TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV

TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV ÁTTEKINTÉS

Oldalszám

A TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV FEJEZETEI

2. oldal

Bevezetés

7. oldal

1. fejezet - Az Európai Számvevőszék teljesítmény-ellenőrzési keretrendszere

15. oldal

2. fejezet - Teljesítmény-ellenőrzési módszertan és a „3E”

31. oldal

3. fejezet - Az ellenőrzés tervezése

61. oldal

4. fejezet - A vizsgálati szakasz

79. oldal

5. fejezet - Jelentésírás

99. oldal

Részletes tartalomjegyzék

Az ellenőrzési kézikönyv gyakorlatba ültetéséhez útmutatásért, követendő példákért, támogatásért, illetve tanácsért az Európai Számvevőszék ellenőrzésfejlesztési és jelentéstételi Kapcsolatfelvétel

(ADAR) részlegéhez fordulhat. Kérjük, keresse fel az ADAR intranetes oldalát vagy küldjön e-mailt az alábbi címre: ADAR CONTACT/ECA vagy [email protected]

Ez a kézikönyv a Számvevőszék külön engedélye nélkül másolható és terjeszthető.

TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV

BEVEZETÉS

TARTALOMJEGYZÉK

A Teljesítmény-ellenőrzési kézikönyv fejezetei

Bevezetés

A TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV CÉLJA ÉS TARTALMA A KÉZIKÖNYV FELÉPÍTÉSE FOGALMAK ÉS SZAKKIFEJEZÉSEK

1. fejezet - Az Európai Számvevőszék teljesítményellenőrzési keretrendszere





Kapcsolatfelvétel

További tájékoztatásért, kérjük, forduljon az alábbi részlegeinkhez: Európai Számvevőszék - CEAD csoport Ellenőrzésfejlesztési és jelentéskészítési (ADAR) részleg - módszertani egység Email: ADAR CONTACT/ECA vagy [email protected]

A TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV CÉLJA ÉS TARTALMA Ez a teljesítmény-ellenőrzési kézikönyv a számvevőszéki eljárásokról és útmutatásokról készített sorozat része. Célja, hogy: A kézikönyv célja - minőség

• segítsen kiváló minőségű teljesítmény-ellenőrzéseket kivitelezni; • javítsa az ellenőrök szakmai képességeit ezen a területen.

Tartalom

A kézikönyv ellenőrök, illetve ellenőrzések irányítói számára készült, és nagy vonalakban tárgyalja a teljesítmény-ellenőrzések megtervezésének és lefolytatásának, valamint az azokra vonatkozó jelentéstételnek a mikéntjét.

A szakmailag megalapozott ítéletalkotás alapvető fontosságú

A teljesítmény-ellenőrzés általánosan elfogadott alapelvein, például a teljesítmény-ellenőrzések végrehajtásáról szóló INTOSAI-útmutatón1, illetve az e területen eddig bevált gyakorlaton alapuló kézikönyvünk arra ösztönzi az ellenőröket, hogy az ellenőrzés minden szakaszában szakmailag megalapozott döntéseket hozzanak. A teljesítmény-ellenőrzés lehetséges témáinak és célkitűzéseinek sokfélesége, valamint az adatgyűjtési és -elemzési módszerek nagy száma miatt ez alapvető fontosságú.

Kötelező a követendő javaslatok formájában történő fogalmazás

A

teljesítmény-ellenőrzési

eljárásokat

utasítások

helyett

kötelezően

betartandó, a Számvevőszék ellenőrzési politikájából eredő javaslatok formájában szövegezzük meg.

A KÉZIKÖNYV FELÉPÍTÉSE A kézikönyv öt fejezetből áll, melyekből az első kettő a szükséges háttéranyagot tartalmazza, míg a 3-5. fejezet a teljesítmény-ellenőrzés egyes szakaszaihoz – tervezés, vizsgálat és jelentéstétel – nyújt részletes útmutatást. A könyv felépítése a következő:

Az 1. FEJEZET az uniós intézményeknél végzett teljesítmény-ellenőrzések jellemzőit, illetve a Számvevőszék ilyen ellenőrzésekre vonatkozó megbízását és céljait mutatja be.

A 2. FEJEZET a teljesítmény-ellenőrzési megközelítést, a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség fogalmának uniós területen való alkalmazását, valamint a teljesítményellenőrzés helyes kivitelezésének alapvető szempontjait fejti ki.

A 3. FEJEZET az ellenőrzések megtervezését, például az előtanulmány és az ellenőrzési terv elkészítését mutatja be.

A 4. FEJEZET az ellenőrzés vizsgálati szakaszát tárgyalja, ideértve az ellenőrzés lefolytatását, az ellenőrzési megállapítások közlését, az ellenőrzések irányítását, valamint a minőségbiztosítási intézkedéseket.

1

Útmutatás a teljesítmény-ellenőrzések végrehajtásáról: Teljesítmény-ellenőrzési standardok és útmutatók az INTOSAI ellenőrzési standardjai és gyakorlati tapasztalatai alapján.

Bevezetés - 3. oldal

Az 5. FEJEZET a jelentéstételi folyamatról szól. Ide tartoznak olyan tevékenységek, mint a jelentések megtervezése, megszövegezése, felülvizsgálata, véglegesítése, terjesztése, illetve a jelentés hasznosulásának nyomon követése.

FOGALMAK ÉS SZAKKIFEJEZÉSEK Az alább található meghatározások egy része az Európai Bizottság által készített, a strukturális alapok területén végzett értékelések módszertani keretét meghatározó MEANS füzetek VI. kötetén alapul. Az e kötetben található fogalmak más területeken is alkalmazhatóak, ám ott esetleg eltérő terminológia használatos.

BEAVATKOZÁS

Minden olyan intézkedés vagy művelet, amelyet közintézmény vagy egyéb intézmény hajt végre, függetlenül annak jellegétől (politika, program, intézkedés vagy projekt). A beavatkozások eszközei a vissza nem térítendő támogatások, hitelek, kamattámogatások, garanciák vállalása, kockázati tőkerészesedés vagy egyéb pénzügyi formációk.

CÉLKITŰZÉS

A beavatkozás által elérendő végeredmények kezdeti meghatározása. Különbséget kell tenni az átfogó, a köztes, az azonnali és az operatív célkitűzések között: • az átfogó célkitűzés gyakorlatilag a beavatkozás általános hatása, amelyet a közösségi szabályozás rendszerint nagyon tágan határoz meg (ilyen pl.: egy bizonyos fejlettségi szint elérése). A Bizottság és a tagállamok ennek alapján rendszerint köztes célokat tűznek ki, amelyek a finanszírozott programok tervezett időközi hatásainak felelnek meg (pl. vállalatok versenyképességének fokozása); • az azonnali célkitűzések a beavatkozásnak a közvetlen címzetteknél jelentkező eredményei. Ezeket a tagállamok rendszerint a finanszírozott programok végrehajtásának részeként határozzák meg (pl. a technológiai támogatásban részesülő vállalatok forgalmának megnövelése 20%-kal); • az operatív célkitűzések a létrehozandó végtermékeket (outputokat) határozzák

meg

(pl.

500

órányi

szakmai

tanácsadás

kis-

és

középvállalkozásoknak).

EREDMÉNY

A közvetlen címzetteknél a beavatkozásban való részvételük befejeztével azonnal jelentkező változások (pl. egy út megépítése révén jobban megközelíthető lesz egy terület; szakmai gyakorlatának köszönhetően állást szerez egy gyakornok).


ERŐFORRÁS (INPUT)

Valamely beavatkozás megvalósítása céljából mozgósított pénzügyi, humán és anyagi eszköz.

FOLYAMATOK

Az erőforrások végtermékké alakítása során alkalmazott eljárások és tevékenységek

(pl.

a

támogatások

odaítélésének

vagy

a

projektfinanszírozási döntések meghozatalának eljárásai). A fogalmat ezenkívül a vezetői információk létrehozására, illetve vezetők általi felhasználására is alkalmazzák.

HATÁS

Olyan hosszabb távú társadalmi-gazdasági változás, amely csak bizonyos idővel a beavatkozás befejezése után figyelhető meg, és amely vagy a közvetlen címzetteket, vagy a beavatkozás hatókörén kívül eső közvetett címzetteket érinti, akik ezen a hatáson nyerhetnek vagy veszíthetnek.

INTÉZKEDÉS

Egy szakpolitika keretén belül a programvégrehajtás alapegysége: hasonló projektekből álló, pontosan meghatározott költségvetésű projektegyüttes. Egy-egy intézkedéshez rendszerint külön végrehajtási szervezet tartozik.

KÖZVETETT CÍMZETT

A beavatkozással közvetlen kapcsolatban nem álló személy vagy szervezet, amelyre az azonban a közvetlen címzetteken keresztül mégis hatással van, akár pozitívan (pl. álláshoz jut, mert a beavatkozás következtében valaki más korán nyugdíjba mehetett), akár negatívan (pl. egy cég megbízásoktól esik el, mert egy másik cég igénybe veszi az innovációt támogató beavatkozás által létrehozott technológia-átadási hálózatokat).

KÖZVETLEN CÍMZETT

Olyan személy vagy szervezet, amelyet a beavatkozás közvetlenül érint. „Címzett” helyett gyakran használatos a „kedvezményezett” terminus is. A közvetlen címzettek támogatást, szolgáltatásokat és információt kapnak, és használják a beavatkozásnak köszönhetően létrejött létesítményeket (pl. gazdálkodók használják a fejlesztési projekt során épített öntözőrendszert).

KÜLSŐ EREDETŰ TÉNYEZŐ

A közösségi beavatkozástól független olyan tényező, amely részben vagy egészben felelős a címzetteknél megfigyelt változásokért (eredményekért és hatásokért): pl. éghajlati viszonyok, a gazdasági helyzet alakulása, a szerződés szerződők általi teljesítése, a kedvezményezettek magatartása.

PROGRAM

Pénzügyi, szervezeti és humán erőforrások szervezett együttese, amelyet egy bizonyos cél vagy célcsoport adott időtartamon belüli elérésére mozgósítanak. A programot ütemterv és költségvetés határolja be, céljai előre meghatározottak, és mindig egy vagy több, a döntéshozatalban részt vevő szervezet felügyeli. A programok általában intézkedésekre és


projektekre vannak lebontva.

PROJEKT

Oszthatatlannak tekintett, idő és költségvetés tekintetében behatárolt műveletsor,

amely

megvalósításhoz

a

lehető

beavatkozásra legközelebbi

előirányzott szinten

erőforrásokat

felhasználó

a

szervezet

felügyelete alatt áll.

SZAKPOLITIKA

Különböző intézkedések és műveletek (programok, eljárások, jogi és egyéb szabályozás) egyetlen célra vagy általános célkitűzésre (pl. a közösségi társadalmi-gazdasági kohéziós politikára) irányuló együttese, amely gyakran több év alatt, fokozatosan épül fel.

SZÜKSÉGLET

Az érintett csoportokra kiható probléma vagy nehézség, amelynek megoldására, illetve legyőzésére irányul a beavatkozás.

VÉGTERMÉK (OUTPUT)

Mindaz, ami a beavatkozásra fordított eszközök révén elkészül, illetve konkrét

formát

ölt

(pl.

gazdálkodók

támogatásban,

munkanélküliek

képzésben részesülnek; fejlődő országban út épül).


TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV 1. FEJEZET AZ EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉSI KERETRENDSZERE

TARTALOMJEGYZÉK

A Teljesítmény-ellenőrzési kézikönyv fejezetei

1.1 BEVEZETÉS 1.2 TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉS, ILLETVE HATÉKONY ÉS EREDMÉNYES Bevezetés

GAZDÁLKODÁS AZ EURÓPAI UNIÓBAN 1.2.1 Teljesítmény-ellenőrzés 1.2.2 Hatékony és eredményes gazdálkodás: Szerződés és költségvetési rendelet

1. fejezet - Az Európai Számvevőszék teljesítményellenőrzési rendszere

1.2.3 A költségvetés végrehajtásának irányítási módszerei 1.2.4 A hatékony és eredményes gazdálkodást szolgáló belsőkontroll-rendszer 1.2.5 A teljesítmény-ellenőrzés és a pénzügyi ellenőrzés összevetése 1.2.6 A teljesítmény-ellenőrzés és az értékelés összevetése


1.3 A SZÁMVEVŐSZÉK FELADATAI ÉS CÉLKITŰZÉSEI A TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉS TERÉN 1.3.1 A Számvevőszék jogi kötelezettségei 1.3.2 A Számvevőszék célkitűzései




Kapcsolatfelvétel


1.1 BEVEZETÉS Ez

a

fejezet

a

számvevőszéki

teljesítmény-ellenőrzéseket

tágabb

összefüggésbe helyezve bemutatja az uniós intézményeknél végzett ilyen ellenőrzések jellemzőit, illetve a Számvevőszék teljesítmény-ellenőrzésekre vonatkozó megbízását és céljait. A fejezet szövege elsősorban az Európai Unió általános költségvetésére („a költségvetés”) és a Bizottságra vonatkozik, mivel ezek a Számvevőszék fő ellenőrzési területei. Az itt leírt keretrendszer azonban a Számvevőszék valamennyi teljesítmény-ellenőrzésére érvényes, tehát az Európai Fejlesztési Alapokkal, az ügynökségekkel és az Európai Központi Bankkal kapcsolatos ellenőrzésekre is.

1.2 TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉS, ILLETVE HATÉKONY ÉS EREDMÉNYES GAZDÁLKODÁS AZ EURÓPAI UNIÓBAN 1.2.1 Teljesítmény-ellenőrzés A

teljesítmény-ellenőrzés

a

hatékony

és

eredményes

gazdálkodás

ellenőrzése; esetünkben azt vizsgálja, hogy a Bizottság és/vagy egyéb Meghatározás

ellenőrzött

szervezetek

feladataik

teljesítése

során

gazdaságosan,

hatékonyan és eredményesen használták-e fel a közösségi pénzeszközöket.

1.2.2 Hatékony és eredményes gazdálkodás: Szerződés és költségvetési rendelet Az Európai Közösséget létrehozó szerződés (a Szerződés) egységes szerkezetbe foglalt változatának2 274. cikke értelmében „A Bizottság a költségvetést […] saját felelősségére […] hajtja végre a hatékony és Szerződés

eredményes pénzgazdálkodás elveinek tiszteletben tartásával”, illetve „a tagállamok

együttműködnek

a

Bizottsággal

annak

érdekében,

hogy

biztosítsák a költségvetési előirányzatoknak a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás alapelveivel összhangban történő felhasználását”. Az

Európai

Közösségek

általános

költségvetésére

alkalmazandó

3

költségvetési rendelet (a „költségvetési rendelet”) 27. cikke értelmében a Költségvetési rendelet

hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvei magukban foglalják a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség következőképp meghatározott elveit is:

2 3

HL C 325., 2002.12.24. HL L 248., 2002.9.16.

1. fejezet: Az Európai Számvevőszék teljesítmény-ellenőrzési keretrendszere - 8. oldal

9 a GAZDASÁGOSSÁG elve megköveteli, hogy az intézmény által a tevékenységei folytatására felhasznált források a megfelelő időben, a megfelelő

mennyiségben

és

minőségben,

a

legjobb

áron

álljanak

rendelkezésre; 9 a HATÉKONYSÁG elve az igénybe vett források és az elért eredmények4 közötti legkedvezőbb arányra vonatkozik; 9 az EREDMÉNYESSÉG elve az egyes célok és a tervezett eredmények4 elérésére vonatkozik.

1.2.3 A költségvetés végrehajtásának irányítási módszerei A

költségvetés

általános

végrehajtásáért

a

Bizottság

felelős,

de

a

költségvetési rendelet három különböző irányítási módszert határoz meg: Centralizált irányítás

•

centralizált alapon történő irányítás: ez a módszer elsősorban a külső

fellépések és igazgatási kiadások területén használatos, és vagy a Bizottság főigazgatóságai5 felelősségi körébe tartozó közvetlen irányítást jelent, vagy közvetett irányítást, amikor a Bizottság - különösen a belső politikák területén - a költségvetés végrehajtását közösségi ügynökségekre, illetve a közszféra vagy a magánszektor szereplőire bízza; Megosztott vagy decentralizált irányítás

•

megosztott

vagy

decentralizált

irányítás:

a

megosztott

irányítás

keretében a végrehajtási feladatokat a tagállamokra ruházzák át; elsősorban a mezőgazdasági és strukturális műveletek kiadásaira vonatkozik. A decentralizált

irányítás

keretében

a

végrehajtási

feladatokat

a

kedvezményezett országokra ruházzák át, pl. a külső támogatás esetében; Közös irányítás

•

nemzetközi szervezetekkel való közös irányítás: e módszer keretében a

végrehajtási feladatokat nemzetközi szervezetekre ruházzák át, általában a külső fellépések területén. Mindegyik Az alkalmazott irányítási módszer befolyásolja az ellenőrzés módját.

irányítási

módszer

más-más

költségvetés-végrehajtási

szerepkörökkel és felelősségekkel jár; ezt gondosan figyelembe kell venni a teljesítmény-ellenőrzés tervezése és lefolytatása, illetve a jelentéskészítés során.

4

Az eredmény kifejezés ebben az összefüggésben tágan értendő: végtermékek, eredmények és hatások (lásd „Fogalmak és szakkifejezések”, 4-6. o.).

5

A Bizottság központi szolgálatai a tevékenységek előkészítésének és végrehajtásának felelősségét át is ruházhatják harmadik országbeli küldöttségekre.


1.2.4 A hatékony és eredményes gazdálkodást szolgáló belsőkontroll-rendszer Hogy

kellően

megbizonyosodhassanak

a

hatékony

és

eredményes

gazdálkodás kitűzött céljainak eléréséről, a Bizottságnak és a többi ellenőrzött 6

szervezetnek megfelelő belsőkontroll-rendszert kell felállítaniuk. A informatikai rendszerek (IT) a Bizottságnál a belsőkontroll-rendszer részét képezik. Ez megfelel annak a mintának, amelyet a COBIT7 az információ és a számítástechnikai erőforrások kezelésében alkalmazott IT-irányításra javasolt. A Bizottság kiépített belsőkontroll-rendszere a COSO által kidolgozott öt kölcsönösen összefüggő elemre, illetve a tevékenységalapú irányítás (Activity COSO és ABB/ABM

Based Management, ABM) és a tevékenységalapú költségvetés-tervezés (Activity Based Budgeting, ABB) elveire épül, mégpedig: KONTROLLRENDSZER ELEMEI

AZ ADOTT ELEM CÉLJAI A fent leírt három különböző költségvetés-végrehajtási módszer

Szabályozási

keretében biztosítsa a Bizottság alapvető szervezeti struktúráját,

környezet

fegyelmét és értékeit, s ezzel teremtse meg az intézményre bízott pénzforrások felelősségteljes kezelésének megfelelő kereteit. Azonosítsa

és

elemezze

a

bizottsági

célkitűzések

elérését

veszélyeztető belső és külső kockázatokat. A bizottsági belsőkontrollrendszerben a „teljesítmény- és kockázatkezelés” egyrészt azt takarja, hogy az ABM szellemében stratégiai, operatív és taktikai szinten A kontrollrendszer öt eleme

Kockázatértékelés

történik a célok kitűzése (minden tevékenységnek olyan célkitűzései legyenek,

amelyek

szándék

szerint

specifikusak,

mérhetőek,

abszolválhatóak, relevánsak és teljesítési határidősek - SMART), másrészt pedig azt, hogy a főbb tevékenységeket kockázatelemzésnek és -kezelésnek vetik alá. Határozzák meg a felismert kockázatok megfelelő kezelésének biztosítására irányuló bizottsági politikákat és külön eljárásokat; olyan Kontrolltevékenységek

különböző

tevékenységek

tartoznak

ide,

mint

a

jóváhagyások,

felhatalmazások, felülvizsgálatok, a működési teljesítmény vizsgálatai, a kivételekről történő jelentéstétel és a felügyelet. Biztosítson megfelelő keretrendszert a célok kitűzéséhez, illetve a célkitűzések elérésének nyomon követéséhez és az arról történő

Információ és kommunikáció

jelentéstételhez. Ebbe a komponensbe tartozik a pénzügyi és nem pénzügyi teljesítménymutatók meghatározásához és a célkitűzések elérésének méréséhez szükséges vezetői információs rendszer, amely az éves tevékenységi jelentés alapjául is szolgál.

6

Biztosítsa a folyamatos teljesítmény-felmérést; ide tartozik a belső

követés

ellenőrzés és értékelés, illetve a belső kontroll éves felülvizsgálata.

A Treadway Bizottság Támogató Szervezeteinek Bizottsága (Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission, COSO) a belső kontrollt a következőképp határozza meg: „valamely szerv igazgatótanácsa, igazgatósága és egyéb munkatársai által megvalósított folyamat, amelynek a célja ésszerű bizonyosság szerzése az alábbi kategóriák szerinti célkitűzések eléréséről:

• • •

7

Nyomon

a műveletek eredményessége és hatékonysága a pénzügyi beszámolás megbízhatósága

a vonatkozó jogszabályoknak és előírásoknak való megfelelés”. COBIT (Control Objectives for Information and related Technology, ellenőrzési célkitűzések az információs és azzal kapcsolatos technológia terén).


1.2.5 A teljesítmény-ellenőrzés és a pénzügyi ellenőrzés összevetése A teljesítmény-ellenőrzés sok tekintetben eltér a pénzügyi ellenőrzéstől. A főbb különbségeket az alábbi táblázatban foglaljuk össze:

SZEMPONTOK

Cél

Fő vizsgálati területek Szükséges szakképzettség Módszerek

Ellenőrzési kritériumok

Jelentések

Teljesítmény-ellenőrzés

Pénzügyi ellenőrzés

Értékelni, hogy a közösségi pénzeszközöket gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen használták-e fel.

Értékelni, hogy a pénzügyi műveleteket jogszerűen és szabályszerűen hajtották-e végre, és hogy megbízhatóak-e az elszámolások.

Szakpolitika, program, szervezet, tevékenységek, irányítási rendszerek.

Pénzügyi ügyletek, számviteli eljárások, a fő ellenőrzési mechanizmusok eljárásai.

Közgazdaságtan, politológia, szociológia stb.

Számvitel és jog.

Ellenőrzésenként eltérőek.

Szabványosított módszerek.

Több függ az ellenőr saját megítélésétől. Az egyes ellenőrzéseknek saját kritériumaik vannak.

Kevesebb függ az ellenőr saját megítélésétől. Minden ellenőrzésre jogilag és rendeletben előírt, szabványosított kritériumok vonatkoznak.

Alkalmilag közzétett külön jelentés. Szerkezetileg és tartalmilag az egyes ellenőrzések célkitűzéseitől függően különböznek.

Éves jelentés. Többé-kevésbé szabványosított.

Átfogónak akkor nevezik az ellenőrzést, ha mind teljesítmény-ellenőrzési, mind pénzügyi ellenőrzési célkitűzései vannak. Hogy adott esetben teljesítmény-ellenőrzést vagy átfogó ellenőrzést érdemes-e végezni, az Az átfogó ellenőrzés

szakmai megítélés dolga, és esetenként kell eldönteni. Az ellenőrök tartsák szem előtt, hogy már a „tiszta” teljesítmény-ellenőrzés is nehéz, átfogó ellenőrzést végezni pedig annál is kényesebb feladat. Ezért mindig igen gondosan kell mérlegelni, hogy átfogó ellenőrzésre van-e szükség. Ilyenre csak akkor kerüljön sor, ha nyilvánvalóan lehetséges lesz - a teljesítmény-ellenőrzési, illetve a pénzügyi ellenőrzési célkitűzéseknek egyszerre eleget téve - elegendő, a tárgyhoz tartozó és megbízható ellenőrzési bizonyítékot szerezni, illetve már a jelentésírási szakaszban

gondos mérlegelést igényel.

egyértelmű, hasznos és időszerű kijelentéseket tenni. A két ellenőrzésfajta elemeit egyértelműen meg kell különböztetni az ellenőrzési tervben és programban, hogy az ellenőrzési csoport tagjai feladatuk teljesítése során világosan lássák és kellően tekintetbe vegyék az ellenőrzési célkitűzések eltérő voltát.


1.2.6 A teljesítmény-ellenőrzés és az értékelés összevetése A értékelés a bizottsági belsőkontroll-rendszer fontos eleme. A Bizottság szerint8 az értékelés „a beavatkozások megítélése eredményeik, hatásaik és a kielégíteni kívánt igény szempontjából”. Az értékelések fő céljai az alábbiak:

Hasonlóságok

•

hozzájárulni a beavatkozások megtervezéséhez, többek között a politikai prioritások meghatározásának segítésével,

•

elősegíteni az erőforrások hatékony elosztását,

•

javítani a beavatkozás minőségét,

•

beszámolni a beavatkozás eredményeiről (elszámoltathatóság).

A teljesítmény-ellenőrzés és az értékelés között vannak hasonlóságok és különbségek.

Mindkét

tevékenység

a

szakpolitikák

megtervezését,

a

végrehajtás folyamatát és a következményeket vizsgálja, és e vizsgálat révén ítéli meg valamely szerv vagy tevékenység gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét. Hasonló tudás, készségek és tapasztalat szükséges mindkettő végzéséhez, és hasonlítanak az alkalmazott adatgyűjtési és elemzési módszerek is. A fő különbség az, hogy a kettőt eltérő környezetben, eltérő céllal végzik. Különbségek

A teljesítmény-ellenőrzést az elszámoltathatóság keretében kell szemlélni. Ez azt jelenti, hogy a közösségi pénzeszközök kezeléséért felelősséget viselő Bizottságnak - illetve az egyéb érintett intézményeknek és szervezeteknek lényegi és megbízható információval kell szolgálniuk, vállalva a felelősséget a közös elvárások szerinti teljesítményért. A teljesítmény-ellenőrzést végző ellenőrök

teljes

függetlenségben

választják

és

határozzák

meg

munkamódszereiket, és eredményeikről a mentesítésért felelős hatóságnak (a Tanács javaslatára eljáró Európai Parlamentnek) számolnak be. A számvevőszéki teljesítmény-ellenőrzésnek ezért nem célja, hogy átfogó értékeléseket adjon közösségi tevékenységekről. Ez a Bizottságnak, a tagállamoknak, illetve a közösségi tevékenységek egyéb irányítóinak a feladata. A teljesítmény-ellenőrzés rendszerint mégis felhasznál értékelési elemeket egyes témákban, illetve tekintetbe veszi az értékelési rendszereket és az azokból származó információt a minőség megítélésénél, s amennyiben azt elegendőnek és témához tartozónak ítéli, az értékelési információt is felhasználja ellenőrzési bizonyítékként.

8

Bizottsági közlemény az értékelésről (SEC(2000) 1051).


1.3 A SZÁMVEVŐSZÉK FELADATAI ÉS CÉLKITŰZÉSEI A TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉS TERÉN 1.3.1 A Számvevőszék jogi kötelezettségei

Szerződés

A közösségi tevékenységek számvevőszéki teljesítmény-ellenőrzésének jogi keretét a Szerződés adja. A Szerződés egységes szerkezetbe foglalt szövege 248. cikkének

(2) bekezdése

szerint

„Az

Európai

Számvevőszék

megvizsgálja, hogy […] hatékony volt-e a pénzügyi gazdálkodás”.

1.3.2 A Számvevőszék célkitűzései A Számvevőszék küldetésnyilatkozata leszögezi: „Az Európai Számvevőszék alapvető célja az Európai Unió pénzeszközei beszedésének és kiadásának független ellenőrzése, valamint ezáltal annak értékelése,

hogyan

tesznek

eleget

az

európai

intézmények

ezen

kötelességeiknek. A Számvevőszék megvizsgálja, hogy megfelelő-e a pénzügyi műveletek nyilvántartása, jogszerűen és szabályszerűen hajtották-e végre azokat, és Az alapvető cél

tiszteletben

tartották-e

eközben

a

gazdaságosság,

hatékonyság

és

eredményesség elveit. Munkája révén a Számvevőszék igyekszik elősegíteni az uniós pénzeszközök minden szinten egyre hatékonyabb kezelését, azaz a legeredményesebb gazdálkodást az Unió polgárai érdekében. A Számvevőszék a vizsgálatok eredményeit bemutató, tárgyilagos és időszerű jelentésekben adja közre munkájának eredményét.” Mint fentebb említettük, a számvevőszéki teljesítmény-ellenőrzéseket a független információ szolgáltatása

nyilvános elszámoltathatóság keretében kell szemlélni. A Számvevőszék célkitűzése ezért az, hogy független információval lássa el a mentesítésért felelős hatóságot, illetve az európai közvéleményt: • arról, hogy a Bizottság és az egyéb ellenőrzött szervezetek mennyire gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen (az angol rövidítés alapján „3E”) használták fel a közösségi pénzeszközöket;

a „3E”-ről,

• a

Bizottság

és

az

egyéb

teljesítménymenedzsment-rendszereinek

ellenőrzött

szervezetek

eredményességéről,

így

a

teljesítményről szóló információ megbízhatóságáról is.


A Számvevőszék a közösségi pénzeszközökkel való gazdálkodás javítása érdekében javaslatokat tesz a mentesítésért felelős hatóságnak és a illetve javaslatok tétele.

Bizottságnak, amennyiben a teljesítmény-ellenőrzések tanúsága szerint jelentős javulást lát elérhetőnek, például az alábbi területeken: • megtakarítások; • jobb munkamódszerek; • a fecsérlés elkerülése; • a kitűzött célok költséghatékonyabb elérése.


TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV

2. FEJEZET A TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉSI MÓDSZERTAN ÉS A „3E” A Teljesítmény-ellenőrzési kézikönyv fejezetei

Bevezetés

TARTALOMJEGYZÉK

2.1 BEVEZETÉS 2.2 AZ ELLENŐRZÉSI MÓDSZER AZ ELÉRT TELJESÍTMÉNYRE ÖSSZPONTOSÍT 2.2.1 A teljesítmény közvetlen ellenőrzése


2.2.2 A kontrollrendszerek ellenőrzése 2.3 A „3 E” MÓDSZER ALKALMAZÁSA 2.3.1 Logikai modellek alkalmazása a teljesítmény-ellenőrzésben 2.3.2 A fogalmak alkalmazása


c GAZDASÁGOSSÁG d HATÉKONYSÁG e EREDMÉNYESSÉG 2.4 A JÓ TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉS ALAPVETŐ JELLEMZŐI 2.4.1 Szilárd ítélőképesség jellemzi az egész ellenőrzési folyamatot 2.4.2 Módszertanilag megfelelően, több módszert összekapcsolva nyerik adatok széles


körét 2.4.3 Adekvátan, egyértelműen megválaszolható kérdésre keressék a választ 2.4.4 Rendszeresen elemzik és kezelik az ellenőrzési jelentés elkészülését veszélyeztető


kockázatokat 2.4.5 Az ellenőrzés sikeres lefolytatásához alkalmazott eszközök 2.4.6 A bizonyíték elégséges, tárgyhoz tartozó, és megbízhatóan alátámasztja az


ellenőrzési megállapításokat 2.4.7 A végleges jelentés szerkezetét már a tervezési szakasztól kezdve szem előtt tartják 2.4.8 Az átláthatóság jegyében, a meglepetések elkerülésére részletesen tájékoztatni kell az ellenőrzött felet

Kapcsolatfelvétel


2.1 BEVEZETÉS Az ellenőrzés során alkalmazandó módszereket úgy kell megválasztani, hogy az ellenőrzés lényegi eredményekre vezessen, a leginkább költséghatékony módon. Az egyes ellenőrzések során többféle módszer is kombinálható.

2.2 AZ ELLENŐRZÉSI MÓDSZER AZ ELÉRT TELJESÍTMÉNYRE ÖSSZPONTOSÍT A teljesítmény-ellenőrzések szolgáljanak olyan információkkal, amelyek az elért teljesítményre összpontosítanak, és az Európai Parlament, a Tanács, a Bizottság,

illetve

a

többi

ellenőrzött

szervezet

számára

elsődleges

fontossággal bírnak. Ez azt jelenti, hogy a számvevőszéki teljesítményellenőrzéseknek inkább az elért teljesítményre, mintsem a kontrolleljárásokra és -folyamatokra kell összpontosítaniuk, ellenőrzési megállapításaik hatását pedig a gazdaságosság, hatékonyság vagy eredményesség viszonylatában kell felmérniük. A két megközelítést a teljesítmény-ellenőrzések kombinálva, az adott ellenőrzés körülményeitől függően súlyozva alkalmazzák inkább: Megközelítés

Fő vizsgálati területek

A teljesítmény közvetlen ellenőrzése

Erőforrások, végtermékek, eredmények és hatások. Az irányítók által a teljesítmény támogatása, nyomon

Kontrollrendszerek ellenőrzése

követése és értékelése céljából alkalmazott politikák és eljárások megfelelő volta.

2.2.1 A teljesítmény közvetlen ellenőrzése Ebben a megközelítésben az ellenőrzés közvetlenül az elért teljesítményre, illetve

az

erőforrásokra,

végtermékekre,

eredményekre

és

hatásokra

összpontosít, azt feltételezve, hogy ha az elért teljesítmény kielégítő, akkor alacsony

a

tevékenység

kockázata vagy

annak, a

hogy

komoly

kontrollrendszerek

problémák

volnának

megtervezésével

a

vagy

végrehajtásával. Az ilyen ellenőrzések például azt ellenőrizhetik, hogy megfelelően hajtották-e végre az elfogadott politikákat, és azok elérték-e eredeti céljukat, illetve hogy vannak-e nemkívánatos pénzügyi és gazdasági következményei a meghozott politikai döntéseknek. A teljesítmény közvetlen vizsgálata akkor megfelelő módszer, ha alkalmas Alapvetően fontos a kritériumok alkalmassága

kritériumok vannak az erőforrások, végtermékek, eredmények és hatások mennyiségének, minőségének és költségének mérésére. Amennyiben az elért teljesítmény

elégtelennek

bizonyul,

akkor

a

tevékenységet

és

a

kontrollrendszereket olyan mértékben vizsgálják, amennyire az az okok feltárásához szükséges.

2. fejezet: Teljesítmény-ellenőrzési módszertan - 16. oldal

2.2.2 A kontrollrendszerek ellenőrzése Ez a megközelítés azt hivatott megállapítani, hogy a Bizottság és más ellenőrzött szervezetek úgy tervezték-e meg és építették-e ki irányítási és nyomon követési rendszereiket, hogy az adott korlátok között azok gazdaságossága, hatékonysága és eredményessége optimális legyen. Az A rendszerek megtervezésének és kiépítésének vizsgálata,

ellenőrzés során ezeknek a rendszereknek a főbb összetevőit elemzik, vizsgálják felül és tesztelik. Gyakran megvizsgálják azt is, hogy a megtett intézkedések összhangban vannak-e a szakpolitikai célkitűzésekkel, és hogy ez utóbbiakat átültették-e – operatív célkitűzésekre lebontható – műveleti tervekre, s hogy azután mérik-e a kitűzött célok elérését. Az ilyen ellenőrzés azt is vizsgálja, hogy a működő rendszerek tárgyhoz tartozó, megbízható és kellő időben adott információval szolgálnak-e a pénzügyi, humán és egyéb erőforrások alakulásáról, a tevékenységek végrehajtásáról (a folyamatokról) és a végtermékek előállításáról; ezt az információt

teljesítménymutatók

révén

össze

kell

vetni

az

operatív

célkitűzésekkel. Ha ez az összevetés eltéréseket mutat, akkor megvizsgálják, beleértve az információs rendszereket.

hogy történt-e időben megfelelő helyreigazító intézkedés a műveleti tervnek, az erőforrás-felhasználásnak és/vagy a tevékenységek végrehajtásának kiigazítására. Az ilyen ellenőrzés keretében gyakran megvizsgálják az értékelési rendszert és az annak révén szolgáltatott információt is, hogy értékeljék azok minőségét, illetve hogy - amennyiben azokat elegendőnek és az ellenőrzési célkitűzések szempontjából relevánsnak ítélik - ellenőrzési bizonyítékként felhasználják az értékelés megállapításait, következtetéseit és javaslatait.

2.3 A „3 E” MÓDSZER ALKALMAZÁSA 2.3.1 Logikai modellek alkalmazása a teljesítmény-ellenőrzésben A beavatkozás belső logikájának kifejtése

Bármilyen jellegű közösségi beavatkozásról legyen is szó (szakpolitika, program, intézkedés, projekt), az tárgyalható azon pénzügyi, szervezeti és humán erőforrások összességeként, amelyeket egy adott időszakban abból a célból vetnek be, hogy az érintett célcsoportok valamely problémájának vagy nehézségének

megoldására

irányuló

célkitűzést

vagy

célkitűzéseket

megvalósítsanak. Logikai modellek alkalmazásával az ellenőrzési csoport könnyebben

feltárhatja

a

beavatkozást

kiváltó

társadalmi-gazdasági

szükségletek, illetve a beavatkozás célkitűzései, erőforrásai, folyamatai, végtermékei és végeredményei között fennálló viszonyokat. Végeredmények alatt egyrészt eredményeket (a közösségi beavatkozásban részt vevő közvetlen címzettek által érzékelt azonnali változásokat), másrészt hatásokat (a beavatkozás hosszabb távú kihatását) értünk. A következő ábrán egy program logikai modelljének példája látható.


A PROGRAM LOGIKAI MODELLJE

VÉGEREDMÉNYEK HATÁSOK SZÜKSÉGLETEK

CÉLKITŰZÉSEK

KÜLSŐ EREDETŰ TÉNYEZŐK

ERŐFORRÁSOK

EREDMÉNYEK

FOLYAMATOK

Gazdaságosság

VÉGTERMÉKEK

Hatékonyság Eredményesség

Egy program logikai modelljének példája VÉGEREDMÉNYEK HATÁSOK SZÜKSÉGLETEK Megoldásra vár a hátrányos helyzetű fiatalokat sújtó magas munkanélküliség és rossz bérkilátások

- Új ipari tevékenységek telepednek a régióba a javuló szakmai alapoknak köszönhetően - Nő az életszínvonal

KÜLSŐ EREDETŰ TÉNYEZŐK - Társadalmi tényezők - Általános gazdasági feltételek - Adókedvezmények az iparnak

EREDMÉNYEK - Több végzős diák jut álláshoz - Nő az átlagfizetés

CÉLKITŰZÉSEK X régióban a hátrányos helyzetű fiatalok foglalkoztatási lehetőségeinek bővítése, bérszintjük javítása

ERŐFORRÁSOK - Finanszírozás - Támogatás - Létesítmények - Oktatók

VÉGTERMÉKEK

FOLYAMATOK

- Szakképzési óraszám - Szakképzésben részt vevő diákok száma

- Szakképzés biztosítása

Hatékonyság Gazdaságosság Eredményesség


Elméletben lehetséges volna, hogy a teljesítmény-ellenőrzés minden összetevőt és viszonylatot ilyen modellek segítségével vizsgáljon, a „3 E”-re gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség - összpontosítva.

2.3.2 A fogalmak alkalmazása Az

ellenőrök

tárják

fel

a

gazdaságosságot,

hatékonyságot

és

eredményességet fenyegető lehetséges kockázatokat, és ennek alapján dolgozzák ki ellenőrzési kérdéseiket. Alapjában mindegyik fogalom egyforma jelentőséggel bír, esetenként kell eldönteni, hogy melyik kapjon elsőbbséget. Mindamellett elemzésük során az ellenőrök lehetőleg mindig vegyék figyelembe az eredményességet mint tényezőt. A teljesítmény-ellenőrzéstől A „3E”-t érintő potenciális kockázatok révén kidolgozni az ellenőrzési kérdéseket.

nem várják el – és így nem is kell törekednie arra –, hogy a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség valamennyi szempontját egyidejűen és átfogóan vizsgálja. Vizsgálatának tárgyai inkább a gazdaságossággal, hatékonysággal vagy eredményességgel kapcsolatos egyes témák vagy témakombinációk attól függően, hogy melyek a feltárt jelentős lehetséges kockázatok. Az ellenőrzés így szelektívebb marad, és kisebb a kockázata, hogy túlzott célokat tűz maga elé.

A következő oldalakon a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség fogalmaival kapcsolatban a következő témák szerepelnek: • a hatékony és eredményes gazdálkodásra vonatkozó általános kockázatok • az ellenőrzés során megvizsgálandó témák • példák az uniós környezetre jellemző kockázatokra • példák az adott fogalommal kapcsolatos ellenőrzési kérdésekre • mire összpontosítson az adott területen végrehajtott ellenőrzés


c GAZDASÁGOSSÁG Gazdaságossági kérdés, ha egy szerv vagy tevékenység költségeit vagy erőforrásait a végtermékek vagy eredmények adott szintje mellett jelentősen csökkenteni lehetne. Jellemző általános kockázatok ezen a téren: • fecsérlés: olyan erőforrások felhasználása, amelyek nem szükségesek a kívánt végtermék vagy eredmény előállításához; • túlfizetés: Alacsonyan tartani

ténylegesen

felhasznált

erőforrások

beszerzése

olyan

költséggel, amelynél alacsonyabb is elérhető lett volna; • pazarlás: jobb minőségű erőforrásért fizetnek, mint amilyenre a kívánt végtermék vagy eredmény előállításához szükség lett volna.

A gazdaságossági ellenőrzés tehát azt igyekszik megállapítani, hogy az az adott célkitűzések eléréséhez kötődő költségeket

adott célkitűzések eléréséhez a legalkalmasabb és legkisebb költségű erőforrásokat választották-e. Az ellenőrzés ilyen kérdéseket vizsgál: • az ellenőrzött szervezet minimális költséggel szerzi-e be a megfelelő fajtájú, minőségű és mennyiségű erőforrást; • az ellenőrzött szervezet azt szem előtt tartva kezeli-e erőforrásait, hogy összességében minimálisra csökkentse a ráfordítást; • lehetséges lett volna-e másképp megtervezni, illetve végrehajtani a beavatkozást, úgy, hogy az kisebb költséggel járjon.

Kockázati példa - Az európai intézmények rokkantságinyugdíj-rendszere A megvizsgált aktákban pár kivételtől eltekintve semmi nem mutatott arra, hogy korábban komolyan kerestek volna valamely alternatív megoldást, az orvos tisztviselő javaslatait pedig, különösen ha állásváltoztatást tartott volna ajánlatosnak, szinte soha nem fogadták meg. Rendszerint nem, vagy már csak későn került szóba a rokkantsági nyugdíj valamely alternatívája. A mintában szereplő, rokkantsági nyugdíjban részesülő korábbi alkalmazottak egynegyede valószínűleg még tovább dolgozhatott volna, ha intézménye korábban felfigyel az ügyére és foglalkozik vele. Ezt a kérdőíveken kapott válaszok is megerősítik: a volt alkalmazottak 20%-a úgy vélte, hogy még tovább dolgozhatott volna, ha valamely alternatív megoldást kínáltak volna fel neki. Ennek alapján az a becslés tehető, hogy évente elvileg kb. 10 millió eurót lehetne megtakarítani az adott évben folyósított rokkantsági nyugdíjak nettó költségéből, ha a munkaadó következetes politikát követve korán felfigyelne a betegség okozta ismételt vagy tartós távollétekre, és megfelelő lépéseket tenne.


Példák a gazdaságossággal kapcsolatos ellenőrzési kérdésekre A teljesítmény közvetlen ellenőrzése •

A legkedvezőbb árakat érték-e el a kis és középvállalkozásokat támogató

program tanácsadói szolgáltatásainak esetében? •

Lehetséges volna-e méltányosan csökkenteni a betegség miatti távollétek

okozta költségeket? A kontrollrendszerek ellenőrzése •

A gyapottermesztési támogatások rendszere irányításának keretében a

Bizottság figyelembe veszi-e és nyomon követi-e a költségeket, ideértve a fogyasztókat terhelő költségeket is? •

Működnek-e eljárások annak biztosítására, hogy az élelmiszersegélyek

szállítási költségei a lehető legalacsonyabbak, illetve a más adományozókat terhelő költségekkel összehasonlítva kedvezőek? Megfelelőek-e ezek az eljárások, illetve helyesen alkalmazzák-e őket?

Gazdaságossági elemzése során az ellenőr gyakran folyamodik ahhoz, hogy az ellenőrzött szervezeteken belüli, az árubeszerzésre, építési beruházásokra és szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzésekkel kapcsolatos eljárásokat és irányítási döntéseket vizsgálja. Az ellenőr különösen arra a kérdésre keresi a választ, hogy a közbeszerzési eljárás révén a költségekkel összevetve a gyakran elsősorban a közbeszerzést vizsgálva.

lehető legnagyobb érték keletkezett-e. Az ellenőrzés ilyenkor például arra irányul, hogy létezik-e olyan követelményrendszer, amely részletesen leírja, hogy

milyen

célokra

irányulnak

az

árubeszerzési,

beruházási

és

szolgáltatásnyújtási szerződések, hogy milyen minőséget várnak el a kívánt végterméktől, illetve hogy mikorra kell rendelkezésre állnia az illető árunak, beruházásnak vagy szolgáltatásnak. Az ellenőr gyakran vizsgálja a kiválasztási és odaítélési kritériumok megállapítását és betartását is.


d HATÉKONYSÁG Hatékonysági kérdés, hogy egy szerv vagy beavatkozás a végtermékei vagy eredményei mennyiségét vagy minőségét a felhasznált erőforrások növelése nélkül tudja-e növelni. Jellemző általános kockázatok ezen a téren: • veszteségek:

az

erőforrások

felhasználása

nem

vezet

a

kívánt

végtermékekhez; • nem optimális az erőforrás/végtermék arány (pl. alacsony a munka A rendelkezésre álló erőforrások legjobb felhasználása

hatékonysága); • a beavatkozás lassú végrehajtása; • az externáliák - a beavatkozás vagy a szervezet hatókörén kívül eső, az egyénekre vagy szervekre háruló költségek - elégtelen felmérése és felügyelete.

A hatékonysági ellenőrzés ezért azt vizsgálja, hogy a lehető legjobb arányban állnak-e egymással az erőforrások, illetve a keletkező végtermékek vagy eredmények. A „termelékenység” maximalizálása

A

hatékonyság

fogalma

szoros

kapcsolatban

áll

a

termelékenységével, és a legfontosabb kérdés az, hogy a rendelkezésre álló erőforrások

adott

szintje

mellett

a

végtermékek

vagy

eredmények

mennyiségileg, minőségileg és időszerűség tekintetében maximalizáltnak tekinthetőek-e. Az ellenőrzés ilyen kérdéseket vizsgál: • költséghatékonyan állították-e elő a végtermékeket, ill. eredményeket; • vannak-e elkerülhető szűk keresztmetszetek vagy szükségtelen átfedések.

Kockázati

példa

–

A

vidékfejlesztési

politikán

belüli

erdőgazdálkodási

intézkedések A fás területek növelésének célkitűzését illetően az erdősítésnél többféle földterület jöhet szóba. A rendelet azt írja elő, hogy a hatósági tulajdonú mezőgazdasági terület erdősítésére nyújtott támogatás csak a telepítés költségeit fedezi, vagyis a magántulajdonú mezőgazdasági területek erdősítésével ellentétben ebben az esetben nem ellentételezik a jövedelem-kiesést és nem fizetik a fenntartási költségeket. Így elméletben jóval nagyobb hatékonyságot lehetne elérni, ha ezt az intézkedést a köztulajdonú földterületekre összpontosítanák, mivel ugyanakkora támogatás így jóval nagyobb terület erdősítését tenné lehetővé.


Példák a hatékonysággal kapcsolatos ellenőrzési kérdésekre A teljesítmény közvetlen ellenőrzése •

Milyen a hosszabb ideje munka nélkül lévők számára a közösségi szakképzési program keretében teremtett álláshelyek egyenkénti költsége a más hasonló projektek révén létrehozott álláshelyek költségeivel összevetve?

•

Lehetséges lett volna-e, hogy eltérő projektekmegvalósítási mód esetén javuljon a határidők betartása és a minőség?

A kontrollrendszerek ellenőrzése •

Működnek-e megfelelő eljárások annak biztosítására, hogy a szállítási infrastrukturális projektek prioritási rendbe állítása és kiválasztása révén a közösségi pénzeszközök maximális hatást fejtsenek ki? Megfelelőek-e ezek a kritériumok, illetve az eredeti szándék szerint alkalmazzák-e őket?

•

Kapnak-e az irodahelyiségeik alapterületéről, állapotáról, használatáról és költségeiről megfelelő vezetői információt a közösségi intézmények, illetve következesen felhasználják-e azt a döntéshozatalnál?

Amikor a hatékonysági ellenőrzés a végtermékekre összpontosít, akkor az ellenőr gyakran azt vizsgálja, hogy az adott szervezet milyen eljárások révén alakítja át az erőforrásokat végtermékekké. Ennek keretében az ellenőr kiszámíthatja az előállított végtermékek egységköltségét (pl. egy szakképzés A végtermékek

óránkénti

átlagköltségét),

vagy

tekintetbe

vehet

munkahatékonysági

mutatókat (pl. a naponként feldolgozott támogatási kérelmek számát), és összehasonlíthatja ezeket olyan elfogadott kritériumokkal, amelyeket hasonló szervezetek vagy korábbi időszakok gyakorlatából, illetve az ellenőrzött szervezet által kifejezetten elfogadott normákból vezet le. Amikor a hatékonysági ellenőrzés az eredményekre irányul, akkor általában gazdasági eszközökre van szükség annak felméréséhez, hogy az ellenőrzött szervezet, művelet vagy program ténylegesen vagy potenciálisan képes-e a szóban

forgó

eredményeket

adott

költség

mellett

elérni.

Például

költséghatékonysági elemzés révén össze lehet vetni egy beavatkozás nettó és/vagy az eredmények tekintetbe vétele.

hatását az ennek a hatásnak a kiváltásához szükséges pénzügyi forrásokkal; megítélési kritérium lehet például az előállított eredmény egységköltsége (pl. a teremtett álláshelyenkénti költség), amelyet azután össze lehet vetni az összehasonlítási

alapul

választott

beavatkozásokkal.

Az

ellenőrzési

megközelítéstől függően az ellenőrök vagy az ellenőrzött szerv elemzésének megbízhatóságát vizsgálják, vagy maguk végzik el ezt az elemzést.


e EREDMÉNYESSÉG Eredményességi kérdés, hogy egy szerv vagy beavatkozás létrehozza-e az elvárt végtermékeket, eredményeket vagy hatásokat. Jellemző általános kockázatok ezen a téren: • fogyatékos szakpolitikai tervezés, pl. a szükségletek nem megfelelő felmérése, nem egyértelmű vagy ellentmondásos célkitűzések, nem megfelelő A kitűzött célok elérése,

beavatkozási eszközök, vagy a politika gyakorlati végrehajthatatlansága; • irányítási hiányosságok, pl. kitűzött célok meg nem valósítása, vagy az irányítók nem kezelik prioritásként a célok megvalósítását. Az eredményességi ellenőrzés ezért azt igyekszik felmérni, hogy milyen mértékben valósították meg a különböző típusú célkitűzéseket: • operatív célkitűzések: az ellenőrzés azt méri fel, hogy milyen mértékben sikerült létrehozni a tervezett végtermékeket. Az ilyen ellenőrzés rendszerint a

műveleti céloké (végtermékek),

szervezeteknek a beavatkozás végrehajtásáért felelős belső műveleteit is vizsgálja; • közvetlen célkitűzések: az ellenőrzés azt méri fel, hogy a beavatkozásban való részvételük végeztével a közvetlen címzettek egyértelműen kedvező

köztes céloké (eredmények),

eredményt könyvelhettek-e el. Az ellenőrzés rendszerint a végrehajtó szervezetek által szolgáltatott nyomon követési információt vizsgálja, de maguktól a közvetlen címzettektől is szerez információt; • közvetlen és átfogó célkitűzések: a vizsgálat az ellenőrzött szervezet határain túllépve igyekszik felmérni a közösségi beavatkozás hatásait. E

közvetlen vagy átfogó céloké (hatások).

célból figyelembe kell venni külső tényezőket is, illetve bizonyítani kell, hogy a megfigyelt hatások csakugyan a közösségi beavatkozás, nem pedig valamely külső tényező következményei. Kockázati példa - A szárított takarmány előállításához nyújtott támogatások rendszere A rendszer kétféle támogatási mértéket különböztet meg: alacsonyabb támogatásban részesül a természetes úton, napon szárított takarmány, míg a magasabb tüzelőanyagköltségek ellentételezéseként a mesterségesen szárított takarmány magasabb támogatást kap. A két támogatási mérték eltérése erősen hatott a takarmányszárítási mód alakulására. Amikor Spanyolország 1986-ban csatlakozott a Közösséghez, évente csupán 61 000 tonna takarmányt szárítottak mesterséges úton, míg 1996/1997-ben már 1 414 000 tonnát szárítottak ilyen módon, mivel a termelők nyereségesebbnek találták a magasabb támogatást. A szárítási rendszer éves spanyolországi energiaigénye megegyezik egy Alicante nagyságú (285 000 lakos) város éves villamosenergiafogyasztásával. A szárítási folyamat során keletkező széndioxid megkötéséhez több mint 200 000 hektár erdőterület szükséges.


Példák az eredményességgel kapcsolatos ellenőrzési kérdésekre A teljesítmény közvetlen ellenőrzése •

Az idősebb gazdálkodók korengedményes nyugdíjazását, illetve a fiatal gazdálkodók pályakezdését segítő támogatási rendszerek egyértelműen kedvező hatással voltak-e a hátrányos helyzetű térségek gazdaságainak korszerűsítésére és gazdasági életképességére?

•

Növekedett-e az infrastrukturális projektek révén a forgalom intenzitása, illetve csökkent-e ugyanakkor az utazással töltött idő, és javult-e a közúti biztonság?

A kontrollrendszerek ellenőrzése •

Hoztak-e a tagállamok alkalmas intézkedéseket a cukorágazat környezeti hatásainak nyomon követésére és enyhítésére, illetve megfelelően végrehajtották-e azokat?

•

A finanszírozási határozat támogatására megfelelően felmérték-e a Bizottság és a tagállamok a szükségleteket, illetve a korai iskolaelhagyókat támogató programból származó lehetséges hasznot?

Az eredményességi ellenőrzés ezért a végtermékekre, eredményekre vagy hatásokra összpontosít: •

Időnként

meglehetősen

nehéz

valamely

beavatkozás

hatását

felmérni, vagyis azt megállapítani, hogy milyen mértékben sikerült elérni az adott beavatkozás átfogó vagy akár csak közvetlen célkitűzéseit. Ezt a nehézséget az okozza, hogy a rendszerint általánosságokkal

kifejezett

célkitűzéseket

nem

lehet

mérhető

mutatókhoz kötni, s ezért azt is nehéz megállapítani, hogy milyen mértékben sikerült elérni ezeket a célokat. Amikor világosabb a célkitűzések megfogalmazása, akkor pedig a szükséges ellenőrzési bizonyítékok összegyűjtése és elemzése követelné meg aránytalanul

A hatás felmérése nehéz,

sok ellenőrzési erőforrás felhasználását, amennyiben a szükséges információ

az

ellenőrzött

szervezeten

belül

nem

könnyen

hozzáférhető. Ezenkívül azt is nehéz értékelni, hogy a megfigyelt hatások valóban a beavatkozás következményei-e, avagy inkább külső tényezőkéi. Ilyen esetekben az ellenőrzési megközelítés ezért elsősorban annak figyelembe vételét diktálja, hogy rendelkezésre áll-e a tárgyhoz tartozó és megbízható, ellenőrzési bizonyítékként felhasználható értékelési információ. •

Ellenőrzési célként gyakran megvalósíthatóbbnak tűnik az adott beavatkozás végtermékeinek vagy eredményeinek, vagyis annak

könnyebb a végtermékeket vagy eredményeket értékelni.

értékelése, hogy milyen mértékben sikerült elérni az operatív vagy közvetlen célkitűzéseket. Amennyiben a Bizottság teljesítmény- és kockázatkezelési

megközelítésével

összhangban

„SMART”

–

specifikus, mérhető, abszolválható, releváns és teljesítési időhöz 2. fejezet: Teljesítmény-ellenőrzési módszertan - 25. oldal

kötött

–

célkitűzésekről

van

szó,

és

a

célok

elérését

teljesítménymutatók révén kísérik figyelemmel, akkor ez az értékelési mód

várhatóan

egyértelmű

és

alkalmas

hivatkozási

alapként

szolgálhat az eredményesség értékeléséhez.

2.4 A JÓ TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉS ALAPVETŐ JELLEMZŐI A teljesítmény-ellenőrzési folyamat három szakaszból áll: tervezés, vizsgálat és jelentésírás. A teljesítmény-ellenőrzés sikeréhez elengedhetetlen, hogy mindegyik szakasz a lehető legjobban megfeleljen bizonyos minőségi követelményeknek. Ahhoz, hogy a minőségi ellenőrzési jelentések időben elkészüljenek, és ne kerüljön sor felesleges tevékenységekre, a teljesítmény-ellenőrzés során mindig szem előtt tartandó, „SMARTEST” betűszóval jelzett megközelítés adja meg a keretet:

Az ellenőrnek legyen rá gondja, hogy: Szilárd ítélőképesség jellemezze az ellenőrök munkáját az egész eljárás során. Módszertanilag megfelelően, több módszert összekapcsolva nyerjék ki az adatok széles körét. Adekvátan,

egyértelműen

megválaszolható

kérdés(ek)re

keressék

a

választ. Az ellenőrzés elejétől végéig fontos a „SMAETEST” betartása

Rendszeres legyen az ellenőrzési jelentés elkészülését veszélyeztető kockázatok elemzése és kezelése. Teljes körűen alkalmazzák az ellenőrzés sikeréhez szükséges eszközöket. Elégséges, tárgyhoz tartozó és megbízható ellenőrzési bizonyíték támassza alá az ellenőrzési megállapításokat. Szerkezetileg már a tervezési szakasztól kezdve tartsák szem előtt, hogy milyen lesz a végleges jelentés. Tájékoztassák részletesen – az átláthatóság jegyében, a meglepetések elkerülésére – az ellenőrzött felet.


E minőségi követelmények lényeges elemeit a következőképp írhatjuk le:

2.4.1 Szilárd ítélőképesség jellemzi az egész ellenőrzési folyamatot A teljesítmény-ellenőrzés jellegénél fogva tág témaköröket ölel fel, és sokban függ az ellenőr ítélőképességétől és értelmezésétől; mondhatni, hogy a teljesítmény-ellenőrzés minden szakában elengedhetetlen a jó szakmai Az ellenőrzési munka, illetve a jelentés minőségének maghatározása

ítélőképesség és az egyéni kezdeményezőkészség. A Számvevőszék jó hírére és szakmai hitelére, az ellenőrzés költséghatékonyságára, a jelentés minőségére mind hatással van, hogy az egész ellenőrzési folyamat során szilárd ítélőképesség jellemzi-e az ellenőr munkáját. Különösen szükséges a szilárd ítélőképesség az ellenőrzés céljainak kitűzésénél (az ellenőrzési kérdések megfogalmazásánál), a releváns ellenőrzési kritériumok meghatározásánál, a megfelelő mennyiségű és minőségű

ellenőrzési

bizonyíték

összegyűjtésénél,

a

megállapítások

megfogalmazásánál, a következtetések levonásánál és a jelentésírásnál.

2.4.2 Módszertanilag megfelelően, több módszert összekapcsolva nyerik adatok széles körét Alkalmazott módszerek alatt itt olyan technikákat értünk, amelyek révén adatok gyűjthetők, illetve elemezhetők az ellenőrzés nyomán levonható következtetéseket alátámasztó bizonyítékok céljára. Ideális esetben több Több módszer használatával javul a bizonyítékok minősége,

különböző módszer alkalmazásával a megállapítások megalapozására különböző forrásokból adatok széles köre válik kinyerhetővé, s így javul az ellenőrzési megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat alátámasztó ellenőrzési bizonyítékok minősége és megbízhatósága. Az alkalmazott módszerek közé tartozik a munkadokumentumok vagy hivatkozott

dokumentumok

áttanulmányozása,

személyek

kikérdezése,

kérdőíves felmérések elvégzése. A teljesítmény-ellenőrzés rendszerint de a módszerválasztás az ellenőrzési kérdések függvénye.

összekapcsolva alkalmazza a mennyiségi és minőségi adatok kinyerésére irányuló

módszereket;

a

mennyiségi

adatok

jellegük

szerint

számszerűsíthetőek, a minőségi adatok viszont nem ilyenek. Azt, hogy az egyes módszereket az adott esetben hogyan érdemes összekapcsolni, mindig a vizsgált téma és az ellenőrzési kérdések függvényében kell meghatározni.

2.4.3 Adekvátan, egyértelműen megválaszolható kérdésre keressék a választ A teljesítmény-ellenőrzések esetében célszerű, ha az ellenőrzés célkitűzései megválaszolandó ellenőrzési kérdések formájában vannak megfogalmazva. A


vizsgálócsoportot mind az összpontosításban, mind a reális célok kitűzésében segít: ha az egyértelműen megválaszolandó ellenőrzési kérdések száma korlátozott (ideális esetben egy, de háromnál semmiképp sem több). Rendkívül lényeges, hogy egynél több kérdés esetén a kérdések függjenek össze tematikusan, egészítsék ki egymást, és ne legyen közöttük átfedés. A kérdések megfogalmazása döntő fontosságú az ellenőrzés eredményeinek szempontjából, hiszen az ellenőrök alapvetően ezekre a kérdésekre keresnek válaszokat, ezért kerülni kell a félreérthető vagy homályos kérdéseket. Az ellenőrzési kérdéseket ezután alacsonyabb szintű kérdésekre kell felbontani, úgy, hogy a legalacsonyabb szint az legyen, ahol külön ellenőrzési eljárások alkalmazásával válaszok kaphatók. Egy-egy szint alkérdései egyrészt kölcsönösen zárják ki egymást, másrészt együttesen legyenek teljes körűek (vagyis összességükben legyenek elégségesek az eggyel magasabb szintű kérdés megválaszolásához). Ajánlatos, hogy az egyes kérdésekre minden szinten igennel/nemmel lehessen válaszolni, mert így könnyebb az ellenőrzést egyértelmű, végleges válaszok felé irányítani. Ez azonban nem jelenti azt, hogy a kérdésekre csak igennel vagy nemmel lehetne felelni; a válasz természetesen legyen ennél sokkal kidolgozottabb. Sőt, az ellenőrzési jelentésben ne is szerepeljen kifejezetten „igen” és „nem”; itt voltaképp csak eszközről, az ellenőrzési kérdések összeszedettebb kezelését, az összpontosítottabb ellenőrzési munkát szolgáló megközelítésről van szó. Az ellenőrzési kérdések ezért lehetőleg legyenek világosan megragadhatóak, vagyis ne olyanok, mint pl. „Mérjük fel, hogy milyen mértékben...”, máskülönben a nem egyértelműen meghatározott ellenőrzési hatókör miatt az ellenőrzési munka túl kiterjedtté és időigényessé válhat.

2.4.4 Rendszeresen elemzik és kezelik az ellenőrzési jelentés elkészülését veszélyeztető kockázatokat Az ellenőrzési jelentés időben és jó minőségben történő elkészülését különböző kockázatok veszélyeztetik, többek között az adatbeszerzés nehézségei,

munkatársak

elérhetetlensége,

az

ellenőrzött

fél

együttműködésének hiánya. Ha a vizsgálócsoport kockázatkezelési stratégiát készít, a csoport minden tagjával megismerteti és az ellenőrzés során folyamatosan

használja,

akkor

sokkal

hatékonyabban

kezelheti

a

kockázatokat, és eredményesebben reagálhat a felmerülő problémákra. A vizsgálócsoport az ellenőrzés minden szakaszában állapítsa meg: • milyen gondok merülhetnek fel; • milyen valószínűséggel merülnek fel ezek a gondok; • milyen hatással járna a gondok felmerülése; 2. fejezet: Teljesítmény-ellenőrzési módszertan - 28. oldal

• hogyan lehet a gondok felmerülésének valószínűségét minimálisra csökkenteni; • hogyan lehet kezelni a kockázatot, amennyiben felmerül.

2.4.5 Az ellenőrzés sikeres lefolytatásához alkalmazott eszközök Megfelelő eszközök alkalmazásával működőképes tervet kidolgozni, illetve annak megvalósítását folyamatosan nyomon követni, a tervvel összevetni és felülvizsgálni. Az előtanulmány az információgyűjtés eszköze, amelynek révén a potenciális ellenőrzés különböző szempontok szerint - különösen a hatékony és eredményes gazdálkodást veszélyeztető kockázatok, a lehetséges ellenőrzési kérdések, az ellenőrzési kritériumok, a beszerzendő vagy elkészítendő ellenőrzési bizonyítékok, illetve az alkalmazandó módszerek szempontjából értékelhető. A tervezés alapvető eszköze az ellenőrzési terv, amely a felelős számvevőszéki tag és az ellenőrzési csoport között kötött egyfajta „szerződés”. Ez határozza meg az ellenőrzés és az ellenőrzési eredmény mibenlétét, a felhasználható erőforrásokat és a jelentés elkészülésének határidejét. A sikeres teljesítéshez vezető eszközök és tevékenységek közé tartozik: • a feladatok egyértelmű meghatározása és közlése a felelősökkel; • a vizsgálócsoport tagjait és a legfontosabb szakaszhatáridőket feltüntető munkaterv; • a munka terv szerinti lefolyását segítő nyomon követési eszközök; • előrehaladási jelentések, szükséges esetben kiigazító lépések; • iratkezelési eljárások mind a papíralapú, mind az elektronikus iratokat (ASSYST) illetően; • az ellenőrzési folyamat minden szempontjába beépített minőségellenőrzési eljárások.

2.4.6 A bizonyíték elégséges, tárgyhoz tartozó, és megbízhatóan alátámasztja az ellenőrzési megállapításokat Az ellenőrzés során begyűjtött bizonyítékok szolgáltatnak ténybeli alapot az észrevételek kidolgozásához és az ellenőrzési kérdések megválaszolásához. A bizonyítékoktól várható a kérdéses tények vagy vitapontok meggyőző erejű alátámasztása.

Rendeltetésük

szerint

a

bizonyítékok

támasztják

alá


tartalmilag az ellenőrzési jelentéseket, különösen az észrevételeket és a javaslatokhoz

vezető

következtetéseket.

Az

összegyűjtött

ellenőrzési

bizonyíték ezért legyen (mennyiségileg) elégséges, (az ellenőrzési kérdéseket illetően) tárgyhoz tartozó, valamint megbízható (tárgyilagos és hitelt érdemlő). Az, hogy mennyi és milyen bizonyíték szükséges, nagyban függ a vizsgált témától és az ellenőrzési kérdésektől. Erősebbnek számít az olyan bizonyíték, amelyet maga az ellenőr szolgáltat, illetve amelyet több forrás is megerősít.

2.4.7 A végleges jelentés szerkezetét már a tervezési szakasztól kezdve szem előtt tartják Ha a vizsgálócsoport eleve szem előtt tartja az ellenőrzési jelentés szerkezetét, akkor összefogottabb lesz a munkája, és valószínűbb, hogy sikerül kedvező változást előidéznie. A csoport már a kezdeti szakaszban gondolja át, hogy munkájától egyértelmű következtetések és világos javaslatok várhatóak-e. Ily módon a csoportnak kezdettől fogva az lebeg majd a szeme előtt, hogy jelentése várhatóan milyen üzenettel bír a célközönség számára, illetve, hogy miként növelheti legjobban a jelentés hasznát és hatását. Az ellenőr az ellenőrzési kérdésekből kiindulva már a tervezési szakaszban jelentésvázlatot írhat, majd azt az ellenőrzés során szükség szerint finomíthatja.

2.4.8 Az átláthatóság jegyében, a meglepetések elkerülésére részletesen tájékoztatni kell az ellenőrzött felet Minél hamarabb adódik a tervezési szakaszban lehetőség az ellenőrzéssel kapcsolatos kérdések megvitatására az ellenőrzött féllel, annál kisebb a valószínűsége, hogy egy későbbi szakaszban véleménykülönbség merül fel. Az ellenőrzött félnek így alkalma nyílik, hogy megértse az ellenőrzés célját, a vizsgált kérdéseket, az alkalmazott kritériumokat és módszereket. A korán megejtett vita időben fényt deríthet arra is, hogy csakugyan releváns és jól vizsgálható-e

az

ellenőrzés

témája.

A

korai

kapcsolatfelvétel

segít

megteremteni a konstruktív párbeszéd légkörét is, amelynek megőrzésére az ellenőrzési folyamat során mindvégig törekedni kell. Ez a megközelítés összhangban áll a bevált ellenőrzési módszerekkel, valamint a Számvevőszéknek a meglepetések elkerülése érdekében követett azon gyakorlatával, hogy az átláthatóság jegyében részletesen tájékoztatja az ellenőrzött felet. Különösen fontos, hogy a tájékoztatás kiterjedjen az ellenőrzési kérdésekre és kritériumokra. Ezekről lehetőség szerint

meg

kell

egyezni,

méghozzá

legjobb

esetben

a

felelős

számvevőszéki tag és az illetékes bizottsági főigazgató között, mielőtt az


ellenőrzési terv az ellenőrzési csoport elé kerül.


TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV 3. FEJEZET AZ ELLENŐRZÉS TERVEZÉSE

TARTALOMJEGYZÉK

A Teljesítmény-ellenőrzési kézikönyv fejezetei 3.1 BEVEZETÉS

Bevezetés

3.2 AZ ELŐTANULMÁNY 3.2.1 Az előtanulmány célja





3.2.2 Az előtanulmány részletessége 3.2.3 Naprakész ismeretek szerzése az ellenőrzési területről c A célkitűzéseknek, az ellenőrzés logikus menetének és a kapcsolódó mutatóknak a meghatározása d Az ellenőrzésre elkülönített erőforrások meghatározása e Az egyes résztvevők feladatainak meghatározása f A fő irányítási és kontrollfolyamatok meghatározása, különös tekintettel az informatikai rendszerekre g Az irányítás és a kontroll szempontjából szükséges információk meghatározása h A hatékony és eredményes pénzgazdálkodás kockázatainak meghatározása 3.2.4 Az ellenőrzés felvázolása c Megelőző ellenőrzések és értékelések figyelembevétele d A lehetséges ellenőrzési kérdések, feltételek, bizonyítékok, módszerek, hatókör és hatás figyelembevétele e A javasolt ellenőrzés ütemezése és a források begyűjtése 3.2.5 Fel kell mérni, hogy az ellenőrzés végrehajtása reális, megvalósítható és várhatólag hasznos-e 3.3 AZ ELLENŐRZÉSI TERV 3.3.1 Az ET célkitűzései és tartalma


c Ellenőrzési kérdések meghatározása d Az ellenőrzés hatókörének meghatározása e Az alkalmazott ellenőrzési feltételek kialakítása f A szükséges ellenőrzési bizonyítékok és forrásaik meghatározása g Az alkalmazott ellenőrzési módszerek meghatározása h A lehetséges ellenőrzési megfigyelések, ajánlások és hatás figyelembevétele i Az ütemterv, a források és a minőségellenőrzési szabályok meghatározása j Az ellenőrzött szervezettel történő kommunikáció 3.3.2 Az ET felvázolása I. MELLÉKLET: MEGVÁLASZOLANDÓ KÉRDÉSEK AZ ET JÓVÁHAGYÁSA ELŐTT II. MELLÉKLET: AZ ELLENŐRZÉSI TERV (ET) TARTALMA III. MELLÉKLET: BIZONYÍTÉKGYŰJTÉSI TERV IV. MELLÉKLET: AZ ELLENŐRZÉSI PROGRAM VÁZLATA

Kapcsolatfelvétel


3.1 BEVEZETÉS A teljesítmény-ellenőrzések eltérő jellege miatt nagy hangsúlyt kell fektetni a helyes

tervezésre.

Megfelelő

tervezéssel

meghatározható,

hogy

az

ellenőrzést érdemes illetve lehetséges-e lefolytatni, egyértelmű és ésszerű A helyes tervezés elengedhetetlen.

célok

tűzhetők

ki,

reális

és

megalapozott

ellenőrzési

megközelítés

alkalmazható, valamint kimutathatók a szükséges források. Ha azonban az ellenőrzést nem megfelelően tervezték meg, előfordulhat, hogy az ellenőrzés nem lesz hatékony és eredményes. A tervezés két fő szakasza: • az előtanulmány, amelynek segítségével az ellenőrök felmérhetik a A tervezést az előtanulmány során kell elvégezni

hatékony és eredményes pénzgazdálkodás legfontosabb kockázatait, kialakíthatják a lehetséges ellenőrzési célkitűzéseket, megközelítéseket és módszereket, illetve megállapíthatják, hogy az ellenőrzés végrehajtása reális, megvalósítható, és várhatólag hasznos-e.

és az ET-ben kell részletezni.

• az ellenőrzési terv (ET), amelyben meghatározzák a végrehajtandó ellenőrzési munkát – az ellenőrzés hatókörét, célkitűzését és módszerét, a szükséges forrásokat, valamint a legfőbb teljesítendő szakaszokat. Az ET-t az ellenőrzési csoport hagyja jóvá.

Az alábbi ábra az ellenőrzés megtervezésének szakaszait mutatja be, az előtanulmány megkezdésétől az ET jóváhagyásáig. E fejezetben mind az előtanulmányt, mind pedig az ET-t részletesebben tárgyaljuk.

3. fejezet: Az ellenőrzés tervezése - 33. oldal

AZ ELLENŐRZÉS MEGTERVEZÉSÉNEK SZAKASZAI Az ellenőrzési javaslatokon alapuló éves munkaprogramban meghatározott ellenőrzési feladat

Előtanulmány lefolytatása

Léphetnek-e fel komoly kockázatok a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás során? Tárgyhoz tartozó-e az ellenőrzés? Ellenőrizhető-e a téma?

NEM

Törlés

IGEN Az ellenőrzési terv és a bizonyítékgyűjtési terv előkészítése, illetve az ellenőrzési program megtervezése

Az ellenőrzés hatókörének, az ellenőrzési feltételeknek, és a szükséges bizonyítékoknak a meghatározása

Egyértelmű, reális és lényegre törő ellenőrzési kérdések összeállítása

A személyzet kiválasztása és az ütemezés meghatározása

A bizonyítékgyűjtési terv meghatározása, valamint az ellenőrzési program megtervezése

A megközelítés és a módszerek meghatározása

Jóváhagyja-e az ellenőrzési csoport az ellenőrzési tervet?

NEM

Az ellenőrzés ismételt megtervezése, vagy törlése

IGEN

Az ellenőrzési szakasz megkezdése


3.2 AZ ELŐTANULMÁNY 3.2.1 Az előtanulmány célja A Számvevőszék előírja az ellenőrzési csoportoknak, hogy minden prioritást élvező témában9 dolgozzanak ki ellenőrzési javaslatokat. A javaslatokban szereplő fontos információk segítségével döntik el, hogy az ellenőrzést beépítsék-e az éves munkaprogramba (ÉMP). Az előtanulmány, amelyet Az előtanulmány során készül el az ellenőrzési javaslat.

valamennyi


előtt

el

kell

végezni,

ezeken

az

információkon alapul, és annak újbóli átgondolásához vezethet, hogy az ellenőrzést az ÉMP-ben megtervezettek szerint hajtsák-e végre. E tekintetben azonban hangsúlyozni kell, hogy az előtanulmányt nem feltétlenül követi ellenőrzés. Az előtanulmányt különösen fontossá teszi az, hogy a teljesítményellenőrzések esetében az ellenőrzési témák széles skálán mozognak,

Az előtanulmány elengedhetetlen

kiválasztásuk szabadabb, illetve több lehetőség van a véleményalkotásra és az értelmezésre. Az előtanulmány célja:

az ellenőrzés indokoltságának megállapításához

- hogy lehetővé tegye az ellenőrzésért felelős tagnak, illetve az ellenőrzési csoportnak annak felmérését, hogy az ellenőrzés végrehajtása reális, megvalósítható, és várhatólag hasznos-e; és amennyiben ez így van,

és az ellenőrzés részletes megtervezéséhez.

- hogy alapot nyújtson az ellenőrzés részletes – az ET-ben rögzítendő – megtervezéséhez.

3.2.2 Az előtanulmány részletessége Az, hogy az előtanulmánynak mennyire kell részletesnek lennie, jelentős mértékben függ az ellenőrzési csoportnak az ellenőrzési területen korábban szerzett ismereteitől, ugyanakkor lehetővé kell tennie, hogy az ellenőr elkészíthesse az ellenőrzési vázlatot. Amennyiben a Számvevőszék az ellenőrzési területet és a lehetséges ellenőrzési kérdéseket nem ismeri teljes mértékben, kiterjedtebb előtanulmányra van szükség; sőt, egyes esetekben Az előtanulmány részletessége

szükség van tagállamokban vagy harmadik országokban végzett helyszíni

jelentősen változhat.

ellenőrzésekre is ahhoz, hogy az ellenőrök meggyőződjenek a szükséges ellenőrzési bizonyítékok hozzáférhetőségéről, illetve ezen bizonyítékok gyűjtésére és elemzésére kiválasztott módszerek megvalósíthatóságáról. Amennyiben azonban az ellenőrzési terület és az esetleges ellenőrzési kérdések jól ismertek, sokkal kevésbé részletes előtanulmányt kell készíteni. Az előtanulmány elvégzése kevés, de tapasztalt ellenőr bevonásával a legoptimálisabb. Részletes ellenőrzést ebben a szakaszban nem kell

9

A Számvevőszék munkájának megtervezése: DEC 165/05 és GA 226/05.


végezni,

inkább

az

információk

meglétének

és

a

módszerek

megvalósíthatóságának ellenőrzésére kell helyezni a hangsúlyt. Annak

megállapításához,

hogy

az

ellenőrzés

végrehajtása

reális,

megvalósítható és várhatólag hasznos-e, az ellenőröknek naprakész Ismeretszerzés és ellenőrzési vázlat

ismereteket kell szerezniük az ellenőrzési területről és fel kell vázolniuk az ellenőrzést. A szükséges lépések az alábbi ábrán láthatók.


Az előtanulmány elkészítése

NAPRAKÉSZ ISMERETEK SZERZÉSE AZ ELLENŐRZÉSI TERÜLETRŐL c A célkitűzéseknek, az ellenőrzés logikus menetének és a kapcsolódó mutatóknak a kidolgozása d Az ellenőrzésre szánt erőforrások elkülönítése e Az egyes résztvevők feladatainak meghatározása f A fő irányítási és kontrollfolyamatok azonosítása, beleértve az informatikai rendszereket is g Az irányítás és a kontroll szempontjából szükséges információk meghatározása h A hatékony és eredményes pénzgazdálkodás kockázatainak megállapítása

AZ ELLENŐRZÉS FELVÁZOLÁSA c Előző ellenőrzések és értékelések figyelembevétele d A lehetséges ellenőrzési kérdések, feltételek, bizonyítékok, módszerek, hatókör és hatás figyelembevétele e A javasolt ellenőrzés ütemezésének és a források begyűjtésének figyelembevétele

ANNAK FELMÉRÉSE, HOGY AZ ELLENŐRZÉS VÉGREHAJTÁSA REÁLIS, MEGVALÓSÍTHATÓ ÉS VÁRHATÓLAG HASZNOS-E

A fenti lépések részletes leírását lásd az alábbiakban:


3.2.3 Naprakész ismeretek szerzése az ellenőrzési területről A hangsúlyt arra kell helyezni, hogy a vizsgált témát az ellenőrök jól megértsék. Az ismeretszerzés módja függ a téma jellegétől valamint attól, hogy kezdetben a csoport mennyi ismerettel rendelkezik. A kezdetben rendelkezésre álló információk közé tartoznak a vizsgált szervezetre vonatkozó törzsadatok és a Számvevőszék pénzügyi ellenőrei által korábban szerzett ismeretek is. Amennyiben a téma ismert, ez a lépés állhat csupán dokumentumok átvizsgálásából és egy egyszerű ötletbörzéből, amennyiben Az információ részletessége és forrása változó.

azonban a téma új és összetett, sokkal átfogóbb adatgyűjtésre van szükség. Az információ származhat harmadik forrásból (jogszabályokból, szakértői véleményekből, tudományos tanulmányokból és kutatásokból, hivatalos statisztikákból), illetve az ellenőrzött szervezettől (helyszíni ellenőrzések alapján készült beszámolókból, stratégiai és testületi tervekből, a Bizottság főigazgatóságainak beszámolóiból,

éves

tevékenységi

szervezeti

jelentéseiből

felépítésekből;

belső

és

tevékenységi

használatra

készített

útmutatókból és működési kézikönyvekből, illetve az ellenőrzött szervezet vezetőségével folytatott tárgyalásokból). Az ellenőröknek össze kell vetniük az információszerzéshez szükséges időt és a kapcsolódó költségeket annak az ellenőrzést növelő adott értékével. c A célkitűzéseknek, az ellenőrzés logikus menetének és a kapcsolódó mutatóknak a meghatározása A Bizottság igazgatási és működési forrásait tevékenységalapú irányítás (TAI) révén kezeli, a „szakpolitikák” végrehajtására irányuló „tevékenységek” mentén. A TAI-tevékenységek képezik a bizottsági tevékenységekre és költségvetésre vonatkozó irányítás elszámoltathatóságának fő vonalát. A TAI akkor alkalmazható a Bizottság hatékony és eredményes pénzgazdálkodási módszerének alapjaként, ha a kiadások a SMART10 célkitűzéseken alapulnak. E célkitűzések végrehajtását az illetékes főigazgatóságnak valamennyi politikai terület és tevékenység végterméke és hatása tekintetében RACER11 mutatókkal kell mérnie , az irányításnak pedig intézkedéseket kell tennie, Az ellenőrzés kiindulópontja az ellenőrzésre vonatkozó célkitűzések és mutatók meghatározása.

hogy

a

célkitűzések

megvalósítását

hátráltató,

valamennyi

feltárt

hiányosságot orvosolják. A teljesítmény-ellenőrzés megtervezésének első lépése a célkitűzések és az ellenőrzés logikus menetének megértése. Az előtanulmány során ilyen célkitűzéseket és mutatókat kell meghatározni, pl. az illetékes DG-k tevékenységi beszámolói segítségével. Adott esetben az ellenőrzés logikus menetének

diagramos

ábrázolását

(erőforrások,

folyamatok

és

10

A célkitűzések legyenek Specifikusak, Mérhetõk, Abszolválhatók, Relevánsak, Teljesítési határidősek.

11

A teljesítési mutatók legyenek relevánsak, elfogadottak, hitelesek, egyszerűek és meggyőzőek (Relevant, Accepted, Credible, Easy and Robust, azaz RACER).


végtermékek/célkitűzések) rendelkezésre bocsáthatja az ellenőrzött szervezet vagy elkészítheti az ellenőr. d Az ellenőrzésre elkülönített erőforrások meghatározása Az ellenőrzés lényegességének igazolásához meg kell határozni az ellenőrzési területre előirányzott emberi erőforrásokat, illetve igazgatási és pénzügyi eszközöket. Ez a megállapított költségvetési előirányzatok, valamint a lekötött és kifizetett összegek elemzését jelenti. e Az egyes résztvevők feladatainak meghatározása A teljesítmény-ellenőrzés egyik sarkalatos pontja, hogy az ellenőrzött szervezet vezetősége csak azokon a területeken számoltatható el, amelyek az ő irányítása alá tartoznak; az ellenőrzött szervezet megfelelő meghatározása ezért alapvető fontosságú. Ez különösen igaz olyan esetekben, amikor a szervezet egyfelől a Bizottság, másfelől pedig a tagállamok, kedvezményezett országok vagy nemzetközi szervezetek decentralizált, megosztott vagy közös Az ellenőrzés irányításáért felelős személy kijelölése

irányítása alá tartozik. Ugyan a Bizottság a költségvetés irányításáért általánosan felelős, ezekben az esetekben előfordulhat, hogy a közösen finanszírozott ellenőrzés folyamatban lévő irányításába és végrehajtásába12 csak

kis

mértékben

van

közvetlenül

bevonva.

Ennek

értelmében

a

Számvevőszék teljesítmény-ellenőrzései esetében előírja, hogy azok alapjául a bizottsági irányításnak kell szolgálnia, ideértve azokat a módszereket, amelyeket a Bizottság azért valósított meg, hogy biztosítsa a tagállamok által végzett irányítás helyességét. Az ellenőrzéshez az előtanulmány során interjúk, illetve szervezeti felépítések Az ellenőrzés irányításáért felelős személy határozza meg, hogy hol és miként hajtják végre az ellenőrzést.

és szabályzatok tanulmányozása révén kell meghatározni a Bizottság, a tagállamok, a kedvezményezett országok és a nemzetközi szervezetek vezetői feladatait.

f A fő irányítási és kontrollfolyamatok meghatározása, különös tekintettel az informatikai rendszerekre Az előtanulmány során meg kell határozni a várható ellenőrzési témát érintő tevékenység(ek) fő irányítási és ellenőrzési folyamatait. Ezt a szabályozások és a belső eljárásokról szóló kézikönyvek tanulmányozása vagy interjúk révén tehetjük meg. E tekintetben fontos szempont, hogy az ellenőrzött szervezet milyen informatikai rendszereket használ, és milyen szintű az elektronikus belső kontroll. g Az irányítás és a kontroll szempontjából szükséges információk meghatározása A belső felügyelet és a projektkiválasztási feltételek áttekintése

Az előtanulmány során a vezetőséggel folytatott interjúk és felülvizsgálat alapján azonosítani kell azoknak az információknak és jelentéseknek a típusát, amelyeket az ellenőrzött szervezet tevékenységeinek irányítása és ellenőrzése során rendszeresen használ. Ide tartoznak azok a jelentések, amelyeket a

12

Lásd a Szerződés 274. cikke.


tevékenységek átfogó ellenőrzésére használnak, valamint adott esetben a projektkiválasztási feltételek, amelyek alapján meghatározzák, hogy mely Az informatikai adatoknak és azok ellenőrzési módszerre gyakorolt hatásának figyelembe vétele

projektek kerüljenek támogatásra. Különös figyelmet kell szentelni az informatikai rendszerekben tárolt adatoknak és azoknak az ellenőrzési módszerre gyakorolt hatásának; ezzel kapcsolatban tanácsos még korai szakaszban felvenni a kapcsolatot az ADAR-ral.

h A hatékony és eredményes pénzgazdálkodás kockázatainak meghatározása A kockázat annak a valószínűségét jelenti, hogy egy esemény vagy intézkedés nem kívánt módon (pénzügyi veszteség bekövetkeztével, hírnév elvesztésével, szakpolitika vagy program gazdaságos, hatékony vagy eredményes megvalósításának elmulasztásával) befolyásolja a szervezetet. Eredendő kockázatok

Az ellenőrök a fent leírt módon megszerzett információ alapján elemezhetik a hatékony és eredményes pénzgazdálkodást befolyásoló főbb kockázatokat.

Ellenőrzési kockázatok

Ezek lehetnek eredendő kockázatok (olyan tényezők, amelyek, függetlenül attól, hogyan irányítják a szervezetet, nehezítik a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás

megvalósítását)

vagy

ellenőrzési

kockázatok

(olyan

tényezők, amelyek attól függnek, hogy milyen jól irányítja a szervezet a működését). Ezenkívül a Bizottság belső ellenőrzési rendszerének „Teljesítmény- és kockázatkezelésre” vonatkozó szabványa értelmében az ellenőrnek tisztában kell

lennie

az

adott

főigazgatóság

fő

tevékenységeire

vonatkozó

kockázatelemzési és kockázatkezelési módszerekkel. A TAI összetevői – A kockázatra vonatkozó információk több forrásból is rendelkezésre állnak.

különösen a tevékenységi beszámolók és éves tevékenységi jelentések – további

hasznos

információval

szolgálnak

a

kockázatról.

Minden

főigazgatóság köteles rendszeresen, legalább évente egyszer, a fő tevékenységeivel kapcsolatos kockázatot elemezni, a kockázatok elkerülése érdekében megfelelő cselekvési terveket kidolgozni, valamint kijelölni a tervek végrehajtásáért felelős személyeket. Az ellenőr kérdései: • mi nem sikerülhet? • mi annak a valószínűsége, hogy nem sikerül? • milyen következménnyel jár, ha nem sikerül? • mit tesz az ellenőrzött szervezet, hogy a lehető legkisebbre csökkentse

vagy mérsékelje a kockázatot? A kockázati tényezők a következőkre terjedhetnek ki: •

a szakpolitika, program és műveletek jellege és összetettsége;

•

a szervezet célkitűzéseinek egyértelműsége;

•

a teljesítményre vonatkozó megfelelő intézkedések megléte és alkalmazása;

•

a források rendelkezésre állása;

sokfélesége,

következetessége

és


Az

•

a szervezeti felépítés összetettsége és a feladatok egyértelmű elosztása;

•

a kontrollrendszerek megléte és minősége;

•

az irányítási adatok összetettsége és minősége.

előtanulmányban

elemezni

kell

ezen

kockázatok

viszonylagos

jelentőségét, azaz fel kell térképeznie a kockázatok előfordulásának illetve hatásának mennyiségi és minőségi valószínűségét. Az ellenőr általában A legnagyobb kockázatokra kell összpontosítani.

azokra a kockázatokra összpontosít, amelyek előfordulási valószínűsége nagyobb és – amennyiben előfordulnak – hatásuk jelentősebb, ugyanakkor az ellenőrzött

szervezet

által

a

kockázatcsökkentés

érdekében

tett

intézkedéseket („kockázatkezelés”) is figyelembe veszi.

3.2.4 Az ellenőrzés felvázolása c Megelőző ellenőrzések és értékelések figyelembevétele Az előtanulmány során, mind a munka megismétlésének elkerülése, mind pedig

a

lehetséges

ellenőrzési

kérdésekkel

kapcsolatos

fontosabb

megállapítások és ajánlások nyomon követése érdekében, figyelembe kell Ellenőrzési és értékelési jelentések figyelembevétele.

venni az adott témában végzett korábbi ellenőrzéseket és értékeléseket. Ilyenek többek között a Számvevőszék, a Bizottság belső ellenőrzési szolgálata (IAS) vagy a főigazgatóságok belső ellenőrzési csoportjai által végzett ellenőrzések. Az értékelési jelentéseket szintén figyelembe kell venni.

d A lehetséges ellenőrzési kérdések, feltételek, bizonyítékok, módszerek, hatókör és hatás figyelembevétele A teljesítmény-ellenőrzések esetében fontos az ellenőrzési célkitűzések kérdésekben történő megfogalmazása, amelyekre az ellenőrzésnek választ kell adnia; ezekre vonatkozóan a továbbiakban csak az ellenőrzési kérdések kifejezést használjuk. A fent említett kockázatelemzés segít a lehetséges ellenőrzési kérdésekre és az ellenőrzés hatókörére való összpontosításban. Az előtanulmányi szakaszban különböző lehetséges ellenőrzési kérdések merülhetnek fel. Az ellenőr megkérdezhet az ellenőrzési témában jártas Az ellenőrzési kérdések kidolgozásakor az ötletbörze elengedhetetlen.

szakértőket, illetve tanulmányozhat alapvető fontosságú dokumentumokat vagy más irodalmat. Fontos, hogy az ellenőr a lehetséges ellenőrzési kérdésekhez a lehető legtöbb ötletet gyűjtse össze. Valószínűleg ez az előtanulmány legnehezebb és legfontosabb része, mivel hatással van az ellenőrzési munkára és a jelentésre egyaránt. Az ellenőrnek ezek után meg kell határoznia, hogy a lehetséges ellenőrzési kérdések közül melyek megválaszolhatók, azaz melyeket érdemes feltenni. Ez annak mérlegelése alapján történik, hogy a meghatározott kérdések ellenőrizhetők-e, azaz, hogy rendelkezésre állnak-e vagy kialakíthatók-e az 3. fejezet: Az ellenőrzés tervezése - 41. oldal

ellenőrzési feltételek, hogy léteznek-e az ellenőrzési bizonyítékok vagy elő lehet-e őket teremteni és hozzáférhetők-e az ellenőrök számára, valamint hogy ilyen bizonyítékok gyűjtése és elemzése érdekében eredményesen alkalmazhatók-e az ellenőrzési módszerek. Az előtanulmány során nagy vonalakban figyelembe kell venni az ellenőrzés valószínűsíthető hatókörét is a tevékenységeket, az ellenőrzés időtartamát és az ellenőrzendő területek földrajzi elhelyezkedését, valamint az érdekeltekre kifejtett várható hatását illetően. e A javasolt ellenőrzés ütemezése és a források begyűjtése Az ellenőrzési területen bekövetkező lehetséges változásokat szem előtt tartva az előtanulmány során figyelembe kell venni, hogy az ellenőrzés kezdetének napja és az éves munkaprogramban rögzített naptári határidők betarthatók-e. Adott esetben, még ha valószínű is, hogy az ellenőrzést A legfeljebb 18 hónapos szabványhatáridőt be kell tartani.

elvégzik, a területen bekövetkező előrelépések következtében szükséges lehet az ellenőrzés kezdetének elhalasztása vagy az eredeti ütemterv módosítása. Ebben az összefüggésben szem előtt kell tartani, hogy az ellenőrzés lefolytatására szánt szabványhatáridő – az ET megkezdésétől a Hivatalos Lapban történő megjelenésig – legfeljebb 18 hónap lehet. Figyelembe kell venni a jelentéseknek a későbbi jogszabály-módosításokra gyakorolt lehetséges hatását is. Amennyiben lehetséges, a jelentéseket úgy kell időzíteni, hogy ilyen módosításokra lehetőség nyíljon. Az előtanulmánynak tükröznie kell azt is, hogy rendelkezésre állnak-e megfelelően képzett és szakmai tapasztalattal rendelkező ellenőrök a javasolt ellenőrzés végrehajtására.

3.2.5 Fel kell mérni, hogy az ellenőrzés végrehajtása reális, megvalósítható és várhatólag hasznos-e A tervezési szakasz meggyorsítása és az ET során elvégzendő munkák megismétlésének elkerülése érdekében ajánlott, hogy az előtanulmányról Rövid jelentések, power pointos bemutatók és előadások.

készített jelentések ne legyenek indokolatlanul hosszúak. A jelentéseken kívül egyéb kommunikációs módszereket, mint például power pointos és szóbeli előadásokat is lehet tervezni. Az információkat az illetékes számvevőszéki tag részére kell továbbítani, aki megállapítja, megalapozott-e a tervezett ellenőrzés, és megfelelő-e a

A számvevőszéki tag vagy az ellenőrzési csoport dönti el, hogy az ellenőrzés megalapozott-e.

Számvevőszék forrásainak kihasználása. Hasznos lehet, ha az előadást az ellenőrzési csoportnak is megtartják, és ezzel lehetőséget adnak a különböző szempontok

még

korai

szakaszban

történő

mérlegelésére

és

idő

eljárásokat,

hogy

az

megtakarítására. Minden

ellenőrzési

csoport

kialakíthat

egyedi


előtanulmány során gyűjtött adatokat hogyan mutassák be a tag(ok)nak. Amennyiben az illetékes tag vagy – adott esetben – az ellenőrzési csoport megállapítja, hogy az ellenőrzés reális, megvalósítható és várhatólag hasznos, dönt az ellenőrzési témáról, amelynek alapján az ellenőrzési csoport részletes ellenőrzési tervet készít. Az illetékes tag abban az esetben, ha szerinte az ellenőrzés lefolytatása nem megalapozott, és az ellenőrzési csoportot még nem vonták be, a szerzett információkat megosztja az ellenőrzési csoporttal és tájékoztatja annak okáról, hogy az ellenőrzést miért nem folytatják le. Ebben az esetben – szükség esetén – módosítják az éves munkaprogramot.

3.3 AZ ELLENŐRZÉSI TERV 3.3.1 Az ET célkitűzései és tartalma Amint a felelős tag vagy az ellenőrzési csoport megállapította, hogy az ellenőrzés reális, megvalósítható és várhatólag hasznos, az ellenőrzési tervben (ET) rögzítik az ellenőrzés részletes tervét. Az ET voltaképpen egy „szerződés” a felelős tag és az ellenőrzési csoport között, amelyben a felelős tag elkötelezi magát, hogy meghatározott időn belül minőségi standardoknak Az ET szabványos formája

megfelelő terméket (ellenőrzési eredményeket) szolgáltat az ellenőrzési csoport által rendelkezésre bocsátott forrásokért cserébe. Az ET-nek egyértelműen és tömören kell tartalmaznia a teljesítendő ellenőrzési munkát, a szükséges forrásokat és határidőt, valamint az ellenőrzés várható hatását. A felelős tagnak az ET-t a II. mellékletben leírt formában kell benyújtania az ellenőrzési csoportnak jóváhagyásra.

Az ET-hez mellékletben csatolni kell a bizonyítékgyűjtési tervet (lásd: III. melléklet),

amelynek

tartalmaznia

kell

az

ellenőrzési

kérdések

megválaszolását lehetővé tevő bizonyítékok beszerzésének módját, valamint az ellenőrzési program vázlatát (lásd: IV. melléklet), amely magában foglalja a Az ET-nek tartalmaznia kell a bizonyítékgyűjtési tervet és az ellenőrzési program vázlatát.

szükséges információk gyűjtésének és elemzésének mikéntjére vonatkozó ellenőrzési eljárásokat. Ezek az információk teszik lehetővé az ellenőröknek, hogy helyes következtetéseket13 vonjanak le. Az ellenőrzési programot nem kell nagyon részletesen kidolgozni, mert egyes vizsgálatokat csak az ellenőrzési munka megkezdése után kell pontosan meghatározni, illetve mert a szükséges részletes vizsgálatok az ellenőrzés folyamán változhatnak.

Az ET jóváhagyásáig ne kezdjük meg az ellenőrzési munkát.

13

A részleg-/egységvezetőnek biztosítania kell, hogy az ellenőrzési munka

A bizonyítékgyűjtési tervvel és a teljesítmény-ellenőrzésre vonatkozó ellenőrzési programokkal kapcsolatos gyakorlati példákért lásd az ADAR intranetes oldalát.


mindaddig nem kezdődik meg, amíg az ellenőrzési csoport az ET-t jóvá nem hagyja. A forrásokat hivatalosan csak az ET-t jóváhagyása után lehet elkülöníteni az ellenőrzési feladatokra. Az ellenőrzést úgy kell megtervezni, hogy a megadott határidőn belül, a megállapított források alkalmazásával be lehessen fejezni. Az ellenőrzés részletes megtervezése során megoldandó feladatokat, amelyek eredményei az ET-ben jelennek meg, az alábbi pontok foglalják magukban.

Az ET elkészítése:

AZ ELLENŐRZÉS RÉSZLETES MEGTERVEZÉSE - MEGOLDANDÓ FELADATOK c Ellenőrzési kérdések meghatározása d Az ellenőrzés hatókörének meghatározása e Az alkalmazandó ellenőrzési feltételek kialakítása f A szükséges ellenőrzési bizonyítékok és azok forrásainak meghatározása g Az alkalmazandó ellenőrzési módszer meghatározása h Az ellenőrzési megfigyelések, ajánlások és hatás figyelembevétele i Az ütemterv, a források és a minőség-ellenőrzési szabályok meghatározása j Az ellenőrzött szervezettel történő kommunikáció

ANNAK FELMÉRÉSE, HOGY AZ ELLENŐRZÉSHEZ MEGFELELŐ ALAPOK ÁLLNAK-E RENDELKEZÉSRE

AZ ET KIDOLGOZÁSA


A fent említett pontokkal kapcsolatos legfontosabb szempontokat lásd alább:

c Ellenőrzési kérdések meghatározása Ezek után az ellenőrnek az előtanulmány eredményeire támaszkodva össze kell állítania az ellenőrzési kérdéseket14. A kérdések megszövegezése az ellenőrzés szempontjából kiemelkedő jelentőségű, és azokat racionális és Meg kell győződni arról, hogy az ellenőrzési kérdések megválaszolhatók,

objektív szempontok alapján kell megfogalmazni. Amennyiben erre nem fordítanak elég figyelmet, a kérdések megválaszolásához szükséges elegendő, releváns és megbízható bizonyítékok megszerzése nehézségekbe ütközhet. Az ellenőrzési kérdéseknek számszerű határt kell szabni (lehetőleg egy, esetleg két vagy három a témához kapcsolódó, egymást kiegészítő és kölcsönösen kizáró kérdést tegyünk fel). A kérdéseknek egyetlen témára kell irányulniuk és egyértelműen meg kell meghatározniuk az ellenőrzés tárgyát (pl.

adott

programot,

szakpolitikát

vagy

főigazgatóságot),

illetve

az

ellenőrzendő teljesítmény szempontjait. Optimális esetben az ellenőrzés egyetlen témára vonatkoznak,

tárgya – amennyire lehetséges – egyes szakpolitikai területeket vagy azok összetevőit

(például

a

tevékenységalapú

költségvetésben

vagy

a

tevékenységalapú irányításban meghatározott egy vagy több tevékenységet illetve intézkedést), valamint egyedi műveleteket (például valamely közösségi ügynökséget) foglal magában. Mindez megkönnyíti az ellenőrzést, és biztosítja,

hogy

a

jelentés

gyakorlatias

legyen,

illetve

a

tárgyra

összpontosítson. Az ellenőrzési kérdések meghatározásakor a következőket kell figyelembe venni: A téma lényeges-e? Fontossággal bír-e az érintett felek számára A kérdések fontossága

(ideértve

a

beszámoló

elfogadásáért

felelős

hatóságot

és

a

nagyközönséget)? Veszélyezteti-e valami a hatékony és eredményes pénzgazdálkodást?

tárgyhoz tartozóak és ellenőrizhetők,

Megválaszolhatók-e a kérdések? A szükséges információk, ellenőrzési módszerek, Ellenőrizhetőség

kivitelezhető-e

források

és

az

ellenőrzés

ellenőrzési és

szakismeret

levonható-e

birtokában

következtetés?

Megfelelőek-e a feltételek a határidők betartásához?

iIletve megfelelően összpontosítanak a kontrollrendszerekre és a teljesítményre.

Az ellenőrzési kérdések a kontrollrendszerek vizsgálatára, a teljesítmény közvetlen vizsgálatára vagy mindkettőre koncentrálnak: • A kontrollrendszerek ellenőrzése. A legtöbb teljesítmény-ellenőrzés a következőket foglalja magában:

14

Az ADAR-nak megfelelő útmutatói vannak az ellenőrzési kérdések kidolgozásához.


az ellenőrzési célkitűzések kidolgozása, melynek segítségével megállapítható, hogy a célkitűzések reálisak, fontosak és értelmezhetők;

az alkalmazott mutatók vizsgálata annak megállapítása érdekében, hogy azok megfelelően mérik-e célkitűzések elérésének folyamatát;

a programok, projektek, stb. irányítását támogató informatikai rendszerek elemzése annak megállapítása érdekében, hogy ezek a rendszerek aktuális, pontos és lényeges adatokat és információkat szolgáltatnak-e, valamint annak felmérése érdekében, hogy ezeket az adatokat és információkat megfelelően használják-e.

az alapul szolgáló adatok áttekintése, azok megbízhatóságának megállapítása érdekében, valamint

az erőforrások elosztásához használt projektkiválasztási feltételek vizsgálata.

• A teljesítmény közvetlen vizsgálata arra összpontosul, hogy az ellenőrzött szervezet eléri-e célkitűzéseit. A helyesen meghatározott célkitűzések alapján mérhető az ellenőrzött szervezet teljesítménye, a helyesen kialakított mutatók segítségével pedig az előrehaladás. Az ellenőrzési kérdésektől az alkérdésekig.

Az ellenőrzési kérdéseket alkérdésekre, azokat pedig további alkérdésekre lehet tagolni. Általában négy különböző szintet különböztetünk meg, az ellenőrzési kérdésektől (1. szint) a részletes kérdésekig (4. szint), amelyekre egyedi ellenőrzési eljárások elvégzésével lehet válaszolni; a legrészletesebb kérdések képezik a bizonyítékforrások alapját. Fontos, hogy a megegyező szinten lévő kérdések különbözzenek egymástól (kölcsönösen kizáróak legyenek), de együttesen lefedjék a közvetlenül egy szinttel magasabban lévő kérdés fő szempontjait15 (együttesen teljes körűek legyenek). Ha minden egyes ellenőrzési kérdést lebontunk, akkor azok piramist16 képeznek. Ez hozzájárul egy gondolatmenet logikusan szabályozott keretéhez és annak biztosításához, hogy minden kérdést vagy alkérdést figyelembe vettünk.

15

Az ellenőrzési kérdések és alkérdések kidolgozásával kapcsolatos részletesebb útmutatás Az ellenőrzési kérdések kidolgozása című útmutatókban található.

16

MINTO B., The Minto Pyramid Principle, Ed. Minto International, Inc., 2003.


A fő ellenőrzési kérdések felosztása: 1. SZINT Ellenőrzési kérdés

2. SZINT Alkérdés

3. SZINT Al-alkérdés

4. SZINT

Ellenőrzési eljárások

Bizonyítékforrások


Példa a kérdéspiramis kidolgozására a decentralizációra vonatkozó ellenőrzési terv alapján17

1. szint: Ellenőrzési kérdés 2. szint

1. A küldöttségek jól felkészültek-e a decentralizált irányításra?

Eredményesen irányítja-e a Bizottság a decentralizációs folyamatot? 3. szint

1.1 A decentralizáció előkészítésekor megfelelően felmérték-e a küldöttségek igényeit?

1.2 A decentralizáció végrehajtásakor megfelelően figyelembe vették-e a küldöttségek igényeit?

4. szint 1.1.1

Meghatározták-e egyértelműen a decentralizált küldöttségek feladatait?

1.1.2

Összhangban van-e a feladatok meghatározása az alapul szolgáló elvvel?

1.1.3

A személyzetet megfelelően tájékoztatták-e a feladatok meghatározásáról és azt a személyzet megértette-e? Elemezték-e a decentralizáció előtt a küldöttségek rendelkezésére álló forrásokat? Pontosan felmérték-e, mely forrásokra van szükség ahhoz, hogy a decentralizáció után a küldöttségek elvégezhessék jövőbeli tevékenységüket és megvalósíthassák céljaikat?

1.1.4 1.1.5

1.2.1 1.2.2

1.2.3 2.1.1

2. A központi szolgálatok jól felkészültek-e a decentralizált irányításra?

2.1 A decentralizáció előkészítésekor megfelelően felmérték-e a központ igényeit?

2.2 A decentralizáció végrehajtásakor megfelelően figyelembe vették-e a központ igényeit? 3.1 A küldöttségeken belüli hatáskörátruházás után megfelelően nyomon követték-e a decentralizációt?

3. Hatékonyak-e a Bizottság eljárásai a decentralizált irányítás teljesítményének nyomon követésére?

3.2 A központon belüli hatáskörátruházás után megfelelően nyomon követték-e a decentralizációt?

2.1.2 2.1.3 2.1.4

Egyértelműen meghatározták-e a központ fő nyomon követési és támogatási feladatait ? Összhangban volt-e a feladatok meghatározása az alapul szolgáló elvvel? A központban és a küldöttségekben dolgozó személyzetet megfelelően tájékoztatták-e a feladatokról és azt a személyzet megértette-e? Felmérték-e egyértelműen a központban rendelkezésre álló forrásokat?

2.1.5

Pontosan felmérték-e, mely forrásokra van szükség ahhoz, hogy a decentralizáció után a központ elvégezhesse jövőbeli tevékenységét és megvalósíthassa céljait?

2.2.1

Eredményesen, a határidőn és a költségvetési kereteken belül elégítették-e ki a központ igényeit? Egyértelműen feltette-e a Bizottság a kérdést, hogy az igényeket a decentralizáció előtt kielégítették-e? Az igények kielégítése során merültek-e fel nehézségek és megoldották-e a problémákat?

2.2.2 2.2.3 3.1.1

3.1.2

Biztosítja-e a Bizottság, hogy a hatáskörök átruházása után az igényeket továbbra is kielégítik, és hogy a küldöttségek a decentralizációt követően is hatékonyan működnek? Biztosítja-e a Bizottság, hogy az alapul szolgáló elveket betartják?

3.2.1

Biztosítja-e a Bizottság, hogy a központ igényeit a hatáskörök átruházása után továbbra is kielégítik?

3.2.2

Biztosítja-e a Bizottság, hogy az alapul szolgáló elveket betartják?

3.3.1

A projektirányítási eszközöket a teljes decentralizációs folyamat irányítására használták-e, illetve megfelelően és hatékonyan alkalmazták-e? Vontak-e le következtetéseket a decentralizáció első és második hullámából és felhasználták-e a levont tanulságokat a második és harmadik hullámnál?

3.3.2 3.3 Hatékony volt-e a projekt irányítása?

Eredményesen, a határidőn és a költségvetési kereteken belül elégítették-e ki a küldöttségek igényeit? Egyértelműen feltette-e a Bizottság a kérdést, hogy az igényeket (a személyzetet, a képzést, útmutatást, épületet és az informatikai rendszereket illetően) kielégítették-e? Az igények kielégítése során merültek-e fel nehézségek és megoldották-e a problémákat?

3.3.3

Felbecsülték-e egyértelműen és pontosan a decentralizáció költségeit?

3.3.4

Összhangban vannak-e a becslések a tényleges költségekkel?

3.3.5

A kiadásokat pontosan nyomon követték és jelentették-e?

d Az ellenőrzés hatókörének meghatározása

17

GA 246/03.


Az ellenőrzés hatóköre meghatározza az ellenőrzés határait és közvetlenül kapcsolódik az ellenőrzési kérdésekhez. Az ellenőröknek elsődlegesen a következőket kell meghatározniuk: 9 MIT

az ellenőrzendő programo(ka)t, a tevékenységen alapuló irányításban meghatározott tevékenysége(ke)t és intézkedés(eke)t, valamint költségvetési tételeket

9 KIT

az ellenőrzendő bizottsági szolgálatokat és/vagy egyéb szerveket

9 HOL

az ellenőrzés földrajzi hatókörét

9 MIKOR

az ellenőrzendő időszakot

Az ellenőrnek szem előtt kell tartania a hatókörre vonatkozó döntések ésszerűségét. Mivel egyetlen ellenőrzés során nem célszerű illetve hatékony valamennyi lehetséges szempontra kitérni, az ellenőrzési folyamatok Az ellenőrzés végrehajtásának biztosítása érdekében meg kell határozni az ellenőrzés hatókörét.

jellegének,

terjedelmének

és

ütemezésének

meghatározott

számú

jelentősebb témára kell korlátozódnia. Ezek a témák az ellenőrzési kérdésekre vonatkoznak, azokat a rendelkezésre álló forrásokkal és szakismerettel végre lehet hajtani, és az ellenőrzés várt eredményeinek elérése szempontjából meghatározóak. e Az alkalmazott ellenőrzési feltételek kialakítása Az ellenőrzési feltételek azok a standard feltételek, amelyekhez az adott teljesítményt tevékenységek

(a

rendszerek

és

gazdaságosságát,

gyakorlatok

helytállóságát,

illetve

a

hatékonyságát és eredményességét)

hasonlítják, valamint amelyek alapján az adott teljesítményt értékelik. A A teljesítmény méréséhez elengedhetetlen az ellenőrzési feltételek meghatározása.

meglévő

feltételeket

ezek

alapján

kell

felmérni,

és

az

ellenőrzési

megállapításokat szintén ezek alapján kell elkészíteni (a tényleges és a kívánatos helyzetet kell összehasonlítani). Fontos, hogy az ellenőrzési feltételek, amennyire csak lehet, tárgyilagosak legyenek, minimálisra csökkentve ezzel a szubjektív értelmezés lehetőségét. Mivel a gazdaságosság, eredményesség és hatékonyság alapelvét az ellenőrzés tárgyára vonatkozóan kell értelmezni, az ellenőrzési feltételek teljesítmény-ellenőrzésenként

eltérnek,

ezek

kiválasztása

és

megfogalmazása az ellenőrtől függ. Ugyanakkor az ellenőrzési feltételeket elismert

forrásokból

kell

összeállítani,

és

azoknak

tárgyilagosnak,

relevánsnak, ésszerűnek és elérhetőnek kell lenniük. Az ellenőrzési feltételek alkalmazhatóságának biztosításához szükséges ráfordítást azok forrása határozza meg, amely: A feltételek tárgyilagosak, relevánsnak, ésszerűek elérhetőek és elismert forrásokból származnak.

•

A jogszabályokon, rendeleteken vagy elismert szakmai standardokon alapuló

feltételek a legkevésbé vitathatók. Az általánosan elfogadott feltételek olyan forrásokból is származhatnak, mint a szakmai szervezetek, elismert szakértőkből álló testületek és tudományos szakirodalom; •

A teljesítmény-ellenőrzési feltételek egyéb fő forrásai azok a standardok,


intézkedések és teljesítményelvárások, amelyeket az ellenőrzött szervezet vezetősége hagyott jóvá, beleértve a Bizottság által a TAK/TAI-val kapcsolatban rögzített specifikus célokat és követelményeket; •

Amennyiben a feltételek nem a fent említett forrásokból származnak, az ellenőr

a hasonló szervezetekben elért teljesítményre, az összehasonlítás vagy konzultáció során meghatározott bevált gyakorlatokra, illetve a tevékenységelemzéskor általa kialakított standardokra összpontosíthat.

Amennyiben a szerv értelmezhető és konkrét intézkedéseket fogadott el saját teljesítménye értékelésére, ezek közül azokat, amelyek az ellenőrzés szempontjából fontosak, felül kell vizsgálni, hogy ésszerűek és teljes körűek-e. Azokban a feltételekben, amelyek nem egyértelműek és az ellenőrzött fél részéről vitára adhatnak okot, – amennyire lehetséges – a fontosságot és elfogadhatóságot illetően meg kell állapodni. Ez a megközelítés azt mutatja, hogy az ellenőrzés nem csupán a hiányosságokat kívánja feltárni. Amennyiben nem lehet megállapítani megfelelő feltételeket, illetve a Amennyiben lehetséges, a feltételeket egyeztetni kell az ellenőrzött féllel.

feltételekben nem tudnak megegyezni, a részletes ellenőrzési kérdéseket újra át kell gondolni. Abban az esetben, ha továbbra sem tudnának megegyezni, az ellenőrzési jelentésben ki kell fejteni az alkalmazott feltételeket. Az ellenőrzést semmi esetre sem lehet olyan feltételek alkalmazásával végrehajtani,

amelyek

részrehajló

vagy

félrevezető

ellenőrzési

eredményekhez vezetnek.

f A szükséges ellenőrzési bizonyítékok és forrásaik meghatározása Meg

kell

határozni

azokat

az

ellenőrzési

bizonyítékokat,

amelyek

segítségével az ellenőrzési kérdések megválaszolhatók, és azokat a forrásokat, amelyekből ezek a bizonyítékok származnak. Meg kell állapítani azt is, hogy ezek a bizonyítékok könnyen begyűjthetők és elemezhetők-e. A bizonyítékoknak az alábbi feltételeknek kell megfelelniük: Elégséges, releváns és megbízható bizonyítékokat kell meghatározni.

9 ELÉGSÉGESNEK

kell lenniük annak érdekében, hogy a fő

ellenőrzési kérdés teljes mértékben megválaszolható legyen 9 RELEVÁNSNAK

kell lenniük, hogy a feltett ellenőrzési kérdések

megválaszolhatók legyenek 9 MEGBÍZHATÓNAK

kell lenniük, hogy elkerülhető legyen a

részrehajlás és az egyoldalú meggyőzés


Amennyiben a bizonyítékokhoz ésszerű költségek mellett nem lehet hozzájutni, illetve azokat más forrásból kell beszerezni, mérlegelni kell, hogy A bizonyítékforrások

ez milyen hatással van az ellenőrzésre. Ha fennáll a veszélye annak, hogy a szükséges bizonyítékokat nem lehet beszerezni, az ellenőrzési kérdéseket felül kell vizsgálni.

g Az alkalmazott ellenőrzési módszerek meghatározása A


során

többféle

–

általában

a

társadalomtudományoknál használt – módszer vehető igénybe bizonyítékok gyűjtésére és elemzésére. A módszerek lehetnek kérdőíves felmérések, interjúk,

megfigyelések

és

írásos

dokumentumok.

A

módszerek

kiválasztásakor az ellenőröknek az ellenőrzés célját és a megválaszolandó kérdéseket kell szem előtt tartani. Annak érdekében, hogy elegendő tárgyhoz tartozó és megbízható ellenőrzési bizonyítékhoz jussanak, és így hihető bizonyossággal vonhassanak le következtetéseket, egyértelmű, meggyőző és gyakorlatias módszereket kell alkalmazni.

A különböző ellenőrzési szakaszokban és a különböző célok eléréséhez eltérő módszertani megközelítéseket lehet alkalmazni (lásd az ADAR útmutatók). Az ellenőrzés korai szakaszában különösen hasznosak a minőségi módszerek, melyek segítségével meghatározhatók a legjelentősebb kérdések, illetve előzetes kép alakítható ki és hipotézisek állíthatók fel. Ezek a Minőségi és mennyiségi módszerek

módszerek kiválóan alkalmazhatók az összetett problémákra is. A mennyiségi elemzés, beleértve a számadatok vizsgálatát, az egyik legjelentősebb ellenőrzési eszköz a bizonyítékalapú következtetések kialakításához. Az ilyen elemzések jelentősen növelik az ellenőrzési munka értékét, mivel a költségekről, az előnyökről és a teljesítményről egyértelmű adatokat szolgáltathatnak. A jó teljesítmény-ellenőrzés általában ötvözi a különböző módszereket annak érdekében, hogy adatok széles skáláját gyűjtse be, alátámassza a különböző forrásokból származó megállapításokat, illetve ötvözze a minőségi és mennyiségi adatokat. A módszerek ötvözése szükséges ahhoz, hogy

A módszerek kiválasztása az ellenőrzési kérdésektől függ.

megbízható

bizonyítékok

álljanak

rendelkezésre

a

következtetések

levonásához és az ajánlások megfogalmazásához. A mennyiségi adatokkal a Számvevőszék megfigyeléseinek és ajánlásainak jelentőségét támasztja alá. Szükség

lehet

megállapításához,

bizonyos hogy

módszerek valóban

előzetes

segítik-e

az

kipróbálására ellenőrzési

annak

kérdések

megválaszolásához szükséges bizonyítékok beszerzését.


h A lehetséges ellenőrzési megfigyelések, ajánlások és hatás figyelembevétele Mérlegelni kell a várható ellenőrzési megfigyeléseket és ajánlásokat. Ez nem csupán a jelentés felépítésének megtervezésében nyújt segítséget, hanem annak megállapításában is, hogy az ellenőrzési kérdések megszövegezése hozzájárul-e építő ajánlásokhoz. Az ellenőrzési csoport számára kezdettől Várható eredmények

fogva egyértelműnek kell lennie, hogy az ellenőrzés gyakorlati ajánlásokkal szolgálhat, és érdemes folyamatosan szem előtt tartani, hogy a Bizottság a programtervezési ciklus mely pontján teszi közzé az ellenőrzési jelentést. Ez hozzájárul

a

zárójelentés

várható

hatásának

és

hasznosságának

megállapításához.

i Az ütemterv, a források és a minőségellenőrzési szabályok meghatározása Az ellenőröknek reális felmérést kell készíteniük az ellenőrzéshez szükséges emberi erőforrásokról és pénzügyi forrásokról, biztosítaniuk kell, hogy az ellenőrzési csoporton belül a szükséges tudás és szakismeret rendelkezésre álljon, és adott esetben jelezniük kell, hogy szükség van-e külső szakértők bevonására. Ésszerű tervet kell készíteni, amelyben fel kell tüntetni az egész ellenőrzés egésze során felmerülő fő feladatok elvégzéséhez szükséges Megvalósítható tervre van szükség.

forrásokat és részfeladatokat, valamint az ellenőrzési folyamat minden szakaszára (beleértve a jelentés közzétételét is) részletes ütemtervet kell készíteni,

az

egyes

szakaszokra

vonatkozóan

köztes

határidők

megszabásával és adott esetben különös tekintettel a külső határidők betartására is (pl. az ellenőrzési területtel kapcsolatos új szabályozással kapcsolatban).

A Számvevőszék általános ellenőrzési időkerete az ET jóváhagyásától a A tervezés során figyelembe kell venni, hogy az ET jóváhagyása és a HL-ben való megjelenés közötti időtartam legfeljebb 18 hónap lehet.

Hivatalos Lapban való megjelenésig 18 hónap. Kivételes esetekben előfordul, hogy hosszabb időre van szükség, de ezt meg kell indokolni és az ellenőrzési csoportnak jóvá kell hagyni. Meg kell határozni, melyek az ellenőrzés eredményes végrehajtását akadályozó legfontosabb kockázatok illetve azt, hogy mi a legjobb módja a kockázatok elkerülésének. Az ellenőrzés során várható nehézségekre való felkészüléskor

A tervnek figyelembe kell vennie a végrehajtás során esetlegesen felmerülő kockázatokat,

hasznos

meghatározni

azokat

az

esetlegesen

nagy

kockázattal járó pontokat, ahol valószínűbben adódnak késedelmet okozó vagy a minőséget veszélyeztető nehézségek. Az ellenőrök előrelátható akadályoztatását (hiszen őket egyéb ellenőrzési feladatba is bevonhatták) és az ellenőrzési eredmények, illetve az ellenőrzési jelentés késéséből adódó következményeket mindig szem előtt kell tartani. Hasznos lehet, ha a helyszíni vizsgálatra nagyobb csoport bevonásával kerül sor, felgyorsítva ezzel az adatgyűjtést, míg a megállapított tények megszövegezéséhez és tisztázásához (különösen az egyeztető eljáráshoz) 3. fejezet: Az ellenőrzés tervezése - 52. oldal

kisebb csoport is elegendő. Amennyiben az ésszerűség szempontjából valamennyi ellenőr esetében felülvizsgálják a tervezett heteket, nagyobb az esély arra, hogy az ellenőrzés a javasolt ütemterv szerint az adott hetek alatt elvégezhető. Az ki kell térnie a minőségellenőrzésre,

ellenőrzési

visszajelzések

munka

irányítására,

határidejével

felügyeletére,

kapcsolatos

felülvizsgálatára,

rendelkezésekre,

a

valamint

a

rendszeres nyomon követésre vonatkozó feladatok elosztása és értelmezése céljából minőség-ellenőrzéssel kapcsolatos megállapodásokat kell hozni. Ahhoz, hogy lehetővé tegye az adott ellenőrzési csoportnak a helyzet megfelelő értékelését és különböző szempontok figyelembevétele révén növelje az ellenőrzés értékét, a felelős tagnak, szóban vagy írásban, előrehaladási jelentést kell készítenie az ellenőrzési csoport részére. Ennek

és előrehaladási jelentést is tartalmaznia kell.

ütemezése ellenőrzésről ellenőrzésre változhat, de optimális esetben valamely fő szakasz befejezése után kell elkészíteni (pl. a helyszíni ellenőrzés első szakaszának befejezésekor). Az előrehaladási jelentésnek lehetőség szerint

tartalmaznia

kell

az

ellenőrzésből

egyértelműen

kiderült

fő

megfigyeléseket és következtetéseket, valamint a zárójelentés tervezetét. Egyértelmű utasításokat kell adni a dokumentáció – mind papírformában mind pedig az ASSYST-ban történő – kezelését illetően, a minőség-ellenőrzés biztosításáért pedig a részleg/egység vezetője felel.

j Az ellenőrzött szervezettel történő kommunikáció A meglepetések elkerülésére a Számvevőszék nagy hangsúlyt fektet az ellenőrök és az ellenőrzött szervezet munkatársai közötti folyamatos párbeszéd és kölcsönös megértés fontosságára annak érdekében, hogy az ellenőrzött szervezet az ellenőrzési jelentés következtetéseit és ajánlásait elfogadja. Az ellenőrzött szervezettel fenntartott rendszeres kapcsolat elengedhetetlen.

Az ellenőrzött szervezet munkatársaival az ellenőrzés egésze alatt tartani kell a kapcsolatot, és az ellenőrzés menetéről folyamatosan tájékoztatni kell őket. Az alábbiakban azokat a szakaszokat tüntettük fel, amikor az ellenőrzött féllel felvehető a kapcsolat, valamint azokat az ügyeket, amelyekről az ellenőrzött felet tájékoztatni kell:

KAPCSOLATFELVÉTEL

Cél Az ellenőrök tájékoztatják az ellenőrzött szervezet vezetőségét arról, hogy miért végeznek ellenőrzést; ismertetik a javasolt kérdéseket, az ellenőrzés hatókörét, az ellenőrzés feltételeit és

Az ellenőrzés megkezdése előtt

módszereit; tájékoztatják továbbá az ellenőrzés ütemezéséről és a munkafolyamatokról. Hasznos, ha egyértelműen tisztázzák azt is, hogy mit nem ellenőriznek, csökkentve ezzel az ellenőrzött szervezet

részéről

a

félreértések

és

helytelen

elvárások

lehetőségét.


Az ellenőrök tájékoztatják az ellenőrzött szervezet munkatársait a A helyszíni ellenőrzés előtt

helyszíni vizsgálat céljáról, elmondják, hogy milyen adatokra lehet szükségük, milyen megbeszéléseket kell szervezni, továbbá tájékoztatják a helyszíni vizsgálat ütemezéséről. Az ellenőrök megbeszélik az ellenőrzés menetét az ellenőrzött

A helyszíni ellenőrzés kezdetétől a befejezéséig

szervezet munkatársaival, folyamatosan tájékoztatják őket az előrehaladásról,

illetve

záróértekezlet

keretében

röviden

ismertetik a feltárt tényeket.

Az előzetes megállapítások jegyzéke

Az ellenőrzés megállapításait dokumentálják és megküldik az

Előzetes kontradiktórius eljárás és kontradiktórius eljárás

Egyeztetés a tényekről (lásd: 5. fejezet).

ellenőrzött szervezetnek, amelyre az írásos választ ad (lásd: 4. fejezet).

3.3.2 Az ET felvázolása A felelős tagnak meg kell bizonyosodnia arról, hogy megfelelő alap áll rendelkezésre egy reális, megvalósítható és többletértékkel bíró ellenőrzés megkezdéséhez. Amennyiben a felelős tag az I. mellékletben meghatározott kérdésekre

kielégítő

válaszokat

kap,

az

ellenőrzés

megfelelően

végrehajtható. Mielőtt az ellenőrzési csoportnak bemutatják az ET-t, a felelős tagnak tájékoztatnia kell a Bizottság felelős főigazgatóját az ellenőrzési kérdésekről és feltételekről, és azokban lehetőség szerint meg kell állapodniuk. Ezek után a felelős tag elkészíti az ET-javaslatot (tartalmát lásd a II. mellékletben), és azt az ellenőrzési csoportnak ellenőrzésre és jóváhagyásra átnyújtja.


I. MELLÉKLET: MEGVÁLASZOLANDÓ KÉRDÉSEK AZ ET JÓVÁHAGYÁSA ELŐTT

1. Megvalósítható-e most a téma ellenőrzése? Érdekli-e a téma az érintetteket, veszélyezteti-e valami egyértelműen a hatékony és eredményes pénzgazdálkodást, hozhat-e változást az ellenőrzés ideje és ütemezése? 2. Lesz-e hatása az ellenőrzésnek? Hozhat-e az ellenőrzés gyakorlati ajánlásokat és ezáltal elősegíti-e az ellenőrzés a pénzügyi irányítás javítását? 3. Következetesek és tárgyhoz tartozóak-e a kérdések? Tárgyhoz tartozóak-e az ellenőrzési kérdések és az alkérdések logikusan következnek-e belőlük? 4. Meggyőzőek és gyakorlatiasak-e a módszerek? Kidolgoztak-e egyértelmű módszereket valamennyi alkérdés megválaszolására, amely megfelelően kimeríti a feltett kérdést, a módszerek lehetővé teszik-e elégséges, releváns és megbízható bizonyítékok beszerzését és optimálisan kapcsolják-e össze a mennyiségi és minőségi megközelítéseket? 5. Rendelkeznek-e az ellenőrök a szükséges szakismerettel? Elégséges-e az ellenőrzési csoport tagjainak tapasztalata és technikai tudása és, amennyiben szükséges, tervezték-e szakértők bevonását? 6. Egyértelmű-e a munka elvégzésének ütemezése? Teljesíthetően rögzítették-e a köztes határidőket például a következőket illetően: az ellenőrzési munka kezdete és vége, beleértve a helyszíni ellenőrzéseket, az előzetes megállapítások jegyzékének elkészítése; az előzetes megfigyelések feljegyzése; az egyeztető eljárás ideje; a jelentés Számvevőszék általi elfogadása; valamint a jelentésnek a Hivatalos Lapban történő közzététele? 7. Tájékoztatták-e az ellenőrzött szervezetet az ellenőrzésről? Egyeztettek-e az ellenőrzött szervezettel az ellenőrzési kérdésekről, feltételekről és a javasolt módszerekről? 8. Kezelhetők-e az ellenőrzési jelentés elkészítésével kapcsolatos kockázatok? Végeztek-e kockázatelemzést és alakítottak-e ki kockázatkezelési módszereket, különösen új módszerek kipróbálásakor több főigazgatóság és más szervezet vizsgálatakor nagyon szoros határidők vagy eredendően ellentmondásos téma esetén. Figyelembe vették-e azt a kockázati szintet, amely a késői közzétételből adódhat? 9. A fentiek értelmében megalapozott-e, hogy az ellenőrzési csoport az ellenőrzés végrehajtását javasolja? A fenti kérdések megválaszolása során az ellenőrzési csoportnak és a felelős tagnak objektíven meg kell ítélni, hogy a javasolt ellenőrzést megkezdjék-e.

3. fejezet: Az ellenőrzés tervezése - I. melléklet - 55. oldal

II. MELLÉKLET: AZ ELLENŐRZÉSI TERV (ET) TARTALMA18

Összefoglaló

Az egyoldalas összefoglaló új információkkal, illetve az előtanulmány során

nyert

ismeretekkel

aktualizálja

és

egészíti

ki

az

éves

munkaprogramhoz készített ellenőrzési javaslatot. Összefoglalja azokat az okokat, amiért sor került az ellenőrzésre, ismerteti az ellenőrzés hátterét, az ellenőrzési kérdéseket, módszereket és hatókört, a várt hatást, az elkülönített forrásokat, valamint a jelentéstétel ütemezését.

Melyik területet akarjuk ellenőrizni és miért?

Az ellenőrzési terület leírása

Egyértelműen leírják az ellenőrzési téma kiválasztásának okait, és. röviden ismertetik az ellenőrzési témára vonatkozó háttérinformációkat (pl. szakpolitika, program, DG), kitérve a fő tevékenységekre, pénzügyi információkra, jogszabályokra és rendeletekre, az ellenőrzési témával kapcsolatos célkitűzésekre (amelyeket a program logikai modellje részletesen tartalmaz), valamint a főbb résztvevők szerepére és feladataira.

A hatékony és eredményes pénzgazdálkodás lényegessége és kockázatai

Ismertetik a szükséges pénzösszegeket, valamint az előtanulmány során feltárt, a hatékony és eredményes pénzgazdálkodást hátráltató fő kockázatokat.

Relevancia

Megállapítják, hogy a téma iránt érdeklődik-e a Parlament, a Tanács, a Bizottság, a polgárok, a média vagy egyéb résztvevők, mivel az ellenőrzés várhatóan pozitívabb változást eredményez, ha a téma több érdekelt felet is érint.

Várható hatás

A várható hatásokhoz tartozhatnak többek között a jövőbeli politikákra és programokra gyakorolt hatások, a várható kiadáscsökkentő lehetőségek, valamint a legjobban bevált gyakorlat kiemelése.

18

Az ET-sablon elérhető az ADAR intranetes oldalán.

3. fejezet: Az ellenőrzés tervezése - II. melléklet - 56. oldal

Melyek az ellenőrzési kérdések és mi az ellenőrzés hatóköre?

Ellenőrzési kérdések

Az ellenőrzési kérdéseket a lehető legpontosabban kell meghatározni az ellenőrzés céljának meghatározásához, és ezáltal a fölösleges és drága munka elkerüléséhez , illetve ahhoz, hogy az ellenőrzési csoport számára lehetségessé váljon a következtetések levonása. Megfogalmazzák az ellenőrzési kérdéseket és, amennyiben csak egyetlen ellenőrzési kérdés van, azt közvetlenül alkérdésekre bontják. Röviden ismertetik az ellenőrzési kérdések kiválasztásának és egyéb lehetséges ellenőrzési kérdések kizárásának okait.

Az ellenőrzés hatóköre

Az

ellenőrzés

hatókörében

meghatározzák

és

részletezik

a

szervezet/program/szakpolitika ellenőrzésben érintett részeit, továbbá az ellenőrzésre szükséges időtartamot és azt, hogy földrajzilag hol végzik az ellenőrzést. Az ellenőrzés hatókörének egyéb lehetséges, de végül (pl. túlzott időigényesség vagy elégséges relevancia hiánya miatt) elvetett területeit szintén feltüntetik.

Hogyan kapunk választ?

Ellenőrzési megközelítés

Egyértelműen meghatározzák az ellenőrzési megközelítést, rögzítik például, hogy a hangsúlyt közvetlenül a teljesítmény ellenőrzésére kell-e helyezni, kezdetben a végtermékekre és végeredményre összpontosítva, vagy pedig a kontrollrendszerek ellenőrzésére, kezdetben a rendszerek és kontrollmechanizmusok figyelembe vételével.

Ellenőrzési feltételek

Az ellenőrzési feltételeket – amelyek szempontjából az aktuális helyzetet megvizsgálják – egyértelműen meghatározzák, feltüntetve a vonatkozó jogszabályokat, illetve az egyéb olyan forrásokat, ahonnan a feltételek levezethetők.

Ellenőrzési módszerek

Rövid bekezdés ismerteti, hogyan kell használni az egyes adatgyűjtési és elemzési módszereket az ellenőrzés során. A módszerekre vonatkozó részletes információkat az ET melléklete tartalmazhatja.

Az ellenőrzés várható végeredménye

A várható végeredményre vonatkozó rész határozza meg azokat a területeket,

amelyekben

ellenőrzési

megállapításokat

tesznek,

következtetéseket vonnak le és ajánlásokat készítenek. E szakaszban válaszolják meg az ellenőrzési kérdéseket. A szakasz nem lehet túlságosan részletekbe menő és nem ébreszthet hiú reményeket az ellenőrzés hatásával kapcsolatban.


Hogyan különítik el az ellenőrzésre a forrásokat, illetve hogyan felügyelik és követik nyomon az ellenőrzést? Források, költségek és ütemezés

Megadják az ellenőrzési csoport tagjainak nevét, besorolási fokozatát és az ellenőrzésre szánt időt, valamint az ellenőrzésre elkülönített összeget a konzultációs és kiküldetési költségekkel együtt. Az ütemtervben meghatározzák az ellenőrzés kezdetének és végének dátumát, valamint a helyszíni vizsgálatok időpontját és helyét, továbbá a fő szakaszok lezárásának

dátumát

(a

szabadságokat,

továbbképzéseket,

stb.

figyelembe vevő, ésszerű időkeretek megadásával); az előrehaladási jelentés elkészítésének, valamint a zárójelentés Hivatalos Lapban történő megjelenésének időpontját. Az ellenőrzési folyamat valamennyi szakaszában felmerülő feladatok időbeli sorrendjének és az azokra vonatkozó időkeretek ábrázolására például a következő segédeszközök használhatók: - Gantt ábrák: a feladatok időtartamának időtengelyen történő grafikus ábrázolása, amely a folyamat különböző szakaszai közötti összefüggést mutatja. - Útvonalelemzés (Critical Path Analysis): tevékenységek logikus sorrendjének megtervezése az ellenőrzés elvégzéséhez szükséges legrövidebb

idő

kiszámításához,

meghatározásához,

amelyeket

illetve

az

azon

ellenőrzés

tevékenységek időben

történő

befejezéséhez rangsorolni kell. Az időben és a költségvetési keretek között történő teljesítést érintő kockázatok

Megnevezik azokat a kockázatokat, amelyek az ellenőrzési jelentés határidőn belüli, a tervezett források és kiadások mellett történő elkészítését érinthetik, figyelembe véve az egyes főbb kockázatok fellépésének

valószínűségét,

és

–

amennyiben

adott

kockázat

ténylegesen fellép – várható hatását, valamint a kockázatok kezelésére tett javaslatokat. A minőségellenőrzésre vonatkozó megállapodások

Az ET előírja, hogy az illetékes tag előrehaladási jelentés formájában tájékoztassa

az

ellenőrzési

csoportot

a

főbb

köztes

határidők

teljesítéséről. Ezenkívül az ellenőrzési feladatok előrehaladásának ismertetése az ellenőrzési csoport jelentéstételi rendszerén keresztül, az ellenőrzési megállapítások és munkadokumentumok dokumentálása pedig az ASSYST rendszeren keresztül valósul meg.

Tájékoztatták az ellenőrzött szervezetet? Hivatkozás a megbeszélésekre

Utalnak arra, hogy az előtanulmány során az ellenőrzési kérdéseket és feltételeket megvitatták-e az ellenőrzött szervezet vezetőségével, és rögzítik

a

szervezettel

az

ellenőrzés

során

tervezett

kapcsolatfelvételeket. 3. fejezet: Az ellenőrzés tervezése - II. melléklet - 58. oldal

Következtetés Az ily módon összefoglalt előtanulmány következtetésére alapozva javasoljuk az ellenőrzés megkezdését. Megkérjük az ellenőrzési csoportot, hogy adjon engedélyt az ellenőrzés végrehajtására, amelyre a fent leírt módon a meghatározott források felhasználásával és az adott időkereten belül kerül sor.


III. MELLÉKLET: BIZONYÍTÉKGYŰJTÉSI TERV


Kérdések a 2. szinten


MIT AKARUNK MEGTUDNI?


Feltételek

MILYEN STANDARDOKHOZ VISZONYÍTUNK?

Bizonyítékok

Bizonyítékforrások

MILYEN BIZONYÍTÉKKAL VÁLASZOLHATÓK MEG A KÉRDÉSEK?

HONNAN SZEREZZÜK BE A BIZONYÍTÉKOKAT?

Adatgyűjtési módszerek

HOGYAN SZEREZZÜK BE A BIZONYÍTÉKOKAT?

Adatok elemzésének módszere HOGYAN HASZNÁLJUK FEL A BIZONYÍTÉKOKAT MIUTÁN BESZEREZTÜK ŐKET?

- Személyesen - Jogszabályok,

(megfigyelés,

rendeletek,

dokumentumok

szakmai

áttanulmányozása,

- Számszerű

-A

interjúk,

bizonyítékok (pl.

- Tények Standardok,

szervezet,

fókuszcsoportok)

trendek,

(számszerű

intézkedések vagy az

egyéb állami

- Postai úton, telefonon,

összehasonlítások,

bizonyítékok; leíró

ellenőrzött fél

szervek,

e-mailben

arányok)

bizonyítékok,

eredményelvárásai

közzétett

minőségi

(dokumentumok

kutatások,

- Minőségi

- Hasonló

információk)

megkérése, kérdőívek

kedvezmény

kitöltetése)

szervezetek

- Tapasztalatok/

ezettek,

teljesítménye, a

Megfigyelések/Véle

beszállítók,

- Mintavételes

legjobban bevált

mények

érdekcsopor

felméréssel

standardok - A válaszok lehetnek: igen, nem, igen de, vagy nem de. - Megválaszolható - Logikus

bizonyítékok (kódolás, mátrixok)

- Rendszer-elemzés

(személyesen, postai

(pl. folyamatábrák)

ellenőr által

úton vagy e-mailben)

- Eset-tanulmányok

kidolgozott

- Hasonló szervekkel

standardok

való összehasonlítás

gyakorlat vagy az

tok révén

során

3. fejezet: Az ellenőrzés tervezése - III. melléklet - 60. oldal

IV. MELLÉKLET: AZ ELLENŐRZÉSI PROGRAM VÁZLATA

Ellenőrzési feladat:

Készítette: Kelt:

Ellenőrizte: Kelt:

Jóváhagyta: Kelt:


Ellenőrzési folyamatok

Megjegyzések

MP-referencia

3. fejezet: Az ellenőrzés tervezése - IV. melléklet - 61. oldal

TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV 4. FEJEZET A VIZSGÁLATI SZAKASZ A Teljesítmény-ellenőrzési kézikönyv fejezetei

Bevezetés

TARTALOMJEGYZÉK

4.1 BEVEZETÉS 4.2 ELEGENDŐ TÁRGYHOZ TARTOZÓ ÉS MEGBÍZHATÓ BIZONYÍTÉKOT KELL GYŰJTENI


4.2.1 A vizsgálati szakasz célja, illetve az alkalmazott megközelítés 4.2.2 A teljesítmény-ellenőrzési bizonyítékok sajátosságai 4.2.3 Mikor tekinthető egy bizonyíték elegendőnek, tárgyhoz tartozónak és megbízhatónak?


4.2.4 Bizonyítékforrások 4.2.5 A bizonyítékok típusai 4.3 ADATGYŰJTÉS ÉS -ELEMZÉS 4.3.1 Az adatgyűjtés és -elemzés célja, illetve az alkalmazott megközelítés


4.3.2 Az adatgyűjtési folyamat 4.3.3 Más ellenőrök munkájának felhasználása 4.3.4 Adatgyűjtés és etika


4.3.5 Lehetséges csalás vagy szabálytalanság 4.3.6 Adatelemzés 4.4 HELYTÁLLÓ ELLENŐRZÉSI MEGÁLLAPÍTÁSOK KIALAKÍTÁSA


4.4.1 A megállapítások legyenek megalapozottak 4.4.3 Az ellenőrzési megállapítások megszövegezése 4.5 A MEGÁLLAPÍTÁSOK KÖZLÉSE AZ ELŐZETES MEGÁLLAPÍTÁSOK JEGYZÉKÉBEN 4.6 AZ ELLENŐRZÉS DOKUMENTÁLÁSA 4.6.1 A dokumentálás célja, illetve az a során alkalmazott megközelítés 4.6.2 Hivatkozás az ellenőrzési dokumentáción belül 4.7 - ELLENŐRZÉS-IRÁNYÍTÁSI ÉS MINŐSÉGELLENŐRZÉSI INTÉZKEDÉSEK 4.7.1 Az ellenőrzés irányítása: felügyelet és felülvizsgálat 4.7.2 Minőségellenőrzés I. MELLÉKLET - AZ ELŐZETES ÉSZREVÉTELEK MEGÍRÁSA ELŐTT MEGVÁLASZOLANDÓ KÉRDÉSEK II. MELLÉKLET - ADATGYŰJTÉSI ÉS -ELEMZÉSI MÓDSZEREK

Kapcsolatfelvétel


4.1 BEVEZETÉS Az ellenőrzés vizsgálati szakasza az ellenőrzési terv (ET) jóváhagyásától és az ellenőrzési munka megkezdésétől a zárójelentés megírásának kezdetéig tart. Az ellenőrök a vizsgálat során – melynek folyamatábrája alább látható – Az ET elfogadásától az EMJ megküldéséig

először adatgyűjtési és -elemzési célú ellenőrzési eljárásokat hajtanak végre, majd a tényeket előre meghatározott szempontok szerint értékelik. Ezt követően megírják az ellenőrzési megállapításokat, és elkészítik, majd megküldik az előzetes megállapítások jegyzékét. A vizsgálat alapját a korábban kialakított ellenőrzési terv, illetve az annak keretében elkészített dokumentumok képezik (ET, bizonyítékgyűjtési terv, valamint az ellenőrzési program vázlata). Az elvégzendő munka, az erőforrások, a határidők és a minőség tekintetében törekedni kell a terv minél pontosabb betartására. Előfordulhat azonban, hogy az ellenőr számára nehézségeket okoz a bizonyítékok beszerzése, és ezért módosítania kell az ellenőrzés egyes részeit.

Tárgyilagosság és józan ítélőképesség

Döntő fontosságú, hogy az ellenőrök az ellenőrzött tevékenységet több szempontból is megvizsgálják, s hogy elfogulatlanul, az eltérő nézőpontokra és érvekre nyitottan értékeljék a kapott információkat. Különösen annak eldöntésekor szükséges a józan, szakmailag biztos alapokon álló ítéletalkotás, hogy a bizonyítékok mennyisége és minősége lehetővé teszi-e az ellenőrzés kérdéseinek megalapozott megválaszolását, illetve hogy mennyire jelentősek az ellenőrzési megállapítások.

4. fejezet: A vizsgálati szakasz - 63. oldal

AZ ELLENŐRZÉS VIZSGÁLATI SZAKASZA

Ellenőrzési eljárások - adatgyűjtés - adatelemzés Szempontok (ezeket a tervezés során alakítják ki)

Tények

A tények értékelése az előzetes szempontok alapján

Megállapítások

Elegendőek, lényegesek és megbízhatók-e az ellenőrzési bizonyítékok?

NEM

IGEN

Előzetes ellenőrzési megállapítások jegyzékének elkészítése

Továbblépés a jelentéstételi szakaszba


4.2 ELEGENDŐ TÁRGYHOZ TARTOZÓ ÉS MEGBÍZHATÓ BIZONYÍTÉKOT KELL GYŰJTENI 4.2.1 A vizsgálati szakasz célja, illetve az alkalmazott megközelítés A bizonyítékok felkutatása

A vizsgálati szakasz célja, hogy az ellenőr elegendő tárgyhoz tartozó és megbízható

bizonyítékot

gyűjtsön

össze

az

ellenőrzési

kérdések

megválaszolásához, illetve az ellenőrzési jelentésben szereplő állítások alátámasztásához. A vizsgálat során az ellenőrök adatgyűjtési és -elemzési célú ellenőrzési eljárásokat folytatnak le, majd a kapott bizonyítékokat ('ami van') összevetik az előzetesen meghatározott ellenőrzési szempontokkal ('aminek lennie kellene'), Az előzetes megállapítások jegyzéke

és

meghatározzák

ebből e

ellenőrzési

megállapításokat

megállapítások

okait

és

vonnak

le,

illetve

következményeit.

A

megállapításokat azután az előzetes megállapítások jegyzékében (EMJ) foglalják össze, és ezt megküldik az ellenőrzött félnek, aki írásban fejti ki egyetértését, vagy egyet nem értésének okait. Az EMJ és az ellenőrzött fél válaszai képezik a zárójelentésben szereplő előzetes észrevételek alapját. Az ellenőrzési munkának elemzési és kommunikációs oldala is van. Elemzési feladat az adatok gyűjtése, elemzése és értékelése. A kommunikációs feladatok akkor kezdődnek, amikor az ellenőrzött fél először értesül az ellenőrzésről, majd tovább folytatódnak az ellenőrzés során felmerülő megállapítások, érvek és szempontok értékelése során.

4.2.2 A teljesítmény-ellenőrzési bizonyítékok sajátosságai Az

adatok,

az

információk

és

a

bizonyítékok

között

az

alábbi

összefüggések állnak fenn: TÁBLÁZAT: Az adatoktól az ellenőrzési bizonyítékig


A beszerzendő bizonyítékok jellemzőit kizárólag az ellenőrzés témája, illetve az ellenőrzési kérdések határozzák meg. A teljesítmény-ellenőrzések esetében ezek igen különbözőek lehetnek. Az ilyen típusú ellenőrzéseknél A bizonyítékok igen különbözőek lehetnek, rendszerint ráutaló jellegűek

kiemeltebb

szerephez

jut

az

ellenőr

saját

megítélése

is,

aminek

következtében a bizonyítékok inkább ráutaló jellegűek („arra enged következtetni”), semmint bizonyító erejűek („helyes/helytelen”). Mindez megköveteli, hogy az ellenőr találékonyan és rugalmasan járjon el a megfelelő típusú bizonyítékok beszerzése során. Hogy az ellenőrök ne vesszenek el az adatáradatban, lehetőleg mind a tervezés, mind a vizsgálat során részletesen fel kell mérni, hogy milyen információkra van szükség. Ez nemcsak a mellékes részletek és meddő szempontok kirostálását, hanem az összegyűjtött adatok rendezését és szerkesztését is segíti. A félreértések kockázatának csökkentése és a folyamat felgyorsítása érdekében hasznos lehet, ha az ellenőrzés előtt szakértőkkel vitatják meg, hogy milyen jellegű adatokat kell beszerezni, illetve hogy az ellenőrnek hogyan kell ezeket elemeznie és értelmeznie.

4.2.3 Mikor tekinthető egy bizonyíték elegendőnek, tárgyhoz tartozónak és megbízhatónak? Az ellenőrzés során gondoskodni kell arról, hogy elegendő tárgyhoz tartozó és megbízható bizonyíték álljon rendelkezésre az ellenőrzés kérdéseinek megválaszolásához és az ellenőrzési megállapítások és következtetések alátámasztásához, és így az ellenőrzési jelentés tartalma kiállja a kritikai vizsgálat próbáját. A mennyiség (elegendőség) és a minőség (tárgyhoz tartozás és megbízhatóság) kritériumát az ellenőrzési bizonyítékokra A bizonyítéknak összhangban kell lennie az ellenőrzési jelentés tartalmával.

vonatkozóan együtt kell szemlélni, mert a kettő között fordított összefüggés áll fenn. Jó bizonyítékminőség esetén lehetséges, hogy kevésbé lesz szükséges nagy mennyiségű bizonyíték összegyűjtése, ugyanakkor néha ám korántsem mindig - akkor is meggyőző lehet a bizonyítékok nagy mennyisége, ha az egyes bizonyítékok minősége gyenge. Itt alapvetően fontos. hogy az ellenőr szakmailag megalapozott ítéletet alkosson, mivel a szükséges bizonyítékok mértékére nézve nincsen pontos útmutatás. Az ellenőrzési bizonyíték akkor tekinthető elegendőnek, ha a mennyisége elég ahhoz, hogy józan ítélettel meg lehessen győződni az ellenőrzési megállapítások és következtetések helyes, illetve az ajánlások megfelelő

Elegendő mennyiségű és minőségű bizonyíték

voltáról. A bizonyíték akkor tárgyhoz tartozó, ha egyértelműen és logikusan kapcsolódik

az

ellenőrzés

kérdéseihez,

szempontjaihoz

és

megállapításaihoz. Megbízhatónak a bizonyíték akkor tekinthető, ha a vizsgálatok ismételt elvégzése ugyanazt az eredményt adja, illetve ha az információk több forrásból származnak.


Az

alábbi

szempontok

hasznosnak

bizonyulhatnak

az

ellenőrzési

bizonyíték minőségének értékelésekor, bár gyakorlati alkalmazásuk néha korlátokba ütközhet: • a bizonyíték eredetije meggyőzőbb, mint az arról készített fénymásolat, fax, stb.; • a dokumentumalapú bizonyíték jobb, mint a szóbeli, bár adott esetben levelek, jegyzetek és jelentések is lehetnek hiányosak, kétértelműek, sőt hibásak, míg egy interjú részletesen feltárhatja nem csupán a tényeket, Bizonyítékok: korlátozó tényezők a gyakorlatban

hanem a korlátokat és a környezetet is. Mindazonáltal az interjúkból szerzett bizonyítékot más forrásból is alá kell támasztani; • a harmadik féltől szerzett bizonyíték meggyőzőbb, mint az ellenőrzött szervezet

által

előállított

bizonyíték.

A

teljesítmény-ellenőrzésnél

azonban esetleg csak korlátozottan lehet alkalmazni a harmadik fél általi megerősítést,

amennyiben

csak

az

ellenőrzött

fél

rendelkezik

információval. A kapott információ minőségét javíthatja az is, ha az ellenőrzött szervezet belső kontrollmechanizmusai erősek; • az ellenőr általi közvetlen megfigyelésből, szemléből és számításokból származó bizonyíték jobb, mint a közvetetten szerzett bizonyíték. Az ellenőrzési bizonyítékok mennyiségének és minőségének megítélésénél az ellenőr az alábbiakra legyen tekintettel: Az Szempontok annak eldöntéséhez, hogy a bizonyíték elegendő, tárgyhoz tartozó és megbízható-e

Mire fogják felhasználni a bizonyítékot?

ellenőrzési

megállapításokat

alátámasztó bizonyítékok minősége legyen jobb,

mint

a

jelentésben

közölt

háttérinformációkhoz felhasználtaké.

Lényegesek-e az ellenőrzési

Minél lényegesebb vagy jelentősebb egy

megállapítások pénzügyi

megállapítás, általában annál magasabbak

szempontból, és mekkora a jelentőségük? Mennyire független a bizonyítékforrás?

a

bizonyítékokkal

szemben

támasztott

követelmények. A független forrásból származó bizonyíték megbízhatóbb.

Arányos-e a további bizonyítékok beszerzésének költsége a megállapítások és következtetések alátámasztása tekintetében várható

Van egy pont, amelyen túl a további bizonyítékok

beszerzése

költségesebb,

mint amennyivel a bizonyítékok meggyőző ereje nő.

haszonnal? Fennáll-e annak a kockázata, hogy a megállapítások helytelenek, vagy a következtetések érvénytelenek? Körültekintően járt-e el az ellenőr a bizonyítékok gyűjtésekor és

Minél nagyobb annak a kockázata, hogy a megállapítás jelentésbe foglalása peres eljárást, vitát vagy meglepetést vált ki, annál jobb legyen a bizonyíték minősége. Figyelembe kell venni azt is, milyen szakértelmet szerzett az ellenőr ezen a téren.


elemzésekor?

A teljesítmény-ellenőrzés olyan terület, ahol a fontos tények gyakran nem önállóak, hanem egymással összefüggő elemekből állnak. A bizonyítékok mennyiségének és minőségének értékelésekor ezért az ellenőrnek azt is szem előtt kell tartania, hogy az egymással összefüggő tények bizonyító ereje legalább akkora, sőt, nagyobb is lehet, mint az egyes különálló tényeké.

Az ellenőrnek arról is meg kell győződnie, hogy a bizonyítékok mennyisége és minősége alapján minimális annak a kockázata, hogy ezekre támaszkodva olyan megállapításokra, következtetésekre vagy ajánlásokra jusson, amelyek helytelenek vagy nem megfelelőek. Ha a bizonyítékgyűjtési folyamatból nem származik elegendő tárgyhoz tartozó és megbízható bizonyíték, akkor nem szabad ellenőrzési megállapításokat tennie vagy következtetéseket levonnia.

4.2.4 Bizonyítékforrások Az egyes bizonyítékok megerősítése céljából lehetőleg több forrásból kell Több forrásból jobb bizonyíték származik

beszerezni a bizonyítékokat, ami megbízhatóbbá teszi a rájuk épülő megállapításokat, és szavatolja különböző nézőpontok érvényesülését. A teljesítmény-ellenőrzésnél három nagyobb bizonyítékforrásból lehet meríteni: Forrás Ezek forrása lehet interjú, kérdőíves felmérés, fókuszcsoportok,

az ellenőrök által közvetlenül előállított bizonyítékok

illetve közvetlen vizsgálat vagy megfigyelés. Az ellenőr eldöntheti, hogy az adott ellenőrzésben milyen módszerek vezetnek a legjobb minőségű bizonyítékokhoz. Ezek minősége azonban azon fog múlni, hogy az ellenőr milyen szakértelemmel

tervezi

meg

és

alkalmazza

ezeket

a

módszereket. Pl.

adatbázisokból,

dokumentumokból,

tevékenységi

jelentésekből és aktákból (a belső ellenőrzési csoport jelentései, hatásértékelések,

utólagos

értékelések

stb.)

származó

információk.

az ellenőrzött féltől

Az

ellenőröknek

értékelniük

kell

az

ellenőrzési

kérdések

származó

szempontjából fontos adatok megbízhatóságát, akár úgy, hogy

bizonyítékok

áttekintik és hitelesítik az adatokat, akár úgy, hogy megvizsgálják az ellenőrzött félnek az információkezelésre irányuló belső kontrollmechanizmusait, adatokra

így

vonatkozó

a

számítógéppel

általános

és

feldolgozott szoftveralapú

kontrollmechanizmusokat is. Ezeket mások esetleg már megerősítették, vagy közismerten jó a

harmadik féltől

minőségük, mint pl. az országos statisztikai adatoké.

származó

Az, hogy ezek az információk mennyiben használhatók fel

bizonyítékok

bizonyítékként, a minőségük értékelhetőségétől függ, illetve attól, hogy jelentősek-e az ellenőrzési megállapítások szempontjából.


4.2.5 A bizonyítékok típusai A fenti forrásokból származó bizonyítékokat négy típusba lehet sorolni: fizikai, dokumentumokon alapuló, megkérdezésen alapuló és elemzési. Ezek beszerzése és dokumentálása az alábbi módon történik:

SZEMPONTOK

F I Z I K A I D O K U M E N T U M A L A P Ú

M E G K É R D E Z É S E N

Noha rendszerint ez a legmeggyőzőbb bizonyítéktípus, az ellenőr ne felejtse el, hogy jelenléte megváltoztathatja a dolgok rendes menetét, ami rontja a bizonyíték minőségét.

DOKUMENTÁCIÓ

Emberek, vagyontárgyak

Jegyzetek, fényképek,

vagy események

táblázatok, térképek,

közvetlen vizsgálata

rajzok, minták vagy

vagy megfigyelése

audiovizuális anyagok

Dokumentumok, Az ilyen típusú bizonyíték lehet

jelentések, kézikönyvek,

elektronikus vagy nyomtatott formátumú.

a vonatkozó

A hasznos információkat azonban nem

szakirodalom, internetes

mindig dokumentálják, ezért a

anyagok és a postán

bizonyítékgyűjtés során más

kiküldött vagy internetes

megközelítésekkel is kell élni.

kérdőíves felmérések felülvizsgálata

A megkérdezés útján szerzett bizonyíték

Az ellenőrzött fél

a teljesítmény-ellenőrzésben általában

alkalmazottaival vagy

igen jelentős, mivel így mindig a

harmadik felekkel

legfrissebb, más úton esetleg nem

kitöltetett kérdőívek,

elérhető információkat lehet

illetve velük készített

megszerezni. A bizonyítékként szolgáló

interjúk.

információt vagy szóbeli kijelentést

Fókuszcsoportok,

A azonban külön meg kell erősíteni. L A P U L Ó E L E M Z É S I

BIZONYÍTÉKGYŰJT Ő ELLENŐRZÉSI ELJÁRÁS

Teljesítményirányítási jelentések, politikák és eljárások, rendszerleírások, levelek, szerződések és a felmérések eredményei

Az ilyen módszerekkel szerzett információk összefoglalása

szakértői panelek

Összefoglalás az Az ilyen bizonyítékokra az ellenőr úgy

Az elemzés alapja az

tesz szert, hogy szakmai tudására

mérlegelés, az

alapozva értékeli a fizikai,

újraosztályozás, a

dokumentumalapú és szóbeli

számítások és az

bizonyítékokat.

összehasonlítás

elemzésre vonatkozó adatokról: arányelemzés, regresszióanalízis, összehasonlítási alapok (benchmarking) és kódolás


Az ellenőrzési bizonyíték minőségét nagyban javítja, ha a bizonyítékgyűjtés során a fent leírtak közül több módszert is alkalmazunk. Az ellenőr törekedjék Meggyőzőbbek azok az érvek, amelyeket többféle bizonyíték támaszt alá

arra, hogy az ellenőrzési kérdésektől és a témától függően e módszerek minél szélesebb

körét

alkalmazza,

ám

tartsa

szem

előtt

az

idő-

és

költségvonzatokat is.

4.3 ADATGYŰJTÉS ÉS -ELEMZÉS 4.3.1 Az adatgyűjtés és -elemzés célja, illetve az alkalmazott megközelítés19 Noha az adatok elemzése időrendben az adatgyűjtés után következő része a folyamatnak, az ellenőröknek már az adatgyűjtési módszer megtervezése, pl. a kérdőívek kitöltetése előtt tudniuk kell, hogy milyen elemzési technikákat fognak alkalmazni. Ha nem így tennének, előfordulhatna, hogy a kapott adatokat nem lehet elemezni. Az adatelemzés történhet mennyiségi (pl. trendelemzés,

regresszióanalízis)

vagy

minőségi

(pl.

interjúk

vagy

dokumentumok elemzése és értelmezése) módszerekkel. Mennyiségi vagy minőségi adatgyűjtésre több célból is sor kerülhet, például az ellenőrzés tárgyának megismerését célzó tanulási folyamat részeként, a Megismerés, értékelés, dokumentálás

teljesítmény mérése és értékelése céljából, vagy a már korábbról (pl. az előzetes

tanulmányi

szakaszból)

ismert

hibák

vagy

problémák

dokumentálására. Az ellenőrzés előrehaladtával általában változik az adatgyűjtés fajtája. Az ellenőr a kezdeti szakaszban, pl. az előtanulmány készítésekor inkább általános információkat gyűjt, majd az ellenőrzés előrehaladtával egyre specifikusabb adatokra lesz szüksége. Az adatgyűjtés megkezdése előtt el kell végezni a belső kontrollrendszer, így A belső kontrollrendszer értékelése

az informatikai rendszer általános értékelését is, hogy meg lehessen állapítani, milyen kockázatoknak van kitéve az adatintegritás.

4.3.2 Az adatgyűjtési folyamat A bizonyítékgyűjtés ismétlődő elemekből álló döntéshozatali folyamat, Az adatgyűjtés ismétlődő elemekből álló folyamat,

amelynek során az ellenőrök adatokat szereznek be, majd megvizsgálják azok teljességét és megfelelőségét, elemzik azokat, és eldöntik, hogy szükségesek-e további bizonyítékok.

19

Az egyes adatgyűjtési és -elemzési módszerekkel kapcsolatban lásd az ADAR intranetes útmutatóját.


Az adatgyűjtési módszereket (lásd II. melléklet) egy folyamatos skálával lehet leképezni. Ennek egyik végén a helyzetről vagy alapsokaságról általános képet nyújtó (pl. kérdőíves felmérés), míg a másik végén a korlátozott számú tárgyról részletes elemzést adó módszerek (pl. esettanulmányok) találhatók. amelynek módszereit az ellenőrzés kérdései és témája határozzák meg,

Az

interjúk,

a

dokumentumalapú

felülvizsgálatok,

a

fókuszcsoportok

vizsgálata és egyéb módszerek ezek között helyezkednek el. Egy adott teljesítmény-ellenőrzés során a módszerek kiválasztása az ellenőrzés témájától, a megválaszolni kívánt kérdésektől, valamint a rendelkezésre álló erőforrásoktól és időtől függ. Üdvös, ha az ellenőrök az ellenőrzési bizonyítékok beszerzése és elemzése

és amelyben lehetőség szerint SZET-et is alkalmaznak.

során

számítógépes

ellenőrzési

technikákat

(SZET)

is

alkalmaznak,

amennyiben ez hatékonyabbá teszi az ellenőrzést.

4.3.3 Más ellenőrök munkájának felhasználása A teljesítmény-ellenőrzést végző ellenőrök szabadon támaszkodhatnak mások munkájára, ha az az ellenőrzés kérdéseihez köthető. A Számvevőszék Csak azt vegyük át, ami témába vág,

ellenőrei felhasználhatják a Bizottság belső ellenőrzési szolgálata (IAS) és belső

ellenőrzési

egységei

(IAC)

által

összeállított

adatokat

és

megállapításokat, valamint a Bizottság értékelési jelentéseit. Ha az ellenőr belső ellenőrök vagy értékelők munkáját használja fel egy ellenőrzési megállapítás alátámasztásához, akkor értékelnie kell az átvenni kívánt anyagot, és ellenőriznie, hogy megfelel-e az annak a követelménynek, hogy a bizonyíték elégséges, tárgyhoz tartozó és megbízható legyen. Ennek érdekében vizsgálhatja az anyag szerzőinek szakmai hírnevét, képzettségét értékelhető és bizonyítható.

és

függetlenségét,

akárcsak

az

általuk

készített

jelentéseket

és

tanulmányokat. Ennek a vizsgálatnak a jellege és mélysége attól függ, hogy mekkora a jelentősége az anyagnak az ellenőrzés kérdéseit illetően, és hogy az ellenőr mennyiben kíván arra támaszkodni20. Ha az ellenőrzési jelentés másoktól átvett anyagot tartalmaz, akkor annak a forrását közölni kell. Külső szakértőt lehet alkalmazni olyan szakmunkák elvégzésére is, amelyekben az ellenőrnek nincs tapasztalata, vagy amelyeket egy szakértő gazdaságosabban tud elvégezni. Ilyenkor a külső szakértők megbízásánál szokásos eljárásokat kell követni: a szakértő alkalmazása előtt értékelni kell függetlenségét, tárgyilagosságát és szaktudását, meg kell győződni a feladatmeghatározás és a megbízási kör megfelelő voltáról, majd értékelni és ellenőrizni kell a feladat azon elemeit, amelyeket az ellenőrök ellenőrzési bizonyítékként kívánnak felhasználni. Az ellenőrnek könnyebb figyelemmel kísérnie a felmerülő gondokat, ha a feladatvégzés során állandó párbeszédet

20

További információkért lásd az ADAR értékelési útmutatóját (ADAR Intranet).


tart fenn a szakértővel. 4.3.4 Adatgyűjtés és etika Megeshet, hogy munkája során az ellenőr kényes információk birtokába kerül, illetve ilyen értesülések jutnak a tudomására. Az ilyen információkat bizalmasan, az adatvédelmi rendeleteket betartva kell kezelni.

4.3.5 Lehetséges csalás vagy szabálytalanság Az ellenőröknek legyen szemük olyan helyzetekre, kontrollhiányosságokra, hibákra, szokatlan ügyletekre és eredményekre, amelyek törvénysértésre vagy visszaélésre, például csalásra, helytelen használatra, korrupcióra vagy szabálytalanságokra utalhatnak. Adott esetben azt is fel kell mérniük, hogy ezek milyen mértékben befolyásolják az ellenőrzés eredményeit. Ilyen helyzetekben a Számvevőszék vonatkozó szabványeljárásait kell követniük.

4.3.6 Adatelemzés Az adatok elemzése nélkül nem lehetséges a megfigyelt tényezők értelmezése, okok és okozatok összekapcsolása. Az ellenőrök ne felejtsék, hogy az adatok gyűjtése haszontalan, ha nincs mód megfelelő elemzésükre. Maradjon idő az elemzésre,

Éppen ezért külön figyelmet kell fordítani arra, hogy elkülönítsék az elemzéshez

és

az

eredmények

értékeléséhez

szükséges

időt

és

erőforrásokat. Az elemzésben gyakran központi szerepet játszanak a számítógépes ellenőrzési technikák (SZET). melynek során számos lehetséges módszert kell alkalmazni.

Az adatelemzés fogalmát általában úgy értelmezik, mint amibe beletartozik mind az adatszerkesztés (kódolás és táblázatba foglalás), mind az adatok elemzése. Az adatelemzés, amely lehet mennyiségi vagy minőségi, több szempontból vagy más adatokkal együtt vizsgálja meg az eredményeket. A mennyiségi elemzés módszerei lehetnek egyszerűek (pl. gyakoriságvizsgálat) vagy

összetettebbek

(pl.

trendelemzés,

regresszióanalízis

vagy

szóráselemzés) - lásd II. melléklet. Minőségi elemzés alkalmazható az interjúk vagy dokumentumok elemzéséhez és értelmezéséhez, illetve az ellenőrzési jelentéshez felhasználható deszkriptív anyagok kiválasztásához. Az adatelemzés utolsó szakasza a különböző forrásokból származó eredmények összeötvözése, pl. a kérdőíves felmérés és az esettanulmányok eredményeié, stb. Erre nincs általános módszer, de rendszerint különböző érveket kell összevetni és szükség esetén szakértőkhöz fordulni.


4.4 HELYTÁLLÓ ELLENŐRZÉSI MEGÁLLAPÍTÁSOK KIALAKÍTÁSA 4.4.1 A megállapítások legyenek megalapozottak Az ellenőr az összegyűjtött információkat arra használja, hogy az ellenőrzési kritériumokkal összevetve tárgyilagosan értékelje a tényleges teljesítményt. A bizonyítékokat össze kell vetni a kritériumokkal,

Ha a teljesítmény nem felel meg a kritériumoknak, akkor további vizsgálatok révén

kell

megbizonyosodni

arról,

hogy

a

vonatkozó

ellenőrzési

megállapítások és következtetések jelentősek, valósak és megalapozottak-e. Szükséges lehet további bizonyítékokat gyűjteni, vagy megvitatni a problémát az ellenőrzött fél vezetőségével. Ennek révén el lehet dönteni, hogy a hiányosság egyszeri jelenség vagy rendszeresen előforduló probléma-e, fel lehet deríteni az okait, meg lehet határozni, hogy az ellenőrzött fél fel tudja-e azt számolni vagy ez a hatókörén kívül esik, illetve fel lehet mérni a hiányosság valószínűsíthető hatását. A megállapítás hatása sok esetben számszerűsíthető; pl. túlzottan költséges erőforrások vagy folyamatok, és fel kell tárni a hiányosságokat.

alacsony termelékenységű egységek, illetve időbeli késedelmek stb. esetén. Jelentősek lehetnek azonban a minőségi hatások is, amelyek pl. a kontroll hiányában, a rossz döntésekben vagy a munkamorál gyöngeségében mutatkoznak meg, így ezeket is figyelembe kell venni. Az ellenőrzött féllel folyamatos párbeszédet kell fenntartani, és a felmerülő ellenőrzési megállapításokat rögtön meg kell vitatni velük. Ha a kezdeti megállapításokat építő vita keretében megtárgyalják az ellenőrzött féllel, az segít a bizonyíték mennyiségének és minőségének meghatározásában.

4.4.3 Az ellenőrzési megállapítások megszövegezése Az ellenőrzési megállapításokat világos és logikus szerkezetbe kell foglalni, hogy könnyen érthető legyen, milyen ellenőrzési kritériumokat alkalmaztak, milyen tényeket állapítottak meg, és milyen elemzést adott az ellenőr a Világos és logikus szerkezet

probléma vagy a vártnál jobb teljesítmény jellegéről, jelentőségéről és okairól.

Vizsgálni

kell

a

gazdaságosság,

hatékonyság

és/vagy

eredményesség tekintetében jelentkező hatást is, ugyanis erre alapozva lehet kimutatni, hogy szükség van-e kiigazító intézkedésekre. Az ellenőr fogalmazzon úgy, hogy világos legyen, milyen szintűnek ítéli a bizonyíték erőssége alapján a megállapítás megbízhatóságát. Ennek érdekében használjon pontosító szavakat (pl. általában, gyakran). Ügyelni kell, hogy a teljesítmény-ellenőrzés kiegyensúlyozott képet adjon a témáról, azaz ne csak hiányosságokat mutasson be, hanem adott esetben pozitív megállapításokat, követendő példákat is. Általános szabály, hogy az 4. fejezet: A vizsgálati szakasz - 73. oldal

ellenőrzési megállapításokat építő hangnemben, kiegyensúlyozottan kell megfogalmazni. Az ellenőrnek ezenfelül azt is fel kell mérnie, hogy az ellenőrzött fél Építő hangvételű, kiegyensúlyozott megállapítások

vezetősége tisztában van-e a problémával. Ha a vezetők tudnak a hiányosságról, és a kiigazító intézkedések már folyamatban vannak, az ellenőrnek ezt fel kell jegyeznie, és figyelembe kell vennie a jelentéstételnél.

4.5 A MEGÁLLAPÍTÁSOK KÖZLÉSE AZ ELŐZETES MEGÁLLAPÍTÁSOK JEGYZÉKÉBEN Minden

helyszíni

ellenőrzésre,

illetve

ellenőrzés-sorozatra

nézve

a

számvevőszéki eljárásokban meghatározott határidőn belül jegyzéket kell készíteni az előzetes megállapításokról. Ezt a jegyzéket az ellenőrzött fél azért kapja kézhez, hogy megerősítse a benne szereplő tények és észrevételek helyességét. Az ilyesfajta (pl. tagállami hatóságok általi) megerősítés további ellenőrzési bizonyítékokkal szolgálhat, illetve olyan információkra derülhet fény, amelyek a helyszíni ellenőrzés időpontjában nem voltak elérhetők vagy értelmezhetők. Az előzetes ellenőrzési megállapításokat az ellenőrzött fél válaszai alapján kell értékelni. A jegyzékkel kapcsolatos eljárás után elvileg nem maradhat nézetkülönbség a ténybeli tartalmat illetően. Külön kell vizsgálni és részletesen elemezni, hogy mely kérdések válthatnak ki vitákat a Bizottsággal az ezt követően lefolytatott kölcsönös egyeztetési eljárás során. Gondosan meg kell vizsgálni az

ellenőrzés

elemzésekkel

során

alkalmazott

kapcsolatos

kritériumokkal

vagy

nézetkülönbségeket;

az a

elvégzett végleges

megállapításokban mindig meg kell indokolni, miért nem fogadták el az ellenőrzött fél valamely érvét. A zárójelentésben csak olyan megállapítások szerepelhetnek, amelyeket az ellenőrzött fél jegyzék formájában már megkapott.


4.6 AZ ELLENŐRZÉS DOKUMENTÁLÁSA 4.6.1 A dokumentálás célja, illetve az a során alkalmazott megközelítés Az ellenőrzési bizonyíték dokumentálásánál alapvető szempont, hogy a dokumentációból egy gyakorlott ellenőr az ellenőrzés előzetes ismerete A dokumentálás segít a bizonyíték megértésében,

nélkül meg tudja állapítani és át tudja látni, hogy milyen bizonyítékok támasztják alá az ellenőrök jelentősebb ítéleteit és következtetéseit. Az ellenőrzési munkát mindig az ASSYST programban kell dokumentálni. A bizonyítékok megfelelő dokumentálása alapvető fontosságú, és már azelőtt be kell fejezni, hogy az előzetes megállapítások tervezett jegyzékét felülvizsgálatra küldenék, így járulva hozzá, hogy a megállapítások bizonyítékalapúak

legyenek.

Az

ellenőrzés

aktáinak

és

munkadokumentumainak tájékoztatniuk kell az alkalmazott megközelítésről, illetve az ellenőrzés kérdéseinek megválaszolása érdekében végzett munkáról, méghozzá olyan logikai szerkezetben, amely megkönnyíti az ellenőrzési bizonyítékokhoz való hozzáférést. Az akták ne tartalmazzanak lényegtelen vagy szükségtelen dokumentumokat. A bizonyítékok helyes dokumentálása hozzájárul ahhoz, hogy: • a jegyzéket és a végleges jelentés tervezetét meg lehessen védeni (ez különösen a kontradiktórius eljárásnál fontos); alapul szolgál a jelentéshez,

• az ellenőrzés megállapításait, következtetéseit és ajánlásait meg lehessen magyarázni; • a

minőségellenőrzés

megfelelően

megalapozott

legyen

mind

az

ellenőrzés, mind az azt követő felülvizsgálatok során (minőségbiztosítás, szakértői értékelés). Az ellenőrnek minden olyan, az ellenőrzött fél munkatársaival folytatott értekezletről jegyzőkönyvet kell készítenie, amelyet bizonyítékként kíván felhasználni. Az ellenőr szakmai megítélésén múlik, hogy az adott értekezlet jegyzőkönyvét – a bizonyíték minőségét javítandó – aláíratja-e az ellenőrzött és adott esetben jegyzőkönyv formájában történik.

féllel, ahogy az is, hogy mennyire részletesek a feljegyzések. Ajánlott azonban, hogy az ellenőr az ellenőrzés megkezdésekor tájékoztassa az ellenőrzött

felet

arról,

hogy

az

értekezlet

jegyzőkönyvét

esetleg

bizonyítékként fogja felhasználni, s hogy ez esetben szükség van az ellenőrzött fél jóváhagyására.


4.6.2 Hivatkozás az ellenőrzési dokumentáción belül Mivel a legtöbb teljesítmény-ellenőrzésnél nagy mennyiségű bizonyíték keletkezik papíron, fontos, hogy az elvégzett munkát az azon alapuló megállapításokkal valamilyen hivatkozási rendszer kapcsolja össze. Kell, hogy legyen egy olyan elérési út, amelyen keresztül a bizonyítékok könnyen visszakereshetők. Ennek az elérési útnak a fő eleme az előzetes megállapításoknak Az elvégzett munka és a megállapítások összekapcsolása

a

bizonyítékokra

való

kereszthivatkozásokat

is

tartalmazó tervezett jegyzéke, amelyet ezután benyújtanak az osztály- vagy csoportvezetőnek, Ha az ellenőr úgy látja jónak, ezt még kiegészítheti egy rövid

összefoglalással

arról,

hogyan

alkalmazták

az

ellenőrzési

módszereket, milyen jellegű és mélységű bizonyítékokat gyűjtöttek, és ezeket milyen elemzéseknek vetették alá. Ezt az összefoglalót mátrix formában is el lehet készíteni, az egyes fontosabb megállapítások köré épülő mátrixok ábrázolásával. A

főbb

dokumentumokról

jegyzéket

kell

készíteni,

és

azokat

kereszthivatkozásokkal kell ellátni. Ilyennek számítanak az ellenőrzési munkára és annak irányítására nagyobb hatást gyakoroló döntések, az ellenőrzött féllel folytatott levelezés vagy egyéb kapcsolati forma főbb dokumentumai, a fontosabb bizonyítékok, illetve az azok forrására és az azokon végzett elemzésekre vonatkozó iratok, valamint a vezető általi felülvizsgálat bizonyítékai.

4.7 - ELLENŐRZÉS-IRÁNYÍTÁSI ÉS MINŐSÉGELLENŐRZÉSI INTÉZKEDÉSEK 4.7.1 Az ellenőrzés irányítása: felügyelet és felülvizsgálat Az ellenőrzés vezetőinek és a vizsgálócsoport vezetőjének gondoskodniuk kell arról, hogy: •

megfelelő legyen az ellenőrzési munka felügyelete;

•

az ellenőrzési munkát az elvárt minőségben végezzék el és megfelelően dokumentálják;

•

felügyeljék, hogy a munkában elért előrehaladás összhangban van-e az időbeosztással és a rendelkezésre bocsátott erőforrásokkal;

•

szükség esetén időben kerüljön sor kiigazító intézkedésekre.

Az is alapvetően fontos, hogy tudjanak a körülmények megváltozásáról (pl. új jogszabály, fontos reformjavaslat), hogy így tárgyilagosan felül tudják vizsgálni, teljesíti-e továbbra is a céljait az ellenőrzés, megfelelő-e az ellenőrzési megközelítés, illetve adott esetben azt is, hogy van-e értelme az ellenőrzés folytatásának. A munkatársak megfelelő felügyelete

A felügyelet az ellenőrzéssel megbízott munkatársak munkájának az 4. fejezet: A vizsgálati szakasz - 76. oldal

ellenőrzési kérdések megválaszolása céljából történő felülvizsgálatát jelenti. Ez többek között a következő elemeket foglalja magába: megfelelő iránymutatás a munkatársaknak, folyamatos tájékozódás az ellenőrzés során felmerült jelentősebb problémákról, valamint az elvégzett munka áttekintése. Tapasztalt munkatársaknál az is elég, ha a felülvizsgáló csak a munka főbb területeit határozza meg, és a részleteket a dolgozókra hagyja. Amennyiben az ellenőrök kevésbé tapasztaltak, a felülvizsgáló határozza meg mind az elvégzendő ellenőrzési eljárásokat, mind az adatgyűjtési és elemzési módszereket. Az ellenőrzés előrehaladását folyamatosan nyomon kell követni, és ezzel amennyire lehetséges - biztosítani, hogy az ellenőrzési munka a rendelkezésre bocsátott erőforrások túllépése nélkül, a megadott határidőre befejeződjék. A csoportvezető, az osztály/részlegvezető és az illetékes Nyomon követés több szinten

számvevőszéki tag alapos nyomon követést végeznek. Az illetékes számvevőszéki tag és az ellenőrzési csoport igazgatója az előrehaladás figyelemmel követéséhez felhasználhatják a csoport felügyeleti eszközeit. Az ellenőrzési csoport végül szerepet játszik az előrehaladásról szóló jelentés elkészítése során nyújtott teljesítmény felügyeletében is.

Kiigazító intézkedések

Kiigazító intézkedésre akkor kerül sor, ha a nyomon követés során a munka minősége nem bizonyul megfelelőnek, vagy ha felmerül annak a kockázata, hogy a munka nem lesz kész a megadott határidőre, vagy meghaladja a rendelkezésre bocsátott erőforrásokat.

4.7.2 Minőségellenőrzés A minőség kérdése mindenkire tartozik, a számvevőszéki tagoktól a különböző szinteken dolgozó munkatársakig. A teljesítmény-ellenőrzés hatékony és eredményes lefolytatása érdekében a számvevőszék által kidolgozott minőségbiztosítási eljárásokat be kell tartani. Az előzetes észrevételek megírása előtt az ellenőrzési eredmények megfelelő minőségének biztosítása érdekében tekintetbe kell venni az I. mellékletben szereplő kérdéseket.


I. MELLÉKLET - AZ ELŐZETES ÉSZREVÉTELEK MEGÍRÁSA ELŐTT MEGVÁLASZOLANDÓ KÉRDÉSEK

1. Elegendő tárgyhoz tartozó és megbízható bizonyíték áll-e rendelkezésre az ellenőrzési kérdések pontos megválaszolásához? E kérdés megválaszolásához rendezzük listába a bizonyítékforrásokat és -típusokat, vessük össze őket az ellenőrzési kérdésekkel, s így győződjünk meg arról, hogy a bizonyítékok megalapozottak-e. Alaki felülvizsgálattal határozzuk meg az egyes kérdésekhez kapcsolódó bizonyítékok meggyőző erejét. 2. Kimerítő volt-e a bizonyítékok elemzése és értelmezése? Az ellenőrzést végző csoport szabványosított eljárás keretében értékelheti a mennyiségi és minőségi adatelemzés eredményeit, megvitatva és értékelve a bizonyítékokat – a csapatmunka ilyenkor gyakran eredményesebb. 3. Világos-e, hogy melyek a legfontosabb tanulságok, és alátámasztják-e azokat bizonyítékok? Alapvetően fontos, hogy a vizsgálatot végző csoport vezetője tanulmányozza az ellenőrzés által feltárt tényeket. Ehhez hasznos módszer többek között az, ha folyamatábrát készít az egyes ellenőrzési

kérdésekről

és

alkérdésekről,

illetve

az

egyes

kérdésekhez

kapcsolódó

megállapításokról. Így egyszerűen áttekintheti, hogy melyek érvelésének erős pontjai, és hol van még szükség további elemzésre. 4. Összhangban vannak-e a megállapítások a mások által feltártakkal? A csoportvezető megvizsgálhatja, hogy mennyire vannak összhangban a megállapítások más releváns csoportok (pl. belső ellenőrzés vagy értékelések) megállapításaival, illetve eltérés esetén meggyőződhet arról, hogy az ellenőrzés során végzett munka és a begyűjtött bizonyítékok alátámasztják a Számvevőszék megállapításait. 5. Tisztázták-e a megállapításokat az ellenőrzött féllel? A vizsgálatot végző csoport vezetőjének biztosítania kell, hogy az előzetes megállapítások jegyzéke, illetve az ellenőrzött fél arra adott válaszai alapján kölcsönösen jóváhagyták a jelentés ténybeli tartalmát. Ha az ellenőrzés során felmerülő megállapításokat az ellenőrzött féllel folyamatosan egyeztetik, az leegyszerűsíti a későbbi szakasz formális eljárásait. 6. Megállapodtak-e a felek arról, hogy milyen legyen a jelentéstervezet felépítése? A jelentés megszövegezésének eredményességét nagyban megnövelheti az, ha figyelmet fordítanak annak felépítésére, illetve tartalmára és hangvételére. Amint az ellenőrzési terv is előírja, ennek megvitatására alkalmas az ellenőrzés előrehaladásáról tartott csoportértekezlet. Másik lehetőség, ha az illetékes osztály-/részlegvezetőnek, igazgatónak vagy számvevőszéki tagnak szóban vagy írásban bemutatják a jelentésnek a megválaszolt ellenőrzési kérdéseken alapuló javasolt felépítését.

4. fejezet: A vizsgálati szakasz - I. melléklet - 78. oldal

II. MELLÉKLET - ADATGYŰJTÉSI ÉS -ELEMZÉSI MÓDSZEREK

Adatgyűjtési módszerek

Adatértelmezési módszerek

Interjúk

Arányelemzés

Esettanulmányok

Gyakoriságvizsgálat

Kérdőíves felmérés

Regresszióanalízis

Dokumentumalapú felülvizsgálat

Összehasonlító elemzés

Fókuszcsoport

Adatkódolás és absztrakció

Összehasonlítás (benchmarking)

Szóráselemzés

Szemle

Trendelemzés

Megfigyelés Megkérdezés

4. fejezet: A vizsgálati szakasz - II. melléklet - 79. oldal

TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV 5. FEJEZET JELENTÉSÍRÁS A Teljesítmény-ellenőrzési kézikönyv fejezetei

TARTALOMJEGYZÉK

5.1 BEVEZETÉS

Bevezetés

5.2 A JELENTÉS MINŐSÉGE 5.3 A JELENTÉS MEGTERVEZÉSE


5.3.1 A címzetteket is figyelembe kell venni 5.3.2 Jelentéstervezési módszerek 5.3.3 Szövegtervezet készítése 5.4 A JELENTÉS SZÖVEGEZÉSE 5.4.1 Jelentésírási módszerek




5.4.2 Szerkezet és forma c Összefoglalás d Bevezetés e Az ellenőrzés hatóköre és az ellenőrzési megközelítés f Megfigyelések g Következtetések és ajánlások 5.4.3 Logika és érvelés c Az ellenőrzési kérdésekre való összpontosítás d Példák használata e Harmadik felek megnevezése a számvevőszéki jelentésekben 5.4.4 A felhasználandó információ és adatok típusai 5.4.5 Stílus 5.4.6 Nem szövegszerű információk használata


c Táblázatok, grafikonok és ábrák d Térképek és képek e Számok és százalékok 5.5 A JELENTÉS FELÜLVIZSGÁLATA 5.6 A JELENTÉS VÉGLEGESÍTÉSE 5.7 A JELENTÉS KÖZZÉTÉTELE 5.8 A JELENTÉS NYOMON KÖVETÉSE 5.8.1 A jelentés ajánlásainak nyomon követése 5.8.2 Az ellenőrzési jelentés fogadtatásának nyomon követése I. MELLÉKLET - AZ ELŐZETES MEGFIGYELÉSEK FELÜLVIZSGÁLATAKOR MEGVÁLASZOLANDÓ KÉRDÉSEK

Kapcsolatfelvétel


5.1 BEVEZETÉS A teljesítmény-ellenőrzés jelentésírási szakasza az előzetes megfigyelések megszövegezésével

kezdődik,

alkalmanként elnöki levél

22

és

különjelentés21

rendszerint

vagy

közzétételével végződik. Ebbe a szakaszba

tartozik tehát a szövegezés, az előzetes megfigyeléseknek az ellenőrzési csoport, illetve a Számvevőszék általi jóváhagyása, a Bizottsággal folytatott kontradiktórius eljárás, a végleges jelentés Számvevőszék általi elfogadása, valamint a jelentés fordítása, mentesítésért felelős hatóságnak23 való bemutatása, illetve Hivatalos Lapban való közzététele. A jelentésírási szakaszt bemutató folyamatábra lentebb található. Eredményes kommunikáció

A különjelentés célja, hogy beszámoljon az ellenőrzés eredményeiről a beszámoló elfogadásáért felelős hatóság, az ellenőrzött fél és a külvilág felé. A jó jelentés titka az eredményes kommunikáció; a jelentésnek világosan és objektíven kell közölnie az ellenőrzési kérdésekre adott válaszokat és következtetéseket, hogy az olvasó számára érthetővé tegye az elvégzett munka okát, menetét és eredményét, illetve hogy gyakorlati tanácsokat nyújtson.

Változás

A

közzététel

révén

a

Számvevőszék

munkája

tényleges

változást

eredményez, és átláthatóvá teszi az uniós pénzeszközök kezelését. A Számvevőszéknek a teljesítmény-ellenőrzés területén szerzett hírneve és hitelessége nagyrészt azon múlik, hogy az általa közzétett különjelentések világosak, hasznosak és aktuálisak-e, illetve hogy hozzájárulnak-e a közösségi

kiadások

gazdaságosságának,

hatékonyságának

és

eredményességének javításához. Mivel a számvevőszéki jelentéseket mind az európai intézmények, mind – a sajtón keresztül – a külvilág olvassa, a jogalkotó- és költségvetési hatóságok, illetve a közvélemény ezekre alapozva alkot véleményt a Számvevőszék teljesítményéről. Megfelelő ellenőrzés

Nem szabad megfeledkezni arról, hogy az ellenőrzési jelentés az ellenőrzési folyamat egészének a végeredménye. Egy megfelelően megtervezett és végrehajtott ellenőrzés alapján jó minőségű jelentés készülhet, ugyanakkor egy gyatra ellenőrzés aligha eredményez jó minőségű jelentést.

21

A teljesítmény-ellenőrzések eredményét rendszerint különjelentés formájában tesszük közzé.

22

Az elnöki levél, amelyet az ellenőrzött félnek küldenek meg, a jelentésből, valamint a Számvevőszék elnöke által írt kísérőlevélből áll. Fordításra vagy közzétételre nem minden esetben kerül sor, a közzétételről a Számvevőszék eseti alapon dönt.

23

Az Európai Parlament, vagyis annak költségvetés-ellenőrzési bizottsága (COCOBU). A különjelentéseket a költségvetési bizottságnak, illetve adott esetben a Tanácsnak, valamint az Európai Parlament más szakbizottságainak is bemutatjuk.

5. fejezet: Jelentésírás - 81. oldal

ELLENŐRZÉSI JELENTÉSÍRÁS SZAKASZ

A jelentésírás menetének megtervezése az ellenőrzési kérdések alapján, a következőkkel: - főbb megállapítások - következtetések - ajánlások

. Megállapítások/észrevételek kidolgozása . Főbb tanulságok megállapítása . Következtetések levonása . Ajánlások megfogalmazása

Összefüggőek-e a témák, és azokat megfelelően tárgyalják-e?

NEM

Előzetes észrevételek Are issues coherent and Draft Preliminary YESaddressed? megszövegezése appropriately Observations

IGEN

Jóváhagyás: . Az ellenőrzési csoport által . A Számvevőszék által

NEM

IGEN

Kontradiktórius eljárás az ellenőrzött féllel

A Számvevőszék elfogadja a végleges jelentést

Fordítás

Bemutatás a mentesítésért felelős hatóságnak

Közzététel a Hivatalos Lapban


5.2 A JELENTÉS MINŐSÉGE Tekintve, hogy a számvevőszéki jelentések az INTOSAI teljesítményellenőrzési

standardjain

és

végrehajtási

iránymutatásain,

valamint

a

Számvevőszék ellenőrzési politikáján és standardjain alapulnak, objektívnek, teljesnek,

világosnak,

konstruktívnak

és

meggyőzőnek,

tárgyhoz

lényegretörőnek

kell

tartozónak, lenniük.

pontosnak, Eredményes

minőségellenőrzési rendszerre van szükség ahhoz, hogy a jelentések megfelelhessenek ezeknek az alább kifejtett elvárásoknak:

c OBJEKTIVITÁS

Az ellenőrzési jelentéseket független és elfogulatlan nézőpontból kell megírni, a tényleges teljesítményt objektív (és lehetőleg az ellenőrzött féllel Pártatlanság, semlegesség, korrektség

egyeztetett) kritériumokhoz viszonyítva. A jelentés tartalmának pártatlannak, hangvételének pedig semlegesnek kell lennie. Fontos továbbá a korrektség és

az

egyértelműség,

illetve

az

eredményeknek

a

körülmények

figyelembevételével történő bemutatása. Egy objektív jelentés nem feledkezik meg a teljesítmény pozitívan értékelhető oldaláról sem, és a hibák túlhangsúlyozása vagy felnagyítása helyett egyformán kitér minden megállapításra. A magyarázatoknál a tényeket és a körülményeket is figyelembe kell venni, ez ugyanis elfogadhatóbbá teheti a jelentést az ellenőrzött fél számára.

d TELJESSÉG

Ezen követelmény szerint a jelentésnek minden, az ellenőrzési kérdések megválaszolásához, valamint a jelentésben kifejtett problémák és helyzetek pontos megértéséhez szükséges információt és érvet tartalmaznia kell. Az Teljes körű tájékoztatás

ellenőrzés kérdései és kritériumai, valamint a feltárt észrevételek és következtetések közötti összefüggések felvázolásakor olyan logikát kell követni, amely segíti a megértést, és egyértelmű kapcsolatot teremt a megállapítások, következtetések és ajánlások között.

e ÉRTHETŐSÉG

Ez a követelmény arra vonatkozik, hogy a jelentést könnyen lehessen olvasni és megérteni, azaz a nyelvezete legyen minél egyértelműbb és minél kevésbé szakmai, a betű- és mozaikszavakhoz, illetve a szükségesnek ítélt szakmai Egyértelmű üzenet

kifejezésekhez tartozzon magyarázat, és ne legyen lehetőség félreértésekre. A főbb tanulságok legyenek egyértelműek, tárgyhoz tartozóak, könnyen felismerhetőek és félre nem érthetőek.


Ahhoz, hogy a szöveg világos és könnyen érthető legyen, a tartalmat logikusan kell elrendezni, a tényeket pontosan kell megállapítani, és a következtetéseket precízen kell levonni. A címek ügyes megválasztása Közérthetőség

megkönnyíti az olvasást és a megértést. A bonyolultabb tartalmak összefoglalását és ábrázolását illusztrációk (képek, ábrák, táblázatok és térképek) segíthetik. Az érthetőséget javítják a jól kiválasztott példák is. f MEGGYŐZÉS

Alapvető fontosságú, hogy az eredmények az ellenőrzés kérdéseire adjanak választ; illetve hogy az észrevételek megfogalmazása legyen meggyőző, és nyújtson elegendő információt, illetve magyarázatot az olvasónak az észrevételek mélységének és jelentőségének megértéséhez; valamint hogy a Meggyőző tartalom

következtetések

és

ajánlások

logikusan

következzenek

a

bemutatott

tényekből és érvekből. A jelentésben közölt információk győzzék meg az olvasót

arról,

hogy

a

megállapítások

helytállóak,

a

következtetések

ésszerűek, és az ajánlásokat érdemes követni. A logikus és meggyőző érvelés egyik eszköze az induktív logika, amely a megállapítások és az ajánlások között teremt kapcsolatot azáltal, hogy rákérdez az ajánlás okára: Ajánlás Megerősített és megfelelően szigetelt üvegablakokra van szükség

Kapcsolódó megállapítások - A zaj behatol az irodába csukott ablaknál. MIÉRT?

- A huzat behatol az irodába csukott ablaknál. - A füst behatol az irodába csukott ablaknál.

g RELEVANCIA

A jelentés tartalmának az ellenőrzés kérdéseire kell vonatkoznia, fontosnak és hasznosnak kell lennie a jelentés felhasználói számára, és értéket kell teremtenie (pl. a témához kapcsolódó új információ által). A relevancia egyik fontos eleme az időszerűség; ahhoz ugyanis, hogy minél hasznosabb legyen Időszerűség és hozzáadott érték

és minél több változást idézzen elő, a jelentésnek tárgyhoz tartozó, aktuális, a felhasználói igényeket időben kielégítő információkat kell nyújtania. Az ellenőröknek ügyelniük kell a jelentés időben történő közzétételére is, és ezt észben tartva kell végezniük az ellenőrzést. i PONTOSSÁG

A felsorakoztatott bizonyítékok legyenek hitelesek, a megállapítások bemutatása pedig legyen pontos, az olvasókat ugyanis biztosítani kell arról, hogy a jelentés tartalma hiteles és megbízható. Akár egyetlen pontatlanság is Pontos bizonyítékok

kétségbe vonhatja az egész jelentés érvényességét és hitelességét, és elvonhatja a figyelmet a tartalomról. Ráadásul a pontatlanságok károsan befolyásolhatják a Számvevőszék szavahihetőségét és korlátozhatják a jelentések hatását.


j KONSTRUKTIVITÁS

A jelentésnek segítenie kell a vezetőséget abban, hogy leküzdhesse, illetve a jövőben elkerülhesse a problémákat, ennélfogva pontosan meg kell jelölni, hogy a megállapított hiányosságokért ki felel, és javító célú gyakorlati Segítség és bátorítás

ajánlásokat kell megfogalmazni. Nem helyénvaló a vezetőséget olyan problémák miatt kritizálni, amelyek kívül esnek az irányítási körükön. Az ellenőrzött fél számára elfogadhatóbb az a jelentés, amely pártatlan, és megfelelően rávilágít a teljesítmény pozitívumaira is. k TÖMÖRSÉG

A jelentés ne lépje túl az üzenet továbbításához és alátámasztásához legfeljebb szükséges hosszúságot. Az irreleváns részletek és lényegtelen megállapítások csökkenthetik a jelentés értékét, elhomályosíthatják a valódi Hosszúság

üzenetet, és összezavarhatják a felhasználót, illetve elterelhetik a figyelmét. A témakörhöz képest tömör és velős különjelentések általában nagyobb hatást érnek el.

5.3 A JELENTÉS MEGTERVEZÉSE 5.3.1 A címzetteket is figyelembe kell venni A Számvevőszék jelentéseinek sok címzettje van, úgy mint a mentesítésért felelős hatóság, az ellenőrzött fél24 és a közvélemény. A mentesítésért felelős hatóság

A mentesítésért felelős hatóság - a Tanács ajánlása alapján eljáró Európai Parlament

-

fontos

célcsoport,

mivel

a

számvevőszéki

jelentéseket

közvetlenül a gyakorlatban használja fel a pénzügyi irányítás értékeléséhez, a mentesítő határozat alátámasztásához és az ajánlásai kialakításához. Az ellenőrzött felek

Az ellenőrzött felek a költségvetés kezelői és a terület szakértői. Mivel a részletes megállapításokat az ellenőrzött felekkel az előzetes megállapítások jegyzékében már közölték, a jelentésben az általános megállapításokra és a főbb tanulságokra lehet összpontosítani.

Az európai polgárok

Az uniós polgárokhoz nagyrészt a média tudósításain keresztül jutnak el számvevőszéki

jelentések.

Ez

a

célcsoport

általában

nem

minősül

szakértőnek az ellenőrzés területén. A címzettek igényeinek kielégítése érdekében a jelentéseket az érdeklődő, de nem szakértő olvasóhoz kell igazítani, aki nincs feltétlenül tisztában a közösségi vagy az ellenőrzési környezet részleteivel. Ezzel elkerülhető a szenzációhajhászás, illetve az alapvető tények túl részletes magyarázata, ugyanakkor továbbra is követelmény, hogy a szöveg érdekesen legyen összeállítva, és világosan megmagyarázza a megállapítások összefüggéseit és hatását.

24

Rendszerint egy európai intézmény, ügynökség vagy szerv, nem egyéni kedvezményezett vagy tagállam.


5.3.2 Jelentéstervezési módszerek A jelentés megtervezését már az ellenőrzés általános tervezési szakaszában meg kell kezdeni. Az ellenőrzési kérdéseket úgy kell feltenni, hogy azok tárgyhoz tartozó és érdekes ellenőrzési jelentést tegyenek majd lehetővé. Az ellenőr fejében általában már a tervezési szakaszban körvonalazódik a jelentés szerkezete és tartalma. A teljesítmény-ellenőrzéseknél érdemes már az ellenőrzés korai szakaszában összeállítani az ellenőrzési kérdések köré épülő jelentésvázlatot, ami kijelöli a A jelentésvázlat korai elkészítése

fő megállapításokat és az előzetes következtetéseket. A jelentésvázlatot, amit általában az adott ellenőrzéssel megbízott csoport vezetője készít el, az ellenőrzés során időről időre frissíteni kell. Az ellenőrzési csoport az ellenőrzést részben a neki kötelezően bemutatandó, az ellenőrzési tervben foglaltak szerint (rendszerint az adott ellenőrzéssel megbízott csoport vezetője által) elkészítendő előrehaladási jelentés révén követi nyomon. Az előrehaladási jelentésnek lehetőleg tartalmaznia kell az

Előrehaladási jelentés

ellenőrzés addig feltárt főbb megállapításait és következtetéseit, valamint a zárójelentés vázlatát. Ez utóbbi a megválaszolt ellenőrzési kérdések, az elvégzett munka, a megállapítások és a következtetések kritikai vizsgálatát, valamint a főbb tanulságok közlésének mikéntjét tartalmazhatja.

5.3.3 Szövegtervezet készítése Az ellenőrzési munka elvégzését követően a jelentés vázlatát részletes szövegtervezetté kell továbbfejleszteni. A szövegtervezetet általában az adott Szövegtervezet készítése az ellenőrzés végén

ellenőrzéssel megbízott csoport vezetője állítja össze a fő ellenőrzési megállapítások és következtetések alapján. A tervezet néhány főbb elemre összpontosítva határozza meg a jelentés szerkezetét, stílusát és főbb tanulságait. A tervezet legyen rövid és lényegretörő.

A szövegtervezet a megválaszolt ellenőrzési kérdésekkel kapcsolatos ellenőrzési munkán, a beszerzett bizonyítékokon, a főbb következtetéseken, valamint azon a szükségleten alapul, hogy a főbb észrevételeket a szakértelemmel nem rendelkező olvasók számára is a lehető leghasznosabb Középpontban a főbb tanulságok

és leginkább releváns módon közöljék. A jelentés megtervezése tehát segít felismerni és kiiktatni a nem alátámasztható következtetéseket. A főbb tanulságok

legyenek

egyértelműnek,

hasznosnak

és

bizonyítékokkal

alátámaszthatók. Ebben a szakaszban már meg kell fontolni azt is, hogy milyen praktikus és hasznos javaslatokat lehet tenni.


Az osztály-/egységvezetőnek, az igazgatónak, illetve a számvevőszéki tagnak át kell néznie és jóvá kell hagynia a szövegtervezetet, és közben ellenőriznie kell, hogy az észrevételek és következtetések lényegesek-e, illetve hogy a Megfelelő jóváhagyás

megfigyeléseket, következtetéseket és ajánlásokat alátámasztó bizonyítékok elegendők, tárgyhoz tartozók és megbízhatók-e. A részletes szövegezést csak a szövegtervezet jóváhagyása után lehet megkezdeni.

5.4 A JELENTÉS SZÖVEGEZÉSE 5.4.1 Jelentésírási módszerek Az ellenőrzési jelentés nem az ellenőrzési megállapítások nyilvántartására szolgál, erre a célra ugyanis elektronikus és papíralapú adatnyilvántartásokat Összpontosítás a tárgy szempontjából lényeges kérdésekre

alkalmazunk. A jelentés a tárgy szempontjából lényeges észrevételeket és következtetéseket fejti ki, az közöttük lévő összefüggések megvilágításával. Ez segít abban, hogy a jelentés világos legyen, a főbb tanulságokra összpontosítson, és az ellenőrzési kérdések köré épüljön. A szövegtervezet szerkezetét a jelentés egészének követnie kell, bár a szövegezéskor szerzett tapasztalatok miatt szükség lehet a tervezet

A szövegtervezet az alap

megváltoztatására. Ne feledjük, hogy a szövegírás repetitív folyamat, azaz a vázlatot újra és újra át kell nézni, és abban változtatásokat és javításokat kell eszközölni. Az előzetes megállapítások megírásáért, valamint azoknak az osztály/részlegvezető, az igazgató, a jelentéstevő tag, a csoporttagok és a Számvevőszék megjegyzései alapján szükséges módosításáért az adott ellenőrzéssel megbízott csoport vezetője felel. Az előzetes megfigyelések vázlatához mellékelni kell azt a dokumentumot, amely az (ellenőrzött felekre lebontott) észrevételeket a vonatkozó EMJ-k megfelelő

Hivatkozás az EMJ-re

bekezdéseihez

kapcsolja.

Az

ellenőrzési

csoport

ezáltal

meggyőződhet arról, hogy az egyes megállapítások közvetlenenül az EMJ-ből származnak-e, és ezenfelül ez a dokumentum a kontradiktórius eljárást megelőző ülések előkészítéséhez is szükséges.

5.4.2 Szerkezet és forma A jelentéseknek az alább látható öt részre tagolt szabványformát kell követniük, amelyet úgy kell tovább tagolni, hogy segítsék az olvasót a feltárt érvelés követésében és megértésében. Ez általában azt jelenti, hogy a jelentést az ellenőrzési kérdések (vagy ha csak egy főbb ellenőrzési kérdés van, akkor az azon belüli alkérdések) köré kell szerkeszteni úgy, hogy az ellenőrzési cél, az észrevételek és a következtetések közötti logikai szál világosan követhető legyen. Az érvelés felépítése legyen logikus, és ez tükröződjön a fejezetek és alfejezetek helyes elrendezésében is.


A Számvevőszék ellenőrzési jelentéseinek öt fő része: 1.

Összefoglalás

2.

Bevezetés

3.

Az ellenőrzés hatóköre és az ellenőrzési megközelítés

4.

Megfigyelések

5.

Következtetések és ajánlások

c Összefoglalás Az összefoglalás a jelentések egyik legfontosabb része, hiszen ezt olvassák a legtöbben;

ráadásul

gyakran

ez

képezi

az

összefoglaló

jelentések

(sajtóközlemények) alapját, tehát mindenképp jó hatást kell keltenie. Az A jelentés tartalmának visszaadása

összefoglalásnak pontosan és érthetően kell tükröznie a jelentés tartalmát, és érzékeltetnie kell az olvasókkal az ellenőrzési kérdések és az azokra adott válaszok jelentőségét. A jelentés leíró részeit a megértéshez szükséges minimumra kell korlátozni. Az ellenőrzés hatókörét és a megközelítést elég csak röviden, a főbb észrevételekkel együtt összefoglalni. A hangsúlyt az ellenőrzés főbb

A hangsúly a főbb következtetéseken és ajánlásokon van.

következtetéseire és az ajánlások kifejtésére kell helyezni. A szöveg lehetőleg ne legyen túl hosszú (körülbelül 2 oldal). Az olvasót leköti, ha a szöveg stílusa folyékony és könnyen olvasható, azaz nincsenek benne hosszas bekezdések, és adott esetben vázlatpontok formájában szemlélteti a mondanivalót. A szükségtelen változtatások elkerülése és az eltérések kockázatának csökkentése végett az összefoglalást célszerű akkor megírni, amikor a megállapítások és következtetések szövegezésére és átnézésére már sor

Pártatlanság

került.

Külön

összefoglalás

figyelmet pártatlan

kell

fordítani

legyen,

és

ne

annak

biztosítására,

hangsúlyozza

túl

hogy a

az

negatív

megállapításokat.

d Bevezetés A jelentés bevezetése leírja az ellenőrzés körülményeit és segít az olvasónak megérteni az ellenőrzést, illetve az észrevételeket. Továbbá felvázolja az ellenőrzési területet, illetve az alábbiakat:


Az ellenőrzési terület felvázolása

9 a beavatkozás fő célkitűzései és főbb jellemzői;

9 a legfontosabb rendeletek; 9 költségvetési előírások és hatás; 9 főbb rendszerek és folyamatok; valamint 9 a projekttípusok és/vagy finanszírozott programok leírása. A bevezetés ne legyen se túl hosszú, se túl részletes. Amennyiben az ellenőr szerint az olvasó további részletekre tarthat igényt, úgy azokat melléklet Tömörség

formájában lehet csatolni a szöveghez vagy meg lehet jelölni, hogy hol találhatók további információk (pl. internethivatkozások).

e Az ellenőrzés hatóköre és az ellenőrzési megközelítés Az ellenőrzés hatóköre és az ellenőrzési megközelítés segítenek az olvasónak megérteni, hogy mit tartalmaz a jelentés, és hogyan használhatók fel, illetve mennyire megbízhatóak annak eredményei és következtetései. Ebben a részben a következőket kell velősen és felesleges magyarázatok A jelentés tartalmának megértése

nélkül

meghatározni:

az

ellenőrzés

tárgya,

az

ellenőrzés

okai,

a

megválaszolandó ellenőrzési kérdések, az ellenőrzés hatóköre, az ellenőrzési kritériumok, valamint az ellenőrzési módszertan és megközelítés. További adatokat ezzel kapcsolatosan melléklet formájában lehet csatolni. Ha a szöveg részleteket is közöl, az elvégzett munka helyett annak céljaira kell összpontosítani. Az ellenőrzés hatókörének és megközelítésének Az ellenőrzés célja a fontos

meghatározása különösen fontos a teljesítmény-ellenőrzések esetében, mivel ez utóbbiak többfélék lehetnek, mint a pénzügyi ellenőrzések.

f Megfigyelések A megfigyelésekről szóló rész a jelentés legfontosabb része, ez tartalmazza ugyanis az ellenőrzés megállapításait és bizonyítékait. Az észrevételeknek, Középpontban az ellenőrzési célkitűzések

amennyire csak lehet, az ellenőrzési kérdésekre kell épülniük, mivel az ellenőrzés és a következtetések középpontjában is ezek az észrevételek állnak. Ez emlékezteti az olvasót az ellenőrzés céljára, és elősegíti, hogy valós elvárásokat fűzzön a jelentéshez és megfelelő kontextusba helyezhesse az észrevételeket, következtetéseket és ajánlásokat. Ugyanakkor ebben a jelentéstételi rendszerben fontosabb, hogy az eredmények bemutatása segítse az olvasót az érvelés folyamatának

Érvelésre épülő szerkezet

követésében.

Például

világosabb

lehet

az

olvasó

számára,

ha

a

megfigyeléseket az irányítási fázisok szerint (pl. a projektek kiválasztása és jóváhagyása), és nem az igazgatási szint szerint (pl. Bizottság, tagállami


központi szint, tagállami helyi szint) mutatják be. Ez általában lehetővé teszi a kapcsolódó megfigyelések egyszerre történő bemutatását (pl. a rendelet előírásainak végrehajtása) és cáfolja annak szükségességét, hogy a szabályozási hátteret minden szinten meg kellene ismételni. Ez egyértelműbbé teszi a jelentést és az érvelés folyamatát.

Az ellenőrzési megfigyelések bemutatásakor az olvasónak a következő elemeket kell megértenie: azon 9 standard

jogszabályi

elvárások,

illetve

vagy a

elfogadott

vezetés

vagy

gyakorlaton az

alapuló

ellenőrök

által

meghatározott szabályok, amelyek alapján elbírálható a tényleges helyzet;

9 elvégzett Az elemek meghatározása

munka

9 tények

9 hatás és következmények

mit vizsgáltak meg és miért - a vizsgálat terjedelme és hatóköre; A feltárt helyzet, beleértve annak okát és lényegességét is, az azt alátámasztó bizonyíték forrásával és terjedelmével együtt; a megállapítás jelentése – beleértve az uniós költségvetésre gyakorolt hatását is –, és hogy miért fontos.

g Következtetések és ajánlások Ennek a szakasznak az a célja, hogy világos válaszokat - következtetéseket adjon az ellenőrzési kérdésekre, és ezek alapján pozitív ajánlásokat tegyen. A A ellenőrzési kérdések világos megválaszolása

következtetések a főbb észrevételeken alapulnak, és az ellenőrzési kérdésekre adnak választ. A következtetéseknek nemcsak az észrevételeket kell összefoglalniuk, hanem a feltett kérdésekre is választ kell adniuk. Ha a jelentés olyan súlyos hibákról számol be, amelyek esetében az ellenőrzési észrevételek szerint komoly működés- vagy teljesítménybeli

Ajánlások a fő problémákra

javulásra van lehetőség, az ellenőröknek a jelentésben változtatásokat kell javasolniuk. A helyes gyakorlat szerint ki kell emelni, ha már folyamatban vannak a helyreigazító intézkedések. Ajánlásokat csak akkor kell tenni, ha az ellenőrzés során felismert hiányosságokra konkrét kiigazító javaslatok is vannak. Az ajánlások az egyes következtetésekből adódnak, és egyértelművé teszik, hogy mely szervezetnek

Praktikum

kell követni azokat. Világossá kell tenni, hogy mik a teendők, de nem szükséges a vezetőség hatáskörébe tartozó, részletes végrehajtási terveket felvázolni. A konstruktivitás jegyében az ajánlásoknak fel kell tüntetniük a szükséges változtatások főbb elemeit. Az ajánlások valószínűleg hatásosabbak, ha hangvételüket és tartalmukat

Pozitív felhang

tekintve pozitívak és eredmény-központúak (jelzik a kívánt végeredményt), illetve ha figyelembe veszik a költségszempontokat, és ha azokat az 5. fejezet: Jelentésírás - 90. oldal

ellenőrzött féllel is egyeztetik.

5.4.3 Logika és érvelés c Az ellenőrzési kérdésekre való összpontosítás Az ellenőrzési kérdések a jelentés kulcselemei, mivel kijelölik az ellenőrzés célját, és vezérfonalul szolgálnak az észrevételeket bemutató rész szerkezetéhez, Összpontosítás a megválaszolt kérdésekre

valamint

a

következtetések

által

megválaszolandó

kérdésekhez. Ezenfelül segítenek az olvasónak az ellenőrzés és a megállapítások megértésében. A jelentésnek az ellenőrzési tervben előzetesen jóváhagyott, de meg nem válaszolt kérdések helyett a ténylegesen

megválaszolt,

azaz

következtetések

alapjául

szolgáló

kérdésekről kell szólnia. d Példák használata A példák hatékonyan szemléltetik mind a pozitív, mind a negatív szakmai vagy elméleti megállapításokat, és ezek segítségével a szakértelemmel nem rendelkező olvasó is könnyebben megérti a főbb mondanivalót. Ugyanakkor elengedhetetlen a példák takarékos és óvatos használata, mivel egyes Alapos és lényegretörő példák

olvasók könnyen kiragadhatják ezeket a szövegkörnyezetből. A példáknak alaposnak és teljes mértékben bizonyítottnak kell lenniük, mivel gondos ellenőrzésnek lesznek kitéve. A példákat világosan és lényegretörően, felesleges részletek nélkül kell megfogalmazni.

e Harmadik felek megnevezése a számvevőszéki jelentésekben Ami a harmadik felek számvevőszéki jelentésekben való megnevezését illeti, az Ismeri-ügyben hozott ítélet25 kimondta, hogy a Számvevőszéknek bizonyos

esetekben

meg

kell

neveznie

a

közösségi

intézmények

működésében tapasztalt súlyos hibákban közvetlenül érintett harmadik feleket. Az ilyen esetekben az érintett felekre vonatkozó vizsgálatokból olyan hibák adódhatnak, amelyek megalapozhatják a Közösség felelősségét ha a Gondos eljárás

vizsgálatok alapjául szolgáló tényekről nem megfelelően tesznek jelentést vagy helytelenül értelmezik őket. Azaz abban az esetben, ha a Számvevőszék jelentése közvetlenül megnevez vagy az olvasó által könnyedén azonosíthatóan említ harmadik feleket, akkor a tények ellenőrzése és értelmezése során kötelező fokozott elővigyázatossággal kell eljárni. Fontos megjegyezni, hogy a megemlített harmadik félnek joga van

A harmadik fél észrevételei

válaszolni. Az ítélet kimondja, hogy a Számvevőszék jelentéseinek közzététele [...] olyan következményekkel járhat ezen személyek számára,

25

Az Elsőfokú Bíróság ítélete (1999. június 15) a T-277/97. sz. Ismeri Europa kontra Európai Számvevőszék ügyben a MED programokról szóló 1/96. sz. számvevőszéki különjelentésben az Ismerit ért kritikával kapcsolatosan.


amelyek miatt lehetővé kell tenni számukra még a jelentések véglegesítése előtt, hogy reagáljanak a jelentés azon szakaszaira, amelyek név szerint hivatkoznak rájuk. Az ellenőröknek biztosítaniuk kell, hogy a harmadik felek élhessenek ezen jogukkal a jelentés elfogadása előtt.

5.4.4 A felhasználandó információ és adatok típusai Az ellenőrzési jelentés csak olyan adatokat és információkat tartalmazzon, amelyekre az olvasónak szüksége van az ellenőrzés, illetve az eredmények összefüggéseinek megértéséhez. Az adatok megadása nem a teljesség igényét elégíti ki, hanem egy külön kiemelt tárgykört szemléltet. Ha adatot A megértéshez elengedhetetlen adatok feltüntetése

közlünk a szövegben, akkor azt ki kell fejteni és elemezni kell, hogy az olvasó megértse a rendeltetését. A modern technológia, valamint a jobb és átláthatóbb bizottsági számvitel jelentősen javította az olvasók adatokhoz való hozzáférését. Ennél fogva az adatoknak a jelentésben való közvetlen megadása

helyett

gyakran

elegendő

hivatkozásokat

(pl.

internetes

hivatkozások) közölni. Fontos, hogy az ellenőrzést kapcsolatba hozzuk a költségvetési kiadásokról (kötelezettségvállalások és kifizetések) szóló információkkal, valamint az A költségvetési kiadások megemlítése

ellenőrzés hatókörével és terjedelmével. Az adatok ne legyenek túl részletesek, viszont utaljanak a forrásukra (pl. költségvetési nómenklatúra), és legyenek naprakészek.

5.4.5 Stílus A jól megfogalmazott jelentés segíti a megállapítások elfogadtatását, ugyanakkor a silány kivitelezésű jelentés elvonja az olvasó figyelmét és megkérdőjelezteti vele a megállapítások minőségét. A számvevőszéki Közérthetőség

jelentések legyenek érdekesek és könnyen olvashatóak, és alakítsanak ki pozitív képet a Számvevőszék munkájáról. A jelentések szaktudást igénylő jellege elkerülhetetlen, de az átlag olvasó szívesebben olvassa azokat végig, ha a szöveg közérthető. Fontos a következetesség: nehéz olyan jelentést olvasni, amelyben különböző

Következetesség

gondolkodás-

és

kifejezésmódok

eltérő

stílusban

jutnak

kifejezésre. Ajánlatos egy személyt megbízni azzal, hogy a jelentés teljes szövegét egységesítse, még akkor is, ha egyébként a jelentés egyes részeit más-más személy írja. A stílus legyen világos és egyértelmű. A jelentés azonnal tűnjön ki a

Egyértelműség

szövegből, hogy az olvasónak ne kelljen külön értelmeznie az olvasottakat. Különösen:


• a hosszú bekezdések riasztóak, ezért kerülni kell őket; • a hosszú, bonyolult, több bekezdésből és albekezdésből álló mondatokat nehezen lehet olvasni, megérteni és lefordítani. Írjunk minél rövidebb mondatokat; • az aktív szerkezetű igék és alanyok használata segít elkerülni a félreértéseket azzal kapcsolatban, hogy ki és mit csinál; • felsorolásoknál folyamatos szöveg helyett érdemes vázlatpontokat használni (de ne használjunk túl sokat); • a központozás helyes használata megkönnyíti az olvasó dolgát és segít elkerülni a félreértéseket; • a nyelvezet legyen hivatalos, de kerüljük a szakmai zsargont. A szövegnek ugyanakkor kellően pontosnak kell maradnia, hogy érthető és használható legyen munkaszinten is.

Az olvasók elvárják, hogy a Számvevőszék meggyőző jelentéseket készítsen. A kijelentések legyenek egyértelműek, és ne hagyjanak teret további kérdéseknek, feltételezéseknek és bizonytalanságnak. Fontos, hogy az állításokat bizonyítékokkal támasszuk alá, és ne használjunk „lehet” vagy Meggyőzés

„feltehetőleg”

kitételeket,

kivéve,

ha

megmagyarázzuk,

hogy

a

Számvevőszék miért nem tudott egyértelmű következtetésre jutni. Ha egy kijelentés a Számvevőszék véleményét tükrözi, akkor ezt a vélemény alapjául szolgáló információkkal együtt fel kell tüntetni. Ha a kijelentés más forrásból

származik,

például

egy

értékelő

jelentésből,

akkor

azt

egyértelműen jelezni kell.

5.4.6 Nem szövegszerű információk használata A gondosan kiválasztott diagramok, ábrák, adatok és képek javíthatják a jelentés küllemét, és segítenek az olvasónak a háttér és a megállapítások A jelentés küllemének javítása

megértésében. Az ábrák használatához műszaki segítséget az ADAR, ötleteket

pedig

a

Számvevőszék

és

legfőbb

nemzeti

ellenőrzési

intézmények közelmúltban elkészített jelentései adhatnak. c Táblázatok, grafikonok és ábrák Ha ki akarjuk emelni a fontos tanulságokat, vagy bonyolult adatokat, például szervezeti vagy pénzügyi kapcsolatokat akarunk szemléltetni, egyszerűbb, ha táblázatokat vagy grafikonokat alkalmazunk.


Összetett adatok szemléltetése

Ha a jelentésben két vagy több változó közötti viszonyt kell szemléltetni, a legjobb megoldás grafikon formájában vizuálisan ábrázolni a kapcsolatot. A grafikonokat egyértelműen kell felcímkézni, és nem szabad túl sok adattal és változóval túlbonyolítani. Fontos, hogy az egy jelentésen belül szereplő grafikonok egységesek és összehasonlíthatóak legyenek. d Térképek és képek A képek és térképek találó használata felhasználóbarátabbá teszi a jelentéseket. Noha egyes jelentésekben könnyebb mutatós illusztrációkat és

Megnyerőbb és tetszetősebb küllem

érdekes térképeket elhelyezni, minden jelentés megnyerőbb és tetszetősebb lesz az olvasó számára, ha ilyen eszközöket alkalmazunk. A fényképek a tartalom egyes elemeinek illusztrálásán túl vizuális tematikát képezhetnek a jelentés egészén keresztül. e Számok és százalékok A számokat és százalékokat kellő precizitással, és egyazon mondaton vagy bekezdésen belül következetesen kell használni. A kerekített számokat általában könnyebb olvasni. Az ADAR külön iránymutatásokat ad ki ebben a témakörben.

5.5 A JELENTÉS FELÜLVIZSGÁLATA Az osztály-/részlegvezető, az igazgató, és a jelentéstevő számvevőszéki tag valamennyien felülvizsgálják az előzetes észrevételek tervezetét. Ellenőrzik, Az osztály-/részlegvezető, az igazgató és a számvevőszéki tag által végzett felülvizsgálat

hogy

a

jelentés

szövegezése

egyértelmű,

tárgyilagos,

pártatlan

és

bizonyítékokkal alátámasztott-e; döntenek arról, hogy a jelentés hűen visszaadja-e az ellenőrzés eredményeit, illetve hogy a tervezet megfelelő összefüggések közé helyezi-e az ellenőrzött fél teljesítményét.

Eldöntik, hogy a dokumentum tervezete megfelelő minőségű-e ahhoz, hogy az ellenőrzési csoport elé kerüljön. A megjegyzéseknek és a javaslatoknak, Az ellenőrzési csoport és a Számvevőszék által végzett felülvizsgálat

ahhoz, hogy orvosolni tudják az észlelt hiányosságokat, objektívnek és konstruktívnak kell lenniük. Az ellenőrzési csoportnak ezt követően kell felülvizsgálnia az előzetes észrevételek tervezetét. Az ellenőrzési csoport jóváhagyása után kerül a tervezet a Számvevőszék elé.

Az

I. melléklet

felülvizsgálatakor

tartalmazza

az

leggyakrabban

előzetes felmerülő

észrevételek kérdéseket.

A

tervezetének zárójelentés

minőségének biztosítása érdekében a jelentéstervezet kiadása előtt az ellenőrzési csoportnak valamennyi kérdésre pozitív választ kell adnia.


5.6 A JELENTÉS VÉGLEGESÍTÉSE A „véglegesítési” szakasz az előzetes megfigyelések tervezetének az Az ellenőrzési jelentés tanulóeszközként is szolgál,

ellenőrzési

csoporthoz

való

első

benyújtásából,

a

számvevőszéki

olvasatokból, a Bizottsággal folytatott kontradiktórius eljárásból és a végső számvevőszéki elfogadásból áll. Miután a Számvevőszék elfogadta az előzetes észrevételek tervezetét, a dokumentumot továbbítják az ellenőrzött félnek, akivel megtárgyalják annak tartalmát. Annak érdekében, hogy a jelentéstervezet véglegesítésének folyamata hatékony és eredményes legyen, ügyelni kell a következőkre: • az ellenőrzés során biztosítani kell a megfelelő kommunikációt, a Számvevőszék „meglepetéseket elkerülő” szemlélete alapján; valamint • az előzetes megállapítások tényeken alapuló jegyzékét időben kell megküldeni, illetve, adott esetben, az ellenőrzött fél válaszai alapján módosítani.

A költségvetési rendelet (KR), 144. cikke szerint „a Számvevőszék tájékoztatja az érintett intézményeket minden észrevételről, amelyet – véleménye szerint – különjelentésben kell feltüntetni. Ezen észrevételek bizalmas jellegűek. Az érintett intézmény két és fél hónapon belül tájékoztatja a Számvevőszéket bármely, a szóban forgó észrevételekhez hozzáfűzni kívánt megjegyzéséről.” Noha a KR-ben nem határozzák meg, de ebben az időszakban kerül sor az általánosságban kontradiktórius eljárásként ismert eljárásra is, melynek keretében találkozót szerveznek az érintett intézmény és a Számvevőszék között. A találkozó főbb céljai, hogy megoldást találjanak az előzetes megállapítások jegyzékével kapcsolatos eljárást követően fenntartott tényekre A kontradiktórius eljárás

vonatkozó ellentétekre, illetve a Számvevőszék és a Bizottság (vagy más intézmény) közötti véleménykülönbségekre a bizonyítékok értelmezését illetően. Szintén a találkozó célja, hogy véglegesítsék az intézménynek a megfigyelésekre adott válaszait. Az ADAR közvetítőként lép fel az ilyen találkozók megszervezését és elnöklését illetően. A kontradiktórius eljárás keretében tartott megbeszélés zökkenőmentes

A kontradiktórius eljárást megelőző találkozó

lebonyolítása érdekében a bevált gyakorlat szerint érdemes egy előzetes találkozót tartani az ellenőrzési csoport és az ellenőrzött fél között. A kontradiktórius eljárás következtében a különjelentés tervezetének szövegén eszközölt változtatásokat, csakúgy, mint a főbb változtatások indoklását,

fel

kell

tüntetni

a

számvevőszéki

olvasatra

felterjesztett

zárójelentés-tervezetben.


A fenti KR cikk azt is előírja, hogy „a Számvevőszék a következő hónapban elfogadja

a

szóban

forgó

különjelentés

végleges

változatát.

A

különjelentéseket az érintett intézmények válaszaival együtt haladéktalanul A költségvetési rendeletben felvázolt eljárások

meg kell küldeni az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak, amelyek mindegyike – szükség esetén a Bizottsággal egyetértésben – határoz a válaszfellépésről. Amennyiben a Számvevőszék úgy határoz, hogy az ilyen különjelentések bármelyikét közzéteszi az Európai Közösségek Hivatalos Lapjában, úgy ezekhez csatolni kell az érintett intézmények válaszait." Miután a Számvevőszék elfogadta a különjelentés végleges változatát, azt továbbítják a Számvevőszék fordítási igazgatóságára, ahol valamennyi hivatalos nyelvre lefordítják.

5.7 A JELENTÉS KÖZZÉTÉTELE A különjelentéseket a Hivatalos Lapban teszik közzé, és a Számvevőszék eljárási rendjének megfelelően hozzák nyilvánosságra. Utóbbi szerint a jelentés megjelenik a Számvevőszék honlapján, és arról „összefoglaló tájékoztató” készül a sajtó részére is. A jelentéstevő számvevőszéki tag rendszerint a jelentést az Európai Parlament költségvetési ellenőrzési bizottságának (COCOBU) következő ülésén is előterjeszti, és, amennyiben szükségesnek látja, sajtótájékoztatót is tart.

5.8 A JELENTÉS NYOMON KÖVETÉSE 5.8.1 A jelentés ajánlásainak nyomon követése Az elszámoltathatóság szempontjából meghatározó elem a számvevőszéki teljesítmény-ellenőrzésekről

szóló

jelentések

hatásának

felmérése

és

értékelése. A különjelentésekben tett ajánlásokat, illetve a mentesítésért felelős hatóság ajánlásait a foganatosított intézkedések megállapítása és értékelése céljából nyomon kell követni. Már a nyomon követés puszta ténye is ösztönözheti az ellenőrzött felet a jelentésben foglalt ajánlások eredményes végrehajtására. Az ajánlások nyomon követése négy fő célt szolgál: 9 az ellenőrzési jelentések eredményességének növelése – az ellenőrzési jelentések nyomon követésének fő oka, hogy növeljük annak a valószínűségét, Az ajánlások nyomon követése több célt is szolgál.

hogy az ajánlásokat végrehajtják; 9 segítségnyújtás a jogalkotó és a költségvetési hatóságoknak (beleértve a mentesítésért felelős hatóságot is) – az ajánlások nyomon követése értékes lehet intézkedéseik meghozatala során; 9 a Számvevőszék teljesítményének értékelése – a nyomon követés jó alapot


jelent a Számvevőszék teljesítményének értékeléséhez; valamint 9 a tanulás és fejlődés ösztönzése – az intézkedések nyomon követése hozzájárulhat az ismeretek elmélyítéséhez és a gyakorlatok tökéletesítéséhez.

A nyomon követésre általában két-három évvel a különjelentés közzététele után kerül sor. A kiindulópontot, amennyiben elérhetőek, a Bizottság és a többi intézmény Parlamenthez benyújtott rendszeres nyomon követési jelentései képezik. A nyomon követés nem jelent teljes ellenőrzést, csupán megállapítja,

hogy

az

ellenőrzött

fél

milyen

intézkedéseket

tett

a

teljesítményének javítására és mely ajánlásokat hajtotta végre, továbbá azt értékeli, hogy a végrehajtott intézkedések elegendőek és megfelelőek-e a megállapított hiányosságok kiküszöbölésére. Az ellenőrzési ajánlások nyomon követésének eredményeit a rendelkezésre álló, az ajánlások és nyomon követésük egyedüli tárhelyeként szolgáló elektronikus eszközben26 kell rögzíteni. A nyomon követési gyakorlatokról szóló jelentések bekerülnek az éves jelentésbe.

5.8.2 Az ellenőrzési jelentés fogadtatásának nyomon követése A teljesítmény-ellenőrzés végeztével több lehetőség is rendelkezésünkre áll, hogy

információkat

szerezzünk

a

jelentés

fogadtatásáról,

például

megfigyelhetjük az ellenőrzött fél és a Parlament által adott, valamint a médiában megjelent reakciókat. Ezenkívül külső szakértőket is felkérhetünk a teljesítmény-ellenőrzési jelentések értékelésére vagy véleményük kifejtésére a munka minőségével kapcsolatban. Mivel a legtöbb teljesítmény-ellenőrzésből tanulhatnak a résztvevő csoportok és az egész Számvevőszék is, értékes gyakorlat lehet az ellenőrzési csoport számára a jelentés közzétételét követően egy utólagos értékelés elvégzése, amelyben megállapításra kerülnek a következők: 9 mi működött jól és miért Az ellenőrzési jelentés tanulóeszközként is szolgál.

9 mi volt kevésbé sikeres és mi lehet ennek az oka 9 tanulságok a jövőre nézve, illetve a teljesítmény-ellenőrzések

lehetséges szélesebb körű alkalmazása

26

Például az ASSYST-ban megtalálható „Issue Track”.


I. MELLÉKLET - AZ ELŐZETES MEGFIGYELÉSEK FELÜLVIZSGÁLATAKOR MEGVÁLASZOLANDÓ KÉRDÉSEK 1. A jelentés világos és tömör-e, illetve a főbb üzenetek egyértelműek és érthetőek-e?

Az előzetes észrevételek tervezetén végzett felülvizsgálat célja annak megállapítása, hogy a jelentésben maradtak-e érvelési hiányosságok, helytelen nyelvhasználat (például szakzsargon alkalmazása) vagy stílusbeli következetlenségek. Az ellenőrzési kérdéseket, megfigyeléseket és következtetéseket logikus érvrendszernek kell összekötnie, amely egyértelműen kihangsúlyozza a főbb üzeneteket. 2. Az összefoglalás visszaadja-e a jelentéstervezet fő szövegének hangvételét és megállapításait?

Az összefoglalás ne csak a fő szöveg egyes részeinek egyszerű ismétlése legyen. Ne legyen túl részletes, de foglalja össze érthetően a jelentés tartalmát, legyen világos és egyértelmű, és tartalmazza a fő következtetéseket és ajánlásokat. A következetesség biztosítása érdekében a felülvizsgálatot végző személynek össze kell vetnie az összefoglalást a fő szöveggel. Rendkívül fontos, hogy a szövegen az utolsó pillanatban eszközölt változtatások az összefoglalásban is tükröződjenek. 3. A bevezetés segít-e az olvasónak az ellenőrzés megértésében?

A bevezetésnek világosan meg kell határoznia az ellenőrzés összefüggéseit. Ne legyen túl hosszú és részletes, de tartalmazzon elegendő információt az olvasó számára a megállapítások és következtetések jelentésének megértéséhez, és adott esetben tájékoztasson a további információk eléréséhez szükséges hivatkozásokról. 4. Pontosan kijelölték-e az ellenőrzés hatókörét és módszereit?

A felülvizsgálatot végző személynek ellenőriznie kell, hogy a jelentésben az ellenőrzés hatóköréről és módszereiről szóló rész leírja-e az ellenőrzési kérdéseket és az elvégzett munka terjedelmét, valamint a legjelentősebb feltételezéseket és kötelezettségeket. 5. A megfigyeléseket alátámasztják-e bizonyítékok?

A felülvizsgálat során ellenőrizni kell, hogy van-e a jelentés megállapításait az összegyűjtött bizonyítékokkal, illetve az előzetes megállapítások jegyzékével összekötő vezérfonal. A megfigyelések legyenek tárgyilagosak és ne csak a negatív megállapításokra összpontosítsanak. 6. A következtetések választ adnak-e a feltett kérdésekre és logikusan következnek-e a megfigyelésekből?

A következtetéseknek nem csupán a megállapításokat kell összefoglalniuk, hanem egyértelmű választ is kell adniuk az ellenőrzési kérdésekre. A következtetések legyenek félreérthetetlenül és világosan megfogalmazva. A felülvizsgálatot végző személynek különösen arra kell ügyelnie, hogy a megfigyelések alátámasszák a következtetéseket.

5. fejezet: Jelentésírás - I. melléklet - 98. oldal

7. Az ajánlások bizonyítékokon alapulnak, egyértelműek és értéknövelőek-e?

Az ajánlásoknak a következtetéseken kell alapulniuk, megoldást kell kínálniuk a jelentés által megvilágított hiányosságokra, ugyanakkor költséghatékonyan végrehajthatóaknak kell lenniük. A „meglepetéseket elkerülő” szemlélet jegyében, valamint a pozitív változások elősegítése érdekében gyakran célszerű előre látni, hogy az ajánlásokat feltehetőleg hogy fogadja majd az ellenőrzött fél. A felülvizsgálatot végző személynek azt is lehetővé kell tenni, hogy az ajánlások visszavezethetők legyenek az egyes következtetésekre. 8. Érthető lesz-e a jelentés az átlagolvasó számára?

Az ADAR vagy a fordítóosztály független álláspontot alakíthat ki a jelentéstervezetről. Amennyiben a felhasználói csoportok (pl. fókuszcsoportok) véleményét kikérték az ellenőrzési szakaszban, a visszajelzéseik felhasználhatók a jelentésben, ügyelve a bizalmas jelleg megtartására. 9. Eredményesen használták-e a jelentésben az ábrákat és mellékleteket?

A felülvizsgálatot végző személynek jeleznie kell, hogy helyesen használták-e az ábrákat és táblázatokat. Ezenkívül arról is meg kell győződnie, hogy a mellékletek a szükséges részletes információkat tartalmazzák, nem pedig a fő szöveget árasztják el túl sok részlettel. 10. Készültek-e a megállapításokat alátámasztó anyagok?

A felülvizsgálatot végző személynek meg kell győződnie arról, hogy a fő szöveget alátámasztó anyagok teljesek és megfelelő minőségűek. Ilyen anyagnak minősül a kifejezések glosszáriuma, a felhasznált irodalom jegyzéke és az esettanulmányok.

5. fejezet: Jelentésírás - I. melléklet - 99. oldal

TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV TARTALOMJEGYZÉK ÁTTEKINTÉS

1

BEVEZETÉS

2

1. FEJEZET AZ EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉSI KERETRENDSZERE

7

1.1 BEVEZETÉS

8

1.2 TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉS, ILLETVE HATÉKONY ÉS EREDMÉNYES GAZDÁLKODÁS AZ EURÓPAI UNIÓBAN

8

1.2.1 Teljesítmény-ellenőrzés

8

1.2.2 Hatékony és eredményes gazdálkodás: Szerződés és költségvetési rendelet

8

1.2.3 A költségvetés végrehajtásának irányítási módszerei

9

1.2.4 A hatékony és eredményes gazdálkodást szolgáló belsőkontroll-rendszer

10

1.2.5 A teljesítmény-ellenőrzés és a pénzügyi ellenőrzés összevetése

11

1.2.6 A teljesítmény-ellenőrzés és az értékelés összevetése

12

1.3 A SZÁMVEVŐSZÉK FELADATAI ÉS CÉLKITŰZÉSEI A TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉS TERÉN

13

1.3.1 A Számvevőszék jogi kötelezettségei

13

1.3.2 A Számvevőszék célkitűzései

13

2. FEJEZET A TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉSI MÓDSZERTAN ÉS A „3E”

15

2.1 BEVEZETÉS

16

2.2 AZ ELLENŐRZÉSI MÓDSZER AZ ELÉRT TELJESÍTMÉNYRE ÖSSZPONTOSÍT

16

2.2.1 A teljesítmény közvetlen ellenőrzése

16

2.2.2 A kontrollrendszerek ellenőrzése

17

2.3 A „3 E” MÓDSZER ALKALMAZÁSA

17

2.3.1 Logikai modellek alkalmazása a teljesítmény-ellenőrzésben

17

2.3.2 A fogalmak alkalmazása

19

c GAZDASÁGOSSÁG d HATÉKONYSÁG e EREDMÉNYESSÉG 2.4 A JÓ TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉS ALAPVETŐ JELLEMZŐI

20 22 24 26

2.4.1 Szilárd ítélőképesség jellemzi az egész ellenőrzési folyamatot

27

2.4.2 Módszertanilag megfelelően, több módszert összekapcsolva nyerik adatok széles körét

27

2.4.3 Adekvátan, egyértelműen megválaszolható kérdésre keressék a választ

27

2.4.4 Rendszeresen elemzik és kezelik az ellenőrzési jelentés elkészülését veszélyeztető kockázatokat

28

2.4.5 Az ellenőrzés sikeres lefolytatásához alkalmazott eszközök

29

2.4.6 A bizonyíték elégséges, tárgyhoz tartozó, és megbízhatóan alátámasztja az ellenőrzési megállapításokat

29

2.4.7 A végleges jelentés szerkezetét már a tervezési szakasztól kezdve szem előtt tartják

30

2.4.8 Az átláthatóság jegyében, a meglepetések elkerülésére részletesen tájékoztatni kell az ellenőrzött felet

30

3. FEJEZET AZ ELLENŐRZÉS TERVEZÉSE

32

3.1 BEVEZETÉS

33

3.2 AZ ELŐTANULMÁNY

35

3.2.1 Az előtanulmány célja

35

3.2.2 Az előtanulmány részletessége

35

3.2.3 Naprakész ismeretek szerzése az ellenőrzési területről

38

c A célkitűzéseknek, az ellenőrzés logikus menetének és a kapcsolódó mutatóknak a meghatározása d Az ellenőrzésre elkülönített erőforrások meghatározása e Az egyes résztvevők feladatainak meghatározása f A fő irányítási és kontrollfolyamatok meghatározása, különös tekintettel az informatikai rendszerekre

38 39 39 39

Részletes tartalomjegyzék - 100. oldal

g Az irányítás és a kontroll szempontjából szükséges információk meghatározása h A hatékony és eredményes pénzgazdálkodás kockázatainak meghatározása 3.2.4 Az ellenőrzés felvázolása

39 40 41

c Megelőző ellenőrzések és értékelések figyelembevétele d A lehetséges ellenőrzési kérdések, feltételek, bizonyítékok, módszerek, hatókör és hatás figyelembevétele e A javasolt ellenőrzés ütemezése és a források begyűjtése 3.2.5 Fel kell mérni, hogy az ellenőrzés végrehajtása reális, megvalósítható és várhatólag hasznos-e

41 41 42 42

3.3 AZ ELLENŐRZÉSI TERV

43

3.3.1 Az ET célkitűzései és tartalma

43

c Ellenőrzési kérdések meghatározása d Az ellenőrzés hatókörének meghatározása e Az alkalmazott ellenőrzési feltételek kialakítása f A szükséges ellenőrzési bizonyítékok és forrásaik meghatározása g Az alkalmazott ellenőrzési módszerek meghatározása h A lehetséges ellenőrzési megfigyelések, ajánlások és hatás figyelembevétele i Az ütemterv, a források és a minőségellenőrzési szabályok meghatározása j Az ellenőrzött szervezettel történő kommunikáció 3.3.2 Az ET felvázolása

45 48 49 50 51 52 52 53 54

I. MELLÉKLET: MEGVÁLASZOLANDÓ KÉRDÉSEK AZ ET JÓVÁHAGYÁSA ELŐTT II. MELLÉKLET: AZ ELLENŐRZÉSI TERV (ET) TARTALMA III. MELLÉKLET: BIZONYÍTÉKGYŰJTÉSI TERV IV. MELLÉKLET: AZ ELLENŐRZÉSI PROGRAM VÁZLATA 4. FEJEZET A VIZSGÁLATI SZAKASZ

55 56 60 61 62

4.1 BEVEZETÉS

63

4.2 ELEGENDŐ TÁRGYHOZ TARTOZÓ ÉS MEGBÍZHATÓ BIZONYÍTÉKOT KELL GYŰJTENI

65

4.2.1 A vizsgálati szakasz célja, illetve az alkalmazott megközelítés

65

4.2.2 A teljesítmény-ellenőrzési bizonyítékok sajátosságai

65

4.2.3 Mikor tekinthető egy bizonyíték elegendőnek, tárgyhoz tartozónak és megbízhatónak?

66

4.2.4 Bizonyítékforrások

68

4.2.5 A bizonyítékok típusai

69

4.3 ADATGYŰJTÉS ÉS -ELEMZÉS

70

4.3.1 Az adatgyűjtés és -elemzés célja, illetve az alkalmazott megközelítés

70

4.3.2 Az adatgyűjtési folyamat

70

4.3.3 Más ellenőrök munkájának felhasználása

71

4.3.4 Adatgyűjtés és etika

72

4.3.5 Lehetséges csalás vagy szabálytalanság

72

4.3.6 Adatelemzés

72

4.4 HELYTÁLLÓ ELLENŐRZÉSI MEGÁLLAPÍTÁSOK KIALAKÍTÁSA

73

4.4.1 A megállapítások legyenek megalapozottak

73

4.4.3 Az ellenőrzési megállapítások megszövegezése

73

4.5 A MEGÁLLAPÍTÁSOK KÖZLÉSE AZ ELŐZETES MEGÁLLAPÍTÁSOK JEGYZÉKÉBEN

74

4.6 AZ ELLENŐRZÉS DOKUMENTÁLÁSA

75

4.6.1 A dokumentálás célja, illetve az a során alkalmazott megközelítés

75

4.6.2 Hivatkozás az ellenőrzési dokumentáción belül

76

4.7 - ELLENŐRZÉS-IRÁNYÍTÁSI ÉS MINŐSÉGELLENŐRZÉSI INTÉZKEDÉSEK

76

4.7.1 Az ellenőrzés irányítása: felügyelet és felülvizsgálat

76

4.7.2 Minőségellenőrzés

77

I. MELLÉKLET - AZ ELŐZETES ÉSZREVÉTELEK MEGÍRÁSA ELŐTT MEGVÁLASZOLANDÓ KÉRDÉSEK II. MELLÉKLET - ADATGYŰJTÉSI ÉS -ELEMZÉSI MÓDSZEREK 5. FEJEZET JELENTÉSÍRÁS

78 79 80

5.1 BEVEZETÉS

81

5.2 A JELENTÉS MINŐSÉGE

83

5.3 A JELENTÉS MEGTERVEZÉSE

85

5.3.1 A címzetteket is figyelembe kell venni

85

5.3.2 Jelentéstervezési módszerek

86

5.3.3 Szövegtervezet készítése

86

5.4 A JELENTÉS SZÖVEGEZÉSE

87

5.4.1 Jelentésírási módszerek

87

5.4.2 Szerkezet és forma c Összefoglalás

87 88 Részletes tartalomjegyzék - 101. oldal

d Bevezetés e Az ellenőrzés hatóköre és az ellenőrzési megközelítés f Megfigyelések g Következtetések és ajánlások 5.4.3 Logika és érvelés

88 89 89 90 91

c Az ellenőrzési kérdésekre való összpontosítás d Példák használata e Harmadik felek megnevezése a számvevőszéki jelentésekben 5.4.4 A felhasználandó információ és adatok típusai

91 91 91 92

5.4.5 Stílus

92

5.4.6 Nem szövegszerű információk használata

93

c Táblázatok, grafikonok és ábrák d Térképek és képek e Számok és százalékok 5.5 A JELENTÉS FELÜLVIZSGÁLATA

93 94 94 94

5.6 A JELENTÉS VÉGLEGESÍTÉSE

95

5.7 A JELENTÉS KÖZZÉTÉTELE

96

5.8 A JELENTÉS NYOMON KÖVETÉSE

96

5.8.1 A jelentés ajánlásainak nyomon követése

96

5.8.2 Az ellenőrzési jelentés fogadtatásának nyomon követése

97

I. MELLÉKLET - AZ ELŐZETES MEGFIGYELÉSEK FELÜLVIZSGÁLATAKOR MEGVÁLASZOLANDÓ KÉRDÉSEK TARTALOMJEGYZÉK

98 100

Részletes tartalomjegyzék - 102. oldal

TELJESÍTMÉNY-ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYV

Recommend Documents