uživatelská příručka. Autor: Bronislav Ceh. ATLAS consulting Pracovní doba Uživatelská příručka. Revize dokumentu: Aktualizace: 9

Autor: Bronislav Ceh Revize dokumentu: 6.10 Aktualizace: 9. září 2014

.........................

Strana 1

©2014 ATLAS consulting, spol. s r.o.

ATLAS consulting • Pracovní doba • Uživatelská příručka

......................... uživatelská příručka

Na následujících stránkách se můžete setkat s několika druhy zvýraznění, které vám pomohou s orientací v textu. Zde je uveden seznam všech použitých stylů a také grafických zvýraznění a vysvětlení jejich významu. Kurzíva označuje názvy polí v oknech či oken samotných. „Kurzívou v uvozovkách“ jsou psány všechny cesty, názvy souborů a složek. Tučná kurzíva označuje vždy tlačítko nebo volbu. Tučně jsou prováděna zvýraznění všech důležitých textů. Užitečná poznámka - tímto způsobem jsou zvýrazňovány užitečné poznámky, tipy pro vás a odkazy na nápovědu programu. Důležitá informace - jedná se o zvýraznění informací, jejichž nedodržení může mít za následek až nefunkčnost programu.

.........................

Strana 2



.........................

......................... 1 První pohled

4

2 Nároky na systém

6

3 Základní ovládání

7

1.1 1.2 1.3 1.4

Seznamte se... Co je pracovní doba? Uživatelská příručka - informace Použité termíny/zkratky

4 5 5 5

2.1 Co je potřeba k provozu aplikace? 2.2 Co vše je potřebné pro zprovoznění? 2.3 Omezení - kde provozovat nemůžeme?

6 6 6

3.1 Přihlášení do systému 3.2 Základní nabídka 3.3 Přehled docházky

7 8 11

4 Rozšířené ovládání

14

5 Přídavný modul

23

6 FAQ (často kladené otázky)

27

7 Použití dotykového ovládání a čtečky čipů

30

8 Použití čtečky otisků prstů

32

4.1 Rozšířená nabídka

14

5.1 Základní ovládání 5.2 Nástroj k administraci

6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9

23 26

Zapomenuto kliknutí příchodu do práce Zapomenuto zaznamenání odchodu na oběd Zapomenutý příchod z oběda Nedopatřením kliknutý odchod domů Po návratu z pracovní cesty nekliknuto odhlášení Zaznamenávání práce mimo pracoviště Návštěva lékaře před započetím pracovní doby Po kliknutí na příchod na pracoviště se zobrazí chybová hláška Po otevření stránky s přihlášením je zobrazena chybová hláška

7.1 Specifika řešení

8.1 Specifika řešení

30

.........................

Strana 3

27 27 27 27 28 28 28 28 29

32



Obsah

Kapitola 1 - První pohled

......................... Už vás také nebaví to věčné a nepraktické evidování pracovní doby ve velkých a tlustých sešitech, které se časem kupí a kupí? Také se každý měsíc děsíte toho, až budete muset sestavit měsíční výkaz odpracovaných hodin, čerpané dovolené či náhradního volna? Systém Pracovní doba vám přináší jednoduché řešení. Nyní bude pro vás práce se zaznamenáváním a evidováním pracovní doby příjemnou záležitostí.

1.1 Seznamte se... Dle Zákoníku práce §96 Evidence pracovní doby je zaměstnavatel povinen vést evidenci pracovní doby zaměstnanců. Zaměstnavatel je také povinen umožnit zaměstnanci nahlédnout do evidence jeho pracovní doby. Protože „ruční“ vedení této evidence je časově velmi náročné, jako účinný nástroj pro splnění této zákonné povinnosti každého zaměstnavatele byl vypracován systém Pracovní doba. Systém Pracovní doba je určen zejména pro malé a střední podniky „administrativního typu“ a slouží k evidenci pracovní doby prostřednictvím PC. • slouží nejen ke zpracování informací o příchodech, odchodech a přerušeních pracovní doby, ale na jejich základě také poskytuje základní podklady pro zpracování mezd • podává uživatelům přesné informace v jednoduché a přehledné formě bez nutnosti ručního vyhodnocování z papírových podkladů • je efektivním kontrolním nástrojem, který s malými nároky na čas podává okamžitý přehled o přítomnosti zaměstnanců na pracovišti a jejich docházkové kázni • poskytuje automatické vyhodnocení docházky, statistické výstupy a přehledy za jednotlivé zaměstnance i za skupiny zaměstnanců (jednotlivá oddělení) • nabízí tisk výkazů na libovolné tiskárně s možností výběru období, za které má být výkaz vytištěn • umožňuje průběžné i následné kontroly a opravy údajů a tím zamezuje výskytu chyb při zpracování dat o docházce • automatická archivace výkazů umožňuje uchovávat je v elektronické podobě a vytisknout kdykoli později • zajišťuje bezpečnost dat automatickým zálohováním • dalšími přednostmi, které uživatelům zpříjemňují práci, je jednoduchost systému, uživatelská přátelskost a moderní design

Strana 4



1 První pohled

• systém elektronických žádanek plně nahradil systém tištěných žádanek na dovolenou, náhradní volno, neplacené volno, důležité osobní překážky a překážky ve veřejném zájmu • přídavný modul P.D.P. umožňuje sledovat, na jakých projektech zaměstnanec pracuje a jaká je jejich časová náročnost

1.2 Co je pracovní doba? Jedná se o kódovanou internetovou aplikaci běžící na serveru, na uživatelských PC není tedy nutné provádět žádnou instalaci. Jediné co potřebujete, je internetový prohlížeč, který patří k základnímu vybavení každého Operačního systému, a adresu přidělenou administrátorem, k níž se budete přihlašovat. Produkt se dodává ve dnou variantách: • Webhosting - aplikace leží na serveru společnosti ATLAS consulting spol. s r.o., která provádí také jeho správu. • Instalace na server od klienta, kterou provádí naši technici.

1.3 Uživatelská příručka - informace Informace obsažené v této uživatelské příručce jsou určeny uživatelům systému Pracovní doba, nikoliv jeho správcům. Je zde uvedeno, jak produkt obsluhovat, využívat jej pro zaznamenávání příchodů a odchodů do zaměstnání, přerušení pracovní doby, sledování aktuálního stavu odpracovaných hodin, kontrolu výkazů a podobně.

1.4 Použité termíny/zkratky Při pročítání této uživatelské příručky se můžete setkat s několika termíny nebo zkratkami. Níže naleznete vysvětlení, co která znamená: • Administrátor - jedná se o správce systému (může být jen jeden) s plnými právy pro administraci. • Správce oddělení - jedná se z pravidla o vedoucího oddělení, který je v systému dohlíží na své podřízené. Správce je omezen jak počtem uživatelů, tak některými funkcemi. Správců oddělení by mělo být tolik, kolik je oddělení ve společnosti. • P.D.P. - pracovní doba projekty, zkratka pro přídavný modul systému Pracovní doba.

......................... Strana 5



Kapitola 1 - První pohled

Kapitola 2 - Nároky na systém

......................... 2.1 Co je potřeba k provozu aplikace? Aplikaci Pracovní doba lze provozovat na každém běžném počítači, který je připojen k internetu, popř. místnímu intranetu, s operačním systémem Windows 95 a vyšší. Minimálně se musí jednat o Pentium s 32 MB RAM, vybavené nejméně prohlížečem Microsoft Internet Explorer 4.0 s instalovaným doplňkem Macromedia Flash.

2.2 Co vše je potřebné pro zprovoznění? Předtím, než se pustíte do samotného užívání systému, vás jistě bude zajímat, co všechno je potřeba nastavit v operačním systému, jak to ovlivní práci s počítačem, případně chod jiných aplikací. Aplikace Pracovní doba je velice nenáročný systém využívající součástí operačního systému Windows. Pro zprovoznění na uživatelských PC není potřeba žádné instalační CD a dokonce ani žádné místo na pevném disku. Stačí jen spustit internetový prohlížeč, zadat adresu, kterou vám přidělil Administrátor Pracovní doby, a začít systém užívat.

2.3. Omezení - kde provozovat nemůžeme? Systém Pracovní doba nemůže být provozován na operačních systémech nesplňujících požadavky uvedené v kapitole 2.1. Neníli počítač připojen k internetu popř. místnímu intranetu, nelze produkt využívat. Pro správnou funkci není nutné speciálního nastavení internetového prohlížeče, je však nutné mít povolenu podporu Cookies.

.........................

Strana 6



2 Nároky na systém

Kapitola 3 - Základní ovládání

......................... Pro vstup do systému Pracovní doba je potřeba spustit internetový prohlížeč a zadat adresu, která vám byla přidělena Administrátorem popř. Správcem oddělení. Adresa bývá zpravidla ve tvaru: spolecnost.pracovnidoba.cz.

3.1 Přihlášení do systému Po úspěšném načtení systému Pracovní doba se zobrazí obrazovka pro přihlášení (obr.1), kde je potřeba zadat uživatelské jméno a heslo, které vám bylo přidělo administrátorem.

Pole pro zadání uživatelského jména

Pole pro zadání hesla

Obr.1 - Obrazovka pro přihlášení

Pokud dojde k chybnému zadání uživatelského jména nebo hesla, informuje systém uživatele chybovou zprávou (obr.2). Pro kontrolu přihlašovacích údajů kontaktujte vašeho správce pracovní doby.

Chybová zpráva

Obr.2 - Chybová zpráva

Strana 7



3 Základní ovládání


Po příchodu do zaměstnání a úspěšném přihlášení do systému vybídne aplikace uživatele ke kliknutí na tlačítko příchod na pracoviště. Jestliže má zaměstnanec v daném dni pracovní pohotovost (stanovuje správce oddělení) a je povolán do zaměstnání, po příchodu na pracoviště klikne na ikonku příchod na pracoviště v době pracovní pohotovosti. V době pracovní pohotovosti je zaměstnanci přístupná jen ikona pro odchod domů. Jakmile úspěšně zaznamenáte svůj příchod na pracoviště, a mezitím Vám byla zaslána zpráva od Vašeho vedoucího, je před zobrazením hlavní nabídky zobrazen obsah této zprávy.

Tlačítko pro potvrzení přečtení oznámení.

Okno s oznámeními.

Obr. - Zpráva od vedoucího

Jednotlivá oznámení jsou zde seřazena od nejnovějšího po nejstarší. Tlačítkem Přečetl pak potvrdíte, že jste zprávu zaznamenali a zobrazí se hlavní nabídka.

Ikona pro vyvolání archívu oznámení. Obr. - Ikona pro zobrazení přečtených zpráv

V případě, že by jste si chtěli znovu přečíst již přečtené zprávy, můžete si nechat zobrazit archiv oznámení. Pro vyvolání archívu klikněte na ikonu obálky nad hodinami (Obr. - Ikona pro zobrazení přečtených zpráv). Otevře se Vám nové okno s výpisem všech přijatých oznámení za poslední dva měsíce ( Obr. - Archív oznámení). Zprávy za poslední dva měsíce v archívu oznámení.

Obr. - Archív oznámení

Strana 8



3.2 Základní nabídka

Aktuální stav

Počet odpracovaných hodin Čas na hodinách je čas na lokálním PC, zaznamenaný je serverový, je řízen automaticky. Pokud potřebujete zjistit přesný serverový čas, poklepejte na hodnotu odpracováno, čas se zobrazí na spodní liště.

Obr.3 - Hlavní nabídka

Informace o pozdním příchodu má pouze informativní charakter a nijak nezasahuje do konečného výsledku odpracované doby v daný den.

Přestávku je možné čerpat minimálně po 15 minutových úsecích. Dříve než tedy uplyne 15 minut je ikona pro příchod na pracoviště šedá a tedy i nefunkční.

Pokud dojde k pozdnímu příchodu na pracoviště, systém o tomto stavu informuje v dolním okraji obrazovky (Obr.4)

Obr.4 - Pozdní příchod na pracoviště

První položku, kterou můžete na hlavní stránce nalézt, je odchod na přestávku. Používá se zpravidla pro čerpání polední přestávky. Návrat se zaznamenává kliknutím na ikonu příchod z přestávky. Minimální délka polední přestávky je dle Zákoníku práce § 88 nastavena na 30 min. Zaměstnavatel také může povolit čerpání přestávky 2x po 15min. Je-li pracovní doba delší jak 12h má zaměstnanec právo na druhou přestávku v délce 30min. Odpracuje-li zaměstnanec v daném dni více než 6 hodin nepřetržitě a nezaznamená čerpání přestávky na oběd, je mu při odchodu domů vždy automaticky odečteno „povinných“ 30 min. Pokud zaměstnanec přišel z přestávky po více jak 30 minutách, systém o tomto stavu informuje v dolním okraji obrazovky (Obr.5), podobně jako u pozdního příchodu na pracoviště.

Obr.5 - Pozdní příchod z přestávky

Strana 9



Po přihlášení a přečtení všech Vám zaslaných zpráv se Vám zobrazí hlavní nabídka (Obr.3) systému Pracovní doba. Tato se bude zobrazovat při každém dalším přihlášení. Informuje zaměstnance o aktuálním datu či hodině, jménu a pozici přihlášeného uživatele, ale hlavně o stavu, zda je na pracovišti nebo u lékaře a podobně.

Následující tlačítko odchod pracovně umožní zaměstnanci zaznamenat nejen přesný čas, ale i důvod opuštění pracoviště a místo návštěvy, jelikož tyto údaje je vždy nutné vyplnit (Obr.6). Při návratu z pracovní schůzky se zaměstnanec přihlašuje kliknutím na ikonu příchod na pracoviště.

Obr.6 - Údaje o služební cestě

Dalším tlačítkem v hlavní nabídce je odchod k lékaři. Tato položka nevyžaduje zadávání podrobnějších údajů jako předchozí nabídka odchod pracovně. Je na každém Administrátorovi/Správci oddělení, aby tyto údaje ověřil. Návrat pracovník zaznamenává, podobně jako u předchozích případů, kliknutím na ikonu příchod od lékaře. Návštěva u lékaře je dle nařízení vlády 590/2006 Sb. důležitá osobní překážka v práci. Nezapočítává se tedy do pracovní doby a proplácí se jako náhrada mzdy! Zpracování ošetření u lékaře programem se liší dle nastavení pracovní doby: • U pevné pracovní doby je ošetření u lékaře v kteroukoliv dobu během pracovní směny posuzováno jako překážka v práci. • U pružné pracovní doby je návštěva lékaře posuzována jako překážka v práci jen v době tzv. povinné části pracovní směny. Přesný čas, kdy dochází k tomu, že ošetření je již bráno z osobního volna zaměstnance, je stanoven v typu pracovní doby. Tu nastavuje Administrátor systému.

Posledním způsobem, jak opustit pracoviště v systému Pracovní doba, je odchod soukromě. Tato možnost je určena pro odchod z důvodu privátní záležitosti, zaznamenaný úsek se nezapočítává do pracovní doby. Návrat ze soukromé pochůzky se zaznamenává kliknutím na tlačítko příchod na pracoviště.

Strana 10




Tlačítko odchod domů slouží k odchodu zaměstnance z pracoviště a ukončení práce v daném pracovním dni. Pokud je však předpokládán návrat na pracoviště v daném dni, používá se odchod soukromě. Po stisknutí tlačítka odchod domů se zobrazí stránka k potvrzení odchodu z pracoviště a ukončení práce. Tlačítko Ano provede ukončení práce. Tlačítko Ne pak provede návrat na hlavní obrazovku.

Obr. - Potvrzení/zrušení odchodu z práce s možností volby služební cesty

Pokud zaměstnanec následující pracovní den vůbec nepřijde na pracoviště používá se volba "Sc" - služební cesta v plánování nepřítomnosti.

Vedle tlačítek Ano a Ne k potvrení či zrušení volby ukončení práce se ve spodní čísti nachází tlačítko ANO + odchod na služební cestu. Toto tlačítko provede potvrzení ukončení práce stejně jako tlačítko Ano, ale navíc ještě zajistí, že následující pracovní den bude v době začátku pracovní doby (v čase dle nastavení typu pracovní doby) proveden automatický záznam příchodu na pracoviště, a také automatický záznam odchodu služebně ve stejný čas. Tato funkce se používá v případech, kdy zaměstnanec dopředu ví, že následující pracovní den bude hned od rána služebně mimo a až později přijde na pracoviště. Místo aby bylo nutné přijít na pracoviště a provést záznam příchodu a záznam odchodu služebně provede tyto záznamy systém automaticky. Pokud zaměstnanec zvolil tuto možnost, ale ráno přijde na pracoviště před začátkem pracovní doby bude tato volba ignorována. Tato funkce je také ignorována o víkendech. Pokud zaměstnance provede volbu v pátek bude automatický záznam proveden až v pondělí.

......................... Strana 11




Další tlačítka, která systém Pracovní doba nabízí na hlavní stránce, jsou informativního charakteru.

Možná oprava vloženého stavu

Ikona den zobrazuje detail dne (Obr.7) se zaznamenaným průběhem pracovní doby v daném dni. Umožnil-li vám Administrátor/Správce oddělení provést opravu vloženého stavu, je v řádku, kde je oprava možná, zelené tlačítko. Prostřednictvím Poznámky ke dni se zaznamenávají informace pro Administrátora/ Správce oddělení, které se k tomuto dni vztahují. (např. důvod pozdního příchodu, důvod soukromého odchodu apod.)

Poznámky ke dni

Obr.7 - Detail dne

Informace zpracované v průběhu týdne lze vyvolat pomocí tlačítka týden. Ty zobrazují detail týdne (Obr.8) s informací o průběhu týdne i jednotlivých dnů. Jsou zde informace o celkové odpracované době za týden. Byla-li v tomto období přečerpána přestávka, je zobrazována informace o kolik, stejně tak jako informace o pozdních příchodech apod. Prováděla-li se oprava některého z vložených stavů, platí údaje ve sloupci umístěném napravo. Kliknutím na vybrané datum z nabídky je možné se přenést na detail dne. V zelené tabulce pak najdeme informace o týdenním fondu pracovní doby a údaj o tom, kolik zbývá odpracovat, aby byl týdenní fond pracovní doby splněn. Pozdní příchod Sloupec vyhrazený pro změny Týdenní fond

Obr.8 - Detail týdne

Strana 12



3.3 Přehled docházky

Počet hodin za den

Poslední z výkazů, které můžete zobrazit pomocí tlačítka měsíc, je detail měsíce (Obr.9). Nabídne vám podrobné informace o průběhu pracovní doby v měsíci, po rozkliknutí i jednotlivých týdnech a dnech. Nacházejí se zde také informace o celkové odpracované době za měsíc, jednotlivé týdny a dny, s rozdíly mezi fondem pracovní doby a skutečně odpracovanými dny. Dále je zde zobrazen počet pracovních dnů v měsíci, počet pracovních hodin v měsíci a aktuální rozdíl ve dnech i hodinách.

Obr.9 - Detail měsíce Počet dnů v měsíci Počet hodin v měsíci Počet hodin za týden Počet odpracovaných hodin za měsíc Aktuální rozdíl v hodinách Aktuální počet hodin k danému dni

Údaj aktuálně den informuje zaměstnance o tom, jaký je aktuální stav jeho odpracovaných hodin vzhledem povinnosti za měsíc. Typickým příkladem je využití pružné pracovní doby, jakmile se hodnoty začnou zobrazovat zeleně, může zaměstnanec v daném dni ukončit práci a odejít, aniž by pak musel v dalších dnech tento dřívější odchod z práce nadpracovávat.

.........................

Strana 13




Kapitola 4 - Rozšířené ovládání

......................... Pro vstup do obrazovky z rozšířeným ovládáním slouží tlačítko administrace. Zde je možné sledovat aktuální stav všech zaměstnanců ve společnosti, popřípadě nepřítomnosti a jeho důvod. Dále umožňuje zjistit, na který den připadá státní svátek nebo tisknout firemní formuláře, jako je žádanka o dovolenou a podobně.

4.1 Rozšířená nabídka Okno s rozšířenou nabídkou (Obr.10) je velice podobné oknu se základní nabídkou. Na stejném místě najdete informace o přihlášeném uživateli, informaci o stavu, počet odpracovaných hodin a také aktuální čas.

Obr.10 - Rozšířená nabídka

První změna, které si nejdříve všimnete, je nahrazení tlačítka administrace tlačítkem hlavní, které nám umožní návrat do základní nabídky a naopak. Další z nabízených funkcí je možnost zobrazení všech státních svátků v daném roce (Obr.11), tento seznam vyvoláte tlačítkem státní svátky. Pokud byla administrátorem zadána data, je možné zobrazit nejen aktuální rok.

Obr.11 - Státní svátky

Strana 14



4 Rozšířené ovládání

Potřebujete-li odevzdat vedoucímu přehled o vaší práci za požadované období, využijte nabídku měsíční výkaz (Obr.12a). Zobrazí se kompletní informace o příchodech, odchodech, délce čerpané přestávky a podobně. Dále nabízí informace o samotném měsíci jako např. počet dnů, počet pracovních dnů, odpracovaných dnů nebo hodin, přesčasy, nemocenské, dovolené atd.

Obr.12a - Měsíční výkaz bez bilančního zpracování přesčasů V případě překročení maximálního počtu hodin přesčasů při využití vyhodnocení přesčasů pomocí vyrovnávacího období (viz. ZP §93), bude toto upozornění zobrazeno ve spodní části výkazu pod částí s podpisy. Tedy např. "Byla překročena maximální hodnota přesčasů stanovená Zákoníkem práce §93 (stanovený limit: 160 hod.)"

Pokud společnost využívá "přenosy mezi měsíci" - tzv. bilanční zpracování přesčasů, jsou v měsíčním výkazů navíc položky vstupní a závěrečná bilance. Vstupní bilance je počet hodin, které byly vedoucím převedeny z minulého měsíce. Závěrečná bilance (Obr.12b) je pak právě počet hodin, které byly vedoucím převedeny do následujícího měsíce. Vstupní bilance tedy odpovídá závěrečné bilanci z minulého měsíce.

Obr.12b - Výňatek z výkazu u bilančního zpracování

Pomocí tlačítka aktuální stav můžete zobrazit nejen aktuální souhrnné informace o počtu přítomných zaměstnanců na pracovišti (Obr.14), ale také další detailní informace, jako je např.: oddělení, na kterém pracuje, mail či telefon atd. (Obr. 13).

Obr.13 - Aktuální stav (detailní informace)

Strana 15




Pomocí šipek lze tabulky skrýt nebo případně znovu zobrazit.

Obr.14 - Aktuální stav (souhrnné informace)

Kliknutím na ikonu osobní nastavení zobrazíte nabídku pro změnu vašich přihlašovacích údajů, zapnutí nebo vypnutí potvrzení odchodu na přestávku / domů, a v případě využívání modulu projekty také preferencí (Obr. 15).

Změna přihlašovacích údajů.

Nastavení zda má být zobrazeno potvrzení při odchodu domů a na přestávku

Nastavení preferovaného projektu a činnosti.

Obr. 15 - Osobní nastavení

Máte zde možnost změnit Vaše heslo. Dále můžete nastavit zda při odchod na přestávku či domů budete vyzváni zda chcete odchod opravdu provést. Pokud využíváte modul projekty, můžete zde také nastavit preferovaný projekt a činnost. Tento projekt a činnost se Vám bude poté automaticky vybírat v modulu projekty. To lze využít v případě, že provádíte většinou zápis do tohoto projektu. Strana 16




Systém pracovní doba umožňuje také tisk různých formulářů (Obr.16) na návštěvu lékaře, traumatologický plán, potvrzení o zdravotní způsobilosti a žádanka o neplacené volno. Tuto možnost získáte kliknutím na ikonu formuláře. Formuláře nejsou součástí dodávky pracovní doby. V případě, že není tato funkce přístupná, obraťte se na vašeho správce pracovní doby s požadavkem na zprovoznění.

Obr.16 - Seznam formulářů

Poslední nabízená funkce, kterou je možné vyvolat pomocí tlačítka nepřítomnost na pracovišti, je plánování a zobrazování naplánovaných dovolených. Po zobrazení hlavní nabídky (Obr.17) je možné vždy pomocí ikony zobrazit vyvolat obrazovky s informací o čerpání dovolené za rok, naplánované dovolené v rámci jednoho oddělení, ale hlavně její individuální naplánování.

Obr.17 - Nepřítomnost na pracovišti (hlavní nabídka)

přehled čerpání za rok - zobrazí informace o aktuálním stavu čerpané dovolené, nemocenské, ošetřování člena rodiny a náhradního volna. Je zde také zobrazeno, kolik má zaměstnanec nečerpáno dovolené a náhradního volna, a dále seznam jeho plánované nepřítomnosti (Obr.18). Strana 17




Výčet nepřítomnosti

Dovolená Nemocenská

Nečerpané dny Plán nepřítomnosti

Obr. 18 - Přehled čerpání za rok

plánování na měsíc/rok - po klepnutí na toto tlačítko se zobrazí okno pro plánování dovolených (Obr.19), ošetřování členů rodiny, náhradního volna a pod. Tlačítkem XX je možné zrušit uložené údaje (např. po chybně zvoleném dni pro dovolenou). Pokud vám není jasné, jakou akci zastupují jednotlivá písmena, nápovědu získáte stiskem tlačítka v horním pravém rohu obrazovky.

Dovolená Půlden dovolené Překážky osobního zájmu Náhradní volno Služební cesta

Služební cestu lze v případě potřeby naplánovat v aktuální den. Ostatní položky pak jen den předem.

Obr.19 - Plánování dovolené

Počet dnů dovolené, které má zaměstnanec k dispozici, zadává do systému účtárna nebo osoba tím pověřená. Nejsou-li vstupní hodnoty zadané, nelze dovolenou plánovat. To samé platí i v případě, že chcete čerpat náhradní volno. Strana 18




Aby bylo možné vyplnit žádanku pro čerpání náhradního volna, je potřeba mít k dispozici potřebný počet přesčasových hodin. Ty vyplňuje správce oddělení při zpracování měsíčního souhrnu.

Chybová hláška - Dovolená

Plánování dovolené, náhradního volna, neplaceného volna, důležitých osobních překážek, překážek ve veřejném zájmu a služebních cest je realizováno systémem elektronických žádanek. Naplánovanou dovolenou, náhradní volno apod. je potřeba uložit. Po stisku tlačítka Uložit dojde k zobrazení obrazovky s žádankou (obr. 20). Čerpání musí být plánováno v jednom celku. Není možné plánovat dovolenou např. na pondělí a pátek jednou žádankou. V tomto případě je nutno vyplnit žádanky dvě. Pokud plán dovolené časově spadá do dvou různých měsíců, je také nutno vyplnit dvě žádanky (podklad pro mzdovou účetní za každý měsíc).

Obr. 20 - Žádanka o dovolenou

Do žádanky je nutné uvést místo pobytu v době nepřítomnosti na pracovišti, telefonní kontakt je nepovinný. Důvodem je ta skutečnost, že zaměstnavatel musí být informován o místě pobytu zaměstnance, protože v případě jeho odvolání z dovolené, se zaměstnavatel rozhoduje i podle toho, jaké dodatečné náklady by pro něj vznikly odvoláním někoho, kdo je např. v Thajsku apod. Upozorňujeme, že je nyní bezpodmínečně nutné dokončit práci s tímto formulářem kliknutím na tlačítko Uložit, protože jedině tak dojde k rozeslání e-mailů. Ukončíte-li práci s programem tím, že zavřete okno (nebo dojde z jiných důvodů k nedokončení odeslání žádanky), nejsou e-maily rozeslány, avšak v plánu dovolených je údaj již zaznamenán. Oprava takovéhoto stavu je snadná. Zaměstnanec smaže svůj plán nepřítomnosti na pracovišti pro dané dny (viz. výše) a provede opětovně celou operaci. O správně vyplněné a Strana 19


.........................



Osoba s pravomocí schvalování dovolených, náhradního volna, atd. (vedoucí týmu, vedoucí oddělení) dostane e-mail s žádostí. Žádanka obsahuje jméno osoby, údaje o zahájení a ukončení dovolené atd., kolik dnů dovolené popřípadě nečerpaného náhradního volna má zaměstnanec k dispozici a dva odkazy jeden s nápisem SCHVALUJI a druhý NESCHVALUJI (obr. 21). Po kliknutí na odkaz se otevře stránka v prohlížeči s náhledem na žádanku a zaměstnanci je odeslán e-mail s informací o schválení či neschválení žádanky. Není nijak omezeno provést po schválení žádanky její dodatečné zamítnutí a naopak, stačí jenom kliknout na patřičný odkaz v e-mailu. Pro snadnější rozhodování je v e-mailu umístěn i odkaz na plánovanou nepřítomnost na pracovišti v měsíci za celé oddělení. Pokud se po klinutí na SCHVALUJI / NESCHVALUJI neotevře stránka v prohlížeči s potvrzením o schválení případně neschválení žádanky, nebyl příkaz vykonán! Kontaktujte svého správce pracovní doby o nápravu. Pokud zaměstnanec zruší naplánovanou dovolenou, je odeslán e-mail o zrušení na mail vedoucího týmu, mail zaměstnance a mail s potvrzením.

Naplánovanou dovolenou atd. lze v případě potřeby kdykoliv zrušit a vyplnit si žádanku novou. A to i v případě, že žádanka už byla schválena. Zrušené žádanky se dál nezpracovávají a ani netisknou. Pokud by však byl například z žádanky na 5 dní čerpán alespoň jeden den, je žádanka uvedena v příloze s patřičným počtem čerpaných dnů.

Své rozhodnutí můžete kdykoliv změnit kliknutím na příslušný odkaz.

Obr. 21 - E-mail, jež obdrží vedoucí oddělení

Systém žádanek vyžaduje správné nastavení údajů na kartě zaměstnance - e-mail zaměstnance, e-mail vedoucího a případně i vedoucího týmu/dílny/apod.. V případě, že zaměstnanec nemá některý povinný e-mail vyplněn, je informován zobrazením chybového hlášení. Pokud zaměstnanec nemá svůj firemní e-mail, schvaluje žádanky účtárna, která má k dispozici potřebné nástroje a není nutné věnovat chybovému hlášení pozornost.

Chybová hláška - Nevyplněný e-mail Strana 20




plán za celé oddělení - zobrazí plán v rámci daného oddělení (Obr.22), který vám velice usnadní orientaci v již naplánovaných dovolených ostatních kolegů, díky čemuž nebude docházet k vzájemným konfliktům plánovaných termínů.

Obr.22 - Přehled naplánovaných dovolených v rámci oddělení

Poslední ikonou v rozšířené nabídce je plán směn. Po kliknutí na tuto ikonu se Vám otevře okno (Obr. - Výběr plánu směn), ve kterém si můžete nechat zobrazit pro Vámi vybraný měsíc osobní plán směn, nebo plán směn pro celé oddělení.

Výběr měsíce, roku a tlačítko pro zobrazení osobního plánu směn Plán pro celé oddělení

Obr. - Výběr plánu směn

osobní plán- pro Vámi vybraný měsíc a rok se zobrazí plán směn (Obr. - Osobní plán), kde je pro každý den vidět název směny, její začátek, konec a její délku. Pod přehledem jednotlivých dní v měsíci je pak souhrn jednotlivých obsažených směn. U každé je vidět kolikrát byla vybrána a celkový počet hodin. Úplně na konci je pole pro datum a podpis nadřízeného. Proto je vhodný k tisku a archivaci.

Strana 21



U firem využívající bilanční systém musí žádanku o náhradní volno, které bude zaměstnanec čerpat dopředu a nadpracovávat následující měsíc, může vyplnit jenom vedoucí oddělení nebo administrátor.

ATLAS consulting • Pracovní doba • Uživatelská příručka Obr. - Osobní plán

plán oddělení - pro Vámi vybraný měsíc a rok se zobrazí plán směn Vašeho oddělení (Obr. - Plán oddělení), z něhož lze vyčíst směny všech zaměstnanců oddělení v měsíci. Pod seznamem zaměstnanců je menší tabulka se seznamem směn a jejich definicí.

......................... Obr. - Plán oddělení

Strana 22


Kapitola 5 - Přídavný modul P.D.P

......................... 5.1 Základní ovládání Pokud jste se rozhodli zakoupit systém Pracovní doba také s přídavným modulem P.D.P., změní se vzhled obrazovky s nabídkou rozšířeného ovládání (Obr.23).

Obr.23 - Rozšířené ovládání s P.D.D.

Jestliže vás Správce oddělení popř. Administrátor pověřil Správou úkolů, přibude po přihlášení na obrazovce ještě další ikona. Celá stránka poté vypadá následovně (Orb.24).

nově přidané ikony

Obr.24 - Rozšířená nabídka s P.D.D. (správce úkolů)

První novou ikonou, kterou je možné na obrazovce nalézt, je P.D.P. Po klepnutí na tlačítko se objeví obrazovka pro zaznamenávání pracovních činností (Obr.25). Práce s tímto modulem je velice jednoduchá a intuitivní. V levém sloupci je zobrazen seznam projektů, které zaměstnanec sleduje, a úplně dole je poté vidět časová osa, ukazující kolik hodin se pracovalo na vybraném projektu/činnosti. Úkolem systému však není přesně sledovat, v kolik hodin bylo pracováno na zadaném projektu, sleduje se pouze časová náročnost svěřeného úkolu, to znamená např. psaní příručky - 4 hodiny denně. Strana 23



5 Přídavný modul P.D.P

Přidělené projekty

Obr.25 - P.D.P. (základní obrazovka) V osobním nastavení máte možnost si nastavit preferovaný projekt a činnost. Při vstupu do PDP nebo změně data se Vám tento projekt a přidružená činnost automaticky vybere. Více informací jak nastavit preferovaný projekt a činnost naleznete na str. 15.

V levém sloupci vyberte projekt, následně se zobrazí činnosti, které jsou k tomuto projektu zařazeny (Obr.26). V levém dolním rohu zadejte čas strávený na zobrazeném úkolu a potvrďte tlačítkem . Pokud by jste chtěli k dané činnosti přiřadit poznámku, užijte místo tlačítka uložit tlačítko . Otevře se Vám nové okno. Zde zapište poznámku a potvrďte tlačítkem uložit. V případě, že byla vybraná činnost náplní celého dne, je možné místo zadání času užít tlačítko . Celá odpracovaná doba zvoleného dne pak bude vyplněna vybranou činností. Pokud již byl v daný den proveden alespoň jeden záznam, dojde ke změně tlačítka na . Tím se Vám doplní zbyvající část odpracované doby v daný den vybranou činností.

Činnosti přiřazené k projektu "PP" Čas strávený na zadaném úkolu

Projekty a činnosti může do systému zadávat Administrátor, Správci oddělení nebo Správci úkolů.

Obr.26 - Vybraná činnost

Po zapsání jedné či více činností se čas strávený na těchto úkolech sčítá a výsledná odpracovaná doba se zobrazí v ukazateli v dolní části (Obr.27).

Obr.27 - Výsledná zapsaná doba Strana 24




Pokud chcete v průběhu dne zjistit, které činnosti jste vlastně zapsali nebo potřebujete již zapsané úkoly upravit, klikněte na tlačítko . Zobrazí se okno se jmenovitě zapsanými činnostmi a počtem hodin na nich strávených (Obr.28). Úkol můžete také smazat nebo si přečíst poznámku, kterou jste si k úkolu zapsali.

Tlačítko pro zrušení Poznámka k činnosti

Obr.28 - Detail zapsaných činností

Systém Pracovní doba vám umožňuje sledovat všechny tyto detaily zpětně. Stačí v levém sloupci kliknout na políčko s datumem, pro který chcete zobrazit úkoly(Obr.29). Kliknutím na tlačítko máte možnost zobrazenou činnost zrušit (Obr.28).

Kalendář

Obr.29 - Výběr dne z kalendáře

Dalším novým tlačítkem je P.D.P. přílohy, tato funkce slouží k sestavování měsíčního přehledu práce na projektech. Vybraný výkaz pro požadovaný měsíc a rok nebo interval necháte sestavit pomocí tlačítka Zobrazit. Otevře se nové okno s požadovaným přehledem (Obr.30), kde lze krásně vyčíst, na kterých projektech zaměstnanec pracoval a kolik mu tato činnost zabrala času.

Strana 25






Obr.30 - Měsíční přehled práce na projektech

5.2 Nástroj k administraci Poslední z nových funkcí nabízí možnost spravovat práci na projektech. Obrazovku pro administraci vyvoláte tlačítkem P.D.P. správa úkolů. Tato funkce je určena pro Administrátora nebo Správce oddělení popřípadě uživatele, kterému je tato funkce speciálně přidělena nadřízeným. Běžný uživatel toto tlačítko nemá v nabídce. Podrobné informace k této části naleznete v dokumentu Pracovní doba - příručka administrátora v kapitole 6.

.........................

Strana 26


Kapitola 6 - FAQ (často kladené otázky)

......................... V případě, nevíte-li si s něčím rady, nepracuje-li systém Pracovní doba správně, dochází k problémům nebo se objevují chyby, zkontrolujte, prosím, před kontaktováním linky zákaznické podpory, zda váš problém ještě neřeší odpověď na některou z často kladených otázek.

6.1 Zapomenuto kliknutí příchodu do práce Problém: Zaměstnanec zapomene ráno zaznamenat příchod na pracoviště, klikne si „opožděný“ příchod do práce. Řešení: Požádejte svého Administrátora/Správce oddělení o opravu. Ten provede opravu - administrace / přehled a změny pracovní doby/ po týdnech / vybraný týden/ vybraný den – v Detailu dne pomocí korekčních tlačítek umístěných vpravo od naklikaného údaje.

6.2 Zapomenuto zaznamenání odchodu na oběd Problém: Zaměstnanec zapomene zaznamenat čerpání povinné přestávky. Řešení: Existuje náhradní možnost, kdy není nutné si klikat oběd po skutečném příchodu z oběda - systémem je nastavena přestávka (minimálně 30 minut), která se po odchodu domů automaticky odečte (pokud bylo odpracováno 6 hodin).

6.3 Zapomenutý příchod z oběda Problém: Zaměstnanec se po příchodu z oběda zapomene zpětně přihlásit a klikne si „opožděný“ příchod z oběda. Řešení: Administrátor/Správce oddělení provede opravu Administrace/ přehled a změny pracovní doby/ po týdnech / vybraný týden / vybraný den - v Detailu dne pomocí tlačítek umístěných vpravo od naklikaného údaje.

6.4 Nedopatřením kliknutý odchod domů Problém: Zaměstnanec si např. namísto odchodu z oběda klikne odchod domů. Řešení: V tomto případě lze provést nápravu až následující den. Administrátor/Správce oddělení provede opravu - Administrace/ přehled a změny pracovní doby/ po týdnech / vybraný týden / vybraný den - v Detailu dne pomocí tlačítek umístěných vpravo od naklikaného údaje.

Strana 27



6 FAQ (často kladené otázky)


Problém: Zaměstnanec se odhlásí jako pracovně vzdálen (odchod pracovně), pak přihlásí návrat na pracoviště např. v 16 hodin, ale při odchodu domů se zapomene odhlásit. Řešení: Půlnoční skript zaznamená poslední stav navedený zaměstnancem (tzn. příchod z pracovní pochůzky) odchod z práce. Administrátor/Správce oddělení opraví na žádost zaměstnance dle skutečnosti.

6.6 Zaznamenávání práce mimo pracoviště Požadavek: Je potřeba zaznamenat práci prováděnou mimo pracoviště. Řešení: Administrátor/Správce oddělení vybere příslušného zaměstnance a měsíc - Hlavní nabídka/změny evidovaných stavů/ a učiní záznam ve sloupci adm (čtvrtý sloupec zprava) a potvrdí (tlačítko pod tabulkou). Automaticky bude naveden počet hodin jako v běžném pracovním dni (8 hodin), to lze však ručně přepsat v příslušném okénku (3 sloupec zprava). Pracovní den lze zaznamenávat pouze v celých hodinách.

6.7 Návštěva lékaře před započetím pracovní doby Problém: Zaměstnanec odejde z domu rovnou k lékaři, na pracoviště tedy přichází později. Řešení: Požádejte svého Administrátora/Správce oddělení o opravu. Ten provede opravu - administrace / změny evidovaných stavů / nepřítomnost na pracovišti v hodinách (vybrat den, měsíc a rok) / Vybrat zaměstnance / Návštěva u lékaře (zadat v hodinách a minutách) / Potvrdit tlačítkem Zapsat

6.8 Po kliknutí na příchod na pracoviště se zobrazí chybová hláška Problém: Zaměstnanec po kliknutí na ikonu „příchod na pracoviště“ obdrží chybovou hlášku o tom, že nemá náležitě ukončen některý předchozí den.

Řešení: Je způsobeno kombinací neukončení pracovní doby ze strany zaměstnance, a neproběhnutí automatického skriptu (způsobeno např. kvůli pádu serveru atd.). V tomto případě prosím kontaktujte vašeho Administrátora pracovní doby, který provede opravu. Více o řešení naleznete v administrátorské příručce na str. 40 kapitola 7.1 Skryté nástroje - help_reset php. Strana 28



6.5 Po návratu z pracovní cesty nekliknuto odhlášení


Problém: Po otevření stránky s přihlášením do systému Pracovní doba se zobrazí varování:"Přihlašujete se z IP adresy X.X.X.X, která není systémově povolena", a nelze se přihlásit.

Řešení: Přistupujete z počítače, u kterého není povolen přístup do systému Pracovní doba. Počítače, ze kterých je možné do systému přistupovat, definuje administrátor v nastavení společnosti. Kontaktujte tedy Vašeho správce systému Pracovní doba.

.........................

Strana 29



6.9 Po otevření stránky s přihlášením je zobrazena chybová hláška

Kapitola 7 - Použití dotykového ovládání a čtečky čipů

......................... Systém Pracovní doba umožňuje využití dotykového monitoru k ovládání uživatelského rozhraní a čtečky čipů k přihlášení do systému. V případě nasazení těchto systému je ovládání Pracovní doby prakticky stejné jako bez jejich použití s výjimkou přihlášení do systému a vepisování textu do polí pro zadání účelu a místa služebního odchodu. Více o těchto změnách je popsáno dále v této kapitole.

7.1 Specifika řešení Jak již bylo psáno výše, je v případě použití dotykového ovládání a čtečky čipů rozdíl v přihlášení do systému Pracovní doba. Místo polí pro vložení přihlašovacího jména a hesla je zobrazeno hlášení o nutnosti přiložení čipu ke čtečce pro přihlášení. Po přiložení čipu dochází k přihlášení.

Pokud po přiložení čipu dojde ve spodní části přihlašovacího okna k zobrazení chybového hlášení o nenalezení čipu v databázi, není tento čip v systému Pracovní doba zaveden. V tomto případě kontaktujte správce Pracovní doby.

Obr. - Přihlašovací stránka při použití čtečky čipů

Obr. - Automatické odhlášení po stisknutí tlačítka příchod na pracoviště

Strana 30



7 Použití dotykového ovládání a čtečky čipů

Další změnou vůči standardnímu řešení je, že v případě stisknutí některé ze základních voleb Pracovní doby (tedy např. příchod na pracoviště, odchod k lékaři atd.. ) dochází k automatickému odhlášení do 5 sekund, tak aby se mohl přihlásit další uživatel bez nutnosti stisknutí volby "odhlásit".

V případě dalších dotazů ohledně dotykového ovládání a práce se čtečkou čipů se obraťte na Vašeho správce systému Pracovní doba. Vepisovaný text Tlačítka pro smazání textu a uzavření klávesnice

Obr. - Virtuální klávesnice

Součástí dotykového systému je také virtuální klávesnice. Ta je zobrazena po kliknutí na pole pro zadání důvodu a místa odchodu pracovně, tak aby bylo možné text zadat i bez nutnosti použití klávesnice. Při psaní pomocí virtuální klávesnice se text vepisuje do vybraného pole. Text je navíc zobrazen i v levé části horního pruhu okna klávesnice. V pravé části pruhu se nachází tlačítka „Smazat“ pro vymazání celého textu a „X“ pro uzavření klávesnice.

.........................

Strana 31



Kapitola 7 - Použití dotykového ovládání a čtečky čipů

Kapitola 8 - Použití čtečky otisků prstů

......................... Systém Pracovní doba umožňuje využití čtečky otisků prstů k přihlášení do systému. V případě nasazení těchto systému je ovládání Pracovní doby prakticky stejné jako bez jejich použití. Více o těchto změnách je popsáno dále v této kapitole.

8.1 Specifika řešení Jak již bylo psáno výše, je v případě použití čtečky otisků prstů rozdíl v přihlášení do systému Pracovní doba. Místo polí pro vložení přihlašovacího jména a hesla je zobrazeno hlášení o nutnosti přiložení čipu ke čtečce pro přihlášení. Po přiložení čipu dochází k přihlášení.

Pokud po přiložení prstu k čtečce otisků prstů dojde ve spodní části přihlašovacího okna k zobrazení chybového hlášení o nenalezení otisku v databázi nebo vadnému snímání, přiložte prst znovu a akci opakujte. Případně použijte jiný prst, jehož otisk je uložen v databázi. Pokud se Vám přesto nedaří přihlásit, případně se přihlásíte z obtížemi, kontaktujte správce Pracovní doby pro provedení revize otisku prstů.

Obr. - Přihlašovací stránka při použití čtečky otisků prstů

Obr. - Automatické odhlášení po provedení akce

Strana 32



8 Použití čtečky otisků prstů

Další změnou vůči standardnímu řešení je, že v případě stisknutí některé ze základních voleb Pracovní doby (tedy např. příchod na pracoviště, odchod k lékaři atd.. ) dochází k automatickému odhlášení v intervalu, který je nastaven administrátorem systému Pracovní doba. Ve výchozím stavu je interval 5 sekund. Administrátor Pracovní doby také může nastavit, aby v případě, že v aktuálním dni ještě nebylo provedeno přihlášení do systému, je tak provedeno automaticky po přihlášení.

.........................

Strana 33



Kapitola 8 - Použití čtečky otisků prstů

uživatelská příručka. Autor: Bronislav Ceh. ATLAS consulting Pracovní doba Uživatelská příručka. Revize dokumentu: Aktualizace: 9

Recommend Documents