Szervezeti kapacitáskihasználtság elemzés és koncepció
12. számú fejlesztési részterület
ÁROP-3.A.2-2013-2013-0017 projekthez Verziószám: 3.0 verzió Budapest, 2014. június 30.
Tartalom 1. Vezetői összefoglaló..................................................................................................................... 3 2. A projekt célja, módszertana ....................................................................................................... 5 3. Változó jogszabályi környezet ...................................................................................................... 7 3.1. Az önkormányzati feladatellátás............................................................................................... 8 3.2. A köztisztviselők jogállása ......................................................................................................... 8 4. Veresegyház Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának humán erőforrás vizsgálata ........ 9 4.1. Szervezeti változások a Polgármesteri Hivatalban .............................................................. 9 4.2. A Polgármesteri Hivatal szervezete ................................................................................... 11 4.3. Szabályozottság a Polgármesteri Hivatalban a humán erőforrás szempontjából ............. 12 4.4. Előzetes kérdőív ...................................................................................................................... 15 4.5. Munkanap fényképezésének elemzése ............................................................................. 18 5. Mellékletek..................................................................................................................................... 26 5.1. Interjú helye, ideje, alanyai ..................................................................................................... 26 5.2. Interjú kérdései ....................................................................................................................... 26 5.3. Felhasznált legfontosabb dokumentumok ............................................................................. 27 5.4. A Polgármesteri Hivatal létszámadatai .............................................................................. 29
2
1. Vezetői összefoglaló Veresegyház Város Önkormányzata sikeresen indult az Államreform Operatív Program keretében megvalósuló ÁROP-3.A.2-2013 számú „Szervezetfejlesztés a Közép-magyarországi régióban levő önkormányzatok számára” című egyfordulós pályázaton. A Szakmai koncepció külön részterületben foglalkozik az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a polgármesteri hivatalok és a települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése (12. tevékenység kiírás szerint) témakörével. A részterület elvégzett vizsgálatai alapján az alábbi javaslatokat tesszük (a javaslatok nem teljes körűek, azok a jelen fejlesztési részterület következő „Hatékonyság növelés lehetőségeit bemutató tanulmány”-ában-, az abban elvégzett vizsgálatok megállapításaival, javaslataival válnak teljessé): Jelen tanulmányban a következő javaslatokat fogalmaztuk meg: 1. Javasoljuk, hogy a Polgármesteri Hivatal SZMSZ-e mellékletei közé legyen beemelve az Ügyrend is az ÖR. rendelet 4.§ (1) bekezdésével összhangban. Javasoljuk továbbá, hogy az ÖR. rendelet 4.§ (1) bekezdése tartalmát vizsgálják felül. Amennyiben változatlan tartalom mellett születik döntés, úgy az Ügyrend kerüljön kiegészítésre az ÖR. rendelet 4.§ (1) bekezdésében foglalt tartalomnak megfelelően. 2. Javasoljuk, hogy a Gazdasági szervezetek Ügyrendjének 15. pontjában a Pénzügyi Osztályvezető helyett a humánpolitikai referens legyen megjelölve, mint a munkaköri leírások elkészítéséért és folyamatos frissítéséért való felelős. 3. Javasoljuk továbbá, hogy a munkaköri leírások elkészítése és folyamatos frissítésének feladata és felelőssége a humánpolitikai referens munkaköri leírásába kerüljön beépítésre. A Veresegyház Polgármesteri Hivatalban vezető pozíciót betöltők (jegyző, osztályvezetők, irodavezető, csoportvezetők) esetében a munkaköri leírásukba legyen beépítve a közvetlen beosztottaik munkaköri leírásának elkészítésében való közreműködési kötelezettség (munkaköri feladatok, felelősség meghatározása), valamint a humánpolitikai referenssel való együttműködési kötelezettség a feladatra vonatkozóan. 4. Javasoljuk, hogy az éves képzési terv előtt a vezetők - vezetői értekezleten egyeztetve a beosztottaikkal - a jegyzővel és a humánpolitikai referenssel beszéljék meg a közszolgálati és szakmai képzésekre való igényüket, a képzési terv pedig ez alapján készüljön el és kerüljön beépítésre képzési költség a Veresegyház Polgármesteri Hivatal költségvetésébe.
3
5. Az ügyek kezelésével kapcsolatos tevékenységek az osztályok eltérő tevékenységszerkezetéből adódóan nehezen összehasonlíthatóak. A kimutatott eltérésekből adódóan figyelmet érdemel a belső kommunikáció szervezése, a személyes egyeztetések, vezetői eligazítások tervszerűségének biztosítása, időtartamának és rendszerességének szabályozása. 6. Javasolt a munkatársak általános (és szakma specifikus) közigazgatási ismereteinek folyamatos bővítése, kezdeményező-, döntési és tárgyalóképességének fejlesztésére tréningek tartása. 7. A kapott értékek összehasonlíthatósága érdekében a munkanap fényképezés rendszeres időközönkénti ismétlését javasoljuk, akár a minta kiterjesztésével.
4
2. A projekt célja, módszertana A teljes tevékenység (kapacitás kihasználás és hatékonyság növelés) keretében megvalósult a Polgármesteri Hivatal humánerőforrás gazdálkodásának vizsgálata, majd a vizsgálat alapján a humánerőforrás gazdálkodás átszervezése, fejlesztése. A tevékenység keretében vizsgálatra került: • a meglévő humánerőforrás gazdálkodás és struktúra összetétele, a humánerőforrás gazdálkodás eredményessége, szabályossága, • a humán erőforrás nagyságának, szerkezetének és a jelenlegi szervezeti struktúra összhangja, • a megfelelő minőségű humán erőforrás hosszú távú biztosíthatósága és összhangjának kialakítása a jelenlegi önkormányzati feladatokkal, • lehetséges hatékonyság-növelő intézkedések a humán erőforrás gazdaságosabb felhasználására, a munkakörök elemzése 50 százalékos arányban és a munkaköri leírások aktualizálása 20 • százalékos arányban. A tevékenységben a szakmai koncepciónak megfelelően az alábbi elemek valósultak meg. Dokumentumelemzés: • meghatároztuk és összegyűjtöttük a humánerőforrás gazdálkodásra vonatkozó, a munkaerő kiválasztására, felvételére, az alkalmazott munkaerő, humán erőforrás igénybevételére vonatkozó, a felméréshez szükséges információkat tartalmazó dokumentumok körét, ezzel egyidejűleg a hiányzó dokumentumok körét, mellyel a pótlási igény felmérése is megtörtént. Ezek elsősorban eljárásrendek, szabályzatok, munkaköri leírások voltak. A dokumentumok körébe beletartoztak a szervezeti átalakítás előtti szabályzatok, eljárásrendek, valamint egyéb munkaügyi dokumentumok is, mivel ezek tették lehetővé a változások elemzését a jelenlegi helyzettel történő összehasonlításon keresztül, • a rendelkezésre álló dokumentumokat a szakértők olyan szempontok alapján elemezték, amelyek alkalmasak a jelenlegi humán erőforrás szerkezetének és minőségének felmérésére, • a jelenlegi humán erőforrás szerkezetét és nagyságát viszonyítottuk a jelenlegi feladatokhoz. Interjúk végrehajtása: • a projektgazdával közösen kiválasztott, általa jóváhagyott személyekkel interjúk keretében került áttekintésre a Polgármesteri Hivatalban a humánerőforrás gazdálkodás, - a tevékenységben elsősorban a belső szakmai közreműködők vettek részt,
5
•
az interjúk a szakértők által kialakított, a projektgazdával egyeztetett kérdőív alapján kerültek végrehajtásra.
A dokumentumelemzés és az interjúk eredményeit tartalmazó elemzések elkészítése után a fejlesztési, változtatási javaslatok megfogalmazása elsősorban workshopok keretében zajlott. A javaslattétel részeként a szakértők megfogalmazták a munkaköri leírások aktualizálásához szükséges lépéseket, és javaslatokat tettek a munkaköri leírások szövegének módosítására. Ezután az Önkormányzat megkezdte a munkaköri leírások aktualizálását. A tevékenység során a munkaköri leírások 20 százalékának átalakítására tettek javaslatot a szakértők. A javaslatok kialakításánál figyelembe vettük a korszerű megoldások bevezetési lehetőségét, így pl. a munkafolyamatok egyes részeinek informatizálását, továbbá az alábbi hatékonyság elemeket: eredményesség, gazdaságosság, hatásosság, biztonság, felügyelhetőség és fejlődés. Az interjúk és a workshopok alkalmával az alábbi kérdések megválaszolását helyeztük a középpontba: • A kötelező és önként vállalt feladatokat szabályozták-e? • A feladatok erőforrás szükségletét hogyan tervezték meg? • A feladatok ellátására a humán erőforrás megfelelő nagyságú és szerkezetű-e? • Az állománytábla tartalmaz-e redundanciákat? • A megfelelő minőségű humán erőforrás folyamatos biztosításához milyen lépéseket tesznek? • Hogyan történik a kiválasztás? • Készült-e képzési terv? • Alkalmazzák-e a teljesítményértékelést? • Alkalmaznak-e illetményeltérítést? Jelen tanulmányban a szervezeti kapacitáskihasználtság elemzés és koncepció elemzésére került sor, melyben bemutatjuk Veresegyház Polgármesteri Hivatal szervezeti válaszait a külső környezeti feltételekben bekövetkezett változásokra, a szervezeti arculatát, szabályozását, az előzetes vezetői kérdőívek értékelését az előbbiekben feltett kérdésekre adott vezetői válaszokkal, valamint elvégezzük a munkanap fényképezés elemzését.
6
3. Változó jogszabályi környezet A részterület tevékenységének vizsgálatakor figyelembe vettük a közigazgatásban lezajlott reform folyamatokat, amelyek mind a szervezetfejlesztési, mind a költségvetési részterületet illetően jelentősen átalakították a szervezeti- és feladatellátási struktúrát. A megváltozott jogszabályi környezetet a következőkben mutatjuk be: Az önkormányzatok működési környezetében, feladatellátási körében 2012-ben és 2013-ban alapvető, a korábbi éveknél jóval nagyobb nagymértékű változások történtek. Az Országgyűlés megalkotta a járások kialakításáról, valamint egyes ezzel összefüggő törvények módosításáról szóló 2012. évi XCIII. törvényt (a továbbiakban: járási törvény), ebben kialakította a járási hivatalok rendszerét, a korábban az önkormányzatok által ellátott feladatok nagy részét áthelyezve az új hivatalokhoz. A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (a továbbiakban: Mötv.) és a járási törvény rendelkezéseinek megfelelően megváltozott az önkormányzatok feladatköre, ami a polgármesteri hivatalok, az önkormányzatok által felügyelt intézmények szervezeti működésében is változásokat hozott és további módosításokat, „finomhangolást” tesz szükségessé. A közoktatási, köznevelési rendszer átalakítása szintén jelentősen befolyásolta az önkormányzati működést, feladatokat. A változásokat elsősorban a nemzeti köznevelésről szóló 2011. évi CXC. törvény, valamint a köznevelési feladatot ellátó egyes önkormányzati fenntartású intézmények állami fenntartásba vételéről szóló 2012. évi CLXXXVIII. törvény rendelkezései tartalmazzák. Az önkormányzatokat érintő, az ellátandó feladatokat és a működési környezetet alapjaiban megváltoztató átalakítások következtében kiemelten fontos annak vizsgálata, hogy az átalakulás hogyan érinti az önkormányzat szerepét, működését, milyen szervezeti változásokra van szükség. A 2013. január 1-én létrejött Gödöllői Járási Hivatalhoz egyes feladatkörök átkerültek az önkormányzattól, ezért indokolt annak vizsgálata, hogy a szervezeti változások mennyiben követték le az átalakítást, milyen további változtatások indokoltak. A közigazgatással – beleértve a helyi közigazgatást is – szemben folyamatosan nőnek az elvárások, a hatékonyabb, olcsóbb működés igénye, ugyanakkor jellemző, hogy a feladatokra – számszerűen vagy arányosan – kevesebb forrás jut. Így meg kell vizsgálni, hogy a korszerű megoldások, eljárások mennyiben alkalmazhatóak, illetve hogy a költségek racionalizálása érdekében jelen projekt milyen módon kapcsolódhat más, a közigazgatás fejlesztését szolgáló központi vagy helyi projektekhez – ide tartozhatnak jelenleg is futó, vagy a közeljövőben befejezett projektek is.
7
Veresegyház esetében további indokoltságot jelent, hogy az elmúlt 10 évben a lakosság száma kb. a duplájára nőtt, ami nyilvánvalóan jelentős terhet és egyidejűleg fejlesztési igényt jelent a helyi infrastruktúrával, az ellátandó közfeladatokkal szemben. Így a projekt tevékenységei között feltétlenül szükséges azok megjelenítése, amelyek a jelentős igénynövekedés kezelését, a jelenlegi helyzet értékelését és a jövőbeni fejlesztési lehetőségek, tevékenységek megalapozását szolgálják. Továbbá a fejlesztési igények felmérése érdekében indokolt a közvélemény és az elvárások megismerése, illetve mindezek alapján a szükséges és lehetséges irányok kijelölése. Olyan irányok meghatározása szükséges, amelyek egyszerre mutatnak a hatékonyabb, olcsóbb megoldások és ezzel egyidejűleg a nagyobb elégedettség elérése felé. Ennek érdekében szükséges megvizsgálni a korszerű lehetőségek, elsősorban informatikai jellegű fejlesztések megvalósíthatóságát és amennyiben szükséges, ezeket javasoljuk be is vezetni. 3.1.
Az önkormányzati feladatellátás
A Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (a továbbiakban: Mötv.) elfogadása a rendszerváltozás óta a legnagyobb horderejű változás a helyi-területi igazgatásban. Az Mötv. elfogadását indokolta az is, hogy Magyarország Alaptörvénye sok helyen átrendezte az egyes állami szervek egymáshoz való viszonyát, máshová helyezte a hangsúlyokat, s ehhez az önkormányzati szervezetrendszert és feladatellátást is igazítani kellett. Az Mötv. 10 § (1) bekezdése alapján az önkormányzati feladatok két fő csoportba, a kötelező és az önként vállalt feladatok csoportjába sorolhatóak. Kötelező feladatot kizárólag törvény határozhat meg, mely egyben feladattelepítés is. A törvényben meghatározott feladatok ellátása kötelező, azok ellátása minden egyéb önkormányzati feladathoz képest elsőbbséget élvez. A törvény több garanciális szabállyal támogatja ennek érvényre jutását, többek között azzal, hogy kimondja, hogy az önként vállalt feladatok végrehajtása nem veszélyeztetheti a kötelező feladatok ellátását, valamint az önként vállalt feladatok ellátását meghatározott, jellemzően saját bevételekből teszi lehetővé. A kötelező feladatok részletes szabályait a Mötv. 11., valamint 13-14. §-ai határozzák meg. 3.2.
A köztisztviselők jogállása
Magyarországon 1992-től a közigazgatás személyzeti politikája visszatért az elkülönült közszolgálati jog modelljéhez. A közigazgatási szervek közhatalmat gyakorló személyzetének jogállását a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (a továbbiakban: Ktv) rendezte. Átmenetileg részleges szabályokat tartalmazott a kormánytisztviselőkről szóló 2010. évi LVIII. törvény, majd az újabb egységes szabályozást a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény (a továbbiakban: Kttv.) tartalmazza.
8
4. Veresegyház Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának humán erőforrás vizsgálata 4.1.
Szervezeti változások a Polgármesteri Hivatalban1
A Kormány 2011. szeptember 1-jén döntött a járások kialakításának elveiről, és az előkészítés feladatairól. 175 települési és 23 kerületi járási hivatal alakult ki 2013. január 1-jétől. A Veresegyház Város Önkormányzata a Gödöllői Járás Hivatalához tartozik. A járási törvény alapján a járási hivatalok kialakításáról szóló megállapodásokat a feleknek 2012. október 31-ig kellett megkötniük. A megállapodás Veresegyház Város Önkormányzat és a Pest Megyei Kormányhivatal között jött létre 2012. október 18-án Gödöllőn, melyet Pásztor Béla polgármester és dr. Tarnai Richárd kormánymegbízott írtak alá. Előzetesen a megállapodást Veresegyház Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a 156/2012. (X.15.) számú határozatával hagyta jóvá. A megállapodás személyi állományát érintő rendelkezései szerint az önkormányzati hivataltól a járási hivatalhoz átadásra kerülő foglalkoztatottak létszáma összesen: 21 fő, ebből szakmai létszám: 16 fő, funkcionális létszám: 5 fő. Munkakör szerint: 1 fő okmányirodai osztályvezető, 11 fő okmányirodai ügyintéző, 1 fő ügyfélszolgálati előadó, 1 fő gyámhivatali vezető, 3 fő gyámhivatali ügyintéző, 1 fő adminisztrátor, 1 fő szociális ügyintéző, 1 fő igazgatási ügyintéző, és 1 fő takarító. A megállapodás nem tartalmazza a 3 fő gyámügyi gondnokot, akik a gyámhatóságokról, valamint a gyermekvédelmi és gyámügyi eljárásról szóló kormányrendelet 134. § (2) bekezdés alapján a Pest Megyei Kormányhivatal Szociális és Gyámhivatalához kerültek át 2013. január 1-jétől. Külön megállapodás jött létre a nemzeti köznevelésről szóló törvény alapján Veresegyház Város Önkormányzata és a Klebelsberg Intézményfenntartó központ között 2012. december 15-én, melyben az Önkormányzat átadta a közoktatási intézményeit, nevezetesen a Fabriczius József Általános Iskolát, a Fabriczius József Esti Gimnázium és Kereskedelmi Szakközépiskolát, valamint a Lisznyay Szabó Gábor Zeneiskola Alapfokú Művészetoktatási Intézményt. 2013. január 1-jétől a járásokkal földrajzilag és államigazgatási szinten is megegyező, különálló szervezeti egység feladata a köznevelési ágazat szakmai felügyelete, és a fenntartói jogok gyakorolása. Veresegyház ennek megfelelően a Gödöllői Tankerülethez tartozik. A fenntartóváltással együtt a jegyző hatásköre is csökkent, de továbbra is maradtak a közoktatással kapcsolatos feladatai. A Hivatalban 1 fő közoktatással foglalkozó referens látja el a feladatokat, így 1
Ozsvár Zsanett Ildikó: A járások kialakításának hatása Veresegyház Város Polgármester Hivatalának szervezeti felépítésére, személyi állományára és munkaköreire. Szakdolgozat, 2013.
9
a megállapodásban a köztisztviselő nem került átadásra, tehát személyi változás ezen a szakterületen nem történt. Magyarország 2013. évi központi költségvetéséről szóló törvény 2. sz. Melléklete alapján a Polgármesteri Hivatalban 35,49 fő foglalkoztatását támogatja az állami költségvetés. 2012 decemberében a Hivatal állományában a közszolgálati dolgozók száma 89 fő, melyből az aktív állományban lévők száma 85 fő, és fizetés nélküli szabadságon tartózkodik 4 fő. 2013 áprilisában a Hivatal állományában a közszolgálati dolgozók száma 63 főt tett ki. A Hivatalnál maradó hatósági és funkcionális feladatok ellátására nem elegendő a 35,49 fő, az át nem vett feladatokhoz tartozó, és az alapvetően önkormányzati feladatok ellátására, valamint a funkcionális feladatok ellátására foglalkoztatott közszolgálati dolgozókra ugyanúgy szüksége van a Polgármesteri Hivatalnak, mint korábban, tehát a további létszámcsökkentés nem megalapozott. A Polgármesteri Hivatal szervezeti egységei közül kikerült a Gyámhivatal, valamint az Ügyfélszolgálati, Igazgatási és Okmányirodai Osztályból az Okmányiroda, melyek átkerültek a Pest Megyei Kormányhivatalhoz. Létrejött az Igazgatási Osztály, melynek a vezetője az aljegyzői pozíciót tölti be, és a Szociális és Egészségügyi Iroda beépült az Igazgatási Osztályba, Szociális Csoportként. Megszűnt az Építésügyi Osztály, helyette létrejött az Építésügyi Csoport. A főépítész, aki elsősorban véleményezési feladatot lát el, a korábbi Építésügyi Osztályról átkerült a Polgármester irányítása alá. A szervezeten belüli szervezeti egységek, munkavállalók megoszlása a változások hatására 2013 áprilisában a következő volt: • A Polgármesteri és Jegyzői Kabinetben 8 fő, • a Pénzügyi Osztályon 10 fő, • az Adóügyi Irodán 8 fő, • a Pályázati, Beruházási és Vagyongazdálkodási Osztályon 14 fő, • az Építésügyi Csoportban 4 fő, • az Igazgatási Osztályon pedig 15 fő A felsorolás nem tartalmazza a jegyzőt és a polgármestert. A Polgármesteri Hivatal 2012. és 2013. évi beszámolójának létszámadatait az 5.4. számú melléklet mutatja be.
10
4.2.
A Polgármesteri Hivatal szervezete
A Veresegyház Városi Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának Alapító Okiratát Veresegyház Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a 39/2013. (III.28.) számú Kt. határozatával módosította és egységesítette. Veresegyház Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát (a továbbiakban: SZMSZ) Veresegyház Város Önkormányzat Képviselő-testülete 15/2013. (IV.17.) sz. önkormányzati rendeletével elfogadta. Az SZMSZ 1. számú melléklete tartalmazza a Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítésének ábráját, mely a jelenlegi szervezeti egységek struktúráját mutatja be.
Jegyző
Polgármester
Polgármesteri és Jegyzői Kabinet
Aljegyző
Főépítész
Építésügyi csoport
Belső ellenőr
Pénzügyi Osztály
Pályázati, Beruházási és Vagyongazdálkodási Osztály
Adóügyi Iroda
Behajtási Csoport
Igazgatási Osztály
Szociális és Egészségügyi Csoport
Jelmagyarázat: Munkáltatói és utasítási jogkör Utasítási jogkör
Az SZMSZ 2. számú melléklete részletezi az egyes szervezeti egységek feladat és hatásköreit. A jelenlegi szervezeti felépítésnek megfelelően az alábbi létszámadatok jellemzik a Hivatalt, melyben a polgármester és egy fő azon munkavállaló nem szerepel, aki más intézményben látja el feladatát.
11
Szervezeti felépítés (2014. június 1-jei állapot szerint)
Köztisztviselő Munkatörvénykö nyve szerinti foglalkoztatott
4.3.
Pénz ügyi Osztá ly 11 fő
Polgármest eri és Jegyzői Kabinet 8 fő
Építés ügyi Csopor t 3 fő
Pályázati, Beruházási és Vagyongazdálkodás i Osztály 10 fő
Adó ügyi Irod a 8 fő
Behaj tási Csopo rt 3 fő
Igazg atási osztál y 7 fő
Szociális és Egészségügy i Csoport 4 fő
-
1 fő
-
3 fő
-
-
6 fő
-
Szabályozottság a Polgármesteri Hivatalban a humán erőforrás szempontjából
A köztisztviselők jogviszonyának szabályait a fentiekben már említett Kttv. tartalmazza. A foglalkoztatottak jogviszonyát a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény szabályozza. A korábban említettek szerint Veresegyház Polgármesteri Hivatal SZMSZ-ét Veresegyház Város Önkormányzat Képviselő-testülete 15/2013. (IV.17.) sz. önkormányzati rendeletével elfogadta, mely a Hivatal szervezeti felépítését, az egyes szervezeti egységek feladat- és hatáskörét is tartalmazza, valamint a Hivatal munkarendjéről a 3. számú mellékletében is rendelkezik az alábbiak szerint: A Polgármesteri Hivatal dolgozóinak napi munkaideje: Hétfő: 08:00 – 18:00 óráig, Kedd – csütörtök: 8:00 – 16:30 óráig, Péntek: 8:00 – 12:30 óráig tart. 28/2012. (VIII.4.) ÖR. rendelet a Polgármesteri Hivatal köztisztviselői közszolgálati jogviszonyának egyes kérdéseiről Veresegyház Város Önkormányzat Képviselő-Testületének 28/2012.(VIII. 4.) ÖR. számú rendelete a Polgármesteri Hivatal köztisztviselői közszolgálati jogviszonyának egyes kérdéseiről (a továbbiakban: ÖR. rendelet), mely a 8/2013.(II.20.) sz. rendelettel került módosításra ezzel megegyezően szabályozza a köztisztviselők munkarendjét. A rendelet 2§ (3) bekezdése szerint a teljes munkaidőben valamint a 6 órát meghaladó részmunkaidőben foglalkoztatott köztisztviselő részére napi 30 perc munkaközi szünetet (ebédidő) munkaidőben kell kiadni.
12
Munkakörök, vezetői megbízások Az ÖR. rendelet 4. § (1) bekezdése alapján a köztisztviselők munka- és feladatkörét, képesítési követelményeit és a hivatali szervezetben elfoglalt helyét az SZMSZ mellékletét képező ügyrendben kell meghatározni. Megállapítás A Polgármesteri Hivatal SZMSZ-ének nem melléklete az ügyrend, melyre a 28/2012. (VIII.4.) ÖR. rendelet a Polgármesteri Hivatal köztisztviselői közszolgálati jogviszonyának egyes kérdéseiről 4.§ (1) bekezdése hivatkozik, melyben a köztisztviselők munka- és feladatkörét, képesítési követelményeit és a hivatali szervezetben elfoglalt helyét kell meghatározni. A 2013. december 1jétől hatályos „Gazdasági szervezetek ügyrendje” sem tartalmazza a 4 § (1) bekezdésében foglaltakat. Javaslat Javasoljuk, hogy a Polgármesteri Hivatal SZMSZ-e mellékletei közé legyen beemelve az Ügyrend is az ÖR. rendelet 4.§ (1) bekezdésével összhangban. Javasoljuk továbbá, hogy az ÖR. rendelet 4.§ (1) bekezdése tartalmát vizsgálják felül. Amennyiben változatlan tartalom mellett születik döntés, úgy az Ügyrend kerüljön kiegészítésre az ÖR. rendelet 4.§ (1) bekezdésében foglalt tartalomnak megfelelően. A Képviselő-testület a rendelet szerint a Hivatal belső szervezeti egységek vezetésére az alábbi munkakörök létesítését engedélyezi: Vezetői megbízás megnevezése Kttv. szerinti besorolás Osztályvezető Főosztályvezető-helyettes Irodavezető Osztályvezető Csoportvezető Kttv. 236. § (5) bekezdésének megfelelően. Illetménykiegészítés Az ÖR. rendelet 5. § (1) szerint a Kttv. 234. § (3) bekezdés c) pontja alapján a Képviselő-testület a felsőfokú iskolai végzettségű köztisztviselők részére illetménykiegészítést állapít meg. Az illetménykiegészítés mértéke egységesen az alapilletmény 30 %-a. (2) A Kttv. 234. § (4) bekezdése alapján a Képviselő-testület a középfokú iskolai végzettségű köztisztviselők részére illetménykiegészítést állapít meg. Az illetménykiegészítés mértéke egységesen az alapilletmény 20 %-a. A rendeletben meghatározott illetménykiegészítés a Kttv.-ben meghatározott maximum illetménykiegészítés.
13
Vezetői pótlék Az ÖR. rendelet 6. § (1) A Kttv. 236. § (4) bekezdése alapján a képviselő-testület vezetői illetménypótlékot állapít meg. (2) A vezetői pótlék mértéke: a.) főosztályvezető-helyettesi besorolásúaknál az alapilletményük 15%-a, b.) osztályvezető besorolásúaknál az alapilletményük 10%-a. A rendeletben meghatározott illetménykiegészítés a Kttv.-ben meghatározott maximum vezetői pótlék. Közszolgálati Szabályzat A Kttv. 75. § (5) bekezdése, a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23 § (4) bekezdése felhatalmazása alapján, valamint a kapcsolódó Kormányrendeletek alapján, a jegyző közszolgálati szabályzatot adott ki, mely 2012. augusztus 1-jén lépett hatályba, utoljára 2014. február 25-i hatállyal módosult. A szabályzat 1. számú melléklete a Veresegyházi Polgármesteri Hivatal Cafetéria Szabályzata a cafetéria-juttatás részletes szabályairól a Kttv. 151. § (3) bekezdése alapján. A közszolgálati dolgozót megillető cafetéria-juttatás éves összege bruttó 200.000.- Ft/fő. Az éves keretösszeget ezer forintra kerekítve kell megállapítani, kivéve, ha a keretösszeg megfelel a Kttv. 151. §. (1) bekezdésében meghatározott legalacsonyabb összegnek. Az ennek megfelelő legalacsonyabb összeg 2014. évben 193.250 forint. A költségvetési szervek által foglalkoztatottak éves cafetéria-juttatásának kerete a gazdasági év mindenkori költségvetési törvényében kerül meghatározásra. A jogszabályok által meghatározott cafetéria-juttatás naptári évi összegéről a képviselő-testület dönt. Magyarország 2014. évi központi költségvetéséről szóló 2013. évi CCXXX. törvény 54. § (2) bekezdése szerint „a költségvetési szervek által foglalkoztatottak éves cafetéria-juttatásának kerete….az egyes juttatásokhoz kapcsolódó, a juttatást teljesítő munkáltatót terhelő közterheket is magában foglaló együttes összege a 2014. évben nem haladhatja meg a bruttó 200000 forintot.” A cafetéria-juttatások naptári évi összege a jogszabályoknak megfelelően került meghatározásra. Gazdasági Szervezetek Ügyrendje Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendelet 9. § (5) bekezdésében foglalt előírás alapján a gazdasági szervezetnek ügyrenddel kell rendelkeznie. Veresegyház Város Önkormányzat Gazdasági Szervezeteinek Ügyrendje 2013. december 01-től hatályos. A vizsgált részterület szempontjából az alábbi rendelkezését kívánjuk kiemelni:
14
„15. Munkaköri leírások A gazdasági szervezet munkatársainak részletes feladatait a munkaköri leírások tartalmazzák. A munkaköri leírások elkészítéséért és folyamatos frissítéséért a Pénzügyi Osztályvezető a felelős. A munkaköri leírások a jelen ügyrend függelékét képezik.” Megállapítás A Pénzügyi Osztályvezető munkaköri leírása nem tartalmazza a munkaköri leírások elkészítéséért és folyamatos frissítéséért való felelősséget, a feladat nincs hozzátelepítve, ezáltal véleményünk szerint a felelősség sem lehet a Pénzügyi Osztályvezetőé. A humánpolitikai referens munkaköri leírását megvizsgálva abban sem találtuk a feladatot telepítve, sem a felelősséget előírva, azonban az elvégzett interjúk alapján a munkaköri leírások elkészítése egyértelműen az ő feladatát képezik. Javaslat Javasoljuk, hogy a Gazdasági Szervezetek Ügyrendjének 15. pontjában a Pénzügyi Osztályvezető helyett a humánpolitikai referens legyen megjelölve, valamint a munkaköri leírások elkészítése és folyamatos frissítésének feladata és felelőssége is az ő munkaköri leírásába kerüljön beépítésre. Javasoljuk továbbá, hogy a Veresegyház Polgármesteri Hivatalban vezető pozíciót betöltők (jegyző, osztályvezetők, irodavezető, csoportvezetők) esetében a munkaköri leírásukba legyen beépítve a közvetlen beosztottaik munkaköri leírásának elkészítésében való közreműködési kötelezettség, illetve a humánpolitikai referenssel a feladatra vonatkozó együttműködési kötelezettség. 4.4.
Előzetes kérdőív
A részterület vizsgálata során a Polgármesteri Hivatal vezető pozícióban levő köztisztviselőinek (jegyző, aljegyző, osztályvezetők, csoportvezetők), valamint a humánpolitikai referensnek előzetes kérdőívet küldtünk ki, melyet kilenc fő töltött ki. Kérdéseink a 2. fejezetben bemutatott módszertanban megegyező kérdések voltak az alábbiak szerint: • A kötelező és önként vállalt feladatokat szabályozták-e? • A feladatok erőforrás szükségletét hogyan tervezték meg? • A feladatok ellátására a humán erőforrás megfelelő nagyságú és szerkezetű-e? • Az állománytábla tartalmaz-e redundanciákat? • A megfelelő minőségű humán erőforrás folyamatos biztosításához milyen lépéseket tesznek? • Hogyan történik a kiválasztás? • Készült-e képzési terv? • Alkalmazzák-e a teljesítményértékelést? • Alkalmaznak-e illetményeltérítést? Az előzetes kérdőívekre adott válaszok feldolgozását a feltett kérdések sorrendjében végezzük el.
15
1. A kötelező és önként vállalt feladatokat szabályozták-e? A kérdésre adott válaszok szerint a kötelező feladatok szabályozása történt meg, az önként vállalt feladatok szabályozása nem. Egy esetben igen választ kaptunk, mely a Polgármesteri Hivatal SZMSZére utalt, azonban önként vállalt feladatok szabályozását itt sem találtuk meg. Az önként vállalt feladatokat az Önkormányzat SZMSZ-e tartalmazza, de annak, mint már a 4. fejlesztési részterület „Veresegyház Város Önkormányzata hatékonyságnövelés lehetőségeit bemutató, pénzellátási, illetve feladat ellátási és finanszírozási modell” tanulmányaiban utaltunk rá és a vezetői összefoglalóban is kiemelt javaslatunkat már megtettük, aktualizálása szükséges. Az Intézmények SZMSZ-e szintén nem tartalmaz az önként vállalt feladatokra nézve sem katalógust, sem szabályozást. 2. A feladatok erőforrás szükségletét hogyan tervezték meg? Az erőforrás-tervezés a költségvetésben valósult meg. A kapott válaszok szerint a feladatok mennyiségének és nagyságának megfelelő erőforrás biztosítását tartották a tervezéskor szem előtt A feladatok nagyságának megfelelő erőforrás biztosítása valósult meg a költségvetés tervezésekor. A humán erőforrás területén pedig a feladatok szakterületi csoportosítását követően történt meg a munkakörök kialakítása. 3. A feladatok ellátására a humán erőforrás megfelelő nagyságú és szerkezetű-e? A kilenc válaszból egy esetben válaszolt a megkérdezett személy nemmel, a többi esetben igen volt a válasz, némi kiegészítéssel, melyek a következőek voltak: • Az állandó feladatok ellátására igen. A plusz feladatok ellátása mindig munkaidőn túl történik. • A humán erőforrás nagysága megfelelő. • Igen, azonban az idei év több milliárdos beruházásainak lebonyolítására három fő megbízással lett felvéve egy-egy beruházás felügyeletére. A válaszokból megállapítható, hogy a humán erőforrás nagysága megfelelő, esetenként túlmunkára, speciális munkákra, külön megbízásra van szükség. 4. A megfelelő minőségű humán erőforrás folyamatos biztosításához milyen lépéseket tesznek? A válaszok alapján a képzések nagyon fontosak a Polgármesteri Hivatalban a megfelelő minőségű humán erőforrás folyamatos biztosításához, melyet kiegészítenek a változásokról szóló tájékoztatók, értekezletek, szakmai konzultációk. Új köztisztviselő felvételére pályázatkiírás (szakmai követelmények meghatározása, felvételi elbeszélgetés) útján kerül sor, mely során biztosítható a megfelelő minőségű emberi erőforrás felvétele.
16
5. Hogyan történik a kiválasztás? A kiválasztások túlnyomórészt az interjú alapján pályázattal, önéletrajzok alapján, majd személyes meghallgatással történik. Előfordul azonban, hogy belső átszervezéssel, vagy akár meghívásos módon kerül a munkakör betöltésre. A pályázatok elbírálása során a szakmai kompetenciák döntenek. 6. Készült-e képzési terv? Az interjúk alapján képzési terv készült. A képzési terv a jogszabály szerinti kötelező képzéseket tartalmazza, mely azonban, az interjúkban elhangzottak alapján, nem tükrözi a megfelelő minőségű humán erőforrás biztosításához szükséges képzéseket. Jellemzően a szervezeti egységek vezetői választják ki a gyakorlat szerint a beosztottaiknak, hogy melyik képzésre jelentkezzenek, tehát a kérdésben ők döntenek, ez alapján lett összeállítva a képzési terv. Ugyanakkor a kötelezőn kívüli további képzés nagyon ritka a szűkös források miatt. Az éves képzési tervet a humánpolitikai referens készíti el a vezetőkkel és a jegyzővel egyetértésben, ő a felelős a koordinálásért és a megszervezésért. Véleményünk szerint elengedhetetlen a képzések törvényi minimumon felüli biztosítása a minőség megtartásához, emeléséhez, ezért azt javasoljuk, hogy az éves képzési terv előtt a vezetők egyeztetve a beosztottaikkal - vezetői értekezleten a jegyzővel és a humánpolitikai referenssel beszéljék meg a közszolgálati és szakmai képzésekre való igényüket, a képzési terv pedig ez alapján készüljön el és kerüljön beépítésre a képzési költség a költségvetésbe. 7. Alkalmazzák-e a teljesítményértékelést? A kilenc leadott válasz teljesen egybehangzó volt: Igen, a Polgármesteri Hivatalban a Kttv.-ben előírtak szerint alkalmazzák a teljesítményeltérítést. Az illetményeltérítés alapjául szolgáló teljesítményértékelést a beosztottak és a vezetők is jónak értékelték. 8. Alkalmaznak-e illetményeltérítést? A válaszok alapján megállapítható, hogy a Polgármesteri Hivatalban illetményeltérítést alkalmaznak, de nem minden esetben, nem minden osztályon, vagy csoportban. Az előzetes kérdőíves felmérés eredményes volt, sikerült feltárni azokat a részterületeket, melyek további fejlesztése elengedhetetlen (önként vállalt feladatok szabályozása, képzési terv).
17
4.5.
Munkanap fényképezésének elemzése
Munkanap fényképezés módszere A munkakörelemzést egy munkanap történéseinek, idő-felhasználási adatainak összegyűjtésével végeztük el. Ezt a módszert általában olyan munkakörök esetében célszerű alkalmazni, ahol az időfelhasználásnak különös jelentősége van. Jelen tanulmány a Polgármesteri Hivatalban dolgozó már említett 7 fő köztisztviselő 5 egymást követő munkanapon végzett tevékenysége során kitöltött adatlapok és tapasztalatok feldolgozásából készült. A Polgármesteri Hivatal 66 fős teljes létszámához viszonyítottan 11% vett részt a kutatásban. Megjegyzés: A kitöltött adatlapok közül egy esetben nem 5, hanem betegség miatt csupán 1 munkanap adatait (Építésügyi csoport) tartalmazta, így ezt az adatlapot nem tudtuk feldolgozni, a statisztikai adatsoron ezért ezt nem szerepeltetjük. MEGÁLLAPÍTÁSOK 1. Munkanap fényképezés előkészítése A Polgármesteri Hivatal jegyzője tájékoztatót tartott a Polgármesteri Hivatal köztisztviselői részére, mely során ismertetésre került a munkanap fényképezés – mint szervezetfejlesztési résztechnika – háttere, valamint bemutatásra került a Hivatalnál alkalmazott módszertan. A munkanap fényképezés időpontját és időtartamát közösen jelöltük ki. 2. Munkanap fényképezés elvégzése (adatfelvétel) 2014. május 27. – június 2. közötti munkanapokon határoztuk meg a munkanap fényképezés idő intervallumát a Hivatal köztisztviselőivel. Ettől az idő-intervallumtól eltérő kérdőív-töltést minden résztvevő köztisztviselő végzett. Pénzügyi osztály köztisztviselője 2014. május 26. – 30. között szolgáltatott adatot, Igazgatási Osztály köztisztviselője pedig 2014. május 27. – június 5. közötti intervallumban, általa szabadon választott időpontban, A statisztikai feldolgozást nehezítette, hogy szabadság miatt nem minden esetben 5 egymást követő nap vezették a munkanap fényképezést. A kitöltött munkanap fényképezés adatlapjaiból megállapítható, hogy a Jegyzői Kabinet köztisztviselői nem a Veresegyház Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata szerint kijelölt munkarend szerint dolgoztak a munkanap fényképezés időtartamában, mely nehezítette a statisztikai feldolgozást, az összehasonlíthatóságot. A résztvevő köztisztviselőket a projektgazda jelölte ki. Az elemzés során a résztvevők nevét nem tüntetjük fel.
18
A résztvevő köztisztviselők az alábbi szervezeti bontásban szolgáltattak adatokat: Szervezeti egység Összesen Nő Pénzügyi Osztály 1 fő 1 fő Polgármesteri és Jegyzői Kabinet 3 fő 1 fő Építésügyi Csoport * Pályázati, Beruházási és Vagyongazdálkodási Osztály 0 fő Adóügyi Iroda 0 fő Behajtási Csoport 0 fő Igazgatási Osztály 1 fő 1 fő Szociális és Egészségügyi Csoport 2 fő 2 fő Összesen: 7 fő 5 fő *Megjegyzés: a föntiek szerint ez az adatlap feldolgozhatatlannak lett minősítve
Férfi 2 fő
2 fő
A felmérésben résztvevők nemek közötti arány:
Férfi 29%
Nő 71%
A munkanap fényképezés során a Hivatal beosztott dolgozói kétféle, előre megszerkesztett formanyomtatványt töltöttek ki: •
Munkanap fényképezés adatlap (5.5. számú melléklet)
3. Adatfeldolgozás A kitöltött formanyomtatványokat az alábbi statisztikai, illetve dokumentum elemzési módszerek segítségével az alábbi módon dolgoztuk fel:
19
A) Munkanap fényképezés adatlap A Hivatal köztisztviselői az öt egymást követő munkanap során percnyi pontossággal rögzítették tevékenységüket. A feldolgozás alapján vizsgáltuk a dolgozók munkaidő-kihasználását, a munkaidőn belül végzett tevékenységek arányát a rendelkezésre álló időalaphoz mérten, illetve a hasznos munkaidő és egyéb elfoglaltságok alakulását. A számítás alapja a hivatali munkarend volt, percben meghatározva. Veresegyház Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala Szervezeti és Működési Szabályzata 3. számú mellékletében rögzítettek szerint a munkaidő heti 40 óra, hétfőn 8:00-tól 18:00 óráig, keddtől csütörtökig 8:00-tól 16:30-ig, illetve pénteken 8:00-től 12:30-ig, melyet Veresegyház Képviselő-testülete a 43/2013. (IV.16.) Kt. számú határozatával jóváhagyott. A munkaidő alap a vizsgált öt – egymást követő – munkanap tekintetében valamennyi vizsgált szegmensben azonos, heti 2400 perc. Ebből a munkaközi szünet (személyes szükséglet, magánügy intézése) hasznos időalapja a Hivatal szervezeti egységeinél heti szinten 150 perc. A feldolgozásban keletkező eredmények a munkanap fényképezésbe bevont dolgozók által szolgáltatott adatok feldolgozásával keletkeztek A kiértékelés az adatlapon rögzített alábbi kategóriabontás szerint történt: Tevékenység típusa Munkaidő típusa hasznosság szerint Ügyintézés Telefonálás E-mail kezelés Ügyfélfogadás Hasznosan töltött munkaidő Adminisztráció Külső munkavégzés Hivatali esemény Képzés, konferencia Munkaközi szünet Egyéb elfoglaltság Megjegyzés: A Szociális és Egészségügyi csoporttól résztvevő 2 köztisztviselő nem használta az általunk megadott címkéket minden tevékenységükre, ezért utólagosan korrigáltuk az elvégzett tevékenységet a kategóriájának megfelelő tevékenység típusra.
20
Az eredményeket az alábbi grafikus ábrák szemléltetik:
Munkaidő kihasználtság a hivatalban
Szociális és Egészségügyi Csoport Ügyintézés Telefonálás E-mail kezelés
Jegyzői Kabinet
Ügyfélfogadás Adminisztráció Külső munkavégzés Igazgatási Osztály
Hivatali esemény Képzés, konferencia Munkaközi szünet
Pénzügyi Osztály
0
500
1000 1500 2000 2500 3000
A napi munkaidő 2400 perc, amely 8 órának felel meg. A kapott értékekből megállapítható, hogy a teljes munkaidőt tekintve a munkaidő kihasználtság 98% és 123% között mozog. A hivatali átlag 105%, melytől lefelé 7%-kal, míg fölfele pedig 18%-kal tér el. (Munkaidő kihasználtsági mutató=Munkanapok átlagos hossza*100/Munkanap törvényes hossza) A jelenlegi mérés a Jegyzői Kabinet túlterheltségét jelzi, azonban meg kell jegyezni, hogy a mérés az Európai választásokat követően történt, mely ideiglenes plusz leterheltséget jelentett a Veresegyház Város Polgármesteri Hivatalába dolgozó köztisztviselők számára. A kapott értékek vizsgálata alapján az alábbi megállapításokat, következtetéseket tesszük: •
21
Az érdemi ügyintézés az Igazgatási Osztályon 55% körüli, szemben a Pénzügyi Osztály által elért 19%-kal, amit a munkakörök sajátossága indokol. A Jegyzői Kabinet 43% körüli, a Szociális és Egészségügyi Csoport pedig átlagosan 46%-ot ért el.
22
•
A telefonálás a Szociális és Egészségügyi Csoportnál volt a legmagasabb, ami ennél az osztálynál indokolt, de így is alacsony értéket mutat: 10%. A telefonon folytatott ügyintézés a kijelölt időszakban kifejezetten alacsony értéket mutat, átlagosan 5,5% tesz ki a vizsgált köztisztviselők munkaidejéből. Jellemző volt, hogy egyes tevékenységeiket szakították meg 2-3 perces telefonálással, valamint a szóbeli tapasztalatcsere alkalmával kiderült, hogy előfordult, hogy ezeket a telefonhívásokat nem is tüntették fel a kitöltött adatlapokon.
•
Az E-mail kezelés szintén alacsony értéket mutat, Jegyzői Kabinetnél volt a legmagasabb, amely 8,5%. Hivatali szinten az átlag 5%. Javasoljuk az elektronikus kommunikáció adta lehetőségek jobb kihasználását.
•
Az ügyfélfogadás százalékos aránya alacsony, mely oka az osztályok tevékenységének és az ügyfélfogadási időnek a változékonysága, valamint, ahogy korábban jeleztük, nem a kijelölt intervallumban töltötték ki a köztisztviselők az adatlapokat, így nem mindig az ügyfélfogadás napokat dolgozhattuk fel a statisztikánkban. Legmagasabb százalékot – 7% - a Szociális és Egészségügyi Csoport ért el, ahol 2 köztisztviselő vezette a munkanap fényképezés adatlapját.
•
Az adminisztrációs tevékenység körébe sok(féle) feladat teljesítése tartozik. Ezt alátámasztja, hogy a legmagasabb érték 57% volt a Pénzügyi Osztályon, míg a legalacsonyabb érték az Igazgatási Osztályon született 2,4%-kal. A magas százalékos arány a Pénzügyi Osztályon arra utal, hogy némely érdemi pénzügyi-számviteli feladatot is adminisztratív feladatként tüntettek fel.
•
A külső munkavégzés csak a Jegyzői Kabinetre jellemző – 20% - mind három köztisztviselő végzett külső munkát, többi osztályon ez nem jellemző, minden esetben 0%-ot mérünk.
•
A hivatali eseményeken legnagyobb arányban a Szociális és Egészségügyi Csoport köztisztviselői vettek részt – 8,34%. Viszont érdekes módon a legkisebb arányt a Jegyzői Kabinet képviseli ebben a tevékenységben, 2,8%-ot.
•
Képzéseken, illetve konferencián a munkaidő fényképezésbe bevont 8 főből 2 fő vett részt a kijelölt időszakban az Igazgatási Osztályról és a Jegyzői Kabinetről, mely mutatja, hogy a Hivatalban nagy hangsúlyt fektetnek a szakmai színvonal folyamatos fenntartására és fejlesztésére.
•
Munkaközi szünettel a 7 résztvevő köztisztviselő átlagosan 8,5% tölt a munkaidejéből, ami véleményünk szerint megfelelő arány. Ebből az értékből megállapítható, hogy a vizsgált
köztisztviselők munkaidejük legnagyobb részét, azaz 91,5%-ot, hasznos tevékenységgel töltik. Hangsúlyozzuk, hogy a mérési eredmények az adott hét terhelésére és adatfelvitelére vonatkoznak, esetenként az adott osztályt 1-1 fő reprezentálja. A következő ábra a tevékenységek közötti munkaidő eloszlást mutatja percekben.
Munkaidő tevékenységek között eloszlása 1000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0
23
Munkaidő tevékenységek között eloszlása
Különböző tevékenységek átlagos eloszlása Ügyintézés
Telefonálás
E-mail kezelés
Adminisztráció
Hivatali esemény
Ügyfélfogadás
Külső munkavégzés
Képzés, konferencia
Munkaközi szünet
8% 6% 36%
9% 3% 5%
7%
21% 5%
Ahogy a diagramokon is jól látható, a 7 kijelölt köztisztviselő munkaköri leírásuknak megfelelően átlagosan a munkaidejüknek legnagyobb részét ügyintézéssel tölti. Fejlesztési javaslatok Az Önkormányzat szervezetfejlesztési projektje kiemelten foglalkozik a Polgármesteri Hivatal humánerőforrás gazdálkodásának vizsgálatával, majd a vizsgálat alapján a humánerőforrás gazdálkodás átszervezése, fejlesztése részterülettel. A korábbiakban kifejtett megváltozott feladatellátási rendben és finanszírozási környezetben Veresegyház Város Önkormányzata számára nagy kihívást jelent, hogy az átalakulásokat követően az önkormányzati feladatokat ésszerűen és fenntarthatóan szervezett szolgáltatáskínálattal biztosítsák. Az előző pontokban bemutattuk Veresegyház Város Polgármesteri Hivatalában lezajlott humán erőforrás változásokat, értékeltük az előzetes kérdőívre adott válaszokat, és áttekintettük a
24
munkanap fényképezés adatait. Nem képzelhető el a hatékonysági követelmények érvényesülése a megfelelő humán erőforrás garanciája nélkül. A jelen tanulmány megállapításai, javaslatai a 12. fejlesztési részterület egy részének feldolgozása utáni eredményt tartalmazzák, azokat a részterület „Hatékonyság növelés lehetőségeit bemutató tanulmány” megállapításaival, javaslataival együtt kell kezelni. Véleményünk szerint az eddigi vizsgálataink alapján, a jelenlegi humán erőforrás kellő garanciát nyújt a kötelező és önként vállalt feladatok magas színvonalon történő ellátására. Javaslatok • Az ügyek kezelésével kapcsolatos tevékenységek az osztályok eltérő tevékenységszerkezetéből adódóan nehezen összehasonlíthatóak. A kimutatott eltérésekből adódóan figyelmet érdemel a belső kommunikáció szervezése, a személyes egyeztetések, vezetői eligazítások tervszerűségének biztosítása, időtartamának és rendszerességének szabályozása.
25
•
Javasolt a munkatársak általános (és szakma specifikus) közigazgatási ismereteinek folyamatos bővítése, kezdeményező-, döntési és tárgyalóképességének fejlesztésére tréningek tartása.
•
A kapott értékek összehasonlíthatósága érdekében a munkanap fényképezés rendszeres időközönkénti ismétlését javasoljuk, esetlegesen nagyobb minta kiválasztásával.
5. Mellékletek 5.1.
Interjú helye, ideje, alanyai
INTERJÚ MEGNEVEZÉSE INTERJÚ HELYE INTERJÚK IDŐPONTJA
INTERJÚ ALANYOK
5.2.
12. TEVÉKENYSÉG INTERJÚI Veresegyház 2014. május-június írásban, 2014. június 26. személyesen Garai Tamás jegyző Jáger Ágnes Pénzügyi osztályvezető Cserháti Ferenc Beruházási és Pályázati Osztályvezető Niedelmayer Miklósné aljegyző Kontra Klára Adóügyi Irodavezető Székelyné Szabó Andrea Behajtási Csoportvezető Jovanovic Dragutin Építésügyi Csoportvezető Nagyné dr. Kézi Éva Zsuzsánna Szociális és Egészségügyi Csoportvezető Ozsvár Zsanett humánpolitikai referens
Interjú kérdései
1. Az osztályukon dolgozó köztisztviselők munkájának hatékonyságát hány százalékra értékelné? 2. Amennyiben nem 100 % a válasz, miben látja a problémát? 3. 100 % esetében soha nem fordul elő semmilyen probléma? 4. Van-e az osztálya humánerőforrás összetételéhez, felépítéséhez javaslata? 5. A PH humánerőforrás összetételével, felépítésével kapcsolatban van-e észrevétele, javaslata? 6. Van-e a PH szervezeti felépítésének megváltoztatásával kapcsolatban javaslata? 7. Vezetői megbeszéléssel kapcsolatban milyen javaslata van? 8. A kötelező és önként vállalt feladatokat szabályozták-e? 9. A feladatok erőforrás szükségletét hogyan tervezték meg? 10. A feladatok ellátására a humán erőforrás megfelelő nagyságú és szerkezetű-e? 11. Az állománytábla tartalmaz-e redundanciákat? 12. A megfelelő minőségű humán erőforrás folyamatos biztosításához milyen lépéseket tesznek? 13. Hogyan történik a kiválasztás? 14. Készült-e képzési terv? 15. Alkalmazzák-e a teljesítményértékelést? 16. Alkalmaznak-e illetményeltérítést?
26
5.3. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
27
Felhasznált legfontosabb dokumentumok Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (Mötv.), Járási hivatalokról szóló 218/2012. (VIII.13.) Korm. rendelet, Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (Áht.), A közszolgálati tisztségviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény (Kttv.) Magyarország 2014. évi központi költségvetéséről szóló 2013. évi CCXXX. törvény, Veresegyház Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata, Veresegyház Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal Közszolgálati Szabályzata, Veresegyház Város Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzata A hivatal munkatársainak munkaköri leírásai, Veresegyház Város Önkormányzat Gazdasági Szervezetek Ügyrendje A Polgármesteri Hivatal köztisztviselői közszolgálati jogviszonyának egyes kérdéseiről szóló 28/2012. (VIII.4.) ÖR. rendelet, Ozsvár Zsanett Ildikó: A járások kialakításának hatása Veresegyház Város Polgármester Hivatalának szervezeti felépítésére, személyi állományára és munkaköreire.
5.4.
A Polgármesteri Hivatal létszámadatai
2012. évi létszámadatok (2012. Évi beszámoló 8. Melléklete)
Intézmény megnevezése
Veresegyház Város Polgármesteri Hivatala
Engedélyezett álláshelyek száma 2012. 01.01 84
2012. 09.30 84
2012. 12.31 84
Munkajogi létszám 2012. 01.01 93
2012. 09.30 90
2012. 12.31 88
Induló létszá m 2012. 01.01 84
Álláshelyek számából főállású dolgozó 2012. 01.01 80
2012.09 .30 79
2012.1 2.31 78
részfoglalkoztatottak száma 2012. 01.01 4
2012. 09.30 7
2012. 12.31 6
2013. évi beszámoló adatai (2013. Évi beszámoló 16.17. melléklete) Intézmény megnevezése
Álláshelyek számából Engedélyezett álláshelyek száma
Munkajogi létszám
Induló létszám
főállású dolgozó
részfoglalkoztatott
2013.01.01 2013.12.31 2013.01.01 2013.12.31 2013.01.01 2013.12.31 2013.01.01 2013.12.31 2013.01.01 2013.12.31 Veresegyházi Polgármesteri Hivatal
64
64
66
66
62
64
62
59
2
5
5.5.
Kitöltendő a munkanap fényképezésben résztvevők számára
ADATLAP A közalkalmazott feladatköréről 1. 2. 3. 4. 5. 6.
A válaszadó neve: Munkakörének megnevezése: Végzettsége, képesítettsége: Közigazgatási gyakorlatának kezdete: Jelenlegi feladatait mióta látja el? Kezelt ügyiratok havi száma:
Az Ön által ellátott ügyfajták felsorolása:
év év db
