SZIGET-VÍZ Korlátolt Felelősségű Társaság (7900 Szigetvár, Gyár u. 1.)
BESZERZÉSI SZABÁLYZATA (Mely készült a MEKH ajánlása alapján)
2013. május 27.
Beszerzési Szabályzat a SZIGET-VÍZ Kft. víziközmű –szolgáltató beszerzésével kapcsolatos részletes eljárási szabályokról 1) Preambulum A SZIGET-VÍZ Kft.-nek (Székhelye: 7900 Szigetvár, Gyár u. 1., Adószáma: 11543730-2-02), mint víziközmű-szolgáltatónak (továbbiakban a „Vállalkozás”) a beszerzéseit Vksztv. 45.-46. § -nak, valamint a Kbt. 6. § -nak figyelembe vételével folytatja le, azzal, hogy a SZIGET-VÍZ Kft. beszerzéseinek szabályait két szabályzat tartalmazza: - SZIGET-VÍZ Kft. Közbeszerzési Szabályzata - SZIGET-VÍZ Kft. Beszerzési Szabályzata Jelen beszerzési szabályzat (továbbiakban „Szabályzat”) meghatározza a Vállalkozást, mint beszerzőt, a beszerzőt terhelő kötelezettségeket, az anyagi és eljárási szabályok teljesítésének módját, valamint a beszerzési eljárás megindításával és lefolytatásával kapcsolatos tevékenységek részletes szabályait. Ezen szabályokon túlmenően a gazdasági társaságnál természetszerűleg alkalmazni kell a vonatkozó normatív szabályokat is, mind az anyagok beszerzése, mind azok raktározása, raktári nyilvántartása, kiadása, selejtezése és számviteli nyilvántartása tekintetében. Meghatározza továbbá a Vállalkozásnak a Vksztv.-ben, és annak végrehajtási rendeleteiben foglalt kötelezettségeiből eredő eljárásrendet, valamint a nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvényből eredő kötelezettségeket.
2) A beszerzésekkel kapcsolatosan alkalmazandó fő jogszabályok az alábbiak: a) a víziközmű-szolgáltatásról szóló 2011. évi CCIX. törvény (Vksztv.); b) nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény (Nvtv.); c) a Magyarország mindenkori éves központi költségvetéséről szóló törvény (jelenleg a 2012. évi CCIV. törvény) – (Ktgvtv.); d) a víziközmű-szolgáltatásról szóló 2011. évi CCIX. törvény egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 58/2013 (II.27) Korm. rendelet; e) az állami vagyonnal való gazdálkodásról szóló 254/2007. (X.1.) Kormány rendelet;
3) Értelmező rendelkezések Beszerzés: Beszerzés alatt értjük mindazon műszaki és gazdasági feladatok, folyamatok összességét, kezdve a szükséglet meghatározástól, piackutatástól, pályáztatástól az anyagi javak és szolgáltatások mennyiségi és minőségi átvételéig, amelyek a folyamatos és zavarmentes működéshez szükséges anyag- és eszközellátást, szolgáltatások biztosítását jelentik. Havária: Olyan természeti csapás vagy emberi tevékenység okozta hirtelen esemény (robbanás, közúti baleset stb.), mely a lakosságot és a környezetet veszélyeztető szükségállapot kialakulását eredményezi. (KVVM fogalom-meghatározás) Víziközműrendszerek esetén kifejezetten ilyenek a jelentősnek minősülő csőtörés, a vízbázist előre nem látható módon veszélyeztető áradás, a vízbázis mérgeződésének lehetősége, stb..
4) Szabályzat hatálya a) Alanyi hatály: A Szabályzat a beszerzésekben részt vevő, a Vállalkozás alkalmazásában lévő személyi állományra vonatkozik. b) Időbeli hatály: A Szabályzat a Magyar Energetikai és Közmű-szabályozási Hivatal általi jóváhagyásának időpontjától hatályos. A Szabályzat visszavonásig érvényes. c) Tárgyi hatály: A Szabályzat – a közbeszerzések kivételével - vonatkozik valamennyi, a beszerzések tekintetében a Vksztv. 46. §-a által megfogalmazott eljárásokra.
5) Beszerzési alapelvek A Vállalkozás külön szabályozza a közbeszerzésre vonatkozó eljárási rendet, és jelen szabályzatban a közbeszerzésen kívüli beszerzésekre vonatkozó előírásokat. A Vksztv. 1. § (1) bekezdésében rögzített alapelveken túlmenően a Vállalkozás jelen Szabályzatban a következő, beszerzéssel kapcsolatos alapelveket határozza meg: a) A Vállalkozás a közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések esetén is az előírtnál fokozottabban alkalmazni kívánja nyilvánosság és ellenőrizhetőség elvét. b) A Vállalkozás a beszerzései tekintetében mindig vizsgálja a keretszerződések és rendelkezésre állási lehetőségét a havária és egyéb azonnali intézkedést igénylő helyzetek jogszerű és azonnali kezelése érdekében. c) A Vállalkozás fokozottabb felügyeleti és közreműködési lehetőséget kíván biztosítani a Tulajdonosok és az Ellátásért felelősek részére a beszerzések végrehajtása során.
6) Közbeszerzés alá nem eső beszerzések részletszabályai A Vállalkozás a közszolgáltatásokkal kapcsolatos fokozott átláthatósági követelményeknek és az erre irányuló fogyasztói elvárásoknak eleget téve a közbeszerzési értékhatár alatti beszerzéseit az alábbiak szerint szabályozza. a.) Könnyített beszerzési eljárás (szennyvíz-közszolgáltatók esetén nem releváns) A 6.2 a) pontban meghatározott értékhatárt meghaladó, de a közbeszerzési értékhatárt el nem érő beszerzés tekintetében a Vállalkozás az alábbiak szerint jár el.
A beszerzés tárgyához kapcsolódóan felkutatja az azt teljesíteni képes természetes és jogi személyeket (továbbiakban ajánlattevők), és hivatalos úton írásban, ha arra mód és lehetőség van, minimum 5 ajánlattevőtől (vagy ha ennél kevesebbet talál a piacon, akkor valamennyi felkutatott vállalkozástól) árajánlatot kér be. Abban az esetben pedig, ha erre nincs mód, úgy akkor az ajánlatot két beszállítótól (termékelőállítótól) kell beszerezni. Az ajánlatra történő felkérés történhet postai úton a cég hivatalos székhelyén / telephelyén keresztül, a Vállalkozás nyilvánosan közzétett elérhetőségein, fax útján, illetve a központi e-mail címén keresztül is.
A bekéréssel egyidejűleg a Vállalkozás saját honlapján is feltünteti a beszerzési felhívást, megjelölve, hogy arra nem csak a meghívott ajánlattevők, hanem bárki ajánlatot tehet, aki megfelel a követelményeknek, és képes szállítani a megfelelő árut / szolgáltatást. Az ajánlattevőkre vonatkozó feltételekre a Kbt. erre vonatkozó alapelveit értelemszerűen kell alkalmazni, függetlenül attól, hogy ezek a beszerzések nem esnek a közbeszerzés hatálya alá. Az ajánlati dokumentációért, illetve az ajánlat benyújtásáért nem javasolt ellenérték meghatározása. A vonatkozó ajánlattételi határidőket úgy kell megállapítani, hogy lehetőség szerint minél többen tudjanak ajánlatot tenni, úgy, hogy egy esetleges késedelem ne veszélyeztesse a feladat végrehajtását. Az elbírálási határidőket úgy kell megállapítani, hogy megalapozott döntés születhessen, ennek határidejeit az ajánlatkérésben ajánlott feltüntetni. Az ajánlatokat lezárt borítékban kell benyújtani és azt a bontásra kitűzött időpontig nem szabad felbontani. Az ajánlatok felbontásánál biztosítani kell a nyilvánosság alapelvének érvényesülését. A Vállalkozás – törvényi tiltás hiányában - fenntartja magának a jogot, hogy az ajánlattevőkkel a beszerzési eljárás bármely szakaszában tárgyaljon a beszerzés mennyiségéről, értékéről, a feltételeket érdemben megváltoztassa, alternatív ajánlatokat kérjen be, vagy bármely más olyan dologban egyeztessen valamennyi ajánlattevővel, amely a Vállalkozás érdekeinek érvényesülését jobban szolgálja. E tárgyalásokra a verseny tisztaságának biztosítása érdekében minden érvényes ajánlatot tevőt meg kell hívni, és a meghívásra megjelentekkel együtt lehet tárgyalni. A tárgyalásról jegyzőkönyvet kell készíteni, és azt minden ajánlattevőnek meg kell küldeni, függetlenül attól, részt vett-e a tárgyaláson. A könnyített beszerzési eljárást lezáró döntést követően javasolt részletes írásos szerződés megkötése a nyertes ajánlattevővel. A beszerzésről szóló döntés meghozatalát követően a Vállalkozás tájékoztatót tesz közzé a honlapján a beszerzés eredményéről, illetve, amennyiben azt jogszabály előírja, magát a szerződést is közzéteszi. A könnyített beszerzési eljárás során a határidőket úgy kell megállapítani, hogy az biztosítsa az érdemi ajánlattétel lehetőségét, és a teljesítési határidő elegendő időt nyújtson a szakmai feladatteljesítésre. A könnyített beszerzési eljárás lefolytatásának valamennyi okmányát minimum 3 évig a vállalkozás székhelyén kell megőrizni, a pénzügyi bizonylatokat pedig a számviteli szabályok szerint.
b.) Árajánlat bekérésével induló beszerzési eljárás
A beszerzés tárgyát illetően piackutatást végez, melynek során igénybe veheti a beszerezni kívánt termék / szolgáltatás nyilvánosan közzétett fellelhetőségeit, árait, szállítási feltételeit. Ezek különösen: a vállalatok hivatalos honlapjai, árkatalógusai, médiában közzétett hirdetései, előzetes tájékoztató jellegű árajánlatai. A fentiekből a beszerzés tárgyát illetőleg a legkedvezőbb feltételekkel rendelkező árajánlatokat – közülük a 3 összességében legkedvezőbb ajánlatot (amennyiben érkezett be ennyi ajánlat) – összehasonlítja.
Az elbírálást követően a 3 legkedvezőbb ajánlatot hivatalos árajánlat bekérésével is megerősítheti, illetve megkísérelhet még a meghirdetettnél is kedvezőbb árat elérni, amennyiben arra bármilyen esélyt lát. A hivatalos árajánlat elektronikus úton is bekérhető.
Törekedni kell rá, hogy a beszerzésről álljon rendelkezésre szerződés, vagy pro forma szerződés a feltételek tisztázása érdekében, vagy kerüljenek beszerzésre az általános szerződési feltételek. A 3 árajánlat bekérésével induló beszerzési eljárás során a határidőket úgy kell megállapítani, hogy az biztosítsa az érdemi ajánlattétel lehetőségét, és a teljesítési határidő elegendő időt nyújtson a szakmai feladatteljesítésre. A kiválasztás folyamatát, a letöltött tájékoztatókat és valamennyi árajánlatot a beszerzési eljárás mellékleteként (kinyomtatva vagy elektronikus úton) ajánlott megőrizni legalább a szerződés teljesülését követő 1 évig a Vállalkozás székhelyén.
c.) Kézibeszerzés A 100 ezer forintot el nem érő beszerzések tekintetében – azok csekély értékére tekintettel – a vállalkozás az adminisztrációs költségek beszerzési árhoz mért aránytalan mértéke miatt nem ajánlott külön eljárás lefolytatása. A Kézibeszerzés során törekedni kell arra, hogy a beszerzés a Vállalkozás székhelyéhez közel, vagy ingyenes kiszállítással történjen, minimalizálva a rá fordítandó munkaidőt, szállítási és adminisztratív költségeket. A Kézibeszerzéshez szerződés kötése nem előírás. Alacsony beszerzési értékű tételeknél inkább törekedni kell a nagyobb mennyiségű, e bekezdés a.) vagy b.) pont szerinti eljárással történő beszerzés végrehajtására, és abból raktárkészlet képzésére, vagy egy folyamatos ellátási- / keretszerződés megkötésére.
7) Havária-helyzetben alkalmazandó eltérések Havária esetében az ügyvezető igazgató által kiadott igazgatói utasításban foglaltaknak megfelelően kell eljárni.
8) Egyes beszerzési eljárások alkalmazására vonatkozó illetékességek a.) A Vállalkozás a beszerzési és (külön) közbeszerzési eljárások vonatkozásában az alábbiak szerint járhat el: mellékletként becsatolja a Vállalkozás beszerzéssel kapcsolatos aláírási jogait tartalmazó „Aláírási rendet” A Vállalkozás a beszerzési eljárások vonatkozásában az alábbi illetékességeket határozza meg:
Kizárólag az ügyvezető jóváhagyásával indítható víziközmű-szolgáltatást érintő közbeszerzési eljárás. A 8,0 millió forint és a közbeszerzési értékhatárok közti könnyített beszerzési eljárás az ügyvezető jóváhagyásával indítható el.
A 100 ezer és 8,0 millió forint közötti, 3 árajánlat bekérésével induló beszerzési eljárást az ügyvezető és a műszaki igazgató, valamint a gazdasági igazgató folytathatja le. A 100 ezer forint alatti kézibeszerzésre az erre kijelölt dolgozók jogosultak.
A beszerzési eljárások eredményének felülvizsgálatára és az abban történő döntésre minden esetben a beszerzést elrendelő és a jóváhagyó személy együttesen jogosult, a beszerzés pénzügyi ellenjegyzését, illetve, amennyiben írásos szerződés is kötődik, úgy annak pénzügyi és jogi ellenjegyzést követően. b.) A kiszervezett tevékenységekkel kapcsolatosan a Vállalkozás az alábbiakat veszi figyelembe: - A kiszervezett tevékenységekre vonatkozóan a Vállalkozás a Vhr. szerinti tartalmú nyilvántartást vezet. A nyilvántartás mellékletét képzik a vonatkozó szerződések, illetve MEKH engedélyek másolatai. - A kiszervezett tevékenységekre vonatkozó korlátok betartásáért az ügyvezető és a gazdasági igazgató egyetemlegesen felel.
9) Szerződések javasolt tartalmi elemei Valamennyi, jelen szabályzat alapján lefolytatott beszerzési eljárás szerződéseiben – az általános szerződési tartalmakon kívül - szerepeltetni kell: a) Árubeszerzés esetén a szerződésben meg kell határozni az eltérítés lehetőségeit olyan módon, hogy a Vállalkozás számára minél rugalmasabb módon tegye lehetővé a későbbi pótlólagos igények beszerzését, vagy a beszerzendő mennyiség leszállításának időbeli ütemezését. b) Az építési beruházások esetében a pótmunkák és kiegészítő munkák részletes elszámolási szabályait a Ptk. szabályai szerint kell szerepeltetni a szerződésben. Nem lehet olyan szerződéses kitételt alkalmazni, amely megakadályozná a 10% feletti beruházási pótmunka eredeti szolgáltatást elvégzőtől eltérő szolgáltatóval való elvégzésének lehetőségét. c) Szolgáltatásnyújtás esetén figyelembe kell venni azt, hogy a fogyasztók részére közvetlenül szolgáltatást nyújtó cégekkel kötött szerződések esetén a szerződéses partnereket a Vállalkozáséval megegyező, vagy annál szigorúbb teljesítési kötelezettségek terheljék. Gondoskodni kell arról, hogy a szerződéses partnerek a Vállalkozás kötelezettségeiért megfelelő biztosítékok alkalmazásával (kötbér, kártérítés, biztosítás, pénzletét, stb.) a szerződés fennállása alatt folyamatosan helyt álljanak. Fenti előírásokat a Vállalkozás valamennyi írásban megkötött szerződésében kötelezően alkalmazni kell.
10) Beszerzési terv összeállítása A Beszerzési terv elkészítése során az ügyvezető, a műszaki igazgató és a gazdasági igazgató köteles a mindenkori jogszabályi határidők figyelembe vételével összegyűjteni és felülvizsgálni a beszerzési igényeket. Az igények felülvizsgálatakor szétválasztja a közbeszerzési értékhatárt meghaladó és azt el nem érő igényeket, és annak alapján tárgyévre vonatkozó tervet készít. A beszerzési terv két részre oszlik, melyből: a) Az első részben a Vállalkozás szerepelteti a közbeszerzési értékhatár feletti beszerzéseit, a mindenkori Kbt.-ben – és a Közbeszerzési Szabályzatban - foglalt szabályok alapján. Ezek megjelentetéséről, Közbeszerzési Hatóságnak való megküldéséről a Vállalkozás gondoskodik. b) A második részben a Vállalkozás szerepelteti a jelen szabályzat 6.2.a.) pontja szerinti beszerzéseit (kivéve szennyvízközmű-szolgáltatók), amelyet csak a MEKH-nek, illetve a belső szabályozásban meghatározott egyéb személyeknek küld meg, azt nyilvánosan megjelentetni nem köteles. A mindenkor hatályos, MEKH által jóváhagyott Beszerzési Szabályzatot és az annak mellékletéül szolgáló Beszerzési tervet (a fentiek szerinti eltéréssel) a Vállalkozás a honlapján szerepelteti.
A beszerzési tervnek tartalmaznia kell: Egyéb beszerzések esetén a beszerzés: tárgyát; mennyiségét; annak alapvető tartalmának meghatározását; valamint a beszerzések tervezett időbeli ütemezését. Fentieken túlmenően a beszerzési tervnek a Vállalkozás esetében célszerű tartalmaznia: a beszerzéssel érintett víziközmű-rendszerek és / vagy települések megnevezését (ha egyértelműen hozzárendelhető); a beszerzés forrását, ha a forrás felhasználása célhoz kötött (EU forrás, címzettvagy céltámogatás); az ellátásért felelős részére lefolytatott (átvett) közbeszerzés tényét; a közbeszerzés kapcsolatát a gördülő fejlesztési tervvel, pontosan behivatkozva a megvalósított pont megnevezését és végrehajtott tartalmát (2014. évtől kezdve). A Beszerzési terv formátumát a Szabályzat melléklete tartalmazza.
11) Gördülő fejlesztési tervvel történő kapcsolódás (2014-től kötelező) A beszerzések tervezése során külön figyelmet kell fordítani a vonatkozó törvényi rendelkezések hatályba lépését követően előírt, a Magyar Energetikai és Közműszabályozási Hivatal által jóváhagyott Gördülő fejlesztési terv megalapozására. Ennek során gondoskodni kell róla, hogy: a Gördülő fejlesztési tervben meghatározott fejlesztési kötelezettségek a Beszerzési tervben, illetve a tárgyévi költségek között tervezésre kerüljenek; a Beszerzési terv szerinti időbeli ütemezés legyen összehangolva a Gördülő fejlesztési terv szerinti ütemezéssel; legyen érvényes keretszerződés a tartalékképzési kötelezettséggel érintett eszközök / készletek pótlására, a felhasználási ütemezés szerint előírt lehívható mennyiségekkel, illetve a Vállalkozásnak felkészültnek kell lenni az esetleges ellátási vészhelyzetek soron kívüli megoldására, akár saját erőforrások képzésével, akár megfelelő rendelkezésre állási szerződések megkötésével. Fentiek megvalósításáért a gazdasági igazgató, ellenőrzéséért a mindenkor kinevezett belső ellenőr felelnek.
12) Egyéb rendelkezések A Vállalkozás a beszerzéseivel kapcsolatosan az alábbi szabályokat alkalmazza még: A Vksztv. 67. § (1) bekezdése szerinti víziközműves kapcsolódó szolgáltatás beszerzésével kapcsolatosan jelen beszerzési szabályok nem alkalmazandóak, ott a mindenkori vonatkozó miniszteri rendelet határozza meg az átvételi árakkal kapcsolatos előírásokat. Az MNV Zrt.-től, illetve önkormányzatoktól vagyonkezelésre átvett építmények / eszközök átvétele jelen Szabályzat szerint nem minősül beszerzésnek, arra vonatkozóan az Nvtv. és a 254/2007. (X.1.) Kormányrendelet előírásai az irányadóak. Az összeférhetetlenség tekintetében a Vállalkozás minden beszerzési eljárása tekintetében a Kbt. szerinti összeférhetetlenségi szabályokat alkalmazza, ahhoz képest eltérést nem határoz meg.
13) Átmeneti rendelkezések
Valamennyi, jogszabály vagy jelen Szabályzat által kötelezően közzétenni előírt tartalom a Vállalkozás honlapján, a www.szigetviz.hu-n található.
