UNIVERSITAS INDONESIA MANAJEMEN PUSAT ARSIP (STUDI KASUS DI UNIVERSITAS KATOLIK INDONESIA ATMA JAYA) TESIS MARGARETHA SRI UDARI

UNIVERSITAS INDONESIA

MANAJEMEN PUSAT ARSIP (STUDI KASUS DI UNIVERSITAS KATOLIK INDONESIA ATMA JAYA)

TESIS

MARGARETHA SRI UDARI 0806436163

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DEPOK JULI 2011

Manajemen pusat...,Margaretha Sri Udari,FIBUI,2011

UNIVERSITAS INDONESIA

MANAJEMEN PUSAT ARSIP (STUDI KASUS DI UNIVERSITAS KATOLIK INDONESIA ATMA JAYA)

TESIS

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar M.Hum.

MARGARETHA SRI UDARI 0806436163

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DEPOK JULI 2011

i


SURAT PERNYATAAN BEBAS PLAGIARISME

Saya yang bertanda tangan di bawah ini dengan sebenarnya menyatakan bahwa tesis ini saya susun tanpa tindakan plagiarisme sesuai dengan peraturan yang berlaku di Universitas Indonesia. Jika di kemudian hari ternyata saya melakukan tindakan Plagiarisme, saya akan bertanggung jawab sepenuhnya dan menerima sanksi yang dijatuhkan oleh Universitas Indonesia kepada saya.

Jakarta, 15 Juli 2011

Margaretha Sri Udari

ii


HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS Tesis ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan benar.

Nama

: Margaretha Sri Udari

NPM

: 0806436163

Tanda Tangan : Tanggal

: 15 Juli 2011

iii



KATA PENGANTAR/UCAPAN TERIMA KASIH Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya, saya dapat menyelesaikan tesis ini. Penulisan tesis ini saya lakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Magister Humaniora Ekonomi Program Studi Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Indonesia. Saya menyadari bahwa tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahann sampai pada penyusunan tesis ini, sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikan tesis ini. Oleh karena itu, saya mengucapkan terima kasih kepada: (1) Ibu Ir. Anon Mirmani, S.S., MIM Arc/Rec., Bapak Fuad Gani, S.S., M.A., dan Bapak Drs. Purwono, S.S., M.Hum. selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan saya dalam penyusunan tesis ini; (2) pihak Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya yang telah banyak membantu dalam usaha memperoleh data yang saya perlukan; (3) orang tua, suami, dan keluarga saya yang telah memberikan bantuan dukungan material dan moral; dan (4) sahabat yang telah banyak membantu saya dalam menyelesaikan skripsi ini. Akhir kata, saya berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga tesis ini membawa manfaat bagi pengembangan ilmu.

Depok, 15 Juli 2011 Penulis

v


HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai sivitas akademik Universitas Indonesia, saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: NPM: Program Studi: . Fakultas: Jenis karya:

Margaretha Sri Udari 0806436163 Ilmu Perpustakaan Ilmu Pengetahuan Budaya Tesis

demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusive RoyaltyFree Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul: Manajemen Pusat Arsip (Studi Kasus di Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya) beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Noneksklusif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan memublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di: Depok Pada tanggal: 15 Juli 2011 Yang menyatakan,


vi


ABSTRAK Nama:


Program Studi:

Ilmu Perpustakaan

Judul:

Manajemen Pusat Arsip (Studi Kasus di Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya)

Tesis ini membahas Manajemen Pusat Arsip khususnya di perguruan tinggi. Penelitian ini dilakukan di Universitas Katolik Indonesia (Unika) Atma Jaya. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan desain deskriptif. Data yang dikumpulkan melalui wawancara. Di Unika Atma Jaya memakai istilah Pusat Arsip karena selain mengelola arsip statis, Pusat Arsip juga menjadi koordinator atas unitunit pengolah (Records Center). Hasil penelitian menyarankan bahwa Pusat Arsip perlu disahkan/dilegalkan pendiriannya, masuk di dalam struktur organisasi, dan mempunyai tugas pokok dan fungsinya mendukung tercapainya visi, misi, dan tujuan universitas. Hal ini perlu dibicarakan dan diputuskan di level manajemen tertinggi universitas. Pusat Arsip berperan dalam menunjang tertib administrasi dan operasional universitas dalam menjalankan tugas dan fungsinya.

Kata kunci: Pusat Arsip, Manajemen Pusat Arsip, Arsip Universitas, Records Management

Universitas Indonesia

vii


ABSTRACT Name:


Study Program:

Library Science

Judul:

Archives Center Management (Case Study at Atma Jaya Catholic University of Indonesia)

The focus of this study is the Archives Center Management specifically for higher education. This research was conducted at Atma Jaya Catholic University of Indonesia. It is a qualitative descriptive interpretive design. The data were collected by means of interview. Atma Jaya Catholic University of Indonesia uses Archives Center terminology because one of the responsibilities of the center is to coordinate the University’s Records Centers besides its archives (static archives). The results of the research suggest that Archives Center has to be legally established, included in the organization structure, and provided with job description and function to support the realization of the university’s vision, mission, and aims. All these need to be discussed and decided at the management level of the university. The role of Archives Center is to support the correct conduct of administration, operational duty, and function of the university.

Keywords: Archives Centre, Archives Centre Management, University Archives, Records Management


viii


DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL .......................................................................................... SURAT PERNYATAAN BEBAS PLAGIARISME ....................................... HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ............................................. LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................... KATA PENGANTAR…………………………………………………….….... LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH …………....... ABSTRAK .……………………………………………………………….…..... ABSTRACT ....................................................................................................... DAFTAR ISI ………………………………………………………..………….. DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................

i ii iii iv v vi vii viii ix x

1. PENDAHULUAN …………………………………………..…................... 1.1 Latar Belakang ……………………………………………...................... 1.2 Perumusan Masalah ……………………………………………......……. 1.3 Tujuan Penelitian ……………………………………......………………. 1.4 Manfaat Penelitian ……………………………………......……………… 1.5 Batasan Penelitian ………………………………......…………………… 2. TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................... 2.1 Pengertian dan Peristilahan dalam Kearsipan ............................... 2.1.1 Pemahaman Istilah Manajemen Arsip Dinamis ................... 2.1.2 Perbedaan antara Arsip Dinamis dan Arsip Statis ................... 2.2 Pendekatan Manajemen Kearsipan ....................................................... 2.2.1 Pendekatan Berdasarkan Daur Hidup/Siklus Hidup ................... 2.2.2 Pendekatan Berdasarkan Model Kontinuum ............................... 2.3 Manajemen Arsip Dinamis (Records Management) ............................. 2.3.1 Program Manajemen Arsip Dinamis ........................................... 2.3.2 Seleksi, Penilaian, dan Akuisisi ........................................... 2.4 Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif ke Arsip Dinamis Inaktif ...... 2.4.1 Pusat Arsip Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan .............................. 2.4.2 Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif dan Arsip Statis ...... 3. METODE PENELITIAN ………………………………….......................... 4. PEMBAHASAN............................................................................................,.. 5. KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................................

1 1 4 5 5 6 7 7 8 11 16 16 19 22 24 27 31

DAFTAR REFERENSI.......................................................................................

72

33 35 39 44 69


ix


DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1:

Daftar pertanyaan untuk wawancara kepada Pimpinan

Lampiran 2:

Transkrip wawancara dengan responden

Lampiran 3:

Buku I: Kebijakan Kearsipan Unika Atma Jaya

Lampiran 4:

Buku II: Pedoman Manajemen Korespondensi Unika Atma Jaya

Lampiran 5:

Buku III: Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Unika Atma Jaya

Lampiran 6:

Buku IV: Pedoman Penyusutan Dokumen Kearsipan Unika Atma Jaya

Lampiran 7:

Buku V: Skema Klasifikasi Rekod dan Arsip Unika Atma Jaya

Lampiran 8:

Buku VI: Indeks Klasifikasi Rekod dan Arsip Unika Atma Jaya

Lampiran 9:

Buku VII: Jadwal Retensi Rekod dan Arsip Unika Atma Jaya


x


BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Suatu badan korporasi, termasuk institusi pendidikan tinggi, di dalam fungsi dan kegiatannya sehari-hari menghasilkan informasi. Informasi merupakan sumber strategis atau sumber vital bagi organisasi apa pun di era modern ini. Tanpa informasi maka suatu organisasi tidak dapat berfungsi secara efektif; karenanya proses perencanaan, pengaturan, dan penggunaan informasi untuk mendukung bisnis atau kegiatannya (suatu proses yang kita kenal dengan ‘manajemen informasi’) merupakan aktivitas yang penting, bersifat genting untuk mencapai kesuksesan atau kegagalan suatu organisasi. Informasi yang dibuat manusia maupun badan korporasi dapat berupa informasi terekam maupun tak terekam. Informasi terekam ada yang disimpan permanen dan ada pula yang disimpan sementara. Informasi terekam yang disimpan permanen disebut arsip, sementara informasi terekam yang dihasilkan atau diterima oleh sebuah badan untuk menjalankan kegiatannya disebut arsip dinamis. Dokumen kearsipan merupakan aset organisasi yang tidak ternilai harganya. Belum memadainya dokumen kearsipan (tidak lengkap dan akurat) di suatu lembaga dapat mengakibatkan kerugian moril dan materiil serta mengancam kelangsungan bisnis organisasi. Berbagai kasus baik di dalam maupun di luar negeri menunjukkan bahwa banyak institusi mengeluarkan biaya yang jumlahnya besar karena kalah dalam proses litigasi akibat kurangnya pembuktian yang terdapat dalam dokumen kearsipan. Juga banyak kasus terjadi di mana dokumen kearsipan yang tidak tertata menurut standar professional kearsipan mengakibatkan lembaga tersebut tidak menjalankan bisnis dan kegiatannya secara efektif dan efisien karena dokumen kearsipan sulit ditemukan, hilang, atau salah penempatan. Dokumen kearsipan yang tidak tertata juga berdampak pada sistem penyimpanan yang tidak terkontrol, sulit dilacak, dan banyak memakan ruang dan kertas. Secara ekonomis hal ini juga memakan biaya yang cukup tinggi.

1

Universitas Indonesia Manajemen pusat...,Margaretha Sri Udari,FIBUI,2011

Selain itu, dengan telah terbitnya Undang-Undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan bahwa organisasi kearsipan terdiri atas unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan. Salah satu lembaga kearsipan dimaksud adalah arsip perguruan tinggi. Kewajiban arsip perguruan tinggi adalah melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi, dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi. Walaupun di dalam undang-undang ini yang wajib membentuk arsip perguruan tinggi adalah perguruan tinggi negeri, namun di dalam definisinya bahwa arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. Dengan demikian UU RI No. 43 tahun 2009 juga menyarankan agar perguruan tinggi swasta juga membentuk arsip perguruan tinggi. Di dalam Permendiknas nomor 37 tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional khususnya pada Pasal 29 ayat c tercantum bahwa Arsip Statis dari perguruan tinggi negeri dapat disimpan di institusi arsip perguruan tinggi masing-masing jika perguruan tinggi yang bersangkutan sudah memiliki institusi arsip perguruan tinggi. Pentingnya lembaga kearsipan juga diungkapkan oleh Michael Roper & Laura Milar (1999, 1): “Tujuan pelayanan manajemen arsip dinamis bukan untuk mengelola penciptaan arsip tetapi untuk memanfaatkan secara efisien informasi yang ada dalam arsip dinamis. Arsip dinamis perlu dikelola dengan baik untuk kepentingan organisasi, mustahil mengatur pelayanan arsip dinamis menurut fungsinya secara penuh tanpa dimensi kearsipan, yang mana arsip-arsip dinamis diamankan dan dapat diakses kemudian dilestarikan secara permanen. Arsip dinamis dan arsip statis merupakan sumber penelitian, dan lembaga kearsipan merupakan fasilitas khusus di mana penelitian jenis ini dikonsentrasikan. Inilah fungsi dari lembaga kearsipan untuk mengelola materi awal sejarah untuk kepentingan masyarakat secara keseluruhan” “The purpose of a records management service is not to manage the creation of archives (important though this work is) but to exploit the information held in records efficiently. But while it is essential to manage records well for the benefit of the organisation, it is impossible to administer a fully functional records service unless it has an archival 2


dimension, which safeguards and makes accessible those records to be permanently preserved. Records and archives are a research resource, and the archival institution is the specialist facility in which this kind of research is concentrated. It is the function of the archival institution to manage the raw material of history for the benefit of society as a whole.” Michael Roper & Laura Milar (1999, 1) Unika Atma Jaya juga telah menyadari pentingnya keberadaan satu unit kerja yaitu Pusat Arsip Unika Atma Jaya. Tindakan nyatanya ditandai dengan diangkatnya seorang Penanggungjawab Pusat Arsip sejak tahun 2004 dengan pertimbangan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan pada Pusat Arsip Unika Atma Jaya. Penanggungjawab Pusat Arsip Unika Atma Jaya ditetapkan melalui Surat Keputusan Yayasan Atma Jaya nomor (A) 555/I/SK-Peg/07/2004 bertanggal 30 Juli 2004. Di dalam SK pengangkatan penanggungjawab pusat ini disebutkan bahwa jabatan tersebut setara dengan jabatan Kepala Bagian pada Biro di lingkungan Unika Atma Jaya dan dalam pelaksanan pekerjaannya bertanggungjawab kepada Rektor Unika Atma Jaya. Namun eksistensi pusat ini masih perlu tindakan lebih lanjut misalnya persiapan menuju disahkannya melalui surat keputusan Yayasan Atma Jaya tentang penetapan pendirian Pusat Arsip Unika Atma Jaya. Dengan belum adanya pengesahan, Pusat Arsip Unika Atma Jaya belum masuk di dalam struktur organisasi Unika Atma Jaya. Hal ini mengakibatkan Pengelola Pusat Arsip Unika Atma Jaya mengalami banyak kendala di dalam menjalankan program dan kegiatannya. Dengan telah adanya pengangkatan Penanggungjawab Pusat Arsip Unika Atma Jaya dan untuk menunjang kegiatannya, Pusat Arsip Unika Atma Jaya telah menghasilkan 7 buku seri Pedoman Kearsipan yaitu (1)

Kebijakan Kearsipan

(2)

Pedoman Manajemen Korespondensi

(3)

Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif

(4)

Pedoman Penyusutan Dokumen Kearsipan

(5)

Skema Klasifikasi Arsip Dinamis dan Arsip Statis

(6)

Indeks Klasifikasi Arsip Dinamis dan Arsip Statis, dan

(7)

Jadwal Retensi Arsip Dinamis dan Arsip Statis .

3


Pedoman-pedoman yang sudah dihasilkan tersebut sudah disampaikan kepada Pimpinan untuk dapat ditetapkan sebagai pedoman kearsipan Unika Atma Jaya dan dapat diterapkan di unit-unit kerja di lingkungan Unika Atma Jaya. Beberapa bagian dari pedoman yang telah dibuat tersebut masih terus disempurnakan. Dengan berjalannya waktu dan hingga saat penelitian ini dilakukan, tidak semua unit kerja di lingkungan Unika Atma Jaya yang menerapkan dan mendukung mengingat keberadaan Pusat Arsip Unika Atma Jaya ini juga tidak didukung oleh legalitas karena belum adanya surat keputusan pendirian mengenai pusat ini. Fokus tesis ini adalah meneliti kendala-kendala dan masalah-masalah yang ditemukan di lapangan pada saat mengimplementasikan pedoman-pedoman dan kegiatan Pusat Arsip dan Persepsi pimpinan Unika Atma Jaya terhadap pengelolaan arsip di lingkungan Unika Atma Jaya. Kendala yang selama ini sudah terlihat yaitu terbatasnya tempat penyimpanan, birokrasi dalam pos anggaran, terbatasnya tenaga kearsipan di unit-unit kerja (di fakultas/biro/lembaga/ pusat/UPT), pemindahan/pentransferan dokumen yang dilakukan tanpa melalui proses penyiangan karena tidak adanya unit pengolah termasuk sumber daya manusianya. Ini merupakan studi kasus intrinsik yang dilaksanakan untuk satu tujuan yakni memberikan rekomendasi dan pemecahan masalah atas temuantemuan dan dihubungkan dengan teori manajemen/pengelolaan Pusat Arsip. Penulis memilih tempat penelitian di mengingat Unika Atma Jaya merupakan salah satu perguruan tinggi swasta yang cukup terkemuka dan cukup dikenal oleh masyarakat Indonesia terutama di DKI Jakarta.

1.2 Perumusan Masalah Penulis bermaksud ingin mendapat masukan kendala-kendala dan

masalah-masalah dalam pengelolaan Pusat Arsip Unika Atma Jaya. Di dalam pasal 16 ayat 3 Undang-Undang RI No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, salah satu lembaga kearsipan adalah arsip perguruan tinggi. Penulis ingin meneliti dengan menganalisis masalah utama dalam pengelolaan/manajemen Pusat Arsip Unika Atma Jaya. Permasalahan dari tesis ini adalah

4


a) Bagaimana peranan Pusat Arsip Unika Atma Jaya di dalam meningkatkan pengelolaan dokumen kearsipan di unit-unit kerja di lingkungan Unika Atma Jaya? b) Apakah kendala-kendala dalam memanfaatkan keberadaan Pusat Arsip Unika Atma Jaya dalam meningkatkan pengelolaan dokumen kearsipan di unit-unit kerja di lingkungan Unika Atma Jaya?

1.3 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian adalah: a) Mengidentifikasi peranan Pusat Arsip di dalam meningkatkan pengelolaan arsip di lingkungan Unika Atma Jaya. b) Mendapatkan pemahaman atas kendala-kendala memanfaatkan keberadaan Pusat Arsip dalam meningkatkan pengelolaan dokumen kearsipan di unit-unit kerja di lingkungan Unika Atma Jaya.

1.4 Manfaat Penelitian Manfaat penelitian ini selain mendapatkan manfaat akademis, juga manfaat praktis. 1.4.1 Manfaat Akademis (1) Memberikan sumbangan pikiran yang dapat menambah khasanah pengetahuan khususnya yang berhubungan dengan Pusat Arsip. (2) Memperkaya bidang Manajemen Arsip Dinamis dan Arsip Statis khususnya yang berhubungan dengan pengelolaan arsip universitas. 1.4.2 Manfaat Praktis (1) Memberikan masukan-masukan kepada pihak manajemen Unika Atma Jaya dan Pengelola Arsip Universitas di Unika Atma Jaya untuk dijadikan salah satu bahan pertimbangan ketika akan membuat kebijakan-kebijakan khususnya dalam pengelolaan Pusat Arsip.

5


(2) Membantu pihak manajemen dan Pengelola Arsip Universitas untuk melaksanakan kegiatannya. (3) Membantu meningkatkan profesionalisme dan kinerja di lingkungan Arsip Universitas di Unika Atma Jaya. (4) Memberi masukan dan diharapkan juga dapat meyakinkan manajemen, dalam hal ini Unika Atma Jaya untuk melakukan dan mendorong percepatan realiasi rencana pembentukan Pusat Arsip khususnya di Unika Atma Jaya, dan (5) Memenuhi ketentuan perundang-undangan. 1.5 Batasan Penelitian Batasan masalah penelitian ini dibatasi pada masalah identifikasi peranan keberadaan Pusat Arsip Unika Atma Jaya serta pemahaman akan kendalakendala dalam memanfaat Pusat Arsip dalam membantu pengelolaan dokumen kearsipan di unit-unit kerja di lingkungan Unika Atma Jaya. Peneliti lebih fokus pada arsip perguruan tinggi. Menurut UndangUndang RI Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa arsip perguruan tinggi merupakan lembaga kearsipan perguruan tinggi.

6


BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian dan Peristilahan dalam Kearsipan Pusat informasi yang diperlukan oleh badan korporasi terutama institusi pendidikan, tidak hanya perpustakaan. Pusat Arsip juga lembaga informasi yang termasuk di dalamnya ada tenaga professional di bidang kearsipan. Ilmu informasi sendiri menurut merupakan ilmu yang meneliti kekayaan dan perilaku dari informasi, usaha-usaha yang mengatur urutan dari informasi, dan dalam hal ini berarti memproses informasi untuk akses dan kegunaan yang optimum. Proses itu termasuk asal, penyebaran, koleksi, organisasi, penyimpanan, penemuankembali, tafsiran, dan penggunaan dari informasi (Richard E. Rubin, 2004, 31). Hampir sama dengan perpustakaan, unit arsip juga cukup luas dari dan terkait dengan matematika, logika, linguistik, psikologi, teknologi komputer, operasi dari penelitian-penelitian, seni grafik, komunikasi, ilmu perpustakaan, manajemen, dan bidang-bidang yang lainnya. Manajemen Informasi adalah perencanaan, pengaturan, dan eksploitasi dari sumber-sumber informasi. Hal ini sering diasumsikan bahwa manajemen informasi perhatiannya hanya pada informasi dan data yang diciptakan oleh atau disimpan di komputer. Hal ini tidak benar; sistem pengelolaan manajemen informasi mengelola semua informasi yang tersedia di organisasi, tanpa memperhatikan sumber-sumbernya ataupun apakah itu hasil proses elektronik atau tidak. Arsip dinamis dan arsip statis merupakan sumber utama dari informasi dan hal ini penting bahwa itu semua harus ditangani sepanjang pangkalan data dan publikasi dalam program manajemen informasi yang lebih luas. Caroline Williams (2006, 3-4) menyatakan bahwa definisi arsip dinamis dan arsip sering menjengkelkan, dan perbedaan bahasa yang sangat sedikit dapat menimbulkan sejumlah interpretasi. Kita perlu kejelasan atas definisinya, untuk memberikan: •

penjelasan yang tepat dan meyakinkan kepada rekan kerja, manajer, pelanggan, dan teman-teman apa yang dilakukan

7


•

mengenali batas-batasnya atas aktifitas profesional termasuk juga penggunaan komponen yang sama dengan disiplin ilmu lainnya, dan

•

memahami peran profesi yang terkait arsip dinamis dan dapat melakukan tanggungjawabnya.

2.1.1 Pemahaman Istilah Manajemen Arsip Dinamis Arsip tidak bisa dipisahkan dengan pengertian arsip dinamis: walaupun proses untuk mempertemukan bisa berbeda, tidak memungkinkan untuk keluar dari jaringan. Bagaimanapun kata ’arsip’ dan ’arsip dinamis’ memiliki arti yang berbeda pada orang yang berbeda. Apa pun yang sudah tua dan/atau diperlukan untuk disimpan dapat disebut ’arsip’. Penelusuran secara acak dari istilah diungkapkan oleh hypertext arsip puisi Inggris University of Virginia dan melalui arsip cuaca National Climatic Data Center di Colorado utara; katalog perpustakaan University of Liverpool’s yang memasukkan judul seperti berikut Arsip Matematika dan Arsip Peat Bogs. Dan ”arsip-arsip dinamis” tidak hanya tertulis – bisa juga musik, kriminal, atau kerusakan. Arsiparis dan manajer arsip dinamis harus mengolah untuk definisi yang lebih spesifik dari hal-hal tersebut di atas. Bagi mereka arsip dinamis terdiri dari informasi yang dihasilkan oleh badan korporasi atau perorangan dalam aktivitas bisnis sehari-hari atau transaksi pribadi. Arsip adalah bagian dari hal tersebut: yaitu arsip-arsip dinamis yang disimpan karena mempunyai nilai berkelanjutan. Arsiparis dan manajer arsip dinamis mungkin juga menggunakan kata ’arsip’ untuk merujuk pada gedung di mana arsip disimpan atau bagian dari jugul suatu pelayanan atau agen yang mengelola arsip. Secara umum perbedaan yang dapat diterima antara arsip dinamis dan arsip, paling tidak meniru perbedaan umum di Inggris, bahwa istilah: • •

’record’ has been applied to the products of current and ongoing activity, whereas ’archives’ has been defined as referring to any records with longterm continuing value that have been kept either because they may be necesssary for ongoing organisational purposes to their creating body of because they have additional research value. (Caroline William, 2006, 4)

8


-

’arsip dinamis’ dipergunakan sebagai hasil dari aktivitas saat ini dan terusmenerus, sedangkan

-

’arsip’ didefinisikan sebagai penunjukan pada arsip-arsip dinamis apa pun yang mempunyai nilai guna berkelanjutan untuk jangka waktu lama yang juga disimpan untuk kepentingan tujuan-tujuan badan korporasi yang tanpa henti (terus-menerus) untuk menjalankan badan korporasi tersebut atau karena mempunyai tambahan nilai penelitian. Kelvin Smith (2007) menjelaskan bahwa sudah cukup banyak perdebatan

– baik akademik maupun lainnya – untuk mendefinisikan arsip dinamis, dan bagaimana arsip dinamis dibedakan dari informasi dan pengetahuan. Bagi kita, para praktisi, perbedaan yang penting adalah barangkali antara dokumen dengan arsip dinamis. Perbedaan di antara keduanya menyangkut konteksnya. Dokumen dapat berdiri sendiri, tidak tergantung pada relasi, dapat diidentifikasikan dan diinterpretasikan tanpa melihat konteks hubungannya dengan dokumen lainnya. Oleh karena itu dokumen adalah arsip dinamis tanpa konteks dan arsip dinamis adalah dokumen dengan konteks. Arsip dinamis sangat penting di dalam bisnis dari semua organisasi. Menurut Caroline Williams (2006, 14-19): “Arsip dinamis dan arsip dianggap sebagai informasi dengan konteks yang lebih luas. Hanya saja perbedaan antara arsip dinamis dan arsip di dalam praktek sering kabur, demikian juga halnya dengan antara informasi, dokumen, dan pengetahuan, dan begitu juga dengan

manajemen

informasi,

manajemen

dokumen,

dan

manajemen

pengetahuan. Hal ini kemungkinan besar karena beberapa hasil-hasilnya dikelola dengan disiplin-disiplin ilmunya yang nantinya dilihat dan digunakan sebagai arsip. Definisi di bawah ini kiranya dapat membedakan satu dengan yang lain. Ada beberapa batasan nyata, dan penting disadari bahwa di dalam prakteknya batasan tersebut mengalir dan tidak terlalu kaku. Caroline Williams mendeskripsikan: •

Pengetahuan: Apa yang ada di kepala kita: “tidak diucapkan” (tidak mudah untuk diekspresikan) dan ‘eksplisit’ (dapat dikomunikasikan). Contoh: kita tahu bagaimana aroma kopi; secara eksplisit: kita dapat didiskripsikan bagaimana mesin fotokopi bekerja.

9


•

Informasi: Pengetahuan yang berubah menjadi informasi kalau orang mengkomunikasikannya. Contoh: buku manual mesin fotokopi.

•

Dokumen: Suatu materi tunggal, dengan isi dan struktur informasi tetapi berkurang dalam konteks; bukan bagian dari ‘transaksi’. Contoh: buku manual mesin fotokopi, surat kabar, daftar jadwal pembukaan, daftar belanja, dll.

•

Arsip Dinamis: Informasi terekam, diciptakan dan diterima dan dipelihara sebagai bagian dari aktivitas bisnis atau pribadi: dalam berhubungan dalam kalimat dan transaksi; Contoh: Surat(-surat), invoice(-invoice), berkas atau berkas seri, dll.; harus memiliki keyakinan atas suatu transaksi, daftar dari jadwal pembukaan toko termasuk di dalam suatu surat (suatu arsip dinamis) menjadi bagian dari arsip dinamis tersebut.

•

Arsip: Arsip dinamis dengan nilai berkelanjutan; Contoh: Secara teori, arsip dinamis dengan nilai berkelanjutan: dalam prakteknya apa saja yang disimpan sesuai kepentingannya”.

Dari deskripsi-deskripsi tersebut di atas, pengelolaan atau manajemennya didefinisikan masing-masing seperti di bawah ini: •

Manajemen pengetahuan: Mengelola pengetahuan dari semua sumber dari badan korporasi (misalnya pengetahuan tentang karyawan), termasuk arsip dinamis, dan memanfaatkannya untuk keuntungan badan korporasi atau bisnis.

•

Manajemen informasi: Manajemen dari informasi yang dihasilkan dari jenis apa pun yang mendukung aktivitas bisnis (misalnya manual-manual teknik, jurnal-jurnal, memberikan keyakinan melebihi aktivitas-aktivitas bisnis (arsip dinamis).

•

Manajemen dokumen: Berurusan terutama dengan dokumen-dokumen perorangan; tetapi sistem dokumen manajemen elektronik dapat mempunyai fungsi yang sama dengan sistem manajemen arsip dinamis elektronik.

•

Manajemen arsip dinamis: Pengendalian yang efisien dan sistematis atas penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan pemusnahan atas arsip-arsip dinamis dalam format apa pun melalui siklus hidupnya.

10


•

Manajemen arsip: Seleksi, pelestarian, pemeliharaan, penyusunan deskripsi, dan akses ke materi yang mempunyai nilai berkelanjutan untuk jangka waktu lama.

2.1.2 Perbedaan antara Arsip Dinamis dan Arsip Statis Pengertian arsip di dalam tesis ini merupakan arsip statis. Jadi dalam hal ini bila dituliskan dengan istilah arsip maka konotasinya adalah arsip statis. Perorangan dan badan menciptakan, menggunakan, dan menyimpan arsip dinamis di dalam hidup dan pekerjaan mereka: tentu saja arsip dinamis menyediakan prasarana untuk hidup dan berbisnis. Tanpa arsip dinamis sulit untuk mengklaim hak-hak kita sebagai seorang warga negara (misalnya paspor, akte kelahiran,); memberikan kepercayaan (misalnya bukti kelulusan); mampu memberikan bukti-bukti yang ada (misalnya bukti pembayaran tagihan), atau mengulang peristiwa-peristiwa yang lalu (misalnya foto yang diabadikan; surat terakhir dari nenek sebelum beliau meninggal). Arsip dinamis tersebut terus bertambah, dan yang kita putuskan untuk disimpan sebagai arsip pribadi. Badan korporasi, juga, menciptakan dan menyimpan arsip dinamis untuk tujuan-tujuan yang sama: agar mampu melaksanakan fungsi-fungsi dan kegiatan berbisnis yang dijalankan pada saat ini. Untuk membuktikan bahwa telah melengkapi persyaratan-persyaratan secara resmi; bertanggungjawab atas tindakan mereka; seperti keyakinan akan pengambilalihan transaksi; dan memberikan informasi atas kegiatan-kegiatan mereka. Setiap organisasi, dari pemerintahan sampai sekolahsekolah dasar dan dari yang bertaraf multi-nasional sampai kepercayaan pada toko-toko lokal) menyimpan arsip dinamis dari kegiatan-kegiatannya, agar supaya: •

melengkapi

dengan

sejumlah

informasi

yang

memungkinkan

untuk

melanjutkan atau pengembangan lebih lanjut atau merevisi kegiatan-kegiatan tersebut •

melindungi dari segi hukum atau tantangan-tantangan lainnya, misalnya mampu memupuk kepercayaan untuk membuktikan bahwa tindakan itu dilakukan sesuai masalahnya dan telah memenuhi kewajiban-kewajibannya, dan 11


•

memenuhi persyaratan-persyaratan pertanggungjawaban dengan peraturanperaturan lingkungan yang berlaku.

Teori yang ditulis oleh Caroline Williams dilengkapi dengan contoh seperti berikut ini. Suatu perusahaan farmasi akan memelihara arsip dinamis penelitian mereka dan mengembangkannya dalam produk kosmetik “Bright Eyes” sehingga informasinya akan menjadi rujukan apabila merencanakan versi yang terbaru dan terbaik “Brighter Eyes”. Hal ini akan menunjang tujuan dari keuntungan produk. Apabila tuntutan pelanggan yang menyatakan produk tersebut telah merusak matanya, merujuk pada arsip dinamis maka perusahaan mampu menunjukkan bahwa perusahaan telah mengikuti semua langkah-langkah peraturan perusahaan dan sudah melalui ujicoba yang cermat sebelum peluncuran produk yang baru. Hal ini mungkin juga untuk menunjukkan jaminan mutu produk kepada para regulator dan stakeholders dengan mempublikasikan hasil penelitian tersebut secara lebih berbuka daripada para pesaingnya. Dengan demikian terciptalah gambaran manfaat yang jelas tentang manajemen arsip dinamis yang baik. Dalam menjelaskan apa yang dapat terjadi tanpa manajemen arsip dinamis yang baik dapat menimbulkan skenario yang lebih tidak jelas. Arsip dinamis diciptakan dan disimpan karena arsip dinamis menyebabkan perorangan dan badan korporasi mampu menjalankan aktivitas mereka secara efektif dan memberikan kepercayaan terhadap tindakan mereka. Arsip juga disimpan dengan alasan yang sama tetapi sebagai suatu alasan yang lebih sempit merupakan arsip dinamis yang terpilih untuk pelestarian yang permanen – dan arsip juga memiliki tambahan dalam dimensi budaya dan masyarakat. Arsip juga membentuk suatu dasar dan bagian dari warisan budaya yang tak tergantikan. Arsip dilestarikan sebagai memori bangsa dan kelangsungan hidup dalam memori manusia yang sebagian besar tergantung pada arsip. Arsip, seperti arsip dinamis •

membolehkan kelanjutan dan eksistensi dari administrasi

•

dokumen, dalam suatu pertanggungjawaban yang demokrasi, tanggungjawab pemerintah, dan pertanggunjawaban terhadap masyarakat yang bekerja lembur

•

memberikan kepada kita rasa nasional, regional, dan identitas sipil.

12


•

mendidikan, menunjukkan dan memperkaya kehidupan sejarah dengan memberikan daya tarik dan manifestasi nyata, sebagai informasi yang bermanfaat.

Beberapa dari skenario yang dijelaskan di atas menunjukkan bahwa issue besar atas manajemen arsip dinamis dan manajemen arsip dipusatkan pada kebutuhan nyata petataan arsip dinamis untuk pertanggungjawaban dan melindungi hak-hak manusia. Manajemen arsip dinamis dan manajemen arsip menunjukkan bahwa akses ke arsip adalah kebutuhan bersama baik untuk alasan kebudayaan maupun identitas, dan bahwa pemeliharaan arsip dinamis yang dilakukan dengan sebaikbaiknya merupakan dasar dari baiknya jalannya pemerintahan dan baiknya pemeliharaan infrastruktur-infrastruktur. Orang bekerja dengan arsip-arsip dinamis pada setiap basis hariannya, apakah dengan arsip dinamis yang sesuai dengan kebutuhan atau tidak atau dengan arsip dinamis yang penting atau tidak penting, sebaiknya menyadari bagaimana arsip-arsip dinamis tersebut dikelola. Pengelolaan arsip-arsip tersebut terkait dengan nilai kebudayaan, sosial, dan sejarah ditambah dengan nilai hukum dan bisnis. Manajemen arsip memberikan persamaan akses kepada para peneliti dengan wawasan bidang dan kompetensi yang luas: dari ekonomi dan ilmu lingkungan sampai pada geografi dan geologi; dari sekolah anak-anak dan pelajar dan sampai dengan ketidakmampuan. Caroline Williams menambahkan bahwa: “Arsip dinamis memiliki banyak tujuan dalam terminologi nilai gunanya terhadap perorangan, badan korporasi, atau masyarakat. Arsip dinamis merupakan wahana dari komunikasi dan interaksi, memfasilitasi pengambilan-keputusan,

membolehkan

kesinambungan,

kemantapan

dan

efektifitas dalam bertindak, menyimpan memori, gudangnya pengalaman, keyakinan akan hak-hak dan kewajiban. Dengan catatan yang lebih gelap, arsip dinamis dapat juga menjadi instrumen dari penekanan dan penyalahgunaan kekuasaan”. “Records have multiple purposes in terms of their value to an individual, organization or society. They are vehicles of communication and interaction, facilitators of decision-making, enablers of continuity, consistency and effectiveness in human action, memory stores, repositories of experience, evidence of rights and obligations. On darker note, they can also be instrument of repression and abuse of power.”

13


Melihat fungsi arsip dinamis dan arsip statis tersebut di atas, terlihat bahwa fungsi arsip dinamis dan arsip statis sangat penting tidak saja untuk mempelajari masa lalu tetapi juga dampak pengetahuan masa lalu terhadap pengetahuan masa kini dan mendatang. Karena alasan itulah maka penting untuk menyimpan arsip dinamis dan arsip statis sesuai nilai gunanya. Yang membedakan arsip dinamis dengan arsip adalah yang dihasilkan berupa suatu hasil dari suatu aktivitas atau transaksi unik dan oleh karenanya dapat memberikan bukti aktivitas atau transaksi. Suatu susunan dari notulen merupakan bahwa suatu pertemuan atau rapat telah diadakan dan masalah tertentu didiskusikan; suatu e-mail suatu bukti bahwa suatu pesan berisi informasi sudah dikirim melalui dua orang atau lebih. Caroline Williams (2006, 7-8) memberikan suatu contoh arsip dinamis dari pada transaksi tingkat bawah yang wajar. Bila kita pergi ke toko atau membeli sesuatu, apakah arsip dinamisnya: barang yang kita beli, tas plastik dengan nama toko, bon keluaran mesin kas? Bukan barang yang kita beli – kita tidak dapat memperoleh informasi dari barang tersebut; tidak juga tas plastik dengan nama tokonya – toko tersebut mempunyai ratusan tas plastik tersebut dengan nama toko tertulis di tas plastiknya, sebagai tanda kepemilikan, akan membantu memberikan bukti atas penjualan tertentu. Namun, bon bukti penjualan memberikan bukti transaksi – bukti pembelian – karena pada bon tersebut teridentifikasi nama toko, barang yang sudah dijual, jumah dan tanggal pembayaran. Kita bisa menggunakan tas plastik belanjaan untuk tempat barang lainnya yang kita beli di tempat lain. Jadi arsip dinamisnya adalah bon penjualan: bon tersebut memberikan bukti transaksi dan keadaannya. Untuk lebih detailnya, organisasi memproduksi arsip dinamis dari transaksi yang menjadi dasar fungsi dan aktivitasnya – misinya. Jadi, jika fungsi-fungsi bisnis adalah apa yang menjadi tanggungjawab dan pertanggung-jawaban dalam menjalankan peran yang sudah dinyatakan dan tanggung-jawabnya pada pemegang saham, dan aktivitas bisnis adalah apa yang organisasi lakukan untuk melanjutkan fungsi bisnisnya, kemudian transaksitransaksi yang adalah kumpulan dari pencapaian dari masing-masing aktivitas individu. Fungsi-fungsi adalah apa yang dilakukan, dan aktivitas adalah bagaimana mereka melakukannya. Organisasi apapun mempunyai 2 macam

14


fungsi: fungsi-fungsi tersebut khusus untuk inti bisnis organisasi tersebut, fungsi tersebut adalah fungsi subtantif, dan yang mendukung inti bisnis organisasi, yaitu fungsi fasilitatif, yang mana semua organisasi memiliki fungsi-fungsi tersebut dimasukkan, terdiri dari administrasi, mengelola keuangan, dan sumber daya manusia. Ini lebih mudah dimengerti bila dapat dilihat dengan contohnya. Tiga dari fungsi subtantif dari universitas mungkin dapat diidentifikasi berupa penelitian, pengajaran dan pembelajaran, dan administrasi mahasiswa dan pendukungnya. Satu dari aktivitas yang menjadi bagian dari fungsi pengajaran dan pembelajaran adalah pengaturan ujian dan penilaian. Salah satu dari transaksi dikumpulkan dengan aktivitas tertentu bisa dengan memerikan umpan balik tertulis kepada mahasiswa. Umpan balik tertulis ini kemudian menghasilkan arsip dinamis dari transaksi ini, dan menjadi bukti bahwa sudah dilakukannya aktivitas yang diminta. Definisi arsip dinamis dan arsip (Caroline Williams, 2006, 4-5): United Kingdom Archives (including records): ”A document which may be said to belong the the class of Archives is one which was drawn up or used in the course of an administrative or executive transaction... of which itself formed a part; and subsequently preserved in their own custody... by the person or persons responsible for that transaction and their legitimate successors.’ Sir Hilary Jenkinson. Manual of Archive Administration, 1st ed. 1922. United States Records: All books, papers, maps... made or received by any... institution in pursuance of its legal obligations or in the transaction of its proper business and preserved... by that institution or its legitimate successor as evidence of it sfunctions, policies, decisions, procedures, operations, or other activities or because of the informational value of

the data contained therein. Archive: Those records... adjudged worthy of preservation for reference and research purposes and which have been deposited or have been selected for deposit in an archival institution. T.R. Schellenberg, Modern Archives, 1956, p. 56

15


Australia Records: Recorded information, in any form, including data in computer system, created or received and maintained by an organization or person in the transaction of business or the conduct of affairs and kept as evidence of such activity. Archives: The whole body of records of continuing value of an organisation or individual... sometimes called the ’corporate memory’. Australian Standard AS 4390:1996. International definition Records (and archives?: Information created, received, and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations of in the transaction of business. ISO 15489:2001. (The International standard does not explicitly define archives) 2.2

Pendekatan Manajemen Kearsipan Siklus arsip dinamis adalah suatu konsep yang umum digunakan. Hal ini

mengindikasikan bahwa arsip dinamis bukanlah statis, tetapi mempunyai suatu kehidupan yang hampir sama pada organisme biologis: dilahirkan, hidup masa muda, masa tua, kemudian meninggal. Elisabeth Shepherd dan Geoffrey Yeo (2005, 5) menguraikan bahwa konsep ini ini dikembangkan di Amerika utara oleh Schellenberg (1956, 37), yang mana menulis tentang ’rentang hidup’ dari arsip dinamis, yang mana termasuk penggunaan pada masa kini dan nasib akhirnya. Konsep yang sama diusahakan pada disiplin ilmu yang lain, khususnya model ’daur hidup informasi’ digunakan dalam manajemen informasi dan teknologi. 2.2.1 Pendekatan Berdasarkan Daur Hidup/Siklus Hidup Dua konsep yang saat ini digunakan oleh arsiparis dan manajer arsip dinamis jika mempertimbangkan bagaimana mengelola arsip dinamis dan arsip apakah dari daur hidupnya atau dari kontinuum. Konsep tersebut memberikan suatu

kerangka

mengkonsepkan

sasaran-sasaran

dan

tugas-tugas

yang

dikumpulkan dengan manajemen arsip dinamis dan manajemen arsip. Caroline 16


Williams (2006, 10-13) menyatakan bahwa konsep daur hidup berdasarkan pada dugaan bahwa arsip dinamis mempunyai suatu kehidupan, dan seperti suatu organik bahwa sekali dihasilkan akan menjadi mahluk hidup yang dewasa, sedikit kehidupan aktifnya yaitu menjadi tua, dan pada akhirnya dibuang (dalam hal ini mati) dan memusnahkannya (neraka) atau menmindahkannya menjadi arsip (surga). (Proses memutuskan untuk jangka waktu lama dan seterusnya kadang didiskripsikan sebagai penyucian). Kita dapat berfikir akan hal ini sebagai rentang kehidupan atau periode waktu dari penciptaan atau penerimaan arsip dinamis melalui manfaat hidupnya hingga disposisi finalnya. Sebagian besar arsip dinamis berkembang dari yang terkini, kemudian semi-terkini, lalu bukan-terkini (atau menggunakan istilah ”–aktif”). Model ini bermanfaat karena memungkinkan kita untuk mengikuti jalannya, dalam suatu proses percontohan, perkembangan suatu arsip dinamis dan meyakinkan bahwa telah diproses dengan benar menurut masing-masing fase kehidupannya. Dalam lembaga pemerintahan, manajemen arsip dinamis yang efektif diperhatikan melalui daur hidupnya yang merupakan kunci masalah di dalam pelayanan arsip dinamis. Pengaturan yang tidak sesuai atau sangat kurang akan pengelolaan arsip dinamis berarti pemerintah belum siap mengakses sumbersumber yang mempunyai otoritas atas administrasi, keuangan, informasi legal untuk mendukung suara dalam pengambilan keputusan atau mengirim suatu program atau pelayanan. Ini juga berarti tidak memberikan arti dalam memegang pemerintahan yang dapat dipercaya yang mana hal ini harus dilakukan termasuk memberikan hak-hak kepada warganya. Pada saat yang sama juga miskin akan penggunaan sumber daya manusia, mengakomodasikan sumber-sumber, dan membuang waktu sumber-sumber yang berharga. Lebih lagi, bila arsip dinamis tidak diorganisasikan dengan baik selama langkah-langkah awal daur hidupnya, nilai-nilai kronis dari arsip akan tidak teridentifikasi kesediaannya dan tidak ada

pengamanannya.

17


Tabel 2.1: Siklus Hidup Arsip Dinamis Hidup Aktif

Penciptaan

Semi-aktif/current

Periode masa persiapan Arsip Tabel 2.2: Proses Daur Hidup Fase Periode masa persiapan

Perhatian Apakah aktifitas ini memerlukan perekaman?

Penciptaan dan registrasi

Arsip dinamis diciptakan/diterima dan diregistrasikan di dalam suatu sistem tata arsip dinamis

Kehidupan yang aktif

Arsip dinamis sering dirujuk

Kehidupan yang semiaktif

Arsip dinamis jarang dirujuk

Arsip

Arsip dinamis diakses sebagai arsip, tujuannya bukan untuk informasi terkini

18

Proses Keputusan tentang bentuknya, isinya, rentang hidupnya – sebelum diciptakan Aplikasi dari metadata yang sesuai (informasi deskriptif tentang konteks arsip dinamis); diagendakan/ ditangkap secara sistematis Kesesuaian akan aksesnya, penyimpanannya, temukembalinya, keamanannya, pelestariannya, beberapa pemusnahannya Berkurang dalam aksesnya, temukembalinya, penyimpanannya di luar, penaksiran, beberapa pemusnahan Penyimpanan dan akses menurut standar kearsipan: siklus berkelanjutan atas proses-prosesnya


Issue lain dari daur hidup karena daur hidup ini berdasarkan pada deret linier, tidak dapat mencakup arsip dinamis elektronik. Pada arsip dinamis kertas, di mana arsip dinamis merupakan sesuatu yang ada fisiknya, dimungkinkan untuk ditangkap atau diagendakan dan diberkaskan, diambil keluar atau dilihat kembali, disimpan di kotak arsip bebas asam, diawetkan dan lain-lain sesuai perkembangan kebutuhannya. Di dalam arsip dinamis kertas maka pesan (tertulis) tidak memungkinkan untuk keluar dari mediumnya (dari kertasnya), tetapi pada arsip dinamis elektronik (pemasangan) dalam bentuk maya – arsip dinamis elektronik ini ada sebagai digit binary yang disimpan secara acak di dalam suatu komputer sampai ditemukan kembali. Mediumnya terpisah dengan kertasnya. Kecuali direncanakan semua proses pemeliharaan yang penting pada saat arsip dinamis tersebut diciptakan dan ditangkap/diregistrasi sehingga tidak akan lama menjadi arsip. Issue seperti teknologi yang sudah usang, kebutuhan akan migrasi data ke bentuk baru, usaha perlindungan atas keautentikan dari arsip dinamis melalui pembaharuan, keputusan yang tepat berapa lama rentang hidup dari semua itu diuraikan sejak permulaan. Kritik terhadap konsep siklus hidup arsip dinamis dijelaskan oleh Elisabeth Shepherd dan Geoffrey Yeo (2005, 7-8): juga memberi kesan bahwa siklus hidup ini terlalu terfokus pada arsip dinamis sebagai kesatuan yang ada fisiknya dan untuk tugas-tugas operasional, khususnya yang diasosiasikan dengan pemeliharaan dari arsip dinamis kertas. Arsip dinamis elektronik mengandalkan pada logika daripada struktur fisik, dan tugas-tugas diasosiasikan dengan penyimpanan fisik kertas sebagian besar menyimpang dari manajemen arsip dinamis elektronik. 2.2.2 Pendekatan Berdasarkan Model Kontinuum Arsip dinamis kontinuum, dikembangkan di Australia, adalah suatu indikator dari meningkatnya pendekatan secara ’holistik’ untuk arsip dinamis. ”It is .... a consistent and coherent regime of management processess from the time of creation of records (and before creation, in the design of recordkeeping systems), through the preservation and use of records as archives.”

19


Demikian dinyatakan oleh Caroline Williams (2006, 13-14), yaitu bahwa model kontinuum merupakan cara manajemen diproses sejak arsip dinamis diciptakan (dan sebelum diciptakan, dalam design sistem tata arsip dinamis), melalui pelestarian dan penggunaan arsip dinamis sebagai arsip”. Model kontinuum memperkenalkan bahwa proses-proses diterima (secara terpisah) di dalam area manajemen arsip dinamis tradisional dan di dalam area kearsipan tradisional secara mendasar sama yaitu: kita menciptakan dan menerima arsip dinamis, kita klasifikasi, penaksiran, pengendalian dan pemeliharaannya, dan kita buat agar arsip dinamis tersebut dapat diakses. Model ini diperdebatkan karena prosesproses ini saling berhubungan, ada pengulangan-pengulangan, dan terintegrasi – khususnya, tetapi tidak hanya itu, di dalam lingkungan elektronik – model ini counterproductive dalam memelihara perbedaan apa pun. Ketika dipresentasikan sebagai suatu teori, model kontinuum mewakili tata arsip dinamis berdasarkan aktivitas sebagai suatu gerakan yang terus-menerus dan melalui empat dimensi dan empat sumbu. Sumbu-sumbu itu mewakili elemen-elemen umum untuk menunjukkan pertanggungjawaban: ’siapa [identitas] apa yang sudah dilakukan [transaksi],

apa

bukti

keberadaannya

[pembuktian],

bagaimana

dapat

ditemukankembali dari dokumen dan arsip [kontainer tata arsip dinamis]. Elemenelemen tersebut terdapat dalam 4 dimensi atau lapisan mewakili aksi-aksi yang diambil dan dokumen yang diciptakan: penciptaan, penambahan informasi untuk keperluan pembuktian, penataan memori (misalnya pemeliharaan dokumen dan arsip), dan tersedia sebagai bukti dari memori kolektif. Kesatuan secara lebih dekat dengan prinsip-prinsip daur hidup merupakan konsep dari kontinum, dengan mendukung bahwa 4 tindakan berkelanjutan atau yang timbul secara berulang kehidupan dari sebuah arsip dinamis: indentifikasi arsip dinamis, pengaturan secara intelektual atas arsip dinamis, ketentuan mengakses arsip dinamis; dan pengaturan secara fisik atas arsip dinamis tersebut. Menurut prinsip-prinsip kontinum, perbedaan antara manajemen arsip dinamis dan manajemen arsip tidak perlu terlalu mengikat. Konsep kontinuum arsip dinamis dikembangkan pada tahun 1980-an dan 1990-an untuk menjawab kritis atas model siklus hidup arsip dinamis. Di dalam model kontinumm tidak ada langkah-langkah terpisah (Elisabeth Shepherd dan

20


Geoffrey Yeo (2005, 9): pengelolaan arsip dinamis terlihat sebagai proses yang terus menerus yang konsisten dan koheren sejak saat pembuatan dokumen (dan sebelum pembuatan, dalam desain sistem tata rekaman), melalui preservasi dan penggunaan dokumen sebagai arsip. Model konstinuum dokumen memusatkan pada manajemen dokumen sebagai sebuah proses kontinuum (berkesinambungan) yang meliputi pembuatan arsip dinamis. Model tersebut memandang perlunya pengelola dokumen dari perspektif aktivitas yang direkam, bukan memvisualisasi dalam tahap-tahap berurutan. Segi pandang tahap demi tahap adalah model yang digunakan dalam model siklus hidup. Model kontinuum dokumen merupakan panduan konseptual untuk pengembangan kebijakan dan program rekaman. Dimensi pada model kontinuum mewakili perspektif untuk mengelola dokumen yang harus diperhatikan oleh manajer arsip dinamis dan arsiparis. Di bawah ini model kontinuum dokumen: Dimensi keempat: pluralisasi memori Dimensi ketiga: penataan memori Dimensi kedua: penambahan informasi untuk keperluan pembuktian Dimensi pertama: pembuatan dokumen Dokumen

Gambar 2:3: Model kontinuum dokumen Dengan demikian mengingat daur hidup pendekatannya pada masingmasing tingkatan bergaris linier dan bebas dari tingkatan yang lain, kontinum pendekatannya pada tata arsip dinamis sebagai multidimensi (Caroline Williams (2006, 12-13). Disarankan bahwa manajemen arsip dinamis tidak berdasarkan waktu atau runut, dan bahwa tindakan atas arsip dinamis bisa simultan: suatu arsip dinamis bisa satu dan pada saat yang sama dapat diakses untuk kebutuhan saat ini dan untuk tujuan-tujuan kearsipan khususnya dalam arsip dinamis dalam bentuk

21


elektronik. Semua ini cukup sulit untuk digenggam. Bisa saja, jadikanlah suatu kesalahan dicoba dengan teguh untuk dihubungkan antara teori dengan praktek. 2.3

Manajemen Arsip Dinamis (Records Management) Bila kita perhatikan di dalam ISO 15489-1: 2001, klausul 3.16 tertulis: ”Records management is the ”field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, mantenance, use, and disposition of records......”

”Manajemen arsip dinamis adalah ”bidang dari tanggungjawab manajemen untuk pengendalian yang efisien dan sistematis atas penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan pemusnahan atas arsip-arsip dinamis”. Menurut Elisabeth Shepherd dan Geoffrey Yeo (2005, 1) bahwa: ”sebagai suatu disiplin ilmu, arsip dinamis dikembangkan sejak program efisiensi abad 20an dan sejak profesi yang lebih tua atas manajemen arsip. Arsip yang berasal dari arsip dinamis disimpan untuk mendukung hak-hak dan kewajiban-kewajiban badan korporasi atau perorangan, namun profesi arsip muncul dengan melihat perhatian pada arsip-arsip dinamis yang lebih tua, disimpan untuk mendukung penelitian sejarah. Pada pertengahan abad 20, manajer arsip dinamis yang dipekerjakan oleh lembaga kearsipan di sektor publik, dengan tujuan pengendalian pengalihan dari ’arsip dinamis modern’ ke arsip-arsip sejarah. Walaupun hal ini menjadi salah satu fungsi dari manajemen arsip dinamis, hal ini tidak lebih panjang dari hanya peranan, bahkan tidak juga peran yang lebih besar, dari seorang manajer arsip dinamis. Manajemen arsip dinamis saat ini meliputi manajemen dari arsip dinamis, dengan mengabaikan usia, untuk memenuhi kebutuhan dari badan korporasi swasta dan sektor publik dan masyarakat yang lebih luas, termasuk juga komunitas peneliti. Manajemen arsip dinamis mendapat tempat dalam kehidupan suatu organisasi melalui kontribusinya untuk tujuan bisnis dan sasaran organisasi.

Elisabeth Shepherd dan Geoffrey Yeo (2005, 1-2) juga mengutarakan bahwa: ”Manajemen arsip dinamis merupakan bagian penting atas karya dari hampir semua karyawan di dalam badan korporasi (dan juga perorangan di dalam kehidupan pribadinya). Untuk memahami manajemen arsip dinamis secara lebih menyeluruh penting kiranya untuk melihat arsip dari kata rekod atau arsip

22


dinamis. Pada masa lalu, manajemen arsip dinamis disamakan dengan manajemen kertas yang pada pada sistem pemberkasan badan korporasi. Perkembangan terbaru dari teknologi dan manajemen informasi telah menjadikan manajer arsip dinamis menemukan definisi arsip dinamis setepat-tepatnya, untuk memberikan penjelasan apa yang membedakan arsip dinamis dengan sumber-sumber lain dari badan korporasi, dan untuk menunjukkan bagaimana pengelolaan arsip dinamis dibedakan dengan pengelolaan dokumen, data, dan informasi. Arsip dinamis elektronik memberikan tantangan bagi manajer arsip dinamis, tidak sedikit dari mereka yang bergantung pada perangkat lunak komputer, perangkat keras dan sistem operasi, dan dalam perkembangannya perlu perlu diyakinkan akan kemampuan aksesnya yang terus menerus dalam perkembangan teknologi yang begitu cepat di dunia ini. Dengan arsip dinamis elektronik, pemberkasan tidak lagi memberikan waktu lama dalam aktivitas manualnya.

Beberapa

opsi

untuk

temukembali

dapat

diberikan

tanpa

menggunakan rujukan silang terperinci atau membuat duplikat untuk memberkas untuk judul-judul yang berbeda. Pada saat di mana berkas kertas dapat hanya dikonsultasikan di dalam satu tempat, sistem elektronik dapat diakses secara simultan oleh beberapa pengguna, dan fisiknya dekat dengan area penyimpanan tidak lagi memenuhi persyaratan untuk akses yang cepat; arsip dinamis dapat dikirim hampir tanpa perlu waktu lama untuk pengguna lokal. Akhirnya, resiko kehilangan secara substansial dapat dikurangi. Tidak seperti rekannya yang berbentuk kertas, arsip dinamis elektronik online tidak tidak terkena kerusakan. Elisabeth Shepherd dan Geoffrey Yeo (2005, 20-21) mengutarakan bahwa pengenalan akan sistem elektronik di dalam suatu organisasi dapat dilihat seperti dua fase. Pada fase pertama teknologi komputer digunakan sebagai database informasi, dan sebagai seorang mekanik untuk menciptakan dokumen kertas, yang mana kemudian diteruskan untuk disimpan menggunakan penyimpanan secara tradisional. Pada fase kedua sistem elektronik digunakan untuk efek transaksi (meliputi transaksi dokumen ke tanda terimanya) dan proses pengerjaan automasi, dan untuk retensi arsip dinamis. Hampir semua organisasi menggunakan fase kedua, karena beberapa organisasi memiliki kantor dengan pengurangan bentuk

23


kertas. Secara lebih luas, arsip dinamis diciptakan dan diterima dalam kedua media, opsi untuk retensinya adalah: -

Mencetak arsip dinamis elektronik ke bentuk kertas

-

Membuat digital kopi dari arsip dinamisnya

-

Memelihara suatu sistem hybrid, dengan beberapa arsip dinamis dalam bentuk kertas dan lainnya dipelihara secara elektronik.

2.3.1 Program Manajemen Arsip Dinamis Arsip dinamis memiliki berbagai fungsi, salah satu di antaranya adalah menyediakan informasi bagi pemakai. Untuk ketersediaan tersebut, harus dipenuhi berbagai syarat, antara lain sistem penyimpanan, temukembali yang cepat, tepat, dan murah serta terjamin keamanannya. Untuk itu, sangatlah diperlukan manajemen keamanan dalam bidang arsip dinamis. Susan Z. Diamond (1995) mengutarakan bahwa program manajemen keamanan mencakup 5 langkah berikut: (1) penentuan sasaran, (2) batasan tanggungjawab, (3) penilaian risiko, (4) penyusunan kebijakan dan prosedur keamanan, (5) prosedur mengaudit, memantau, dan menilai sistem. Penempatan tanggungjawab bagi program manajemen arsip tidak jelas batasannya. Demikian yang diutarakan oleh Susan Z. Diamond (1995). Dalam hal tesebut terdapat 3 aliran menyangkut siapa yang memiliki tanggungjawab dan kewenangan akhir atas pembentukan dan pembinaan program arsip. Aliran pertama berpendapat manajemen arsip dinamis merupakan satu unsur dari sistem manajemen arsip dinamis yang komprehensif, sehingga tanggung jawab dan kewenangan berada pada manajer arsip dinamis. Aliran Kedua berpendapat bahwa seorang arsiparis (arsip statis) memiliki tanggungjawab dan kewenangan untuk mengatur sistem total, mulai dari penciptaan arsip dinamis sampai dengan penyimpanan arsip statis. Aliran ketiga berpendapat bahwa perlu pembedaan yang jelas menyangkut fungsi yang ada antara arsiparis yang bergerak dalam bidang arsip statis dengan manajer arsip dinamis yang bergerak dalam bidang arsip dinamis. Jadi, ada pembatas tanggungjawab dan kewenangan antara arsiparis dengan arsiparis dinamis atau manajer arsip dinamis. Dalam definisi ini:

24


Manajer arsip dinamis bertanggungjawab atas penciptaan, penyusunan, dan penggunaan arsip dinamis secara efisien untuk keperluan badan korporasidan pemusnahan arsip dinamis bila tidak lagi diperlukan. Arsiparis mengambil tanggungjawab atas pengumpulan, pelestarian, dan menyediakan untuk penelitian arsip dinamis yang dipilih untuk dilestarikan karena memiliki nilai historis. Adanya tumpang tindih antara tanggungjawab dan kewenangan mungkin menimbulkan masalah. Masalah tersebut dapat diselesaikan melalui koordinasi, kerjasama, dan komunikasi. Penunjang kebijakan secara keseluruhan harus dari bagian pengelola kebijakan arsip dinamis yang sudah disetujui antara pimpinan unit dan Manager Arsip Dinamis. Kebijakan manajemen arsip dinamis sebaiknya tersedia bagi semua staf, dengan persetujuan dari Kepala kantor. Kebijakan pengelolaan arsip dinamis memberikan kuasa kepada fungsi manajemen atas semua arsip dinamis dan informasinya. Untuk mencari bentuk yang ideal, penulis melakukan studi literatur melalui penelusuran website beberapa perguruan tinggi di luar negeri yang telah memiliki Pusat Arsip yang baik. Dari penelusuran, didapat beberapa model yang dapat dijadikan model yakni: University of Pennsylvania, Saint Louis University, Western Washington University, dan University of Western Australia. Dari studistudi tersebut di atas serta hal yang sama yang ditulis oleh William J. Maher (1992) dan Richarc J. Cox (1992) didapatkan bahwa suatu Pusat Arsip yang baik harus memiliki komponen-komponen berikut ini: a) Statement Mission (Kebijakan Kearsipan) Pernyataan ini merupakan ekspresi tertulis atas sifat dasar, scope, fungsi, dan keadaan rasional dari suatu lembaga kearsipan. Tujuan dan manfaat dari mission statement adalah untuk menunjukkan ringkasan alasan-alasan utama program ini diadakan, mendiskripsikan jangkauan dan pengguna/pemakai dari aktifitas kearsipan, menjelaskan hubungan antara arsip-arsip dengan institusi induknya, dan pengaturan alasan selanjutnya untuk memperoleh dan memelihara arsip dinamis historis. Pernyataan misi dari lembaga informasi juga secara jelas menggambarkan parameter dan hubungan dengan manajer

25


informasi lainnya di dalam organisasi; keberhasilan dalam mengindentifikasi dan melestarikan informasi dari nilai guna arsip paling tidak akan menentukan kerjasama dengan lembaga perpustakaan, lembaga pemroses data, manajermanajer arsip dinamis, dan para professional bidang informasi lainnya, di mana aktivitas unit kearsipan, merupakan jantung dari operasi organisasi. b) Pedoman, standar, dan praktek kearsipan Suatu lembaga kearsipan perlu memaparkan administrasi dari setiap tahap dari program-programmnya. Adanya prosedur merupakan hal yang penting terkait aktifitas program dan tanggungjawab pada misinya dan misi dari lembaga induknya. Usaha-usaha tersebut harus memiliki suatu tujuan persiapan dari prosedur yang diterima dan dijamin dalam metode kearsipan. c) Personalia (professional, semi professional, dan klerikal), dan struktur organisasi Arsiparsis professional dibutuhkan untuk menjalankan berbagai tugas. Profesional ini harus bekerja untuk meyakinkan bahwa semuaya yang sudah benar baik dalam kebijakan, prosedur, dan praktik-praktik yang digunakan di tempat penyimpanan untuk pengadminstrasian dokumen kearsipan. d) Kemampuan Sumber-Sumber Penghasilan Keuangan Merupakan jumlah dana-dana yang dibutuhkan untuk menangani suatu lembaga kearsipan berupa, yang terbaik, suatu bisnis yang penuh dengan akal. Kemampuan sumber-sumber penghasilan keuangan adalah jumlah yang cukup untuk menyediakan pengaturan dasar, deskripsi, dan pelestarian pada, and akses ke, temukembali arsip dinamis dari suatu institusi. Agar dapat menentukan apa saja tujuan-tujuan kemampuan sejumlah kebutuhan, suatu lembaga kearsipan harus memiliki cara-cara untuk memperoleh dana-dana dan untuk memonitor dan mengevaluasi penggunaan uangnya. Di dalam suatu institusi, khususnya pada badan korporasi yang mencari keuntungan atau mereka yang mengikuti program zero-based budgeting, arsiparisnya secara rutin dipanggil untuk menyuguhkan nilai-nilai berkelanjutan dari aktifitasaktifitas mereka dan efektifitas dari penggunaan dana untuk menjalankan aktifitas mereka. Semua aktifitas bidang kearsipan harus dapat ditakar dari biaya dasarnya.

26


e) Fasilitas (ruang, peralatan, dan perlengkapan) Bagaimana pun baiknya suatu program kearsipan, akan menjadi gagal total di dalam tujuan akhirnya jika terjadi kekurangan dalam kemampuan fasilitas untuk penyimpanan dan penggunaan dokumen kearsipan. Apapun investasi yang dibuat oleh organisasi untuk mengembangkan dan penempatkan staf di lembaga kearsipan, akan hilang jika fasilitas yang diperoleh untuk pengurusan yang optimum dari arsip dinamis mereka. f) Pelayanan ke dalam dan komitmen pendidikan berkelanjutan Membuat komitmen untuk memiliki suatu lembaga kearsipan bukanlan keputusan lama. Mengembangkan suatu program, menempatkan staf, fasilitas keamanan, dan aktifitas terkait yang mendukung, mengevaluasi, memelihara. Keberhasilan dari program ini tergantung pada pengetahuan dari setiap orangnya. Walaupun pada dasarnya prinsip-prinsip kearsipan secara relatif sudah stabil dalam beberapa tahun, cara-cara untuk mengaplikasikan prinsipprinsip ini sesungguhnya tidak tetap. Penambahan penggunaan dari arsip dinamis elektronik dan materi audiovisual di hampir semua kantor dan institusi diatur juga dengan perenggangan aplikasi dari prinsip-prinsip kearsipan dasar dan konsep-konsep baru. 2.3.2 Seleksi, Penilaian, dan Akuisisi Di dalam melakukan seleksi dan penyusutan, mengacu pada pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip yang dikenal dengan mama jadwal retensi arsip (JRA). JRA merupakan daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan. Di dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, ada tiga cara penyusutan atau pengurangan jumlah arsip yaitu dengan cara-cara berikut: •

Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan

•

Pemunahan arsip yang tidak memiliki nilai guna

•

Penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan. 27


Akuisisi arsip statis di dalam Undang-Undang Nomor 43 tertulis merupakan proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Caroline Williams (2006, 35-57) memaparkan bahwa 3 fungsi ini dari pelayanan arsip adalah seleksi, pelestarian, dan ketersediaan akses arsip dinamis inaktif dan arsip yang dilindungi oleh Pusat Arsip. Seleksi adalah kunci utama: memutuskan apa yang disimpan sesuai fungsinya atas arsip dinamis organisasi dan/atau penambahan dari tempat/unit kerja lain merupakan landasan tidak hanya bagaimana pelayanan itu dikembangkan, tetapi kontribusinya untuk membentuk tulisan dan warisan budaya. Definisi keseluruhan dari penilaian (appraisal) berasal dari Australia. Penilaian adalah proses evaluasi aktivitas bisnis untuk menentukan arsip dinamis mana yang dibutuhkan untuk ditambahkan informasinya (captured) and berapa lama arsip dinamis tersebut disimpan, untuk memenuhi aktifitas bisnis, persyaratan pertanggungjawaban, dan ekspektasi masyarakat. (Caroline Williams, 2006, 36-37). Definisi penilaian (appraisal) secara tradisional (juga di Australia): ‘menentukan arsip dinamis mana yang berubah menjadi arsip dan yang mana yang dimusnahkan merupakan kemampuan bidang kearsipan atas penilaian.’ Seleksi digunakan untuk merujuk tindakan menentukan arsip dinamis mana yang mempunyai ‘nilai berkelanjutan’ yang akan ditambahkan pada tempat penyimpanan arsip dari asal dokumen tersebut atau dari eksternal. Puncak dari keputusan seleksi adalah suatu pemenuhan atau kebijakan koleksi yang dibuat bersamaan dengan misi dan tujuan organisasi: depo arsip milik sendiri (in-house) memiliki seleksi berbeda dengan depo arsip milik luar organisasi atas arsip dinamis yang ditambahkan. Dokumen yang didefinisikan sebagai arsip yang ditambahkan fokusnya adalah pada kebijakan penambahan arsip dinamis inaktif. Naskah-naskah tradisi yang mempunyai nilai sejarah dan seleksi arsip-arsip lainnya dapat menggunakan istilah ‘kebijakan koleksi’ karena materi yang mungkin dimasukkan materi personal dan materi non-organisasi lainnya, namun istilah ini kadang tidak terlalu kaku. Dokumentasi, bila dilakukan penilaian, adalah suatu strategi proaktif dengan tujuan memberi keyakinan jangka waktu

28


simpan dokumen inti yang berkaitan dengan aktivitas manusia. Strategi akuisisi (strategi

koleksi)

merupakan

rencana

proaktif

atau

sistematis

untuk

mengembangkan koleksi. Hal ini melibatkan evaluasi saham-saham terbaru terhadap kebijakan akuisisi dan pengaturan yang sesuai, target-target yang terukur. Menurut Caroline Williams, ‘penilaian/appraisal’ merupakan proses evaluasi akuisisi aktual dan potensial, kemampuan untuk menetapkan – dengan memahami nilai yang dimiliki oleh arsip dinamis – apa yang seharusnya disimpan, kata ‘appraisal’ umumnya digunakan bila mendiskusikan beberapa teori dan praktek melingkupi proses pengambilan keputusan. Appraisal merupakan kemampuan ini dari para professional arsip dinamis, baik manajer arsip dinamis maupun arsiparis. Caroline Williams memberikan beberapa cara mengimplementasikan seleksi dan penilaian, dengan beberapa pendekatan berikut: •

proaktif dalam strategi pendokumentasian dari banyak institusi

•

penilaian-makro dan analisis fungsional: pendekatan top-down

•

strategi akusisi yang difokuskan secara pragmatis/praktis

•

analisis dasar dari arsip dinamis: pendekatan bottom-up

•

petunjuk dan kebijakan penilaian.

Sekali kita memulai proses penilaian, ada 3 set pertanyaan untuk menjadi bahan pertimbangan. a) Pertanyaan terkait dokumen kearsipan yang dikoleksi b) Pertanyaan terkait isi dari arsip dinamis c) Pertanyaan terkait proses penilaian Berikut pertanyaan masing-masing set. a) Pertanyaan terkait dokumen kearsipan yang dikoleksi •

Apakah koleksi tersebut datang dengan pengiriman yang sesuai dengan kebijakan akuisisi kantor?

•

Seberapa jauh hal ini dapat membantu dalam memenuhi strategi akuisisi kantor?

•

Dengan persyaratan apa saja kantor menerima petugas yang melakukan akuisisi tersebut?

29


•

Apakah koleksi yang ditambahkan merupakan arsip?

•

Apakah arsip tersebut sudah lengkap?

•

Apakah merupakan duplikasi, dari internal atau eksternal?

•

Apakah ada pertolongan bantuan – indeks korespondensi, rencana pemberkasan dan skema klasifikasi, direktori nomor telpon?

•

Apa bentuk medianya: data bentuk digital yang dapat ditemukembali, atau apakah ada materi fisiknya?

•

Apakah ada pembatasan akses atas beberapa bagian dari koleksi?

•

Sumber-sumber daya apa yang dibutuhkan untuk menggabungkannya dengan saham-saham yang lain? Apakah prioritas katalagingnya?

b) Pertanyaan terkait isi dari arsip dinamis •

Arsip dinamis mana yang menunjukkan nilai-nilai penting?

•

Apakah ada jumlah khusus untuk kertas, misalnya kotak berkas?

•

Apakah kualitas dan kuantitas data informasi atas arsip dinamis yang dikirim?

•

Bagaimana kontennya dapat memuaskan agenda penelitian saat ini?

c) Pertanyaan terkait proses penilaian •

Apakah saya sudah menyiapkan diri untuk melakukan penilaian koleksi secara benar?

•

Apakah nilai penting dan informasional dimasukkan di dalam arsip dinamis yang saya seleksi sesuai dengan kepentingannya?

•

Apakah saya sudah menyeleksi dalam bentuk yang ringkas?

•

Apakah

yang

saya

sudah

mendokumentasikan

dan

menentukan

penilaiannya kelak dapat dirujuk? •

Apakah saya sudah mengadopsi alasan dalam membuat keputusan yang subjektif?

•

Apakah saya sudah memberikan nasihat yang memadai sesuai keahlian saya?

•

Apakah saya sudah memberikan trend penelitian yang dikenal saat ini?

30


2.4

Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif ke Arsip Dinamis Inaktif Michael Roper (1999, 1) mengutarakan bahwa adalah merupakan

tanggungjawab dari lembaga kearsipan pemerintah dan lembaga kearsipan badan korporasi untuk mengontrol semua arsip dinamisnya yang diciptakan oleh organisasi dan untuk meyakinkan bahwa arsip dinamis yang ditempatkan dipergunakan untuk memberi keuntungan sebaik-baiknya sepanjang kehidupan institusi atau badan korporasi tersebut. Kaburnya batas antara arsip dinamis dan arsip statis nampak pula pada dunia pendidikan yang kini cenderung mengarahkan kedua bidang pada satu kajian. Hal serupa tercermin pada berbagai rujukan dana literatur dan pertemuan ilmiah, yang mengacu pada manajer arsip dinamis dan arsiparis sebagai profesi yang sama namun berbeda spesialisasinya. Segi lain ialah manajemen arsip dinamis dan administrasi arsip mengambil pengetahuan dan keterampilan yang berasal dari bidang yang sama dan berkaitan seperti manajemen, ilmu informasi, kepustakawanan, kajian hukum sistem analisis, teknologi informasi, dan sejarah. Manajemen arsip dinamis juga dapat dilihat dari konteks manajemen informasi yang lebih luas. Angelika Menne-Haritz (2005) menjabarkan bahwa arsip dinamis merupakan pusat dari teori dan pengolahan kearsipan. Arsip dinamis kertas, berkas-berkas yang menumpuk di banyak tempat penyimpanan di pelosok dunia ini, merupakan pemandangan fisik yang tidak dapat kita sangkal. Kenyataan di mana arsip dinamis tersebut kemudian disimpan, dikirim, ditata menumpuk atau diberkaskan di filing cabinet, kemudian berkas tersebut terkunci aman atau dikeluarkan. Pada saat tidak ada alternatif arsip dinamis kertas tersebut dipakai untuk tujuan binis, sebelum diadakan usulan pekerjaan tanpa dokumen kertas (paperless), keberadaannya tidak menjadi masalah. Letaknya sudah sesuai dan satu hal paling efektif adalah bila dirasa penting untuk mendesign teknik dan strategi pengolahan arsip. Arsip dinamis tetap didokumentasikan hingga proses bisnis selesai dan telah tercapai tujuannya. Oleh karena itu arsip dinamis cenderung memaksa pikiran pembacanya untuk mengurangi pengambilan keputusan dalam penciptaan

31


arsip dinamis. Namun, yang terjadi malah lebih banyak arsip dinamis yang tercipta. Dan merupakan kasus yang sangat jarang sekali terjadi di mana dengan sadar arsip dinamis yang diciptakan untuk menjadi arsip dan terbuka untuk publik. Arsip dinamis hanyalah bagian dari keseluruhan dan porsinya tergantung dari banyak faktor, di antara media komunikasi yang mempunyai peranan penting. Untuk memahami arsip dinamis secara keseluruhan, kita harus melihat dan menganalisis, dan kemudian berpengaruh mengapa arsip dinamis secara khusus ada dan menjadi pembicaraan. Secara keseluruhan adalah proses bisnis. Bentuk dan pemrosesan fungsinya ditentukan dari peranan dan tujuan dari arsip dinamis dan alasan mengapa diciptakan. Arsip dinamis dapat digunakan sebagai sumber karena apa yang tertulis pada arsip dinamis. Arsip dinamis dapat menjelaskan darimana datangnya dan dapat ditemukan letaknya di jaringan. Sistem manajemen arsip dinamis dalam lingkungan elektronik masih merupakan hal yang baru dan mempunyai efek yang tidak begitu jelas, dan tidak dapat digunakan sesuai tujuannya secara total. Untuk menganalisa efek komunikasi dalam menghasilkan arsip dinamis dalam proses bisnis membutuhkan pemahaman secara teknis. Michael Roper (1999, 13) menggabungkan misi manajemen arsip dinamis dan manajemen arsip, yaitu: •

Melestarikan arsip dinamis dan arsip statis dalam suatu bentuk yang dapat diakses, dapat dengan jelas dimengerti, dan digunakan untuk selama arsip dinamis dan arsip statis tersebut mempunyai nilai atau kegunaan berkelanjutan.

•

Informasi dari arsip dinamis dan arsip statis tersebut tersedia dengan format yang benar, diberikan kepada orang yang berhak, dan pada waktu yang tepat. Michael Roper menambahkan bahwa cara untuk meyakinkan kepada

pemerintah dan warga masyarakat atas kegunaan dan nilai arsip dinamis dan arsip statis yang tersedia berkelanjutan adalah dengan meyakinkan bahwa manajemen melakukan pengembangan arsip dinamis dan arsip statis dalam satu kesatuan strategis, bukan satu demi satu. Sedangkan tujuan dari sistem manajemen arsip dinamis dan arsip statis adalah:

32


•

menciptakan dan memelihara kewenangan dan ketersediaan arsip dinamis dalam suatu bentuk yang dapat diakses, dimengerti, dan digunakan untuk selama dokumen kearsipan tersebut diperlukan untuk mendukung bisnis dan persyaratan akuntabilitas organisasi

•

pengelolaan yang efisien dan ekonomis atas arsip dinamis melalui pemusnahan dupikasi karya-karya, menciptakan dan memelihara hanya pada arsip-arsip dinamis yang diperlukan, pemusnahan dan retensi yang dilakukan secara sistematis,

•

meningkatkan akses arsip dinamis dan arsip statis, oleh karenanya meningkatkan pembuatan keputusan, pengiriman secara efektif dari pelayanan dan program pemerintah, akuntabilitas dan transparansi kepada pemerintah dan melindungi hak-hak setiap warga negara

•

pemeriksaan, sesuai waktu dan pemusnahan yang aman atas arsip dinamis yang sudah usang

•

mengidentifikasi arsip statis dari nilai kronis sejarah dan budaya

•

memindahkan arsip-arsip ke lembaga kearsipan

•

pelestarian arsip-arsip yang mempunyai nilai berkelanjutan

•

penataan arsip-arsip menurut prinsip kearsipan dengan melestarikan konteks informasinya dengan memerlihatkan isinya pada mereka yang mencari informasi tersebut.

2.4.1 Pusat Arsip Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Kebutuhan akan adanya Arsip Universitas/Perguruan Tinggi sudah banyak disadari, tidak terkecuali di Universitas Katolik Indonesia (Unika) Atma Jaya. Hal ini didukung dengan amanat regulasi antara lain: -

Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan: tercantum bahwa kewajiban arsip perguruan tinggi adalah pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja yang diterima dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi, dan sivitas akademika di lingkungan perguruan tinggi

33


-

Undang-Undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik: disebutkan ada tuntutan bila tidak melayani jika publik meminta informasi kepada badan publik.

-

Undang-Undang Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik: bahwa arsip elektronik bisa diterima sebagai bahan bukti di pengadilan dan memiliki kekuatan hukum

-

Undang-Undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik

-

Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 37 tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional (sekarang Kementerian Pendidikan Nasional). Di dalam Undang-Undang RI Nomor 43 tahun 2009 tentang

Kearsipan, disebutkan bahwa yang dimaksud dengan lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Di dalam Undang-Undang juga disebutkan bahwa arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan pergurian tinggi. Memang saat ini yang diwajibkan untuk membentuk arsip perguruan tinggi hanya perguruan tinggi negeri. Namun perguruan tinggi swasta diharapkan juga mulai membentuk arsip perguruan tinggi. Arsip perguruan tinggi mempunyai kewajiban untuk melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: •

satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi, dan

•

civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.

Tugas arsip perguruan tinggi adalah melaksanakan: •

pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan sivitas akademika di lingkungan perguruan tinggi, dan

•

pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan. Arsip juga semakin penting dengan telah diberlakukannya Undang-

Undang tentang Informasi dan Transaksi Elektronik di mana arsip elektronik bisa diterima sebagai bahan bukti di pengadilan dan memiliki kekuatan hukum, pemberlakuan Undang-Undang tentang Keterbukaan Informasi Publik bahwa jika publik memerlukan/meminta informasi kepada badan publik kemudian dengan sengaja tidak dilayani, maka badan publik yang bersangkutan bisa dituntut pidana

34


denda paling banyak Rp 5.000.000,-, atau kurungan paling lama 1 tahun. UndangUndang Kearsipan pasal 86 bahwa pejabat dengan sengaja tidak melakukan pemberkasan dan pelaporan (kegiatan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintahan yang strategis) diancam pidana penjara paling lama 10 tahun atau pidana denda paling banyak Rp 500.000.000,-. Di dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional nomor 37 tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di lingkungan Pendidikan Nasional khususnya pada pada Pasal 29 ayat c tertulis bahwa Arsip Statis dari perguruan tinggi negeri dapat disimpan di institusi arsip perguruan tinggi masing-masing jika perguruan tinggi yang bersangkutan sudah memiliki institusi arsip perguruan tinggi. 2.4.2 Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif dan Arsip Statis Arsip dinamis inaktif disimpan di sebuah tempat dikenal dengan nama records center. Dalam bahasa Indonesia diterjemahkan menjadi pusat arsip dinamis.

Dalam memilih tempat penyimpanan arsip inaktif terdapat 3 pilihan

yaitu: a) Menggunakan ruang yang ada yang tidak cocok dengan keperluan kantor namun memenuhi persyaratan fisik dan lingkungan untuk menyimpan arsip dinamis inaktif dalam volume kecil. b) Mendirikan ruang gudang untuk menyimpan arsip dinamis, lokasinya mungkin jauh dari pusat badan korporasi namun menghemat karena harga tanah atau sewanya lebih rendah daripada harga tanah kantor pusat badan korporasi. c) Menggunakan jasa commercial records centre atau pusat arsip dinamis komersial yang sepenuhnya dikelola swasta. Jenisnya bervariasi, ada yang sangat sederhana, hanya menyimpan boks yang diserahkan kepada mereka dan menemubalik sesuai dengan permintaan. Adapula commercial records center yang menyediakan jasa penyimpanan, temubalik arsip dinamis dalam bentuk dokumen, berkas, atau boks, melacak berkas dan boks, mendaftar dan mengepak arsip dinamis, menjual boks, membuat laporan sesuai dengan spesifikasi yang dikehendaki pemakai dan pemusnahan arispdinamis yang terjamin keamanannya. 35


Sebelum memutuskan pilihan mana yang akan diambil, manajer arsip dinamis akan mengumpulkan informasi sebagai berikut: (1)

Volume arsip dinamis yang akan disimpan dan tingkat pertumbuhannya. Meramalkan pertumbuhan atau penambahan arsip dinamis merupakan tugas sulit karena badan penggabungan (merger), pengambil-alihan (take-over), dan perubahan lainnya;

(2)

Jenis arsip dinamis yang akan disimpan. Apakah berupa arsip dinamis kertas, microfilm, media komputer, slaid (slide), foto, atau cetak biru;

(3)

Bagaimana kondisi lingkungan (misalnya suhu dan tingkat kelembaban) yang diperlukan untuk berbagai jenis arsip dinamis;

(4)

Apakah arsip dinamis sering digunakan atau tidak? Bagaimana dengan laju kecepatan temu baliknya?

(5)

Berapa cepat arsip arsip dinamis inaktif dapat ditemukan, dalam suasana biasa dan suasana mendesak. Di beberapa perguruan tinggi negeri seperti di Universitas Gadjah Mada

dan di Universitas Indonesia, istilah yang dipakai adalah Arsip Universitas yang kemungkinan lebih mengacu pada pengelolaan arsip statis, yakni arsip-arsip yang tidak lagi digunakan oleh unit penciptanya tetapi masih mempunyai nilai guna permanen. Di Unika Atma Jaya, memakai istilah Pusat Arsip karena selain mengelola arsip statis, Pusat Arsip juga menjadi koordinator atas unit-unit pengolah arsip dinamis inaktif (Records Center) yang ada di unit-unit kerja di lingkungan Unika Atma Jaya. Kelvin Smith (2007) menyatakan bahwa untuk meyakinkan bahwa informasi dikelola secara efektif di dalam organisasi adalah dengan memberikan pernyataan kewenangan dalam pengelolaan arsip dinamisnya. “To ensure business information is managed effectively throughout the organisation by providing an authoritative statement on the management of records.” Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk hal tersebut di atas adalah dengan melakukan analisis aktivitas bisnis badan korporasi dan lingkungan di mana badan korporasi itu berada. Dari analisis ini dapat ditarik pernyataan kebijakan pengelolaan arsip dinamis secara menyeluruh. Tujuannya nantinya untuk menetapkan suatu sistem tata arsip dinamis, yang mana akan 36


•

memenuhi kebutuhan kewenangan bisnis

•

menunjukkan kebutuhan kewenangan pemegang saham

•

menegaskan ketentuan, peraturan, dan standar

•

memenuhi dasar pertanggungjawaban

•

mengidentifikasi tanggungjawab persyaratan umum arsip dinamis dan secara khusus menunjuk pada peran dari Manager Arsip Dinamis.

Tujuan pembentukan pusat arsip dinamis inaktif (records center) adalah memberikan tempat yang aman dan akses arsip dinamis dengan mereduksikan biaya (Betty R. Ricks, 1992): “The overall goal of a records center is to provide safe storage and access to records at a reduced cost.” Secara khusus tujuan dari records center adalah: (1)

Mengurangi volume total arsip dinamis yang disimpan di kantor dan di tempat penyimpanan, dengan demikian mengurangi biaya penyimpanan arsip dinamis. Sebagai contoh bila arsip dinamis inaktif disimpan di pusat kota maka biaya penyimpanan per meter persegi akan jauh lebih mahal daripada bila disimpan di luar kota.

(2)

Mengendalikan arus arsip dinamis dari kantor ke tempat penyimpanan yang hemat biaya, mengawasi arsip dinamis aktif dipindah ke tempat penyimpanan yang lebih murah bila arsip dinamis aktif berubah menjadi arsip dinamis inaktif.

(3)

Membebaskan ruang dari penyimpanan arsip dinamis inaktif dan menguraingi perlengkapan yang diperlukan sehingga mampu mengurangi biaya penyimpanan arsip dinamis.

(4)

Menyusun sistem temubalik yang efisien, membuat akses ke arsip dinamis bila diperlukan untuk pengambilan keputusan.

(5)

Menyusun program microfilm bila hal itu menghemat biaya penyimpanan.

(6)

Menyelenggarakan pengamanan total atas arsip dinamis inaktif milik badan korporasi. Semua Records Centers sebaiknya berusaha untuk memenuhi tujuan di

atas untuk memberikan efisiensi program manajemen arsip dinamis. Records Centers bisa saja dimiliki oleh badan korporasi milik sendiri atau oleh Records

37


Centers komersial. Keadaan pengelolaan dan pilihan badan korporasi akan menentukan tipe mana yang lebih diharapkan. Masing-masing organisasi harus mengambil keputusan berdasarkan kebutuhannya dan sumber-sumber yang tersedia. Perencanaan untuk suatu records center memerlukan suatu estimasi volume dari arsip dinamis yang akan disimpan, hal ini diperoleh dari inventarisasi arsip dinamis, suatu perkiraan jarak panjang dari kebutuhan tempat yang harus dibuat. Fasilitas yang diseleksi dari records center harus sesuai dengan temperatur dan kondisi kelembaban; harus cukup terlindungi dari bahaya kebakaran, air, dan binatang kecil yang mengganggu seperti kutu-kutu; dan harus aman dari kekerasan atau bahaya lainnya. Records Center milik-perusahaan-sendiri sebaiknya paling sedikit jauh dari hiruk pikuk pelayanan kantor. Pusat ini harus sesuai dengan tempat kantor yang ditambahkan penempatan untuk memproses, referensi, menyendiri, penyusutan, dan penempatan arsip dinamis. Suatu tata ruang dengan skala dan jelas harus dibuat sebelum penyimpanan di lemari yang akan dibeli atau di-install. Sejumlah metode penempatan yang umum digunakan adalah sistem nomor baris, namun sistem lainnya dimungkinkan digunakan dengan berhasil. Perubahan persyaratan staf, tergantung pada aktivitas arsip dinamisnya. Suatu aturan yang disetujui, satu juru tulis dapat mengangani 20.000 tindakan records center setiap tahun. Records Center komersial harus dipertimbangkan sebagai pengganti, atau sebagai pembantu records center milik-perusahaan-sendiri. Jika record center komersial ditangani dengan baik, tempat yang jauh bukan merupakan suatu faktor utama.

38


BAB III METODE PENELITIAN Di dalam bab ini diuraikan tentang metode penelitian yang digunakan peneliti dalam pelaksanaan penelitian.

Metode yang digunakan adalah yang

mengenai peranan arsip perguruan tinggi. Peneliti mengambil kasus di Pusat Arsip Unika Atma Jaya, Jakarta, khususnya dalam hal pengelolaan arsip di lingkungan Unika Atma Jaya dan identifikasi kendala-kendala dalam memanfaatkan keberadaan Pusat Arsip Unika Atma Jaya. 3.1 Jenis/Pendekatan Penelitian Pendekatan penelitian yang digunakan peneliti adalah pendekatan kualitatif. Tesis ini merupakan studi kasus. Penelitian studi kasus adalah metode yang didesain untuk mengkaji yang partikular di dalam konteks dan tujuan yang spesifik. Tujuan dari studi kasus adalah memberikan laporan secara holistik (menyeluruh dan utuh) atas kasus yang diteliti dan pengetahuan yang mendalam mengenai yang spesifik tersebut melalui deskripsi yang lengkap yang diletakkan di dalam konteks. Ini mungkin mengarah kepada pemahaman yang partikular tetapi pemahaman yang kasus merupakan hal yang terpenting. E. Kristi Poerwandari (1998) mengutarakan: “Peneliti interpretif menyatakan bahwa dasar untuk menjelaskan kehidupan, peristiwa sosial, dan manusia bukanlah ilmu dalam rangka prositivistik, tetapi justru dalam kerangka “common sense”. Menurut para peneliti tersebut pengetahuan dan pemikiran awam berisikan arti atau makna yang diberikan individu terhadap pengalaman dan kehidupan sehari-hari, dan hal tersebutlah yang menjadi langkah awal penelitian

ilmu-ilmu sosial.” Tesis ini merupakan studi kasus insintrik yang dilaksanakan dengan tujuan tidak lain daripada pemahaman yang lebih baik dari kasus yang diteliti; kasus itu dikaji baik yang biasa maupun yang khusus. Penelitian ini akan mengfokus pada pusat arsip dan segala kerumitan yang berkaitan dengannya lalu diasosiasikan

39


dengan tema yang diteliti. Sedangkan menurut pendekatannya, penelitian ini menggunakan dua pendekatan. Pendekatan evaluasi formatif, yaitu untuk membandingkan suatu kejadian dan kegiatan dengan standar yang telah ditetapkan sehingga diperoleh umpan balik peningkatan kualitas kegiatan. Penelitian studi kasus adalah metode yang didesain untuk mengkaji yang partikular dalam konteks dan memiliki tujuan yang sangat spesifik. Tujuan dari studi kasus adalah memberikan laporan secara holistik (menyeluruh dan utuh) kasus yang diteliti dan pengetahuan yang mendalam mengenai yang spesifik tersebut melalui deskripsi yang lengkap yang diletakkan di dalam konteks. Ini mungkin mengarah ke pada pemahaman mengenai fenomena partikular tetapi pemahaman kasus merupakan hal yang terpenting. Informan utama adalah dari Rektorat Unika Atma Jaya Rektor, Rektor atau Wakil Rektor, Kepala Sekretariat Rektorat, informan yang pernah menjadi tim pembenahan arsip dinamis dan arsip antara lain Koordinator Perpustakaan Unika Atma Jaya, dan pakar kearsipan Unika Atma Jaya, beberapa pimpinan unit kerja yang terkait dan sesuai dengan tujuan penelitian, dan satu tenaga kearsipan. 3.1 Teknik Pengumpulan Data Triangulasi dalam studi kasus ini adalah dengan mengumpulkan informasi dari berbagai sumber tetapi dimaksudkan untuk menguatkan fakta atau fenomena yang sama. Pengumpulan data penelitian menggunakan metode dengan pengumpulan dokumen-dokumen pendukung yang diperoleh dari tempat penelitian dan analisis materi hasil wawancara. Penelitian ini bersifat terbuka. Teknik pengumpulan data saya lakukan dengan meminta waktu atau membuat perjanjian untuk wawancara. Dokumen yang diperlukan untuk mengetahui informasi umum Unika Atma Jaya serta informasi khusus yang berhubungan dengan objek penelitian dalam hal ini Pusat Arsip Unika Atma Jaya, dan data lainnya yang berhubungan dengan permasalahan dalam penelitian ini, antara lain: (1) sejarah, visi, misi, tujuan, dan struktur organisasi Unika Atma Jaya, (2) misi Pusat Arsip Unika Atma Jaya, (3) kebijakan dan prosedur, (4) sejarah diangkatnya penanggungjawab Pusat

40


Arsip, (5) laporan hasil kegiatan, (6) monitoring tindak lanjut hasil pemeriksaan, (7) data lain yang diperlukan.

3.1.1 Pemaparan tentang Informan Peneliti

mengadakan

wawancara

dengan

mengajukan

pertanyaan

terstruktur yang ada hubungannya dengan tujuan penelitian ini. Penulis melakukan wawancara kepada informan secara purposif, yang terdiri dari perwakilan unit kerja di lingkungan Atma Jaya namun diusahakan yang tidak terlepas dari tujuan penelitian ini yaitu: (1) Dekan Fakultas Ilmu Administrasi Bisnis dan Ilmu Komunikasi. (2) Ketua Lembaga Penjaminan Mutu (3) Ketua Biro Sumber Daya Manusia (4) Koordinator Perpustakaan (5) Kepala Unit Pelaksana Teknis (UPT) Penerbit. (6) Pakar Kearsipan Unika Atma Jaya (7) Karyawan Pusat Arsip Semula Pimpinan Universitas (Rektor atau Wakil Rektor) dan Kepala Sekretariat Rektorat dimasukkan di dalam daftar informan oleh peneliti namun peneliti tidak berhasil mewawancarai maupun meminta kesediaan sebagai narasumber mengingat kesibukan para pejabat di Rektorat tersebut. Peneliti berharap hasil dari penelitian ini dapat menjawab permasalah yang diangkat. 3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilakukan pada Pusat Arsip Unika Atma Jaya yang berlokasi di kampus Unika Atma Jaya di Semanggi, Jalan Jenderal Sudirman 51, Jakarta. Waktu penelitian meliputi kurun waktu bulan Juni 2011. Kurun waktu penelitian tersebut diambil dengan pertimbangan hanya perwakilan fakultas, biro, lembaga atau pusat, UPT, dan perwakilan dari Rektorat yang akan diwawancarai untuk menjawab daftar pertanyaan untuk memberikan masukan terhadap tema penelitian ini yaitu Manajemen Pusat Arsip.

41


Mengingat kesibukan di Rektorat, maka Pimpinan Unika Atma Jaya (Rektor atau Wakil Rektor) serta Kepala Sekretariat Rektorat belum dapat memberikan waktu untuk diwawancarai dan belum sempat menjawab pertanyaan yang penulis kirimkan kepada mereka. Informan lainnya telah memberikan respon. Waktu wawancara dilakukan pada: -

Koordinator Perpustakaan dan Kepala UPT Penerbit diwawancara pada: Kamis, 23 Juni 201

-

Dekan FIABIKOM, Kepala Biro SDM diwawancara pada: Jumat, 24 Juni 2011

-

Staf kearsipan di Pusat Arsip mengingat kesibukannya maka memberikan jawaban tertulis pada: Jumat, 24 Juni 2011

-

Ketua

Lembaga

Penjaminan

Mutu

mengingat

kesibukannya

maka

memberikan jawaban tertulis via e-mail pada: Sabtu, 25 Juni 201 -

Mantan Konsultan Kearsipan Unika Atma Jaya mengingat kesibukannya maka memberikan jawaban tertulis via e-mail pada: Minggu, 26 Juni 2011.

Peneliti memberikan kode kepada para informan dengan nomor sebagai berikut: -

Dekan Fakultas Ilmu Administrasi Bisnis dan Ilmu Komunikasi:

R.01

-

Ketua Lembaga Penjaminan Mutu:

R.02

-

Ketua Biro Sumber Daya Manusia:

R.03

-

Koordinator Perpustakaan:

R.04

-

Kepala Unit Pelaksana Teknis (UPT) Penerbit:

R.05

-

Mantan Konsultan Kearsipan Unika Atma Jaya:

R.06

-

Karyawan Pusat Arsip:

R.07.

3.3 Pedoman Wawancara Pertanyaan yang diajukan pada saat wawancara kepada informan merupakan pertanyaan terbuka. Pertanyaan dibuat terstruktur. Setelah semua terkumpul sesuai dengan sub-sub tema penelitian kemudian dilakukan analisis dengan mengambil garis-garis besar pikiran-pikiran. Hasil analisis dokumen dan hasil survey akan diikhtisarkan dalam suatu daftar “Ikhtisar Evaluasi” untuk mendapatkan tingkat keyakinan terhadap berbagai 42


temuan terkait Manajemen Pusat Arsip Unika Atma Jaya. Berdasarkan Ikhtisar Evaluasi tersebut, dapat dirinci lebih lanjut apakah peranan Pusat Arsip Unika Atma Jaya, kendala dalam pengelolaan dokumen kearsipan/manajemen Pusat Arsip dinilai dan masukan berupa langkah atau usaha untuk mencapai legalitas pendirian Pusat Arsip. Temuan yang ada akan dijadikan saran ataupun harapan bagi Unika Atma Jaya untuk peningkatan pengelolaan informasinya terutama di Pusat Arsip.

43


BAB IV PEMBAHASAN

Pada bab ini diuraikan hasil dari pengumpulan data berupa hasil wawancara dengan para informan. Data yang diperoleh dari penelitian ini berasal dari wawancara 5 pejabat, 1 konsultan/pakar kearsipan, dan 1 tenaga administrasi di Pusat Arsip Unika Atma Jaya. 4.1 Profil Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya Unika Atma Jaya didirikan tepatnya pada 1 Juni 1960 Unika Atma Jaya didirikan oleh sejumlah sarjana Katolik yang berdomisili di Jakarta dan Bandung. Unika Atma Jaya berlokasi di jalan Jenderal Sudirman 51 Jakarta Selatan 12930. Kampus kedua berada di jalan Pluit Raya nomor 2 Jakarta Utara 14440. Kampus di Pluit ini merupakan lokasi kuliah Fakultas Kedokteran yang menyatu dengan Rumah Sakit Atma Jaya. Atma Jaya juga sudah mempunyai tanah di Cisauk BSD Tangerang dan rencananya di tanah tersebut akan dibangun kampus ketiga sebagai perluasan kampus. Momen berdirinya Unika Atma Jaya tidak bisa lepas dari semangat zaman dari periode tahun 1950-1960. Pada tahun 1954 Undang-Undang Pokok Pendidikan mengakui hak warganegara untuk mendirikan sekolah swasta sesuai dengan keyakinan dan kepercayaan masing-masing. Bagi banyak kalangan produk hukum ini memberikan tantangan bagi umat Katolik untuk mendirikan sekolah dan universitas. Beberapa tahun setelah undang-undang tersebut berlaku, kalangan Katolik mulai mengambil inisiatif untuk mendirikan universitas. Lahirnya Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya merupakan momen penting bagi keterlibatan umat Katolik dalam usaha pencerdasan bangsa. Dalam rangka mewujudkan tujuan nasional untuk mencerdaskan kehidupan bangsa, Unika Atma Jaya melaksanakan tanggung jawab tesebut dengan menyelenggarakan pendidikan tinggi. Unika Atma Jaya meyakini bahwa nilai-nilai Kristiani dan Pancasila menjadi landasan yang mewarnai kehidupan kampus dan proses belajar mengajar, sehingga terwujud semangat kebangsaan kebangsaan untuk memelihara kemajukan hidup bermasyarakat dan berbudaya.

44


Unika Atma Jaya mempunyai visi menjadi perguruan tinggi terkemuka yang memiliki keunggulan akademik dan professional di tingkat nasional dan internasional dan yang secara konsisten mewujudkan perpaduan antara iman kristiani, ilmu pengetahuan dan teknologi, serta budaya Indonesia dalam upaya mencerdaskan kehidupan bangsa. Unika Atma Jaya mengemban misi: a) Menyelenggarakan pendidikan akademik dan profesi untuk pengembangan ilmu, profesionalisme, dan karakter peserta didik; b) Menyelenggarakan penelitian dasar dan terapan untuk kemajuan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni budaya (IPTEKS); c) Mendarmabaktikan keahlian dalam bidang IPTEKS untuk kepentingan masyarakat; d) Mengelola pendidikan tinggi secara efektif dan efisien dalam suasana akademik yang beretika dan bermartabat. Adapun tujuan Unika Atma Jaya yaitu: a) Menghasilkan lulusan yang professional, berintegritas tinggi, peduli pada kepentingan masyarakat, berorientasi global, dan tanggap pada kemajuan IPTEKS; b) Menghasilkan karya ilmiah dan penelitian yang dipublikasikan dan menjunjung tinggi hak atas kekayaan intelektual (HAKI); c) Melaksanakan kegiatan pengabdian yang bermanfaat bagi masyarakat; d) Mengembangkan organisasi yang sehat dan transparan; e) Mengembangkan sumber daya manusia yang professional dan yang merasa bangga menjadi bagian dari Unika Atma Jaya. Kebijakan Struktur organisasi Unika Atma Jaya adalah sebagai berikut: 1)

Unika Atma Jaya dipimpin oleh seorang rektor dibantu minimal oleh 3 wakil rektor

2)

Fakultas dipimpin oleh seorang dekan dan dibantu minimal 3 wakil dekan

3)

Biro dipimpin oleh seorang kepala biro dibantu oleh minimal 1 kepala bagian

4)

Lembaga dipimpin oleh seorang ketua

5)

Unit Pelaksana Teknis dan Perpustakaan dipimpin oleh seorang kepadea dibantu minimal 1 kepala bagian.

45


Struktur Organisasi Unika Atma Jaya dapat dilihat di bawah ini: STRUKTUR ORGANISASI UNIVERSITAS KATOLIK INDONESIA ATMA JAYA

46


4.2 Sejarah Keberadaan Pusat Arsip Unika Atma Jaya Keberadaan Pusat Arsip Unika Atma Jaya dimulai pada 1 Juli 2004. Tanggal tersebut dikaitkan dengan terbitnya Keputusan Yayasan Atma Jaya Nomor (l) 555/I/SK-Peg/07/2004 bertanggal 30 Juli 2004 tentang Pengangkatan Penanggungjawab Pusat Arsip Unika Atma Jaya yang mulai diangkat pada 1 Juli 2004. Eselonisasi Penanggungjawab Pusat Arsip ini setara dengan jabatan Kepala Bagian di Biro. Di dalam surat keputusan tersebut ditetapkan bahwa di dalam pelaksanaan pekerjaannya, Penanggungjawab Pusat Arsip bertanggungjawab kepada Rektor Unika Atma Jaya. Pusat Arsip Unika Atma Jaya mulai menjalankan fungsi sebagai lembaga kearsipan universitas setelah diangkat penanggungjawab pusat ini. Walaupun untuk pusat ini belum ada suatu keputusan tentang pendiriannya dan belum masuk di dalam struktur organisasi Unika Atma Jaya, namun pusat ini telah berfungsi dan menjalankan pekerjaannya. Penanggungjawab Pusat Arsip dibantu oleh satu tenaga administrasi dan satu tenaga office-boy. Pada saat mulai diangkat, penanggung jawab Pusat Arsip membuat konsep misi dan tujuan dibangunnya program kearsipan Unika Atma Jaya. Misinya yaitu untuk: 1. mendukung visi dan misi Unika Atma Jaya. 2. memenuhi standar nasional dan internasional dalam bidang kearsipan 3. memberi layanan dokumen kearsipan kepada para sivitas akademika secara efektif dan efisien. Sedangkan tujuan umum dari program kearsipan Unika Atma Jaya adalah untuk: 1. menunjang kegiatan litigasi 2. menunjang tertib administrasi 3. menjadi pusat memori korporasi (corporate memory) di masa kini dan masa depan 4. menjadi pusat knowledge asset Unika Atma Jaya 5. menjadi pusat historis dari aktivitas dan transaksi Unika Atma Jaya.

47


Tujuan jangka menengah dan pendek program kearsipan Unika Atma Jaya adalah sebagai: 4 pusat pengendalian dan koordinator manajemen rekod dan administrasi kearsipan untuk fakultas/unit/biro/lembaga/pusat 5 pusat penyimpanan rekod in-aktif universitas 6 pusat rujukan untuk standar dan pedoman kearsipan universitas 7 pusat konsultasi, pelatihan, dan bimbingan manajemen rekod dan administrasi arsip universitas. 4.2.1 Dasar Hukum Dibangunnya Program Kearsipan Unika Atma Jaya Demi terjaminnya pemenuhan persyaratan hukum dari program kearsipan yang dibangun ini, maka dikenali sistem yuridis di tingkat nasional dan internasional yang menjadi landasan dibangunnya program kearsipan: 1. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 2. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan 3. Statuta Unika Atma Jaya 4. Standar Nasional Indonesia (SNI) 19-6962.1-2003 tentang Manajemen Informasi dan Rekaman 5. ISO 15489-1:2001 tentang Records Management 6. Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen 7. Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi 8. Keputusan Mendiknas nomor 091/U/1995 tentang Tata Persuratan dan Kearsipan 9. Surat Edaran Kepala ANRI No. SE/01/1983 tentang Pedoman Umum untuk Menentukan Nilai Guna Arsip Surat Edaran Kepala ANRI No. SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip 10. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.

48


11. Undang-Undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik: disebutkan ada tuntutan bila tidak melayani jika publik meminta informasi kepada badan public. 12. Undang-Undang Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik: bahwa arsip elektronik bisa diterima sebagai bahan bukti di pengadilan dan memiliki kekuatan hukum 13. Undang-Undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik 14. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 37 tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional (sekarang Kementerian Pendidikan Nasional). Seluruh sistem yuridis tersebut mensyaratkan bahwa setiap organisasi diimbau untuk mengelola kearsipannya sepanjang siklus hidupnya secara profesional dan terarah agar tercapai tertib administrasi, melindungi organisasi dari proses litigasi, dan terbentuknya pusat memori korporasi (corporate memory). 4.2.2 Tanggung Jawab Kearsipan Unika Atma Jaya Untuk mencapai misi dan tujuan Program Kearsipan, maka tanggungjawab akan keberhasilannya sangat ditentukan oleh partisipasi seluruh sivitas akademika dalam menjalankan program di unit kerja masing-masing. Seluruh tingkatan staf Unika Atma Jaya memiliki tanggungjawab sesuai dengan tingkat kewenangan yang dimiliki. Berikut adalah tanggungjawab sivitas akademika Unika Atma Jaya sesuai dengan siklus hidup kearsipan. 1.

Rektor

2.

Wakil Rektor

3.

Dekan/Direktur PPs

4.

Ketua Lembaga

5.

Pastor Atma Jaya/ Koordinator Perpustakaan

6.

Wakil Dekan

7.

Ketua Jurusan/Ketua Program Studi

8.

Kepala Biro/Kepala Pusat

9.

Kepala Balai Kesehatan

49


10. Kepala Sekretariat Rektorat, Kepala M & PR, Kepala UPT, Penanggungjawab Pusat Rekod dan Arsip 11. Kepala Bagian di Biro 12. Kepala Tata Usaha Fakultas/Program 13. Komandan Satpam 14. Kepala Administrasi di pusat/perpustakaan 15. Pengelola Rekod di Unit Kerja dan Tim Penyusutan Rekod dan Arsip. 4.2.3 Organisasi Kearsipan Unika Atma Jaya Asas kearsipan di lingkungan Unika Atma Jaya adalah gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi. Dalam hal ini kegiatan pelaksanaan kearsipan dilaksanakan secara desentralisasi oleh masing-masing Pelaksana Pengelola Rekod, tetapi pengendaliannya dilakukan oleh Pusat Rekod dan Arsip Unika Atma Jaya. Tugas dan wewenang Pusat Arsip Unika Atma Jaya: 1. menjadi koordinator manajemen rekod dan administrasi kearsipan untuk fakultas/unit/biro/lembaga/pusat 2. membuat dan mengawasi pelaksanaan Standar dan Pedoman Kearsipan di Central File unit kerja 3. melaksanakan pemusnahan dokumen, rekod, dan arsip sesuai jadwal retensi bekerja sama dengan unit kerja terkait 4. menerima, menyimpan, dan merawat rekod inaktif dari unit-unit kerja 5. mengerjakan alih media rekod inaktif dan arsip dari bentuk kertas ke media elektronik 6. memberi layanan temu kembali rekod inaktif dan arsip yang disimpan di Pusat Rekod & Arsip 7. memberi konsultasi, pelatihan, dan bimbingan manajemen rekod dan administrasi arsip universitas 8. mengembangkan sistem kearsipan sesuai dengan misi, visi, tujuan dan aktivitas universitas. Tugas dan wewenang Pengelola Rekod di tingkat unit kerja:

50


1. membangun Central File unit kerja 2. menerima dan membuat registrasi dokumen dan rekod aktif ke dalam Sistem Kearsipan universitas 3. menerapkan Pedoman Manajemen Korespondensi Universitas 4. melakukan pemberkasan (filing) dan penyimpanan rekod aktif mengikuti Skema Klasifikasi Universitas 5. membuat Inventaris Rekod Aktif unit kerja 6. melakukan penyusutan dokumen dan rekod aktif sesuai jadwal retensi bekerja sama dengan Tim Penyusutan Rekod dan Arsip 7. melakukan transfer rekod inaktif ke Pusat Rekod dan Arsip. 4.2.4 Pedoman Kearsipan Unika Atma Jaya Pusat Arsip Unika Atma Jaya telah menggarap 7 buku seri Pedoman Kearsipan yang diselesaikan pada tahun 2006. Judul dan garis besar isi dari buku pedoman tersebut: •

Buku I: Kebijakan Kearsipan Unika Atma Jaya

Berisi latar belakang dibangunnya program kearsipan Unika Atma Jaya, dasar hukum, serta arah program yang pada intinya mendukung visi dan misi Unika Atma Jaya serta tridharma perguruan tinggi. Daftar istilah yang digunakan dalam pedoman kearsipan juga diberikan untuk menyamakan pengertian dan persepsi sehingga hanya istilah baku dalam pedoman yang dipakai. Istilah-istilah ini didasarkan pada standar internasonal dan professional dalam rangka globalisasi. •

Buku II: Pedoman Manajemen Korespondensi Unika Atma Jaya

Pembahasan dalam buku ini mencakup pedoman tanggungjawab dan hak seluruh sivitas akademika Unika Atma Jaya mulai dari tingkat pimpinan sampai dengan staf klerika dalam setiap tahap siklus hidup dokumen kearsipan sejak tahap penciptaan sampai dengan pemusnahan dokumen kearsipan. Dalam rangka tertib administrasi, penyelenggaraan pedoman manajemen korespondensi diharapkan dapat dilakukan dengan baik selama petugas arsip dan semua karyawan memahami pentingnya rekod. Berkaitan dengan korespondensi, dalam pedoman buku ini dilampirkan contoh-contoh surat, contoh formulir, kode unit kerja, dank kode jenis surat.

51


•

Buku III: Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif

Buku ini berisi pedoman teknis pengelolaan arsip dinamis aktif di mana kegiatan utamanya adalah sistem pemberkasan yang mencakup penentuan isi intelektual arsip dinamis (klasifikasi) dan penyimpanan arsip dinamis ke dalam satu kesatuan fisik (pemberkasan/filing). Pemberkasan rekod aktif Unika Atma Jaya dilakukan menurut fungsi yang terdiri dari fungsi subtantif, fasilitatif, dan lintas bidang. Kegiatan pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh unit kerja pencipta rekod dengan tujuan agar menjamin arsip dinamis yang tercipta sebagai hasil dari aktivitas dan transaksi terekam ke dalam sistem kearsipan secara konsisten dan taat asas. •

Buku IV: Pedoman Penyusutan Dokumen Kearsipan

Buku ini berisi persiapan penyusutan dokumen kearsipan, penilaian dokumen kearsipan, pemindahan rekod inaktif, dan pemusnahan dokumen kearsipan. Alirkerja pemindahan dan pemusnahan dokumen kearsipan dalam bentuk flowchart dilampirkan dalam buku pedoman ini untuk memudahkan pemahaman. Selain itu, buku ini juga dilengkapi dengan format formulir dadftar rekod inaktif yang dipindahkan, berita acara pemindahan rekod inaktif, daftar dokumen kearsipa yang dimusnahkan, dan berita acara dokumen kearsipan yang dimusnahkan. •

Buku V: Skema Klasifikasi Rekod dan Arsip Unika Atma Jaya

Sistem klasifikasi alfanumerik (kombinasi huruf dengan angka) meruipakan sistem yang digunakan oleh Unika Atma Jaya. Skema dibagi menjadi 3 fimgsi utama yaitu subtantif, fasilitatif, dan lintas bidang. Huruf mencerminkan subfungsi yang menjalankan fungsi utama, dan angka merupakan gambaran aktivitas dan transaksi yang menjalankan fungsi tertentu, sedangkan pointers menjelaskan jenis dokumen dan arsip dinamis yang dihasilkan dalam menjalankan aktivitas tertentu. •

Buku VI: Indeks Klasifikasi Rekod dan Arsip

Urutan pengindeksan indeks relatif yang dibuat adalah sebagai berikut: Personality (aktivitas/transaksi) Matters (masalah) Energi (kegiatan/aksi) Space I(tempat)

52


Time (waktu) •

Buku VII: Jadwal Retensi Rekod dan Arsip

Jadwal retensi (waktu simpan) arsip dinamis ditentukan berdasarkan nilai guna masing-masing seri arsip dinamis. Jadwal retensi rekod dan arsip (JRRA) dibuat setelah mendapat masukan dan diskusi dengan berbagai unit kerja di lingkungan Unika Atma Jaya. Dengan demikian, JRRA ini disusun berdasarkan kebutuhan Unika Atma Jaya akan arsip dinamis juga menjalankan tugas dan/atau dipertahankan sebagai bagian sejarah Unika Atma Jaya. Dua buku lagi sedang digarap oleh Pusat Arsip Unika Atma Jaya, meliputi: •

Buku VIII: Pedoman Administrasi Arsip Statis, dan

•

Buku IX: Pedoman Manajemen Kearsipan Elektronik

4.3 Analisis Data Tujuan badan korporasi menyimpan arsip dinamisnya (Menurut Caroline Williams (2006) antara lain: (1) Melengkapi dengan sejumlah informasi yang memungkinkan untuk melanjutkan atau pengembangan lebih lanjut atau merevisi kegiatan-kegiatan tersebut, (2) Melindungi dari segi hukum atau tantangantantangan lainnya, misalnya mampu memupuk kepercayaan untuk membuktikan bahwa tindakan itu dilakukan sesuai masalahnya dan telah memenuhi kewajibankewajibannya, dan (3) Memenuhi persyaratan-persyaratan pertanggungjawaban dengan peraturan-peraturan lingkungan yang berlaku. Penelitian ini

juga untuk memberikan masukan dalam rangka

pengembangan lebih lanjut atau merevisi kegiatan-kegiatan Pusat Arsip sehingga dapat mencapai tujuan dari Unika Atma Jaya. Dua masalah utama yang dianalisis yaitu mengidentifikasi peranan Pusat Arsip Unika Atma Jaya dan mendapatkan pemahaman atas kendala-kendala memanfaatkan Pusat Arsip Unika Atma Jaya. 4.3.1 Identifikasi Peranan Pusat Arsip Unika Atma Jaya Arsip juga disimpan dengan alasan sebagai suatu alasan yang lebih sempit merupakan arsip dinamis yang terpilih untuk pelestarian yang permanen – dan arsip juga memiliki tambahan dalam dimensi budaya dan masyarakat. Arsip juga

53


membentuk suatu dasar dan bagian dari warisan budaya yang tak tergantikan. Arsip dilestarikan sebagai memori bangsa dan kelangsungan hidup dalam memori manusia yang sebagian besar tergantung pada arsip (Caroline Williams, 2005, 11—91). Saat wawancara dilakukan dalam rangka menggali pengetahuan tentang keberadaan Pusat Arsip Unika Atma Jaya, para informan menjawab sebagai berikut: “Ya, sudah mengetahui adanya pusat ini.” (R.01, R.02, R.03. R.04, R.05, R.06, R.07). Mengingat

pentingnya

memelihara

arsip

dinamis

terutama

yang

mempunyai nilai berkelanjutan, saat ditanya kepada para informan mengenai pengetahuan mereka tentang keberadaan Pusat Arsip, semua informan mengatakan bahwa mereka sudah mengetahui adanya pusat ini. Dari jawaban informan tersebut di atas, peneliti berkesimpulan bahwa Pusat Arsip Unika Atma Jaya telah diketahui keberaadaannya di unit-unit kerja di lingkungan Unika Atma Jaya. 4.3.2 Pedoman Kearsipan yang dibuat Pusat Arsip Unika Atma Jaya Merujuk pentingnya arsip dinamis seperti yang dipaparkan oleh oleh Jaya Kennedy dan Cherryl Schauder (1998): ”Badan korporasi mengandalkan akses yang efisien atas informasi yang benar. Badan Korporasi memerlukannya untuk: 1) Pengambilan keputusan manajemen 2) Mencapai tujuan-tujuan operasional khusus 3) Memberi keyakinan akan kebijakan dan aktivitasnya 4) Mendukung bila terjadi tindakan litigasi. maka sudah tepat kiranya Pusat Arsip Unika Atma Jaya membuat buku Pedoman Kearsipan Unika Atma Jaya. Dalam wawancara dengan para informan, mengenai pengetahuan mereka tentang buku Pedoman Kearsipan Unika Atma Jaya, mereka semua mengetahui adanya buku Pedoman Kearsipan tersebut. Jawaban para informasi hampir senada yaitu sebagai berikut:

54


“Ya, sudah mengetahui adanya Buku Pedoman Kearsipan Unika Atma Jaya”. (R.01, R.02, R.03. R.04, R.05, R.06, R.07). Dari semua jawaban yang diperoleh dari para informan dapat disimpulkan bahwa 7 buku Pedoman Kearsipan yang dibuat oleh Pusat Rekod dan Arsip sudah diberikan dan sudah disosialisasikan sehingga sudah diketahui oleh unit-unit kerja di lingkungan Unika Atma Jaya. Pertanyaan lebih lanjut mengenai penerapan buku Pedoman Kearsipan Unika Atma Jaya, ada jawaban yang bervariasi dari para informan. Saat wawancara, jawaban dari para informan: “Sudah menerapkan di FIABIKOM dan dinilai sudah cukup bagus.’ (R.01) “Sudah. Tetapi belum menerapkan karena belum menjadi keputusan yang mengikat secara hukum di tingkat universitas yang diperlukan agar semua unit wajib menerapkannya.” (R.02) “Ya saya tahu, tetapi belum diterapkan. Dalam hal ini perlu ditetapkan otoritas tertinggi atau pimpinan tertinggi.” (R.03) “Ya pedoman kearsipan saya sudah tahu dan sudah kita pakai, cuma sayang sosialisasinya kurang. Sepertinya pimpinan itu kurang menghargai jadi tidak membantu. Penanggungjawab Pusat Arsip mesti bicara, padahal sudah buat capek-capek, dan duitnya juga duit Atma Jaya bukan duitnya Penanggungjawab Pusat Arsip. Kalau memang terlalu rumit, ya diperbaiki tapi tidak dari nol, padahal sudah tahu bukankah ujung-ujungnya nanti kalau diarsipkan pusat arsip itu bukankah sistemnya di sana. Sama seperti mendata buku, masalah leadership yang mendalam. Penanggungjawab Pusat Arsip aga mengatakan kepada Rektor dengan minta tolong ada surat edaran rektor supaya semua unit kerja mengetahuinya, dan kalau bisa menerapkan, kalau perlu konsultasi ke Pusat Arsip.” (R.04) “Di sini sudah mulai diterapkan oleh tata usaha, tadinya baru saya datang tidak ada arsip hanya ada tenaga administrasi sendirian, tentu lalu mulai datang arsip, ya arsip dinamis, kita bikin surat, kirim surat. Surat-surat tersebut ditumpuk. Konsep saya yang pertama adalah mengajarkan kepada staf administrasi tentang cara membuat surat, kemudian setelah surat-surat dibikin dan diterima musti ada pengaturan. Lau saya sampaikan kepada staf administrasi di sini untuk belajar dengan Penanggungjawab Pusat Arsip. Pedoman kearsipan yang pernah diperoleh pada saaat mengikuti pelatihan sudah mulai diterapkan, saya lalu percayakan 100% kepada staf administrasi tersebut. Sekarang hal ini juga diterapkan bersama dengan satu lagi tenaga yang ditempatkan di sini.” (R.05)

55


“Ya saya tahu adanya pedoman kearsipan. Pedoman itu juga sudah diterapkan di beberapa unit kerja di lingkungan Universitas.” (R.06) “Ya saya sudah mengetahui adanya pedoman dan sudah menerapkan untuk pengarsipan di Pusat Arsip.” (R.07) Temuan terkait evaluasi dari unit-unit kerja yang telah menerapkan Pedoman Kearsipan Unika Atma Jaya bahwa •

Buku Pedoman Kearsipan UAJ kurang mendapat penghargaan dari pimpinan.

•

Disarankan agar Penanggungjawab Pusat Arsip berbicara mengenai hal ini kepada pimpinan tertinggi karena buku pedoman sudah dibuat dengan cukup melelahkan dan dengan dana dari Unika Atma Jaya.

•

Kalau memang terlalu rumit agar diperbaiki namun tidak mulai dari nol atau dari awal lagi karena pada akhirnya arsip dinamis akan disimpan sebagai arsip aktif dan bila mempunyai nilai berkelanjutan akan disimpan sebagai arsip (arsip statis).

•

Disarankan agar ada surat edaran Rektor agar unit kerja menggunakannya. Peneliti dapat menyimpulkan bahwa ada unit kerja yang belum

menerapkan pedoman kearsipan UAJ yang dibuat oleh Pusat Arsip. Hal ini dikarenakan: Buku Pedoman Kearsipan tersebut belum ditetapkan dalam suatu keputusan yang mengikat oleh otoritas tertinggi Unika Atma Jaya 4.3.3 Legalitas Pusat Arsip Pentingnya lembaga kearsipan juga diungkapkan oleh Michael Roper & Laura Milar (1999, 1): “Tujuan pelayanan manajemen arsip dinamis bukan untuk mengelola penciptaan arsip tetapi untuk memanfaatkan secara efisien informasi yang ada dalam arsip dinamis. Arsip dinamis perlu dikelola dengan baik untuk kepentingan organisasi, mustahil mengatur pelayanan arsip dinamis menurut fungsinya secara penuh tanpa dimensi kearsipan, yang mana arsip-arsip dinamis diamankan dan dapat diakses kemudian dilestarikan secara permanen. Arsip dinamis dan arsip statis merupakan sumber penelitian, dan lembaga kearsipan merupakan fasilitas khusus di mana penelitian jenis ini dikonsentrasikan. Inilah

56


fungsi dari lembaga kearsipan untuk mengelola materi awal sejarah untuk kepentingan masyarakat secara keseluruhan” “The purpose of a records management service is not to manage the creation of archives (important though this work is) but to exploit the information held in records efficiently. But while it is essential to manage records well for the benefit of the organisation, it is impossible to administer a fully functional records service unless it has an archival dimension, which safeguards and makes accessible those records to be permanently preserved. Records and archives are a research resource, and the archival institution is the specialist facility in which this kind of research is concentrated. It is the function of the archival institution to manage the raw material of history for the benefit of society as a whole.” (Michael Roper & Laura Milar,1999, 1) Sesuai dengan yang informasi yang diterima oleh peneliti saat wawancara mengenai “Pusat Arsip UAJ belum dilegalkan pendiriannya sehingga belum ada di dalam struktur organisasi UAJ, apakah ada usulan?”. Berikut jawaban yang disampaikan: “Pusat ini dilegalkan sehingga dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya oleh semua unit kerja di lingkungan Unika Atma Jaya. Membantu pimpinan di fakultas agar arsip-arsip tersebut terpelihara dan terdokumentasi dengan baik. Mendukung mutu perguruan tinggi, maka Pusat Arsip bisa menjadi pusat yang mendukung kerapian, kelengkapan, ketertiban, dan ketepatan bilamana diperlukan informasi dan arsip segala hal tentang universitas.” (R.01) “Perlu diputuskan struktur dan tugas pokok dan fungsi dari Pusat Arsip untuk mendukung tercapainya visi, misi, dan tujuan Universitas. Dengan Unika Atma Jaya menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, maka peranan Pusat Arsip sangat diperlukan. Memang sudah ada bentukbentuk arsip dinamis di fakultas, biro, maupun unit-unit lain. Hanya saja belum terintegrasi menjadi satu sistem manajemen kearsipan dan rekord berbasis IT. Terkait dengan akreditasi, memang saat ini belum ada kejelasan yang pasti tentang alur kerja dan pemisahan fungsi dan tanggungjawab antara Pusat Arsip dengan unit pangkalan data yang berada misal di BSIM, BAA, Fakultas, dan unit lain yang menyimpan data yang diperlukan untuk mengisi borang akreditasi program studi. Misalkan banyak arsip yang menumpuk di suatu unit yang sudah lebih dari 5 tahun tanpa diolah.” (R.02) “Perlu pengesahan oleh pimpinan tertinggi. Peranannya cukup besar dan bermanfaat, untuk itu lokasinya sebaiknya tidak terlalu jauh dari user. Arsip statis digunakan pada saat mencari arsip terkait dengan sejarah, termasuk salah satunya mengetahui sejarah suatu keputusan, pendirian suatu unit, dll. Perlu ada campur tangan dari pimpinan tertinggi bagaimana

57


memberdaya-kannya. Struktur Organisasi Pusat Arsip agar disahkan”. (R.03) “Perlu ada campur tangan dari pimpinan tertinggi bagaimana memberdayakannya. Struktur Organisasi Pusat Arsip agar disahkan. • Untuk menjamin kontinuitas artinya badan korporasi sehingga kita jangan berpikir dari awal lagi. Apabila ada program atau sesuatu tindakan yang sudah ada dan bagus maka dapat diketahui dari arsip dan dapat dilanjutkan. Hal ini penting bila ada penggantian pimpinan. • Arsip juga untuk menghindari kontradiksi misalnya sudah ada peraturan yang mengatur namun terus nanti menyusun lagi yang bertentangan. Hal ini dapat merepotkan. • Karyawannya juga harus ada, untuk Atma Jaya ruangan karyawan itu yang benar. • monitoring, evaluasi kebutuhan, dan evaluasi ketercapaian. Bila tidak ada arsipnya maka bisa jadi tabrakan. Hal ini sering terjadi dikarenakan tidak ada arsipnya. Juga dalam membuat SOP. Penyerahan arsip ke pusat arsip itu harus di SOP-kan. Hal ini agar dimasukkan dalam ISO karena ISO bersifat memaksa. Jadi langkahlangkahnya: struktur dan SOP itu dimasukkan ke dalam dukumen ISO, berberapa sebagian sudah ada contohnya.” (R.04) “Kita semua akan senang kalau Pusat Arsip dapat dilegalkan pendiriannya dan menjadi satu divisi besar berdampingan dengan Perpustakaan dan menjadi bagian dari Perpustakaan; menjadi satu lembaga. Pusat Arsip harus lebih banyak bicara. Bicara dengan melakukan dan bukan hanya bicara saja. Bicara bisa dengan mensosialisasikan melalui poster. Saat ini Penanggungjawab Pusat Arsip kurang bicara. Sampaikan dengan kata kiasan misalnya Pusat Arsip bisa mengubah ilalang menjadi taman atau Anda pusing membersihkan secretariat anda, segera hubungi kami. Penanggungjawab Pusat Arsip harus menunjukkan keberadaan unitnya. Selama ini dia kelihatan pemalu. Buatlah pelatihan-pelatihan. Usahakan sampaikan surat resmi kepada pimpinan sehingga Penanggujawab Pusat Arsip mempunyai tunjangan dan ada petugas arsipnya. Susun job description dan susun anggaran. Untuk hal-hal yang teknis bisa meminta bantuan mahasiswa. Masih diperlukan persiapan SDM dan komitmen pimpinan. Pimpinan pusat apakah itu memang merupakan komitmen kerja mereka? Perlu dibahas di dalam rapat pimpinan tentang arsip karena salah satu tertib administrasi dasarnya itu arsip statis. Arsip yang mempunyai nilai sejarah harus dilanggengkan dan nformasi masa lalu harus ada buktinya. Keadaan sekarang bergantung pada masa lalu.” (R.05) “Legalitas diperlukan untuk: a. Menyiapkan proposal untuk meminta Pengesahan Pusat Arsip kepada Pimpinan yang berwenang b. Melakukan survei kepada kontak-kontak person tentang perlunya memiliki Pusat Arsip dalam struktur organisasi

58


c. Melakukan studi dan analisa tentang peran dan tanggungjawab Pusat Arsip terhadap tri dharma perguruan tinggi d. Memberikan contoh kasus-kasus berupa kerugian yang terjadi bila Universitas tidak memiliki Pusat Arsip, dsb. Peranannya: (1) Menunjang kegiatan tri dharma perguruan tinggi, (2) Memberi akuntantabilitas kegiatan dan transkaksi yang dilakukan oleh civitas akademika dan unit penunjang di lingkungan Universitas (3) menunjang kepatuhan (compliance) terhadap peraturan pemerintah, peraturan yayasan dan universitas serta standar-standar nasional dan internasional lainnya seperti SNI atau ISO, (4) Menunjang kegiatan akreditasi, audit, keuangan dan pajak serta tuntuntan hukum (bila ada), (5) Menunjang tertib administrasi dan operasional universitas dalam menjalankan tugas dan fungsinya, (6) memudahkan temu kembali informasi yang diperlukan atas arsip dinamis dan statis. Memiliki arsip dinamis dan arsip statis yang lengkap untuk kegiatan belajar mengajar, penelitian, dan pengabdian masyarakat, (7) Mengurangi terjadinya kehilangan arsip dinamis dan arsip statis akibat tidak tercatat dalam sistem kearsipan, salah penyimpanan atau pemusnahan yang dilakukan oleh orang yang tidak berhak, (8) Menghemat sistem penyimpanan arsip dinamis dan arsip statis yang sudah tidak diperlukan dalam kegiatan belajar mengajar atau pun dministrasi, dan (9) Memenuhi ekspektasi para pemangku kepentingan (stake-holders) Universitas termasuk Yayasan, orang tua mahasiswa & mahasiswa itu sendiri, Kopertis serta pihak-pihak terkait lainnya.’ (R.06) “Sebaiknya diusulkan pendiriannya. Hal ini sangat penting apabila diperiksa/diaudit oleh tim ISO atau oleh lainnya. Penting sedang berbenah diri untuk menuju ke standar ISO sehingga tuntutannya cukup tinggi.” (R.07) Yang menarik dan menjadi temuan sebagai masukan bagi Pusat Arsip adalah jawaban dari R.04, R.05, dan R.06. Dari jawaban tersebut dapat disimpulkan bahwa •

Pusat Arsip Unika Atma Jaya perlu dilegalkan pendiriannya sehingga dapat mendukung misi dan misi universitas.

•

Legalitas Pusat Arsip diperlukan juga mengingat hal ini merupakan hal yang cukup penting karena Unika Atma Jaya sedang berbenah diri untuk menuju ke standar ISO sehingga tuntutannya cukup tinggi.

•

Para informan cukup menyadari besarnya peranan pusat ini sehingga pengesahan unit ini dan strukturnya oleh pimpinan tertinggi sudah layak dilakukan.

•

Diharapkan agar Depo Arsip letaknya tidak terlalu jauh dengan user.

59


•

Adanya Pusat Arsip juga untuk menjamin kontinuitas sehingga Unika Atma Jaya berpikir dari awal lagi. Apabila ada program atau sesuatu tindakan yang sudah ada dan bagus maka dapat diketahui dari arsip dan dapat dilanjutkan. Hal ini penting bila ada penggantian pimpinan.

Masukan bagi Pusat Arsip terkait realiasi pengesahan pendiriannya: a. Agar menyiapkan proposal untuk meminta Pengesahan Pusat Arsip kepada Pimpinan yang berwenang b. Melakukan survei kepada kontak-kontak person tentang perlunya memiliki Pusat Arsip dalam struktur organisasi c. Melakukan studi dan analisa tentang peran dan tanggungjawab Pusat Arsip terhadap tri dharma perguruan tinggi d. Memberikan contoh kasus-kasus berupa kerugian yang terjadi bila Universitas tidak memiliki Pusat Arsip., dsb. 4.3.4 Ekspektasi atau Harapan bagi Pusat Arsip Unika Atma Jaya Legalitas atau pengesahan Pusat Arsip mendukung apa yang dipaparkan oleh Michael Roper (1999) bahwa salah satu tujuan dari sistem manajemen arsip dinamis dan arsip statis adalah menciptakan dan memelihara kewenangan dan ketersediaan arsip dinamis dalam suatu bentuk yang dapat diakses, dimengerti, dan digunakan untuk selama dokumen kearsipan tersebut diperlukan untuk mendukung bisnis dan persyaratan akuntabilitas organisasi dan meningkatkan akses arsip dinamis dan arsip statis. Peranan yang besar tersebut di atas akan menjadi lebih dapat direalisasikan dan dikembangkan lebih lanjut bila disertai dengan dilegalkannya pendirian Pusat Arsip Unika Atma Jaya ini. Dalam wawancara atas pertanyaan: “Apakah ekspektasi atau harapan bagi Pusat Arsip Unika Atma Jaya?” Jawaban para informan sangat mendukung untuk prospek Pusat Arsip ke depannya sehingga dapat lebih exits. Jawaban dari para informan: “Sebaiknya semua informasi yaitu arsip terutama informasi akademik, agar ditata dan dikelola dengan baik sehingga dapat dimanfaatkan oleh

60


semua unit kerja. Ada pengelolaan arsip yang baik yaitu di Pusat Arsip.” (R.01) “Pusat Arsip agar lebih berperan banyak untuk mendukung tercapainya sasaran mutu UAJ. Ada pembenahan tatakelola universitas yang baik terhadap pengelolaan arsip dan rekord.’ (R.02) “Pimpinan tertinggi di Unika Atma Jaya perlu memberdayakan pusat ini. Selain itu perlu ada penyeragaman penomoran surat di seluruh UJ dan ada pengaturan yang sama di unit-unit. Struktur Organisasi Pusat Arsip perlu disahkan. Pusat ini perlu diketahui oleh unit-unit di lingkungan Unika Atma Jaya.’ (R.03) “Ada pengelolaan juga untuk arsip-arsip yang bersifat ilmiah. Pusat arsip agar masuk ke dalam struktur organisasi. Dengan demikian pusat ini dapat menampung arsip-arsip fakultas untuk di simpan memakai kode.” (R.04) “Diharapkan Pusat Arsip strukturnya ada di tingkatan kedua, namun pada tahap awal di tingkatan kedua dahulu sehingga mendapat fasilitas yang cukup besar, mendapat SDM, menyusun struktur organisasi Pusat Arsip, dan menyusun uraian tugas dan jabatan. Pusat Arip harus lebih banyak bicara sehingga keberadaannya dapat diketahui dan dapat dimanfaatkan oleh unit-unit kerja di lingkungan Atma Jaya. Divisi Arsip sebaiknya menjadi satu atap dengan perpustakaan sehingga di dalamnya ada bagian arsip dan ada bagian perpustakaan.’ (R.05) “Pusat Arsip harus proaktif dalam menghadapi permasalahan dan tantangan Universitas dalam bidang manajemen arsip dinamis. Pusat Arsip tetap menjalankan tugas dan fungsinya serta memperbaikinya bila ada masukan dan saran dari para pimpinan serta unit-unit kerja.” (R.06) “Masukan dari saya (1) sebaiknya disediakan gedung atau ruangan tersendiri bagi Pusat Arsip, (2) penempatan berkas-berkas diletakkan terpisah dengan petugas atau jangan dijadikan satu, (3) Pusat Arsip perlu dilengkapi dengan alat-alat yang dapat menunjang pengamanan berkasberkas yang ada misalnya alarm, penyedot khusus, dan obat khusus untuk mencegah agar berkas tidak rusak atau hancur. Apabila SK Pendirian sudah ada diharapkan Pusat Arsip dapat berkembang lebih baik dan mandiri.” (R.07) Keberadaan Pusat Arsip yang direalisasikan oleh Unika Atma Jaya sudah merupakah langkah yang sangat baik dan sudah mendukung aktivitas kegiatan Unika Atma Jaya. “Sudah merupakan tanggungjawab dari lembaga kearsipan pemerintah dan lembaga kearsipan badan korporasi untuk mengontrol semua arsip dinamisnya yang diciptakan oleh organisasi dan untuk meyakinkan bahwa arsip

61


dinamis yang ditempatkan dipergunakan untuk memberi keuntungan sebaikbaiknya sepanjang kehidupan institusi atau badan korporasi tersebut.” (Michael Roper, 1999). Pusat Arsip perlu dikelola dengan baik dan dapat berkoordinasi dengan unit-unit pengolah arsip dinamis di lingkungan Unika Atma Jaya maka Pusat ini juga akan menunjang dalam pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Dalam wawancara terungkap pentingnya peranan Pusat Arsip untuk masuk dilegalkan pendiriannya dan dimasukkan di dalam struktur organisasi Unika Atma Jaya. Beberapa saran/rekomendasi untuk dilakukan oleh Pusat Arsip antara lain: •

Pusat Arsip agar proaktif dalam menghadapi permasalahan dan tantangan universitas.

•

Diupayakan tersedianya prasarana dan sarana bagi Pusat Arsip dalam rangka melancarkan kegiatan dan aktivitasnya.

•

Penanggungjawab Pusat Arsip perlu mengadakan pendekatan pribadi dengan Rektor bisa dengan pendekatan formal dan informal. Mintakan persetujuan dari pimpinan di Rektorat dengan mengajukan surat resmi.

•

Pusat Arsip agar dilegalkan dengan tahapan berada satu atap dahulu dengan Perpustakaan. Jangan berada di bawah Rektorat karena bisa tidak berjalan dengan baik. Fokus di Rektorat hanya pada arsip dinamis.

4.3.5 Pemahaman Kendala Memanfaatkan Pusat Arsip Unika Atma Jaya Dari masukan atas pertanyaan

untuk identifikasi kendala: “Apakah

kendala/masalah yang Bapak/Ibu temukan menyangkut pengelolaan dokumen kearsipan di unit kerja Bapak/Ibu?”, peneliti memaparkan 2 responden yang memberikan jawaban yang cukup lengkap yaitu; “Salah satu tertib administrasi dasarnya adalah arsip statis. Peranan depo arsip statis itu besar sekali; itu sebabnya sekian tahun yang lalu, saya lupa tahun berapa barangkali tahun 1998 saya coba mencetuskan ide pembentukan arsip pusat. Ide itu muncul setelah kita mengalami beberapa kali kehilangan arsip yang sangat penting untuk universitas. Arsip yang sangat penting yang berkaitan misalnya dengan pendirian suatu fakultas. Arsipnya dicari di mana-mana tidak ada. Kita sudah coba tanya ke yayasan namun susah untuk mendapatkannya, atau mereka tidak mau melayani 62


akhirnya. Dari pengalaman itu saya berfikir bahwa saya musti belajar arsip dan hal ini saya mulai dari rektorat. Jadi memang musti dimulai dari rektorat karena rektorat itu pimpinan. Mungkin di sana mereka lebih sibuk dari pada di unit-unit kerja lainnya. Itulah sebabnya saya langsung mengatakan oke untuk pergi kursus kearsipan. Saya kursus di UI lamanya dua minggu atau satu minggu, Kursus itu rasanya diadakan setiap tahun dan yang mengajar bukan hanya pengajar dari UI namun juga dari arsip nasional dan dari instansi yang arsipnya sudah bagus, antara lain dari Bank Indonesia. Mereka punya 4 lantai untuk arsip, direkturnya yang datang untuk mengajar. Setelah mengikuti kursus tersebut saya rencanakan adanya program kerja kearsipan sebagai rencana kerja biro rektorat. Setelah itu barulah direalisasikan dengan pengusulan suatu unit arsip tingkat universitas. Karena masih dianggap kecil lalu dikaitkan sebagai salah satu unit di rektorat. Unit ini bukan hanya mengurus arsip rektorat tapi arsip universitas. Pada waktu itu masanya Bapak Thomas Suyatno menjadi Rektor. Saya mati-matian mengusulkan adanya sub bagian arsip itu dan pimpinan universitas dapat menerima. Saya membandingkan dengan perpustakaan. Saya bilang perpustakaan untuk pengolahan penyimpanan buku tapi kita pengelolaan administrasi kantor. Kantor itu ada surat-surat penting yang perlu disimpan. Berbekal dari pengalaman yang dulu akhirnya usulan saya dapat diterima, baru disusun. Pada saat itu, Sdri. Helena yang diminta untuk memperhatikan hal itu. Lalu saya pergi ke Manila, belakangan diangkat Penanggungjawab Pusat Arsip yang diminta mengurus. Pada jaman saya memang Pusat Arsip belum dididirikan secara khusus, tapi saya mulai menanamkan gagasan dengan membuat pelatihan-pelatihan. Di setiap fakultas atau unit kerja harus ada orang yang memperhatikan arsip. Arsip memang bukan menjadi tanggung jawab utamanya namun diharapkan ada salah satu staff di unit kerja yang memperhatikan. Dengan bantuan Ibu Wina akhirnya diadakan pelatihan tentang kearsipan. Namun setelah itu saya studi lanjut ke Manila.” (R.05) “Kendala atau hambatan: a. Kurangnya komitmen pimpinan dalam menerapkan pedoman kearsipan termasuk dalam bentuk reward dan punishment b. Kurang adanya staf yang bertanggungjawab penuh dalam mengelola dokumen kearsipan, serta kurangnya intensif atau penghargaan untuk staf kearsipan sehingga pekerjaan ini bukan merupakan prioritas utama c. Belum jelasnya kedudukan Pusat Arsip dalam tata organisasi Universitas. Bila memungkinkan Pusat Arsip haruslah berada pada tingkatan yg cukup tinggi sehingga memiliki otoritas penuh dalam menerapkan pedoman dan kebijakannya. d. Kurangnya anggaran untuk menerapkan pedoman kearsipan di lingkungan Universitas dan unit-unit kerja.” (R.06) Kesimpulan bahwa identifikasi masalah Pusat Arsip berdasarkan jawaban dari 2 informan tersebut di atas dapat diuraikan sebagai berikut:

63


•

Kurangnya komitmen pimpinan dalam menerapkan pedoman kearsipan termasuk dalam bentuk reward dan punishment

•

Belum jelasnya kedudukan Pusat Arsip dalam tata organisasi Universitas. Bila memungkinkan Pusat Arsip haruslah berada pada tingkatan yg cukup tinggi sehingga memiliki otoritas penuh dalam menerapkan pedoman dan kebijakannya.

•

Kurang adanya staf yang bertanggungjawab penuh dalam mengelola dokumen kearsipan, serta kurangnya intensif atau penghargaan untuk staf kearsipan sehingga pekerjaan ini bukan merupakan prioritas utama

•

Kurangnya anggaran untuk menerapkan pedoman kearsipan di lingkungan Universitas dan unit-unit kerja.

Lain lagi dengan jawaban yang diberikan oleh informan lainnya: “Sarana untuk menyimpan arsip merupakan kendala. Selain itu juga SDM yang khusus menangani kearsipan.” (R.01) “Selain memang belum terjadi struktur Pusat Arsip UAJ sebagai pusat yang mandiri, kendala lain adalah penentuan masa retensi arsip di LPM yang belum jelas atau belum ditentukan. Juga penentuan jenis arsip yang belum jelas mana yang harus disimpan di Pusat Arsip atau dimusnahkan.” (R.02) “Kendala ada, pertama tentang penomoran surat yang saat ini masih berbeda-beda dan belum ada keseragaman. Beberapa unit kerja melakukan pengarsipan sekehendak mereka karena kurang pengetahuan mengenai hal ini.” (R.03) “Terus terang kita kalau mengarsip surat masuk kode-kodenya beda-beda sehingga menjadi bingung termasuk kalau mau mengarsip pakai kode yang dari Penanggungjawab Pusat Arsip. Terus surat masuk mana yang harus kita arsip, mana yang tidak usah. Jadi biasanya yang kita arsip yang misalnya ada di renop, berapa orang sih yang kerjasama dengan pihak luar, terus kita langsung masukan kategori kerjasama dengan pihak luar, pelayanan kita keluar, permintaan-permintaan uang dsb, pinjam ruang. Tapi kalau surat keluar umumnya sih sejak ada itu pedoman dari Penanggungjawab Pusat Arsip tidak ada kendala lagi. Cuma kalau ada halhal baru seperti kemarin kita tidak tau kodenya apa, karena kita belum pernah ya akhirnya kita masukin saja kode-kode itu. Kalau permintaan uang itu kan memang lampiran itu kita arsip bersama surat keluar. Kalau disini kaya notula rapat pimpinan musti ribet sendiri kadang-kadang juga lupa, apalagi di rektorat sudah kita kirimi, nanti kita ke ruang rektorat dikasih lagi.” (R.04) 64


“Kendalanya: (1) ruangannya sempit, (2) rak-rak untuk menyimpan berkas kurang banyak sehingga apabila ada fakultas atau unit yang mentransfer dokumen kearsipannya lebih sering ditolak karena tidak ada ruangan lagi, dan (3) belum ada program khusus untuk memasukkan data-data/arsip. Saat ini masih memakai program biasa yang manual.” (R.07) Para informan tersebut di atas lebih mengutamakan pada sarana dan prasarana serta pada Pedoman Kearsipan Unika Atma Jaya. Kesimpulan dari jawaban 5 informan tersebut di atas bahwa saat ini •

Prasarana dan sarana Pusat Arsip belum memadai

•

Perlu program khusus di komputer dalam hal pengelolaan dokumen kearsipan

•

Perlu kejelasan tentang ketentuan masa retensi yang dirasa belum jelas dan belum ditentukan

•

Penerapan penyeragaman penomoran surat dan pemberian kode klasifiksai belum dilakukan sebaik-baiknya.

4.3.6 Pemahaman dan/atau Pengalaman di luar Atma Jaya terkait Pembenahan Arsip Merujuk pentingnya arsip dinamis seperti yang dipaparkan oleh oleh Jay Kennedy dan Cherryl Schauder (1998): ”Badan korporasi mengandalkan akses yang efisien atas informasi yang benar. Badan korporasi memiliki dokumendokumen yang sah, tanggungjawab baik professional dan etika untuk menciptakan arsip dinamis yang dapat dipercaya; badan korporasi juga mempertahankan arsiparsip dinamis dengan kategori tertentu pada periode yang ditentukan. Manajemen arsip dinamis meyakinkan kewajiban-kewajiban tersebut dapat terpenuhi.” Menurut pengalaman R.05 saat studi S3 di di Universitas De La Salle Filipina, diperoleh temuan berupa usulan yang sangat baik bagi Pusat Arsip Unika Atma Jaya. R.05 memberi masukan agar perpustakaan satu gedung dengan pusat arsip. Pusat Arsip diusulkan agar dilegalkan dengan tahapan berada satu atap dahulu dengan Perpustakaan, dan jangan berada di bawah Rektorat karena bisa tidak berjalan dengan baik mengingat fokus di Rektorat hanya pada arsip dinamis. Penanggungjawab Pusat Arsip perlu mengadakan pendekatan pribadi

65


dengan Rektor bisa dengan pendekatan formal dan informal. Untuk itu agar diupayakan untuk meminta persetujuan dari pimpinan di Rektorat dengan mengajukan surat resmi. Berikut masukan dari R.05: “Saya punya pengalaman itu di Universitas, tempat saya belajar, S3 di De La Salle Manila, Filipina, karena saya tentu tidak melihat dari dekat fisiknya di unit arsip, tapi di sana itu perpustakaan satu gedung dengan pusat arsip. Jadi ada bagian arsip dan bagian buku. Tapi buku nanti terbagi lagi, ada buku-buku penting, buku referensi dan buku-buku umum yang bisa dipinjam, lalu yang tersendiri tentang kamus-kamus. Kalau arsip ada di lantai atas, kita jarang ke bagian arsip. Mereka mempunyai dua lantai yang kira-kira 20 m x 30 m, namun demikian mereka bukan hanya arsip buku, ada arsip artefak, benda-benda seni juga yang kuno-kuno masih disimpan. Benda-benda bersejarah masuk diarsip itu. Jadi bukan Cuma satu ruangan, tapi satu lantai. Pengalaman saya yang menyaksikan mereka mengarsipkan tidak hanya buku-buku tua, tentu juga dokumen, surat-surat bahkan yaitu artefak. Benda-benda purbakala yang merupakan kumpulan dari mereka, artinya yang mereka sempat kumpulkan. Peranannya amat sangat besar, istilahnya melanggengkan sejarah, sejarah musti dilanggengkan. Bagaimana cara melanggengkan? Informasi tentang masa lalu ada buktinya, lalu keadaan sekarang itu bergantung pada masa lalu. Pusat Arsip agar dilegalkan dengan tahapan berada satu atap dahulu dengan Perpustakaan. Jangan berada di bawah Rektorat karena bisa tidak berjalan dengan baik. Fokus di Rektorat hanya pada arsip dinamis. Penanggungjawab Pusat Arsip perlu mengadakan pendekatan pribadi dengan Rektor bisa dengan pendekatan formal dan informal. Mintakan persetujuan dari pimpinan di Rektorat dengan mengajukan surat resmi.” (R.05) Masukan dari informan lainnya terkait pengalaman di luar Atma Jaya sebagai masukan adalah sebagai berikut: “Di Universitas Krisnadwipayana hampir sama permasalahannya dengan di Unika Atma Jaya. Unkris masih mengikuti model yang secara umum dipakai.” (R.01) “Yang pernah kami lihat memang yang terjadi juga tidak berbeda banyak dengan pengalaman kami di UAJ.” (R.02) “Dalam bayangan saya, arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah. Ada penyusunan rak dan letaknya tidak terlalu jauh terutama untuk arsip dinamis” (R.03) “Saya mau usul, pengelolaan arsip yang ilmiah. Kendala kalau yang saya lihat, kalau arsip yang publikasi internal artinya publikasi ilmiah oleh civitas akademika itu sulit pengarsipannya. Kendalanya karena, itu kan ada yang paper presentasi, ada yang perginya ijin dibayarin, ada yang perginya

66


di luar jam kantor, ada yang penelitiannya di dalam dan di luar, kalau kita mau mengarsip itu semua tidak ada keharusan tidak ada sistem yang diharuskan bahwa kesannya kalau kamu dibayarin pergi pulang laporan tanggung jawab keuangan disertai dengan paper, itu baru bisa setelah dimasukkan ke dalam prosedur ISO, tapi sepertinya BSDM belum begitu jalan. Buktinya saya kok tidak menerimanya, nanti kalau udah mau saya tanyain lagi baru datang lagi. Karena kayaknya kan tidak mungkin bukunya ada yang keluar, terus kayak gini pak itu nulis di koran, terus M&PR mengumumkan. Itu kalau dia minta uang insentif sudah dikirim ke perpustakaan, sudah dalam prosedur ISO. Sudah di prosedur ISO tapi belum begitu jalan itu orang keluar presentasi yang dibayar maupun tidak dibayar, yang tidak dibayar karena tidak ada kewajiban, nyetor-nyetor kecuali dan itukan paper presentasi kan tidak bisa dimintain duit, kalau dia sudah publish baru bisa dimintain duit nanti agak tercecer. Kendala ke kedua itu kalau orang publish di jurnal-jurnal ilmiah, mereka takut kalau dikasih ke perpustakaan, mereka melanggar copyright karena copyrightnya monopolinya si jurnal ilmiah itu. Misalnya Penanggungjawab Pusat Arsip menulis dan dikirim ke Springer, itu mungkin satu tahunan juga publish, kalau Penanggungjawab Pusat Arsip memberikan kepada saya, saya upload katanya kalau ketahuan Springer tidak bisa jadi, jadi itu dianggap tidak original, sudah di publish duluan jadi tidak berhak di publish lagi. Padahal itu kan memperlambat penyebaran pengetahuan, tadi aja saya tanya orang Springer katanya setahun. Bukannya ngantri, tidak bolak balik dan password-nya. Tim-nya banyak, jadi mungkin yang ini cepat yang ini lama, belum lagi berputar, balik lagi belum tentu oke. Tapi ada juga yang nunggu lama, nanti dapat surat ditolak. Kalau sudah tahu cepat dia bisa publish penerbit lain.” (R.04) “Pengalaman di luar Atma Jaya: a. Memerlukan kemampuan untuk meyakinkan pimpinan dan manajemen akan pentingnya memiliki sistem kearsipan yang baik bagi organisasi b. Memberikan kontribusi kepada organisasi dalam melakukan kegiatan dan transaksi melalui dokumen kearsipan c. Mengkaji pedoman kearsipan sesuai dengan dinamika organisasi serta membuat revisi bila diperlukan d. Memberikan pelatihan secara rutin kepada kontak person di setiap unit kerja tentang penggunaan pedoman kearsipan serta e. Memberi jasa advisory untuk unit-unit kerja yang memiliki masalah manajemen arsip dinamis di lingkungannya f. Memberi tanggapan yang cepat dan lengkap kepada pengguna unit kearsipan. “ (R.06 “Saya tidak mempunyai pengalaman pengarsipan di universitas lain.” (R.07)

67


Kesimpulan yang dapat diambil dari jawaban informan-informan tersebut di atas dapat bahwa dari pengalaman di luar Atma Jaya, teridentifikasi bahwa Pusat Arsip Unika Atma Jaya masih memerlukan agar: •

penyusunan rak yang baik sehingga surat yang dicari dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat

•

pengelolaan arsip ilmiah terkait hasil penelitian

•

Pusat Arsip agar disahkan pendiriannya dan menjadi satu atap dengan perpustakaan

•

memerlukan kemampuan untuk meyakinkan pimpinan dan manajemen akan pentingnya memiliki sistem kearsipan yang baik bagi organisasi

•

memberikan kontribusi kepada organisasi dalam melakukan kegiatan dan transaksi melalui dokumen kearsipan

•

mengkaji pedoman kearsipan sesuai dengan dinamika organisasi serta membuat revisi bila diperlukan

•

memberikan pelatihan secara rutin kepada kontak person di setiap unit kerja tentang penggunaan pedoman kearsipan serta

•

memberi jasa advisory untuk unit-unit kerja yang memiliki masalah manajemen arsip dinamis di lingkungannya

•

memberi tanggapan yang cepat dan lengkap kepada pengguna unit kearsipan.

68


BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan analisis data yang terkumpul, dapat diberikan kesimpulan dan saran atas penelitian ini. 5.1 Kesimpulan 5.1.1 Identifikasi Peranan Pusat Arsip Unika Atma Jaya dalam pengelolaan arsip di unit-unit kerja di lingkungan Unika Atma Jaya Berikut kesimpuan atas hasil penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti terkait identifikasi peranan Pusat Arsip Unika Atma Jaya dalam pengelolaan arsip di unit-unit kerja di lingkungan Unika Atma Jaya. (1)

Pusat Arsip Unika Atma Jaya sangat berperanan, khususnya dalam: •

menunjang kegiatan tri dharma perguruan tinggi,

•

akuntabilitas kegiatan dan transaksi yang dilakukan

•

menunjang kepatuhan (compliance) terhadap peraturan pemerintah, peraturan yayasan dan universitas serta standar-standar nasional dan internasional lainnya seperti SNI atau ISO,

•

menunjang kegiatan akreditasi, audit, keuangan dan pajak serta tuntuntan hukum (bila ada), dan menunjang tertib administrasi dan operasional universitas dalam menjalankan tugas dan fungsinya,

(2)

Pusat Arsip membantu memudahkan temu kembali informasi dan sebagai wadah/depo penyimpanan arsip dinamis inaktif dan statis kerena cukup lengkap dan cepat.

(3)

Mengurangi salah penyimpanan atau pemusnahan yang dilakukan oleh orang yang tidak berhak serta efisiensi tempat penyimpanan arsip dinamis dan arsip statis yang sudah tidak diperlukan dalam kegiatan belajar mengajar atau pun administrasi, dan

69


(4)

Pusat Arsip juga berperan dalam memenuhi ekspektasi para pemangku kepentingan (stake-holders), universitas termasuk yayasan, Kopertis, serta pihak-pihak terkait lainnya

5.1.2 Kendala/hambatan Pusat Arsip ini dalam kaitannya dengan pelaksanaan Manajemen Pusat Arsip Kendala/hambatan

memanfaatkan

keberadaan

Pusat

Arsip

terkait

pengelolaan dokumen kearsipan Unika Atma Jaya: (1)

Belum ada kejelasan kedudukan Pusat Arsip di dalam struktur organisasi. Hal ini karena belun ada komitmen dari pimpinan tertinggi untuk melegalkan pendirian pusat ini. Hal ini juga mempengaruhui pos anggaran Pusat Arsip.

(2)

Kurangnya prasarana dan sarana terutama ruangan, SDM, dan rak penyimpanan.

(3)

Masih diperlukan program khusus yang dapat mempermudah dalam pendataan arsip.

(4)

Diperlukan adanya komitmen dari pimpinan tertinggi di Unika Atma Jaya untuk mensahkan pendirian Pusat Arsip Unika Atma Jaya dan memasukkannya di dalam struktur organisasi

(5)

Pedoman-pedoman kearsipan yang telah dibuat dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya dan diadakan perbaikan yang disesuaikan dengan perkembangan Unika Atma Jaya saat ini.

(6)

Pusat ini diharapkan dapat terus exist dan keberadaannya tersebut dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya oleh semua unit kerja di lingkungan Unika Atma Jaya.

5.2 Saran Dari hasil penelitian ini, peneliti menyampaikan beberapa saran bahwa mengingat keberadaan Pusat Arsip Unika Atma Jaya sudah dirasakan dan masih terus dibutuhkan keberadaannya:

70


(1)

komitmen pimpinan Unika Atma Jaya dalam menunjang kegiatan dan prospek Pusat Arsip Unika Atma Jaya sehingga pendirian Pusat Arsip Unika Atma Jaya dapat dilegalkan dan masuk di dalam struktur organisasi Unika Atma Jaya.

(2)

Mengingat Pusat Arsip Unika Atma Jaya dirasa kurang berkembang bila berada di bawah Sekretariat Rektorat, penulis menyarankan agar Pusat ini berada satu atap dengan Perputakaan Unika Atma Jaya. Dengan demikian diharapkan pusat ini dapat lebih berkembang dan maju. Pertimbangan lainnya karena Perpustakaan Unika Atma Jaya sudah memiliki fasilitas dan jaringan komputerisasi yang sudah tertata dengan baik. Berkaca pada perguruan tinggi lain di luar negeri bahwa manajemen perpustakaan dan manajemen pusat arsip dapat berkembang dan maju dalam satu atap dapat menjadi alternatif pemilihan bagi Unika Atma Jaya untuk pengembangan Pusat Arsip Unika Atma Jaya ke depannya.

(3)

Hal yang cukup mendesak lainnya adalah penyediaan ruangan yang sangat dirasa kurang karena transfer dokumen yang sudah banyak ditolak oleh unit ini sehingga hal ini menjadi kendala utama di dalam kegiatan Pusat Arsip Unika Atma Jaya.

71


DAFTAR REFERENSI Blaxter, Loraine., Christina Hughes, & Malcolm Thight (2001), How to research: Seluk Beluk Melakukan Riset (Agustina R.E. Sitepoe, Penerjemah), Jakarta: PT Kresna Prima Persada Bodgan, Robert, & Steven J. Taylor, Kualitatif: Dasar-dasar Penelitian (A. Khozin Afandi, Penerjemah). Surabaya: Penerbit Usaha Nasional Brumm, Eugenia K. (1999), Managing Records for ISO 9000 Compliance, Golden Books Center SDN. BHD, Kuala Lumpur, Malaysia. Cox, Richard J. (1992), Managing Institutional Archives – Foundational Principles and Practices, Greenwood Library Management Collection, London, U.K. Diamond, Susan Z (1995), Records Management – A Practical Approach (3rd Ed.)., Amacom, New York, NY 10002, USA Ellis, Judith (1993), Keeping Archives (2nd ed.)., D.W.Thorpe, Port Melbourne, Victoria 3207, Australia Kawatra, P.S. (2000). 2000 Plus: Library and Information System in the 21st Century. New Delhi: Crest Publishing House. Kennedy, Jay, & Cherryl Schauder (1998). Records Management (2nd ed.). South Melbourne: Longman. Khanna, J.K. (1997). Manual for Administering Academic Libraries. New Delhi: Beacon Books. Maher, William J. (1992), The Management of College and University Archives. London: The Society of American Archivists. Menne-Haritz, Angelika (2005). Business Processes - An Archival Science Approach to Collaborative Decision Making, Records, and Knowledge Management. Berlin, German: Springer Science + Business Media, Inc. McLeod, Julie, & Catherine Hare (2005). Managing Electonic Records. London: Facet Publishing. Pendit, Putu Laxman (2003). Penelitian Ilmu Perpustakaan dan Informasi: Suatu Pengantar Diskusi Epistemologi dan Metodologi. Jakarta: CV Kumandang.

72


Penn, I.A., Pennix, G.B. and Coulson, J (1994). Records Management Handbook. 2nd Ed. Aldershot: Gower. Poerwandari R. Kristi (1998), Pendekatan Kualitatif Dalam Penelitian Psikologi. Jakarta: Lembaga Pengembangan

Sarana Pengukuran dan Pendidikan

Psikologi (LPSP3) Fakultas Psikologi-Universitas Indonesia Ricks, Betty R, CRM & friends (1992). Information and Image Management – A Records System Approach. Virgina, USA: South-Western Publishing Co. Robek, Mary F. Robek & friends (1987), Information and Records Magement. 3rd Ed. California, USA: Glencoe Macmillan/McGraw Hill Publishing Company. Roper, Michael & Laura Millar (1999). Managing Records in Records Centres. London, UK: International Records Management Trust. Roper, Michael & Tony Williams (1999). Developing Infrastructures for Records and Archives Services”. London, UK: International Records Management Trust. Rubin, Richard E.(2004). Foundations of Library and Informations Science. New York, USA: Neal-Schuman Publishers, Inc. Shepherd, Elizabeth and Geoffey Yeo (2005), Managing Records – a handbook of principles and pratice, Facet Publishing, London, U.K. Smith, Kelvin (2007). Public Sector Records Management - A Practical Guide. Burlington, USA: British Library Cataloguing in Publication Data. Sutton, Michael J.D. (1996), Document Management of the Enterprise, Wiley Computer Publishing, Canada. Tough, Alistair, & Michael Moss (2006). Record Keeping in a Hybrid Environment: Managing the creation, use, preservation, and disposal of unpublished information objects in contect. Oxford: Chandos Publishing. Undang-Undang RI nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Universitas Gadjah Mada (2009). Makalah Seminar Nasional Kearsipan. Yogyakarta, Indonesia: Arsip Universitas Gadjah Mada. Williams, Caroline (2006). Managing Archives: Foundations, Principles and Practice. Oxford: Chandos Publishing (Oxford) Limited.

73


Lampiran

1

Daftar pertanyaan untuk wawancara kepada Informan: 1. Apakah Bapak/Ibu sudah mengetahui keberadaan Pusat Arsip Unika Atma Jaya? 2. Apakah Bapak/Ibu sudah mengetahui adanya Buku Pedoman Kearsipan UAJ yang dibuat oleh Pusat Arsip Unika Atma Jaya 3. Apakah unit kerja di lingkungan Bapak/Ibu sudah menerapkan pedoman kearsipan yang dikeluarkan oleh Pusat Arsip Unika Atma Jaya? 4. Saat ini Pusat Arsip UAJ belum dilegalkan pendiriannya sehingga belum ada di dalam struktur organisasi UAJ. Hal ini menyebabkan unit ini cukup sulit untuk berkembang. Apakah ada usulan dari Bapak/Ibu mengenai hal ini? 5. Apakah kira-kira ekspektasi atau harapan Bapak/Ibu bagi Pusat Arsip UAJ? 6. Untuk mewujudkan UAJ menjadi perguruan tinggi yang baik citranya apakah ada langkah-langkah yang akan Bapak/ibu lakukan? 7. Apakah ada masalah atau kendala yang Ibu/Bapak temukan menyangkut pengelolaan dokumen kearsipan di unit kerja Bapak/Ibu? 8. Bagaimana pemahaman atau pengalaman Bapak/Ibu di universitas lain dalam hal pembenaharan arsip dinamisnya?

74


Lampiran

2

Transkrip Wawancara Pertanyaan Transkrip Interpretasi I. Peranan Pusat Arsip 1. Keberadaan Pusat Arsip Unika Atma Jaya (UAJ) Seluruh informan R.01: Sudah mengetahui. Pertanyaan: menjawab sudah R.02: Sudah Apakah Bapak/Ibu mengetahui adanya R.03: Ya saya tahu sudah mengetahui Pusat Arsip Unika R.04: Ya sudah tahu. keberadaan Pusat Atma Jaya R.05: Sudah Arsip UAJ? R.06: Ya saya tahu R.07: Ya saya sudah mengetahui . 2. Keberadaan Buku Pedoman Kearsipan yang dikeluarkan oleh Pusat Arsip UAJ Seluruh informan R.01: Ya sudah mengetahui. Pertanyaan: sudah mengetahui R.02: Sudah tahu Apakah Bapak/Ibu adanya Buku R.03: Ya saya tahu sudah mengetahui Pedoman Kearsipan R.04: Ya sudah tahu. adanya Buku UAJ yang pernah Pedoman Kearsipan R.05: Sudah, sudah tahu dibuat oleh Pusat R.06: Ya tahu UAJ yang dibuat Arsip UAJ R.07: Ya saya sudah tahu. oleh Pusat Arsip Unika Atma Jaya 3. Penerapan Buku Pedoman Kearsipan di unit-unit kerja di lingkungan UAJ Buku Pedoman R.01: Sudah menerapkan di FIABIKOM dan Pertanyaan: Kearsipan UAJ yang Apakah unit kerja di dinilai sudah cukup bagus. telah dibuat oleh R.02: Sudah. Tetapi belum menerapkan karena lingkungan Pusat Arsip UAJ belum menjadi keputusan yang mengikat secara Bapak/Ibu sudah sudah diterapkan di hukum di tingkat universitas yang diperlukan menerapkan beberapa unit kerja di agar semua unit wajib menerapkannya. pedoman kearsipan lingkungan UAJ. yang dikeluarkan R.03: Ya saya tahu, tetapi belum diterapkan. Ada juga beberapa oleh Pusat Arsip Dalam hal ini perlu ditetapkan otoritas tertinggi unit kerja yang belum Unika Atma Jaya? atau pimpinan tertinggi. menerapkannya R.04: Ya pedoman kearsipan saya sudah tahu dan sudah kita pakai, cuma sayang sosialisasinya karena beberapa alas an a.l.: (1) buku kurang. Sepertinya pimpinan itu kurang pedoman tersebut menghargai jadi tidak membantu. belum ditetapkan oleh Penanggungjawab Pusat Arsip mesti bicara, otoritas tertinggi UAJ, padahal sudah buat capek-capek, dan duitnya (2) juga duit Atma Jaya bukan duitnya Penanggungjawab Pusat Arsip. Kalau memang terlalu rumit, ya diperbaiki tapi tidak dari nol, padahal udah tau kan ujung-ujungnya nanti kalau diarsipkan pusat arsip itu bukankah sistemnya di sana. Sama seperti mendata buku, masalah leadership yang mendalam. Penanggungjawab Pusat Arsip aga mengatakan kepada Rektor dengan minta tolong ada surat edaran rektor supaya semua unit kerja mengetahuinya, dan kalau bisa menerapkan, kalau perlu konsultasi ke Pusat Arsip. R.05: Di sini sudah mulai diterapkan oleh tata usaha, tadinya baru saya datang tidak ada arsip hanya ada tenaga administrasi sendirian, tentu lalu mulai datang arsip, ya arsip dinamis, kita

75


Pertanyaan

4. Legalitas Pertanyaan: Saat ini Pusat Arsip UAJ belum dilegalkan pendiriannya sehingga belum ada di dalam struktur organisasi UAJ. Hal ini menyebabkan unit ini cukup sulit untuk berkembang. Apakah ada usulan dari Bapak/Ibu mengenai hal ini?

Transkrip bikin surat, kirim surat. Surat-surat tersebut ditumpuk. Konsep saya yang pertama adalah mengajarkan kepada staf administrasi tentang cara membuat surat, kemudian setelah surat-surat dibikin dan diterima musti ada pengaturan. Lau saya sampaikan kepada staf administrasi di sini untuk belajar dengan Penanggungjawab Pusat Arsip. Pedoman kearsipan yang pernah diperoleh pada saaat mengikuti pelatihan sudah mulai diterapkan, saya lalu percayakan 100% kepada staf administrasi tersebut. Sekarang hal ini juga diterapkan bersama dengan satu lagi tenaga yang ditempatkan di sini. R.06: Ya saya tahu adanya pedoman kearsipan. Pedoman itu juga sudah diterapkan di beberapa unit kerja di lingkungan Universitas. R.07: Ya saya sudah mengetahui adanya pedoman dan sudah menerapkan untuk pengarsipan di Pusat Arsip.

Interpretasi

R.01: Pusat ini dilegalkan sehingga dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya oleh semua unit kerja di lingkungan Unika Atma Jaya. Membantu pimpinan di fakultas agar arsip-arsip tersebut terpelihara dan terdokumentasi dengan baik. Mendukung mutu perguruan tinggi, maka Pusat Arsip bisa menjadi pusat yang mendukung kerapian, kelengkapan, ketertiban, dan ketepatan bilamana diperlukan informasi dan arsip segala hal tentang universitas. R.02: Perlu diputuskan struktur dan tugas pokok dan fungsi dari Pusat Arsip untuk mendukung tercapainya visi, misi, dan tujuan Universitas. Dengan Unika Atma Jaya menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, maka peranan Pusat Arsip sangat diperlukan. Memang sudah ada bentuk-bentuk arsip dinamis di fakultas, biro, maupun unit-unit lain. Hanya saja belum terintegrasi menjadi satu sistem manajemen kearsipan dan rekord berbasis IT. Terkait dengan akreditasi, memang saat ini belum ada kejelasan yang pasti tentang alur kerja dan pemisahan fungsi dan tanggungjawab antara Pusat Arsip dengan unit pangkalan data yang berada misal di BSIM, BAA, Fakultas, dan unit lain yang menyimpan data yang diperlukan untuk mengisi borang akreditasi program studi. Misalkan banyak arsip yang menumpuk di suatu unit yang sudah lebih dari 5 tahun tanpa diolah. R.03: Perlu pengesahan oleh pimpinan tertinggi. Peranannya cukup besar dan bermanfaat, untuk itu lokasinya sebaiknya tidak terlalu jauh dari user. ”Arsip statis digunakan pada saat mencari arsip terkait dengan sejarah, termasuk salah satunya mengetahui sejarah suatu keputusan, pendirian suatu unit, dll. Perlu ada campur tangan dari

Hampir semua informan mendukung perlunya legalitas atau pengesahan Pusat Arsip oleh manajemen tertinggi dan dimasukkan di dalam struktur organisasi. Unit kerja lainnya juga akan ikut senang karena dengan demikian pusat ini dapat berkembang lebih baik lagi

76


Pertanyaan

Transkrip pimpinan tertinggi bagaimana memberdayakannya. Struktur Organisasi Pusat Arsip agar disahkan”. R.04: • Perlu ada campur tangan dari pimpinan tertinggi bagaimana memberdayakannya. Struktur Organisasi Pusat Arsip agar disahkan”. • Untuk menjamin kontinuitas artinya badan korporasi sehingga kita jangan berpikir dari awal lagi. Apabila ada program atau sesuatu tindakan yang sudah ada dan bagus maka dapat diketahui dari arsip dan dapat dilanjutkan. Hal ini penting bila ada penggantian pimpinan. • Arsip juga untuk menghindari kontradiksi misalnya sudah ada peraturan yang mengatur namun terus nanti menyusun lagi yang bertentangan. Hal ini dapat merepotkan. • Karyawannya juga harus ada, untuk Atma Jaya ruangan karyawan itu yang benar. • monitoring, evaluasi kebutuhan, dan evaluasi ketercapaian. Bila tidak ada arsipnya maka bisa jadi tabrakan. Hal ini sering terjadi dikarenakan tidak ada arsipnya. Juga dalam membuat SOP. Penyerahan arsip ke pusat arsip itu harus di SOP-kan. Hal ini agar dimasukkan dalam ISO karena ISO bersifat memaksa. Jadi langkah-langkahnya: struktur dan SOP itu dimasukkan ke dalam dukumen ISO, berberapa sebagian sudah ada contohnya. R.05: Kita semua akan senang kalau Pusat Arsip dapat dilegalkan pendiriannya dan menjadi satu divisi besar berdampingan dengan Perpustakaan dan menjadi bagian dari Perpustakaan; menjadi satu lembaga. Pusat Arsip harus lebih banyak bicara. Bicara dengan melakukan dan bukan hanya bicara saja. Bicara bisa dengan mensosialisasikan melalui poster. Saat ini Penanggungjawab Pusat Arsip kurang bicara. Sampaikan dengan kata kiasan misalnya Pusat Arsip bisa mengubah ilalang menjadi taman atau Anda pusing membersihkan secretariat anda, segera hubungi kami. Penanggungjawab Pusat Arsip harus menunjukkan keberadaan unitnya. Selama ini dia kelihatan pemalu. Buatlah pelatihan-pelatihan. Usahakan sampaikan surat resmi kepada pimpinan sehingga Penanggujawab Pusat Arsip mempunyai tunjangan dan ada petugas arsipnya. Susun job description dan susun anggaran. Untuk hal-hal yang teknis bisa meminta bantuan mahasiswa. Masih diperlukan persiapan SDM dan komitmen pimpinan. Pimpinan pusat apakah itu memang merupakan komitmen kerja mereka? Perlu dibahas di dalam rapat pimpinan tentang arsip karena salah satu tertib administrasi dasarnya itu arsip statis. Arsip yang mempunyai nilai sejarah harus dilanggengkan dan nformasi masa lalu harus ada

77

Interpretasi


Pertanyaan

Transkrip Interpretasi buktinya. Keadaan sekarang bergantung pada masa lalu. R.06: e. Menyiapkan proposal untuk meminta Pengesahan Pusat Arsip kepada Pimpinan yang berwenang f. Melakukan survei kepada kontak-kontak person tentang perlunya memiliki Pusat Arsip dalam struktur organisasi g. Melakukan studi dan analisa tentang peran dan tanggungjawab Pusat Arsip terhadap tri dharma perguruan tinggi h. Memberikan contoh kasus-kasus berupa kerugian yang terjadi bila Universitas tidak memiliki Pusat Arsip. i. Dsb. Peranannya: (1) Menunjang kegiatan tri dharma perguruan tinggi, (2) Memberi akuntantabilitas kegiatan dan transkaksi yang dilakukan oleh civitas akademika dan unit penunjang di lingkungan Universitas (3) menunjang kepatuhan (compliance) terhadap peraturan pemerintah, peraturan yayasan dan universitas serta standarstandar nasional dan internasional lainnya seperti SNI atau ISO, (4) Menunjang kegiatan akreditasi, audit, keuangan dan pajak serta tuntuntan hukum (bila ada), (5) Menunjang tertib administrasi dan operasional universitas dalam menjalankan tugas dan fungsinya, (6) memudahkan temu kembali informasi yang diperlukan atas arsip dinamis dan statis. Memiliki arsip dinamis dan arsip statis yang lengkap untuk kegiatan belajar mengajar, penelitian, dan pengabdian masyarakat, (7) Mengurangi terjadinya kehilangan arsip dinamis dan arsip statis akibat tidak tercatat dalam sistem kearsipan, salah penyimpanan atau pemusnahan yang dilakukan oleh orang yang tidak berhak, (8) Menghemat sistem penyimpanan arsip dinamis dan arsip statis yang sudah tidak diperlukan dalam kegiatan belajar mengajar atau pun dministrasi, dan (9) Memenuhi ekspektasi para pemangku kepentingan (stake-holders) Universitas termasuk Yayasan, orang tua mahasiswa & mahasiswa itu sendiri, Kopertis serta pihak-pihak terkait lainnya. R.07: Sebaiknya diusulkan pendiriannya. Hal ini sangat penting apabila diperiksa/diaudit oleh tim ISO atau oleh lainnya. Penting sedang berbenah diri untuk menuju ke standar ISO sehingga tuntutannya cukup tinggi. 5. Ekspektasi atau harapan untuk pengembanban Pusat Arsip Unika Atma Jaya R.01: Sebaiknya semua informasi yaitu arsip Informan pada Pertanyaan: terutama informasi akademik, agar ditata dan umumnya Apakah kira-kira dikelola dengan baik sehingga dapat menjawabmengangga ekspektasi atau dimanfaatkan oleh semua unit kerja. Ada p penting peranan harapan Bapak/Ibu Pusat Arsip sehingga pengelolaan arsip yang baik yaitu di Pusat Arsip. bagi Pusat Arsip R.02: Pusat Arsip agar lebih berperan banyak masuk di dalam UAJ?

78


Pertanyaan

Transkrip untuk mendukung tercapainya sasaran mutu UAJ Ada pembenahan tatakelola universitas yang baik terhadap pengelolaan arsip dan rekord. R.03: Pimpinan tertinggi di Unika Atma Jaya perlu memberdayakan pusat ini. Selain itu perlu ada penyeragaman penomoran surat di seluruh UJ dan ada pengaturan yang sama di unit-unit. Struktur Organisasi Pusat Arsip perlu disahkan. Pusat ini perlu diketahui oleh unit-unit di lingkungan Unika Atma Jaya. R.04: Ada pengelolaan juga untuk arsip-arsip yang bersifat ilmiah. Pusat arsip agar masuk ke dalam struktur organisasi. Dengan demikian pusat ini dapat menampung arsip-arsip fakultas untuk di simpan memakai kode. R.05: Diharapkan Pusat Arsip strukturnya ada di tingkatan kedua, namun pada tahap awal di tingkatan kedua dahulu sehingga mendapat fasilitas yang cukup besar, mendapat SDM, menyusun struktur organisasi Pusat Arsip, dan menyusun uraian tugas dan jabatan. Pusat Arip harus lebih banyak bicara sehingga keberadaannya dapat diketahui dan dapat dimanfaatkan oleh unit-unit kerja di lingkungan Atma Jaya. Divisi Arsip sebaiknya menjadi satu atap dengan perpustakaan sehingga di dalamnya ada bagian arsip dan ada bagian perpustakaan. R.06: Pusat Arsip harus proaktif dalam menghadapi permasalahan dan tantangan Universitas dalam bidang manajemen arsip dinamis. Pusat Arsip tetap menjalankan tugas dan fungsinya serta memperbaikinya bila ada masukan dan saran dari para pimpinan serta unitunit kerja. R.07: Masukan dari saya (1) sebaiknya disediakan gedung atau ruangan tersendiri bagi Pusat Arsip, (2) penempatan berkas-berkas diletakkan terpisah dengan petugas atau jangan dijadikan satu, (3) Pusat Arsip perlu dilengkapi dengan alat-alat yang dapat menunjang pengamanan berkas-berkas yang ada misalnya alarm, penyedot khusus, dan obat khusus untuk mencegah agar berkas tidak rusak atau hancur. Apabila SK Pendirian sudah ada diharapkan Pusat Arsip dapat berkembang lebih baik dan mandiri.

6. Rekomendasi terkait manajemen Pusat Arsip R.01: Pusat Arsip Unika Atma Jaya perlu diberi Pertanyaan: ruangan yang representatif dan tempat untuk Untuk mewujudkan penyimpanan dokumentasi yang sesuai. UAJ menjadi R.02: Perlu dibicarakan dan diputuskan di level perguruan tinggi manajemen tertinggi universitas. yang baik citranya R.03: Perlu disosialisasikan kepada segenap apakah ada unit-unit kerja di lingkungan Unika Atma Jaya langkah-langkah bahwa unit ini ada sehingga bila ada unit yang yang akan Bpk/ibu

79

Interpretasi struktur organisasi Unika Atma Jaya. Pusat Arsip juga diharapkan melakukan usaha a.l.: • proaktif dalam menghadapi permasalahan dan tantangan universitas. • Disediakan prasarana bagi Pusat Arsip dalam rangka melancarkan kegiatan dan aktivitasnya

Respon para informan terkait rekomendasi yang diberikan dapat direkap sbb.: • Perlu sosialisasi kepada segenap unit-unit kerja di UAJ bahwa


Pertanyaan lakukan?

Transkrip Interpretasi unit pusat arsipini memerlukan pusat ini dapat mengetahuinya. R.04: Pusat arsip mengapa tidak pernah ada. dikemukakan di dalam rapat pimpinan dan • Pusat Arsip kenapa tidak masuk ke dalam struktur. agar dilegalkan dan Penanggungjawab Pusat Arsip menulis saja, masa strukturnya satu atap tiap hari itu nampungin arsip-arsip fakultas untuk dengan Perpustakaan di arsipin pakai kodenya aja beda itu sehingga dapat lebih mengarsipkannya jadi susah. Saya baru terpikir berkembang dan karena belakangan ada struktural yang mau tugas • Buku belajar agar disampaikan bahwa jabatan pedoman kearsipan strukturalnya harus dilepas. perlu dilegalkan R.05: Pusat Arsip agar dilegalkan dengan tahapan berada satu atap dahulu dengan Perpustakaan. Jangan berada di bawah Rektorat karena bisa tidak berjalan dengan baik. Fokus di Rektorat hanya pada arsip dinamis. Penanggungjawab Pusat Arsip perlu mengadakan pendekatan pribadi dengan Rektor bisa dengan pendekatan formal dan informal. Mintakan persetujuan dari pimpinan di Rektorat dengan mengajukan surat resmi. R.06: a. Menerapkan pedoman kearsipan di lingkungan unit kerja b. Meminta saran atau masukan dari Pusat Arsip bila ada hal-hal yang diperlukan c. Melaporkan kepada pimpinan mengenai penerapan pedoman kearsipan termasuk keberhasilan dan kendala-kendala yang dihadapi d. Meminta tambahan anggaran operasional dan staf kepada pimpinan bila diperlukan demi tercapainya sistem kearsipan yang baik, lengkap dan memadai. R.07: Menyiapkan dan mengembangkan kearsipan yang lebih baik dan lebih berkembang. II. IDENTIFIKASI KENDALA DALAM ENGELOLAAN DOKUMEN DI UNIT-UNIT KERJA DI LINGKUNGAN UNIKA ATMA JAYA 1. MASALAH YANG DIHADAPI R.01: Sarana untuk menyimpan arsip merupakan Identifikasi masalah Pertanyaan: kendala. Selain itu juga SDM yang khusus berdasarkan jawaban Apakah ada dari informan dapat menangani kearsipan. masalah atau R.02: Selain memang belum terjadi struktur diuraikan sbb: kendala yang Pusat Arsip UAJ sebagai pusat yang mandiri, Ibu/Bapak temukan • Prasarana kendala lain adalah penentuan masa retensi arsip dan sarana Pusat menyangkut di LPM yang belum jelas atau belum ditentukan. Arsip belum memadai pengelolaan Juga penentuan jenis arsip yang belum jelas mana dokumen kearsipan • Perlu yang harus disimpan di Pusat Arsip atau program khusus di di unit kerja dimusnahkan. Bpk/Ibu? computer dalam hal R.03: Kendala ada, pertama tentang penomoran pengelolaan dokumen surat yang saat ini masih berbeda-beda dan belum kearsipan ada keseragaman. Beberapa unit kerja melakukan • Perlu pengarsipan sekehendak mereka karena kurang kejelasan tentang pengetahuan mengenai hal ini. ketentuan masa R.04: Terus terang kita kalau mengarsip surat retensi yang dirasa masuk kode-kodenya beda-beda sehingga belum jelas dan menjadi bingung termasuk kalau mau mengarsip belum ditentukan

80


Pertanyaan

Transkrip pakai kode yang dari Penanggungjawab Pusat Arsip. Terus surat masuk mana yang harus kita arsip, mana yang tidak usah. Jadi biasanya yang kita arsip yang misalnya ada di renop, berapa orang sih yang kerjasama dengan pihak luar, terus kita langsung masukan kategori kerjasama dengan pihak luar, pelayanan kita keluar, permintaan-permintaan uang dsb, pinjam ruang. Tapi kalau surat keluar umumnya sih sejak ada itu pedoman dari Penanggungjawab Pusat Arsip tidak ada kendala lagi. Cuma kalau ada hal-hal baru seperti kemarin kita tidak tau kodenya apa, karena kita belum pernah ya akhirnya kita masukin saja kode-kode itu. Kalau permintaan uang itu kan memang lampiran itu kita arsip bersama surat keluar. Kalau disini kaya notula rapat pimpinan musti ribet sendiri kadangkadang juga lupa, apalagi di rektorat sudah kita kirimi, nanti kita ke ruang rektorat dikasih lagi. R.05: Salah satu tertib administrasi dasarnya adalah arsip statis. Peranan depo arsip statis itu besar sekali; itu sebabnya sekian tahun yang lalu, saya lupa tahun berapa barangkali tahun 1998 saya coba mencetuskan ide pembentukan arsip pusat. Ide itu muncul setelah kita mengalami beberapa kali kehilangan arsip yang sangat penting untuk universitas. Arsip yang sangat penting yang berkaitan misalnya dengan pendirian suatu fakultas. Arsipnya dicari di manamana tidak ada. Kita sudah coba tanya ke yayasan namun susah untuk mendapatkannya, atau mereka tidak mau melayani akhirnya. Dari pengalaman itu saya berfikir bahwa saya musti belajar arsip dan hal ini saya mulai dari rektorat. Jadi memang musti dimulai dari rektorat karena rektorat itu pimpinan. Mungkin di sana mereka lebih sibuk dari pada di unit-unit kerja lainnya. Itulah sebabnya saya langsung mengatakan oke untuk pergi kursus kearsipan. Saya kursus di UI lamanya dua minggu atau satu minggu, Kursus itu rasanya diadakan setiap tahun dan yang mengajar bukan hanya pengajar dari UI namun juga dari arsip nasional dan dari instansi yang arsipnya sudah bagus, antara lain dari Bank Indonesia. Mereka punya 4 lantai untuk arsip, direkturnya yang datang untuk mengajar. Setelah mengikuti kursus tersebut saya rencanakan adanya program kerja kearsipan sebagai rencana kerja biro rektorat. Setelah itu barulah direalisasikan dengan pengusulan suatu unit arsip tingkat universitas. Karena masih dianggap kecil lalu dikaitkan sebagai salah satu unit di rektorat. Unit ini bukan hanya mengurus arsip rektorat tapi arsip universitas. Pada waktu itu masanya Bapak Thomas Suyatno menjadi Rektor. Saya matimatian mengusulkan adanya sub bagian arsip itu dan pimpinan universitas dapat menerima. Saya

81

Interpretasi • Penerapan penyeragaman penomoran surat dan pemberian kode klasifiksai belum dilakukan sebaikbaiknya • Kurangnya komitmen pi Kurangnya komitmen pimpinan dalam menerapkan pedoman kearsipan termasuk dalam bentuk reward dan punishment • Kurang adanya staf yang bertanggungjawab penuh dalam mengelola dokumen kearsipan, serta kurangnya intensif atau penghargaan untuk staf kearsipan sehingga pekerjaan ini bukan merupakan prioritas utama • Belum jelasnya kedudukan Pusat Arsip dalam tata organisasi Universitas. Bila memungkinkan Pusat Arsip haruslah berada pada tingkatan yg cukup tinggi sehingga memiliki otoritas penuh dalam menerapkan pedoman dan kebijakannya. • Kurangnya anggaran untuk menerapkan pedoman kearsipan di lingkungan Universitas dan unitunit kerja. • mpinan •


Pertanyaan

Transkrip membandingkan dengan perpustakaan. Saya bilang perpustakaan untuk pengolahan penyimpanan buku tapi kita pengelolaan administrasi kantor. Kantor itu ada surat-surat penting yang perlu disimpan. Berbekal dari pengalaman yang dulu akhirnya usulan saya dapat diterima, baru disusun. Pada saat itu, Sdri. Helena yang diminta untuk memperhatikan hal itu. Lalu saya pergi ke Manila, belakangan diangkat Penanggungjawab Pusat Arsip yang diminta mengurus. Pada jaman saya memang Pusat Arsip belum dididirikan secara khusus, tapi saya mulai menanamkan gagasan dengan membuat pelatihan-pelatihan. Di setiap fakultas atau unit kerja harus ada orang yang memperhatikan arsip. Arsip memang bukan menjadi tanggung jawab utamanya namun diharapkan ada salah satu staff di unit kerja yang memperhatikan. Dengan bantuan Ibu Wina akhirnya diadakan pelatihan tentang kearsipan. Namun setelah itu saya studi lanjut ke Manila. R.06: a. Kurangnya komitmen pimpinan dalam menerapkan pedoman kearsipan termasuk dalam bentuk reward dan punishment b. Kurang adanya staf yang bertanggungjawab penuh dalam mengelola dokumen kearsipan, serta kurangnya intensif atau penghargaan untuk staf kearsipan sehingga pekerjaan ini bukan merupakan prioritas utama c. Belum jelasnya kedudukan Pusat Arsip dalam tata organisasi Universitas. Bila memungkinkan Pusat Arsip haruslah berada pada tingkatan yg cukup tinggi sehingga memiliki otoritas penuh dalam menerapkan pedoman dan kebijakannya. d. Kurangnya anggaran untuk menerapkan pedoman kearsipan di lingkungan Universitas dan unit-unit kerja. R.07: Kendalanya: (1) ruangannya sempit, (2) rak-rak untuk menyimpan berkas kurang banyak sehingga apabila ada fakultas atau unit yang mentransfer dokumen kearsipannya lebih sering ditolak karena tidak ada ruangan lagi, dan (3) belum ada program khusus untuk memasukkan data-data/arsip. Saat ini masih memakai program biasa yang manual.

Interpretasi

2. Pengalaman pengelolaan rekod dan arsip di luar Atma Jaya

82


Pertanyaan Pertanyaan: Bagaimana pemahaman atau pengalaman Bapak/Ibu di universitas lain dalam hal pembenahan arsip dinamisnya?

Transkrip R.01: Di Universitas Krisnadwipayana hampir sama permasalahannya dengan di Unika Atma Jaya. Unkris masih mengikuti model yang secara umum dipakai. R.02: Yang pernah kami lihat memang yang terjadi juga tidak berbeda banyak dengan pengalaman kami di UAJ. R.03: Dalam bayangan saya, arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah. Ada penyusunan rak dan letaknya tidak terlalu jauh terutama untuk arsip dinamis. R.04: Saya mau usul, pengelolaan arsip yang ilmiah. Kendala kalau yang saya lihat, kalau arsip yang publikasi internal artinya publikasi ilmiah oleh civitas akademika itu sulit pengarsipannya. Kendalanya karena, itu kan ada yang paper presentasi, ada yang perginya ijin dibayarin, ada yang perginya di luar jam kantor, ada yang penelitiannya di dalam dan di luar, kalau kita mau mengarsip itu semua tidak ada keharusan tidak ada sistem yang diharuskan bahwa kesannya kalau kamu dibayarin pergi pulang laporan tanggung jawab keuangan disertai dengan paper, itu baru bisa setelah dimasukkan ke dalam prosedur ISO, tapi sepertinya BSDM belum begitu jalan. Buktinya saya kok tidak menerimanya, nanti kalau udah mau saya tanyain lagi baru datang lagi. Karena kayaknya kan tidak mungkin bukunya ada yang keluar, terus kayak gini pak itu nulis di koran, terus M&PR mengumumkan. Itu kalau dia minta uang insentif sudah dikirim ke perpustakaan, sudah dalam prosedur ISO. Sudah di prosedur ISO tapi belum begitu jalan itu orang keluar presentasi yang dibayar maupun tidak dibayar, yang tidak dibayar karena tidak ada kewajiban, nyetor-nyetor kecuali dan itukan paper presentasi kan tidak bisa dimintain duit, kalau dia sudah publish baru bisa dimintain duit nanti agak tercecer. Kendala ke kedua itu kalau orang publish di jurnal-jurnal ilmiah, mereka takut kalau dikasih ke perpustakaan, mereka melanggar copyright karena copyright-nya monopolinya si jurnal ilmiah itu. Misalnya Penanggungjawab Pusat Arsip menulis dan dikirim ke Springer, itu mungkin satu tahunan juga publish, kalau Penanggungjawab Pusat Arsip memberikan kepada saya, saya upload katanya kalau ketahuan Springer tidak bisa jadi, jadi itu dianggap tidak original, sudah di publish duluan jadi tidak berhak di publish lagi. Padahal itu kan memperlambat penyebaran pengetahuan, tadi aja saya tanya orang Springer katanya setahun. Bukannya ngantri, tidak bolak balik dan password-nya. Tim-nya banyak, jadi mungkin yang ini cepat yang ini lama, belum lagi berputar, balik lagi belum tentu oke. Tapi ada juga yang

83

Interpretasi Pengalaman di luar Atma Jaya sebagai masukan dapat diidentifikasi sebagai berikut: • Agar ada penyusunan rak yang baik sehingga surat yang dicari dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat • Agar ada pengelolaan arsip ilmiah terkait hasil penelitian • Pusat Arsip agar disahkan pendiriannya dan menjadi satu atap dengan perpustakaan • Memerlukan kemampuan untuk meyakinkan pimpinan dan manajemen akan pentingnya memiliki sistem kearsipan yang baik bagi organisasi • Memberikan kontribusi kepada organisasi dalam melakukan kegiatan dan transaksi melalui dokumen kearsipan • Mengkaji pedoman kearsipan sesuai dengan dinamika organisasi serta membuat revisi bila diperlukan • Memberikan pelatihan secara rutin kepada kontak person di setiap unit kerja tentang penggunaan pedoman kearsipan serta • Memberi jasa advisory untuk unit-unit kerja yang memiliki masalah manajemen arsip dinamis di lingkungannya • Memberi


Pertanyaan

Transkrip nunggu lama, nanti dapat surat ditolak. Kalau sudah tahu cepat dia bisa publish penerbit lain. R.05: Saya punya pengalaman itu di Universitas, tempat saya belajar, S3 di De La Salle Manila, Filipina, karena saya tentu tidak melihat dari dekat fisiknya di unit arsip, tapi dissana itu perpustakaan satu gedung dengan pusat arsip. Jadi ada bagian arsip dan bagian buku. Tapi buku nanti terbagi lagi, ada bukubuku penting, buku referensi dan buku-buku umum yang bisa dipinjam, lalu yang tersendiri tentang kamus-kamus. Kalau arsip ada di lantai atas, kita jarang ke bagian arsip. Mereka mempunyai dua lantai yang kira-kira 20 m x 30 m, namun demikian mereka bukan hanya arsip buku, ada arsip artefak, benda-benda seni juga yang kuno-kuno masih disimpan. Benda-benda bersejarah masuk diarsip itu. Jadi bukan Cuma satu ruangan, tapi satu lantai. Pengalaman saya yang menyaksikan mereka mengarsipkan tidak hanya buku-buku tua, tentu juga dokumen, suratsurat bahkan yaitu artefak. Benda-benda purbakala yang merupakan kumpulan dari mereka, artinya yang mereka sempat kumpulkan. Peranannya amat sangat besar, istilahnya melanggengkan sejarah, sejarah musti dilanggengkan. Bagaimana cara melanggengkannya? Informasi tentang masa lalu ada buktinya, lalu keadaan sekarang itu bergantung pada masa lalu. R.06: g. Memerlukan kemampuan untuk meyakinkan pimpinan dan manajemen akan pentingnya memiliki sistem kearsipan yang baik bagi organisasi h. Memberikan kontribusi kepada organisasi dalam melakukan kegiatan dan transaksi melalui dokumen kearsipan i. Mengkaji pedoman kearsipan sesuai dengan dinamika organisasi serta membuat revisi bila diperlukan j. Memberikan pelatihan secara rutin kepada kontak person di setiap unit kerja tentang penggunaan pedoman kearsipan serta k. Memberi jasa advisory untuk unit-unit kerja yang memiliki masalah manajemen arsip dinamis di lingkungannya l. Memberi tanggapan yang cepat dan lengkap kepada pengguna unit kearsipan. R.07: Saya tidak mempunyai pengalaman pengarsipan di universitas lain.

84

Interpretasi tanggapan yang cepat dan lengkap kepada pengguna unit kearsipan. •


UNIVERSITAS INDONESIA MANAJEMEN PUSAT ARSIP (STUDI KASUS DI UNIVERSITAS KATOLIK INDONESIA ATMA JAYA) TESIS MARGARETHA SRI UDARI

Recommend Documents