BALATONFÜRED VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTER 8230 Balatonfüred, Szent István tér 1. Szám: 1100/2012. Elıkészítı: Pékné dr. Csefkó Judit aljegyzı E L İ T E R J E SZ T É S A Képviselı-testület 2012. július 26-i ülésére
Tárgy: A Polgármesteri Hivatal Alapító Okiratának és a Szervezeti és Mőködési Szabályzatának módosítása Tisztelt Képviselı-testület! I.
A Képviselı-testület legutóbb a 2011. májusi ülésen fogadta el a Polgármesteri Hivatal módosító és egységes szerkezető alapító okiratát a szakfeladat rend változása miatt.. A Hivatal alapító okiratának ismételt módosítását az teszi szükségessé, hogy • Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 8. §-a és a végrehajtásáról szóló 368/2011.(XII.31.) Korm. rendelet 5. § szabályozza a költségvetési szervek alapító okiratainak tartalmát, melynek megnevezései változtak a korábbiakhoz képest. Ehhez hozzá kell igazítani a Hivatal alapító okiratának tartalmát is. • A Hivatal telephelyeként szerepel a Kossuth L. u. 3. szám alatti épület, melynek elnevezése jelenleg „Közösségi Ház”. Ez az elnevezés megtévesztı funkcióra utal. Az épület irodaház funkciót tölt be. Nem biztosítja a klasszikus közösségi ház kulturális, közmővelıdési, illetve közösségi színtér funkcióit. Javasolom csak az Irodaház megnevezést használni. • A jogszabályi elıírások miatt szét kell választani az Önkormányzat és a Hivatal feladatait, és ehhez kell igazítani a Hivatal szakfeladat rendjét. Amit az Önkormányzat SZMSZ-e tartalmaz, az a Hivatal tevékenységi körében nem szerepelhet. Ennek alapját a szakfeladatrendrıl és az államháztartási szakágazati rendrıl szóló 56/2011.(XII.31.) NGM rendelet határozza meg. • A Hivatal rendelkezésére bocsátott vagyoni kör esetében az „A” épület helyrajzi száma – a korábbi telekegyesítés során – pontatlanul került az Alapító Okiratba, ezt pontosítani kell. • Változtak a Hivatalban foglalkoztatottakra vonatkozó jogszabályok, így változásokat fel kell tüntetni. Fentiek figyelembe vételével az alapító okirat • 1. pontjában meghatározott Telephely megnevezést módosítani kell
• • • • • •
3. pontjában meghatározott alaptevékenységet le kell szőkíteni csak a Hivatalra vonatkozó szakfeladatokra. 5. pontjának megnevezését módosítani kell 6. pontjának megnevezését módosítani kell 7. pontjának megnevezését módosítani kell. A 8.1. pontban a Hivatal épületének helyrajzi számát pontosítani kell. A 9. pontban meg kell jelölni az új foglalkoztatási jogszabályokat.
Kérem a Képviselı-testületet, hogy a mellékelt határozati javaslatok elfogadásával hagyja jóvá a Hivatal alapító okiratát. II. A Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzatát (SZMSZ) a 2011. évi szeptemberi ülésén módosította a Képviselı-testület. A jelenlegi módosítás egyik indoka ezen elıterjesztés I. részében megjelenı Alapító Okirat módosítás, hiszen ezen két dokumentumnak szinkronban kell lennie. A másik indok az, hogy a napirendként szereplı költségvetési rendelet módosítása során csökkentésre került a Hivatal engedélyezett létszáma. Az SZMSZ – az engedélyezet létszámhatáron belül - szervezeti egységekre bontva tartalmazza a létszámot, így itt is meg kell jeleníteni a csökkentést. A harmadik indok pedig az, hogy a létszámcsökkentéssel egyidejőleg szervezeti változást is végrehajtunk. A Hivatal önálló szervezeti egységekén szerepelt eddig a Gyámhivatal 2 fıvel. A létszámot egy fıre csökkentenénk. Annak érdekében, hogy a helyettesítés megoldható legyen, szükséges a feladatot a Közigazgatási Osztály szervezeti keretéhez rendelni, ezáltal a Gyámhivatal, mint szervezeti egység megszőnne. Természetesen ez nem korlátozza a gyámhatósági ügyintézı jogszabályban biztosított önálló feladatkörét és kiadmányozási jogát. A helyettesítést az egyik szociális ügyintézı el tudja látni. A feladatok így is szervesen kapcsolódnak egymáshoz, ez a jövıben a szervezeti rendszerben is megmutatkozik. Kérem a Képviselı-testületet, hogy a mellékelt határozati javaslat elfogadásával hagyja jóvá a Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzatát. Balatonfüred, 2012. július 9.
dr. Bóka István
HATÁROZATI JAVASLAT …………/2012. (VII.26.) sz. h a t á r o z a t Balatonfüred Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a Balatonfüred Város Polgármesteri Hivatala Alapító Okiratát - 2012. augusztus 1-i hatállyal – az alábbiak szerint módosítja: 1) Az Alapító Okirat 1. pontjában a Telephely megnevezése és címe: „Közösségi Ház” megnevezés helyébe „Irodaház” megnevezés lép. 2) Az Alapító Okirat 3. pontja „3. Alaptevékenysége (Szakfeladat-rend) helyébe az alábbi rendelkezés lép: 3. Alaptevékenysége (Szakfeladat-rend) Szakfeladat száma: 680002-1 821900-1 841112-1 841126-1 841907-1 842421-1 882111-1 882112-1 882113-1 882114-1 882115-1 882116-1 882117-1 882118-1 882119-1 882125-1 882202-1 890441-1 890442-1 960900-1
Megnevezése:
Nem lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése Fénymásolás, egyéb irodai szolgáltatás Önkormányzati jogalkotás Önkormányzatok és több célú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége Önkormányzatok elszámolása költségvetési szerveikkel Közterület rendjének fenntartása Aktív korúak ellátása Idıskorúak járadéka Lakásfenntartási támogatás normatív alapon Helyi rendszeres lakásfenntartási támogatás Ápolási díj alanyi jogon Ápolási díj méltányossági alapon Rendszeres gyermekvédelmi pénzbeli ellátás Kiegészítı gyermekvédelmi támogatás Óvodáztatási támogatás Mozgáskorlátozottak gépjármő beszerzési és átalakítási támogatása Közgyógyellátás Rövid idıtartamú közfoglalkoztatás Foglalkoztatást helyettesítı támogatásra jogosultak hosszabb idıtartamú közfoglalkoztatása M.n.s. egyéb személyi szolgáltatás
3) Az Alapító Okirat 5. pontjában Az „Alapítói jogokkal felruházott irányító szervének neve, székhelye” megnevezése helyébe az alábbi megnevezés lép:
5. Alapítói és irányító szervének neve, székhelye: 4) Az Alapító Okirat 6. pontjában A „Gazdálkodási jogköre” megnevezése helyébe az alábbi megnevezés lép: 6. Gazdálkodási besorolása: 5) Az Alapító Okirat 7. pontjában A „Vezetıjének kinevezési, megbízási, választási rendje” megnevezése helyébe az alábbi megnevezés lép: 7. Vezetıjének megbízási rendje: 6) Az Alapító Okirat 8.1. pontja helyébe az alábbi rendelkezés lép: 8.1. A feladatok elvégzéséhez Balatonfüred Város Önkormányzata rendelkezésre bocsátja a tulajdonában lévı, Szent István tér l. szám alatti (2749 és 2752 hrsz) Polgármesteri Hivatal „A” és „B” épületét, a Kossuth Lajos utca. 3. sz. alatti (2148/2 hrsz.) irodaépületet. A tevékenység ellátásához rendelkezésre állnak még az intézményben leltár szerint nyilvántartott állóeszközök és tárgyi eszközök A tevékenység anyagi fedezetét a Balatonfüred Város Önkormányzatának éves költségvetése biztosítja. 7) Az Alapító Okirat 9. pontja helyébe az alábbi rendelkezés lép 9. Foglalkoztatottjaira vonatkozó foglalkoztatási jogviszony(ok) megjelölése: • • •
Közszolgálati jogviszony a Közszolgálati tisztviselıkrıl szóló 2011. évi CXCIX. törvény alapján Foglakoztatási jogviszony Munka Törvénykönyvérıl szóló 2012. évi I. törvény alapján Megbízási jogviszony – a Polgári Törvénykönyvrıl szóló 1959. évi IV. törvény szerint
…………../2012. (VII.26.) sz. h a t á r o z a t Balatonfüred Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a Balatonfüred Város Polgármesteri Hivatala – módosításokkal egységes szerkezetbe foglalt - Alapító Okiratát 2012. augusztus 1-i hatállyal jóváhagyja az 1/3943-4/2012. nyilvántartási számú okiratban foglaltak szerint. …………../2012. (VII.26.) sz. h a t á r o z a t Balatonfüred Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a Balatonfüred Város Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzatát – a melléklet szerint – j ó á h a g y ja .
Nyilvántartási szám: 1/3943-4/2012.. ALAPÍTÓ OKIRAT Balatonfüred Város Önkormányzatának Képviselı-testülete az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 8. §-a és a végrehajtásáról szóló 368/2011.(XII.31.) Korm. rendelet 5. §, a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 10.§ (1) bekezdés g) pontjában kapott felhatalmazás alapján az alábbi (egységes szerkezetbe foglalt) alapító okiratot adja ki: 1. A költségvetési szerv Neve: BALATONFÜRED VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA (Rövid neve:)
POLGÁRMESTERI HIVATAL
Székhelye: 8230 Balatonfüred, Szent István tér 1. Telephely megnevezése és címe: Irodaház 8230 Balatonfüred, Kossuth Lajos utca 3. 2. Jogszabályban meghatározott közfeladata: Szakágazat: 841105 Helyi önkormányzatok és többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége 3. Alaptevékenysége (Szakfeladat-rend) Szakfeladat száma: 680002-1 821900-1 841112-1 841126-1 841907-1 842421-1 882111-1 882112-1 882113-1 882114-1 882115-1 882116-1 882117-1 882118-1 882119-1 882125-1 882202-1
Megnevezése:
Nem lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése Fénymásolás, egyéb irodai szolgáltatás Önkormányzati jogalkotás Önkormányzatok és többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége Önkormányzatok elszámolása költségvetési szerveikkel Közterület rendjének fenntartása Aktív korúak ellátása Idıskorúak járadéka Lakásfenntartási támogatás normatív alapon Helyi rendszeres lakásfenntartási támogatás Ápolási díj alanyi jogon Ápolási díj méltányossági alapon Rendszeres gyermekvédelmi pénzbeli ellátás Kiegészítı gyermekvédelmi támogatás Óvodáztatási támogatás Mozgáskorlátozottak gépjármő beszerzési és átalakítási támogatása Közgyógyellátás
890441-1 890442-1 960900-1
Rövid idıtartamú közfoglalkoztatás Foglalkoztatást helyettesítı támogatásra jogosultak hosszabb idıtartamú közfoglalkoztatása M.n.s. egyéb személyi szolgáltatás
4. Illetékességi területe: 4.1. Balatonfüred város közigazgatási területe és Kormányrendeletekben meghatározott feladatok Balatonfüredi kistérség az alábbi feladatkörökben:
tekintetében
a
Területi általános végrehajtó igazgatási tevékenység Önkormányzatok és többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége Egészségügy területi igazgatása és szabályozása Oktatás területi igazgatása és szabályozása Kultúra területi igazgatása és szabályozása Környezetvédelem területi igazgatása és szabályozása Szociális szolgáltatások területi igazgatása és szabályozása Építésügy, területpolitika területi igazgatása és szabályozása 4.2.Balatonfüred város közigazgatási területe és a Veszprém megye 02. országgyőlési képviselı egyéni választókerület területe az alábbi feladatkörökben: Országgyőlési képviselıválasztásokhoz kapcsolódó tevékenységek Önkormányzati képviselıválasztásokhoz kapcsolódó tevékenységek Országos, települési és területi kisebbségi önkormányzati választásokhoz kapcsolódó tevékenységek Európai parlamenti képviselıválasztásokhoz kapcsolódó tevékenységek Országos és helyi népszavazáshoz kapcsolódó tevékenységek 5. Alapító és irányító szervének neve, székhelye: Balatonfüred Város Önkormányzatának Képviselı-testülete 8230 Balatonfüred, Szent István tér 1. 6. Gazdálkodási besorolása: Önállóan mőködı és gazdálkodó 7. Vezetıjének megbízási rendje: A vezetıi feladatot – a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 36. § (1) bekezdése alapján - a Jegyzı látja el, akit Balatonfüred Város Önkormányzatának Képviselı-testülete pályázat útján, határozatlan idıre nevez ki a mindenkor érvényes jogszabályok alapján.
8. A feladatellátást szolgáló vagyon: 8.1. A feladatok elvégzéséhez Balatonfüred Város Önkormányzata rendelkezésre bocsátja a tulajdonában lévı, Szent István tér l. szám alatti (2749 és 2752 hrsz) Polgármesteri Hivatal „A” és „B” épületét, a Kossuth Lajos utca. 3. sz. alatti (2148/2 hrsz.) irodaépületet. A tevékenység ellátásához rendelkezésre állnak még az intézményben leltár szerint nyilvántartott állóeszközök és tárgyi eszközök A tevékenység anyagi fedezetét a Balatonfüred Város Önkormányzatának éves költségvetése biztosítja. 8.2. A vagyon feletti rendelkezés joga: A vagyontárgyakat szakmai feladatai ellátásához az Önkormányzat vagyonrendeletében meghatározottak szerint használhatja. 9. Foglalkoztatottjaira vonatkozó foglalkoztatási jogviszony(ok) megjelölése: • Közszolgálati jogviszony a Közszolgálati tisztviselıkrıl szóló 2011. évi CXCIX. törvény alapján • Foglakoztatási jogviszony Munka Törvénykönyvérıl szóló 2012. évi I. törvény alapján • Megbízási jogviszony – a Polgári Törvénykönyvrıl szóló 1959. évi IV. törvény szerint
Dr. Bóka István polgármester
Dr. Tárnoki Richárd jegyzı
Záradék: A BALATONFÜRED VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA egységes szerkezető alapító okiratát Balatonfüred Város Önkormányzatának Képviselı-testülete a ……../2012. (VII.26.) határozatával, 2012. augusztus 1-i hatállyal hagyta jóvá. Balatonfüred, 2012………………………
Dr. Bóka István polgármester
BALATONFÜRED VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETI ÉS MŐKÖDÉSI SZABÁLYZATA ( a módosításokkal egységes szerkezetbe foglalva ) Balatonfüred Város Önkormányzatának Képviselı-testülete - a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. tv. (továbbiakban Ötv.) 35-38.§-ai; az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 8. §-a és a végrehajtásáról szóló 368/2011.(XII.31.) Korm. rendelet 5.§a, a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 10.§-a, valamint a Balatonfüred Város Önkormányzata Szervezeti és Mőködési Szabályzata alapján - Balatonfüred Város Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Mőködési Szabályzatát az alábbiakban állapítja meg:
I.
fejezet
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉS 1. Alapadatok: 1. 1. A költségvetési szerv 1.1.1. Neve: BALATONFÜRED VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA 1.1.2. Rövid neve:
POLGÁRMESTERI HIVATAL
1.1.3. Székhelye:
8230 Balatonfüred, Szent István tér 1.
1.1.4. Telephelye megnevezése és címe: Irodaház 8230 Balatonfüred, Kossuth Lajos utca 3. 1. 2. Jogszabályban meghatározott közfeladata: Szakágazat: 841105 Helyi önkormányzatok és többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége 1.3. Alaptevékenysége (Szakfeladat-rend) Szakfeladat száma: 680002-1 821900-1 841112-1 841126-1 841907-1
Megnevezése:
Nem lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése Fénymásolás, egyéb irodai szolgáltatás Önkormányzati jogalkotás Önkormányzatok és több célú kistérségi társulások tevékenysége Önkormányzatok elszámolása költségvetési szerveikkel
igazgatási
842421-1 882111-1 882112-1 882113-1 882114-1 882115-1 882116-1 882117-1 882118-1 882119-1 882125-1 882202-1 890441-1 890442-1 960900-1
Közterület rendjének fenntartása Aktív korúak ellátása Idıskorúak járadéka Lakásfenntartási támogatás normatív alapon Helyi rendszeres lakásfenntartási támogatás Ápolási díj alanyi jogon Ápolási díj méltányossági alapon Rendszeres gyermekvédelmi pénzbeli ellátás Kiegészítı gyermekvédelmi támogatás Óvodáztatási támogatás Mozgáskorlátozottak gépjármő beszerzési és átalakítási támogatása Közgyógyellátás Rövid idıtartamú közfoglalkoztatás Foglalkoztatást helyettesítı támogatásra jogosultak hosszabb idıtartamú közfoglalkoztatása M.n.s. egyéb személyi szolgáltatás
1.4. Illetékességi területe: Balatonfüred város közigazgatási területe és Kormányrendeletekben meghatározott feladatok tekintetében a Balatonfüredi Kistérség 1.5. Alapítói és irányító szervének neve, székhelye: Balatonfüred Város Önkormányzatának Képviselı-testülete 8230 Balatonfüred, Szent István tér 1. 1.6. Gazdálkodási jogköre: Önállóan mőködı és gazdálkodó 1.7. Vezetıjének kinevezési rendje: A vezetıi feladatot – a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 36. § (1) bekezdése alapján - a Jegyzı látja el, akit Balatonfüred Város Önkormányzatának Képviselı-testülete pályázat útján, határozatlan idıre nevez ki a mindenkor érvényes jogszabályok alapján. 1.8. A feladatellátást szolgáló vagyon: 1.8.1. A feladatok elvégzéséhez Balatonfüred Város Önkormányzata rendelkezésre bocsátja a tulajdonában lévı, Szent István tér l. szám alatti (2750 és 2752 hrsz) Polgármesteri Hivatal „A” és „B” épületét, a Kossuth Lajos utca. 3. sz. alatti (2148/2 hrsz.) irodaépületet. A tevékenység ellátásához rendelkezésre állnak még az intézményben leltár szerint nyilvántartott állóeszközök és tárgyi eszközök A tevékenység anyagi fedezetét a Balatonfüred Város Önkormányzatának éves költségvetése biztosítja. 1.8.2. A vagyon feletti rendelkezés joga: A vagyontárgyakat szakmai feladatai ellátásához vagyonrendeletében meghatározottak szerint használhatja.
az
Önkormányzat
1.9.
A Hivatal Alapító Okirata
1.9.1. Az Alapító Okirat kelte: 2012. július 26. 1.9.2. Az Alapító Okirat azonosítója: 1/3943-4/2012. 1.9.3. Törzskönyvi nyilvántartási száma: 429201 1.10.
A Hivatal költségvetési számlaszáma: 11748069-15734154
1.11.
A Hivatal számlavezetıje: OTP BANK Rt.
1.12.
A Hivatal adószáma: 15429207-2-19
1.13.
KSH nyilvántartási száma: 15429207-8411-325-19
2. Hatáskörök: 2.1. A Hivatalt Balatonfüred Város Polgármestere irányítja. 2.2. A Hivatalt Balatonfüred Város Jegyzıje vezeti. 2.3. A Hivatal segíti a Képviselı-testület és bizottságai, a polgármester és az alpolgármester(ek), a kisebbségi önkormányzat(ok) és a Balatonfüredi Kistérségi Többcélú Társulás munkáját. 2.4. A Hivatal feladata az önkormányzati döntések szakmai elıkészítése, a döntések végrehajtásának szervezése és ellenırzése, valamint a Jegyzı hatáskörébe tartozó államigazgatási ügyek intézése. 2.5. A Hivatalhoz – pénzügyi és gazdálkodási szempontból – rendelt költségvetési szervek: Költségvetési szerv megnevezése Balatonfüredi Szociális Alapszolgáltatási Központ
Gazdálkodási besorolása Önállóan mőködı
Városi Bölcsıde
Önállóan mőködı
Városi Szakorvosi Rendelıintézet Kiserdei Óvoda
Önállóan mőködı Önállóan mőködı
Óvárosi Óvoda
Önállóan mőködı
Tündérkert Óvoda
Önállóan mőködı
Eötvös Lóránd Általános Iskola
Önállóan mőködı
Radnóti Miklós Általános Iskola
Önállóan mőködı
Bem József Általános Iskola
Önállóan mőködı
Ferencsik János Zeneiskola
Önállóan mőködı
Városi Könyvtár
Önállóan mőködı
Városi Mővelıdési Központ
Önállóan mőködı
Lóczy Lajos Gimnázium és Két Tanítási Önállóan mőködı Nyelvő Idegenforgalmi Szakközépiskola Széchényi Ferenc Kertészeti Szakképzı Önállóan mőködı Iskola és Kollégium
II. fejezet A HIVATAL FELADATAI 3.
Általános feladatkör: 1.1. A Hivatal tevékenysége a Képviselı-testület, annak bizottságai, a helyi kisebbségi önkormányzat, a tisztségviselık, valamint a Balatonfüredi Kistérségi Többcélú Társulás munkája eredményességének elısegítésére irányul, ellátja a jogszabályokban meghatározott feladatokat, valamint elıkészítı, szervezı, végrehajtó, ellenırzı, szolgáltató tevékenységet folytat. 1.2. Annak érdekében, hogy a Hivatal megfeleljen Balatonfüred város polgárai, valamint a város életéhez kapcsolódó természetes és jogi személyek elvárásainak, ISO 9001 minıségirányítási rendszert mőködtet. A megfogalmazott minıségpolitika egységesen és teljes körően megjelenik valamennyi eljárásban és munkafolyamatban. 4. Az Önkormányzati törvénybıl eredı feladatkör: 2.1. A Hivatal a Képviselı-testület tevékenységével kapcsolatban: • • • •
szakmailag elıkészíti az önkormányzati rendelet-tervezetet, a testületi elıterjesztést, a határozati javaslatot, valamint vizsgálja a törvényességet nyilvántartja a Képviselı-testület döntéseit szervezi a Képviselı-testület rendelkezéseinek végrehajtását, a végrehajtás ellenırzését ellátja a Képviselı-testület munkájával kapcsolatos egyéb nyilvántartási, ügyviteli és adminisztratív feladatokat
2.2. A Hivatal a Képviselı-testület bizottsága mőködésével kapcsolatban: •
biztosítja - a feladat jellegének megfelelıen - a bizottság mőködéséhez szükséges ügyviteli feltételeket
• • •
szakmailag elıkészíti a bizottsági elıterjesztést, jelentést, beszámolót, egyéb anyagokat tájékoztatást nyújt a bizottsági kezdeményezés megvalósítási lehetıségérıl, valamint szakmailag véleményezi a bizottsághoz érkezı kérelmet, javaslatot gondoskodik a bizottsági döntés nyilvántartásáról és végrehajtásáról
2.3. A Hivatal a képviselı munkájának segítése érdekében: • • •
elısegíti a képviselı jogainak gyakorlását köteles a képviselıt a teljes hivatali munkaidıben fogadni és részére a szükséges felvilágosítást megadni, illetve intézkedni közremőködik a képviselıi tájékoztatás megszervezésében.
2.4. A Hivatal a polgármester, alpolgármester(ek) munkájával kapcsolatban: • • •
döntést készít elı, szervezi a végrehajtást segíti a képviselı-testületi munkával kapcsolatos tisztségviselıi tevékenységet nyilvántartja a polgármester döntéseit
2.5. A Hivatal a nemzetiségi önkormányzat tevékenységével kapcsolatosan: •
ellátja a nemzetiségi önkormányzat munkájával kapcsolatos nyilvántartási, ügyviteli és adminisztratív feladatokat
2.6. A Hivatal a Balatonfüredi Kistérségi Többcélú Társulás tevékenységével kapcsolatosan: • • • • • • • 3.
szakmailag elıkészíti a testületi elıterjesztést, a határozati javaslatot, valamint vizsgálja a törvényességet nyilvántartja a Társulási Tanács döntéseit szervezi a Társulási Tanács rendelkezéseinek végrehajtását, a végrehajtás ellenırzését ellátja a Társulási Tanács munkájával kapcsolatos gazdálkodási feladatokat, ellátja a Társulás Tagjai által fenntartott intézmények belsı ellenırzési feladatait éves munkaterv és belsı ellenırzési szabályzat alapján ellátja a kistérség területfejlesztésével kapcsolatos elıkészítı és végrehajtási feladatokat ellátja az egyéb nyilvántartási, ügyviteli és adminisztratív feladatokat
Egyéb feladatkör: 3.1. A Hivatal a Balatonfüred Város Önkormányzata intézményeivel kapcsolatos szervezési, irányítási, ellenırzési feladatok ellátásában részt vesz, szakmai segítı tevékenységet folytat. 3.2. A Hivatal a pénzügyi, gazdálkodási, vagyonkezelési, intézményi gazdálkodás, ellenırzési feladatok körében ellátja: • az intézményi tervezés, beszámoltatás, intézményi gazdálkodás irányítását • az önkormányzati beruházás, felújítás elıkészítését, lebonyolítását
• a belsı gazdálkodás szervezését, a létszám és bérgazdálkodást, intézményi pénzellátást • a költségvetési intézmények ellenırzését, a számviteli teendıket • a számítástechnikai, informatikai rendszer kezelését • területi tervezést, vállalkozásszervezést • az Önkormányzat ingatlanvagyonával, vagyoni érdekeltségeivel és egyéb vagyonával kapcsolatos közgazdasági, pénzügyi, jogi feladatokat 3.3. A Hivatal közremőködik a képviselıi választások, népszavazások lebonyolításában 3.4. A Hivatal közremőködik az igazgatás szakmai kérdéseinek korszerősítésében, más közigazgatási, önkormányzati hivatali szervekkel való kapcsolattartásban. 3.5.A Hivatal a mőködés technikai feltételeit biztosító tevékenységi kört lát el, végzi az iktatást, irattározást.
III. fejezet POLGÁRMESTER, ALPOLGÁRMESTER(EK)
1.
Polgármesteri feladatkör: 1.1. A Polgármester feladatát és hatáskörét a jogszabályok, valamint a Képviselıtestület határozza meg. 1.2. A Polgármester fıbb feladatai a Hivatal mőködésével kapcsolatban: • • • • • • • •
a Jegyzı útján irányítja a Hivatalt, irányítási, mőködési jogkörében megbeszélést tart az Alpolgármester(ek), a Jegyzı, Aljegyzı és az Osztályvezetık részvételével meghatározza a Hivatal feladatait az önkormányzat munkájának szervezésében, a döntések elıkészítésében és végrehajtásában dönt a jogszabály által hatáskörébe utalt közigazgatási ügyekben, hatósági jogkörökben, egyes hatásköreinek gyakorlását átruházhatja a Jegyzı kezdeményezésére javaslatot tesz a képviselı-testület hivatalának belsı szervezeti tagozódására, az ügyfélfogadás rendjére saját feladat és hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás, az utalványozás és ellenjegyzés rendjét meghatározza azok körét, akiknek a Jegyzı általi kinevezéséhez, felmentéséhez, vezetıi megbízásához, vezetıi megbízásának visszavonásához, jutalmazásához az egyetértése szükséges a Képviselı-testület döntéseivel összhangban irányítja az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodást összehangolja mindazon feladatokat, amelyek a Képviselı-testület és a bizottságok munkáival összefüggnek, részt vesz a szakmai egyeztetésekben, figyelemmel kíséri és segíti, valamint ellenırzi a testület döntéseinek végrehajtását
•
irányítja a munkaterv tervezetének elkészítését, intézkedik államtitkot vagy szolgálati titkot sértı cselekmény elkövetése esetén, továbbá a titoksértés megelızése és megszüntetés iránt. a Jegyzı tekintetében gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat
• 2.
Alpolgármesteri feladatkör: 2.1. Az Alpolgármester(ek) a Polgármester által meghatározott feladatot látja (látják) el. 2.2.
A Polgármester tartós távollétében, illetve akadályoztatása Alpolgármester(eke)t a polgármester jogosultságai illetik meg.
esetén
az
IV. fejezet JEGYZİ, ALJEGYZİ
1.
Jegyzıi feladatkör: 1.1. A Jegyzı a Hivatal vezetıje, aki szakmailag felelıs a hivatal mőködéséért, az ügyek operatív, konkrét megoldásáért, a döntések végrehajtásáért. Tevékenysége során felelıs a közérdeknek és a jogszabályoknak megfelelı, szakszerő, pártatlan és igazságos, színvonalas ügyintézés szabályainak megfelelı eljárásáért. 1.2. A Jegyzı feladatai - a jogszabályokban meghatározottak alapján - különösen a következık: 1.2.1 a Képviselı-testület mőködésével kapcsolatban: • összehangolja az elıkészítı munkát, gondoskodik a törvényességrıl, a jogszabályok, önkormányzati rendeletek, határozatok rendelkezéseinek betartásáról • figyelemmel kíséri az elıterjesztések, döntési tervezetek elızetes bizottsági megtárgyalását • figyelemmel kíséri a testületi ülések menetét törvényességi szempontból, ha a döntéseknél jogszabálysértést észlel, köteles jelezni • gondoskodik a jegyzıkönyvek pontos vezetésérıl, a döntések eljuttatásáról az érintettek részére 1.2.2. a Hivatal mőködésével kapcsolatban: • a Hivatal belsı szervezeti egységei – osztályai – útján, a jogszabály által hatáskörébe utalt hatósági jogköröket – a VII. fejezetben meghatározottak szerint – ellátja, egyéb, a fejezetben nem szabályozott hatósági jogköröket az osztályok között felosztja • a Hivatal belsı szervezeti tagozódására, az ügyfélfogadás rendjére javaslatot készít a Polgármesternek • a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás, az ellenjegyzés és az utalványozás rendjét
• vezeti, összehangolja és ellenırzi a Hivatal belsı szervezeti egységeiben folyó munkát • irányítja a Jegyzıi Kabinet tevékenységét • gondoskodik a belsı kontroll rendszer mőködtetésérıl • elkészíti és a Képviselı-testület elé terjeszti a Hivatal tevékenységérıl szóló beszámolót • irányítja a Hivatal gazdálkodási tevékenységét • gondoskodik a törvényességi ellenırzést szolgáló, az önkormányzatot és szerveit érintı dokumentumoknak a Kormányhivatalhoz történı felterjesztésérıl • gyakorolja a munkáltatói jogokat a Hivatal köztisztviselıi, ügykezelıi és fizikai alkalmazottai tekintetében • irányítja a személyzeti munkával kapcsolatos feladatokat • irányítja a dolgozók továbbképzését • tájékoztatást ad a helyi érdekvédelmi szervezetnek, véleményét és javaslatát kéri a köztisztviselık munkavégzésére, munka és pihenıidejére, jutalmazására, valamint a juttatásaira vonatkozó szabályozáshoz. 1.2.3. a Balatonfüredi Kistérségi Többcélú Társulás mőködésével kapcsolatosan • vezeti a Jegyzıi Kollégiumot • irányítja a Hivatal, mint a Társulás Munkaszervezete feladatainak megvalósítását 1.2.4. A Jegyzı közvetlen irányítása alatt mőködı Jegyzıi Kabinet feladata: • a kistérség teljes területén mőködı Önkormányzatok és az általuk fenntartott intézmények belsı ellenırzési feladatainak ellátása a mindenkor hatályos jogszabályoknak megfelelıen • hazai és Európai Uniós pályázatok figyelése, a pályázatokon való részvétel elıkészítése, az elnyert támogatás felhasználásához kapcsolódó feladatok ellátása – külön jegyzıi utasításban foglaltak szerint – a pályázatkezelı koordinátor irányításával A Kabinet köztisztviselıinek száma: 4 fı: 1 fı belsı ellenır, 1 fı pályázatkezelı koordinátor, 2 fı pályázatkezelı. Konkrét feladatukat az egyedi munkaköri leírások tartalmazzák. 2. Az Aljegyzı ellátja a Jegyzı által meghatározott feladatokat, különösen: • közremőködik a rendelet-tervezetek elıkészítésében, az elıterjesztések törvényességének vizsgálatában • közremőködik a Polgármester és a Jegyzı hatáskörébe tartozó közigazgatási ügyek, megállapodások, szerzıdések, szabályzatok elıkészítésében • koordinálja az Önkormányzat egészségügyi feladatainak ellátását • közremőködik a Balatonfüredi Kistérségi Többcélú Társulás tevékenységének megvalósításában
V. Fejezet A HIVATAL BELSİ SZERVEZETI FELÉPÍTÉSE 1. A Hivatal belsı szervezeti egységeinek elnevezése: osztály. Az osztály élén az osztályvezetı áll. • • • • • • •
Titkárság Közigazgatási Osztály Mővelıdési, Oktatási, Sport és Idegenforgalmi Osztály Városi Kincstár Városrendezési és Építési Osztály Városfejlesztési és Üzemeltetési Osztály Vagyongazdálkodási Osztály
VI. Fejezet AZ OSZTÁLYVEZETİ 1.
Az osztályvezetı feladatai: 1.1. A Hivatal belsı szervezeti egysége élén álló Osztályvezetı gondoskodik az osztályhoz csoportosított feladatok színvonalas szakmai ellátásáról. 1.2. Az Osztályvezetı felelıs: • az osztályon belüli hatékony és célszerő munkamegosztásért • a feladatok gyors, szakszerő és törvényes ellátásáért, az eredményes munkáért • a társosztályokkal közös feladatok megfelelı koordinálásáért 1.3. Az Osztályvezetı fıbb általános feladatai: • gondoskodik a Hivatal minıségirányítási rendszerének folyamatos betartásáról, az eljárások naprakészségérıl • meghatározza és ellenırzi az osztály dolgozóinak munkáját, elkészíti a munkaköri leírásokat, valamint azokat aktualizálja • gondoskodik a Képviselı-testület bizottságai munkájának szakmai segítésérıl, elıkészíti a bizottságok által elıterjesztett napirendeket, felelıs azok szakmai és jogi megalapozottságáért • javaslatot készít a képviselı-testületi munkatervhez • gondoskodik mindazon szakfeladatok ellátásáról, amelyre a Képviselı-testület, a Polgármester és a Jegyzı utasítja • az általa irányított osztály tekintetében gondoskodik a belsı kontroll rendszer megvalósításáról • kivizsgálja az általa irányított osztály tevékenységéhez kapcsolódó közérdekő kérelmeket és panaszokat • együttmőködik a Jegyzıi Kabinetben mőködı pályázatkezelıkkel, soron kívül biztosítja a pályázatkezelı koordinátor által kért adatszolgáltatást
• ellátja az önkormányzat által benyújtott pályázatok szakmai elıkészítését, az elnyert pályázati források felhasználásának szakmai ellenırzését és közremőködik az elszámolásban • beszámol a Polgármesternek és a Jegyzınek az osztály munkájáról • részt vesz a vezetıi értekezleteken, ahol tájékoztatást ad az aktuális ügyekrıl • szükség szerint, de legalább havonta munkaértekezlet tart az osztály dolgozói részére • gondoskodik a szakszerő ügyintézés és szabályszerő ügyiratkezelés megvalósításáról • szignálja az osztályra érkezı ügyiratokat • rendszeresen ellenırzi az ügyintézési határidık betartását • átruházott hatáskörben meghatározott munkáltatói jogkört gyakorol • gondoskodik a szabadságolási terv elkészítésérıl, összehangolja az ügyintézık helyettesítését • javaslatot tesz a Jegyzınek az osztály dolgozóit érintı munkáltatói intézkedésekkel kapcsolatban, valamint a személyi feltételek kialakítására • ellátja a kiadmányozási rendben szabályozott jogköröket • együttmőködi a Hivatal más osztályaival • feladatkörében kapcsolatot tart az önkormányzati intézmények vezetıivel • közremőködik az önkormányzati intézmények vezetıi tekintetében a munkáltatói jogok gyakorlásából adódó feladatok ellátásában • kapcsolatot tart szakmai és regionális szervekkel, a városban mőködı civil szervezıdésekkel • gondoskodik a Balatonfüredi Kistérségi Társulás feladatainak – az irányítása alá tartozó osztály feladatköréhez kapcsolódó tevékenységi körben – megvalósításáról • gondoskodik az irányítása alatt álló osztály feladatköréhez kapcsoló ügyviteli feladat ellátásáról
VII. fejezet AZ OSZTÁLYOK FELADATAI 1. TITKÁRSÁG 1.1. Képviselı-testület mőködésével kapcsolatos feladatai: • • • • • •
testületi ülések elıkészítése, szervezése elıterjesztések elıkészítése testületi ülések jegyzıkönyveinek elkészítése, továbbítása önkormányzati rendeletek nyilvántartása képviselıtestületi határozatok nyilvántartása bizottságok mőködésével kapcsolatos adminisztratív teendık ellátása.
1.2. Tisztségviselık munkájának segítése: •
Polgármester, Alpolgármester(ek), Jegyzı munkájához szükséges szervezési és ügyviteli feltételeket biztosítása
1.3. Szervezési feladatok: • • • • • • • • • • •
a tisztségviselık, a Képviselı-testület, valamint a bizottságok közötti koordináció nemzetiségi önkormányzat tevékenységének adminisztratív segítése közremőködik az önkormányzati feladatellátást segítı pályázatok szakmai elıkészítésében, az elnyert pályázati forrás felhasználásának szakmai ellenırzésében és a pályázati forrás elszámolásában az egyes osztályok közötti munkakapcsolatok szervezése, koordinálása elektronikus információáramlás biztosítása képviselıkkel való kapcsolattartás, képviselık segítése választási feladatok szervezése rendezvények elıkészítése, szervezése szakmai kiadványok beszerzése a Képviselı-testület döntéseirıl (rendeletek, határozatok) az érintettek tájékoztatása a Balatonfüredi Kistérségi Többcélú Társulás Társulási Tanácsa üléseinek elıkészítése, a Tanács döntéseirıl az érintettek tájékoztatása
1.4. Személyzeti feladatok: • • •
a Polgármester és a Jegyzı munkáltatói jogkörébıl fakadó döntések elıkészítése, végrehajtása személyi adatok, nyilvántartások, vagyonnyilatkozatok kezelése hivatali dolgozók továbbképzésének szervezése
1.5. Informatikai feladatok: • •
számítógépes rendszergazdai feladatok ellátása a hardver és szoftver eszközök beszerzése, nyilvántartása, karbantartása
1.6. Belsı ellátás biztosítása: • •
központi iktatási, ügyirat-kezelési feladatok ellátása a hivatal mőködése tárgyi és technikai feltételeinek biztosítása
1.7. Az osztály létszáma: 12 fı 1.8. Az osztály dolgozóinak konkrét feladat-és hatáskörét, a hatáskörök gyakorlásának módját, a felelısségi szabályokat, a helyettesítés rendjét az egyedi munkaköri leírások tartalmazzák.
2. KÖZIGAZGATÁSI OSZTÁLY 2.1. Ellátja a Jegyzı hatáskörébe tartozó igazgatási feladatok elıkészítését és végrehajtását: • •
Ptk-ból eredı feladatok szakfordító és tolmácsigazolvány kiadása
• • • • • • • •
születéssel, házasságkötéssel és halálesettel kapcsolatos anyakönyvi ügyintézıi feladatok; névváltoztatási ügyek családi események ünnepélyes lebonyolítása hagyatéki eljárás elıkészítése, közremőködés a végrehajtásban állampolgári esküt megelızı hatósági és szervezési feladatok mezıgazdasággal és állattartással kapcsolatos feladatokat hatósági bizonyítványok, hatósági igazolások kiállítása talált tárgyak kezelése más hatóságtól érkezı hirdetmények közzététele
2.2. Ellátja a Képviselıtestület a Polgármester és a Jegyzı hatáskörébe tartozó szociális, valamint gyermek és ifjúságvédelmi feladatok elıkészítését és végrehajtását: • • • • •
hadigondozottakkal kapcsolatos feladatok gyermekvédelmi törvénybıl adódó feladatok szociális törvénybıl adódó feladatok mozgáskorlátozott személyek anyagi támogatása a gyermek és ifjúságvédelmi, a szociális és egészségügyi intézményekkel való együttmőködés
2.3. Ellátja a Jegyzı hatáskörébe tartozó kereskedelmi, vendéglátási és okmányirodai feladatokat a Kormányrendeletben meghatározott okmányirodai igazgatási körzet területén: • • • • •
kiállítja és nyilvántartja – a külön jogszabályokkal meghatározott, és az okmányiroda határkörébe utalt - okmányokat kiadja az üzletek mőködési engedélyét ellátja a kereskedelemmel, vendéglátással kapcsolatos egyéb feladatokat kiadja a szálláshely üzemeltetési engedélyeket gondoskodik az információs szolgálat mőködtetésérıl
2.4. Önálló Gyámhivatal feladat és hatáskörében - Balatonfüred város közigazgatási területén és a Kormányrendeletben kijelölt gyámhivatali igazgatási körzet területén eljárva: • • • • • •
• •
a gyermekek védelme érdekében megteszi a szükséges intézkedéseket dönt a pénzbeli támogatásokkal kapcsolatban: tartásdíj és otthonteremtési támogatás megelılegezése, folyósítása a gyermek családi jogállásának rendezése érdekében intézkedést tesz ellátja az örökbefogadással kapcsolatos feladatokat végzi a szülıi felügyelettel kapcsolatos teendıket a gyermekvédelmi gondoskodás keretein belül: - családba fogadás - utógondozás - utógondozói ellátás - átmeneti nevelésbe vétel - tartós nevelésbe vétel iránt intézkedik ellátja a gyámsággal és gondnoksággal kapcsolatos feladatokat érvényesíti a vagyonkezeléssel kapcsolatos hatásköröket
• • • • • • •
jogszabályban meghatározott esetekben pert indít, feljelentést tesz kapcsolatot tart a Gyermekjóléti Szolgálattal, a Jegyzıvel, a Területi Gyermekvédelmi Szakszolgálattal kapcsolattartási ügyekben végrehajt, szabályoz környezettanulmányt készít közremőködik a bírósági végrehajtásban vezeti a jogszabályokban elıírt nyilvántartásokat közremőködik az önkormányzati feladatellátást segítı pályázatok szakmai elıkészítésében, az elnyert pályázati forrás felhasználásának szakmai ellenırzésében és a pályázati forrás elszámolásában
2.5. Közremőködik az önkormányzati feladatellátást segítı pályázatok szakmai elıkészítésében, az elnyert pályázati forrás felhasználásának szakmai ellenırzésében és a pályázati forrás elszámolásában 2.6. Az osztály létszáma: 12 fı 2.7. Az osztály dolgozóinak konkrét feladat-és hatáskörét, a hatáskörök gyakorlásának módját, a felelısségi szabályokat, a helyettesítés rendjét az egyedi munkaköri leírások tartalmazzák.
3. MŐVELİDÉSI, OKTATÁSI, SPORT ÉS IDEGENFORGALMI OSZTÁLY
3.1. Közremőködik a Képviselıtestület, a Polgármester és a Jegyzı hatáskörébe tartozó feladatok elıkészítésében és végrehajtásában az alábbiak szerint: • • • • • • • • • • • • • • •
az oktatási és közmővelıdési intézmények munkájának koordinálása törvényességi felügyelet gyakorlása a mővelıdési, oktatási és nevelési intézmények tevékenysége felett, szakmai ellenırzésük megszervezése a tankötelezettség végrehajtása, a fogyatékos tanulók beiskolázása a tanulók fegyelmi, egyéb ügyeinek másodfokú elbírálása a mővelıdési, oktatási és nevelési intézmények dokumentumainak (SzMSz, kollektív szerzıdés, házirend, pedagógiai program, MIP, statisztikák) véleményezése, nyilvántartása, testületi jóváhagyásának elıkészítése a Balatonfüredi Kistérségi Többcélú Társulás által felvállalt közoktatási feladatok ellátásának koordinálása intézményfenntartó társulások mőködésének szervezése közmővelıdési, közgyőjteményi, mővészeti tevékenység koordinálás városi szintő kulturális és sport rendezvények koordinálása, lebonyolítása a civil szervezetek közmővelıdési munkájának segítése, koordinálása, a civil pályázatok lebonyolítása, támogatási szerzıdések elıkészítése köztéri alkotások elhelyezésének elıkészítése irodalmi kiadványok elıkészítése városi sportegyesületek tevékenységének koordinálása az Egyházak és a Polgármesteri Hivatal közötti koordináció kapcsolattartás helyi és országos médiákkal, sajtótájékoztatók szervezése, sajtóanyagok elıkészítése
•
közremőködik az önkormányzati feladatellátást segítı pályázatok szakmai elıkészítésében, az elnyert pályázati forrás felhasználásának szakmai ellenırzésében és a pályázati forrás elszámolásában
3.2. Idegenforgalmi és Nemzetközi kapcsolatok Csoport tevékenységi körében • • •
ellátja az idegenforgalmi szervezıi és információs feladatokat koordinálja a város idegenforgalmi tevékenységét javaslatot készít a város idegenforgalmi értékeinek és adottságainak feltárása, bemutatása, hasznosítására érdekében propagálja a város egységes idegenforgalmi arculatát testvérvárosi kapcsolatokat szervez, kapcsolatot tart a testvérvárosi egyesületekkel nemzetközi kapcsolatokat ápol, a külföldre utazó és onnan érkezı hivatalos delegációk programjait szervezi idegenforgalom és nemzetközi kapcsolatok fejlesztését elısegítı pályázatokat elıkészíti, az elnyert pályázati forrás felhasználását ellenırzi és közremőködik a pályázati forrás elszámolásában kapcsolattartás az Önkormányzattal szerzıdéses kapcsolatban álló médiákkal, valamint sajtófigyelés
• • • • •
3.3. Az osztály létszáma: 8 fı 3.4. Az osztály dolgozóinak konkrét feladat-és hatáskörét, a hatáskörök gyakorlásának módját, a felelısségi szabályokat, a helyettesítés rendjét az egyedi munkaköri leírások tartalmazzák.
4. VÁROSI KINCSTÁR 4.1. Általános feladata az önkormányzat pénzügyi döntéseinek elıkészítése, a hozott rendeletek és határozatok végrehajtása a mindenkor érvényes jogszabályi elıírások alkalmazásával. 4.2. Költségvetési Csoport, mely a Polgármesteri Hivatal Gazdasági Szervezete: (Részletes feladatát, a személyek feladat és jogkörét külön szabályzatok rögzítik.) 4.2.1.
4.2.2.
Ellátja az Önkormányzat által fenntartott költségvetési szervek tervezési, elıirányzat-felhasználási, elıirányzat-módosítási, az üzemeltetéssel, fenntartással, mőködtetéssel, beruházással, a vagyon használatával, hasznosításával, a munkaerı-gazdálkodással, a pénzforgalommal, a készpénzkezeléssel, a könyvvezetéssel, a beszámolással, adatszolgáltatással kapcsolatos számviteli feladatokat összefoglalóan.
Ellátja a 4.2.1. pontban meghatározott feladatokat a Hivatalra kiterjedıen. Ennek keretében: • vezeti a gazdálkodással összefüggı számviteli nyilvántartásokat, biztosítja a gazdálkodási folyamatok gépi adatfeldolgozását, figyelemmel kíséri a pénzforgalmi folyamatokat • nyilvántartja és beszedi a bevételeket
• nyilvántartást vezet a vállalt kötelezettségekrıl és teljesíti a kiadási megbízásokat • a szerzıdésszegésbıl eredı kintlévıségek beszedésérıl gondoskodik, illetve jelzéssel él a hatáskörrel rendelkezık felé • kezeli az Önkormányzat költségvetési elszámolási számláját, az egyéb elkülönített számlákat, végzi az ezzel kapcsolatos ügyviteli feladatokat • végzi a Hivatal dolgozóinak bérfelhasználásával kapcsolatos könyvviteli teendıket, a megbízási- és tiszteletdíjakkal, a kiküldetési, utazási és élelmezési költségeivel kapcsolatos adminisztratív feladatokat • ellátja az átmenetileg szabad pénzeszközök kamatozó forgatásával kapcsolatos feladatokat • koordinálja az intézmények költségvetési terveinek, gazdálkodási beszámolóinak, információs jelentésinek összeállítását és továbbítja a Magyar Államkincstár Területi Igazgatósága felé • összeállítja az Önkormányzat éves költségvetését, elıkészíti a Képviselı-testület erre vonatkozó rendelet-tervezetét • elkészíti az Önkormányzat évközi és éves gazdálkodásáról szóló beszámolót, elıkészíti a Képviselı-testület erre vonatkozó rendelet-tervezetét • a Hivatal gazdálkodással, pénzügyekkel kapcsolatos feladataival összefüggésben elıterjesztéseket készít a Képviselı-testület elé és véleményezi a társosztályok pénzügyi kihatású elıterjesztéseit • közremőködik a központilag kezelt cél- és címzett pályázatok társosztályok által történı elıkészítésében • közremőködik az önkormányzati feladatellátást segítı pályázatok szakmai elıkészítésében, az elnyert pályázati forrás felhasználásának szakmai ellenırzésében és a pályázati forrás elszámolásában • végzi a szociális támogatások pénzügyi lebonyolítását, nyilvántartását • igény esetén segítséget nyújt az Önkormányzat által fenntartott intézmények szerzıdés kötéseinél. 4.2.3.Ellátja a Balatonfüredi Kistérségi Többcélú Társulás gazdálkodásával kapcsolatos feladatokat: • Elvégzi a Társulás gazdálkodására vonatkozó tervezési, beszámolási feladatokat • Végrehajtja a Társulási Tanács döntéseinek pénzügyi bonyolítását • közremőködik a Társulás feladatellátását segítı fejlesztésekre vonatkozó pályázatok elıkészítésében, az elnyert pályázati forrás felhasználásának ellenırzésében és a pályázati forrás elszámolásában 4.3. Adócsoport: Segíti a Jegyzı hatáskörébe tartozó adóügyi feladatok megoldását. Így: • biztosítja a helyi és a központi adójogszabályok településen való érvényesítését • elıkészíti a központi adójogszabályokból eredı helyi képviselı-testületi rendeletalkotást, a helyi adórendeletet • biztosítja a helyi adókról szóló törvény, illetve a Képviselı-testület adózással kapcsolatos rendeletének végrehajtását • intézi a központi adókkal, valamint a helyi adókkal összefüggı bejelentéseket, kérelmeket
• tájékozatja a város lakosságát és a gazdálkodó szervezeteket – az adókötelezettségük teljesítésének elısegítése érdekében – az adójogszabályok elıírásairól • ellenırzi az adójogszabályok érvényesülését, az adókötelezettség teljesítését, az adóbefizetések és elszámolások helyességét • ellátja a hatáskörébe tartozó adók kivetésével, közlésével, nyilvántartásával, beszedésével, behajtásával kapcsolatos feladatokat • az adókötelezettség megállapítása érdekében adatokat győjt, tájékoztatást kér, helyszíni ellenırzést tart. 4.4. Az osztály létszáma: 22 fı Ezen felül idegenforgalmi szezonban (június 1-tıl szeptember 30-ig) adóellenırzési feladatokra négy köztisztviselı foglalkoztatható. 4.5. Az osztály dolgozóinak konkrét feladat-és hatáskörét, a hatáskörök gyakorlásának módját, a felelısségi szabályokat, a helyettesítés rendjét az egyedi munkaköri leírások tartalmazzák.
5. VÁROSRENDEZÉSI ÉS ÉPÍTÉSI OSZTÁLY 5.1. Tevékenységi köre: • elıkészíti a városrendezési feladatokkal kapcsolatos képviselı-testületi döntéseket; településszerkezeti-, és szabályozási terveket, a helyi építésügyi szabályzatot • elemzi és véleményezi a tervezett mőszaki infrastruktúrák hatásait • kezdeményezi a területfejlesztés céljait megalapozó település rendezési eszközök készítését • elıkészíti a város építészeti arculatát meghatározó pályázatok kiírását • részt vesz az egységes város- és utcaképek kialakításában, közterület-használat egységes elveinek kidolgozásában és érvényesítésében • szervezi a városrendezési tervpályázatokat • szakmailag koordinálja a város kulturális örökségeit érintı fejlesztési, tervezési és egyéb feladatokat • elıkészíti a Jegyzı hatáskörébe tartozó építéshatósági feladatokat • vezeti az építésügyi mőszaki nyilvántartásokat, kezeli a mőszaki tervtárat • ellátja az önkormányzati utakon az útkezelıi hatósági feladatokat • ellátja a helyi vízgazdálkodás hatósági feladatait • közremőködik az önkormányzati feladatellátást segítı pályázatok szakmai elıkészítésében, az elnyert pályázati forrás felhasználásának szakmai ellenırzésében és a pályázati forrás elszámolásában 5.2. Ellátja a valamennyi építéshatósági feladatot a Kormányrendeletben kijelölt építésügyi igazgatási körzet területén. 5.3. Az osztály létszáma: 11 fı
5.4. Az osztály dolgozóinak konkrét feladat-és hatáskörét, a hatáskörök gyakorlásának módját, a felelısségi szabályokat, a helyettesítés rendjét az egyedi munkaköri leírások tartalmazzák.
6. VÁROSFEJLESZTÉSI ÉS ÜZEMELTETÉSI OSZTÁLY 6.1. Ellátja az Önkormányzat fejlesztéseivel, rekonstrukcióival, felújításaival, a város üzemeltetésével kapcsolatos feladatokat: • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
az önkormányzati beruházásokhoz kapcsolódó területrendezés, terület elıkészítés tervezési szakmai program készítése, egyeztetése; kiviteli tervek készíttetése, egyeztetése, koordinálása; az önkormányzati fejlesztések megvalósíttatásával kapcsolatos beruházói feladatokat, ezen tevékenységéhez - megbízás alapján - külön lebonyolító szervezetet vehet igénybe a beruházások mőszaki ellenırzése és átvétele, üzembe helyezése felméri és nyilvántartja az önkormányzati ingatlanvagyon felújítási igényeit elıkészíti, lebonyolítja, koordinálja, mőszakilag ellenırzi a felújításokat, ezen tevékenységhez - megbízás alapján - külön lebonyolító szervezetet vehet igénybe közremőködik az idegenforgalmi célú fejlesztésék összehangolásában koordinálja a település úthálózatának fejlesztését szervezi a város tömegközlekedési hálózatát koordinálja a város energiarendszerének fejlesztését részt vesz az energiaracionalizálási tevékenység szervezésében ellátja a kommunális igazgatási feladatokat (közterület - fenntartás, zöldterület fenntartás, csapadékvíz-elvezetı rendszer üzemeltetése, közutak fenntartói feladatai) elıkészíti a helyi jelentıségő természeti értékek védetté nyilvánítását természeti értékek megóvása, ırzése, gondozása, fenntartása, bemutatása elıkészíti a közterület-foglalási engedélyek kiadását elıkészíti a környezetvédelmi hatósági engedélyek kiadását elıkészíti a telepengedélyek kiadását közremőködik az önkormányzati feladatellátást segítı pályázatok szakmai elıkészítésében, az elnyert pályázati forrás felhasználásának szakmai ellenırzésében és a pályázati forrás elszámolásában
6.2. Az osztály szervezeti keretében mőködı Közterület-felügyelet közremőködik: • a közterületek használatának ellenırzésében • a közterület rendjére vonatkozó önkormányzati rendeletek betartatásában • a közterület, az épített és természeti környezet védelmében • a közrend és közbiztonság védelmében • az önkormányzati vagyon védelmében • az állategészségügyi és növényvédelmi feladatok ellátásában
elıírásainak
6.3. Közremőködik Balatonfüredi Kistérségi Többcélú Társulás területfejlesztési feladatainak elıkészítésében, a döntések megvalósításában 6.4. Az osztály létszáma: 8 fı 6.5. Az osztály dolgozóinak konkrét feladat-és hatáskörét, a hatáskörök gyakorlásának módját, a felelısségi szabályokat, a helyettesítés rendjét az egyedi munkaköri leírások tartalmazzák. 7. VAGYONGAZDÁLKODÁSI OSZTÁLY 7.1. Az Önkormányzat vagyonrendeletében biztosított feladatkörében eljárva, a Polgármester közvetlen irányításával: • végzi az Önkormányzat forgalomképes vagyonának legcélszerőbb hasznosítását • koordinálja a befektetési és vállalkozási tevékenységet • elızetes célszerőségi vizsgálatot végez, megvalósíthatósági tanulmányokat készíttet • pénzügyi-és gazdaságossági vizsgálatot végez • elıkészíti a testületi és bizottsági elıterjesztéseket (vagyongazdálkodási irányelv, társasági szerzıdés, alapító okirat, vagyonhasznosítás stb.) • kezdeményezi az önkormányzati vagyonnal való eredményes gazdálkodás szempontjából szükséges döntések meghozatalát • a Képviselı-testület, a Pénzügyi és Gazdasági Bizottság és a Polgármester pályázati kiírásait lebonyolítja, a beérkezı pályázatokat véleményezi • szervezi az önkormányzati vagyonnal kapcsolatos üzemeltetési és karbantartási feladatokat • elıkészítı tárgyalásokat szervez, azokon részt vesz • nyilvántartja az Önkormányzat forgalomképtelen és forgalomképes vagyonkörét (vagyonkataszter) • közremőködik az önkormányzati feladatellátást segítı pályázatok szakmai elıkészítésében, az elnyert pályázati forrás felhasználásának szakmai ellenırzésében és a pályázati forrás elszámolásában • biztosítja az önkormányzati érdekeltségő gazdasági társaságokban való részvételt, figyelemmel kíséri azok alakulását • ellátja az Irodaház gondnoki feladatait 7.2. Az osztály létszáma: 5 fı 7.3. Az osztály dolgozóinak konkrét feladat-és hatáskörét, a hatáskörök gyakorlásának módját, a felelısségi szabályokat, a helyettesítés rendjét az egyedi munkaköri leírások tartalmazzák.
VIII. fejezet MŐKÖDÉSI SZABÁLYOK 1. Képviselet
• A Polgármesteri Hivatalt a Jegyzı, illetve az általa megbízott dolgozó jogosult képviselni. • A Hivatal belsı mőködése során az osztályokat az osztályvezetı, illetve az általuk megbízott dolgozó jogosult képviselni. 2. A kiadmányozás rendje
A Polgármester és a Jegyzı egyedi utasítása szerint. (Szervezeti és Mőködési Szabályzat függeléke tartalmazza.) 3. Kötelezettségvállalás
A Polgármester és a Jegyzı együttes utasítása szerint. (A Szervezeti és Mőködési Szabályzat függeléke tartalmazza.) 4. Ügyiratkezelés (részletes szabályait az Ügyirat-kezelési Szabályzat rögzíti) 5. Bélyegzıhasználat, nyilvántartás
•
„Balatonfüred Város Önkormányzata”; a „Balatonfüred Város Polgármester”, a „Balatonfüred Város Alpolgármester” a „Balatonfüred Város Jegyzı" feliratú körbélyegzık használatára a Polgármester, az Alpolgármester, illetve a Jegyzı jogosult.
•
A Hivatal hivatalos körbélyegzıje:
„Balatonfüred Város Polgármesteri Hivatal” középen a magyar címerrel • •
A hivatalos bélyegzı lenyomatát csak a kiadmányozásra jogosult aláírásával ellátott kiadmányon lehet használni. A bélyegzıkrıl a gondnokság nyilvántartást vezet.
6. Értekezletek, rendezvények: • A Polgármester, a Jegyzı szükség szerint, munkaértekezletet tart a hivatal dolgozói részére.
de
legalább
kéthavonta
• A Polgármester vagy a Jegyzı - az érintett osztályvezetık részvételével, szükség szerint, munkamegbeszélést tart. • Osztályon belüli értekezletet az osztályvezetı tart szükség szerint, de legalább havonta.
• A protokoll rendezvényeket, fogadásokat a Mővelıdési, Oktatási, Sport és Idegenforgalmi Osztály szervezi az érintett társosztály bevonásával. 7. Ügyfélfogadás rendje: 7.1. A hivatal ügyfélfogadási rendje: Hétfı
8 - 12
13 - 16
Szerda
8 - 12
13 - 16
Péntek
8 - 13
7.2. Az Osztályvezetık gondoskodnak arról, hogy az ügyfélfogadási idıben - az osztály feladatkörébe tartozó kérdésekben - felvilágosításra, intézkedésre jogosult ügyintézı rendelkezésre álljon. 7.3. Az országgyőlési képviselıket, a megyei közgyőlés tagjait, a helyi önkormányzati képviselıket, a központi közigazgatási szervek képviselıit ügyfélfogadási idın túl is soron kívül kell fogadni, és részükre a szükséges felvilágosítást meg kell adni. 8. Munkaidı, munkarend: 8.1. A Hivatal dolgozói hétfıtıl csütörtökig 7:30 – 16:00 óráig, pénteken 7:30 – 13.30 óráig dolgoznak. 8.2. A köztisztviselı munkaidı-beosztását a Jegyzı ettıl eltérıen is megállapíthatja. A rugalmas munkaidı-beosztásban dolgozók - különösen ügyfélfogadási napokon naponta 9:00 - 14:00 óra között kötelesek munkahelyükön tartózkodni(törzsidı). 8.3. Az étkezési idı 30 perc, mely a törzsidıben kerül kiadásra. 8.4. A munkából való távolmaradás okát a Hivatal dolgozója köteles osztályvezetıje felé jelezni. A szabadság miatti távollétet elızetesen, a betegség miatti távollétet a lehetı legrövidebb idın belül jelezni kell. A dolgozó köteles a betegségét igazoló dokumentumot, annak kézhezvételét követı 3 munkanapon belül, az osztályvezetıjéhez eljuttatni. A távolmaradás okáról (szabadság, betegség, fizetés nélküli szabadság) minden hó 5-ig a munkaügyi ügyintézı jelentést küld a Magyar Államkincstár Területi Igazgatóságának 8.5. A napi munkavégzés kezdı és befejezı idıpontját, illetve a munkahelyrıl való távollét okát „JELENLÉTI ÍVEN” rögzíteni kell. A jelenléti ívet osztályonként kell vezetni és a hónap végén a Pénztárba leadni. A jelenléti ív adatainak valódiságát az Osztályvezetı aláírásával igazolni köteles. 9. A szabadság igénybevételének rendje: 9.1. A szabadság engedélyezése: • az Osztályvezetık szabadságát a Jegyzı engedélyezi;
• az egyes osztály dolgozóinak szabadságát az Osztályvezetı engedélyezi 9.2. A szabadságot a Hivatal mőködıképességének figyelembe vételével kell kiadni. 9.3. Az Osztályvezetık - minden év február 28-ig - elkészítik az éves szabadságolási tervet, azt a Jegyzınek átadják. 9.4. A Hivatal dolgozói a szabadságok idején - munkaköri leírásukban foglaltak szerint helyettesítik egymást. 10. Technikai feltételek: Gépkocsi igénybevétele: •
a Polgármesteri Hivatal munkavégzéséhez négy személygépkocsi áll rendelkezésre, melyet - a Polgármester és a Jegyzı igényének elsıdlegessége mellett - az osztályok és a Gyermekjóléti Szolgálat használhat • a dolgozók a gondnokságtól igényelhetik a gépkocsit, amelyet a Jegyzı engedélyez • a dolgozók saját gépkocsi használatát a Jegyzı engedélyezi.
IX. fejezet ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
1. A Szervezeti és Mőködési Szabályzat melléklete: • 1.sz. melléklet: A vagyonnyilatkozat megtételére kötelezett köztisztviselık köre • 2.sz. melléklet: A képzési pótlékra jogosult munkakörök megjelölése • 3.sz. melléklet: Belsı kontroll szabályzat 2. A Szervezeti és Mőködési Szabályzat függeléke: • a Polgármester és a Jegyzı együttes rendelkezése a kötelezettség vállalás és ellenjegyzés rendjérıl, a kiadványozás rendjérıl; • a Jegyzı utasítása az ügyirat-kezelési szabályzatról. • a Polgármester rendelkezése a kiadmányozás rendjérıl • a Jegyzı rendelkezése a kiadmányozás rendjérıl 3. Az SzMSz-ben szabályozottak érvényesülését a Polgármester, a Jegyzı folyamatosan figyelemmel kíséri, és az indokolt változtatásokra a szükséges intézkedést megteszi. 4. A függelékek naprakész állapotban tartásáról a Jegyzı gondoskodik.
5. A Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata a Képviselıtestület jóváhagyásával lép hatályba.
A Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzatát a Képviselı-testület ………/2012.(VII.26.) határozatával jóváhagyta.
Balatonfüred, 2012……………
Dr. Bóka István polgármester
1.
melléklet
Vagyonnyilatkozat megtételére kötelezett köztisztviselı köre Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségrıl szóló 2007. évi CLII. törvény értelmében az alapvetı jogok és kötelességek pártatlan és elfogulatlan érvényesítése, valamint a közélet tisztaságának biztosítása és a korrupció megelızése céljából, az alább megjelölt köztisztviselıi kör - a törvényben meghatározott tartalom és eljárási szabályok szerint vagyonnyilatkozatot tesz: 1. Évente: • A Közbeszerzési Bizottság Tagja 2. Kétévente: • Jegyzı • Az 1. pont hatály alá nem tartozó Osztályvezetı • Munkaköri leírása alapján költségvetési vagy egyéb pénzeszközök felett, továbbá az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás, önkormányzati pénzügyi támogatási pénzkeret tekintetében javaslattételre, döntésre vagy ellenırzésre jogosult köztisztviselı 3. Ötévente: • Munkaköri leírása alapján közigazgatási hatósági vagy szabálysértési ügyben javaslattételre, döntésre vagy ellenırzésre jogosult köztisztviselı
2. sz. melléklet Képzettségi pótlékra jogosult munkakörök 1. II. besorolási osztályba tartozó köztisztviselıknél • pénzügyi munkakörök (adó, költségvetés) esetében, amennyiben a köztisztviselı a munkakör betöltéséhez szükséges szakképzettségen felül, mérlegképes könyvelıi végzettséggel is rendelkezik 2. I. besorolási osztályba tartozó köztisztviselı • minden munkakör esetében, amennyiben a köztisztviselı a munkakör betöltéséhez megfelelı felsıfokú szakképzettségen felül, jogi-, fıiskolai szintő igazgatásszervezıi-, közgazdasági felsıoktatásban szerzett-, illetve felsıfokú pénzügyi-, vagy számviteli végzettséggel is rendelkezik A 340/2008.(XI.27.) határozat értelmében e mellékletben foglaltak 2008. december 1tıl az új jogviszonyt létesítı, illetve az új képzettséget szerzı köztisztviselı esetében nem alkalmazható.
Balatonfüred Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala Szervezeti és Mőködési Szabályzatának 3. számú melléklete
Balatonfüred Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának
BELSİ KONTROLLOK SZABÁLYZATA
Balatonfüred Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatalban (továbbiakban: Hivatal), mint Balatonfüred Város Önkormányzat gazdálkodásának végrehajtó költségvetési szervében, a belsı kontrollok szabályozását az Államháztartásról szóló; az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (Áht), a végrehajtásáról szóló 368/2011.(XII.31.) Korm. rendelet (Ámr.) illetve a költségvetési szervek belsı kontrollrendszerérıl és belsı ellenırzésérıl szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet alapján a következık szerint határozom meg. I. ÁLTALÁNOS RÉSZ Az Áht. alapján a Jegyzı felelıs: • A feladatai ellátásához a Hivatal vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon és a tulajdonában lévı vagyonnal kapcsolatosan a vagyonkezelıi, tulajdonosi jogok rendeltetésszerő gyakorlásáért •
Az Alapító Okiratban elıírt tevékenységek jogszabályban, költségvetésben, valamint feladat-ellátási megállapodásban meghatározott követelményeknek és feltételeknek megfelelı ellátásáért
•
A Hivatal gazdálkodásában és mőködésében a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség követelményeinek érvényesítéséért
•
A Hivatal szakmai és pénzügyi folyamatai nyomonkövetési (monitoring) rendszerének mőködtetéséért, a tervezési, beszámolási, valamint a közérdekő és közérdekbıl nyilvános adatok szolgáltatására vonatkozó kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért
•
A gazdálkodási lehetısége és a kötelezettségek összhangjáért, a számviteli rendért
•
Az államháztartás belsı kontrollrendszer megszervezéséért és hatékony mőködtetéséért.
Jelen szabályozás a kontrolltevékenységen belül a folyamatba épített, elızetes, utólagos és vezetıi ellenırzési rendszer (továbbiakban FEUVE), az ellenırzési nyomvonal kialakítása, a kockázatkezelés rendszerének és a szabálytalanságok kezelésének szabályozására terjed ki.
II. A FEUVE RENDSZERE A jegyzınek az Áht., valamint az Ámr szabályzásának megfelelıen kell megszerveznie és mőködtetnie a folyamatba épített elızetes, utólagos és vezetıi ellenırzést a költségvetési szerven belül. A Hivatal Szervezeti és Mőködési Szabályzata rögzíti a szervezeti felépítést. A szervezeti felépítésnek megfelelıen a Jegyzı, mint a költségvetési szerv vezetıje (továbbiakban: Jegyzı) belsı szabályzatok – melyek felsorolását a függelékben találhatjuk - kiadásával biztosítja a rendelkezésre álló források szabályszerő, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A pénzügyi döntések dokumentumai elkészítésének alapját (az Áht. És az Ámr. a alapján) a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerzıdések, kifizetések, az Önkormányzat gazdasági programja, az Önkormányzat éves költségvetési koncepciója képezik. Balatonfüred Város Önkormányzata Képviselı-testületének éves költségvetési rendelete határozza meg címrendek szerint az ellátandó feladatokat, forrásokat és a végrehajtás szabályait, kiegészítve a gazdálkodás rendjérıl szóló önkormányzati rendeletben foglalt szabályokkal. Az Áht. megvalósulását a „Kötelezettségvállalási szabályzat Balatonfüred Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a gazdálkodási jogkörök szabályozására” címő, polgármester és jegyzı együttes utasítása biztosítja általános érvényő, fejlesztési és költségvetési feladatok értékhatár szerinti bontásában, utalványozó, ellenjegyzı, és érvényesítı nevesítésével. A gazdasági események elszámolását a számlarend, a számviteli politika, az eszközök és források értékelési szabályzata, a leltárkészítési és leltározási szabályzata, a felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata, a pénzkezelési szabályzat és a bizonylati szabályzat rögzíti. A felsorolt szabályzatok összeállításáért, aktualizálásáért, elkészítéséért - a Hivatal Gazdasági ügyrendje szerint - a Kincstárvezetı a felelıs. A FEUVE, mint a kontrolltevékenység része magába foglalja • A pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerzıdések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is) • Az elızetes és utólagos pénzügyi ellenırzést, a pénzügyi döntések szabályszerőségi és szabályozottság szempontból történı jóváhagyását, illetve ellenjegyzését • A gazdasági események elszámolásának (a hatályos jogszabályoknak megfelelı könyvvezetés és beszámolás) kontrollját. 1. A FEUVE rendszer mőködésének célja, tartalma A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat, melyek alapján a Hivatal érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló elıirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerő, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. A Hivatal mőködésének folyamatára (tervezés, végrehajtás, beszámolás) és sajátosságaira tekintettel kialakított, mőködtetett és fejlesztett rendszer. Kialakítása során a jegyzı felelıs az államháztartásért felelıs miniszter által közzétett irányelvek, módszertani útmutatók figyelembevételéért.
2. A FEUVE rendszerében alkalmazott fogalmak, valamint megvalósításukkal, mőködésükkel kapcsolatos feladatok, eljárás rendek 2.1. Szabályosság A szabályosság azt jeleneti, hogy a Hivatal és szervezeti egysége mőködése, tevékenysége megfelel-e a vonatkozó szabályoknak, elıírásoknak. A feladatok ellátása során a jegyzı feladata, hogy a Hivatal dolgozói számára biztosítsa • A hatályos központi jogszabályok és más kötelezı szabályozások megismerhetıségét • A belsı szabályokhoz való hozzáférést A központi elıírások és a helyi szabályok betartását, azaz a szabályosságot • Elızetes vezetıi ellenırzéssel • Egymásra épülı, egymást ellenırzı folyamatok rendszerével • Utólagos vezetıi ellenırzéssel • Független belsı ellenırzéssel kell biztosítani. 2.2. Szabályozottság A szabályozottság azt jelenti, hogy a Hivatal vagy annak szervezeti egysége mőködése, tevékenysége, illetve valamely tevékenységi folyamata, részfolyamata, alaptevékenységi körébe tartozó szakfeladata megfelelıen szabályozott-e, a rögzített szabályok megfelelnek-e a hatályos jogszabályoknak, elıírásoknak, egyéb vezetıi rendelkezéseknek. A szabályozottság érdekében a jegyzınek meg kell határoznia azokat a területeket, amelyek szabályozásáról gondoskodni kell a kötelezı központi elıírások miatt. A belsı szabályozás elıtt, vagy azok felülvizsgálatakor elızetes konzultációt kell folytatni a területen dolgozókkal, illetve a területhez kapcsolódó tevékenységi folyamat folyamatgazdáival. A szabályozottság megfelelı minısége érdekében a szabályozottságot jogszabályi változás vagy szervezeti módosulás esetén felül kell vizsgálni. 2.3. Gazdaságosság A gazdaságosság egy adott tevékenység ellátásához felhasznált erıforrások költségének optimalizálását jelenti a megfelelı minıség biztosítása mellett. A feladatok ellátása során a jegyzı feladata, hogy a feladatok ellátására szolgáló bevételi és kiadási elıirányzatokkal, a létszám-elıirányzattal, valamint a rendelkezésre álló vagyonnal úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe veszi a gazdaságosság követelményeit. 2.4. Hatékonyság A hatékonyság egy adott tevékenység során elıállított termék, szolgáltatás és egyéb eredmény értékének és a felhasznált erısforrásokhoz kapcsolódó kiadásnak a különbsége az adott piaci és jogszabályi körülmények között elérhetı legnagyobb legyen. A feladatok ellátása során a jegyzı feladata úgy gazdálkodni, hogy figyelembe vegye a hatékonyság követelményeit.
A tevékenység akkor hatékony, ha a Hivatal lehetı legkevesebb tárgyi és munkaerı felhasználásával a lehetı legtöbb és legjobb minıségő feladatellátást végez. 2.5. Eredményesség Az eredményesség követelménye azt jelenti, hogy a Hivatal céljai megvalósuljanak, a tevékenység tervezett és tényleges hatása közötti különbség a legkisebb mértékő legyen, vagy a tényleges hatás legyen kedvezıbb a tervezetnél. A feladatok ellátása során a jegyzı feladata, hogy a gazdálkodás folyamatában figyelembe vegye az eredményesség elveit, követelményeit. A Hivatal adott tevékenysége, feladatellátása, szolgáltatásnyújtása akkor eredményes, ha azt az érdekeltek ténylegesen igénybe vették és azzal elégedettek. 3. Beszámolási kötelezettség A jegyzı évente – az Áht-ban meghatározott kötelezettségének megfelelıen – az éves költségvetési beszámoló keretében értékeli a belsı kontrollok mőködtetését. Ezen kötelezettsége a szervezeti egységek vezetıi hatáskörének, felelısségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán, valamint jelen szabályzaton keresztül valósul meg. III. ELLENİRZÉSI NYOMVONAL 1. Az ellenırzési nyomvonal fogalma Az, Ámr. rendelkezései szrint ellenırzési nyomvonal a Hivatal mőködési folyamatainak szöveges, vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, mely tartalmazza a felelısségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá irányítási és ellenırzési folyamatokat, lehetıvé téve azok nyom követését és utólagos ellenırzését. 2. Az ellenırzési nyomvonal jelentısége a Hivatal mőködésében Az ellenırzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelısét, ellenırzését, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel. A Hivatal mőködési folyamatai a szervezet célkitőzéseinek elérése érdekében kerülnek kialakításra. Az ellenırzési nyomvonal kialakításának feladatát támogatják a Hivatal rendelkezésére álló belsı szabályzatok, dokumentációk, egyéb információk, a lezárt ellenırzésekkel kapcsolatos jelentésekben tett megállapítások, javaslatok, illetve az elkészített intézkedési tervek felhasználása. Az ellenırzési nyomvonalak kialakításakor a gazdasági események sorrendiségének kiválasztásában a Hivatalra vonatkozó legjellemzıbb folyamat az elsıdleges szempont. A gazdasági esemény, folyamat meghatározása alapján kerül sor az ellenırzési nyomvonalak táblázatba történı foglalására.
A gazdasági eseményekre vonatkozó táblarendszer elsısorban az érintett szervezet felelısségi és információs szintjeit tartalmazza. A Képviselı-testülete elfogadja a költségvetési szervre vonatkozó éves költségvetési rendeletét, melynek 5. számú melléklete osztályonként, szakfeladatonként meghatározza a gazdálkodási folyamatokat. Ezt kiegészítjük olyan, a gazdálkodással összefüggı folyamatokkal, amelyeket a fent említett rendelet 5.sz.melléklete nem tartalmaz. A táblarendszer az egyes gazdasági eseményekkel kapcsolatosan a teljes folyamatot írja el, vagyis a tervezéstıl a végrehajtáson át a beszámolás fázisáig, megjelölve a folyamatot és a felelıst, ellenırzi pontot, a dokumentumokat, amelyet az adott folyamat használ, valamint az ezekért való felelısséget. A táblarendszer fejlécének adatai, mely valamennyi esemény leírásánál egységesen használatos: • Sorszám • Tevékenység • Jogszabály/szabályzat • Dokumentum és feladat • Elıkészítés/kiosztás/felelıs • Ellenırzési pont és felelıs • Határidı • Dokumentum elhelyezése • Fıkönyvi könyvelés A részletes Ellenırzési Nyomvonalat e szabályzat melléklete tartalmazza. Az ellenırzési nyomvonal évenkénti felülvizsgálatáról – a Kincstárvezetı bevonásával- a belsı ellenır gondoskodik.
IV. KOCKÁZATKEZELÉS 1. A kockázatkezelés fogalma A kockázat egy esemény vagy tevékenység, illetve tevékenység elmulasztása, mely bekövetkezésének van valamilyen valószínősége, és amely lényegi befolyással van a szervezet célkitőzéseire. A kockázat lehet véletlenszerő esemény, hiányos ismeret vagy információhiány. 2. A kockázat értékelése A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani a Hivatal tevékenységében, gazdálkodásában, valamint a pénzügyi irányítási és ellenırzı rendszerekben rejlı kockázatokat. A Hivatal kiemelt céljainak egyértelmő és pontos meghatározásáról a Képviselı-testület évente határozattal dönt, végrehajtását a jegyzıi utasítás szabályozza. A kockázat elemzését és értékelését a Belsı ellenırzési kézikönyv részletezi. A kockázatfelmérés során a kockázatok megállapítása és a jelentıségük szerinti sorba állítása annak alapján történik, hogy mekkora az egyes kockázatok bekövetkezési valószínősége és azok milyen hatással lehetnek a szervezetre, ha valóban felmerülnek.
A fentiek tükrében négy kockázati kategórián belül azonosítottuk be a Hivatalra vonatkozó fıbb kockázatokat, melyeknek elıfordulási valószínőségét rangsoroltuk.
Kockázat megnevezése
Kockázat valószínősége Alacsony Közepes 1 pont 2 pont
Magas 3 pont
Külsı kockázatok - jogi és szabályozási
X
- gazdasági
X
- infrastrukturális
X
- elemi csapások
X
Pénzügyi kockázatok - költségvetési
X
- felelısségvállalás
X
- tıke beruházási
X
- csalás, vagy lopás
X
- biztosítási
X
Tevékenységi kockázatok - információs
X
- projekt
X
Emberi erıforrás kockázatok - személyzeti
X
- egészségi és biztonsági
X
A kockázati kategóriákon belüli tényezık folyamatainak és felelıseinek meghatározását az alábbi felsorolás mutatja.
Kockázati tényezı
folyamat
felelıs
jogi és szabályozási
szabályzatok elkészítése
aljegyzı
gazdasági
pénzgazdálkodás
kincstárvezetı
infrastrukturális
mőködtetés biztosítása
elemi csapások
tárgyi
feltételeinek
katasztrófa védelmi intézkedés
jegyzı polgármester által megbízott személy
költségvetési fedezet felelısségvállalás tıke beruházás
mőködtetés kincstárvezetı kötelezettségvállalás utalványozás, a függelék 11 pontja szerint ellenjegyzés vagyongazdálkodás
vagyongazdálkodási osztály vezetıje
csalás, vagy lopás
pénzgazdálkodás eszközkezelés
kincstárvezetı
információs
informatikai folyamatok
informatikusok
projekt elıkésztés
pályázatok, közbeszerzés
pályázati referens a függelék 12-13 pontjainál
munkakör ellátás
a munkáltató és a foglalkoztatottak a függelék 14 pontja értelmében
egészségi
és
biztonsági
A Hivatal minden szervezeti egységének vezetıje az osztálya tevékenységében rejlı kockázatokat azonosítja, értékeli és javaslatot tesz a Jegyzınek a területe célkitőzéseinek végrehajtását akadályozó kockázatok kezelési módjára, minden év augusztus 10-ig.. A kezelhetıségi vizsgálat során a kockázatokat a következı három szempont alapján kell értékelni: 1. Bekövetkezés valószínőségének befolyásolhatósága: • Befolyásolható 1 pont • Részben befolyásolható 0,5 pont • Nem befolyásolható 0 pont 2. Hatás befolyásolhatósága: • Befolyásolható • Részben befolyásolható • Nem befolyásolható
1 pont 0,5 pont 0 pont
3. A kockázat felmerülésének helye: • Belsı • Külsı
1 pont 0 pont
Az egyes kockázatoknak a fentiek szerint elért pontszámait össze kell adni és a kockázatok kezelhetıségét a következık szerint kell minısíteni: • • •
Jól kezelhetı Közepesen kezelhetı Rosszul kezelhetı
2,5; 3 pont 1,5; 2 pont 0; 0,5; 1 pont
Ezután a kezelhetıség-vizsgálat pontszámát össze kell szorozni a kockázat-valószínőség vizsgálat pontszámával, majd e szorzat alapján a legalább 18 pontot kapott kockázatokat kell kijelölni intézkedési javaslat megfogalmazása céljából. Az ellenırzési nyomvonal mellett a kockázatok bemutatása is táblázatos formában történik. A táblázat felépítése: • Megnevezés: az adott folyamathoz kapcsolódó kockázati tényezı megnevezése • Kockázatok leírása: a kockázat bıvebb magyarázata • Valószínőség: a kockázat bekövetkezésének valószínősége (1-3) • Hatás: a kockázat hatásának értékelése (1-3) • Kezelhetıség: a kockázat kezelhetıségének pontszáma (0-3) • Jelentısége (J): valószínőség x hatás x kezelhetıség • Kell intézkedési javaslat?: Ha J>=18 : igen 3. Kockázati reakció A feltárt kockázattal kapcsolatos reakciókat az elviselhetınek ítélt kockázati szint meghatározásával együtt kell eldönteni. Ez lehet: • Kockázat elviselése: akkor, ha a szervezet kialakult mőködési rendje olyan, hogy a napi mőködés során minden beavatkozás nélkül automatikusan kezeli a felmerülı kockázatot, ezért nincs szükség külön beavatkozásra. Az is elıfordulhat, hogy a felmért és azonosított kockázat kezelésére nincs lehetıség. • Kockázat kezelése: a legtöbb kockázat esetében ezt alkalmazzuk, mert a kockázatos állami tevékenységek a legtöbb esetben nem szüntethetık meg és nem háríthatók át. A kockázat csökkentése a cél és feladat: a bekövetkezés valószínőségét kell csökkenteni. • Kockázat átadása: ebben az esetben a kockázat bekövetkezésének valószínősége nem csökken, hatása nem változik, azonban a kockázatviselı személye módosul. • Kockázatos tevékenység befejezése: egyes kockázatok nem csökkenthetık elfogadható szintre, csak megszüntethetık az adott tevékenység megszüntetésével. A kockázatkezelési eseteket a Hivatal belsı ellenıre elemzi és szükség esetén javaslatot tesz az egyes tevékenységek szabályozásának korszerősítésére.
V. SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSE Az Ámr. alapján a költségvetési szerv vezetıje köteles rendelkezni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjérıl, amely a szervezeti és mőködési szabályzat mellékletét képezi. A Hivatal fıbb tevékenységei vonatkozásában a belsı kontrollrendszer úgy került kialakításra, hogy az ellenırzési pontok egybe essenek azokkal a pontokkal, ahol vélhetıleg elıfordulhatnak szabálytalanságok. A rendszer hatékonyságát az évenkénti felülvizsgálattal kell biztosítani. Ez által meghatározhatók a szabálytalanságok, valamint a felelısök is. A Hivatal szervezeti felépítése és az osztályok vezetıinek hatásköre, feladata és beszámoltathatósága is meghatározásra került az SzMSz-ben és a függelékben felsorolt szabályzatokban.
A Hivatal által foglalkoztatottak konkrét hatáskörét, feladatát és beszámoltathatóságát a munkaköri leírások szabályozzák. A Hivatalnál elıforduló szabálytalanságok kezelésére az itt meghatározott eljárásokat kell alkalmazni.
1. Szabálytalanság A szabálytalanság, valamely létezı szabálytól – jogszabályok, önkormányzati rendeletek és a függelékben felsorolt szabályok - való eltérést, az ott megfogalmazott elvárás be nem tartását jelenti. A szabályok be nem tartása adódhat nem megfelelı cselekménybıl, mulasztásból, hiányosságból. A szabálytalanság alapesetei: szándékosan okozott szabálytalanságok, valamint nem szándékosan okozott szabálytalanságok 2. Feladatok a szabálytalanságok észlelése esetén Ha a FEUVE rendszerben feladatot ellátó személy, az ellenırzési tevékenysége során, a szabálytalanság gyanúját észleli, haladéktalanul köteles értesíteni a Jegyzıt. Ha a Jegyzı észleli a szabálytalanság gyanúját, gondoskodik a megfelelı intézkedések meghozataláról, illetve az eljárások megindításáról.
3. Intézkedések, eljárások nyomon követése, nyilvántartása Szabálytalanság feltárása esetén a Jegyzı nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntések, illetve a megindított eljárások helyzetét, valamint figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását. A feltárt szabálytalanság típusa alapján a további „szabálytalanság-lehetıségeket” beazonosítja, melyeket az ellenırzési pontokba be kell építeni. Információt szolgáltat a belsı ellenırzés számára, elısegítve annak folyamatban lévı ellenırzéseit, az ellenırzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintı eseményekre való nagyobb rálátást. A szabálytalanságokhoz kapcsolódó iratok iktatásáról, nyilvántartásáról, napra kész és pontos vezetésérıl Ügyirat-kezelési szabályzata rendelkezik /lásd: függelék 10. pontja/. 4. A szabálytalanságok esetén lehetséges eljárások körének meghatározása Jelen eljárásrend tekintetében szabálytalanságnak minısülnek azok a szabálytalanságok, melyek mértékük alapján a büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására adnak okot. A büntetı, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárások A Büntetı Törvénykönyvrıl szóló 1978. évi IV. törvény 10. § (1) bekezdése szerint bőncselekmény az a szándékosan vagy - ha a törvény a gondatlan elkövetést is bünteti gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvény büntetés kiszabását rendeli. A büntetıeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény (a továbbiakban
Be.) 6. § (1) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozó hatóságnak kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén büntetıeljárást megindítani. A Be. 171. § (2) bekezdése elıírja, hogy a hivatalos személy köteles a hatáskörében tudomására jutott bőncselekményt feljelenteni. A feljelentést rendszerint az ügyészségnél vagy a nyomozati hatóságnál kell megtenni. A szabálysértésekrıl szóló 1999. évi LXIX. Törvény 1. § (1) szerint szabálysértés az a jogellenes, tevékenységben vagy mulasztásban megnyilvánuló cselekmény, melyet törvény, kormányrendelet vagy önkormányzati rendelet szabálysértésnek nyilvánít, s amelynek elkövetıit az e törvényben meghatározott joghátrány fenyeget. A törvény második része foglalkozik részletesen a szabálysértési eljárással, a 82. § (1) bekezdése kimondja, hogy szabálysértési eljárás feljelentés, illetıleg a szabálysértési hatóság részérıl eljáró személy észlelése vagy tudomása alapján indulhat meg. A Polgári Törvénykönyvrıl szóló 1959. évi IV. törvény 339. § (1) bekezdése kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelısség alól, ha bizonyítja, hogy úgy járt el, ahogy az adott helyzetben általában elvárható. A kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény rendelkezései (elsısorban a XXIII. Fejezet, a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegő jogviszonyból származó perek) az irányadók. Kártérítési felelısség tekintetében irányadók továbbá a Munka Törvénykönyve, a közszolgálati tisztviselık jogállásáról szóló törvény megfelelı rendelkezései. VI. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK A Hivatalnál az adott szervezeti egység vezetıjének kell gondoskodnia arról, hogy az e szabályzatban foglalt elıírásokat az érintett munkatársak megismerjék. Dr. Tárnoki Richárd jegyzı
FÜGGELÉK A 3. sz. melléklethez
1.
Gazdasági Ügyrend
2.
Számlarend
3.
Számviteli politika
4.
Eszközök és források értékelési szabályzata
5.
Leltározási és leltárkészítési szabályzat
6.
Bizonylati szabályzat
7.
Pénzkezelési szabályzat
8.
Felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezési szabályzata
9.
Belsı ellenırzési kézikönyv
10. Ügyirat kezelési szabályzat 11. Kötelezettségvállalási szabályzat Balatonfüred Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a gazdálkodási jogkörök szabályozására 12. Közbeszerzési szabályzat 13. Pályázati források megszerzésének, felhasználásának és elszámolásának rendjérıl szóló szabályzat 14. Ellenırzési nyomvonal szabályzata 15. Közszolgálati szabályzat 16. Minıség irányítási rendszer