1
SZERVEZÉSI MÓDSZEREK
Keszmann János 2
A tantárgy oktatásának a célja: A hallgatók meg a korszerű munkaszervezési ismerjék módszereket, különös tekintettel a műszakiépítési tevékenység koordinációjánál felmerülő feladatokra.
3
Követelmények: A tantárgy oktatásának befejeztével a hallgató: a tantárgy keretében tanultakat ismerje és tudja alkalmazni a gyakorlatban .
4
Témakörök: 1. 2. 3.
A hálótervezés BPR Folyamattervezés
5
25.
Hálótervezés
Mennyi ideig tart a terv megvalósítása a kezdettől a végéig? Melyik tevékenységet mikor lehet elkezdeni és az mikor fejeződik be? Melyek azok a tevékenységek, amelyek kezdésével és befejezésével nem lehet késni, ha a terv átfutási idejét be kell tartani? Melyek azok a tevékenységek, amelyek az időben csúszhatnak, anélkül, hogy a terv befejezésének időpontja megváltozna, és mekkora lehet ez a csúszás? 6
26.
Munkalebontási szerkezet (WBS)
lebontás módja elemi tevékenység méret (méret, mélység) feladatgazda (azonosít, becsül, tervez, végrehajt, jelent) munkakimutatás (teljesítmény, minőség, kockázat stb.) de mi van először? elemei hogyan készül? precizitás elkötelezettség
7
27.
Munkalebontási szerkezet 1 Projekt
1-1 Fázis
Munkacsomag? 1-1-1
1-2 Fázis
Fázis
1-1-2 Szakasz
1-1-2-1 Munkacsomag?
1-1-2-2-1
Tevékenység 1-1-2-2
Feladat
Munkacsomag? Munkacsomag
+
Munkacsomag 8
31.
Tevékenység-élű hálók felrajzolása
két elem tevékenység esemény
A hálók ábrázolása Az idő balról jobbra áramlik. A tevékenység kezdeténél lévő eseménynek mindig kisebb száma van, mint a tevékenység végpontjánál levőnek.
9
32.
Ábrázolási szabályok 1
2
Leírás i
j Időtartam Gödör kiásva 20. nap Gödör kiásása
1
2 6 nap 10
32.
Ábrázolási szabályok
B tevékenység A-tól függ B
A 5
15
10
B tevékenység függ A-tól, C tevékenység függ A-tól, de nem függ B-től B 15
A 5
10
C 20 11
32.
Ábrázolási szabályok
események és tevékenységek ábrázolási szabályai 1 K
B 2
10
15
11
3
„egyesítő” és „szétrobbanó” csomópontok Q
40 40
R
K 10
40 45
20
S 40 50
12
32.
Ábrázolási szabályok (hibák) P
10
11
9
8
Q R 10
hurok 10
8
dangler tevékenység (lógó)
több kezdő- és végpont
10
9
11
13
33.
mérföldkövek
vezetői értekezlet, beszámolók leadása, szerződéskötés
hammock tevékenységek (függőágy)
Speciális események, tevékenységek
befüggesztett
látszattevékenységek 14
33.
Látszattevékenységek
alkalmazás azonosítási szempont logikai okok idővel rendelkező látszattevékenységek
5
10
megoldási módVíz felforralása Víz és tej csészébe töltése 1
3
5
Tej felmelegítése 15
33.
Látszattevékenységek 2 Víz felforralása
Víz és tej csészébe töltése 1
5
3 Tej felmelegítése
2 Víz felforralása
Víz és tej csészébe töltése 1
3
5
Tej felmelegítése 16
Közös csomópont
K tevékenység az A-tól függ L tevékenység az A-tól és B-től függ 1
A
30
K
15 B
L
2
1
2
40
A
B
15
20
K
30
L
40
17
Teljes és közvetlen megelőzési listák 27.
i:=1, az i. tevékenység címkéje "-" az i. tevékenység megelőzési listájában szerepelő
tevékenységek címkéje legyen azon "-„ az i. tevékenység címkéje legyen "+„ i. tevékenység megelőzési listájából ki kell azokat a tevékenységeket törölni, amelyek a vizsgált tevékenység megelőzési listájában szerepelnek a vizsgált "-" címkéjű tevékenység címkéjét "+"-ra kell változtatni; ismételni, amíg csak "+" vagy címke nélküli tevékenység található a megelőzési listában i:=i+1, fentieket ismételni, míg i>n 18
Hálók felrajzolása Tevékenység Közvetlen megelőzési C B,D E D B A A
B
D
C
E
19
28.
Hálók felrajzolási szabályai
A tevékenységeket egymástól különállóan kell felrajzolni egy papírra. A tevékenység megelőzési (követési) lista alapján össze kell kötni azokat a tevékenységeket látszattevékenység segítségével, amelyek egymással kapcsolatban állnak. Több kezdő vagy befejező csomópont esetén el kell végezni azok összevonását. A látszattevékenységek lehető legnagyobb számban történő megszüntetése. 20
36.
CPM
tevékenység-élű hálók elemzése két elem számítási elv ábrázolás
EET
Címke LET
21
37.
Esemény korai bekövetkezte 10 01
20 05
30 10
K 16
L 17
48 15
A
M 18
22
37.
Esemény késői bekövetkezte W 19
P
12
40
20 85
X 20
Y 21
25 60
30 72
23
CPM/cost A
Tevékenység Átfutási idő (hó) Költség (MFt)
CPM/time B
A B Normál Roham Normál Roham 20 10 20 15 5 15 10 20
24
61.
CPM háló időelemzése A 16
2
16
J 15
24
E 10 1
0 0
B 20
3
20 20
D 15
C 30
7
35 35
G 3
8
38 39
K 11 12
51 51
H 16
25
38.
Kritikus út, kritikus tevékenység 3
20 20
D 15
7
35 35
Lehetne C kritikus tevékenység? 1
0
11
0 C 30
51 51
26
39.
Kritikus út jellemzői
első csomópontnál kezdődik folyamatos utolsó csomópontnál végződik nincs tartalékideje
27
40.
Teljes tartalékidő 2
16 24
J 15
8 16
20
25
30
2-8 tevékenység (J) időtartama 15 hét
38 39 35
39
40 (hét)
Teljes tartalékidő 28
40.
Szabad tartalékidő 2
16 24
J 15
8
38
51
K 11 39 12 51
29
40.
Általános szabályok
legkorábbi kezdési idő (EST) = EETi legkésőbbi kezdési idő (LST) = LETj - D legkorábbi befejezési idő (EFT) = EETi + D legkésőbbi befejezési idő (LFT) = LETj teljes tartalékidő (TF) = LETj- EETi - D szabad tartalékidő (FF) = EETj - EETi - D esemény tartalékidő az n. eseményre = LETn - EETn
30
40.
Ellenőrző példa 16
8 17
X 24
43 25
55
TF16,25=23 hét FF16,25=11 hét IF16,25=2 hét CF16,25=14 hét EIFij=TFij-FFij=Sj LIFij=TFij-CFij=Si 31
30.
Sávos ütemterv Tevékenységek A B C D E G H K 0
10
20
30
40
Id ő 50
32
Allokációs utasítások A tevékenységet olyan korán kell kezdeni, amennyire csak lehet olyan későn kell kezdeni, amennyire csak lehet olyan későn kell kezdeni, hogy az nem zavarhatja a következő tevékenységek korai kezdetét olyan későn kell kezdeni, hogy a megelőző tevékenységek a legkésőbb fejeződhessenek be egy adott időpontban kezdődjék egy adott időpontban, vagy annál később kell kezdeni egy adott időpontban, vagy annál előbb kezdeni két időpont között kell megvalósítani
33
30.
Ciklogram Készenlét % 100 A D
B
C Idő 34
Csatornaépítés 1km hosszan
A: földkiemelés (40 nap) B: csatornafektetés (40 nap) C: földvisszatöltés (40 nap) minimális követési idő 4 nap, tehát MIN Cr (4nap) megszakítás nélkül kell a tevékenységeket végezni
1 km
idő 35
Csatornaépítés 1km hosszan
A: humusz leszedés (10 nap) B: földkiemelés (40 nap) C: dúcolás (20 nap) D: előregyártott csatornaelemek megrendelése (35 nap) E: előregyártott csatornaelemek leszállítása (5 nap) F: csatornafektetés (40 nap) G: vízzárósági próba, kidúcolás, földvisszatöltés (40 nap) Tevékenység A B C D E F G
Közvetlen megelőző A B D E,C F
36
35.
Tevékenység-csomópontú hálók
két elem ábrázolás A
A
B 37
35.
Ábrázolási szabályok
K tevékenység az A-tól függ L tevékenység az A-tól és B-től függ
A
K
B
L
38
Ábrázolási szabályok
K tevékenység az A-tól függ L tevékenység az A-tól és B-től függ M tevékenység a B tevékenységtől függ A
K
L
B
M 39
35.
Ábrázolási szabályok
negatív korlát beépítése
Da A
B -(Da+X)
tevékenyég elvégzéséhez 16 időegységre van szükség
A 16 40
35.
Ábrázolási szabályok
megoldási módozatok A 16
A 16
A 10
16
12
1
J
J
B 5 41
BPR – AZ ÜZLETI FOLYAMATOK ÚJRATERVEZÉSE
42
Mi is az a BPR?
BPR – Business Process Restructuring – Üzleti folyamatok újrastrukturálása BPR – Business Process Redesign – Üzleti folyamatok újratervezése BPR – Business Process Reengeneering – Üzleti folyamatok újjászervezése
43
Mi a folyamat? „A folyamat: egy, vagy több tevékenység, amely értéket növel úgy, hogy egy bemenetkészletet átalakít a kimenetek készletévé (javakká, vagy szolgáltatásokká) egy más személy (a vevő ill. felhasználó) számára, emberek, módszerek és eszközök kombinációjával.” Arthur R. Tenner, Irving J. DeToro 44
Mit jelent az üzleti folyamatok újjászervezése? „Az újjászervezés – valójában – az üzleti folyamatok alapvető újragondolása és radikális áttervezése, drámai javulás elérése céljából, a szervezetek olyan lényeges teljesítménymutatóiban, mint például a költség, a minőség, a szolgáltatás és a gyorsaság.” Michael Hammer, James Champy 45
Kinek van erre szüksége?
Rövid válasz: M I N D E N K I N E K
Részletesebb válasz:
Három csoportba sorolhatóak: Kritikus állapotban lévő cégek, Stagnáló, de előrelátó cégek, Piacvezető cégek.
46
A múlt, amely miatt szükség van az újjászervezésre
Adam Smith: Nemzetek gazdasága (1776) Fő gondolat: Munkamegosztás (egy munkás egy részfeladatot lásson el) Ennek előnyei:
Nagyobb tapasztalat, Nem kell átállni egyik munkafolyamatról, a másikra, Ekkor volt a nagy ipari forradalom.
A világ azonban változik! 47
Melyek ezek a változások?
Napjainkban három erő hajtja a vállalatokat: Vevő Verseny Változás
Ezek alkotják a három V-t! 48
Jellemző vonások az újjászervezett folyamatoknál
Több feladat összevonása Dolgozók hozzák a döntéseket A folyamatok lépéseit természetes sorrendben végzik A folyamatoknak sok változatuk lehet Csökken az ellenőrzések száma Csökken az egyeztetések száma 49
Új szemlélet – nincs megállás a folyamatoknál…
Funkcionális osztályok helyett folyamat-teamek Munkakörök változása Betanítás helyett képzés Az eredmény számít, nem az elvégzett munka Az előléptetés alapja a képesség, s nem a teljesítmény Változó értékek 50
Új technikák felhasználása Régi szabály
Szabálytörő technológia
Egy információ egy időben, csak egy helyen lehet!
Osztott adatbázisok
Összetett tevékenységre csak a szakértők képesek!
Szakértői rendszerek
Új szabály Az információ egyszerre annyi helyen jelenik meg, ahány helyen szükséges! Egy generalista a szakértő munkáját is el tudja végezni!
Csak a vezetők hozhatnak döntéseket!
Döntéstámogató rendszerek
A döntéshozatal mindenkinél a munka részévé válik!
A dolgozóknak irodára van szükségük!
Vezeték nélküli adattovábbítás, laptopok
A dolgozók bárhol végezhetik munkájukat!
Nekünk kell megkeresni a dolgokat!
Automatikus azonosító és kereső technika
A tárgyak maguk közlik
Nagy teljesítményű számítógépek
A tervek folyamatosan módosulnak!
A terveket rendszeres időközönként felül kell vizsgálni!
51
Végezetül egy-két konkrét példa
IBM Credit – hitelelbírálás Először 5 külön láncszem (5 napos átfutási idő) Koordinációs csoport bevezetése (tudjuk hol tart a kérelem, de 7 napra növekedett az átfutási idő)
B P R
Az átfutási idő 7 napról 4 órára csökkent, valamint a hitelügyletek száma százszorosára növekedett. Ez az átfutási idő 90%-kal történő csökkentése 100 szoros teljesítménynövekedés mellett! 52
Végezetül egy-két konkrét példa
Ford Motor – számla-likvidáció
500 főből álló osztály, amelynek dolgozói 3 helyről kapták a dokumentumokat (rendelés, raktár, szállító), amelyek egyezése esetén fizettek. Ekkor a Mazdánál 5 ember végezte ezt a feladatot! B P R
Osztott adatbázis használatával, a raktár ellenőrzi a szállítmányt a megrendeléssel. Nem a számlalikvidációt szervezték újra, hanem a beszerzést. 75%-kal csökkentették a létszámot! 500 főről 125 főre! 53
FOLYAMATTERVEZÉS Folyamatok alkotóelemei: minden folyamatnak van: - input (lehet adat vagy anyag) - output - definiálható tevékenység: a folyamat egyik legkisebb alkotóeleme... - felelős szervezeti egységek: beszerzési, raktározás... stb... - felelős személyek - munkaeszközök - bizonylatok - adatbázisok - kapcsolódási pontok (logikai kapcsolatok) 54
FOLYAMATTERVEZÉS
Folyamatok hierarchiája: Főfolyamat: pl. értékesítés; ügyfélkapcsolat management Folyamat: tömeges számlázás Részfolyamat: száviteli elszámolás Tevékenység: számlatétel ellenőrzése Művelet...
55
FOLYAMATTERVEZÉS Folyamatszervezés lépései: Átalakítási igény → Új szervezeti folyamatok • előkészítés • folyamatelemzés, benchmarking • működési jövőkép: process vision • folyamatoptimalizálás: „így kellene optimálisan működni” • folyamattervezés- és optimalizálás • megvalósítás Új szervezeti folyamatok
56
KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!
57
