREISTEN Vensoc kan slechts worden gebruikt indien aan een aantal technische vereisten is voldaan. U dient over een digitaal certificaat te beschikken en de vereiste software moet vooraf geïnstalleerd zijn.
1.1. Digitaal certificaat Omdat de gegevens die elektronisch zullen worden verzonden van vertrouwelijke aard zijn, moet de elektronische verbinding worden beveiligd. Hiervoor is een digitaal certificaat vereist. Dit digitaal certificaat gebruikt u om toegang te krijgen tot de toepassing Vensoc en om de aangiften digitaal getekend te verzenden. Als digitaal certificaat kan u gebruik maken van een elektronische identiteitskaart of een digitaal certificaat klasse 3.
1.1.1. Elektronische identiteitskaart (eID) Hieronder volgen de verschillende stappen die u moet doorlopen om met uw eID een Vensocaangifte te kunnen indienen. •
U heeft reeds een eID of u vraagt uw eID aan: Als u uw eID nog niet heeft ontvangen kan u zelf uw eID aanvragen bij de dienst bevolking van uw stad of gemeente.
•
U heeft een kaartlezer: Een eID-kaartlezer is nodig om uw PC te laten communiceren met de eID. Deze kaartlezer kan met uw PC verbonden worden via een seriële poort of een USBpoort. Voor meer informatie en een overzicht omtrent de kaartlezers kan u terecht op: www.kaartlezers.be. Kaartlezers kunnen ook geïntegreerd zijn in het toetsenbord of geïntegreerd worden via het zogenaamde PC-card slot van een draagbare computer.
•
Installatie van de kaartlezer: Om uw eID en kaartlezer te kunnen gebruiken, heeft u specifieke software nodig. Deze kan u gratis downloaden van het internet op het volgende adres: http://readers.eid.belgium.be/. 1/18
1.1.2. Digitaal certificaat klasse 3 Een dergelijk digitaal certificaat is te vergelijken met een elektronische identiteitskaart, waarop een beperkt aantal gegevens voorkomen met betrekking tot de houder van het certificaat (de identiteit van de houder, de publieke sleutel die verbonden is met de houder van het certificaat, de geldigheidsduur en de klasse van het certificaat). U dient over een digitaal certificaat klasse 3 te beschikken. Er zijn drie erkende Certificatie Autoriteiten die dergelijke digitale certificaten kunnen uitreiken: Certipost, Global Sign en Isabel. Via hun respectievelijke website kunnen de certificaten aangevraagd worden. Indien u reeds over een digitaal certificaat klasse 3 beschikt, kan u dit uiteraard gebruiken. U hoeft geen nieuw certificaat aan te vragen. De FOD Financiën heeft in het verleden reeds een aantal andere elektronische toepassingen ontwikkeld, die eveneens gebruik maken van een digitaal certificaat klasse 3. Het betreft o.a. ‘Intervat' (elektronisch indienen van BTW-aangiften) en ‘Finprof' (elektronisch indienen aangiften in de bedrijfsvoorheffing). Eenzelfde digitaal certificaat kan dus zowel voor ‘Vensoc', ‘Intervat' als ‘Finprof' worden gebruikt.
1.2 Software De gebruiker dient te beschikken over: • • • • • • • •
een internetverbinding (bij voorkeur Breedband); een browser Internet Explorer versie 7.0 of hoger (Netscape Communicator en Mozilla Firefox worden momenteel nog niet ondersteund); Adobe Acrobat Reader versie 7 of hoger; een elektronische identiteitskaart of een digitaal certificaat klasse 3; software voor het installeren van de kaartlezer, te downloaden via http://readers.eid.belgium.be/; software voor het gebruik van de elektronische identiteitskaart, te downloaden via http://readers.eid.belgium.be/; software voor creatie PDF; java runtime (aanbevolen versie 6 update 13 of hoger), te downloaden via www.java.com.
2. AANGIFTE EN BIJLAGEN Indien u beschikt over een digitaal certificaat klasse 3 of een elektronische identiteitskaart en de vereiste software op uw computer heeft geïnstalleerd, kan de applicatie Vensoc worden gebruikt. De verschillende te doorlopen stappen worden hierna toegelicht. Vermits Vensoc een offlinetoepassing is, kan het doorlopen van de verschillende stappen in de tijd worden gespreid.
2/18
2.1. Stap 1: Creëer een directory/map Om de verzending succesvol te laten verlopen, is het noodzakelijk dat per aangifte die zal worden verzonden een aparte directory/map wordt gecreëerd waarin naast de elektronische aangifte ook de bijbehorende bijlagen worden opgeslagen. Met andere woorden, het volledig te verzenden pakket moet worden samengebracht in éénzelfde map.
2.2. Stap 2: Downloaden en invullen Vensoc-aangifte Door te klikken op “OPHALEN AANGIFTE” kan u de Vensoc-aangifte downloaden.
Een Vensoc-aangifte is een elektronische versie van een aangifte in de vennootschapsbelasting. Deze aangifte heeft dezelfde waarde als een traditionele papieren aangifte en wordt uiteraard volgens dezelfde reglementering als de papieren versie ingevuld. De opgave voor de investeringsaftrek is reeds als bijlage bij de Vensoc-aangifte toegevoegd.
3/18
De Vensoc-aangifte wordt opgeslagen in de map die in stap 1 werd gecreëerd. De bestandsnaam van de aangifte moet de volgende zijn: Verplichte bestandsnaam Verplichte bestandsnaam Verplichte bestandsnaam Aanslagjaar 2010 Aanslagjaar 2009 Aanslagjaar 2008 1I_00002751_NL_2010.pdf 1I_00002751_NL_2009.pdf 1I_00002751_NL_2008.pdf Het invullen van de Vensoc-aangifte gebeurt niet online. Dit heeft als voordeel dat het invullen van de aangifte in de tijd kan worden gespreid. Daarnaast kan de aangifte via elektronische weg naar andere personen worden verzonden (bv. fiscaal raadgever, bedrijfsrevisor, enz.). De gebruiksvriendelijkheid van de Vensoc-aangifte wordt verhoogd door het aanbieden van enkele hulpschermen. Daarnaast worden materiële vergissingen maximaal vermeden door de intern ingebouwde validaties. In de blauwe en rode velden kunnen numerieke of alfa-numerieke gegevens worden ingevuld; de rode velden zijn steeds verplicht in te vullen.
In het vak "Diverse bescheiden, opgaven en inlichtingen" dient u de bijlagen aan te kruisen die u zal toevoegen. De neergelegde jaarrekening en het verslag van de algemene vergadering zijn steeds verplicht toe te voegen bijlagen en aldus in het rood aangeduid. Er moet volledige overeenstemming zijn tussen de bijlagen die in de aangifte aangekruist en de bijlagen die effectief toegevoegd worden 4/18
aan de aangifte. Het is aan te raden zoveel mogelijk informatie mee te sturen, teneinde achteraf bijkomende vragen te vermijden.
De taal van de Vensoc-aangifte moet overeenstemmen met de taal van de papieren aangifte vennootschapsbelasting die aan de vennootschap werd toegezonden. Bij eventuele problemen op dit vlak dient u de taxatiedienst te contacteren waaronder de vennootschap ressorteert. De coördinaten van deze dienst zijn op de papieren aangifte vermeld. Nadat de Vensoc-aangifte volledig is ingevuld, wordt de groene validatieknop aangeklikt. Deze knop bevindt zich OP ELKE PAGINA VAN DE VENSOC-AANGIFTE.
In voorkomend geval wordt vervolgens aangegeven welke onvolkomenheden de Vensoc-aangifte bevat.
5/18
Zolang één of meer foutmeldingen verschijnen, zal het onmogelijk zijn om de aangifte elektronisch in te dienen. Als u niettemin overtuigd bent van de juistheid van de aangifte, wordt u verzocht alsnog een papieren versie van de aangifte in te dienen. Indien de aangifte geen onvolkomenheden meer bevat, krijgt u het bericht dat de aangifte geldig is.
6/18
2.3. Stap 3: Creatie XFDF-bestand Nadat de Vensoc-aangifte volledig ingevuld en gevalideerd is, moet dit PDF-document als een XFDFbestand opgeslagen worden. Dit bestand, waarvan de grootte aanzienlijk kleiner is dan de Vensocaangifte, heeft als extensie 'XFDF'. U slaat dit bestand op in de map gecreëerd in STAP 1. Om het XFDF-bestand te creëren, kan er op twee manieren tewerk gegaan worden.
2.3.1. Via de knop “XFDF” Deze knop bevindt zich onderaan links op het einde van de Vensoc-aangifte. Het aanklikken heeft tot gevolg dat het XFDF-bestand automatisch gecreëerd wordt. Dit bestand dient vervolgens opgeslagen te worden in de map, gecreëerd in stap 1.
2.3.2. Via de menubalk Indien er geen gebruik wordt gemaakt van de knop "XFDF", moet de procedure via de menubalk gevolgd worden. Indien 1. 2. 3. 4.
ACROBAT READER VERSIE wordt gebruikt: Open de Vensoc-aangifte. Kies in de menubalk van Adobe Acrobat de optie ‘DOCUMENT' Kies vervolgens ‘FORMULIER INVULLEN' en ‘FORMULIERGEGEVENS EXPORTEREN' Kies tenslotte ‘opslaan data als type ‘XFDF'
Indien 1. 2. 3. 4.
wordt gebruik gemaakt van ACROBAT PROFESSIONAL: Open de Vensoc-aangifte. Kies in de menubalk van Adobe Acrobat de optie ‘ADVANCED' Kies vervolgens ‘FORMS' en ‘EXPORT FORMS' Kies tenslotte ‘opslaan data als type ‘XFDF'
2.4. Stap 4: Ophalen bijlagen In het vak "Diverse bescheiden, opgaven en inlichtingen" van de Vensoc-aangifte heeft u aangekruist welke bijlagen aan de aangifte zullen worden toegevoegd. Naast de bijlagen die u zelf dient te creëren (cfr. STAP 5), zijn er een aantal bijlagen waarvan het model door de FOD Financiën is vastgelegd. Deze bijlagen zijn elektronisch beschikbaar via de FINFORM-website van de FOD Financiën. Door te klikken op “OPHALEN BIJLAGEN” (in het beginscherm van de Vensoc-site) wordt de FINFORM-website geopend.
7/18
Via het zoekmenu kan het gewenste formulier worden gedownload.
Het formulier dient na aanvulling te worden opgeslagen in de map gecreëerd in STAP 1.
8/18
STAP 4 moet voor elke toe te voegen bijlage worden herhaald.
BELANGRIJK: De bestandsnaam van de gedownloade FINFORM-formulieren mag NIET worden gewijzigd. In tabel 1 wordt een overzicht gegeven van de verschillende formulieren met hun respectievelijke bestandsnamen.
9/18
TABEL 1: Bijlagen waarvan het model door de FOD Financiën wordt vastgelegd.
Opgave Omschrijving
Verplichte bestandsnaam Aanslagjaar 2010
Verplichte bestandsnaam Aanslagjaar 2009
Verplichte bestandsnaam Aanslagjaar 2008
204.3
1I_00002043_NL_2010.pdf
1I_00002043_NL_2009.pdf
1I_00002043_NL_2008.pdf
1I_0000328K_NL_2010.pdf 1I_0000328L_NL_2010.pdf
1I_0000328K_NL_2009.pdf 1I_0000328L_NL_2009.pdf
1I_0000328K_NL_2008.pdf 1I_0000328L_NL_2008.pdf
1I_0000275B_NL_2010.pdf 1I_0000275C_NL_2010.pdf 1I_0000275F_NL_2010.pdf
1I_0000275B_NL_2009.pdf 1I_0000275C_NL_2009.pdf
1I_0000275B_NL_2008.pdf 1I_0000275C_NL_2008.pdf
1I_0000275K_NL_2010.pdf
1I_0000275K_NL_2009.pdf
1I_0000275K_NL_2008.pdf
1I_0000275P_NL_2010.pdf 1I_0000275R_NL_2010.pdf Is automatisch toegevoegd als bijlage bij de Vensoc-aangifte. 1I_0000275W_NL_2010.pdf 1I_0000276K_NL_2010.pdf 1I_0000276N_NL_2010.pdf
1I_0000275P_NL_2009.pdf 1I_0000275R_NL_2009.pdf Is automatisch toegevoegd als bijlage bij de Vensoc-aangifte. 1I_0000275W_NL_2009.pdf 1I_0000276K_NL_2009.pdf 1I_0000276N_NL_2009.pdf
1I_0000275P_NL_2008.pdf 1I_0000275R_NL_2008.pdf Is automatisch toegevoegd als bijlage bij de Vensoc-aangifte. 1I_0000275W_NL_2008.pdf 1I_0000276K_NL_2008.pdf 1I_0000276N_NL_2008.pdf
1I_0000276P_NL_2010.pdf
1I_0000276P_NL_2009.pdf
1I_0000276P_NL_2008.pdf
1I_0000276T_NL_2010.pdf
1I_0000276T_NL_2009.pdf
1I_0000276T_NL_2008.pdf
1I_000276W1_NL_2010.pdf
1I_000276W1_NL_2009.pdf
1I_000276W1_NL_2008.pdf
1I_000276W2_NL_2010.pdf
1I_000276W2_NL_2009.pdf
1I_000276W2_NL_2008.pdf
1I_000276W3_NL_2010.pdf
1I_000276W3_NL_2009.pdf
1I_000276W3_NL_2008.pdf
1I_000276W4_NL_2010.pdf
1I_000276W4_NL_2009.pdf
1I_000276W4_NL_2008.pdf
328K 328L 275B 275C 275F
275K 275P 275R 275U 275W 276K 276N 276P 276T 276W1 276W2
276W3 276W4
Staat van de waardeverminderingen voor waarschijnlijke verliezen en van de voorzieningen voor risico's en kosten Opgave van degressief af te schrijven vaste activa Opgave van de vaste activa waarvoor van degressieve afschrijving wordt afgezien Vrijstelling van meerwaarden op zeeschepen Aftrek voor risicokapitaal Aangifte van gedane betalingen naar niettransparante staten of staten met een lage belasting Gespreide belasting van meerwaarden op bepaalde effecten Aftrek voor octrooi-inkomsten Investeringsreserve Investeringsaftrek Belastingkrediet voor onderzoek en ontwikkeling Gespreide belasting meerwaarden Vrijstelling van meerwaarden op bedrijfsvoertuigen Vrijstelling van meerwaarden op binnenschepen voor de commerciële vaart Tabel voor de berekening van de vrijstelling voor bijkomend personeel Vrijstelling voor bijkomend personeel tewerkgesteld voor wetenschappelijk onderzoek Vrijstelling voor bijkomend personeel tewerkgesteld voor de uitbouw van het technologisch potentieel van de onderneming Vrijstelling voor bijkomend personeel tewerkgesteld als diensthoofd uitvoer Vrijstelling voor bijkomend personeel tewerkgesteld als diensthoofd van de afdeling Integrale kwaliteitszorg
10/18
2.5. Stap 5: Creatie overige bijlagen Van de bijlagen waarvan sprake in STAP 4 is het model vastgelegd door de FOD Financiën. Het model van de overige bijlagen, die al dan niet verplicht aan de Vensoc-aangifte toegevoegd moeten worden, is niet door de FOD Financiën vastgelegd. Deze bijlagen dient u zelf te creëren. De creatie van deze bijlagen is echter aan een aantal voorwaarden onderworpen: 1. de bijlagen moeten aangemaakt worden in een PDF-formaat (via Adobe Acrobat Professional of een gelijkaardig programma); 2. een bijlage mag niet groter zijn dan 5 MB; 3. er kunnen slechts zes dergelijke bijlagen toegevoegd worden, met een verplichte bestandsnaam, zoals opgesomd in de hiernavermelde tabel.
11/18
TABEL 2: Bijlagen waarvan het model niet door de FOD Financiën wordt vastgelegd. Omschrijving 1. Jaarrekening 2. Verslagen aan en besluiten van de algemene vergadering 3. Interne jaarrekening 4. Afschrijvingstabellen 5. Detail verworpen uitgaven 6. Diversen
Verplichte bestandsnaam Aanslagjaar 2010 1I_10jaarrek.pdf 1I_10versav.pdf
Verplichte bestandsnaam Aanslagjaar 2009 1I_09jaarrek.pdf 1I_09versav.pdf
Verplichte bestandsnaam Aanslagjaar 2008 1I_08jaarrek.pdf 1I_08versav.pdf
1I_10intjaarrek.pdf 1I_10afschr.pdf 1I_10detvu.pdf 1I_10diversen.pdf
1I_09intjaarrek.pdf 1I_09afschr.pdf 1I_09detvu.pdf 1I_09diversen.pdf
1I_08intjaarrek.pdf 1I_08afschr.pdf 1I_08detvu.pdf 1I_08diversen.pdf
Deze bijlagen, met de verplicht vastgelegde bestandsnaam, moeten eveneens worden opgeslagen in de map gecreëerd in STAP 1.
12/18
2.6. Stap 6: Indienen aangifte 2.6.1. Algemeen Nadat de aangifte (als XFDF-type) en alle bijlagen ingevuld en samengebracht zijn in éénzelfde map bedoeld in STAP 1, kan de aangifte en haar bijlagen ingediend worden. Door te klikken op “INDIENEN AANGIFTE” neemt deze stap een aanvang. Hierdoor wordt een beveiligde internetverbinding tot stand gebracht en wordt u met behulp van een digitaal certificaat klasse 3 of een elektronische identiteitskaart geïdentificeerd. De vorige stappen kunnen in de tijd worden gespreid. Dit is echter niet mogelijk bij deze stap: hij kan niet worden onderbroken, vermits bij deze stap een online-verbinding tot stand wordt gebracht.
De eerste maal dat Vensoc gebruikt wordt, krijgt u een beveiligingswaarschuwing met de vraag om CAPICOM te installeren. Om een aangifte te kunnen verzenden dient dit uitgevoerd te worden.
13/18
2.6.2. Keuze certificaat Vervolgens dient u een selectie te maken tussen het type certificaat dat u wenst te gebruiken: • authentificatie via certificaat (Isabel, Globalsign of Certipost); • authentificatie via elektronische identiteitskaart.
Kies het correcte certificaat. Bij gebruik van de elektronische identiteitskaart dient u hier ‘Authentication’ (en niet ‘Signature’) te kiezen. Nadat u het correcte certificaat heeft geselecteerd krijgt u enkele beveiligingswaarschuwingen; om een aangifte te kunnen verzenden dient u deze te aanvaarden.
14/18
2.6.3. Invullen velden Tot slot toont de toepassing u een scherm waarin u een aantal velden dient in te vullen. Het betreft: • het pad waar de XFDF-versie van de Vensoc-aangifte zich bevindt; • naam en hoedanigheid van de indiener; • kantoor • telefoonnummer; • e-mail adres.
2.6.3.1. Het pad Het betreft het pad waar de XFDF-versie van de Vensoc-aangifte zich bevindt. U kan dit pad manueel invullen ofwel selecteren via de knop "Zoeken". U selecteert het XFDF-bestand en klikt vervolgens op "Open". Het pad wordt automatisch ingevuld. Het systeem zal automatisch in de map, waar de XFDF-versie van de Vensoc-aangifte zich bevindt, de bijlagen zoeken die in de aangifte aangekruist werden en deze eraan toevoegen. Voor wat de verzending van de bijlagen betreft, hoeft u dus geen verdere acties te ondernemen.
15/18
2.6.3.2. Naam, hoedanigheid, kantoor, telefoonnummer en e-mailadres Hier dient de naam en hoedanigheid van de indiener vermeld te worden. Optioneel kan hier de naam van het kantoor, telefoonnummer of e-mailadres ingevuld worden waartoe de indiener van de aangifte behoort (bv. naam van het accountants- of boekhoudkantoor of fiscaal kantoor).
2.6.4. Verzenden Door “VERZENDEN” aan te klikken wordt de aangifte en haar bijlagen elektronisch naar de FOD Financiën verzonden. Indien gebruik wordt gemaakt van de elektronische identiteitskaart, dient hier ‘Signature’ geselecteerd te worden. Alvorens een aangifte definitief te verzenden wordt u nogmaals gevraagd om het ondernemingsnummer en de naam van de vennootschap te bevestigen. Dit biedt u een extra garantie op het correct verzenden van een aangifte. De bestanden in de map worden automatisch gecomprimeerd tot één te verzenden bestand. Dit gecomprimeerde bestand blijft ook op uw PC bewaard, wat impliceert dat er voldoende ruimte op uw computer moet beschikbaar zijn. Indien de verzending succesvol is verlopen, ontvangt u een ontvangstmelding. De computer mag niet worden afgesloten vóór dit ontvangstbewijs werd ontvangen. Dit ontvangstbewijs bevat volgende gegevens en wordt door het systeem automatisch geplaatst in de map, gecreëerd in STAP 1: • • • •
uniek volgnummer; ondernemingsnummer, naam en balansdatum van de vennootschap; datum en uur van indiening; lijst van de meegezonden bijlagen.
16/18
LET OP: Enkel een ontvangstbewijs dat al deze gegevens bevat, wijst erop dat de aangifte werd ontvangen. Het ontvangstbewijs sluit de transactie af.
17/18
3. BIJZONDERHEDEN Indien u een Vensoc-aangifte voor een vennootschap heeft ingediend, mag u in geen geval nog een papieren aangifte voor deze vennootschap indienen. De Vensoc-aangifte kan na indiening niet meer op elektronische wijze geraadpleegd of gewijzigd worden. Indien u deze na indiening nog wenst te wijzigen of eventueel vergeten bijlagen wenst toe te voegen, dient u contact op te nemen met de bevoegde taxatiedienst waarvan de coördinaten zich op de papieren aangifte bevinden. Het pakket van de Vensoc-aangifte en haar bijlagen mag de maximumgrens van 15 MB niet overschrijden.
4. TESTVERSIE VAN VENSOC U heeft eveneens de mogelijkheid de toepassing Vensoc te testen in een testomgeving. De testversie van Vensoc werkt volledig analoog als de operationele versie: • •
ze laat u toe vertrouwd te raken met de wijze van verzending via Vensoc, zonder daarvoor een aangifte onherroepelijk in te dienen; bovendien kan u nagaan of de vereiste software correct op uw computer is geïnstalleerd.
Indien de testverzending succesvol uitgevoerd is, krijgt u de melding dat de test geslaagd is tezamen met een overzicht van de meegezonden bijlagen. Deze melding kan evenwel niet als een ontvangstbewijs beschouwd worden! De aangiften en bijlagen zijn NIET ingediend en worden NIET bewaard; geen ontvangstdatum wordt geregistreerd. In voorkomend geval wordt aangegeven welke onvolkomenheden de aangifte nog bevat, zo de test niet succesvol was. LET OP: Via de testversie kan nooit een aangifte ingediend worden. Indiening dient steeds te gebeuren via de operationele versie van Vensoc.
18/18
