GAZDÁLKODÁS AZ EMBERI ERÕFORRÁSOKKAL, OKTATÁS, KÉPZÉS Sikeres munkaerő-felvétel kilenc lépésben Nincs felelősségteljesebb vezetői feladat, mint munkaerőt felvenni úgy, hogy a jövőben a vállalat hozzáértő, elkötelezett és szorgalmas alkalmazottja legyen. Erre a tevékenységre is fel kell készülni, ismerni kell a sikerhez vezető technikákat. A ráfordított idő és energia megtérül azáltal, hogy megbízható, hosszú távon hasznot hozó munkatársakra tesz szert a cég. Tárgyszavak: munkaerő-felvétel; pályázat; felvételi beszélgetés; kérdőív; referenciák; munkaköri leírás.
Bevezetés Az Egyesült Államok Munkaügyi Minisztériuma a közelmúltban tanulmányt készített, amely szerint az új alkalmazottak 50%-a még 6 hónapig sem tölti be azt az állást, amelyre felvették, mert vagy ő mond fel, vagy elbocsátják. Pedig ezekbe az újonnan alkalmazott, de hamar távozó munkatársakba az amerikai vállalatok rengeteg pénzt, időt és energiát fektettek. Nemcsak azoknak a felvétele tekinthető sikertelennek, akik a vállalattól rövid időn belül távoztak, hanem annak a több millió alkalmazottnak a felvétele is, akik megmaradtak ugyan, de soha sem végeztek vállalatuk számára értékes munkát. Nem megfelelő személy felvételének oka lehet: – a munkaerőigény pontatlan meghatározása; – a jelöltek forrásainak akaratlan szűkítése; – a jelöltek gondos kikérdezésének elmulasztása; – feltételezés, hogy aki egy területen kiváló, az másban is kiváló lesz; – minden rossz megérzés ellenére bizakodás a jelölt alkalmasságában; – és a referenciák ellenőrzésének elmulasztása. Az alkalmazottak felvétele kilenc lépésből áll. 1. lépés – A helyzet felmérése Át kell gondolni, hogy szükség van-e új alkalmazott felvételére, vagy rábízható-e a feladat a meglévő munkatársakra. Tisztázni kell a munkakör köve-
telményeit, és ezt érdemes a munkatársakkal is megbeszélni. Az új alkalmazott megkeresését és felvételét azonban egy személyre kell bízni. 2. lépés – Munkaköri leírás készítése A munkaerő-felvételi hibák nagy része elkerülhető lenne, ha a felvétellel megbízottak pontosan meghatároznák, hogy mire van szükség, még mielőtt keresni kezdenék a jelöltet. Bevezetésként fel kell sorolni a munkakörrel járó feladatokat és hatásköröket. Ez után meg kell határozni, hogy ezeknek a feladatoknak a sikeres elvégzése milyen ismereteket és tulajdonságokat igényel. Listát kell készíteni a jelölttel szemben támasztott követelményekről, a tőle elvárt eredményekről és a szükségesnek tartott ismeretekről. Ez utóbbiaknak konkrétnak, mérhetőnek és ellenőrizhetőnek kell lenniük. Régi tapasztalat, hogy jó munkaköri leírás nélkül nincs jó munkaerő-gazdálkodás. Ha az alkalmazott nem ismeri az elvárásokat, nem is tudja azokat teljesíteni. Másrészt, ha a jelölt nem tudja pontosan, hogy a munkakörben mit kell végeznie, nem is tudja eldönteni, hogy ez az az állás, amelyet kíván magának? Ezután át kell gondolni a következő kérdéseket: Valóban szükséges-e új ember felvétele a munka elvégzéséhez? Elvégezhető-e a feladat? Kit kívánok felvenni, milyen képzettségre és/vagy szakismeretre van szükség? Meg kell határozni valamennyi felvételi követelményt: a tapasztalatot, képzettséget, intelligenciát, külső megjelenést, személyiséget stb. Minden követelménynek szerepelnie kell a munkaköri leírásban. Nem szabad ragaszkodni adott típusú képzéshez, meghatározott iskolához. Az álláskiírásban említést kell tenni még a munkahelyi környezetről, az előmeneteli lehetőségről, a fizetésről és a juttatásokról, valamint az új alkalmazottól az első évben elvárt eredményről. 3. lépés – A pályázat Ki kell alakítani a pályázati eljárást, és a jelentkezőkkel jelentkezési űrlapot kell kitöltetni. Két szempontot kell kielégítenie az űrlapnak – adjon árnyalt képet minden jelentkezőről, és biztosítsa, hogy a cége nem sérti meg az érvényben lévő számos foglalkoztatási törvény valamelyikét. A pályázat védi a céget, és egyúttal módot ad a jelölt alapos megismerésére. Jogtanácsossal ellenőriztetni kell, hogy a pályázati formanyomtatvány megfelel-e minden jogi előírásnak. A jelöltektől el kell várni, hogy a formanyomtatvány minden kérdésére válaszoljanak, és szükség esetén adjanak szakmai önéletrajzot is. 4. lépés – A megfelelő alkalmazott megkeresése Jó alkalmazottat több módon lehet találni. A legtöbb munkahelyet networking, azaz összeköttetések útján töltik be. Az így kapott életrajzokat
gyűjteni kell egy esetleges jövőbeli állás esetére is. Minden életrajzra fel kell jegyezni, hogy milyen úton jutottunk hozzá. A legjobb módszer a belső áthelyezés, mert a vállalat alkalmazottai már korábban bizonyították szorgalmukat, becsületességüket és megbízhatóságukat. Ők már ismerik a cég szabályait, és esetükben referenciák vizsgálatára sincs szükség. Így több idő marad az állással kapcsolatos ismereteik és tulajdonságaik megismerésére. Manapság egyre több cég tájékoztatja saját dolgozóit is álláskiírásairól. Volt dolgozó újbóli felvétele szintén kitűnő munkaerőforrás. A korábban eltávozott dolgozók közül sokan csalódtak új munkahelyükben. A személyes kapcsolatok is felhasználhatók. Érdemes felhívni olyan volt osztálytársakat, munkatársakat, akiket az állásra alkalmasnak találunk, hiszen őket már ismerjük, és javaslataikban bízunk. Ezeket a jelölteket nem szabad azonban kiemelten kezelni, hanem a többiekkel egyenlő elbánásban kell részesíteni. Az iskolákban és kollégiumokban is jól lehet új munkaerőt toborozni. A fiatal kollégák általában lelkesek és tanulékonyak, de még tapasztalatlanok. A tanintézetek szívesen meghívják a vállalatokat, hogy hallgatóikkal elbeszélgessenek. Az újsághirdetésekre rendszerint tömegesen jelentkeznek, de nem mindig a legjobb munkaerők. Sok időt vesz igénybe a sok jelentkező szűrése. Munkaközvetítő irodák és fejvadászcégek gyakran olyan jelentkezőket is szereznek, akiket mi magunktól nem tudtunk volna megszerezni. Ezeknek a személyeknek a többsége ugyanis nem válaszol újsághirdetésre, és nem is keres állást a munkaerőpiacon. A munkaerőszerzésnek ez a módja drága ugyan, de a legtöbb ügynökség jó munkát végez, és kiszűri a megfelelő jelölteket. Így a cégnek kevesebb időt kell fordítania munkaerő-felvételre. Az állami munkaközvetítő irodáktól bőségesen szerezhetők jelentkezők, elsősorban az alacsonyabb szakképzettséget igénylő munkákra, de ezekkel az irodákkal vigyázni kell, mert nem eléggé szűrik meg a jelentkezőket. Az állásbörzék nagyon hatékonyak, mert sok jól képzett munkaerőt odavonzanak, így a költségek alacsonyak. Az állásbörze szervezője rendszerint díjat szed a részt vevő munkáltatóktól, majd hirdetést tesz közzé a helyi sajtóban, hogy odacsalogassa a jól képzett alkalmazottakat. Végül, de nem utolsósorban az interneten is lehet hirdetni. Az internetes álláshirdetések nagyon népszerűek és egyre gyakoribbak. A jelentkezőkről az első benyomást a következők adják: Nem hiányos-e az álláskérő nyomtatvány kitöltése? Géppel írott és naprakész-e az önéletrajz? Mellékeltek-e kísérő levelet az önéletrajzhoz? Milyen végzettségű a jelentkező és melyek voltak korábbi munkahelyei? Milyen hivatalos és személyes ajánlásokat említ? Ezek alapján a jelentkezőket három csoportba kell sorolni: a „nagy valószínűséggel jó”, a „szóba jöhet” és a „nem megfelelő” kategóriába. Amikor már kellő számú jelentkező összegyűlt, el lehet kezdeni az
első és a második csoportba soroltak felhívását telefonon. Az előre elkészített kérdéseinkre kapott válaszok alapján tovább szűkítjük a listát, és eldöntjük, kiket hívunk be beszélgetésre. 5. lépés – Személyes beszélgetés és a jelentkező tudásának kipróbálása Soha sem szabad valakit az első, telefonos interjú alapján felvenni. A második, személyes beszélgetésre nyugodt körülmények között, sietség nélkül, 40-60 percet kell szánni. Előtte át kell olvasni a jelentkező anyagát és a telefonbeszélgetésről készített feljegyzést. Ez nem csupán az emlékezetet frissíti fel, hanem attól is megóv, hogy feleslegesen újra feltegyünk olyan kérdéseket, amelyeket a jelentkező korábban már megválaszolt. A beszélgetések megkezdése előtt készítsünk listát azokról a kérdésekről, amelyeket minden jelentkezőnek fel szeretnénk tenni iskoláikról, munkahelyeikről és az állás iránti érdeklődésükről. Így nem felejtünk ki fontos kérdéseket, és könnyebben össze tudjuk hasonlítani a különböző jelentkezők azonos kérdésekre adott válaszait. Fogadjuk kedvesen a jelentkezőt, hiszen mi is voltunk már hasonló helyzetben. Adjunk tájékoztatást a vállalatról, a munkáról és beszéljük meg vele, hogyan készítették fel őt erre a munkakörre tanulmányai és korábbi munkahelyi tapasztalatai. Ezután konkrétan rá kell kérdezni a munkaköri leírással öszszefüggő ismereteire és arra, miért akarja otthagyni jelenlegi munkahelyét. Meg kell figyelni, tetszik-e neki a munka, vagy csak a fizetés és a juttatások érdeklik. Alkalmas-e felelős és önálló munkavégzésre? Rendes és jól ápolt-e? Jól összeférne-e kollégáival és az ügyfelekkel? Hogyan lehet felismerni a jó munkaerőt? Íme, néhány ismérv: 1. Első helyen áll nála a család, utána következik a munka. 2. Jól tudja, hogy mi a feladata, rendesen öltözve jön a beszélgetésre és pozitív személyiség. 3. Érzelmileg érett, ami abban mutatkozik meg, hogy törődik másokkal. 4. Jól összefér az emberekkel, el tudja hárítani az ellenségeskedést. 5. Olyan főnököt szeretne, akit tisztelni tud. 6. Munkájában a pontosságot alapvető fontosságúnak tartja. 7. Szükségesnek érzi, hogy az elkezdett munkát be is fejezze. A beszélgetés után írjuk le benyomásainkat és a jelölt külsejének néhány jellegzetességét, hogy vissza tudjunk rá emlékezni. Ha két jelölt között habozunk, vonjunk be a következő beszélgetésbe még valakit, akiben bízunk. Gondoljunk arra, hogy a munkaerő-felvétel megalkuvás, mindenkinek vannak gyengeségei, de ezt ellensúlyozhatják erősségei más területen. 6. lépés – Az ajánlások ellenőrzése Az ajánlások ellenőrzése nagyon fontos. Egy, a közelmúltban végzett kormányfelmérés a kapott álláspályázatoknak majdnem 2/3-ában tárgyi téve-
déseket vagy lényeges kihagyásokat talált. Az írásos ajánlásokban nem mindig lehet bízni. A legtöbb ember közlékenyebb és őszintébb, ha telefonon beszél. A legmegbízhatóbb információt természetesen személyes látogatás alkalmával lehet beszerezni. Készítsünk listát kérdéseinkről, meggondolva azok esetleges jogi vonatkozásait is. A kérdések kizárólag az adott munkakörrel függhetnek össze. Íme néhány fontos kérdés, amelyet ajánlatos feltenni a jelöltek korábbi munkaadójának: 1. Elsőként ellenőrizni kell az alkalmazott önéletrajzában és álláspályázatában szereplő adatokat. 2. Véleménye szerint melyek a jelölt legjobb és legrosszabb tulajdonságai? 3. Hogyan reagál a jelölt főnöke utasításaira? 4. Hogyan jön ki munkatársaival? 5. Újból felvenné-e őt? A referenciák ellenőrzése elsőrendű fontosságú minden munkaerőfelvételnél. Az erre fordított idő és pénz elenyésző ahhoz képest, amibe kerül, ha a vállalat nem megfelelő személyt alkalmaz. A következő lépés, hogy felajánljuk a jelöltnek, töltsön egy napot a vállalatnál, hogy megfigyelje, mi lenne a feladata. Bízzuk egy hasonló munkát végző kollégára, és egyúttal mi is figyeljük meg őt. A nap végén kérdezzük meg, hogy mi a véleménye az állásról, megfelel-e várakozásainak. 7. lépés – Az állás felajánlása írásban, munkavállalási szerződés formájában Ha a telefonos és személyes beszélgetés, majd a vállalatnál töltött nap után úgy döntünk, hogy az adott jelöltet fel kívánjuk venni, felajánljuk neki az állást. Ehhez munkavállalási szerződést készítünk, amely tartalmazza a munkaköri leírást, a díjazási csomagot, egy titoktartási megállapodást, a munkavállalás időtartamát és az elbocsátási indokokat. A szerződést a jogtanácsosnak is ellenőriznie kell. Óvatosnak kell lenni egy jövőbeli alkalmazottnak tett ígéretekkel, mert az alkalmazottak nem felejtik el a munkaadó közvetlen vagy közvetett ígéreteit. 8. lépés – Valamennyi jelentkező értesítése és a vállalat iránt tanúsított érdeklődésük megköszönése Ez a munkafolyamat két lépésből áll, történhet akár telefonon, akár írásban. Elsőként azoknak a jelentkezését és életrajzát kell megköszönni, akikkel nem fogunk elbeszélgetni. Ebből ők megértik, hogy jelentkezésüket megkaptuk, érdeklődésüket köszönjük, de nem hívjuk őket beszélgetésre. A kiválasztás után következik a második lépés, amikor köszönetet mondunk mindazok-
nak, akikkel személyesen vagy telefonon beszélgetést folytattunk. Köszönjük meg nekik a beszélgetésre fordított idejüket. Fontos, hogy kedvesek legyünk hozzájuk, mert ebből alkotnak képet arról, hogyan bánik a vállalat alkalmazottaival, partnereivel és ügyfeleivel. Gondoljuk meg, hogy udvariatlan, nyers viselkedéssel elveszíthetünk egy ügyfelet, sőt annak teljes baráti körét is! 9. lépés – Betanítás Ne sajnáljuk az időt az alkalmazottak betanítására. Új alkalmazott felvétele nagy üzleti beruházást jelent. Lehet, hogy betanítása időigényes, de a befektetés kezelésének ez a kulcsa. A jó oktatás – függetlenül a személy beosztásától vagy tapasztalatától – jó alapot ad az alkalmazottnak ahhoz, hogy a vállalatnak maximális hasznot hajtson, és így befektetésünk megtérüljön. Végül gondoljunk arra, hogy – akárcsak más munkafolyamat esetében – az alkalmazottak felvételéhez is szükség van gondolkodásra, tervezésre, cselekvésre és kommunikációra. Ugyanolyan gonddal kell ezt is végezni, mint bármely más üzleti tevékenységet, és akkor ez is nyereséges és kifizetődő lesz. (Szabó Ildikó) Palazzi, E.; Kleiner, B. H.: How to hire employees effectively. = Management Research News, 25. k. 3. sz. 2002. p. 51–57. Abell, A.: Softly softly approach. = Information World, 2002. 186. sz. dec. p. 56–58.
