TÉR
Települési ÉRtékközpont Lajosmizse Város Önkormányzata településüzemeltetési és - fejlesztési programjának kidolgozása KÉPZÉS Projektmenedzsment
2009.
VANIN
Erőforrás gazdálkodás- üzemeltetés benchmark Cél, hogy megértsük: • A szervezetek nagy részét Projektmenedzsment eszközökkel vezetni nem lehet • A projektmenedzsment helye a szervezet működésében • A személyek hogyan viszonyulnak a projekthez
POLGÁRMESTERI
PROJEKTEK
HIVATAL
Projekt-orientált működés
Folyamat-orientált szervezet
Folyamatok szabályozása Minőségbiztosítás Ügyfélszolgálat Eljárásrend ISO, stb.
Korlátozott erőforrás áll rendelkezésre
Vezetői feladat megszervezni: HONNAN?- 1. Belső szervezeti céltartalék 2. Belső erőforrás átcsoportosítás 3. Külső erőforrás bevonása
VANIN
2
Menedzsment- Projektmenedzsment Menedzsment: Visszacsatolás Vezetés
Tervezés
Szervezés
Irányítás
Teljesítmény
Projektmenedzsment A projektmenedzsment az erőforrások szervezésével és azok irányításával foglalkozó szakterület, melynek célja, hogy az erőforrások által végzett munka eredményeként egy adott idő- és költségkereten belül sikeresen teljesüljenek a projekt céljai. Projekt fogalma A projekt olyan feladat végrehajtása: amely egy egyszeri, jól körülhatárolt cél elérése érdekében zajlik, több funkcionális területet érint- komplex rögzített erőforrás keretekkel és kötött határidővel rendelkezik.
VANIN
3
Jó projekt (tagok) je Pro kts ze r epe k
Projekte k helye a szerve zetben
Pr oj
ek
tek
sz
e re
pe
W B S
Tisztázott Szerepek és felelősség
Projektszervezeti modellek
Alapismeretek
JÓ PROJEKT
lma A projekt foga
Feladatok projekt előkészítés során
Ko c
tke z
elé
s
Tipikus konfliktusok
ált Eredményorient megközelítés
VANIN
á za
Projektközbeni feladatok
A
si k
e re
sp
ro j
ek
t
TAG
Ko ck
Ütemezés
4
ká z
atf elm
ér
és
Projekt szerepek, felelősségek S1 Megbízó S3 Ügyfél S2
Felügyelő bizottság - Ügyfél képviselő - IT képviselő - Szállító képviselő
S4
S13
Projekt menedzser S5 Koordinációs bizottság S6
S7
Minőség Biztosító
S8
Belső ellenőr
Projekt titkár
Projekt iroda Külső projekt tanácsadó S9
S9
Csoport vezető
S11
Csoport vezető
Külső Projekt menedzser Munkacsoport tagjai Munkacsoport
VANIN
S10
S12 Külső szakértő
Munkacsoport
5
Projekt életciklus- elmélet, gyakorlat Projekt életciklus elmélet: 1
2
Kezdeményezés
3 Definíció
Tervezés
4
5 Értékelés és zárás
Végrehajtás
Projekt életciklus gyakorlat: 1
Kezdeményezés 2
4
Definíció 3
Tervezés
Döntés a projekt indításáról
VANIN
6
Végrehajtás
5
Értékelés és zárás
Projekt kezdeményezés Ügyfél
Szakértő Követelmények (célmeghatározás) Megv. alternatíva kiválasztása
Igény
1.1
ź ź ź
Igényfelvétel
technikai jellemzők
Ötlet ź ź ź ź
Igényfelvétel Elemzés, szűrés Dokumentálás
1.4 Megv. elemzés
1.2
ź ź ź ź ź
Projekt indítás előkészítése PM javaslattétel Erőforrás becslés Költség becslés Projekt szervezet javaslat Szerepek/felelősségek
Előzetes döntés a projekt indításáról
ź ź ź
Előzetes felmérés Projekt felelős felkérése Javaslattétel Előzetes döntés a projekt indításáról
Projekt indítási javaslat
ź
Döntés a projekt indításáról
1.5 ź ź
Megv. elemzés
ź
Megvalósíthatósági tanulány ellenőrzése Projekt indítási javaslat értékelése Döntés döntés
Projekt felelős
VANIN
7
1.3
P. indítás engedély
Megvalósítási lehetőségek elemzése Követelmények elemzése Környezeti feltételek azon. Megvalósíthatósági tanulmány elkészítése Megvalósítási alternatíva kiválasztása
Projekt indítási javaslat
Megbízás
Megv. elemzés
Lajosmizse- aktuális helyzet NINCS pénz
?
NINCS forgalomképes vagyon
Döntés
NINCS politikai mozgástér
VAN szükség önrészre a fejlesztésekhez
VAN bővülő ellátandó feladatkör
Polgármester – Képviselő Testület
Végrehajtás
SZOLGÁLTATÓ
VAN fejlesztési igény
Polgármesteri Hivatal Intézmények és egyéb szolgáltatók
Gazdasági társaságok
KÖZSZOLGÁLTATÁSOK Fölösleges vagy inadekvát szolgáltatások
AKCIÓPONTOK NINCS lakossági elégedettség
?
Ellátatlan igények
PROJEKT
IGÉNYPONTOK
TÉNYLEGES IGÉNYEK FOGYASZTÓ Lakosság
VANIN
8
Projekt definíció Projekt indítási javaslat
2.1 ź
Megv. elemzés Megbízás
2.3
Stakeholder analízis A projekttel szemben támasztott követelmények mindenre kiterjedő egyeztetése
Előzetes terv elkészítése (becslés)
Köv. elemzés
Előzetes projekt terv
2.5
Projekt definíció elkészítése
Projekt definíció
2.6 ź
VANIN
2.4 ź ź ź ź
A megelőző lépések eredményének összegzése és konszolidálása
ź ź
9
Célrendszer meghatározása
Célrendszer
Projekt célok Projekt terjedelem Projekt megközelítés Sikerkritériumok Konszolidált célrendszer
ź ź ź ź ź
Termékháló Feladatcsoportok Hálóterv Idő, erőforrás, költség Kommunikációs terv
ź ź ź ź ź
ź
2.2
Projekt struktúra létrehozása
Proj. struktúra
Szervezet Szerepek, személyek Felelősségek, jogok Juttatási rendszer
Döntés a projekt definíció elfogadásáról Követelmény elemzés és projekt definíció összevetése és ellenőrzése Projekt keretek ellenőrzése Döntés az alapító okirat elfogadásáról
Projekt definíció
Döntés
Projekt tervezés Projekt munkaterv előállítása Projekt definíció
Döntés
3.3 ź ź ź ź ź
Projekt alapító értekezlet WS, csoportmunka
3.1 ź ź ź ź ź ź
Termékháló Hálóterv PERT diagram Mérföldkövek és döntési pontok WBS-FLS Részletes feladatlista Kockázatelemzés
Menedzsment terv Szervezet véglegesítése Minőségbiztosítási terv Kockázatelemzés, kockázat menedzsment terv Adminisztrációs terv Kommunikációs terv
VANIN
3.2
3.4
ź ź ź
ź ź ź ź ź ź
Erőforrás tervezés
Egyesített projekt terv elkészítése Projekt definíciós keretekkel egyeztetni Projekt menedzsment terv Projekt munkaterv
10
--------------------Projekt terv -----------------
Mennyiség Idő Költség GANTT diagram Optimalizálás Kockázatelemzés
3.5 ź
Döntés a projekt végrehajtásáról Követelmény specifikáció Projekt definíció, menedzsment terv, munkaterv összehasonlítása és ellenőrzése
Döntés
Projekt végrehajtás
4.1
Döntés
Részletes feladat kiosztás
4.2 Feladat kiosztás
·
Személyre szóló feladat kiosztás Munkafeltételek megteremtése Taktikai kapacitástervezés
· · Projekt terv
·
Kiosztott munkafeladatok végrehajtása Jelentéskészítés a feladatok és a termékek állapotáról, valamint az erõforrás felhasználásról
·
Módosított Projekt terv
4.4
·
VANIN
Projekt terv módosítás
Projekt tervezés (kicsiben)
Terv végrehajtás
4.5 (rész) termék · ·
Jelentés
4.3 · · · · ·
Termék értékelés elkészítése Készterméknél átvételi bizonylat elkészítése
Kész termék
Átvételi bizonylat
Értékelés Értékelés
Terv mód. javaslat
Termék / mérföldkõ átvétel
Ellenõrzés Tervtény adatok követése Költség Idõ Mennyiség követés Termék belsõ ellenõrzése
11
Döntés
3.
Végrehajtás
SZOLGÁLTATÓ
PDCA- TÉR ciklus kapcsolata
Polgármester – Képviselő Testület 4. Döntés Szolgáltatás támogatás Polgármesteri Hivatal szervezés Intézmények
Gazdasági társaságok
Egyéb szolgáltatók
KÖZSZOLGÁLTATÁSOK 2. Szolgáltatás tervezés
? TÉR
5. Szolgáltatás
VANIN
Igény kutatás
Szegmensek 6.
Kommunikáció
Monitoring Lakosság
12
Állapotbeli
1.
Korosztályi
FOGYASZTÓ
VALÓS IGÉNYEK
Projekt értékelés és zárás
5.1 Kész termék
Átvételi bizonylat
ź ź ź ź
Projekt folyamat értékelése Együttműködés értékelése Munkafolyamatok értékelése Menedzsment folyamatok értékelése Tapasztalatok rögzítése
5.3 ź ź ź
VANIN
Projekt értékelés
5.2 ź ź ź ź
Projekt tudásbázis archiválása Szervezet tájékoztatása a projekt zárásról Projekt termékek archiválása (adminisztratív és szakmai) Tapasztalatok dokumentálása
13
Projekt értékelés és zárás Szervezet feloszlatása, erőforrások reintegrációja Utókalkuláció, kimutatások Projekt felelős értékelése Projek záró okirat aláírása
Projekt záró okirat
Projekt sikeresség-sikertelenség Sikertelenség Nem megfelelő a:
Sikeresség Tényezői:
1.
Vezetői támogatás és elkötelezettség
1.
Az ügyfél igényének pontos megértése
2.
Célmeghatározás
2.
A lehető legpontosabb célmeghatározás
3.
Projekt menedzsment szakismeret
3.
Jól felépített, részletes projekt terv
4.
Projekt terv részletessége
4.
Folyamatos kockázatelemzés és
5.
Kockázatelemzés / kockázatmenedzsment
6.
Kontrolling szigorúsága
7.
Munkavégzés, munkamorál, motiváció
8.
Kommunikáció (menedzsment felé, illetve
menedzsment
5.
kidolgozása és működtetése
a projekt környezete felé)
VANIN
Projekt változásmenedzsment pontos
14
Kockázatelemzés Veszélyek és kockázatok azonosítása Kihatás a projekt termékre, folyamatra Valószínűségek hozzárendelése A kockázatok osztályokba sorolása
Kihatása a projektre
A legnagyobb prioritásúakra elhárítási tervet készítünk, a kevésbé veszélyesekre költséget különítünk el…
I
II
III
I
II
II
I
I
I
Előfordulási valószínűség
VANIN
15
Szükséglet minősége
Szervezeti viselkedéstan- Motiváció Maslow féle motivációs modell
Önmegvalósítás Elismerés iránti Szociális Biztonsági Fiziológiai
Kielégülés mértéke
főnökség, munkatársak körülmények fizetés
.C
Elégedetlenség
A
értelmes munka, kihívások, önállóság, fejlődés
Herzberg féle kéttényezős elmélet
B Hiány
VANIN
16
Elégedettség
Szervezeti viselkedéstan- Konfliktus
Saját érdekek figyelembe vétele
A konfliktus-kezelés
Versengés
Együtt működés
Kompromisszum
Elhárítás
Alkalmazkodás
A másik fél szempontjának figyelembe vétele
VANIN
17
Gondolkodjunk tovább együtt! Veszelka Tamás
Lendvay Endre
ügyvezető igazgató
ügyvezető igazgató
+36 (20) 381 60 98
+36 (30) 606 8356
[email protected]
[email protected]
1026 Budapest, Érmelléki utca 9.
1026 Budapest, Érmelléki utca 9.
Tel/fax: +36 (1) 225 1585
Tel./fax: +36 (1) 225-1584
VANIN
18
