Universiteit Utrecht & Cloudservices
Presentatie op SIG Cloud Implementaties 28 november 2011 Kees van Eijden Beleidsmedewerker ICT Universiteit Utrecht
Onderwerpen • Gmail voor studenten • Cloud Intermezzo • Business Case Office 365
Studentenmail Constateringen: • Studentenmail werd weinig gebruikt, 30% forwards, 35% kijkt 1 of 2 keer per week • Klacht van studenten: weinig opslagruimte • Klacht van directeur ICT: hoge kosten
Maar: • Studenten willen een universitair emailadres • Faculteiten willen een éénduidig emailadres gekoppeld aan een betrouwbare voorziening voor studenten
Google Apps for Education
Waarom vielen we voor Google? • • • •
Universitair emailadres is mogelijk Veel space (7GB in 2009) & geen reclame Inloggen met solis-id via SURFnet Federatie Gratis
Pilot met studenten • Functionaliteit: zeer goed • Performance: goed • Contract: acceptabel • Privacy: volgens de regels • Federatie: matig
Conclusies Pilot met studenten Sterke punten • Gmail is uitstekend mailprogramma; peformance is ok • Browser/platform onafhankelijk • IMAP toegang voor mobiel Overweging Mail is niet UU “core business”. Voor Google wel. Google Apps krijgt een steeds grotere marktpositie: ASU, Indiana State, Trinity, Linkoping, Open Universiteit, …
Verder uitzoeken • SURFnet Federatie • Afgeschermd universitair adresboek • Ontsluiting in Webpresence
Google of Microsoft in 2009 Live@edu • Sky Drive • Account Linking
Google Apps • Betere mail interface • IMAP & mobiele ondersteuning • Platform-onafhankelijk
Google en Privacy “a never ending story” • Safe Harbor Privacy Principles: Amerikaans bedrijf dat verklaart dat het voldoet aan de EU regelgeving. • Google stelt dat ze geen persoonsgebonden data doorgeeft aan derde partijen
Opt-In regeling voor zittende studenten.: • Gmail, of • Forward of • Solismail behouden Opt-in
Account provisioning Gmail store Account succesvol gemaakt
Student
Migratie Solismail store
Migratie rapport
Mailflow i.v.m. principiële Google weigeraars
Internet
Mail naar studentendomein
AD/Exchange
Gmail (domein UU)
Andere Providers
Uitrol 2010 Uitrol • Proef met 750 studenten Informatica in voorjaar 2010 • Daarna in 3 batches van elk ca. 10K studenten • Vanaf 1 juni de nieuwe eerstejaars Resultaten • Ca. 30.000 in Gmail (zittende studenten kunnen opteren voor oude voorziening) To Do • Account beheer behoeft verbetering
Klanttevredenheid juni 2011 ICT Dienst
Bekend en gebruikt
Bekend en niet gebruikt
Onbekend
Waardering (1-5)
Gmail
87%
12%
1%
4,23
Blackboard
88%
10%
2%
3,82
Osiris
97%
2%
1%
3,93
Epiloog Gmail • Studenten zijn tevreden • Migratie vanuit Exchange is niet triviaal • Inschakelen van een “aggregator” was een gouden greep • Migratiekosten 1,5 à 2 ton • Onderhoud 0,5 uur per dag; 2 a 3 incidenten per dag • Nog geen afgeronde life cycle
Wat kunnen overwegingen zijn om in de cloud te gaan? • Kosten en kostenmodel (elasticiteit, “van capex naar opex”) • Problemen bij het verwerven en behouden van kennis en kunde • Teveel resources naar onderhoud/beheer; te weinig aandacht voor nieuwe diensten (m.n. instellingspecifieke software) • Medewerkers/studenten stellen consumenteneisen aan bedrijfssoftware (o.a. any time, any place, any device) • Nieuw beleid (Het Nieuwe Werken, BYOD)
En om niet de cloud in te gaan • • • • • •
Voorschriften en Regelgeving Regie over roadmap e/o functionaliteit is belangrijk Maatwerk Migratiekosten Acceptatie (her-)Inzetbaarheid van personeel
Rol van SURF • Efficiënte inzet van kennis en kunde voor selectie en verwerving van externe IT diensten • Sterkere onderhandelingspositie vanwege schaalgrootte (o.a. controle op naleving contractbepalingen) • Borging inter-operabiliteit met landelijke IT infrastructuren (bijv. binnen SURF Federatie en SURF Conext)
Business Case Office 365 • Exchange, Sharepoint, Lync en Office Profesional/WEBApps • In Europa alleen nog Exchange • SURFdiensten wil BC voor onderhandelingen • Uitgevoerd door VKA
Business Case Office 365 Geld • Mail ca. 25% goedkoper • Sharepoint veel goedkoper • Office dubbel zo duur vanwege goedkope campuslicenties versus €4 per maand per medewerker de Office Suite Functioneel • Grotere mailbox (25GB) • IM, presence, chat, video (niet in BC) • WebApps en Simultaan werken
