JURNAL AKUNTANSI, MANAJEMEN BISMS DAN SEKTOR PUBLIK gAMBSP)
ISSN 1829-9857
DESAIN SISTEM INFORMASI RESERVASI PAKET WISATA PADA
USAHASfibRH#ffiff(UKM) SAIFUL RAHMAN YTINIARTO
[email protected]
Fakultas trmu Administrasi Univcrslter Brewijaya Maleng
ABSTRACT Increasingly rapid development of Information Technologt has brought rhe world entered the era of globalization where the level of competition in the business world so that the higher the awilability of quality informalion has a cntclal role. It required the syslem as a manager of information thattlows both inside and outside the company. Travel services are rcquired in order to provide maximum service to customers. There is an increasing need for information, increased data processing and to seize the opportunity tlat exists, then the.computer-based information systems needed to support the provision of company information required for the operational activities of the compony can run well, so it con be improved sentice to customers. The author tries to provide alternative information system deslgns that take advantage of computer technologt is also the internet for data processing and presentation of informatioin and rcsenation package tour paclage tours. System design begins with an analysis system to determine system weaknesses that hove been implemented. Subsequently the reservation information system design tour lnckages tlat include a new model design, database design, design input, design output, design technologt and design control. The system butlt ls expected to be applied in data processing packoge tour reseruations in order to assist the company's operations ond assist the prcsentation of quality information for management to support decision-making process as well as the presentdtion of information on the cltstomer cN one effort to improve customer sentice so it can win the competition ln senices lield trips with similar companles, Kaywords : information
system,
technologt, d)sign
PENDAEULUAN Perkembangan teknologi informasi sedemikian pesat telah mernbawa dunia memasuki era globalisasi dimana tingkat persaingan pada dunia bisnis semakin tinggi. Keadaan ini menjadikan ketersediaan informasi yang berkualias memiliki peranan yang sangat
Desabr Sbtem
Inforrusi Revn. asi Paka lfbau
($ aiful
Rilmon
Y.)
191
ll
i
I
I I
menjadikan ketersediaan informasi yang berkualitas memiliki peranan yang sangat penting sehingga perusahaan dituntut untuk memperhatikan dan mengelola informasi yang mengalir baik di dalam maupun di luar lingkungannya. Informasi tidak lagi dipandang hanya sekedar produk sampingan bisnis yang sedang dijalankan, akan tetapi juga sebagai bahan pengisi bisnis darr menjadi faktor kritis dalam menentukqn kesuksesan aau kegagalan suatu usaha.
Tidak semua informasi berkualitas, oleh karena itu penerapan sistem informasi yang ditrmjang dengan pemanfaatan teknologi informasi dalam perusahaan perlu dilaktrkan rmnrk pengelqlaan, pengorganisasian maupun pendisribusiaan data dan informasi. Dengan informasi yang cepat, akurat akan membanfu meningkatkan kualitas proses pengambilan kepuhrsa[ yang dapat menentukan berhasil tidaknya stratggi dan rencanar€ncana yang {isusr.rrr untuk:meraih peluang sehingga seeara langsung maupun tidak
langsr:rrg akan berpengaq[, pada kinerja perusahaan yang akan bermuara pada peningkatan profit perusahaan
UKM Travel Qrganizer merupakan usaha profit oriented bergerak dalam usaha jasa perjalanan wisata. Pelayanan yang memuaskan terhadap cu$tomer adalah hal penting dalam perusahaan jasa. Dalarn pelayanan re$ervasi paket wisata, si$tqm rqservasi yang digunakan UKM Travel Organizer nnasih menggunakan cara manual, legitu juga penyebaran informasi terbatas pada promosi dengan menggunakan brosur-brosur yang drasa masih lamban untuk menyebarkan informasi dan proses reservasi. Customer tidak dapat mengetahui secare langsung dan keselwuhan meearn paket wisata maupun fasilitas yang diperoleh dalam perjalanan wisatia. $elain ifu walupun telah menggunakan komputer, UKM Travel Organizer belum memanfaatlennya. $ecara maksimal, dimana data yang digunakan berhubtrngan dengan reservasi paket wisata terpisah satu dengan yang lainnya sehingga menyrlitkan pengambilan data kembali maupun pembuatan laporan.
Penggunaan kgmputer belum maksimal dalam prases pengelolaan data tersebut selain akan menimbulkan tidak efisiennya kegiatan operasional juga dapat menimbulkan terjadinya kesalahan tidak disengaja maupw kesalahan yang drsengaja. Apabila tidak segera diatasi maka UKM Travel Qrganizer akan semakin tertinggal dengarr perusahaan sejenis lainnya bahkan mungkur dapat ruengalami kerugian apabila terjadi keourangan. Kemajuan teknologi informasi dapat memberikan solusi permasalahan yang dihadapi. Travel Organizer memerlukan sistemlhformasi yang dapat mengolah dsta reservasi paket
wisata dan membantu aktifitas kerja lainnya. Dengan memanfaatkan kgmputer dan teknologi informasi yaitu internet akan menguntungkan ditinjau dari segi pasar, customer bisa rnendapatkan infqnnasi yang diperlukan serta melakukan reservasi sqqara langsung. Hal ini akan meninglatkan pelayanan customer {an meningkatkan daya saing dengan perusahaan sejenis.
198
IAIIBSP VoL 7
No. 2
- Pebruafi 201 I :
197 -21
I
Perkembangan UKM Travel Organizer menyebabkan peningkatan volume pengolahan data dan kobuhrhan informasi. Sistcm pengolatran data yang berjalan masih menggunakan
sistem manual, penggunaan komputer hanya pada aplikasi umum yang terbatas
kemampuarrnya. Akibatrrya jurnlah data yang bertambah membebani prosi. pingolahan, terjadi duplikasi data" kehilangan data tertentu, kesulitan pencarian data, informasi yang dihasilkan sistem kurang berkualias, pembuatan laporan terlambat dan pelayanan customer belum dapat ditingkatkan, Untuk itu dibutuhkan sistcm informasi yang mampu mengolatr dab dan menyajikan informasi berkualitas yang diperlukan. Berdasarkan kenyataan tssebut, maka perumusan masalatr yang dikemukakan dalam penelitian ini adalah "Bagaimana desain sistem informasi reservasi paket wisata pada UKM jasa Travel Organizer?"
Manfaat /Kontribusi Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat / konribusi sebagai berikut: l. Memberikan gambaran tentang desain sistem informasi reservasi paket wisata berbasis komputer pada UKMjasa Travel Organizer. 2. Memberikan masukan bagi pihak-pihak lain yang tertarik untuk meneliti lebih lanjut dalam bidang ini.
TINJAUAN TEORETIS Usaha Kecil dan Menengah (UKM) usaha Kecil, dan Menelrg*i **ip"r.an kegiatan usatra yang mampu memperluas lapangan kerja dan memberikan pelayanan ekonomi secara luas kepada masyaraka! dan
dapat berperan dalam pros€s pemerataan dan peningkatan pendapatan masyarakal mendorong pertumbuhan ekonomi, dan berperan dalam mewujudkan stabilitas nasional. Selain itu, Usatra Kecil dan Menerrgah adalah salatr satu pilar utama ekonomi nasional yang harus memperoleh kesempatan utama, dukungan, perlindungan dan pengembangan seluas-luasnya sebagai wujud keberpihakan yang tegas kepada kelompok usaha ekonomi ralqyat.
Sistem
Menurut Mcleod (2001), sistem adalatr sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang salns untuk mencapai suatu tujuan. Davis (2002) mendefinisikan sistem sebagai suatu rangkaian prosedur yang terorganisasi untuk mencapai satu fungsi yang spesifik. Hartono (2003) mendefinisikan sistem dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen sebagai berikut, "Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai tumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai hrjuan terkntu". Desain Sistem In/ormasi Resentasi Pakct Wisata (Saiful Rahman Y.)
199
r{ !l $
I
I
l"
I
Definisi sistem dari beberapa pendapat di atas menjelaskan sistem merupakan kumpulan bagian-bagian, elemen-9leme1 atau komponen yang saling berhubungan satu denlan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujua- tertentu. berpendapat bahwa, lerdapat dua kelompok pendekatan ledangkan Jgqivanto (201
l)
dalam mendefurisikal- sistem, yaitu pendekatan gistem yang menekankan
'.,
pada
prosedurnya dan pendekatqn sistem yang menekanken pada kompbnqn atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefrnisikan sistem sebagai
suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumiul bcrsama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untrk merryelisaikan r*** tertsntu. Sedangkan pgndekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elernen-elemen yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Informesi Inforryasi. mgmiliki peran yang sangat penting, karena proses kegiatan yang -paiisdilalcukan
agaoisasi tidak lepas dari kebutulrannya akan informasi. Minunrt (zooz), informasi adalah data Srang telah diolah meajadi suatu bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini itau di masa mendatang. Pendapat lain menyatakan bahwa informasi merupakan data yang diolah Tgi{i benh* yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Jo-giyanto, 2001).
Sumber informasi adalah data Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item. Sedangkan data itu sendiri merupakan Lenyataan y*g *.rrggimbarkan suatu kejadian-kejadian atau kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (i"ent) aOi'fifr sesuatu yang terjadi pada saat tertentu (Jogiyantq, 2001).
Menurut Jogiyanto (2001) inforrnasi yang beredar tidak semurnya berkualitas. Dan kualit4s dari suatu infqrmasi (quolity of information) tergantung {ari tiga hal sebagai berikut: l. Akurat (accurate), berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasisampai ke penerima informasi kemungkinan banyak tegadi gqngguan (noise) yang dapat *"rubuh merusak informasi tersebut. "tuu 2. Tepat pada waktrurya (timeliness), berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Infqrmasi yang sudah usang tidak atat -";rpqnyai nilai lagi. Ka.rena infqrmasi merupakan landasan di daam mengambil'keputusan. Bi" ggngambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibai atA untuk organisasi. Mahalnya nilai informasi. saat ini disebabkan harus ceBatnya lnformasi iersebut didapa! sehingga drperlukan teknologi-teknologi mutkahir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkannya.
200
.L4MBSPVoL
7
No.
2- Pebruafi 20ll: t97-2ll
3.
Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Sistem Informssi
Ilobert A. Leitch dan K. Roscoe Davlb mendefinisikan sistem informasi yang dikutip oleh Jogiyanto (1999) bahwa sistem informasi edalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan tansaksi hariaq mendukung operasi,
bersifat manajerial, dan merupakan kegiatan stategi dari suatu organisasi yang menyediakan pihak luar tefientu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Laporan yang diperlukan tersebut dapat diungkapkan sebagai suatu informasi. Sedangkan informasi adalah hasil dari pengolahan data yang memiliki arti atau berguna bagi yang
menerimanya. Pendapat lain mengemukakan batrwa sistem informasi didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu
kesatuan
untuk mengintograsikan datq
momproses
dan
menyimpan
serta
mendistribusikan informasi (Oetomo, 2002). Sistem informasi memiliki manfaat sebagai berikut:
l.
)
4.
Integrasi data dan informasi. Dcngan sistem informasi, data dan informasi akan terintegrasi sehingga memudatrkan dalam membuat laporan manajerial sebagai acuan untuk mengambil keputusan organisasi. Sistem pengorganisasian data memungkinkan sistem bebas redundansi data. Pada penggunaan sistem informasi, sistem pengorganisasian data akan menghindarkan sistem dari bahaya duplikasi data atau redundansi data. Duplikasi data sering mengakibatkan inkonsistensi datg, artinya perubahan terhadap data yang satu belum diikuti dengan perubatran daa duplikatnya. Meningkatkan kecepatan dan keakuratan penyusruran laporan manajerial. Manajer harus dapat mongumpulkan semua data yang ada, menganalisa dan mengolah dengan prosedur yang tel*r ditentukan, dan kemudian menyusun menjadi sebuah laporan manajorial. Kotcrlambatan laporan morupakan hal yang tidak dapat ditolelir dan bolum lagi masalah kceh.lratan perhitungan sering diragukan, karena dijumpai banyak kesalahan. Dcngan menggrurakan siotcm informasi akan dapat mempercepat pQnyusunan laporan manajerial dan keakuratan laporan tercapai. Meningkatkan kualitas produk dan kecepatan layanan konsumen. Dalam lingkungan persaingan antar perusahaan, faktor-faktor yang menontukan keunggulan dari yang lainnya, antara lain kualitas prodtrk dan kecepatan layanan. Dengan sistem informasi
semua departemen akan mendapat aliran informasi yang dibututrkan dengan jelas
5.
dan tepat pada waktunya sehingga kualitas produksi dapat ditingkatkan. Aliran informasi yang sehat ini akan berdampak pada peningkatkan layanan konsumen. Meningkatkan citra perusahaan. Penggunaan sistem informasi akan meningkatkan citra perusahaan dari sudut pandang staf maupun dari pihak ekstemal penrsahaan.
fusatn
Slstcm
Informasl Resevasl Pabt Yisatq (Saiful Rahnan Y.)
201
Layanan konsumen akan sangat cepat dilalorkan, sementara staf juga bukup ringan dalam mengolah data (Oetom o, 2002:24). Sistem Informasi Berbasis Komputer Penggunaan komputer sebagai salah satu komponen sistem informasi pada dasarnya tidak mutlak Namrur mengingat makin kompleknya pengolahan data, komputer menjadi sangat
dibututrkan untuk memperlancar pelaksanaan proses kerja suatu sistem informaii. Menurut Oetomo (2002:44), {igunakannya kgmputer dalam sistem informasi karena memiliki kemampuan sebagai berikut: l. Kecepatan. Waktu yang dibutuhkan komputer dalam menyelesaikan operasi dasar seperti penjumlahan adalah $angat qepat bila dibandingkan dengan k9cepatan kerja
2.
manusia.
Keakuraten. Komputer mampu melaksanakan pekerjaan dalam jumlah yang besar wakhr yang singkat dengan hasil yang tepat dan tingkat keielitian yarrg tinggi.
9.4*
Jika komputer mengalami kesalahan dalam bekerja, dis9fs6Lr, oleh kesalahin dalam pemasukkan daA dan atau perintah-perintahnya.
3. Oerasi otomatis. Kgmputer dapat melalarkan sekumpulan operasi pengolahan data ' seqtra otomatis tanpa carnpur tangan manusia lebih banyak. 4. {anasitas pengingat Komputer memiliki kapasitas pengingat unhrk menampung data dan instuksi, serta hasil pengolahannya dalam jumlall yang besar. ttai ini sangat menguntungkan bagi pemakai, dibanding harus rnenggunakan lernariJemari
5.
6.
besar sebagai tempat penyimpanan data.
Kemarryuan mengikuti perintah. Komputer sangat patuh dengan Frasedur yang telah ditetapkar,, sebab komputer akan bekerja bila diberikan suatu ursfuksi. ko.putet tidak akan melanggar instuksi yang diberikan kepadanya. Hal ini sangat Ueibeaa dengan manusia yang $ering kali dengan mudah melah:kan pelanggarin terhadap prosedrr yang telah diletapkan. Daya tatran dalam memproses. Komputer memiliki daya tahan dalam melaksanakan porses selama dua puluh empat jam sekalipun. Kgmputer tidak mengenal lelah sebagaimana yang dialami manusia.
Pengemben gan Sistem Infqrmasi Pengembangan sistem.dalam Jogiyanto (2001) adalatr menpsun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama sQcara keseluruhan atau memperbaiki sistelri yang telatr ada. $istem yang lam4 perlu diperbaiki atau diganti disebabkankarena beberapa hal sebagai berikut (Jogiyanto, 200 I ):
Adanya pernrasalahan-permasalahat Qtroblems) yarng timbul Permasalahan yang timbul dapat berupa:
di
sistem yang larn6.
Ketidakberesan Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyelabkan sistem yang lama tidak dapat bgroqerasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan ini dapat berupa:
l)
Kecrrrangan-kecurangan {isengaja
yang menyebabkan tidak amannya
harta
kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin.
202
JAMBSP VoL 7 Na 2
- Pebruofi
2011: 197 -211
2) 3) 4)
Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin. Tidak efisiennya operasi. Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
Pertumbuhan organisas i Pertumbuhan organisasi menyobabkan harus disusunnya sistem yang baru, Pertumbuhan
organisasi ini diantaranya adalatr kebututran informasi yang somakin luas, volume pengolatran daa semakin meningkal atau perubahan prinsip akuntansi yang baru. Dengan adanya perubahan-perubahan tersebut, maka sistem yang lama monjadi tidak efektif lagi karena sistem yang lama tidak dapat mementrhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen. Unhrk meraih kesempatan-kesempatan Teknologi inforrrasi telah berkembang dengan cepatnya, begitu pula dengan perangkat keras komputer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan urtuk mendukung penyediaan informasi sehingga dapat mendukrrrg dalam proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen. Kecepatan informasi dan efisiensi waktu sangat monentukan berhasil tidaknya strategi dan rencana-rencana yang disusun untuk meraih kesempatankesempatan yang ada yang berupa peluang pstr, peningkatan pelayanan ke pelanggan dan lain sebagainya. Adanya instruksi-instruksi Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instnrksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi seperti peraturan pemerintatr,
Apabila suatu sistem berbasis komputer akan diperbaiki atau dikembangkan maka diperlukan suatu proses dalam penyusunan sistem tersebut dengan melalui beberapa tahapan mulai dari pcroncanaan sampai tistem tcrsobut ditorapkan, dioporasikan dan dipelihara yang disebut siklus hidup pongembangan sisrcm atau system development li/e cycle (SDLC). Sesuai dengan namanya, SDLC dimulai dari suatu tatrapan awal sampai tahapan akhir dan kembali lagi ketahapan awal membentuk suahr siklus atau daur hidup. Siklus penting dalam per€ncanaan, manajemen dan pengendalian atas pengembangan
sisrcm informasi. Tahapan dalam siklus pengembangan sistem diuraikan berbeda oleh para ahli, akan tetapi perbedaan ini pada hakekatrya adalah dalam jumlatr pemerincian dan cara pengelompokan. Davis Q002) mengemukakan siklus pengembangan sistem informasi terdiri atas tiga tingkatan utarna yaitu definisi sistem atau aplikasi, desain fisik dan pelaksanaan (implemenasi). Sedangkan Hartono (2003) mengemukakan ada beberapa tahapan utama dalam SDLC seperti pada gambar di bawatr ini:
Desain Slstem Informad Resentosi Paket Wisan (Saiful Rahman Y)
l
.--r
203
1r.i
lrl
h
Pcrancarrgan sistcur
|i ri
Iruplcurcuta si sisteru Opera*-i dau pet'arvatau sistcur
Gambar 1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Sumber: Hartono (2003)
Analisis Sistem Analisis sistem merupakm tahapan yang sargat kitis dan sangat penting, karena jika tcrjadi kesalahan pada tahap ini, rnaka akan rnengakibatkan kesalahan pada tahap' selanjunrya. Mcleod (2001) mendefinisikan analisis sistem sebagai penelitian arus sistern yang telatr ad4 dengan flrjuan untuk merancang sistem banr atau diperbarui. Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem infonnasi yang utuh ke dalam bagianbagian komponennya dengan maksud untuk rnengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalaharq kesempaan-kesempatan, hambatan-harnhatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikannya (Jogiyanto, 200 I ). Tabapen Anelisls Slstem Tahapan dalam mcnganalisis sistem perlu diketahui agar dalam pelaksanaan analisis sistem tidak mengalami kesalahan atau kekeliruan yang dapat berakibat fatal. Tahapan dalam analisis sistem terdapat langkahJangkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis sisteur sebagai berikut: Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. Idsntifikasi penyebab dari masalatr, diantaranya: Mengidentifikasi pe,nyehab masalah. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah data dlmulai dengan mengkaji ulang dahulu subyek-subyek pemrasalahan yang telah
a.
204
,IAMBSP VoL 7 Na 2
- Pebruoi
201
I:
197 -21
I
diutarakan oleh manajemen atau yang telatr ditemukan oleh analisis sistem di tahap
b. c.
perencanaan.
Mengidentifikasi titik keputusan. Titik kepuarsan menurjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sosuahr terjadi. Sebagai dasar identifikasi titik+itik keputusan ini dapat digunakan dolanmen sistem bagan alir formulir (paper work flowchart atau form flowchart).
Mengidentif*asi pcrsonil-personil kunci. Identifrkasi personil.personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu bagan alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen diskripsi jab atan (i ob des*iption).
Understand, yaitu mematrami sistem yang ad4 meliputi: Menentukan jenis penelitian. Jenis penelitian terganhmg dari jenis data yang ingin diperoleh. Penelitian dengan mengunakan teknik daftar pertanyaan lebih tepat digunakan turtuk lokasi data yang menyebar dan mahal bila harus dikunjungi satu persatu. Penelitian dengan menggunakan teknik pongambilan sampellebih tepat digunakan untuk mengumpulkan input dan output sistem yang mempunyai jumlah banyak. Merencanakan jadwal penelitian. Terdiri dari mengatur jadwal wawancara, observasi, dan pongambilan sample, Membuat penugasan peneliian, Koordinator aalisis sistom dapat mombuat surat penugasan kepada masing-masing anggota tim analisis sistem yang menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus dilakukan. Membuat agenda wawancara. Tujuannya supaya wawancara dapat dilakukan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan. Mengumpulkan hasil penelitian. Fakta atau daa yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama.
a.
b.
Ana
a. b. c.
lyze, mengevaluasi hasil penelitian, meliputi
:
Menganalisa kelemahan sistem, Untuk menemukan jawaban apa penyebab sebenarnyh dari masalah yang timbul. Menganalisis kebutuhan informasi pemakailmanajemen. Report yaitu membuat laporan hasil analisis. Pihak manajemen bersarna-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan analisis yang telatr dilakukan oleh analis sistem yang telah disajikan dalam laporan ini (Jogiyanto,200l).
METODE PENELITIAN Rancangan Penelitian Dalam melalcukan penelitian diperlukan metodologi penelitian yang disesuaikan dengan masalah yang akan ditoliti, sehingga dapat diperoleh data dan informasi yang sesuai. Desain Sistem Informasl Reseryasl Pakot Wtsata (Saiful Rahnan Y)
tffl
Sesuai dengan hrjuan penelitian, yaitu mengetahui gambaran pelaksanaan sistem informasi dan memberikan usulan rancangan sistem infqrmasi reservasi paket wisata, maka penelitiarr ini perlu diawali dengan melalcukan pengamaan-pengamatan terhadap sistem informasi yang ada atau sistem infermasi yang telah {iterapkan selama ini. Setelah diketahw gambaren sistsrn yeng eda serts mengetahui kelemahannya, kemudian dilakukan perencanaan sistem inf-ormasi yang berbasis komputer sebagai pemecahan dari kelemahan tersebut. Sehingga jenis penelitian yang {igrurakan oleh peneliti adalah penelitian deskiptif. Penelitian deskriptif adalah penelitian yang berusaha untuk menuturkan pemecahan masalah yang ada sekarang berdasarkan date juga menyajikan data, menganalisis, dan menginterpretasikan (Narbuko dan Achmad i, 2AgZ).
i
.
II
t. p
Pada penelitian kualitatif
tpumnya tidak memiliki metodologi penelitian yang ketat, tetapi lebih tergantrng pada hasil eksplgrasi penyelesaian masalah. Sedarrgkan penelitian kuantitatif cendenrng memiliki metodologi yang ketat ($ubana dan Sudrajaq 200!) Ber&sarkan uraian tersebut, maka pendekat4n yang digunakan dalam penelitian ini adalatr Fendekatrn kualitatif. Fokus Penelitian Penelitian hanrs memiliki fokus penelitian yang bertujuan wrtuk membatasi ruang lingkup dari obyek yang akan ditEliti. Penelitian ini difokuskan pada dua hal sebagai berikut: Dokumen atau fsrmulir yang berkaitan dengan sistem informasi reservasi paket
l. 2.
wisata. Prosgdrrr yang telah ditgrapkan dalam pengolahan futa reservasi pakqt wisata yang selanjutrrya dibuat suatu desain sistem reservasi paket wisata.
Lokasi Penelitian Lokasi penelitian yang akan diteliti adalah lagian yang berhubungan secara langsung dengan sistem informasi reservasi paket wisata. Pemilihan lokasi ini bertujuan untuk menentukan tempat penelitian dilakukan dan dimana peneliti menemukan keadaan yang sebenarnya dari obyek yang diteliti. Lokasi penelitian yang dipilih adalah lQ penyedia lasaTrevel Qrganizer di KqA Malang. llletode Anallsis Metqde yang digunakan (alam menganalisis data pada penelitialr ini adalah metodq kualitatif, yaitu prosedr:r pemecahan masalah yang diselidiki dengur mendeskrip;ikan keadaan su,atu subyek atau obyek penelitian berdasqrkan fakta-fakta yang nampah sebagaimana adanya, lalu dianalisis dongan cara non statistik. Metode analisis yang dilakukan edalah:
l. 2.
206
Mengidentifikasi dan rnenentukan kebutuhan data dan informasi yang diperlukan dalam morancang sistem rnformasi resenrasi paket wisata. Menjelaskan data yang telah diperoleh ke dalam suatu benhk perancangan dengan menggunakan bentuk Diagram E-P. (Entity Re lations hip Diagranl&Rp).
IAMBSP VaL 7
No. 2
- Pebruari
201 I
: 197 -21
I
ANALISIS DAN PEMBAEASAN Analisis Sistem Analisis Kelemahan Sistem Kelemahan sistem akan mengakibatkan beberapa permasalahan sebagai berikut: Kesulitan dalam peng;ambilan data. Masalah ini disebabkan oleh pencarian data
a.
memerlukan waktu lama karena penyimpanan data belum sistematis, informasi berkualitas belum tersedia dan belum ada aplikasi yang mampu mengolah data
b. c.
dengan baik. Akibatrrya sulit mengambil data kembali dan informasi yang diperlukan terlambat sehingga. menyulitkan dalam penyusunan laporan Proses pelayanan reservasi paket wisata yang ada masih terbatas s@ara manual dan belum optimal karena hanya dapat melayani customer yang datang langsrurg ke kantor, melalui telepon atau fax. Customer hanya dapat memperoleh informasi paket wisata melalui brosur, melelui telepon atau menanyakan langsung ke jasa Travel Organizer karena kemampuan sistem masih terbatas, belum dapat menyajikan informasi yang dapat di akses dimana, kapan saja dan oleh siapa pun.
Analisis Kelematran Teknologi Penggunaan teknologi di jasa Travel Organizer sudah cukup memadai. Hal ini terlihat dari perangkat komputer yang ada sudah memiliki spesifikasi.yang cukup baik. Selain itu juga terdapat printer, scaner, CD writer serta koneksi internet unhrk komunikasi melalui e-mail. Potensi teknologi tersebut belum dimanfaatkan secara maksimal, komputer belum digunakan trntuk menjalankan program aplikasi yang tentunya dapat menunjang sistem informasi menajemen perusahaarq sehingga bisa meningkatkan kinerja perusahaan, meningkatkan kualitas pelayanan terhadap cuslomer dan untuk meraih kesempatan yang ada.
Laporan Hasil Analisis Sistem Setelatr analisis selesai maka dapat dibuat laporan dari hasil analisis tersebut, sebagai berikut: l. Seiring dengan berkembangnya jasa Trovel Organizer sehingga volume pengolahan data semakin meningkat, maka dibututrkan suatu sistem informasi berbasis komputer wrtuk menangani reservasi paket wisata, data akomodasi, obyek wisata dan memberikan altematif reservasi paket wisata melalui web serta penyajian informasi wisaa bagi customer sefrara langsung, cepat tanpa dibatasi ruang dan waktu melalui media intemet guna meningkatkan kegiatan pelayanan agar lebih
2.
baik.
lasa Travel Organizer belum memanfaatkan potensi teknologi informasi yang dimiliki secara maksimal, untuk itu perlu pemanfaatan potensi teknologi informasi yang dimiliki dalam mendukung penyediaan informasi agar dapat membantu proses pengambilan keputusan yang dilakukan pihak manajemen serta peningkatan pelayanan pada customer.
Desain Stslem Inlonnasi Reseryasl Pqket Vlsala (Sairtil Rahman Y.)
207
Desain Sistem Dengan selesainya tahap analisis sistem
di atas maka dapat diusulkan untuk adanya alternatif desain sistem yang baru. Desain sistem informasi yang baru diharapkan memberikan manfaat bagi perusahaan ditinjau dari beberapa aspek berikut ini. Aspek Teknis Sistem informasi reservasi paftet wisata y4ng baru memberikan kemudahan bagi pihak perusahaan dalam pengolahan data juga bsgi customer untuk melahrkan reservasi atau mendapatkan infqrmasi wisata kapan dan dfunaoa saja dengan memaRfaatkan media tljeme], Selain itu pihak perusahaan memiliki potensi teknoiqgi komputer yang dapat
dimanfaatkan lebih maksimal dalanr pengemlangan sistem inhrmasi reservasl palet
wisata tersebut.
Aspek Ekonomis
Sistem informasi reservasi paket wisata yang banr membantu menguurgibiaya inpttt,
pcnyimpanan. Melalui sistem berbasis intemet juga diperoleh *anfaat diantaranya dapat memlremosikan produk wisata {engan jangkauan wilayah yang sangat luas, meningkatkan citra perusahaan, kemudahan dalam pengaksesin sangai memungkinkan unurk mengoptimalkan tingkat pelayanan terhadap castomer karena customer seeara
langsung dapat menyampaikan keinginanya akan suatu produk wisata, mempersingkat waktu dan menghemat biaya dalam hal reservasi maupun mendapa&an informasi tirpa harus bersusah payah menelpon atau datang langsung ke kantor. Manfaat lain dajat memperluas jangkauan pasar karena tidak dibatasi oleh geografis dan waktu sehingga bisa meningkatkan penjualql dan pada akhirnya meningkatkan profit perusahaan. JJlas dengan cara seperti itu akan menunjukkan prospek yang bagus bagi perusahaan. Aspek Operasional
Dilihat dari sr:mber dayq yang ada, rata-rata memiliki kema4puan untuk mengoperasikan kgmputer. Akan tetapi untuk penerapan sistem yang banr tentu saja riaiih pe.tu dilalnrkan pelatihan. Sistem banr akan membantu dalim membuat beberapa laporart pelayanan reservasi customer dan mengurangi human error seperti kesalahan ierhitungan biaya, penerimaan reservasi yang mungkin lupa dicatat dan lain-lain. Cuito*"n 6i""
mendapatkan informasi.selengkapnya dan bisa melakukan reservasi dengan mudah, eepat snv" 9qg*jammengunjungi .*"b- jasa Travel Qrganizer dirr,rana saja, kpan saJa dibatasi oleh keda seperti pada reserva$i manual.
t;;"
Desain Entity H,elrtiqnel Diagram (DRU) Pada tahap ini akan didesain diagram yang menggambarkan hubwrgan antar entitas yang diperlukan dalam desain sistem informasi reservasi paket wisata. Gambaran desain iouity Re lotionol Dia gram sebagai berikut
208
.IAMBSP VoL 7 Na 2
- Pelruori 20lI:
t97
-21t
Gambar 2
Entig Relational Diagramsistem Informasi Reservesi Paket Wisata Sumber: Dstt dioleh Dalam desain sistem informasi reservasi paket wisata diperh*an tabel-tabel yang saling terhubung satu dengan lainnya seperti yang telah digambarkan pada ERD untuk membentuk sistem basis data
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Dari uraian sebelumnya mengenai desain sistem informasi reservasi paket wisata yang dilaksanakan pada jasa Travel Organizer, dapat ditarik suatu kesimpulan sebagai berikut:
fusatn
Sistem
Informast Reseryasl Pakzt Wsata (Satful Rahman
t.)
?0s
l. Penelitian ini didasari oleh
adanya kebutuhan akan sistem informasi berbasis komputer dalam pengolahan data resgnrasi paket wisata untrrk menghasilkan informasi berkualitas dan trntuk meningka&an pelayanan pada customer.
2. 3.
Desain sistem informasi meliputi desain model yang digambarkan menggunakan ERD, Terdapat beberapa kelemahan pada sistem lama yaitu: a. Masih banyaknya berkas berupa kumpulan kerta$ yang {apat menimbulkan
redgndancy data dan hilangnya data penting akibat kesalahan dalam
penyimpanan data yang masih dilakukan secara manual' Pemanfaatan perangkat komputer yang telah dimiliki sebagai sarana pendukung sistem masih belum dilaksanakan dengan maksimal, aplikasi yang digunakan belum mampu mengalah data dengan baik sehingga berpenganrh pada informasi yang dihasilkan sistem. Proses resmrasi yang ada saat ini hanya dapat melayani custOmer yang datang langsumg kg kantor, melalui telepOn atau fax sehingga pelayenan reservasi dibaasi pada jam kerja, tidak dapat dilahrkan dimana saja dan kapan saja oleh customer. Penyebaran informasi wisata dirasakan masih lamban dan hanya menjangkau wilayah tertentu. lrformasi wisata hanya dapat diperoleh customer melalui brosur atau menanyakan langsung ke kantor pemasaran. Sistem informasi reservasi paket wisata akan memberikan manfaat antara lain: a. Membantu mempermudah pengelolaan data, pencarian data dan pembuatan
b.
c.
t t I
i
d. 4
laporan,
b. Membantu meningkatkan kecepatan dan kepuasan pelayanan customer. c. Mempermudah customer melakukan reservasi {gn mengetahui informasi tentang d. e.
paket wisata secara langsung setiap saat tanpa dibatasi jam kerja. Melalui aplikasi web, perusfraarr dapat mempromesikan prqduk wisatanya dan
langsturg membuka transaksi sehingga dapat mgningka&an jumlah Qustomer karenajangkauan pasar lebih luas. Meningkatkan ciEa perusatraan.
Saran
Berdasarkan hasil penelitian yang dilalnrkan terhadap sistem informasi reservasi paket wisata yang telah diterapkqn oleh jasa Tmvel Orgonizer, maka ada beberapa saran yang dapat dikemukakan sebagai berikut:
L
2.
Membangun sistem jaringan komputer yang terintegrasi antar bagian untuk
mempermudah distibusi data dan informasi. Pada implementasi sistem informasi ini hendaknya dilakukan oleh user yang telah mematrami aplikasi tersebut. Penrsahaan juga perlu mengadakan sosialisasi atau pelatihan sistem banr dan membuat buku manual sebagai panduan bagi pengguna sistErn.
210
IAMBSPVoL 7 Na 2-Pebruofi
20II:197-2ll
I
i.
t
J. 4.
5.
Seluruh data penting sebaiknya di-backup dan disimpan di tempat yang aman urtuk menghindari kerusakarq kehilangan serta menjaga keamanan data. Informasi yang terdapat pada web, sebaiknya di update secara berkala dan menu yang ditarnpilkan tidak hanya berupa text tetapi juga dipadukan dengan gambar aggr iebi[ menarik sehingga user merasa nyaman mengaksesnya. Perusahaan dapat mengembangkan aplikasi pada Microsoft Access maupun aplikasi
web dengan menambatr menu banr sesuai kebutuhan. sistem Juga - dapat
dikembangkan dengan meningkatkan p€Nrggunaan hardware maupun soft*are yang mempunyai kelebihan dari sobelumnya dengan tetap mengikuti porkembangan teknologi, sesuai kebutuhan serta kemampuan perusatraan. 6. Pembayaran reservasi paket wisata melalui web belum dapat dilakukan secara langsung melalui internet, karena itu disarankan bagi perusatraan dan peneliti lain yang tertarik pada pengcmbangan sistem ini untrk mengembangkan sistem pembayaran melalui intemet yang kecepatan dan keamanan datanya terjamin saat proses ransaksi.
DAFTAR PUSTAKA Davis, Gordon B. 2N2. Kerangka Dasar sistem Informasi Manajemen: Bagian I pengantar. Alih bahasa Andreas s. A. dan Drs. Bob widyahartono. pr. Pustaka Binatama Pressindo. Jakarta
Jakarta: Hartono, J. 2003. Sistem Teknologi Informasi. Andi offset. yognkarta.
Jogiyanto, 2001. Analisis dan Desain Sistem htformasi: Pendelatan Terstuktur Teori da n P ra kte k Apl i ka s i B i srjs. fuidi Offset. yokyakarta
Mc. Leod Jr. Raymond. 2001. Sistem Informasi Manajemen Jilid
I Alih Batrasa
Hendra
Teguh. PT Perhallindo. Jakarta.
Narbuko, c. dan Achmadi, A,2002. Metodotogi penelitian. Bumi Aksara. Jakarta Oetomo, B. S. D., 2002, Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Andi Offset.
Yogyakarta
Subana dan Sudrajat. 2001. Dosar-dasar Penelitian llmiah. Pustaka Setia. Jakarta
undang-undang No. 20 Tahun 2008. Tentang Ilsaha Mikro, Kecil, Dan Menengah
Desain Sistem Informasi ReseruN Pakct Wsata (Saiful Rahnan
y)
ztt
