Pekeliling Bendahari Bil. 1/2016
BAB A : PENERIMAAN
KANDUNGAN M/S 1. Objektif
2
2. Pelantikan Pegawai Penerima
2
3. Peraturan Penerimaan
2-3
4. Borang Akuan Penerimaan Aset/ Inventori (UKM-SPKP-PKU08-BO01) 5. Borang Laporan Penerimaan Aset Alih (KEW.PA-1)
Page | 1
Pekeliling Bendahari Bil. 1/2016
BAB A : PENERIMAAN
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI (TPAU) BAB A : PENERIMAAN “Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset alih yang diperolehi. “Pegawai Bertauliah” ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu. 1. OBJEKTIF a. Memastikan setiap aset alih yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan b. Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan dan c. Memastikan aset alih diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan. 2. PELANTIKAN PEGAWAI PENERIMA Pengarah Eksekutif Kewangan/Bendahari UKM hendaklah melantik Pegawai Penerima yang telah dinamakan oleh Ketua PTJ bagi bertanggungjawab untuk menerima dan memeriksa aset alih yang diterima. Bagi aset teknikal, Pegawai Penerima yang dilantik hendaklah memiliki kepakaran dalam bidang berkaitan. 3. PERATURAN PENERIMAAN a. Aset alih yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan. b. Pemeriksaan teknikal oleh pegawai-pegawai Universiti yang bertauliah hendaklah dilakukan apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian. c. Kakitangan Universiti yang menjadi pemegang/pengguna aset/inventori bagi pembelian aset/inventori tanpa mengira peruntukan hendaklah mengisi Borang Akuan Penerimaan Aset/Inventori (UKM-SPKP-PKU08-BO01). Pegawai Aset yang telah dilantik hendaklah memastikan borang ini lengkap diisi dan ditandatangani dalam dua salinan. Satu salinan disimpan oleh Pegawai Aset dan satu lagi disimpan oleh pemegang/pengguna aset / inventori tersebut. d. Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset alih:i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul ii. Aset alih hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya iii. Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan ‘‘Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji”
Page | 2
Pekeliling Bendahari Bil. 1/2016
BAB A : PENERIMAAN
iv. Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/penerima adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih (KEW.PA-1) jika terdapat kerosakan atau perselisihan v. Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal vi. Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset alih diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian dan vii. Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset alih yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika berkaitan. viii. Bagi aset yang diterima daripada pembekal melalui kontrak pusat atau perolehan secara berpusat, Pegawai Penerima di peringkat PTJ hendaklah dibekalkan sesalinan dokumendokumen seperti Pesanan Rasmi, Nota Serahan, Inbois, Surat Jaminan dan dokumendokumen lain yang berkaitan untuk tujuan pengesahan.
Page | 3
UKM-SPKP-PKU08-BO01
No. Semakan: 00
Tarikh Kuatkuasa:01/05/2012
BORANG AKUAN PENERIMAAN ASET/INVENTORI Saya ………………………………………………………………………… UKM(PER) : …………….. telah menerima aset / inventori seperti berikut: Id Aset/Inventori Nama Aset/Inventori Jenama/Model No Siri Saya Saya memahami dan akan mematuhi peraturan yang telah ditetapkan di dalam Pekeliling Bendahari mengenai Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti: A.
Bab C : Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan (a) Menggunakan aset/inventori ini bagi tujuan rasmi. (b) Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/buku panduan pengguna. (c) Aset disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan penama terutama aset yang sangat menarik dan bernilai tinggi yang terdedah kepada risiko kehilangan. (d) Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan KEW.PA-9
B. C.
Bab F : Kehilangan Dan Hapuskira (a) Memaklumkan kepada Ketua Jabatan/Ketua Projek (b) Membuat Laporan di Bahagian Keselamatan UKM (dalam tempoh 24 jam dari masa kehilangan diketahui-kehilangan berlaku di UKM). (c) Membuat Laporan Polis (dalam masa 24 jam dari masa kehilangan diketahui – kehilangan berlaku di dalam dan di luar UKM). (d) Menyediakan Laporan Awal Kehilangan Aset Alih KEW.PA-28. (e) Mengemukakan dokumen berikut ke Unit Pengurusan Aset, Jabatan Bendahari dalam tempoh 14 hari : i. Salinan Laporan Polis dan Laporan Bahagian Keselamatan ii. Borang KEW.PA-28 Salinan Invois atau Pesanan Rasmi atau Kad daftar Aset/Inventori iii. Gambar tempat kejadian Dengan ini, saya telah membaca dan memahami kandungan peraturan seperti yang dinyatakan di atas.Sekiranya berlaku pelanggaran peraturan ini pihak Pengurusan Universiti boleh mengambil tindakan berdasarkan peraturan yang berkuatkuasa di mana semua kes kehilangan akan dirujuk ke Jawatankuasa Penyiasat Universiti bagi menentukan punca kehilangan. Tandatangan Jawatan Fakulti / Pusat / Institut Tarikh Kelulusan dari Ketua Jabatan : Tandatangan Jawatan Fakulti / Pusat / Institut Tarikh
Pekeliling Bendahari Bil. 1/2016
BAB A : PENERIMAAN
KEW.PA-1
UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH (Hendaklah diisi dalam 2 salinan jika terdapat kerosakan/perselisihan) Nama Pembekal :
Alamat Pembekal : No. Pesanan Rasmi : No. Telefon
:
No. Faks
:
Bil.
Nota Hantaran No.
Tarikh
Nama Aset
Kuantiti Dipesan
Diterima
Perselisihan
Pegawai Penerima
Ketua Jabatan
Tandatangan :
Tandatangan :
Nama
Nama
:
Jawatan
:
:
Jawatan Tarikh
: :
Tarikh
:
Perihal Kerosakan
Catatan
