TBlox-Verkoop & FreeSupplierPortal

TBlox-Verkoop & FreeSupplierPortal Handboek webwinkel koppelen aan inkoopsysteem van een klant

Versie 3.0 Datum laatste wijziging: 27 november 2009

Pagina 1 van 116 COPYRIGHT TBLOX Niets in dit document mag zonder toestemming van TBlox vermenigvuldigd worden. Misbruik is strafbaar. Een extra exemplaar van dit document is te bestellen bij TBlox.

Inhoudsopgave 1. Introductie ......................................................................................................................... 5 1.1 Inleiding en uitleg bij dit handboek ............................................................................... 5 1.2 Welke stappen zijn er? ................................................................................................ 5 1.3 Heeft u vragen of tips om het systeem te verbeteren? ................................................. 8 2. Klant stuurt leverancier een uitnodiging............................................................................. 9 3. Leverancier maakt een account aan ............................................................................... 16 4. Inrichten van een gratis webwinkel in TBlox-Verkoop...................................................... 17 4.1 Inleiding TBlox-Verkoop............................................................................................. 19 4.1.2: Voorbeelden hoe een TBlox Webwinkel ingericht kan zijn.................................. 21 Per klant een specifiek kortingspercentage .............................................................. 21 Per klant een eigen prijslijst ...................................................................................... 21 Per klant een ander assortiment ............................................................................... 21 Per land een prijslijst, en daarbovenop per klant een kortingsprofiel......................... 21 4.2 Aanmaken van een klant ........................................................................................... 22 4.2.1 Wijzigen van een nieuwe klant ............................................................................ 22 4.2.2 Wijzigen van een bestaande klant ....................................................................... 26 4.3 Productbeheer ........................................................................................................... 31 4.3.1 Producten Up- en Downloaden ........................................................................... 32 4.3.2 Producten Bewerken ........................................................................................... 42 4.3.3 Producten Toevoegen ......................................................................................... 45 4.4 Beheren van merken en categorieën. ........................................................................ 46 4.5 Kortingsprofielen maken (optioneel) .......................................................................... 48 4.5.1 Kortingsprofielen ................................................................................................. 49 4.5.2 Bewerk Kortingsprofielen .................................................................................... 52 4.5.3 Up- en download kortingsprofielen ...................................................................... 57 Pagina 2 van 116 COPYRIGHT TBLOX Niets in dit document mag zonder toestemming van TBlox vermenigvuldigd worden. Misbruik is strafbaar. Een extra exemplaar van dit document is te bestellen bij TBlox.

4.5.4 Hoe kunt u controleren of het kortingsprofiel juist is? .......................................... 60 4.5.5 Kortingsprofielen Revisies ................................................................................... 65 4.6 Basisprijs profielen .................................................................................................... 67 4.6.1 Basisprijs profielen ................................................................................................. 69 4.6.2 Wijzig basisprijs profielen .................................................................................... 72 4.6.3 Upload basis prijzen ............................................................................................ 73 4.6.4 Hoe kunt u controleren dat u het basisprijsprofiel juist ge-upload heeft? ............. 74 4.7 Instellingen in TBlox-Verkoop (optioneel)................................................................... 81 4.7.1 Instellingen .......................................................................................................... 82 4.7.2 Contactinformatie ................................................................................................ 84 4.7.3 Uiterlijk aanpassen .............................................................................................. 85 4.7.4 Weblocatie beheer .............................................................................................. 87 5. Hoe ziet de TBlox-webwinkel er uit bij de klant?.............................................................. 88 6. Koppelen van uw eigen webwinkel .................................................................................. 91 6.1 OCI technologie ......................................................................................................... 91 6.2 Maken van de link bij gebruik eigen webwinkel .......................................................... 92 6.3 Koppelen van de link aan de klant ............................................................................. 97 6.4 Instellingen Supplier portal ........................................................................................ 97 6.5 Ondersteunen Supersearch ....................................................................................... 98 7. FreeSupplierPortal: maken van de koppeling met uw klant ........................................... 100 7.1 Aanmaken van de link bij gebruik TBlox-Webwinkel ................................................ 102 7.1.1: Maken van een nieuwe link .............................................................................. 103 7.1.2: Aanpassen en testen van gemaakte koppelingen ............................................ 106 7.1.3: Standaard link maken of weghalen .................................................................. 107 7.2 Koppelen van de link aan de klant ........................................................................... 108 7.3 Instellingen SupplierPortal ....................................................................................... 111 7.4 Mogelijke orderformaten .......................................................................................... 112 Pagina 3 van 116 COPYRIGHT TBLOX Niets in dit document mag zonder toestemming van TBlox vermenigvuldigd worden. Misbruik is strafbaar. Een extra exemplaar van dit document is te bestellen bij TBlox.

7.4.1 Welke orderformaten kan de leverancier kiezen? .............................................. 112 7.4.2 Ship to en bill to codes ...................................................................................... 113 8. Acceptatie van de koppeling door de klant .................................................................... 114


1. Introductie 1.1 Inleiding en uitleg bij dit handboek Voor u ligt het handboek “Webwinkel koppelen aan inkoopsysteem van de klant”. Allereerst .... laat u niet afschrikken door de omvang van dit handboek !!! Het handboek webwinkel koppelen aan inkoopsysteem van een klant bevat een groot aantal praktijkvoorbeelden en scherm-printjes om het zo overzichtelijk en duidelijk mogelijk te maken. Het handboek bevat ook vele TIPS en ook WAARSCHUWINGEN. Afhankelijk van of u als leverancier al dan niet reeds een eigen webwinkel heeft kunt u bepaalde hoofdstukken overslaan. Neem de tijd om het handboek te lezen. DOE DIT ECHT !! Het handboek geeft gedetailleerde uitleg over hoe u als leverancier een webwinkel kan koppelen aan het inkoopsysteem van een klant zodat de klant electronisch bij u kan bestellen. Ook een klant kan dit handboek gebruiken om zelf een webwinkel aan te maken, bijvoorbeeld voor een interne leverancier zoals een huisdrukkerij. Dit betreft in TBlox de TBlox-Verkoop module en de Supplier Portal module. Beide modules worden gebruikt om een webwinkel van een leverancier te koppelen voor klanten die (onder andere) gebruik maken van de TBlox-Inkoop module. Er zijn twee mogelijkheden: - U heeft als leverancier reeds een bestaande webwinkel - U beschikt als leverancier nog niet over eigen webwinkel en kan een gratis TBloxwebwinkel aanmaken. U heeft hiervoor alleen een productenlijst met prijzen in Excel nodig.

1.2 Welke stappen zijn er? Op de volgende pagina is schematisch weergegeven hoe het bovenstaande proces verloopt:


1: Klant stuurt de leverancier een uitnodiging via Free supplier portal

2: Leverancier ontvangt de Uitnodiging via e-mail

4: Leverancier heeft al een Account en logt in met zijn Tblox/Freesupplierportal account

3: Leverancier heeft nog geen account en meldt zich aan op freesupplierportal

5: Leverancier heeft geen eigen webwinkel, en activeert een Gratis TBlox-webwinkiel

6: Leverancier heeft een eigen Webwinkel

7: Leverancier maakt profiel Voor de klant met het juiste assortiment/de juiste prijzen

8: Leverancier rond de Koppeling af en accepteert de koppeling

9: Klant ontvangt een e-mail dat de leverancier de koppeling gemaakt heeft

10: Klant activeert de koppeling, en controleert deze.

11: Leverancier ontvangt een bevestiging per e-mail dat de koppeling geaccepteerd is.

12: De koppeling is nu gemaakt, en de klant kan orders gaan Plaatsen


LEGENDA: Welke stap 1: Klant stuurt de leverancier een uitnodiging 2: Leverancier ontvangt uitnodiging per e-mail 3: Leverancier heeft nog geen account en meldt aan 4: Leverancier heeft al een eigen account en logt in 5: Leverancier activeert gratis TBlox-Webwinkel 6: Leverancier heeft een eigen webwinkel 7: Leverancier maakt profiel voor de klant in de webwinkel 8: Leverancier rondt de koppeling af en accepteert de koppeling 9: Klant ontvangt een e-mail dat de koppeling gemaakt is 10: Klant activeert koppeling en controleert deze 11: Leverancier ontvangt bevestiging van acceptatie 12: De klant kan gaan bestellen

Waar vindt u deze informatie? Hoofdstuk 2 Hoofdstuk 2 Hoofdstuk 3 Hoofdstuk 4 Hoofdstuk 6 Hoofdstuk 4/6 Hoofdstuk 7 Hoofdstuk 8 Hoofdstuk 8 Hoofdstuk 8 Hoofdstuk 5

U heeft nog geen eigen webwinkel In dit geval volgt u als leverancier de onderstaande stappen om een gratis TBlox-webwinkel te activeren en deze te koppelen aan het inkoopsysteem van de klant: 1. Inschrijven bij Free Supplier Portal (zie hoofdstuk 3) 2. Inrichten van de TBlox-Webwinkel a. Aanmaken van de klant (zie hoofdstuk 4.2) b. Inladen van de productenlijst (zie hoofdstuk 4.3) c. Eventueel het maken van een kortingsprofiel (zie hoofdstuk 4.5 en 4.6) d. Eventueel kleuren van de webwinikel aanpassen en een logo uploaden (zie hoofdstuk 4.8) 3. Maken van de koppeling met de klant via de Supplier Portal module a. Maken van de link met de webwinkel (zie hoofdstuk 7.1) b. Koppelen van de webwinkel aan de klant (zie hoofdstuk 7.2) c. Kiezen van manier waarop de orders van de klant ontvangen moeten worden (zie hoofdstuk 7.2/7.4) d. Eventueel instellingen doen in de supplier portal (zie hoofdstuk 7.3) U heeft reeds een eigen webwinkel In dit geval volgt u als leverancier de onderstaande stappen om de webwinkel te koppelen aan het inkoopsysteem van de klant: 1. Inschrijven bij Free Supplier Portal (zie hoofdstuk hoofdstuk 3) 2. Maken van de koppeling met de klant via de Supplier Portal module a. Maken van de link met de webwinkel ((zie hoofdstuk 6.2) b. Koppelen van de webwinkel aan de klant (zie hoofdstuk 6.3) c. Kiezen van manier waarop de orders van de klant ontvangen moeten worden (zie hoofdstuk 6.3) d. Eventueel instellingen doen in de supplier portal (zie hoofdstuk 6.4)


1.3 Heeft u vragen of tips om het systeem te verbeteren? Begrijpt u bepaalde terminologie niet die in dit handboek voorkomt? Dan verwijzen we u naar het “Verklarende woordenlijst” hoofdstuk achterin dit handboek. Bekijkt u ook het “Veelgestelde vragen” hoofdstuk achterin dit handboek. Heeft u andere vragen of tips om het systeem te verbeteren? Dan bent u van harte uitgenodigd om uw ideeën in een ticket te plaatsen. TBlox garandeert niet dat hier altijd iets mee gedaan wordt, of wanneer iets aangepast wordt, MAAR, elke suggestie wordt geanalyseerd en wanneer mogelijk in de software verwerkt. Uw feedback is heel belangrijk voor ons om de software beter te maken ! U kunt de SUPPORT knop gebruiken in de TBlox-Cockpit:

En vervolgens klikt u op “Vraag om hulp”. U komt dan in het onderstaande scherm, waar u uw vraag of suggestie kenbaar kunt maken.

Alvast BEDANKT !!


2. Klant stuurt leverancier een uitnodiging De webwinkel van de leverancier kan pas gekoppeld worden aan het inkoopsysteem van de klant als de klant eerst een uitnodiging naar de leverancier stuurt. In de uitnodiging zit namelijk een unieke code die de koppeling tot stand kan brengen. Een klant kan een leverancier uitnodigen d.mv. de volgende handelingen Klik in de TBlox Cockpit op de Inkoop-module.

Klik vervolgens op “Beheer Leveranciers” onder het kopje “Manager”. (in het menu aan de linkerkant)



Klik hierna op de knop “Freesupplierportal.com”

Vervolgens komt u in de Supplier Portal module (aan de “Inkoop”-kant). Hier ziet u onder het kopje “Recente verzoeken” de uitnodigingen die u verstuurd heeft. Onder het kopje “Recente koppelingen” staan de uitnodigingen die al geaccepteerd zijn door de leverancier, met deze leverancier heeft u dus een koppeling naar hun webwinkel.


Een leverancier uitnodigen kan op twee manieren: Manier 1: Zoek op een leveranciersnaam in de zoekbalk bovenaan de pagina. Het zoeken kan even duren, dit komt omdat de gehele database doorzocht wordt.


Als de leverancier gevonden wordt, klik dan op de naam van de leverancier om hem uit te nodigen. Het volgende scherm wordt getoond:

Controleer het emailadres of dit wel een juist emailadres is (dit kan bijvoorbeeld niet de juiste contactpersoon zijn), als het emailadres klopt, klik dan op “Verzoek toevoegen”.


Nu is er een uitnodiging gestuurd naar de leverancier.

Alle lopende uitnodigingen staan nu onder het kopje “Verzoeken”. Mocht de leverancier niet direct op een uitnodiging ingaan, dan kunt u herinnering sturen met de knop onderaan het scherm. Manier 2: Zoek op een leverancier.

De leverancier wordt niet gevonden, klik dan op “Klik hier om de leverancier uit te nodigen”. Als een leverancier niet gevonden wordt, dan heeft de leverancier nog geen FreeSupplierPortal account of hij heeft aangegeven niet gevonden te willen worden. Een leverancier staat standaard ingesteld op niet zichtbaar, totdat hij aangeeft in welke landen en/of welke productgroepen hij levert. Pagina 14 van 116 COPYRIGHT TBLOX Niets in dit document mag zonder toestemming van TBlox vermenigvuldigd worden. Misbruik is strafbaar. Een extra exemplaar van dit document is te bestellen bij TBlox.

Nadat u op de knop “Klik hier om de leverancier uit te nodigen” heeft geklikt, komt u in het volgende scherm.

Vul hier de naam van de leverancier in, de naam van de contactpersoon en het emailadres van de contactpersoon. Als u naar beneden scrollt, kunt u nog wat informatie/tekst toevoegen in een tekstvak. Als alles is ingevuld klik dan op de knop “verstuur” (helemaal onderaan). De leverancier is nu uitgenodigd.


3. Leverancier maakt een account aan Via de website www.tblox.com/partners/supplierportal kunt u zich inschrijven. U komt op het onderstaande scherm terecht.

Vul uw gegevens in en maak de keuze of u een leverancier bent met of zonder eigen webwinkel. Klik op “registreer! “. Alle velden met een “*” zijn verplichte velden. LET OP: Het wachtwoord moet minimaal 8 karakters bevatten, waarvan minimaal 2 cijfers en 1 hoofdletter. Als u nog geen eigen webwinkel heeft en een gratis TBlox-webwinkel wilt aanmaken, ga dan verder met hoofdstuk 4. Heeft u al een eigen webwinkel? Ga dan verder met hoofdstuk 5.


4. Inrichten van een gratis webwinkel in TBlox-Verkoop Nadat u zich heeft geregistreerd kunt u via www.freesupplierportal.com inloggen door op “login” te klikken (u kunt ook inloggen via www.tblox.nl).


Zodra u inlogt volgt het scherm van de TBlox-Cockpit met een aantal modules.

- de Verkoop module: voor het beheer en inrichten van de Gratis webwinkel (blauwe knop links onderin) - de Supplier Portal module: Voor het koppelen van uw klanten aan de webwinkel (eigen webwinkel/TBlox-webwinkel). (oranje knop rechts onderin)


4.1 Inleiding TBlox-Verkoop Klik na inloggen in de Cockpit op Verkoop (blauwe knop). U komt in de “Verkoop module” terecht:

U ziet de volgende hoofdgroepen in het menu: Klantbeheer Voeg klanten toe, of wijzig klanten. (Voor uitleg zie hoofdstuk: 4.2) Product Beheer Voeg producten toe, upload uw productenlijst of wijzig uw producten. (Voor uitleg zie hoofdstuk: 4.3) Merken en Categorieën beheren U kunt uw producten onderverdelen in merken en categorieën. In dit menu kunt u deze toevoegen/wijzigen/verwijderen. U kunt hier bijvoorbeeld alle producten van een merk/categorie tegelijkertijd verwijderen (Voor uitleg zie hoofdstuk 4.4) Kortingsprofielen Creëer een kortingsprofiel per klant, per klantgroep of een standaardprofiel voor al uw klanten (Voor uitleg zie hoofdstuk: 4.5) Basis Prijzen Pas prijsprofielen aan, laat verschillende klanten of klantgroepen verschillende prijzen zien (Voor uitleg zie hoofdstuk: 4.6) Orders bekijken Wanneer de commerciële versie van de TBlox-webwinkel gebruikt wordt, en klanten de orders direct in deze webwinkel plaatsen (in plaats van een koppeling met een inkoopsysteem) dan zijn deze orders in dit menu terug te vinden. (Voor uitleg zie hoofdstuk 4.7) Instellingen Pagina 19 van 116 COPYRIGHT TBLOX Niets in dit document mag zonder toestemming van TBlox vermenigvuldigd worden. Misbruik is strafbaar. Een extra exemplaar van dit document is te bestellen bij TBlox.

Wijzig het uiterlijk van de webwinkel of de gegevens. (Voor uitleg zie hoofdstuk: 4.8)


4.1.2: Voorbeelden hoe een TBlox Webwinkel ingericht kan zijn In dit hoofdstuk worden alle mogelijkheden van de TBlox-Verkoop module uitgelegd. In deze paragraaf geven we een aantal voorbeelden van de inrichting:

Per klant een specifiek kortingspercentage Dit kan door het maken van een kortingsprofiel (Uitleg zie hoofdstuk: 4.5)

Per klant een eigen prijslijst Dit kan door het maken van een kortingsprofiel (een kortingsprofiel kan ook een prijsprofiel bevatten) (Uitleg zie hoofdstuk: 4.5) Klanten welke bij bepaalde producten kortingspercentages moeten krijgen, maar bij bepaalde producten ook aparte prijzen moeten krijgen. Dit kan ook door het maken van een kortingsprofiel (een kortingsprofiel kan een prijsprofiel en kortingspercentages bevatten) (Uitleg zie hoofdstuk: 4.5)

Per klant een ander assortiment Dit kan ook door het maken van een kortingsprofiel (een kortingsprofiel kan een zichtbaarheidsprofiel bevatten.) (Uitleg zie hoofdstuk: 4.5)

Per land een prijslijst, en daarbovenop per klant een kortingsprofiel Dit kan door het maken van een kortingsprofiel (Uitleg zie hoofdstuk: 4.5) i.c.m. een basisprijsprofiel (Uitleg zie hoofdstuk: 4.6). Op die manier kan een klant (of klantgroep) een basisprijsprofiel krijgen waar de prijzen in staan, waar vervolgens ook kortingspercentages over berekend kunnen worden via een kortingsprofiel


4.2 Aanmaken van een klant 4.2.1 Wijzigen van een nieuwe klant Klik op ‘’nieuwe klant toevoegen’’ in het menu ‘’klantenbeheer’’.

In TBlox-Verkoop maakt u voor uw klant of klantengroep een gebruikersnaam en een wachtwoord. Deze gegevens zijn nodig voor het maken van de koppeling in de FreeSupplierPortal. Alle velden met een * moeten verplicht ingevuld worden. U hoeft bij adresgegevens geen “echte” adressen in te voeren. De adressen van de klant komen vanuit het inkoopsysteem op de orders terecht, dus het maakt niet uit wat u hier invult. Onder in het scherm bij het aanmaken van een klant, maakt u een gebruikersnaam en een wachtwoord aan voor deze klant. Deze login-gegevens worden later gebruikt wanneer de link met de klant gemaakt gaat worden. Schrijf de login-naam en het wachtwoord dus op zodat u deze niet kunt vergeten. Pagina 22 van 116 COPYRIGHT TBLOX LET OP: U kunt de login en het wachtwoord niet meer wijzigen. Niets in dit document mag zonder toestemming van TBlox vermenigvuldigd worden. Misbruik is strafbaar. Een extra exemplaar van dit document is te bestellen bij TBlox.

LET OP: Het wachtwoord moet minimaal 8 karakters bevatten, waarvan minimaal 2 cijfers en 1 hoofdletter.

Als voorbeeld zijn de volgende inloggegevens aangemaakt: Klantnaam: TestTblox48 Login: testklant Wachtwoord:Testww68 Nadat u de klant heeft aangemaakt klikt u op het menu “Klant Overzicht”

Aan het kruisje achter de klant ziet u dat de klant nog niet actief is. Klik vervolgens op de gebruikersnaam van de klant. Vervolgens ziet u het onderstaande scherm (het scherm om klantgegevens aan te passen). Klik hier op activeer account om de klant te activeren.



Vervolgens ziet u in het klantoverzicht dan ook een groen vinkje, waardoor u ziet dat de klant actief is.


4.2.2 Wijzigen van een bestaande klant Om een klant te wijzigen, gaat u naar het “klant overzicht” menu. U kunt daar klikken op de gebruikersnaam van de klant die u aan wilt passen.


Vervolgens komt u in het onderstaande scherm terecht:

4 1

5

2 3

De volgende instellingen/wijzigingen kunt u in dit menu doen: LET OP: Bijvoorbeeld adresgegevens en gebruikersnaam en wachtwoord kunnen niet aangepast worden. Adresgegevens kan alleen de klant zelf nog beheren. Gebruikersnaam en wachtwoord kunnen helemaal niet meer aangepast worden. Dit omdat anders de link die gemaakt gaat worden niet meer zou werken (de link bevat deze login-gegevens)

1: U kunt de account van de klant activeren/deactiveren. 2: U kunt de klant ook helemaal verwijderen.


3: Toevoegen van een tekst die in de startpagina van de klant terecht komt. Door op “hier kunt u klant specifieke startpagina items toevoegen, verwijderen of bijwerken” te klikken kunt u een tekst invoeren, die op de startpagina terecht komt in de winkel voor deze klant.

Welcome to TBlox Sales!

Dit geeft het volgende resultaat in uw webshop:


4: Toon klantprijzen Wanneer u op “toon klantprijzen” klikt bij een klant, komt u in het volgende scherm terecht. U ziet dan de prijzen, zoals de klant deze ook in de winkel ziet. Op die manier kunt u de klantprijzen dus controleren bij het gebruik van kortings- en of basisprijsprofielen


5: Toewijzen kortingsprofiel Bij het beheer van de klant kunt u een kortingsprofiel aan de klant toewijzen. Klik op “Kortingsprofielen Beheer”. In dit onderstaande scherm kunt u een kortingsprofiel aan een klant toewijzen. Klik bij een kortingsprofiel op “Wijs gebruiker toe” om het kortingsprofiel aan de betreffende klant toe te voegen.

Zie hoofdstuk 4.5 over het maken en beheren van kortingsprofielen.


4.3 Productbeheer Overzicht van het productbeheer menu:

Uitleg van de menu onderdelen: Producten bewerken Voor het aanpassen van bestaande producten in het systeem. In dit menu kunt u ook afbeeldingen bij de producten toevoegen (zie uitleg in hoofdstuk 4.3.2). Producten toevoegen Voor het apart toevoegen van producten in het systeem (zie uitleg in hoofdstuk 4.3.3). Producten Up- en Downloaden Voor het importeren van een productenlijst vanuit Excel. In dit menu kunt u: - Bestaande producten in de winkel downloaden - Producten uploaden: producten toevoegen aan het bestaande assortiment in de winkel - Producten uploaden: een compleet nieuwe productenlijst uploaden - Alle producten in 1 keer uit de winkel verwijderen Zie uitleg in hoofdstuk 4.3.1.


4.3.1 Producten Up- en Downloaden Klik op “Producten Up- en Downloaden”, u krijgt dan het volgende scherm te zien:

In dit menu kunt u producten uploaden, of een huidige productlijst downloaden naar een Excel bestand. Dan kunt u wijzigingen aanbrengen en het bestand daarna weer uploaden. U kunt ook alle producten verwijderen, handig als u een fout gemaakt heeft met uploaden of als u het gehele assortiment gewijzigd hebt ten opzichte van nu. LET OP: Als u alle producten verwijderd, dan is dit definitief, maak voor de zekerheid ALTIJD eerst een “export” door te klikken op “Download bestaande producten” en dit bestand op uw computer op te slaan. Als alle artikelen verwijderd zijn zijn deze niet meer terug te halen.

Verder kunt u uw productenlijst eenvoudig via een Excel-template in uw webwinkel zetten. De template hiervoor kunt u downloaden door in het menu “Producten Up- en Downloaden” te klikken op de blauwe tekst “deze excel template”. U kunt deze excelsheet vervolgens opslaan op uw computer. Op de volgende pagina’s staat een uitleg over hoe u dit sjabloon moet invullen.


LET OP: Ook als bepaalde kolommen in de template niet gebruikt worden, dient de kop van de kolom te ongewijzigd te blijven in de template (dus alle cellen in rij 1 van de template. Hier mag u dus geen kolommen wijzigen, verwijderen of van volgorde veranderen).

LET OP: Vul bij Canbeordered een 1 in om een product te tonen in de webwinkel voor uw klanten, als u niets of een 0 invult, dan wordt het product NIET getoond). LET OP: U kunt GEEN producten uploaden die dezelfde productnummers hebben. Een productnummer kan maar 1 keer in het systeem voor komen.

LET OP: Denk hier ook na over de eventuele indeling van uw merken en categorieën. U kunt later namelijk ook kortingsprofielen maken per merk/categorie.

Zie het “Veelgestelde vragen” hoofdstuk over producten uploaden voor het nieuwe jaar.


Uitlegbestand voor Product import template TBlox-Verkoop Naam veld Omschrijving Productnr Name

Productnummer Naam van het product

Verplicht of optioneel Verplicht Verplicht

Long Name

Lange productnaam

Optioneel

description price

Product omschrijving Prijs van het product in de besteleenheid (isounit of textunit) exclusief BTW

Optioneel Verplicht

isounit

UOM code (Units of Measure) voor verpakkingseenheid (bijvoorbeeld ST voor stuks). U kunt in het menu Klant overzicht per klant instellen of de isounit of de textunit in de SuperSearch getoond wordt. Als u de isounit gebruikt wordt het textunit veld niet gebruikt. Meest gebruikte omschrijvingsveld voor verpakkingseenheid (bijvoorbeeld Doos a 10 stuks) omdat hier 20 tekens in kunnen. U kunt in het menu Klant overzicht per klant instellen of de isounit of de textunit in de SuperSearch getoond wordt. Als u de textunit gebruikt wordt het isounit veld niet gebruikt. Verpakkingseenheid getal (bijvoorbeeld 10 voor 10 stuks) De naam voor de categorie waar het product in valt (bijvoorbeeld Software) De naam van het merk van het product

Optioneel

Tekstveld van maximaal 30 tekens Tekstveld van maximaal 100 tekens Tekstveld van maximaal 255 tekens Ongelimiteerd tekstveld Getal met maximaal 21 cijfers voor de komma en 9 cijfers achter de komma Tekstveld van maximaal 5 tekens

Optioneel

Tekstveld van maximaal 20 tekens

Optioneel

Geheel getal van maximaal 11 cijfers Tekstveld van maximaal 100 tekens Tekstveld van maximaal 100 tekens Geheel getal van maximaal 15 cijfers

textunit

packageunit category brand unspsc

UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code) code van het product (zie www.unspsc.org)

Optioneel Optioneel Optioneel

Veld eigenschappen


Naam veld

Omschrijving

weblink

Weblink naar meer informatie over het product, dit kan ook een deeplink zijn. Weblink naar de MSDS informatie van dit product

msdslink barcodenr additional1

additional2

additional3

additional4

additional5

additional6

stock

Barcode van het product Extra veld waar u additionele productinformatie kwijt kunt. U kunt in het menu Instellingen de naam van dit veld aanpassen Extra veld waar u additionele productinformatie kwijt kunt. U kunt in het menu Instellingen de naam van dit veld aanpassen Extra veld waar u additionele productinformatie kwijt kunt. U kunt in het menu Instellingen de naam van dit veld aanpassen Extra veld waar u additionele productinformatie kwijt kunt. U kunt in het menu Instellingen de naam van dit veld aanpassen Extra veld waar u additionele productinformatie kwijt kunt. U kunt in het menu Instellingen de naam van dit veld aanpassen Extra veld waar u additionele productinformatie kwijt kunt. U kunt in het menu Instellingen de naam van dit veld aanpassen Vast aantal op voorraad van dit product

Verplicht of optioneel Optioneel Optioneel Optioneel Optioneel

Veld eigenschappen Tekstveld van maximaal 200 tekens Tekstveld van maximaal 200 tekens Tekstveld van maximaal 30 tekens Tekstveld van maximaal 200 tekens

Optioneel


Optioneel


Optioneel


Optioneel


Optioneel


Optioneel

Geheel getal van maximaal 11 cijfers canbeordered Instelling of het product te bestellen is of niet Verplicht 0 of 1. 0 = niet te bestellen 1 = te bestellen LET OP: onderstaande velden wordt in de standaard versie NIETS mee gedaan. Neemt u met ons contact op via de blauwe Support knop in uw Cockpit als u hier vragen over heeft. supplier_order_unit Eenheid waar een product in wordt besteld Optioneel Tekstveld van maximaal 30 tekens (bijvoorbeeld een doos ) Pagina 35 van 116 COPYRIGHT TBLOX Niets in dit document mag zonder toestemming van TBlox vermenigvuldigd worden. Misbruik is strafbaar. Een extra exemplaar van dit document is te bestellen bij TBlox.

Naam veld

Omschrijving

supplier_base_uom

hazardous

De omschrijving van wat er in deze supplier_order_unit zit ( bijvoorbeeld stuks) Hoeveel stuks er in bijvoorbeeld een doos zitten (bijvoorbeeld 10) Minimale bestelhoeveelheid in supplier_order_units (bijvoorbeeld minimaal 2 dozen) Aantal per hoeveel besteld moet worden (bijvoorbeeld per 5 dozen bestellen) Is het product gevaarlijk?

Optioneel

radioactive

Is het product radioactief?

Optioneel

minor_radioactive

Is het product licht radioactief?

Optioneel

toxic

Is het product giftig?

Optioneel

storage_temperature_multiplier

Bewaartemperatuur vermenigvuldiger (bijvoorbeeld 4 voor 4 graden) De eenheid van de bewaartemperatuur van het product (Celcius of Fahrenheit) Transport temperatuur vermenigvuldiger (bijvoorbeeld 4 voor 4 graden) De eenheid van de transporttemperatuur van het product (Celcius of Fahrenheit)

Optioneel

supplier_ordering_multiplier minimum_order_quantity step_order_quantity

storage_temperature_unit shipping_temperature_multiplier shipping_temperature_unit

Verplicht of optioneel Optioneel

Veld eigenschappen

Optioneel

Geheel getal van maximaal 11 cijfers Geheel getal van maximaal 11 cijfers Geheel getal van maximaal 11 cijfers Leeg, 0 of 1. Leeg = niet opgegeven 0 = niet gevaarlijk 1 = gevaarlijk Leeg, 0 of 1. Leeg = niet opgegeven 0 = niet radioactief 1 = radioactief Leeg, 0 of 1. Leeg = niet opgegeven 0 = niet licht radioactief 1 = licht radioactief Leeg, 0 of 1. Leeg = niet opgegeven 0 = niet giftig 1 = giftig Geheel getal van maximaal 11 cijfers Celcius of Fahrenheit

Optioneel Optioneel



Geheel getal van maximaal 11 cijfers Celcius of Fahrenheit


Naam veld

Omschrijving

Veld eigenschappen

removal_costs

Chemical-Abstract-Service (CAS) nummer van het product. Zie (http://nlwikipediaorg/wiki/CAS-nummer) Verwijderingskosten

Verplicht of optioneel Optioneel

cas_number

Optioneel

fixed_shipping_costs

Vaste transportkosten

Optioneel

Geheel getal van maximaal 11 cijfers Geheel getal van maximaal 11 cijfers Geheel getal van maximaal 11 cijfers

ean_code_supplier_ordering_unit De EAN code is een barcode (zie

Optioneel

http://nlwikipediaorg/wiki/Europese_artikelnummering). De


Optioneel

Geheel getal van maximaal 11 cijfers

manufacturer_product_number distributor_number average_delivery_time

EAN_code_supplier_ordering_unit is de barcode van het item dat besteld wordt (bijvoorbeeld: de barcode van een doos met 10 stuks) De EAN code supplier base unit is de barcode van de item dat er in de verpakking zit (bijvoorbeeld de barcode van het stuksproduct dat in de doos zit) Productnummer van de fabrikant Nummer van de distributeur Gemiddelde levertijd in dagen


green_product

Is het product milieuvriendelijk?

Optioneel

bio_product

Is het een biologisch product?

Optioneel

Tekstveld van maximaal 30 tekens Tekstveld van maximaal 30 tekens Geheel getal van maximaal 11 cijfers Leeg, 0 of 1. Leeg = niet opgegeven 0 = niet milieuvriendelijk 1 = milieuvriendelijk Leeg, 0 of 1. Leeg = niet opgegeven 0 = niet biologisch 1 = biologisch

ean_code_supplier_base_unit


Na het invullen van de template, kunt u het bestand opslaan op uw computer. Om het bestand te uploaden kan het opgeslagen bestand via “browse” opgezocht worden, en ge-upload worden. Klik op de knop “upload”.

Bovenin komt in het groen de volgende melding:

Wanneer u de preview nog niet ziet, is het systeem nog bezig om uw bestand te verwerken. Probeer dan enkele minuten later nogmaals op het menu “producten up- en downloaden” te klikken. Voorbeeld Preview:


De Preview wordt onderaan het producten up en downloaden menu getoond:


Bij het uploaden van het bestand kunnen er 3 verschillende opties geselecteerd worden: - Vervang alles - Bewaar geuploade informatie - Verwijder geuploade informatie Als u klikt op “bewaar geuploade informatie” dan worden de producten, die u zojuist heeft geupload, toegevoegd aan uw bestaande productenlijst. Als u eerst een vinkje zet bij “vervang alles” en dan op “bewaar geuploade informatie” klikt, dan wordt de bestaande productenlijst verwijderd en vervangen door de nieuwe lijst. De oude lijst kan dan niet meer teruggehaald worden, maak in dat geval dus eerst een “Download bestaande producten” om een backup achter de hand te houden. Als u op “verwijder geuploade informatie” klikt, dan wordt alles wat u zojuist heeft geupload weer verwijderd. Dit is handig als u per ongeluk een verkeerd bestand heeft geupload of als u er fouten in ziet staan. LET OP: Pas na het klikken op “bewaar ge-uploade informatie” in het scherm waarin de preview getoond wordt, worden de producten daadwerkelijk in de winkel ge-upload. Pagina 40 van 116 COPYRIGHT TBLOX Niets in dit document mag zonder toestemming van TBlox vermenigvuldigd worden. Misbruik is strafbaar. Een extra exemplaar van dit document is te bestellen bij TBlox.

Nadat u producten heeft ge-upload krijgt u het volgende bevestigingsmailtje (waarin u kunt zien hoeveel producten er ge-upload zijn, en de totaalprijs van de producten die ge-upload zijn): Met deze e-mail kunt u controleren of de upload juist is. De e-mail wordt verstuurd naar het e-mailadres van de gebruiker die de upload gedaan heeft.

U heeft nu alle producten geupload naar uw winkel, bekijk ze desgewenst in de webshop of klik op producten wijzigen. Daar ziet u een overzicht van uw bestaande producten en kunt u controleren of het uploaden goed is gegaan. LET OP: Ziet u de producten in het menu “bewerk producten” wel, maar ziet de klant de producten niet in de winkel? Dan heeft u in de kolom “canbeordered” geen “1” ingevoerd bij de producten. U kunt dan de producten downloaden en in kolom V “canbeordered” overal een “1” invoeren. Vervolgens kunt u de producten weer uploaden, en kiezen voor “vervang alles” bij het uploaden. LET OP: Is het totaal aantal producten en de prijs niet juist die u in de e-mail ziet? Dan komt dit waarschijnlijk omdat er dubbele productnummers voor komen in de productenlijst. Als een productnummer meerdere keren voor komt, zal het systeem maar 1 van de producten met dit productnummer uploaden.


4.3.2 Producten Bewerken Als u op “producten bewerken” klikt, komt u in een overzicht van uw producten. Rechts bovenin kunnen er producten worden toegevoegd. Als u op een productnaam klikt (herkenbaar aan de blauwe kleur), dan kunt u dit product gaan bewerken en eventueel een plaatje toevoegen


U krijgt het volgende scherm als u op een product klikt:

1

3

2

1: Afbeeldingen toevoegen Via dit menu kan er ook een afbeelding van het product toegevoegd worden (onder het menu “plaatje”). Dit kan alleen hier en niet via de Excel template.Afbeeldingen kunnen dus per product hier in het systeem toegevoegd worden. Indien u veel producten heeft waarbij u afbeeldingen wilt toevoegen doet u dan het volgende: - Maak dan een ticket aan in ons Assist systeem (onder de support knop in de cockpit), - Stuur ons de afbeeldingen (in JPG formaat), met als bestandsnaam het productnummer.jpg (bijv: PN010010001.jpg). Als de bestandsnaam niet het productnummer is (of als 1 afbeelding bij meerdere producten moet kunnen horen): stuur ons ook dan een excelbestand met de productnummers en de bestandsnamen naast elkaar 2: Basiskorting toevoegen U kunt hier ook een basiskorting neerzetten die voor iedere klant van uw webwinkel geldt, dit is bijvoorbeeld interessant als u weekaanbiedingen heeft.


3: Extra informatie Verder zijn in dit menu alle overige velden uit de template terug te vinden, welke hier ook in te vullen/te wijzigen zijn. U kunt op het plusje bij “Extra informatie” klikken. Onderstaand scherm wordt dan ook zichtbaar. Alle overige velden worden dan ook zichtbaar. (deze velden staan ook in de upload-template die in de vorige paragraaf is uitgelegd).


4.3.3 Producten Toevoegen Producten zijn naast het uploaden van een hele lijst ook los toe te voegen via het menu “producten toevoegen”. U krijgt dan het volgende scherm te zien.

Dit scherm is hetzelfde scherm als bij een product wijzigen, hier zijn alleen alle velden leeg, aangezien hier gaat om een volledig nieuw product. U kunt dus ook basisinformatie, extra informatie en een plaatje toevoegen (zie uitleg in vorige paragraaf). Als u alle gegevens die u wilt invullen heeft ingevuld, dan kunt u onderaan op de knop “toevoegen” klikken.


4.4 Beheren van merken en categorieën. Merken en categorieën worden aangemaakt bij het uploaden of aanmaken van producten in het systeem, zie hoofdstuk 4.3.1 Producten Up- en Downloaden. Maar deze kunnen ook in dit menu aangemaakt, aangepast of verwijderd worden.

1 2

3

1: Merk Toevoegen Als er op “merk toevoegen” geklikt wordt, komt het volgende scherm in beeld, hier hoeft alleen maar een merknaam ingevuld te worden en dan op “toevoegen” geklikt worden


2: Bijwerken Met deze functie kan de naam van een merk gewijzigd worden, verander de merknaam en klik dan op bijwerken, alle producten die onder dit merk vallen, zullen gelijk de nieuwe merknaam toegewezen krijgen. 3: Verwijderen Hiermee kan een merk verwijderd worden, als u dit doet worden ook alle producten van dit merk verwijderd. LET OP: Wanneer u hier een bepaald merk en/of categorie verwijderd, dan worden de producten die in dit merk of deze categorie zitten ook verwijderd. Dit kan dus handig zijn wanneer u alle producten van een merk of categorie in 1 keer wilt verwijderen. Bij het maken van kortingsprofielen (zie uitleg hoofdstuk 4.5), kunt u kortingspercentages aangeven voor alle producten van een bepaald merk of categorie. Het beheren van categorieën gaat op dezelfde manier, daar is het ook mogelijk om categorieën toe te voegen, te verwijderen en bij te werken.


4.5 Kortingsprofielen maken (optioneel) Als u in het menu aan de linkerkant op “kortingsprofielen beheer” klikt, dan krijgt u het volgende overzicht.

Kortingsprofielen In dit menu kunt u: - Kortingsprofielen toevoegen - Kortingsprofielen bewerken - Gebruikers toewijzen aan kortingsprofielen - Kortingsprofielen verwijderen - Kortingsprofielen kopiëren Uitleg: zie hoofdstuk 4.5.1 Bewerk kortingsprofielen In dit menu kunnen kortingsprofielen worden bewerkt. (Uitleg: zie hoofdstuk 4.5.2) Up- en download kortingsprofielen In dit menu kunnen kortingsprofielen worden geupload en gedownload. (Uitleg: zie hoofdstuk 4.5.3)


4.5.1 Kortingsprofielen In dit menu krijgt u een overzicht van uw kortingsprofielen. Per profiel ziet u ook hoeveel klanten er aan dit profiel gekoppeld zijn. 1

2

3

4

5

De volgende dingen zijn mogelijk in dit menu: 1: Kortingsprofielen toevoegen Rechts bovenin het scherm kunt uw een nieuw profiel toevoegen door te klikken op “kortingsprofiel toevoegen” 2: Kortingsprofielen bewerken Wanneer u hier op klikt, komt u in hetzelfde scherm terecht als welke wordt uitgelegd in het volgende hoofdstuk (Zie voor uitleg hoofdstuk 4.5.2)


3: Gebruikers toewijzen aan kortingsprofielen In dit menu kunt u gebruikers gaan toewijzen aan het gekozen kortingsprofiel (door bij het betreffende profiel op “gebruikers toewijzen” te klikken. In het veld dat hieronder rood gemarkeerd is, kunt u de naam van de klant intypen. Door te typen worden er gebruikers zichtbaar, welke u aan kunt klikken. Door op de gebruiker te klikken, wijst u de gebruiker aan het betreffende kortingsprofiel toe. LET OP: Een klant kan maar aan 1 profiel worden toegewezen. Een profiel kan wel aan meerdere klanten worden toegewezen. Een klant die geen kortingsprofiel heeft toegewezen, ziet alle producten tegen de standaard prijzen.


4: Kortingsprofielen verwijderen Door op “verwijderen” te klikken in het overzicht bij een bepaald profiel, verwijderd u dit profiel. Let er wel op dat de klanten die aan dit profiel toegewezen zijn dan geen kortingsprofiel meer hebben. U krijgt hier ook een melding van in uw scherm.

5: Kortingsprofielen kopiëren Door hier voor te kiezen, wordt er een kopie gemaakt van het gekozen kortingsprofiel. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld een nieuw profiel wilt maken, wat vrijwel gelijk is aan een bestaand profiel. U kunt de naam wijzigen en dan op “opslaan” klikken.


4.5.2 Bewerk Kortingsprofielen Het aanmaken van de inhoud van de kortingsprofielen kan op 2 manieren: Via het menu “bewerk kortingsprofielen” Door een Excel-upload via up- en download kortingsprofielen (zie uitleg bij 4.5.3) In “bewerk kortingsprofielen” kunt u kortingspercentages, prijzen, en/of zichtbaarheden (alleen bepaalde producten, merken of categorieën voor een kortingsprofiel zichtbaar) aanpassen. In het menu “bewerk kortingsprofielen” krijgt u het volgende scherm:

6 1

3

4

5

2

Selecteer boven in het scherm het kortingsprofiel naar keuze en selecteer “bijwerken”. Nu wordt dit profiel geladen. U ziet alle producten die aan dit kortingsprofiel zijn gekoppeld. 1: Klantkorting Door in dit veld een kortingspercentage in te voeren, wordt dit kortingspercentage voor alle producten in dit profiel geldig Hierop kunnen uitzonderingen gemaakt worden d.m.v. de product, merk of categoriekortingen.


2: Alle producten zichtbaar maken voor dit profiel Door het vinkje voor “Alle producten zichtbaar maken voor dit profiel” aan te zetten, zorgt u er voor dat alle producten zichtbaar zijn voor dit kortingsprofiel. Dit staat standaard aan. Klik na het zetten van het vinkje op “wijzig zichtbaarheid”, om dit op te slaan.


3: Categorie Door op het vinkje te klikken voor de categorie, zorgt u er voor dat deze categorie voor dit kortingsprofiel zichtbaar wordt. Door op een categorienaam te klikken kunt u een kortingspercentage voor deze categorie aangeven. U krijgt onderstaand scherm te zien:

Voer in dit scherm een categorie korting in en klik op “Bijwerken”. Vervolgens krijgt u onderstaande melding te zien:

Als u op OK klikt, worden de wijzigingen doorgevoerd. U kunt eerst alle wijzigingen die u wilt doen verwerken, en pas dan op OK klikken in deze melding.


4: Merk Dit werkt hetzelfde als bij punt 2: categorie, maar dan voor een merk (zie uitleg vorige pagina) 5: Productnaam Door op het vinkje te klikken voor de productnaam, zorgt u er voor dat dit product voor dit kortingsprofiel zichtbaar wordt. Door op een productnaam te klikken kunt u een kortingspercentage OF prijs voor dit product in dit kortingsprofiel aangeven. U krijgt onderstaand scherm te zien:

Hier kunt u een prijs OF een productkortingspercentage invoeren Voer in dit scherm een categorie korting in en klik op “Bijwerken”. Vervolgens krijgt u onderstaande melding te zien:


Als u op OK klikt, worden de wijzigingen doorgevoerd. U kunt eerst alle wijzigingen die u wilt doen verwerken, en pas dan op OK klikken in deze melding. 6: Zichtbaarheids filter Als u de zichtbaarheid van dit profiel wilt aanpassen, vinkt u “alle producten zichtbaar maken voor dit profiel” uit. Vervolgens kunt u de categorieën, merken en losse producten aanvinken die zichtbaar moeten zijn in dit profiel. Het aan zetten van zichtbaarheden kan dus ook per product, merk, categorie. U kunt het “zichtbaarheids filter” aan zetten om alleen de producten te tonen die in het betreffende kortingsprofiel zichtbaar zijn.


4.5.3 Up- en download kortingsprofielen

In dit menu kunt u het volgende doen m.b.t. kortingsprofielen: - de template voor kortingsprofielen kan gedownload worden - kortingsprofielen uploaden - kortingsprofielen downloaden Net als bij de template om producten te uploaden, bestaat er ook een template om de kortingsprofielen te uploaden. Klik in de blauwe melding op “ deze Excel template” om de template te downloaden . Na het uploaden van een bestand, wordt deze eerst verwerkt. Wacht 5 minuten, en klik vervolgens weer op het menu “up- en download kortingsprofielen. U ziet dan een voorbeeld in het scherm van de ge-uploade gegevens. Klik onder in het scherm op “verwerk” om de upload door te voeren. Als u het voorbeeld van de ge-uploade gegevens nog niet ziet: wacht dan nogmaals 5 minuten, en klik dan weer op het menu.


LET OP: Bij het uploaden van kortingsprofielen wordt de nieuwe upload aan de bestaande profielen toegevoegd, en dus niet overschreven. De klant heeft de mogelijkheid om een optie aan te zetten om wijzigingen die in de winkel doorgevoerd worden, eerst goed te willen keuren. Aanpassingen worden dan pas verwerkt nadat de klant goedkeuring gegeven heeft. Uitleg van de upload-template Hieronder ziet u de kolommen die in de import template zitten. Daaronder wordt uitgelegd wat u in elke kolom in dient te vullen. LET OP: Afhankelijk van wat u in kolom B bij Type invult, moet u in kolom D iets anders invullen. Dit is weergegeven in kolom F.

Profilename Vul hier de naam van het kortingsprofiel in, bijvoorbeeld “Klant X”, of “X procent korting”. Type Voer 1 van de volgende woorden in in kolom B (“type”): - product: Voor een kortingspercentage per product. In kolom D (“Percentage”) voert u dan een kortingspercentage in voor dit product. - category Voor een kortingspercentage per categorie. In kolom D (“Percentage”) voert u dan een kortingspercentage in voor deze categorie. - brand Voor een kortingspercentage per merk. In kolom D (“Percentage”) voert u dan een kortingspercentage in voor dit merk. - price Voor prijs per product voor dit profiel. In kolom D (“Percentage”) voert u dan de prijs in voor dit product (welke voor dit kortingsprofiel moet gelden). - global: kortingspercentage dat voor alle producten geldt. In kolom D (“Percentage”) voert u dan een kortingspercentage in dat voor alle producten moet gelden. - visibility: Door in de kolom type “visibility” in te vullen kunt u voor een profiel aangeven of alleen bepaalde producten/merken/categorieën voor dat profiel zichtbaar moeten zijn. Onder “percentage” voert u dan een 1 in om de visibility te laten werken. Name/ID Pagina 58 van 116 COPYRIGHT TBLOX Niets in dit document mag zonder toestemming van TBlox vermenigvuldigd worden. Misbruik is strafbaar. Een extra exemplaar van dit document is te bestellen bij TBlox.

Naam van het “type” uit kolom 2. Dus: productnaam, categorienaam of merknaam. (zie bovenstaande screenshot met uitleg) Percentage Kortingspercentage of prijs geldend voor dit bepaalde type. (zie uitleg kolom B “type”) 100,000.12 In deze kolom hoeft u niets in te voeren. Laat de eerste rij met het getal 100,100.12 wel staan, want dit is een controlegetal. Voorbeelden van kortingsprofielen

Profiel 1: Is een profiel waarbij van een totaalassortiment maar 4 producten zichtbaar mogen zijn. Van deze 4 producten hebben 3 producten een kortingspercentage en 1 product een specifieke prijs. Profiel 2: Dit is een profiel met een merk en categorie kortingsprofiel, en verder zijn alle producten zichtbaar (overige merken/categorieën tegen 0% korting). Profiel 3: Alle producten hebben een korting van 5% en zijn zichtbaar.

LET OP: U kunt er ook voor zorgen dat u een basisprijsprofiel maakt (zie hoofdstuk 4.6). Hierbij voert u prijzen per product in. Vervolgens kunt u kortingsprofielen laten rekenen over deze basisprijsprofielen. Bijvoorbeeld: u heeft een andere prijslijst voor bijvoorbeeld klanten in een bepaalde regio van het land (of andere EURO landen). Deze voert u dan als basisprijs profiel in (uitleg zie hoofdstuk 6). Binnen deze regio/ het land moeten verschillende klanten andere kortingspercentages over deze prijzen krijgen. U geeft een klant dan een kortingsprofiel EN een basisprijsprofiel. Een kortingsprofiel rekent automatisch over de prijzen van het basisprijsprofiel. Pagina 59 van 116 COPYRIGHT TBLOX Niets in dit document mag zonder toestemming van TBlox vermenigvuldigd worden. Misbruik is strafbaar. Een extra exemplaar van dit document is te bestellen bij TBlox.

4.5.4 Hoe kunt u controleren of het kortingsprofiel juist is? Er zijn verschillende manieren om te controleren of uw klant(en) de juiste prijzen (met kortingen) zien: -

Via het klantoverzicht: toon klantprijzen Als klant in de webwinkel inloggen Via het bewerk kortingsprofielen menu

In de pagina’s hier na worden deze opties uitgelegd. LET OP: Als de klant de “accepteren van prijswijzigingen” functie aan heeft staan, dan ziet de klant de wijzigingen in een basisprijsprofiel pas nadat de klant deze goedgekeurd heeft.

Prijzen controleren via het klantoverzicht: toon klantprijzen Klik in het menu “klantoverzicht” op de klant. Klik vervolgens op de knop “toon klant prijzen” (zie scherm hier onder).

Vervolgens wordt onderstaand scherm getoond, waar de prijzen in te zien zijn, en producten gezocht kunnen worden.


Prijzen controleren door als klant in de webwinkel in te loggen Nadat u de link gemaakt heeft in de Supplier Portal module (zie uitleg hierover later in dit handboek: uitleg maken koppeling), kunt u in de supplier portal module op “test de koppeling klikken”, en op die manier zien, wat de klant in de webwinkel ziet.

Klik in de supplier portal op het menu “koppelingen beheer” Klik vervolgens op de te controleren koppeling.


Klik vervolgens in het scherm hier onder op test de koppeling.

Vervolgens wordt de webwinkel geopend, zoals de klant deze ook ziet. Op die manier kunt u dus controleren hoeveel producten te klant ziet (totaal wordt getoond) en zijn de prijzen ook te zien.



Prijzen controleren via het bewerk kortingsprofielen menu Voor een uitleg van dit menu, zie hoofdstuk: 4.5.2

Door het juiste profiel te selecteren, worden de prijzen die bij dit profiel horen zichtbaar.


4.5.5 Kortingsprofielen Revisies Bij een wijziging van een kortingsprofiel wordt er een zogenaamde “revisie” gemaakt (een “nieuwe versie”). Deze revisie krijgt ook een nummer. Het revisienummer van het kortingsprofiel is te zien in het menu “wijzig kortingsprofiel:

Klanten hebben de mogelijkheid om aanpassingen in de winkel eerst te kunnen goedkeuren, voordat de wijzigingen doorgevoerd worden bij deze klant. De klant krijgt een e-mail, met een link naar een goedkeurscherm. De aanpassingen worden in dit scherm getoond, en de klant kan goed- of afkeuren. Hierdoor is het mogelijk dat verschillende klanten, verschillende revisies hebben. Om te zien welke revisies de klanten hebben, kunt u kijken in het menu “Kortingsprofielen”.


Klik bij het betreffende kortingsprofiel op “gebruikers toewijzen” In dit scherm kunt u per klant die dit kortingsprofiel heeft zien welk revisienummer de klant heeft.


4.6 Basisprijs profielen Naast kortingsprofielen is het ook mogelijk om basisprijsprofielen te maken.

De volgende punten zijn mogelijk in dit menu: Basisprijsprofielen (zie uitleg hoofdstuk 4.6.1) - Aanmaken van basisprijsprofielen - Bewerken van basisprijsprofielen - Toewijzen van gebruikers aan basisprijsprofielen - Verwijderen van basisprijsprofielen Wijzig basisprijsprofielen (zie uitleg hoofdstuk 4.6.2) - Uploaden van basisprijsprofielen (zie uitleg hoofdstuk 4.6.3)


Bij basisprijsprofielen voert u prijzen per product in, welke voor dit profiel gelden. Vervolgens kunt u eventueel kortingsprofielen (Zie uitleg hoofdstuk 4.5) laten rekenen OVER deze basisprijsprofielen. Bijvoorbeeld: U heeft een andere prijslijst voor bijvoorbeeld klanten in een bepaalde regio van het land (of bijvoorbeeld andere EURO landen). De standaard prijslijst voor het andere land/regio voert u dan als basisprijs profiel in. Binnen deze regio/ het land moeten verschillende klanten bijvoorbeeld andere kortingspercentages over deze prijzen krijgen. U geeft een klant dan een kortingsprofiel EN een basisprijsprofiel. Een kortingsprofiel rekent automatisch over de prijzen van het basisprijsprofiel. Voorbeeld: Standaard prijs in de productenlijst van product X Prijs van product X in basisprijsprofiel A Kortingspercentage van product X in kortingsprofiel B Klant Y heeft basisprijsprofiel A en kortingsprofiel B. De prijs van product X die Klant A dan ziet in de winkel

= 100 euro = 200 euro = 10 % = 180 euro

LET OP: Eigenlijk hoeft u alleen basisprijsprofielen te gebruiken als bovenstaand voorbeeld door u gebruikt wordt. Als u voor een klant namelijk alleen andere prijzen wilt inladen (zonder dat het nodig is dat daar ook kortingspercentages over berekend worden) dan kunt u de prijzen ook gewoon als kortingsprofiel inladen (Zie uitleg hoofdstuk 4.5).


4.6.1 Basisprijs profielen In het basis prijs profielen menu ziet u onderstaand scherm.

1 2

3

4

1. Voeg een basisprijsprofiel toe Een basisprijs profiel wordt toegevoegd door deze een naam te geven, en op toevoegen te klikken. De inhoud van het basisprijsprofiel wordt ingevuld door het kortingsprofiel te bewerken (zie uitleg hoofdstuk 4.6.2) of door de basisprijzen te uploaden (zie uitleg hoofdstuk 4.6.3).

2. Bewerk basis prijs profiel Wanneer u hier op klikt, komt u in hetzelfde menu terecht, als wanneer u naar het menu “wijzig basisprijs profielen” gaat. Zie uitleg in hoofdstuk 4.6.2.


3. Gebruikers toewijzen Klik op “gebruikers toewijzen” bij het kortingsprofiel waarbij u gebruikers wilt toewijzen. U ziet in dit overzicht ook hoeveel gebruikers er aan het profiel toegewezen zijn.

Door op “gebruikers toewijzen” te klikken, is te zien welke gebruikers er eventueel al toegewezen zijn, en kunnen er gebruikers aan het profiel toegewezen worden. Door te beginnen met typen in het scherm onder “voeg gebruikers toe” kunnen gebruikers geselecteerd worden om deze toe te voegen. Klik op de naam van de gebruiker om de gebruiker aan het profiel toe te voegen.


4. Verwijderen van een basis prijs profiel. Door op “verwijderen” te klikken in het overzicht bij een bepaald profiel, verwijderd u dit profiel. Let er wel op dat de klanten die aan dit profiel toegewezen zijn dan geen basis prijs profiel meer hebben. U krijgt hier ook een melding van in uw scherm.


4.6.2 Wijzig basisprijs profielen Het invoeren van de inhoud van de basisprijs profielen kan op 2 manieren. Wijzig basisprijs profielen menu: invoeren van de prijzen in het systeem zelf (wordt uitgelegd in dit hoofdstuk) Uploaden van basisprijs profielen (zie hoofdstuk 4.6.3) Klik op het menu “Bewerk kortingsprofielen” In het onderstaande scherm selecteert u dan het kortingsprofiel die u wilt wijzigen. (u kunt in het zoekscherm ook naar de producten zoeken) Vervolgens kunt u prijzen invoeren in de invoervelden naast de producten Indien u alle velden heeft ingevoerd, kunt u op “update basis prijzen” klikken.


4.6.3 Upload basis prijzen In dit menu kunnen basisprijsprofielen via een Excel-sheet geupload worden. Net als bij de template om producten te uploaden, bestaat er ook een template om de basisprijsprofielen te uploaden. (staat helemaal bovenaan in het lichtblauwe vakje, zie onderstaande schem)

Deze template ziet er als volgt uit: Product number

Base price

Product1 Product2 Product3 Product4

6 10.65 12.86548 56

Profile Profile 1 Profile 1 Profile 2 Profile 2

In de eerste kolom: “Product number” vult u de gewenste productnummers in In de tweede kolom “Base price” vult u de prijs in voor het product in kolom A. In kolom 3 “Profile” vult u de profielnaam in. Dit kan een bestaand profiel zijn, maar door hier een nieuwe naam in te voeren, maakt u ook een nieuw basisprijsprofiel aan. In bovenstaand voorbeeld zijn er dus 2 profielen, waarin bij beide profielen 2 producten een aparte prijs krijgen. Nadat u het bestand gemaakt heeft, kunt u deze uploaden. Pagina 73 van 116 COPYRIGHT TBLOX Niets in dit document mag zonder toestemming van TBlox vermenigvuldigd worden. Misbruik is strafbaar. Een extra exemplaar van dit document is te bestellen bij TBlox.

Na het uploaden van een bestand, wordt deze eerst verwerkt. Wacht 5 minuten, en klik vervolgens weer op het menu “upload basis prijzen”. U ziet dan een voorbeeld in het scherm van de ge-uploade gegevens. Klik onder in het scherm op “verwerk” om de upload door te voeren. Als u het voorbeeld van de ge-uploade gegevens nog niet ziet: wacht dan nogmaals 5 minuten, en klik dan weer op het menu. LET OP: Bij het uploaden van basisprijsprofielen wordt de nieuwe upload aan de bestaande profielen toegevoegd, en dus niet overschreven. Wanneer u een bestand profiel opnieuw wilt uploaden met wijzigingen: verwijder dan het bestaande profiel (in het menu basis prijs profielen), en upload deze opnieuw. De klant heeft de mogelijkheid om een optie aan te zetten om wijzigingen die in de winkel doorgevoerd worden, eerst goed te willen keuren. Aanpassingen worden dan pas verwerkt nadat de klant goedkeuring gegeven heeft. LET OP: Eigenlijk hoeft u alleen basisprijsprofielen te gebruiken als bovenstaand voorbeeld door u gebruikt wordt. Als u voor een klant namelijk alleen andere prijzen wilt inladen (zonder dat het nodig is dat daar ook kortingspercentages over berekend worden) dan kunt u de prijzen ook gewoon als kortingsprofiel inladen (Zie uitleg hoofdstuk 4.5).

4.6.4 Hoe kunt u controleren dat u het basisprijsprofiel juist ge-upload heeft?

LET OP: Als de klant de “accepteren van prijswijzigingen” functie aan heeft staan, dan ziet de klant de wijzigingen in een basisprijsprofiel pas nadat de klant deze goedgekeurd heeft. Er zijn verschillende manieren om te controleren of uw klant(en) de juiste basisprijzen zien: -

Via het klantoverzicht: toon klantprijzen Als klant in de webwinkel inloggen Via het wijzig basisprijzen menu

In de pagina’s hier na worden deze opties uitgelegd.


Prijzen controleren via het klantoverzicht: toon klantprijzen Klik in het menu “klantoverzicht” op de klant. Klik vervolgens op de knop “toon klant prijzen” (zie scherm hier onder).

Vervolgens wordt onderstaand scherm getoond, waar de prijzen in te zien zijn, en producten gezocht kunnen worden.


Prijzen controleren door als klant in de webwinkel in te loggen Nadat u de link gemaakt heeft in de Supplier Portal module (zie uitleg hierover later in dit handboek: uitleg maken koppeling), kunt u in de supplier portal module op “test de koppeling klikken”, en op die manier zien, wat de klant in de webwinkel ziet.

Klik in de supplier portal op het menu “koppelingen beheer” Klik vervolgens op de te controleren koppeling.


Klik vervolgens in het scherm hier onder op test de koppeling.

Vervolgens wordt de webwinkel geopend, zoals de klant deze ook ziet. Op die manier kunt u dus controleren hoeveel producten te klant ziet (totaal wordt getoond) en zijn de prijzen ook te zien.


Prijzen controleren via het wijzig basisprijzen menu Zie hoofdstuk 4.6.2 voor de uitleg. In dit scherm kunt u ook de prijzen die op dit moment in het basisprofiel zitten zien (deze staan onder “bruto prijs” wanneer er al basisprijzen in het profiel staan).


4.7 Orders bekijken LET OP: Dit menu wordt niet gebruikt wanneer uw klanten via een inkoopysteem gekoppeld zijn. U ontvangt de orders dan per e-mail (of ander formaat) Dit menu wordt alleen gebruikt wanneer u de commerciële versie van de webwinkel gebruikt. De webwinkel plaatst u dan bijvoorbeeld op uw website, en klanten kunnen zich inschrijven in de webwinkel. De webwinkel is dan niet gekoppeld aan een inkoopsysteem. Als u de gratis versie van de webwinkel heeft zal dit menu leeg blijven. Orders die geplaatst worden, ontvangt u dan per e-mail, en worden ook in dit overzicht getoond. (zie onderstaand scherm )

Door op een ordernummer in het blauw te klikken, krijgt u onderstaand scherm te zien, met de details van de order.



4.7 Instellingen in TBlox-Verkoop (optioneel) Overzicht menu:

Uitleg menu: Instellingen Hier kunnen basisinstellingen gedaan worden, zoals prijsnotatie, taal en toegankelijkheid. (zie uitleg hoofdstuk 4.8.1) Contactinformatie Hier kunt u contact-emailadres en order-emailadres wijzigen (zie uitleg hoofdstuk 4.8.2) Uiterlijk aanpassen Pas het uiterlijk van uw webwinkel aan en voeg uw bedrijfslogo toe (zie uitleg hoofdstuk 4.8.3) Weblocatie beheer Hier kan de weblocatie van de webshop worden beheerd. (zie uitleg hoofdstuk 4.8.4)


4.7.1 Instellingen Als u op “instellingen” klikt, dan krijgt u het volgende scherm:

In dit menu kan het volgende worden ingesteld: Prijsnotatie De valuta van de winkel kan hier geselecteerd worden, de volgende zijn beschikbaar: euro’s, dollars, ponden, yen of kronen. Prijsnotatie De prijsnotatie kan ingesteld worden, met punten of komma’s of helemaal zonder leestekens. Taal selectie Taal van de webwinkel instellen. Anonieme bezoekers toestaan Instellen of de webshop bezocht kan worden door iedereen of alleen door geregistreerden. Registratie toegestaan Instellen of gebruikers zichzelf kunnen registreren of kunnen ze alleen uitgenodigd worden. Registratie valideren Instellen of gebruikers na registratie direct starten of moeten deze nog gevalideerd (geactiveerd) moeten worden. Korting weergeven Instellen of de korting (uit het kortingsprofiel) wel of niet weergegeven moet worden in de webshop. Pagina 82 van 116 COPYRIGHT TBLOX Niets in dit document mag zonder toestemming van TBlox vermenigvuldigd worden. Misbruik is strafbaar. Een extra exemplaar van dit document is te bestellen bij TBlox.

Prijs decimalen Standaard op 2 ingesteld, maar misschien wilt u alleen hele euro’s laten zien. Scheidingsteken voor CSV CSV is een soort Excel-bestandsformaat. Uploads kunnen gedaan worden in XLS, maar downloads worden in CSV gedaan. Het hangt af van de computerinstellingen van uw pc of dit ” , “ moet zijn of ” ; “ , meest gebruikt is een komma (standaard ingesteld), anders is dit puntkomma. Als u een download doet in de winkel, en de kolommen in de excelsheet zijn niet goed weergegeven: dan kunt u het andere formaat kiezen. Kommateken voor CSV Kan , of een . zijn, ligt ook aan computerinstellingen, standaard is het een punt. Titels voor additionele info velden Bij het aanmaken/wijzigen/uploaden van producten kunnen de additionele velden 1 tot en met 6 ingevoerd worden. Dit zijn vrij in te voeren velden. In dit menu kan de titel van deze velden ingevuld worden. In de webwinkel is deze titel dan bij de velden te zien.


4.7.2 Contactinformatie Als er op “contactinformatie” wordt geklikt, krijgt u het volgende scherm:

Hier kunt u het contact E-mailadres wijzigen, deze wordt gebruikt voor het contactformulier in de webshop. Als een bezoeker een vraag heeft over de webwinkel dan wordt deze gemaild naar het contact E-mailadres. Verder kan hier het Order E-mailadres worden ingesteld. LET OP: Dit is alleen van toepassing als u de commerciele versie van de webwinkel gebruikt. Dit is het geval wanneer u de webwinkel op uw eigen website heeft staan, en wanneer klanten NIET via een inkoopsysteem bestellen. Orders worden dan namelijk direct vanuit de webwinkel verzonden. Gebruikt u de gratis versie, dan stelt u hier NIET het order e-mailadres in, u kunt dit leeglaten. In het laatste geval wordt het ordermailadres namelijk ingevoerd bij het maken van de koppeling (zie verderop in dit handboek).


4.7.3 Uiterlijk aanpassen Als er op “uiterlijk aanpassen” wordt geklikt, komt u in het volgende scherm:

Uploaden bedrijfslogo Hier kunt u uw bedrijfslogo toevoegen via “logo Upload”, hier klikt u op “bladeren” en zoekt hier naar het juiste bestand. Als u het juiste bestand geselecteerd heeft, klik dan op “upload”. LET OP: Het logo moet altijd in een jpg-formaat bestand zijn.

Stijl/kleur van de webwinkel Bij “stijl” kunt u ook de kleurstelling van uw webwinkel wijzigen. Dit kunt u doen door een stijl te selecteren met het pijltje en dan op wijzig klikken. Er zijn verschillende kleuren mogelijk. U kunt ook op “voorbeeld” klikken, om eerst te zien hoe de webwinkel er uit zou zien, en daarna op wijzig klikken. in het voorbeeld eronder ziet u direct hoe de webshop eruit komt te zien. Pagina 85 van 116 COPYRIGHT TBLOX Niets in dit document mag zonder toestemming van TBlox vermenigvuldigd worden. Misbruik is strafbaar. Een extra exemplaar van dit document is te bestellen bij TBlox.

Op de volgende pagina zal er een voorbeeld staan met het tblox logo, dan kunt u zien op welke plek het logo neergezet wordt, daarnaast is de kleurstelling erin gewijzigd.

Rechtsbovenaan komt een voorbeeld van het logo. In het voorbeeld van de webshop ziet u dat het logo links bovenaan geplaatst wordt. U ziet dat de kleurstelling tevens is gewijzigd in “money green”. U kunt zelf proberen welk sjabloon u het mooist vindt en daarnaast het beste past bij uw logo. Is het logo niet te klein of te groot? Als dit wel het geval is, dan moet u het bestand dat u geselecteerd heeft wijzigen (het bestand op uw computer, verstandig om een kopie ervan te maken en die in een groter of kleiner formaat te zetten, zo behoudt u het origineel)


4.7.4 Weblocatie beheer Wanneer er op “weblocatie beheer” geklikt wordt, krijgt u het volgende scherm:

Persoonlijke/dynamische locatie De URL die u hier ziet is voor het gebruik van de commerciële versie van de webwinkel. Deze wordt alleen gebruikt wanneer u geen koppeling met een Inkoopsysteem maakt. Dit is de URL zoals u deze gebruikt wanneer u de winkel op uw eigen website zet, en klanten direct vanuit de winkel bestellingen plaatsen. U kunt de standaard URL die daar staat gedeeltelijk aanpassen door een persoonlijke weblocatie in te voeren. (zie voorbeeld met tbloxtest, en hoe de URL er dan uit ziet.) Statische weblocatie Deze URL gebruikt u bij het maken van de koppeling als u een gratis versie heeft van de webwinkel. Zie uitleg hoofdstuk 7: beheren supplier portal module en het maken van de koppeling.


5. Hoe ziet de TBlox-webwinkel er uit bij de klant? In dit hoofdstuk wordt in het kort getoond hoe er besteld wordt in het TBlox-Inkoop systeem. Het inkoopsysteem ziet er als volgt uit:

Meerdere leveranciers kunnen aan het systeem gekoppeld zijn. De klant kan op de naam van de leverancier klikken om direct binnen deze leverancier producten te gaan zoeken:


Het inkoopsysteem bevat een zogenaamde “Supersearch” aangegeven hierboven. Dit is een zoekmachine die over de gekoppelde winkels van de klant zoekt. Een productnaam kan ingetypt worden, en vervolgens worden de zoekresultaten getoond. De besteller hoeft dan niet meer naar verschillende webwinkels toe, maar kan direct bij meerdere leveranciers bestellen. De besteller kan vervolgens direct producten in het winkelmandje van het inkoopsusteem toevoegen. Het is voor de klant ook mogelijk om op “bezoek webwinkel” te klikken. De webwinkel wordt dan geopend. Orders die in de webwinkel geplaatst worden, worden ook teruggehaald naar het winkelmandje van het inkoopsysteem. In de meeste gevallen gebruikt de klant de supersearch functie, omdat producten dan direct besteld kunnen worden. De besteller rondt vervolgens het winkelmandje af in het inkoopsysteem (er wordt een kostenplaats, een afleverlocatie, een budgethouder, etc. geselecteerd.) Na de eventuele goedkeuring wordt de order verzonden naar de leverancier. (met daarop het afleveradres, factuuradres, ordernummer, etc.) Daarnaast is het in het inkoopsysteem voor de klant ook mogelijk om o.a. de volgende zaken te doen: - Favorietenlijsten te maken van veelbestelde producten. Pagina 89 van 116 COPYRIGHT TBLOX Niets in dit document mag zonder toestemming van TBlox vermenigvuldigd worden. Misbruik is strafbaar. Een extra exemplaar van dit document is te bestellen bij TBlox.

-

Te bestellen via barcode scanning Voorraadbeheer In kleinere eenheden intern bij een magazijn bestellen, die besteleenheden bestelt bij de leverancier. Factuurscanning / factuurverwerking Etc.


6. Koppelen van uw eigen webwinkel 6.1 OCI technologie Om een koppeling tot stand te brengen maakt TBlox gebruik van de wereldstandaard op dit gebied. Deze heet Open Catalog Interface (OCI). Wanneer een eigen webwinkel van een leverancier de OCI functionaliteit bevat, is het mogelijk om deze webwinkel te koppelen. In het kort gezegd betekent dit dat het mogelijk moet zijn dat: Orders die vanuit de webwinkel gemaakt worden, niet direct vanuit de webwinkel verzonden worden. Het winkelmandje met producten wordt naar het inkoopsysteem van de klant gestuurd, waar de order afgerond wordt en eventueel ook een goedkeurproces doorlopen wordt. Vanuit het inkoopsysteem van de klant worden de orders vervolgens naar de leverancier verzonden. De link die gemaakt wordt, bevat ook al de login-gegevens van de klant. Op die manier is de klant direct ingelogd wanneer de klant vanuit het inkoopsysteem een order plaatst en ziet zijn klantspecifieke prijzen en assortimenten. In de twee handleidingen die hieronder genoemd worden, is alle overige en technische informatie over OCI terug te vinden om te zien of uw webwinkel de OCI technologie ondersteund en gekoppeld kan worden. Technische OCI specificaties http://www.tblox.com/download/oci/OCI_40_EN20030611.pdf Algemene informatie m.b.t. de stappen die benodigd zijn voor het maken van een koppeling http://www.tblox.com/download/oci/TBlox-Inkoop_OCI_Connectivity_NL_260508.pdf


6.2 Maken van de link bij gebruik eigen webwinkel U kunt uw eigen webwinkel koppelen met de klant via de supplier portal module. Klik op de “supplier portal” knop in de Cockpit.


1 2 3

1: Koppelingen: Het koppelen van de link aan de klant: zie hoofdstuk 6.2 2: Koppelingen beheer: Maken van de link (wordt direct hieronder uitgelegd) 3: Instellingen van de supplier portal module: zie hoofdstuk 6.3


2: Koppelingen beheer: Maken van de link In dit menu maakt u een link aan die u in de volgende paragraaf aan 1 of meer klanten kunt toewijzen. Dit kan een klantspecifieke link zijn of bijvoorbeeld een link met een specifiek kortingspercentage. Klik op het menu “koppelingen beheer”. 1 3

2

U ziet nu de volgende items: a) Maken van een nieuwe koppeling b) Mijn OCI koppelingen (aanpassen en testen van gemaakte koppelingen) c) Standaard koppeling maken welke direct gekoppeld wordt aan nieuwe klanten


a) Maken van een nieuwe koppeling Klik op “new link”. Vervolgens komt u in het onderstaande scherm terecht.

In dit scherm voert u de URL van de OCI link in. Bijvoorbeeld: http://www.testsupplier.com/startpunchoutoci.asp?login=testlogin&password=testpassword Deze URL bevat dus ook de login-gegevens van de klant LET OP: Het is niet nodig om een hook URL toe te voegen. De HOOK URL wordt er vanuit ons systeem automatisch achter geplaatst. Plaats deze er dus niet achter, anders werkt de link hoogstwaarschijnlijk niet. Voer de URL in, in het “Adres (URL)” veld. Vervolgens kunt u de link ook een naam geven in het veld “Naam” daar onder. (bijvoorbeeld de naam van de klant waar de link voor is) Klik vervolgens op “toevoegen”. De link wordt vervolgens toegevoegd in het “Mijn OCI koppelingen” overzicht (punt 2).


b) Mijn OCI koppelingen (aanpassen en testen van gemaakte koppelingen) Door op een link te klikken in dit overzicht, ziet u onderstaand scherm:

Hier kunt u aanpassingen doen in de koppeling, en ook op “Test de koppeling” klikken. Door daar op de klikken opent de link zich, en kunt u op die manier testen of de koppeling werkt. c) Standaard koppeling maken welke direct gekoppeld wordt aan nieuwe klanten In het “Mijn OCI koppelingen” overzicht , kunt op op het plusje klikken om deze koppeling “standaard” te maken. Wanneer u in de supplier portal zichtbaar bent (zie hoofdstuk 6.3) kan een klant u uitnodigen. Wanneer u dan een standaard koppeling gemaakt heeft, wordt de klant ook direct automatisch gekoppeld aan de standaard koppeling. Op die manier kan de klant direct beginnen met het plaatsen van bestellingen Een standaard koppeling zou eventueel dus een koppeling met standaard assortiment/brutoprijzen kunnen zijn.


6.3 Koppelen van de link aan de klant Zie hiervoor hoofdstuk: 7.2

6.4 Instellingen Supplier portal Zie hiervoor hoofdstuk: 7.3


6.5 Ondersteunen Supersearch Hieronder staan de vereisten voor het ondersteunen de SuperSearch, waneer u een eigen webwinkel heeft. De TBlox-SuperSearch is gebaseerd op een normale OCI verbinding. De volgende link is een voorbeeld van een normale OCI verbinding:

Om in te loggen op de webwinkel is het noodzakelijk om een HOOK_URL te hebben. Bij het gebruik van TBlox-Inkoop wordt deze HOOK_URL automatisch aangemaakt wanneer de eindgebruikers op uw bedrijfsnaam klikken in het inkoopsysteem. Deze link zal er als volgt uit zien:

Wanneer een klant de webwinkel bezoekt en een winkelmandje vult met producten, zal het winkelmandje omgezet worden in een OCI definitie. Vervolgens kan er teruggekeerd worden naar TBlox-Inkoop door op de zojuist verkregen HOOK_URL te klikken. De SuperSearch gebruikt dezelfde URL als hierboven (zonder HOOK_URL) met een toevoeging van de volgende parameter, the &search parameter. De link zal er als volgt uitzien.

We gaan er vanuit dat uw webwinkel in staat is dit verzoek op de juiste manier te verwerken. Aangezien dit verzoek niet zichtbaar is voor de eindgebruikers, hebben we geen gebruikersinterface nodig om terug te keren. Deze verzoeken worden gedaan aan de server-kant, aangezien we alleen geïnteresseerd zijn in de zoekresultaten. Daarom verwachten we een vastgesteld aantal resultaten als we terugkeren naar de webwinkel, welke allemaal zijn gepresenteerd in dezelfde OCI definitie, die we ook gebruikt hebben in het winkelmandje. Normaal gesproken wordt er met leveranciers afgesproken dat er maximaal tussen 100 en 250 producten worden weergegeven bij de zoekresultaten. Een voorbeeld van een dergelijk verzoek kunnen we naar u sturen. Dit kan door een ticket in te schieten via de support-knop in de cockpit of door een e-mail te sturen naar [email protected]. Wanneer de link gekopieerd wordt naar de browser, zal er niets worden weergegeven. Maar wanneer er in de broncode gekeken wordt, zullen de resultaten in OCI definities staan. Deze resultaten zullen gecombineerd worden met resultaten van andere leveranciers en getoond worden aan de eindgebruikers. Pagina 98 van 116 COPYRIGHT TBLOX Niets in dit document mag zonder toestemming van TBlox vermenigvuldigd worden. Misbruik is strafbaar. Een extra exemplaar van dit document is te bestellen bij TBlox.

Wellicht weet u ook dat SAP en Oracle ook een dergelijke zoekfunctie hebben, respectievelijk Background Search en Transparent Search. Deze standaarden worden ook ondersteunt door de SuperSearch. In de praktijk blijkt dat deze ondersteuning vaak wordt uitgeschakeld door de gebruikers. De benadering van TBlox is een duidelijke en simpele oplossing. Zeker doordat de SuperSearch erg lijkt op een standaard OCI winkelmandje. Wat te doen als uw webwinkel niet samenwerkt met de SuperSearch? Als uw webwinkel om technische redenen niet ondersteunt wordt door de SuperSearch, dan biedt TBlox u een tweede oplossing met een nagebootste SuperSearch. De eindgebruikers zullen geen verschil zien met de normale SuperSearch. Voor deze optie moet u een product catalogus met prijs informatie naar een gratis TBlox webwinkel uploaden, deze webwinkel kan gekoppeld worden aan uw eigen webwinkel. Wanneer de SuperSearch wordt gestart door de eindgebruiker zullen nu resultaten getoond worden uit de TBlox webwinkel, maar er zullen links bij staan die direct naar uw eigen webwinkel gaan. Als u technische vragen heeft over de SuperSearch en nog geen TBlox of FreeSupplierPortal account heeft, dan kunt u een e-mail sturen naar [email protected]. Als u al een TBlox of FreeSupplierPortal gebruiker bent, dan kunt u ook een ticket inschieten via de blauwe Support knop in de cockpit. Pagina 99 van 116 COPYRIGHT TBLOX Niets in dit document mag zonder toestemming van TBlox vermenigvuldigd worden. Misbruik is strafbaar. Een extra exemplaar van dit document is te bestellen bij TBlox.

7. FreeSupplierPortal: maken van de koppeling met uw klant Klik in de TBlox Cockpit op de oranje knop : SUPPLIER PORTAL (zie hieronder)

U komt dan in het volgende scherm:


1 2 3

Het menu bestaat uit: 1: Koppelingen: Het koppelen van de link aan de klant: zie hoofdstuk 7.2 2: Koppelingen beheer: Maken van de link (bij gebruik TBlox webwinkel) : zie hoofdstuk 7.1 3: Instellingen van de supplier portal module: zie hoofdstuk 7.3 In de supplier portal zijn de volgende dingen mogelijk Maken van de koppeling met uw klant (menu koppelingen) Overzicht van de gemaakte koppelingen en nog te koppelen klanten(menu koppelingen) Het testen van de koppeling van uw klant (menu koppelingen beheer) Formaat en e-mail adres/URL invoeren waarop u de orders van de klant wilt ontvangen. (menu koppelingen) Aangeven op welke wijze u vindbaar bent op de FreeSupplierPortal voor (potentiële) klanten. (menu instellingen)


7.1 Aanmaken van de link bij gebruik TBlox-Webwinkel Klik op het menu “koppelingen beheer. 1 3

2

Dit menu is opgedeeld in de volgende sub-menu’s: 7.1.1: Maken van een nieuwe link 7.1.2: Mijn OCI koppelingen (aanpassen en testen van gemaakte koppelingen) 7.1.3: Standaard koppeling maken welke direct gekoppeld wordt aan nieuwe klanten


7.1.1: Maken van een nieuwe link Om een koppeling met een klant te maken, wordt er eerst een link gemaakt. Er zijn drie stappen om een link aan te maken: Stap 1: URL/adres naar de webwinkel maken In TBlox-Verkoop zoekt u de link van uw webwinkel op (Zie hoofdstuk: 4.8.4)

Kopieer vanuit dit scherm de statische weblocatie (welke onderaan staat) Dat is in dit geval : https://secure.tblox.com/sales_new/_72ae2f/ De laatste 8 karakters zullen bij u anders zijn, neemt u niet de bovenstaande link want dan zal de koppeling niet werken. Plak achter deze link dit gedeelte: ?login={username}&password={password} De link komt er dus zo uit te zien: https://secure.tblox.com/sales_new/_72ae2f/?login={username}&password={password}


Stap 2: Login-gegevens van de klant opzoeken (die in TBlox-Verkoop gemaakt is) Zoek vervolgens ook de login-gegevens en het wachtwoord van de klant in die u heeft aangemaakt op (zie hoofdstuk 4.2.1) In het voorbeeld in dat hoofdstuk waren deze login-gegevens gebruikt. Login: testklant Wachtwoord: Testww68 Stap 3: Sla de link op in de supplier portal module Klik op “new link” in het “koppelingen beheer” menu van de supplier portal module.

Vervolgens komt u in het onderstaande scherm terecht.


De totale link uit het voorbeeld komt er zo uit te zien in de supplier portal: Dit bestaat uit: Stap 1: https://secure.tblox.com/sales_new/_72ae2f/?login={username}&password={password} Stap 2: Login: testklant Wachtwoord: Testww68

Klik vervolgens op “toevoegen”. De link wordt vervolgens toegevoegd in het “Mijn OCI koppelingen” overzicht (punt 2).


7.1.2: Aanpassen en testen van gemaakte koppelingen Door op een link te klikken in bovenstaand overzicht, ziet u onderstaand scherm:

Hier kunt u aanpassingen doen in de koppeling, en ook op “Test de koppeling” klikken. Pagina 106 van 116 COPYRIGHT TBLOX Niets in dit document mag zonder toestemming van TBlox vermenigvuldigd worden. Misbruik is strafbaar. Een extra exemplaar van dit document is te bestellen bij TBlox.

Door daar op de klikken opent de link zich, en kunt u op die manier testen of de koppeling werkt. Dit is erg belangrijk!

7.1.3: Standaard link maken of weghalen In het “Mijn OCI koppelingen” overzicht , kunt op het plusje klikken om deze link “standaard” te maken. Wanneer u in de supplier portal zichtbaar bent (zie hoofdstuk 6.3) kan een klant u uitnodigen. Wanneer u dan een standaard link gemaakt heeft, wordt de klant ook direct automatisch gekoppeld aan de standaard link. U ontvangt een e-mail wanneer dit gebeurd. Op die manier kan de klant direct beginnen met het plaatsen van bestellingen. Een standaard koppeling zou eventueel dus een koppeling met standaard assortiment/ brutoprijzen kunnen zijn. Als u gebruik maakt van ship to of bill to codes moet u nooit standaard link instellen

Voordelen van een standaard link De klant kan direct bestellen, omdat de koppeling meteen gemaakt is. U hoeft niet in te loggen om de koppeling te maken. U krijgt een e-mail wanneer er een koppeling met een klant gemaakt is. Wanneer het nodig is, kunt u de koppeling aanpassen. Nadelen van een standaard link Wellicht is het niet de bedoeling dat klanten direct de standaard productenlijst en prijzen zien. Iedereen kan u als leverancier uitnodigen, en dan meteen de producten en standaard prijzen zien.


7.2 Koppelen van de link aan de klant Nadat de link gemaakt is, kan de koppeling met de klant gemaakt worden.

De klant kan u op 2 manieren uitgenodigd hebben: 1. U maakt nog geen gebruik van de supplier portal module, of u bent niet zichtbaar aan de inkoopkant van de supplier portal module (zie hoofdstuk 7.3 over zichtbaarheid). - In de e-mail die u heeft gekregen van uw klant (met de uitnodiging om een koppeling te maken) staat dan een verzoekcode, dit is een letter cijfer combinatie. - Voer deze code in het “Koppelingen” menu van de Supplier Portal module in bij “Verzoek referentie code”. - Vervolgens wordt de klant zichtbaar onder “bedrijfsnaam” (waar nu in het bovenstaande scherm “TBlox DEMO Test” staat). - Klik vervolgens op de naam van de klant (in het blauw, zoals nu het voorbeeld “TBlox DEMO Test”) - Het onderstaande scherm wordt dan getoond: 2. U maakt al wel gebruik van de supplier portal module, en u bent ook zichtbaar aan de inkoopkant van de supplier portal. - Wanneer een klant u dan heeft uitgenodigd, is deze klant direct zichtbaar onder “lopende koppelingen” (waar nu in het bovenstaande scherm “TBlox DEMO Test” staat). - Klik vervolgens op de naam van de klant (in het blauw, zoals nu het voorbeeld “TBlox DEMO Test”) - Het onderstaande scherm wordt dan getoond:


In dit scherm selecteert u eerst bij “koppeling toewijzen” de juiste koppeling van de klant. Bij contact informatie vult u de gegevens van de contactpersoon binnen UW eigen organisatie voor deze klant. Vervolgens voert u een bestel formaat, bestel transport en besteladres in. Zie hoofdstuk: 7.4 voor de mogelijke orderformaten. Wanneer u orders per e-mail wilt ontvangen vult u het volgende in: - Bestel Formaat: HTML - Bestel Transport: E-mail - Bestel adres: hier voert u het e-mailadres in waar u de bestellingen op wilt ontvangen. LET OP: Vergeet niet uw email-adres in te vullen bij besteladres (waar u de orders wilt ontvangen). Dit is een verplicht veld (anders krijgt u een foutmelding).


Het onderste deel van dit scherm ziet er als volgt uit:

U ziet hier alle locaties van de klant. Indien u orders per normaal e-mail formaat ontvangt hoeft u hier niets in te vullen. Indien u een apart orderformaat heeft (zie hoofdstuk 7.4) kan het nodig zijn dat u hier de klantnummers/codes voor de adressen invoert. Zie verdere uitleg hoofdstuk 7.4. Klik onder op het scherm op “Accepteren”, en vervolgens is de koppeling gemaakt. De klant ontvangt ook een e-mail dat de koppeling gemaakt is. De klant kan de koppeling dan aan de inkoop-module activeren. Voor verdere uitleg hiervan, zie hoofdstuk 8.


7.3 Instellingen SupplierPortal Als u in het menu op “instellingen” klikt, dan krijgt u het volgende scherm:

In het menu “Instellingen” kunt u er voor zorgen dat uw webwinkel zichtbaar is in de supplier portal aan de “inkoop kant”. Hierdoor kunnen andere potentiële klanten u in de FSP kunnen vinden, en u uitnodigen om een koppeling te gaan maken. U geeft in dit menu aan in welke landen u levert, en u selecteert de categoriën waar u als leverancier onder valt. Hierdoor wordt u voor inkoopgebruikers uit deze landen zichtbaar en bent u in deze categorieën te vinden. LET OP: Standaard bent u onvindbaar voor klanten, vult u hier dus in in welke landen en product categorien u levert, dan kunt u gevonden worden! Vul bij “order informatie” in welk formaat u de orders wenst te ontvangen. Dit kan via mail, XML of andere elektronische formaten (neem voor de verschillende mogelijkheden contact op met TBlox-Support) of fax. Indien u het formaat “E-mail” heeft gekozen, voert u het mailadres in in het veld “Standaard adres”. Dit standaard adres veld is een verplicht veld. Pagina 111 van 116 COPYRIGHT TBLOX Niets in dit document mag zonder toestemming van TBlox vermenigvuldigd worden. Misbruik is strafbaar. Een extra exemplaar van dit document is te bestellen bij TBlox.

7.4 Mogelijke orderformaten U kunt als leverancier instellen op welke manier u orders wilt ontvangen. In dit hoofdstuk worden de mogelijke formaten waarin u als leverancier de orders van klanten kunt ontvangen uitgelegd. Zie ook hoofdstuk 7.2 met de uitleg van het maken van de koppeling met de klant, waar het orderformaat dient te worden ingesteld.

7.4.1 Welke orderformaten kan de leverancier kiezen?

Er zijn verschillende ordermaten mogelijk, zoals: -

Email (E)fax CXML XML EDI xCBL

De orderformaten kunnen ook op verschillende manieren verstuurd worden (Bestel transport), zoals: Email Post (dan wordt de order direct naar een systeem verstuurd, via een internetadres) EFax Stuur ons eventueel een ticket via TBlox-Assist met een voorbeeld van uw orderformaat, zodat wij kunnen kijken of dit bij ons een reeds bestaand orderformaat is.


7.4.2 Ship to en bill to codes Wanneer u als leverancier hebt gekozen voor bijvoorbeeld CXML, XML, EDI of XCBL is het voor uw systeem in de meeste gevallen nodig dat er klantnummers (ship- en/of bill to codes) per locatie van de klant meegestuurd worden in de order. Het afleveradres van de order en ook het factuuradres krijgen dan een code mee. Deze codes worden hier ingesteld. In dit scherm ziet u alle adressen die de klant in het inkoopsysteem heeft ingevoerd. LET OP: Het is belangrijk dat als u deze codes gebruikt u aan uw klant uitlegt dat als de klant vanuit NIEUWE locaties bestellingen bij u gaat plaatsen, de klant EERST met u dit overlegd zodat u de juiste ship to codes kunt invoeren. Anders zal de order niet verstuurd kunnen worden.


8. Acceptatie van de koppeling door de klant Nadat de koppeling gemaakt is, krijgt de klant een e-mail met een bevestiging hiervan. Aan de inkoopkant van de supplier portal moet de klant de koppeling vervolgens nog activeren, waarna de klant kan gaan bestellen. De reden dat de koppeling niet automatisch geactiveerd wordt is dat de klant voordat deze de eerste bestelling gaat doen wellicht: - Het assortiment en de prijzen wil controleren - Alleen bepaalde gebruikers of gebruikersgroepen toegang wil geven tot uw webwinkel De leverancier krijgt ook een e-mail wanneer de klant de koppeling heeft geactiveerd. Als de koppeling is geactiveerd kan de klant bij de leverancier gaan bestellen, en is het proces afgerond!


9. Veel gestelde vragen [NOG TOE TE VOEGEN]


10. Verklarende woordenlijst [NOG TOE TE VOEGEN]


TBlox-Verkoop & FreeSupplierPortal

Recommend Documents