Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ
A Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA (egységes szerkezetben)
Hatályba lépett: 2011. július 01. napján Érvényes: visszavonásig
Dr. Kavecsánszki Gyula mint a Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ fogadó intézményének igazgatója
2
Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ Miskolc
KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZATA (egységes szerkezetben) című dokumentumot formailag és tartalmilag elfogadom és átvettem.
Miskolc, 2011. ………………………
……………………………. Átadó
…………………………. Átvevő
3 A Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ (továbbiakban: Széchenyi TISZK) a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (továbbiakban: Kbtv.) 6. § (1) bekezdése alapján és Miskolc Megyei jogú Város intézményeinek helyben központosított beszerzéseiről és közbeszerzéseiről szóló 19/2007. (V.17.) sz. rendelet (a továbbiakban: Rendelet) előírásainak megfelelően a közbeszerzés szabályairól az alábbi szabályzatot alkotja: A közbeszerzési szabályzat írásbeli rögzítéséért és évenkénti felülvizsgálatáért, illetve jogszabály szerinti módosításáért felelős a mindenkori gazdasági vezető.
I. A KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT CÉLJA, HATÁLYA 1. A szabályzat célja, hogy a Kbtv., valamint a Rendelet rendelkezései alapján rögzítse a Széchenyi TISZK közbeszerzési eljárásai lefolytatásának rendjét, így: a) a Rendeletben megjelölt Beszerző Szervezettel történő együttműködés biztosításának szabályait a Rendelet hatálya alá tartozó beszerzések esetén b) a közbeszerzési eljárás előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét c) a Széchenyi TISZK nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi körét d) a közbeszerzési eljárás dokumentálási rendjét A jelen Közbeszerzési Szabályzatnak nem célja és feladata a Kbtv. megismétlése vagy annak összefoglalása. A Szabályzat a Kbtv. hatálya alá tartozó beszerzések folyamatát, (eljárás tervezése, előkészítése, lefolytatása, döntés előkészítése, döntés meghozatala, dokumentálása) valamint a helyben központosított beszerzési és közbeszerzési eljárás lefolytatását szabályozza. A Széchenyi TISZK által folytatott közbeszerzési eljárások során a Kbtv. szabályaitól csak annyiban lehet eltérni, amennyiben az eltérést a törvény kifejezetten megengedi. 2. A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed minden olyan – a közbeszerzés tárgyát képező – árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, valamint szolgáltatás és szolgáltatási koncesszió megrendelésére, (továbbiakban: közbeszerzés), amelyek vonatkozásában a Kbtv. versenyeztetést ír elő és a Kbtv.-ben rögzített feltételek fennállnak, továbbá, ha a közbeszerzési értékhatárok azt kötelezővé teszik és a Széchenyi TISZK ajánlatkérő. A helyben központosított beszerzési és közbeszerzési eljárás hatálya alá tartozik a Széchenyi TISZK-nek a Kbtv. közbeszerzési értékhatárát elérő valamennyi árubeszerzése, építési beruházása és szolgáltatás megrendelése. (vö. Rendelet 2. §-szal) A Széchenyi TISZK a Kbtv. 22. § (1) bek. h) pontja szerint minősül ajánlatkérőnek. A Széchenyi TISZK a Kbtv. 18. § (1) bekezdésben foglalt, a Közbeszerzések Tanácsa felé fennálló értesítési kötelezettségének eleget tett. 3. A szabályzat személyi hatálya kiterjed a közbeszerzési eljárásokban a Széchenyi TISZK minden munkatársára, valamint a felkért eseti szakértőkre, továbbá minden olyan személyre, szervezetre, akik/amelyek a Széchenyi TISZK, mint ajánlatkérő közbeszerzési eljárásaiba bevonásra kerülnek, ideértve az eljárások tervezését, előkészítését, lefolytatását, a döntések előkészítését, a döntések meghozatalát, dokumentálását és ellenőrzését is. 4. Jelen szabályzat 2011. július 01. napján lépett hatályba azzal, hogy rendelkezéseit valamennyi ezt követően megindításra kerülő beszerzési eljárásra alkalmazni kell.
4
II. A HELYBEN KÖZPONTOSÍTOTT BESZERZÉSI ÉS KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSA 1. Az ajánlatkérő nevében eljáró beszerző szervezet (Beszerző Szervezet) Az ajánlatkérő nevében eljáró Beszerző Szervezet a vagyonkezelő Holding Zártkörűen Működő Részvénytársaság.
Miskolci
Önkormányzati
A Beszerző Szervezet lebonyolítja a helyben központosított közbeszerzési eljárások keretén belül megvalósítandó közbeszerzéseket. A Beszerző Szervezet a tevékenysége körében különösen az alábbi feladatokat látja el: - a Széchenyi TISZK által elektronikusan szolgáltatott adatok alapján összesíti és adatbázisba rendszerezi az igénybejelentéseket; - az igénybejelentésekre vonatkozó adatbázist folyamatosan frissíti, ennek figyelembevételével megtervezi és előkészíti a helyben központosított közbeszerzés keretén belül megvalósítandó közbeszerzéseket és a lefolytatandó közbeszerzési eljárásokat; - lefolytatja a helyben központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó közbeszerzési eljárásokat; - a helyben központosított közbeszerzést érintő, az adatszolgáltatási és egyéb kötelezettségek teljesítéséhez szükséges adatokat a Széchenyi TISZK részére folyamatosan rendelkezésre bocsátja; - együttműködik a helyben központosított közbeszerzés keretében faladatot ellátó egyéb szervezetekkel, valamint a kötelezettségvállalásokat nyilvántartó államháztartási szervekkel; A Beszerző Szervezet által ellátott feladatokért a Széchenyi TISZK a Beszerző Szervezet részére központosított közbeszerzési díjat köteles fizetni. A központosított közbeszerzési díj kizárólag a feladatok ellátásával kapcsolatban ténylegesen felmerült és leigazolt költségek mértékéig terjedhet.
2. A helyben központosított beszerzéshez történő kapcsolódás A Széchenyi TISZK a helyben központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó közbeszerzéseit a jóváhagyott vagy módosított költségvetési támogatásaival, valamint egyéb bevételeivel összhangban valósítja meg. A Széchenyi TISZK a helyben központosított közbeszerzés használata folyamán végig, de különösen az igénybejelentések és a megrendelések teljesítése kapcsán köteles adatszolgáltatási és egyéb kötelezettségeit határidőben teljesíteni, annak érdekében, hogy a helyben központosított közbeszerzés működtetésével elérni kívánt gazdasági célok megvalósuljanak. A Széchenyi TISZK köteles a helyben központosított közbeszerzési rendszerbe történő belépését elektronikusan jelezni, amelyet 8 napon belül írásban kell megerősítenie. A Széchenyi TISZK az elektronikusan nyilvántartott intézményi és felhasználói adataiban bekövetkezett változásokat 5 munkanapon belül köteles bejelenteni a Beszerző Szervezet részére. A Széchenyi TISZK adatait változás hiányában is köteles évente felülvizsgálni és ezt a Beszerző Szervezet részére a tárgyév január 31. napjáig bejelenteni. Az elektronikus bejelentkezés feltételeit a Beszerző Szervezet határozza meg.
5
A Széchenyi TISZK a helyben központosított közbeszerzési rendszer hatálya alá tartozó közbeszerzéseire vonatkozó beszerzési igényeit – amennyiben a Beszerző Szervezet más határidőt nem állapít meg – 3 havonta előre, rendkívüli sürgősség esetén haladéktalanul, de legkésőbb a beszerzés megkezdését megelőzően köteles bejelenteni. A beszerzési igényekben feltüntetett tervezett beszerzések vásárlási kötelezettséget nem keletkeztetnek. A Széchenyi TISZK a beszerzési igényre vonatkozó adatok közlése mellett köteles a Kbtv. szerinti éves összesített közbeszerzési tervet a tárgyév március 30. napjáig a Beszerző Szervezet részére elektronikusa, azt követően 8 napon belül írásban megküldeni. A Széchenyi TISZK az éves összesített közbeszerzési tervet a közbeszerzések vonatkozásában a Beszerző Szervezet által közzétett formában köteles elkészíteni. A közbeszerzési tervben bekövetkezett változásról a Széchenyi TISZK 5 munkanapon belül köteles a Beszerző Szervezetet elektronikus úton tájékoztatni, amelyet 8 napon belül írásban is meg kell küldeni.
3. A szerződés A Beszerző Szervezet által a Széchenyi TISZK nevében lefolytatott közbeszerzési eljárás eredményeképpen a Széchenyi TISZK és az eljárás nyertese között jön létre a szerződés.
Helyben központosított közbeszerzési eljárás folyamata Folyamatgazda: Gazdasági csoportvezető Folyamatvezető: Gazdasági vezető Folyamat lépései 1. Helyben központosított közbeszerzés rendszerébe történő belépés elektronikusan és írásban 2. Visszaigazolás a beszerző szervezettől 3. Széchenyi TISZK adatok éves felülvizsgálata, változás bejelentése 4. Előző évi közbeszerzésről statisztika megküldése a Közbeszerzési Tanácsnak
5. Becsült érték meghatározása a Kbtv. alapján 6. Tárgyévi közbeszerzési terv megküldése a Közbeszerzési Tanácsnak 7. Közbeszerzési értékhatárt elérő termékek, szolgáltatások mennyiségi adatainak elektronikus megküldése a Beszerző Szervezetnek 8. Egyedi szerződéskötés a Beszerző Szervezet és a Széchenyi TISZK között 9. Kötelezettségvállalás nyilvántartása
Folyamatot végzők
Határidő
Dokumentáció
Kontrollpont
igazgató gazdasági vezető
Rendelet érvénybe lépésekor 8 napon belül
igazgató gazdasági vezető
tárgyév jan.31.
gazdasági csoportvezető
április 15.
gazdasági vezető
szerződés lejárta előtt 2 hónappal vagy januárban
gazdasági vezető
április 15.
gazdasági vezető
3 havonta előre
igazgató gazdasági vezető gazdasági csoportvezető
valamennyi közbeszerzés iktatási rendszerből történő azonosítása a 90-es ügyiratszámon Organ P készletanalitikák, szállítói analitika alapján
szerződés kötelezettségvállalás
közbeszerzési szerződések és az Organ P program azonosítása
6 10. A Beszerző Szervezet összegyűjti és lefolytatja a helyben központosított közbeszerzési eljárásokat 11. Az adatszolgáltatási és egyéb kötelezettségek teljesítéséhez szükséges adatokat a Széchenyi TISZK rendelkezésre bocsátja 12. A közbeszerzésben ellátott feladatokért a Beszerző Szerv részére díj fizetése, számla alapján 13. Szerződéskötés a nyertes pályázóval Kötelezettségvállalás folyamata
gazdasági vezető
folyamatos
gazdasági vezető
folyamatos
igazgató gazdasági vezető igazgató gazdasági vezető
közbeszerzés eredményhirdetését követő 30. nap nyertes kihirdetése után 10 napon belül
gazdasági vezető
folyamatos
számla
számla és a szerződés egyeztetése
Organ P program
III. SAJÁT HATÁSKÖRBEN MEGVALÓSÍTOTT BESZERZÉS A Széchenyi TISZK a beszerzéseit a Kbtv., illetve a vonatkozó egyéb szabályokat alkalmazva saját hatáskörben is megvalósíthatja, ha működéshez, fenntartáshoz szükséges beszerzés megvalósítása előre nem látható okból rendkívül sürgőssé válik, és a beszerzés, illetve a közbeszerzés határidőre nem lenne megvalósítható. A Széchenyi TISZK a körülmények mérlegelésekor a legnagyobb gondossággal köteles eljárni. A saját hatáskörben megvalósított beszerzés alkalmazása nem eredményezheti a helyben központosított közbeszerzési rendszer keretén belül történő közbeszerzés indokolatlan mellőzését. Amennyiben a saját hatáskörben megvalósítani kívánt beszerzés (közbeszerzés) becsült értéke a Kbtv. közbeszerzési értékhatárát eléri, a Széchenyi TISZK a saját hatáskörben megvalósítani kívánt beszerzés indokairól a Beszerző Szervezetet – a saját hatáskörben tervezett beszerzés ajánlatkérésének, eljárási hirdetményének vagy ajánlattételi felhívásának megküldésével – írásban, haladéktalanul tájékoztatja. A Széchenyi TISZK a saját hatáskörben megvalósítani kívánt közbeszerzés becsült értékének kiszámítása során mindazon beszerzések értékét köteles egybeszámítani, függetlenül attól, hogy azokat a központosított közbeszerzési rendszer keretében vagy saját hatáskörben szerezte be, amelyek vonatkozásában fennállnak a Kbtv. 40.§-ban meghatározott feltétetlek. A saját hatáskörben történő beszerzés során kötött szerződésben a Széchenyi TISZK szerződéses kötelezettséget legfeljebb 12 hónapra vállalhat.
Saját hatáskörben megvalósított közbeszerzés belső ellenőrzése A Széchenyi TISZK–ben lefolytatott valamennyi közbeszerzési eljárásban a függetlenített belső ellenőr biztosítja a törvényességi felügyeletet és ellenjegyzi az eljárási dokumentumokat. Ennek biztosításához valamennyi közbeszerzés előkészítési szakaszában a belső ellenőr értesítése szükséges. Az objektív kockázatértékelés módszerét alkalmazva a belső ellenőrzésnek megfelelő figyelmet kell szentelnie a közbeszerzésekre, különös tekintettel a vagyonvédelmi, valamint a gazdaságossági szempontokra.
7 IV. A KÖZBESZERZÉSEK CSOPORTJAI, TÁRGYAI 1. A közbeszerzések az alábbi csoportokba sorolhatóak: (a) (b)
Közösségi értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzések (a továbbiakban: közösségi közbeszerzés; Kbtv. IV. fejezet) Nemzeti értékhatárt elérő vagy meghaladó közbeszerzések (a továbbiakban: új nemzeti vagy egyszerű közbeszerzés; Kbtv. VI. fejezet)
A Széchenyi TISZK közbeszerzési eljárásai értékhatártól függően vagy a közösségi, vagy az új nemzeti, vagy egyszerű közbeszerzési eljárások lehetnek. Ha a Széchenyi TISZK szabályzata valamely kérdésben nem rendelkezik általános jellegű közbeszerzési előírással vagy a szabályzattól való eltérés feltételei fennállnak, legkésőbb az adott közbeszerzési eljárás előkészítését megelőzően kell meghatározni az eljárási és felelősségi kérdéseket. (eseti közbeszerzési szabályzat.) 2. A közbeszerzések tárgyai: a.) Árubeszerzés: Az olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya forgalomképes és birtokba vehető ingó dolog tulajdonjogának vagy használatára, illetőleg hasznosítására vonatkozó jognak – vételi joggal vagy anélkül történő – megszerzése az ajánlatkérő részéről. Az árubeszerzés magában foglalja a beállítást és üzembe helyezést is. b.) Építési beruházás: Az olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya a következő valamelyik munka megrendelése (és átvétele) az ajánlatkérő részéről: - A Kbtv. 1. számú mellékletében felsorolt tevékenységek egyikéhez kapcsolódó munka kivitelezése vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; - Építmény kivitelezése vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; - Az ajánlatkérő által meghatározott követelményeknek megfelelő építmény bármilyen eszközzel, illetőleg módon történő kivitelezése. c.) Építési koncesszió: Az olyan építési beruházás, amely alapján az ajánlatkérő ellenszolgáltatása az építmény hasznosítási jogának meghatározott időre történő átengedése vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt. d.) Szolgáltatás megrendelése: Az olyan – árubeszerzésnek és építési beruházásnak nem minősülő – visszterhes szerződés, amelynek tárgya különösen valamely tevékenység megrendelése az ajánlatkérő részéről. e.) Szolgáltatási koncesszió: A nemzeti értékhatárokat elérő közbeszerzések vonatkozásában olyan szolgáltatás megrendelése, amely alapján az ajánlatkérő ellenszolgáltatása a szolgáltatás nyújtásával összefüggő hasznosítási jog meghatározott időre történő átengedése vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt. (Kbtv. 242. § (4) bek.)
8
V. A KÖZBESZERZÉSI ÉRTÉK ÉS AZ ÉRTÉKHATÁROK MEGHATÁROZÁSÁRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK
1. A közbeszerzés értékének meghatározása és értelmezése A közbeszerzés értékén a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért általában kért, illetőleg kínált – általános forgalmi adó nélkül számított, a Kbtv. 35-40. §-ában, valamint a 245. §-ában foglaltakra tekintettel megállapított – legmagasabb összegű teljes ellenszolgáltatást kell érteni (továbbiakban: becsült érték). A közbeszerzés megkezdésén a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény feladásának időpontját, a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetében pedig az ajánlattételi felhívás megküldésének, illetőleg bizonyos esetekben a tárgyalás megkezdésének időpontját kell érteni. 2. A közbeszerzés értékhatára A közbeszerzési értékhatárok összegét a Kbtv., valamint az éves költségvetési törvény állapítja meg. Az adott évben érvényes értékhatárokat a Közbeszerzések Tanácsa Elnökének e tárgyban kiadott tájékoztatója tartalmazza. (A tájékoztató a szabályzat mellékletét képezi, azzal együtt kezelendő. Letöltendő a www.kozbeszerzes.hu oldalról.) 3. Az értékhatárokat Széchenyi TISZK szervezeti szinten kell értelmezni. A Kbtv. előírásainak megkerülése céljából tilos a közbeszerzést részekre bontani. A becsült érték kiszámítása során mindazon azonos tárgyú beszerzés értékét egybe kell számítani, amelyek - beszerzésére egy költségvetési évben kerül sor [a 39. § (1) bekezdése szerinti eset kivételével], és - beszerzésére egy ajánlattevővel lehetne szerződést kötni, továbbá - amelyek beszerzési tárgya és rendeltetése azonos, vagy felhasználásuk egymással közvetlenül összefügg.
VI. AZ ELJÁRÁSBAN RÉSZT ÖSSZEFÉRHETETLENSÉG
VEVŐ
SZEMÉLYEK,
SZERVEZETEK
ÉS
AZ
DÖNTÉSHOZÓ:
Az ajánlatkérő nevében a közbeszerzési eljárás során valamennyi döntést, így az eljárást lezáró döntést meghozó személy a Széchenyi TISZK igazgatója. A Döntéshozó az eljárás előkészítése során a Kbt. 10. § (7) bekezdése szerint köteles írásban nyilatkozatot tenni az összeférhetetlenségre, valamint a titoktartásra vonatkozóan. Döntéshozó feladata: - dönt az eljárás megindításáról, dönt az eljárás fajtájáról az Előkészítő Bizottság vagy ennek hiányában a lebonyolító (hivatalos közbeszerzési tanácsadó) javaslata alapján, - kiválasztja a közbeszerzési eljárás lebonyolítóját és műszaki ellenőrét, elkészítteti az erre vonatkozó megbízási szerződést, - az elkészült tervezeteket az irányadó jogszabályok szerint megküldi az ellenőrző szervek felé, - a jóváhagyja a közbeszerezési eljárást megindító hirdetményeket, kapcsolódó dokumentációt, valamint az összegezést, - szükség szerint elkészítteti a részvételi /ajánlati felhíváshoz szükséges műszaki dokumentációt,
9 -
-
-
dönt a hirdetmény vagy a dokumentáció módosításáról, a hirdetmény visszavonásáról, a részvételi/ajánlattételi határidő meghosszabbításáról, jóváhagyja az eljárás bármely szakaszában érkezett kérdésekre adott válaszokat, gondoskodik a Kbtv. 8. § (1) bekezdése szerinti előkészítő bizottság létrehozásáról és megbízza annak tagjait, gondoskodik a Kbtv. 8. § (3) bekezdése szerinti bírálóbizottság létrehozásáról és megbízza annak tagjait, a Bírálóbizottság javaslata alapján dönt arról, hogy mely részvételi jelentkezések/ajánlatok érvénytelenek, illetve, hogy van-e olyan részvételi jelentkező/ajánlattevő, akit ki kell zárni az eljárásból, a Bírálóbizottság javaslata alapján meghozza a kétszakaszos eljárás esetén a részvételi szakasz lezárásáról szóló döntést, a Bírálóbizottság javaslata alapján dönt az ajánlattételre felhívni kívánt szervezetekről, a Bírálóbizottság javaslata alapján meghozza az eljárást lezáró, nyertes szervezetről szóló döntést, gondoskodik a hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybevételéről, (Kbtv. 9.§ és 11.§-i figyelembe vételével) megállapítja az eljárás belső felelősségi rendjét és ütemtervét, vizsgálja az ajánlatkérő nevében eljáró vagy az eljárásba bevont személyek összeférhetetlenségét, valamint aláírja a közbeszerzési eljárás lefolytatásához szükséges tervezési, tervezői művezetési, valamint megbízási szerződéseket, jóváhagyja éves statisztikai összegezést, (Kbt. 16. §) jóváhagyja előzetes összesített tájékoztatót, (Kbt. 42. §) biztosítja a tárgyévi közbeszerzési terv nyilvánosságát, valamint legalább 5 évig való megőrzését, gondoskodik arról, hogy a Kbtv. hatálya alá tartozásról a Közbeszerzések Tanácsa értesítése megtörténjen, aláírja az eljárás nyertesével megkötött szerződést, amelyet a Széchenyi TISZK vezetői ellenjegyeznek.
Felelősségi köre: felel valamennyi általa meghozott döntésért
Gazdasági vezető: - meghatározza a közbeszerzési igény, a szerződési stratégia, valamint a finanszírozási feltételeket, - meghatározza a közbeszerzés értékét, - közbeszerzési terv előkészítése – a költségvetési év elején, lehetőség szerint április 15. napjáig – az adott évre tervezett közbeszerzésekről, a közbeszerzési eljárás lebonyolítására és műszaki ellenőrzésére vonatkozó megbízási szerződés előkészítése, - javaslattétel hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybevételére, (Kbtv. 9.§ és 11.§-i figyelembe vételével) - éves statisztikai összegezés elkészítése és jóváhagyását követő megküldése a Közbeszerzések Tanácsának, - előzetes összesített tájékoztató elkészítése és jóváhagyását követő megküldése a Közbeszerzések Tanácsának.
Előkészítő Bizottság: A Széchenyi TISZK a közbeszerzési eljárások során a közbeszerzés tárgyának megfelelő szakértelemmel rendelkező személyekből Közbeszerzési Előkészítő Bizottságot hoz létre a Kbt. 8. § (1) bek. alapján a közbeszerzési eljárások előkészítésére. Az Előkészítő Bizottság tagjai munkájuk megkezdése előtt kötelesek írásban nyilatkozatot tenni az összeférhetetlenségre, valamint a titoktartásra vonatkozóan.
10
Bírálóbizottság: A Széchenyi TISZK a közbeszerzési eljárások során legalább 3 tagú bírálóbizottságot (Bírálóbizottság) hoz létre – a Kbtv. 8. § (3) bek. szerint – az eljárás lefolytatására, valamint az ajánlatoknak az elbírálására, döntési javaslat előkészítésére. (a X. pontban részletezettek szerint) A Bírálóbizottság tagjai munkájuk megkezdése előtt kötelesek írásban nyilatkozatot tenni az összeférhetetlenségre, valamint a titoktartásra vonatkozóan. HIVATALOS KÖZBESZERZÉSI TANÁCSADÓ: A Széchenyi TISZK, mint ajánlatkérő a közbeszerzési eljárással kapcsolatban a felhívás és dokumentáció előkészítésébe, illetőleg a közbeszerzési eljárás további lefolytatásába a Közbeszerzések Tanácsa által vezetett névjegyzékben szereplő, hivatalos közbeszerzési tanácsadót jogosult bevonni, figyelembe véve a Kbtv. összeférhetetlenségre vonatkozó 10.§ (1) és (2) bekezdése szerinti követelményeket. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó feladata: - gondoskodik az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat kitöltetéséről; - javaslatot tesz az alkalmazandó eljárásfajtára; - összeállítja a részvételi/ajánlattételi felhívást és a dokumentációt, azzal, hogy az ezek elkészítéséhez szükséges szakmai tartalmat az ajánlatkérő szakértőivel együtt biztosítja; - a jóváhagyott felhívást megküldi/feladja közzétételre a Közbeszerzések Tanácsa Szerkesztőbizottságának; - gondoskodik a dokumentáció Kbtv. szerinti rendelkezésre állásáról, ill. megküldéséről; (ajánlatkérő döntése szerint.) - tájékoztatást ad – együttműködve a Bírálóbizottsággal – a részvételi jelentkezőknek/ ajánlattevőknek a Kbtv.-ben előírtak szerinti határidőn belül; - gondoskodik az eljárásban érkezett kérdések megválaszolásáról; - indokolt esetben javaslatot tesz a hirdetmény vagy a dokumentáció módosítására, a hirdetmény visszavonására, a részvételi jelentkezési, ill. az ajánlattételi határidő meghosszabbítására; - a bontási eljárást lefolytatja: átveszi és felbontja a beérkező részvételi jelentkezéseket/ajánlatokat; - jegyzőkönyvet készít a bontásról, és azt a Kbtv. szerint megküldi a jelentkezőknek, ill. az ajánlattevőknek; - gondoskodik a Kbtv. 83. §, ill. 112. §-nak megfelelően a hiánypótlásról, a Bírálóbizottság javaslata alapján a hiánypótlási felhívás szerint; - gondoskodik az eljárás dokumentálásáról, a benyújtott részvételi jelentkezések/ajánlatok nyilvántartásáról; - kezdeményezi a Bírálóbizottság összehívását; - javaslatot tesz arra vonatkozóan, hogy mely részvételi jelentkezések/ajánlatok érvénytelenek, illetve hogy van-e olyan szervezet, akit ki kell zárni az eljárásból; - gondoskodik a részvételi jelentkezők/ajánlattevők Kbtv. 93. § (1) bek. és a 116.§ (1) bek. szerinti tájékoztatásáról, a döntést követő 5 (öt) napon belül; - javaslatot tesz a közbeszerzési eljárás eredménytelenné nyilvánítására a Kbtv. 82. §-ban megfogalmazott körülmények fennállása esetén; - kihirdeti az eljárás eredményét az ütemtervben megadott időpontban; - elkészíti a külön jogszabályban meghatározottak szerint az összegezést, amelyet az eredményhirdetésen ismertet, valamint az eljárásban résztvevő szervezetek jelenlévő képviselőinek átad, a távollevőknek az eredményhirdetés napján, az eredményhirdetést követően haladéktalanul telefaxon vagy elektronikus úton megküld. Ha az érintett szervezet nem adta meg elektronikus levélcímét vagy telefaxon való elérhetőségét, részére az írásbeli összegezést az eredményhirdetés napján postai úton feladja.; - a Kbtv. 97.§ szerinti esetben az ott leírtak szerinti tájékoztatást ad,
11 -
-
gondoskodik a részvételi szakasz eredményéről szóló összegezésnek a Kbtv. 118. § (2) bek. szerint a Közbeszerzések Tanácsa részére történő megküldéséről; gondoskodik az eljárás eredményéről szóló tájékoztató elkészítéséről és határidőben való feladásáról a Kbtv. 98.§ szerint; az Ajánlatkérő képviselői és a Bírálóbizottsági tagok részéről az eljárással kapcsolatban feltett, a Kbtv. és a vonatkozó döntőbizottsági határozatok és gyakorlat alapján megválaszolható kérdések tekintetében állásfoglalást ad, az ajánlati felhívásban meghatározott időpontra a szerződést aláírásra előkészíti.
Felelősségi köre: felel az általa ellátott eljárási cselekmények és az általa adott tanácsok szakszerűségéért és jogszerűségéért; mentesül a felelősség alól, ha írásos különvéleményben tiltakozott a törvénnyel ellentétes megbízói döntés ellen. Széchenyi TISZK szakmai testülete: - gondoskodik a hivatalos közbeszerzési tanácsadóval közösen a szakmai igények alapján az ajánlati felhívás, valamint az elbírálási szempontok összeállításáról; - gondoskodik az ajánlati felhívás Közbeszerzési Értesítőben történő közzétételéről hivatalos közbeszerzési tanácsadó hiányában. Összeférhetetlenség: Az adott közbeszerzési eljárás előkészítését megelőzően az ajánlatkérő nevében eljáró, illetve az eljárással kapcsolatos tevékenység végzésébe bevonni kívánt személy vagy szervezet írásban köteles nyilatkozni arról, hogy vele szemben fenn áll-e (nem áll fenn) a Kbtv. 10. §-a szerinti összeférhetetlenség. Akinek személyére nézve összeférhetetlenségi ok áll fenn, vagy keletkezett, az köteles – azonnali hatállyal – vagy az összeférhetetlenségre okot adó körülményt (az összeférhetetlenségét), vagy az eljárásban való részvételét megszüntetni. Az összeférhetetlenség esetén irányadók a távolmaradás szabályai is. Akivel szemben a Kbtv. 10. §-a szerinti összeférhetetlenség fent áll, vagy keletkezik, az eljárás irataiba – a Kbtv. 80. § (4) bek. és a 118. § (4) bek. szerinti esetek kivételével – az eredményhirdetésig nem tekinthet be.
VII.A KÖZBESZERZÉSI IGÉNYEK TERVEZÉSE
1. A Széchenyi TISZK éves költségvetési terve figyelembe vételével a költségvetési év elején, legkésőbb április 15. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet köteles készíteni az adott évre tervezett közbeszerzésekről. A közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét. A közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzésekre vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésekre vonatkozó eljárást is le lehet folytatni, ha az előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény vagy egyéb változás keletkezett. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell az ilyen igény vagy egyéb változás fellépésekor, megadva a módosítás indokát is.
12 2. A közbeszerzési tervben rögzíteni kell: - A tervezett közbeszerzéseket, - A közbeszerzés értékét (becsült érték, nettó módon. Megj: A Közbeszerzések Tanácsa Elnökének módosított tájékoztatója értelmében a honlapon közzéteendő, nyilvános tervbe a becsült érték már nem tüntetendő fel. KÉ. 2011. évi 7. szám.) - Az irányadó eljárásrendet (Kbtv. Második vagy Harmadik rész, illetve – Kbtv. 249.§ vagy 251.§ (2) bek. szerinti eljárás), - A tervezett eljárástípust, - Az egyes közbeszerzések időbeli ütemezését, (eljárás tervezett megindítása, szerződéskötés tervezett időpontja) - Egyéb információkat pl. központosított közbeszerzés, kivételi körbe tartozás, előzetes összesített tájékoztatóra való hivatkozás.
VIII. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS SZABÁLYAI, A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSÁNAK RENDJE
1. A közbeszerzési eljárás megkezdésének feltétele a fedezet rendelkezésre állása, illetve arra vonatkozó garancia, hogy az a teljesítéskor rendelkezésre fog állni. Ezt a közbeszerzési eljárás megkezdésekor kötelező ellenőrizni. Ha a Széchenyi TISZK támogatásra irányuló igényt (pályázatot) nyújtott be vagy fog benyújtani, az eljárást megindító hirdetményt közzéteheti/megküldheti. (Kbtv. 48. § (3) bek.) Erre, valamint a Kbt. 48. § (4) bek. szerinti körülményre az eljárást megindító hirdetmény un. egyéb információk pontjában hivatkozni szükséges. 2. A közbeszerzési eljárás során – az egyes eljárási cselekmények, az értékelés során hozott döntések és a szerződések megkötése tekintetében – biztosítani kell a verseny tisztaságát, nyilvánosságát és az ajánlattevők számára az esélyegyenlőséget és egyenlő bánásmódot. 3. A Széchenyi TISZK által folytatott közbeszerzési eljárások során valamennyi résztvevő köteles betartani a közbeszerzés szabályait. A Kbtv. szabályaitól csak az esetben és annyiban lehet eltérni, amennyiben azt a Kbtv. és azzal összhangban meghozott egyéb jogszabályok kifejezetten megengedik. 4. A közbeszerzési eljárás nyílt, meghívásos, tárgyalásos vagy versenypárbeszéd lehet. A tárgyalásos eljárásra és versenypárbeszédre csak az esetben kerülhet sor, ha azt a Kbtv. kifejezetten megengedi. Az egyes eljárásokat a Kbtv. rendelkezései alapján, azt ott előírt szabályok szerint kell lefolytatni. 5. A Széchenyi TISZK a közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatok ellátására – állandó jelleggel működő – külön önálló szervezeti egységet nem alakít ki. Ha a közbeszerzés tárgya, sajátossága, nagyságrendje, bonyolultsága különleges szakértelmet igényel, vagy fokozott felelősséggel jár vagy egyébként bármely okból azt az eljárás megindításáért felelős igazgató célszerűnek találja, a közbeszerzés lebonyolítására polgári jogi szerződés útján hivatalos közbeszerzési tanácsadót (külső résztvevőt) vonhat be. 6. Az eljárást megindító hirdetmény feladásáról, illetőleg a felhívás megküldéséről az 5. pont szerinti esetben külső résztvevő gondoskodik. Amennyiben ezzel ellentétes rendelkezés nincs, az un. szerkesztési díj megfizetése – amennyiben a Széchenyi TISZK igazgatója az eljárás megindításakor a hirdetmény ellenőrzésének kéréséről dönt – a Széchenyi TISZK-et, mint ajánlatkérőt terheli.
13 Az eljárást megindító felhívás, valamint a Kbtv. 17/C §-a szerinti adatoknak a Széchenyi TISZK honlapján történő közzétételéről a kommunikációért felelős munkatárs gondoskodik. Az eljárást megindító hirdetmény Közbeszerzések Tanácsa (Titkársága) általi ellenőrzését – lehetőség szerint – kérni kell. 7. A hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás megkezdése napján a külső résztvevő – a szerződő felek eltérő rendelkezése hiányában – küldi meg az ajánlattételi felhívást az érintett szervezeteknek, illetve – telefaxon, elektronikus úton vagy közvetlenül – nyújtja be a Kbtv.-ben meghatározott módon az ajánlattételi felhívást, továbbá az ajánlattételre felhívni kívánt szervezetek nevéről, címéről, illetve a tárgyalásos eljárás alkalmazását megalapozó körülményekről szóló tájékoztatást a Közbeszerzési Döntőbizottsághoz. 8. A dokumentáció rendelkezésre bocsátása, illetve megküldése a külső résztvevő – illetve ha a külső résztvevővel kötendő szerződés ellenkezően rendelkezik, akkor a szakmai munkatárs – feladata. 9. A kiegészítő tájékoztatást igénylő, illetve a konzultáción elhangzó kérdésekre adandó válaszok írásban történő elkészítése/rögzítése a szakmai kérdések vonatkozásában a szakmai munkatárs feladata, míg a közbeszerzési jogi kérdések megválaszolása a külső résztvevő feladata. A kiegészítő tájékoztatást igénylő, illetve a konzultáción elhangzó kérdésekre adandó válaszok írásban, az ajánlattevők, részvételre jelentkezők részére történő megküldése a külső résztvevő – illetve ha a külső résztvevővel kötendő szerződés ellenkezően rendelkezik, akkor a szakmai munkatárs – feladata. 10. Az ajánlatok, részvételi jelentkezések, illetőleg az eljárás során az ezekkel kapcsolatban benyújtott hiánypótlások, egyéb Kbtv. 84-87 §§ szerinti nyilatkozatok személyesen történő beadása esetén – az eljárást megindító hirdetmény eltérő rendelkezése hiányában – az iktatást végző adminisztrációs munkatárs átvételi elismervényt állít ki, amely tartalmazza az átadó, átvevő nevét, az ajánlat, részvételi jelentkezés átadás-átvételének időpontját (év, hó, nap, óra, perc). Az átvételhez szükséges iratminta elkészítése a külső résztvevő feladata. 11. A bármely módon érkezett ajánlatokat, részvételi jelentkezéseket az ajánlattételi, részvételi határidő lejártáig a megadott hivatali helyiségben őrzi – az eljárást megindító hirdetmény eltérő rendelkezése hiányában – az iktatást végző adminisztrációs munkatárs. 12. A közbeszerzési eljárások lefolytatásának általános menete A folyamat lépései Közbeszerzési igény, szerződési stratégia, valamint a finanszírozási feltételek meghatározása Közbeszerzési terv előkészítése az adott évre tervezett közbeszerzésekről
A folyamatot végző (felelős)
Közbeszerzés értékének meghatározása Értesítés a Kbtv. hatálya alá tartozásról a Közbeszerzések Tanácsa felé Döntés az eljárás megindításáról Kbtv. 8. § (1) bekezdése szerinti előkészítő bizottság létrehozása és annak tagjainak megbízása
Gazdasági vezető
Határidő
Gazdasági vezető
Gazdasági vezető
Igazgató Igazgató Igazgató
a költségvetési év elején, lehetőség szerint április 15. napjáig
14 Kbtv. 8. § (3) bekezdése szerinti bírálóbizottság létrehozása és annak tagjainak megbízása Bírálóbizottság munkájának irányítása, vezetése Bírálóbizottsági munkáról és eljárási eseményekről készített jegyzőkönyvek jóváhagyása, aláírása Javaslat hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybevételére (Kbtv. 9.§ és 11.§-i figyelembe vételével) Döntés a hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybevételéről (Kbtv. 9.§ és 11.§-i figyelembe vételével) Javaslat a Döntéshozó felé az eljárás fajtájára, az alkalmazandó eljárási rezsimre
Döntés az Előkészítő Bizottság javaslata alapján, vagy ennek hiányában a lebonyolító (hivatalos közbeszerzési tanácsadó) az eljárás fajtájáról Közbeszerzési eljárás lebonyolítójának, műszaki ellenőrének kiválasztása, és az erre vonatkozó megbízási szerződés elkészíttetése Közbeszerzési eljárás lebonyolítására és műszaki ellenőrzésére vonatkozó megbízási szerződés előkészítése Eljárás ütemezésének kidolgozása Eljárás belső felelősségi rendjének és ütemtervének megállapítása Ajánlatkérési/részvételi dokumentáció tervezetének elkészítése Részvételi/ajánlattételi felhívás és a dokumentáció összeállítása azzal, hogy az ezek elkészítéséhez szükséges szakmai tartalmat az ajánlatkérő szakértőivel együtt biztosítja Szakmai igények alapján az ajánlati felhívás, valamint az elbírálási szempontok összeállítása Részvételi /ajánlati felhíváshoz szükséges műszaki dokumentáció elkészíttetése – szükség szerint Műszaki leírás kidolgozása Tervezetek megküldése az irányadó jogszabályok szerint az ellenőrző szervek felé Közbeszerezési eljárást megindító hirdetmények kapcsolódó dokumentáció, valamint az összegezés jóváhagyása Ajánlati felhívás Közbeszerzési Értesítőben történő közzététele Dokumentáció Kbtv. szerinti rendelkezésre állásának, ill. megküldésének biztosítása (ajánlatkérő döntése szerint.) Javaslat a hirdetmény/dokumentáció módosítására, a hirdetmény visszavonására, a részvételi jelentkezési, ill. az ajánlattételi határidő meghosszabbítására
Igazgató Bírálóbizottság Elnöke
Bírálóbizottság Elnöke
Gazdasági vezető
Igazgató
Előkészítő Bizottság / illetve hivatalos közbeszerzési tanácsadó Igazgató
Igazgató
Gazdasági vezető Előkészítő Bizottság Igazgató Előkészítő Bizottság hivatalos közbeszerzési tanácsadó
szakmai testület közösen a hivatalos közbeszerzési tanácsadóval Igazgató Előkészítő Bizottság Igazgató
Igazgató szakmai testület / hivatalos közbeszerzési tanácsadó – igénybevétele esetén hivatalos közbeszerzési tanácsadó
hivatalos közbeszerzési tanácsadó
15 Döntés a hirdetmény vagy a dokumentáció módosításáról, a hirdetmény visszavonásáról, a részvételi/ajánlattételi határidő meghosszabbításáról Tájékoztatás adása – együttműködve a Bírálóbizottsággal – a részvételi jelentkezőknek/ ajánlattevőknek Eljárásban érkezett kérdések megválaszolása Eljárás bármely szakaszában érkezett kérdésekre adott válaszok jóváhagyása Bírálóbizottság összehívásának kezdeményezése Kiegészítő tájékoztatás kérése esetén a válasz jóváhagyása Konzultációk előkészítése és lefolytatása Eljárás dokumentálása, a benyújtott részvételi jelentkezések/ajánlatok nyilvántartása Bontási eljárás elvégzése
Bontásról jegyzőkönyv készítése és Kbtv. szerint megküldése a jelentkezőknek, ill. az ajánlattevőknek Beérkezett ajánlatok/ részvételi jelentkezések előzetes vizsgálat alá vetése Pontosító kérdésekre vonatkozó válaszok, hiánypótlási felszólítás elkészítése Alkalmas ajánlattevők érvényes ajánlatainak értékelése Ajánlatok elbírálása Hiánypótlás a Kbtv. 83. §, ill. 112. §-nak megfelelően, a Bírálóbizottság javaslata alapján a hiánypótlási felhívás szerint Javaslat, hogy mely részvételi jelentkezések/ajánlatok érvénytelenek, illetve hogy van-e olyan szervezet, akit ki kell zárni az eljárásból Javaslattétel a Döntéshozó felé az ajánlatok/részvételi jelentkezések alkalmasságára, alkalmatlanságára, érvényességére, illetve esetleges érvénytelenségére, az eljárás eredményére/eredménytelenségére, továbbá az eljárásból kizárandó ajánlattevőkre/részvételi jelentkezőkre Javaslat a közbeszerzési eljárás eredménytelenné nyilvánítására a Kbtv. 82. §-ban megfogalmazott körülmények fennállása esetén Döntés a Bírálóbizottság javaslata alapján arról, hogy mely részvételi jelentkezések/ajánlatok érvénytelenek, illetve, hogy van-e olyan részvételi jelentkező/ajánlattevő, akit ki kell zárni az eljárásból Részvételi jelentkezők/ajánlattevők Kbtv. 93. § (1) bek. és a 116.§ (1) bek. szerinti tájékoztatása Döntés a kétszakaszos eljárás esetén a részvételi szakasz lezárásáról a Bírálóbizottság javaslata alapján
Igazgató
hivatalos közbeszerzési tanácsadó hivatalos közbeszerzési tanácsadó
Kbtv.-ben előírtak szerinti határidőn belül
Igazgató hivatalos közbeszerzési tanácsadó Bírálóbizottság Bírálóbizottság Hivatalos közbeszerzési tanácsadó Bírálóbizottság / Hivatalos közbeszerzési tanácsadó – igénybevétele esetén hivatalos közbeszerzési tanácsadó Bírálóbizottság Bírálóbizottság Bírálóbizottság Bírálóbizottság hivatalos közbeszerzési tanácsadó hivatalos közbeszerzési tanácsadó
Bírálóbizottság
hivatalos közbeszerzési tanácsadó
Igazgató
Hivatalos közbeszerzési tanácsadó Igazgató
döntést követő 5 (öt) napon belül
16 Döntés a Bírálóbizottság javaslata alapján az ajánlattételre felhívni kívánt szervezetekről Javaslat döntéshozónak szakértő bevonására Javaslat eredménytelenség esetén további feladatokra Döntés meghozatala a Bírálóbizottság javaslata alapján az eljárást lezáró, nyertes szervezetről Eljárás eredményének kihirdetése Összegezés elkészítése Tájékoztatás a Kbtv. 97.§ szerinti esetben az ott leírtak szerint Részvételi szakasz eredményéről szóló összegezésnek a Kbtv. 118. § (2) bek. szerint a Közbeszerzések Tanácsa részére történő megküldése Eljárás eredményéről szóló tájékoztató elkészítése és határidőben való feladása a Kbtv. 98.§ szerint Szerződés aláírásra történő előkészítése az ajánlati felhívásban meghatározott időpontra Eljárás nyertesével megkötött szerződés aláírása, amelyet a Széchenyi TISZK vezetői ellenjegyeznek
Igazgató Bírálóbizottság Bírálóbizottság
Igazgató hivatalos közbeszerzési tanácsadó hivatalos közbeszerzési tanácsadó hivatalos közbeszerzési tanácsadó
az ütemtervben megadott időpontban
hivatalos közbeszerzési tanácsadó hivatalos közbeszerzési tanácsadó hivatalos közbeszerzési tanácsadó Igazgató
IX. AZ ELŐKÉSZÍTŐ BIZOTTSÁG 1. A Széchenyi TISZK a közbeszerzési eljárás előkészítésére, (eljárást megindító hirdetmények és dokumentációk elkészítésére) – a Kbtv. 8. § (1) bek. szerint – Közbeszerzési Előkészítő Bizottságot hoz létre. Az Előkészítő Bizottság feladata és felelőssége: -
javaslatot tesz a Döntéshozónak az eljárás fajtájára, az alkalmazandó eljárási rezsimre, kidolgozza az eljárás ütemezését, elkészíti az ajánlatkérési/részvételi dokumentáció – amely tartalmazza az ajánlati/részvételi/ajánlattételi felhívást - tervezetét, és a végleges változatát, kidolgozza a műszaki leírást.
X. A BÍRÁLÓBIZOTTSÁG 1. A Széchenyi TISZK a közbeszerzési eljárás lefolytatására, (eljárási cselekmények kifejtésére) valamint az ajánlatoknak – a Kbtv. 8. § (3) bek. szerint – elbírálására legalább 3 tagú bírálóbizottságot (Bírálóbizottság) hoz létre. A Bírálóbizottság írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít a közbeszerzési eljárást lezáró döntést meghozó személy/testület részére. (A szakvélemény és döntési javaslat egy okiratba szerkeszthető.) 2. Az ajánlatok/részvételi jelentkezések felbontásával, minősítésével, elbírálásának előkészítésével, így a Kbtv. 83.-87. §§-ban foglaltak alkalmazásával kapcsolatos feladatokat a Bírálóbizottság végzi.
17
3. A nem elektronikusan beadott ajánlatok/részvételi jelentkezések felbontásáról az ajánlatkérő köteles jegyzőkönyvet felvenni. A jegyzőkönyvet a külső résztvevőnek kell elkészítenie, illetve öt napon belül meg kell küldeni az ajánlattevőknek/részvételi jelentkezőnek. A bontás nem nyilvános, azon a Kbtv. 80. § (2) bek-kel összhangban: - az Ajánlattevők/Részvételi Jelentkezők, valamint az általuk meghívott, továbbá az Ajánlatkérő képviselői, illetve az általa meghívott és elfogadott, támogatás esetén a külön jogszabályban meghatározott személyek, illetve - a Bírálóbizottság tagjai lehetnek jelen. A bontáskor vizsgálni kell, hogy az ajánlatokat tartalmazó borítékok zártan, felbontatlanul kerülnek-e a bontást végző bizottság elé. Ajánlatot felbontani kizárólag a bontás időpontjaként közzétett időpontban lehet. A bontáson résztvevőkről jelenléti ív készül. Az ajánlatok bontásakor ismertetni kell: a csomagolással kapcsolatos megállapítást, - az Ajánlattevő nevét, székhelyét, - a kért ellenszolgáltatás összegét, - a vállalt teljesítési határidőt, - valamint a Kbt. 80 §-ban meghatározott adatokat. Amennyiben a bontás időtartama alatt, illetőleg a bontás lezárását követően ajánlat érkezik, akkor az elkésett ajánlatot át kell venni, az átvétel pontos időpontját (óra, perc) a bontási jegyzőkönyvben, vagy azt követően benyújtott ajánlat esetén, az átvételi elismervényen kell rögzíteni. A benyújtás időpontját a 180-as telefonszám „Pontos idő” felhívásával ellenőrizni, majd azt követően a bontási jegyzőkönyvben dokumentálni kell. Az elkésett ajánlatot – főszabály szerint – felbontatlanul kell az eljárási iratok között megőrizni. Amennyiben a csomagolásból nem derül ki a benyújtó szervezet kiléte, a Kbtv. 88. § (1) bek. a) pont szerinti érvénytelenség megállapíthatósága, a benyújtó szervezet beazonosíthatósága érdekében a csomagolás felbontható. Az értékelés során az elkésett ajánlatot érvénytelennek kell tekinteni. A bontást követően az ajánlatok eredeti példányát a külső közbeszerzési szakértőnek, a másolati példányokat a bírálóbizottsági tagok részére át kell adni. Az eredeti példány az eljárás alapdokumentuma, így azt az eljárás lezárása után minden esetben a szakmai munkatárs őrzi meg. (Amennyiben a beszerzés több szakterületet érint, akkor a szakmai munkatársak megállapodása az irányadó.) A bontásra irányadó szabályok értelemszerűen alkalmazandók, illetve kiegészülnek a kétszakaszos eljárásra irányadó szabályokkal. 4. Az ajánlatok/részvételi jelentkezések elbírálása során a Bírálóbizottság köteles megállapítani, illetve a döntéshozó felé javaslatot tenni az ajánlatok/részvételi jelentkezések alkalmasságára, alkalmatlanságára, érvényességére, illetve esetleges érvénytelenségére, továbbá az eljárásból kizárandó ajánlattevőkre a Kbtv. előírásainak megfelelően. 5. A bírálóbizottsági munkáról jegyzőkönyvet kell készíteni. A Bírálóbizottság határozatképes, ha ülésén a tagok 50%-a, de legalább 3 fős bizottság esetén 2 fő jelen van. A Bírálóbizottság elnökének (akadályoztatása esetén a helyettesének) távollétében bizottsági ülés nem tartható.
18 A Bírálóbizottság mindazon kérdésekben többségi szavazással hoz döntést, amelyet jelen Szabályzat nem utal a Bírálóbizottság valamely tagjának kizárólagos felelősség és hatáskörébe. Szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata a döntő. A bizottsági munkában minden tagnak (beleértve az elnököt is) javaslattételi és szavazati joga van. 6. Amennyiben a bizottsági tagok személyes jelenléte nem indokolt, „elektronikus” ülést lehet tartani. Ez esetben a bizottság titkárnak megválasztott tagja, illetve ha az eljárásba bevonták, akkor a külső résztvevő az elnökkel történt egyeztetés alapján, illetve az elnök egyetértésével elektronikus úton megküldi az állásfoglalást igénylő kérdéseket a Bírálóbizottságba delegáltak részére. A bizottsági tagok írásban tesznek javaslatot, illetve közlik állásfoglalásukat, véleményüket. Az összesített javaslatokról a szakmai munkatárs/külső szakértő az elnök egyetértésével a tagokat tájékoztatja. Az elektronikus levelezéssel kapcsolatos teendőket a szakmai munkatárs/külső szakértő látja el. A Bírálóbizottság feladata és felelőssége: -
-
-
az eljárás lefolytatása, előkészíti és lefolytatja a konzultációkat, jóváhagyja a kiegészítő tájékoztatás kérése esetén a választ, elvégzi a bontási eljárást, a beérkezett ajánlatokat, részvételi jelentkezéseket előzetes vizsgálat alá veti, elkészíti a pontosító kérdésekre vonatkozó válaszokat, a hiánypótlási felszólítást, a részletes vizsgálat során értékeli az alkalmas ajánlattevők érvényes ajánlatait, a Kbtv. 8. § szerint az ajánlatoknak a 83-87. §-ok alkalmazását követő vagy – ha ezen rendelkezések egyikét sem kellett a közbeszerzési eljárásban alkalmazni, az eljárást lezáró döntést megelőző – 81. § (3)-(4) bekezdése szerinti elbírálása. (A rendelkezés értelemszerűen alkalmazandó a kétszakaszos eljárásokban, az első részvételi és a második, ajánlattételi szakaszok lezárására.) javaslattétel a Döntéshozó felé az ajánlatok/részvételi jelentkezések alkalmasságára, alkalmatlanságára, érvényességére, illetve esetleges érvénytelenségére, az eljárás eredményére/eredménytelenségére, továbbá az eljárásból kizárandó ajánlattevőkre/részvételi jelentkezőkre, javaslatot tehet a döntéshozónak szakértő bevonására, kétely felvetődése esetén vizsgálja az ajánlatok valóságtartalmát, eredménytelenség esetén javaslatot tesz a további feladatokra, felel a felhívásban, a dokumentációban és a Kbtv.-ben meghatározottakkal összhangban levő szakvélemény elkészítéséért.
A Bírálóbizottság Elnökének feladatai és felelőssége: - irányítja és vezeti a Bírálóbizottság munkáját, - a bizottsági munkával kapcsolatban utasítást ad az elvégzendő feladatokra, kitűzi a határidőket, - bizottsági munkáról és eljárási eseményekről készített jegyzőkönyveket jóváhagyja és aláírja, - az egyes eljárási eseményeken (konzultáció, bontás, tárgyalás eredményhirdetés) képviseli az Ajánlatkérőt 7. A bírálat A bírálatra és értékelésre a Kbtv. 83-87. §§-i irányadóak. Az ajánlatok/részvételi jelentkezések elbírálása kötelező. Kivétel, ha a közbeszerzés megkezdését követően előre nem látható és elháríthatatlan ok következtében beállott
19 lényeges körülmény miatt a szerződés megkötésére, illetőleg a szerződés megkötése esetén a szerződéses kötelezettségek teljesítésére a Széchenyi TISZK nem lenne képes. Ebben az esetben az eljárást eredménytelennek kell nyilvánítani, ennek tényét ki kell hirdetni. Az elbírálás során a Bírálóbizottság állapítja meg: - az ajánlattevők/részvételi jelentkezők alkalmasságát, alkalmatlanságát, - az ajánlatok/részvételi jelentkezések érvényességét, érvénytelenségét, - a kizárást. Érvénytelen ajánlatokat/részvételi jelentkezéseket nem lehet értékelni.
8. Hiánypótlás Hiánypótlás szükség esetén több alkalommal az összes ajánlattevő számára azonos feltételekkel biztosítható. A hiánypótlási felhívásban a megállapított hiányosságokról, illetőleg a hiánypótlási határidőkről egyidejűleg közvetlenül írásban tájékoztatni kell az összes ajánlattevőt. A Bírálóbizottság köteles meggyőződni arról, hogy a hiánypótlást követően benyújtott ajánlati/részvételi jelentkezési példányok tartalma megegyezik-e az eredeti ajánlat/részvételi jelentkezés tartalmával. Eltérés esetén, vagy ha a hiánypótlást nem teljesítették, kizárólag az eredeti példányt lehet figyelembe venni. A hiánypótlás során az ajánlat úgy módosítható, úgy egészíthető ki, hogy megfeleljen az ajánlati felhívás, a dokumentáció vagy a közbeszerzésre vonatkozó jogszabályok előírásainak, de a következő módosításokat, kiegészítéseket nem lehet a hiánypótlással végrehajtani: a) a hiánypótlás nem eredményezheti az ajánlat azon elemeinek módosítását, amelyek a 81. § (4) bekezdése szerint értékelésre kerülnek; b) ha egy elbírálási részszempont a szakmai ajánlattal függ össze, akkor a szakmai ajánlatot sem lehet módosítani, kiegészíteni; c) a hiánypótlás során az ajánlattevő új közös ajánlattevő vagy a közbeszerzés értékének tíz százalékát meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozó vagy erőforrást nyújtó szervezet megjelölésével és az újonnan megjelöltekre vonatkozó iratokkal nem egészítheti ki az ajánlatát; d) a hiánypótlás során nem lehet az ajánlat olyan hibáját kijavítani, mely miatt az már benyújtásakor a 88. § (1) bekezdés a), illetőleg b) pontja szerint érvénytelen. Ennek során figyelembe kell venni, hogy az ajánlati biztosíték nem azonos a róla szóló irattal. A hiánypótlásra irányadó szabályok értelemszerűen alkalmazandók, illetve kiegészülnek a kétszakaszos eljárásra irányadó szabályokkal. A hiánypótlási felhívásra, illetve egyéb intézkedésre érkezett iratok, válaszok vizsgálata során az eredeti ajánlat/részvételi jelentkezés vizsgálatára előírt módon kell eljárni.
9. Az ajánlatok értékelése Az ajánlatok értékelése az előre elfogadott értékelési rendszer alapján történik. Az ajánlatok összehasonlítása során a nem egyértelmű ajánlattevői adatok, információk, közlések tekintetében a hiánypótlást követően, pontosító kérdést kell megfogalmazni. A pontosító kérdés tényéről a többi ajánlattevőt egyidejűleg írásban tájékoztatni kell.
20
Az ajánlatokat a Bírálóbizottság az ajánlatok bontását követően a lehető leghamarabb, de a felhívásban meghatározott határidőn belül kiértékeli. Az értékelési határidő indokolt esetben az ajánlattevők értesítésével meghosszabbítható.
10. Döntési javaslat Az értékelés eredményére vonatkozó döntési javaslatot a Bírálóbizottság készíti el és terjeszti be a Döntéshozónak. A döntési javaslatnak a beszerzéssel kapcsolatos valamennyi lényeges információt tartalmaznia kell annak érdekében, hogy a döntéshozó megalapozott döntést hozzon. Ennek megfelelően tartalmaznia kell: -
a beszerzési eljárás lefolytatására vonatkozó tájékoztatást, a beérkezett ajánlatokra vonatkozó elemzést, az alkalmatlan ajánlatokra vonatkozó megállapítást és javaslatot, az érvénytelen ajánlattevőre vonatkozó megállapítást és javaslatot, kizárásra vonatkozó megállapítást és javaslatot, az értékelés eredményét, a Bírálóbizottság javaslatát az eljárás eredményére, eredménytelenségi javaslat esetén a megismételt eljárás szükségességére, fajtájára vonatkozó javaslatot és indoklást, esetleg javaslatokat további szükséges intézkedésekre.
A szabályokat értelemszerűen kell alkalmazni a kétszakaszos eljárásokban.
21 XI. AZ ELJÁRÁST LEZÁRÓ DÖNTÉS MEGHOZATALA, AZ EREDMÉNYHIRDETÉS ÉS A SZERZŐDÉSKÖTÉS 1. Az eljárást lezáró döntés meghozatala A Széchenyi TISZK-nél a közbeszerzési eljárást lezáró döntés meghozatalára az igazgató jogosult. 2. Eredményhirdetés 2.1. Eredményhirdetés a Kbtv. IV. fejezet eljárása esetén Az eljárás eredményét vagy eredménytelenségét legkésőbb az ajánlatok felbontásától számított 30 (építési beruházás esetén 60) napon belül a hirdetményben meghatározott eredményhirdetési időpontban nyilvánosan ki kell hirdetni. Az eredményhirdetés időpontja indokolt esetben, egy alkalommal 30 nappal elhalasztható. Erről az eredeti határidő lejárta előtt az összes ajánlattevőt/részvételi jelentkezőt egyidejűleg, közvetlenül, írásban tájékoztatni kell. Az eredményhirdetés a hirdetményben meghatározott időponthoz képest korábbi időpontban is megtartható. A korábbi eredményhirdetési időpont előtt legalább 2 munkanappal korábban kell az új időpontról és annak indokáról, valamint ha indokolt a szerződéskötés új korábbi időpontjáról az összes ajánlattevőt/részvételi jelentkezőt egyidejűleg, közvetlenül írásban tájékoztatni. Ajánlatkérő az eredményhirdetés során az ajánlatok/részvételi jelentkezések elbírálásáról készített írásbeli összegezést köteles átadni a jelenlevők részére. A távollévő ajánlattevők/részvételi jelentkezők részére, az írásbeli összegezést haladéktalanul, elektronikus úton vagy faxon meg kell küldeni. 2.2. Eredményhirdetés a Kbtv. VI. fejezet szerinti eljárásnál A Kbt. VI. fejezet szerinti eljárás alkalmazása esetén eredményhirdetést nem kell tartani, eredményhirdetés kifejezés alatt az eljárás eredményéről szóló összegezés Kbtv. szerinti megküldésének napját kell érteni. (Az eljárás eredményéről szóló összegezést legkésőbb az ajánlatok felbontásától számított 30 – építési beruházás esetében 60 – napon belül kell megküldeni az ajánlattevőknek.)
3. Szerződéskötés A szerződést az eljárás nyertesével kell írásban megkötni az ajánlati/részvételi felhívás, a dokumentáció és az ajánlat/részvételi jelentkezés tartalma alapján. A szerződést az eljárás nyertesének kell teljesítenie. A teljesítésben csak az ajánlatban megjelölt szervezet (személy) működhet közre, kivéve, ha a szerződéskötést követően – a felek által előre nem látható okból – beállott körülményre tekintettel a szerződés vagy annak egy része nem volna teljesíthető. Ez esetben a Széchenyi TISZK hozzájárulását ki kell kérni más szervezet (személy) közreműködéséhez. A szerződést a Széchenyi TISZK szabályai szerint iktatni kell és a szerződés minden példányára aláírás előtt rá kell írni a szerződés iktató számát. 3.1. Tárgyalásos eljárás esetén a tárgyalási jegyzőkönyv, továbbá az eredményhirdetésről szóló jegyzőkönyv elkészítése, az írásbeli összegezés az ajánlattevők/részvételre jelentkezők részére történő igazolható átadása, megküldése, az eljárás eredményéről szóló tájékoztató hirdetmény elkészítése és feladása, továbbá a
22 Kbtv. 96/A.§ szerinti előzetes vitarendezési kérelem esetén a kérelem tárgyával összefüggésben a Széchenyi TISZK szervezetében a válaszadás tekintetében érintett személyek együttműködésével a válasz megadása a külső résztvevő feladata. 3.2. A közbeszerzési eljárás eredményeképpen megkötendő szerződés aláírásra történő előkészítése, illetőleg a megkötött szerződés módosításáról/teljesítéséről szóló tájékoztató elkészítése és Közbeszerzési Értesítőbe közzétételre történő feladása – az adott közbeszerzési eljárás szakmai munkatársának adatszolgáltatása alapján – külső szakértő feladata – a külső szakértővel az eljárás lebonyolítására kötött szerződésben foglaltakkal összhangban. 3.3. Az éves közbeszerzésekről a Kbtv. 16. §-ában meghatározottak szerint éves statisztikai összegezést kell készíteni, amelyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig meg kell küldeni a Közbeszerzések Tanácsának. Az éves statisztikai összegezés megküldése kapcsán a Közbeszerzések Tanácsa Elnökének e tárgyban kiadott tájékoztatója szerint kell eljárni. A Tájékoztató értelmében az éves statisztikai összegezést elegendő az
[email protected] e-mail címre megküldeni. 3.4. A közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződésben foglalt kötelezettségek teljesítéséről vezetői utasításban kijelölt személy állít ki teljesítésigazolást. A szerződés teljesítésével, módosításával, megszüntetésével kapcsolatos előírásokra a Kbtv., illetve egyéb kérdésekben a Ptk. rendelkezéseit kell alkalmazni.
XII. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS DOKUMENTÁLÁSI RENDJE A közbeszerzési eljárások során készült valamennyi irat dokumentálása a Széchenyi TISZK Iratkezelési Szabályzatának megfelelően történik. Iratmegőrzés A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot az eljárás lezárulásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított 5 évig meg kell őrizni. Ha az ügyben jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább az említett 5 évig meg kell őrizni. Az őrzést az Iratkezelési Szabályzat szerint kell megvalósítani. A Széchenyi TISZK köteles a Közbeszerzések Tanácsa vagy az illetékes ellenőrző szervek kérésére a közbeszerzéssel kapcsolatos iratokat megküldeni. A megőrzési kötelezettség az alábbi dokumentumokra vonatkozik: - a beszerzés forrására vonatkozó dokumentum, - a beszerzési igény előterjesztése, - az eljárás megindítására, a Bírálóbizottság kijelölésére vonatkozó döntés, - az Ajánlati, ajánlattételi/Részvételi Felhívás, - Ajánlatkérési/Részvételi Dokumentáció, - előkészítő iratok, - a Bírálóbizottsági munka során keletkezett jegyzőkönyvek, - megbízólevelek, összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatok, - az Ajánlatok/Részvételi Jelentkezések eredeti és egy másolati példánya (az üzleti titoknak minősülő adatokat külön kell kezelni), - az ajánlattevőkkel/részvételi jelentkezőkkel történő levelezés dokumentumai, - az értékeléssel kapcsolatos összes dokumentum (jegyzőkönyv, bírálati lapok stb.), - a döntési javaslat és a döntés,
23 -
összegezés az eljárásról, a megkötött szerződés, a szerződés módosításai, a teljesítés dokumentumai, esetleges jogorvoslati eljárás dokumentumai.
Jegyzőkönyv Jegyzőkönyvet kell készíteni - a Bírálóbizottsági ülésekről - az ajánlatok/részvételi jelentkezések bontásáról, - a konzultációról, - az értékelést végző Bírálóbizottsági ülésről, - a szóbeli eredményhirdetésről, - iratbetekintésről, - a szerződéskötési tárgyalásokról. A jegyzőkönyvben név szerint kell rögzíteni az elhangzottak lényeges tartalmát. Szó szerinti jegyzőkönyvet kivételesen indokolt esetben, külön kérésre kell készíteni. A jegyzőkönyvet, bevonása esetén a küldő közbeszerzési szakértő készíti el. Az értékelést végző Bírálóbizottsági ülésről készített jegyzőkönyv kötelező melléklete a bizottsági tagok által aláírt bírálati lap.
A jogorvoslati rendhez kapcsolódó előírások Amennyiben a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult az iratokat haladéktalanul, iratjegyzékkel ellátva, bevonása esetén – az ajánlatkérő és a külső szakértő egyeztetése alapján – a közbeszerzési szakértő küldi meg. A jogorvoslati iratanyagot az Iratkezelési Szabályzat szerint a jogorvoslati eljárás jogerős befejezésétől számított 5 évig kell megőrizni. A jogorvoslati eljárásban a Széchenyi TISZK-et, a bevonása esetén a közbeszerzési szakértő képviseli, a Döntéshozó által kijelölt/ek/ közreműködése mellett. Külső közbeszerzési szakértő bevonásával lebonyolított eljárás esetén a közbeszerzési szakértő jogorvoslati eljárásba való bevonásáról a Döntéshozó dönt.
XIII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
1. A Széchenyi TISZK beszerzési eljárásait végző személyek és szervezetek kötelesek a vonatkozó jogszabályok és a jelen szabályzat előírásait áttanulmányozni, értelmezni és az azokban foglaltak szerint a tőlük elvárható gondossággal eljárni. 2. Ezen közbeszerzési szabályzat által nem szabályozott kérdésekben a Kbtv. és az ide vonatkozó egyéb jogszabályok rendelkezéseit kell alkalmazni. Miskolc, 2011. …………………..
Jóváhagyta: Dr. Kavecsánszki Gyula mint a Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ fogadó intézményének igazgatója
24 1. számú melléklet
BÍRÁLÓBIZOTTSÁGI TAG/ELNÖKI KIJELÖLÉS
név részére Tisztelt Asszonyom/Uram! Felkérem, hogy a Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ, (Miskolc….) mint Ajánlatkérő által a …………………. tárgyában indítandó közbeszerzési eljárásban, a bírálóbizottság tagjaként/elnökeként vegyen részt. Tájékoztatom, hogy fenti tevékenységét a közbeszerzésről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.) alapján köteles végezni, amelynek során titoktartásra kötelezett. Kérem, hogy a mellékelt összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot aláírni szíveskedjen. Az eljárás folyamán felmerült, a Kbt. 10.§-ban meghatározott összeférhetetlenségi okokról a döntéshozót haladéktalanul, írásban tájékoztatnia kell. Miskolc, 2011. .….. Dr. Kavecsánszki Gyula mint a Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ fogadó intézményének igazgatója
A fenti felkérést elfogadom. Miskolc, 2011. ……………….
……………………………..
25 2. számú melléklet ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI ÉS TITOKTARTÁSI NYILATKOZAT
Alulírott
………………………(beosztás)
mint az ajánlatkérő nevében eljáró vagy az eljárásba bevont személy a Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ, (Miskolc…….) mint Ajánlatkérő által a ……………………….. tárgyában indítandó közbeszerzési eljárással kapcsolatban - a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény 10. § (7) bekezdésben foglalt rendelkezésekre figyelemmel – kijelentem, hogy a Kbt. 10. § -ban meghatározott összeférhetetlenségi okok személyemmel szemben nem állnak fenn. Rendelkezem továbbá a Kbt. 8. § által megkövetelt megfelelő — közbeszerzés tárgya szerinti / pénzügyi / közbeszerzési / jogi* — szakértelemmel. Az eljárás során tudomásomra jutott információkat, adatokat és tényeket sem az eljárás befejezése előtt, sem azt követően jogosulatlan személy tudomására nem hozom, az információkkal, adatokkal és tényekkel az ajánlattevőket és alvállalkozókat nem befolyásolom. Kötelezem magam arra, hogy ha a személyemmel szemben a Kbt. 10.§ szerinti kizáró ok az eljárás alatt következik be, erről haladéktalanul értesítem a döntéshozót. Kötelezettséget vállalok továbbá arra, hogy a bírálóbizottság munkáját és a döntéshozó döntésének előkészítését lelkiismeretesen, a szakmai tudásomnak megfelelően segítem, és tudomásul veszem, hogy a bírálóbizottság tagjaként a bizottság tagjaival együttesen a döntéshozó elé terjesztett javaslatok megalapozottságáért felelek.
Miskolc, 2011. ……………….. Dr. Kavecsánszki Gyula mint a Széchenyi István Térségi Integrált Szakképző Központ fogadó intézményének igazgatója
*A megfelelőt jelölje meg
