Terbitan Nomor : 4 Desember 2012

KAN 02

SYARAT DAN ATURAN AKREDITASI PENYELENGGARA UJI PROFISIENSI (PUP)

Terbitan Nomor : 4 Desember 2012

Komite Akreditasi Nasional National Accreditation Body of Indonesia Gedung Manggala W anabakti, Blok IV, Lt. 4 Jl. Jend. Gatot Subroto, Senayan, Jakarta 10270 – Indonesia Tel. : 62 21 5747043, 5747044 Fax. : 62 21 57902948, 5747045 Email : [email protected] Website : http://www.kan.or.id

Uncontrolled when downloaded/Tidak terkendali bila diunduh

Vxlnt KAN 02

T€rbihn

Nomor:4

I D€lember

LEMBAR PERSETUJUAI{

Diperiksa oleh

:

\4^S 0v"

Direktur Akreditasi Komite Akreditasi Nasionel

(KAN)

Disetujui oleh

:

\T\L\^^v Sekretaris Jenderal Komite Akreditasi Nasional

(KAN)


2012

KAN 02

Terbitan Nomor : 4

1 Desember 2012

DAFTAR PERUBAHAN

No.

Tanggal

Nomor Bagian yang

Deskripsi Ringkas Perubahan

Direvisi

1.

2.

12/06/08

01/08/11

Identifikasi

Identifikasi Dokumen berubah menjadi KAN

dokumen DPLP 24

02

KAN 02 (Judul dan

“Registrasi” berubah menjadi “Akreditasi”

keseluruhan)

Keputusan registrasi oleh Sekretaris Jenderal berubah menjadi keputusan akreditasi oleh Konsil KAN.

3.

01/12/12

Judul dan

“Syarat dan Aturan Akreditasi Laboratorium

keseluruhan

Penyelenggara Uji Profisiensi” berubah menjadi “Syarat dan Aturan Akreditasi Penyelenggara Uji Profisiensi”. Perubahan kerangka waktu tindakan perbaikan asesmen awal dan penyesuaian sesuai KAN 01.

4.1.1

Persyaratan PUP yang bermaksud mendapatkan akreditasi yaitu laboratorium penguji yang telah terakreditasi ISO 17025 dihilangkan.

3


KAN 02

Terbitan Nomor : 4

1 Desember 2012

SYARAT DAN ATURAN AKREDITASI PENYELENGGARA UJI PROFISIENSI 1

Pendahuluan

1.1

Sesuai Keputusan Menteri Negara Riset dan Teknologi Nomor 465/IV.2.06/HK.01. 04/9/92 tahun 1992 yang diperbaharui dengan Keputusan Presiden Nomor 13 tahun 1997 dan terakhir dengan Keputusan Presiden Nomor 78 Tahun 2001 tentang Komite Akreditasi Nasional, Komite Akreditasi Nasional (KAN) adalah badan yang berwenang untuk mengakreditasi kegiatan penilaian kesesuaian (conformity assessment) di Indonesia.

1.2

Dalam melakukan akreditasi, KAN dioperasikan secara profesional, independen dan imparsial sesuai ISO/IEC 17011. Di samping itu KAN juga melakukan akreditasi terhadap Penyelenggara Uji Profisiensi (PUP). Akreditasi PUP yang dilaksanakan oleh KAN dilakukan dengan menilai PUP berdasarkan ISO/IEC 17043:2010: “Conformity assessment — General requirements for proficiency testing.”

1.3

KAN menerbitkan publikasi tentang Syarat dan Aturan Akreditasi Penyelenggara Uji Profisiensi, termasuk prosedur permohonan dan proses akreditasi. PUP yang mengajukan akreditasi harus mempelajari isi dokumen tersebut secara mendalam.

1.4

PUP dalam proses akreditasi dan yang telah diakreditasi oleh KAN harus mematuhi Syarat dan Aturan Akreditasi Penyelenggara Uji Profisiensi yang tertera dalam dokumen ini.

1.5

Akreditasi PUP tersebut diberikan terhadap kegiatan uji profisiensi tertentu dari suatu PUP yang :

1.6

a.

memiliki status hukum (PUP atau organisasi induknya);

b.

memenuhi Syarat dan Aturan Akreditasi Penyelenggara Uji Profisiensi;

c.

membayar biaya yang berkaitan dengan akreditasi kepada KAN.

Untuk maksud akreditasi, PUP harus memiliki kompetensi dan kepercayaan yang diperlukan untuk mengoperasikan sistem manajemen dan kompetensi teknis PUP dalam penyelenggaraan uji profisiensi.

1.7

KAN menetapkan prosedur akreditasi, yang mencakup persyaratan, pemberian, pemeliharaan, perpanjangan, perluasan, pengurangan, dan

4


KAN 02

Terbitan Nomor : 4

1 Desember 2012

pembekuan akreditasi. 1.8

Bila diperlukan KAN dapat merubah, menambah atau menghapus tiap bagian dari Syarat dan Aturan Akreditasi Penyelenggara Uji Profisiensi. Apabila terjadi perubahan, KAN akan menginformasikan kepada PUP yang telah diakreditasi dan memberi waktu yang memadai untuk melakukan penyesuaian dokumentasi mutu dengan perubahan Syarat dan Aturan Akreditasi Penyelenggara Uji Profisiensi. PUP harus memberi informasi kepada KAN apabila penyesuaian telah dilaksanakan seluruhnya.

2

Lingkup Uji profisiensi yang dimaksud dalam dokumen ini adalah uji profisiensi sesuai ISO/IEC 17043:2010.

3

Definisi

3.1

Akreditasi : pengakuan formal oleh KAN terhadap PUP penyelenggara uji profisiensi sesuai dengan ISO/IEC 17043:2010.

3.2

Penyelenggara Uji Profisiensi (PUP) : organisasi yang memegang tanggung jawab untuk semua pekerjaan dalam pengembangan dan pengoperasian skema uji profisiensi.

3.3

Uji profisiensi : evaluasi kinerja peserta yang telah ditetapkan sebelumnya melalui uji banding antar laboratorium.

4

Prosedur Akreditasi

4.1

Umum

4.1.1

PUP yang bermaksud mendapatkan akreditasi dari KAN harus memenuhi persyaratan berikut : a.

memiliki sistem manajemen mutu dan kompetensi teknis yang memenuhi persyaratan ISO/IEC 17043:2010 (dituangkan dalam dokumentasi sistem manajemen mutu PUP) yang telah diimplementasikan secara efektif, dengan disertai bukti pelaksanaan

5


KAN 02

Terbitan Nomor : 4

1 Desember 2012

satu kali audit internal dan tinjauan manajemen; b.

memenuhi seluruh kebijakan dan pedoman yang ditetapkan oleh KAN yang terkait dengan Akreditasi PUP;

d.

telah menyelenggarakan minimal 1 kali uji profisiensi yang memenuhi prinsip-prinsip ISO/IEC 17043:2010 atau berpartisipasi sebagai provider uji profisiensi yang diselenggarakan KAN untuk lingkup yang diajukan.

4.1.2

PUP yang menginginkan untuk diakreditasi oleh KAN dapat mendapatkan dokumen yang relevan dan formulir permohonan akreditasi dari sekretariat KAN atau dari website (www.kan.or.id).

4.2

Permohonan Akreditasi

4.2.1

Permohonan akreditasi harus dibuat sesuai dengan format yang ditetapkan oleh KAN dan melampirkan formulir isian PUP; legalitas hukum PUP dan/atau organisasi induknya, panduan mutu PUP yang sesuai dengan ISO/IEC 17043 dengan status terkendali serta dokumen maupun rekaman terkait lainnya yang dibutuhkan (formulir-formulir isian tersebut dapat diperoleh dari Sekretariat KAN atau melalui website (www.kan.or.id).

4.2.2

Permohonan akreditasi harus dibuat di bawah wewenang dari manajemen puncak dari PUP atau manajemen puncak dari organisasi induk dimana PUP itu berada sesuai dengan legalitas hukum yang digunakan dalam persyaratan permohonan akreditasi PUP. KAN hanya akan memproses permohonan Akreditasi jika formulir isian telah diisi lengkap, semua dokumen yang diwajibkan seperti pada butir 4.2.1 dan formulir permohonan telah diserahkan ke Sekretariat KAN.

4.2.3

Bila dipandang perlu, KAN berhak untuk meminta klarifikasi atas informasi yang diberikan oleh PUP dan berhak meminta PUP untuk menyerahkan dokumen tambahan lain yang terkait dengan Akreditasi (sebagai contoh: prosedur, instruksi kerja, dan lain-lain).

4.2.4

Bila PUP atau organisasi induk memiliki lebih dari satu lokasi permanen dan menginginkan untuk mendapatkan akreditasi hanya sebagai satu entitas terakreditasi, PUP harus memberikan informasi rinci mengenai hubungan antara kantor pusat yang akan diakreditasi dengan lokasi atau kantor cabang yang tercakup dalam sistem manajemen mutu serta menunjuk perwakilan dari tiap lokasi atau kantor cabang. Dalam hal ini, lampiran 6


KAN 02

Terbitan Nomor : 4

1 Desember 2012

sertifikat akreditasi akan mencantumkan dengan jelas keseluruhan ruang lingkup akreditasi dari entitas yang diakreditasi maupan kegiatannya pada tiap lokasi/cabang.

4.3

Pra-asesmen

4.3.1

Bila PUP pemohon akreditasi memerlukan pra-asesmen, dapat mengajukan permohonan kepada KAN.

4.3.2

Pra-asesmen bersifat sukarela.

4.3.3

Pra-asesmen dilakukan oleh personel yang ditunjuk oleh KAN untuk melakukan : a.

Penjelasan syarat dan aturan akreditasi;

b.

Konfirmasi kecukupan organisasi dan SDM;

c.

Konfirmasi kecukupan akomodasi dan lingkungan, peralatan, dan bahan habis pakai;

d.

Konfirmasi desain penyelenggaraan uji profisiensi homogenitas, uji stabilitas, asesmen statistik);

e.

Konfirmasi lingkup akreditasi;

f.

Konfirmasi kecukupan persyaratan permohonan akreditasi;

g.

Konfirmasi pelaksanaan sistem mutu termasuk audit internal.

(misal

uji

4.3.4

Waktu pelaksanaan pra-asesmen maksimum 2 orang-hari.

4.3.5

Struktur biaya pra-asesmen sama seperti struktur biaya yang berlaku pada asesmen.

4.4

Audit Kelayakan dan Kajian Sumber Daya

4.4.1

Pemeriksaan kelengkapan dari permohonan akreditasi dan pemenuhan dokumen persyaratan akreditasi akan dilakukan oleh sekretariat KAN.

4.4.2

KAN hanya akan memproses permohonan akreditasi jika semua dokumen yang diwajibkan pada butir 2.2.1 dan formulir permohonan telah lengkap serta biaya permohonan telah dibayarkan.

4.4.3

Sekretariat akan melakukan kajian sumber daya setelah seluruh kelengkapan permohonan akreditasi telah dinyatakan memenuhi. Kajian sumber daya untuk memastikan bahwa KAN dapat melayani jasa akreditasi 7


KAN 02

Terbitan Nomor : 4

1 Desember 2012

yang diminta.

4.5

Asesmen awal

4.5.1

Asesmen awal adalah asesmen untuk menilai kompetensi PUP berdasarkan ISO/IEC 17043:2010, dalam menentukan pemenuhan PUP atas kriteria Akreditasi yang relevan dengan lingkup Akreditasi yang diminta oleh PUP. Asesmen terdiri dari 2 tahap, yaitu audit kecukupan (pemeriksaan dokumen panduan mutu terhadap kesesuaiannya dengan persyaratan akreditasi oleh tim asesmen) dan asesmen lapangan.

4.5.2

Audit kecukupan dan asesmen lapangan dilakukan oleh Tim Asesmen yang ditunjuk oleh KAN, yang terdiri dari seorang ketua tim dan dapat dibantu oleh satu atau lebih anggota dan/atau tenaga ahli dan/atau personel Akreditasi (registration officer). Jumlah anggota tim asesmen disesuaikan dengan lingkup Akreditasi yang diajukan oleh PUP.

4.5.3

Sebelum pelaksanaan asesmen, KAN menginformasikan kepada PUP tentang tim asesmen, waktu pelaksanaan asesmen lapangan dan biaya asesmen. PUP diberi kesempatan untuk menyatakan keberatan terhadap tim dan waktu pelaksanaan asesmen lapangan dengan alasan adanya konflik kepentingan atau alas an lain yang masuk akal yang dapat diterima.

4.5.4

Hasil audit kecukupan diinformasikan PUP. Jika terdapat laporan yang menyatakan belum cukup, PUP harus menindaklanjuti hasil audit kecukupan dengan semestinya.

4.5.5

Asesmen lapangan a) Asesmen lapangan akan dilaksanakan hanya jika kekurangan dalam audit kecukupan telah diselesaikan oleh laboratorium/lembaga inspeksi secara memuaskan. b) Tim asesmen mengirimkan agenda asesmen selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum asesmen lapangan dilakukan. c) Pada saat asesmen lapangan, PUP harus menyiapkan staf (personel) kunci, sesuai persyaratan ISO/IEC 17043:2010 yaitu pimpinan puncak, koordinator, manajer teknis dan manajer mutu (atau apapun namanya). d) PUP harus dapat menyediakan seluruh

rekaman dan menunjukkan

kompetensi dalam penyelenggaraan uji profisiensi sesuai desain dan 8


KAN 02

Terbitan Nomor : 4

1 Desember 2012

lingkup yang diajukan untuk diakreditasi. e) Jika PUP memiliki lebih dari satu lokasi kegiatan, asesmen lapangan akan dilaksanakan pada seluruh lokasi yang dicakup oleh sistem manajemen mutu laboratorium/lembaga inspeksi. e) Ketidaksesuaian yang ditemukan selama pelaksanaan asesmen lapangan akan dilaporkan dalam formulir laporan ketidaksesuaian (LKS) dan harus dimintakan pendapat ke pihak PUP untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tersebut telah dipahami dan disetujui oleh PUP. f) PUP akan mendapat laporan ringkas dan laporan ketidaksesuaian (LKS) yang ditemukan saat asesmen lapangan. Laporan ringkas dan LKS tersebut harus disetujui dan ditandatangani oleh pihak PUP dan pihak tim asesmen. Bila pihak PUP tidak menyetujui laporan ringkas dan/atau LKS, laporan ringkas dan/atau LKS yang tidak disetujui tersebut akan diserahkan kepada KAN untuk diputuskan. 4.5.6

Tindakan perbaikan asesmen lapangan a)

PUP wajib menindaklanjuti ketidaksesuaian yang ditemukan pada saat pelaksanaan asesmen dan menyerahkan bukti tindakan perbaikan kepada asesor.

b)

Batas waktu tindakan perbaikan hasil asesmen ditetapkan oleh asesor kepala dengan persetujuan PUP berdasarkan analisis terhadap sifat ketidaksesuaian. Tindakan perbaikan dan verifikasi tindakan diselesaikan dalam waktu 54 hari kerja semenjak pelaksanaan asesmen lapangan.

c)

Tim asesmen bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi terhadap seluruh bukti tindakan perbaikan yang diberikan oleh laboratorium/lembaga inspeksi.

d)

Jika tindakan perbaikan sebagaimana tersebut pada 4.4.7a) tidak dapat diselesaikan dalam waktu yang telah ditetapkan atau dinilai belum memuaskan oleh tim asesmen, maka proses Akreditasi pada lingkup terkait dinyatakan gugur.

4.5.7

Bila semua proses asesmen lapangan telah selesai, tim asesmen menerbitkan laporan asesmen.

9


KAN 02

4.6 4.6.1

Terbitan Nomor : 4

1 Desember 2012

Pengambilan Keputusan dan Pemberian Akreditasi Laporan

asesmen

yang

diberikan

oleh

tim

asesmen

diperiksa

kecukupannya oleh Sekretariat KAN sebelum dilakukan pengkajian oleh panitia teknis yang tidak terlibat dalam proses asesmen. 4.6.2

Hasil pertimbangan teknis dari panitia teknis digunakan sebagai salah satu pertimbangan teknis yang diberikan ke Sekretaris Jenderal KAN dalam proses pengambilan keputusan oleh Konsil Akreditasi.

4.6.3

Panitia Teknis, dan/atau Konsil Akreditasi dapat merekomendasikan verifikasi lapangan jika terdapat keraguan dalam pemenuhan pesyaratan ISO/IEC 17043:2010 oleh PUP sebelum Konsil Akreditasi mengambil keputusan.

4.6.4

Konsil Akreditasi menetapkan memberikan atau tidak memberikan akreditasi kepada PUP pemohon berdasarkan laporan Panitia Teknis, rekomendasi dari Sekretaris Jenderal dan pembahasan yang dilakukan selama rapat Konsil Akreditasi. Status akreditasi akan diberikan bila PUP dianggap telah memenuhi seluruh persyaratan akreditasi dari KAN. Pengambilan keputusan didasarkan atas pengambilan suara Konsil Akreditasi.

4.6.5

Sertifikat akreditasi KAN berlaku 4 (empat) tahun sejak tanggal ditetapkannya dan dapat diperpanjang setiap 4 (empat) tahun sesuai dengan Syarat dan Aturan Akreditasi Penyelenggara Uji Profisiensi. Sertifikat akreditasi KAN tidak dapat dialihkan kepada PUP lainnya.

4.6.6

Jika

KAN

tidak

memberikan

akreditasi

kepada

PUP,

KAN

akan

memberitahu keputusan penolakan tersebut disertai alasan penolakannya. PUP diberi kesempatan untuk mengajukan permohonan banding terhadap keputusan penolakan. Banding harus diajukan tertulis ditujukan kepada Ketua KAN disertai bukti dan alasan yang benar dan dapat diterima, dan harus diajukan selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sesudah keputusan KAN. Jika dalam periode waktu 1 (satu) bulan tersebut PUP tidak mengajukan banding, maka PUP dianggap telah menerima keputusan penolakan akreditasi. 4.6.7

Untuk proses penyelesaian banding, KAN akan membentuk Panitia Banding yang beranggotakan orang-orang independen yang tidak terlibat dalam 10


KAN 02

Terbitan Nomor : 4

1 Desember 2012

proses akreditasi. Jumlah anggota Panitia Banding adalah ganjil, minimum 3 (tiga) orang dan keputusan Panitia Banding adalah final.

5

Survailen

5.1

Survailen Terjadwal

5.1.1

KAN melakukan survailen ke PUP yang diakreditasi untuk menjamin bahwa PUP tersebut selalu menjaga kompetensinya sesuai dengan kriteria akreditasi KAN dari waktu ke waktu.

5.1.2

Selama empat (4) tahun masa akreditasi, KAN akan melaksanakan kunjungan surveilen 2 (dua) kali.

5.1.3

Kunjungan survailen pertama dilaksanakan paling lambat 12 (dua belas) bulan sejak tanggal ditetapkan akreditasi atau tanggal re-akreditasi.

5.1.4

Jangka waktu antara kunjungan survailen pertama dan kunjungan survailen berikutnya dan kunjungan reasesmen tidak boleh lebih dari 18 (delapan belas) bulan.

5.1.5

Jika PUP mendapatkan kunjungan tidak rutin/survailen dipercepat/survailen tidak terjadwal segera setelah tanggal keputusan akreditasi atau perpanjangan akreditasi, maka kunjungan survailen pertama akan dijadwalkan maksimum 12 (dua belas) bulan setelah kunjungan tidak rutin.

5.1.6

Untuk PUP yang beroperasi lebih dari satu lokasi, maka seluruh lokasi yang termasuk dalam sistem manajemen mutu yang sama harus mendapatkan survailen lapangan paling tidak sekali dalam satu kali masa akreditasi.

5.1.7

PUP akan mendapat laporan ringkas dan laporan ketidaksesuaian (LKS)

yang ditemukan saat survailen lapangan. Laporan ringkas dan LKS tersebut harus disetujui dan ditandatangani oleh pihak PUP dan pihak tim asesmen. Bila pihak PUP tidak menyetujui laporan ringkas dan/atau LKS, laporan ringkas dan/atau LKS yang tidak disetujui tersebut akan diserahkan kepada KAN untuk diputuskan.

5.1.8

Struktur biaya survailen sesuai dengan struktur biaya akreditasi yang berlaku.

5.1.9

Tindakan perbaikan survailen terjadwal 11


KAN 02

Terbitan Nomor : 4

1 Desember 2012

a) PUP diharuskan menindaklanjuti ketidaksesuaian yang dilaporkan pada saat kunjungan survailen terjadwal dan mengirimkan bukti tindakan perbaikan kepada asesor. b)

Batas waktu tindakan perbaikan hasil asesmen ditetapkan oleh asesor kepala dengan persetujuan LPK berdasarkan analisis terhadap sifat ketidaksesuaian. Tindakan perbaikan dan verifikasi tindakan diselesaikan dalam waktu 30 hari kerja semenjak pelaksanaan asesmen lapangan.

c)

Jika tindakan perbaikan tidak dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang telah ditentukan atau dianggap belum memuaskan oleh tim asesmen, maka PUP akan dibekukan sementara.

d)

Verifikasi lapangan mungkin akan diperlukan untuk melihat implementasi dari tindakan perbaikan tertentu dari ketidaksesuaian yang dilaporkan pada saat survailen.

e) PUP yang telah dibekukan seperti yang disebutkan pada butir 5.1.9c) diberikan kesempatan untuk memperbaiki kembali ketidaksesuaian. Jika tindakan perbaikan dapat diselesaikan secara memuaskan maka lingkup Akreditasi PUP yang telah dibekukan akan diberikan/diaktifkan kembali. 5.1.10

Konfirmasi status akreditasi PUP akan diinformasikan kepada PUP setelah tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian yang dilaporkan pada saat survailen dinyatakan memuaskan.

5.2

Survailen Tidak Terjadwal/Kunjungan Tidak Rutin

5.2.1

KAN akan melakukan survailen tidak terjadwal dan pemberitahuan ke PUP diinformasikan kurang dari 2 minggu sebelum pelaksanaan. Survailen tidak terjadwal akan dilaksanakan, jika terdapat : a.

pengaduan tertulis dari klien PUP yang meragukan kompetensi penyelenggaraan uji profisiensi;

b.

hasil evaluasi laporan penyelenggaraan uji profisiensi tidak memuaskan atau diragukan.

c.

indikasi bahwa PUP tidak lagi memenuhi kriteria Akreditasi KAN.

d.

perubahan penting yang secara nyata mempengaruhi kompetensi PUP

12


KAN 02

Terbitan Nomor : 4

1 Desember 2012

(perubahan struktur organisasi, perubahan kepemilikan, perubahan personel inti, perubahan alamat, perubahan fasilitas PUP, dan lain-lain). e.

5.2.2

PUP yang bermaksud memperoleh kembali status akreditasi ruang lingkup yang dibekukan.

Jika ketidaksesuaian ditemukan selama kunjungan tidak rutin, prosedur tindakan perbaikannya sama seperti kunjungan survailen terjadwal, kecuali kunjungan tidak rutin yang berkaitan dengan perluasan ruang lingkup akreditasi dimana prosedur tindakan perbaikannya sama seperti pada asesmen awal.

6

Re-Akreditasi

6.1

Re-Akreditasi dilakukan sebelum masa berlaku sertifikat akreditasi atau status akreditasi berakhir.

6.2

KAN akan memberi informasi bahwa masa akreditasi akan berakhir selambat-lambatnya 12 (duabelas) bulan sebelumnya. PUP yang berminat untuk memperpanjang status akreditasinya, diminta untuk mengajukan permohonan akreditasi ulang dan informasi perubahan penting yang terjadi di PUP sejak kunjungan KAN terakhir.

6.3

Bagi PUP yang berminat memperpanjang status akreditasi, disyaratkan telah melakukan sekurang-kurangnya satu kali penyelenggaraan uji profisiensi dalam lingkupnya dan kemudian mengajukan permohonan seperti halnya pada permohonan akreditasi awal. Permohonan disertai dokumen pendukung yang disyaratkan dan sebaiknya diajukan paling lambat 9 (sembilan) bulan sebelum status akreditasi berakhir.

6.4

Permohonan akreditasi dan semua dokumen yang diserahkan oleh PUP dalam rangka memperbaharui status akreditasi akan diperiksa oleh Sekretariat KAN dan akan dilakukan audit kecukupan oleh tim asesmen jika terdapat perubahan penting pada PUP.

6.5

Kunjungan reasesmen dan prosedur tindak lanjutnya akan diselesaikan dengan cara yang sama seperti pada saat asesmen awal.

6.6

Kunjungan reasesmen akan dilakukan paling lambat 6 (enam) bulan sebelum masa berlaku sertifikat akreditasi berakhir.

13


KAN 02

6.7

Terbitan Nomor : 4

1 Desember 2012

Status perpanjangan akreditasi PUP akan diberikan setelah tindak lanjut perbaikan dari ketidaksesuaian yang ditemukan pada saat kunjungan reasesmen dinyatakan memuaskan dan pengambilan keputusan akreditasi sesuai dengan klausul 4.6.

6.8

Jika ketidaksesuaian yang dilaporkan pada saat pelaksanaan kunjungan reasesmen tidak dapat diselesaikan dengan memuaskan sampai dengan masa berakhirnya status akreditasi, status akreditasi PUP otomatis akan dibekukan.

6.9

Jika PUP belum menyerahkan permohonan perpanjangan masa akreditasi dan semua dokumen pendukungnya hingga masa berakhirnya status akreditasi, maka secara otomatis status akreditasi PUP tersebut tidak berlaku.

6.10

Tindakan perbaikan re-akreditasi Proses tindakan perbaikan terhadap hasil re-Akreditasi dilaksanakan sama dengan ketentuan dalam asesmen awal.

6.11

Jika keputusan akreditasi diberikan sebelum masa akreditasi berakhir, status “akreditasi baru” dihitung sejak tanggal terakhir masa “akreditasi lama”, untuk jangka waktu 4 tahun berikutnya. Jika keputusan akreditasi diberikan sesudah masa akreditasi berakhir, status akreditasi dihitung sejak keputusan akreditasi. Selama masa kevakuman akreditasi yaitu antara berakhirnya “akreditasi lama” sampai diberikannya “akreditasi baru”, PUP dianggap sebagai PUP yang tidak diakreditasi.

7

Perluasan Lingkup Akreditasi

7.1

PUP yang bermaksud untuk menambah lingkup akreditasi dapat mengajukan permohonan penambahan lingkup secara tertulis dengan menggunakan formulir yang telah ditetapkan oleh KAN. Permohonan disertai dengan dokumen atau informasi tambahan lain yang diperlukan sesuai yang ditetapkan oleh KAN.

7.2

Pengajuan perluasan ruang lingkup akreditasi dapat dilakukan setelah 3 (tiga) bulan sejak status akreditasi diberikan.

14


KAN 02

7.3

Terbitan Nomor : 4

1 Desember 2012

Pengajuan perluasan ruang lingkup dapat dilakukan setelah minimal satu kali menyelenggarakan uji profisiensi baik sendiri maupun kolaborasi dengan PUP yang terakreditasi pada lingkup yang diajukan dan pelaksanaan asesmen lapangan dapat dilaksanakan bersama-sama dengan pelaksanaan survailen.

7.4

PUP yang menginginkan pelaksanaan asesmen lapangan untuk perluasan ruang lingkup akreditasi dilaksanakan bersama-sama dengan pelaksanaan kunjungan survailen, PUP harus menyampaikan permohonan perluasan ruang lingkup paling lambat 3 (tiga) bulan sebelum pelaksanaan survailen.

7.3

Proses akreditasi untuk perluasan ruang lingkup dilaksanakan sama dengan ketentuan dalam asesmen awal.

7.4

KAN tidak menerbitkan sertifikat baru sebagai hasil perluasan ruang lingkup akreditasi, KAN akan mengganti atau menambah lampiran sertifikat akreditasi dengan lingkup akreditasi baru.

7.5

Masa berlaku sertifikat akreditasi setelah penambahan ruang lingkup sama dengan sertifikat akreditasi yang berlaku pada saat itu.

7.6

Biaya akreditasi untuk perluasan ruang lingkup yang dibebankan kepada PUP sesuai dengan struktur biaya akreditasi KAN.

8

Pembekuan dan Pencabutan Akreditasi

8.1

KAN dapat membekukan status akreditasi apabila terjadi, tetapi tidak terbatas pada, hal-hal berikut : a.

PUP gagal disurvailen dalam kerangka waktu yang telah ditentukan;

b.

“ketidaksesuaian kategori 1” ditemukan dalam kunjungan survailen atau reasesmen

c.

PUP tidak dapat menyelesaikan tindakan perbaikan secara memuaskan dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan prosedur tindakan perbaikan survailen atau kunjungan reasesmen;;

d.

PUP tidak menjaga kesesuaiannya terhadap kriteria/persyaratan akreditasi KAN;

15


KAN 02

Terbitan Nomor : 4

e.

8.2

8.3

1 Desember 2012

PUP yang terakreditasi secara sukarela mengajukan diri untuk dibekukan status akreditasinya.

Pencabutan status akreditasi dapat dilakukan untuk sebagian atau seluruh ruang lingkup akreditasi, namun tidak terbatas pada kondisi sebagai berikut : a.

dimiliki perorangan dan pemilik yang bersangkutan dinyatakan bangkrut atau menjadi bagian dari krediturnya;

b.

merupakan suatu badan usaha dalam tahap dilikuidasi;

c.

PUP yang terakreditasi tidak menindaklanjuti status akreditasinya setelah satu tahun dibekukan status akreditasinya;

d.

PUP terakreditasi secara sukarela mengajukan diri untuk dicabut status akreditasinya.

KAN harus menginformasikan kepada PUP yang diakreditasi secara tertulis mengenai pembekuan status akreditasi serta alasannya. PUP penyelenggara uji profisiensi tersebut mempunyai hak untuk meminta penjelasan kepada KAN atas status pembekuan.

8.4

PUP yang dibekukan dilarang mencantumkan simbol akreditasi KAN dalam penyelenggaraan uji profisiensi, menerbitkan dan menyebarluaskan segala bentuk publikasi termasuk iklan yang berisi pernyataan diakreditasi oleh KAN.

9

Pengaktifan Kembali Status Akreditasi

9.1

PUP yang diakreditasi dimana status akreditasinya dibekukan seluruh ataupun sebagian dapat mengajukan pemberlakuan kembali status akreditasinya.

9.2

Pengaktifan kembali status akreditasi diberikan hanya jika PUP telah menindaklanjuti penyebab pembekuan secara memuaskan.

10

Permohonan Kembali (re-application) Akreditasi

10.1

PUP terakreditasi yang status akreditasinya dicabut keseluruhan dapat mengajukan untuk diakreditasi kembali dalam waktu 1 (satu) tahun setelah tanggal pencabutan akreditasi. Dalam kasus ini, PUP dianggap sebagai pemohon baru dan seluruh proses asesmen awal diberlakukan kepada PUP serta nomor akreditasi baru akan diberikan 16


KAN 02

Terbitan Nomor : 4

1 Desember 2012

setelah seluruh proses akreditasi diselesaikan oleh PUP. 10.2

PUP terakreditasi yang status akreditasinya dicabut sebagian dapat mengajukan akreditasi kembali untuk ruang lingkup yang dicabut, selama PUP dapat menunjukan kompetensinya di bidang ruang lingkup yang dicabut. Dalam hal ini PUP harus mengikuti prosedur sesuai dengan proses penambahan ruang lingkup.

11

Penyelenggaraan Uji Profisiensi

11.1

PUP yang diakreditasi hanya boleh menyelenggarakan uji profisiensi dengan menggunakan simbol akreditasi KAN sesuai dengan ruang lingkup akreditasinya. Dalam hal sebagian lingkup akreditasi PUP dibekukan, maka penyelenggaraan uji profisiensi untuk lingkup tersebut harus didukung oleh PUP yang telah diakreditasi dalam ruang lingkup yang sesuai. Dukungan oleh PUP lain hanya diperbolehkan apabila PUP terkait pada penyelenggaraan uji profisiensi sedang dalam status dibekukan sementara. atau proses reakreditasi sedang berlangsung.

11.2

PUP yang telah diakreditasi wajib segera menyerahkan laporan dari setiap hasil penyelenggaraan uji profisiensi kepada KAN dalam akreditasinya yang dilampiri dengan informasi nama PUP peserta.

lingkup

11.3

KAN berhak mendapatkan informasi lebih rinci untuk PUP peserta yang telah diakreditasi oleh KAN.

12

Kerahasiaan

12.1

KAN akan merahasiakan semua informasi yang diperoleh tentang PUP yang telah diakreditasi termasuk informasi yang diperoleh selama proses pemberian, perpanjangan, perluasan dan pengurangan lingkup akreditasi.

12.2

Semua personel KAN pada semua tingkatan organisasi termasuk Anggota KAN, Tenaga Ahli, Anggota Tim Panitia Teknis, Asesor dan semua Staf Sekretariat selalu menjaga kerahasiaan dan menandatangani “pernyataan menjaga kerahasiaan dan bebas dari tekanan komersial”.

12.3

Informasi tentang PUP tertentu tidak dibenarkan untuk dipaparkan kepada pihak ketiga, kecuali KAN, tanpa ijin tertulis dari PUP tersebut. Jika perundang-undangan yang berlaku di Indonesia mengizinkan untuk 17


KAN 02

Terbitan Nomor : 4

1 Desember 2012

mensyaratkan bahwa informasi harus dipaparkan terhadap pihak ketiga, PUP harus diberitahu tentang informasi tersebut.

13

Sertifikat Akreditasi

13.1

Setelah keputusan akreditasi PUP mendapatkan sertifikat akreditasi dan lampiran sertifikat akreditasi yang berisi ruang lingkup akreditasi.

13.2

Sertifikat akreditasi KAN : a.

berlaku untuk 4 (empat) tahun;

b.

tidak berlaku pada saat status akreditasi dibekukan.

c.

dapat dicabut bila KAN menyimpulkan bahwa PUP telah gagal memenuhi Syarat dan Aturan Akreditasi Penyelenggara Uji Profisiensi atau kriteria akreditasi KAN.

14

Hak dan Kewajiban PUP yang telah diakreditasi

14.1

PUP yang diakreditasi oleh KAN mempunyai hak untuk : a.

menggunakan simbol akreditasi untuk keperluan penyelenggaraan uji profisiensi;

b.

mendapatkan akreditasi;

c.

mengajukan keluhan, penyelesaian perselisihan dan banding kepada KAN;

d.

mendapatkan informasi nama dan instansi asal anggota tim asesmen

informasi

setiap

adanya

perubahan

persyaratan

yang akan melaksanakan asesmen/survailen/re-asesmen dan menyatakan persetujuan atau penolakan terhadap tim asesmen dengan alasan adanya konflik kepentingan; e.

mengajukan permohonan penambahan, pengurangan, dan pembekuan lingkup Akreditasi;

f.

dipublikasikan status Akreditasi dan program tahunan uji profisiensi yang akan dilakukan pada media publikasi KAN. 18


KAN 02

14.2

Terbitan Nomor : 4

1 Desember 2012

PUP mempunyai kewajiban untuk: a.

selalu menjaga kesesuaian dengan kriteria dan persyaratan akreditasi KAN;

b.

menjamin bahwa informasi dan dokumentasi mutu yang diberikan kepada KAN dijaga selalu mutakhir dan terkendali;

c.

segera memberitahukan kepada KAN tentang: i.

perubahan organisasi atau manajemen, yaitu pimpinan PUP, manajer teknis, manajer mutu, penanggung jawab evaluasi data dan personel inti terkait lainnya;

ii.

perubahan alamat, kepemilikan, dan status hukum organisasi;

iii.

perubahan panduan mutu, kebijakan atau prosedur, jika sesuai.

iv.

perubahan peralatan, fasilitas dan/atau sumber daya lainnya yang dapat mempengaruhi mutu kerja laboratorium/lembaga inspeksi.

d.

membayar biaya yang berkaitan dengan proses akreditasi sesuai dengan struktur biaya yang ditetapkan KAN;

e.

menangani pengaduan yang terkait dengan penyelenggaraan uji profisiensi;

f.

tidak

menggunakan

akreditasinya

sedemikian

sehingga

dapat

merugikan KAN dan tidak akan membuat pernyataan yang berkaitan dengan akreditasinya yang dapat menyesatkan; g.

menyampaikan program tahunan diselenggarakan pada awal program;

uji

profisiensi

yang

akan

h.

segera menyerahkan laporan dari setiap hasil penyelenggaraan uji profisiensi kepada KAN dalam lingkup akreditasinya yang dilampiri dengan informasi nama PUP peserta.

14.3

Akreditasi KAN tidak membebaskan atau mengurangi tanggung jawab PUP dalam melaksanakan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

14.4

PUP harus memberikan bantuan yang wajar dan kerjasama yang diperlukan kepada KAN dan perangkatnya untuk memungkinkan KAN dapat memantau pemenuhan terhadap Syarat dan Aturan Akreditasi

19


KAN 02

Terbitan Nomor : 4

1 Desember 2012

Penyelenggara Uji Profisiensi dan kriteria akreditasi KAN, mencakup: a.

pemberian izin kepada KAN dan asesornya untuk melakukan asesmen,

survailen, verifikasi dan kegiatan lainnya yang terkait dengan kegiatan akreditasi; b.

bantuan kepada KAN atau personelnya dalam melakukan penyelidikan dan pemecahan setiap keluhan yang disampaikan pihak ketiga tentang kegiatan uji profisiensi yang termasuk dalam ruang lingkup yang telah diakreditasi.

14.5

Atas permintaan KAN, PUP harus menyediakan rekaman semua keluhan dan perselisihan, serta tindakan perbaikan atas keluhan dan perselisihan.

15

Penggunaan Simbol Akreditasi KAN

15.1

Penggunaan simbol akreditasi KAN untuk PUP yang telah diakreditasi adalah tidak wajib, namun KAN sangat merekomendasikan PUP untuk menggunakan simbol akreditasi tersebut.

15.2

Simbol akreditasi KAN terdiri atas logo KAN dan nomor akreditasi yang dijelaskan dalam kebijakan KAN untuk penggunaan simbol akreditasi PUP

15.3

Penggunaan simbol akreditasi KAN diatur dalam KAN-P-02: Penggunaan simbol akreditasi Komite Akreditasi Nasional (KAN) untuk digunakan oleh Lembaga Sertifikasi, Lembaga Inspeksi, Laboratorium dan Penyelenggara Uji Profisiensi yang Telah Diakreditasi oleh KAN.

15.4

PUP yang telah diakreditasi oleh KAN, hendaknya menggunakan simbol akreditasi KAN dan ditempatkan sesuai aturan yang terdapat dalam KAN-P02.

15.5

Dalam penempatan simbol akreditasi KAN harus diperhatikan hal-hal berikut: a.

Format dan besarnya logo disesuaikan dengan logo PUP;

b.

Ukuran dan warna logo harus nyata dan jelas sesuai dengan peraturan yang tercantum dalam Pedoman KAN (KAN P-02) atau, bila diperlukan, warna dapat diganti dengan warna yang ekuivalen, yaitu dengan menggunakan Red Green Blue (RGB) sebagai berikut: 20


KAN 02

Terbitan Nomor : 4

c.

15.6

1 Desember 2012

¾

KAN: R = 0; G = 0; B = 200;

¾

Komite Akreditasi Nasional: R = 150; G = 150; B = 150;

¾

Tanda Cek : R = 250; G = 50; B = 0;

¾

Nama PUP: R = 150; G = 150; B = 150.

Di bawah logo harus dituliskan kata-kata “Komite Akreditasi Nasional” dan nomor akreditasi PUP.

Penyalahgunaan simbol akreditasi KAN dan/atau penyimpangan dari KAN-P02 akan dikenakan sangsi berupa: a.

memberikan peringatan dan menginstruksikan untuk melakukan tindakan perbaikan.

b.

Jika dalam waktu 2 (dua) bulan, tidak dapat menyelesaikan tindakan perbaikan atau dengan sengaja terus menyalahgunakan simbol akreditasi KAN, KAN akan memberikan peringatan kedua kepada PUP.

c.

Jika peringatan kedua tetap tidak diindahkan, KAN akan membekukan/ mencabut akreditasi PUP.

D

Jika pelanggaran mengandung unsur pidana, kepada yang bersangkutan akan dikenakan sanksi sesuai dengan perundangundangan yang berlaku di Indonesia.

16

Keluhan, Perselisihan dan Banding

16.1

KAN memperhatikan, mencatat, menindaklanjuti, dan menyelesaikan semua keluhan dan perselisihan yang disampaikan secara tertulis atas pengoperasian sistem Akreditasi PUP atau terhadap personel KAN, baik asesor, staf sekretariat maupun personel lainnya yang ditugaskan oleh KAN.

16.2

PUP dapat mengajukan banding secara tertulis atas keputusan yang ditetapkan oleh KAN paling lambat 1 (satu) bulan sejak keputusan ditetapkan. Penyelesaian banding dilakukan sesuai dengan prosedur banding KAN.

16.3

KAN menyimpan semua rekaman banding, keluhan, dan perselisihan dan tindakan perbaikan yang berkaitan dengan Akreditasi.

21


KAN 02

Terbitan Nomor : 4

1 Desember 2012

17

Pemberitahuan atas Perubahan Kriteria Akreditasi PUP

17.1

PUP akan mendapat pemberitahuan bila terjadi perubahan atas Syarat dan Aturan Akreditasi PUP Penyelenggara Uji Profisiensi dan kriteria Akreditasi KAN.

17.2

PUP akan diberi waktu yang cukup, untuk melakukan penyesuaian terhadap perubahan yang terjadi.

17.3

PUP harus memberitahu secara tertulis kepada KAN atas rencana dan pelaksanaan perubahan yang berkaitan dengan pemenuhan persyaratan.

18

Penggantian Kerugian

18.1

PUP bertanggung jawab untuk mengganti kerugian atas tuntutan yang disampaikan ke KAN oleh pihak ketiga yang muncul langsung maupun tidak langsung dari akreditasi PUP dan penggunaan simbol akreditasi KAN sesuai dengan Syarat dan Aturan Akreditasi Penyelenggara Uji Profisiensi.

18.2

KAN bertanggung jawab atas permintaan ganti rugi oleh pihak lain jika terbukti kesalahan dilakukan oleh KAN. Pengaturan lebih lanjut mengenai penggantian kerugian ini disesuaikan dengan peraturan perundangundangan yang berlaku di Indonesia.

19

Biaya Akreditasi Penyelenggara Uji Profisiensi

19.1

KAN mempunyai sumber daya keuangan yang berasal dari anggaran pemerintah dan biaya Akreditasi dari PUP.

19.2

KAN menetapkan dan mempublikasikan struktur biaya akreditasi sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

20

Peraturan Perundang-undangan Syarat dan Aturan Akreditasi Penyelenggara Uji Profisiensi ini disusun dan ditetapkan dengan memperhatikan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia.

22


Terbitan Nomor : 4 Desember 2012

Recommend Documents