UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA Programu IN-SY-CO modulu POK verze 3.4 2003
Konzultace
IN-SY-CO spol. s. r. o. Pod vodárenskou věží 4 182 21 Praha 8 tel. 02/868 90 451 tel./fax: 02/865 81 898
ÚVOD Stručný popis
Program POK verze 03.3 slouží k evidenci a zpracování pokladních operací pro jeden a více organizačních celků (pracovišť), a pro jednu a více pokladen. Program sleduje pohyby na střediska, úkolů (grantů), pracovníků a pomoci příjmových a výdejových dokladů zaúčtuje veškerý pokladní styk. Program dále umožňuje přípravu a automatický přenos údajů o pohybech do programu IN-SY-CO: FU (finančního účetnictví) na základě účetního rozvrhu, který definuje a aktualizuje uživatel sám. Program vyžaduje základní znalost obsluhy osobního počítače. Program vyžaduje operační paměť nejméně 512 KB, alespoň jednu disketovou jednotku. Program je napsán a provozován v prostředí MS FoxPro. ZÁSADY PRÁCE
Zásady práce
1) Program vede uživatel formou menu (nabídek), kde si volí druh práce. Vysvícením nabízí uživateli texty nebo položky, které se mají nebo mohou volit, doplňovat, měnit nebo opravovat. 2) Volba z menu se uskutečňuje buď nastavením vysvícení příslušné řádky nabídky pomocí kláves se šipkami a následným stisknutím klávesy ENTER, nebo stiskem klávesy se znakem shodným s prvním znakem textu požadované nabídky. Např. stiskem klávesy se znakem 1 volíte ze základního menu práci 1 - ÚDRŽBA POKLADNY (pohyby). 3) Program automaticky kontroluje správnost hodnoty nebo formy zápisu některých předem určených položek. Program nedovolí např.: - zapsat kód účtu, který není v účetním rozvrhu pokladny (objeví se hláška ÚČET XXX NEEXISTUJE! - je nutno zapsat správnou hodnotu) - zapsat datum v jiné struktuře než je předepsána (DD MM RRRR) - nedovolí bez zadání hodnot opustit položku, která musí být povinně vyplněna (kurzor neopustí vysvícenou položku a program nepokračuje, pokud není doplněna odpovídající hodnota) - použít číslo střediska (úkolů), který není v číselníku (objeví se hláška POZOR, NEZNÁME STŘEDISKO. ZAVÉST NOVÉ STŘEDISKO? - možná volba ANO ano, čímž se tento číselník doplní, nebo NE -ne, potom je nutno zapsat správné číslo střediska, který je v aktuálním číselníku obsažen)
1
4) Kurzor vždy určuje místo pro zápis nebo opravu položek v obrazovkovém formuláři. 5) Význam kláves : ENTER - potvrzuje volbu nebo zobrazený obsah položky (s výjimkou volby hodnoty z číselníků z nápovědy F1) ŠIPKY - (doleva/doprava,nahoru/dolů) pohyb v menu nebo pohyb kursoru o 1 znak nebo o 1 řádek END/HOME - pohyb na okrajové znaky datových položek ve směru doprava/doleva DELETE - vymaže zobrazený znak, na kterém je umístěn kurzor. Současně se všechny znaky napravo od vymazaného znaku automaticky posunou o 1 místo doleva a jako poslední znak vpravo se automaticky zapíše mezera BACKSPACE - vymaže znak umístěný 1 místo vlevo od pozice kurzoru a ostatní znaky posune vlevo INSERT - přepínač přepisovacího a vkládacího režimu PgDn/PgUp - listování na následující/předchozí stránku PRINT SCREEN - tisk obsahu obrazovky ESC - zrušení volby nebo výběru (s výjimkou volby hodnot z číselníků z nápovědy F1, kdy tato klávesa potvrzuje výběr) F1 - nápověda věcného obsahu vysvícené položky (např. při zadávání nové položky jsou zde všechny číselníky) Ochrana dat
a) Při práci je důležité pravidelně nebo po větší aktualizaci pořizovat bezpečnostní kopie dat na zvláštní disketu. Tato bezpečnostní kopie se vytvoří zadáním příkazu MS DOS (u Windows 3.x a Windows 95 v Příkazovém řádku) C:\>KOPPOK A: XX YY , kde XX označuje číslo pokladny, YY je parametr (např. číslo dne, číslo měsíce nebo pořadové číslo kopie). b) V případě havárie počítače se doporučuje před novým startem programu obnovit data POK z bezpečnostní kopie zadáním příkazu MS DOS (u Windows 3.x a Windows 95 v Příkazovém řádku) C:\>OBNPOK A: XX YY , kde XX označuje číslo pracoviště a YY je parametr (poslední pořadové číslo kopie). c) Ochrana dat proti zneužití je programem zajišťována pomocí hesel. d) Práci z programem je nutno vždy ukončit prací K - Konec zpracování POK. VSTUPY A VÝSTUPY
Vstupy Výstupy
Datové položky, se kterými program pracuje, jsou uvedeny v popisu Základní věty POK. Datové položky se naplňují konkrétními daty pomocí klávesnice, nebo se do paměti počítače převádějí z bezpečnostní kopie. Program umožňuje získat tyto výstupní sestavy: 1) Tisk pokladní knihy setříděný podle: data pohybů (práce 1.4.1) dokladu (práce 1.4.2) středisek (práce 1.4.3) úkolů (práce 1.4.4) zaměstnanců (práce 1.4.5) účtů MD (práce 1.4.6) účtů DAL (práce 1.4.7) DPH (práce 1.4.8) 2) Tisk stavu pokladny, rekapitulace (práce 1.2) 3) Tisk rekapitulace dotace (provozní výdejový účet) (práce 1.3) 4) Tisk pohybů (opravy a storno) (práce 1.4.9) 5) Tisk příjmového dokladu a stvrzenky (dodatečně) (práce 1.4.A) 6) Tisk výdejového dokladu (dodatečně) (práce 1.4.B) UPOZORNĚNÍ
2
V uživatelské příručce se popisují pouze základní ev. (složitější) funkce programu POK. Uživatel je programem veden tak, že podrobný popis všech funkcí není nutný. Při práci je zcela dostačující sledovat pokyny na obrazovce počítače a řídit se jimi. START PROGRAMU Start programu
Po uvedení počítače do stavu připravenosti pro příkazy operačního systému MS DOS (u Windows 3.x a Windows 95 v Příkazovém řádku) program spustíte napsáním příkazu : C:\>INSYCO nebo přiřazením odpovídající ikony (Win 3.x a Win 95). Zobrazené datum je nutno potvrdit stiskem klávesy ENTER, nebo opravit na požadované a poté stisknout ENTER.
Heslo
Dále program vyžaduje zapsání hesla. Toto heslo sice není podmínkou pro chod programu, avšak jeho použití se doporučuje z důvodů ochrany dat. Heslo si určuje uživatel sám (libovolná max.osmimístná kombinace čísel a znaků). Použití a zobrazování nabídky hesla lze buď nastavit nebo odpojit z nabídky Konfigurace programu POK (práce 7). PŘÍPRAVA A KONFIGURACE PROGRAMU
Postup prací
Při prvním spuštění programu POK po instalaci je nutno provést : a) Práce 7 - KONFIGURACE POK - nutno nastavit všechny programem požadované konfigurační parametry. b) Práce 2 - ZALOŽENÍ NOVÉ POKLADNY, kde je nutno uvést název, číslo, limit a stav pokladny (např. 02 - Pokladna 1998). c) Práce 4 - ČÍSELNÍKY POK - nutno napsat všechna čísla středisek a úkolů (grantu), se kterými bude program pracovat pro danou pokladnu, a to ve tvaru stanoveném vnitropodnikovou metodikou. Číselníky POK lze naplnit i z předem daných externích textových (TXT) souborů (práce 4.3 - PLNĚNÍ ČÍSELNÍKŮ). d) Práce 5 - PRACOVNÍCI (pracuje-li pokladna s osobními čísly zaměstnanců) : - práce 5.3 - PLNĚNÍ SOBORU PRACOVNÍKŮ (pokud tento soubor máme k dispozici ve tvaru souboru TXT nebo DBF) - práce 5.1 - AKTUALIZACE (pokud nemáme k dispozice soubor pracovníků, je nutno ručně soubor pracovníků naplnit použitím klávesy F2 - přidat). DODATEČNÉ PODMÍNKY
Dodatečné podmínky Dodatečná podmínka se používá při bližší specifikaci skupiny POK, pokud jsou kritéria pro definování této skupiny uvedená v přímé nabídce programu nedostačující.Tuto podmínku lze uplatnit v tvorbě výstupních sestav POK (práce 1.3 a 1.4). Dodatečné podmínky se dají tvořit ze všech položek níže uvedené struktury základní věty POK. Hodnoty znakových položek (Znk) napište v apostrofech nebo v uvozovkách, hodnoty numerických položek (Num) zapište BEZ apostrof (') nebo uvozovek ("), hodnoty datových položek (Dat) napište v složených závorkách {}. Struktura základní věty POK (práce 1.3 a 1.4) Zkratka položky PV IDSUC IDDPH DATUM MESIC DOKL STRED UKOL CLANEK OSCISL
Typ Znk Znk Znk Dat Znk Znk Znk Znk Znk Znk
Délka 01 03 03 08 02 06 01-04 01-06 01 05
3
Název Příjem (P), výdej (V) Číslo řádku účtu v účetním rozvrhu (UR) Číslo řádku účtu DPH v UR Datum pohybu Měsíc pohybu Číslo dokladu (predmezerovat do délky 6) Číslo střediska Číslo úkolu Číslo grantu Osobní číslo zaměstnance
CISLOF NAZEV PRIJEM VYDEJ ZUSTAL DPH BDPH DPH05 DPH22 DOTACE POZNAMKA SU_MD AE_MD SU_DAL AE_DAL PORADIP
Znk Znk Num Num Num Num Num Num Num Znk Znk Znk Znk Znk Znk Znk
08 30 (12,2) (12,2) (12,2) (02,0) (12,2) (12,2) (12,2) 06-17 60 04 14/17 04 14/17 05
Číslo faktury Název pohybu (pokladní operace) Částka (příjem) Částka (výdej) Částka (zůstatek) Kód DPH (mezera, 05 nebo 22) Částka bez DPH Částka (DPH 5%) Částka (DPH 22%) Dotace pokladny Poznámka Syntetický účet MD Analytická evidence MD Syntetický účet DAL Analytická evidence DAL Pořadí pohybů
Pro určení dodatečné podmínky použijte následující znaky : .or. nebo .and. a zároveň <> nerovná se (ALT + 60 a ALT + 62) # nerovná se (ALT + 35) >= větší nebo rovno (ALT + 62 a ALT + 61) <= menší nebo rovno (ALT + 60 a ALT + 61) = rovná se (ALT + 61) > větší než (ALT + 62) < menší než (ALT + 60) $ obsažen (ALT + 36) ! negace (ALT + 33) EMPTY prázdný Příklady tvorby dodatečných podmínek : PV=’P’ všechny příjmové položky PV=’V’.and.DOKL=" 222" všechny výdejové položky s číslem dokladu 222 STRED>=“200“.and.STRED<=“300“ všechny položky splňující podmínku: od střediska 200 až do střediska 300 včetně UKOL=“2001“.or.UKOL=“3001“ všechny položky splňující podmínku: úkol 2001 nebo úkol 3001 MESIC=“09“.and.PV="P" všechny příjmové položky v měsíci září OSCISL="44125".and.PV="V" všechny výdejové položky na zaměstnance s osobním číslem 44125 DATUM<={30.06.98} všechny pohyby pokladny v 1. pololetí roku 1998 DATUM>={01.05.98}.and.DATUM<={31.05.98}.and.PV="V" všechny výdejové položky za měsíc květen roku 1998 PRIJEM>=500.and.PRIJEM<=3000 všechny příjmové položky od 500 do 3000 Kč včetně
4
VYDEJ>500.and.VYDEJ<3000 všechny výdejové položky od 500 do 3000 Kč DPH=0 všechny položky bez DPH DPH=5.and.DPH05<1000.and.PV="V" všechny výdejové položky s 5% DPH do 1000 Kč DPH=22.and.DPH22>1000.and.PV="V" všechny výdejové položky s 22% DPH nad 1000 Kč "5501"$DOTACE všechny výdejové položky dotace 5501 (např. cestovné, rozpočtová organizace) NAZEV$“CNB prijem“ všechny příjmové položky z CNB “CESTOVNE“$UPPER(nazev) všechny položky, které v názvu na jakékoliv pozici obsahují kombinaci „Cestovnej“ bez rozlišení malých a velkých písmen “SLUZBY“$UPPER(poznamka) všechny položky, které v poznámce na jakékoliv pozici obsahují kombinaci „Sluzby“ bez rozlišení malých a velkých písmen LEFT(SU_MD,3)=“261“ všechny položky vztahující se k syntetickému účtu 261 na straně MD (při nastavení automatického vyúčtování POK) LEFT(SU_DAL,3)=“261“ všechny položky vztahující se k syntetickému účtu 261 na straně DAL (při nastavení automatického vyúčtování POK) Práce 1
1. ÚDRŽBA POKLADNY (POHYBY)
Pohyby POK
1.1 Pohyby, pokladní kniha Tato volba slouží k prohlížení a aktualizací pokladní knihy po předchozí měsíční uzávěrce. Pohyb v tomto souboru knihy POK je umožněn pomocí kláves se šipkami, TAB, SHIFT-TAB, PgDn, PgUp. Práce s tímto souborem je umožněna pomocí funkčních kláves: F2 - PŘIDEJ - příjem (P) a výdej (V) F3 - OPRAV - oprava pohybu příjmu nebo výdeje pokladny F4 - ZRUŠ - zrušení pohybu příjmu nebo výdeje pokladny F5 - SETŘÍD - setřídění podle: dokladu datumu pohybů obsahu zápisu pohybu (název, text) středisek a úkolů čísel zaměstnanců částek (příjem, výdej) položky dotace pořadí příjmu a výdeje (pohyby jednoho dne) Po potvrzení volby se soubor pokladní knihy automaticky setřídí na základě zvolených třídících hledisek. F6 - HLEDEJ - vyhledáni položky na základě zvolených třídících hledisek
5
F7 - 1.řádek (začátek souboru) F8 - poslední řádek (konec souboru) Pro každý pohyb se vždy zapisují všechny položky (požadované údaje): PŘÍJEM/VÝDEJ - údaj povinný - (P - příjem, V - výdej) DATUM - údaj povinný - ve struktuře DDMMRRRR - datum pohybu je aktuální datum startu programu, který lze aktualizovat (ne novější než datum startu programu!). MĚSÍC - údaj povinný - měsíc zpracování pohybu pro automatické účtování a převodu účtů do programu finančního účetnictví (FU). Zpravidla je to měsíc datumu pohybu. DOKLAD - povinný údaj - číslo dokladu příjmu nebo výdeje je předchozí číslo dokladu příjmu nebo výdeje zvětšenou o 1. Jednotné nebo samostatné číslování příjmových a výdejových dokladu lze nastavit v konfiguraci POK (práce 7.8). Stisknutím klávesy ENTER tuto volbu potvrdíte, eventuelně ji přepíšete požadovanou numerickou hodnotou. KÓD ÚČTU (je-li nastaven automatické generování účtů v konfiguraci POK (práce 7.4)) - povinný údaj - 0 nebo číslo řádku účtu v účetním rozvrhu (UR) pokladny OBSAH - text pohybu nebo obsah zápisu z UR. ČÁSTKA - celková částka (s DPH) DPH (je-li nastaven v konfiguraci POK (práce 7.C)) - povinný údaj - DPH 5 nebo 22%. STŘEDISKO (je-li nastaven v konfiguraci POK (práce 7.M)) - nepovinný údaj - číslo střediska. Pokud použijete číselný kód střediska neobsažený v číselníku středisek (práce 4.1 - Číselník středisek), objeví se upozorňující hláška s nabídkou, zda chcete doplnit číselník středisek o toto nové středisko. Pokud ano, stačí potvrdit klávesou A (ANO) a F2, pokud ne, použijte klávesu N (NE) - v tomto případě je však nutné zapsat znovu správný kód, obsažený ve stávajícím číselníku středisek. ÚKOL (je-li nastaven v konfiguraci POK (práce 7.M)) - nepovinný údaj - číslo úkolu. Pokud použijete číselný kód úkolu který není obsažený v číselníku úkolů (práce 4.2 Číselník úkolů), objeví se upozorňující hláška s nabídkou, zda chcete doplnit číselník úkolů o tento nový úkol. Pokud ano, stačí potvrdit klávesou A (ANO) a F2, pokud ne, použijte klávesu N (NE) - v tomto případě je však nutné zapsat znovu správný kód, obsažený ve stávajícím číselníku úkolů. ČLÁNEK (GRANT) (je-li nastaven v konfiguraci POK (práce 7.M)) - údaj nepovinný číslo grantu (0 - 9). PRACOVNÍK (je-li nastaven v konfiguraci POK (práce 7.M)) - údaj nepovinný – použijte 0 nebo číselník osobních čísel pracovníků, který je uložen v souboru pracovníků (práce 5). Pokud zapíšete jiný číselný kód, objeví se hláška upozorňující, že dané osobní číslo není v souboru pracovníků obsaženo. Tento údaj slouží k evidenci pracovníka, který danou peněžní částku převzal, eventuelně převzal za něj osobní odpovědnost. ČÍSLO FAKTURY (je-li nastaven v konfiguraci POK (práce 7.M)) - nepovinný údaj pořadové číslo faktury v knize došlých faktur (program IN-SY-CO: THS). POZN. - nepovinný údaj - libovolný text poznámky k pohybu pokladny. Na pravé půlce obrazovky jsou zobrazeny: − aktuální stav pokladny (příjmy, výdeje a zůstatek) − poslední pohyby předchozího dne zpracování (příjem, výdej a stav) UPOZORNĚNÍ: Nesouhlasí-li počáteční stav pokladny, doporučujeme provést aktualizací počátečního stavu pokladny (práce 1.7.3) po předchozí archivaci dat (bezpečnostní kopie). Pozor na měsíční/roční uzávěrku! Veškeré pohyby pokladny se vynulují a POČÁTEČNÍ STAV pokladny se přepíše AKTUÁLNÍM STAVEM. Výstupní sestavy
VÝSTUPNÍ SESTAVY Všechny výstupní sestavy programu lze zobrazit na obrazovku, načíst do souboru nebo přímo vytisknout na připojené tiskárně (zde je nutná správná konfigurace - práce 7.1 a práce 7.2). Ve výstupní sestavě na obrazovce je orientace a pohyb umožněn použitím standardních kláves (šipky, HOME, END, PgDn, PgUp) tak i pomocí stisku klávesy s prvním znakem nabídky:
6
1. řádek - kurzor se automaticky přesune na první řádek sestavy Poslední řádek - automatický přesun na poslední řádek Hledání - pomocí zadání řetězce znaků automatické vyhledání Začátek bloku - označení začátku bloku pro tisk Konec bloku - konec bloku pro tisk Tisk - vytisknutí označeného bloku ESC - ukončení Pro tvorbu některých výstupních sestav (např. Tisk pokladní knihy) lze použít hlediska výběru přímo nabízená programem nebo použít ještě dodatečnou podmínku. Lze využít přímou nabídku při tvorbě jednotlivých výstupních sestav, zda chcete požadovaná data položkově ( P ) nebo sumárně ( S ). Tisk stavu POK
1.2 - TISK STAVU POKLADNY Sestava zobrazuje stav pokladny (součet příjmových a výdejových položek - dotace a ostatní) za zvolené období (od - do) a celkový aktuální stav pokladny (součet příjmů a výdajů po předchozí měsíční/roční uzávěrce).
Tisk rekapitulace
1.3 - TISK REKAPITULACE DOTACE Výstupem této práce je přehledná tabulka o dotace za zvolené období (od - do) a pro příjmové, výdajové nebo všech položek. Popis výstupní sestavy : DOTACE (6-17.místní číslo dotace) PŘÍJMY (příjmy vztahující se k dotaci) VÝDAJE (výdaje vztahující se k dotaci)
Tisk pokladní knihy
Tisk pohybů
1.4 - TISKOVÉ SESTAVY (OSTATNÍ) 1.4.1 - 1.4.8 - TISK POKLADNÍ KNIHY PODLE … Výstupem této práce je POKLADNÍ KNIHA se setříděním a mezisoučty podle DATA POHYBŮ, DOKLADŮ, STŘEDISEK, ÚKOLŮ, PRACOVNÍKŮ, ÚČTŮ MD/DAL a DPH pro vybranou pokladnu. Popis výstupní sestavy : P/V (příjmová/výdajová položka) DATUM PROHYBŮ ČÍSLO DOKLADU ČÍSLO STŘEDISKA ČÍSLO ÚKOLŮ ČLÁNEK (číslo grantu) ČÍSLO A JMÉNO ZAMĚSTNANCE ČÍSLO ÚČTŮ (SU_MD, AE_MD, SU_DAL, AE_DAL) DPH (5%, 22% a celkem) OBDAH ZÁPISU (NÁZEV ) PŘÍJMY VÝDAJE ZŮSTATEK ČÍSLO ŘÁDKU V ÚČETNÍM ROZVRHU DOTACE POZNÁMKA Pokladní kniha podle datumu má 3 formáty tisku (nastaveni formátu tisku pokladní knihy (1-3): viz konfigurace POK (práce 7.U)). 1.4.9 - TISK POHYBŮ (OPRAVY A STORNO) Výstupní sestava slouží pro tisk vyřazených (kód pohybu: 50) a opravovaných (kód pohybu: 20) položek pokladny za zvolené období. Zdrojem dat pro tuto výstupní sestavu je pohybový datový soubor POKROK.
Tisk příjmového a výdajového
1.4.A - TISK PŘÍJMOVÉHO DOKLADU A STVRZENKY 1.4.B - TISK VÝDAJOVÉHO DOKLADU
7
dokladu Tato volba slouží k dodatečnému tisku výdajového nebo příjmového dokladu a stvrzenky. Zdrojem dat pro výstupní sestavu je základní soubor POK. Pohyb v tomto souboru je umožněn pomocí kláves se šipkami, TAB, SHIFT-TAB, PgDn, PgUp. Práci s tímto souborem umožňují funkční klávesy: INSERT - označení/zrušení_označení věty pro tisk dokladu CTRL+Z - 1.věta (začátek souboru) CTRL+K - poslední věta (konec souboru) CTRL+H - vyhledáni věty na základě zvolených třídících hledisek (CTRL+R) CTRL+D - další výskyt věty při hledání podle částí obsahu zápisu (názvu) CTRL+R - řazení (setřídění) podle: dokladu datumu pohybů obsahu zápisu pohybu (název, text) středisek a úkolů čísel zaměstnanců částek (příjem, výdej) položky dotace pořadí příjmu a výdeje (pohyby jednoho dne) Po potvrzení volby se soubor pokladní knihy automaticky setřídí na základě zvolených třídících hledisek. F5 - označení všech vět souboru pro tisk dokladu F6 - zrušení označení všech vět souboru pro tisk dokladu F7 - hledání a označení věty F8 - hledání a zrušení označení věty CTRL + T - tisk příjmového nebo výdajového dokladu ESC - Návrat Vlastní podnik
1.5 - AKTUALIZACE ÚDAJŮ VLASTNÍHO PODNIKU Tato volba slouží k zavedení a aktualizaci základních údajů podniku pro účely tisku příjmových a výdajových dokladů, zakládání valutových pokladen atp. Popis věty vlastního podniku: IČO - identifikační číslo organizace DIČ - daňové identifikační číslo podniku ZKRÁTKA - zkrácený název podniku TYP ORGANIZACE - číselný kód typu organizace (0 - RO, 1 - PO, 2 - akciová, 3 soukromá, 4 - SRO, 5 - …) ADRESA - plný název a adresa podniku ZODPOVEDNÁ OSOBA - jméno zaměstnance (pokladní) PLATCE DPH - volte: ANO nebo NE - pří volbě ANO je umožněn práce s položkou DPH KÓD MĚNY - kód měny země (standard: Kč) - např. při založení valutové pokladny určuje kód měny země (např. USD) PĚNEŽNÍ ÚSTAV - zkrátka a kód banky, čísla účtů (max. 10 účtů)
Účetní rozvrh generace účtů
1.6 - ÚČETNÍ ROZVR (ÚR), GENERACE ÚČTŮ, PŘEVOD Zaúčtování pokladních pohybů probíhá automaticky za zvolené období (od-do, měsíc). Převod vygenerovaných účtů (přes disketu A:/B:, pevný disk C: nebo počítačovou síť) do programu finančního účetnictví (FU) lze provádět jednou nebo vícenásobně za období (od-do, měsíc). Při vícenásobném převodu za měsíc je zapotřebí dávat pozor (pří čtení v programu FU) na přenos od-do, aby nedocházelo k duplicitnímu převodu. Aby byl převod do FU bezchybný, je třeba definovat účetní rozvrh (ÚR) pro pokladní operace, a
8
tento ÚR musí být shodný s ÚR v programu FU. Tato volba umožňuje: − tvorbu a aktualizaci ÚR pro automatické generování a převod souboru dat do programu finančního účetnictví (FU) − generaci, prohlížení a tisk účtů pohybů POK za zvolené období (měsíc, od-do) − generaci a převod účtů do programu FU za zvolené období (měsíc, od-do) − použití znaků pro označení položky POK v analytické evidenci (AE) ÚR 1.6.1 - AKTUALIZACE/TISK ÚČETNÍHO ROZVRHU Při aktualizaci účetního rozvrhu lze použit funkční klávesy: F2 - Přidání nové věty do souboru F3 - Zrušení/Obnova vybrané (vysvícené) věty F4 - Hledání věty (řádku) podle čísla a pořadí řádku ESC - Návrat s uložením prováděných změn CTRL+T - Tisk ÚR Struktura věty ÚR: PV - P (příjem), V (výdaj) - vyúčtování příjmového (P) nebo výdajového (V) pohybu DPH - 0, 5 nebo 22 - (5, 22: vyúčtování DPH 5 nebo 22%) RAD - pořadové číslo věty (řádku) v ÚR (kód účtu) - vyplňuje se při zadávání příjmových a výdajových dokladů (pohyby) a nemusí se přednulovat PP - pořadí kódu účtu (01-99, standardně 01) pro generování více dvojicí účtů jednoho kódu účtu s/bez dodatečných podmínek - například: PV DPH RAD PP S_MD AE_MD S_DA AE_DA …. V 0 001 01 430 101 261 1 …. V 0 001 02 420 901 261 1 …. P 0 002 01 261 1 262 1 …. V 0 003 01 262 1 261 1 …. S_MD - syntetický účet (SU) na straně má dáti (MD)(4. pozice: mezera nebo kontrolní číslo SU) AE_MD - analytická evidence (AE) na straně má dáti (MD). Lze použít číslice 0 - 9 a znaky pro označení položky POK v AE (viz práce 1.6.2: c,C - článek (číslo grantu), d,D - číslo dokladu, f,F - číslo faktury, m,M - měsíc, o,O - osobní číslo zaměstnance, p,P - číslo pracoviště, s,S - číslo střediska, u,U - číslo úkolu) S_DA - SU na straně dal (DAL) AE_DA - AE na straně dal (DAL). Číslice a znaky pro označení: viz položku AE_MD +,- - hodnota kladná nebo záporná. Obsah zápisu - název účtu DPX – DPH (např. 5%, 22%, 0 – bez DPH), 99 – libovolné DPH nebo bez DPH Dotace - dotace 6 - 17 míst: viz konfigurace POK (práce 7.3) Podmínka - dodatečná podmínka pro generování účtů. Není povinná. Napíšete-li tuto dodatečnou podmínku, při generaci účtu je kontrolovaná - je-li splněná tato podmínka. Není-li žádná podmínka, generuje se vždy účetní věta.
1.6.2 - ZNAKY PRO OZNAČENÍ POLOŽKY V AE Tato volba slouží pro účely automatické vyplňování AE s některými položkami pokladny (článek, číslo dokladu, číslo faktury, měsíc zpracování, osobní číslo, číslo pracoviště, číslo střediska a úkolu). Stačí na zvolené pozici v AE napsat písmeno, které charakterizuje danou položku POK (např. D – číslo dokladu). Struktura věty znaků: Znak - znak (kód) položky POK pro označení v AE: c,C - článek (číslo grantové agentury) v délce 1 místa d,D - číslo dokladu v max. délce 6 míst f,F - číslo faktury v max. délce 8 míst
9
m,M – měsíc vyúčtování v délce 2 míst o,O - číslo zaměstnance podniku v max. délce 5 míst p,P - číslo pracoviště (HS – hospodářská správa) v délce 2 míst s,S - číslo střediska max. délce 6 míst u,U - číslo úkolu v max. délce 4 míst Zkratka - zkrácený název položky POK (např. DOKLAD) Délka_v_AE - délka obsahu položky POK zleva nebo zprava (počet znaků) S - směr výběru obsahu položky POK: L - zleva v dané délce P - zprava v dané délce Pred - číslo 1 - 3: 1 - předmezerovat do dané délky 2 - přednulovat do dané délky 3 - nezměnit obsah položky Název_položky - Název položky POK 1.6.3 - GENERACE ÚČTŮ POHYBŮ POK Generace účtů pohybu za zvolené období za účelem prohlížení/tisku (práce 1.6.3). 1.6.4 - PROHLÍŽENÍ/TISK ÚČTŮ POHYBŮ POK Prohlížení/tisk předem vygenerovaných účtů pohybů za zvolené období 1.6.5 – GENERACE A PŘEVOD ÚČTŮ DO PROGRAMU FU Převod účtů do programu FU za zvolené období (měsíc). 1.7 – MĚSÍČNÍ/ROČNÍ UZÁVĚRKA, REINDEXACE, ... U této činnosti lze volit: 1) reindexace souborů POK 2) měsíční/roční uzávěrka 3) aktualizace stavu pokladny 4) aktualizace pořadí pohybů 5) změna názvu a limitu pokladny Reindexace souboru
(práce 1.7.1) (práce 1.7.2) (práce 1.7.3) (práce 1.7.4) (práce 1.7.5)
1.7.1 - REINDEXACE SOUBORU POK Tuto operaci je nutno provést vždy po narušení indexů souborů POK – např. po aktualizaci souboru POK mimo program POK nebo při narušení stavu databáze POK po havárii počítače. Soubor se po potvrzení této volby automaticky zaktualizuje.
Měsíční/Roční uzávěrka
1.7.2 – MĚSÍČNÍ/ROČNÍ UZÁVĚRKA Tato volba slouží k nulování všech dosavadních pohybů pokladny a k přípravě zahájení pohybů nového měsíce/roku. Po potvrzení volby stiskem klávesy A (OPRAVDU CHCETE PROVÉST MĚSÍČNÍ UZÁVĚRKU), se měsíční/roční uzávěrka provede. Po měsíční/roční uzávěrce se počáteční stav přepíše aktuálním stavem pokladny. Doporučení: Před měsíční/roční uzávěrkou provést BEZPEČNOSTNÍ KOPIE DAT POK! 1.7.3 - AKTUALIZACE STAVU POKLADNY Tato volba slouží pro aktualizaci souboru stavu pokladny (celková suma všech příjmů a výdajů, celková suma všech příjmů a výdajů vztahující se k dotacím a aktuální stav po předchozí uzávěrce) po předchozí havárii počítače nebo při výpadku elektrického proudu během zpracování pohybů.
10
1.7.4 - AKTUALIZACE POŘADÍ POHYBŮ Tato volba slouží ke změně pořadí pohybů např. v rámci jednoho dne zpracování nebo pro docílení správného stavu pokladny. Kromě datumu pohybu jsou v souboru POK jednotlivé příjmy a výdaje (pohyby) číslování i 5místnou číselnou řadou pořadí pohybů (fyzické pořadí pohybů). Tato číselná řada je posledním sloupcem zobrazeného souboru. Lze je zhlédnout např. stiskem klávesy šípkou doleva (PorPo). Soubor by měl být setříděn podle příjmů a výdajů. Pak je třeba uvést čísla řádků od - do a číslo řádku za řádkem. 1.7.5 - ZMĚNA NÁZVU POKLADNY (LIMIT) Možno použít v případě, kdy zůstává v platnosti číslo pokladny (to se při této volbě automaticky zobrazí). Poté můžete změnit název a limit pokladny přepisem názvu a limitu stávající pokladny. Tiskárna (nastavení) 1.T - TISKÁRNA (nastavení) Samostatné nastavení parametrů tiskárny (obdoba práce 7.2 - Konfigurace POK - Řídící znaky tiskárny) pokud je volena její inicializace přímo z programu (práce 7.1 Konfigurace POK - Řízení tiskárny). Práce 2
2 - ZALOŽENÍ NOVÉ POKLADNY Tato práce se používá při prvním spuštění programu po jeho instalaci a při zakládání nové nebo další pokladny. Při založení dalších pokladen, objeví se upozorňující hláška s nabídkou, zda chcete kopírovat některé soubory z existujících pokladen. Pokud ano, stačí potvrdit klávesou A (ANO) - z nabídky vyberete pokladnu a soubor vlastního podniku. Lze založit maximálně 100 pokladen. Současně se založí na zakládané pokladně i soubor pracovníků (v případě, že není již založený), který se naplní pomocí práce 5 - Pracovníci.
Práce 3
3 - ZRUŠENÍ POKLADNY Práce slouží ke zrušení všech dat o POK zrušené pokladny, které se vybírá ze seznamu pokladen při volbě této práce v pravé části obrazovky. Zároveň je možno zrušit i soubory středisek, úkolů a pracovníků pro danou pokladnu z číselníku POK. UPOZORNĚNÍ : Vzhledem k tomu, že dojde k nenávratnému zrušení všech dat o POK, volí se tato práce výjimečně a doporučujeme tedy před jejím použitím provést bezpečnostní kopie dat.
Práce 4
4 - ČÍSELNÍKY POK Tato práce slouží k zavedení, rušení, opravě nebo k prohlížení souborů středisek a úkolů pro pokladnu vybrané ze zobrazeného seznamu pokladen. Soubory středisek a úkolů lze naplnit i z předem připravených externích textových (TXT) souborů (práce 4.3) o požadované struktuře.
Práce 5
5 – SOUBOR ZAMĚSTNANCŮ 5.1 - AKTUALIZACE Při volbě aktualizace souboru pracovníků pro zvolenou pokladnu slouží k práci funkční klávesy : F2 - PŘIDAT novou položku pracovníka F3 - ZRUŠIT položku pracovníka
11
F4 - HLEDAT podle zadaného řetězce znaků F5 - TŘÍDIT podle osobních čísel pracovníků nebo podle jmen pracovníků 5.2 - PROHLÍŽENÍ A TISK SOUBORU Sestavu souboru pracovníků lze třídit buď podle osobních čísel pracovníků nebo podle jejich jmen. Tuto volbu lze použít, pokud chceme vytvořit databázový nebo textový soubor pracovníků. 5.3 - PLNĚNÍ SOUBORU ZAMĚSTNANCŮ Tato práce se používá při prvotním plnění souboru pracovníků při prvním spuštění programu po instalaci. Pro plnění je možno použít textový nebo databázový soubor pracovníků o požadované struktuře : Název položky Osobní číslo pracovníka Středisko Jméno pracovníka Celkem
Délka 05 04 40 49 znaků
Pro plnění napište název souboru (TXT nebo DBF) včetně cesty a stiskněte klávesu ENTER. Práce 6
6 - BEZPEČNOSTNÍ KOPIE/OBNOVA Pro provedení této práce je třeba nejprve ukončit program IN-SY-CO (návrat do MS DOSu, např. C:\> ). (U Windows 3.x a Windows 95 spustit příkazový řádek). Pro bezpečnostní kopii na disk nebo disketu zadejte příkaz : C:\>KOPPOK xx yy zz Pro obnovu z bezpečnostní kopie z disku nebo diskety zadejte příkaz : C:\>OBNPOK xx yy zz Kde: xx je disketová jednotka A nebo B yy je dvoumístné číslo pokladny (00 - 99) zz je dvoumístný parametr - pořadové číslo bezpečnostní kopie (00 - 99) Např. C:\>KOPPOK A: 01 11 (bezpečnostní kopie na disketovou jednotku A pro pokladnu 01 v pořadí 11.) C:\>OBNPOK A: 01 11 (obnova bezpečnostní kopie z disketové jednotky A pro pokladnu 01 v pořadí 11.)
Práce 7
7 - KONFIGURACE POK 7.K - Konec konfigurace programu Ukončíte konfiguraci programu - NASTAVENÍ prováděných změn a návrat na hlavní menu. 7.1 - Řízení tiskárny Volba ODPOJIT (tiskárna řízena zpravidla mimo program POK). Volba NASTAVIT (tiskárna bude inicializována přímo z programu POK). Na dotaz, zda chcete nastavit řídící znaky tiskárny (PCL příkazy) z textových (TXT) souborů, napište A (ANO) pokud máte laserovou nebo inkoustovou tiskárnu, jinak A (NE). 7.2 - Volba výstupního portu Lze nastavit: LOKÁLNÍ (pro paralelní port: LPT1, LPT2 nebo LPT3, pro sériový port: COM1 nebo COM2, pro DOS utility PRN nebo PRN:) SÍŤOVÁ (formát příkazu)
12
SÍŤOVÁ NOVELL (formát příkazu). 7.3 - Dotace Nastaveni délky položky DOTACE (6 – 17 znaků). Bankovní dotace je tady uveden proto, aby se dalo při tisku rekapitulace dotace (práce 1.3) vyloučit tuto položku. 7.4 - Generace účtů Při volbě NASTAVIT a při definování dalších parametrů lze automaticky generovat a převádět účty pohybů POK do programu FU. Při volbě ODPOJIT automatické generování účtů pohybů POK nefunguje. 7.5 - Tisk P/V (příjmového/výdajového) dokladu a stvrzenky (přepínač) Po volbě NASTAVIT program po ukončení pohybů (pohyb: Příjem do pokladny) nabízí k tisku příjmového dokladu. Po volbě ODPOJIT – příjmový doklad k tisku nenabízí (lze příjmový doklad dodatečně vytisknout (práce 1.4.A - Tisk příjmového dokladu a stvrzenky)) Po další volbě NASTAVIT program po ukončení pohybů (pohyb: Příjem do pokladny) nabízí k tisku stvrzenky. Po volbě ODPOJIT – stvrzenku k tisku nenabízí (lze stvrzenku dodatečně vytisknout (práce 1.4.A - Tisk příjmového dokladu a stvrzenky)) Po volbě NASTAVIT program po ukončení pohybů (pohyb: Výdaj z pokladny) nabízí k tisku výdajového dokladu. Po volbě ODPOJIT – výdajový doklad k tisku nenabízí (lze výdajový doklad dodatečně vytisknout (práce 1.4.B - Tisk výdajového dokladu)). Lze zvolit i formát tisku dokladů. 7.6 – Háčky, čárky při tisku Po volbě NASTAVIT – volba české diakritiky při tisku. ODPOJIT – odpojení české diakritiky při tisku. 7.7 - Adresář exportu dat Adresář pro kopie (převod) datových souborů pokladny za účelem dalšího zpracování. 7.8 – Číslování dokladů (přepínač) Po volbě NASTAVIT - jednotná číselná řada příjmových a výdajových dokladů. Po volbě ODPOJIT - 2 samostatné číselné řady příjmových a výdajových dokladů. 7.9 - Zobrazení systémového času (přepínač) Volba NASTAVIT (program automaticky zobrazí aktuální systémový čas) nebo volba ODPOJIT (čas zobrazen nebude). 7.A - Heslo programu (přepínač) Volba NASTAVIT (při spuštění si program automaticky vyžaduje heslo) nebo volba ODPOJIT (žádost o heslo se při spouštění zobrazovat nebude ). 7.B - Změna hesla programu (přepínač) Předpokladem je potvrzená volba NASTAVIT v práci 7.A - napíšete nové heslo (libovolná max. osmimístná kombinace čísel a znaků). 7.C – Zpracování DPH (přepínač) Po volbě NASTAVIT - zpracování DPH (5 a 22%) je nastaven. Po volbě ODPOJIT - zpracování DPH je odpojen. 7.D – Tisk stavu předchozího dne Po volbě NASTAVIT - tiskne se stav pokladny předchozího dne v pokladní knize. Po volbě ODPOJIT - stav pokladny předchozího dne v pokladní knize se neobjeví. 7.E – Nulový pohyb (doklad) Po volbě NASTAVIT – možnost evidence nulového pohybu (doklad). ODPOJIT – program ignoruje nulový pohyb. 7.F – Aktuální stav pokladny (přepínač) Volba NASTAVIT - zobrazení aktuálního stavu pokladny v tiskových sestavách pokladny. 7.G – Doplňkový text pokladny Dodatečný doplňkový text v pokladní knize (PK). Například: Pokladní knihu VYHOTOVIL (A) ……….. PROVĚŘIL (A) …………. 7.H – Údržba pokladny z externích souborů Po volbě NASTAVIT – možnost údržby pokladny z externích souborů za předem dohodnutých podmínek (NKU). ODPOJIT – možnost údržby pokladny z externích souborů je odpojen. 7.I – Jednotný účetný rozvrh (ÚR) (přepínač) Volba NASTAVIT – připravený ÚR platí pro všechny pokladny. ODPOJIT – každá pokladna bude mít svůj vlastní ÚR (chyby-li tento ÚR, kopíruje se z existujícího
13
základního ÚR). 7.J – Číslo pracoviště Číslo hospodářské správy (HS) pro účely převodu dat do FU. Znak pro označeni v AE je P (pracoviště). Viz práce 1.6.2 – Znaky pro označení položky POK v AE. 7.L – Kontrola čísel dokladu (přepínač) Volba NASTAVIT – čísla dokladu jsou kontrolována na DULICITU. Volba ODPOJIT – program povoluje duplicitní čísla dokladu. 7.M – Zpřístupnění poli … (přepínač) Po volbě NASTAVIT [X] – pole MĚSÍC, CSTŘEDISKO, ÚKOL a ČLÁNEK (GRANT), ČÍSLO ZAMĚSTNANCE a ČÍSLO FAKTURY jsou vidět při zpracování pohybu. Po volbě ODPOJIT [ ] – tato pole vidět nejsou (vhodné pro ty uživatele, kteří nesledují pohyby POK na střediska, úkoly a granty …). 7.N – Kontrola limitu pokladny (přepínač) Po volbě NASTAVIT – při každém příjmu do pokladny je kontrolován limit pokladny a při jeho překročení upozorněn. Po volbě ODPOJIT – kontrola limitu je odpojen. 7.O – Vymezerování poznámky (přepínač) Po volbě NASTAVIT – pro další pohyb je pole POZNÁMKA vždy vymezerována. ODPOJIT – obsah poznámky zůstává zachována pro následující pohyb pokladny. 7.P – Transformace AE Číslo dodatečné úpravy pole analytické evidence při převodu dat do FU (01 – FzÚ AV ČR, 00 – převod dat do FU bez dodatečných změn AE). 7.Q – Formát tisku pokladní knihy (PK) Nastavení formátu tisku pokladní knihy: 1 - 3. Práce 8
8 - AKTUALIZACE SOUBORŮ Aktualizace souborů pro pokladny zvolené v pravé části obrazovky se provádí vždy po provedení UPGRADE programu, po provedení připojení dat z jiné instalace programu k vlastní databázi POK. Po provedení aktualizace souboru POK pro vybranou pokladnu se objeví informační hláška o provedené operaci.
Práce 9
9 – GENERACE A EXPORT SOUBORŮ Kopie (převod) datových souborů vybrané pokladny pro účely dalšího zpracování. Základní adresář kam se mají data kopírovat je nastaven v konfiguraci POK (práce 7.7). Tato volba je užitečná např. při centrálním zpracování dat z různých poboček organizace.
Práce A
A – ÚDRŽBA Z EXTERNÍCH SOUBORŮ Možnost údržby pokladny z externích souborů za určitých podmínek (NKÚ, AOPK, SCHKO). Viz konfigurace POK (práce 7.S).
Práce B
B – DATUM Změna aktuálního datumu v programu.
Práce C
C - DOS Při této volbě se objeví řádek pro zapsání příkazu MS DOSu. Klávesa ESC umožní návrat na základní nabídku.
Práce D
D – CALCULATOR… Při volbě se automaticky zobrazí kalkulátor, který je možné používat pomocí numerické klávesnice. Volbu ZADEJ PŘÍKAZ FOXPRO - programátorský vstup ( nevhodné pro uživatele ) .
Ukončení programu
K - KONEC ZPRACOVÁNÍ POK Práce slouží k ukončení práce s programem POK a k návratu do základní programové nabídky IN-SY-CO.
14
15
