SZOMA Képzési Központ szerzői kollektívája. Munkavégzési technikák, irodaszervezés

SZOMA Képzési Központ szerzői kollektívája

Munkavégzési technikák, irodaszervezés

EKF LÍCEUM KIADÓ, EGER 2008

Munkavégzési technikák, irodaszervezés SZOMA Képzési Központ szerzői kollektívája

Lektorálta: Kis-Tóth Lajos

 Phare Program HU-94.05

A kiadásért felelős az Eszterházy Károly Főiskola rektora Megjelent az EKF Líceum Kiadó gondozásában Igazgató: Kis-Tóth Lajos Felelős szerkesztő: Zimányi Árpád Műszaki szerkesztő: Nagy Sándorné Megjelent: 2008. június

Példányszám: 100

Készítette: az Eszterházy Károly Főiskola nyomdája Vezető: Kérészy László

Készült a Phare Program támogatásával a SE-0201-L020-004-CS sz. projekt keretében

TARTALOM I. AZ IRODAI MUNKAHELYEK KIALAKÍTÁSA, MUNKAHELYI ERGONÓMIA ............................................................................................................. 7 Személyi és tárgyi feltételek az irodában ..................................................................... 7 Tárgyi feltételek az irodában ....................................................................................... 9 Vezetési technikák és eszközök ................................................................................. 13 II. ÜGYVITELTECHNIKAI GÉPEK ÉS BERENDEZÉSEK HASZNÁLATA ........... 16 Irodatechnikai és telekommunikációs eszközök csoportosítása ................................. 16 Írógépek ................................................................................................................ 16 Számítógépek ........................................................................................................ 17 A diktafon.............................................................................................................. 18 A telefonrendszerek és az alközpontok szolgáltatásai ........................................... 19 Irodai másoló- és sokszorosítógépek ......................................................................... 24 Számológép, menedzserkalkulátor ........................................................................ 28 Egyéb irodában használt eszközök ........................................................................ 29 Információs kiadványok használata ....................................................................... 29 III. ÍRÁSBELI KOMMUNIKÁCIÓ – LEVELEZÉS...................................................... 31 A leggyakrabban előforduló levélfajták ..................................................................... 33 Közéleti levelek ..................................................................................................... 33 A marketingtevékenységhez kapcsolódó levelek, iratok ....................................... 34 Pénzforgalommal kapcsolatos irat, levél ............................................................... 34 Adásvételi szerződés ............................................................................................. 35 Levelezés ................................................................................................................... 35 A levél részei ......................................................................................................... 36 IV. ÜGYVITELI FELADATOK ELLÁTÁSA ............................................................... 41 Az ügyvitel................................................................................................................. 41 Az ügyrend ................................................................................................................ 41 Egyszerű szervezeti tábla ...................................................................................... 42 Az ügyintézés............................................................................................................. 43 Az irat .................................................................................................................... 43 Iratkezelés – iratkezelési szabályzat ...................................................................... 44 Az iratok selejtezése .............................................................................................. 48 A határidőkről ....................................................................................................... 48 Iratok, levelek, számlák, bizonylatok, jegyzőkönyvek készítése ............................... 49 Levelek .................................................................................................................. 50 Feljegyzés .............................................................................................................. 50 Köz- és magánokirat .............................................................................................. 50 Bizonylatok ........................................................................................................... 50 Számla ................................................................................................................... 52 A pénzkezelés bizonylatai ..................................................................................... 53 Jegyzőkönyv .......................................................................................................... 53

© Phare Program HU-94.05.

3

V. SZÁMÍTÓGÉPES PREZENTÁCIÓ .......................................................................... 56 Prezentációk szerkesztése, rendezése ........................................................................ 56 A fény és a szín ..................................................................................................... 57 Olvashatóság, színek tipográfiája .......................................................................... 59 Emblémák, piktogramok, ikonok, logók ............................................................... 60 Elhelyezések (lay out) és tördelések ...................................................................... 60 Az animáció........................................................................................................... 61 A mozgókép .......................................................................................................... 62 Az alkotócsoport összetétele ................................................................................. 63 A prezentációkészítés rendszerkörnyezete ............................................................ 63 Prezentációk, bemutatók megjelenítése ................................................................. 64

4


„Borzasztó ez a bürokrácia” sóhajtunk fel, sokszor nem is alaptalanul, legyen szó akár üzleti tevékenységünkről, akár egy szervezet beosztottjaként napi munkavégzésünk során, vagy állampolgárként az államigazgatás útvesztőjébe bolyongva. Ha átgondoljuk e nélkül a „bürokrácia” nélkül bizony sok dolog rendszerezett, szervezett működtetése elképzelhetetlen. Ennek a tevékenységnek a színhelye az iroda, aminek célszerű berendezésével, korszerű, felhasználóbarát technikai eszközök alkalmazásával, az azokra épülő és velük összhangban lévő munkaszervezési megoldásokkal segítő társunkká tehetjük az amúgy szükséges rossznak tekintett papírmunkát. Sőt, a megfelelő irodatechnika alkalmazása esetén papír sem (mindig) kell. Könyvünk segít eligazodni abban, hogy egy – minden szempontból – célszerű irodában a berendezési tárgyak megválasztásától kezdve az ergonómiai követelményeken át, a munkafolyamatok szervezéséig és a szükséges (és elérhető árú) technikai eszközökig, azok használatáig, mi mindent kell ismerni annak, aki életének egy jelentős részét irodában tölti. Aki új munkahelyre megy, vagy élete első munkahelyét találja meg könnyebben eligazodik az ismeretlen új világban, ha legalább vázlatos ismeretei vannak arról, hogy az irodai munkában milyen lehetőségek, igények és követelmények vannak. Megkönnyíti a beilleszkedést, ha nem mindenre csodálkozunk rá, mint amiről még soha nem hallottunk, nem láttuk, vagy nem tudjuk mire is lehet használni. Reméljük jegyzetünk hasznos útmutatást ad azoknak, akik először kezdenek el dolgozni, de azoknak is, akik valamilyen irodai munkakörben dolgoznak és néhány új ötletet kapnak.

Budapest, 1998. február


5

A vállalatok, intézmények (a továbbiakban szervezetek) különböző feladatok ellátására jönnek létre, de mindegyiknek el kell látni a szervezet ügyvitelét. Az egyes szervezeteknek akár termeléssel, államigazgatással, kereskedelemmel vagy szolgáltatással foglalkoznak, emberekkel és ügyiratokkal is kell foglalkozni. Jegyzetünkben az ügyviteli munka feltételrendszerével, eszközeivel és tartalmával foglalkozunk, az ügyvitel szervezéséről, fontosabb iratairól adunk áttekintést. A jegyzetet felhasználók – reményeink szerint – előzetes tanulmányok után jutnak el ehhez a témához, építünk a korábban megszerzett ismereteikre, eltekintünk azok megismétlésétől.

6


I. Az irodai munkahelyek kialakítása, munkahelyi ergonómia Az irodai munkahelyek kialakításában egyre nagyobb szerepet kap az ergonómiai kutatások eredményeinek hasznosítása. Az ergonómia a munka gazdaságos megszervezésének kutatása, elmélete és gyakorlata, az ésszerű erőkifejtés tudománya. A munkafiziológia, a munkapszichológia és a mérnöki szempontok együttes figyelembevételével tárja fel az optimális munkavégzés feltételeit (pl. vizsgálja a zaj és a világítás hatását a munka pontosságára).

Ajánlásokat ad a megfelelő munkakörülmények kialakítására (pl. milyen legyen a képernyő színe, a távolság, a szék formája képernyős munkahelyeken), közvetlenül is részt vesz munkaeszközök és munkahelyek tervezésében.

Személyi és tárgyi feltételek az irodában Személyi feltételek: 







olyan munkatársak dolgoznak az irodában, akiknek a feladathoz megvan a szükséges szakmai felkészültsége – végzettsége – és gyakorlata; létszámuk optimális, sem több, sem kevesebb, mint amennyi a feladatok megoldásához feltétlenül szükséges; valamennyi munkatárs pontosan ismeri a munkahelyi szervezetben elfoglalt helyét, feladatát és hatáskörét; rendelkezésükre állnak azok az eszközök, munkafeltételek, amelyek biztosítják a munkavégzést.


7

A munka hatékonyságát befolyásoló tényezők Olyan munkatársak dolgoznak az irodában, akiknek a feladathoz megvan a szükséges szakmai felkészültsége – végzettsége – és gyakorlata.

A dolgozókat sokféle szempont együttes érvényesülése alapján válogatják össze, rendszerint nem egy időben kerülnek az adott munkahelyre, kiválasztásukban meghatározó a munkahely vezetőjének igénye. A vezető – lehetősége szerint – úgy választ munkatársakat, hogy az általa vezetett munkaterület a legjobban oldja meg feladatait. Ezen belül fontos az együttműködési készség, a lojalitás, a kreativitás, az önálló feladatmegoldásra való alkalmasság, hogy csak néhányat említsünk az alapvető szempont, a szakmai képzettség és szakmai gyakorlat mellett. A munkatársak kiválasztásának az is fontos szempontja, hogy a munkaterület a szervezeten belül milyen konkrét feladatot lát el. Ez meghatározza, hogy a munkatársak választásánál mely tényezők kapnak nagyobb hangsúlyt. Egészen természetes, ha a számvitel területére választunk munkatársat, ott a pontosság, precizitás különösen nagy szerepet kap. A munkatársak létszáma optimális kell, hogy legyen, sem több, sem kevesebb, mint amennyi a feladatok megoldásához feltétlenül szükséges.

Fontos az optimális létszám meghatározása. Tudnunk kell mik a feladatok, milyen gyakori az ún. határidős munka, azokat milyen létszámmal, mennyi idő alatt lehet elvégezni. Az optimális létszámban és a megfelelően felkészült munkatársak között az egymás helyettesíthetőségét is biztosítani kell. A szükségesnél alacsonyabb létszám minden munkaszervezési erőfeszítés ellenére is szervezetlenséghez, az egyéni felelősség hiányához, túlmunkához, idegeskedéshez vezet. Mindezek előbb vagy utóbb a munkatársak lojalitásának megkopását, elvesztését is eredményezheti. A szükségesnél magasabb létszám hasonló problémákat okozhat, azzal a további nehézséggel, hogy a kellően le nem terhelt munkatársak ronthatják a munka fegyelmezettségét, pontosságát.

8


Valamennyi munkatársnak pontosan ismernie kell a munkahelyi szervezetben elfoglalt helyét, feladatát és hatáskörét.

Ismerik helyüket a munkafolyamatban, a kapcsolódó munkafázisokat, felelősségi körüket, a szervezeten belüli lehetőségeiket, hatáskörüket. A munkaszervezetek általában a Szervezeti és Működési Szabályzatban és munkaköri leírásokban rögzítik az egyes munkaterületek, munkakörök feladatait, hatáskörét. Ezek nélkül a szervezeten belül kaotikus viszonyok alakulhatnak ki. Az egyes munkatársak – személyiségüktől függően – „túlhatalom”-ra tehetnek szert, mások pedig a rendezetlenség miatt szinte munka nélkül vehetnék fel fizetésüket.

Tárgyi feltételek az irodában A megfelelően kiválasztott és használt informatikai eszközök növelhetik a munka hatékonyságát. Az irodák célszerű elhelyezése, elrendezése és berendezése hozzájárul az ott folyó munka eredményességéhez.

Az irodák elhelyezése többnyire adottság, többségük korábban épült – esetleg nem is iroda vagy nem olyan iroda céljára, amelyként ma funkcionál. Az iroda berendezése, a munkaszervezési követelmények teljesítése, az ergonómiai szempontok érvényesítése rendszerint csak kompromiszszumokon keresztül valósítható meg. Az elhelyezést és berendezést alapvetően meghatározza a benne végzett munka. Az irodák elhelyezését általában a célszerűség határozza meg. Azonos szakmai területek munkatársait lehetőség szerint egymáshoz közeli helyiségekben helyezik el. Az irodák elhelyezésénél munkaszervezési szempontokat is figyelembe vesznek. Olyan szakmai területek irodáit helyezik egymáshoz közel, amelyek között a munkakapcsolat szinte állandó. A felső vezetők irodáit vagy azonos szinten, egymáshoz közel, esetleg közös titkársággal alakítják ki, vagy az általuk irányított terület centrumában. Az irodák berendezésében vannak általános követelmények. Néhány példa az érthetőség kedvéért.


9

Titkárság: 

 





a legfontosabb az átláthatóság és az átjárhatóság, azonnal észlelni lehessen a belépőket, távozókat, a várakozáshoz legyen elegendő hely, a vezető irodájához egyértelmű út vezessen, ne kelljen várakozókat, bútorokat kerülgetni, a helyiség ne legyen bútorokkal, iratszekrényekkel zsúfolt, a szükséges munkaeszközöket – telefon, telefax, számítógép és perifériái, másológép, írógép – praktikusan, jól megközelíthetően, könynyen elérhetően kell elrendezni, a titkár(nő) ne fordítson hátat a várakozóknak, a főnöki szobának, a vendégek kínálásához használt eszközöket, gépeket praktikusan – lehetőség szerint takarva, de – jól megközelíthető, könnyen tisztántartható szekrényben, tálalóasztalon, egyéb irodai és személyes tárgyaktól elkülönítve kell elhelyezni.

Vezetői iroda: 







az iroda berendezésekor arra kell törekedni, hogy a vezetői munkához a legjobb feltételeket teremtse meg, legyen elegendő hely a vezető személyes terének kialakításához, és a kisebb létszámú tárgyalások lebonyolításához, a szükséges munkaeszközöket – telefon, számítógép stb. – könnyen elérhetően kell elhelyezni, hogy azok tárgyalás közben is használhatók legyenek, a berendezések kiválasztásánál a használhatóság, célszerűség legyen a fő szempont.

Az ügyintézők irodái: 



10

az iroda berendezése – íróasztalok, technikai eszközök, bútorok – biztosítsa az egyszerű megközelíthetőséget, az elegendő tároló helyet, kizárólag olyan eszközöket helyezzünk el az irodában, amelyek a munkához feltétlenül szükségesek, © Phare Program HU-94.05.

az ügyintézőknek – ha többen dolgoznak egy helyiségben – meg kell teremteni az elmélyült munka feltételeit, a „személyes tér” kialakításának lehetőségét,  ha ügyfeleket is fogadnak az irodában, akkor a zavartalan tárgyalás feltételeit is biztosítani kell, vagy külön tárgyaló rész kialakításával, vagy az irodai munkahely környékén. Nincs annál kellemetlenebb látvány, ha az ügyfél személyes problémáját szinte megalázó helyzetben, suttogva és állva kénytelen az ügyintézőnek elmondani. Számos olyan szakmai terület van az irodai munkák között, ahol az átlagosnál nagyobb a koncentrációs igény – pénzkezelés, számlaellenőrzés, személyügyek stb. – ezért különösen fontos a zavartalan munkafeltételek megteremtése. Napjainkban az irodákban egyre inkább használják az informatika, az irodatechnika minden olyan eszközét, amely megkönnyíti és biztonságosabbá teszi a munkát. Azt, hogy milyen eszközök kerülnek az irodába alapvetően az ott folyó munka tartalma határozza meg. A titkárságon vagy a kereskedelmi területen nélkülözhetetlen eszköz a telefon, a telefax, a másológép, a számítógép. Az anyagbeszerzésen az előzőek mellett bizonyára nagyon fontos a gépkocsi, a számítógépes szállítási program, optimumszámítások a vásárolt árukra stb. Ezeknek az eszközöknek az elhelyezése az irodában körültekintő elrendezést igényel. Zavartalan legyen a használat, elégítse ki a biztonságos munkavégzés feltételeit. Az iroda valamilyen szellemi tevékenység színhelye, ebből következik, hogy a körülmények hatással vannak az ott dolgozók teljesítményére. 

Olyan irodában dolgoznak, amelynek terei, berendezése, világítása, szellőzése, akusztikája, színei együttesen biztosítják a megfelelő munkafeltételeket.

A munkatársaknak az irodában elegendő tere legyen arra, hogy az általa használt eszközöket kényelmesen és praktikusan elrendezze és használja. Ugyanakkor legyen meg a személyes tere is, amely ahhoz kell, hogy az egy helyiségben dolgozók ne zavarják egymást. A berendezés megválasztásánál fontos szempont az egészség védelme, de legalább a kényelem. A munkához használt minden eszköznek könynyen elérhető helye legyen.


11

A berendezési tárgyak kiválasztásakor az esztétikai szempontok mellett a praktikusság kapjon előnyt. Ma már nagyon sok korszerű irodaberendezés kapható a kereskedelemben. Célszerű azokat megvenni, amelyek elegendő rakodóteret – polcok, fiókok – biztosítanak, könnyen mozgathatók. A iroda bútorainak kiválasztását alapvetően meghatározza az iroda mérete. Egy kisméretű iroda nevetséges hatalmas íróasztallal. Arra az irodabútorra fordítsuk a legnagyobb figyelmet, amelyet a legtöbbet használunk (szék, íróasztal, számítógépasztal). A berendezési tárgyak kiválasztásakor – akikhez rendszeresen jönnek ügyfelek – arra is gondoljanak, hogy az ügyfeleket méltó körülmények között fogadják. Legyen hova leülniük, kabátjukat felakasztani, irataikat le tudják rakni. Az a legjobb, ha munkaidőben elegendő a természetes megvilágítás. Ha megoldható, akkor az íróasztalokat az ablaknál helyezzük el. A természetesnek ható megoldásokat célszerű választani. Az olvasáshoz elegendőegyenletes megvilágítást kell előnyben részesíteni, és szükség szerint erősebb helyi világítást lehet alkalmazni. Az agy megfelelő működéséhez nélkülözhetetlen a megfelelő mennyiségű friss levegő. A természetes légcsere a legjobb, de ha nem oldható meg, akkor ergonómiai szempontok szerint kialakított, az egészségre legkevésbé ártalmas pótmegoldásokat kell elfogadni. Ilyenek: huzat, légkondicionálás, levegőbefúvás. Az irodában a munkatársak folyamatos kapcsolatot tartanak egymással, ezért az iroda elrendezésének fontos eleme: olyan akusztikai viszonyokat kell kialakítani, amely lehetővé teszi a kommunikációt, de nem teszi „üvöltő dervisek” gyülekezetévé az irodát. A munkahelyeket olyan távolságra kell egymástól elhelyezni, hogy a munkatársak közvetlenül kommunikálhassanak, de egyúttal azt is, hogy a különböző eszközök – telefon, telefax, számítógép, másoló stb. – használata minél kisebb mértékben zavarja őket. Az iroda színei is hatással vannak a teljesítményre. Egyes kutatási eredmények szerint olyan munkahelyen, ahol a munkatársaktól nagyfokú dinamizmust várnak el, jelentősége van a jól alkalmazott élénk színeknek. De az élénk színek túlzott alkalmazása zaklatottabb, ingerlékenyebb munkahelyi légkört is teremthet. Ha a munka különösen nagy pontosságot, elmélyültséget követel, ott a lágyabb, pasztellszínek tesznek jó szolgálatot. A színek – fal, bútorok, eszközök, monitor stb. – kiválasztásánál arra is érdemes figyelni, hogy ezekkel a monotonitást ne növeljük. 12


Vezetési technikák és eszközök A feladatok megoldásához (még a legegyszerűbbek is) szükséges, hogy megszülessen a megoldás igénye, számba vegyék a megoldás személyi, tárgyi feltételeit, megszervezzék és elvégezzék a feladatot. Ennek az irányítója a vezető. A vezető ebben különböző technikákat alkalmaz:  megteremti a feltételrendszert, és utána ezek keretei között elvárja munkatársaitól, hogy a feladatot önállóan oldják meg,  kiadja a feladatot és rábízza munkatársaira, hogy azt oldják meg, ahogy tudják,  minden részletkérdést előre végiggondol, és lépésről lépésre meghatározza munkatársainak a megoldás módját. Ha megvizsgáljuk ezeket a módszereket, akkor valószínű, hogy az első technikát tartjuk a legcélravezetőbbnek. Azonban a vezető elhatározásait nem a körülményektől függetlenül hozza. Mérlegeli, hogy munkatársai milyen tapasztalatokkal, információkkal, készségekkel rendelkeznek. Egy szervezetben különböző emberek dolgoznak. A vezetőnek – akinek a legfontosabb célja minden tekintetben eleget tenni az elvárásoknak – ismernie kell: munkatársai rendelkeznek-e kellő önállósággal a feltételek megteremtésében, a feladat megoldásában. Rendszerint van a szervezetben olyan, akinek önálló törekvései vannak, de nem biztos, hogy olyan kapcsolatai, tekintélye van, hogy minden feltételt meg tud teremteni. Az a munkatárs, aki még nem ismeri a helyi gyakorlatot, a szervezet kapcsolatait, a munkafolyamatot, igényli lépésről lépésre az irányítást. A jó vezetési technika az, ha egy vezető a hatékony megoldás érdekében mindig azt a megoldást választja, amellyel a legsikeresebben lehet a feladatot elvégezni.

Az irodai munka megszervezésében meghatározó szerepe van a területet irányító vezetőnek. Rajta múló dolog, hogy a munkavégzéshez milyen eszközöket használnak a munkatársai. Ma már egyre inkább a korszerű informatikai eszközök, számítógépek az irodai munka legfontosabb eszközei. A személyi számítógép – PC – megjelenése forradalmi változást hozott és hoz az irodai munkában. Új típusú vezetési rendszerek alakulnak ki. Ilyen a kontrolling. © Phare Program HU-94.05.

13

„A kontrolling a vállalat tevékenységi folyamatainak, szervezésének, irányításának és ellenőrzésének korszerű adatszolgáltatás által kölcsönösen összekapcsolt komplex rendszere.”1

A továbbiakban felhasználjuk dr. Sille István és Gargya Mária írását a kontrollingról. „Szakírók gyakran úgy határozzák meg a kontrollingot, mint a vezetés alrendszere, amelyben az információszolgáltatás biztosítja a tervezési és ellenőrzési rendszer összehangolt, koordinált működését. Ezeknek a feladatoknak a megoldását azonban minden más vezetői rendszer is alapvető feladatának tekinti. Mi tehát az újdonság a kontrollingban? Három alapvető tényező határozza meg: a legracionálisabb gondolkodásmód, a gyors és határozott cselekvés, valamint a korszerű irányítás technika. Az újdonság és a lényeg ezek egyesítésében rejlik, aminek következtében a vállalkozás vezetése elszakadhat a korábbi statikus irányítási módszerektől, gyorsan tud alkalmazkodni a változó külső körülményekhez, rugalmasan át tudja alakítani önmagát is, képessé válik újszerű és hatékony megoldások alkalmazására. [...] szerte a világon a vállalkozások még viszonylag stabil környezetben működtek, a változások jól előre láthatóak voltak, és a hozzájuk való alkalmazkodáshoz is viszonylag hosszú idő állt rendelkezésre. A nemzetközi élet azonban felgyorsult, a piaci összefüggések bonyolultabbá váltak, a differenciálódással együtt járt a verseny kiéleződése, a követelményekhez való igazodás létkérdéssé vált. A kontrolling tehát a talpon maradás és a fejlődés eszköze. [...] Minden szervezeten belül jól megkülönböztethető az irányítási és végrehajtói tevékenység. A két rendszer összehangolása nélkülözhetetlen, ami különösen a válságmenedzselés esetében válik szükségszerűvé – de hogy addig ne jussunk el, segítséget jelent a koordinációs eszközként működő kontrolling. Ebben az értelmezésben a kontrolling kettős funkciót tölt be:  rendszert teremt és  összehangolja a rendszer elemeit. [...] Bizonyos adatfeldolgozási rendszerek (forgalmi nyilvántartás, pénzforgalom, költségelszámolás, bérgazdálkodás stb.) önálló működése nem biztosít központi áttekinthetőséget. A kontrolling rendszer alkalma1

Dr. Sille István – Gargya Mária

14


zásának feltétele ezek összekapcsolása, és a korszerű vezetési információs rendszer megteremtése. A menedzsernek nem elég általános irányzatokat és havi összesítéseket ismernie: napra késznek kell lennie, azonnali tájékoztatást kell kapnia az összefoglalások mellett a napi jelentőségű ügyekről is (a legjelentősebb napi ügyekről is). [...] a vezetésnek előre kell tekintenie, hogy a várható vagy prognosztizálható – sőt feltételezett – piaci változásokra időben fel tudjon készülni és alkalmazkodjon hozzájuk. Ennek eszköze a tervezés. [...] A prognózisok, a hosszú távú, a középtávú, az éves és az operatív tervek igenis minden gazdálkodó szervezet sikeres működésének feltételeit jelentik. [...] A kontrolling rendszer felépítésének (a számviteli rendszer, a tervezési rendszer és az adatszolgáltatási rendszer létrehozása után) következő eleme a vezetői információs rendszer. [...] A vezetői információs rendszernek nagyon pontosan meg kell határoznia az általa megkívánt információk formáját és tartalmát. A mutatók és mutatószámrendszerek alapvetően meghatározhatják (a célra élesítheti vagy félrevezetheti) a legfelsőbb menedzsment informáltságát és ezzel reális döntési képességét.” Jegyzetünknek nem célja, hogy részletesen tárgyalja a vezetés és szervezés kérdéseit. A fenti idézettel csak betekintést adtunk az olvasónak, hogy a szervezetek munkájának irányítása, vezetése gyökeres változások előtt áll, amelyet a változó világ, változó követelményei tesznek szükségessé. Ebben a változó környezetben kell elhelyezni mindenkinek magát, és ezekre az igényekre kell felkészülni.


15

II. Ügyviteltechnikai gépek és berendezések használata Irodatechnikai és telekommunikációs eszközök csoportosítása Írógépek Az írógépfajták között jelentős különbségek vannak, a betűk elhelyezése a billentyűzeten minden gépen szabvány szerinti. A betűk a latin betűs világban „QWERTY” sorrendben találhatók – ez a billentyűzet felső sorának baloldali első hat betűje. A szabvány csak a betűkre vonatkozik, a számok és a funkcióbillentyűk eltérőek. A mechanikus írógép is óriás fejlődésen ment keresztül, de az alapelv – az íráshoz a gépelő ujjainak erejére van szüksége – változatlan. A mechanikus írógépen percenként 100–150 leütés lehetséges. Azok a gépírók, akik mechanikus írógépen dolgoztak vagy dolgoznak, komoly fizikai munkát is végeznek a szellemi munka mellett. A technikai fejlődés eredménye az elektromechanikus írógép, ami olyan szerkezet, amelyben egy villanymotor rásegít a billentésre és a kocsi visszaváltására. Ez kisebb erőkifejtést igényel, így növekedik az ujjak mozgékonysága, gyorsabban lehet gépelni. A motor egyenletes erővel mozgatja a billentyűket, ez 10–12 olvasható indigós másolat készítését is lehetővé teszi. Percenként 200–300 leütést is elérhető. Újabb változást hozott a gömbfejes írógép. Ennek nincs hagyományos értelembe vett kocsija, így az írás gyorsabb és zajtalanabb. Az elektronikus írógép – a számítógéphez hasonlítható módon – generálja a betűk leütését. A billentyűzetből vékony kábelköteg megy a vezérlőegységhez, onnan másik kábel vezet az írófejhez, amely rendszerint „margarétatárcsa”. Digitális jelek vezérlik a betűk leütését, a leírt szöveg memóriában tárolható. A gépek memóriakapacitása különböző. Vannak gépek, amelyek több gépelt oldalnyi memóriával rendelkeznek. Ez különösen az azonos tartalmú levelek megírásakor praktikus, mert a vezérlő 16


gomb lenyomásával a szöveg korlátlanul ismételhető, és csak a címzést kell külön ráírni a levélre.

Számítógépek A technika fejlődés következő lépése a szövegszerkesztő számítógép, ami nem tévesztendő össze az egyre inkább teret hódító PC-kkel. Ez egy célszámítógép, amely kizárólag szövegszerkesztésre alkalmas. A szövegszerkesztő számítógép funkciói:  meglévő szövegbe újabbat írhatunk be, az új szöveget a gép/program átrendezi, új sorok keletkeznek,  bármit törölhetünk, és a meglévő szöveg rendeződik,  megváltoztathatjuk egyes szavak, sorok, bekezdések betűtípusát,  a bevitt szöveg a memóriában tárolható, ezért előhívható, több meglévő szöveg egyesíthető, kombinálható,  automatikusan számozza az oldalakat,  gyakran előforduló szavak, szófordulatok gombnyomásra kiírhatók. A személyi számítógépeken elektronikus és digitális elven működő programvezérlésű berendezéseket értünk. A személyi számítógép – PC – korunk munkaeszköze, nélkülözhetetlen az irodai munkában. Működése a gépi (hardware) színvonalától, a tárolókapacitás méretétől függ. A memória nagysága határozza meg, milyen helyigényű feladat végezhető a számítógépen. A leggyakrabban használt számítógépek az IBM vagy IBM kompatibilis PC-k winchesterrel, belső lemezes tárolóegységgel, memóriával. Az alapgéphez tartozik a klaviatúra – billentyűzet –, amelyen az írógép betű- és számkészlete mellett a működést segítő funkcióbillentyűk is találhatók. A gép része még a monitor, amelyen az adatok megjeleníthetők és a nyomtató. A számítástechnikával összefüggő részletes ismeretekre itt nem térünk ki. Tanulmányaik során megismerték mindazt, amely segítséget ad a számítástechnika ügyvitelben való hasznosítására. Az irodai munkának nincs olyan szakterülete, ahol ne lenne lehetőség a számítástechnika alkalmazására. Természetesen ehhez megfelelő programok kellenek. A kereskedelemben az ügyviteli munka szinte minden területére lehet jó szoftvereket kapni. A kiválasztás elsőrendű szempontja, © Phare Program HU-94.05.

17

hogy a feladathoz legjobban illeszkedő, könnyen kezelhető program legyen, amelyhez az eladó folyamatos szervizszolgáltatást – pl. bérprogramhoz a törvényi és rendeleti változásoknak megfelelően készíti a módosításokat – nyújt. A számítógép használata megkönnyíti a sok információval, adattal dolgozók munkáját. Használata biztonságos a nyilvántartás, iratkezelés, ügyintézés során a különböző információk tárolásában és összegyűjtésében. Megkönnyíti a munkát, mert a korábban bevitt információ könnyen előhívható, szükség szerint gyorsan átalakítható, formázható, több példányban kinyomtatható. Különböző adatállományok hozhatók létre, amelyekhez könnyű a hozzáférés, és más-más célokra felhasználhatók. A számítástechnika alkalmazása sokakban azt a tévhitet alakította ki, hogy a munkahelyeken csökken az ember szerepe, jelentősen szűkíthető a létszám. A számítástechnika alkalmazása nagy szerepet szán az embernek, másfajta tudást és gondolkodásmódot követel meg. Rendszerben kell gondolkodni, a munkafolyamat összefüggéseit kell ismerni, mert minden beavatkozás, új információ-bevitel hatással lehet mások munkájára is. A létszám sem csökkenthető számottevően, mert a számítástechnika csak abban az esetben szolgálhatja a munka szervezettségét, a hatékony munkavégzést, ha az információk azonnal bekerülnek a rendszerbe, lásd a kontrollingról írottakat. Ha ez nem történik meg időben, akkor csak az utólagos regisztrálást támogatja, de nem segíti a folyamatokba való időbeni beavatkozást. Ezt a korszerű vezetési módszerek, vezetési rendszerek különösen igénylik. A fentiekből úgy tűnik, hogy a számítástechnika mindenekelőtt a termelési, tervezési és a kereskedelmi területeken bír jelentőséggel. A gyakorlat azonban bizonyította, hogy az ügyviteli munka minden területe csak akkor eredményes és hatékony, ha a nyilvántartás naprakész, minden ügyet és az azzal kapcsolatos intézkedést azonnal rögzít.

A diktafon A munkaidő jobb kihasználását, célszerű beosztását segíti a diktafon használata. Számos tárgyaláson, megbeszélésen, telefonbeszélgetésben döntések, megállapodások születnek, amelyeket jelentőségük miatt szöveghűen kell rögzíteni. A rögzítésért felelős munkatárs nem biztos, hogy ismeri a gyorsírást és jegyzetei nem elegendőek a szöveghű leíráshoz. Ebben segít a felvételek áttétele, amelynek egyik eszköze a diktafon. Ez 18


olyan berendezés, amely a magnetofon szerkezeti elvéhez hasonlóan működik, de olyan kiegészítő berendezésekkel is el van látva, amelyek segítségével a leírás alatt megállítható, visszatekerhető, gyorsasága igazítható a leírást végző tempójához. A hangvisszaadás hangszóróval vagy fülhallgatóval történik. A fülhallgatós megoldás a jobb, mert a szöveg áttételekor nem zavarja a környezet munkáját.

A telefonrendszerek és az alközpontok szolgáltatásai A hatékony és gazdaságos kommunikáció telefonok, üzenetrögzítők, telefaxok nélkül elképzelhetetlen. Ezeknek az eszközöknek széles skálája vásárolható meg a kereskedelemben, folyamatosan fejlődnek, újabb és újabb eszközök jelennek meg. 1876-ban Graham Bell a Phyiladelphiában rendezett világkiállításon mutatta be az első telefont. A telefon a távíróhálózat vezetékeit használta. A ma is a legismertebb vezetékes információtovábbító. A beszéd akusztikus energiáját alakítja át mikrofon segítségével elektromos energiává. Ezt a villamos jelet vezetékkel, szükség esetén erősítőkön keresztül a fogadó készülékig vezetik, ahol az elektromos jeleket hangjelekké alakítják viszsza. A normál telefonok alapszolgáltatásai:  tartás (Hold),  némítás (Mute),  utolsó szám újrahívás (Redial),  hívás átadás (Transzfer),  memória (memory),  kihangosító (Speakerphone),  hangerő szabályozó (Volume). Az elektronikus és hangposta rendszereket az az igény hozta létre, hogy üzeneteinket biztonságosan el tudjuk juttatni a címzetthez. Pontosabban akkor is maradjon írott vagy hallható információ, amikor a címzett nem tartózkodik a helyén. Segítségükkel ma már át lehet irányítani az üzenetet, nyilván lehet tartani, és a vállalati hierarchiának megfelelően el lehet osztani az üzeneteket. A hangfeldolgozó rendszerek az ügyfelek, kliensek minőségi kiszolgálását hivatottak biztosítani. A rendszer hangposta és híváskezelő részből áll. © Phare Program HU-94.05.

19

A hangposta a telefonközpontra szerelt számítógép és célszoftver segítségével működik, amelyet tetszőleges telefonkészülékről hívhatunk fel. A felhasználók saját postafiókkal rendelkeznek, ahová a számukra érkező üzenetek tárolódnak. Az illetéktelen behatolástól kulcsszó védi a fiókot. Segítségével elérték, hogy egyetlen hívás sem hiúsul meg. A hangos szöveg (audiotext) segítségével tájékoztatni lehet a hívókat a legújabb közlendőnkről. Az automata központkezelő a beállítás függvényében irányítja a hívásokat. Az állóképtelefonok a kép- és hanginformáció együttes továbbítására alkalmasak. Felhasználásuk korlátlan. A műszaki élettől kezdve a reklámügynökségen át, az orvosi munkában egyaránt felhasználható. Dia felvételtől kezdve, műszaki rajzig minden elküldhető rajta. A mozgóképtelefonok segítségével a képinformáció már megelevenedik. A telefonkészülék egy kamerával és egy monitorral van összekötve, melynek révén a felek nemcsak hallhatják, hanem láthatják is egymást. Szinte mindenütt működnek telefonalközpontok, amelyek automatikusan kezelni tudják a fővonal és a mellékállomás bejövő és kimenő hívásait. Főbb funkciói: bejövő és kimenő hívások kezelése, fővonali beszélgetés átadása, belső beszélgetés, híváskorlátozás, csengetés engedélyezése/tiltása mellékenként, várakozásba helyezés, várakozás alatti zene, konferencia üzemmód, kaputelefon csatlakoztatása, beszélgetési idő kijelzése stb. A személyi hívók, rádiótelefonok újabban jelentek meg, jelentőségüket az növeli, hogy az üzleti partner elérhetőségét a lehető legrövidebb időn belül lehetővé teszi. A személyi hívók – különböző rendszerekhez kapcsolódva működnek – kijelzést adva biztosítják, hogy a hívott fél mielőbb megkapja a számára fontos üzeneteket. A rádiótelefon (GSM) rendszerek A GSM (Global System Mobil) rendszereknél a felhasználó mobil állomás révén kapcsolódik a GSM rendszerhez. Háromféle készüléktípust különbözetnek meg: gépkocsiba szerelhető, hordozható és kézi készülékeket. A GSM készülékek a telefonáláshoz szükséges alapvető kellékeken (mikrofon, hangszóró, billentyűzet, kijelző) és a rádióátvitelhez szükséges berendezéseken kívül olyan elemeket is tartalmazhatnak, amelyek csak erre a rendszerre jellemzőek. Tartalmazhatnak olyan interfészeket, amelyekhez közvetlenül más végberendezések (telefax, számítógép, adatter20


minál) illeszthetők. A GSM rendszer különféle távközlési szolgáltatások széles választékát nyújthatja az előfizetőknek:  távbeszélő üzemmód,  segélyhívás,  telefax,  beszéd és telefax üzemmód váltakozva,  rövid üzenetek szöveges megjelenítése a kijelzőn,  elektronikus levelezés,  videotext. Sok új szolgáltatás is megjelent a különböző forgalmazóknál, amelyek specifikációjának a kidolgozása nem fejeződött be: pl. hívás átirányítás, hívásvárakoztatás, hívástartás, több résztvevős (konferencia) üzemmód, tarifa kijelzés, a hívó fél számának kijelzése. A telefax A telefaxok elterjedése a 80-as évek második felére tehető. A berendezések alkalmasak arra, hogy egy eredeti dokumentumról a feladás helyszínéről távbeszélő összeköttetésen keresztül lehet megvalósítani az írásos dokumentumok távmásolását. Napjainkra ez a lehetőség az elektronikus jelekre is kibővült. A fax, a faxsimile (ejtsd: fakszimile) szöveg, írásos dokumentum hasonmása, másolata, a mai iroda általánosan elterjedt, legkorszerűbb adatátviteli eszköze. Bármilyen irat, rajz, grafikon vagy számsorokkal tele táblázatok gyorsan továbbíthatók.

A telefonálás lépéssorainak megfelelően alakították ki a telefaxok működését. A jelenlegi ISDN alapokon nyugvó faxok kb. 4 másodperc alatt képesek egy A/4-es szöveges lap információinak átvitelére. A készülék felépítése A telefaxoknál a televíziókhoz hasonlóan soronként történik a letapogatás, azaz a képek elektromos jelekké való alakítása Az érzékelő – amely egy fotodióda sorból áll – a papírról visszaverődő fénnyel arányos feszültséggel kondenzátort töltenek fel. © Phare Program HU-94.05.

21

A vevő oldalon a demoduláció során a processzor dekódolja a képi információt. A képmegjelenítést a nyomtatóegység végzi. A nyomtatóegység nagyrészt hőpapírra nyomtat thermofej segítségével. A papír sötétedése, a hő-ellenállások hőfokától függ. A lézeres nyomtatók esetén normál papírt használnak. Telefax – jellemzők és szolgáltatások Többnyire asztali kivitelezésűek, a berendezés használatához kapcsolt távbeszélő-hálózat szükséges. A/3, A/4, B/4 méretű dokumentumot lehet elküldeni. A faxoknál csak kicsinyíteni tudnak. Letapogatási mód: CCD vagy Contact sensor (CS). A nyomtatás történhet hőérzékeny vagy normál papírra. A vízszintes irányú felbontása a berendezésnek 8 pont/mm, míg függőleges üzemmódban normál üzemmódban 3,85 vonal/mm, finom felbontásban 7,7 mm, szuperfinom üzemmódban 15,4 mm. Szolgáltatások:  

   



a készülék lehet hívóművel ellátva, de van hívómű nélküli is, kódolt hívási lehetőség, ill. csoporthívási lehetőség, automatikus újrahívási lehetőség, memóriavétel lehetősége, a készülék lehívása adott kód alapján (polling üzemmód), telefon-fax, üzenetrögzítő szétválasztó, átjátszó üzemmód, azaz a készülék a vett anyagot több más készülék felé továbbítja, hibaüzenet értelmezés képessége.

A faxok küldéséhez rendszerint formanyomtatványt alkalmaznak, ami többféle lehet: csak fejléc (és esetleg lábléc), féloldalas vagy egész oldalas. Faxminta (zárójelben angolul): A felső részen szerepelnek az automatika által mindig kinyomtatott adatok: az adó kódja; a címzett kódja; dátum (órával és perccel); az adás időtartama percben és másodpercben. 22


A cég pontos neve (a levelezés nyelvén, és esetleg a küldő hivatalos rangja)


23

Címzett (To): Küldő (From): Dátum (Date): Oldalszám (No. of the pages): (beleértve ezt a lapot is – including this cover page) Szöveg (Text): Megszólítás nem szükséges. Esetenként udvariasságból mégis alkalmaznak megszólítást. A szöveg a lényegre szorítkozik. Aláírás nem szükséges, de aláírható gépelt névvel vagy kézjeggyel. A lap alján szerepelhetnek a küldő cégről további információk: telephelyek, telefonszámok, bankszámlaszám, adószám stb. Záradék:  vonatkozhat a szöveg mások által történő felhasználásának tiltására – ez különösen okiratok, szerződések esetében fontos;  ha nem érkezett meg a jelzett számú oldal, akkor azonnal jelezzen a ...............telefon/fax számon.

Irodai másoló- és sokszorosítógépek A korszerű másológépek megjelenése együtt járt a mechanikus írógépek térvesztésével, hiszen egyszerűbben, az eredetivel azonos értékű, korlátlan számú másolat készülhet egy iratról, rajzról. A legtöbb másológép alkalmas arra, hogy a rajzokat, táblázatokat szükség szerint nagyítsa, kicsinyítse, hogy azok szövegbe illesztése az igénynek megfelelő legyen. A kereskedelemben a másológépek számos változata kapható. Célszerű a feladathoz, az igénynek legjobban megfelelőt kiválasztani. A választást befolyásoló tényezők:  rendszeresen nagy példányszámban kell másolatokat előállítani;  rendszeresen 1–2 példány másolatra van szükség;  fontos, hogy a másolatokon is megjelenjenek az eredeti színek;  gyakran van szükség kicsinyítésre vagy nagyításra. Ezek eldöntése fontos, mert nem csak sokféle az ajánlat, hanem jelentős köztük az árkülönbség is.

24


A másolás és sokszorosítás fogalma sok szempontból különbözik egymástól. Míg sokan szinonimaként használják, az alábbiakban tegyünk különbséget a két technológia között. A másolás esetén a reprodukálandó dokumentum jelen van a technológiai folyamatban, és ez képezi a másolás alapját. A folyamat során egy vagy legfeljebb kis példányszámú másolat készül. A sokszorosítás esetén a reprodukciót nem közvetlenül a dokumentumról készítik, hanem egy képközvetítő közegről, az ún. nyomóformáról. Ebben az esetben a másolandó eredeti dokumentum csak a nyomóforma készítésekor van jelen. Az egyes másoló eljárások legfontosabb technológiai jellemző, és az alkalmazott technika szerint a következők alapján csoportosíthatók:  fényképészeti, optikai másolás (reprodukciós másolás),  fényképészeti kontakt másolás,  fénymásolás (ibolyán túli vagy infravörös sugarakkal),  elektrosztatikus (a fényérzékeny réteg félvezető). Az irodában történő másolás eszköze elektrosztatikus elven működik. Az elektrosztatikus másolás: az eljárás során használt fényérzékeny réteg, amelyen a másolat képe kialakul, a látható fényre érzékeny félvezető, más néven fotovezető. Ilyen félvezető pl. a szelén (Se), a kadmiumszulfid (CdS) vagy a cink-oxid (ZnO). Ezt az eljárást a hétköznapi nyelvben fénymásolásnak nevezzük. A berendezés működése A fénymásoló gépek az iroda- és kommunikációs technikában terjedtek el. Könnyen kezelhetők, kezelésük az alapkonfigurációban különösebb szakértelmet nem igényel. A berendezésbe felülről helyezzük be a másolandó eredeti dokumentumot, amely lehet síklap vagy akár vastagabb könyv is. Az adagolótálcák feltöltése után kiválaszthatjuk a kellő lapméretet. Amennyiben a lapméret és eredeti méret nem egyezik, lehetőség van kicsinyítésre és nagyításra. A berendezések kézi adagolással is működtethetők. Minden gépen lehetőség van a kontraszt többfokozatú megválasztására. A berendezések általában 10 másodperccel a bekapcsolás után üzemeltethetők. © Phare Program HU-94.05.

25

A berendezést addig nem szabad kikapcsolni, míg a hűtőventillátor működik.

A másológép vázlata és piktogramjai

1. A papírelakadás jelzője 2. A festékgyűjtő jelzője 3. A festéktartály jelzője 4. A papírtálca jelzője 5. Szüntessük meg a papírelakadást 6. Töltsünk be festéket 7. Helyezzük be a papírtálcát

8. Várjunk 9. Ellenőrizzük a papírméretet 10. Tegyünk be másolópapírt 11. Tegyünk be festékgyűjtőt 12. Munkamegszakítás 13. Másolásra kész 14. Papírelakadás a szorterben

A másolóberendezések főbb jellemző és adatai: 

       

26

másolórendszereik elektrosztatikus normál papírra, száraz eljárással működnek, konstrukció: hordozható, asztali, állványos, másolható anyagok: lapok, könyvek, háromdimenziós tárgyak, a másolandó példány lapmérete: maximum A/3, minimum A/6, a másolat nagysága: A/3–A/6, másolási sebesség: 5–60 másolat percenként, az első A/4-es másolat 5–20 sec alatt készül el, fokozatmentes méretarányok 64–156% között, előre beprogramozott arányok 70, 81, 90, 98, 115, 122, 141%, © Phare Program HU-94.05.

 

 

papíradagolás: kézi és automatikus (kazettából) történő lapadagolás, kazettából: normál papír; Kézi adagolással: könnyű kartonlap (90– 160 gr/m2), a papíron kívül speciális A/4 méretű írásvetítő fólia is adagolható, a másolatok száma: 1-től 99-ig.

Külön tartozékok:  kétoldalas eredeti tároló,  10, 20, 40 rekeszes szorter,  kétoldalas másoló adapter,  színes festékanyagok (piros, kék, barna, zöld), A másolóberendezések csoportosítása a fenti jellemzők alapján: Méret szerint: kisméretű asztali, kompakt, állványos.  A kisméretű asztali gépek: percenként 10–15 másolatot készítenek, A/3, A/4 vagy A/4, A/5 méretben. Csak fekete-fehér másolatot készít 1:1 méretben. Szorterrel és többfunkciós dobozos adagolóval nem rendelkezik.  Középméretű kompakt gépek: percenként kb. 30 másolatot készítenek A/3–A/5 méretben, a feketén kívül legfeljebb 1–2 színben. Nagyítási/kicsinyítési lehetőséggel rendelkeznek. A szorterja 5–10 rekeszes.  Állványos, nagyteljesítményű másolók: percenként 60 másolatot készítenek, A/3–A/6 méretben. Több szín nyomtatására alkalmas berendezések. A kicsinyítés/nagyítás beállítása történhet fokozat nélküli vezérléssel, illetve programozhatóan. 40 lapos szorterrel, fordítóegységgel és lyukasztóval is rendelkeznek. Nyomathordozók Az ügyviteli célra használt papírok fő jellemzője a grammsúly, az alapanyag és a méret. Napjainkban a 80–120 g/m2 jelzésű papírokat használják. Más minőségű papírt használnak levelezésre – nyilvántartásra –, míg mást a könyvnyomtatásra. A következő papírméreteket különböztetik meg. © Phare Program HU-94.05.

27

AZ ALAK

MÉRET (MM)

MEGNEVEZÉS

FELHASZNÁLÁS

JELE

A/0 A/1 A/2 A/3 A/4 A/5 A/6 A/7

841x1189 594x841 420x594 297x420 210x297 148x210 105x148 74x105

négyszeres ív kétszeres ív egy ív fél ív negyedív nyolcadív 16-od ív 32-ed ív

poszter összeállítási rajz nyomdai ív, tervrajz műszaki rajz gépelés, nyomtatás, másolás írólapméret borítékméret meghívókártya

Az irodai munkában meghonosodott papírméretek

Az irodai-ügyviteli kommunikációban az A/4-es méret terjedt el a legjobban. A szabványos papíralakok hosszabb oldalméreteinek felezésével kapott kisebb alakokat a betűjel mellé írt számmal jelölik (pl. A/2), amely egyben kifejezi azt is hogy a papíralak alapméretét hányszor felezték. Tudni kell azonban azt, hogy e méret mellett létezik a B jelű alak, ahol az oldalak aránya 2/3. Ez a méret a fotózásnál alkalmazott filmkocka (24×36 mm) méretéből alakult ki. Így jöttek létre a 24×36, 60×90, 9×120, 180×270, és a 360×540 mm-es kép, illetve papírméretek. Az ún. francia ívarány mértéke 3:4, amely érték a tévé képméretének arányával egyezik meg.

Számológép, menedzser kalkulátor A kézi – elektronikus számológép (esetleg naptárral, stopperórával és még további funkciókkal) jelentős változást hozott az irodai munkában. A napi munkában, tárgyaláson, utazás közben szinte nélkülözhetetlen. A menedzser kalkulátor a számológép továbbfejlesztett változata, telefon- és címjegyzékkel, határidő-nyilvántartással. Ma már az üzleti tárgyalások szinte nélkülözhetetlen kellékei. Az asztali PC-k utazó változata a notebook, amelyek teljesítménye megközelíti vagy felülmúlja azokét. Csatlakoztatható különböző perifériákhoz (fax, másológép), telefonvonallal a cég számítógéprendszeréhez. Komoly üzleti tárgyalások, konferenciák, előadások fontos kelléke.

28


Egyéb irodában használt eszközök Az irodában készült vagy beérkező dokumentumokat, leveleket a cégnél kialakult rend szerint irattartókban gyűjtik össze, az ügy elintézése után az irattározás rendjének megfelelően lerakják. A különösen fontos dokumentumokat zsinórral összefűzik a borítóval a lyukasztás helyén, és a hátsó belső borítón viasszal rögzítik. Ennek eszközei: viasz és viaszolvasztó, fémpecsét és némi kézügyesség a viasz kerek formában való kiöntéséhez. Számos olyan irat, dokumentum készül az ügyvitel különböző területein, amelyek munkaanyagként szolgálnak a végleges változat előtt. Mindegyik tartalmazhat fontos információt, amelyet üzleti titokként vagy személyiségi jogként kell kezelni. Ezek felhasználhatatlanná tételét végezhetjük az iratmegsemmisítővel. Ez az eszköz azt a célt szolgálja, hogy a már nem szükséges, de fontos információt tartalmazó iratot olyan állapotúvá teszi, hogy azt újra nem lehet felhasználni, elolvasni. A megsemmisítendő anyagot vékony csíkokra vágja. Azokon a munkahelyeken, ahol jelentős a készpénzforgalom, célszerű bankjegyszámlálót használni. Működése: egyenként pörgeti át a papírpénzeket, számukat a digitális kijelzőn mutatja. Célszerű a műveletet kétszer elvégezni.

Információs kiadványok használata Az ügyintézés sikerét befolyásolja, hogy az ügyintézők a fontos információkat megkapják, és azokat kezelni tudják. Szinte nincs olyan munkakör, ahol a hivatalos közlönyöknek, miniszteri rendeleteknek ne lenne szerepe. A munkakörhöz kapcsolódó törvényeket, rendeleteket naprakészen ismerni kell. A törvények, rendeletek olvasása feltételez bizonyos jogi alapműveltséget, amely ha nincs meg, akkor gyorsan pótolni kell. A szakmai területhez kapcsolódóan a folyóiratokban folyamatosan jelennek meg írások, amelyek újabb ötleteket, eljárásokat ismertetnek, ezeket hasznos dolog figyelemmel kísérni. Egyes beosztásokban a munkakörhöz tartozik utazások előkészítése, megszervezése. Jól kell tudni kezelni a különböző menetrendeket, térképeket. A jól kiválasztott útvonallal, közlekedési eszközzel időt és esetleg pénzt is meg lehet takarítani. A különböző menetrendek azonos szerkesztési elgondolás alapján készülnek. A legközismertebb a Magyar Államvasutak (MÁV) menetrendje, © Phare Program HU-94.05.

29

amely évenként megjelenik, a változásokat a pótfüzetek tartalmazzák. A menetrendben megtaláljuk a magyarországi és a nemzetközi vasútvonalak térképét, az állomások névmutatóját és a menetrendtáblázatokat. A vasúti térképen az egyes vonalak mellett és az állomások neve mellett számok vannak, ez azt mutatja, hogy a keresett vonal, ill. állomás milyen számú menetrendtáblázatban van. A menetrendtáblázatban mindig az indulás helyéről az utazás céljáig (pl. Budapest–Debrecen, Debrecen–Budapest) kell keresni az adatokat. A különböző jelek (*, ~, + stb.) értelmezése a menetrend elején, a jelmagyarázatban található meg. Ezek tájékoztatást adnak, oda kell figyelni rájuk. Elveiben hasonló az autóbusz-közlekedés és a légi közlekedés menetrendje is. Azok az ügyintézők, akik munkájukból adódóan sokat utaznak, ismerjék a menetrendek kezelését, mert a jól kiválasztott közlekedési eszköz és a jól megtervezett utazás hozzájárulhat a sikeres ügyintézéshez. Ma már a vasút vonalain számos helyre közlekedik olyan járat, amely az utazás közbeni munkához is jó feltételeket biztosit (city, intercity járatok). Az utazás előkészítéséhez tartozik a közlekedési eszközön a helyfoglalás, a szállásfoglalás, a kiküldetés helyszínén a közlekedés. Ez abban az esetben is fontos, ha nem másnak, hanem magunknak tervezzük a kiküldetést. A cél az, hogy a tárgyalás helyszínére viszonylag pihenten, koncentrációs képességünk birtokában érjünk. A külföldi utak szervezésekor az előzőek mellett az úti okmányok beszerzése, érvényességük ellenőrzése, a devizaellátmány felvétele, majd az út lezárásaként az úti jelentés elkészítése, elszámolás a felhasznált és az el nem költött devizáról a munka részét képezik. Mindezek könnyen megtanulhatók és alkalmazhatók.

30


III. Írásbeli kommunikáció – levelezés Az írás vagy dokumentum már akkor is beszél, amikor kézbe veszi a címzett. Az első benyomást már akkor kapjuk, amikor kézhez vesszük a borítékot. A papír minősége, a címzés megírásának igényessége a jó benyomás keltés igénye. Tekintettel arra, hogy a dokumentumok több oldalasak, több részből épülnek fel. A részeket egymástól el kell választani, tagolni kell. A tagolás arányos és szabályos volta a térbeli elhelyezkedés, a margó, a bekezdések, a sorok, a szótávolság, a szövegkiemelés. Ezek együttese teremt az olvasóban kedvező vagy kedvezőtlen benyomást. A formai összhatás kelti fel az érdeklődést vagy teszi közömbössé az olvasót. A margó és a fejléc megválasztása, a megszólítások utáni térkihagyások, az író arányérzékéről és a címzett iránti tiszteletadás mértékéről tanúskodnak. A bekezdések megléte a tagolásról tanúskodik. A dokumentumot körbefoglaló fő részek: A lap felső szélén a fejléc, az alján a lábléc foglal helyet. Ezeken a részeken olyan szövegrészeket helyezünk el, amelyek laponként megjelennek. A margók a tényleges szövegnek, azaz a szövegtükörnek a lapszélektől való távolságát határozzák meg. Alsó, felső, jobb és bal oldali margókat használunk. Ezek méretének megválasztása a dokumentumok beköttetésénél fontos. A dokumentum formai beállításai: A betűk méretét pontban jellemzik. Többféle pontrendszer létezik. A szövegszerkesztőkben A/4-es lapon használatos normál betűnagyság a 12 Pt nagyságú betű 4,217 mm nagyságú. A karakterek helyfoglalása a betűk típusától és méretétől is függ. Míg az írógépeknél általában azonos nagyságú helyet foglal el minden betű, a szövegszerkesztők betűtípusainak nagy része azonban nem azonos szélességűek. Az ilyen helyfoglalásnál arányos (proporcionális) írásmódról beszélünk. Az ilyen írott szöveg a szemnek tetszetősebb. © Phare Program HU-94.05.

31

A sorközök a betűk által alkotott sorokat elválasztására szolgál. A sorközök száma az irat tagolását, áttekinthetőségét szolgálja. A legsűrűbb írás 1-es sortávolságnál keletkezik, amikor is egy A/4-es lapra 66 sor és 66 sorköz fér el a margók beszámítása nélkül. A hagyományos íráskép 1,5-ös (másfeles) sortávolságot jelent. Ekkor minden sor után két sorköz van az A/4-es papíron, azaz 88 sorköz 44 sor, fér el. A szövegkiemelések történhetnek betűváltoztatással, félkövéren, dőlten, félkövéren és dőlten, ritkítva, aláhúzva, szaggatott vonallal aláhúzva és bekeretezéssel. A bekezdések sorokból és sorközökből épülnek fel. Az olvashatóság követelményeit szem előtt tartva célszerű, ha a bekezdések első sorát beljebb jelöljük ki. A bekezdések utolsó sorát kimenetsornak nevezik. Ha ez a sor egy új oldalra esik, akkor fattyú- vagy árvasor keletkezik. Ennek elkerülésére ügyelni kell. A fejezet fogalom alatt, olyan formai egységet értünk, amelyen belül, bizonyos paraméterek változatlanok, ill. összefüggésben vannak egymással. Természetesen a dokumentumok tovább részletezhetők, de ez már a szövegszerkesztési ismeretek sorába tartozik. A szövegterjedelem meghatározása A szerzői ív fogalma Egy szerzői ív 40 000 n, azaz betűhelyet tartalmaz. Egy írógéppel gépelt oldalra 25 sor fér el és egy sorban 50 leütés található, így minden oldalon 25×50 = 1250 n, azaz betűhely található. Ha például egy kézirat terjedelme 50 gépelt oldal, 50 oldalon 1250× 50 = 62 500 n van A szerzői ívek számát megkapjuk, ha 62 500-et osztjuk 40 000-rel. Eredménye 1,5 szerzői ív. Ehhez természetesen hozzá kell számítani az ábrák, a táblázatok, jegyzetek, a címlapok és a tartalomjegyzék terjedelmét is. A karakterek helyfoglalása a betűk típusától és méretétől is függ. Erre az előző oldalon a „betűk méreténél” már kitértünk. A számítógépek elterjedésével ez a számítás gyökeresen megváltozott. Az az oka, hogy a szövegszerkesztők többféle betűtípussal rendelkeznek, amelyeknek a nagysága és helykiosztása nagyon eltérő. Ma átlagosan egy 32


A/4-es lapra – betűnagyságtól függően – 1800–2000 leütés fér el. Így elmondhatjuk, hogy egy ívre kb. 18–20 oldal terjedelem fér el.

A leggyakrabban előforduló levélfajták A szervezetek működéséhez szervesen hozzátartozik, hogy leveleket kapnak és leveleket küldenek egymásnak és magánszemélyeknek, ezek közül a legáltalánosabb a levél. A hivatalos érintkezésben különösen fontos a levél, hiszen a különböző ügyek megtárgyalása rendszerint következményekkel jár, amit írásos formában is rögzíteni kell. Az ügyrend és a kialakult gyakorlat szerint az ügyintézők vagy maguk intézik levelezésüket, vagy az adminisztrátor – titkárnő – írja le és küldi el a leveleket.

Közéleti levelek Ezek nem két ember személyes viszonya alapján íródnak; ide soroljuk a dokumentumként szolgáló ügyiratokat is. Egy részük tartalma jogi vagy anyagi következményekkel is jár. Ilyenek például a szerződések, a fellebbezések, a megrendelések stb. A közéleti levelek írójának és címzettjének viszonya  egyenrangú: ez a viszony két állampolgár egymással kötött szerződése, két cég levelezése. A vállalkozások szaporodtával növekedett az egyének és a cégek közötti – egyenrangú felek közötti – levélforgalom.  egyenlőtlen a címzett javára: ez a viszony, ha kérvényt, fellebbezést, vagy jelentést adunk be,  egyenlőtlen a küldő javára: ez a viszony, ha rendeletet, engedélyt ad ki, határozatot hoz stb. A közéleti levelekben olykor eltűnik a személyes kapcsolat a levélíró és a címzett között, az előadott ügy van előtérben. Azonban ez is feltételezi az udvarias előadásmódot. A tárgyilagos hangnem mögött is jelenjen meg az ügyintéző, ill. az állampolgár megbecsülése. Ez kifejezésre juthat a megszólításban, a közlés megfogalmazásában, a búcsúzó formában.


33

A marketingtevékenységhez kapcsolódó levelek, iratok Tájékoztatólevél: arra szolgál, hogy a szervezetek tevékenységükről, árujukról szolgáltatásaikról tájékoztatást adjanak meglévő és lehetséges partnereiknek. A tájékoztatólevél és a szórólap keveréke a direct-mail, hatékonyságának feltétele a postázás alapját képező név- és címjegyzék. Ajánlatkérés: a beszerzés, kereskedelem fontos eszköze, amely segít az optimális döntések meghozatalában. Ajánlat: egy cég ajánlata árura vagy szolgáltatásra. Tartalmazza a szállítási, minőségi és fizetési feltételeket. Az ajánlat jogi kötöttséggel jár. A Ptk. 211. §-ában ez áll: „Aki szerződéskötésre ajánlatot tesz, ajánlatához kötve marad, kivéve, ha kötöttségét az ajánlat megtételekor kizárta. [...] Az ajánlattevő kötöttségének idejét meghatározhatja.” Megrendelés, rendelés visszaigazolása: a megrendelő terméket vagy szolgáltatást rendel. A megrendelés tartalmazza a mennyiséget, a minőségi paramétereket, a teljesítés, ill. szállítás határidejét, a számla kiegyenlítésének módját. A rendelés visszaigazolásában az eladó visszaigazolja a megrendelés minden elemét. A megrendelés és a megrendelés visszaigazolása szerződésként is funkcionál. Reklamáció: a reklamációs levél a megrendelés teljesítésével kapcsolatos kifogásokat jelzi. Pontosan meg kell írni, hogy a megrendelő mit igényel: kártérítést, a hiba kijavítását, a termék kicserélést, vagy minőségi kifogás miatt eláll a termék vagy szolgáltatás átvételétől. Ezeknek a leveleknek a megfogalmazásakor különösen ügyelni kell a pontosságra, félreérthetetlenségre, mert rendszerint a jogi ügyletek dokumentációját képezik.

Pénzforgalommal kapcsolatos irat, levél A termékek és szolgáltatások árának kiegyenlítése bankszámla-jóváírással vagy készpénzzel történhet. Az 1997. július 1. óta érvényben lévő PM rendelkezés – amely a készpénzforgalom korlátozását írja elő minden 1 000 000 Ft feletti kifizetést csak bankon keresztül – engedélyez. A gazdálkodó szervezetek pénzforgalmuk lebonyolítására bankszámlaszerződést kötnek egy bankkal, amely a továbbiakban nyilvántartja és kezeli pénzeszközeiket, a számla javára, ill. terhére elvégzi a pénzműveleteket.

34


Adásvételi szerződés Létrejöhet magánszemélyek, magánszemély és vállalat (intézmény), vállalat (intézmény) között termék, szolgáltatás, ingó és ingatlan vagyon értékesítésére. Az adásvételi szerződés az eladóra is és a vevőre is jogi következményekkel jár, meghiúsulás esetén anyagi következményekkel is.

Levelezés A levelek sokféle elgondolás alapján készülnek, de törekedni kell arra, hogy azok alakilag és tartalmilag kifogástalanok legyenek. Bárkinek írunk, arra kell törekedni, hogy félreérthetetlenül, szép magyarsággal tömören fogalmazzunk, kerüljük a dagályos fogalmazást. A nyelvi hibák elkerülésében segítséget ad a Grétsi László által szerkesztett „Hivatalos nyelvünk kézikönyve” című kiadvány. A hivatali nyelv sajátos képződmény: tárgyilagos, merev, megszokott fordulatokkal, kifejezésekkel él, elszemélytelenedett, gyakran túlkombinálja a mondanivalót és a mondatszerkezetet. Ennek a stílusnak a veszélyeit el kell kerülni, mert a hivatali nyelv is lehet szabatos, jól áttekinthető, könnyen és félre nem érthető, jól szerkesztett és nyelvtanilag helyes. Ez egy kicsit több figyelmet és gondolkodást igényel, a partnerek többsége ezt honorálja. A stílus a szöveg nyelvi elemeinek kapcsolata a tartalommal. Részei: a hangvétel, a kifejezések megválasztása, a szóhasználat, a mondatfűzés; színesítik a stílust a jelzők, szókapcsolatok, kiegészítések, magyarázatok. A stílust a szóválasztás jellemzi a legjobban:  személytelen vagy személyes kifejezések,  egyes szám vagy többes szám első személy használata,  semleges vagy bizalmas hatású fogalmazás,  a jelzők megválasztása,  minősítő megfogalmazások,  szakkifejezések vagy azok köznyelvi változatának használata,  szövegélénkítés,  nyelvi humor. A levél tartalmán kívül a formája is fontos. Ismerni kell a Magyar Szabványügyi Hivatal ún. levélszabványát, „A gépelt levél Műszaki Irányel-vei”-t (MI 3495/2-86). Ebben megtalálható, hogy milyen adatokat © Phare Program HU-94.05.

35

kell tartalmaznia a hivatalos levélnek, mit hová kell írni, hogyan kell egy szöveget elhelyezni a papíron stb.

A levél részei A feladó megnevezése (neve, címe): ezt általában a cégjelzéses papír tartalmazza. A szervezetek általában cégjelzéses levélpapírt használnak, mert ez egyúttal reklámhordozó is – ami más szempontok miatt is fontos. A vállalat, intézmény megjelenítése ezzel a reklámmal figyelemfelkeltő, vonzó lehet, de csak akkor, ha ezt ízléssel, mértéktartással alkalmazzák. A címzett feltüntetése (neve, címe): a levél elején a teljes nevet, az udvariassági kitételt, a rangot, a szervezet pontos megnevezését és címét le kell írni. A keltezés: hazai szokásaink szerint a dátum a levél aljára, bal oldalra kerül, külföldön a levél elejére, jobb oldalra, a címzéssel azonos, vagy az azt követő sorba. A hivatkozási adatok (iktatószám, a saját és a partner hivatkozási száma, esetleg az ügyintéző feltüntetése): a keltezés alá kerül, sorkihagyás nélkül; az iktatószámunk, – számuk feltüntetése jelentőséggel bír a postabontáskor, levelek szortírozásakor, hamarabb kerül az ügyet intézőhöz. A postai utasítás – Ajánlott! Expressz! stb.: ez a postázást végzőnek jelent világos utasítást. A tárgy megjelölése: a tárgy megjelölését címnek kell tekinteni, nagybetűvel kezdjük, és a végén nem teszünk pontot. Pl. Tárgy: Pályázat. A megszólítás: soha ne hagyjuk el.  személytelen: anyagrendelés, ajánlatkérés stb.; ilyenkor is illik egy udvariassági gesztus: „Tisztelt Bérosztály!”  személyes jellegű levelek: ideszámít minden „fölfelé” menő irat; néven vagy rangon való megszólítást kell alkalmazni, a hozzátartozó udvariassági formulákkal: „Tisztelt Kovács Úr!”, „Tisztelt vagy Kedves Vezérigazgató Úr!” – a jelzők választhatók. A megszólítást a tárgy megjelölése után 2 sor kihagyásával nagybetűvel kezdjük, és utána felkiáltójelet teszünk. Ha több szóból áll a megszólítás, akkor a tulajdonneveken kívül a megszólításban szereplő közneveket is nagybetűvel írjuk. A levél szövege: a levélben gyakran említünk harmadik személyt, ezt mindig a név vagy a rang és az udvariassági formulával tesszük. „A .......... -n tartott megbeszélésen Szabó igazgató úr a ................ vállalattól úgy 36


tájékoztatott...”, vagy „.......... a miniszter úr úgy döntött...”. A halmozás „Tóth István belügyminiszter úr ...” felesleges. Szükségtelen az udvariassági kitétel leíró, vagy tájékoztató jellegű szövegekben. A levél tartalmi követelményei:  világos, pontos fogalmazás,  udvarias hangvétel,  szakmai szabatosság,  megfelelő terjedelem. A külalak: a levél külalakja egyúttal bemutatja azt a céget is, amely azt küldte, meghatározó információkkal szolgál. A levelek írójukat képviselik, jellemzik. Igénytelen külalak igénytelen partnert sejtet. Az áttekinthető szerkesztés, a jól olvashatóság – amelyet a jól megválasztott betűtípus is szolgál – alapvető követelmény. A levél szövegét úgy kell elhelyezni a levélpapíron, hogy bal oldalon 20–25 mm, jobb oldalon minimum 10 mm margó maradjon. A levél szövegét egyes sortávolsággal célszerű írni. De ha rövid a szöveg, akkor lehet másfeles sortávolsággal. Az új bekezdést mindig valamilyen új gondolati egység jelölésére használjuk. A kiemeléseket a szöveg többi részétől eltérő szedéssel (félkövér, dőlt), középre zárással vagy ezek kombinációjával jelölhetjük. Nemcsak kiemelések fordulnak elő, hanem felsorolások is. Erre használhatunk arab számot, római számot, kisbetűt, nagybetűt. Számok után mindig csak pontot, a betűk után pedig fél zárójelet kell tenni. Pl.: 1., I., a), A). A felsorolást nem a margónál, hanem öt betűhellyel beljebb kezdjük. Ha gondolatjelet használunk felsoroláskor, akkor szintén öt betűhellyel kezdjük beljebb a margótól, a gondolatjel után egy betűhelyet ki kell hagyni, a felsorolt szavak után vesszőt kell tenni, az utolsó szó után pontot teszünk. Pl.: Legközelebbi beszerzések: — motor alkatrészek, — karosszéria elemek, — rádió alkatrészek. © Phare Program HU-94.05.

37

A levél búcsú szavai: a formában visszajön a megszólítás, de nem azonos módon. Nyomatékot ad az „intézkedését várva/köszönve” változatok. A cirkalmasság „Maradok őszinte tisztelettel és nagyrabecsüléssel az Ön híve” régóta kiment a divatból, és inkább taszít, mint hasznos. Az aláírás és a bélyegző: az aláírás követelménye a cégszerűség. Formái: egyedül a szervezet első számú vezetője, ketten együtt az erre felhatalmazottak. Az aláírások általában nehezen olvashatók, ezért a nevet alája gépelik. (Ezt korábban zárójelbe tették, a jelenlegi gyakorlat szerint ezt nem teszik.) A bankok, pénzintézetek és egyéb hatóságok – a biztonság miatt – előírják az aláíró személyének és aláírásának hitelesítését, ez az aláírásminta. Különbség van az aláírás és a kézjegy között. Ez utóbbi az aláírás rövidített változata, többnyire belső szignálásra, láttamozásra, de hitelesítve aláírásként is elfogadható. A bélyegző: szerepe a dokumentum hitelesítése. A szervezeten belüli levelezésnél nem használják. A külső levelezésben jogszabályok vagy egyéb megállapodások írhatják elő, milyen alakú és tartalmú bélyegző fogadható el hivatalosnak. Téglalap alakú, de különböző tartalmú: csak cégnevet, cégnevet és bankszámlaszámot, cégnevet, bankszámla- és adószámot is feltüntető. A körbélyegző megkülönböztető jelentőséggel bír, a posta mellett hatóságok használják okiratokon: útlevél, személyi és egyéb igazolványok, telekkönyvi kivonat stb. A nemzetközi gyakorlatban az iratot hitelessé csak az aláírás és nem a bélyegző lenyomata teszi. Ezt különösen indokolja: a bélyegzőkészítés technológiája úgy fejlődött, hogy bármilyen bélyegző rövid idő alatt másolható és elkészíthető. Külső levelezésnél sem alkalmaznak bélyegzőt olyan leveleken, iratokon, amelyek küldőjének hitelessége nem kérdőjelezhető meg. A melléklet(ek) felsorolása: a pontos felsorolás nagyon fontos, hiszen a lényeg sokszor éppen a mellékletekben van, és a levél csak a kísérő szerepét tölti be. A mellékleteket darabszámmal is jelölhetjük, de fel is sorolhatjuk azokat külön külön megnevezve. Például

38


Melléklet: 3 db.

vagy

Melléklet: 1 db. pályázati anyag 1 db. alapító okirat másolat 1 db. APEH igazolás

A boríték: a hivatalos levelezésnél a borítékon nyomtatott formában kell a küldő cég nevének és címének szerepelni. Magas rangú személyiség borítékján a küldő szerv neve és a küldő rangja szerepel. A feladó nevét, pontos címét, az irányítószámot, ha van, postafiókszámot mindenképpen fel kell írni. Az irányítószám és a postafiókszám után nem kell pontot tenni, mert ezek kódszámok. Ha a címzett neve hosszú, akkor két sorba írjuk, mert jobban mutat. A címzett nevét közvetlenül a vállalat neve alá írjuk sorkihagyás nélkül, utána egy sor kimarad, és következik a helységnév aláhúzva, sorkihagyás nélkül az utcanév és a házszám, közvetlenül ezek alá az irányítószám. Borítékminta: Feladó: KÜLDŐ NEVE VÁROS, UTCA HSZ. IRÁNYÍTÓSZÁM CÍMZETT INTÉZMÉNY, VÁLLALAT CÍMZETT SZEMÉLY VÁROS UTCA, HÁZSZÁM IRÁNYÍTÓSZÁM

A levelezésről eddig szerzett ismereteink nem biztos, hogy elegendőek az idegen nyelvű levelezéshez. Természetesen az eddigiek is fontosak, de további fontos elemekre kell odafigyelni:  a levelet küldő szervezet neve pontosan fordítandó, ez kötelezően megtalálható az alapító okiratban, a cégbejegyzésben;  mindig a levelezés nyelvével azonos nyelvű fejlécű levélpapíron illik írni;  a nevek soha nem fordítandók le, Margit sose legyen Margaret, Andrew soha nem András. © Phare Program HU-94.05.

39

Levélminta: .........................................CÉG NEVE Alapítva 1990.

Irányítószám, HELYSÉG, Út, Utca, házszám telefon/fax ..................

...................................CÍMZETT Helység Utca, házszám irányítószám

Budapest, 1998. hó, nap Iktatószám: 103/1998. Ügyintézőnk: .................... Ügyintézőjük: ....................

Tárgy: .................... Tisztelt ........................................! .................................................................................................................. ....................................................................................................................... .......................................... .................................................................................................................. ...................................... * ............................................................................................................. ....................................................................... * ............................................................................................................. ....................................................................... .................................................................................................................. ....................................................................................................................... .......................................... Tisztelettel: ........................................ név ügyvezető igazgató Mellékletek: 3 db

40


IV. Ügyviteli feladatok ellátása A szervezetek különböző feladatok ellátására jönnek létre, de mindegyiknek el kell látni a szervezet tevékenységével kapcsolatos ügyvitelt. Az egyes szervezeteknek akár termeléssel, államigazgatással, kereskedelemmel vagy szolgáltatással foglalkoznak, emberekkel és ügyiratokkal is kell foglalkozni.

Az ügyvitel Az ügyvitel a szervezeten belüli ügyintézés szabályozott rendje, megállapítja az ügyek elintézéséhez szükséges tennivalók rendjét.

Az ügyvitel és az ügyintézés nem ugyanazt jelenti, bár ezt sokan azonos fogalmaként használják. Az ügyvitelnek része az ügyintézés is, de ennél sokkal tágabb tartalmú fogalom. Elemei:  ügyintézés,  iratkezelés,  az ügyvitelhez és az iratkezeléshez kapcsolódó határidő nyilvántartás,  iratok, levelek, számlák, jegyzőkönyvek készítése.

Az ügyrend Az ügyvitel rendjét az ügyrend szabályozza. Az ügyintézőknek az ügyrend ad eligazítást. Az ügyrendet másképpen Szervezeti és Működési Szabályzatnak is nevezik. Az ügyrend szokásos mellékletét képezik a munkaköri leírások, amelyek pontosan meghatározzák az egyes munkakörök feladatát, a munkakört betöltők jogait és kötelességeit. Az ügyrend magába foglalja a szervezetek feladatait, rendezi az alá-, fölérendelési viszonyokat, hatásköröket. Az ügyrendben az egyes szervezeti egységek feladatait, hatáskörét, intézkedési jogát pontosan leírják. © Phare Program HU-94.05.

41

Egyszerű szervezeti tábla A szervezeti tábla általában eligazítást ad a szervezeten belüli irányítási és kapcsolati rendszerről, az ügyviteli folyamatokról. A továbbiakban nézzünk meg egy egyszerű szervezeti táblát: Egys zerû s zervezeti tábla igazgató m üs zaki ig.

term elés

keres kedelem

üzem

raktározás

gazdas ági ig.

fõkönyvelõ

s zám vitel

pénzügy

titkárs ág

A szervezeti táblán az elnevezések természetesen változtathatók, hiszen más elnevezéseket használnak az államigazgatás különböző intézményeiben, a gazdálkodó szervezeteknél, vállalatoknál, a kereskedelmi vállalatoknál, a szolgáltatást végző cégeknél stb. A táblán a megszakítás nélküli vonalak a közvetlen irányítási kapcsolatokat mutatják, a sűrűn szaggatott az együttműködést, a szaggatott vonalak a mindennapos munkakapcsolatot jelentik. A szervezeti táblában jelölt utak az ügyek intézésének útjai is. A szervezetek nagyságuktól függően mélységükben sokkal tagoltabbak. Egy munkaterületen – osztályon – belül is vannak alá-, fölérendeltségek, csoportok, vezető vagy kiemelt munkatársak, akik rendszerint valamilyen döntési hatáskörrel is rendelkeznek.

42


Az ügyintézés A továbbiakban vizsgáljuk meg, hogy a munkatársak az ügyrend előírásainak megfelelően hogyan látják el ügyintézési feladataikat. Az ügyintézés: az ügyvitel alapvető része. Olyan tevékenység, amelyet személyesen, telefonon, vagy írásban ügyfelekkel, üzleti partnerekkel, belső munkatársakkal az ügyek, főnöki utasítások megoldására folytatnak az ügyintézők.

Az ügyeknek ügyintézőjük van, akit a szervezetben kialakult rend szerint nevezhetnek ügyintézőnek, előadónak. Nekik az a feladatuk, hogy a rájuk kiosztott ügyekkel érdemben foglalkozzanak, azokat megoldják, és a megoldást dokumentálják. Az ügyek intézése során iratok keletkeznek.

Az irat Az irat fogalmába beletartozik minden olyan irat, amely természetes vagy jogi személy tevékenysége során keletkezett, és az valamilyen tényt, adatot, akaratnyilvánítást bizonyít.

Az iratok között különös szerepe van az okiratnak (okmány), amely lehet hatóság vagy magánszemély által tényt, adatot, akaratnyilvánítást bizonyító, meghatározott alakisággal kiállított irat. Az okiratokat úgy is megkülönböztetjük, hogy az közokirat, amelyet hatóság, hivatalos személy állít elő meghatározott alakisággal, ennek része az erre feljogosított ügyintéző aláírása és a hivatali pecsét. Közokirat például az anyakönyvi kivonat, az iskolai bizonyítvány, a tulajdoni lap hitelesített másolata, a bírósági jegyzőkönyv, a különböző helyhatósági igazolások. Magánokiratot bárki készíthet – természetes vagy jogi személy – azzal a céllal, hogy valamilyen tényt, akaratnyilvánítást (pl. végrendelkezés, ajándékozás vagy annak szándéka) bizonyítson. A teljes bizonyító erejű magánokirat:  a kiállító saját kezűleg írta és aláírta;  két tanú az okiraton aláírásával bizonyítja, hogy a rendelkező az okiratot saját kezűleg írta alá;  a rendelkező aláírását közjegyző hitelesítette. © Phare Program HU-94.05.

43

A szervezetekben az ügyintézés során különböző iratok keletkeznek és érkeznek oda. Ezek kezelésének szabályozott gyakorlatát nevezzük iratkezelésnek.

Iratkezelés – iratkezelési szabályzat Az iratkezelés tartalma: iratok átvétele, felbontása, érkeztetése, iktatása, másolása, csatolása – esetleg az ügy előzményeihez – kiadmányozása, továbbítása, irattározása, selejtezése, levéltárba adása.

Az ügyintézés az iratkezeléssel szoros kapcsolatban működik, ennek eredménye a megfelelő ügyvitel. Az ügyvitelen belül az elsőbbség az ügyintézésé, ezt szolgálja az iratkezelés, de az ügyintézésnek olyannak kell lenni, hogy ne akadályozza a pontos iratkezelést. A rendezetlen iratkezelés jogi vagy gazdasági károkat is okozhat a szervezetnek. Az iratkezelés rendjét az „Iratkezelési Szabályzat” tartalmazza. Az Iratkezelési Szabályzatban pontosan szabályozzák:     

a postai küldemények átvételét, a postabontást: hol és ki bontja a postát, az iratok hány óráig érjenek az illetékeshez, milyen iratátadót, iktatókönyvet kell használni, az iktatás rendjét (csak a szervezethez való érkezéskor vagy az egyes szervezeti egységeknél is),  az irattározás rendjét.

Az Iratkezelési Szabályzat az Ügyrend szerves tartozéka, meghatározza, hogy az iratkezelés melyik formáját alkalmazza:  központi,  vegyes vagy  osztott. A központi iratkezelési rendszerben meg kell határozni a küldemények átvételét, érkeztetését és iktatását, az ügyintézőhöz juttatás módját, az ügyintéző iratkezeléssel kapcsolatos feladatait. A vegyes iratkezelési rendszerben általában központosítottan történik a küldemények átvétele, az érkeztetés, a postabontás, az irattár kezelése, az iratok selejtezése. Az egyes szervezeti egységekben történik az iratok ikta44


tása, az ügyintézők kijelölése, a válaszadás és az iratok átmeneti irattározása. Az osztott szervezetű iratkezelési rendszerben az egymástól elkülönülő szervezeti egységekben önálló iratkezelési rendszer működik. Beérkező küldemények átvételére a terület vezetője jelöli ki a megfelelő munkatársat, akinek feladata a küldemények átvétele, érkeztetése, iktatása. Postabontás: ellenőrizni kell, hogy a küldeményben jelzett mellékletek hiánytalanul megvannak-e. A tévedésből felbontott küldeményeket visszazárás után rá kell vezetni a „tévedésből felbontva” záradékot és szignálni kell. Felbontás nélkül kell továbbítani a névre szóló küldeményeket, kivéve a nyilvánvalóan hivatalos küldeményt, ha a címzett tartósan távol van, akkor helyettes vagy más illetékes bontsa fel. Ha a küldemény pénzt vagy más egyéb értéket tartalmaz, akkor felbontás után erre utaló megjegyzéssel a felbontó továbbítsa a pénz- és értékkezeléssel megbízotthoz. Ha olyan küldemény érkezik, amelyben az iratok beadásához jogkövetkezmény fűződik, és olyan esetben, amikor a küldő neve és címe csak a boríték alapján állapítható meg, akkor a borítékot is az irat részeként kell kezelni. A szignálás: a beérkező küldeményeket az ügy elintézésével megbízott ügyintézőre kell szignálni, egyidejűleg utasítást kell adni az elintézés határidejére és sajátos módjára (pl. megbeszélni a gazdasági igazgató helyettesével). Az ügyeknek nem csak elintézési rendje, hanem rendszerint megszabott határideje is van. Az államigazgatásban például rendkívül szigorúan kell tartani az ügyek elintézésére megszabott 30 napos határidőt. Ha ez alatt nem intézhető el az ügy, a bejelentésre, kérelemre nem adható válasz, akkor az ügyfélnek ezt meg kell írni. Az iktatás az iratkezelés fontos része. Minden beérkező postai küldeményt általában az érkezés sorrendjében kell iktatni.


45

Az iktatókönyv bizonyító erejű okirat, ezt biztosítja: a sorszám folyamatossága; a javítás korlátozása; a pontos keltezés; a feladó, a címzett és a tárgy pontos rögzítése, amely kétséget kizáróan azonosít.

Egyszerű iktatókönyv rovatai:

Kelet

Iktatószám

Honnan érkezett

Az irat tárgya

Továbbítva (kinek)

1

2

3

4

5

Megjegyzés melléklet 6

Elintézve Irattár 7

Napjainkban az iktatókönyv szerepét egyre inkább átveszi a számítógép. Az iratok számítógépes nyilvántartása lehetővé teszi az adatok meghatározott szempontok szerinti gyűjtését, a gyors csoportosítást, a különböző szempontok szerinti lekérdezéseket. Az iratok számítógépes iktatásának – nyilvántartásának – ugyanúgy meg kell felelnie az iktatással kapcsolatban az előzőekben megfogalmazott követelményeknek, mert ennek adatait bizonyítékként fel lehet használni. Az ügyek intézése megköveteli, hogy az iratok egy része ügyintézőknél tartósan ott maradjon. Egy új üzlet megkötése előtt számos irat, előterjesztés, szerződéstervezet, ajánlatkérés stb. születik. Az ügyintézést rendkívül bonyolulttá tenné, ha a belső szabályozás az iratok azonnali leadását írná elő. Általában az a gyakorlat alakult ki, hogy egy ügy befejezéséig az ügyintéző rakja el az iratokat rendszerint saját munkamódszeréhez igazodva. Célszerű azonban az iratok lerakásának módjára általánosan használt módszert is kialakítani. Az természetes, hogy egy kérdéskörnek az iratait egy helyen érdemes tárolni, de azon belül a rendszer kialakítása segít a munkában. Vizsgáljuk meg egy példán keresztül az ügyintéző irattárolási módszerét: Pályázat jelent meg a Közbeszerzési Értesítőben gabonatárolók létesítésére és üzemben tartására. Megbeszélés a témában érdekeltek között: érdemes-e ezen a pályázaton részt venni? 46


Megállapodás (jegyzőkönyv vagy belső feljegyzés): — a cég működési körébe beletartozik ilyen létesítmények létrehozása és üzemeltetése, — a cégnek megfelelő technikai felszereltsége, technológiai tapasztalata van, — rendelkeznek a gabonasilók üzemeltetésében járatos szakemberekkel, az új létesítmények szakembereit ezek fel tudják készíteni, Határozat (jegyzőkönyv vagy belső feljegyzés): — meg kell vizsgálni a cég pénzügyi helyzetét, hogy alkalmas-e arra, hogy a létesítéssel kapcsolatos előfinanszírozást megoldja, mert a pályázat szerint csak 50%-os készültségi foknál fizet először a megrendelő. — a témában járatos ügyintézők készítsék el a létesítéssel és az üzemeltetéssel kapcsolatos gazdasági számításokat, — a humánpolitikai nyilvántartásban át kell tekinteni, hogy a rendelkezésre álló szakemberek közül ki irányítható át az új létesítményekbe, ki képezhető át, és hány új munkatársat kell felvenni, akiket esetleg ki is kell képezni. Elkezdődik a pályázat elkészítése: — a munkában részt vesznek tervezők, építési kivitelezők, pénzügyi, számviteli szakemberek, humánpolitikai munkatársak. A munkafolyamatban számos irat, belső esetleg külső levél keletkezik. A pályázat végső összeállítóinak rendelkezni kell minden fontos információval, amelyek folyamatosan érkeznek hozzájuk. Ha nem teremtenek rendet időben ezek között, akkor meghiúsulhat a pályázat készítése. A várható terjedelemtől függően az információk rendszerezésének lehetséges változatai: — nagy iratrendezőben elkülönítve, témánként a beérkezés sorrendjében, — nagy iratrendezőben témáktól teljesen függetlenül, érkezési sorrendben.


47

Az előző példában az első változat látszik célszerűnek, mert a pályázat összeállításakor az összetartozó kérdéseket egyszerűbb így összegezni. Az ügyintéző maga is kialakíthatja a nála lévő iratok lerakásának rendjét a munka tartalmához igazodva. Az irattározás az előzőektől megkülönböztetett követelményeket támaszt. Az irattározás célja, hogy az iratokat rendezetten, szakszerűen megőrizzék, amely egyúttal lehetővé teszi a gyors visszakeresést. A szakszerűség az iratok védelmét is jelenti (tűztől, betöréstől, nedvesedéstől stb.).

Az irattározási rendszerezés lehetséges szempontjai:  időrendi (érkezési) sorrendben,  tárgy szerint,  terület szerint. Ezen belül az iratok sorrendisége:  betűrendben,  időrend szerint.

Az iratok selejtezése Az iratokat időről időre selejtezni kell, hiszen lehetetlen akkora tároló helyet létesíteni, amelyben egy több évtizede működő szervezet iratait el tudják helyezni. A selejtezés módját rendelet szabályozza. A lebonyolítás idejét, módját a részt vevő személyeket a szervezet dönti el. A selejtezést selejtező bizottság végzi, amely 3 példányos jegyzőkönyvet készít, amelyet a levéltárnak küld el. A levéltár mindhárom példányt záradékolja: „A jegyzőkönyvben felsorolt iratok nem minősülnek levéltári anyagnak, kiselejtezhetők.” Csak ezután lehet az iratokat megsemmisíteni, a levéltárnak átadandó anyagokat pedig megküldeni annak.

A határidőkről Az üzleti életben nagy szerepe van a határidők betartásának. Éppen ezért az ügyintézőnek nagy figyelmet kell fordítani a határidők nyilvántartására és betartására. A határidők pontos betartása az üzleti partner megbízhatóságát mutatja. A szervezetek és magánszemélyek kapcsolatában 48


különösen fontos. Erősíti vagy gyengíti a szervezet iránti bizalmat, együttműködési készséget. Egy ügyintéző általában egyszerre több üggyel foglalkozik. Ezért célszerű jól szerkesztett határidő-nyilvántartással dolgozni. Célravezető az önálló határidő-nyilvántartás a feladatok időrendi sorrendjében. Adjon lehetőséget az előrejelzésre, figyelmeztetésre. Erre a célra kiválóan alkalmas a határidők számítógépes nyilvántartása. Az előrejelzés azért is fontos, mert a határidő teljesítéséhez rendszerint több idő kell, és ha csak a lejáratra kapunk jelzést, akkor valószínű, hogy a feladat elvégzésére nem lesz elegendő időnk. Ez segítséget ad a fontossági sorrendek kialakításában, a folyamatos ügyintézésben. Az ügyintézők rendszerint több állandó vagy visszatérő határidővel dolgoznak, ezek nyilvántartása is nagyon fontos. Közöttük több olyan van (áfa-befizetés, tb.-járulék, személyi jövedelemadó előlegek átutalása stb.), amelyek késedelmes teljesítése rendbírság kiszabását vonja maga után. Az ügyek többsége olyan, hogy több szervezeti egység vesz részt a megoldásban. A jól szerkesztett határidő-nyilvántartás segít abban is, ha továbbadunk egy iratot, látjuk mikorra kell választ kapnunk, mikor kell főnökünknek beszámolni, mikor adható válasz, küldhető el pl. a szerződés vagy megrendelés stb.

Iratok, levelek, számlák, bizonylatok, jegyzőkönyvek készítése Az ügyintézés folyamatában számos irat, levél, számla, bizonylat, jegyzőkönyv készül. Mindegyikkel szemben követelmény:  a szabatos, világos és érthető fogalmazás,  udvariasság,  a törvényi kötelezettség teljesítése,  a megfelelő alaki megjelenés. Iratnak nevezünk minden olyan írásos feljegyzést, levelet, okiratot, számlát, bizonylatot, jegyzőkönyvet, amely egy meghatározott ügy elintézése közben jött létre, jogi vagy gazdasági kötelezettséget jelent, szükség esetén bizonyító ereje van.


49

Levelek Levelezést a szervezetek külső kapcsolataikkal folytatnak. A levelek tartalmi és formai követelményeiről az előző fejezetben már írtunk. Csak megerősítjük a nyelvhelyességre vonatkozó megállapításainkat.

Feljegyzés A feljegyzések általában a szervezeteken belül elfogadott írásos kapcsolati forma a szervezeti egységek, ügyintézők között. Tartalmi követelményei:  aki kapja, pontosan tudja, hogy milyen tárgyra vonatkozik;  mellőzze a terjengősséget, félreérthetetlen kérdéseket tegyen fel;  pontosan írja meg mire vár és mikorra, ill. mire ad választ. Célszerű a feljegyzés elején megírni a tárgyat, hogy a feljegyzést kapó gondolatilag rögtön beilleszkedjen a témába. A szervezeten belül a feljegyzésnek is bizonyító ereje van.

Köz- és magánokirat A köz- és magánokiratról az előzőekben már írtunk. Jogi hatásuk és bizonyító erejük miatt különös gondosságot igényel kezelésük. A szervezetek által kiadott okiratok általában számozottak, szigorú nyilvántartásuk van.

Bizonylatok A gazdálkodó szervezetek életében a gazdasági események bizonylatokkal alátámasztott rögzítése a számviteli törvényből következik. 83. §. (1) Minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásának állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani. (2) A számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. (a) A pénzeszközöket érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait  az éves beszámoló készítésére kötelezett [...] késedelem nélkül, a pénzmozgással egyidejűleg, illetve a pénzintézeti értesítés megérkezésekor; 50


 az egyszerűsített mérleg készítésére kötelezett [...] a készpénzforgalmat érintő bizonylatainak adatait késedelem nélkül, a pénzmozgással egyidejűleg, illetve a pénzintézeti értesítés megérkezésekor, az egyéb pénzeszközöket érintő tételeket a tárgyhót követő 15-éig köteles a könyveiben rögzíteni. (b) Az egyéb gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait a gazdasági műveletek, események megtörténte után, de a könyvviteli zárlatot megelőzően (kivéve, ha más jogszabály eltérő rendelkezést nem tartalmaz) kell a könyvekben rögzíteni.

A számviteli nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. Szabályszerű az a bizonylat, amely az adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, amely megfelel az alaki és tartalmi előírásoknak, és amelyet hiba esetén szabályszerűen javítottak. A bizonylatokon a valóságnak meg nem felelő adatok rögzítése, és ebből eredően a könyvvitelben valótlan adatok szerepeltetése a számviteli rend megsértésének minősül, és a cselekmény súlyától függő jogkövetkezménnyel jár.

A különböző szervezetekben az ügyrend szabályozza a gazdasági műveletek és események vezetésének rendjét is, amelyet az előzőekben idézett számviteli törvény szigorú követelményként ír elő. Számviteli bizonylat minden olyan külső és belső okmány, feljegyzés, kimutatás vagy számítástechnikai adathordozó, amelyet a számviteli nyilvántartásokban való rögzítésre, vagy az azokban szereplő adatok ellenőrzésére állítottak ki. A bizonylatnak hitelt érdemlően kell igazolni a gazdasági műveletek, események megtörténtét, mennyiségi és minőségi adatait. A szervezetek ügyviteli rendjében pontosan szabályozzák a számviteli nyilvántartásokban használható bizonylatok körét. Ezek általában a következők:  a befektetett eszközök bizonylatai,  pénzforgalmi bizonylatok,  számlázási és számlaellenőrzési okmányok,  bérelszámolási bizonylatok,  könyvelési belső bizonylatok,  leltározási bizonylatok, © Phare Program HU-94.05.

51

gépi adatfeldolgozás okmányai. A bizonylatok osztályozása:  keletkezési helyük szerint: külső, belső,  az adatfeldolgozásban betöltött szerepük szerint: elsődleges, másodlagos, összesítő,  előállításuk módja szerint: nyomdai úton vagy kézileg előállított, kereskedelmi forgalomban kapható,  kezelésük szerint: szigorú számadású nyomtatványok és ide nem tartozó. A bizonylatoknak alaki és tartalmi követelményeknek egyaránt eleget kell tenni. 

A Számviteli Törvény 84. §. (2) bekezdése szerint a számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállóknak kell lenniük.

A bizonylat általános kellékei: megnevezése, sorszáma, a kiállító gazdasági egység megjelölése, a gazdasági műveletet elrendelő megnevezése, utalványozó, a végrehajtást igazoló és az ellenőr aláírása, a készletmozgások és a pénzkezelés bizonylatain az átvevő, az ellennyugtán a befizető aláírása, a kiállítás időpontja – kivételesen az az időszak, amelyre az adatokat vonatkoztatni kell – gépi adatfeldolgozásnál a feldolgozás teljességének és a gép által végzett egyeztetés igazolása.

Számla A számla bizonylat, amelynek kötelező tartalma van. Ezek a következők:  sorszáma, kibocsátójának neve, címe, adóigazgatósági azonosítójának száma,  a vevő neve és címe,  a teljesítés időpontja,  a kibocsátás kelte,  a fizetés módja és határideje,  a termék, szolgáltatás megnevezése, statisztikai besorolása,  mennyiségi egység és mennyiség,  adó nélküli egységár, 52


a felszámított adó százalékos mértéke,  az áthárított adó tételenként és összesen,  adóval együtt számított ellenérték tételenként és összesen. Az értékesítés teljesítésekor kiállított kísérőokmánynak (szállítólevél) legalább az eladó és a vevő nevét, a termék vagy szolgáltatás megnevezését, KSH besorolási számát, mennyiségét, mennyiségi egységét és forgalmi adó nélküli árát kell tartalmazni. 

A pénzkezelés bizonylatai A számviteli törvény előírásai szabályozzák a bizonylati elvet és a bizonylati fegyelmet, amely a készpénzforgalomra is általános érvényű. A bizonylatolás elvei:  a készpénzváltozásokról bizonylatot kell kiállítani,  minden bizonylat adatait rögzíteni kell a könyvviteli nyilvántartásokban,  a pénztári nyilvántartásban csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján lehet adatokat bejegyezni,  a bizonylatokon az adatokat a valóságnak megfelelően kell rögzíteni,  a könyvviteli nyilvántartásban a pénzmozgással kapcsolatos adatokat a pénzmozgással egyidejűleg kell rögzíteni. A pénztári nyilvántartások és a pénzforgalommal kapcsolatos bizonylatok kiválasztásához nyomtatványok állnak rendelkezésre, amelyeket országos szabványok alapján készítettek el.

Jegyzőkönyv A fontos tárgyalásokon gyakran készül jegyzőkönyv. A jegyzőkönyvkészítés általában az erre kijelölt adminisztrátor, titkárnő feladata. Az ügyintézőknek – ha a tárgyalás az általa intézendő ügyhöz kötődik – részt kell venni a jegyzőkönyv végleges tartalmának egyeztetésében. A jegyzőkönyv készülhet szó szerinti vagy kivonatos formában. A szó szerinti jegyzőkönyvet csak abban az esetben lehet készíteni, ha van olyan munkatárs, aki képes beszédsebességű (300–350 szótag/perc sebesség) gyorsírásra, vagy hangfelvétel készül, és van diktafon, amely használatával megoldható a szöveg áttétele. © Phare Program HU-94.05.

53

A kivonatos jegyzőkönyv készítése lényeglátást és jó fogalmazási készséget igényel. Úgy kell elkészíteni, hogy az elhangzottak lényege értelmes mondatokban kerüljön bele. A jegyzőkönyv  fejrészében, a felvétel idejét, helyét, a résztvevők – név szerinti felsorolásban – nevét vagy számát (jelenléti ív alapján), a jegyzőkönyvvezető nevét, az értekezlet tárgyát;  a szövegrészben az előadásokat, felszólalásokat (nevekkel, kivonatosan vagy szó szerint), a határozatokat vagy megállapodásokat rögzítjük;  a befejező rész a K. m. f. (kelt, mint fent) formulát és az aláírásokat tartalmazza. Jegyzőkönyvminta: Jegyzőkönyv A ............................. Részvénytársaság 199................................-án tartott igazgatósági üléséről. Vadas Péter elnök vezérigazgató, Búza Péter a Felügyelő Bizottság elnöke, Kovács János befektetési igazgató, Mészáros Albert marketingigazgató. Nagy István gazdasági igazgató, A jegyzőkönyvet vezette: Csermák Péterné Jelen voltak:

Tárgy: A cég bevezetése a tőzsdére Vadas Péter: Kovács János:

54


Mészáros Albert: További felszólalók: K. m. f Vadas Péter elnök vezérigazgató

Buza Péter Felügyelő Bizottság elnöke,

Csermák Péterné jegyzőkönyvvezető

Nagy István hitelesítő

Melléklet: 1 db előterjesztés


55

V. Számítógépes prezentáció Az üzleti életben, a gazdaságban, a társadalom különböző színterén gyakran szükségünk van az információbefogadás hatékonyságát biztosító prezentációk készítésére. Ezek szerkesztésére, megjelenítésére korszerű számítógépes lehetőségek állnak rendelkezésre. Az utóbbi évtizedekben megjelent új médiumok és kommunikációtechnikai eszközök: közvetlen műsorszóró műholdak, számítógépek, multi- és hipermédiumok, interaktív rendszerek, valamint a világot pókhálószerűen behálózó hálózatok gyökeres változást hoztak a társadalmi kommunikációs rendszerben. Döntő hatást gyakoroltak az emberi érzékelésre és a személyiségformálásra. Ezeket az eszközöket az alábbi tulajdonságok jellemzik:  Globális elektronikus információs és kommunikációs rendszerré kapcsolódnak össze.  Jól felhasználhatók a munkahelyi tevékenységben.  A kommunikáció tömegessége helyett a személyesség került az előtérbe.  A passzív befogadás helyett aktív tevékenységre ösztönöznek.

Prezentációk szerkesztése, rendezése A címben jelölt feladat megoldásához komplex, számítógépes programcsomagok állnak rendelkezésre. Ilyen például az igen elterjedt grafikus bemutató-programcsomag a PowerPoint. Minden megtalálható benne, ami egy előadás, bemutató elkészítéséhez kell: szöveg-, diagram-, állókép-, mozgókép- és hangbeillesztési lehetőségek. A bemutatók létrehozását a diaképek elkészítése, rendezése, valamint az időintervallumok meghatározása jelenti. A diaképek struktúrája lehet lineáris vagy elágazásos. A képek alkotóelemei A képek alkotóelemei: a pont, a vonal, a folt, a tömeg, a forma, a sík, a tér, a szín. Vizuális jelrendszerünk elemei a síkon a pont, a vonal és a folt. 56


A vizuális megjelenítés során magyarázó rajzok készítői a pontok, vonalak és foltok viszonyaival jól felfogható ábrázolásra törekednek. A viszonylatokból adódik hatásuk, mely a feszültség–oldódás, harmónia– diszharmónia, lágyság–keménység érzetét keltheti a szemlélőben.  A pont a kompozíció alapeleme. Segítségével áll össze a kompozíció.  A vonal a kompozícióban az értelmet és az érzelmet egyaránt megjeleníti. A pont elmozdulása révén keletkezik. Segítségével struktúrákat lehet magyarázni, bemutatni.  A folt sajátságos kontúrral jelzett alakzat. A pontok tömegéből vagy a vonalak sík menti összesűrűsödéséből keletkezik.  A tömeg a testet öltött tárgyak külső formája és belső tartalma. Arányokat, szimmetriát és ritmust fejez ki. A tömeg tagolásával nagy felületek monotóniáját lehet esztétikussá tenni. A fény- és árnyékhatások a plasztikusságot fokozzák.  A kompozíció a kép szerkezete. A vizualitást, a látványt a kompozíció adja. A kompozíciót mindenekelőtt a tartalom határozza meg, s ez az üzenet lehet az alapja azoknak az elveknek, meggondolásoknak, amelyek alapján a tervezők csoportosítják a látvány elemeit. A képen belül a szemet vezetik a tárgyak, a vonalak, a tónusok, a színek, az elhelyezkedés, a részlet viszonya a környezetéhez. A kompozíció elemei alakítják a képi figyelmet. A kompozíciók fajtái: szimmetrikus, aszimmetrikus, átlós, háromszög, sokszög, szabályos, ellentétes, feszített, nyugodt, széteső, arányos stb.

A fény és a szín Az etológiával, a viselkedés biológiai vizsgálatával foglalkozó kutatók kimutatták, hogy a színeknek az élővilágban is nagy szerepük van. Ismeretes a paradicsommadár, pávakakas színezete, a lazac elszíneződése stb. Összességében a szín kulcsinger az állatvilágban, de a színeknek üzenettartalmuk van az emberi kapcsolatokban is. A színek az élettani hatásukon kívül színjellegükkel, asszociációs és szimbolikus jelentésükkel erős érzelmi ingert jelentenek az egyén számára, nagymértékben befolyásolják kedélyállapotát. Melyek ezek? A színek háromféle hatását különböztetik meg: a karakterisztikus, az asszociatív és a szimbolikus jelentéstartalmat.


57

A karakterisztikus hatás a színnek valamilyen személyiségtulajdonsággal, általában a dinamikával való kapcsolatát jelzi. A szimbolikus (jelképi) hatáshoz a különféle társadalmi, történelmi, nemzeti érzelmek tapadnak. A szimbólumrendszer kultúrkörönként változhat. Az asszociatív hatás során a velünk megtörtént kellemes vagy kellemetlen élményeink érzelmi töltését valamilyen szín veszi át. Ez kapcsolódhat általános természeti jelenséghez, tárgyakhoz, személyekhez egyaránt. Itt tehát a színek maradnak meg, míg az élmény a háttérben marad. A különböző színek eltérő módon hatnak az idegrendszerünkre. A hatások alapján a színeket számos csoportba osztották. Ezek ismerete a vizuális közlések során elengedhetetlen. Hideg színek: fekete, zöld és kék, míg meleg színek: vörös és sárga. A hideg színek szemlélése esetén csökken a pulzusszám, míg a meleg színek fokozzák az élettani funkciókat. A színeket az alábbiak szerint lehet csoportosítani:  világos és sötét színek,  közelítő és távolító,  könnyű és nehéz,  száraz és nedves,  izgató és nyugtató,  a figyelemfelkeltő hatás,  olvashatóság. Színek adekvát használatáról A színek hatása összetett: figyelemfelkeltés, érzelmi töltés stb. A színek felhasználása akkor eredményes, ha a különböző színhatásokat, a színek orientáló és jelző funkcióját, fiziológiai és emocionális hatását, asszociatív és szimbolikus jelentését, esztétikai harmonizálását komplex módon alkalmazzák. Ne feledjük, hogy a szín befolyásolja a hangulatot, ingerel vagy tompít, azonosulást válthat ki, és emocionális együttműködésre serkenthet, asszociációkat kelthet. A szín könnyebben érzékelhető mint a forma, közvetlenül jut el tudatunkba, azaz nem kell konkrét nyelvre lefordítani, azonnal megérthetők, a színek által keltett benyomások tartósak. A színfelületek rajzolásakor ügyelni kell arra, hogy a színfoltoknak egy mi-

58


nimális mennyiséget el kell érniük ahhoz, hogy a szín egyáltalán felismerhető legyen.

Olvashatóság, színek tipográfiája Mielőtt az olvashatóság problémakörét tárgyalnánk, szót kell ejteni a színek olvashatóságra kifejtett hatásáról. A színek kontraszthatását vizsgálva arra a megállapításra jutottak, hogy legjobban olvasható a sárga felirat fekete alapon, majd a fehér felirat feketén, és a fekete felirat narancsszínű alapon. A legmesszebbről a sárga alapra írt fekete betűk, és a fehér alapra írt kék és piros színű betűk bizonyultak a legláthatóbbnak. Az olvashatóságot zavarják a spektrumban egymáshoz közel eső színek és telítettségi közelesések is. A szembarát megjelenítés, arányos elrendezés A tipográfiai ismeretek ma már nélkülözhetetlenek a vizuális megjelenítés minden területén. A tipográfiai tényezők közé tartozik a betűtípus, a betűk arányrendje, a bekezdések és fejezetek tagolódása, a színek lényegkiemelő szerepe. Nem kevésbé fontos a nyomtatott és az üresen hagyott felületek aránya és elhelyezkedése, amelyek feszültséget vagy harmóniát sugározhatnak. A közlendőhöz alkalmas formátum, a jól megválasztott szedéstükör, a szimmetria vagy aszimmetria, a tipográfiai kompozíció mellett arról is üzen, hogy a készítő milyen tudással, kreativitással rendelkezik. Betűtípusok, betűméretfajták, A pedagógiai munkában a vizuális ábrázolás során nemcsak képeket, hanem szöveges részeket is meg kell jeleníteni. A szemléltető anyagok tervezésekor nagyon fontos a közléshez illő betűtípus és betűméret kiválasztása. Ma már kezd háttérbe szorulni a szabad kézi betűrajzolás, sőt az előre kivágott vagy átdörzsölhető betűk korszaka is lejárt, mert a komputerekkel ezek kiválthatók, sőt messze túlhaladhatók. A számítógépes módosító eljárások révén a betű körvonalazását, a betűkép felületének pontvagy vonalrendszerrel történő színezését is lehetővé teszik. A betű megválasztásakor fontos szerepet játszik az a tény, hogy milyen a közlendő téma, annak hangulata, az illusztráció és a választott betű kapcsolata, a betű olvashatósága. © Phare Program HU-94.05.

59

A nyomtatott betű általában statikus, személytelen, tárgyilagos, szegletes, szilárd és egyértelmű. Az írott betű dinamikus, személyes, egyéni, sajátos, lendületes, lágy és természetes.

Emblémák, piktogramok, ikonok, logók Napjainkban egyre jobban felismerik, hogy a kommunikáció nemverbális formái mennyire hatékonyan képesek emberi gondolatokat, érzelmeket közvetíteni. Bátran mondhatjuk, hogy a verbális korszakból átléptünk a piktorális korszakba. Egyre inkább kialakulóban van – a testbeszédhez hasonlóan – egy nemzetközi jelrendszer, nyelvi példánál maradva a vizuális eszperantó nyelv kialakulása. Képszerű jeleket mindig használtak, mégpedig akkor, ha a képből következtetni lehetett a jelentésre. A képírás legősibb formái a piktogrammák, az ideogrammák, a hieroglifák.  A szimbólumok olyan grafikus jelek, amelyek értelmezése közmegegyezésen alapul.  Az emblémák a vizuális kommunikációt, jelentésátvitelt célzó vizuális kódok.  A piktogramok leegyszerűsített, logikai természetű, közérthető ábrák. Gondolatot, mondatértékű közlést továbbíthatnak.  Az ikonok a jeltárgyat egy külső képszerű viszony alapján jelölő jelek. A lényegi tulajdonságát emelik ki az ábrázolt jelenségnek.  A logók védett márkajegyek, beszédet helyettesítő jelek. Logó vagy logotípia. Egy szó vagy néhány betű, amely egy szervezet, intézmény azonosítására szolgál. A védjegy egy regisztrált (jegyzett) a köztudatba reklám útján bevezetett jel, amellyel megkülönböztethetők a különböző gyártók termékei. Ezek a grafikus elemek különböző méretben, elrendezésben használhatók és tetszőlegesen pozícionálhatók. Pszichológiai olvasás-lélektani kutatások eredményeként megállapították, hogy a képi elemeknek nagyobb hatásuk van, mint a szavaknak. Míg a szöveg megfejtése szóról szóra és sorról sorra halad, addig a képek gyorsabban vagy azonnal hatnak. (Egy kínai mondás szerint egy kép felér ezer szóval).

Elhelyezések (lay out) és tördelések A nyomtatványokat – benne a szöveget, figurális szimbólumokat és fotókat – meghatározott esztétikai, tipográfiai szabályok szerint tervezik. A 60


tipográfiai arányok betartása vonatkozik a képek és szövegek, képaláírások beállítására, a képek és illusztrációk, valamint a választott betűnagyságok egymáshoz való viszonyára. A figyelemirányítás módja A figyelemfelkeltés és -irányítás legfőbb eszközei az elrendezés és a színmegválasztás. A képek részeinek elrendezésekor arra kell ügyelni, hogy a rendelkezésre álló helyet minél inkább kitöltse, és ezzel a jól láthatóság igényét kielégítse. A kép elrendezésével biztosíthatjuk annak áttekinthetőségét, harmóniáját (esetleg diszharmóniáját), valamint a néző figyelmének az irányítását. A hang (a beszéd és a zene) A hang a prezentáció legplasztikusabb eszköze. Lehet suttogó beszéd, kiáltás, üvöltés, állati hang, de lehet kellemes zene, valamilyen meglepő speciális effekt vagy drámai hangulatú. Leggyakrabban háttérzenét alkalmaznak, kiegészítve speciális hangeffektussal és egyszerű magyarázó szöveggel. A háttérzene legfontosabb feladata, hogy alkalmazkodjék a mű témájához, hangulatához és ritmusához. A zenével lehet a legkönnyebben hangulatot teremteni. A zene kiemel, aláhúz, hangsúlyoz, előrejelez, megerősít bizonyos mozzanatokat. A jó háttérzene észrevétlen, és úgy szolgálja a közlést, hogy élményeinkben nem is tudjuk szétválasztani a prezentációs program vizuális és auditív síkját. A beszéd segítheti az értelmezést, valamint alátámaszthatja a látottakat is. Ügyelni kell a szöveg hosszúságára, hiszen egy idő után unalmassá válhat a közlés a hallgató számára.

Az animáció Jelentése: a képek életre keltése. A laterna magica-tól kezdődik, az amerikai szórakoztatóipar mindent elárasztó rajzfilmáradatán keresztül, a professzionális broadcast produkciókon át, az amatőr számítógépes felhasználásig terjed. A prezentációs programcsomagokban bonyolult animációk elkészítéséhez szükséges eszközök állnak a felhasználók rendelkezésére.


61

A mozgókép Bár a mozivásznon a jó minőségű filmeknek köszönhetően kiváló minőségű képet kapunk, de az elektronikus képek még messze vannak a kiváló minőségtől. Tehát a számítógépes feldolgozáshoz készített felvételeknél a mozgóképre érvényes axiómák némelyest változnak. A PC-s mozgóképekkel nem törekedhetünk meghökkentő látványhatásra, azok csupán a kommunikációt tökéletesítik informálnak. Különösen kell ügyelni a képméretre, a mozgásokra és a színekre. A film és videó legkisebb önálló egysége a kép. Ez felel meg a szavaknak. A montázsokkal kialakított képsor pedig a beszélt nyelvben a mondatoknak felel meg. A prezentációs produkciók készítéséhez fontos tudni, hogy a felhasználó milyen nagyságban nézi a képet. A kis méret általában jelentős korlát a készítő és a néző számára egyaránt. A részletgazdag panorámaképek teljesen elveszítik látványhatásukat, ha névjegykártya-méretűre kicsinyítik őket. A filmfeliratokra is vonatkozik a méretek kicsinysége. Ezért kerülni kell az apró betűket az egyébként is kicsi képen. Közelítő szabály, hogy PC-re alkalmazandó videót olyan témáról készítsünk, hogy a téma a videóablak méretének legalább 70%-át töltse ki. A vizuális átvezetésre mozgások, animációk, effektusok szolgálnak. Ezek nemcsak az információátadás gazdagítását szolgálják, hanem azt is, hogy segítsék átadni a felhasználónak a cselekvés, az interaktivitás érzését egy epizódon belül. Ezek az effektusok addig jók, míg nem torzítják a tartalmat. A vizuális képességek mérése és a médiakutatások eredményeként arra jutottak, hogy az ismeretanyag rövidebb bemutatása hatékonyabb, eredményesebb, mint a hosszú bejátszások. Ez azért van így mert a legtöbb felnőtt rendelkezik az „időzár” (time-closure) képességével, azzal a képességgel, hogy folyamatos képekben megtalálja a rendszert. A kutatások kimutatták, hogy a vizuális effektusok, áttűnések, átúsztatás, eltűnések nem jelentenek a néző számára jelentős időtér-téma változást, inkább tartalmi változást éreznek bennük.

62


Az alkotócsoport összetétele Tekintettel arra, hogy igen széleskörű ismereteket igényel a számítógépes prezentáció létrehozása, csakis csapatmunkában lehet jó prezentációt létrehozni. A prezentációk interdiszciplináris jellege miatt az alkotó teamben ajánlatos többféle szakembert alkalmazni. A számítógépes feldolgozáshoz minden jelet digitalizálni kell. Ezt a műveletet feldolgozóprogramokkal (szoftverekkel) végzik, erre a feladatra az a személy alkalmas, aki egyaránt járatos a kép- és hangfeldolgozásokban. Ezt követi a programozás, fejlesztőprogram segítségével, amelyhez némely esetben nem szükséges programozási ismerettel rendelkező szakember alkalmazása. Lineáris prezentáció esetén ezt a szerző végzi.

A prezentációkészítés rendszerkörnyezete (hardver- és szoftverfeltételek) A prezentációs programok fejlesztéséhez számos hardvert és szoftvert használunk fel. A különböző kép- és hanganyagokat szkennerrel vagy hangkártyával készítjük elő. Az ilyen digitalizált nyersanyagok az esetek túlnyomó többségében további feldolgozásra szorulnak. Állóképek esetében jellemző, hogy azokat retusálni kell, vagy pl. ki kell vágni a hasznos részt. Persze számos más művelet elvégzésére van lehetőség, sok esetben az elvégzett transzformációk eredményeképpen szinte rá sem lehet ismerni az eredeti képre. Még gyakrabban igényelnek utómunkálatokat a digitalizált hangfelvételek, amelyeken a megfelelő számítógépes szoftver már szinte minden elvárásunkat kiszolgálja: az egyszerű vágásoktól a zajmentesítésen át a speciális effektusok alkalmazásáig minden lehetséges igényünket kielégítheti. A mozgóképek előállítása két módszerrel történhet: egyrészt már meglévő felvételek digitalizálása után elvégzett utómunkálatok során, másrészt pedig modellezés útján előállított képsor bemutatásával. Mindkét esetben lehetőség van az utólagos manipulálásra, a megfelelő számítógépes szoftverek alkalmazásával.


63

Prezentációk, bemutatók megjelenítése Előadásokon, fórumokon, a monitoron való megjelenítés – méreténél fogva – nem biztosítja a kellő hatást, hatékonyságot. Ezért szükséges a képet megfelelő nagyságúra vetíteni. Erre most két korszerű megoldást ajánlunk. Írásvetítőre szerelt, folyadékkristályos (LCD) megjelenítő: az állóképvetítő kombinációk legkorszerűbb változata, ahol számítógép segítségével történik a képek megszerkesztése, és a monitoron megszerkesztett képet az írásvetítő írófelületére szerelt folyadékkristályos, több színű display segítségével vetítjük ki. Egylencsés LCD kivetítő: működése (a diavetítő analógiájánál maradva): a diakép helyén az LCD panel átvilágítása történik, mégpedig három panelnek, a három alapszínnek (RGB) megfelelően. Az LCD videovetítő sokoldalúan alkalmazható, csatlakoztatható hozzá videomagnó és számítógép is.

64


SZOMA Képzési Központ szerzői kollektívája. Munkavégzési technikák, irodaszervezés

Recommend Documents