TELJESÍTMÉNYMÉRÉSI EREDMÉNYEK ÖSSZEHASONLÍTÁSA
Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtár Eger
Bevezetés A tanulmány célja: A 2003. évi minőségfejlesztési pályázat támogatásával elvégzett felmérések eredményeként megállapított könyvtári teljesítmény mutatók összehasonlító vizsgálatának elvégzése (benchmarking).
A tanulmány jövőképe: A felhasználók felismert szükségleteire és igényeire alapozott szolgáltatások kialakítása, minőségi szemlélet megteremtése.
Felhasznált segédletek: Információ és dokumentáció. Könyvtári teljesítménymutatók MSZ ISO 11620:2000 Teljesítménymutatók a magyar könyvtári rendszerben : ajánlás a könyvtári teljesítménymutatók alkalmazására SKALICZKI Judit - ZALAINÉ KOVÁCS Éva: Minőségmenedzsment a könyvtárban. Veszprém ; Budapest : VEK : IKSZ, 2003. Intézményünk minőségfejlesztési stratégiai terve
Tartalom A tanulmány jövőképe:.........................................................................................................................................2 Felhasznált segédletek:..........................................................................................................................................2 A közönség, mint használó........................................................................................................................................3 a használókra vetített költség....................................................................................................................................4 A személyes használat népszerűsége........................................................................................................................5 A személyes használat költsége................................................................................................................................6 A helyben használat intenzitása................................................................................................................................7 A gyűjtemény használata .......................................................................................................................................10 A kölcsönzési állomány forgási sebessége..............................................................................................................12 A kölcsönzés népszerűsége.....................................................................................................................................15 A kölcsönzések költségessége.................................................................................................................................18 A könyvtárközi kölcsönzés hatékonysága...............................................................................................................20 A tárgyi eszközök kihasználtsága...........................................................................................................................24 Az ülőhelyek kihasználtsága...................................................................................................................................26 A dokumentumfeldolgozás gyorsasága...................................................................................................................28
2
A KÖZÖNSÉG, MINT HASZNÁLÓ 1. SZ. TELJESÍTMÉNYMUTATÓ SZABVÁNY: B2.1.1
A MÉRÉSI EREDMÉNYEK ÖSSZEHASONLÍTÁSA Alkalmazási terület: A három könyvtár összehasonlítása Cél: Annak értékelése, hogy mennyire sikerült a könyvtáraknak elérnie a célközönséget. A mutató meghatározása: A célközönségből a használók aránya Mutató: A/B A = Beiratkozott olvasók száma B = A város lakossága
Város Debrecen Eger Szolnok
Célközönség (beiratkozott olvasók) 13 084 14 417 15 994
Szolgálandó közönség (a város lakossága) 205 881 58 000 77 631
Arány A/B % 6,3 % 24,8 % 20,6 %
Arány A/B % 30,00%
24,80%
20,60%
20,00% 10,00%
6,30%
0,00% Debrecen
Eger
Szolnok
3
A HASZNÁLÓKRA VETÍTETT KÖLTSÉG 2. SZ. TELJESÍTMÉNYMUTATÓ SZABVÁNY: B2.1.2
A MÉRÉSI EREDMÉNYEK ÖSSZEHASONLÍTÁSA Alkalmazási terület: A három könyvtár összehasonlítása Cél: A költség összevetése a használók számával A mutató meghatározása: A könyvtár összes működési költségei egy pénzügyi év során, osztva a használók számával Mutató: A/B A = A könyvtár 2003. évi összköltsége B = A könyvtárat használók száma (beiratkozott olvasók) - 2003-ban
Város Debrecen Eger Szolnok
A könyvtár évi költsé- A könyvtárat haszná- Egy használóra jutó ge (Ft) lók száma költség A/B (Ft) 199 238 000 13 084 15 228 172 386 000 14 417 11 950 203 987 000 15 994 12 753
Egy használóra jutó költség A/B (Ft) 20 000
15 228
15 000
11 950
12 753
Eger
Szolnok
10 000 5 000 0 Debrecen
4
A SZEMÉLYES HASZNÁLAT NÉPSZERŰSÉGE 3. SZ. TELJESÍTMÉNYMUTATÓ SZABVÁNY: B2.1.3
A MÉRÉSI EREDMÉNYEK ÖSSZEHASONLÍTÁSA Alkalmazási terület: A három könyvtár összehasonlítása Cél: Annak megállapítása, hogy mennyire sikerült a könyvtáraknak a használókat megnyernie a szolgáltatások igénybevételére A mutató meghatározása: A személyes használatok (látogatók) éves száma osztva a szolgálandó közönség (beiratkozott olvasók)) számával Mutató: A/B A = A személyes használatok (látogatók) éves száma B = A város lakossága
Város
Látogatások száma
Debrecen Eger Szolnok
Nincs adat 170 297 147 811
Az olvasók éves láBeiratkozott olvasók togatásainak száma átlagban 13 084 Nincs adat 14 417 11,81 15 994 9,2
Az olvasók éves látogatásainak száma átlagban 15
11,81
10
9,2
5
Az olvasók éves látogatásainak száma átlagban
0 Eger
Szolnok
5
A SZEMÉLYES HASZNÁLAT KÖLTSÉGE 4. SZ. TELJESÍTMÉNYMUTATÓ SZABVÁNY: B2.1.4
A MÉRÉSI EREDMÉNYEK ÖSSZEHASONLÍTÁSA Szabvány: B2.1.4. Alkalmazási terület: A három könyvtár összehasonlítása Cél: Annak megállapítása, hogy egy használó látogatása mibe kerül. A mutató meghatározása: A könyvtár évi költségvetése osztva a látogatók számával Mutató: A/B A = A könyvtár 2003. évi költségvetése B = A könyvtári látogatások száma
Város
Az éves költségvetés
Debrecen Eger Szolnok
Látogatások száma
199 238 000 172 386 000 203 987 000
Nincs adat 170 297 147 811
Egy látogatásra eső költség Nincs adat 1 012 1 380
Egy látogatásra eső költség 1500
1 380 Ft 1 012 Ft
1000 500 0 Eger
Szolnok
6
A HELYBEN HASZNÁLAT INTENZITÁSA 6. SZ. TELJESÍTMÉNYMUTATÓ SZABVÁNY: B2.2.5
A könyvtári dokumentumok helyben használatának intenzitásának mérésével a következő kérdésekre kerestük a választ: • A könyvtár helyben használható gyűjteményének dokumentumait egy látogató milyen mértékben használja? • A mért mintavételi időszakban egy személyes használatra hány helyben használt dokumentum jut?
A MÉRÉSI EREDMÉNYEK ÖSSZEHASONLÍTÁSA
A helyben használat intenzitását 3 megyei könyvtárban végzett mérési eredmények alapján vizsgáltuk: Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtár Eger; Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Verseghy Ferenc Könyvtár Szolnok; Méliusz Juhász Péter Megyei Könyvtár Debrecen. A méréseket mindhárom helyen 2003. december-2004. február közötti időszakban mintavételi módszerrel végezték. Mutató: A/B A = helyben használt dokumentumok száma B = személyes használat
Debrecen Eger1 Szolnok
000 000 000 000 000 0
1
Szem élyes has ználatok s zám a
Mutató (A/B) 3,33 1,74 3,17
A helyben használt dokumentumok és a használatok száma Debrecenben a legalacsonyabb. A mutató megközelítően állandó szám, ezért az összehasonlításban erre az adatra is támaszkodtunk.
S
zo ln ok
Helyben has znált dokum entum ok s zám a
Eg er
De br ec en
25 20 15 10 5
Helyben használt doku- Személyes használamentumok száma (A) tok száma (B) 6 398 1 920 18 066 10 398 20 494 6 455
A megyei könyvtár adatai a fiókok nélkül 7
A használat intenzitása 4
3,33
3
3,17 1,74
2
A használat intenzitása
1 0 Debrecen
Eger
Szolnok
A helyben használat annál intenzívebb, minél nagyobb a mérési mutató. A vizsgált könyvtárak közül Debrecenben a legintenzívebb a helyben használat 3,33. Szolnokon valamelyest kisebb 3,17 a mutató, Egerben viszont lényegesen alacsonyabb, mindössze 1,74.
A helyben használat intenzitása Egerben részlegenként: Részleg Mutató
Felnőtt 1,78
Zenei 0,63
Idegen nyelvi 1,60
Közigazgatási 2,35
Gyermek 2,35
Összesen 1,74
A MUTATÓRA HATÓ TÉNYEZŐK ELEMZÉSE A helyben használat intenzitását befolyásoló tényezőket megvizsgáltuk:
A helyben használat szolgáltatás szabályozása (az olvasótermek, folyóirat olvasó, egyéb gyűjtemények használatának módja) megfelelő-e a használó számára, elég könnyen és gyorsan jut-e hozzá a keresett dokumentumokhoz? A központi épületben és a város különböző pontján található részlegeinkben a helyben használat egyszerű feltételekkel valósul meg, a szabadpolcon a használó azonnal hozzáférhet a keresett dokumentumokhoz, kérheti a tájékoztató könyvtárosok segítségét is. Tény azonban, hogy a Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtár központi épületében a dokumentumállomány mindössze 30%-a található szabadpolcon. Jelentős hányada raktárakban van. Ezért megnéztük a raktárból való kérések módját és a hozzáférés időtartamát A belső raktárból való kiszolgálás gyors. A raktári kérés kérőlapon történik, amelynek kitöltésében az olvasó kérheti a könyvtáros segítségét. Sok esetben a kérőlap kitöltésére nincs is szükség; a várakozási idő 5-10 perc. A könyvtárunkban végzett használói elégedettségvizsgálat során olvasóink pozitívan értékelték az egyes dokumentumokhoz való hozzáférés várakozási idejét, 82 %-uk elégedettségét fogalmazta meg. Várakozási idő Nagyon elégedett Inkább elégedett Közepesen elégedett Inkább elégedetlen Nagyon elégedetlen Nincs válasz
48% 34% 12% 2% 1% 4%
Nehezebb a külső raktárban tárolt dokumentumok elérése. Beszállítást a könyvtár heti 3 alkalommal vállal, (a részlegekben csak az igények függvényében). Előfordul, hogy ez a felhasználó számára már késő. Beszállítási késedelem ritkán fordul elő. A külső raktári kérések száma alacsony, a mutatóra gyakorolt hatása kicsi.
8
Van-e várakozási idő? Adminisztrációs feladata van-e a használónak? Várakozási idő csak a külső raktárból kért művek esetén van, ez olykor a 3 napot is meghaladhatja. Ebben a szolgáltatásban lehetne rugalmasabban alkalmazkodni a használói igényekhez. A beszállításhoz szükség van a könyvtár gépkocsijára, az autó beosztásának rugalmasabb szervezésével a várakozási idő rövidíthető. Van-e más zavaró tényező? A központi olvasóterembe 2002-ben 10 db internetes számítógépet telepítettek. A gépek elhelyezésére - a pályázati föltételek miatt - nem volt más lehetőség. Ez által az olvasóterem zsúfoltabbá vált. Nem csökkent ugyan az asztalok és ülőhelyek száma, azonban nőtt a szolgáltatással együtt járó zaj és a forgalom. A kényelmes olvasás, elmélyült tanulás lehetősége csorbát szenved. Azóta az olvasóterem forgalma jelentősen visszaesett.
Megfelel-e a könyvtár helyben használható gyűjteményének választéka, összetétele a használók igényeinek? Ezzel összefüggésben tanulmányoztuk a gyűjtemény használatára vonatkozó adatokat. A könyvtár beszerzési politikájában tudatosan figyel a használói igények változására. Pl. az Eszterházy Károly Főiskola oktatási szerkezetének átalakulásához (amelyben a tanárképzést fölváltotta a gazdasági és kommunikációs szakemberek képzése) igazodva megkezdődött a képzéshez szükséges irodalom beszerzése, mivel a használói igények nálunk is jelentkeztek. (Különös tekintettel arra, hogy a főiskolai könyvtár a hétvégi levelezős konzultációk idején zárva tart.) Ezen túlmenően további vizsgálatok, pl. a részletes állományelemzés elvégzését is szükségesnek tartjuk. Megfelel-e a könyvtári környezet (bútorzat, világítás) a kényelmes helyben használatnak? A könyvtári bútorzat régi, nem vonzó az olvasók számára. Az ülőbútorok nem alkalmasak a kényelmes olvasásra, a polcok közötti terek szűkek, nincs helyi világítás. Szükséges lenne a működési föltételek javítása.
9
A GYŰJTEMÉNY HASZNÁLATA 7. SZ. TELJESÍTMÉNYMUTATÓ SZABVÁNY: B2.2.6
A gyűjtemény használatát azzal a céllal mértük, hogy a használatban lévő dokumentumok számának megállapításával megnézzük, mennyire nyerte el könyvtárunk gyűjteménye a szolgálandó közönség, azaz használóink tetszését. A mutatót egy mintavételi napra alkalmaztuk. A kapott mutató segítségével megtudtuk, hogy a könyvtár teljes dokumentum állományából adott napon mennyi volt a használatban lévők aránya.
A MÉRÉSI EREDMÉNYEK ÖSSZEHASONLÍTÁSA Az adatok összehasonlítását nehezítette, hogy - az előzetes egyeztetések ellenére - a könyvtárak más-más napon végezték a méréseket. A mérés módszere azonos volt, mindhárom helyen mintavétellel történt. A szolnoki mérésből azért választottuk ki a 2003. december 12-i, a debreceni könyvtár adataiból a 2003. december 11-i adatokat, mert ez a két dátum volt időben a legközelebb az egri 2003. december 9-i méréshez. Mutató: A/B*100 A = a kölcsönzésben lévő és a helyben használt dokumentumok együttes száma B = a gyűjtemény összes dokumentuma Használatban lévő dokumentumok száma2 (A) 179 779 9751 230 884 18 766 301 445 17 084
A gyűjtemény összes dokumentuma (B) Debrecen3 Eger4 Szolnok
9 8 A gyűjtemény 7 összes6 4,4 dokumentuma 5 4 3 Használatban 2 lévő 1 0 dokumentumok
ok ln
r Eg e
száma
Debrecen
5,4 8,1 5,67 8,1 5,67
Eger
Szolnok
Sz o
br
ec
en
350 000 300 000 250 000 200 000 150 000 100 000 50 000 0
De
Mutató A/B*100
2
A mérési napon kölcsönzött + a már kölcsönzésben lévő + a mérési napon helyben használt dokumentumok száma összesen 3 Megegyezik a gyűjtemény kölcsönözhető dokumentumainak számával (?) 4 A megyei könyvtár teljes gyűjteményének adatai a Közigazgatási szakkönyvtár és a fiókok nélkül 10
A gyűjtemény használata Egerben a legintenzívebb. A mutató összhangban van a 10. (A kölcsönzési állomány forgási sebessége) és 11. (A kölcsönzés népszerűsége) teljesítménymutató számadataival.
Könyvtárunk részlegeinek adatai: Részleg Mutató
Felnőtt 5,90
Zenei 7,43
Idegen nyelvi 17,76
Gyermek 15,69
Összesen 8,13
A MUTATÓRA HATÓ TÉNYEZŐK ELEMZÉSE A gyűjtemény használata legintenzívebb az idegen nyelvű művek és ismerethordozók körében, továbbá a gyermekkönyvek esetében. A mutató a felnőtt részleg mutatója a legalacsonyabb, összhangban van a debreceni és a szolnoki adatokkal. Annak érdekében, hogy gyűjtményünk népszerűsége növekedjen, ezáltal használata intenzívebb legyen néhány további vizsgálatot is el kell végeznünk: Elegendő példány van-e a sikerkönyvekből? Milyen a gyűjtemény avultsága (a helyi igényekhez képest magas v. alacsony színvonala)? Megfelelő-e a kölcsönözhető dokumentumok száma és a kölcsönzési határidő?
Elérhetők-e a dokumentumok? Kurrens könyvek elérhetőségének vizsgálata a Felnőtt olvasószolgálatban5
5
A vizsgálat A használói elégedettség mérésével foglalkozó, kérdőíves felméréshez készült 11
A KÖLCSÖNZÉSI ÁLLOMÁNY FORGÁSI SEBESSÉGE 10. SZ. TELJESÍTMÉNYMUTATÓ SZABVÁNY: B2.4.1
E méréssel a kölcsönzési állomány használatáról szerettünk volna adatokat gyűjteni. A mutató megmutatta annak átlagát, hogy egy dokumentumot hányszor kölcsönöztek ki az év során. Minél nagyobb a szám, annál intenzívebb a kölcsönzés. A MÉRÉSI EREDMÉNYEK ÖSSZEHASONLÍTÁSA
A mutató meghatározása mindhárom könyvtárban a 2003. évi statisztikai adatok alapján történt. Egerben a teljes gyűjtemény kölcsönözhető dokumentumainak számát (felnőtt olvasószolgálat, zeneműtár, idegen nyelvi gyűjtemény) gépi adatbázisból adtuk meg, a gyermekkönyvtárét becsléssel állapítottuk meg. Levontuk a közigazgatási könyvtár adatait, mert a könyvtár állománya csak helyben használható, továbbá nem szerepel az összehasonlításban a fiókkönyvtárak adatsora sem. Mutató: A/B A = a kölcsönzött dokumentumok száma B = a gyűjtemény kölcsönözhető dokumentumainak száma
Debrecen Eger7 Szolnok
A gyűjtemény kölcsönözhető dokumentumainak száma6 (B) 179 779 180 143 228 741
Kölcsönzött dokumentumok száma (A) 106 462 287 129 211 794
350 000 300 000 250 000 200 000 150 000 100 000 50 000 0
2
0,59 1,62 0,9
zo ln ok S
E
ge r
A gyűjtemény kölcsönözhető dokumentu-
D eb re ce n 6
Mutató (A/B)
Kölcsönzött dokumentumok száma
1,62
2003. december 31-i adat 1,5 7 A megyei könyvtár teljes gyűjteményének 0,9 adatai a fiókok nélkül 1
0,59
0,5
12
0 Debrecen
Eger
Szolnok
A kölcsönzési állomány forgási sebessége Egerben a legmagasabb. A kapott érték összhangban van a kölcsönzés népszerűségénél mért adatokkal.
A Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtár adatai részlegenként: Felnőtt
Zenei 1,25
2,61
Idegennyelvi Gyermek Összesen 1. Fiók 2. Fiók Összesen 2,24 2,20 1,62 1,22 1,62 1,59
A MUTATÓRA HATÓ TÉNYEZŐK ELEMZÉSE Az elemzés során a következő kérdéseket vizsgáltuk meg: Elegendő példány van-e a sikerkönyvekből? Olvasói visszajelzések alapján bizonyosra vehető, hogy a sikerkönyvek példányszáma nem elegendő.
Milyen a gyűjtemény avultsága (a helyi igényekhez képest magas vagy alacsony színvonala) Könyvtárunkban tervszerű állománygondozás folyik. A gyarapodás és törlés aránya az elmúlt 3 évben: Gyarapodás Törlés 2001 7 690 27 865 2002 7 084 5 693 2003 7 014 4 177 A gyűjtemény összetétele az utóbbi években sokat változott, törekszünk az állomány folyamatos frissítésére. A használói elégedettségmérés során viszont a könyvek és más anyagok példányszámával voltak legkevésbé elégedettek olvasóink. Ezt megerősítették a kérdőívek végén leírt megjegyzések is.
Nagyon elégedett Inkább elégedett Közepesen elégedett Inkább elégedetlen Nagyon elégedetlen Nincs válasz
Könyvek példánya 14% 34% 36% 10% 1% 5%
Más anyagok példánya 13% 33% 29% 6% 2% 17%
Megfelelő-e az egy alkalommal kölcsönözhető dokumentumok száma és a kölcsönzési határidő? Tapasztalataink szerint megfelel az olvasói igényeknek. A használói elégedettségmérés során negatív visszajelzés nem érkezett.
Milyen az intézmény selejtezési politikája? 13
Tervszerűen folyik. A hosszabbításra milyen lehetőséget ad a könyvtár? Hosszabbítás tekintetében könyvtárunk rugalmas. Ha nincs előjegyzés a kért dokumentumokra, a kölcsönzési határidőt két alkalommal lehet meghosszabbítani (kétszer egy hónap). Hogyan működik az előjegyzés szolgáltatás? Az előjegyzés szolgáltatás tökéletes működését a kurrens könyvek elérhetősége befolyásolja.
14
A KÖLCSÖNZÉS NÉPSZERŰSÉGE 11. SZ. TELJESÍTMÉNYMUTATÓ SZABVÁNY: B2.4.2
A mérés célja az volt, hogy megtudjuk, a város lakói körében népszerű-e a könyvtár kölcsönzési szolgáltatása.
A MÉRÉSI EREDMÉNYEK ÖSSZEHASONLÍTÁSA
A mutató meghatározása a 2003. évi statisztikai adatok alapján történt. Két adattal számoltunk: Mutató: A/B A = a szolgálandó közönség kölcsönzéseinek éves száma B = a szolgálandó közönség létszáma A kapott számok összevetése mégsem egyszerű, ugyanis mindhárom könyvtár másként értelmezte a szolgálandó közönség fogalmát. Debrecenben a város illetve a megye lakosságát vették szolgálandó közönségnek, Szolnokon a város lakosságát, Egerben pedig az érvényes regisztrációval rendelkező használókat. Az adatok összehasonlítása érdekében elkészítettük Egerben is a város lakóira vetített mutatót.
Debrecen Eger9 Szolnok
Kölcsönzések száma (A) 51 568 86 022 54 256
A szolgálandó közönség száma8 (B) 205 881 57 289 77 631
Mutató (A/B) 0,24 1,5 0,7
250 000 Kölcs önzés ek s zám a
200 000 150 000 100 000
A s zolgálandó kö-zöns ég s zám a
50 000 0 Debrecen
8 9
Eger
Szolnok
A város lakosainak száma 2003-ban A megyei könyvtár teljes gyűjteményének adatai a Közigazgatási Szakkönyvtár és a fiókok nélkül 15
1,6 1,4 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0
1,5
0,7
A kölcsönzés népszerűségi mutatója Egerben a legmagasabb, Szolnokon közepes, Debrecenben a legalacsonyabb.
0,24
Debrecen
Eger
Szolnok
A MUTATÓRA HATÓ TÉNYEZŐK ELEMZÉSE Az elemzés során a következő kérdéseket vizsgáltuk meg: Elegendő példány van-e a sikerkönyvekből? Olvasói visszajelzések és a kérdőíves felmérés alapján bizonyosra vehető, hogy a sikerkönyvek példányszáma nem elegendő.
Milyen a gyűjtemény avultsága (a helyi igényekhez képest magas vagy alacsony színvonala) Könyvtárunkban tervszerű állománygondozás folyik. A gyarapodás és törlés aránya az elmúlt 3 évben: Gyarapodás Törlés 2001 7 690 27 865 2002 7 084 5 693 2003 7 014 4 177 A gyűjtemény összetétele az utóbbi években sokat változott, törekszünk az állomány folyamatos frissítésére. A használói elégedettségmérés során viszont a könyvek és más anyagok példányszámával voltak legkevésbé elégedettek olvasóink. Ezt megerősítették a kérdőívek végén leírt megjegyzések is.
Nagyon elégedett Inkább elégedett Közepesen elégedett Inkább elégedetlen Nagyon elégedetlen Nincs válasz
Könyvek példánya 14% 34% 36% 10% 1% 5%
Más anyagok példánya 13% 33% 29% 6% 2% 17%
Megfelelő-e az egy alkalommal kölcsönözhető dokumentumok száma és a kölcsönzési határidő? Tapasztalataink szerint megfelel az olvasói igényeknek. A használói elégedettségmérés során negatív visszajelzés nem érkezett. Milyen az intézmény selejtezési politikája? Tervszerűen folyik. A hosszabbításra milyen lehetőséget ad a könyvtár?
16
Hosszabbítás tekintetében könyvtárunk rugalmas. Ha nincs előjegyzés a kért dokumentumokra, a kölcsönzési határidőt két alkalommal lehet meghosszabbítani (kétszer egy hónap). Hogyan működik az előjegyzés szolgáltatás? Az előjegyzés szolgáltatás tökéletes működését a kurrens könyvek elérhetősége befolyásolja. Reklám tevékenység, a munkatársak képzettsége ezen a területen Könyvtárunk honlapján naprakész információkkal állunk olvasóink rendelkezésére, rendszeresen közzé tesszük új dokumentumaink listáját. 2004-ben elkészült reklámanyagaink is hozzájárulnak a szolgáltatás népszerűsítéséhez. Munkatársaink közül 4 fő vett részt minőségbiztosítási képzésben. Törekszünk a minőségi szemlélet elterjesztésére. E területen még van további tennivalónk.
17
A KÖLCSÖNZÉSEK KÖLTSÉGESSÉGE 13. SZ. TELJESÍTMÉNYMUTATÓ SZABVÁNY: B2.4.4
A MÉRÉSI EREDMÉNYEK ÖSSZEHASONLÍTÁSA Alkalmazási terület: A három könyvtár összehasonlítása Cél: Az egy kölcsönzésre jutó költség meghatározása A mutató meghatározása: Az éves költségvetés osztva a kölcsönzések számával Mutató: A/B A = Az éves költségvetés B = A 2003-ban lebonyolított kölcsönzések száma
Város Debrecen Eger Szolnok
Az éves költségvetés A kölcsönzések szá- Egy kölcsönzésre (Ft) ma jutó költség (Ft) 199 238 000 106 462 1 871 172 386 000 94 512 1 820 203 987 000 54 256 3 759
Az éves költs égvetés (eFt) 210 000 200 000 190 000 180 000 170 000 160 000 150 000
203 987
199 238 172 386
Debrecen
Eger
Szolnok
A kölcs önzés ek s zám a 150 000
106 462
100 000
94 512 54 256
50 000 0 Debrecen
Eger
Szolnok
18
Egy kölcsönzésre jutó költség (Ft) 4 000 3 000 2 000 1 000 0
3 759 1 871
Debrecen
1 820
Eger
Szolnok
19
A KÖNYVTÁRKÖZI KÖLCSÖNZÉS HATÉKONYSÁGA 15. SZ. TELJESÍTMÉNYMUTATÓ SZABVÁNY: B2.5.1
A MÉRÉSI EREDMÉNYEK ÖSSZEHASONLÍTÁSA E méréssel célunk a könyvtárközi kölcsönzés hatékonyságának mérése volt. A könyvtárközi kölcsönzés hatékonyságának teljesítménymutató számítása két előre meghatározott időszakban vizsgált adatok alapján történt. Az első vizsgált időszak: 2003. január 1. - december 31. A második vizsgált időszak: 2003. november 15. - december 15. Mindkét mérési szakaszban az „eredetiben” könyvtárközi kölcsönzéssel kért dokumentumok alapján történt a teljesítménymutatók kiszámítása. Az így kapott szám azt jelenti, hogy a vizsgált időszakban az olvasói kéréseket hány százalékban tudtuk teljesíteni könyvtárközi kölcsönzés útján. A mintavétel időszakában indított és beérkezett kérések alapján végezhető az összehasonlítás. A kijelölt időpontoktól eltérő időintervallumban mért adatok összehasonlítása csak részben végezhető el. 2003. január 1. – 2003. december 31. Kérések száma db Teljesítések száma db Hatékonyság %
400 350 300 250 200 150 100 50 0
Debrecen 247 210 85
Eger 359 251 69
Szolnok Eltérő mintavételi időpont és időtartam 2003. 09. 01-2003. 12. 31.
359 247
251
210
Kérés Teljesítés
85%
Debrecen
69%
Mutató
Eger
2003. november 15. – 2003. december 15.
20
Kérések száma db Teljesítések száma db Hatékonyság % 80 70 60 50 40 30 20 10 0
Debrecen 30 20 67
Eger 56 33 59
67%
Szolnok Eltérő mintavételi időpont és időtartam 2004. 01. 01- 2004. 02. 29.
59%
56
Kérés 33
30
Teljesítés
20
Mutató
Debrecen
Eger
A két könyvtár összehasonlítása során az adatok nem mutatnak jelentős eltérést. Az alábbi összehasonlításhoz Debrecenre vonatkozó adat nem állt rendelkezésre: Szolnok A kérés elindítása és A megérkezett doa dokumentum meg- kumentumok száérkezése között eltelt ma idő 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
0 1 4 12 7 21 34 20 25 3 0 2 7 9 5 0 4 2 1 2 1 4
Eger A kérés elindítása és A megérkezett doa dokumentumok kumentumok számegérkezése között ma eltelt idő 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
0 1 2 3 2 4 9 2 4 0 1 3 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0
21
Az olvasó által kért könyvtárközi kérés leadása és a kérés teljesítése között eltelt idő: Szolnok
Eger
Napok száma 1
Kézhezvétel 0
Napok száma 1
Kézhezvétel 0
2
0
2
1
3
0
3
1
4
2
4
0
6
4
6
5
7
10
7
2
8
13
8
1
9
3
9
4
10
3
10
3
11
5
11
1
12
2
12
2
13
2
13
2
14
2
14
8
15
10
15
1
16
1
16
0
17
5
17
1
18
3
18
0
19
1
19
0
20
1
20
0
21
1
21
1
22
1
22
0
A MUTATÓRA HATÓ TÉNYEZŐK ELEMZÉSE Az elemzés során a következő kérdéseket vizsgáltuk meg: Megfelelő-e a könyvtárközi kölcsönzés személyzeti ellátottsága? Könyvtárunkban a könyvtárközi ügyintézést két kolléga végzi. Betegség vagy távollét esetén a helyettesítés megoldott. Megfelelő-e a képzettség (a könyvtári rendszer ismerete)? A könyvtárközi kölcsönzés az ODR-en keresztül történik, ennek működését a feladatot végző kollégák jól ismerik, megfelelően alkalmazzák. Milyen fokú a kérések közvetítésének technikai szintje? A technikai szint megfelelő. Befolyásolja-e a szolgáltatás működését a kérések jellege (szak- vagy szórakoztató könyv)?
22
A kurrens könyvek - elsősorban szakkönyvek - beérkezési határideje befolyásolja a könyvtárközi kérés teljesítését. A kölcsönzésben lévő művek beérkezése változó. Befolyásolja-e a szolgáltatás működését a használói igények differenciáltsága? A használói igényeket nem differenciáljuk, valamennyi könyvtárközi kérést elindítjuk. Együttműködő-e a könyvtári rendszer? Az együttműködési készség általában megfelelő. Előfordul azonban olyan eset is, amikor viszszajelzést sem kapunk és a dokumentumot sem küldik.
Elfogult volt-e a személyzet a mérés alatt? A felmérés nem befolyásolta számottevően a munkatársakat. Annak érdekében, hogy a könyvtárközi kölcsönzés hatékonyságát megfelelő módon tudjuk mérni, szükségesnek tartjuk további mérések elvégzését, elsősorban az általunk teljesített kérések körében. Könyvtárunk 2005. évi munkatervében ez a feladat kiemelt szerepet kap.
23
A TÁRGYI ESZKÖZÖK KIHASZNÁLTSÁGA 17. SZ. TELJESÍTMÉNYMUTATÓ SZABVÁNY: B2.9.2
A méréssel arra kerestük a választ, hogy a könyvtárban található tárgyi eszközök mennyire vannak kihasználva.
A MÉRÉSI EREDMÉNYEK ÖSSZEHASONLÍTÁSA
A teljesítménymérés mindhárom könyvtárban 2003. december - 2004. február közötti időszakban mintavétellel történt. A könyvtárak számba vették a tárgyi eszközök fajtáit: 1. az információszolgáltatásban részt vevő eszközöket (számítógépeket) 2. a nem hagyományos dokumentumok használatához szükséges berendezéseket10 (mikrofilm leolvasó, tv, videó, rádió, lemezjátszó, CD-lejátszó, DVD-lejátszó, magnó) 3. Reprográfiai eszközöket (fénymásoló, nyomtató) Naponta négy időpontban (11, 13, 15 és 17 órakor) került sor a mérésekre. A mutató kiszámításánál a vizsgálat idején használatban lévő tárgyi eszközök számát viszonyították az eszközfajta teljes számához. Az összehasonlításhoz nem minden esetben álltak rendelkezésre részletes adatok, ahol lehetett, a könyvtárak összesített adatait használtuk föl. Mutató: A/B*100 A = a vizsgálat idején használatban lévő tárgyi eszközök száma B = az eszközfajta teljes száma I. Az információszolgáltatásban részt vevő eszközök kihasználtsága Debrecen Eger11 Szolnok
Eszközök száma db Kihasználtsága % 15 Nem öh. adat 26 59 42 60,58
II. Nem hagyományos dokumentumok használatához szükséges eszközök kihasználtsága Debrecen Eger Szolnok
10 11
Eszközök száma db Kihasználtsága % 2 Nem öh. adat 21 12 Nem öh. adat Nem öh. adat
Könyvtáranként eltérő A megyei könyvtár adatai a fiókkönyvtárak nélkül 24
III. Reprográfiai eszközök kihasználtsága Debrecen Eger Szolnok
Eszközök száma db Kihasználtsága % 4 Nem öh. adat 9 34 10 Nem öh. adat
IV. Összesített adatok Debrecen Eger Szolnok
Eszközök száma db Kihasználtsága % 21 31-37 56 40 57 51,44
Grafikonos ábrázolással: 60 50 40 30 20
51,44% 35%
40%
Es zközök s zám a db Kihas ználts ága %
10 0 Debrecen
Eger
Szolnok
A MUTATÓRA HATÓ TÉNYEZŐK ELEMZÉSE Az elemzés során a következő kérdésekre kerestük a választ: Milyen a vizsgált eszközök fizikai állapota? A technikai berendezések műszaki-fizikai állapota eltérő. A vizsgálat idején nem működött egy fénymásoló (gyermekkönyvtár), továbbá egy zenei lehallgató készülék (zenei részleg). A nem hagyományos dokumentumok használatához szükséges berendezések egy része korszerűtlen készülék, technikailag nem megfelelő színvonalú. Külön említést érdemel a fénymásoló berendezések állapota. A négy készülékből jelenleg csak egy ad megfelelő minőségű másolatot. A számítógépek korszerűsége szintén változó. Technikai állapotuk jónak mondható, két olvasói terminál kivételével. Elegendő-e a vizsgált eszközök mennyisége? A vizsgált eszközök mennyisége megfelelő, de minőségük eltérő. Törekedni kellene korszerű berendezések beszerzésére, illetve a folyamatos karbantartásra és cserére.
25
AZ ÜLŐHELYEK KIHASZNÁLTSÁGA 18. SZ. TELJESÍTMÉNYMUTATÓ SZABVÁNY: B2.9.3
A mérés célja az ülőhelyek kihasználtságának megállapítása volt. A MÉRÉSI EREDMÉNYEK ÖSSZEHASONLÍTÁSA
A teljesítménymérés mindhárom könyvtárban 2003. december - 2004. február közötti időszakban mintavétellel történt. A könyvtárak számba vették az egyes könyvtári övezetek ülőhelyeit (pl. olvasóterem, folyóirat olvasó, kutatóövezet) vagy az ülőhelyek fajtáit.12 1. Ülőhely asztalnál vagy munkaállomásnál tárgyi eszköz használatához 2. Ülőhely asztalnál vagy munkaállomásnál tárgyi eszköz nélkül 3. Ülőhely kötetlen tevékenységhez Naponta négy időpontban (11, 13, 15 és 17 órakor) került sor a mérésekre. A mutató kiszámításánál a vizsgálat idején foglalt ülőhelyek számát viszonyították az ülőhelyek teljes számához. Az öszszehasonlításhoz nem minden esetben álltak rendelkezésre részletes adatok, ezért ahol lehetett a könyvtárak összesített adatait használtuk föl. Mutató: A/B*100 A = a vizsgálat idején elfoglalt ülőhelyek száma B = az összes ülőhely száma Ülőhelyek száma db Kihasználtsága % Nem öh. adat Nem öh. adat 184 40 209 25,77
Debrecen Eger13 Szolnok
250 200
209
184
Ülőhelyek s zám a db
150 100 50
40%
25,77%
Kihas ználts ága %
0 Eger
Szolnok
12
Szolnokon és Debrecenben olvasói övezetenként mérték az ülőhelyek kihasználtságát, Egerben az ülőhelyek fajtái szerint 13 A megyei könyvtár adatai a fiókkönyvtárak nélkül 26
A Bródy Sándor Megyei és Városi Könyvtár ülőhelyek kihasználtságára vonatkozó adatai részlegenként: Felnőtt Zenei Idegen nyelvi Gyermek Összesen 1. Fiók 2. Fiók 28% 31% 47% 30% 40% 73% 33%
A MUTATÓRA HATÓ TÉNYEZŐK ELEMZÉSE Az elemzés során a következő kérdésekre kerestük a választ: Milyen a vizsgált ülőhelyek fizikai állapota? Könyvtárunkban az ülőhelyek esztétikai megjelenése nem vonzó. Fizikai állapotuk sem kielégítő, többségük cserére szorul. Az ülőhelyek nagy része kényelmetlen, egy részük nem biztonságos, az olvasók nem mernek ráülni. Zavaró tényező az ülőhelyek elhelyezkedése is. Több övezetben szűk helyre zsúfolva, megfelelő helyi világítás nélkül vannak elhelyezve. Elegendő-e a vizsgált ülőhelyek mennyisége? Az ülőhelyek mennyisége többnyire elegendő. Könyvtárunk néhány részlegében viszont komoly gondot jelent a kevés ülőhely: gyermekkönyvtár, fiókkönyvtárak. Ezekben a részlegekben több ülőhelyre lenne szükség. Sajnos a könyvtár övezeteinek zsúfoltsága sehol nem engedi meg az ülőhelyek számának növelését. Általában elmondható, hogy kényelmesebb, korszerűbb és esztétikusabb ülőhelyekre lenne szükség. Befolyásolja-e az ülőhelyek használatát a gépesítettség? Igen, hiszen a számítógépek előtti ülőhelyek a legkeresettebbek. Befolyásolja-e az ülőhelyek kihasználtságát az állomány szabadpolcossága? A szabadpolcos övezetekben több ülőhelyet helyeztünk el, de ezek kihasználtsága a fent említett tényezők miatt nem megfelelő.
27
A DOKUMENTUMFELDOLGOZÁS GYORSASÁGA 20. SZ. TELJESÍTMÉNYMUTATÓ SZABVÁNY: B3.2.1
A mérés célja a dokumentumfeldolgozási műveletek gyorsaságának mérése volt.
A MÉRÉSI EREDMÉNYEK ÖSSZEHASONLÍTÁSA
A vásárolt dokumentum megérkezésétől a használók számára elérhetővé válásig (általában a polcra kerülésig) eltelt idő átlaga. A mutatót csak ugyanúgy beszerzett és feldolgozott dokumentumok esetében lehet használni. Mutató: A/B A = a munkafázisra elhasznált összidő B = a munkafázisban feldolgozott dokumentumok száma A mutató valós szám felső határ nélkül. Minél alacsonyabb a mért érték, annál gyorsabb a feldolgozás. A mutató feltárja: a műveletek helytelen sorrendjét, az anyag feltorlódás amiatti késéseket, a túlterheltség miatti késéseket. A mutatót befolyásolja: a személyzeti ellátottság, a képzettség, a feldolgozás gépesítettsége A pályázat során megfigyelésre került mutatók közül talán ez a legkevésbé összehasonlítható. A feldolgozás munkafolyamatának hasonló lépései, az előkészítő megbeszélések során egyeztetett mérési időpont és a teljesítménymérő lapok összehangolt szempontjaival szemben számolnunk kell egy nagyon lényeges különbséggel: a három megyei könyvtár más-más integrált rendszert használ. Ez a tény jelentős eltérések forrása lehet és kizárja az összehasonlítás lehetőségét. A kapott eredmények a részletes összehasonlítás nélkül is tanulságosak. Az alábbi táblázatban a jellemző szempontokat próbáltuk számba venni, értékelni.
28
SZEMPONTOK A mérés időtartama A mérésben részt vett dokumentumok köre A mérési időszakban feldolgozott dokumentumok száma A feldolgozás folyamatában részt vevő munkatársak száma Mérték-e a feldolgozás munkafolyamatának egy-egy mozzanatára fordított idő A könyvtár által használt integrált rendszer A feldolgozás során alkalmaztak-e kész rekordok leöltését A feldolgozás munkafolyamatára negatívan ható tényezők Vezetnek-e hagyományos címleltárkönyvet A mérésben részt vett dokumentumok feldolgozására fordított idő átlaga
EGER 2003. november 17.2004. március 12.
DEBRECEN 2003. november 15.2004. február 15.
SZOLNOK 2003. november. 17.2004. március 9.
A könyvtár állományába vétel útján bekerülő könyvek 557 db
1131 db
543 db
5 fő
8 fő
5 fő+ 1 részmunkaidős (4 órás)
igen
nem
igen
SZIKLA 21
SR LIB
TextLib
igen betegség, szabadság, a számítógépes rendszer üzemeltetésének zavara, a beszerzett dokumentumok feltorlódása, túlterheltség nem
nem
igen
4,9 nap
4,8 nap
49,6 nap
A MUTATÓRA HATÓ TÉNYEZŐK ELEMZÉSE Javaslatok: Mind a három könyvtár feldolgozó osztálya gondolja át a dokumentum-feldolgozás munkafolyamatát, az egyes mozzanatok sorrendjét, a munkában részt vevők létszámát. Készüljenek fel arra, hogy betegség, hosszabb szabadság esetén belső átszervezéssel más kolléga át tudja venni az adott feladatot.
A zökkenőmentes feladatátvétel érdekében készüljenek el a szolgáltatási leírások.
A jobb eredmény elérése érdekében hangolják össze a dokumentumok beszerzését – várható megérkezési idejét – a feldolgozó osztály kapacitásával.
Ismételjék meg a mérést egy újabb időtartamban. A régi és az új mérés eredményeit hasonlítsák össze.
Azokkal a könyvtárakkal végezzenek benchmarkingot, akik ugyanazt az integrált rendszert használják.
29
