VŠB – Technická univerzita Ostrava Fakulta elektrotechniky a informatiky
BAKALÁŘSKÁ PRÁCE
2006
Radka Bystroňová
VŠB – Technická univerzita Ostrava Fakulta elektrotechniky a informatiky Katedra informatiky
Informační systém pro rezervaci pokojů hotelu SPORT
2006
Radka Bystroňová
Poděkování Na tomto místě bych ráda poděkovala svému vedoucímu bakalářské práce, panu Marku Boberovi, za řadu podnětných nápadů a rad, pomoc při odstraňování chyb a za náměty pro zdokonalování práce.
Prohlášení Prohlašuji, že tato práce je mým původním autorským dílem, které jsem vypracovala samostatně. Všechny zdroje, prameny a literaturu, které jsem při vypracování používala nebo z nich čerpala, v práci řádně cituji s uvedením odkazu na příslušný zdroj.
V Orlové dne 30. dubna 2006
Radka Bystroňová
Abstrakt Stejně tak, jak se rozšiřuje využití výpočetní techniky a moderních technologií, stejně tak se zvyšuje potřeba a možnost cestovat. Základním předpokladem pro úspěšné cestování je existence hotelů a dalších ubytovacích zařízení. Předpokladem pro využívání výpočetní techniky v tomto oboru je pak existence kvalitního softwarového vybavení, splňujícího požadavky konkrétního ubytovacího zařízení. A právě spojením těchto dvou pohledů se věnuje má bakalářská práce. Zabývám se zde problematikou provozu ubytovacího zařízení a implementací tohoto prostředí do podoby informačního systému. Protože se obecně jedná o velmi rozsáhlou oblast, je tato práce orientována na služby související s recepční činností a vlastním ubytováním hostů. Klíčová slova hotel, recepce, informační systém, ASP.NET
Abstract The utilization of computer science and information technologies as well as the necessity and possibility of traveling are increased nowadays. The existence of hotels and other accommodation establishments is fundamental precondition for successful traveling. The precondition for the usage of information technologies in this domain is existence of superior software equipment. This software equipment has to satisfy the demands of the particular accommodation facility. The connection of these two views is mentioned in this bachelor thesis. It is concerned with the area of the hotel business and with the implementation of this problem domain into the form of information system. Generally, it is a very large problem domain and therefore the whole thesis is focused just on services which are connected with the accommodation processes and reception desk services. Keywords hotel, reception desk, information system, ASP.NET
Seznam použitých symbolů a zkratek ASP.NET CSS DFD ERD HTML HTTP IE IS RUP SQL SŘBD URL WWW WYSIWYG XHTML XML .NET
– Active Server Pages.NET – Cascading Style Sheets – Data Flow Diagram – Entity Relationship Diagram – HyperText Markup Language – HyperText Transfer Protocol – Microsoft Internet Explorer – Informační Systém – Rational Unified Process – Structured Query Language – Systém Řízení Báze Dat – Uniform Ressource Locator – World Wide Web – What You See Is (all) What You Get – eXtensible HyperText Markup Language – eXtended Markup Language – aplikační platforma společnosti Microsoft
Obsah 1.
Úvod
3
1.1 Informační systémy................................................................................................................. 3 1.2 Informační systém hotelu........................................................................................................ 4 2.
Problematika hotelového IS z pohledu recepčních činností
5
2.1 Host ......................................................................................................................................... 5 2.1.1 Host z České republiky ................................................................................................ 5 2.1.2 Host - Cizinec .............................................................................................................. 6 2.1.3 Adresáře hostů a firem ................................................................................................. 6 2.2 Ubytování................................................................................................................................ 7 2.2.1 Ubytování s rezervací................................................................................................... 8 2.2.2 Ubytování bez rezervace.............................................................................................. 8 2.3 Rezervace ubytování ............................................................................................................... 8 2.4 Správa pokojů a sestavy pro pokojské .................................................................................... 9 2.5 Pokladna................................................................................................................................ 10 2.5.1 Účet ............................................................................................................................ 10 2.5.2 Vystavení účtů ........................................................................................................... 10 2.5.3 Storno účtů ................................................................................................................. 10 2.5.4 Denní uzávěrka .......................................................................................................... 11 2.6 Správa ostatních číselníků..................................................................................................... 11 2.6.1 Číselník stravy ........................................................................................................... 11 2.6.2 Číselník způsobů plateb ............................................................................................. 12 2.6.3 Číselník příplatků a slev............................................................................................. 12 2.7 Statistiky ............................................................................................................................... 13 3.
Specifikace požadavků
14
3.1 Základní funkce IS ................................................................................................................ 14 3.2 Vstupy IS .............................................................................................................................. 14 3.3 Výstupy IS ............................................................................................................................ 15 4.
Analýza IS
16
4.1 Datová analýza...................................................................................................................... 17 4.1.1 Lineární zápis............................................................................................................. 18 4.1.2 E-R diagram ............................................................................................................... 19 4.2 Funkční analýza .................................................................................................................... 20 4.2.1 Diagram datových toků (DFD) .................................................................................. 20 4.2.2 Minispecifikace.......................................................................................................... 21 4.2.3 Diagram aktivit .......................................................................................................... 22 5.
Návrh implementace
23
6.
Implementace a testování
24
1
7.
Provoz systému
25
7.1 Vzhled systému ..................................................................................................................... 25 8.
Další možná rozšíření
27
9.
Závěr
28
10. Přílohy bakalářské práce
29
Literatura
30
2
1. Úvod Tato bakalářská práce se věnuje problematice informačního systému hotelu, a to jednak z pohledu vlastního provozu hotelu a jednak z pohledu jeho implementace. Takovýto systém by měl nabízet služby z oblastí rezervace pokojů, ubytování hostů, správy hostů, firem a uživatelů a služby týkající se práce s daty v tomto systému zpracovávanými (tiskové sestavy, analýzy využití hotelu, atd.). Celá práce je rozdělena do několika částí, které postupně odpovídají jednotlivým krokům potřebným při vývoji informačního systému. Než se začnu věnovat vlastní problematice informačního systému hotelu, je nejprve nutné popsat a zmapovat problémovou oblast, kterou bude vyvíjený systém implementovat. Toto je podrobně rozvedeno v první části práce. Další části práce se pak věnují vlastnímu softwarovému procesu vývoje tohoto informačního systému, kdy postupně vysvětluji jednotlivé jeho fáze a aplikuji je přímo pro potřeby této práce a tohoto IS. Vlastní text této práce však obsahuje jen základní informace a ukázky výstupů jednotlivých fází. Kompletní výstupy specifikace požadavků, analýzy či návrhu naleznete v příloze na CD. Konkrétní požadavky a závěry prezentované v této práci vznikly na základě osobní zkušenosti s provozem recepčních služeb hotelu Sport (Na Stuchlíkovi 793, Orlová-Lutyně). Ukázku výsledného IS můžete nalézt na adrese http://bys030.aspdotnet.sk.
1.1 Informační systémy Pojem informační systém (IS) je dnes velmi často využívaným slovem, a to především z pohledu nasazení informačních technologií do praktického použití. IS se tak stává nástrojem pro zpracování dat a informací v prostředí firem, organizací či jednotlivých osob. Systém je možné definovat jako účelově definovaný soubor komponent, mezi kterými existují určité vztahy, a které splňují nějaký cíl. Informační systémy jsou počítačové firemní systémy pro sběr a zpracování informací a dat. Informacemi zde míníme sdělení, které odstraňuje nejistotu nebo nevědomost, daty pak míníme jakékoli zaznamenané poznatky či fakta. Informaci je možno také chápat jako data s nějakým přidaným významem (data + význam). [1] Informační systémy je možné rozdělit na základě několika faktorů: • uzavřené × otevřené - podle toho, zda a do jaké míry nastává interakce s okolím • deterministické × stochastické - jednoznačné nebo náhodné chování • statické × dynamické - lineární nebo diferenciální (systém si pamatuje vnitřní stav) • spojité × diskrétní - podle časových událostí (případně kombinovaně) Systémy dále obecně dělíme na tvrdé a měkké. Tvrdé systémy jsou spojovány s jedním specifickým (strukturovaným) problémem, naopak v měkkých systémech vystupuje celá řada faktorů, které daný systém řeší a musí zohledňovat, jsou tedy obecnější a nabízí širší možnosti nasazení a využití. Každý informační systém je tedy možné začlenit podle výše uvedeného rozdělení. Vedle tohoto zařazení je možné definovat také základní cíle a úkoly, které klademe a očekáváme od těchto IS. Obecně informační systémy chápeme jako systémy pro zpracování dat, které mají tyto cíle: • strategické cíle - plánování investic, … • taktické cíle - management, kontrola rozpočtů, … • operační cíle - každodenní rutina, …
3
Úkoly informačního systému: • manažerské (EIS - Executive IS) • taktické (DSS - Decision Support System) • vedení (MIS - Management IS) • expertní (KWS - Knowledge Work System) • kancelářské (OIS - Office IS) • operativní: o TPS - transakční (banky...) o CRM - péče o zákazníka o RIS - rezervační systémy o CAM - konstrukční (CAD...) o GIS - geografické systémy
1.2 Informační systém hotelu Dříve, než se tato práce bude věnovat IS, který bude zohledňovat aplikační prostředí hotelu, je vhodné si nejprve specifikovat a popsat toto aplikační prostředí. Základem je tedy pojem hotel, kdy hovoříme o instituci, která za úplatu poskytuje (zpravidla krátkodobě) ubytování, zvláště turistům a „obchodním cestujícím“. Mimo to ubytovací složky jsou obvykle součástí hotelu také další související služby, které však jen rozšiřují nabídku služeb a zpříjemňují či usnadňují vlastní pobyt hostů. Základní provozní služby hotelu jsou následující: • služby související s vlastním ubytováním (provoz recepce) • služby související s provozem a údržbou hotelových pokojů (úklid, údržba, atd.) • služby související se stravováním hostů (provoz restaurace, bufetu, baru, atd.) • služby související s vedením hotelu (účetnictví, personalistika, atd.) • služby související s údržbou hotelu jako celku (opravy, zahradnické práce, atd.) • služby související s vyžitím hostů (sportovní aktivity, relaxační aktivity, atd.) • služby s přidanou hodnotou (organizace konferencí, předváděcích akcí, firemních akcí, atd.) Z uvedeného přehledu služeb je zřejmé, že IS, který by pokrýval celou tuto množinu služeb by byl, a zpravidla také je, velmi rozsáhlý. Pro účely této bakalářské práce a zároveň pro potřeby případného vlastního nasazení takovéhoto IS byla zvolena především část pokrývající služby související s vlastním ubytováním hostů, tj. s provozem recepce. Tento hotelový informační systém by tedy měl nabízet takové služby, které se týkají vlastního ubytování hostů, rezervace ubytování, správy ubytovacích kapacit či finančních a účetních procesů.
4
2. Problematika hotelového IS z pohledu recepčních činností V předchozí kapitole byl definován pojem IS. Jeho varianta v aplikačním prostředí hotelu a nástin požadovaných funkcí byl také zmíněn. Tato bakalářská práce se však věnuje pouze činnostem souvisejícím s recepcí. Mezi základní „recepční“ činnosti hotelu patří: • rezervace pokojů • ubytování hostů • správa hostů a firem • správa pokojů • správa jiných služeb, které může hotel nabídnout (v souvislosti s ubytováním) • základní funkce pokladny (vystavování účtů, denní uzávěrky, atd. ) • různé statistiky vytíženosti hotelu • apod. Při vlastním provozu hotelu a recepčních službách, stejně tak, jako při analýze, návrhu a implementaci informačního systému takovéhoto hotelu, je používána celá řada pojmů, dalších prvků a vlastností, které je potřeba ujasnit a vysvětlit. Mezi tyto pojmy patří zejména Host, Ubytování, Rezervace, atd., které jsou blíže vysvětleny v následujícím textu.
2.1 Host Hostem se rozumí osoba (cizinec nebo občan České republiky), která se ubytuje v ubytovacím zařízení v určitém období. Často se také stává, že firma objednává a zajišťuje ubytování pro své zaměstnance na služebních cestách. V tomto případě je host chápán jako osoba přímo spojená s danou firmou (evidují se informace o firmě i o konkrétní osobě).
2.1.1 Host z České republiky Pokud je ubytovávaným hostem občan České republiky je třeba jej identifikovat pomocí údajů z dokladu totožnosti (občanský průkaz, cestovní pas), tyto údaje jej pak budou provádět celým ubytovacím procesem. Mezi povinné údaje patří: • jméno a příjmení • adresa trvalého bydliště • číslo dokladu totožnosti • datum narození Mezi nepovinné údaje patří například rodné číslo, kdy je k jeho zjištění a využití potřeba písemný souhlas hosta (podle zákona o ochraně osobních údajů, č.101/2000 Sb.).
5
2.1.2 Host - Cizinec V případě, že hostem není občan České republiky, je při jeho ubytování potřeba postupovat zcela jiným způsobem. Tento způsob vychází ze zákona o pobytu cizinců na území České republiky (č. 326/1999 sb.) a přináší následující požadavky a potřeby. V prvé řadě je zde nutné vyplňovat a evidovat cizinecké lístky, které obsahují následující údaje: • datum, od kdy a do kdy je cizinec ubytován • jméno a příjmení, popřípadě rodné příjmení • adresa trvalého bydliště v cizině • datum, místo a stát narození • státní občanství • číslo cestovního dokladu (u cizinců z Evropské unie, může být uvedeno číslo občanského průkazu) • číslo víza, potřeboval-li cizinec při cestě do České republiky vízum • účel pobytu v České republice • SPZ motorového vozidla, přijel-li cizinec svým motorovým vozidlem • adresa pobytu v České republice (název a adresa ubytovacího zařízení) • podpis zaměstnance, který cizince ubytoval • podpis cizince, který však není nezbytný Pro tyto účely si ubytovací zařízení vedou cizineckou knihu, do které se všechny nutné údaje o hostech - cizincích vyplňují. Vyplněné cizinecké lístky se každý pracovní den musí odesílat na cizineckou policii. V pravomoci cizinecké policie je pak možnost provádění kontrol přímo v ubytovacích zařízeních. Tyto kontroly mají za úkol ověřit správnost vyplněných cizineckých lístků a identitu hostů. Pokud se objeví případné nesrovnalosti na cizineckých lístcích, může hrozit ubytovacímu zařízení nebo zaměstnanci ubytovacího zařízení pokuta podle daných zákonů.
2.1.3 Adresáře hostů a firem Veškeré výše uvedené informace o hostech (občanech ČR i cizincích) je vhodné evidovat ve zvláštních seznamech nazývaných adresář hostů a firem. Tyto adresáře mohou byt vedeny v papírové podobě, nicméně jejich elektronická forma přináší významnou úsporu času a celkové zefektivnění práce s těmito daty. Takovýto adresář (v elektronické podobě) by měl nabízet následující funkce: • přidávání nové položky do adresáře • hledání položky v adresáři • editaci položky v adresáři • smazání položky v adresáři • tisk karty hosta či firmy • správa hostů, kteří patří k dané firmě • atd.
6
2.2 Ubytování Ubytování hosta je proces, ve kterém se budoucí host zavede do systému a je mu přidělen a poskytnut pokoj k užívání. Ubytování hosta se provádí při příjezdu hosta. Průběh ubytování je blíže znázorněn na obrázku 1. Každé ubytovací zařízení si musí vést ubytovací knihu, ve které je evidován každý ubytovaný host s těmito údaji: • jméno a příjmení hosta • datum narození • číslo dokladu totožnosti • adresa trvalého bydliště • datum pobytu (od, do) • číslo pokoje, na kterém host je nebo byl ubytován
Obrázek 1 - Aktivitní diagram - Ubytování hosta na pokoj
7
Tato evidence je opět realizovatelná elektronicky, kdy data o ubytovaném hostu a data z adresáře hostů jsou identické a navzájem automaticky propojené. Proces ubytování je možné realizovat dvěmi způsoby, a to v závislosti na tom, zda pro dané ubytování existuje rezervace.
2.2.1 Ubytování s rezervací Ubytování na základě rezervace nastane v případě, že host, který se ubytovává má předem sjednanou rezervaci, a to buď telefonicky, osobně nebo písemně (faxem, emailem, dopisem). Host bude po ubytování evidován v ubytovací knize, je-li host cizincem, musí být jeho údaje uvedeny také v cizinecké knize. Pokud hotel i host preferuji zaplacení předem, vystaví se hostu hotelový účet, což je blíže popsáno v kapitole 2.5.
2.2.2 Ubytování bez rezervace Druhým případem ubytování je ubytování, kdy potencionální host nemá předem sjednanou rezervaci a přesto by se rád v daném hotelu ubytoval. Je možné hosta ubytovat pouze v případě, že je k dispozici volný pokoj (není právě obsazen a ani na něj není sjednaná rezervace). Povinné údaje se opět vedou v ubytovací knize (u cizince ještě v cizinecké knize). Stejně jako u ubytování s rezervací, přeje-li si host nebo ubytovací zařízení platbu předem, vystaví se hostu hotelový účet.
2.3 Rezervace ubytování Rezervace ubytování je proces, ve kterém si budoucí host nebo firma objednává pokoj požadovaných vlastností na určité období a za určitých podmínek. Rezervaci je možné provádět těmito způsoby: • telefonicky • osobně • písemně (faxem, emailem, dopisem) Informace o rezervaci by měly být následující: • jméno a příjmení hosta • informace o firmě, je-li objednávka pro firmu (název firmy, IČO, adresa,…) • období, na které je pokoj rezervován (od, do) • číslo pokoje, který bude rezervován • poznámky k rezervaci • atd. Rezervace je zpravidla platná do následujícího dne ode dne příjezdu, na kdy je pokoj rezervován. Zda-li hosté v den příjezdu rezervaci nevyužijí či nezruší, je rezervace zrušena automaticky. Průběh procesu rezervace je blíže znázorněn na obrázku 2.
8
Obrázek 2 - Aktivitní diagram - Rezervace pokoje pro hosta
2.4 Správa pokojů a sestavy pro pokojské Jak bylo uvedeno výše, nedílnou součástí provozu hotelu je správa ubytovacích kapacit a služby s tímto související. Konkrétně se z tohoto pohledu jedná o činnosti: • evidence a správa pokojů, které ubytovací zařízení nabízí • evidence a tisk aktuálního stavu všech pokojů (uklizeno, neuklizeno, obsazeno) - toto je důležité například pro pokojské, které musí vědět, které pokoje je nutno uklidit důkladně nebo jen částečně U jednotlivých pokojů se evidují tyto údaje: • číslo pokoje • typ pokoje • počet lůžek • cena • vybavení • atd.
9
2.5 Pokladna Veškeré činnosti týkající se služeb nabízených ubytovacím zařízením se samozřejmě týkají také financí, plateb a peněz obecně. Finanční problematiku je potřeba řešit při výpočtech ceny za ubytování, při vlastních platbách za ubytování, při mzdových a personalistických úkonech, při restauračních úkonech, apod. V případě vyvíjeného IS se tato oblast zužuje na činnosti související s příjímáním plateb od hostů a kalkulaci cen za ubytování a další služby.
2.5.1 Účet Účtem se rozumí daňový doklad, který je vystaven jako potvrzení o zaplacení za službu nebo věc, která byla poskytnuta nebo prodaná. Vzhled, forma a obsah se řídí zákonem o dani z přidané hodnoty (č. 235/2004 Sb.), zákonem o dani z příjmu (č. 500/2002 Sb.) či zákonem o registračních pokladnách (č. 215/2005 Sb.). Doklad by měl obsahovat tyto náležitosti: • číslo účtu • datum vystavení účtu • datum zdanitelného plnění • datum ubytování hosta (od, do) • jméno a příjmení hosta nebo název firmy • adresa hosta nebo firmy • pokud se jedná o firmu musí být uvedeno IČO a DIČ firmy • názvy poskytnutých služeb, ceny (s i bez DPH), DPH a množství • celková částka k úhradě • jméno osoby, která účet vystavila • razítko hotelu a podpis osoby, která účet vystavila • v hlavičce účtu musí být uveden název hotelu, adresa, IČO, DIČ, tel., fax, …
2.5.2 Vystavení účtů Vystavení účtů se provádí v jedné z následujících situací: • při ubytování hosta • při odjezdu hosta • na vyžádání hosta nebo hotelu Účet je možno vystavit hostu nebo firmě. Musí být vybrán způsob platby, který je následně uveden na účtu, a který musí odpovídat reálnému způsobu provedení platby. Účet by měl být vystaven ve dvou kopiích, kdy jedna kopie s razítkem a podpisem náleží hostu a druhá kopie se přikládá k denní uzávěrce.Vystavený účet by měl být také uložen v archívu vystavených účtů.
2.5.3 Storno účtů Pod termínem „storno účtu“ je možné si představit zrušení již vystaveného účtů. Storno účtu se provádí z různých důvodů, například jsou-li některé údaje na účtu chybné nebo byl-li účet vystaven omylem atd. V takovýchto případech se vystavený účet stornuje, opraví se chyby a vystaví se
10
opravený účet, který však má stejné číslo jako stornovaný účet. Stornované účty musí byt pečlivě zakládány a obě dvě kopie by měly být opět přikládány k denní uzávěrce. Převezme-li host účet, nesmí se již stornovat, pokud chybný účet nevrátí a nebude mu vystaven nový.
2.5.4 Denní uzávěrka Denní uzávěrka je proces, který se provádí zpravidla na konci období (dne) a slouží k přehledu denních pohybů financí, stavů ubytování, atd. Skládá se z těchto úkolů a procesů: • uzavření pokladny a sečtení tržeb za dané období (daný den) • tisk přehledu tržeb • tisk aktuálně ubytovaných hostů • storno rezervací, které nebyly uskutečněny v daný den • tisk přehledu stornovaných účtů Uzávěrka je následně důležitá pro účetní operace. Uzávěrka se předává účetní, a to i s tržbou za daný den.
2.6 Správa ostatních číselníků Nedílnou součástí provozu hotelu a jeho informačního systému jsou také číselníky, které jsou důležité pro přesné a jednoduché evidování nabízených služeb, věcí a možností hotelu. Mezi číselníky můžeme zařadit: • číselník nabízené stravy • číselník způsobů plateb • číselník příplatků a slev • atd.
2.6.1 Číselník stravy Číselník stravy obsahuje různé druhy stravy, které ubytovací zařízení nabízí (snídaně, obědy, večeře, …) spolu s ubytováním, tj. takové typy stravy, které se přímo vážou k ubytování a budou uvedeny na účtu společně s ubytováním. Základní informace, které by měly byt evidovány o každém druhu stravy jsou následující: • název nebo druh stravy • množství • cena s nebo bez DPH • DPH • popis stravy • poznámky ke stravě Tento číselník je podstatný pro recepční, která jej využívá pří ubytování hosta, může tak přiřadit některou stravu z číselníku přímo konkrétnímu hostu, a to na základě jeho poptávky.
11
U stravy je vhodné mít k dispozici několik variant tiskových sestav, které zohledňují přiřazení a využití stravy. Mezi tyto sestavy může patřit například: • přehled stravy v daný den – je podstatný pro kuchyň, která bude vědět jakou stravu má v daný den a komu připravit • přehled stravy v daném období – tento přehled je důležitý při měsíčních uzávěrkách • atd.
2.6.2 Číselník způsobů plateb Tento číselník definuje různé způsoby plateb, které ubytovací zařízení umožňuje využít při provádění plateb. Základní informace, které by měly být evidovány o každém způsobu platby jsou následující: • název způsobu platby • popis způsobu platby • poznámky ke způsobu platby Způsoby plateb jsou důležité při vystavování účtů za ubytování a další služby. Formy úhrad mohou být následující: • platba hotově • platba kreditní kartou • platba na fakturu • ostatní platby
2.6.3 Číselník příplatků a slev Tento číselník obsahuje příplatky a slevy za služby či věci, které ubytovací zařízení nabízí, a to jako rozšíření standardních služeb ubytování. Patři zde například: • příplatek za psa, kočku či jiné zvířectvo • parkovné • sleva za neobsazené lůžko • příplatek za televizi na pokoji • příplatek za internet na pokoji • atd. Základní informace, které by měly být evidovány o každém příplatku nebo slevě jsou následující: • název příplatku nebo slevy • popis příplatku nebo slevy • cena s nebo bez DPH • DPH • poznámky k příplatku nebo slevě
12
Tento číselník je podstatný pro recepční, která pří ubytování hosta či vystavení účtu může hostu přiřadit některé příplatky nebo slevy z číselníku, a to s ohledem na využité služby.
2.7 Statistiky Pro efektivní řízení hotelu je důležité mít přehled o některých faktorech a ukazatelích provozu hotelu, a to v podobě čitelné a srozumitelné pro management hotelu. Mezi takovéto důležité faktory patří například: • vytíženost obsazení a využití služeb hotelu • návštěvnost stálých zákazníků • statistiky tržeb za dané období • atd. Tyto statistiky mají za úkol mapovat nejen aktuální stav uvedených faktorů, ale také jejich historii. Forma a tvar výstupů těchto statistik již závisí na konkrétních potřebách a možnostech systému a managementu. Mohou být nabízeny například ve tvaru textových tabulek, grafů, matematických hodnot, atd.
13
3. Specifikace požadavků V předcházející kapitole byly uvedeny základní pojmy a principy spojené s provozem ubytovacího zařízení, a to zejména z důrazem na recepční služby a služby spojené s ubytováním hostů. Dále zde byly rozvedeny konkrétní procesy realizované při ubytování hostů, rezervaci ubytování, atd. Veškeré tyto informace jsou použitelné jako specifikace požadavků vyvíjeného informačního systému hotelu. Nicméně je potřeba tyto údaje upravit do podoby, která bude srozumitelná zadavateli a zároveň využitelná pro další fáze softwarového procesu. Jako možná forma, vhodná pro tento účel, je strukturovaný textový zápis s uvedením základních funkcí požadovaných po systému a dále pak definovaný seznam vstupů a požadovaných výstupů ze systému. Dále se zde mohou objevit identifikace uživatelských rolí, které jsou zjevné již při specifikaci požadavků tvořeného IS.
3.1 Základní funkce IS • • • • • • • • • • •
Ubytování hosta Rezervace ubytování pro hosta či firmu Přehled a správa rezervací ubytování (včetně historie) Přehled a správa ubytovaných hostů (včetně historie) Správa informací o firmách, které vystupují jako zákazníci hotelu Správa informací o hostech (včetně cizinců) Správa financí (účty, vystavení účtu, platby, atd.) Správa pokojů (uvolnění pokoje, vytvoření nového pokoje, editace pokoje) Výstupní sestavy (přehled tržeb za zvolené období, přehled pokojů, stravy, příplatků, slev a způsobů plateb) Zabezpečení práce v systému (autorizace, autentifikace) Správa uživatelů
3.2 Vstupy IS Následující seznam nabízí přehled dat či informací, které do systému vstupují z jeho okolí. Informace o pokojích - číslo pokoje, kapacita, druh pokoje, zařízení pokoje, cena pokoje, poznámky Informace o hostech - titul, jméno, příjmení, číslo pasu nebo občanského průkazu, adresa, stát, telefon, email, datum narození, pouze cizinci (místo narození), poznámky Informace o firmách - název, adresa, IČO, DIČ, telefon, email, www, číslo bankovního účtu, poznámky Informace o rezervacích - datum příjezdu, datum odjezdu, číslo pokoje, informace o hostu nebo o firmě, poznámky Informace o uživatelích - přihlašovací jméno, jméno, příjmení, heslo, datum narození, adresa, telefon, email, poznámky Informace o ubytování - datum příjezdu, datum odjezdu, číslo pokoje, informace o hostu nebo firmě, cena pokoje, slevy/příplatky, strava, pouze cizinci (účel pobytu), poznámky Informace o stravě - název stravy, druh stravy, cena stravy, počet stravy Informace o příplatku nebo slevě - název příplatku nebo slevy, popis příplatku nebo slevy, cena příplatku nebo slevy, poznámky
14
Informace o způsobu platby - název způsobu platby, popis způsobu platby, poznámky Informace o hotelu - název ubytovacího zařízení, IČO, DIČ, adresa, poznámky
3.3 Výstupy IS Následující seznam opět shrnuje informace a data, která nějakým způsobem ze systému vystupují, a to v nejrůznějších podobách. Účty – elektronické či písemné potvrzení o platbě (zahrnuje: číslo účtu, datum vystavení účtu, datum zdanitelného plnění, datum ubytování hosta (od, do), číslo pokoje, informace o hostu nebo firmě, cena pokoje, cena stravy, počet dní, cena slev/příplatků, cena celkem bez DPH, DPH, cena celkem s DPH, způsob úhrady, jméno vystavitele účtu, informace o hotelu) Přehled vystavených účtů – stručný přehled všech vystavených účtů (viz účty) Seznamy pokojů – stručný přehled všech pokojů v hotelu (zahrnuje: číslo pokoje, kapacita, druh pokoje, vybavení pokoje, cena pokoje, poznámky) Uzávěrky – souhrnné informace o finančních pohybech za určité období (zahrnuje: viz přehled tržeb za zvolené období, viz přehled ubytovaných hostů za určité období, viz přehled vystavených účtů za určité období) Přehled rezervací – stručný přehled všech rezervací (zahrnuje: datum příjezdu, datum odjezdu, číslo pokoje, informace o hostu nebo firmě, stav, poznámky) Přehled ubytovaných hostů – přehled všech aktuálních hostů (zahrnuje: datum příjezdu, datum odjezdu, číslo pokoje, informace o hostu nebo firmě, cena pokoje, slevy/příplatky, strava, zaplaceno, poznámky) Přehled volných pokojů v daném období – seznam všech pokojů, které nejsou ve zvoleném období obsazené či rezervované (zahrnuje: číslo pokoje, kapacita pokoje, druh pokoje, zařízení pokoje, cena pokoje, poznámky) Seznamy stravy – stručný přehled nabízené stravy v hotelu (zahrnuje: název stravy, druh stravy, cena stravy, popis stravy, poznámky) Seznam příplatků nebo slev – stručný přehled možných příplatků nebo slev v hotelu (zahrnuje: název příplatku nebo slevy, popis příplatku nebo slevy, cena příplatku nebo slevy, poznámky) Seznam způsobů plateb – stručný přehled možných způsobů plateb v hotelu (zahrnuje: název způsobu platby, popis způsobu platby, poznámky) Přehled tržeb za zvolené období – stručný přehled tržeb z plateb uskutečněných v daném období (zahrnuje: hotově celkem, kartou celkem, faktura celkem, ostatní platby celkem) Archív ubytovaných hostů – přehled dříve ubytovaných hostů (zahrnuje: viz přehled ubytovaných hostů) Archív rezervací – přehled starých a propadlých rezervací (zahrnuje: viz přehled rezervací)
15
4. Analýza IS Analýza je další fázi softwarového procesu a pokrývá převod slovního zadání či jinak zpřesněného popisu reality do tvaru, který může sloužit jako podklad pro zahájení návrhu řešení a pro vlastní implementaci. Analýza znamená studium problému (jeho poznání, popis, modelování) dříve, než se začnou provádět akce směřující k řešení tohoto problému (tvorba IS). Za řešení se považuje i odůvodněné negativní stanovisko odmítnutí realizace. Současně se v této fázi může provádět návrh ovládání programu a jeho vzhledu. Výstupem analýzy jsou pak modely (abstraktní obraz reality), vhodné pro správné pochopení systému a pro komunikaci mezi Uživatelem, Analytikem a Realizátorem. První dvojice (Uživatel - Analytik) vyžaduje srozumitelné prostředky komunikace, druhá pak (Analytik - Realizátor) přesné. Proces analýzy se skládá z několika části, kdy se tyto jednotlivé části specializují na určité aspekty. Mezi tyto části patří datová analýza či funkční analýza. Také funkční model jako výsledek funkční analýzy musí být srozumitelný zadavateli a přitom dostatečně přesný pro budoucí implementaci. Jedním z prvotních kroků při analýze IS bývá zpracování specifikace požadavků. Často používaným nástrojem je pro tento účel UML Use Case diagram (diagram případů užití). Účelem Use Case diagramu je definovat, co existuje vně vyvíjeného systému (aktéři) a co má být systémem prováděno (případy užití). [4] Diagramy případů užití jsou ilustrovány na dvou případech, a to Správa systému (Obrázek 3) a Správa ubytování (Obrázek 4). Všechny diagramy případů užití najdete v příloze č. 3. Use Case - Správa systému Zabývá se vytvářením nových uživatelů systému, jejich editací, přehledy a deaktivací. Práva k správě všech uživatelů má pouze osoba přihlášena v roli Administrátora. Obyčejný uživatel může pouze u svého profilu měnit své heslo.
Správa systému Administrátor
<< include >>
<< include >>
Správa uživatelů << include >>
Přidání uživatelů
Provozní
<< include >> Přehled uživatelů Editace uživatelů
Recepční
Obrázek 3 – Diagram případů užití - Správa systému
16
Správa ubytování Zabývá se vytvářením a rušením rezervací a jejich správou, ubytováváním hostů a správou ubytování, odstěhováváním ubytovaných hostů.
Provozní Recepční
Administrátor Správa ubytování
Nová rezervace
<< include >>
<< include >> <<extend >>
Přehled ubytovaných hostů Přehled pokojů
<< include >>
<< include >>
Rezervace
<< include >> << include >>
<< include >>
Ubytování hosta << include >>
Přehled hostů <<extend >>
Odstěhování hosta << include >> << include >>
<< include >>
Zrušení rezervace
<< include >>
<< include >> << include >> << include >>
Uvolnění pokoje Přehled stravy
Přehled firem << include >>
Přehled rezervací Přehled příplatků / slev
Přehled způsobů plateb
Obrázek 4 - Diagram případů užití - Správa ubytování
4.1 Datová analýza Cílem datové analýzy je vytvořit model budoucího informačního systému z pohledu datových struktur se kterými bude systém pracovat. Datová analýza se skládá z: • E-R diagram • lineární zápis • popis a specifikace atributů • datový slovník (entity, relace, atributy, atd.)
17
V následujících kapitolách jsou uvedeny některé části datové analýzy informačního systému hotelu. Kompletní analýza je uvedena v příloze č. 3.
4.1.1 Lineární zápis Lineární zápis obsahuje specifikace entitních typů a vztahů mezi těmito entitními typy, které jsou realizovány prostřednictvím klíčových atributů. Podrobnější specifikace je popsána v datovém slovníku. Ukázka lineárního zápisu pro hosta a firmu: Companies (ico, name, street, street_number, city, state, dic, phone, fax, email, www, bank_account, note ) Guests (guest_id, first_name, surname, street, street_number, city, state, place_of_birth, identity_card, date_of_birth, phone, fax, email, www, note, ico ) Legenda: [primární klíč, cizí klíč]
18
4.1.2 E-R diagram E-R model je nástroj pro detailní grafické a logické zachycení entit, jejich typů a vazeb. E-R diagram pomáhá, na konceptuální úrovni abstrakce, popsat uživatelskou aplikaci za účelem specifikovat následně strukturu databáze. E-R diagram informačního sytému hotelu je zobrazen na obrázku 5. Šedě zvýrazněné elementy nejsou předmětem vývoje tohoto IS a jsou již nabízeny platformou ASP.NET. aspnet_Roles
Roles of Applications
N
1 User’s Roles
1
N
aspnet_Users
aspnet_UsersInRoles
aspnet_Applications
N
1
1
Membership and Roles
1 User’s details User’s reservation
1
aspnet_Membership
1
N
N
Users of Applications
1
1
Payment of the bill
User’s accommodation
Reservations
N
N N
N
Payment_methods
Accommodation 1
Reservation room Accommodation room
Guest’s reservation
1
1
Guests
Rooms
1
N Bill of accommodation
1
N 1
1
Bills
Guest’s accommodation
1
N
N
N
Payment methods of Bill
N 1 Food of bill
Extra of bill Guest of company
1
Companies
N
N
List_of_extras
Foods of bill
List_of_foods Extras of bill
N
N Food assignment
Extra assignment
1
M
Extras
1
Foods
M
Obrázek 5 – E-R diagram
19
4.2 Funkční analýza Funkční analýzou se rozumí popis a modelování funkcí a jejich vzájemných závislostí vytvářeného systému. Výstupem je funkční model, který obsahuje popisy datových toků jednotlivých funkcí, jejich algoritmů, atd. Funkční analýza může pro tvorbu funkčního modelu využívat tyto nástroje: • diagram datových toků (DFD) • minispecifikace • diagram aktivit • datový slovník (datové toky, atd.) V tomto textu jsou opět uvedeny jen některé části funkční analýzy ilustrující její možnosti. Kompletní funkční analýza je pak uvedena v příloze č. 3.
4.2.1 Diagram datových toků (DFD)
Obrázek 6 - DFD 2. úrovně - Správa ubytování
20
DFD slouží k zachycení vztahů mezi jednotlivými datovými prvky, funkcemi a aktéry (uživateli informačního systému či jinými IS). Výstupem takového DFD je tedy grafický zpracovaná dokumentace funkčních aspektů systémů. Často bývá nahrazován UML Use Case diagramy, se kterými by měly být jednotlivé DFD v souladu. [4] Ukázka DFD diagramu informačního systému hotelu je na obrázku 6, ostatní DFD diagramy najdete v příloze č. 3.
4.2.2 Minispecifikace Minispecifikace poskytuje popis procesů na nejnižší úrovni hierarchického rozkladu. Upřesňuje se zde logika procesů (návaznost jednotlivých akcí, jejich požadavky na data, zodpovědnosti, apod.). Minispecifikace je opět ilustrována na dvou případech. Z pohledu využití UML metod je možné minispecifikaci nahradit UML aktivitními diagramy. Úplná minispecifikace je uvedena v příloze č. 3. Vystavení účtu Proces, který popisuje vystavení účtu. Používané typy entit a atributy: Bills (bill_id, total_price_with_dph, payment_method, time_of_payment, number_for_accounting, login_id ) Guests (guest_id, first_name, surname, street, street_number, city, state, place_of_birth, identity_card, date_of_birth, phone, fax, email, www, note, ico ) Companies (ico, name, street, street_number, city, state, dic, phone, fax, email, www, bank_account, note) Accommodation (accommodation_id, a_from, a_to, time_of_accommodation, note, room_number, login_id, guest_id, bill_id, deactive ) Data přijatá od uživatele: identifikace ubytování Algoritmus: PROVEĎ proces 2.8 výběr ubytování, u kterého se má vystavit účet JESTLIŽE host u vybraného pokoje patří do firmy PAK v kolonce host budou údaje o firmě JINAK v kolonce host budou údaje o hostovi PROVEĎ proces 2.11 VYGENERUJ číslo účtu VYGENERUJ účet ZOBRAZ doklad o zaplaceni JESTLIŽE uživatel klikne na Tisk účtu PAK u vybraného ubytování PROVEĎ AKTUALIZUJ (Bills.total_price_with_dph = celková cena k placení s DPH, Bills.time_of_payment = aktuální datum a čas vystavení účtu, Bills.number_for_accounting = rok měsíc číslo účtu, Bills.login_id = UserId přihlášeného uživatele) VYTISKNI účet
21
4.2.3 Diagram aktivit Diagram aktivit popisuje jednotlivé procesy pomocí grafického jazyka, který zohledňuje algoritmus dané funkce či procesu. [4] Diagramy aktivit jsou předvedeny na případu Vystavení účtů a platba (Obrázek 7). Všechny zajímavé diagramy aktivit jsou uvedeny v příloze č. 3. Vystavení účtu a platba
Výběr ubytování k zaplacení
Výpočet ceny
Zjištění přihlašeného úživatele
Podepsání účtů
Tvorba a tisk účtů
Operace platby
Uzavření účtování pro dané ubytování
Obrázek 7 - Diagram aktivit - Vystavení účtů a platba
22
5. Návrh implementace V tomto okamžiku je již ukončena etapa specifikace problému a jeho analýzy, a je možné se dále věnovat etapě návrhu implementace. V této chvíli je již také možné specifikovat typy implementačních nástrojů použitých pro vlastní implementaci. Úplný návrh implementace naleznete v příloze č. 3. Protože celý systém je určen pro provozování v prostředí internetu či intranetu, je návrh implementace založen na nástrojích určených pro tyto platformy. Lze tedy definovat, že základem dále implementovaného IS hotelu bude HTTP server rozšířený o nástroje pro dynamické generování WWW stránek, spolu s databázovým serverem. [2] Na základě výše uvedených závěrů, je systém možné rozdělit na dvě množiny funkčních prvků, kdy jedna z nich obsahuje skripty pro generování dynamického obsahu a druhá pak třídy pro tvorbu objektů sloužících k realizaci vlastní funkčnosti IS hotelu a jeho aplikační logiky. Návrh implementace se skládá z : • rozdělení aplikace do modulů podle funkcí a přístupových práv uživatelů (Use Case diagramy, Package diagramy, Component diagramy) • návrhu konkrétních algoritmů s ohledem na implementaci (transakce, možnosti použitého SŘBD, atd.) • návrhu vzhledu aplikace a výstupních sestav • rozvržení rozmístění souborů, tříd (Class diragram), dat, atd.
23
6. Implementace a testování Tato etapa vývoje IS hotelu je finální vývojovou etapou a vychází ze všech předešlých etap. Zahrnuje vlastní programátorskou činnost. Výsledkem této etapy by tedy měl být funkční systém, který bude splňovat základní funkce hotelu, uvedené v počátku celého softwarového procesu. Před vlastní implementací je však nutné ještě specifikovat vývojové a aplikační prostředí (programovací jazyk, SŘBD a architekturu IS). Z principu fungování internetové technologie WWW stránek je zřejmé, že IS hotelu Sport bude pracovat v architektuře Client-Server. Server je zde chápán, jako počítač či skupina počítačů, na kterých běží celý systém a provádějí se zde databázové a funkční operace. Pro potřeby provozu tohoto IS je možné použít jakýkoliv HTTP server splňující níže uvedené požadavky. Klientem je pak počítač, který se serverem komunikuje prostřednictvím internetu či intranetu a jediným jeho úkolem je komunikace s uživatelem pomocí klientského software (internetového prohlížeče). Pro implementaci a vývoj celé aplikace jsem zvolila platformu Microsoft .NET 2.0, konkrétně v prostředí pro tvorbu webových aplikací ASP.NET 2.0. Platforma Microsoft .NET Framework je nová technologie od Microsoftu pro vývoj aplikací, jak pro desktopové či mobilní zařízení, tak i pro web. [5,6] Mimo své technické možnosti dokáže platforma také nabídnou širokou škálu programovacích jazyků: • C# • C++.NET • VB.NET • J# Tato aplikace byla implementována konkrétně v programovacím jazyce C#. Jako vývojové prostředí jsem zvolila Microsoft Visual Studio 2005, což je komplexní vývojové prostředí aplikace obsahující nejen výkonný editor zdrojových kódů, ale také nabízející rozšířené funkce, jako je ladění, krokování, správa projektů, atd. Dalším prvkem určujícím aplikační prostředí systému je SŘBD. Vazba systému na tuto část by měla být co nejmenší, aby byla zaručena co největší přenositelnost výsledného IS. Z tohoto důvodu zahrnuje návrh i implementace tzv. SQL layer. Jde o množinu tříd, ke kterým se při implementaci přistupuje jednotně, ale každá z nich provádí požadované funkce odlišně, v závislosti na použitém SŘBD. S vlastní implementací IS úzce souvisí také jeho testování a ladění. Jedná se o proces, kdy dochází k ověření správné funkčnosti a správné implementace specifikovaných a analyzovaných požadavků. Ověřuje se, zda systém funguje podle požadavků zadavatele (specifikace požadavků) a také to, zda v systému nejsou chyby mající vliv na požadovanou funkčnost. Pro tyto účely se používají testovací a ladící nástroje, které mohou být realizovány ručně, či automaticky. Na základě zjištěných chyb a nedostatků dochází ke znovu spuštění některých fází softwarového procesu, a to s ohledem na použitou metodiku při vývoji (RUP, vodopádový model, atd.)
24
7. Provoz systému Protože se jedná o internetový či intranetový informační systém, je možné jeho klientskou část provozovat na kterémkoli operačním systému, který obsahuje internetový prohlížeč, a to zadáním dané internetové adresy. Minimálním požadavkem tedy je internetový prohlížeč Internet Explorer, Opera, Mozilla, Netscape, ... Typickým problémem je zde kompatibilita jednotlivých prohlížečů. Tento IS je vyvíjen za podpory vývojového prostředí Visual Studio, které disponuje nástroji pro zajištění a udržení kompatibility a standardů webových stránek (XHTML, HTML, CSS, …). [3]
7.1 Vzhled systému Na obrázku 8 a 9 je zobrazen vzhled webových stránek systému při jeho běhu. Kompletní popis funkčnosti a postupů při práci se systémem je předmětem uživatelské příručky viz příloha č. 1. Každá stránka je složena ze tří části. Horní část je věnovaná logu hotelu, levá část pak obsahuje přihlašovací formulář nebo jednotlivé nabídky. Tyto nabídky jsou závislé na roli přihlášeného uživatele. Hlavní část každé stránky je pak použita pro vlastní práci v systému. Možnost uživatelských rolí: • Administrátor – může ubytovávat hosty, rezervovat pokoje, spravovat uživatelské účty, adresáře hostů a firem, zobrazit si přehled pokojů a vytisknout jej, atd. • Provozní – může ubytovávat hosty, rezervovat pokoje, spravovat adresáře hostů a firem, číselníky, pokoje a vytisknout si jejich přehled, atd. • Recepční – může ubytovávat hosty, rezervovat pokoje, spravovat adresáře hostů a firem, zobrazit si přehled pokojů a vytisknout jej, atd.
Obrázek 8 - Úvodní okno systému
25
Obrázek 9 - Seznam rezervací
Po úspěšném přihlášení se zobrazí místo přihlašovacího formuláře menu, přes které lze přistupovat k dalším stránkám systému, Toto menu je však závislé na roli přihlášeného uživatele.
26
8. Další možná rozšíření Zanalyzovaný, navržený a implementovaný informační systém uvedený v této práci, realizuje pouze funkce vycházející ze specifikace požadavků. Funkčnost tohoto IS je tedy zaměřena na funkce sloužící pro zajišťování recepčních služeb. Stávající systém je však vytvářen tak, aby jej bylo možné dále rozšiřovat a doplňovat o nové funkčnosti či data. Rozšíření funkčnosti je otázkou znovuspuštění softwarového procesu, který má na svém začátku jednak nově specifikované požadavky (funkční i nefunkční) a jednak kompletní výstupy již dříve realizovaného softwarového procesu toho IS (analýza, návrh implementace, implementace, …). Možnými rozšířeními, které by vyžadovaly takovýto postup při jejich zařazení do stávajícího systému, jsou následující: • rezervace ubytování přímo hostem prostřednictvím www stránek hotelu • napojení systému na další IS, např. účetní systém, systém pro vzdálenou správu pokojů (teplo, světlo, …) • rozšíření o podporu komplexních služeb a prodeje zboží (sauna, zboží na recepci, …) • atd. Tato rozšíření však již nejsou předmětem této bakalářské práce a přesahují tak její možnosti.
27
9. Závěr Cílem této bakalářské práce bylo seznámit se s problematikou ubytovávání hostů v hotelu a poznatky získané z této oblasti přenést do informačního systému. Vzorem pro tuto činnost byl hotel Sport, s jehož provozem mám osobní zkušenosti. Výsledkem této práce je tedy informační systém hotelu Sport, zaměřen na recepční služby a implementovaný na platformě ASP.NET. Problematika ubytovávání hostů a celého provozu v hotelu je velmi rozsáhlá, a proto není v mezích této bakalářské práce pojmout všechny prvky s touto problematikou spojené. Nicméně mnou vytvořený informační systém může být základem pro další vývoj rozsáhlého a kompletního sytému pro ubytovací zařízení. To, zda je vyvinutý systém použitelný a efektivní také pro další větší ubytovací zařízení, závisí na jeho nasazení ve skutečném provozu.
28
10. Přílohy bakalářské práce 1) 2) 3) 4)
Uživatelská příručka, která je v elektronické podobě uložena na CD. Programátorská příručka, která je v elektronické podobě uložena na CD. Analýza a návrh IS, která je v elektronické podobě uložena na CD. Disk CD obsahující elektronické verze dokumentů bakalářské práce, zdrojové kódy, apod.
29
Literatura [1] [2] [3] [4] [5] [6]
http://www.wikipedia.org, Wikipedie, otevřena encyklopedie. http://www.root.cz, Linux, open source a free software. http://www.interval.cz, Webdesign a e-komerce denně. Pilone, D., Pitman, N.: UML 2.0 in a nutshell.Sebastopol, O’Reilly Media 2005. MacDonald, M., Szpuszta, M.: Pro ASP.NET 2.0 in C# 2005. Berkeley, Apress 2005. Robinson, S.: C# Programujeme profesionálně. Praha, Computer Press 2003.
30
