UNIVERSITAS INDONESIA RANCANGAN BILLING SYSTEM PADA PELAYANAN INSTALASI RAWAT INAP RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK PUSPA HUSADA (2012) TESIS

UNIVERSITAS INDONESIA

RANCANGAN BILLING SYSTEM PADA PELAYANAN INSTALASI RAWAT INAP RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK PUSPA HUSADA (2012)

TESIS

LIANA ZULFA 1106119624

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT PROGRAM PASCASARJANA KAJIAN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT DEPOK JANUARI 2013

Rancangan billing..., Liana Zulfa, FKM UI, 2013

UNIVERSITAS INDONESIA

RANCANGAN BILLING SYSTEM PADA PELAYANAN INSTALASI RAWAT INAP RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK PUSPA HUSADA (2012)

TESIS

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Administrasi Rumah Sakit

LIANA ZULFA 1106119624

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT PROGRAM PASCASARJANA KAJIAN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT DEPOK JANUARI 2013


iii Rancangan billing..., Liana Zulfa, FKM UI, 2013

Universitas Indonesia

iv Rancangan billing..., Liana Zulfa, FKM UI, 2013


v Rancangan billing..., Liana Zulfa, FKM UI, 2013


KATA PENGANTAR

Dengan nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, Puji syukur saya panjatkan kepada Allah SWT, karena atas berkat dan rahmat-Nya, saya dapat menyelesaikan tesis saya yang berjudul Rancangan Billing System Pada Pelayanan Instalasi Rawat Inap Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada (2012). Penulisan tesis ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Magister Administrasi Rumah Sakit pada Program Studi Kajian Administrasi Rumah Sakit Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia. Saya menyadari bahwa tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahan sampai pada penyusunan tesis ini, sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikan tesis ini. Oleh karena itu, saya mengucapkan terima kasih kepada: 1. dr. Adang Bachtiar, MPH, DSc, selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan saya dalam penyusunan tesis ini; 2. Dr. dr. Hafizzurachman, S. MPH, Prof. dr. Purnawan Junadi, MPH. PHd, Hendrianto Trisnowibowo, drg., MARS, dan DR. Ir. R.B. Wahyu, MSc, selaku dosen penguji atas masukan dan kritik yang membangun sehingga menjadikan tesis ini semakin baik; 3. Segenap pimpinan dan staff pengajar AKK FKM UI atas kesediaannya membagi ilmu pengetahuan yang baru selama masa perkuliahan; 4. dr. Singgih Pudjirahardjo, Mkes selaku direktur Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada dan Hadi Harta Pramono, SE selaku Manager Keuangan dan Akuntasi yang berperan banyak sebagai pembimbing selama saya melakukan penelitian di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada. Terutama dr. Ury Puspa Praninditya yang telah sangat banyak membantu dan memberikan dukungan penuh dalam penyelesaian penelitian serta penulisan tesis ini;

vi Rancangan billing..., Liana Zulfa, FKM UI, 2013


5. Pihak Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada, khususnya bagian Instalasi Rawat Inap yang telah banyak membantu dalam usaha memperoleh data yang saya perlukan 6. Orang tua dan keluarga saya yang telah banyak memberikan bantuan dukungan material dan moral serta kritik dan kasih sayang. 7. Sahabat-sahabat selama masa perkuliahan yang telah banyak membantu saya dalam menyelesaikan tesis ini dan seluruh teman-teman angkatan KARS Reguler 2011 yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu. 8. Suami tercinta, Bayu Kumoro Jati, yang telah banyak memberikan dukungan, masukan, semangat serta pengertian yang tiada habisnya hingga saya mampu menyelesaikan semua ini. Anak tersayang, Liam Bagaskusumo Jati yang selalu menjadi semangat dalam melewati semua ini. Akhir kata, saya berharap Allah SWT berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga tesis ini membawa manfaat bagi pengembangan ilmu pengetahuan administrasi rumah sakit. Depok, Januari 2013

Penulis

vii Rancangan billing..., Liana Zulfa, FKM UI, 2013


viii Rancangan billing..., Liana Zulfa, FKM UI, 2013


ABSTRAK Nama : Liana Zulfa Program Studi : Kajian Administrasi Rumah Sakit Judul : Rancangan Billing System Pada Instalasi Rawat Inap Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada (2012) Latar Belakang: Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada saat ini masih menerapkan pelayanan administrasi secara manual baik dari pengumpulan data pasien, pengumpulan tagihan pasien, serta perhitungannya. Hal ini dinilai kurang efektif karena mengakibatkan waktu pelayanan yang lama, terutama bagi pasien rawat inap. Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada bermaksud mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) secara bertahap yang dimulai dari computerized billing system pada instalasi rawat inap. Billing system yang tepat waktu dan akurat sangat dibutuhkan untuk meningkatkan pelayanan kesehatan yang efisien karena Rumah Sakit ibu dan Anak Puspa Husada merupakan rumah sakit swasta, yang sangat bergantung pada revenue pasien. Tujuan: Menyusun disain computerized billing system pada instalasi rawat inap Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada untuk mendukung kepuasan pasien terhadap pelayanan kesehatan Metode: Penelitian ini merupakan penelitian deksriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan dalam penelitian ini adalah pegawai Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada yang berkaitan dengan sistem billing rawat inap, yaitu: Direktur Keuangan, petugas loket pendaftaran rawat inap. petugas administrasi billing di ruang rawat inap, petugas administrasi instalasi farmasi, petugas administrasi instalasi laboratorium, dan petugas administrasi instalasi radiologi. Adapun instrumen yang digunakan dalam penelitian ini adalah lembar wawancara dan alat perekam suara. Hasil: Pengembangan computerized billing system yang dilakukan di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada dimulai dengan melakukan analisa sistem yang berjalan saat ini, spesifikasi kebutuhan sistem, serta perancangan sistem yang meliputi hardware, software, dan brainware. Disain usulan computerized billing system Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada dimulai dengan satu modul administrasi rawat inap dan dibangun dengan spesifikasi access project yang merupakan aplikasi microsoft access yang menggunakan database MySQL server. Kesimpulan: Manajemen Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada telah mengembangkan computerized billing system. Program pengembangan tersebut merupakan upaya meningkatkan mutu pelayanan kesehatan kepada pasien dan keluarga pasien. Pengembangan computerized billing system baru diterapkan di instalasi rawat inap berdasarkan banyaknya keluhan mengenai lamanya waktu tunggu pembayaran tagihan pasien saat hendak pulang setelah dirawat. Untuk menunjang implementasi maka perlu dipersiapkan kemampuan sumber daya manusia, pemeliharaan sistem, dan usaha pengembangan sistem. Kata Kunci: Computerized billing system, access project, instalasi rawat inap

ix Rancangan billing..., Liana Zulfa, FKM UI, 2013


ABSTRACT Name Program Title

: Liana Zulfa : Hospital Administration : Billing System Design for Inpatients Installation at Puspa Husada Mother and Child Hospital (2012)

Background: Still today Puspa Husada Mother and Child Hospital manually administered serviced on collecting, gathering, and calculating patient bills. The less effective services caused longer time services, especially for inpatient installation. Puspa Husada Mother and Child Hospital intend to develop Hospital Management Information system gradually, starting from computerized billing system at inpatient installation on time and accurate billing system is well needed to efficiently increased healthcare services in Puspa Husada Mother and Child Hospital, a small private hospital who depends on the patients revenue. Objectives: To develop computerized billing system at inpatient installation in order to support healthcare satisfaction Puspa Husada Mother and Child Hospital. Method: A descriptive method with a qualitative approach being held with these researches. Informant in these research are employee at Puspa Husada Mother and Child Hospital that connected and linked with Hospital billing system; Finance Director, officer at inpatient registration, billing administration, pharmaceutical administration, laboratorial administration, and Radiology administration. Instrument been used contain written and recording interview. Result: The development of computerized billing system in Puspa Husada Mother and Child Hospital started by Analyzing system that rolled before until recent, and system design that included the environment system necessity; hardware, software, and brainware. Proposal design of computerized billing system of Puspa Husada Mother and Child Hospital began with the development of an administration inpatient module and build with access project which was Microsoft access that used MySQL server. Conclusions: The management of Puspa Husada Mother and Child Hospital had developed computerized billing system. The program was an attempt to enhanced quality health services to patient and patient family. The development of computerized billing system at inpatient installation based on many complain regarding the waiting time for hospital billing at inpatient installation after care. To support the implementation, It’s best to prepare Human Resources, System maintenance, and the continuing of system development. Keywords: Computerized billing system, access project, inpatient installation

x Rancangan billing..., Liana Zulfa, FKM UI, 2013


DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ...................................................................................... SURAT PENYATAAN BEBAS PLAGIARISME ...................................... HALAMAN PENYATAAN ORISINALITAS ............................................ LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................... KATA PENGANTAR ................................................................................... LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH .................. ABSTRAK ...................................................................................................... ABSTRACT.................................................................................................... DAFTAR ISI .................................................................................................. DAFTAR TABEL .......................................................................................... DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................

ii iii iv v vi viii ix x xi xiv xv xvi

BAB 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.4.1 1.4.2 1.5 1.5.1 1.5.2 1.6

PENDAHULUAN ............................................................................ Latar Belakang ................................................................................... Rumusan Masalah.............................................................................. Pertanyaan Penelitian ........................................................................ Tujuan Penelitian ............................................................................... Tujuan Umum .................................................................................... Tujuan Khusus ................................................................................... Manfaat Penelitian ............................................................................. Manfaat teoritis .................................................................................. Manfaat aplikatif................................................................................ Ruang Lingkup Penelitian .................................................................

1 1 4 4 5 5 5 6 6 6 6

BAB 2 2.1 2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.4 2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4

TINJAUAN PUSTAKA .................................................................. Konsep Sistem dan Informasi ............................................................ Sistem Informasi Manajemen ............................................................ Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit ...................................... Sumber Daya Manusia....................................................................... Finansial............................................................................................. Infrastruktur ....................................................................................... Sistem Penagihan (Billing System) .................................................... Perencanaan, Analisis, dan Rancangan Billing System ..................... Perencanaan Billing System ............................................................... Analisis Billing System ...................................................................... Rancangan Billing System ................................................................. Local Area Network (LAN) ...............................................................

8 8 9 11 14 15 16 17 17 18 19 20 23

BAB 3 GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK PUSPA HUSADA ............................................................................ 24 3.1 Sejarah Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada ........................... 24 3.2 Visi, Misi dan Motto Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada ............................................................................................... 25

xi Rancangan billing..., Liana Zulfa, FKM UI, 2013


3.3 3.4 3.5 3.6

25 26 28

3.7 3.8 3.9

Profil Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada .............................. Pelayanan Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada ....................... Sumber Pendapatan RSIA Puspa Husada .......................................... Struktur Organisasi Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada ............................................................................................... Kunjungan Layanan Instalasi Rawat Jalan ........................................ Kunjungan Layanan Instalasi Gawat Darurat .................................... Kunjungan Layanan Instalasi Rawat Inap .........................................

BAB 4 4.1 4.2 4.3

KERANGKA PIKIR DAN DEFINISI OPERASIONAL ............ Kerangka Teori .................................................................................. Kerangka Pikir ................................................................................... Definisi Operasional ..........................................................................

32 32 33 34

BAB 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.5.1 5.5.2 5.6 5.7 5.8

METODE PENELITIAN................................................................ Jenis Penelitian .................................................................................. Tempat dan Waktu Penelitian............................................................ Informan Penelitian ........................................................................... Tenaga Pengamat dan Instrumen Penelitian ...................................... Teknik Pengumpulan Data ................................................................ Data Primer ........................................................................................ Data Sekunder.................................................................................... Pengolahan Data ................................................................................ Analisis Data...................................................................................... Validasi Data .....................................................................................

36 36 36 36 37 37 37 37 37 38 38

BAB 6 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.1.5 6.2 6.2.1 6.2.2 6.3 6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.3.3.1 6.3.3.2 6.3.3.3

HASIL PENELITIAN ..................................................................... Analisis Sistem .................................................................................. Kebijakan dan Organisasi Rumah Sakit ............................................ Ketersediaan dan Kesiapan SDM ...................................................... Kemampuan Finansial ....................................................................... Ketersediaan Infrastruktur ................................................................. Prosedur ............................................................................................. Spesifikasi Kebutuhan Sistem ........................................................... Kebutuhan Rumah Sakit .................................................................... Sistem Penagihan Saat Ini ................................................................. Rancangan Sistem.............................................................................. Rekomendasi Sistem.......................................................................... Pilihan Sistem .................................................................................... Disain Computerized Billing System ................................................. Hardware ........................................................................................... Software ............................................................................................. Brainware...........................................................................................

39 39 39 39 40 41 41 46 46 47 50 51 52 53 53 53 60

28 29 30 31

BAB 7 PEMBAHASAN ............................................................................... 62 BAB 8 KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................ 71 8.1 Kesimpulan ........................................................................................ 71

xii Rancangan billing..., Liana Zulfa, FKM UI, 2013


8.2

Saran .................................................................................................. 72

DAFTAR REFERENSI ................................................................................. 73 LAMPIRAN ................................................................................................... 76

xiii Rancangan billing..., Liana Zulfa, FKM UI, 2013


DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Kunjungan Layanan Instalasi Rawat Jalan ...................................... 29 Tabel 3.2 Kunjungan Layanan Instalasi Rawat Inap ....................................... 31 Tabel 4.1 Definisi Operasional ........................................................................ 34 Tabel 6.1 Karakteristik Karyawan Administrasi RSIA Puspa Husada ............ 40 Tabel 6.2 Rangkuman Kebutuhan Berkaitan dengan Pengembangan Computerized Billing System ........................................................... 47 Tabel 7.1 Restrukturisasi Proses yang Terjadi Sebelum dan Sesudah diterapkan Computerized Billing System ........................................................... 67 Tabel 7.2 Prosedur Sistem Pembayaran Pasien ............................................... 68 Tabel 7.3 Prosedur Sistem Input Data Biaya Perawatan Pasien ...................... 69 Tabel 7.4 Prosedur Sistem Penerimaan Uang Muka Pasien ............................ 70

xiv Rancangan billing..., Liana Zulfa, FKM UI, 2013


DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Model Sistem ................................................................................. 8 Gambar 3.1 Struktur Organisasi ........................................................................ 28 Gambar 3.2 Grafik Kunjungan Layanan Instalasi Rawat Jalan ........................ 29 Gambar 3.3 Grafik Kunjungan Layanan Instalasi Gawat Darurat .................... 30 Gambar 3.4 Grafik Kunjungan Layanan Instalasi Rawat Inap ......................... 31 Gambar 4.1 Kerangka Teori .............................................................................. 32 Gambar 4.2 Kerangka Pikir ............................................................................... 33 Gambar 6.1 Alur Proses Rawat Inap RSIA Puspa Husada ............................... 43 Gambar 6.2 Alur Billing Rawat Inap RSIA Puspa Husada ............................... 45 Gambar 6.3 Tampilan Billing Rawat Inap Saat Ini ........................................... 48 Gambar 6.4 Penulisan Kuitansi Secara Manual ................................................ 50 Gambar 6.5 Tampilan Formulir Administrasi Pendaftaran Instalasi Rawat Inap ................................................................................................ 55 Gambar 6.6 Tampilan Formulir Data Pasien Rawat Inap ................................. 56 Gambar 6.7 Tampilan database data pasien ..................................................... 57 Gambar 6.8 Tampilan Formulir Administrasi Pemeriksaan Pasien Rawat Inap ................................................................................................ 58 Gambar 6.9 Tampilan perincian tagihan pasien ................................................ 59 Gambar 6.10 Tampilan database tagihan pasien ................................................ 59 Gambar 6.11 Tampilan Formulir Administrasi Tagihan Pasien Rawat Inap ...... 60 Gambar 7.1 Alur Input Data Computerized Billing System RSIA Puspa Husada ........................................................................................... 66

xv Rancangan billing..., Liana Zulfa, FKM UI, 2013


DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Pedoman Wawancara .................................................................... 76 Lampiran 2 Pedoman Wawancara Manager Keuangan dan Akuntansi Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada................................................. 77 Lampiran 3 Pedoman Wawancara Petugas Administrasi Penagihan di Setiap Unit Pelayanan............................................................................... 78 Lampiran 4 Pedoman Wawancara Pasien di Setiap Kelas Rawat Inap ............ 79

xvi Rancangan billing..., Liana Zulfa, FKM UI, 2013


1

BAB I PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Rumah sakit merupakan subsistem dari sistem pelayanan kesehatan yang mengarah kepada suatu institusi profesional yang bergerak dalam bidang pelayanan jasa. Perkembangan ini disebabkan oleh berbagai faktor internal maupun eksternal. Faktor internal karena mulai timbulnya kesadaran pengelola rumah sakit untuk menerapkan sistem manajemen yang profesional dalam menopang mutu pelayanan. Faktor eksternal muncul karena adanya tuntutan masyarakat terhadap pelayanan yang bermutu. Salah satu penopang mutu pelayanan kesehatan adalah sistem informasi yang handal dan didukung oleh teknologi yang memadai (Rattyana, 2009). Sesuai ketentuan Pasal 52 ayat (1) Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, “setiap rumah sakit wajib melakukan pencatatan dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan rumah sakit dalam bentuk sistem informasi manajemen rumah sakit”. Sebagaimana

tercantum

dalam

Permenkes

Nomor

1171/MENKES/PER/VI/2011 tentang Sistem Informasi Rumah Sakit, “setiap rumah sakit wajib melaksanakan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) yang merupakan suatu proses pengumpulan, pengolahan dan penyajian data rumah sakit”. Pemanfaatan teknologi informasi yang memadai merupakan faktor yang dapat membantu kegiatan pelayanan, penjualan dan pemasaran rumah sakit. Persaingan di era globalisasi ini menjadikan pelanggan atau pasien sebagai aset berharga dan terbatas yang harus dikelola dengan baik. Hubungan yang lebih baik antara pihak rumah sakit dan pihak pasien menjadi keharusan dalam mempertahankan pelanggan atau pasien. Salah satu upaya mempertahankan pelanggan atau pasien yaitu dengan memberikan kepuasan terhadap pasien (Rattyana, 2009, Dinehart, 2000).

1 Rancangan billing..., Liana Zulfa, FKM UI, 2013


2

Penggunaan sistem informasi elektronik dapat meningkatkan pelayanan kesehatan. Sistem informasi dapat menjembatani komunikasi antara pemilik pelayanan kesehatan dengan pelaksana pelayanan kesehatan, meningkatkan keamanan dan mengurangi biaya (Weiner et al., 2003).

Salah satu pelayanan di rumah sakit yang diberikan pada pasien adalah pelayanan administrasi. Pelayanan administrasi yang diberikan harus bisa diproses dengan cepat agar waktu tunggu lebih singkat sehingga pasien atau keluarga pasien merasa puas. Pelayanan administrasi yang diproses secara manual memberi kendala bagi kelancaran arus informasi antara satu unit dengan unit yang lain, serta memberi dampak keterlambatan informasi yang dibutuhkan (Rattyana, 2009). Proses

pelayanan

billing

bila

dilakukan

secara

manual

membutuhkan waktu yang panjang dan sumber daya manusia yang terlibat juga cukup banyak. Kompleksitas aktivitas keuangan sering kali menyebabkan kesalahan dalam proses pencatatan serta pelaporan (Jao et al., 2009). Fahy dan Ketzler (2007) menyebutkan bahwa billing system yang akurat sangat dibutuhkan untuk meningkatkan pelayanan kesehatan yang efisien, sehingga rumah sakit dapat membuat perencanaan pengembangan di masa depan yang lebih optimal (Fahy and Ketzler, 2007). Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada saat ini masih menerapkan pelayanan administrasi secara manual baik dari pengumpulan data pasien, pengumpulan tagihan pasien, serta perhitungannya. Hal ini dinilai kurang efektif karena mengakibatkan waktu pelayanan yang lama, terutama bagi pasien rawat inap (Sumber dari observasi oleh peneliti, 2012). Terdapat keluhan dari keluarga pasien Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada antara lain lamanya informasi keseluruhan biaya yang harus dibayarkan oleh pasien saat hendak pulang. Waktu tunggu proses administrasi tersebut mencapai 1 – 1,5 jam. Lamanya waktu tunggu tersebut dapat mengakibatkan ketidakpuasan pasien terhadap pelayanan Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada (Wawancara pasien dan



3

karyawan, 2012). Berdasarkan hasil perhitungan kartu pendapat atau kuesioner yang rutin dilakukan di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada setiap 6 bulan, dari instalasi rawat inap terdapat keluhan sebesar 45% mengenai pelayanan administrasi rawat inap (Telaah dokumen, 2012). Menurut Fangidae et al (2003) sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi. Sistem informasi ini dapat dilakukan secara manual maupun komputerisasi (Fangidae et al., 2003). Kelemahan sistem pembayaran dengan cara manual adalah membutuhkan waktu yang panjang untuk proses pembayaran dan sumber daya manusia yang terlibat cukup banyak. Hal ini dapat terjadi karena banyaknya jumlah dan ragam transaksi serta lokasi yang cukup jauh antara tempat pelayanan satu dengan tempat pelayanan lainnya, sehingga informasi yang akurat sulit diperoleh dalam waktu cepat. Selain itu, penerapan sistem manual dapat mengakibatkan terciptanya peluang untuk melakukan kolusi antara pasien dengan petugas pembuat rincian di ruangan, sehingga terjadi kebocoran pendapatan rumah sakit, kesalahan interpretasi dalam penghitungannya. Kendala-kendala lain yang dimungkinkan muncul dalam penggunaan billing system manual adalah data transaksi yang hilang atau diragukan validitas data transaksi tersebut. Kendala-kendala tersebut di atas secara langsung maupun tidak langsung dapat menimbulkan masalah yang cukup berarti antara lain berkurangnya pendapatan rumah sakit akibat dari data transaksi yang hilang atau tidak dapat tertagih, iklim kerja menjadi kurang sehat karena saling melempar tanggung jawab dan saling mencurigai antar petugas yang terkait, mengurangi kepuasan pasien terhadap pelayanan karena validitas data transaksi diragukan, dan mengurangi kecepatan pelayanan terhadap pasien (Zainudin, 1993). Rumah

Sakit

Ibu

dan

Anak

Puspa

Husada

bermaksud

mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) secara bertahap yang dimulai dari computerized billing system pada



4

instalasi rawat inap. Billing system yang tepat waktu dan akurat sangat dibutuhkan untuk meningkatkan pelayanan kesehatan yang efisien karena Rumah Sakit ibu dan Anak Puspa Husada merupakan rumah sakit swasta, yang sangat bergantung pada revenue dari pelayanan terhadap pasien (Wawancara manajemen rumah sakit, 2012). 1.2

Rumusan Masalah Lamanya waktu yang dibutuhkan dalam penyampaian informasi biaya keseluruhan selama perawatan rawat inap di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada dapat terjadi karena sistem administrasi yang masih manual dan belum terkomputerisasi. Pelayanan administrasi yang diproses secara manual memberi kendala bagi kelancaran arus informasi antara satu unit dengan unit yang lain, serta memberi dampak keterlambatan informasi yang dibutuhkan. Diketahui berdasarkan hasil wawancara bahwa terdapat keluhan baik dari pasien maupun keluarga pasien mengenai lamanya waktu yang dibutuhkan dalam menunggu proses administrasi biaya perawatan setelah rawat inap. Bagi rumah sakit swasta, pelayanan pasien harus diutamakan karena kehidupan organisasi rumah sakit sangat bergantung dari pembayaran pasien. Sehingga dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan, perlu dibuat suatu disain computerized billing system terutama dalam pelayanan rawat inap Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada.

1.3

Pertanyaan Penelitian 1. Bagaimanakah proses sistem penagihan instalasi rawat inap yang berjalan saat ini di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada? 2. Bagaimanakah struktur dan tugas pokok masing-masing petugas administrasi Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada? 3. Bagaimanakah kebijakan Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada terhadap sistem informasi rumah sakit? 4. Bagaimanakah prosedur penagihan instalasi rawat inap di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada?



5

5. Bagaimanakah analisis hardware, software, dan brainware di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada saat ini? 6. Bagaimanakah kebutuhan Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada terhadap sistem informasi rumah sakit? 7. Bagaimanakah disain computerized billing system yang sesuai dengan kebutuhan pada instalasi rawat inap Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada? 1.4

Tujuan Penelitian

1.4.1

Tujuan Umum Menyusun disain computerized billing system pada instalasi rawat inap Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada tahun 2012 untuk mendukung kepuasan pasien terhadap pelayanan kesehatan

1.4.2

Tujuan Khusus 1. Menganalisis proses sistem penagihan instalasi rawat inap yang berjalan saat ini di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada 2. Menganalisis struktur dan tugas pokok masing-masing petugas administrasi Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada 3. Menganalisis kebijakan Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada terhadap sistem informasi rumah sakit 4. Menganalisis prosedur penagihan instalasi rawat inap di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada 5. Menganalisis analisis hardware, software, dan brainware di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada saat ini 6. Menganalisis kebutuhan Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada terhadap sistem informasi rumah sakit 7. Merancang disain computerized billing system yang sesuai dengan kebutuhan pada instalasi rawat inap Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada



6

1.5

Manfaat Penelitian

1.5.1

Manfaat Teoritis Sebagai bahan masukan bagi pengembangan billing system dengan konsep System Development Life Cycle (SDLC) yang lebih efisien dalam penyelesaian tagihan rawat inap rumah sakit

1.5.2

Manfaat Aplikatif 1. Sebagai bahan masukan bagi pihak manajemen Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada dalam mengembangkan computerized billing system pada instalasi rawat inap yang sesuai dengan kebutuhan 2. Meningkatkan salah satu bentuk mutu pelayanan Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada yaitu kecepatan dan ketepatan memberikan informasi mengenai biaya atau tagihan rawat inap kepada pasien atau keluarga pasien 3. Bagi masyarakat atau pasien dan keluarganya dapat memperoleh informasi mengenai tagihan pembayaran rawat inap tepat waktu dan

akurat

serta

memperoleh

pelayanan

kesehatan

yang

memuaskan 1.6

Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup penelitian ini terbatas pada sistem penagihan yang berjalan dengan informan antara lain pegawai yang berkaitan langsung dengan pengumpulan tagihan pasien dan perhitungannya. Penelitian ini dilakukan di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada selama bulan November - Desember 2012. Penelitian ini dilakukan menggunakan metode operation research dengan pendekatan kualitatif. Pengambilan data dalam penelitian ini adalah melalui wawancara pada beberapa informan penelitian dengan menggunakan pedoman wawancara sehubungan dengan faktor-faktor yang akan diteliti, telaah dokumen, dan observasi. Pemilihan informan untuk wawancara dipilih sendiri oleh peneliti berdasarkan lamanya responden



7

bekerja, pengetahuan dan pengalaman yang informan miliki sehingga dianggap mampu untuk menjadi narasumber. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi langsung dan wawancara untuk memperoleh data primer. Sedangkan data sekunder didapatkan melalui telaah dokumen dan literatur.



8

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1

Konsep Sistem dan Informasi Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu (Jogiyanto, 2005a, McLeod and Schell, 2006). Sistem merupakan sekumpulan unsur yang berhubungan satu sama lain yang berproses mencapai tujuan tertentu, atau suatu tatanan dimana terjadi suatu kesatuan dari berbagai unsur yang saling berkaitan secara teratur menuju pencapaian unsur dalam batas lingkungan tertentu (Rustiyanto, 2010). Secara sederhana ciri-ciri suatu sistem terdiri dari (Sabarguna, 2003): 1. adanya tujuan yang jelas; 2. mempunyai struktur tertentu; 3. terdiri dari suatu kesatuan usaha dari bagian-bagian yang saling tergantung dan berinteraksi satu dengan yang lainnya. Uraian tersebut menunjukkan bahwa secara sederhana untuk melaksanakan suatu kegiatan dalam suatu organisasi membutuhkan suatu masukan sistem, proses sistem dan akhirnya menjadi keluaran sistem (Sabarguna, 2003).

Gambar 1 Model Sistem (Sabarguna, 2003)



9

Peranan informasi ini juga sangat dirasakan pentingnya seperti untuk mendukung sumber daya dan nilai esensial suatu bisnis. Dianggap juga komoditas yang dapat diperjual belikan serta setiap jenis informasi tersebut dapat dianalisis dan dirinci lebih lanjut untuk keperluan tertentu, termasuk dalam pengendalian manajemen rumah sakit (Mulyadi, 2001). Dengan informasi yang lengkap, transparan, akurat dan dapat dinilai akuntabilitasnya, diharapkan sebagai suatu usaha penegakan Good Corporate Governance dalam suatu organisasi (Trisnantoro, 2006). Komponen-komponen sistem informasi meliputi (Turban et al., 2002): 1. Hardware, yaitu seperangkat peralatan seperti processor, monitor, keyboard, dan printer yang menerima data dan informasi, memproses serta menampilkannya; 2. Software, yaitu seperangkat program-program komputer yang memungkinkan hardware memproses data; 3. Database, yaitu kumpulan arsip, catatan, dan lain-lain yang terorganisir, yang menyimpan data dan saling berhubungan; 4. Network, yaitu sistem yang terhubung, yang mengijikan pertukaran sumber daya diantara komputer-komputer yang berbeda; 5. Prosedur, yaitu strategi, kebijakan, metode, dan aturan untuk menggunakan sistem informasi; 6. Manusia, yaitu pemakai akhir atau orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut dan pakar sistem informasi atau orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. 2.2

Sistem Informasi Manajemen Sistem

informasi

manajemen

(SIM)

adalah

suatu

sistem

pengolahan data berbasis komputer yang menyediakan keluaran berupa informasi bagi para pengguna yang membutuhkan informasi. Sistem informasi mengolah sekumpulan data dan fakta menjadi keluaran informasi yang berguna dalam bentuk laporan-laporan yang biasa dipakai



10

manajemen untuk analisis persoalan, pengambilan keputusan, dan perencanaan kerja (McLeod and Schell, 2006). Scott (2002) berpendapat bahwa sistem informasi manajemen adalah sekumpulan informasi yang saling berinteraksi, yang memberikan informasi baik untuk kepentingan operasional atau kegiatan manajerial (Scott, 2002). Dimensi-dimensi kunci informasi yang menjadi fokus sistem informasi manajemen antara lain mencakup (McLeod and Schell, 2006): 1. Relevansi SIM mendukung kerjasama, keterkaitan dan koordinasi antar bagian atau unit dalam rumah sakit, seperti unit registrasi dengan rekam medik, unit registrasi dengan unit rawat jalan, koordinasi antara unit rawat jalan dengan rawat inap serta unit farmasi dan penunjang lainnya. 2. Akurasi Akurasi data dapat dilakukan dengan membandingkan laporan antar unit yang dihasilkan oleh sistem informasi manajemen. SIM juga dapat mencegah terjadinya duplikasi data untuk transaksi-transaksi tertentu. 3. Ketepatan waktu Manfaat yang paling terasa dari SIM adalah kecepatan penyelesaian pekerjaan-pekerjaan administrasi. Kecepatan ini membuat efektivitas kerja meningkat. Ketika komitmen seluruh unit untuk tepat waktu dalam memasukkan data dengan akurasi input data yang tinggi dipenuhi maka akan terasa dampak SIM terhadap kecepatan kerja. 4. Kelengkapan SIM mampu menghasilkan dokumentasi yang auditable dan accountable. Sistem informasi manajemen bertujuan untuk membantu manajer memanfaatkan informasi secara cerdas dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. Belakangan ini sistem informasi manajemen perusahaan



11

merupakan salah satu ujung tombak dalam memenangkan persaingan bisnis. Keunggulan kompetitif sistem informasi manajemen meliputi keunggulan strategi, keunggulan taktis dan keunggulan operasional. Rumah sakit modern yang menerapkan sistem informasi rumah sakit yang lengkap dan terintegrasi lebih berpeluang memberikan layanan berkualitas yang cepat, tepat, dan online sehingga mampu meningkatkan kepuasan pasien, dokter, manajemen dan staf rumah sakit (McLeod and Schell, 2006). Sistem komputerisasi

informasi

manajemen

tapi

dapat

juga

tidak

dengan

selalu

cara

harus

manual,

berbasis tergantung

kompleksitas dari sistem informasi tersebut. Tetapi dengan semakin berkembangnya dan semakin kompleksnya sistem informasi di era jejaring informasi ini maka sistem informasi manajemen tidak akan dapat berfungsi sesuai yang diharapkan tanpa adanya dukungan elemen komputerisasi (Mulyadi, 2001). McLeod dan Schell (2006) mendefinisikan sistem informasi manajemen sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi pada beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Informasi dapat berupa apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematik. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat membuat keputusan untuk memecahkan suatu masalah (McLeod and Schell, 2006). 2.3

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Rumah sakit memerlukan sistem informasi manajemen terutama untuk melayani fungsi administratif dan fungsi klinis yang dapat secara langsung memperbaiki kualitas layanan. Fungsi administratif mencakup aliran proses pasien dari registrasi sampai pasien keluar dari rumah sakit. Di dalam fungsi ini terkait berbagai unit seperti akunting, penagihan, farmasi, housekeeping, dan laboratorium. Fungsi klinis mencakup rekam medis termasuk hasil prosedur diagnostik, akses pada diagnostik baku dan



12

prosedur pemberian kode, tinjauan pada informasi pasien (misalnya penilaian risiko kandungan) atau alarm otomatis yang mengingatkan kontra indikasi atau ketidaksesuaian antara obat yang diberikan (Kunders, 2004). Sistem informasi rumah sakit yang terintegrasi disatukan dalam satu atau beberapa server untuk pengolahan data bervolume sangat besar yang dapat bersumber dari (Kunders, 2004): 1. Berbagai departemen seperti marketing dan sales, engineering, human resources, purchasing, instalasi farmasi, persediaan bahan dan perlengkapan, instalasi laboratorium dan radiologi, instalasi rawat jalan, instalasi rawat inap, instalasi gawat darurat, ruang operasi, bank darah; 2. Berbagai proses seperti housekeeping, gizi, pemeriksaan laboratorium, proses konsultasi, proses di instalasi rawat jalan dan rawat inap, proses di ruang operasi dan gawat darurat, proses pendaftaran pasien, proses pasien pulang; 3. Pihak eksternal seperti Departemen Kesehatan, asuransi, dan masyarakat luas. Donabedian (1988) mendefinisikan input sebagai sumber daya yang dibutuhkan dalam bidang kesehatan. Hal ini mencakup sumber daya materi seperti fasilitas, obat-obatan, dan lainnya, sumber daya intelektual seperti pengetahuan medis, sistem informasi, serta sumber daya manusia. Proses menggambarkan pemanfaatan sumber daya tersebut dalam pelayanan kesehatan. Sedangkan output merupakan hasil dari keseluruhan proses yang telah dilakukan dalam pelayanan kesehatan, mencakup peningkatan kualitas maupun wawasan, kemampuan fungsional, dan lainlain (Legido-Quigley, 2008). Sistem informasi manajemen kesehatan memberikan berbagai keuntungan nyata bagi rumah sakit antara lain (Goel and Kumar, 2002): 1. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas menyeluruh dalam pengumpulan, penyimpanan, penyajian, dan pendistribusian data;



13

2. Membantu analisis sejumlah besar data dalam waktu singkat untuk mendukung pembuatan keputusan dan pemantauan; 3. Memberikan

kesempatan

dokter,

perawat,

dan

teknisi

menyediakan waktu lebih banyak untuk aktvitas teknis dan klinis lainnya; 4. Memberikan informasi paling akhir mengenai posisi stok, tugas-tugas,

pekerjaan-pekerjaan,

status

pemeriksaan

laboratorium dan radiologi, memutakhirkan catatan pembantu mengenai

kebutuhan

pemeliharaan,

laporan

kesimpulan

payroll, keuangan dan akunting, dan informasi lainnya; 5. Membantu memperoleh pandangan logis misalnya mengenai kinerja unit instalasi (kardiologi, neurologi) layanan dalam kategori dan pasien berbeda (diagnosis, bedah, obat, bed charges atau biaya rawat); 6. Memberikan informasi dan landasan logis untuk perencanaan sumber daya manusia; 7. Membantu persiapan dokumen operasional seperti buku perawatan; 8. Berbagai akses informasi misalnya rekam medis pasien dilihat secara bersamaan oleh petugas laboratorium dan petugas bangsal; 9. Respon lebih baik untuk pertanyaan pengunjung ketika mencari informasi mengenai lama rawat khususnya untuk rawat inap. Jogiyanto (2005) menyebutkan bahwa keuntungan memanfaatkan sistem informasi manajemen rumah sakit diantaranya efisiensi, efektivitas dan kompetitif. Efisiensi karena sistem informasi manajemen rumah sakit dapat dipakai dalam pengolahan billing system. Efektivitas karena sistem informasi manajemen rumah sakit menyediakan informasi bagi manajer organisasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan yang lebih efektif. Kompetitif karena sistem informasi manajemen rumah sakit dapat



14

dipakai sebagai sistem informasi strategis dan dapat dipakai untuk mengimplementasikan keunggulan strategis organisasi (Jogiyanto, 2005b). Sistem informasi rumah sakit mencakup berbagai proses-proses antara lain (Lippeveld et al., 2000): 1. Proses

penerimaan

pasien:

pendaftaran

pasien

dan

pengambilan data pasien dari database pasien di rumah sakit jika pasien pernah berobat; 2. Proses pulangnya pasien; 3. Proses farmasi; 4. Proses laboratorium, x-ray, dan alat diagnostik lainnya; 5. Proses akunting dan keuangan dan penagihan atau billing; 6. Proses-proses yang terkait dengan sumber daya manusia; 7. Proses layanan departemen klinis dan unit penunjang; 8. Proses pembuatan data laporan bulanan. Dalam upaya pengembangan sistem informasi, manajemen harus membuat perencanaan dalam suatu masterplan. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun masterplan adalah tahapan-tahapan dalam pengembangan modul sistem, pemilihan perangkat keras dan perangkat lunak yang akan digunakan, sumber daya manusia yang harus disiapkan dan anggaran yang diperlukan. Pengembangan sistem informasi keuangan terkomputerisasi perlu memperhatikan perhitungan biaya berdasarkan garis produksi dengan mengelompokkan pelayanan-pelayanan yang berhubungan sesuai dengan kelompok produksi strategis. Perhitungan biaya digambarkan sebagai suatu catatan sistematis mengenai transaksi rinci yang berhubungan dengan berbagai aktivitas rumah sakit dengan pandangan untuk mendapatkan perhitungan pengeluaran total dan unit biaya bangsal, departemen dan kegiatan (Trisnantoro, 2006). 2.3.1

Sumber Daya Manusia Handoko (2002) menyebutkan bahwa sumber daya manusia (SDM) merupakan aset utama suatu organisasi, baik organisasi bisnis maupun organisasi nirlaba, karena keberhasilan dan kelestarian suatu



15

organisasi di masa depan dipengaruhi oleh kemampuan SDM yang dimilikinya (Handoko, 2002). Siagian (1999) mengatakan bahwa manusia sebagai faktor input terpenting dalam proses manajemen yang menentukan terwujudnya kegiatan-kegiatan (proses) agar menjadi langkah-langkah nyata untuk mencapai hasil (output) (Siagian, 2002). Sering terjadi sikap penolakan dari SDM sehubungan dengan perubahan suatu sistem di rumah sakit. Penolakan perubahan tersebut umumnya dikarenakan faktor kebiasaan atau melakukan pekerjaan rutin, faktor ketakutan terhadap munculnya dampak yang tidak diinginkan, faktor ekonomi, faktor tidak adanya kepercayaan dalam situasi kerja, faktor takut mengalami kegagalan, serta faktor tidak adanya manfaat yang diperoleh dari perubahan (Robbins, 2006). Sistem informasi berbasis teknologi tidak dapat diimplementasikan secara utuh tanpa dukungan dari SDM internal, sehingga dalam sebuah organisasi rumah sakit dibutuhkan pemimpin dan staf yang mempunyai model kepemimpinan, motivasi organisasi dan inovasi yang dapat mengelola dan mempertahankan dukungan dari SDM rumah sakit terhadap kualitas pelayanan rumah sakit (Scott, 2002). 2.3.2

Finansial Pengembangan sistem informasi membutuhkan finansial untuk biaya

penyusunan

perencanaan,

analisis,

pembuatan

disain

dan

implementasi serta perawatan (Jogiyanto, 2005b). Menurut Mc.Robbie dan Palmer (2001), pengembangan rencana penerapan teknologi informasi dalam sebuah institusi terdiri dari dua tema utama. Tema yang pertama adalah akses, yaitu bahwa rencana ini harus diarahkan kepada peningkatan akses terhadap informasi, komputasi dan komunikasi bagi seluruh jajaran institusi. Tema yang kedua adalah siklus hidup pendanaan (life cycle funding), yang berarti bahwa rencana ini harus dapat merumuskan suatu mekanisme yang dapat diandalkan untuk secara finansial mendukung inovasi

yang

berkesinambungan

dari

teknologi

yang

senantiasa

berkembang dari waktu ke waktu (McRobbie and Palmer, 2001).



16

Aspek

finansial

menjadi

persoalan

penting

karena

harus

menyiapkan infrastruktur (komputer, jaringan kabel maupun nirkabel, listrik, sistem pengamanan, konsultan, pelatihan, dan lain-lain). Pada umumnya rumah sakit memiliki anggaran yang terbatas, terutama untuk teknologi informasi. Di berbagai negara, investasi teknologi informasi di rumah sakit rata-rata adalah 2,5% dari total anggaran, sedangkan di sektor lain dapat mencapai tiga kali lipat (Fuad, 2008). 2.3.3

Infrastruktur Faktor non manusia merupakan faktor input yang membantu SDM untuk menjalankan proses (Siagian, 2002). Sebagian besar organisasi kesehatan telah memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi sebagai media untuk pengembangan sistem informasinya. Bahkan di luar negeri banyak rumah sakit yang sudah memiliki Chief Information Officer (CIO) yang khusus mengelola pengembangan sistem atau teknologi informasi rumah sakit (Fuad, 2008). Pemanfaatan teknologi informasi di rumah sakit menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer untuk mengelola database yang terintegrasi untuk mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi (Davis and Olson, 1995). Perangkat keras untuk mendukung sistem informasi yang maju pada umumnya memerlukan ciri antara lain (Kerschner and Raaf, 2008): 1. Kemampuam komunikasi data; 2. Kapasitas saluran dan kesamaan bidang (interface) untuk serangkaian peralatan masukan/keluaran dengan kecepatan tinggi/rendah; 3. Kemampuan untuk pengoperasian online; 4. Penyimpanan besar; 5. Penyimpanan online sekunder yang sangat besar. Perangkat lunak untuk sistem informasi yang maju mencakup beberapa unsur antara lain (Kerschner and Raaf, 2008):



17

1. Monitor komunikasi; 2. Sistem pengoperasian; 3. Sistem manajemen dan pangkalan data. 2.4

Sistem Penagihan (Billing System) Salah satu penentu keberhasilan pengelolaan rumah sakit dapat dilihat dari pengelolaan keuangan. Hal tersebut disebabkan rumah sakit merupakan lembaga usaha. Sebagai lembaga usaha, rumah sakit harus mempunyai informasi mengenai cara menghasilkan pelayanan kesehatan, biaya dan jumlah biaya pelayanan kesehatan yang diproduksi, harga jual pelayanan, jumlah pasien yang tanpa subsidi, pasien dengan subsidi atau dijamin pihak lain. Informasi tersebut perlu disediakan agar manajemen mengetahui efektifitas produktifitas pelayanan (Trisnantoro, 2006). Sistem penagihan elektronik (computerized billing system) di rumah sakit merupakan suatu keharusan untuk menjamin manajemen keuangan rumah sakit yang cepat, transparan, dan bertanggung jawab. Dalam piramida sistem informasi rumah sakit, billing system merupakan lapisan yang paling dasar, yaitu berupa sistem pengolahan transaksi (Fuad, 2008). Dalam sebuah perancangan sistem informasi rumah sakit terjadi restrukturisasi

ketika

sejumlah

rangkaian

proses

sebagai

dampak

dilibatkannya perangkat TI dan komunikasi dalam bisnis. Terdapat 4 restrukturisasi proses yang terjadi, yaitu melalui: eliminasi proses, simplifikasi proses, integrasi proses, dan otomatisasi proses. Dengan melakukan satu atau lebih cara tersebut, jelas akan terlihat peningkatan kinerja proses bisnis yang ada dalam organisasi (Indrajit et al., 2004).

2.5

Perencanaan, Analisis, dan Rancangan Billing System Pengembangan

sistem

informasi

manajemen

rumah

sakit

memerlukan suatu kegiatan yang mengikuti suatu alur dimulai dari perencanaan,

analisis

dan

desain.

Sehingga

sistem

yang

akan

dikembangkan dapat didukung oleh sumber daya yang dimiliki organisasi,



18

sesuai

dengan

kebutuhan

user,

dapat

terintegrasi

dan

dapat

diimplementasikan (Narayan, 1993) Langkah-langkah dalam proses pengembangan system penagihan terkomputerisasi (Lippeveld et al., 2000): 1. Menilai status sistem informasi rumah sakit sekarang; 2. Identifikasi data yang diperlukan untuk memantau indikator kesehatan terpilih; 3. Mengembangkan strategi memperkuat informasi; 4. Identifikasi sub sistem mana yang memerlukan komputerisasi; 5. Memilih sistem komputerisasi; 6. Mengembangkan daftar produk (output) informasi; 7. Mengembangkan aliran data manajemen sistem informasi; 8. Identifikasi sumber data dan bentuk-bentuk laporan; 9. Mengembangkan aplikasi database; 10. Menghasilkan dokumentasi; 11. Menguji sistem dalam bidang yang dipilih; 12. Mempersiapkan bahan pelatihan untuk operator dan manajer; 13. Memulai tahap implementasi dan pemasangan perangkat keras. 2.5.1 Perencanaan Billing System

Sebagai langkah awal dari alur pengembangan billing system adalah kegiatan perencanaan sistem (system planning). Terdapat beberapa hal yang harus direncanakan atau permasalahan yang harus diidentifikasi antara lain (Oetomo, 2004): 1. Bagaimana alur sistem pembayaran pasien rawat inap?

2. Bagaimana penyempurnaan yang diusulkan, termasuk penataan kapan pasien harus membayar? Kemana pasien harus membayar? Kemana pasien menunjukkan bukti pelunasan pembayaran?

3. Kebutuhan perangkat keras (hardware) apa saja yang harus dipersiapkan?

4. Bagaimana tata letak hardware yang diusulkan yang disesuaikan dengan arsitektur jaringan sistem?



19

5. Apa saja yang perlu disiapkan kaitannya dengan perangkat lunak (software) pengembangan sistem?

6. Kaitannya dengan penataan tenaga (brainware) maka perlu menetapkan siapa yang menghitung tagihan harian maupun tagihan total

7. Menetapkan yang memasukkan data ke komputer 8. Menetapkan yang berhak menerima uang dari pasien 9. Jika ada kesalahan data maka ditetapkan satu orang yang bertangungg jawab

secara

keseluruhan

untuk

dapat

merubah

data

atas

sepengetahuan direktur rumah sakit

10. Bagaimana prosedur tetap penagihan pembayaran pasien rawat inap yang berlaku saat ini?

11. Bagaimana perubahan prosedur tetap jika telah menggunakan sistem komputerisasi? Pengembangan sistem informasi harus memperhatikan System Development Life Cycle (SDLC)

dari

proyek

tersebut.

System

Development Life Cycle (SDLC) terdiri dari analisis sistem, spesifikasi kebutuhan sistem, perancangan sistem, pengembangan sistem, pengujian sistem, serta implementasi dan pemeliharaan sistem. Hasil evaluasi selanjutnya dapat digunakan sebagai identikasi masalah untuk proyek pengembangan sistem informasi berikutnya (Stair and Reynolds, 2009). Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun masterplan atau rancangan sistem informasi adalah tahapan-tahapan dalam pengembangan modul sistem, pemilihan perangkat keras dan perangkat lunak yang akan digunakan, sumber daya manusia yang harus disiapkan dan anggaran yang diperlukan. Tahapan-tahapan pengembangan modul sistem informasi ditentukan berdasarkan skala prioritas (Stair and Reynolds, 2009). 2.5.2 Analisis Billing System Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan,



20

kesempatan, hambatan dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya (Jogiyanto, 2005a). Model kerja dari penagihan pembayaran pasien rawat inap (billing system) ini merupakan integrasi dari unit pelayanan administrasi pasien, unit pelayanan medik, unit penunjang medik dan asuhan keperawatan. Oleh karena itu pencatatan atau entri data harian sangat berperan penting karena hal ini akan menghasilkan perhitungan akhir yang cepat dan akurat (Sabarguna, 2003). Pada tahap analisis perlu dilakukan rekayasa ulang proses kerja yang ada. Informasi tentang sistem yang sudah ada ditelaah lebih mendetil dan para user di wawancara, pengukuran dibuat dan perkiraan kebutuhan yang akan datang disiapkan dan semua langkah yang dibutuhkan diambil semuanya dengan tujuan menentukan apa yang seharusnya sistem mampu lakukan. Hasil dari aktivitas menyeluruh ini menghasilkan laporan spesifikasi kebutuhan sistem yang merupakan akhir tahap analisis. Ini adalah tahap paling awal dimana permintaan proposal (request for proposal) dibuat. Permintaan proposal bisa saja berupa meminta para vendor mempersiapkan sistem yang siap pakai (Scott, 2002). 2.5.3 Rancangan Billing System Disain sistem memerlukan imajinasi tentang perangkat alternatif yang ditetapkan dan pengetahuan teknis yang tinggi untuk mendefinisikan dan mengevaluasi perangkat alternatif ini (Scott, 2002). Kerangka alur atau flow chart design billing system dirangkai mulai dari input data, process data, hingga output data berupa suatu informasi billing system yang dapat secara cepat dan akurat diterima oleh pasien atau keluarganya. Untuk mendukung alur ini maka perlu penataan arsitektur jaringannya (Local Area Network) sehingga saluran data menjadi informasi tidak terganggu (Arifin, 2005). Rancangan sistem informasi manajemen dapat melalui cara yaitu dengan cara pengembangan daur hidup sistem (System Development Life Cycle), cara pengembangan bertingkat dari model sederhana menjadi yang



21

lebih kompleks (prototyping), dan cara pengembangan berpangkal dari kebutuhan penggunaan sistem informasi (End User Development) serta cara paket. Pengembangan teknologi informasi akan efektif, apabila (Jao et al., 2009): a. Dilakukan

penyelidikan

kebutuhan

dan

kebutuhan

tersebut

didefinisikan dengan baik; b. Stakeholder yang terlibat berdedikasi untuk menciptakan solusi; c. Alat ini dibangun dengan hati-hati atau disesuaikan berdasarkan lingkungan yang nyata; d. Memanfaatkan alur kerja yang baku; e. Membutuhkan organisasi yang kuat; f. Memerlukan komitmen investasi dari administrasi untuk memvalidasi penggunaan alat. Tahap disain diakhiri dengan rumusan terinci spesifikasi disain sistem informasi baru yang akan diimplementasikan dan perencanaan dan pengadaan perlengkapan perangkat keras dan perangkat lunak (Scott, 2002). Beberapa pilihan yang dapat dilakukan oleh rumah sakit dalam penggunaan aplikasi perangkat lunak adalah (Lippeveld et al., 2000): 1. Menggunakan paket perangkat lunak yang sepenuhnya di disain khusus untuk rumah sakit tertentu; 2. Menggunakan paket perangkat lunak yang dijual atau tersedia oleh penjual jasa pemrograman; 3. Menggunakan perangkat lunak yang dipakai negara lain dengan diadaptasikan ke kondisi negara sendiri. Rancangan sistem kemudian diselesaikan dan diikuti dengan implementasi modul yang lebih kecil. Modul-modul ini pertama-tama diuji secara tersendiri dan kemudian dilakukan secara bersamaan. Ketika pengujian integrasi terakhir telah diselesaikan, keseluruhan sistem dapat diserahkan ke pemakai atau pihak rumah sakit (Setiawan, 2010). Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru apakah



22

sudah dapat meningkatkan nilai waktu dan keakuratan data pada sistem penagihan pasien rawat inap (billing system) (Jogiyanto, 2005a). Perencanaan sistem ini sangat berkaitan dengan perencanaan hardware, software, dan brainware (Oetomo, 2004). 1. Hardware Hardware atau perangkat keras adalah komponen pada komputer yang dapat terlihat dan disentuh secara fisik. Hardware ini dapat terdiri dari input/output device, storage device, monitor atau screen monitor, central processing unit (CPU). 2. Software Software atau perangkat lunak adalah sekumpulan data elektronik yang disimpan dan diatur oleh komputer. Data ini dapat berupa program atau instruksi secara digital. 3. Brainware Brainware atau perangkat manusia adalah orang yang terlibat dalam kegitan pemanfaatan komputer atau sistem pengolahan data, dengan menggunakan atau mengoperasikan komputer. Brainware merupakan salah satu elemen penting yang mengoperasikan komputer agar memiliki fungsionalitas dan dapat menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi pengguna. Menurut tingkatan pemanfaatan terhadap komputer, brainware digolongkan dalam empat tingkatan, yaitu (Jatnika, 2009): a. Sistem analis, adalah penanggung jawab dan perencana sistem dari sebuah proyek pembangunan sebuah sistem informasi; b. Programmer, adalah pembuat dan petugas yang mempersiapkan program yang dibutuhkan pada sistem komputerisasi yang dirancang; c. Administrator, adalah seseorang yang bertugas mengelola suatu sistem operasi dan program-program yang berjalan pada sebuah sistem atau jaringan komputer; d. Operator, adalah pengguna biasa yang hanya memanfaatkan sistem komputer yang sudah ada.



23

2.5.4

Local Area Network (LAN) Penggunaan komputer dan jaringannya sudah mulai beragam mulai dari menangani proses bersama maupun komunikasi antar komputer (peer to peer system) saja tanpa melalui komputer pusat. Sejak itu mulailah berkembang teknologi jaringan lokal yang dikenal dengan sebutan LAN (Depkes, 2004). Local Area Network (LAN) dapat dibedakan dari jenis jaringannya berdasarkan

tiga

karakteristik:

ukuran,

teknologi

transmisi,

dan

topologinya. Dengan mengetahui keterbatasannya, menyebabkan adanya kemungkinan untuk menggunakan jenis disain tertentu dan memudahkan pengelolaan jaringan. LAN modern dapat beroperasi dengan kecepatan sampai ratusan megabit per detik (Kristanto, 2003). Sebuah LAN adalah jaringan komputer yang digunakan untuk menghubungkan komputer yang jaraknya tidak terlalu jauh yang dibatasi oleh area yang relatif kecil, umumnya dibatasi oleh area lingkungan, seperti sebuah kantor pada gedung atau tiap-tiap ruangan pada sebuah bangunan (Wahanakomputer, 2006, Syafrizal, 2005).



24

BAB III GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK PUSPA HUSADA

3.1

Sejarah Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada Rumah

sakit

adalah

sarana

upaya

kesehatan

yang

menyelenggarakan Kegiatan pelayanan kesehatan. Kesehatan merupakan kebutuhan dasar manusia untuk memenuhinya. Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada hadir melayani masyarakat umum dan industri dengan fasilitas pelayanan lengkap dan biaya yang terjangkau. Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada berdiri sejak tanggal 08 April 2010, terletak di Jl. Raya pondok Timur Km.1 Jatimulya, Tambun Selatan Bekasi Timur. Kecamatan Bekasi Timur secara geografis terletak di bagian Timur Kota Bekasi. Dilihat dari kondisi alamnya adalah berupa dataran dengan luas wilayah 12,78 km2 . Dibandingkan dengan kecamatan lainnya, Kecamatan Bekasi Timur ini adalah kecamatan yang mempunya luas paling kecil tapi terpadat penduduknya yaitu mencapai 16.538 jiwa/km2. Batas wilayah kecamatan Bekasi Timur adalah : Sebelah utara

: berbatasan dengan Kecamatan Bekasi Utara

Sebelah selatan

: berbatasan dengan Kecamatan Rawalumbu

Sebelah barat

: berbatasan dengan Kecamatan Bekasi Selatan

Sebelah timur

: berbatasan dengan Kabupaten Bekasi

Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada berada di tengah-tengah padat penduduk yang mana sebagian besar adalah karyawan perusahaan. Dengan demikian diharapkan melalui lokasi yang strategis tersebut akan memudahkan

karyawan

dan

keluarganya

mendapatkan

pelayanan

kesehatan selama 24 jam, terutama disaat darurat di malam hari. Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada berdiri berdasarkan beberapa landasan hukum, antara lain:



25

1. Undang-undang No. 36 tahun 2009 tentang kesehatan; 2. Undang-undang No. 44 tahun 2009 tentang rumah sakit; 3. Undang-undang No. 29 tahun 2004 tentang praktek kedokteran (Lembaran Negara No. 443/ tahun 2004); 4. Keputusan Mentri Kesehatan R.I Nomor 1333/Menkes/Per/SK/II/1988 tentang Standar pelayanan Rumah Sakit. Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada sebagai sarana pelayanan kesehatan tingkat menengah memberikan pelayanan kesehatan dasar dan juga memberikan pelayanan spesialistis. Pelayanan kesehatan dasar diberikan oleh dokter umum Selama 24 jam, 7 hari seminggu, melalui Poli Umum dan IGD (Instalasi Gawat Darurat). 3.2

Visi, Misi dan Motto Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada Visi Menjadikan Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada sebagai Rumah Sakit Ibu dan Anak terkemuka di wilayah cakupannya dengan komitmen SDM yang profesional, manusiawi dan solid Misi 1. Menyediakan layanan kesehatan obsgyn, kesehatan anak dan spesialis lain secara komprehensif 2. Melakukan pelatihan dan pendidikan kepada para karyawan agar mampu memberikan pelayanan yang profesional, manusiawi dan solid 3. Melakukan manajemen rumah sakit yang efektif dan efisien Motto Dari rahim menuju generasi Indonesia sehat

3.3

Profil Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada Nama

: Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada

Alamat

: Jl. Raya Pondok Timur km 27 Jatimulya, Tambun Selatan, Bekasi Timur

Telefon

: (021) 82618978, 82618979

Fax

: (021) 82618977



26

3.4

Email

: [email protected]

Homepage

: www.puspahusada.com

Nama Direktur Utama

: dr. Singgih Pudjirahardjo, Mkes

Pemilik

: PT. Puspa Husada

Status Kepemilikan

: Privat

Resmi Berdiri

: 8 April 2010

Jumlah Tempat Tidur

: 31 tempat tidur

Kelas Rumah Sakit

:D

Luas Fisik

: 2000 m2

Pelayanan Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada sebagai sarana pelayanan kesehatan tingkat menengah memberikan pelayanan kesehatan dasar dan juga memberikan pelayanan spesialistis. Pelayanan kesehatan dasar diberikan oleh dokter umum selama 24 jam, 7 hari seminggu, melalui poli umum dan IGD (Instalasi Gawat Darurat). Penangangan kesehatan selanjutnya dirujuk kepada dokter spesialis, secara cepat (satu atap) dan tepat (tidak asal coba-coba dokter spesialis). Dengan jumlah total tempat tidur sebanyak 31 buah, Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada mencapai BOR 30%, LOS 3 hari dan TOI 3 hari. Pelayanan yang terdapat di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada antara lain: 1. Instalasi Gawat Darurat 24 jam IGD (Instalasi Gawat Darurat) Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada dilengkapi alat resusitasi (penyelamatan jiwa), monitor pasien, dan peralatan EKG (Elektrokardiografi) yang sangat bermanfaat dalam mendiagnosa serangan jantung. Fasilitas dan peralatan lengkap, baru, dan berteknologi kini. Perawat Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada dilatih secara berkala, agar tangkas dan lihai dalam mengatasi kondisi kegawatdaruratan tanpa panik.



27

2. Instalasi Rawat Jalan Dokter Umum (24 jam) dan Dokter Spesialis Menyediakan layanan poliklinik dokter umum 24 jam, poliklinik gigi, poli spesialis yang mencakup spesialis anak, spesialis kandungan dan kebidanan, spesialis penyakit dalam, dan spesialis bedah. 3. Instalasi Rawat Inap Instalasi rawat inap terdiri dari ruangan perawatan khusus dan ruang perawatan umum. Ruangan perawatan khusus digunakan untuk pasien-pasien yang membutuhkan pengawasan sangat ketat yaitu ruang perawatan bayi baru lahir sakit/perina. Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada memiliki 31 tempat tidur yang terdistribusi dalam: a. Kelas III

: 9 tempat tidur

b. Kelas II

: 8 tempat tidur

c. Kelas I

: 4 tempat tidur

d. Kelas VIP

: 3 tempat tidur

e. ICU/NICU/HCU : 5 tempat tidur f. Perinatal

: 2 tempat tidur

4. Persalinan (24 jam) 5. Operasi Bedah Umum dan Kebidanan (OK) a. 2 Ruang ICU b. 2 Ruang NICU 6. Laboratorium 7. USG 8. Rontgen /CTG/EKG 9. Instalasi Farmasi 24 Jam 10. KIA / Imunisasi 11. Khitanan/Tindik 12. Ambulance (24 jam) 13. Medical Check Up



28

3.5

Sumber Pendapatan RSIA Puspa Husada Untuk menjalankan kegiatan operasional, Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada memperoleh dana dari: 1.

Kerjasama asuransi Sampai dengan saat ini, Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada telah bekerja sama dengan lebih dari 10 asuransi besar, yaitu: Astra Buana, Jasindo (sebagai salah satu partner asuransi terbesar), Reliance, AVIVA, Equity Life Indonesia, Manulife Indonesia, PT Jamsostek (sebagai salah satu partner asuransi terbesar), Bumida Bumiputera, PJPK Sint Carolus, Patra Jasa, AIA Financial dan CIU Insurance

2.

Kerjasama dengan perusahaan Sampai dengan saat ini Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada telah bekerja sama dengan lebih dari 10 perusahaan besar, yaitu: PT Blue Dot Assistance, PT Pos Indonesia, Murni Plastik, PT Era Media, PT Avrist, Tugu Mandiri, Abda, Wana Artha, Smylinks, Winterthur, Zakirah, Indrapura, Astra Honda Motor, Umum Mega, dan PT Gaya Motor

3. 3.6

Pasien umum RSIA Puspa Husada

Struktur Organisasi Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada

Gambar 3.1 Struktur Organisasi



29

3.7

Kunjungan Layanan Instalasi Rawat Jalan Tabel 3.1 Kunjungan Layanan Instalasi Rawat Jalan (Data sampai dengan Juni 2012) JUMLAH KUNJUNGAN PASIEN RAWAT JALAN RSIA PUSPA HUSADA NO

2010

2011

2012

1

PENYAKIT DALAM

45

85

39

2

KESEHATAN ANAK

161

1159

892

3

OBSTETRI & GINEKOLOGI

76

216

279

4

MATA

5

SPESIALIS RADIOLOGI

6

BEDAH

7

GIGI & MULUT

32

98

58

TOTAL

314

1560

1269

1

BEDAH

21

31

2

NON BEDAH

485

724

3

KEBIDANAN

1

2

4

PSIKIATRIK

5

SARAF

6

ANAK

169

281

350

TOTAL JUMLAH PASIEN RAWAT JALAN PASIEN POLI

676

1038

899

314

1560

549

PASIEN UGD

676

1038

899

TOTAL

990

2598

1448

1 2

UGD

3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0

549

2012 2011 2010

Gambar 3.2 Grafik Kunjungan Layanan Instalasi Rawat Jalan (Data sampai dengan Juni 2012)



30

Berdasarkan grafik diatas, terlihat bahwa post revenue utama Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada adalah poli kesehatan anak dengan kunjungan yang hampir 5 kali lipat lebih tinggi dibandingkan dengan poli yang lain. Dari grafik juga diketahui bahwa poli dengan kunjungan terendah adalah poli gigi dan mulut. Kunjungan tertinggi terjadi pada bulan Mei diikuti oleh bulan Januari. 3.8

Kunjungan Layanan Instalasi Gawat Darurat

120 BEDAH

100 80

NON BEDAH

60

KEBIDANAN

40

PSIKIATRIK

20

SARAF

0

ANAK

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Gambar 3.3 Grafik Kunjungan Layanan Instalasi Gawat Darurat Berdasarkan grafik diketahui bahwa kunjungan IGD tertinggi adalah kasus bedah, diikuti yang kedua adalah non bedah. Sedangkan kasus yang terendah adalah kasus psikiatrik.



31

Kunjungan Layanan Instalasi Rawat Inap Tabel 3.2 Kunjungan Layanan Instalasi Rawat Inap (Data sampai dengan Juni 2012) JUMLAH KUNJUNGAN PASIEN RAWAT INAP RSIA PUSPA HUSADA 2010

2011

2012

1

PENYAKIT DALAM

56

97

73

2

KESEHATAN ANAK

118

305

174

3

OBSTETRI & GINEKOLOGI : 10

155

161

25

32

1

7

SC 4

Non SC

5

MATA

6

SARAF

7

BEDAH

8

GIGI & MULUT

5

UMUM TOTAL

1400 1200 1000 800 600 400 200 0

14

5

3

203

588

450

BEDAH

5

6

7

2011

UMUM

SARAF

4

GIGI & MULUT

MATA

3

Non SC

2

SC

1

OBSTETRI & GINEKOLOGI :

KESEHATAN ANAK

2012 PENYAKIT DALAM

3.9

8

2010

TOTAL

Gambar 3.4 Grafik Kunjungan Layanan Instalasi Rawat Inap (Data sampai dengan Juni 2012)



32

BAB IV KERANGKA PIKIR DAN DEFINISI OPERASIONAL

4.1

Kerangka Teori (Stair dan Reynolds, 2009)

Gambar 4.1 Kerangka Teori Menurut Stair dan Reynolds (2009), dalam System Development Life Cycle (SDLC), terdapat enam langkah. Langkah-langkah tersebut adalah: 1. Analisis sistem, yaitu membuat analisis aliran kerja manajemen yang sedang berjalan; 2. Spesifikasi kebutuhan sistem, yaitu melakukan perincian mengenai apa saja yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan membuat perencanaan yang berkaitan dengan proyek sistem; 3. Perancangan sistem, yaitu membuat desain aliran kerja manajemen dan desain pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan


32


33

sistem informasi; 4. Pengembangan sistem, yaitu tahap pengembangan sistem informasi dengan menulis program yang diperlukan; 5. Pengujian sistem, yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat; 6. Implementasi dan pemeliharaan sistem, yaitu menerapkan dan memelihara sistem yang telah dibuat. System Development Life Cycle (SDLC) dijalankan secara berurutan, mulai dari langkah pertama hingga langkah keenam. Setiap langkah yang telah selesai harus dikaji ulang, terutama dalam langkah spesifikasi kebutuhan dan perancangan sistem untuk memastikan bahwa langkah telah dikerjakan dengan benar dan sesuai harapan. Jika tidak maka langkah tersebut perlu diulangi lagi atau kembali ke langkah sebelumnya (Stair and Reynolds, 2009).

4.2

Kerangka Pikir

Gambar 4.2 Kerangka Pikir Berdasarkan kerangka teori yang digunakan oleh peneliti, pengambilan keputusan pemanfaatan computerized billing system oleh Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada dapat dilakukan melalui beberapa tahapan proses. Analisis sistem dalam hal ini meliputi organisasi rumah

sakit,

peraturan/ketetapan/kebijakan

rumah

sakit,

prosedur



34

penagihan yang ditetapkan, serta analisis data yang dalam hal ini meliputi pengumpulan secara manual seluruh tagihan ke bagian administrasi untuk keperluan penagihan pasien rawat inap. Pengecekan kembali seluruh kelengkapan dokumen informasi layanan terhadap pasien juga dilakukan secara manual. Spesifikasi kebutuhan sistem meliputi kebutuhan rumah sakit terhadap sistem komputerisasi tagihan rawat inap atau sistem billing yang efektif dan efisien dalam meningkatkan kepuasan pasien dan keluarganya terhadap layanan Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada. Disamping itu dilakukan juga analisis terhadap sistem penagihan yang sedang berjalan saat ini, yaitu pencatatan secara manual yang dilakukan oleh bagian administrasi dan instalasi yang terkait lainnya mengikuti prosedur yang telah ditetapkan. Rekomendasi sistem yang dikemukakan berupa pilihan terhadap sistem billing yang akan dilaksanakan di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada yang selanjutnya didisain berupa computerized billing system sebagai output yang efektif dan efisien dalam pelayanan penagihan pasien rawat inap Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada yang meliputi hardware, software, dan brainware. 4.3

Definisi Operasional Tabel 4.1 Definisi Operasional Variabel Organisasi Rumah Sakit

Definisi Struktur organisasi Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada yang ditetapkan, terutama bagian yang mengelola sistem penagihan

Peraturan/Ketetapan/ Kebijakan Rumah Sakit

Keputusan/Kebijakan Direktur Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada sehubungan dengan sistem informasi atau sistem penagihan

Analisis data

Analisis terhadap sistem informasi yang berjalan saat ini meliputi keuntungan dan kerugian sistem yang digunakan (hardware,



35

software, dan brainware) Prosedur

Alur proses sistem penagihan mulai dari pendaftaran pasien hingga pasien pulang

Kebutuhan Rumah Sakit

Kebutuhan Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada terhadap pengembangan sistem informasi dalam peningkatan mutu pelayanan rumah sakit. Hal-hal yang diperlukan dalam mengembangkan sistem penagihan instalasi rawat inap meliputi kesiapan petugas dan pihak manajemen, ketersediaan dana, serta kesiapan sarana dan prasarana

Sistem penagihan saat ini

Pencatatan manual berupa pencatatan yang dilakukan bagian administrasi rawat inap dan instalasi terkait lainnya

Rekomendasi sistem

Pilihan sistem billing yang dibutuhkan

Pilihan sistem

Menentukan sistem billing yang dibutuhkan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan manajemen

Disain computerized billing system

Rancangan sistem informasi penagihan terkomputerisasi yang sesuai kebutuhan untuk proses administrasi pada instalasi rawat inap, meliputi hardware, software, dan brainware



36

BAB V METODE PENELITIAN

5.1

Jenis Penelitian Penelitian ini merupakan penelitian operation research dengan pendekatan kualitatif, karena hanya menganalisis proses sistem penagihan di instalasi rawat inap yang sedang berjalan dalam pengelolaan sistem informasi manajemen di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada.

5.2

Tempat dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilakukan di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada selama bulan November - Desember 2012 dengan melibatkan beberapa bagian: 1. Bagian administrasi; 2. Instalasi rawat inap; 3. Instalasi laboratorium; 4. Instalasi radiologi; 5. Instalasi farmasi.

5.3

Informan Penelitian Informasi diperoleh melalui wawancara. Pemilihan informan untuk wawancara dipilih berdasarkan lamanya responden bekerja, pengetahuan yang dimiliki berkaitan dengan topik penelitian dan pengalaman yang informan miliki sehingga dianggap mampu untuk menjadi narasumber. Informan dalam penelitian ini adalah pegawai Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada yang berkaitan dengan sistem billing rawat inap, yaitu: 1. Manager Keuangan dan Akuntansi; 2. Petugas loket pendaftaran rawat inap; 3. Petugas administrasi billing di ruang rawat inap; 4. Petugas administrasi instalasi farmasi;



37

5. Petugas administrasi instalasi laboratorium; 6. Petugas administrasi instalasi radiologi. 5.4

Tenaga Pengamat dan Instrumen Penelitian Tenaga pengamat dalam penelitian adalah peneliti sendiri (berjumlah satu orang). Adapun instrumen yang digunakan dalam penelitian ini adalah lembar wawancara dan alat perekam suara.

5.5 5.5.1

Teknik Pengumpulan Data Data Primer Dalam penelitian ini data primer diperoleh dari pengumpulan data melalui wawancara dengan menggunakan pedoman wawancara

5.5.2

Data Sekunder Data sekunder diperoleh melalui observasi dan pengamatan dokumen berkaitan yang dapat mendukung penelitian ini

5.6

Pengolahan Data Pengolahan data yang dilakukan oleh penulis berurutan sebagai berikut : 1. Penyuntingan data Dilakukan setiap hari setelah peneliti selesai melakukan pengamatan untuk memeriksa kemungkinan terjadinya kesalahan, ketidaklengkapan maupun

ketidakkonsistenan

data

pengamatan.

Hasil

rekaman

didengarkan ulang pada hari yang sama untuk memastikan semua pembicaran telah terekam dengan baik. 2. Pengelompokkan data Data kualitatif dibedakan berdasarkan narasumber dan diberikan tanggal, waktu dan tempat dilakukannya wawancara. 3. Input data Seluruh data hasil pengamatan yang tercantum dalam lembar pengamatan dipindahkan ke dalam komputer setiap hari. Data yang merupakan hasil wawancara kemudian dituliskan kembali oleh peneliti.



38

5.7

Analisis Data Setelah semua data terkumpul, penulis melakukan rekapitulasi datadata di instalasi rawat inap Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada. Analisis data dan informasi secara kualitatif menggunakan analisis isi dilakukan dengan tahapan sebagai berikut: 1. Mengumpulkan seluruh data dan informasi yang diperoleh dari berbagai narasumber atau informan; 2. Membuat transkripsi data dan informasi hasil wawancara dalam bentuk narasi; 3. Melakukan pengelompokan data dan informasi yang telah diperoleh ke dalam aspek-aspek yang terkait dengan pengembangan sistem; 4. Melakukan interpretasi data yang telah dikelompokkan ke dalam aspek pengembangan sistem dengan menghubungkan berbagai teori yang relevan dengan penelitian ini; 5. Hasil dari pengelompokan data diidentifikasi sebagai masalah yang ada selanjutnya digunakan untuk dasar pengembangan sistem.

5.8

Validasi Data Untuk menjaga validitas data dalam penelitian ini, dilakukan metode triangulasi yang meliputi triangulasi sumber. Hal ini dilakukan dengan cara crosscheck data yang diperoleh dari informan yang berbeda, triangulasi metode dilakukan dengan menggunakan beberapa metode dalam pengumpulan data yaitu wawancara mendalam dan observasi. Triangulasi data dilakukan dengan meminta umpan balik dari informan.



39

BAB VI HASIL PENELITIAN 6.1 Analisis Sistem 6.1.1 Kebijakan dan Organisasi Rumah Sakit Sesuai dengan visi dan misi Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada yang mengacu pada SDM yang profesional, manusiawi, dan solid serta dalam rangka mewujudkan manajemen yang efektif dan efisien, maka secara tidak langsung pengembangan sistem informasi di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada menjadi salah satu usaha dalam rangka meningkatkan pelayanan kesehatan menuju rumah sakit yang terkemuka di wilayah cakupannya. Secara tertulis, Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada belum memiliki kebijakan yang berkaitan langsung dengan pengembangan sistem informasi. Kebijakan yang mengutamakan kepuasan pasien dalam hal pelayanan kesehatan meliputi kepuasan dalam pelayanan di instalasi rawat inap yang salah satunya adalah proses penagihan pembayaran pasien yang memakan waktu lama, sehingga tidak sedikit keluhan yang disampaikan kepada pihak rumah sakit sehubungan dengan penyelesaian proses tagihan rawat inap yang lama. Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada belum memiliki tenaga IT, hal ini dikarenakan sistem informasi penagihan yang masih manual di seluruh pelayanan rumah sakit. Didalam struktur organisasi, proses penagihan pembayaran pasien ini diawasi oleh bagian keuangan. 6.1.2 Ketersediaan dan Kesiapan SDM Dari hasil pengamatan dan telaah dokumen didapat bahwa Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada mempunyai karyawan yang terlibat langsung dalam proses administrasi sebanyak 17 orang, terdiri dari 4 orang petugas loket pendaftaran instalasi rawat jalan dan gawat darurat, 4 orang petugas loket pendaftaran instalasi rawat inap, 5 orang petugas administrasi instalasi farmasi, 2 orang petugas administrasi instalasi radiologi, 2 orang petugas administrasi instalasi laboratorium. Seluruh petugas administrasi ini tidak berdinas dalam satu waktu tetapi terbagi dalam tugas shift jaga yaitu dinas pagi, siang, dan malam.



40

Sebagian besar karyawan Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada berjenis kelamin perempuan dengan latar belakang pendidikan paling banyak berpendidikan SLTA dan belum mampu mengoperasikan komputer. Sistem informasi Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada belum terkomputerisasi, sehingga belum mempunyai tenaga IT. Tabel 6.1 Karakteristik Karyawan Administrasi RSIA Puspa Husada Karakteristik Jenis Kelamin • Perempuan • Laki-laki Pendidikan • SLTA • D1 • D3 • S1

Jumlah 10 7 9 1 5 2

6.1.3 Kemampuan Finansial Rancangan

computerized

billing system

merupakan

bagian

dari

pengembangan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIMRS) Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada. Dari hasil telaah dokumen didapat bahwa pada sistem penagihan manual sering terjadi pencatatan yang berulang pada setiap unit layanan dalam buku catatan administrasi. Selain itu setiap unit layanan mengeluarkan kuitansi untuk pembayaran pasien yang merupakan pemborosan kertas di dalam proses administrasi instalasi rawat inap. Manajemen Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada mempunyai komitmen untuk mengembangkan Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada termasuk mengembangkan SIMRS. Komitmen terhadap pengembangan SIMRS tersebut belum diikui dengan perencanaan anggaran untuk pengembangan selanjutnya. Pihak manajemen belum membuat anggaran pengembangan program SIMRS pada tahun berikutnya.



41

“Anggarannya ya dari ROI, return of investment, dari laba rumah sakit. Jujur saat ini belum bisa bilang berapa pastinya anggaran untuk SIM. Nanti kalo ada untung, baru.” (wawancara manager keuangan dan akuntansi) Pengembangan billing system sebagai bagian dari pengembangan SIMRS di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada dilakukan secara bertahap. Manajemen Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada bersedia menyediakan sekitar 2 persen dari anggaran operasional untuk pengembangan SIMRS pada tahap awal. 6.1.4 Ketersediaan Infrastruktur Sistem penagihan secara manual di instalasi rawat inap Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada masih dirasa kurang baik oleh petugas administrasi maupun pihak manajemen, karena dengan menggunakan sistem manual dirasakan terlalu lama untuk menyelesaikan proses administrasi pasien pulang. Sebagian besar pelayanan belum mempunyai komputer. Hanya ada satu komputer dan printer di ruang kasir dan farmasi yang digunakan untuk membuat rincian biaya perawatan pasien dan biaya pemakaian obat dan alat kesehatan selama pasien dirawat. “Memang masih belum memuaskan sih pake sistem manual. Masih ada beberapa kendala, yang pertama petugas sering lupa mencatatkan tindakan yang seharusnya masuk ke dalam billing. Yang kedua terkadang semua sudah masuk ke billing tapi dokternya belum visite. Trus tau-tau ada tambahan obat. Jadi pasien yang dijanjiin pulang nunggu lagi.” (wawancara direktur keuangan). 6.1.5 Prosedur Dari hasil wawancara dan observasi lapangan serta telaah dokumen diketahui bahwa prosedur administrasi pasien pulang setelah dirawat masih dilakukan secara manual dan belum ada peraturan tertulis mengenai prosedur atau alur kerja petugas administrasi. Standar operational prosedur juga belum ada untuk petugas administrasi rawat inap.



42

“Kalo yang tertulis ngga ada kayanya. SOP juga ngga ada. Tapi secara lisan sudah dijelaskan alurnya, tata kerjanya, tanggung jawabnya. Dijelaskan gimana proses administrasi pasien mulai masuk sampai pulang.” (petugas administrasi rawat inap). Untuk mengetahui alur kerja petugas administrasi rawat inap serta proses pengumpulan tagihan pasien dalam billing system maka dilakukan observasi terhadap alur pelayanan instalasi rawat inap.



43

Gambar 6.1 Alur Proses Rawat Inap RSIA Puspa Husada Pasien yang datang berobat ke instalasi rawat inap di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada merupakan rujukan dari instalasi rawat jalan ataupun instalasi gawat darurat. Diinstalasi rawat jalan, pasien melakukan registrasi terlebih dahulu.



44

Saat pasien menunggu dipanggil namanya, petugas administrasi menyiapkan rekam medisnya. Diinstalasi gawat darurat, pasien langsung diperiksa oleh dokter IGD dan dilakukan konsultasi dengan dokter spesialis. Setelah diperiksa oleh dokter umum atau dokter spesialis dan mendapat rujukan untuk dirawat, pasien dapat menuju ke administrasi rawat inap. Pasien melakukan registrasi rawat inap dengan memperlihatkan ACC atau persetujuan dari pihak keluarga untuk dirawat kemudian mengisi formulir rawat inap. Bila pasien merupakan tanggungan asurasi, maka dilakukan pengisian formulir asuransi terkebih dahulu dan petugas melakukan konfirmasi ke asuransi tersebut. Bila tidak pasien dapat langsung masuk ke ruangan rawat inap sesuai dengan kelas perawatan yang dipilih. Pada saat pasien datang ke administrasi rawat inap dan menunjukkan kuitansi pembayaran uang muka, petugas administrasi membuka billing atau tagihan pasien dengan menambahkan biaya tindakan atau konsultasi sebelumnya. Selanjutnya dilakukan pengumpulan tagihan dari bagian laboratorium, radiologi, serta farmasi setiap harinya dan memasukkan tagihan ke billing. Saat pasien hendak pulang dilakukan kroscek kembali ke masing-masing bagian untuk tagihan yang telah diberikan. Selanjutnya dibuat kuitansi pembayaran rawat inap pasien dan kemudian pasien melakuka pembayaran. Untuk pasien tanggungan asuransi dilakukan konfirmasi dahulu ke pihak asuransi sebelum pembayaran tagihan. Setelah proses administrasi pembayaran tagihan rawat inap selesai, pasien diperbolehkan untuk pulang.



45

Gambar 6.2 Alur Billing Rawat Inap RSIA Puspa Husada Dari hasil wawancara diketahui bahwa hampir seluruh petugas administrasi belum mengetahui tentang perencanaan perubahan sistem informasi



46

menjadi komputerisasi dan belum mengerti bagaimana pelaksanaan serta prosedur kerjanya. “Wah, belum ada info tentang komputerisasi. Yah mudah-mudahan bisa jadi lebih baik trus kita-kita dilatih dulu supaya ngga bingung.” (petugas administrasi instalasi laboratorium). Setelah peneliti memberikan penjelasan mengenai sistem penagihan terkomputerisasi dan bagaimana prosedur kerjanya, hampir seluruh petugas administrasi setuju dengan adanya perubahan sistem tersebut dan meminta untuk diadakan pelatihan terlebih dahulu agar mengerti prosedur kerja sistem penagihan terkomputerisasi.

6.2 Spesifikasi Kebutuhan Sistem 6.2.1 Kebutuhan Rumah Sakit Harapan manajemen sebagai pengelola Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada terhadap pengembangan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIMRS) adalah untuk memberi kepuasan serta memperbaiki mutu pelayanan kepada pasien dan keluarga pasien. Selain itu Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada juga berusaha memberikan kepuasan kerja kepada karyawan rumah sakit. Mutu pelayanan dan kepuasan kerja karyawan diharapkan dapat diwujudkan dalam suatu sistem yang efektif dan efisien. Pengembangan computerized billing system tidak lepas dari tujuan pengembangan SIMRS secara keseluruhan di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada. Pengembangan computerized billing system ini diharapkan mampu membuat administrasi rumah sakit menjadi lebih tertib, teratur, tepat waktu, serta mampu meminimalisir kesalahan saat pengihan pembayaran pasien. Berdasarkan uraian mengenai masalah yang teridentifikasi dan keinginan manajemen Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada maka dapat diuraikan kebutuhan rumah sakit dalam pengembangan computerized billing system.



47

Tabel 6.2 Rangkuman Kebutuhan Berkaitan dengan Pengembangan Computerized Billing System Bagian Pendaftaran

Instalasi Rawat Inap

Pembayaran

• • • • • • • • • • • • •

Kebutuhan Memberikan informasi data pasien Memberikan informasi tarif rumah sakit sesuai dengan kelas kamar Menangani transaksi tindakan dan pemakaian alat-alat kesehatan Menangani transaksi visite dan konsul Menangani transaksi penggunaan tempat tidur Menangani proses pindah kamar/kelas Menangani transaksi antar instalasi penunjang Menampilkan tarif secara otomatis Menampilkan tagihan berjalan Menangani pembayaran pasien (langsung lunas) Menangani pembayaran pasien dengan mengasur/deposit Menangani pembayaran pasien dengan subsidi atau diskon khusus Tersedianya print out jenis transaksi dan tagihan pasien

Tagihan untuk pasien terdiri dari biaya pemeriksaan dan tindakan serta biaya obat. Tagihan pembayaran pasien biasanya direkap setiap hari dan dibuat laporan dalam buku pemasukan Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada. Laporan tersebut belum pernah direkap menjadi laporan mingguan, bulanan, ataupun tahunan. Manajemen menginginkan dapat memperoleh laporan keuangan mingguan, bulanan, ataupun tahunan, sehingga dapat diketahui neraca keuangan Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada. 6.2.2 Sistem Penagihan Saat Ini Transaksi pembayaran untuk pasien rawat inap dilakukan setiap pasien telah diizinkan pulang atau pasien meminta pulang atau pasien pulang atas permintaan sendiri (APS). Tagihan untuk pelayanan rawat inap terdiri dari lama inap dikalikan tarif kelas kamar yang digunakan ditambah pelayanan tindakan



48

yang diberikan pada pasien serta obat-obatan dan bahan habis pakai selama perawatan. Setiap transaksi dicatat dalam buku transaksi untuk pelayanan rawat inap. Dalam sistem pembayaran pasien umum, manajemen Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada menerapkan tarif sesuai dengan pelayanan yang diberikan. Pasien umum terdiri dari pasien rujukan dan pasien non rujukan (yang dimaksud pasien rujukan adalah pasien rujukan dari bidan/dokter umum atau rujukan dari rumah sakit lain) Pasien rujukan terdapat diskon berdasarkan patokan-patokan yang telah ditetapkan oleh manajemen.

Gambar 6.3 Tampilan Billing Rawat Inap Saat Ini Berdasarkan hasil wawancara maka dapat diidentifikasi permasalahan pada sistem penagihan manual yang berkaitan dengan hardware antara lain:



49

a. Saat registrasi pasien diperlukan sebuah buku registrasi yang harus dapat mengadopsi semua jenis pasien dan buku-buku ini harus diperbaharui bila telah habis b. Bila terdapat pengunjung rumah sakit yang menanyakan pasien yang sedang dirawat maka akan terasa kesulitan mencari di buku registrasi c. Diperlukan berbagai macam buku catatan dan format dalam pencatatan administrasi pasien di ruang perawatan d. Diperlukan update data yang lebih lama dan rumit, serta tampilan informasi kepada pasien maupun keluarga pasien berupa tulisan atau catatan kurang menarik dan kurang dapat dimengerti Identifikasi permasalahan yang berkaitan dengan software menunjukkan bahwa petugas administrasi merasa harus melakukan kegiatan yang berulangulang setiap hari untuk suatu kegiatan yang seharusnya dapat dilakukan sekali saja saat registrasi pasien masuk rumah sakit, antara lain: a. Pengisian dan verifikasi identitas pasien b. Harus selalu melakukan pengecekan ulang terhadap komponen tindakan dan biaya yang dikenakan kepada pasien setiap hari c. Verifikasi data harus dilaksanakan mulai dari registrasi sampai saat pasien dirawat, serta harus diverifikasi dengan unit penunjang medis d. Bila terjadi kesalahan dalam perhitungan maka harus dilakukan verifikasi dari awal, hal ini dinilai tidak efektif dan efisien Untuk memproses data yang telah dimasukkan tersebut, secara garis besar terdapat dua hal yang dilakukan, yaitu: 1. Pengelompokan biaya, diisi berdasarkan komponen kelompoknya seperti komponen dokter, biaya tindakan medis, dan biaya keperawatan, walaupun masih tertulis secara manual 2. Perhitungan, meliputi penjumlahan pada tiap komponen maupun total seperti biaya visite masing-masing dokter. Hasil perhitungan tersebut berupa tagihan yang dapat dibedakan atas: a. Tagihan per hari sesuai dengan komponennya b. Tagihan total semua tindakan sampai hari terakhir



50

Dari gambaran diatas, terlihat bahwa diperlukan ketelitian yang tinggi dan waktu yang cukup lama dalam menyajikan informasi yang dibutuhkan, yang terdapat kemungkinan kesalahannya di dalamnya. Dari hasil wawancara dapat pula diidentifikasi permasalahan yang berkaitan dengan brainware pada sistem manual, yaitu: a. Diperlukan petugas yang mau dan mampu menulis dengan lengkap, rinci, dan jelas dalam setiap pencatatan administrasi pasien b. Petugas administrasi harus mencocokkan semua informasi secara teliti kepada setiap unit terkait baik secara langsung maupun melalui telepon. c. Perhitungan secara manual memiliki potensi kesalahan, hal ini dapat diakibatkan oleh kejenuhan ataupun mutasi atau perpindahan karyawan Dari hasil wawancara dan observasi diketahui bahwa petugas administrasi yang ada sekarang ini sudah mencukupi kebutuhan untuk melaksanakan proses administrasi di instalasi rawat inap, tetapi banyak yang masih belum mengerti cara mengoperasikan komputer, karena pada sistem penagihan yang terkomputerisasi petugas administrasi harus bisa mengoperasikan komputer.

Gambar 6.4 Penulisan Buku Pendaftaran Pasien Secara Manual 6.3

Rancangan Sistem Hasil wawancara dan observasi menjadi landasan pengembangan

computerized billing system di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada. Pihak



51

manajemen sepakat untuk mengembangkan computerized billing system yang dimulai dari billing system instalasi rawat inap. Pengembangan billing system dimulai dari instalasi rawat inap dengan pertimbangan adanya keluhan dari pasien dan keluarga pasien sehubungan dengan lamanya proses administrasi setiap pasien hendak pulang. Pada proses perubahan sistem penagihan dari sistem manual ke sistem penagihan terkomputerisasi dibutuhkan dana yang tidak sedikit. Dana tersebut dibutuhkan untuk membiayai perubahan sistem, terutama untuk pengadaan infrastruktur yang berkaitan dengan sistem penagihan komputerisasi. Agar proses perubahan sistem penagihan menjadi terkomputerisasi ini dapat berjalan dengan lancar dan tanpa hambatan maka dana yang dibutuhkan perlu dipersiapkan secara matang. 6.3.1 Rekomendasi Sistem Disain computerized billing system di instalasi rawat inap ini dirancang oleh peneliti berdasarkan hasil wawancara dan diskusi dengan pihak Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada. Terdapat tiga rekomendasi sistem penagihan yang dapat dipilih oleh pihak Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada, antara lain: 1. Sistem penagihan terkomputerisasi yang terhubung pada semua unit pelayanan yang berkaitan dengan pelayanan rawat inap meliputi beberapa modul usulan, yaitu: a. Administrasi instalasi rawat inap; b. Administrasi instalasi laboratorium; c. Administrasi instalasi radiologi; d. Administrasi instalasi farmasi; e. Kasir. Dalam hal ini dibutuhkan 5 buah unit komputer yang terhubung dengan komputer untuk server. Input data kelima titik komputer tersebut diintegrasikan melalui server dan server membagikan data ke semua titik berdasarkan kebutuhan data masing-masing titik dalam fotmat interface yang berbeda-beda. Petugas administrasi di masingmasing titik harus mengisi data secara lengkap. Usulan ini



52

menggunakan aplikasi berbasis web dengan teknologi database engine MySQL. 2. Sistem penagihan terkomputerisasi yang terhubung pada 3 unit pelayanan yang berkaitan dengan pelayanan rawat inap meliputi modul usulan: a. Administrasi instalasi rawat inap; b. Administrasi instalasi farmasi; c. Kasir. Dalam hal ini dibutuhkan 3 buah komputer yang terhubung dengan komputer server. Sedangkan untuk administrasi instalasi radiologi dan laboratorium dilakukan secara manual kemudian diinput oleh kasir ke dalam billing. Usulan ini menggunakan aplikasi Microsoft Access 2010 dengan database engine MySQL. 3. Sistem penagihan terkomputerisasi yang hanya terdapat pada instalasi rawat inap, yaitu hanya dengan satu modul usulan administrasi rawat inap. Dalam hal ini hanya diperlukan penambahan satu komputer dan memanfaatkan komputer yang telah ada di bagian kasir. Software yang digunakan adalah Microsoft Access 2010 dengan kombinasi database engine MySQL. 6.3.2 Pilihan Sistem Hasil wawancara dan diskusi mengarah pada perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi dengan harapan adanya kemudahan dan kecepatan dan operasional administrasi pasien rawat inap. Sistem komputerisasi ini bertujuan menyempurnakan sistem penagihan manual yang telah dilakukan di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada sejak awal berdiri tanpa merubah alur sistem yang sudah ada sebelumnya. Proses pemilihan disain sistem ini dilakukan berdasarkan kebutuhan rumah sakit, kecukupan program yang akan digunakan, efektivitas dari program dan efisiensi sehubungan dengan biaya yang dikeluarkan. Berdasarkan pertimbangan hal-hal tersebut diatas maka pihak Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada sepakat untuk memilih rekomendasi sistem yang ketiga, yaitu



53

sistem penagihan terkomputerisasi dengan satu modul administasi rawat inap. Pemilihan awal untuk perubahan ini diharapkan akan berkembang menjadi modul-modul yang lebih lengkap nantinya meliputi seluruh pelayanan yang ada di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada. 6.3.3 Disain Computerized Billing System Disain system penagihan terkomputerisasi ini mampu menyimpan data dalam jumlah yang besar dengan waktu yang relatif singkat, serta mampu mengakses data dalam jumlah yang besar dan mampu berinteraksi dengan banyak bagian. Sehingga diharapkan dengan perubahan desain dari system manual ke system penagihan terkomputerisasi ini informasi yang diperoleh dapat lebih cepat, lengkap, dan akurat. Sistem ini bertujuan untuk meringankan beban kerja petugas administratif, baik dari banyaknya tumpukan kertas atau kuitansi, lamanya proses dan sulitnya perhitungan, serta mencegah terjadinya kesalahan dalam perhitungan tagihan pasien yang telah di rawat. 6.3.3.1 Hardware Perangkat keras atau hardware yang dibutuhkan untuk perubahan sistem billing terkomputerisasi dalam menjalankan aplikasi penagihan memiliki spesifikasi sebagai berikut: 1. Prosesor Intel i3 2300 MHz; 2. Memori 4 Mb ddr3; 3. HD 500 Gb; 4. VGA integrated; 5. LCD Monitor 19” Lenovo; 6. Media LAN; 7. UPS. 6.3.3.2 Software Teknologi yang digunakan adalah: 1. Operating system: Windows 7; 2. Programing language: Microsoft Access 2010;



54

3. Database engine: MySQL server. Sistem penagihan terkomputerisasi dengan modul administrasi rawat inap terbagi atas beberapa modul usulan, yaitu: 1. Administrasi Pendaftaran Instalasi Rawat Inap Modul ini digunakan untuk mendaftarkan pasien yang masuk pelayanan instalasi rawat inap. Pada formulir pendaftaran pasien instalasi rawat inap terdapat 4 jenis data yang diminta, yaitu: data pasien, data kunjungan, data penanggung jawab, dan data kamar. Informasi minimal yang wajib diisi untuk membuat data pendaftaran pasien baru adalah kolom nomor rekam medis, nama pasien, tanggal masuk, jam masuk, diagnosa masuk, cara masuk, cara bayar, dan data kamar. Sedangkan yang lainnya adalah informasi penunjang yang dapat diisi kemudian hari.



55

Gambar 6.5 Tampilan Formulir Administrasi Pendaftaran Instalasi Rawat Inap



56

2. Administrasi Pemeriksaan Pasien Rawat Inap Modul ini digunakan untuk menampilkan daftar pasien yang telah mendaftar sebagai pasien instalasi rawat inap. Formulir ini secara otomatis akan memanggil data pasien yang mendaftar sebagai pasien instalasi rawat inap. Input pemeriksaan pasien instalasi rawat inap dilakukan dengan memilih salah satu pasien dari daftar pasien instalasi rawat inap.

Gambar 6.6 Tampilan Formulir Data Pasien Rawat Inap Data pasien ini dapat dilihat secara lengkap pada database data pasien seperti terlihat pada gambar 6.7.



57

Gambar 6.7 Tampilan database data pasien Modul lain adalah pemeriksaan pasien rawat inap. Data yang dimasukkan pada input pemeriksaan pasien rawat inap adalah data kunjungan dokter, diagnosa, catatan atau instruksi, dan resep atau tindakan.



58

Gambar 6.8 Tampilan Formulir Administrasi Pemeriksaan Pasien Rawat Inap 3. Administrasi Tagihan Pasien Rawat Inap Modul ini digunakan untuk input data tagihan pasien yang masuk pelayanan instalasi rawat inap. Input tagihan akan menampilkan data pembayaran yang sudah tersimpan beserta total tagihan yang harus dibayar oleh pasien.



59

Gambar 6.9 Tampilan perincian tagihan pasien

Gambar 6.10 Tampilan database tagihan pasien



60

Gambar 6.11 Tampilan Formulir Administrasi Tagihan Pasien Rawat Inap 6.3.3.3 Brainware Peran brainware pada rancangan computerized billing system ini antara lain: a. Yang berhak menghitung tagihan pasien harian maupun total adalah petugas administrasi ruang perawatan dan hasil perhitungan tersebut harus selalu diverifikasi oleh kepala ruangan b. Saat pasien akan meninggalkan rumah sakit, semua perhitungan pembayaran pasien harus diperiksa kembali oleh petugas administrasi c. Yang berhak memasukkan data ke dalam perincian tagihan adalah petugas administrasi ruang perawatan dan diverifikasi oleh kepala ruangan d. Yang berhak merubah data apabila terdapat koreksi atau perbaikan adalah seseorang yang ditunjuk khusus sebagai administrator system di rumah



61

sakit dan hal ini harus sepengetahuan direktur baik secara langsung maupun tertulis



62

BAB VII PEMBAHASAN

Dalam era globalisasi sekarang ini, rumah sakit dituntut untuk meningkatkan kinerja dan daya saing sebagai badan usaha dengan tidak mengurangi misi sosial yang dibawanya. Rumah sakit harus merumuskan kebijakan-kebijakan strategis antara lain efisiensi dari dalam yang meliputi organisasi, manajemen, dan SDM serta harus mampu secara cepat dan tepat mengambil keputusan untuk peningkatan pelayanan kepada masyarakat agar dapat menjadi organisasi yang responsif, inovatif, efektif, efisien dan menguntungkan (Rustiyanto, 2010). Sistem Informasi Manajemen (SIM) berbasis komputer merupakan sarana pendukung yang sangat penting, bahkan bisa dikatakan mutlak, untuk operasional rumah sakit. Berbagai pengalaman rumah sakit yang menggunakan sistem administrasi konvensional menunjukan banyaknya kehilangan kesempatan memperoleh laba akibat dari lemahnya koordinasi antar departemen maupun kurangnya dukungan informasi yang cepat, tepat, akurat, dan terintegrasi (Rustiyanto, 2010, Siagian, 2002). Penelitian yang dilakukan merupakan kegiatan analisis sistem yang mempelajari gambaran keseluruhan sistem administrasi billing rawat inap di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada serta semua elemen sistem yang terlibat didalamnya, mengidentifikasi dan menganalisa masalah yang ditemukan pada sistem yang telah berjalan dan selanjutnya merancang sistem informasi yang lebih efisien yang sesuai dengan kebutuhan Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada untuk menghadapi tantangan atau kompetisi di masa yang akan datang. Tahaptahap yang dilakukan dalam pengembangan sistem informasi di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada sesuai dengan langkah-langkah utama dalam siklus hidup pengembangan system atau System Development Life Cycle (SDLC). System Development Life Cycle (SDLC) merupakan metode yang sesuai ketika sistem informasi yang dikembangkan dalam wadah organisasi pelayanan kesehatan. Langkah-langkah dari SDLC dapat bervariasi tergantung pada



63

metodologi yang digunakan (Johns, 2002). Pengembangan computerized billing system yang dilakukan di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada dimulai dengan melakukan analisa sistem yang berjalan saat ini, spesifikasi kebutuhan sistem, serta perancangan sistem. Analisa sistem dilakukan untuk mengetahui kondisi sistem penagihan manual yang berjalan di instalasi rawat inap saat ini, mulai dari prosedur atau alur kerjanya sampai pembukuan atau billing yang dilakukan. Spesifikasi kebutuhan dilakukan untuk mengetahui kebutuhan pemakai, baik manajemen maupun karyawan Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada. Selanjutnya perancangan sistem dilakukan sesuai dengan kebutuhan yang telah diidentifikasi. Salah satu hasil analisa kebutuhan Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada dapat diketahui bahwa tujuan computerized billing system di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada adalah untuk mempercepat pelayanan, sehingga waktu tunggu pasien lebih cepat. Hasil penelitian Ibrahim (2010) menemukan lama waktu tunggu suatu pelayanan merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi kepuasan pasien terhadap pelayanan kesehatan tersebut (Ibrahim, 2010). Penagihan untuk biaya perawatan pasien merupakan suatu kegiatan penting dalam instalasi rawat inap (Hermawan, 2005). Dengan adanya sistem informasi penagihan atau billing system, maka tagihan pasien dapat diketahui secara terus menerus dan dengan segera. Penagihan pada pasien karena banyaknya pelayanan akan semakin rumit dan lama, sedangkan pasien membutuhkan pelayanan yang cepat dan sesuai dengan apa yang diharapkan. Dalam pengembangan sistem penagihan ini perlu diperhatikan sistem manual yang sudah ada. Karena dalam pengembangan sistem informasi, suatu sistem akan sangat berkembang dengan baik jika sistem manualnya telah ditata dengan baik pula, untuk itu sebelum dilakukan pengembangan sistem informasi, maka sistem manualnya terlebih dahulu harus diperhatikan terutama oleh pihak yang akan melaksanakan pengembangan tersebut (Jogiyanto, 2005b). Sistem penagihan manual yang dilakukan di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada secara umum telah memiliki alur kerja yang baik, seperti rekap obat yang dipakai oleh pasien dilakukan oleh petugas farmasi per hari setiap pukul 12 malam. Hal ini mencegah terjadinya penumpukan obat dan menghemat



64

waktu input obat disaat pasien hendak pulang. Berdasarkan hasil keputusan diskusi dengan pihak manajemen Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada, masih terdapat beberapa bagian yang tetap menggunakan sistem manual seperti bagian laboratorium, radiologi, dan farmasi. Akan tetapi data manual ini tetap di input ke dalam billing yang terkomputerisasi. Dalam proses pengembangan sistem informasi rumah sakit (SIMRS) pihak yang akan bekerjasama dengan pihak rumah sakit harus benar-benar mengerti apa yang dibutuhkan oleh rumah sakit dan kemampuan user atau pemakai yang akan menggunakan sistem tersebut, terutama dalam proses pelayanannya untuk memenuhi tuntutan dan kebutuhan manajemen serta pasien yang terkait dengan pelayanan dan tindakan yang masuk dalam proses penagihan. Penagihan yang cepat dan tepat akan mempermudah perhitungan akhir, sehingga saat pasien akan pulang dapat tepat waktu dan pasien mempunyai informasi yang jelas tentang biaya pelayanan apa yang harus dibayarkannya. Selain itu perhitungan harian akan berguna untuk perhitungan deposit, kejelasan arus uang tunai harian, alokasi pendapatan yang diperoleh juga akan memberikan kejelasan pada pasien dan keluarganya komponen apa saja yang perlu dibayar (Jogiyanto, 2005b). Pengembangan computerized billing system merupakan komitmen manajemen Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada terhadap mutu pelayanan kesehatan terhadap pasien dan keluarga pasien. Peningkatan mutu pelayanan diharapkan dapat meningkatkan keuntungan rumah sakit. Hal tersebut dikarenakan rumah sakit kini menjadi suatu lembaga yang mempunyai karakter ekonomi sekaligus karakter sosial. Fenomena ini dapat dipahami bahwa rumah sakit telah menjadi suatu unit ekonomi yang mempunyai unsur produksi, konsumsi dan pertukaran (Simamora, 2004, Trisnantoro, 2006). Aspek finansial menjadi persoalan penting karena harus menyiapkan infrastruktur (komputer, jaringan kabel maupun nirkabel, listrik, sistem pengamanan, konsultan, pelatihan, dan lain-lain). Pada umumnya rumah sakit memiliki anggaran yang terbatas, terutama untuk teknologi informasi (Fuad, 2008). Infrastruktur yang ada saat ini di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada masih belum lengkap dan tidak maksimal untuk melakukan proses



65

administrasi. Pada sistem penagihan terkomputerisasi diperlukan peralatan komputer di ruang administrasi instalasi rawat inap yang dapat mendukung proses pelaksanaan computerized billing system sehingga pelayanan terhadap pasien dapat maksimal. Selain itu perlu juga dibuat alur atau prosedur kerja, uraian tugas serta tanggung jawab bagi petugas administrasi secara tertulis. Disain usulan computerized billing system Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada dibangun dengan spesifikasi access project. Access project adalah sebuah aplikasi microsoft access yang menggunakan database MySQL server. Microsoft access digunakan sebagai alat untuk mengelola database dan atau membuat aplikasi front-end (client application) dan MySQL server sebagai database atau back-end. Dengan cara ini, kelemahan microsoft access dalam hal database (penyimpanan dan pemrosesan data) sudah otomatis teratasi karena urusan database sudah ditangani oleh sistem database server berskala enterprise. Demikian pula dengan isu keamanan database, sudah teratasi oleh sistem SQL server (Talib, 2005). Dalam penelitian ini dilakukan download SQL server dan dipasang pada komputer lokal. SQL server edisi ini gratis, walaupun pemakaiannya terbatas, maksimal 5 concurrent users atau pemakai, tetapi tetap bisa memproses database sebagaimana sebuah database server. Kelebihan atau keuntungan menggunakan access project antara lain (Talib, 2005): a. Kecepatan akses data dan pemrosesan (pengolahan) data lebih tinggi; b. Keamanan data, karena sudah diproteksi oleh sistem keamanan SQL Server; c. Keselamatan data, karena data disimpan pada server sehingga ketika terjadi permasalahan pada komputer klien, data tidak menjadi rusak; d. True-multiuser, data bisa diakses secara bersama-sama; e. Pengelolaan objek database lebih mudah.



66

Gambar 7.1 Alur input data computerized billing system RSIA Puspa Husada Pengembangan computerized billing system di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada pada tahap awal merupakan masa transisi dari perubahan billing system manual ke computerized billing system. Keberhasilan dalam implementasi sistem baru ini ditentukan oleh sumber daya manusia yang melaksanakan prosedur dan sebagai pengguna. Simamora (2004) menjelaskan bahwa perubahan kondisi organisasi merupakan respon organisasi terhadap perubahan lingkungan untuk memodifikasi rencana strategis di masa mendatang. Untuk mencapai rencana strategis tersebut memerlukan perencanaan sumber daya manusia yang berkaitan dengan jumlah atau tipe sumber daya yang dibutuhkan dan disesuaikan dengan kondisi anggaran organisasi tersebut. Kebutuhan tenaga kerja dapat juga diakibatkan karena perubahan teknologi (Simamora, 2004). Perubahan billing system yang diterapkan di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada dari system manual menjadi terkomputerisasi, terjadi restrukturisasi proses yang meliputi eliminasi proses, simplifikasi proses, integrasi proses, dan otomatisasi proses.



67

Tabel 7.1 Restrukturisasi Proses yang Terjadi Sebelum dan Sesudah diterapkan Computerized Billing System Restrukturisasi Proses Eliminasi

Simplifikasi

Integrasi

Otomatisasi

Sebelum • Pengisian data pasien dilakukan disetiap bagian • Rekap tagihan dilakukan setiap hari pukul 12 malam dengan cara memberikan kuitansi kepada kasir • Diperlukan berbagai macam buku catatan dan format dalam pencatatan administrasi pasien di ruang perawatan • Penyajian laporan mingguan, bulanan, maupun tahunan membutuhkan waktu yang lama

Sesudah • Pengisian data pasien hanya dilakukan satu kali • Tagihan yang diinput langsung masuk ke dalam sistem penagihan

• Pencatatan data pasien, visite dokter, tindakan, serta penunjuang lainnya tercatat dalam database • Penyajian laporan mingguan, bulanan, maupun tahunan dapat dilakukan secara cepat (hanya melihat database) dan dapat disajikan dalam bentuk diagram, grafik dan sebagainya secara lengkap • Dapat terjadi • Harga tindakan sama perbedaan harga disetiap bagian karena tindakan telah dibakukan • Setiap bagian memiliki • Satu data pasien rawat data pasien kunjungan inap digunakan untuk rawat inap seluruh bagian • Perhitungan total • Total tagihan update tagihan dilakukan otomatis setiap secara manual setia dilakukan pengisian hari rincian tindakan atau tagihan • Update data lebih lama dalam pemberian • Seluruh data selalu informasi kepada update secara otomatis pasien

Perubahan billing system dari manual ke komputerisasi harus didukung oleh kesiapan dari pelaksana di lapangan, dalam hal ini adalah petugas administrasi yang sebagian besar belum mengerti cara menggunakan komputer.



68

Sehingga perlu dibuat sebuah pelatihan untuk mempelajari cara kerja computerized billing system yang akan direalisasikan, bahkan dimulai dari pengenalan terhadap perangkat komputer. Agar billing system tersebut dapat dioperasionalkan maka dibutuhkan suatu panduan prosedur pemakaian sistem yang telah terkomputerisasi sesuai dengan rancangan. Tujuannya adalah untuk memudahkan petugas administrasi dan tertib administrasi di instalasi rawat inap. Petugas administrasi ruang perawatan merupakan petugas yang memasukkan data biaya perawatan pasien pada billing system, dan untuk yang menyangkut penerimaan akan ditangani oleh kasir. Tabel 7.2 Prosedur Sistem Pembayaran Pasien Pengertian Tujuan Kebijakan Prosedur

Unit Terkait

Suatu cara administrasi keuangan dalam pembayaran biaya perawatan pasien saat pulang Untuk tertib administrasi rumah sakit Penerimaan rumah sakit dari kegiatan pelayanan harus disetor semuanya (100%) ke rumah sakit 1. Kasir membuka aplikasi Microsoft access 2010 dan memilih File RSIA Puspa Husada 2. Kasir memasukkan password 3. Kasir membuka Form Biaya Pasien 4. Kasir mencari nama pasien yang akan membayar lalu tekan OK 5. Kasir mengecek total biaya pasien yang tertulis di kuitansi dan rincian biaya pasien 6. Kasir mencetak kuitansi 7. Kasir menerima uang pembayaran dari pasien 1. Kepala ruangan rawat inap 2. Instalasi rawat inap 3. Manager keuangan dan akuntansi



69

Tabel 7.3 Prosedur Sistem Input Data Biaya Perawatan Pasien Pengertian Tujuan Kebijakan Prosedur

Unit Terkait

Suatu proses pengolahan data rincian biaya perawatan pasien disetiap ruang perawatan selama pasien dirawat Untuk validitas data keuangan dan tertib administrasi rumah sakit Setiap tindakan pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien harus dicatat dalam rincian biaya pasien melalui bukti pembayaran 1. Petugas administrasi ruang perawatan membuka aplikasi Microsoft access 2010 dan memilih File RSIA Puspa Husada 2. Petugas administrasi ruang perawatan memasukkan password 3. Petugas administrasi ruang perawatan memilih menu Tabel dan Form untuk mencari data pasien dan pemeriksaan 4. Petugas administrasi ruang perawatan melakukan input data ke dalam aplikasi dengan memilih query dan form untuk memasukkan perincian dan biaya pada Form atau Tabel Biaya Pasien 5. Pada saat pasien akan pulang petugas administrasi ruang perawatan melakukan verifikasi terhadap rincian biaya pasien 6. Setelah rincian biaya pasien dinyatakan akurat/valid, petugas administrasi ruang perawatan menghubungi pihak kasir agar pasien dapat melanjutkan proses pembayaran tagihan 1. Kepala ruangan rawat inap 2. Kasir 3. Manager keuangan dan akuntansi



70

Tabel 7.4 Prosedur Sistem Penerimaan Uang Muka Pasien Pengertian

Tujuan Kebijakan Prosedur

Unit Terkait

Suatu proses penerimaan uang titipan pasien yang dirawat di rumah sakit dan akan diperhitungkan sebagai satu kesatuan pembayaran terhadap total biaya perawatan pada saat pasien akan pulang Untuk tertib administrasi rumah sakit Pasien yang dirawat diharapkan dapat memberikan uang muka selama proses perawatan 1. Kasir membuka aplikasi Microsoft access 2010 dan memilih File RSIA Puspa Husada 2. Kasir memasukkan password 3. Kasir membuka Form Biaya Pasien untuk DP dan Pelunasan 4. Kasir mencari nama pasien yang akan membayar uang muka lalu tekan OK 5. Kasir memilih tombol bayar dan melakukan pengisian uang muka pasien 6. Kasir mencetak kuitansi 7. Kasir menerima uang muka dari pasien 8. Kasir membuat kuitansi uang muka rangkap 3 (tiga) dan di distribusikan untuk: a. Lembar 1 untuk pasien b. Lembar 2 untuk kasir c. Lembar 3 untuk ruang perawatan terkait 9. Pada saat pasien akan pulang kasir memperhitungkan uang muka pasien tersebut sebagai salah satu kesatuan total pembayaran biaya perawatan pasien 1. Kepala ruangan rawat inap 2. Instalasi rawat inap 3. Manager keuangan dan akuntansi



71

BAB VIII KESIMPULAN DAN SARAN

8.1 Kesimpulan Manajemen

Rumah

Sakit

Ibu

dan

Anak

Puspa

Husada

telah

mengembangkan computerized billing system. Program pengembangan tersebut merupakan upaya meningkatkan mutu pelayanan kesehatan kepada pasien dan keluarga pasien. Pengembangan computerized billing system baru diterapkan di instalasi rawat inap berdasarkan banyaknya keluhan mengenai lamanya waktu tunggu pembayaran tagihan pasien saat hendak pulang setelah dirawat. Berdasarkan hasil penelitian ditemukan bahwa: 1. Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada belum memiliki kebijakan yang berkaitan langsung dengan pengembangan sistem informasi. Didalam struktur organisasi, proses penagihan pembayaran pasien ini diawasi oleh bagian keuangan. 2. Prosedur administrasi pasien pulang setelah dirawat di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada masih dilakukan secara manual dan belum ada peraturan tertulis mengenai prosedur atau alur kerja petugas administrasi. Standar operational prosedur juga belum ada untuk petugas administrasi rawat inap. 3. Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada memiliki komitmen dalam pengembangan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIMRS) dalam rangka meningkatkan pelayanan terhadap pasien dan keluarga pasien dengan melakukan perubahan dari sistem penagihan manual ke computerized billing system. 4. Kemampuan finansial manajemen Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada untuk pengembangan computerized billing system hanya 2 persen dari biaya operasional. Dana tersebut digunakan untuk pengadaan infrastruktur pengembangan computerized billing system. 5. Pengembangan computerized billing system Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada dilakukan secara bertahap dan berkelanjutan. Pada tahap



72

awal pengembangan billing system dimulai dari instalasi rawat inap yang memiliki banyak keluhan sehubungan dengan lamanya waktu tunggu proses administrasi saat pasien hendak pulang setelah di rawat. 6. Jumlah petugas administrasi cukup untuk memenuhi kebutuhan pelayanan administrasi pasien rawat inap, tetapi masih banyak diantara petugas tersebut yang belum mengerti cara menggunakan komputer. 8.2 Saran Manajemen Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada dalam melanjutkan pengembangan computerized billing system sebaiknya melakukan upaya-upaya sebagai berikut: 1. Membuat kebijakan sehubungan dengan sistem informasi Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada dan pengawasannya tergambar di dalam struktur organisasi. 2. Membuat perencanaan anggaran pengembangan dan pemeliharaan computerized billing system berdasarkan computerized billing system yang telah dijalankan. 3. Menentukan susunan tata kerja, uraian tugas, serta tanggung jawab petugas administrasi Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada. 4. Merekrut tenaga IT karena di Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada belum mempunyai tenaga IT. Tenaga IT tersebut dapat bertugas sebagai pengelola data di server dan penanggungjawab sistem dan tenaga pendamping bagi petugas administrasi. 5. Melakukan

pengembangan

computerized

billing

system

meliputi

administrasi seluruh pelayanan yang ada di rumah sakit.



73

DAFTAR REFERENSI

ARIFIN, Z. 2005. Membangun jaringan komputer, Yogyakarta, ANDI. DAVIS, G. B. & OLSON, M. H. 1995. Management Information System. Conceptual, Foundation, Structure, and Development., Singapore, McGraw Hills. DEPKES 2004. Modul 9. Computerized Telecommunication Network. Jakarta. DINEHART, S. 2000. Choosing A Computer Billing System: Avoid These Mistakes. Semin Cutan Med Surg, 19, 177-80. FAHY, B. & KETZLER, J. 2007. Implementation of a Handheld Electronic Point-of- Care Billing System Improved Efficiency in the Critical Care Unit. Journal of Intensive Care Medicine, 22. FANGIDAE, H., SASONGKO, H. & AGUS, M. 2003. Modul Kuliah: Disain dan Apikasi Sistem Informasi Kesehatan., Program Diploma III Jurusan Administrasi dan Kebijakan Kesehatan FKM UI. FUAD, A. 2008. Apa Kabar Rekam Medis Elektronik [Online]. Available: http://anisfuad.wordpress.com/2008/04/24/apa-‐kabar-‐rekam-‐medik-‐ elektronik/ [Accessed 12 Oktober 2012].

GOEL, S. L. & KUMAR, R. 2002. Management of hospitals: Hospital administration in the 21st century, New Delhi, Deep & Deep Publiation. HANDOKO, T. H. 2002. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia, Yogyakarta, Penerbit BPFE. HERMAWAN, J. 2005. Membangun Management Information System, Yogyakarta, ANDI. IBRAHIM, R. 2010. Real-Time Delay Prediction in Customer Service Systems. Columbia University. INDRAJIT, R. E., CHAN, K. & ONG, P. 2004. IntegratedProject Management, ANDI. JAO, C., HELGASON, C. & ZYCH, D. 2009. Implementing a Computerized Charge Capture System to Improve Billing Work Flow and Reduce Errors in Data Entry. 4, 127. JATNIKA, H. 2009. Pengertian Brainware [Online]. Available: http://hendra-‐ jatnika.web.id/index.php/bra/132-‐pengetian-‐brainware [Accessed 20 Oktober 2012 2012]. JOGIYANTO 2005a. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta, ANDI. JOGIYANTO 2005b. Sistem Teknologi Informasi, Yogyakarta, ANDI. JOHNS, M. (ed.) 2002. Information Management for Health Profession. , USA: Delmar Thomson Learning. KERSCHNER, M. & RAAF, M. P. 2008. Considering of Billing System Conversation. Health Care Management, 9, 120-126. KRISTANTO, A. 2003. Jaringan Komputer, Yogyakarta, Graha Ilmu. KUNDERS, G. D. 2004. Hospitals: Facilities planning and management, New Delhi, Tata McGraw-Hill.



74

LEGIDO-QUIGLEY, H. 2008. Assuring The Quality of Health Care in The European Union: A Case for Auction, United Kingdom, MPG Books Ltd Bodmin Cornwall. LIPPEVELD, T., SAUERBORN, R. & BODART, C. 2000. Design and Implementation System, Geneva, World Health Organization. MCLEOD, R. & SCHELL, G. 2006. Management Information Systems, New Jersey, Prentice Hall Inc. MCROBBIE, M. A. & PALMER, J. 2001. Strategic and Financial Planning for Information Technology in Higher Education. Forum Strategies Series, 3. MULYADI 2001. Sistem Perencanaan dan Pengendalian Manajemen, Jakarta, Salemba Empat. NARAYAN, S. 1993. Information System. Journal Management Information System, 9, 157-182. OETOMO, B. 2004. Berinvetasi Teknologi Komputer dan Jaringan. Jurnal Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga 1, 18-23. RATTYANA, B. R. 2009. Pengembangan Computerized Billing System Pada Rumah Sakit Bersalin Permata Hati Metro Lampung. Universitas Gadjah Mada. ROBBINS, S. P. 2006. Perilaku Organisasi, Jakarta, Indeks Kelompok Gramedia. RUSTIYANTO, E. 2010. Sistem Informasi Rumah Sakit yang Terintegrasi, Yogyakarta, Gosyen Publishing. SABARGUNA, B. S. 2003. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Konsorsium Rumah Sakit Islam Jateng-DIY. SCOTT, G. 2002. Principles of Management Information System, McGraw Hill. SETIAWAN, W. 2010. Penerimaan Pengguna Billing System Terkomputerisasi di RSUD Mukomuko. Universitas Gadjah Mada. SIAGIAN, S. P. 2002. Sistem Informasi Manajemen, Jakarta, Bumi Aksara. SIMAMORA, H. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. STIE YKPN. STAIR, R. M. & REYNOLDS, G. W. 2009. Principles of Information Systems, United States of America, Course Technology. SYAFRIZAL, M. 2005. Pengantar Jaringan Komputer, Yogyakarta, Andi Offset. TALIB, H. 2005. Membuat Access Project dengan Database SQL Server, Jakarta, Elex Media Komputindo. TRISNANTORO, L. 2006. Memahami Konsep Penggunaan Ilmu Ekonomi dalam Manajemen Rumah Sakit, Yogyakarta, Gajah Mada University Press. TURBAN, E., KING, D., LEE, J., WARKENTIN, M., CHUNG, H. M. & CHUNG, M. 2002. Electronic Commerce 2002: A Managerial Perspective, Prentice Hall. WAHANAKOMPUTER 2006. Menginstalasi Perangkat Jaringan Komputer. Seri Penuntun Praktis, Jakarta, Elex Media Komputindo. WEINER, M., CALLAHAN, C., TIERNEY, W., OVERHAGE, J., MAMLIN, B., DEXTER, P. & MCDONALD, C. 2003. Using Information Technology To Improve The Health Care of Older Adults. Am Coll Physicians. ZAINUDIN 1993. Penerapan Sentralisasi Pencatatan Biaya Jasa Pelayanan dalam Rangka Menyederhanakan Proses Pembayaran Biaya Rawat Inap di RSUD Dr. Saiful Anwar. Kertas Kerja Perorangan Rencana Kerja SEPALA. Departemen Kesehatan RI.



75

Lampiran 1 PEDOMAN WAWANCARA

IDENTITAS INFORMAN Nomor informan

:

Nama

:

Usia

:

Jenis kelamin

:

Pendidikan terakhir

:

Jabatan

:

Lama masa kerja

:

Lama masa jabatan sekarang :

WAKTU WAWANCARA Hari/tanggal

:

Jam mulai

:

Jam selesai

:

PERKENALAN Pewawancara memperkenalkan diri dan menjelaskan tujuan wawancara dalam penelitian ini. Selamat pagi/siang/sore: Saya mahasiswa program Pasca Sarjana Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia peminatan Kajian Administrasi Rumah Sakit. Saat ini saya sedang menyusun tugas akhir dalam rangka penyelesaian studi saya. Saya mohon kesediaan dari Bapak/Ibu untuk diwawancara sehubungan dengan topik yang saya angkat dalam penyusunan tugas akhir ini. Saya mohon diizinkan untuk mencatat dan merekam penjelasan dari Bapak/Ibu. Untuk kenyamanan Bapak/Ibu, nama informan akan dirahasiakan dan semua data yang terkumpul hanya digunakan untuk keperluan pendidikan saja. Demikian permohonan saya, terima kasih atas bantuannya.



76

Lampiran 2 Pedoman Wawancara Manager Keuangan dan Akuntansi Rumah Sakit Ibu dan Anak Puspa Husada 1. Apakah sistem penagihan yang ada saat ini sudah cukup memuaskan bagi rumah sakit?

2. Apakah jumlah SDM rumah sakit mencukupi untuk implementasi perubahan sistem penagihan instalasi rawat inap? Jika tidak, apa yang dapat dilakukan untuk mengatasi kekurangan tersebut?

3. Berapa besar jumlah anggaran yang disediakan untuk implementasi perubahan sistem penagihan instalasi rawat inap?

4. Dari mana sumber pembiayaan implementasi perubahan sistem penagihan instalasi rawat inap?

5. Bagaimana proses pencairan dana untuk operasional implementasi perubahan sistem penagihan instalasi rawat inap?

6. Apakah sudah ada perencanaan spesifik mengenai siapa, apa, dan bagaimana perubahan sistem informasi penagihan instalasi rawat inap dilaksanakan?



77

Lampiran 3 Pedoman Wawancara Petugas Administrasi Penagihan di Setiap Unit Pelayanan

1. Berapa jumlah petugas administrasi pada loket pendaftaran instalasi rawat inap?

2. Bagaimana alur proses sistem penagihan instalasi rawat inap yang ada saat ini?

3. Bagaimana dengan susunan tata kerja, uraian tugas dan tanggung jawab pada sistem penagihan instalasi rawat inap?

4. Bagaimana pengetahuan dan keterampilan SDM jika ada perubahan sistem penagihan instalasi rawat inap?

5. Apakah jumlah SDM rumah sakit mencukupi untuk implementasi perubahan sistem penagihan instalasi rawat inap? Jika tidak, apa yang dapat dilakukan untuk mengatasi kekurangan tersebut?

6. Bagaimana perencanaan spesifik tentang siapa, apa, dan bagaimana perubahan sistem penagihan instalasi rawat inap dilaksanakan?



78

Lampiran 4 Pedoman Wawancara Pasien di Setiap Kelas Rawat Inap

1. Bagaimana proses sistem penagihan instalasi rawat inap yang ada saat ini?

2. Berapa lama waktu yang dipergunakan untuk menunggu selama proses penyelesaian tagihan di instalasi rawat inap?

3. Apakah pernah terjadi kesalahan dalam perhitungan tagihan?

4. Apakah petugas mampu memperlihatkan detil tagihan dan apakah hal tersebut tercatat dengan rapi?

5. Apakah anda puas dengan pelayanan sistem penagihan instalasi rawat inap yang ada saat ini?



UNIVERSITAS INDONESIA RANCANGAN BILLING SYSTEM PADA PELAYANAN INSTALASI RAWAT INAP RUMAH SAKIT IBU DAN ANAK PUSPA HUSADA (2012) TESIS

Recommend Documents