TABULKOVÝ KALKULÁTOR

Název projektu: Zkvalitňujeme cestu k poznání

Číslo projektu: CZ.1.07/1.1.02/01.0143

TABULKOVÝ KALKULÁTOR

Autor: Ing. Miroslav Hrdý

Tato studijní opora byla vytvořena pro projekt „Zkvalitňujeme cestu k poznání“ CZ.1.07/1.1.02/01.0143 Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost.

Boskovice 2011

Tento projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky.

Obsah 1

2

3

4

5

Úvod - hlavní cíle ............................................................................................................. 4 1.1

Popis pracovního prostředí ...................................................................................... 4

1.2

Postup výuky - co získáte ......................................................................................... 4

1.3

Postup výuky ............................................................................................................. 5

1.4

Použité symboly ........................................................................................................ 6

Vstupní diagnostika ......................................................................................................... 7 2.1

Postup výuky ............................................................................................................. 7

2.2

Motivy a styly aplikace Excel ................................................................................... 8

2.3

Nové formáty souborů aplikace Excel 2007 ............................................................ 9

2.4

Nové zpracování grafů a lepší práce s tabulkami .................................................. 9

2.5

Další prvky uživatelského rozhraní Office Fluent ................................................ 10

Vytvoření prvního sešitu ............................................................................................... 12 3.1

Sešit aplikace Office Excel 2007 .............................................................................. 12

3.2

Prostředí tabulky - list ............................................................................................. 14

3.3

Vkládáme data do buněk ........................................................................................ 15

3.4

Automatické vyplnění a automatické dokončování............................................. 18

3.5

Úprava dat v listech ................................................................................................ 19

3.6

Odebírání vložených dat a formátování ................................................................ 21

3.7

Označování oblastí buněk a manipulace s oblastmi............................................. 22

3.8

Formátování textů a vzhledu buněk ...................................................................... 22

3.9

Použití a vytvoření stylu buňky ............................................................................. 24

Výpočetní operace, psaní a kopírování vzorců............................................................ 25 4.1

Použití operátorů ve vzorcích ................................................................................ 26

4.2

Použití odkazů ve vzorcích .................................................................................... 27

4.3

Práce se vzorci Suma, Počet, Minimum a Maximum ........................................... 28

4.4

Vytváření vlastních vzorců ..................................................................................... 30

4.5

Funkce POČET2 a logická funkce KDYŽ ............................................................. 32

Tvorba grafů, formátování grafů .................................................................................. 34 5.1

Co je to graf? ............................................................................................................ 34

5.2

Seznámení s prvky grafu ........................................................................................ 35

Studijní opora: Tabulkový kalkulátor

Stránka 2 z 44

5.3 6

7

Úprava základního grafu podle našich požadavků ............................................. 36

Přizpůsobení nastavení listů, tisk a export tabulek ..................................................... 37 6.1

Režimy zobrazení dat .............................................................................................. 37

6.2

Přidání nebo změna záhlaví a zápatí stránky ....................................................... 38

6.3

Práce s příčkami ....................................................................................................... 39

6.4

Náhled před tiskem a tisk dokumentu .................................................................. 40

6.5

Export dat do jiných formátů ................................................................................. 43

Použité zdroje informací ................................................................................................ 44


Stránka 3 z 44

1

Úvod - hlavní cíle

Hlavním cílem této studijní opory je co možná nejsrozumitelněji popsat žákům střední školy, kteří mají ve výukových osnovách některý z předmětů zaměřen na zpracování tabulek v tabulkovém procesoru. Jelikož naše škola bude nabízet možnost získání ECDL certifikace tak studijní materiál je zaměřen na sylabus č. 5 a z toho vyplývá zaměření na produkt Microsoft Excel 2007. Microsoft Excel je v současnosti jeden z nejvýkonnějších tabulkových procesorů (kalkulátorů). Je ve většině případů dodáván v softwarovém balíku Microsoft Office s ostatními aplikacemi a je funkční pod operačními systémy Microsoft Windows. Pro využití těchto studijních materiálů musí mít čtenář určité základy v technice a matematice. Především se také počítá s tím, že bude ovládat obecnou práci s počítačem a s operačním systémem.

1.1 Popis pracovního prostředí Microsoft Excel je v současnosti jeden z nejvýkonnějších tabulkových procesorů (kalkulátorů). Je ve většině případů dodáván v softwarovém balíku Microsoft Office s ostatními aplikacemi a je funkční pod operačními systémy Microsoft Windows. Pro využití těchto studijních materiálů musí mít čtenář určité základy v technice a matematice. Především se také počítá s tím, že bude ovládat obecnou práci s počítačem a s operačním systémem.

1.2

Postup výuky - co získáte •

Přednášející vždy seznámí žáky s cílem lekce.

•

Žáci jsou vedeni jednotlivými praktickými kroky výuky. Činnost je doplňována prezentací s popisem prováděných postupů, obrázky a poznámkami, podle kterých si žáci můžou dělat vlastní poznámky.

•

Během výkladu jsou žáci motivováni otázkami a problémovými situacemi ke spolupráci s vyučujícím.

•

Žáci řeší jednotlivé dílčí úkoly na počítači podle pokynů a s pomocí přednášejícího.

•

Žáci si ověří své získané vědomosti a dovednosti v cvičebních a pracovních listech, které budou k dispozici v ELMS. Při této činnosti bude učitel nápomocen při řešení případných problémů.


Stránka 4 z 44

•

Žáci vypracují test, který prověří znalosti studentů.

•

Přednášející společně se žáky zhodnotí, zda se v průběhu výuky podařilo splnit cíle lekce.

•

Žáci také mají k dispozici výuková videa s komentáři, která mohou studovat kdykoli i mimo výuku

Metody výuky •

přednáška

•

projekce

•

diskuse

•

samostatná práce

•

praktické cvičení

Tento studijní text začíná pomalu, aby poskytl čas pro dobré seznámení s novou verzí aplikace Excel, která doznala poněkud razantních změn oproti svoji předešlé verzi Excel 2003. Balík Microsoft Office ve verzi 2007 byl přepracován kompletně celý do nových verzí, které nabízejí uživateli intuitivnější pracovní prostředí. Dosti změn bylo také provedeno v oblasti práce s grafickými objekty, grafy a styly.

1.3 Postup výuky V učebním textu se nezahrnuje výčet všech funkcí tabulkového procesoru Microsoft Excel, nejedná se o podrobný uživatelský manuál, ale spíše o učební podporu plnou příkladů a ukázek. Navíc jsem se snažil o to, aby všechny kapitoly byly doplněné o výuková videa s komentáři. Žákům se tak dostává k dispozici podrobný a názorný materiál, který slouží zejména pro přípravu ke zdárnému absolvování certifikace ECDL.


Stránka 5 z 44

1.4 Použité symboly Význam použitých symbolů

Časová náročnost Důležité Poznámka Příklad


Stránka 6 z 44

2

Vstupní diagnostika Cílem probíraných témat je: - zjistit úroveň teoretických znalostí a dovedností žáků - přehledně vysvětlit žákům problematiku zpracování tabulek pomocí tabulkového kalkulátoru - pochopit (zopakovat) základní pojmy, jako: co je program a programovací jazyk jak se tvoří program (zdrojový tvar, překladač, spustitelný tvar, syntaxe a sémantika programu, interpretační jazyky) naučit se vytvářet tabulky v Excelu, plnit je daty data formátovat a tabulky graficky upravovat provádět výpočty pomocí jednoduchých vzorců seznámit se se základy tvorby a formátování grafů - naučit se potřebné operace jako: práce se soubory a okny výpočty pomocí ikony Součet a kopírování vzorců vytváření vlastních vzorců práce s funkcemi vytváření vzorců a absolutní odkazy chyby a závislosti vzorců funkce KDYŽ, MIN a POČET grafy, přehledy a souhrny - realizovat výstupní test znalostí a provést jeho vyhodnocení

2.1 Postup výuky Co nového přináší aplikace Office Excel 2007 Nové uživatelské rozhraní zaměřené na snadnou a intuitivní práci usnadňuje veškerou činnost s aplikací Microsoft Office Excel. Příkazy a funkce, které byly často ukryty ve složitých nabídkách a panelech nástrojů, lze nyní snadno nalézt na kartách, které jsou zaměřeny na jednotlivé úkoly a obsahují logické skupiny příkazů a funkcí. Spousta diaStudijní opora: Tabulkový kalkulátor

Stránka 7 z 44

logových oken je nahrazena rozevíracími galeriemi, ve kterých jsou zobrazeny dostupné možnosti, a vysvětlujícími popisy nebo vzorovými náhledy, které pomáhají při výběru správných možností.

Pás karet

Bez ohledu na to, jakou činnost v novém uživatelském rozhraní provádíte – ať je to formátování nebo analýza dat – aplikace Excel vám nabízí nástroje, které jsou pro úspěšné provedení tohoto úkolu nejvhodnější. Aplikace Office Excel 2007 nyní podporuje až 1 milion řádků a 16 tisíc sloupců v sešitu, aby se zvýšila výkonnost aplikace a uživatelé měli možnost prozkoumat v sešitu velká množství dat. Někdy se totiž stávalo, že v předešle verzi Office Excel 2003 byl nedostatečný počet řádků a sloupců. Místo čtyř tisíc typů formátování můžeme nyní v jediném sešitu používat neomezený počet formátování a počet odkazů na buňky v jedné buňce je zvýšen z osmi tisíc na počet omezený dostupnou operační pamětí.

2.2 Motivy a styly aplikace Excel V aplikaci Excel 2007 lze rychle formátovat data v listu pomocí motivu a použitím určitého stylu. Motivy dokonce uživatel může definovat svoje vlastní a navíc mohou být sdíleny s jinými aplikacemi sady Office 2007 například s aplikací Microsoft Office Word nebo Microsoft Office PowerPoint, oproti tomu styly jsou navrženy pro formátování objektů specifických pro Excel, například tabulek, grafů, kontingenčních tabulek, obrazců nebo diagramů. Motiv je uživatelem předdefinovaná nebo již vsazená sada barev, písem, čar a výplní, kterou lze použít pro celý sešit nebo jen pro určité vybrané položky, například grafy nebo tabulky. Motivy nám pomáhají při vytváření skvěle vypadajících dokumentů. V


Stránka 8 z 44

případě tvorby vlastního motivu lze měnit barvy, písma a výplně jednotlivě, takže je možné změnit kteroukoliv z těchto možností nebo všechny současně. Styl je předdefinovaný formát založený na motivu, který lze použít ke změně vzhledu tabulek aplikace Excel, grafů, kontingenčních tabulek, obrazců nebo diagramů. V případě, že vsazené předdefinované styly nesplňují naše požadavky, můžeme si je přizpůsobit. Pro grafy si můžeme vybírat z mnoha předdefinovaných stylů, nemůžeme však vytvářet vlastní styly grafů. Podobně jako ve verzi Excel 2003 se k formátování vybraných buněk používají styly buněk, nyní však lze rychle aplikovat předdefinovaný styl buňky. Většina stylů buněk není založena na motivu použitém pro celý sešit, uživatel si může snadno vytvořit svůj vlastní styl.

2.3 Nové formáty souborů aplikace Excel 2007 V sadě Microsoft Office 2007 zavádí společnost Microsoft nové formáty souborů pro aplikace Word, Excel a PowerPoint, označované jako otevřené formáty Office XML společnosti Microsoft. Tyto formáty usnadňují integraci s externími zdroji dat a nabízejí rovněž menší velikosti souborů a zlepšenou obnovu dat. V aplikaci Office Excel 2007 je výchozím formátem pro sešity formát souborů XLSX aplikace Office Excel 2007 založený na formátu XML. Další dostupné formáty založené na formátu XML jsou formát souborů XLSM aplikace umožňující používání maker, formát souboru XLTX aplikace pro šablony aplikace Excel a formát souborů XLTM pro šablony aplikace Excel umožňující používání maker. Soubory uložené v těchto nových formátech není možné zpětně otevřít a pracovat s nimi ve starších verzích aplikace Excel. Do starších verzí aplikace Excel je možné ovšem nainstalovat aktualizace a převaděče, které nám pomohou otevřít sešit aplikace Excel 2007. Lze také využít volby Uložit jako v aplikaci Excel 2007 a vybrat uložení ve formátu, který je čitelný také ve starších verzích, s tím rozdílem že nebudou zachovány některé nové funkce aplikace Excel 2007.

2.4 Nové zpracování grafů a lepší práce s tabulkami Pomocí zcela přepracovaného nástroje pro vytváření grafů lze v aplikaci Office Excel 2007 představovat analýzy v profesionálně vyhlížejících grafech.


Stránka 9 z 44

S využitím nástrojů pro tvorbu grafů v uživatelském rozhraní Office Fluent lze rychle a s menším počtem klepnutí vytvořit profesionálně vyhlížející grafy. V grafech lze využít bohaté zobrazovací možnosti, například prostorové zobrazení, jemné stínování nebo průhlednost. Grafy můžeme vytvářet a pracovat s nimi stále stejným způsobem, bez ohledu na momentálně používanou aplikaci. Ať se jedná o aplikaci Office Excel 2007, Microsoft Office Word 2007, či Microsoft Office PowerPoint 2007, používáme stále tentýž nástroj pro vytváření grafů. Aplikace Office Excel 2007 nabízí vylepšenou podporu pro práci s tabulkami.

2.5 Další prvky uživatelského rozhraní Office Fluent O nabídce Pás karet jsem se již zmínil, ale mezi další významné novinky dále určitě patří: •

Tlačítko Microsoft Office

•

Kontextové karty

•

Galerie Office Fluent

•

Dynamické náhledy

Tlačítko Microsoft Office V předešlých verzích aplikací systému Office chybělo jediné centrální umístění, kde by mohl uživatel najít všechny možnosti a různá nastavení pohromadě. Příkazy pro práci se soubory byly zamíchány s funkcemi pro vytváření. Uživatelské rozhraní Office Fluent dává dohromady možnosti systému Microsoft Office do jednoho vstupního bodu, kterým je Tlačítko Microsoft Office.

Tlačítko Office

Kontextové karty Určité nabídky příkazů jsou potřebné pouze při úpravách objektů specifického typu. Například funkce pro úpravu grafu nejsou podstatné, dokud se graf neobjeví v tabulce a my se nesoustředíme na jeho úpravu. V aplikaci Excel 2007 se poklepáním na graf zobrazí kontextová karta s příkazy pro úpravu grafu. Kontextové karty se právě zobra-


Stránka 10 z 44

zují, pouze tehdy, když jsou potřeba a usnadňují použití příkazů potřebných pro prováděnou operaci.

Kontextové karty

Dále jsou kontextové karty barevně odděleny dle toho, s jakým objektem momentálně pracujeme. Všimněme si, že například při úpravách grafů máme kartu označenou zeleně, při úpravě tabulek je nabídka žlutá atp. Galerie Office Fluent Galerie jsou jedním z důležitých prvků nového uživatelského rozhraní. Nabízejí nám sadu přehledných výsledků, ze kterých můžeme při práci na dokumentu, tabulce, prezentaci nebo databázi vybírat. Tím, že galerie nabízí již hotovou sadu možných výsledků oproti komplexnímu dialogovému oknu s množstvím možností, usnadňují vznik profesionální práce. Galerie nabízejí již přednastavenou sadu výsledků, pomocí kterých můžeme snadno klikem myši dosáhnout požadovaných výsledků, a zjednodušují tak mnoho operací. Dynamické náhledy Dynamický náhled je nový způsob práce s dokumentem zobrazující výsledky úprav nebo změn formátu, zatímco uživatel pouze přejíždí kurzorem myši po jednotlivých výsledcích v galerii. Tato funkce zefektivňuje návrh rozvržení, úprav a formátování, takže můžeme dosáhnout kvalitních výsledků rychleji a s menším úsilím. Lze tedy konstatovat, že cílem uživatelského rozhraní Office Fluent je snadnější používání všech aplikací sady Microsoft Office za účelem rychlejšího dosažení kvalitnějších výsledků práce.


Stránka 11 z 44

3

Vytvoření prvního sešitu V této kapitole budeme již pracovat s aplikací Office Excel 2007. Seznámíme se s následujícími činnostmi: •

vytvoření nového sešitu

•

zadání textu a čísel - rozdíly mezi číselnými vstupy a texty

•

úprava textu a čísel - editace

•

vložení a odstranění sloupců a řádků

•

pohyb po tabulce a po listech

•

odebírání dat z tabulek

Představme si, že stojíme před úkolem zadávat nějaká data do aplikace Excel 2007, ale v aplikaci Excel jsme nikdy nepracovali. Kde začneme? Zatím ale stále nezvládáme některé základy – jak zadat různé typy dat, jak upravit data nebo přidat či odstranit zvláštní sloupce a řádky.

3.1 Sešit aplikace Office Excel 2007 Po spuštění aplikace Excel vidíme velkou prázdnou mřížku. Mřížka se skládá ze sloupců a řádků. Průsečíkem řádku a sloupce vzniká buňka. Podél horní části jsou písmena - označení sloupců a podél dolní číslice - označení řádků. A v dolní části jsou ouška listů nazvaná List1, List2 a List3. Za listem List3 je specielní ouško pro vložení nových listů. Někteří z nás využívají také přímo kombinace kláves, pro vložení nového listu je to kombinace SHIFT+F11 .

Ouška listů

Pokud chceme přejmenovat některý z listů tak na název listu poklepeme pravým tlačítkem myši a volíme příkaz přejmenovat. Listy také můžeme barevně odlišovat, ve stejné nabídce volíme příkaz barva karty.


Stránka 12 z 44

1. Pás karet je umístěn v horní části aplikace Excel. 2. Příbuzné příkazy v pásu karet jsou seskupeny do skupin.

Jak již víme pás v horní části okna aplikace Excel 2007 je Pás karet. Tvoří ho různé karty - nabídky. Každá karta má souvislost s konkrétními akcemi, které budeme v aplikaci Excel provádět. Klikáním myší na karty v horní části pásu karet zobrazujeme různé příkazy na jednotlivých kartách. Karta Domů, která je první kartou vlevo, obsahuje příkazy a funkce, které používáme nejčastěji a nejvíce. Příkazy a funkce jsou seskupeny v příbuzných skupinkách. Při spuštění aplikace Excel je založen nový soubor označovaný jako sešit. Název souboru, který máme momentálně otevřen vidíme v záhlaví aplikace Excel. Každý nový sešit obsahuje tři listy. Do každého z listů se zadávají data. Celkový počet listů aplikace Excel je omezen pouze kapacitou operační paměti počítače. Každý list má název, který je uveden na oušku listu v levé dolní části okna sešitu. Každý z listů se musí jmenovat jinak! Klepnutím na jednotlivá ouška listů zobrazíte celý list, přepínání mezi listy můžeme také provádět kombinací kláves CTRL+PageUp nebo CTRL+PageDown. Listy při práci je vhodné přejmenovat, aby byla snazší naše orientace v informacích na jednotlivých listech.

Název aktuálního sešitu

V případě, že potřebujeme vytvořit nový sešit máme zase několik možností a sice buďto kombinací kláves CTRL+N a nebo klepneme na tlačítko sady Microsoft Office


vle-

Stránka 13 z 44

vo nahoře, potom klepneme na tlačítko Nový. V okně Nový sešit klepněte na položku Prázdný sešit.

3.2 Prostředí tabulky - list

1. Záhlaví sloupců jsou označena písmeny. 2. Záhlaví řádků jsou označena čísly. Všimněme si že záhlaví sloupců jsou označena písmeny A až Z, jelikož je jasné, že by byl počet písmen nedostatečný následuje za sloupcem Z kombinace dvou znaků AA až AZ. Tento způsob se stále opakuje až do posledního sloupce XFD k celkovému počtu 16 384 sloupců. Jednotlivé vodorovné řádky také mají svoje tentokráte číselné záhlaví. Nalezneme tam číslice od 1 do 1 048 576. Pokud potřebujeme rychle přejít na poslední sloupec, zapamatujeme si kombinaci kláves END + šipka vpravo. Na poslední řádek přejdeme kombinací END + šipka dolů. Návrat na výchozí první buňku uskutečníme kombinací kláves CTRL+HOME. Jak již víme tak listy jsou rozděleny na sloupce, řádky a buňky. Při vytvoření nového sešitu vidíte mřížku tabulky a list1. Buňka je místo, kde se protíná jeden řádek a sloupec. Dle abecedy seřazená záhlaví sloupců a číselná označení řádků specifikují, kde se v listu aktuálně nacházíme. Kombinace označení sloupce a čísla řádku tvoří adresu buňky, známou jako odkaz na buňku.


Stránka 14 z 44

Ukázkové video-příklady k tématu naleznete na e-learningové podpoře v kurzu Tabulkový kalkulátor, téma Základní práce a činnosti v MS Excel 2007 Výsledný soubor Základní_práce_a_činnosti_v_MS Excel 2007.xlsx je k dispozici v kurzu na stejném místě. Příklad znázorňuje probírané kroky kapitoly včetně popisu činností.

3.3 Vkládáme data do buněk Při otevření nového sešitu je první buňka aktivní buňkou. Je ohraničená černou barvou. Na druhém obrázku je vybrána buňka C5, která je aktivní buňkou. Má černé ohraničení. Adresa aktivní buňky

1. Máme označený sloupec C. 2. Máme označený řádek 5. 3. Adresa buňky je nyní C5. Do buněk vkládáme uživatelská data v listech. Aktivní buňka je orámována černou barvou, což nám říká, že sem budou vkládána data. Aktivní buňku změníme klikem do libovolné buňky v listu. Tím buňku vybereme - označíme. Aktivní buňka má černý rámeček a současně s tím je zvýrazněno záhlaví sloupce a řádku, v němž je buňka umístěna. Pokud například označíme buňku na řádku 5 a na sloupci C, jedná se o buňku C5, což je odkaz na buňku - adresa buňky. Přechod na jinou buňku můžeme realizovat také pomocí kurzorových šipek. Všechny tyto označovací pomůcky nejsou příliš důležité, pokud pracujeme přímo v části zcela nahoře v prvních několika buňkách. Ale pokud tvoříme rozsáhlejší list, mohou nám pomoci.


Stránka 15 z 44

Uvědomme si, že v každém listu je k dispozici 17 179 869 184 buněk, s nimiž můžeme pracovat. Bez adresace buněk bychom nezjistili, kde se v listu nacházíme. Odkaz na buňky bude pro nás důležitý při tvorbě výpočetních vzorců a operací. Do buněk listů můžete zadávat dva základní typy dat: čísla a text. V aplikaci Excel můžeme například vytvářet rozpočty, evidovat svoji videotéku nebo zaznamenávat svoje studijní výsledky. Možnosti jsou skutečně nekonečné. Při zadávání dat doporučuji začínat zadáním nadpisů do horní části každého sloupce tak, aby každý, kdo se sešitem bude pracovat, porozuměl tomu, co vstupní data znamenají (a abychom se v sešitě později vyznali sami).

Na obrázku jsou nadpisy sloupců měsíce v roce, které jsou uvedeny v horní části listu. Často budeme potřebovat také popisy řádků. Dále na obrázku jsou řádky s popisem vozidel u kterých evidujeme zda-li v daném měsíci tankovala či nikoliv. Přepněme se na List2 a zkusíme vytvořit jinou evidenční tabulku.

Například si řekněme, že vytváříme seznam jmen prodejců. Bude obsahovat také data prodeje spolu s částkami. Budeme tedy potřebovat tyto názvy sloupců: Jméno, Příjme-


Stránka 16 z 44

ní, Datum a Částka. V tomto příkladu nebudeme potřebovat nadpisy řádků vlevo dole v listu. Do buňky A1 zadáme text Jméno a stiskneme klávesu TAB. Vidíme, že se označila jako aktivní právě buňka vpravo od předchozí. Doplníme tedy zbývající texty a přejdeme na buňku A2. Začneme tedy sloupcem Jméno, zadáme první jméno Karel a stiskneme klávesu ENTER. Na rozdíl od klávesy TAB nám klávesa ENTER zapříčiní, že se přejde na buňku pod aktuální Chceme-li zadávat kalendářní datum do sloupce C, tedy do sloupce Datum, můžeme jeho jednotlivé části oddělit tečkami nebo lomítky: 16. 7. 2010 nebo 16/7/2010. Excel tuto časovou hodnotu automaticky rozpozná jako datum. Chceme-li zadat do buňky čas, zadáme požadovanou hodnotu, mezeru a znaky vyjadřující dopoledne - a nebo hodnotu vyjadřující odpoledne –p, například 7:00 p. Pokud zadáte číslo a za ním dvojtečku tak Excel zase doplní zbytek časového údaje.

Chceme-li vložit do buňky aktuální datum, použijeme kombinaci kláves CTRL a středník (;). Chceme-li vložit do buňky aktuální čas, stiskněte současně klávesy CTRL, SHIFT a středník.

Potřebujeme-li do sloupce D určeného pro částku zadat částky včetně zobrazení měny Kč, zadáme částku a za ni text Kč. Pozor, text Kč musí být přesný, a sice velké písmeno K a malé písmeno č. Jak je vidět na výše uvedeném obrázku tak dle zarovnání hodnoty Studijní opora: Tabulkový kalkulátor

Stránka 17 z 44

v buňce poznáme, že číselné hodnoty jsou zarovnány vpravo a textové vlevo. Pokud tedy budeme potřebovat realizovat součet všech hodnot, nebyly by tyto textové hodnoty započítány. Potřebujeme-li zadat do buněk zlomky, necháme mezi celým číslem a zlomkem mezeru. Například 1 1/9. Chceme-li zadat pouze zlomek, zadáváme napřed nulu. Například 0 1/2. Pokud zadáte hodnotu 1/2 bez uvedení nuly, aplikace Excel si bude myslet, že zadáváme datum 1. února. Vše je velmi dobře znázorněno na výukovém videu, které je nedílnou součástí této studijní opory. Cvičební video-příklad k tématu naleznete na e-learningové podpoře v kurzu Tabulkový kalkulátor, téma Vkládáme data do buněk. Výsledný soubor Vkládáme_data_do_buněk.xlsx je k dispozici v kurzu na stejném místě. Příklad znázorňuje probírané kroky kapitoly včetně popisu činností.

3.4 Automatické vyplnění a automatické dokončování V této podkapitole se zaměříme na některé ze způsobů, které nám napomáhají ušetřit čas při zadávání vstupních dat v aplikaci Excel. Automatické vyplnění Zadáváme-li měsíce v roce, dny v týdnu, násobky 3 nebo 4 nebo jiná data v řadě. Zadáte jednu nebo více položek a pak řadu rozšíříme vyplněním vpravo či dolů. Automatické dokončování V případě opakovaného psaní prvních několika znaků zadaných do další buňky již odpovídá položce, kterou jsme do tohoto sloupce někde zadali, aplikace Excel zadá zbývající znaky za nás. Tuto akci ovšem musíme potvrdit klávesou ENTER, jakmile jsou položky přidány. Pamatuj, pokud přeskočíme ve sloupci jednu buňku a bude ponechána prázdná, tak tato funkce nebude funkční. Toto lze provést pouze u textu nebo textu s čísly. Automatické dokončování není ovšem funkční u čísel, dat nebo časů. Tyto dva způsoby zadávání dat si můžete prohlédnou v praktické video-ukázce.


Stránka 18 z 44

3.5 Úprava dat v listech Je jasné, že bude zapotřebí někdy vstupní data poopravit. Buďto jsme při zadávání udělali chybu a nebo je prostě musíme z nějakých jiných důvodů změnit. Někdy potřebuje změnu celý list. Budeme tedy předpokládat, že potřebujeme přidat další sloupec mezi sloupce, kde již data jsou na listu. Samozřejmě můžeme také přidávat řádky.

Řádek vzorců

Předpokládejme, že do buňky B3 chcete zadat jiné příjmení nežli je Amos. Hodnotu buňky lze upravit několika způsoby: •

Dvojklikem poklepeme na buňku, přejdeme do editačního režimu - režim Úpravy

•

Klikneme jedenkráte na buňku a potom do řádku vzorců

•

Jestli-že máme vybranou buňku, tak klávesou F2 přejdeme opět do editačního režimu

Jaký je v těchto způsobech rozdíl? Žádný, vše vede ke stejnému výslednému efektu. Použití záleží jen na uživateli. Může se nám lépe pracovat v řádku vzorců nebo ve vlastní buňce. Pokud potřebujeme upravovat data v mnoha buňkách, můžeme při přecházení mezi buňkami pomocí klávesnice nechat kurzor v řádku vzorců. Po výběru buňky, kterou editujeme, se v levém dolním rohu stavového řádku zobrazuje text Úpravy.

Pokud máme list v režimu úprav, je řada příkazů dočasně nedostupná (tyto příkazy jsou v nabídkách zobrazeny šedě). V režimu úprav můžeme standardním způsobem měnit písmena a číslice. Nová písmena nebo číslice můžeme do buňky vložit umístěním kurzoru a psaním. Kurzor na požadovanou pozici přemístíme jak pomocí pohybu myši tak také kurzorovými klávesami. Pokud požadujeme specielní variantu úpravy hodnot v buňce tak, že například poža-


Stránka 19 z 44

dujeme, aby bylo tučné pouze první písmeno, musíme označit do bloku pouze toto písmeno. Označení realizujeme opět na řádku vzorců.

Pro uložení změn do tabulky nezapomeneme na klávesu ENTER nebo TAB, aby provedené změny zůstaly v buňce. Po zadání dat můžeme zjistit, že potřebujeme ještě další sloupec, ve kterém budou zadány další informace. Nebo můžeme potřebovat další řádek nebo řádky. To je hezké, ale znamená to, že musíte začít znovu? Samozřejmě ne. Chceme-li tedy vložit jeden sloupec, klepneme do libovolné buňky ve sloupci vpravo hned vedle buňky, kam chceme vložit další prázdný sloupec. Pokud tedy požadujeme vložit nový sloupec mezi sloupce B a C s popisem např. Bydliště, klepneme do buňky ve sloupci C vpravo od nového umístění. Pak na kartě Domů ve skupině Buňky klepněte na šipku u položky Vložit. V rozevírací nabídce klepněte na položku Vložit sloupce listu. Je vložen nový prázdný sloupec.

Chceme-li vložit jeden řádek tak postup je velmi podobný, klepneme do libovolné buňky bezprostředně pod požadovaným místem vložení nového řádku. Chceme-li například vložit nový řádek mezi řádky 4 a 5, klepněme do buňky v řádku 5. Pak ve skupině Buňky klepněte na šipku u položky Vložit. V rozevírací nabídce klepněte na položku Vložit řádky listu. Aplikace Excel vloží záhlaví nového sloupce nebo řádku tam, kde je třeba, a změní záhlaví dalších sloupců a řádků. Vložená data zajisté zůstanou ponechána. Cvičební video-příklady k tématu naleznete na e-learningové podpoře v kurzu Tabulkový kalkulátor, téma Úprava dat a automatické úpravy. Výsledný soubor Úprava_dat_a_automatické_úpravy.xlsx je k dispozici v kurzu na stejném místě. Příklad znázorňuje probírané kroky kapitoly včetně popisu činností.


Stránka 20 z 44

3.6 Odebírání vložených dat a formátování

Vrátíme se k naší jednoduché tabulce, jak je vidět, tak některé buňky obsahují hodnoty včetně formátování a některé pouze hodnoty. Pro mazání dat se nám nabízí hned několik nástrojů a funkcí. Klávesou DELETE vymažeme veškerá data v buňce či ve více buňkách. Formátování buněk ale zůstane zachováno. Klávesou BACKSPACE vymažeme pouze aktuální buňku a navíc přejdeme automaticky do režimu úprav. Formátování opět zůstane zachováno. Pokud chceme naopak vymazat pouze formáty, musíme na kartě Domů použít funkcí Vymazat. Jak je evidentní, tak funkce Vymazat má také několik cenných variant. Opět se vážou pouze k jedné buňce anebo k vybrané oblasti buněk. Skutečností je, že je formátována buňka, nikoli data v ní obsažená. Takže pokud odstraníme data se speciálním formátováním, je třeba odstranit také formátování z buňky. Dokud to neuděláte, budou mít všechna data v této buňce speciální formát. Po kliku na položku Vymazat formáty odebereme pouze formát z buňky. Případně můžeme klepnutím na tlačítko Vymazat vše odebrat data i formátování současně. Funkce Vymazat obsah naopak vymaže jen vložená data - analogie s klávesou DELETE.


Stránka 21 z 44

3.7 Označování oblastí buněk a manipulace s oblastmi Někdy potřebujeme použít danou funkci pro více než-li jednu buňku současně. Takzvanou oblast buněk vybereme tak že klikneme na první buňku, kde plánujeme označení oblasti a táhneme myší v potřebném směru za současného držení levého tlačítka myši. Další ze způsobů je použití klávesnice. Za současného stisku klávesy SHIFT a posunu kurzorovými šipkami docílíme také výběru oblasti buněk. Vybrat vše

Výběr více buněk současně

Pokud ovšem potřebujeme současně vybrat více buněk, které spolu nesousedí nebo vybíráme více oblastí buněk, držíme při těchto operacích ještě navíc klávesu CTRL. Celé oblasti buněk či samostatné buňky můžeme kopírovat, přesouvat, formátovat a mazat. Vše je názorně rozebráno ve výukových videích. Pokud potřebujeme vybrat všechny buňky současně, použijeme příkaz Vybrat vše.

3.8 Formátování textů a vzhledu buněk Formátování hodnot v buňkách je velice důležité a potřebné. V novém prostředí aplikace Excel 2007 navíc máme možnost použít takzvaný minipanel nástrojů. Jestliže vybereme text nebo číselnou hodnotu, můžeme zobrazit nebo skrýt praktický, miniaturní, poloprůhledný panel nástrojů nazývaný minipanel nástrojů. Minipanel nástrojům umožňuje práci s písmy, styly písem, velikostí písem, zarovnáním, barvou textu, úrovněmi odsazení a funkcemi odrážek.

Minipanel na formátování

Minipanel nástrojů nelze přizpůsobit, lze jej pouze aktivovat a deaktivovat.


Stránka 22 z 44

Podstatně širší nabídku formátovacích funkcí nalezneme na kartě Domů. Formátovat zde můžeme vybrané buňky změnou typu písma, velikosti písma a dalšími formáty jako jsou například tučné písmo, kurzíva a podtržené písmo. Klikem na šipku se dostaneme do specielní nabídky formátování písma horké klávesy CTRL+SHIFT+F

V rozšířené nabídce formátování písma nalezneme také málo používané ale ovšem někdy potřebné funkce jako například horní index a podobně. Samostatnou část formátování tvoří Ohraničení buněk. Pomocí předdefinovaných stylů ohraničení lze rychle přidávat ohraničení okolo buněk nebo oblastí buněk. Pokud nám předdefinovaná ohraničení buněk nevyhovují, můžeme vytvořit vlastní ohraničení. Oblast tvoří: Dvě nebo více buněk v listu. Buňky v oblasti mohou být sousedící nebo nesousedící. Pro přidání ohraničení provedeme jednu z následujících akcí ve skupině Písmo na kartě Domů: Chceme-li použít nový nebo jiný styl ohraničení, klepněte na šipku vedle tlačítka Ohraničení

a potom na požadovaný styl ohraničení.

Chceme-li použít vlastní styl ohraničení nebo diagonální ohraničení

.,

klepněte

na příkaz Další ohraničení. V dialogovém okně Formát buněk na kartě Ohraničení v oddílech Čára a Barva klepneme na požadovaný styl a barvu čáry. V oddílech Předvolby a Ohraničení klepnutím na příslušná tlačítka určíme pozici ohraničení. Chceme-li ohraničení buňky odebrat, klepneme na šipku vedle tlačítka Ohraničení, a potom klepneme na tlačítko Bez ohraničení. Významné způsoby změn formátování buněk nalezneme v další skupině Zarovnání, kde volíme z mnoha možnosti zarovnání zobrazovaných hodnot v buňkách.


Stránka 23 z 44

Klikem na šipku se dostaneme do rozšířené nabídky zarovnání

3.9 Použití a vytvoření stylu buňky Mezi novinky patří také používání stylů a to nejen u tabulek ale také u buněk. Chcemeli v jedné operaci formátovacího kroku použít několik formátů a zajistit dobře vypadající a námi potřebné formátování buněk, můžeme použít styl buňky. Styl buňky je předem definovaná sada formátování, mezi která patří například písma a velikosti písem, formáty čísel, ohraničení buněk a stínování buněk. Použitím stylu buňky, který určité buňky uzamkne, můžeme také znepřístupnit uživatelům provádění změn těchto buněk. Písmo je: Graficky provedený návrh použitý na všechny znaky. Používá se rovněž označení řez nebo řez písma. Příklady písem: Arial a Courier New. Písma lze obvykle použít v různých velikostech, např. 10 bodů, a různých stylech.

Klikem na šipku se dostaneme do rozšířené nabídky stylů

Poklepáním na styl provedeme aplikování zvoleného stylu na vybranou buňku či oblast buněk. V případě, že chceme vytvořit nový styl, musíme rozbalit rozšířenou nabídku stylů. Po kliku na styl pravým tlačítkem myši můžeme styl duplikovat, změnit anebo odstranit. Cvičební video-příklady k tématu naleznete na e-learningové podpoře v kurzu Tabulkový kalkulátor, téma Formátování hodnot a styly. Výsledný soubor Formátování_hodnot_a_styly.xlsx je k dispozici v kurzu na stejném místě. Příklad znázorňuje probírané kroky kapitoly včetně popisu činností.


Stránka 24 z 44

4

Výpočetní operace, psaní a kopírování vzorců Cílem této kapitoly je seznámit se s následujícími činnostmi: •

výpočetními operacemi

•

funkce, operátory a konstanty

•

psaní vzorců

•

použití matematických a jiných operátorů

•

logické hodnoty PRAVDA a NEPRAVDA

•

využití relativních a absolutních odkazů

•

seznámení s chybovými stavy

Vzorce jsou matematické výrazy, které počítají se vstupními hodnotami zadanými v listu popřípadě v listech. Každý vzorec začíná znaménkem rovná se (=). Následující příkladový vzorec například nejdříve násobí 10 krát 3 a potom k výsledku přičte 50. =50+10*3 Dle matematických pravidel má násobení přednost před součtem, nejinak tomu je také v aplikaci Excel 2007. Ostatní známá pravidla jsou v aplikaci Excel 2007 také zohledňována. Pro upřednostnění postupu výpočtů používáme kulatých závorek, které navíc můžeme několikráte do sebe vnořovat. =1000 - ( (50+10) * (3+40) ) Do vzorce také můžeme použít některou nebo všechny následující položky: •

Funkce - předepsaný matematický výraz definovaný v paměti aplikace Excel, který převezme vstupní hodnotu nebo hodnoty, provede danou operaci a vrátí hodnotu nebo hodnoty. Vstupní hodnoty jsou zpravidla uváděny v kulatých závorkách, existují ovšem funkce bez vstupních parametrů. Použitím funkcí se zjednoduší a zkrátí zadávané vzorce v listu.

•

Operátor - znak nebo symbol, který určuje typ výpočtu, který se má provést ve výrazu. Existují matematické, relační, logické a odkazovací operátory

•

Konstanta - hodnota, která je neměnná, má stále stejnou hodnotu. Konstanta je například číslo 10 a text AUTO. Výraz a ani funkce není konstanta.


Stránka 25 z 44

4.1 Použití operátorů ve vzorcích Operátory nám specifikují typ výpočtu, který požadujeme se vstupními daty vzorce provést. Existují čtyři různé typy výpočtových operátorů: aritmetické, relační, odkazovací a operátor zřetězení textu. Aritmetický operátor

Význam

Příklad

+ (znaménko plus)

Sčítání

3+3

- (znaménko minus)

Odečítání Zápor

3-1 -1

* (hvězdička)

Násobení

3*3

/ (lomítko)

Dělení

3/3

% (značka procent)

Procenta

20 %

^ (stříška)

Umocňování

3^2

Pomocí následujících relačních operátorů můžeme porovnat dvě vstupní hodnoty. Výsledkem těchto logických operací je vždy buďto PRAVDA (TRUE) nebo NEPRAVDA (FALSE)! Relační operátor

Význam

Příklad

= (znaménko rovná se)

Je rovno

A1=B1

> (znaménko větší než)

Je větší než

A1>B1

< (znaménko menší než)

Je menší než

A1
>= (znaménko větší než nebo rovno)

Je větší než nebo rovno

A1>B1

<= (znaménko menší než nebo rovno)

Je menší než nebo rovno

A1
<> (znaménko nerovná se)

Není rovno

A1<>B1

Chceme-li sečíst neboli zřetězit jeden nebo více textových řetězců tak, aby byl vytvořen jediný textový řetězec, použijte operátor & (ampersand). Textový operátor &

Význam

Příklad

Spojuje nebo řetězí dvě hodnoty a vytváří jednu souvislou textovou hodnotu.

"AUTO"&"MOBIL"


Stránka 26 z 44

Výsledkem bude nový řetězec AUTOMOBIL, všimněme si také, že textové konstanty vkládáme do vzorců uzavřené do uvozovek. Chceme-li kombinovat oblasti buněk pro výpočty, použijte následující operátory. Odkazovací operátor

Význam

Příklad

: (dvojtečka)

Operátor oblasti, který vytváří jeden odkaz na všechny buňky mezi dvěma odkazy včetně těchto odkazů

B5:B15

; (středník)

Operátor sjednocení, který kombinuje více odkazů do jednoho odkazu

SUMA(B5:B15,D5:D15)

(mezera)

Operátor průniku, který vytváří jeden odkaz na buňky společné dvěma odkazům

B7:D7 C6:C8

4.2 Použití odkazů ve vzorcích Odkaz označuje buňku nebo oblast buněk na listu a dále nám určuje, kde má aplikace Excel hledat vstupní hodnoty nebo data, která chceme použít ve vzorci. Pomocí odkazů můžeme použít data obsažená v různých částech listu v jednom vzorci nebo hodnotu jedné buňky použít v několika vzorcích. Můžeme se také odkazovat na buňky v jiných listech stejného sešitu nebo na jiné sešity. Odkazy na buňky v jiných sešitech se nazývají propojení nebo externí odkazy. Ve výchozím nastavení používá aplikace Excel odkazy typu A1, které odkazují na sloupce pomocí písmen (A až XFD, celkem 16 384 sloupců) a na řádky čísly (1 až 1 048 576). Již víme, že tato písmena a čísla se nazývají záhlaví řádků a sloupců. Odkaz na buňku vytvoříme zadáním písmene sloupce následovaného číslem řádku. Například údaj B2 odkazuje na buňku na průsečíku sloupce B a řádku 2. Navíc nám Excel napomáhá při odkazování pomocí barevnostních odlišení daných buněk.


Stránka 27 z 44

Cíl odkazu

Hodnota

Buňka ve sloupci A a řádku 10

A10

Oblast buněk ve sloupci A a řádcích 10 až 20

A10:A20

Oblast buněk v řádku 15 a sloupcích B až E

B15:E15

Všechny buňky v řádku 5

5:5

Všechny buňky v řádcích 5 až 10

5:10

Všechny buňky ve sloupci H

H:H

Všechny buňky ve sloupcích H až J

H:J

Oblast buněk ve sloupcích A až E a řádcích 10 až 20

A10:E20

Cvičební video-příklady k tématu naleznete na e-learningové podpoře v kurzu Tabulkový kalkulátor, téma Práce se vzorci a použití odkazů. Výsledný soubor Práce_se_vzorci_a_použití_odkazů.xlsx je k dispozici v kurzu na stejném místě. Příklad znázorňuje probírané kroky kapitoly včetně popisu činností.

4.3 Práce se vzorci Suma, Počet, Minimum a Maximum Nyní se podíváme na to jakým způsobem fungují základní vsazené funkce, které se nejčastěji používají. Zaměříme se na kartu Vzorce a na tlačítko Automatické shrnutí kde pávě tyto funkce nalezneme. Vrátíme se k naší pokusné tabulce a zkusíme si aplikovat tyto funkce. Přidejme si do tabulky sloupec Věk před sloupec Částka a vyplníme řádky náhodnými hodnotami.


Stránka 28 z 44

,

Umístíme kurzor na buňku E6, tedy pod poslední záznam a vložíme funkci Suma a sice poklepáním v nabídce základních funkcí. Funkce sama detekuje oblast vstupních hodnot a zvýrazní ji.

Funkci stačí potvrdit klávesou Enter a sumarizace se vyčíslí. Ve sloupci Věk vložíme funkci Minimum (najde ve vstupní oblasti buněk nejmenší hodnotu tzn. 25) a potom zkusíme namísto funkce Minimum tak funkci Maximum (najde ve vstupní oblasti buněk největší hodnotu tzn. 55) Funkce Počet pracuje tak, že projde vstupní oblast buněk a spočítá počet výskytů číselných hodnot. Na buňce D6 zkusíme tedy tuto funkci použít s tím, že odmažeme obsah buňky D2. Jaký bude výsledek?

Samozřejmě že výsledkem bude číselná hodnota 3, protože ve vstupní oblasti jsou tři vstupy číselné.


Stránka 29 z 44

Cvičební video-příklady k tématu naleznete na e-learningové podpoře v kurzu Tabulkový kalkulátor, téma Práce se základními funkcemi. Výsledný soubor Práce_se_základními_funkcemi.xlsx je k dispozici v kurzu na stejném místě. Příklad znázorňuje probírané kroky kapitoly včetně popisu činností.

4.4 Vytváření vlastních vzorců Upravme si nejdříve naši známou jednoduchou tabulku dle předlohy. Přidáme sloupce Rabat v % a Celkem. Všimněme si, že formát ve sloupci rabat je nastaven na procentuelní. Toto formátování již násobí vstupní hodnotu stem. Dále zkusme sestavit vzorec, který nám vypočítá celkovou cenu včetně rabatu, který máme přednastaven na 15%. Vzorec potom vyplníme dolů aby se výpočet provedl všude tam, kde jej potřebujeme.

Dále si každý zkusíme změnit ve sloupci rabat nějaké vstupní hodnoty na jiné nežli 15%. V tabulce pozorujeme jak se vypočítané hodnoty mnění. Při výpočetních operacích v aplikaci Excel můžeme narazit na chybová hlášení, které znemožňují korektní výpočet požadovaných hodnot. Přehled chybových stavů je vyobrazen v následujícím přehledu. Chyba #REF! K této chybě dochází, jestliže uvedený odkaz na buňku je neplatný, neexistuje. Aplikace Excel zobrazuje v jedné nebo více buňkách na listu chybu #REF!. Příčiny: •

Odstranili jsme buňky, na které odkazují jiné vzorce, nebo jsme vložili přesunuté buňky do buněk, na které odkazují jiné vzorce.

•

Použili jsme propojení OLE (Object Linking and Embedding) na program, který není spuštěn.


Stránka 30 z 44

•

Použili jsme propojení s tématem DDE (Dynamic Data Exchange), (tedy skupinou nebo kategorií dat v serverové aplikaci, například tématem system), které není k dispozici.

•

Spustili jsme makro, které zadává funkci na listu vracející chybu #REF!.

Chyba #DIV/0! Aplikace Excel nám v buňce nebo buňkách zobrazí chybu #DIV/0! v případě, že je nějaké číslo děleno nulou (0) nebo buňkou, která neobsahuje žádnou hodnotu. Příčiny: •

Zadali jsme vzorec, který výslovně provádí dělení nulou (0), například =A20/0.

•

Při výpočtu jsme použili odkaz na buňku, která obsahuje nulu jako dělitele ve vzorci nebo funkci provádějící dělení.

•

Při spuštění makra, které používá funkci nebo vzorec vracející chybu #DIV/0!.

Chyba #HODNOTA! Tato chyba se nám zobrazí při použití chybného typu vstupního argumentu do vzorce či funkce. Mezi běžně používané argumenty, které se používají ve funkcích, patří čísla, text, odkazy na buňky a názvy. Dále se nám také vyskytne v případě použití chybného operandu. Operandem jsou myšleny položky ve vzorci na jedné nebo druhé straně operátoru. V aplikaci Excel mohou být operandy hodnoty, odkazy na buňky, názvy, popisky a funkce. Mezi další výskyty této chyby řadíme situace kdy Excel nemůže text převést na správný typ dat. Musíme se tedy ujistit, že vzorec nebo funkce jsou pro požadovaný operand nebo argument správné, a že buňky, na které vzorec odkazuje, obsahují platné hodnoty. Jestliže například buňka A15 obsahuje číslo a buňka A16 obsahuje text „Není k dispozici“, vrátí vzorec =A15+A16 chybovou hodnotu #HODNOTA!. Chyba #NÁZEV? Toto chybové hlášení se nám zobrazí v případě, že aplikace Excel nerozpozná text ve vzorci. Pro zobrazení postupu výpočtu můžeme klepnout na buňku obsahující chybu, klepneme na zobrazené tlačítko a potom na příkaz Zobrazit kroky výpočtu, pokud je k dispozici. Dále se musíme ujistit, zda dané slovo nebo řetězec znaků představující buňku, oblast buněk, vzorec nebo konstantní hodnotu je v pořádku. Pro nesrozumitelné či těžce za-


Stránka 31 z 44

pamatovatelné oblasti, jako je například Nákup!C20:C30, používáme definované jednoduché názvy, například ZBOZI.

4.5 Funkce POČET2 a logická funkce KDYŽ V předešlých řádcích jsme se dozvěděli, jakým způsobem se píší vlastní vzorce a používají některé funkce. V této podkapitole si přiblížíme další dosti často používané funkce. Funkce POČET2 oproti funkci POČET nám vypočítává počet buněk ve vstupní oblasti, kde je zadaná nějaká hodnota tzn., nemusí být číselná, ale také textová. Na naší jednoduché tabulce si ukážeme jak tedy funkce POČET2 funguje. Zaneseme do buňky C7 nový vzorec =POČET2(A:A) Po stisku klávesy Enter se nám vzorec vyhodnotí. Od hodnoty ještě v příkladu odečteme jedničku - proč?

Protože potřebujeme zjistit přesný počet neprázdných buněk ve sloupci A ovšem bez záhlaví Jméno. Funkci KDYŽ používáme pro takzvané rozhodování neboli větvení. Funkce vrátí určitou hodnotu, pokud je zadaná logická podmínka vyhodnocena jako PRAVDA, a jinou hodnotu, pokud je zadaná podmínka vyhodnocena jako NEPRAVDA. Dále se používá při testování hodnot a vzorců. Vzorec s použitím funkce KDYŽ má následující vstupy: =KDYŽ(podmínka; ano; ne) Podmínka - je libovolná podmínka nebo výraz, který může být vyhodnocen jako PRAVDA nebo NEPRAVDA. Pro tyto účely již známe relační operátory, které jsme si popsali v předchozích kapitolách. Například A10>100 je logický výraz. Pokud má buňka A10 hodnotu větší jak 100, je tento výraz vyhodnocen jako PRAVDA. V opačném případě je vyhodnocen jako NEPRAVDA.


Stránka 32 z 44

Ano - je hodnota, která je vrácena, jestliže hodnota argumentu podmínka je PRAVDA. Tento argument může například textový řetězec uzavřený v uvozovkách, číselná hodnota, vzorec anebo dokonce další vnořený příkaz KDYŽ. Ne - je hodnota, která je vrácena, jestliže hodnota argumentu podmínka je NEPRAVDA. Argumenty jsou shodné s předchozím popisem u varianty ANO. Cvičební video-příklady k tématu naleznete na e-learningové podpoře v kurzu Tabulkový kalkulátor, téma Definice vlastních vzorců a funkce KDYŽ. Výsledný soubor Definice_vlastních_vzorců_a_funkce_KDYŽ.xlsx je k dispozici v kurzu na stejném místě. Příklad znázorňuje probírané kroky kapitoly včetně popisu činností.


Stránka 33 z 44

5 Tvorba grafů, formátování grafů Cílem této kapitoly je seznámit se s následujícími činnostmi: •

tvorba grafů

•

výběr typu grafu

•

přesun a kopie grafu

•

úpravy grafu

•

přidání popisků do grafu

•

změna barev grafu

•

změna písem u grafů

5.1 Co je to graf? Graf nám umožňuje zobrazit data uložená v tabulce v grafické přehledné podobě. V nové verzi aplikace Excel 2007 již nemáme k dispozici průvodce grafem. Namísto toho můžeme vytvořit základní graf klepnutím na požadovaný typ grafu na pásu karet. Jestliže budeme chtít vytvořit graf, ve kterém se zobrazí požadované podrobné údaje, musíme jako vstupní údaje pro graf zvolit dané řádky či sloupce v tabulce. Při výběru dat, která chceme zobrazit, je vhodné označit také záhlaví tabulky, tedy názvy řádků a sloupců. Tyto hodnoty se později promítnou v popisech grafu. Grafy se používají k zobrazení řad číselných dat v grafickém formátu, aby bylo možné snadněji pochopit velká množství dat a vztah mezi různými řadami dat. Chceme-li vytvořit graf v aplikaci Excel, začneme zadáním číselných dat pro graf do listu. Potom tato data můžeme vykreslit do grafu tak, že na pásu karet vybereme kartu Vložit, skupina Grafy.

Záhlaví řádků a sloupců pro graf Vstupní data


Stránka 34 z 44

Výsledný graf sloupcového typu vypadá následovně:

Všimněme si, že popisky (legenda) sloupců a řádků byly automaticky přeneseny do grafu. Při tvorbě grafu se vybírá typ grafu, tzn., jak graf bude vypadat. Typ zajisté lze dodatečně kdykoli měnit. Aplikace Excel podporuje celou řadu typů grafů usnadňujících zobrazení dat způsobem, který je pro publikum srozumitelný. Při vytváření nového nebo změně stávajícího grafu můžeme vybírat ze široké škály typů grafů (například sloupcový nebo výsečový graf) a jejich podtypů (například vrstvený sloupcový graf nebo výsečový s prostorovým efektem). Také můžeme vytvořit kombinovaný graf pomocí více typů grafů.

5.2 Seznámení s prvky grafu Každý graf má mnoho prvků. Některé z nich se zobrazí ve výchozím nastavení, jiné je možné přidat podle potřeby. Zobrazení prvků grafu je možné změnit jejich přesunutím do jiných umístění v grafu, změnou jejich velikosti nebo změnou formátu. Prvky grafu, které nechceme zobrazit, můžete také přesunout. Kategorie a

Název grafu

hodnoty

Oblast grafu Legenda

Datové řady

grafu

Název osy hodnot Studijní opora: Tabulkový kalkulátor

Stránka 35 z 44

5.3 Úprava základního grafu podle našich požadavků Kterýkoli prvek grafu můžeme po vytvoření upravit. Myší se "doklikáme" na daný prvek grafu. Můžeme například změnit způsob zobrazení os, přidat název grafu, přesunout nebo skrýt legendu či zobrazit další prvky grafu. Graf můžeme upravit těmito způsoby: •

Změna zobrazení os grafu - můžeme volit měřítko os a změnit interval mezi zobrazenými hodnotami nebo kategoriemi. Pokud chceme usnadnit čitelnost grafu, můžete také k ose přidat značky (Značky a popisky značek: Značky jsou čárky, které, podobně jako značky na pravítku, rozdělují osu. Popisky značek označují v grafu kategorie, hodnoty nebo řady.) a zadat interval, v němž se budou zobrazovat.

•

Přidání názvů a popisků dat ke grafu - pro zpřehlednění informací zobrazovaných v grafu můžete přidat název grafu nebo os a popisky dat.

•

Přidání legendy nebo tabulky dat - můžeme zobrazit nebo skrýt legendu, změnit její umístění nebo upravit položky legendy. V některých grafech je možné také zobrazit tabulku dat.

•

Použití zvláštních možností u jednotlivých typů grafů - u různých typů grafů jsou k dispozici zvláštní čáry (například spojnice extrémů a spojnice trendů) a další možnosti.

Cvičební video-příklady k tématu naleznete na e-learningové podpoře v kurzu Tabulkový kalkulátor, téma Tvorba grafů, formátování grafů. Výsledný soubor Tvorba_grafů_formátování_grafů.xlsx je k dispozici v kurzu na stejném místě. Příklad znázorňuje probírané kroky kapitoly včetně popisu činností.


Stránka 36 z 44

6 Přizpůsobení nastavení listů, tisk a export tabulek Cílem této kapitoly je seznámit se s následujícími činnostmi: •

seznámení s nabídkou Zobrazení

•

definice okrajů stránky

•

definice záhlaví a zápatí stránky

•

kotvení příček v tabulce

•

náhled před tiskem, tisk

•

export dat do jiných formátů

Nabídka Zobrazení je pro nás také velmi důležitá. Vzhledem k tomu, že drtivá většina tabulek v konečné fázi končí tiskem dat nebo exportem, tak na výsledný vzhled je kladen důraz. Než tedy vytiskneme list či sešit aplikace Excel obsahující velké množství dat nebo několik grafů, můžeme jej před samotným tiskem libovolně upravovat v zobrazení rozložení stránky a dosáhnout tak profesionálního vzhledu. Stejně jako v normálním zobrazení můžeme měnit rozložení a formát dat, máme však navíc možnost měnit pomocí pravítek šířku a výšku dat, měnit orientaci stránky, přidávat nebo měnit záhlaví a zápatí stránky, nastavovat okraje pro tisk, skrývat či zobrazovat mřížku a záhlaví řádků a sloupců a zadávat možnosti měřítka. Po dokončení práce v zobrazení rozložení stránky se můžeme zajisté vrátit do normálního zobrazení.

režimy zobrazení dat

Vzhledem k tomu, že je zobrazení rozložení stránky nepostradatelné pro mnoho úloh rozložení, kterými připravujeme data pro závěrečný tisk, měli bychom pro úpravy konců stránek použít zobrazení Zobrazit konce stránek a pro zobrazení vzhledu dat po vytištění zobrazení Náhled.

6.1 Režimy zobrazení dat V režimu zobrazení rozložení stránky je v aplikaci Excel k dispozici vodorovné a svislé pravítko, abychom mohli přesně změřit buňky, oblasti, objekty a okraje stránky. Pravít-


Stránka 37 z 44

ka mohou usnadnit umístění objektů a zobrazení či úpravu okrajů stránky přímo na daném listu. Ve výchozím nastavení se pravítka zobrazují s výchozími jednotkami, které jsou dány místním nastavením v Ovládacích panelech aplikace Excel, jednotky však lze změnit na palce, centimetry nebo milimetry. Pravítka jsou ve výchozím nastavení zobrazena, lze je však snadno skrýt.

Vodorovné pravítko

Svislé pravítko

6.2 Přidání nebo změna záhlaví a zápatí stránky Jak jistě víme tak záhlaví je horní část, kterou potřebujeme opakovat na stránce například při tisku. Je to výhodná věc, protože výsledný dokument může například být očíslován, na každé stránce může být logo a podobně. Zápatí je obdoba záhlaví akorát je umístěné dole na stránce. Přidání nebo změna záhlaví a zápatí stránky se nejlépe realizuje v zobrazení rozložení stránky, protože jsou zde přímo viditelné změny. Každý list může mít jiné záhlaví či zápatí. Klepneme tedy na list, který chceme změnit v zobrazení rozložení stránky, a na kartě Zobrazení ve skupině Zobrazení sešitů klepněte na tlačítko Zobrazení rozložení stránky

Lze rovněž klepnout na tlačítko Zobrazení rozložení stránky na stavovém řádku. Chceme-li přidat záhlaví nebo zápatí, přejdeme v horní části stránky listu na oblast Klepnutím přidáte záhlaví nebo v dolní části stránky listu na oblast Klepnutím přidáte Studijní opora: Tabulkový kalkulátor

Stránka 38 z 44

zápatí a potom klepneme na levé, prostřední nebo pravé textové pole záhlaví nebo zápatí. Budeme-li měnit text záhlaví nebo zápatí, klepneme na textové pole záhlaví nebo zápatí v horní, respektive dolní části stránky listu a vyberte text, který chcete změnit. Záhlaví a zápatí lze rovněž zobrazit v normálním zobrazení. Na kartě Vložit ve skupině Text vybereme možnost Záhlaví a zápatí. Excel zobrazí zobrazení rozložení stránky a umístí kurzor do textového pole záhlaví v horní části stránky listu. Všímáme si také, jak se změnila nabídka pro úpravy záhlaví a zápatí.

Z přednastavených funkčních tlačítek můžeme vložit požadovanou položku. Vidíme, že se používá specielních zápisů se znakem ampersand (&). Pokud situace vyžaduje vložit právě tento znak do záhlaví či zápatí použijeme dva tyto znaky. Například text „Dodavatelé & služby“ vložíme do záhlaví zadáním Dodavatelé && služby. Chceme-li záhlaví nebo zápatí zavřít, klepneme na libovolné místo listu nebo stiskneme klávesu ESC. Cvičební video-příklady k tématu naleznete na e-learningové podpoře v kurzu Tabulkový kalkulátor, téma Režimy zobrazení, konfigurace stránky. Výsledný soubor Režimy_zobrazení_konfigurace_stránky.xlsx je k dispozici v kurzu na stejném místě. Příklad znázorňuje probírané kroky kapitoly včetně popisu činností.

6.3 Práce s příčkami Ukotvením příček nebo rozdělením okna na podokna, kde podoknem je myšlena část okna dokumentu, která je ohraničena a od ostatních částí oddělena svislými nebo vodorovnými příčkami, se nám nabízí možnost zobrazit dvě oblasti listu a uzamknout řádky či sloupce v jedné oblasti. Při ukotvení příček vybereme určité řádky nebo sloupce, které zůstanou při posouvání listu stále zobrazeny. Je to velice výhodný režim, kdy máme při zadávání údajů stále viditelné některé řádky či sloupce. Ukotvením příček můžeme například zajistit, aby byly při posouvání stále zobrazeny popisky řádků a sloupců.


Stránka 39 z 44

Pokud okno rozdělíme na podokna, vytvoříme tak samostatné oblasti listu, v nichž se můžeme posouvat, přičemž řádky a sloupce v oblasti, která se neposouvá, zůstávají stále zobrazeny. Následné ukotvení příček bude mít za následek jakési uzamknutí daných podoken. Na kartě Zobrazit ve skupině Okno klepneme na příkaz Ukotvit příčky a poté klepneme na požadovanou možnost.

6.4 Náhled před tiskem a tisk dokumentu Před tím, než vytiskneme list aplikace Excel obsahující data nebo několik grafů, můžeme jej dodatečně upravit v zobrazení rozložení stránky a dosáhnout tak profesionálního vzhledu. Změnu orientace stránky v zobrazení rozložení stránky provedeme poměrně jednoduše. Klepneme na list, který chceme změnit v zobrazení rozložení stránky. Na kartě Zobrazení ve skupině Zobrazení sešitů klepněte na tlačítko Zobrazení rozložení stránky. Dále kartě Rozložení stránky klikneme ve skupině Vzhled stránky na položku Orientace a potom na položky Na výšku nebo Na šířku.

Pro změnu velikosti okrajů stránky nám opět poslouží karta Rozložení stránky, klikneme ve skupině Vzhled stránky na položku Okraje a potom na položky Normální, Úzký nebo Široký. Další možnosti můžeme zobrazit klepnutím na příkaz Vlastní okraje a vybrat požadované velikosti okrajů na kartě Okraje. Pokud chcete okraje změnit pomocí myši, provedeme jednu z následujících operací:


Stránka 40 z 44

•

Chceme-li změnit horní nebo dolní okraj, klikáme na horní nebo dolní ohraničení oblasti okrajů na pravítku. Po zobrazení svislé oboustranné šipky upravíme přetažením okraj na požadovanou velikost.

•

Chceme-li změnit pravý nebo levý okraj, klikáme na pravé nebo levé ohraničení oblasti okrajů na pravítku. Po zobrazení vodorovné oboustranné šipky upravíme přetažením okraj na požadovanou velikost.

Okraje záhlaví a zápatí jsou po úpravě okrajů stránky automaticky upraveny. Okraje záhlaví a zápatí lze rovněž změnit pomocí myši. Klikneme do oblasti záhlaví nebo zápatí v horní, respektive dolní části stránky a poté klikneme na pravítko. Kurzor se změní na oboustrannou šipku. Přetažením upravujeme okraj na požadovanou velikost. Na kartě Rozložení stránky můžeme provádět další akce, které jsou v některých případech potřebné:

•

Chceme-li skrýt nebo zobrazit mřížku, zrušte v části Mřížka zaškrtnutí políčka Zobrazit, případně toto políčko zaškrtneme.

•

Chceme-li při tisku zahrnout mřížku, vybíráme v části Mřížka políčko Tisk.

•

Požadujeme-li skrýt nebo zobrazit záhlaví řádků a sloupců, zrušte v části Nadpisy zaškrtnutí políčka Zobrazit, případně toto políčko zaškrtneme.

•

Chceme-li při tisku zahrnout záhlaví řádků a sloupců, zaškrtneme v části Nadpisy políčko Tisk.

Pokud se nám nevleze daná tabulka či graf na tisknutelnou stranu ani po úpravě rozměrů okrajů máme ještě k dispozici úpravu měřítka před tiskem. Na kartě Rozložení stránky provedeme ve skupině Přizpůsobit měřítko jednu z následujících akcí: •

Požadujeme-li zmenšit šířku vytištěného listu tak, aby na něj bylo možné umístit maximální počet stránek, vybereme v seznamu Šířka požadovaný počet stránek.

•

Chceme-li zmenšit výšku vytištěného listu tak, aby se výtisk vešel na určitý maximální počet stránek, volíme požadovaný počet stránek v seznamu Výška.

•

Potřebujeme-li zvětšit nebo zmenšit vytištěný list na určitou procentuální hodnotu jeho původní velikosti, volíme požadovanou hodnotu v procentech v poli Měřítko.


Stránka 41 z 44

V případě, že požadujeme upravit měřítko vytištěného listu na určitou procentuální hodnotu původní velikosti, musí být maximální šířka a výška nastavena na hodnotu Automaticky. Tisk listu nebo sešitu provedeme poměrně jednoduchým způsobem. Excel nám nabízí pro tisk specielní dialogové okno. Můžeme vytisknout celé listy a sešity nebo pouze jejich část, a to buď jednotlivě, nebo několik současně. Pokud data, která chceme vytisknout, představují tabulku aplikace Microsoft Office Excel, můžete vytisknout jen tabulku aplikace Excel. Sešit je možné také vytisknout do souboru namísto na tiskárně. Tato funkce je užitečná v případech, kdy potřebujeme vytisknout sešit na jiném typu tiskárny, než který jsme původně použili pro přípravu dokumentu. Existují také softwarové typy tiskáren jako je například ovladač pro tisk do souborů typu PDF a sice volně šiřitelný PDFCreator. Tento ovladač se do systému Windows nainstaluje a po instalaci se chová jako další tiskárna s tím rozdílem, že netiskne na papír ale do soborů. Tisk celého listu či sešitu nebo části provedeme pomocí následujících kroků: •

Chcete-li vytisknout pouze část listu, klepněte na list a vybereme oblast dat, kterou chcete vytisknout.

•

Pokud požadujeme vytisknout celý list, aktivujte jej klepnutím.

•

Jestliže chceme vytisknout celý sešit, klepněte na libovolný list.

Dále klikneme na Tlačítko Microsoft Office a poté klepněte na příkaz Tisk, můžeme také stisknout kombinaci kláves CTRL+P. V dialogovém okně Tisknout vybereme možnost tisku výběru, aktivního listu nebo listů či celého sešitu.


Stránka 42 z 44

Pokud je na daném listu definována oblast tisku, vytiskne aplikace Excel pouze tuto oblast. Jestliže nechceme vytisknout definovanou oblast tisku, zaškrtneme políčko Ignorovat oblasti tisku. Výběr tiskárny

Co budeme tisknout Požadujeme-li rychle vytisknout dokument nebo zobrazit jeho náhled před tiskem, klepneme na Tlačítko Microsoft Office , klepneme na šipku vedle tlačítka Tisk a pak klepneme na příkaz Rychlý tisk nebo Náhled.

6.5 Export dat do jiných formátů V některých případech potřebujeme data vytvořená v aplikaci Microsoft Office Excel použít v jiných aplikacích nebo je uložit v jiném formátu například pro zobrazení na webu. Ve většině případů nám bude postačovat volba Uložit jako. Jelikož pracujeme s verzí aplikace Microsoft Office Excel 2007, kterou ještě nemají všichni uživatelé k dispozici, tak je také dobré vědět, že do formátu aplikace Excel 2003 se data také dají uložit. Vše se odehrává právě v dialogovém okně Uložit jako. V nabídce máme k výběru několik formátů: •

Sešit aplikace Excel - přípona souborů XLSX

•

Sešit aplikace Excel s podporou maker - přípona souborů XLSM

•

Sešit aplikace Excel 97-2003 - přípona souborů XLS

•

Webová stránka - přípona souborů HTM, HTML

•

Šablona aplikace Excel - přípona souborů XLTX


Stránka 43 z 44

•

Textový formát - přípona souborů TXT

a mnoho dalších formátů. V dialogovém okně tedy specifikujeme formát dat pro uložení do souboru a zajisté taká cestu s názvem souboru. Přípona u daných souborů bude dle typu doplněna automaticky.

Cvičební video-příklady k tématu naleznete na e-learningové podpoře v kurzu Tabulkový kalkulátor, téma Náhled před tiskem, tisk a export. Výsledný soubor Náhled_před_tiskem_tisk_a_export.xlsx je k dispozici v kurzu na stejném místě. Příklad znázorňuje probírané kroky kapitoly včetně popisu činností.

7 Použité zdroje informací •

internetová knihovna na podporu aplikace Microsoft Office Excel 2007, URL adresa: http://office.microsoft.com/cs-cz/excel-help

•

Veškerá výuková videa jsou vlastními výtvory autora studijní opory a byla vytvořena pomocí freewarových nástrojů.

•

Většina obrázků, které jsou použity v textu jsou skeny obrazovky prostředí Microsoft Office Excel 2007 Informace o autorských právech a ochranných známkách: Všechny obchodní názvy a ochranné známky jsou majetkem svých vlastníků. Ochranné známky nebo registrované ochranné známky zmiňované v tomto dokumentu jsou uváděny pouze pro informační a výukové účely.


Stránka 44 z 44

TABULKOVÝ KALKULÁTOR

Recommend Documents