B UL E T I N
T JIWI K IMIA
VOLUME 7 | APRIL | 2016
Tjiwi Kimia SDA Design Competition 2016 Anton H. Wijaya, MBOS
Pada Tanggal 02 Maret 2016 lalu, Tjiwi Kimia mengadakan SDA Design Competition 2016 untuk memilih SDA – SDA terbaik dari setiap Divisi dan matrix department. Mengapa dinamakan design competition? Karena dalam SDA design competition penilaian berfokus pada desain, konsep, dan rencana project kedepan. Setelah melalui seleksi dari divison head, matrix department head, MBOS Team dan Mill Head Maka SDA Yang ikut berkompetisi berjumlah 44 Project. Acara dibuka dengan opening speak dari Bapak Arman Dwiartono selaku dari MBOS Head Corporate, dan dilanjutkan persentasi dari 15 Divisi & Matrix department head. Dimulai dari Paper Production 2, Paper Production 1, Converting Division, Chemical, Carton Box, Customer Service, HRD, IT, MHO, Cogen, FAD, Mill Service & Government External Affair, Supply Chain, Technical Division, Engineering Division, untuk para juri pada event kali ini adalah Bapak Lu Teng Wei, Bapak Arman Dwiartono, Bapak Octavius Tjiantoro, Bapak Njoo Tjie Siong, Bapak Chiu Chuang Chien, Bapak Awan Setiawan. Dan kategori Penghargaan yang akan diperebutkan dalam SDA Design Kompetisi adalah High Potential, Bronze medal, dan Silver Medal. Setelah semua Divisi dan Matrix Department head mempersentasikan semua project terbaik mereka, maka para juri memulai untuk menilai project mereka. Setelah melalui penilaian yang ketat dan diskusi yang panjang dari para juri. Maka diputuskan 17 SDA project mendapatkan kategori High Potential yaitu : 1. MES and WIP Online for CVT1A - Exercise Book, 2. Sludge Particle Board, 3. Drive Thru Chemical, 4. Maximizing Booking Performance of Paper Export, 5. Reduce Cogen Total Cost, 6. Reduce Raw Material Inventory,
We CARE, We DO, We WIN
7. Increase Writing Products OEE, 8. Implementation of Job Order Costing in Converting Division (SAP-PP Module), 9. Increase Deinking Pulp Consumption, 10. Reduce Carton Box Total Waste, 11. Production Task Force Assignments 12. Reduce TK Overtime
13. Clay Coated MG PM 13, 14. Reduce Utility Consumption, 15. Reduce Paper 1 COGM, 16. Reduce Paper Division Customer Complaint, 17. Increase PM 9 Total Efficiency 5 SDA project mendapatkan kategori bronze medal yaitu : 1. Reduce Time Finish Good to Warehouse, 2. Waste Water Reduction, 3. Increase PM10 Capacity (FG/WH) from 16,820MT to 18,500MT by Improving Total Efficiency from 73.2% to 80.0%, 4. TK Chemical Cost Reduction (Exclude Filler Cost), 5. Reduce Unplanned Down Time All Paper Machine (Small, Medium, Big), 5 SDA Project kategori silver medal yaitu : 1. Paper Stock (FG + WIP) Liquidation, 2. Subtitution for Wooden Pallet, 3. Reduce Outstanding Production & Improve OTIF & Delivery Performance, 4. Chemical Plant Increase EBITDA, 5. Increase PM 11 Total Efficiency, dan diakhir acara Bapak Lu Teng Wei selaku Mill Head Tjiwi Kimia memberikan kata sambutan penutup.
1 of 5
B UL E T I N
T JIWI K IMIA Untuk pemenang kategori bronze mendapatkan hadiah sebesar Rp. 4,000,000 dan kategori silver mendapatkan Rp. 8,000,000. Dan untuk pemenang High Potential project tidak mendapatkan hadiah tetapi jangan berkecil hati karena bila project – project tersebut dinilai performancenya bagus bisa ikut dalam SDA Result Competition diakhir tahun. Dan untuk semua kategori pemenang setiap SDA akan dimonitoring terus dan dilaporkan pada saat CEO review tiap bulannya, jadi setiap SDA leader wajib untuk lebih memperhatikan setiap action dan proges project secara detail.
VOLUME 7 | APRIL | 2016
Juara Silver Medal & Bronze Medal
Untuk pengambilan hadiah maka untuk setiap project wajib untuk mengikuti syarat berikut: 1. Pemenang kategori bronze dan silver wajib menyerahkan data resmi pencapaian selama 3 bulan (Maret, April, Mei) ke MBOS Team pada bulan Jun'16 sebelum tanggal 10 2. MBOS Team akan melakukan verifikasi data pencapaian bersama dengan pihak terkait (FAD, Efficiency,..) 3. Bila pencapaian bagus (diatas baseline) selama 3 bulan dan telah lolos proses verifikasi maka reward akan direlease
Juara Silver Medal
4. MBOS Team akan mengumumkan jadwal dan proses Pengambilan hadiah melalui lotus notes 5. Khusus untuk SDA substitution for wooden pallet , reward akan diberikan setelah implementasi project.(subject to Mill Head and steering committee decision) Sampai jumpa di SDA Result Competition 2016.
Juara Bronze Medal
We CARE, We DO, We WIN
2 of 5
B UL E T I N
T JIWI K IMIA
VOLUME 7 | APRIL | 2016
Rame-rame Dialog Kinerja Lucki Lukmanulhakim, TK Academy Setelah sessi training Maraton tentang Dialog kinerja (Performance Dialog) yang dilaksanakan oleh TK Academy pada 24-29 April 2016, yang diikuti oleh sekitar 250 orang kepala Seksi, kepala departemen dan para kepala divisi. Maka kesibukan selanjutnya dari para peserta adalah melaksanakan kegiatan dialog dengan semua bawahan langsung masing-masing. Tahapan dialog performance (dialog kinerja) dalam rangka mengevaluasi kinerja anggota tim dalam satu tahun terakhir, merupakan tahapan akhir dari lima tahapan Performance Management versi 2.0. Dalam tahapan ini atasan dan bawahan duduk bersama untuk berdiskusi mengenai kinerja bawahan sebagai pihak yang dinilai. Sedangkan periode penilaian adalah kinerja bawahan periode satu tahun yang lalu, yaitu : Januari hingga Desember 2015. Kegiatan Dialog kinerja bagi kebanyakan pimpinan merupakan hal yang baru, karena selama ini tidak ada keharusan bagi pimpinan untuk melakukan aktifitas tersebut. Kalaupun ada pimpinan yang melakukan kegiatan dialog kinerja hal itu dilakukan secara sukarela dengan cara masing-masing yang tidak terstandar. Nah, mengingat pentingnya kegiatan dialog kinerja bagi pengembangan SDM dan dalam rangka pembentukan budaya Meritokrasi, maka mulai tahun 2015 kegiatan dialog kinerja merupakan hal yang wajib dilaksanakan oleh semua pimpinan minimal sebanyak 2 kali setahun, yaitu dialog kinerja tengah tahun dan dialog kinerja akhir tahun untuk evaluasi kinerja setahun sebelumnya sekaligus diskusi kinerja tahun berikutnya.
We CARE, We DO, We WIN
Sebagai bagian dari sistem Performance Management yang baru, yang ditujukan untuk membangun budaya meritokrasi, selain format Dialog yang sudah terstandar, maka tata cara dialog kinerja juga memuat 2 hal yang penting untuk diperhatikan, yaitu : 1. Jelas dan Terbuka. Dalam dialog akhir tahun, atasan harus menyampaikan secara jelas dan terbuka hasil rating kinerja bawahan dimana terdapat 4 rating yang sudah ditetapkan yaitu (A, B+, B dan C). Atasan juga harus menyampaikan alasan-alasannya dengan mengungkapkan feedback atas kinerja bawahan yang meliputi penilaian umum, aspek-aspek kinerja yang sudah tercapai dengan baik, dan aspek-aspek perilaku yang sudah secara konsisten dilakukan. Keterbukaan juga harus dilakukan atasan dengan mengungkapkan sasaran kinerja yang belum tercapai dengan baik dan aspek-aspek perilaku yang masih harus ditingkatkan. 2. Fair (adil). Dalam proses dialog prinsip keadilan harus diperlihatkan dengan mengungkapkan bahwa rating yang diperoleh bawahan adalah hasil kerja yang bersangkutan dan bukan berkah atau hadiah yang diberikan atasan kepadanya. Sehingga dengan demikian setiap orang bisa meraih rating yang tertinggi yang diinginkannya secara adil sepanjang mampu menunjukkan ukuran-ukuran kinerja dan perilaku yang ditetapkan. 3 of 5
B UL E T I N
T JIWI K IMIA
VOLUME 7 | APRIL | 2016
Untuk pengukuran aspek perilaku yang dinilai dalam proses dialog tahun 2015 ini masih bisa mengacu ke aspek-aspek penilaian perilaku tahun 2015, yaitu : Inisiatif, Team Work, Komunikasi, Leadership dan Strategic thinking, sedangkan untuk penilaian perilaku tahun berikutnya setiap penilai harus melihat perilaku bawahan dengan 18 ukuran perilaku yang berasal dari APP Leadership model, sebagaimana tergambar dalam gambar berikut :
Karena kegiatan dialog kinerja ini secara umum baru pertama kali dilakukan, dapat dimengerti jika dalam pelaksanaannya masih terdapat banyak kesimpangsiuran, baik mengenai cara pengisian, peserta dialog yang terlibat, kegamangan dalam proses dialog serta hasil akhir dari proses dialog tersebut. Namun yang paling penting niat baik setiap atasan dalam menjalankan proses dialog yang ditujukan untuk dapat memacu kinerja anggota dalam membentuk budaya meritokrasi dimana setiap orang yang berkinerja terbaik akan memperoleh hasil yang lebih baik dan sebaliknya setiap orang yang berkinerja tidak baik akan mendapatkan konsekuensinya. Selamat berdialog.
We CARE, We DO, We WIN
4 of 5
B UL E T I N
T JIWI K IMIA
VOLUME 7 | APRIL | 2016
Internal Audit ISO 9001 di Tjiwi Kimia Irdani Wibowo, QMS, Mill Head Office Perusahaan yang telah mendapatkan sertifikat ISO 9001 harus melakukan audit internal pada selang waktu terencana untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu yang diterapkan telah : a) Memenuhi pengaturan yang direncanakan, terhadap persyaratan standar ini dan persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan oleh organisasi, dan b) Diterapkan dan dipelihara secara efektif. PT. Pabrik Kertas Tjiwi Kimia, Tbk sebagai perusahaan yang telah bersertifikat ISO 9001 sejak tahun 1995 telah menetapkan program audit dalam prosedur Q1002 dengan judul Audit Mutu Internal. Menurut SOP ini, audit mutu internal dilakukan dua kali dalam setahun (setiap enam bulan sekali). Kendala yang dihadapi pada saat pelaksanaan audit dari waktu ke waktu adalah molornya waktu penyelesaian audit dari yang sudah di rencanakan (dijadwalkan). Hal ini disebabkan karena auditee merasa belum siap dan lebih memilih audit dilakukan pada waktuwaktu akhir dari jadwal yang telah ditetapkan. Selain itu sulitnya koordinasi antar dua auditor yang bertugas untuk mensinkronkan waktu audit yang disepakati karena kesibukan kerja selama ini.
Internal Audit ISO 9001 periode 30 yang direncanakan mulai 7 – 24 Maret 2016, namun hingga 7 April 2016 proses audit ini belum bisa diselesaikan. Audit Internal Periode 30 ini juga dilakukan sebagai persiapan kita sebelum diaudit oleh pihak Eksternal (SGS Indonesia) pada bulan Mei 2016 ini. Adapun area-area yang akan di audit pada bulan Mei 2016 adalah : PF 2 + Cast Coating, PF 3 + CaCO3, PF4 yang ke semuanya melibatkan produksi dan supporting terkait (Maintenance, F/G warehouse dan QC), Engineering (Design & Planning + Training), Paper Division (PPIC, Shipment, Int. Marketing), RnD (Research and Development, IQC Paper Material, Calibration). Untuk itu mohon area yang akan diaudit oleh pihak Eksternal pada bulan Mei 2016 untuk mempersiapkan diri dengan baik melalui review dan update dokumen disesuaikan kondisi saat ini, memeriksa dan memastikan semua alat ukur yang digunakan untuk memastikan keabsahan hasil pengukuran dikalibrasi atau diverifikasi atau keduanya pada selang waktu tertentu (bisa tiga bulan atau enam bulan). Jika rekan-rekan membutuhkan bantuan bisa menghubungi tim QMS di ext. 8801 atau email ke : Irdani Wibowo/MJT/APP@APP, Stefanus K Boleng/MJT/APP, Tri T Harsono/MJT/APP dan Rudy Rudy/MJT/APP.
Proses Audit Internal ISO 9001 di Management Representative (04-04-2016)
We CARE, We DO, We WIN
5 of 5
