SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS. Nyesőné Marton Mária

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS

Nyesőné Marton Mária

MÉDIAINFORMATIKAI KIADVÁNYOK


Nyesőné Marton Mária

Eger, 2011

Lektorálta: CleverBoard Interaktív Eszközöket és Megoldásokat Forgalmazó és Szolgáltató Kft.

A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.

Felelős kiadó: dr. Kis-Tóth Lajos Készült: az Eszterházy Károly Főiskola nyomdájában, Egerben Vezető: Kérészy László Műszaki szerkesztő: Nagy Sándorné

Kurzusmegosztás elvén (OCW) alapuló informatikai curriculum és SCORM kompatibilis tananyagfejlesztés Informatikus könyvtáros BA, MA lineáris képzésszerkezetben TÁMOP-4.1.2-08/1/A-2009-0005


Tartalom 1. Bevezetés ....................................................................................................................... 9 1.1 Célkitűzés .......................................................................................................... 9 1.2 A kurzus tartalma ............................................................................................ 10 1.3 A kurzus tömör kifejtése ................................................................................. 10 1.4 Kompetenciák és követelmények .................................................................... 11 1.5 Tanulási tanácsok, tudnivalók ......................................................................... 11 2. Táblázatkezelési alapismeretek ................................................................................. 13 2.1 Célkitűzés ........................................................................................................ 13 2.2 Tartalom .......................................................................................................... 13 2.3 Az Excel 2007 programablaka ........................................................................ 13 2.4 A dokumentumablak és részei ........................................................................ 18 2.5 A parancsadás lehetőségei............................................................................... 21 2.6 Adatbevitel a cellákba, a cellatartalom módosítása......................................... 22 2.7 Az adatbevitelt segítő eszközök (kitöltés) ....................................................... 22 2.8 Cellacímkék, cellahivatkozások típusai .......................................................... 23 2.9 Külső hivatkozások ......................................................................................... 26 2.10 Összefoglalás................................................................................................... 26 2.11 Önellenőrző kérdések ...................................................................................... 27 3. Adattípusok, adatformátumok .................................................................................. 28 3.1 Célkitűzés ........................................................................................................ 28 3.2 Tartalom .......................................................................................................... 28 3.3 A cellában tárolt adatok típusai ....................................................................... 28 3.3.1 Szöveges típusú adatok ....................................................................... 29 3.3.2 Szám típusú adatok ............................................................................. 29 3.3.3 Dátum és idő típusú adatok ................................................................. 30 3.3.4 Logikai érték ....................................................................................... 30 3.3.5 Matematikai képletek, formulák ......................................................... 30 3.3.6 Függvények ......................................................................................... 33 3.3.7 Cellahivatkozások ............................................................................... 34 3.4 Adatformátumok ............................................................................................. 35 3.5 gyakorlati feladat ............................................................................................. 38 3.5.1 Táblázat formázása ............................................................................. 41 3.6 Összefoglalás................................................................................................... 44 3.7 Önellenőrző kérdések ...................................................................................... 45 4. Viszonyszámok, egyszerűbb mutatók meghatározása ............................................ 46 4.1 Célkitűzés ........................................................................................................ 46 4.2 Tartalom .......................................................................................................... 46 4.3 A viszonyszám fogalma .................................................................................. 46 5

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS A leggyakrabban alkalmazott viszonyszámok ................................................ 47 4.4.1 Megoszlási viszonyszám ..................................................................... 47 4.4.2 Dinamikus viszonyszámok ................................................................... 47 4.4.3 Intenzitási viszonyszámok .................................................................. 49 4.4.1 Koordinációs viszonyszámnál ............................................................. 50 4.4.2 Gyakorlati feladatok az elméletben tanultak alkalmazására ............... 50 4.4.3 A feltételes formázás ........................................................................... 56 4.5 Külső hivatkozások ......................................................................................... 57 4.6 Összefoglalás................................................................................................... 57 4.7 Önellenőrző kérdések ...................................................................................... 58 4.4

5. Diagramtípusok, diagramkészítés ............................................................................. 59 5.1 Célkitűzés ........................................................................................................ 59 5.2 Tartalom .......................................................................................................... 59 5.3 A diagramok alaptípusai és azok jellemzői ..................................................... 59 5.3.1 Az oszlopdiagramok ........................................................................... 60 5.3.2 A vonaldiagramok ............................................................................... 62 5.3.3 A kördiagram ...................................................................................... 63 5.3.4 A Perecdiagram ................................................................................... 64 5.3.5 A sávdiagram ...................................................................................... 64 5.3.6 A területdiagram ................................................................................. 65 5.3.7 Speciális diagramok ............................................................................ 65 5.4 Általános szempontok a diagramkészítésnél ................................................... 67 5.5 A diagram részei ............................................................................................. 68 5.6 A diagramkészítés menete............................................................................... 70 5.6.1 Olvasási szokások munkalap............................................................... 71 5.6.2 Könyvkiadás munkalap ....................................................................... 76 5.6.3 Heves megye munkalap ...................................................................... 78 5.7 A diagramok szerkesztésének, módosításának lehetőségei ............................. 81 5.8 Külső hivatkozások ......................................................................................... 81 5.9 Összefoglalás................................................................................................... 81 5.10 Önellenőrző kérdések ...................................................................................... 82 6. Statisztikai elemzések, a táblázatkezelő statisztikai függvényei ............................. 83 6.1 Célkitűzés ........................................................................................................ 83 6.2 Tartalom .......................................................................................................... 83 6.3 Statisztikai függvények használata, értelmezése ............................................. 83 6.4 Osztályközös gyakorisági tábla készítése ....................................................... 88 6.5 A gyakoriság ábrázolása ................................................................................. 91 6.6 Feltételes formázás alkalmazása ..................................................................... 94 6.7 Összefoglalás................................................................................................... 95 6.8 Önellenőrző kérdések ...................................................................................... 95 7. A Bővítmények használata a statisztikai elemzéseknél ........................................... 96 7.1 Célkitűzés ........................................................................................................ 96 7.2 Tartalom .......................................................................................................... 96 7.3 A Bővítmények betöltésének módja ............................................................... 96 6

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS 7.4 7.5 7.6 7.7

A leíró statisztikai modul használata ............................................................... 97 A hisztogram modul használata .................................................................... 100 Összefoglalás................................................................................................. 102 Önellenőrző kérdések .................................................................................... 102

8. A táblázatkezelő leggyakrabban használatos függvényei ..................................... 103 8.1 Célkitűzés ...................................................................................................... 103 8.2 Tartalom ........................................................................................................ 103 8.3 A függvények használata .............................................................................. 103 8.4 A mátrix kategória függvényei ...................................................................... 105 8.5 Logikai kategória függvényei........................................................................ 114 8.6 Függvények egymásba ágyazása ................................................................... 117 8.7 Külső hivatkozások ....................................................................................... 118 8.8 Összefoglalás................................................................................................. 118 8.9 Önellenőrző kérdések .................................................................................... 119 9. Adatbázisok létrehozása, adatbázis-műveletek végrehajtása............................... 120 9.1 Célkitűzés ...................................................................................................... 120 9.2 Tartalom ........................................................................................................ 120 9.3 Adatbázisok, nyilvántartások készítése ......................................................... 120 9.4 Rendezés az adatbázisban ............................................................................. 121 9.5 Szűrés az adatbázisban .................................................................................. 122 9.6 Irányított (speciális) szűrés ........................................................................... 127 9.7 Részösszegképzés ......................................................................................... 131 9.8 Összefoglalás................................................................................................. 134 9.9 Önellenőrző kérdések .................................................................................... 134 10. Adatbázisok kiértékelése, elemzése ......................................................................... 135 10.1 Célkitűzés ...................................................................................................... 135 10.2 Tartalom ........................................................................................................ 135 10.3 Kimutatások készítése adatbázisokról ........................................................... 135 10.4 Gyakorlati feladatok a kimutatások, kimutatás-diagramok készítéséhez ...... 136 10.4.1 Egyváltozós elemzések adatbázisokban ............................................ 136 10.4.2 Többváltozós elemzések az adatbázisokban ..................................... 141 10.5 Külső hivatkozások ....................................................................................... 150 10.6 Összefoglalás................................................................................................. 150 10.7 Önellenőrző kérdések .................................................................................... 150 11. Adatbázisfüggvények alkalmazása ......................................................................... 151 11.1 Célkitűzés ...................................................................................................... 151 11.2 Tartalom ........................................................................................................ 151 11.3 Az adatbázis függvények használatának általános szabályai ........................ 151 11.4 Gyakorlati feladatok az adatbázis függvények alkalmazására ...................... 151 11.4.1 Tartománynév megadása................................................................... 152 11.4.2 Kritériumtábla elkészítése ................................................................. 153 11.4.3 Adatbázis függvények használata ..................................................... 154 11.5 Összefoglalás................................................................................................. 156 7

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS 11.6 Önellenőrző kérdések .................................................................................... 156 12. A kiszámított adatok vizsgálata .............................................................................. 157 12.1 Célkitűzés ...................................................................................................... 157 12.2 Tartalom ........................................................................................................ 157 12.3 A program eszközei a kiszámított adatok vizsgálatához ............................... 157 12.4 Célérték-keresés ............................................................................................ 157 12.5 Adattáblák készítése ...................................................................................... 158 12.6 Gyakorlati feladat az eszközök bemutatására ............................................... 158 12.6.1 Célértékkeresés ................................................................................. 160 12.6.2 Egyváltozós adattábla ....................................................................... 162 12.6.3 Kétváltozós adattábla ........................................................................ 164 12.7 Összefoglalás................................................................................................. 165 12.8 Önellenőrző kérdések .................................................................................... 166 13. Összefoglalás ............................................................................................................. 167 13.1 A kurzusban kitűzött célok összefoglalása.................................................... 167 13.2 Tartalmi összefoglalás ................................................................................... 167 13.3 Zárás .............................................................................................................. 168 14. Kiegészítések ............................................................................................................. 169 14.1 Glosszárium, kulcsfogalmak értelmezése ..................................................... 169 14.2 Irodalomjegyzék ............................................................................................ 175 15. Ábrajegyzék .............................................................................................................. 176 16. Médiaelemek ............................................................................................................. 181 17. Tesztek ....................................................................................................................... 182 17.1 Próbateszt ...................................................................................................... 182 17.2 Záróteszt A. ................................................................................................... 187 17.3 Záróteszt B. ................................................................................................... 191 17.4 Záróteszt C. ................................................................................................... 195

8


1. BEVEZETÉS A számítógépek sokoldalú felhasználásának egyik fontos lépése volt a táblázatkezelő programok megjelenése. A felhasználói programok közül napjainkban – a szövegszerkesztők mellett – a táblázatkezelők a legáltalánosabban használt programok az ügyviteli munkában. Használatuk elsősorban ott hasznos, ahol különböző nyilvántartásokat, kimutatásokat kell készíteni, és gazdasági, pénzügyi számításokat kell elvégezni. A tananyag nem foglalkozik a táblázatkezelő felhasználói felületének részletes ismertetésével, valamennyi táblázatkezelési művelet bemutatásával – ezeket az előző tanulmányok alapján ismereteknek feltételezi. Amennyiben úgy ítéli meg, hogy hiányosságai vannak a táblázatkezelési alapműveleteket illetően, a Táblázatkezelési alapismeretek című fejezet végén külső linkeket talál, amelyek áttanulmányozásával a hiányos ismereteit bővítheti, illetve felelevenítheti ismereteit. 1.1

CÉLKITŰZÉS

A tananyag elkészítésének alapvető célkitűzése az, hogy megismertesse a hallgatót, a felhasználót a táblázatkezelő programok, azon belül az Microsoft Excel 2007 (továbbiakban Excel 2007 vagy röviden Excel) gyakorlati szintű felhasználási lehetőségeivel. A tananyag leckéi elsősorban a táblázatkezelő program probléma illetve a feladatcentrikus alkalmazásai lehetőségeivel ismertetik meg a hallgatót, az egyszerűbb feladatoktól a bonyolultabbakig haladva, azzal a céllal, hogy fejlessze a hallgatók táblázatkezelési kompetenciáit, és egyúttal ötleteket adjon az önálló munkához. A tanegység áttanulmányozása és a gyakorlati feladatok sikeres elvégzése után a hallgatók képesek lesznek: – táblázatok létrehozására, valamint a létrehozott táblázatok formai kialakítására (a szegélyezés, az árnyalás, bizonyos adatok kiemelését szolgáló feltételes formázási műveletek elvégzésére stb.) – a táblázatba foglalt adatok elemzésére, kiértékelésére egyszerűbb képletekkel, illetve az összetettebb feladatok esetén a program belső függvényeinek a segítségével. A különböző feladatok megoldásai lehetőséget adnak a program számos függvényének a megismerésére. – a diagramkészítés során a hallgatók elsajátítják a különböző típusú diagramok felhasználási lehetőségeit. A táblázatba foglalt, illetve a kiértékelt számadatok egymáshoz viszonyított arányát legjobban a diagramokkal tudjuk szemléltetni. – a hallgatók megismerik a táblázatkezelő program adatbázis-kezeléssel kapcsolatos műveleteit is, és a kimutatások készítésével gyakorlati szintű tudást szereznek az adatbázisok egy-, illetve többváltozós elemzésében. – a célérték-keresés alkalmazásával és az egy-, illetve kétváltozós adattáblák generáltatásával a hallgatók megismerik a képletek, illetve függvények eredményének az elemzését különböző bemeneti adatok hatására. – az összetettebb adatelemzések automatizált elvégzésére a hallgatók megismerik a program beépített makróinak a használatát (Bővítmények használata).

9


1.2 A KURZUS TARTALMA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Táblázatkezelési alapismeretek Adattípusok, adatformátumok Viszonyszámok, egyszerűbb mutatók meghatározása Diagramtípusok, diagramkészítés Statisztikai elemzések, a táblázatkezelő statisztikai függvényei A Bővítmények használata a statisztikai elemzéseknél A táblázatkezelő leggyakrabban használatos függvényei Adatbázisok létrehozása, adatbázis-műveletek végrehajtása Adatbázisok kiértékelése, elemzése Adatbázisfüggvények alkalmazása A kiszámított adatok vizsgálata

1.3 A KURZUS TÖMÖR KIFEJTÉSE A társadalmi, gazdasági élet különböző területein – de a tudományos kutatómunka során is – a valóságról valamilyen információt hordozó adatokat gyűjtünk, és azok feldolgozása, elemzése során minőségileg új információhoz jutunk. Ennek az adatgyűjtési, adatrendezési és adatelemzési folyamatnak napjainkban elengedhetetlen eszközeivé váltak a táblázatkezelő programok. Segítségükkel megvalósítható meg az elektronikus adatfeldolgozás. A táblázatok (a sorokból és az oszlopokból álló rácsozatok) az információ strukturált, kétdimenziós ábrázolását teszik lehetővé. A sorok, illetve az oszlopok metszetei (közös részük) a cellák, az adattárolás legkisebb egységei a táblázatkezelőben. A létrehozott táblázatok a program alatt tetszés szerint formázhatók, csinosíthatók. A táblázatba rendezett adatok elemzésére, kiértékelésére sokféle lehetőséget kínálnak a program belső függvényei (pl.: Matematikai-trigonometrikus függvények, Statisztikai függvények, Logikai függvények, Adatbázisfüggvények stb.). Segítségükkel az összetettebb, bonyolultabb számítási műveletek könnyűszerrel elvégezhetők. A táblázatba foglalt adatok egymáshoz viszonyított arányát jól szemléltethetjük a diagramokkal. A diagramok jellegüket tekintve síkbeli (2D), illetve térbeli (3D) diagramok lehetnek. Jól használható a program nyilvántartások készítésére is. Ilyenkor a munkalapon egy adatbázist, listát készítünk, amely alkalmas az információ rendezésére, karbantartására és visszakeresésére. A létrehozott adatbázis – amely tartalmazhatja például egy intézmény, egy cég különböző tevékenységének az adatait – alapjául szolgál a kimutatások készítésének. A fent leírtakkal azt szerettük volna érzékeltetni, hogy napjainkban a mindennapi irodai munkában mennyire szerteágazó a táblázatkezelők szerepe. Mindezek bemutatását célozzák a kidolgozott leckék is, hangsúlyozottan probléma, illetve feladatcentrikus megközelítéssel.

10

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS 1.4

KOMPETENCIÁK ÉS KÖVETELMÉNYEK

A tankönyv nem foglalkozik az Excel 2007 program grafikus felületének a részletes ismertetésével, feltételezi bizonyos középfokú előismeretek meglétét a táblázatkezelés témaköréből, így a következőkre feltétlenül épít!  A parancsadás különböző módjai a grafikus felület alatt (menüszalag ikonjaival, a gyorselérésű eszköztár ikonjaival, az ún. forróbillentyűkkel vagy billentyűkombinációkkal, valamint a helyi menü (a gyorsmenü) és a mini pult felhasználásával).  Az ablak fogalom, ablakkezelés a grafikus felület alatt.  A billentyűzet és az egér kezelésének pontos használata (egy kattintás, dupla kattintás, vonszolás műveletek).  A vágólap használata (a másolás, kivágás, beillesztés műveletei).  Programok indítása, bezárása.  Állományműveletek elvégzése (különös tekintettel az új állomány létrehozása, a mentés és a megnyitás valamint a nyomtatás műveletekre).  A program felhasználási lehetőségeiből adódóan a matematika néhány fontos szabályának az ismerete (pl. műveleti prioritások, a függvény fogalma és megadása stb.).

1.5 TANULÁSI TANÁCSOK, TUDNIVALÓK A hatékony munka érdekében néhány tanulási tanáccsal, útmutatóval látjuk el annak érdekében, hogy ismerkedése a tananyaggal, majd a tanulása, minél eredményesebb legyen. A leckék áttanulmányozásakor nemcsak a figyelmes olvasásra kell törekednie, hanem a leckéknél ismertetett fogalmak, műveletek, eljárások, pontos megértését is tartsa szem előtt. Hogy az ismeretek elsajátításában jobban segítsük a tankönyv sajátos jelöléseket, kiemeléseket tartalmaz a megértés és a rögzítés érdekében. A tananyag egyes leckéinek a szerkezeti felépítése az esetek túlnyomó többségében ugyanazt az elvet követi. Először a feldolgozandó téma, tananyagrész elméletét ismertetjük, majd a témához kapcsolódó gyakorlati feladat vagy feladatok megoldásait találja. De találkozik olyannal is, amikor az elméleti anyag bemutatása és a gyakorlati feladat elvégzése párhuzamosan történik. Hasznos tanácsaink  A gyakorlati feladatok elvégzéséhez a kiindulási állományokat a tanegység online oktatási felületének oldaláról töltheti le, melynek címe: http://elearning.ektf.hu  Célszerű az egyes leckék feldolgozása során elkészített feladatokat egy munkakönyvtárba, mappába lementeni, hogy később is elérhetők legyenek.

11

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS (A kidolgozott feladatok mentésénél az állományok neveit természetesen megváltoztathatja!)  Törekedjen a feladatok önálló megoldására, de ha problémái adódnak, akkor kövesse a tankönyv útmutatását!  Miközben dolgozik a táblázatkezelővel, gondoskodjon munkája folyamatos mentéséről, nehogy áramkimaradás vagy programhiba miatt munkája véglegesen kárba vesszen!  A leckék végén egy rövid összefoglalást talál, majd az önellenőrző kérdések megválaszolásával, illetve a gyakorlati teszt kitöltésével ellenőrizheti tudását. Csak abban az esetben haladjon tovább, ha legalább 50-75%-os a tudása! A tananyag feldolgozásához és a gyakorlati szintű tudás megszerzéséhez eredményes munkát kívánunk, bízva abban, hogy a megszerzett ismeretek jól hasznosíthatók minden olyan probléma megoldásában, amelyhez táblázatkezelőt használunk. A Szerző.

12


2. TÁBLÁZATKEZELÉSI ALAPISMERETEK 2.1 CÉLKITŰZÉS A lecke legfőbb célkitűzése az Excel 2007 táblázatkezelő felhasználói felületének a bemutatása. (A programablak, a dokumentumablak legfontosabb részeinek bemutatása). A táblázatkezelés alapfogalmainak a tisztázása (cella, sor, oszlop, tartomány, munkalap, munkafüzet) és az alapvető műveletek végrehajtásának az ismertetése, a cellahivatkozások típusainak a tisztázása.

2.2

TARTALOM

Az Excel 2007 programablaka A dokumentumablak részei A parancsadás lehetőségei Adatbevitel a cellákba, a cellatartalom módosítása Az adatbevitelt segítő eszközök (kitöltés) Cellacímkék, cellahivatkozások típusai

2.3 AZ EXCEL 2007 PROGRAMABLAKA A program betöltése után az alábbi programablak jelenik meg. A programablak legfontosabb részeit az ábrán számoztuk.

1. ábra. Az Excel 2007 programablaka 13

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS 1. A címsor A programablak címsora tájékoztat bennünket, hogy az ablakban melyik program fut (Munkafüzet1-Microsoft Excel), és a dokumentumablakban éppen melyik dokumentumot látjuk. A címsor jobboldalán lévő gombok az ablakvezérlő gombok (kis méret gomb, teljes méret és a kilépés gomb). Amíg a dokumentumablakban lévő állománynak – a táblázatkezelő alatt a munkafüzetnek – nem adunk nevet, addig a program Munkafüzet1 néven azonosítja. Egy háttértárról beolvasott állomány esetén, illetve mentés után a címsorban az állomány neve jelenik meg. 2. Az Office gomb Az Office 2007 programcsomaghoz tartozó alkalmazásoknál, így az Excel 2007 programnál is az állománykezeléssel kapcsolatos parancsok az Office menü alá kerültek (közülük a legfontosabbak: új állomány nyitása, mentés, nyomtatás, bezárás stb.). Ezt a menüt az Office gombra kattintva érhetünk el. Innen tudjuk a program alapértelmezett beállításait is megváltoztatni (Az Excel beállításai), illetve itt található a kilépés parancsgombja is. (Kilépés az Excel programból)

2. ábra. A program Office gombjának menüje. 3. A menüszalag A korábbi Excel verziók esetén az ablak felső részén található menük és az eszköztárak helyett most a képernyőn egy széles szalag húzódik végig. Az egyes szalagokon csoportokba gyűjtött parancsikonok, legördülő listák és mezők találhatók. A menüszalag lapjai a

14

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS munkafüzetben használható funkciókhoz, műveletekhez kapcsolódnak, és az egyes lapokon elhelyezett parancsokat logikailag csoportokba rendezték.

3. ábra. A menüszalag elemei A menüszalag három fő összetevője  Lapok vagy fülek (az ábrán az 1-es szám): hét fő fül található a programablak tetején. Az egyes fülek, illetve lapok egy-egy tevékenységi területhez tartoznak.  Csoportok (az ábrán a 2-es szám): minden lapon több csoport található, amelyek az összetartozó eszközöket együtt jelenítik meg. A csoportnevek mellett jobb oldalon található a párbeszédablakot megnyitó ikon nyila, itt lehet ahhoz a csoporthoz tartozó parancsokat paraméterezni.

4. ábra. A csoporthoz tartozó párbeszédablak megnyitása.  Parancsok (az ábrán a 3-as szám): a parancs lehet gomb, információ megadására szolgáló mező vagy menü. Ha az egérkurzort egy parancsgomb fölé visszük, akkor alatta egy szövegdobozban megjelenik a leírása. Ez látható a következő ábrán.

15


5. ábra. Az ikonhoz rendelt parancs leírása. 4. A gyorselérésű eszköztár A program készítőinek ennél a verziónál is alapvetően az volt a céljuk, hogy a felhasználó a különböző parancsokat, műveleteket minél könnyebben végre tudja hajtani. Ennek egyik legegyszerűbb módja az ikonok használata. Előfordulhat, hogy bizonyos műveleteket gyakran kell használni, így a felhasználó az ezekhez tartozó ikonokat a gyorselérésű eszköztárban helyezheti el, így nem kell a menüszalag lapjain keresni azokat. Alapértelmezetten A gyorselérésű eszköztár a menüszalag felett van, és 3 ikont tartalmaz. Mivel a táblázatkezelő alatt a táblázatba foglalt adatokkal gyakran végzünk számolási műveleteket, célszerű a matematikai műveleti jeleket kitenni a gyorselérésű eszköztárra, illetve további, az állománykezeléshez tartozó ikonokkal is kibővíteni a meglévőket. Ezt a műveletet az alábbi módon végezhetjük el. A gyorselérésű eszköztár végén lévő listanyílra kattintva a megjelenő menüből a További parancsok… választásával a párbeszédablakban adhatjuk meg a gyakran használatos műveletek parancsikonjait. (Ugyanezt érhetjük el az Office gombra kattintva, Az Excel beállításai parancsgomb segítségével is a Testreszabás beállítási lehetőségeinél.)

16


6. ábra. A gyorselérésű eszköztár bővítése, testreszabása az Office gombbal (fent) és az eszköztárból (lent). A Gyakori parancsok vagy a Minden parancs alatt találjuk meg az ikonokat és a hozzájuk rendelt parancsokat. Az ikonok a kiválasztás után a középen lévő Felvételre kattintva kerülhetnek a meglévők közé. Az eszköztárra kitett ikonok sorrendjét is beállíthatjuk, a fel, illetve a le nyilakkal. A párbeszédablak alján adhatjuk meg azt is, hogy a képernyőn hol jelenjen meg az eszköztár. (A gyorselérésű eszköztár megjelenítése a menüszalag alatt) Érdemes megjegyezni az gyorselérésű eszköztárral kapcsolatosan azt is, hogy a jobboldali nyílára kattintva a megjelenő menü segítségével nemcsak további ikonokkal lehet bővíteni, hanem az eszköztár helyét is meg lehet változtatni, illetve itt is lehet kicsinyíteni a menüszalagot ikonállapotúra. A program kényelmesebb használata érdekében a 6. ábra szerint végezze el A gyorselérésű eszköztár beállítását az Ön programjánál is!

17

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS 5. A Szerkesztőléc A menüszalag és a gyorselérésű eszköztár alatt találjuk a Szerkesztőlécet. A soron az aktuális cellatartalom jelenik meg. Mint a neve is utal rá, itt lehet módosítani, szerkeszteni a cella tartalmát.

7. ábra. A szerkesztőléc. Ha a cellába adatfelvitel történik, akkor az aktuális cellatartalom előtt kis ikonok jelennek meg, amelyek az adatbevitel érvényesítésével kapcsolatosak. A szerkesztőléc bal oldali szövegdobozában található az aktuális cella hivatkozása, azaz a cella címkéje. Ez a mező szolgál még a tartománynevek megadására is. Az adatbevitelnél a pipa megfelel az ENTER billentyűnek, míg ha nem akarjuk érvényesíteni az adatbevitelt vagy a módosítást, akkor az áthúzott ikonra kell kattintani, ami az ESC billentyű megfelelője. Az fx szimbólum vagy ikon a függvények beszúrását teszi lehetővé. A Szerkesztőléc jobb oldalán találjuk a Szerkesztőléc kibontása/összezárása ikont, amivel a szerkesztőléc magassága megnövelhető, illetve összezárható. Ez a méretállítási lehetőség nagy segítségünkre szolgál a többsoros cellatartalmak megjelenítésénél. 6. A Dokumentumablak Ezt a következő 2.4-es fejezetcím alatt részletezzük. 7. Az Állapotsor A táblázatkezelő programablakának legalsó sorát státuszsornak vagy más néven állapotsornak nevezzük. Ebben a sorban a kiválasztott paranccsal vagy a folyamatban lévő művelettel kapcsolatos információk jelennek meg. Az Excel 2007-ben az állapotsor jobboldalán találhatók még a dokumentum különböző nézeteinek a beállítására szolgáló gombok, valamint a nagyítás, illetve kicsinyítés mértékét beállító csúszka is.

2.4 A DOKUMENTUMABLAK ÉS RÉSZEI A felhasználó számára a valóságos munkaterületet a dokumentumablak alkotja. A táblázatkezelő alatt a dokumentumablakban megjelenő állományt munkafüzetnek nevezzük. A munkafüzet ugyanúgy, mint a valós életben is, munkalapokból áll. A következő ábra egy dokumentumablakot mutat be az Excel 2007 táblázatkezelőben.

18


8. ábra. A dokumentumablak részei. A sor és az oszlop közös része a cella, a munkalap táblázatának legkisebb adattárolási egysége. Mivel az oszlopokra és a sorokra gyakran kell hivatkoznunk, azonosításukra egységes rendszert vezettek be. A sorok azonosítására számokat használunk, míg az oszlopokra az angol ábécé betűit. Egy cella címe mindig az őt meghatározó oszlop és sor azonosítójának összetételével keletkezik. A dokumentumablakot mutató ábrán az egérmutató az A1es hivatkozású (cellacímkéjű) cellán áll. Az adatbevitel szempontjából ezt a cellát aktív cellának nevezzük. A táblázatkezelőben más azonosítási forma is használható, de ezt általában nem használjuk. Ilyenkor a sorokat és az oszlopokat is számokkal jelöljük. Az előbb említett A1-es cellahivatkozásnak ebben a rendszerben az O1S1 felel meg, ami értelemszerűen az első oszlop és az első sor által meghatározott cellát jelenti. (Általánosan: O+oszlopszám+S+Sorszám. Az ilyen típusú hivatkozásnak a kiválasztását, a beállítását az Office menühöz tartozóan Az Excel beállításai alatt a Képletek lapon találjuk.) Az oszlopok és a sorok száma minden táblázatkezelőben korlátozott. Az Excel 2007ben 163 800 oszlop és 1 048 576 sor áll rendelkezésre. A gyakorlatban azonban a memória szűkössége miatt ezt nem tudjuk teljes egészében kihasználni. A sorazonosító és az oszlopazonosító találkozásánál lévő téglalapot Kijelölő téglalapnak nevezzük. A munkalap összes cellájának a kijelölésére használjuk, ha az elvégzendő műveletet vagy több műveletet a munkalap valamennyi cellájára szeretnénk érvényesíteni. A dokumentumablak alján láthatjuk a munkalapfüleket, azokon az egyes munkalapok neveit. Amíg a munkalapnak nevet nem adunk Munka1, Munka2, Munka3… elnevezésűek. Tőlük balra vannak a munkalapok közötti lapozást szolgáló Lapozó gombok. A dokumentumablak jobb oldali és alsó szélén találhatók a függőleges, illetve vízszintes gördítősávok, a megszokott három elemmel. A két szélén lévő nyilak segítségével lehet a táblázatunkban a két irányú mozgást megvalósítani (felfelé-lefelé, illetve bal- és jobbol19

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS dali mozgásokat.). Mindkét gördítősáv felső-, illetve baloldali alsó részén fontos eszközök találhatók. Ezek a Megosztó vonalak, amelyek segítségével függőleges és vízszintes irányban a dokumentumablak felosztható, így a munkalap különböző, egymástól távol eső tartományai szerkeszthetők egyszerre a képernyőn. A táblázatkezelőben a munkánk során gyakran használjuk a tartomány fogalmat. Mit jelent ez a fogalom? A táblázatkezelő alatt minden, szomszédos cellából álló, négyszög alakú területet tartománynak (vagy blokknak) nevezünk. (A 9. ábrán egy kijelölt tartományt szemléltetünk.)

9. ábra. A tartomány kijelölése. A tartomány kijelölése egérrel úgy történt, hogy a B2-es cellára álltunk, és lenyomva tartott bal oldali egér-gomb mellett elmozgatjuk az egeret a D5-ös celláig, ahol felengedtük a baloldali gombot. A tartományokat is azonosítani kell, ugyanúgy, mint a cellákat, a sorokat és az oszlopokat. A tartományhivatkozás megadásához ugyanazokat a cellákat használjuk, amelyeket a kijelölésükkor. A fenti tartományra úgy hivatkozhatunk, hogy megadjuk a bal felső cellájának a címkéjét, ami B2, ezt közvetlenül egy kettőspontnak kell követnie, majd a jobb alsó sarokcella hivatkozást, azaz D5-öt adjuk meg. Tehát az ábrán kijelölt tartomány a B2:D5 tartományhivatkozással adható meg (megadható még az ezzel ekvivalens másik sarokcímkékkel is: pl.: D2:B5 stb.). A fenti tartományfogalom alapján, mit mondhatunk a táblázatkezelő soraira, illetve oszlopaira? Valójában azok is tartományok, mégpedig a sor az egymás melletti cellák tartománya, az oszlop pedig az egymás alatti cellák tartománya. Ha egy tetszőleges oszlop (sor) valamennyi cellájára akarunk hivatkozni, mint tartományra, akkor az oszlopazonosító betűit adjuk meg (illetve a sorazonosító számait), az elválasztó karakter ekkor is a kettőspont. Például a B oszlop valamennyi cellájára az alábbi módon hivatkozhatunk: B:B (vagy a harmadik sorra a 3:3 hivatkozással).

20


2.5 A PARANCSADÁS LEHETŐSÉGEI A parancsadásnak az Excel 2007 táblázatkezelő program használata során is több lehetősége van:  A parancsadásnak a leggyorsabb módja, ha a művelet elvégzéséhez a menüszalagon a megfelelő ikonra kattintunk, illetve az ikon csoportjához tartozó párbeszédablak megjelenítése nyílra kattintva a megjelenő ablakban paraméterezzük a parancsot.  A helyi menü vagy más néven gyorsmenü azon a helyen jelenik meg, ahol az egér jobb gombjával kattintunk – innen származik a kurzormenü elnevezés is. A menüben csak az abban a szituációban használatos parancsok jelennek meg.

10. ábra. Helyi menü vagy a Minipult használata.  Az Excel 2007-ben – a beállítástól függően – a helyi menü mellett, megjeleníthető az ún. Minipult is. ( Ha Az Excel beállításai… alatt a Népszerű elemek között a megjelenítését kiválasztottuk.) Ha valakit zavar ez az üzemmód, akkor az említett helyen kikapcsolható.  A parancsadás másik lehetősége, amikor parancsokhoz rendelt forróbillentyűkkel történik a művelet végrehajtása. Ilyenkor billentyűt vagy billentyűkombinációkat használunk (pl.: F4 billentyű használata, CTRL+C stb.).

21


2.6 ADATBEVITEL A CELLÁKBA, A CELLATARTALOM MÓDOSÍTÁSA Az adatbevitel első lépése mindig az, hogy a cellakijelölőt a kiválasztott cellára visszük, majd begépeljük a kívánt adatot. Azt a cellát, amelyiken a cellakijelölő áll, aktív cellának nevezzük, ezt a program a cella körül elhelyezkedő vastagabb kerettel jelzi. Az adatbevitel érvényesítéséhez a billentyűzetet célszerű használni. Ha az egymás alatti cellákba gépeljük az adatokat, akkor az ENTER billentyűt használjuk vagy a lefelé mutató kurzormozgató billentyűt, mert ilyenkor az alapbeállítás szerint az aktuális cella eggyel lejjebb ugrik. Az egymás melletti cellák adatbevitele esetén a TAB billentyűt célszerű megnyomni vagy a jobb oldali kurzormozgató billentyűt, mert ilyenkor beviteli kurzor a szomszédos jobb oldali cellára ugrik. Ha javítani szeretnénk a cellában, akkor a visszalépéshez a SHIFT+TAB billentyűkombinációt használjuk. A cellakijelölővel meghatározott cella tartalmának törléséhez a DELETE billentyűt kell használni. Egyszerre nemcsak egy cella tartalma törölhető, hanem több cellából álló tartományé is. Kijelölés után ugyancsak a DELETE billentyűvel törölhető a tartalmuk.

2.7 AZ ADATBEVITELT SEGÍTŐ ESZKÖZÖK (KITÖLTÉS) Munkánkat nagymértékben gyorsíthatja, ha az adatbevitelhez a kitöltés vagy más néven a feltöltés lehetőségeit használjuk. A cellatartomány sorozattal való feltöltésének legegyszerűbb fajtája, amikor egy számtani sorozatot szeretnénk képezni az egymás alatti vagy az egymás melletti cellákban. Megadjuk a sorozat első két elemét, majd kijelöljük a két cellát, és a kitöltő fület lehúzzuk annyi cellán keresztül, ahány elemet szeretnénk megjeleníteni. A feltöltést segíti, hogy a szövegdoboz mindig mutatja az aktuális értéket. Dátum vagy idősor esetén is ugyanígy járunk el: megadjuk az első két dátumot (időpontot), ebből a program megállapítja a különbséget, és a két érték kijelölése után feltöltjük a cellatartományt. Ugyanez a módja az idősorozattal történő feltöltésnek is. A két időpont megadása után a fentiekben leírt módon végezhető el.

11. ábra. Kitöltés számtani sorozattal. Ha a számtani sorozat eggyel növekvő, akkor nem szükséges két elemet megadni, az első elem megadása után a CTRL nyomása mellett feltölthetjük a kitöltő fül megfogása után a számtani sorozatot. Ha a dátumsorozatot az egymást követő napokkal szeretnénk feltöl-

22

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS teni, akkor megadjuk a kezdő dátumértéket és a kitöltő fül megfogása után húzzuk le az egeret. A sorozatokkal történő kitöltésekre lát példákat az alábbi ábrán!

12. ábra. Példák a kitöltésekre.

2.8 CELLACÍMKÉK, CELLAHIVATKOZÁSOK TÍPUSAI A cellahivatkozásoknak fontos szerepük van a táblázatkezelőben. A képletek, függvények megadásánál cellahivatkozásokat használunk, és azok másolásakor, áthelyezésekor fontos, hogy a program a kiszámítandó értékeket mindig a megfelelő cellahivatkozások alapján számolja ki. A táblázatkezelőben három féle cellahivatkozás létezik: a relatív, az abszolút és a vegyes cellahivatkozás.

13. ábra. A cellahivatkozások típusai A megadott példákból látható, hogy a $ jellel adható meg az abszolút hivatkozás. Az egyes típusok jellemzőit a következőkben egy-egy példa segítségével mutatjuk be! Vigyük be a munkalap megfelelő celláiba az ábrán látható adatokat, illetve a C4-es cellába adjuk meg az =A1+5 képletet!

23


14. ábra. Relatív cellacímkét tartalmazó képlet. A C4-es cellában lévő képletben az A1 cellacímke relatív. Ha a képletet lefelé az alatta lévő 2 cellába másoljuk, akkor a képlet cellacímkéjének sor számjele fog nőni, míg ha jobbra másoljuk a D oszlopba, akkor képletben szereplő cellacímke oszlopának betű jele fog megváltozni. Tehát a relatív cellahivatkozást tartalmazó képletnél másolás során a cellahivatkozások sorazonosítói, illetve oszlopazonosítói egyaránt változhatnak a másolás irányának függően.

15. ábra. Másolás után a képletek a cellákban.

16. ábra. A képlet másolása után az eredmények. Változtassuk meg a C4-es cellában a képletet az alábbira: =$A$1+5. Legegyszerűbben ezt úgy tehetjük meg, hogy a C4-es cellacímkére állunk, és a szerkesztőlécen a képletben az A1-es cellacímkén állva megnyomjuk az F4-es funkcióbillentyűt. A képletben az $A$1 cellacímke abszolút lesz. Ha mindkét irányba lefelé és jobbra másoljuk a képletet, a képletben lévő cellacímke nem változik, abszolút marad. Az eredmény valamennyi cellában 6 lesz, mivel minden esetben az A1 cella tartalmához 5-öt adunk a képletünk szerint.

24


17. ábra. Abszolút cellacímkét tartalmazó képlet a másolás után. A C4-es cellában lévő képletünkben változtassuk a cellacímkét vegyes típusúra! A módosítást ismételten úgy tehetjük meg, hogy a C4-es cellára állva a szerkesztőlécen az $A$1-es cellacímkénél megnyomjuk az F4-es funkcióbillentyűt. Az alábbi képletekhez jutunk: =A$1+5. Az A$1-es cellahivatkozás azt jelenti, hogy a sorazonosító abszolút, míg az oszlopazonosító relatív. Ismételten megnyomva az F4-et a vegyes hivatkozás másik típusához jutunk, a képlet az alábbira változik =$A1+5. Ilyenkor a cellacímke tulajdonsága éppen fordítva mondható el, az oszlop abszolút, míg a sor relatív típusú. Ha a vegyes hivatkozást tartalmazó képletet másoljuk, akkor értelemszerűen mindig csak a cellahivatkozás relatív jellemzője változik.

18. ábra. Vegyes cellacímke a képletben.

19. ábra. Eredmények a cellákban. Próbálja ki a vegyes hivatkozás másik esetét is! Az eredmények: C4=6 és D4=6, illetve C5=8 és D5=8. A példákban bemutattak alapján megállapítható, hogy a képletek, a függvények megadásánál az egyes cellahivatkozások beállítása könnyűszerrel úgy történik, hogy az adott cellacímkén állva az F4-es funkcióbillentyűvel körkörösen beállítható a megfelelő cella25

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS címke. Az egyes cellahivatkozások beállítási sorrendjét szemléltetjük a következő ábrán. Az A1-es relatív cellahivatkozásból kiindulva az F4-es billentyű ismételt megnyomása esetén az óramutató járásával megegyezően kapjuk a további hivatkozási típusokat.

20. ábra. Az F4-es funkcióbillentyű használata.

2.9 KÜLSŐ HIVATKOZÁSOK  Az online oktatóprogram segítségével kiegészítheti tudását, ismereteit az új kezelőfelület használatáról.  Amennyiben az előző verziót (Excel 2003) ismerve szeretne az újabb verzióra áttérni (Excel 2007), nézze meg az alábbi videót!  A Microsoft Excel 2007 hatékony segítséget nyújt a jobb döntéshozatal érdekében az adatok elemzésében, megosztásában és kezelésében. Erről olvashat az alábbi oldalon.

2.10 ÖSSZEFOGLALÁS A lecke elsősorban a táblázatkezelés alapfogalmaival ismertette meg a hallgatót. A program grafikus felületének a felépítésével, a programablak és a dokumentumablak részeivel, valamint azok jellemzőivel. Tisztáztuk az alapfogalmakat: munkafüzet, munkalap, sor, oszlop, cella, tartomány, cellacímkék, cellahivatkozások. Példákon keresztül bemutattuk a cellahivatkozások típusait (abszolút, relatív, vegyes). Kitértünk a cellákba történő adatbevitel szabályaira, a módosítás, a szerkesztése és az adatbevitelt segítő eszköz, a kitöltés alkalmazására is.

26

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS 2.11 ÖNELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK 1. 2. 3. 4. 5.

Milyen parancsokat talál az Office menü alatt? Milyen részekből áll a menüszalag? Hogyan hajthatja végre a parancsait, a műveleteit az Excel 2007 program alatt? Milyen típusú az alábbi cellacíme: $B$12? Milyen funkciót osztottak ki az F4-es funkcióbillentyűre a táblázatkezelő alatt?

27


3. ADATTÍPUSOK, ADATFORMÁTUMOK 3.1 CÉLKITŰZÉS A lecke általános célkitűzése az, hogy ismerteti a táblázatkezelő celláiban tárolt adattípusokat, adatfajtákat. A feladatok sokfélesége miatt a lecke bemutatja a szám típusú adat különböző formai megjelenítéseit, a különböző kategóriákat, sőt kitér a felhasználó által definiált egyéni adatformátumokra is. A gyakorlati példa elkészítése után lehetőség van egy táblázat formai megjelenítésénél használatos formázási műveleteket elvégzésére is.

3.2 TARTALOM A cellában tárolt adatok típusai Adatformátumok Gyakorlati feladat az adattípusok és adatformátumok alkalmazására Gyakorlati feladat a táblázatok formázására

3.3 A CELLÁBAN TÁROLT ADATOK TÍPUSAI A cellában tárolt adatok típusai többfélék lehetnek, sőt a feladat, a példa jellegéből adódóan az azonos típusú adatok formai megjelenítése is különböző lehet.

21. ábra. Az Excel 2007 táblázatkezelőben alkalmazott adattípusok

28

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Az Excel 2007-ben előforduló adattípusokat a 21. ábrán csoportosítottuk. Hogy a program használata során a különböző adattípusok ne okozzanak bonyodalmakat, a következő fejezetekben kategóriák szerint részletesen ismertetjük az egyes adattípusok jellemzőit. 3.3.1

Szöveges típusú adatok Minden olyan karaktersorozatot, amely nem szám és nem logikai érték, a program szövegként kezeli. Alapértelmezés szerint, ha a cellába szöveget viszünk be, akkor a begépelt szöveg a cellában balra rendezetten jelenik meg.

Erre példaként számtalan esetet említhetnénk, néhányat közülük: pl. bevétel, kiadás, név, lakcím, Kiss Ilona, 1. feladat stb. Fontos megjegyzések  Szövegként értelmezi a program az olyan számokból álló karaktersorozatot is, amely pl. szóközt, pontot vagy kötőjelet tartalmaz. Néhány példa ezekre az esetekre: 1. negyedév, 234-567, mint telefonszám, 6. hónap stb.  A táblázatkezelő esetén a cellában tárolt karakterlánc hossza maximálisan 32000 karakter lehet. 3.3.2

Szám típusú adatok

Az egyik leggyakrabban használt adattípus. Ha a cellákba bevitt számadatokkal számolási műveleteket is szeretnénk végezni, akkor mindenekelőtt tudni kell az adatbevitelre vonatkozó legfontosabb szabályokat. A legfontosabb szabály, hogy egész számok esetén csupán a számjegyeket kell begépelni, majd az adatbevitel után a példa jellegéből adódó formátumot kell alkalmazni. Nem egész számoknál ügyelni kell a helyes tizedes elválasztó jel használatára. A szokásos magyar beállítás szerint a tizedes elválasztó karakter a vessző (,). Onnan lehet könnyen meggyőződni arról, hogy a bevitt adatot a program számként értelmezi-e, hogy adatbevitel után alapértelmezetten a szám esetén a tárolt adat a cellában jobbra rendezetten jelenik meg. Fontos megjegyezni, hogy táblázatkezelők az országra jellemző adatformátumokat az operációsrendszer Vezérlőpultjához tartozó Területi beállítások programtétel alapján használják. Itt lehet beállítani többek között a számformátumra, pénznemformátumra, dátum-idő formátumra vonatkozó kívánalmainkat, pl. az elválasztó karakterek használatát is.

29

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS 3.3.3

Dátum és idő típusú adatok

Dátum típusú adatoknál a magyar beállítás szerint a formakód sorrendje a következő: éééé.hh.nn, ami arra utal, hogy év, hónap, nap az adatbeviteli sorrend és elválasztó karakter a pont. Ha a cellába 2010.04.10-t gépelünk be, akkor dátumként kezeli a program (A nap után nem kell pontot tenni, mert nincs mitől elválasztani.). Ha a dátum típusú adatokat megfelelően gépeltük be, akkor dátum típusú adatokkal számolási műveleteket tudunk végezni. Például ha két dátumot tartalmazó cellát kivonunk egymásból, akkor a két dátum között eltelt napokat kapjuk meg, és így van ez időpontok esetén is, ott az eltelt idő az eredmény. De vajon mi lehet a számolás alapja az ilyen típusú adatoknál? A dátum típusú adat esetén a program az 1900. január 1-től eltelt napokat számolja, tehát valójában egy számot tárol a cellában, így ha két dátum típusú adatot kivonunk, akkor valójában két szám kivonását végzi el a program. Idő típusú adat esetén is a cellában számot tárolunk, mégpedig egy tizedes törtet, ugyanis ennek a tizedes törtnek a nagysága adja meg, hogy az adott időpontig a napból mennyi idő telt el. Például 0,75-nek mint tizedes törtnek nem nehéz kikövetkeztetni, hogy 18:00 időpont felel meg. Az említett formátumból látható, hogy idő típusú adat esetén az óra, a perc és a másodperc elválasztó karaktere a kettőspont (:). Fontos megjegyzések  Ha a dátum típusú adat begépelése során az évet nem gépeljük, csak a hónapot és a napot, akkor a program kiegészíti a dátumot az aktuális évszámmal. Ezt a szerkesztőlécen láthatjuk, az aktív cellában az év szám nem jelenik meg, csak formázás után.  A legnagyobb szám, amit az Excel 2007 dátummá tud alakítani a 2958465, ami 9999. december 31-nek felel meg. 3.3.4

Logikai érték

A táblázatkezelők használata során gyakran kell logikai vizsgálatot végezni, pl. egy cella tartalmát össze kell hasonlítani egy másik cella tartalmával vagy egy konkrét értékkel. Ha a logikai vizsgálat képletét vagy a logikai függvényt jól adjuk meg, akkor a kiértékelésük alkalmával két különböző eredményt kapunk. Az egyiket IGAZ, a másikat HAMIS értéknek nevezzük. A logikai vizsgálat képlete olyan matematikai képlet, amelyben relációs jel(ek)et is használunk. A program a kiértékelés eredményeként megjeleníti az IGAZ vagy a HAMIS értéket. 3.3.5

Matematikai képletek, formulák

Először is azt kell tisztáznunk, hogy a program honnan tudja, hogy a cellában nem adatot kell tárolnia, hanem számolási műveletet kell elvégezni. Egyezményesen egy felvezető karakter használatával gondoskodunk erről, ami a táblázatkezelők esetén – így ebben a programban is –, az = jel (egyenlőség jel). Az egyenlőség jelet használva a megfelelő kép30

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS let vagy függvény előtt, ha jól adtuk meg képletet vagy függvényt, a cellában megjelenik a kiszámított érték. A képletek megadásakor nem szabad megfeledkezni az előző matematikai tanulmányainkról sem! Matematikai alapműveletek megadása Nagyon sok esetben egy adott jellemző meghatározásához, kiszámításához a felhasználó adja meg a kiszámítás képletét. Lássunk egy példát a táblázatkezelőben alkalmazott képletre!

22. ábra. Képlet a táblázatkezelőben. Mielőtt a konkrét gyakorlati feladatokhoz hozzákezdenénk két kérdést kell megválaszolni a képletekkel kapcsolatosan: – Mit tartalmazhat a képlet vagy más néven formula a táblázatkezelőben? – Hogyan adjuk meg a képleteket? A képletek megadásával kapcsolatos szabályok  Megadásukat az „=” jellel kezdjük, mert ez utasítja a programot arra, hogy az adott cellában számolási műveletet kell elvégezni a programnak.  A képletekben a következő matematika műveleti jeleket használhatjuk:

23. ábra. A matematikai műveleti jelek. 

Mivel az adatainkat a cellákban tároljuk, a képleteinkben a megfelelő cellahivatkozásokat vagy tartományhivatkozásokat adjuk meg, nagyfokú könnyebbség, hogy a cellákra az egérrel rámutatva, a program helyettünk beírja a megfelelő cellahivatkozásokat! (Használjuk ki ezt a lehetőséget, de természetesen magunk is begépelhetjük a megfelelő cellacímkéket.)

 A képletekben használhatunk konstansokat is (pl. 5, 12 stb.)  A képletek használatánál ügyelni kell a műveleti prioritásokra, így a képleteinkben zárójeleket is használhatunk. 31

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Logikai képletek használata, relációs jelek Az adatelemzések során gyakran feladat, hogy a cellában tárolt adatot össze kell hasonlítani egy általunk megadott értékkel, egy cellában tárolt értékkel vagy egy számított értékkel. Ahhoz, hogy az összehasonlítás elvégezhető legyen, összehasonlító operátorokra van szükségünk. Az ilyen műveletek megadásánál a matematika relációs jeleit használjuk, amelyek az alábbiak lehetnek:

24. ábra. Logikai operátorok. Műveletek szöveggel Műveteket nemcsak számokkal, hanem szöveggel is végezhetünk pl. az összefűzés műveletét. Különböző cellákban lévő szövegelemeket egyetlen karakterlánccá fűzhetjük, az összefűz „&” operátor segítségével. (Megjegyezzük, hogy létezik a Szöveg függvénykategóriában erre függvény is, mégpedig az ÖSSZEFŰZ függvény.)

25. ábra. Az összefűzés művelete. A D3-as cellában az összefűzés eredménye az lesz, hogy a vezetéknevet és az utónevet tartalmazó cellák tartalma összefűződik a cellában, de azzal a szépséghibával, hogy a két név egybeíródik. A pontos használathoz gondoskodni kell a két név elválasztásáról is, vagyis a szóközt kell beiktatni a két név közé. A szöveget (karakterláncot) mindig idézőjelek közé kell tenni a képletekben, mivel egyetlen szóköz is karakter, ezért került a D4-es cella képletébe idézőjelek közé.

32

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Fontos megjegyzések  A képletek (függvények) felvezető karaktere a „+” jel is lehet, a program egyaránt értelmezni tudja, de általánosabb az „=” jel használata, így a tananyagban is ezt használjuk.  Amikor a program a képletben (függvényeknél) megadott számításokat elvégzi, az eredményt a cellaformátumnak megfelelő formátumban jeleníti meg. Az eredmény értelmezéséhez tudni kell, hogy a program alapvetően a matematika szabályai szerint kerekít. Például, ha az eredmény 3,25, egészként megjelenítve: 3, míg egy tizedes pontosság esetén: 3,3 jelenik meg a cellában.  Ha a számolás eredményeként a cellában a ######## karakterlánc jelenik meg, akkor ez azt jelenti, hogy nem elegendő az oszlopszélesség az eredmény megjelenítéséhez.  A képletekben nemcsak cellahivatkozások lehetnek a műveleti jelek mellett, hanem névvel ellátott tartományhivatkozások is, pl.: =bevétel-kiadás.  Ha egy cella képletét utólag módosítani, javítani szeretnénk, akkor ezt a szerkesztőlécen tehetjük meg.  A program igen hasznos lehetősége, hogy a képletben használt bemeneti adatok megváltozása esetén megváltozik a kiszámított érték is. Éppen ezért a táblázatkezelőben létrehozott táblákat dinamikusnak nevezhetjük, mert a bemeneti adatok változását követi a kiszámított érték változása is. 3.3.6

Függvények

A táblázatkezelőknél a bonyolultabb, összetettebb problémák matematikai megoldásaira függvényeket használunk. Az Excel 2007 programnak több száz függvénye van (a program újabb verzióinak megjelenésekor számuk mindig gyarapszik). A könnyebb tájékozódás érdekében a függvények függvénykategóriákba rendezettek. Általában a kategórianév sugallja a felhasználási területet, pl.: Matematikai-trigonometrikus, Statisztikai, Dátumidő, Pénzügyi, Logikai, Mátrix (kereső) függvények, Adatbázisfüggvények stb. A függvények általános alakja Nézzük, hogyan értelmezhető a táblázatkezelők alatt a függvény fogalma! A függvény összetett matematikai (logikai) műveletek végrehajtásával egy vagy több bemeneti értékből valamilyen eredményt állít elő. A bemeneti adatokat nevezhetjük paramétereknek, továbbá argumentumoknak is. A függvényekre nevükkel hivatkozunk, a bemeneti értékeket pedig zárójelek között adjuk meg. A bemeneti értékek megadásakor szerepelhetnek konstansok (pl. számok, szavak), cellahivatkozások, tartományhivatkozások vagy – mint később látni fogjuk – akár egy másik függvény is. 33

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Az előbbi meghatározásnak megfelelően a függvények általános alakja a következő formában adható meg:

26. ábra. Függvények általános alakja. A függvények esetén is a „=” jel a felvezető karter, és mindig tartalmazniuk kell egy zárójelpárt. Ezek között adjuk meg a függvény argumentumait, ami a változók, a paraméterek megadását jelenti, vagyis bemeneti adatok megadását, ami alapján a függvényértéket a program meghatározza. A változók számának megadása mindig az alkalmazott függvénytől függ (maximálisan 30 lehet). Vannak olyan függvények is, amelyeknél nem kell megadni változót, például: MA(), VÉL(), PI() stb. A táblázatkezelő használatánál talán az a legnehezebb feladat, hogy egy adott probléma megoldásához melyik függvényt kell használni, és a kiválasztott függvényt hogyan kell megadni. Fontos megjegyzések  Az argumentumok elválasztó karakterét (listaelválasztó) a Területi beállítások programtétel alatt kell beállítani. A függvényelválasztó karakter lehet a „,” (vessző) vagy a „;” (pontosvessző). A tananyagban következetesen a „;”-t használjuk.  Bonyolultabb feladatoknál a függvény argumentumaként újabb függvényt is megadhatunk, ilyenkor függvények egymásba ágyazásáról beszélünk. Az ilyen esetekben is ügyelni kell a függvények paramétereinek megadásán túl arra is, hogy a zárójelek mindig párban legyenek, különben a program hibaüzenetet küld. 3.3.7

Cellahivatkozások

Bizonyos számítások elvégzéséhez, illetve függvényekhez bemeneti értékként egy adott helyen lévő cella értékére van szükségünk, ilyenkor az adott cellára hivatkozunk (Részletesen a 12. leckében A kiszámított adatok vizsgálata c. fejezetben foglalkozunk vele.). Ha azt szeretnénk, hogy a B12-es cella értékével egyezzen meg a B20-as cella értéke, akkor arra a cellára hivatkozunk (=B12), aminek az lesz az eredménye, hogy a B12-es cella tartalmának a megváltozása a rá hivatkozó cellában is ugyanazt a változást eredményezi. Végrehajtani úgy kell, hogy maradva a példaként említett celláknál: aktuális cellánk legyen a B20-as, majd először az = jelre kattintunk és azután pedig arra a cellára, amelyikre hivatkozni szeretnénk, mostani példánkban a B12-es cellára. A B20-as cellában lévő képlet a következő: =B12, de ilyenkor természetesen a B20-as cellában megjelenik a B12-es cella 34

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS értéke. (Szavakban az előbbi cellahivatkozást úgy is megadhatjuk, hogy a B20-as cella értéke legyen egyenlő a B12-es cella értékével.)

3.4 ADATFORMÁTUMOK A leggyakrabban használatos formátumokat a Kezdőlap menüszalag… Szám csoportjához tartozó ikonok segítségével állíthatjuk be. 1.

A begépelt adat

Ikon

Ez jelenik meg

1234,50

1 234,50 Ft

0,553

55,3%

1234567,8

1 234 567,80

1234567,8

1 234 567,800

1234567,8

táblázat. Számformátumok beállítása Formátum

Pénznem formátum beállítására szolgál. A számjegyek után az ország pénznemét teszi ki, az ezres helyi értékek jelölése mellett. Százalék formátum. A cellában tárolt tizedes törtet beszorozza százzal, és megjeleníti a % jelet. Ezreseket jelölő formátum. Ilyenkor elválasztó karakterrel jelöli az ezres csoportokat. Tizedes helyek növelése ikon.

1 234 568 Tizedes helyek csökkentése. Fontos megjegyezni, hogy a táblázatkezelő alapvetően kerekít a matematikai szabályoknak megfelelően.

A Kezdőlap menüszalag Szám csoportjának sarkában lévő párbeszéd-megnyitó nyílra kattintva megjelenik a Cellaformázás párbeszédablak és a Szám kartotéklapon a Kategória listából lehet kiválasztani a számadat természetének legjobban megfelelő formátumot, majd a párbeszédablak jobb oldalán végezhetők el a finombeállítások.

35


27. ábra. Cellaformátum beállítása 1. táblázat. Az egyes kategóriák magyarázata Általános Szám

Pénznem

Könyvelői

Dátum-idő

Százalék

Tört

36

Ez a program alapbeállítása, ilyenkor a számok pontosan úgy jelennek meg a képernyőn, ahogy begépeltük azokat. Itt állíthatjuk be a tizedes jegyek számát, illetve azt, hogy kívánjuk-e a számokat három számjegyenként elválasztani (ezres csoportosítás), valamint hogy a negatív számok előjellel, piros színnel vagy mindkettővel legyenek jelölve. A számok után a Ft (vagy más, általunk beállított pénznem) jelenik meg, itt is beállíthatjuk a tizedes jegyek számát és a negatív számok megjelenését. A számok után a Ft vagy más, általunk beállított pénznem jelenik meg, és a tizedes jegyek száma, valamint a negatív értékek eltérő jelölése is beállítható. Mindkét kategóriánál egy-egy felsorolást láthatunk és különböző típusú megjelenítési formák közül választhatjuk ki az éppen megfelelő dátum és időformátumot. A szám után egy százalékjelet ír ki, és megszorozza a számot százzal! Ez a számok beírásánál fontos, mert minden olyan számot, ami százalékként jelenik meg, ennek figyelembevételével kell beírnunk. Tehát ha azt szeretnénk, hogy 25% jelenjen meg a képernyőn, akkor a cellába 0,25-öt kell begépelni! Ez a számítások miatt van így, hiszen ha valaminek ki akarjuk számolni a 25%-át, ahhoz 0,25-tel kell megszorozni. Ennél a kategóriánál is be tudjuk állítani a tizedes jegyek számát. Ennél a formátumnál a kiválasztásakor a szám közönséges törtként (valódi törtként) jelenik meg (pl. 9/7), a törtek lehetnek például egy számjegyűek, illetve több számjegyűek.

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Tudományos

Szöveg Különleges

Egyéni

Ez a megjelenési forma a számokat normálalakban jeleníti meg. (Ilyenkor a számot 10 valamilyen hatványaként írjuk le, pl. 6E+23 jelentése: 61023.) Ennél a formátumnál a számokat tudjuk átalakítani szöveggé, azaz karakterlánccá. Az adatbázisokban előforduló azonosításra használatos különböző számsorozatok formai megjelenítését találhatjuk itt (telefonszám, társadalombiztosítási szám, bankkártya szám stb.) Itt tudunk a szám-formátumkódok segítségével olyan egyéni számformákat beállítani, amelyek nem szerepelnek a fenti kategóriákban.

A Cellaformázás párbeszédablak elérhető úgy is, hogy a Kezdőlap menüszalag… Szám csoportjához tartozó Általános szövegdoboz melletti listanyílra kattintunk. Ilyenkor a szám kategóriák alapértékei jelenek meg, és a További számformátumok… parancsra kattintva a Cellaformázás párbeszédablak megjelenik.

28. ábra. Számformátumok beállítása. 2. táblázat: Példák az egyéni formátumokra Ezt a formátumkódot alkalmaztuk

Ezt írtuk be 12345678,9062

# ##0

12345678,9062

0,00

12345678,9062

# ##0,00 Ft

12345678,9062

0,00E+00

1,5

###,##

Ez jelenik meg 12 345 679 12345678,91 12 345 678,91 Ft 1,23E+07 1,5

37

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS 1,5

000,00

12

0,0%

1200,0%

# ##0" db"

1 234 db

1234 2010.04.10

001,50

éééé.hh.nn nnnn

2010.04.10 szombat

3. táblázat. A formakódok jeleinek magyarázata Magyarázat

Jel #

Egy számjegyet szimbolizál, ha nulla, akkor nem jelenik meg.

0

Szintén egy számjegyet szimbolizál, ha nincs szám ezen a helyi értéken, 0 jelenik meg. A tizedesvessző után, ahány nullát írunk, annyi tizedes jegy pontossággal (az adott számú tizedes jegyre kerekítve) jelenik meg a szám. A harmadik és negyedik helyi érték között használhatjuk, ezres elválasztóként. A számot megszorozza százzal, és megjeleníti a százalékjelet.

szóköz %

3.5

GYAKORLATI FELADAT

Olvassa be a megadott helyről az 1_adatformak.xlsx állományt! A munkalapon a leckéhez kapcsolódóan az A oszlop celláiba különböző adattípusokat vittünk be, a B oszlopban pedig megadtuk, hogy az adatoknak milyen formátumait szeretnénk megjeleníteni. Az egyes adatformátumok megoldásánál célszerű ugyanannak az adatnak más-más formátumait beállítani. Így a felvezető adatokat a másoljuk az alatta lévő cellákba. (A másolást egérrel, a vágólap ikonjaival, a megfelelő forróbillentyűkkel vagy menüből végezhetjük el.) A megoldás lépései A Számformátumok csoportban az A2-es cellatartalmat másoljuk az A8-as celláig. A formai beállításokhoz cellánként a Kezdőlap Szám csoport ikonjait célszerű használni, mivel ezek a formai beállítások gyakran használatosak, így közvetlenül innen célszerű használni őket. (Ezres csoport jelölés, Tizedes helyek növelése, csökkentése ikonok, Pénznem formátum ikonja). A Tudományos formátum beállításánál az A8-as cellán állva, kattintsunk a Kezdőlaphoz tartozó Szám szövegdoboz melletti lista nyílra és a listából kiválaszthatjuk a Tudományos formátumot. Az előbbi műveletek eredménye a következő lesz:

38


29. ábra. Számformátumok beállításai A következő Százalékformátumok csoportban is a Kezdőlap menüszalag Szám csoportjának Százalék ikonját célszerű alkalmazni a másolás után, valamint a tizedes helyek növelése ikont! Vegyük észre, hogy a program alapértelmezetten a matematika szabályai szerint kerekít, tehát 0,738 tizedes törtet százalék formátumban 74%-ként jeleníti meg. Számolási műveletek elvégzésénél, ha az eredményt százalék formátumban kívánjuk megjeleníteni, akkor mindig tegyünk hozzá egy vagy két tizedest a kerekítések miatt. A következő csoportban, a Törtformátumok beállításánál már a Kezdőlap menüszalag Szám csoportjának jobb sarkában lévő nyílra kattintva választhatjuk ki a Cellaformázás párbeszédablak Tört Kategóriáját és a jobboldali Típuslistából a megfelelőt! Az eddigi munkánk eredménye az ábrán látható:

30. ábra. Adatformátumok beállításai (1) A feladatban két sajátos adattípus következik az idő és a dátum típusú adat. Ha az egérművelettel másolná a felvezető cella tartalmát, a program a megadott időponttól kezdődően egy órás ciklusidővel, illetve dátum esetén az egymás után következő napokkal kitöltést végezne az egymás alatti cellákban. Az ilyen esetben az egérrel történő másolásnál a CTRL billentyűt is nyomva kell tartani a másolásnál vagy a Kezdőlap Vágólap csoportjában lévő Másolás és Beillesztés gombokat kell használni a másolásnál, hogy a kezdeti értékek másolata jelenjen meg az alsó cellákban is. Mindkét adattípusnál a Kezdőlap Szám csoportjának jobb sarkában lévő nyílra kattintva meg kell jeleníteni a Cellaformázás párbeszédablakot és ott kell kiválasztani először az Idő kategóriát, majd a Dátum kategóri39

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS át és az ezekhez tartozó típusokból kell a szöveges megadásban szereplő formátumot kiválasztani. Ebben a csoportban két fontos formátumra, az idő- és dátumformátumra felhívjuk a figyelmet! Ha időt jelenítünk meg számként, akkor valójában az időnek megfelelő számformátum (jelen esetben 0,64) azt jelenti, hogy az adott időpontig (15:20-ig) a nap 24 órájából hányadrész telt el vagy másképpen megadva a napnak hány százaléka (64%) telt el a megadott időpontig. A dátumnak megfelelő számnak az értelme az, hogy 1900.01.01-től kezdődően az adott napig (2010.04.12) hány nap telt el (40 280 nap). Kicsit gondolkodtató lehet a hosszú dátum megjelenítése az aktuális nap kiíratásával! Ehhez a dátum formakódjait kell ismerni, és ennek megfelelően az Egyéni formátumnál beállítani. Ha az A28-as cella formakódját meg szeretnénk tudni, akkor a Cellaformázása párbeszédablakban az Egyéni kategóriát kell választani, aminek hatására a Formakód szövegdobozban az alábbi formakód jelenik meg: éééé.hh.nn (teljes évszám, hónap száma, napok száma). Ebből azt lehet kikövetkeztetni, hogy a dátum formátumú adat teljes megjelenítéséhez az adott jellemző magyar kezdőbetűjének 4 karaktere szükséges. Ha bővítjük a formakódot négy „n” karakterrel és szóközt is alkalmazunk, akkor a dátumhoz tartozó aktuális napot is kiírja. Ennek beállítását láthatjuk a következő ábrán:

31. ábra. Hosszú dátum megadása az aktuális nap kiíratásával. A Különleges és Egyéni formátumok beállításainál néhány gyakran előforduló formai beállítást találunk. Nyilvántartásokban a kapcsolattartáshoz szükséges adat lehet az ügyfél telefonszáma, amit a könnyebb kezelhetőség miatt célszerű tagoló karakterekkel megjeleníteni. Ezeknek a beállítási lehetőségeit találja a Különleges kategória alatt, ha pedig a mérőszám, mint adat mellett a hozzátartozó mértékegységet is meg szeretnénk jeleníteni, akkor a szám nagyságának megfelelő formakód kiválasztása után a Formakód szövegdobozba bővíteni kell a kódot idézőjelek között megadott mértékegység egyezményes rövidítésével. A szám és a mértékegység elválasztásához, az idézőjelen belül szóközt is alkalmazni kell. Ennek beállítását láthatja a következő ábrán:

40


32. ábra. Egyéni formátum alkalmazása. A legutóbbi három csoport formai beállításai után az alábbi eredmény látható a képernyőn:

33. ábra. Adatformátumok beállításai (2). 3.5.1

Táblázat formázása

Az adatformátumok beállítása után formázzuk meg az elkészített táblázatot! A táblázat formázásának elvégzéséhez az alábbi műveleteket kell elvégezni:  Betűtípus, betűméret, betűformátum, betűszín beállítása,  Szegélyezés vonaltípusának és színének a beállítása,  Sormagasság és oszlopszélesség beállítása,  Cellák összemásolása, 41

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS  Igazítás a cellákban,  A cella hátterének, a kitöltő színnek a beállítása. A felsorolt műveletek szinte mindegyikét (sormagasság és oszlopszélesség beállítását kivéve) a Kezdőlap Betűtípus és Igazítás csoportjaihoz tartozó ikonok segítségével végezhetjük el vagy ha az ikon mellett listanyilat látunk, akkor erre történő kattintás után a választhatjuk ki a kívánt értéket vagy lehetőséget.

34. ábra. A formázáshoz tartozó ikonok a Kezdőlapon. A megoldás lépései Legyen a táblázatunkban az uralkodó betűtípus Arial, mérete 12 pts! Ha a munkalap valamennyi cellájára érvényesíteni szeretnénk, akkor az oszlop és a sorazonosító találkozásánál lévő ún. Kijelölő téglalapra kell kattintani, és a Betűtípus csoport megfelelő ikonjához tartozó listából kell kiválasztani a kívánt betűtípust és betűméretet. (Ha csak a táblázatra, mint tartományban szeretnék a betűtípust és betűformátumot érvényesíteni, akkor kijelöljük a tartományt, és az előbbi módon hozzárendeljük a betűtípust és betűméretet.) Legyen kijelölve a táblázatunk és a Betűtípus csoport Szegélyezés ikonra kattintva, válasszuk a Minden szegély lehetőséget! Folytassuk a sormagasság és oszlopszélesség beállításával! Szüntessük meg a kijelölést, és az oszlopszélesség sormagasság állítását az egérrel végezzük el. Ehhez vigyük az egérmutatót az A és a B oszlopot jelölő szürke téglalapok közé! Az egérkurzor alakja megváltozik, kettős nyíl alakú lesz, ami azt jelzi, hogy megváltoztathatjuk az oszlop szélességét. Nyomva tartott bal egérgomb mellett balra, illetve jobbra húzva az egeret növekszik, illetve csökken az oszlopszélesség. Ha elértük a kívánt szélességet, engedjük el az egérgombot. Ugyanúgy járunk el a sormagasság beállításánál is, csak a műveletet a sorazonosítón, a sorelválasztó vonalon végezzük el. A mostani feladatnál célszerű az egyes adatformátumcsoportok neveinél a sorokban az uralkodó sormagasságtól eltérő, nagyobb sormagasságot beállítani, hogy ezek a sorok figyelemfelkeltőbbek legyenek. Mivel több ilyen sor van a táblázatunkban, egyszerre végezzük el! Ilyenkor a kívánt sorokat egyszerre ki kell jelölni. Ezt úgy hajtunk végre, hogy rámutatunk egérrel az 1 sor sorazonosító számára, majd a CTRL nyomása mellett a 9, 13, 17, 22, 29-es sorok azonosító számaira, majd ezután valamelyik elválasztó vonalra pozícionálva az egérrel lefelé húzzuk a vonalat nyomva tartott bal egérgomb mellett a sorok magasságának a beállításához. Jelöljük ki az A1 és B1 cellákat és másoljuk össze (Cellák egyesítése ikon)! Ilyenkor a cella tartalma, azaz a begépelt szöveg vízszintesen cellák között középen van. Az esztétikusabb megjelenítés érdekében függőlegesen is igazítani kell (Felső és alsó szegély között 42

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS középre ikon). Válasszunk a cellák háttérszínének kék színt a kitöltő színek alapszínei közül! A további kijelölés mellett állítsuk be a betűméretet 14 pts-re, a formátumát félkövérre, a betű színét fehérre. A formázás eredménye a következő lesz:

35. ábra. A megformázott táblázat egy részlete. Mivel ugyanez a formátum jelenik meg a további felvezető sorokban is a Formátummásoló ecsetet célszerű használni, ilyenkor a műveleteket nem kell egymás után többször ismételni. A megformázott kész táblázatunk képét mutatja az alábbi ábra:

43


36. ábra. Az adatformátumok feladat elkészített táblája. A Formátummásoló használatáról annyit kell tudni, hogy ha több cellára kívánjuk másolni az aktuális cella formátumát, akkor a cella kijelölése után a Formátummásoló ikonra kétszer kattintunk, és azután arra cellá(k)ra klikkelünk, amelyekre át szeretnénk másolni a kijelölés formátumát. (Ha az ikonra egyszer kattintunk, csak egyszer másolható az aktív cella formátuma!) A formátummásolás megszakításához ismételten az ikonra kell kattintani vagy az ESC billentyűt kell megnyomni.

3.6 ÖSSZEFOGLALÁS A leckében a táblázatkezelőnél használatos legáltalánosabb adattípusokat és azok jellemzőit ismerhettük meg, az állandó típusú értékeket (szöveg, szám, dátum-idő, logikai érték) és a változó típusú értékeket (képlet, függvény, cellahivatkozás). Nagyon fontos, hogy tisztában legyünk az itt tanultakkal, mert adatbevitel, formázás vagy képlet megadása, illetve függvényhasználat során, ha a leírtakat nem ismerjük, problémáink adódnak a program további használata során.

44


3.7 ÖNELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK 1. 2. 3. 4. 5.

Milyen két csoportba oszthatók a cellában tárolt adatok? Mi a felvezető karaktere a képleteknek vagy függvényeknek? Hogyan tárolja a cellában a program a dátum típusú adatot? Hogyan adható meg a függvények általános alakja a táblázatkezelőnél? Mi a neve az alábbi cellatartalomnak: =C5?

45


4. VISZONYSZÁMOK, EGYSZERŰBB MUTATÓK MEGHATÁROZÁSA 4.1

CÉLKITŰZÉS

A társadalmi, gazdasági élet különböző területein gyakran alkalmazunk viszonyszámokat. A lecke alapvető célkitűzése, hogy a hallgatók megismerjék a viszonyszám fogalmát és fajtáit. Kiemeltnek tekintettük, hogy a gyakorlati feladatok megoldásai segítséget nyújtsanak a hallgató önálló munkájához.

4.2 TARTALOM A viszonyszámok fogalma A leggyakrabban alkalmazott viszonyszámok – Megoszlási viszonyszám – Lánc és bázisviszonyszám – Intenzitási viszonyszám – Koordinációs viszonyszám Gyakorlati feladatok az elméletben tanultak alkalmazására A táblázatkezelő feltételes formázási lehetőségei

4.3 A VISZONYSZÁM FOGALMA Az abszolút számokkal való elemzésnek korlátjai vannak. Például, ha a táblánk túl sok adatot tartalmaz, áttekintésük nehézkes, és az adatok egymáshoz viszonyított aránya nem tűnik ki. Ilyenkor az eredeti adatokból új adatokat képezünk (mérőszámokat), amelyek segíthetik az összehasonlítást, elemzést. Ezeket a számokat, mivel osztás útján nyerjük őket, viszonyszámoknak nevezzük. A viszonyszám nem más, mint adatok vagy mutatószámok hányadosa.

37. ábra. Viszonyszám származtatása. A viszonyszámok meghatározásánál a számlálóban és a nevezőben egyaránt azonos, illetve különböző típusú adatokkal számolhatunk. Azonos típusú adatokkal történő számolás eredményeként kapott viszonyszámok önmagukban értelmezhetők. Különböző típusú ada46

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS tokból nyert számítás eredményeként a kiszámított viszonyszám csak akkor értelmezhető, ha megadjuk a mértékegységet (pl. Ft/fő). A bizonyos viszonyszámok megadásánál gyakran a százalékos formátumot használjuk. Ha a viszonyszám értéke nagyon kicsi, akkor ezrelékes formában történik a megadásuk.

4.4 A LEGGYAKRABBAN ALKALMAZOTT VISZONYSZÁMOK 4.4.1

Megoszlási viszonyszám

Csoportosított egynemű adatok viszonyításából származtatjuk őket, amelyek különkülön az egyes rész és az egész viszonyát fejezik ki. Leggyakrabban százalékos formában adjuk meg.

38. ábra. Példa a megoszlási viszonyszámra. 4.4.2

Dinamikus viszonyszámok

Ezt a viszonyszámot akkor képezünk, ha két vagy több időpont vagy időszak adatát hasonlítjuk egymáshoz. Ebben az esetben a viszonyítás alapját képező időpontot vagy időszakot nevezzük bázis időpontnak vagy időszaknak, míg a viszonyítás tárgyát képezőt, tárgyidőpontnak vagy tárgyidőszaknak. A viszonyítás alapja lehet állandó, de lehet változó is. Abban az esetben, ha állandó, tehát egy adott időpontot vagy időszakot tekintünk több adat bázisának, akkor bázisviszonyszámot számítunk, abban az esetben viszont, ha mindig a megelőző időpontot vagy időszakot tekintjük alapnak, akkor láncviszonyszámról beszélünk. Bázisviszonyszám esetén:

bi

xi xb

i=1,2,…, n

li

xi xi 1

i=2,3,…, n

Láncviszonyszámnál:

47

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS A dinamikus viszonyszámokat idősorok elemzésére használjuk. Mindkét viszonyszámot százalékos formátumban szokás használni. Az idősorok a változást, a fejlődést mutatják, és bármi is a vizsgálatunk tárgya, ezeknek a dinamikus viszonyszámoknak a meghatározásával könnyen megállapítható az adott jellemző változásának a tendenciája. Ennek megfelelően növekvő, csökkenő vagy stagnáló jelleget mutathatnak.

39. ábra. Az idegenforgalomra vonatkozó lánc és bázisviszonyszámok. Nagyon sok esetben az idősoroknál az évről évre történő változást szokás megadni, ilyenkor a kiszámított viszonyszámból ki kell vonni 100%-ot, hogy megkapjuk az előző évhez vagy a bázisévhez képest a változást. A következő táblában ezt adtuk meg. Nyilvánvalóan, ha ez az érték pozitív, akkor növekedés van, ellenkező esetben pedig csökkenés. A táblából kiolvasható, hogy az időről időre bekövetkezett változás abszolút számokban milyen mértékű (D oszlop és F oszlop), ezt az idősor tagjai közötti különbségek adják, a változás ütemét pedig a láncviszonyszámok (C oszlop) és a bázisviszonyszámok (E oszlop) mutatják.

40. ábra. Az idegenforgalomra vonatkozó változások az adott időszakban. 48


Intenzitási viszonyszámok

Az intenzitási viszonyszámok egymástól különböző, de bizonyos összefüggésben álló jelenségeknek egymáshoz való arányát fejezik ki. A számlálóban az egyik jelenség gyakorisága áll, a nevező pedig a másik sokaság egységeinek a száma, az a mennyiség, amely az illető jelenséggel kapcsolatban áll. Az intenzitási viszonyszámra nézve nem lehet felállítani olyan szabályt, mint a dinamikus viszonyszámoknál, hogy mit kell osztani mivel, mindig az illető gazdasági, társadalmi jelenség közötti összefüggés szabja meg. Az intenzitási viszonyszám törtszám, azt mutatja meg, hogy az egyikből mennyi jut a másik egy egységére (pl. egy országban az egy főre jutó GDP). Ezek a viszonyszámok jól használhatók a társadalmi, gazdasági élet különböző területeire. A következő ábrán ezt mutatjuk be.

41. ábra. A felsőoktatásra vonatkozó intenzitási viszonyszámok. A felsőoktatásra vonatkozó intenzitási viszonyszámok meghatározásánál pl. a C oszlopban az egy intézményre eső oktatói létszám meghatározásánál az oktatói létszámot viszonyítjuk az adott tanévben az intézmények számához. A szociális, kulturális és egészségügyi statisztikában gyakran használják például az alábbi intenzitási viszonyszámokat: 10 000 1 000 1 000 1 000 1 1 1

Lakosra jutó orvosok száma Lakosra jutó kórházi ágyak száma Lakosra jutó telefonvonalak száma Lakosra jutó számítógépek száma Tanteremre jutó tanulószám Tanárra eső tanulószám Beiratkozott olvasóra eső könyvtári egységek száma

49

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS A népességi statisztikában mindig meghatározzák az alábbi intenzitási viszonyszámokat: 1 000 Lakosra jutó születések száma 1 000 Lakosra jutó halálozások száma 1 000 15-49 éves nőre jutó születések száma 4.4.1

Koordinációs viszonyszámnál

Az elnevezés onnan ered, hogy egymás mellé rendelt – koordinált – csoportokat hasonlítunk össze. Ilyenkor ugyanis az egyik részadatot valamely másik rész adathoz viszonyítjuk. A koordinációs viszonyszámot nem százalékos formátumban, hanem abban a mértékegységben fejezzük ki, amely az adott adatsorra érvényes. Erre láthatunk példát az alábbi táblában:

42. ábra. Példa a koordinációs viszonyszámra. A koordinációs viszonyszámoknál keletkező tizedes számot gyakran nem egy, hanem száz vagy ezer egységben szokás megadni a következőképpen: 100 férfira 1 000 férfira 100 nőre 1 000 nőre 4.4.2

110 nő jut 1106 nő jut 90 férfi jut 904 férfi jut

Gyakorlati feladatok az elméletben tanultak alkalmazására

Olvassa be a 2_viszonyszamok.xlsx állományt. A munkafüzet 4 munkalapot tartalmaz: Olvasási szokások, Könyvkiadás, Heves megye, és a Könyvtárak nevűeket. Egymás után oldjuk meg a munkalapokon lévő feladatokat! Olvasási szokások munkalap feladatai A táblázat olvasási szokásokkal kapcsolatos mérés adatokat tartalmazza a felmérésben szereplő társadalmi rétegek szerint. A mérési adatokat abszolút számmal adtuk meg. Ez például az értelmiségi rétegre vonatkoztatva azt jelenti, hogy a mérés során hány fő vallotta magát rendszeres olvasónak, hány fő választotta azt, hogy csak időnként olvas, illetve hány fő az, aki nem olvas a mérésben szereplő értelmiségi réteghez tartozóan. Az abszolút számokkal történő megadásnál sokkal könnyebben értelmezhető a mérési eredmény, ha rétegenként a százalékos megoszlásukat határozzuk meg. Ez a megoszlási viszonyszám 50

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS meghatározását jelenti. Az összeshez viszonyítva rétegenként a részek arányát kell meghatározni. A megoldás lépései Adjuk össze a felmérésben szereplőket rétegenként! Ehhez álljunk a B7-es cellára és kattintsunk a Kezdőlap jobb oldalán található ún. AutoSzum ikonra ( ), aminek segítségével a SZUM függvényt tudjuk beszúrni.

43. ábra. A SZUM függvény beszúrása. Az eredmény megjelenítéséhez célszerű a szerkesztőlécen a pipára kattintani, mivel ilyenkor az aktuális cellán marad a cellakijelölő, és máris másolhatjuk a függvényt a mellette lévő cellákba is. A százalékos megoszlás meghatározásához az egyes létszámokat viszonyítani kell annak a rétegnek az előbb meghatározott összesen értékeihez. Az értelmiségen belül a rendszeresen olvasók százalékos arányát tehát úgy kapjuk meg, hogy a C4-es cellában meghatározzuk a =B4/B7 hányadost. Mivel a következő sorokban is ugyanezt a műveletet kell elvégezni, így a képletünk megadásakor az osztót abszolúttá kell tenni. (A hányadosban az osztandó változik, de az osztó mindig ugyanaz az érték). Aktuális cella a C4-es cella: a képlet megadásakor az „=” ikonra kattintunk a gyorselérésű eszköztáron, majd rámutatunk a B4-es cellára, az osztás „/”műveleti jelre, és ezután a B7-es cellára mutatunk az egérrel. A B7-es cellacímkét az F4-es funkcióbillentyű megnyomásával tesszük abszolúttá. A helyesen megadott képlet a következő ábrán látható!

44. ábra. A hányados megadása.

51

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS A képlet megadása után a pipára kattintva a hányados eredménye megjelenik a cellában. Az eredmény megjelenése után mindig beállítjuk a cella formátumát pl. két tizedes pontosságú százalék formátumúra (kezdőlapon a Szám csoportban a Százalék ikon, illetve a két Tizedes helyek növelése ikon), majd ezután az egérmásolás művelettel a képletet az alatta lévő cellákba másoljuk! Az olvasási szokások százalékos megoszlását az alkalmazott, középszintű vezetőknél (E4-es cellában megadjuk a helyes képletet =D4/$D$7) és a szakmunkásokra vonatkozóan is meghatározzuk a G oszlopban (G4-es cellában megadjuk a helyes képletet =F4/$F$7). Ugyanúgy kell eljárni el a műveletek végrehajtásánál, mint az előzőekben az értelmiségi rétegnél. A felmérésben szereplők számának a meghatározásához a három réteg létszámait kell összeadni, képlete a következő: =B7+D7+F7. A számítási eredmények az ábrán láthatók!

45. ábra. A megoszlási viszonyszámok meghatározása. Könyvkiadás nevű munkalap feladatai A munkalapon lévő táblázat egy idősort tartalmaz, a magyarországi könyvkiadással kapcsolatos adatokat. Megadja 1990–2000-ig a kiadott könyvek példányszámát millió darabban. A viszonyszámoknál tanultakat alkalmazva, a láncviszonyszám meghatározásával megvizsgálhatjuk a könyvkiadás helyzetét évről-évre. Az eredményt megadhatjuk abszolút számformátumban, illetve az előző évhez képest százalékos formátumban. Meghatározhatjuk, hogy 1990-hez képest az egyes évek adatai milyen változást mutatnak. Ez utóbbi esetben a bázisviszonyszámot határozunk meg. A megoldás lépései A 1991-ben a 1990-hez képest a könyvkiadás példányszámának a változását megkapjuk, ha az aktuális év adatából kivonjuk az előző év adatát. Ha ez a szám pozitív növekedést mutat, ellenkező esetben, negatív szám esetén csökkenés van. A C3-as cellába adjuk meg a =B3-B2 képletet, majd a cella formátumát beállítva egy tizedes pontosságúra, másoljuk a képletet a C3-as cella alatti cellákba, évről évre megkapatjuk a változáshoz tartozó abszolút számot.

52


46. ábra. A könyvkiadás változásának a meghatározása. A változás százalékos értékének a meghatározásához, az aktuális év adatát, az előző év adatához kell viszonyítani, ennek első számított értéke 1991-ben az =B3/B2 hányadossal határozható meg. Az eredmény 0,808, százalékos formátumban megadva előző évinek a 80,8%-a. Ha az előző évhez képest a változást szeretnénk megadni, akkor 100%-ot (viszonyszámban 1-et) ki kell vonni az eredményből, mert akkor előjelhelyesen megkapjuk a változásra jellemző százalékos értéket, azaz a csökkenés ütemét. Az első érték kiszámítása után beállítjuk a cella formátumát és a képletet az alatta lévő cellákba másoljuk.

47. ábra. A változás százalékos értékének a maghatározása. Ha a bázisviszonyszámot határozzuk meg, azaz 1990-hez képest vizsgáljuk a változást, a műveletek ugyanazok (első esetben kivonás, a százalékos formátumnál osztás), csak a táblázatkezelő alatt az ilyen eseteknél ügyelni kell a képletben szereplő cellacímkék helyes 53

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS beállítására is, hogy a képlet másolása után mindig a helyes eredményt számolja ki a program. Ebben az esetben, amihez viszonyítunk az mindig ugyanaz az év adata (1990-es évre vonatkozó könyvkiadási példányszám B2-es cella tartalma), így a képlet másolása előtt ezt a cellacímkét abszolúttá kell tenni. Az E3-as cellába az =B3-$B$2 képletet, az F3-as cellába pedig az =B3/$B$2-1 képletet kell megadni, majd a formátumok beállítása után a megadott cellák alatti cellákba kell másolni a képletet. Az eredmények az alábbi ábrán láthatók!

48. ábra. A könyvkiadás példányszámainak változása az adott években Heves megye könyvtárai A Heves megye nevű munkalapon a megye lakosságának létszámát adtuk meg az adott időszakban, illetve a megye könyvtáraira vonatkozó legfontosabb adatokat. Az elemzés során az alábbi jellemzőket szeretnénk meghatározni:  Mennyi a megye ezer lakosára jutó beiratkozott olvasók létszáma a megadott években?  Mennyi a megye ezer lakosára jutó könyvtári egységek száma?  Mennyi a megye egy könyvtárára jutó beiratkozott olvasók száma? A megoldás lépései Első lépésként célszerű az táblázatba foglalt adatokat ezres helyi érték szerint tagolni. Formázás után a táblánk az alábbi módon néz ki:

54


49. ábra. Heves megye könyvtáraira vonatkozó adatok. A példában intenzitási viszonyszámot kell meghatározni. Az ilyen viszonyszámok meghatározásánál előfordul, hogy a hányados nagyságát tekintve kis értéket ad, ezért nem az 1 egységre, hanem annak többszörösére vonatkozó viszonyszámot szokás megadni. Most Heves megye 1000 lakosára vetített beiratkozott könyvtári olvasók számát és a könyvtári egységek (különböző dokumentumok) számát szeretnénk meghatározni. A B6-os cellán állva a beiratkozott olvasói létszámot az adott évben a megye lakosságához kell viszonyítani, majd ezt a hányadost 1000-rel kell szorozni, hogy a kiszámított érték könnyebben kezelhető, értelmezhető legyen. A cellába írt képlet tehát a következő: =B4/B2*1000. Ha a relatív cella címkét tartalmazó képletet a sorban jobbra másoljuk, a szomszédos oszlopokban lévő adatok alapján megkaphatjuk az egyes évekre jellemző értékeket. Az előző meghatározás alapján határozzuk meg a megye 1000 lakosára jutó könyvtári egységek nagyságát is. A képlet B7-es cellában =B5/B2*1000. Az első év jellemzőjének a meghatározása után másoljuk a képletet a szomszédos cellákba is. Hasonlóan járunk el a könyvtárakra jutó beiratkozott olvasók számának a meghatározásánál is. Itt az olvasók számát viszonyítjuk a könyvtárak számához az adott években. (a B8-as cella képlete: =B4/B3.) Az eredmények a következők:

55


50. ábra. A megye könyvtáraira vonatkozó jellemzők. A 2000-es évre vonatkozó kiszámított értékek például azt jelentik, hogy az adott évben a megye 1000 lakosából 154 beiratkozott olvasó volt, 1000 lakosra 4039 könyvtári egység esik, és a megye egy könyvtárára átlagosan 397 beiratkozott olvasó jutott. 4.4.3

A feltételes formázás

Hasznos lehetősége a programnak a Kezdőlapon található Feltételes formázáshoz tartozó Adatsávok alkalmazása. A formázni kívánt sor kijelölése után a cellában tárolt szám nagyságának megfelelő hosszúságú, adott színű színsávot rendelhetünk az adatsorainkhoz vagy adatoszlopainkhoz.

51. ábra. Feltételes formázás adatsáv alkalmazásával. Használjuk az adatsáv különböző színeit a B7:F7 és a B8:F8 tartományokra is! A feltételes formázás eredményének vizuális látványa alapján az adatsáv színskálája egyértelműen azt mutatja, hogy a 1995-ös év a legkedvezőbb. (Valamennyi sorban a színskála hossza ebben az évben a leghosszabb.) 56


52. ábra. A formázás eredménye.

4.5 KÜLSŐ HIVATKOZÁSOK A felsőoktatásra jellemző adatokat letöltheti a KSH alábbi helyéről! Feladatai a következők:  A Tájékoztatási adatbázisból a Társadalmi statisztikák közül jelenítse meg az oktatásra (iskolai rendszerű oktatás) vonatkozó táblát, ami az intézmények, a tanárok és a hallgatók számát tartalmazza.  Mentse le a táblát Excel formátumban!  Elemezze a táblát a tanultak szerint.

4.6 ÖSSZEFOGLALÁS A lecke a viszonyszámok fogalmával és azok leggyakrabban alkalmazott fajtáival foglalkozott. Mivel a viszonyszámokat mindig osztással határozzuk meg, a képletek megadásánál arra kell ügyelni, hogy helyesen határozzuk meg a viszonyítás alapját, azaz az osztót. Megoszlási viszonyszámoknál az összeshez viszonyítva a részek arányára vagyunk kíváncsiak, így mindig az összes érték az osztó. A láncviszonyszámoknál az aktuális év adatát mindig az előző évi adathoz, míg bázisviszonyszámnál az aktuális év adatát egy megadott bázis év adatához viszonyítjuk. Az intenzitási viszonyszámoknál egymással kapcsolatban lévő, de különböző adathalmazok hányadosát képezzük. A gyakorlati feladatok megoldásainál ügyelni kell arra, hogy a képletek másolása előtt be kell állítani a megfelelő cellacímkéket, amit az F4-es funkcióbillentyűvel tudunk legegyszerűbben beállítani. Ilyenkor mindig azt kell eldönteni, hogy a másolás irányának megfelelően a képletben szereplő cellacímkéknek melyik jellemzője változhat, illetve nem változhat a másolás eredményeként.

57



58

Adja meg a viszonyszám fogalmát! Milyen viszonyszámokat ismer? Hogyan határozza meg a megoszlási viszonyszámot? Mi értünk intenzitási viszonyszám alatt? Mi a lánc- és a bázisviszonyszám értelme?


5. DIAGRAMTÍPUSOK, DIAGRAMKÉSZÍTÉS 5.1

CÉLKITŰZÉS

A táblázatok adathalmazaiban nem mindig könnyű tájékozódni. A bennük foglalt adatok egymáshoz viszonyított nagyságát sokkal jobban kifejezik, szemléltetik a grafikus ábrázolást szolgáló diagramok (vagy más néven grafikonok). A lecke alapvető célkitűzése, hogy a hallgatók megismerjék a leggyakrabban használatos diagramtípusokat, a diagramkészítés menetét, valamint a diagram-kiválasztás alapvető szabályait. 5.2

TARTALOM

A diagramok alaptípusai és azok jellemzői Általános szempontok a diagramkészítésnél A diagram részei A diagramkészítés menete A diagramok szerkesztésének, módosításának lehetőségei

5.3 A DIAGRAMOK ALAPTÍPUSAI ÉS AZOK JELLEMZŐI A szemléltetést szolgáló diagramok megkönnyítik és lerövidítik az adatelemzés folyamatát. Ráadásul a diagramok az adatok közötti különbséget vizuálisan mutatják meg, azaz nem kell bonyolult fejszámolást végezni, hogy az egyes értékek nagyságrendjei összevethetővé váljanak. Az adattáblák vizuális megjelenítése egyrészt segít az elemzésben, másrészt a befogadók számára segíti az értelmezést, hiszen egy jól megválasztott ábra jobban kifejezheti az adatok közötti kapcsolatot, mint egy hosszú, körülményes leírás vagy egy számokkal teli tábla. A ma használatos statisztikai elemző programok közé sorolt táblázatkezelő programok kiváló lehetőségeket kínálnak a változatos diagramkészítésre.

53. ábra. A diagramtípusok a táblázatkezelőben.

59

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Mint az a Diagram beszúrása párbeszédablakon is látható a rendelkezésre álló diagramok két csoportra oszthatók: a síkbeli (2D), illetve a térbeli (3D) diagramokra. A két csoporton belül számtalan típus létezik. Az alaptípusok nevüket az alakjuk alapján kapták. A következőkben részletesen leírjuk, és gyakorlati példákkal megadjuk az egyes diagramtípusok jellemzőit és a felhasználási lehetőségeiket. 5.3.1

Az oszlopdiagramok

Az Oszlopdiagramot különböző, de egynemű, időszakosan változó adatok szemléltetésére, összehasonlítására használjuk. Itt az adatok nagyságát a hozzá rendelt oszlop y tengelyen leolvasható magassága adja meg, vagyis a megjelenített oszlopok hossza fejezi ki az adatok nagyságát.

54. ábra. Példa az oszlopdiagramra. Több különböző adatsor összehasonlításához több oszlopsort egymás mellett is megjeleníthetünk, ekkor az oszlopok különböző hossza jól kifejezi az egyes adatsorok közti különbséget. Az adatsorokat szimbolizáló oszlopokat azonos színnel vagy kitöltéssel jeleníthetjük meg.

55. ábra. Több adatsor ábrázolása oszlopdiagrammal. 60

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS A Halmozott oszlopdiagramban az egyes adatsorokat szimbolizáló oszlopok egymás tetejére kerülnek, így nemcsak az egyes oszlopok nagysága, hanem azok együttes értékük is leolvasható. Olvasási szokások társadalmi rétegenkénti megoszlását mutatja a halmozott oszlopdiagram, amelyről leolvasható a rétegenként a felmérésben szereplők létszáma is. (Ezt a diagramtípust a gazdasági életben gyakran használják pl. az egyes költségtípusok ábrázolására is, amelyről így leolvasható a költségek egyenkénti nagysága és a teljes költség is.)

56. ábra. Példa a halmozott oszlopdiagramra. Az oszlopdiagram másik altípusa a 100%-ig halmozott oszlop. Ilyenkor nemcsak összeadódnak az értékek, hanem a kategóriák összeadott értékeinek százalékában fejezzük ki az egyes összetevőket.

57. ábra. 100%-ig halmozott oszlopdiagram.

61

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Külön csoportot alkotnak ennél a diagramtípusnál a téglalap helyett az egyéb alakzatok, így a háromdimenziós típusoknál a henger, kúp, piramis alakzatok. Használatukat – zavaró optikai hatásuk miatt – lehetőség szerint mellőzzük.

58. ábra. Az oszlopdiagram csoportjába tartozó diagramok. 5.3.2

A vonaldiagramok

A vonaldiagram szintén egy vagy több adatsor megjelenítésére alkalmas. Az ábrázolás alapjául a pontok szolgálnak, melyeknek a függőleges tengelyen mért magassága fejezi ki az ábrázolandó érték nagyságát. A vonaldiagram segítségével könnyen felismerhető az adatok megváltozásának iránya (pl. a csökkenő, növekvő vagy stagnáló tendencia). A vonaldiagramnak is számos fajtája létezik, gyakran használatos az a változat, ahol csak az adatokat jelenítjük meg, s nem kötjük össze azokat (ez a Pontdiagram).

59. ábra. Példa a vonaldiagramra. 62


A kördiagram

A kördiagramot egy adott mennyiség megoszlásának az ábrázolására használhatjuk. A részadatok nagyságát az egyes körcikkek aránya fejezi ki. Ennek a típusnak a használata akkor célravezető, ha az egyes részeknek az egészhez való viszonyát szeretnénk kifejezni.

60. ábra. Példa a kördiagramra.

Lehetőség van arra is, hogy a körcikkeket széthúzzuk (robbantott kör), de ez zavarólag hat, mivel a körcikkek egymáshoz való viszonyítását optikailag megzavarja. A kördiagram altípusát jelenti a kör-kör, kör-sáv diagram, melynél egy körcikket további egységekre bontunk. Használata ritka, mivel az ábra áttekinthetősége nem a legjobb. Készítésénél arra figyeljünk, hogy a továbbbontott körcikk területével nagyjából egyező területű legyen a kisebbik kör.

61. ábra. A kör-kör diagram alkalmazása.

63


A Perecdiagram

A kördiagram speciális fajtája a perecdiagram, amelynek előnyös tulajdonsága, hogy lehetővé teszi több adatsor egyidejű megjelenítését, de hátránya, hogy az ábra optikailag nem semleges, mivel nem azonos területűek az egymás alatt-felett sorakozó körsávok.

62. ábra. Példa a perecdiagramra. 5.3.5

A sávdiagram

A sávdiagram az oszlopdiagrammal gyakorlatilag megegyezik, csak az egyes oszlopok vízszintesen helyezkednek el. Az altípusai megegyeznek az oszlopdiagraméval.

63. ábra. Példa a sávdiagramra.

64


A területdiagram

A területdiagramon az adatok nagyságát az egyes területek fejezik ki. Mivel értelmezése és a konkrét értékek leolvasása nem túl egyszerű, ezért ritkábban használatos.

64. ábra. Területdiagram. 5.3.7

Speciális diagramok

A sugárdiagram több adatsor vagy adatoszlop ábrázolására alkalmazható. A több adatsor skálázása nagyságrendileg eltérő lehet, így ezzel a diagramtípussal csak azonos karakterű jellemzőket ábrázolhatunk. (Célszerű kevés adatsort választani.)

65. ábra. Példa a sávdiagramra. Speciális típusú diagramok közé tartozik az árfolyamdiagram, amit maximumminimum-zár diagramnak is nevezhetünk, mert legalább ez a három adatsor szükséges az 65

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS elkészítéséhez a megadott sorrendben. Az adatsor legkisebb és legnagyobb értékét összekötve fejezi ki ezek különbségét.

66. ábra. Árfolyamdiagram. A pontdiagram gyakran használt ábrázolási mód kétváltozós adatsorok grafikus ábrázolására. Ennek a diagramtípusnak a legfontosabb alkalmazási célja, hogy a két változó közötti kapcsolatot szemléltesse, melyeknél nem értelmezhető az időbeli folytonosság változás. A pontdiagram egy derékszögű koordinátarendszer, amelynek két kategóriatengelyén (x és y) a két valószínűségi változó értékeinek nagyságát mérjük fel. A diagram területén lévő pontok az adatsorban szereplő megfigyelési egységeket helyezi el a koordinátarendszerben. Ezt a diagramot Pont (x;y) diagramnak is nevezhetjük. A két kategóriatengely közül a vízszintesre a független változót mérjük (x tengely, amely balról jobbra növekszik). A független változó értékeihez viszonyítjuk a másik változó értékeit (függő változó), a nagyságukat a függőleges tengelyről (y tengelyről) olvashatjuk le. A két adatkapcsolatot legjobban leíró függvény egyenletét is megjeleníthetjük a diagramon.

66


67. ábra. Pont (x,y) diagram.

5.4 ÁLTALÁNOS SZEMPONTOK A DIAGRAMKÉSZÍTÉSNÉL Fontos követelmény, hogy a diagram kiválasztásánál körültekintőek legyünk. Ahhoz, hogy adatainkat megfelelő formában tudjuk megjeleníteni az adatsor természetéhez illő, azt leginkább kifejező diagramtípust kell választani. A következőkben összefoglaljuk az adatfeldolgozás, adatelemzés során használatos diagramok és grafikonok készítésénél alkalmazott legfontosabb szabályokat.  A diagram legyen célorientált, azaz csak a bemutatásra szánt információkat tartalmazza, ne zsúfoljunk rá egyéb információt. Kerüljük a bonyolult, összetett, többféle célt egyszerre szolgáló ábrázolást.  A diagram legyen egyszerű és áttekinthető, a befogadó rövid szemlélés alapján is értelmezni tudja a grafikus formában nyújtott információkat. Kerülni kell például a felesleges formai (pl. háromdimenziós kúpok) és színbeli extrákat (pl. élénk tapéta a háttérben), illetve az aprólékos információközlést (pl. kategóriatengelyen rendkívül sűrű számskála). A sok felesleges felirat elvonhatja a figyelmet a lényegről.  A diagramon az értelmezés szükséges minden információ rajta legyen, de se több, se kevesebb (Ne legyenek ismétlődések, de egyetlen lényeges információ se maradjon le.).  Kerülni kell a háromdimenziós diagramok használatát, mivel nem mindegy, hogy az alakzat térfogata, területe vagy az idom magassága egyenlő az ábrázolt adattal.

67

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS  A diagramnak mindig legyen címe! A cím lehetőleg ne legyen hosszú, ellenben tárgyszerű, információ gazdag. A címben az alapinformációk jelennek meg.  Több adatsor vagy adatoszlop együttes ábrázolása esetén mindig szükséges a jelmagyarázat megadása. Ez legyen világos, egyértelmű, és ne olyan információkat adjon, amelyek már szerepelnek valamilyen formában a diagramon.  A diagram színeinek a megválasztásánál óvatosan járjunk el! Ha színes ábrát készítünk, akkor is figyelni kell a különböző színek összeválogatására. Kerüljük a „nem természetes”(pl. neonzöld), rosszul látható (pl. halvány) színeket. Ilyenkor magának a diagramnak a hátterét általában fehérre érdemes választani, illetve olyanra, amely a legélesebb kontrasztot adja a diagram többi részével.  A színezés mellett a sraffozásos ábra is elterjedt (amikor pontok, vonalak, rácsok stb. különítik el az egyes egységeket). Ilyenkor célszerű követni a a „sűrűsödés” elvét, azaz az egymás után következő (pl. körcikkek) egyre sűrűbben legyenek kitöltve (pl. fehér szín, pontok, sűrű pontok, vonalak, sűrű vonalak, rácsozat, fekete).  Jó, ha a diagram önállóan (a szövegtől függetlenül) is megállja a helyét. (Előfordulhat, hogy a diagramot mások felhasználják munkájukban, így nem szerencsés, ha hosszadalmas leírás párosul hozzá.)  Általában szükséges a feldolgozott adatok forrásának feltüntetése! A teljesen önállóan készült ábráknál természetesen a „saját szerkesztés” feltüntetése felesleges!

5.5 A DIAGRAM RÉSZEI Az előző fejezetben felsoroltak közül legfontosabb elv, hogy a vizuális kép, vagyis az adatokat megjelenítő diagram értelmezhető, világos és áttekinthető legyen. Az előzőekben illusztrációként bemutatott diagramok látványa alapján is megállapíthatjuk, hogy a diagramokat az értelmezhetőség érdekében különböző adatokkal, feliratokkal láthatjuk el, és egyéni ízlésünknek megfelelően formázhatjuk azokat. A diagramkészítés során a diagram különböző részeivel kapcsolatos jellemzőket kell megadni, illetve megválasztani, így fontos, hogy a diagram részeit megismerjük.

68


68. ábra. A diagram részei. 1. Értéktengely:

2. Diagram:

3. Diagramterület: 4. Jelmagyarázat:

5. Kategóriatengely:

6. Diagramcím:

Az értékek megjelenítésére szolgál, a pontos értékek olvashatók le róla. (A Descartes-féle koordináta rendszer y tengelyének megfelelője.) Megadható az értéktengely címe és a skálája (a tengely kezdőpontjának értéke és az osztása) is egyénileg beállítható. Maga a megjelenített diagram, az adatsorok, amit ábrázolunk. Az ábrán vonaldiagrammal ábrázoltuk a két adatsort és leolvasható róla az adatsorok időbeli változása. A diagramhoz hozzátartozhat még az ábrázolt adatok feliratának a megjelenítése is, ami most a diagramunkról elmaradt, mivel az idősor viszonylag sok adatból áll és a helyigénye nagy lenne. A diagram háttere. Itt adhatjuk meg a háttér színét, az esetleges egyéni háttereket, a színátmenetes kitöltést, a rácsvonalakkal kapcsolatos kívánalmainkat. Az adatsorok nevét tartalmazza. Természetesen, ha egy diagramban több adatsort vagy adatoszlopot ábrázolunk, akkor az összetartozást minden esetben egyértelművé kell tennünk, mert csak így szabályos a diagram. A diagramon a jelmagyarázat helyzetével kapcsolatosan is választási lehetőségek vannak. (Most a diagramon fenn helyeztük el.) A különböző adatsorok kategóriáit tartalmazza. Descartes-féle koordináta rendszer x tengelyének megfelelője. Azok a csoportok, amelyekhez az értékeket ábrázoljuk. Ennek a tengelynek is fontos, hogy legyen felirata, legyenek megnevezve a kategóriái, mert ha nem jelennek meg, a diagram nem szabályos. Kiegészíthető a kategóriatengely az ún. adattáblával, amelyből kiolvasható a diagramon ábrázolt értékek nagysága is. Az ábrázolt adatokkal kapcsolatos legfontosabb információközlés, rövid, tömör megfogalmazásban.

69


5.6 A DIAGRAMKÉSZÍTÉS MENETE Az előző leckében a különböző viszonyszámok meghatározása volt a feladat. Olvassa vissza a 2_viszonyszamok.xlsx állományt és a három munkalapon lévő feladathoz kapcsolódóan készítsünk diagramokat! A diagram készítésének első lépés, hogy ábrázolni kívánt adatokat az egérrel kijelöljük. Ezután a Beszúrás menüszalagon megtalálhatjuk a diagramok készítéséhez használható ikoncsoportot!

69. ábra. A Beszúrás menüszalag Diagramok csoportjának ikonjai. Ha a kiválasztott diagramtípus ikonjára vagy a fekete listanyílra kattintunk, akkor ahhoz a típushoz tartozó altípusok közül választhatunk. Másik lehetőség, hogy a Diagramok csoporthoz tartozó Párbeszédablak nyílra kattintunk, ilyenkor a párbeszédablakban az összes rendelkezésre álló diagramtípus közül választunk.

70. ábra. Diagram beszúrása párbeszédablak. A kijelölésnél megtehetjük azt is, hogy a tengelyen használni kívánt feliratokat is kijelöljük (az oszlopok vagy sorok megnevezéseit), így további szerkesztési munkát spórolhatunk meg. (Nem minden esetben használható ez a kijelölés, de a legtöbb esetben, az egyszerű diagramoknál igen.)

70

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Fontos megjegyzés  Az adatok kijelölésénél mindig ügyeljünk arra, hogy kijelölt adatok nagyságukat illetően ábrázolhatók-e egy közös diagramon vagy szemléltetésükhöz külön-külön diagramot kell használni. 5.6.1

Olvasási szokások munkalap

A munkalapon a mérési adatok alapján rétegenként az olvasási szokások százalékos megoszlását határoztuk meg. Az adatok ábrázolásánál célszerű rétegenként ábrázolni az olvasási szokásokat, de lehet egy összetett diagramot is készíteni, mindhárom réteg olvasási szokásairól. Felvetődik a kérdés, hogy az ilyen esetben a diagram készítése előtt melyik adatoszlopot jelöljük ki (a létszámokat vagy a százalékos értéküket). Nos, ha matematikailag értelmezzük az adatokat, akkor könnyű megállapítani, hogy pl. az értelmiség olvasási szokásainak a szemléltetésénél a rendelkezésre álló mérési adatok (B oszlop adatai) ugyanazt fejezik ki, mint a számított értékek (C oszlop) csak más számformátumban. A B oszlop abszolút számmal adja meg az adott jellemzőt, míg a C oszlop százalékos formátumban. Így az adatok kijelölése előtt el kell eldönteni, hogy a diagramon milyen adatformátumban szeretnénk megjeleníteni az értékeket. (Az ilyen típusú feladatoknál tilos mindkét oszlopot kijelölni!) A diagramkészítés menete Kezdjük a diagramkészítést az értelmiség olvasási szokásainak az ábrázolásával! Ez a mintafeladat tipikus esete a kördiagram használatának, mivel az összeshez képest a részek arányát kell ábrázolni. Ha kördiagramot készítünk, akkor mindegy, hogy melyik oszlop adatait jelöljük ki, egyaránt meg tudjuk jeleníteni a kiszámított százalékos formátumot is, annak ellenére, hogy a létszámokat jelöltük ki. Jelöljük ki az A3:B6-os tartományt az ábra szerint! Ezt a kijelölést célszerű alkalmazni, mivel a diagramhoz jelmagyarázatot és címet is meg kell adni.

71. ábra. A tartomány kijelölése a diagramkészítéshez.

71

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Ezután a Beszúrás menüszalaghoz tartozó Diagramok csoporton belül a Torta feliratú ikonra kattintva választhatjuk ki a kördiagramhoz tartozó altípusokat. Most a 2D-s, vagyis síkbeli kördiagramot válaszunk. Ha ezt megtettük a diagram megjelenik a munkalapon.

72. ábra. A diagramkészítés menete. Vegyük észre, hogy ilyenkor a diagramkészítéshez tartozó Tervezés menüszalag az aktív, és a diagramunkat tovább alakíthatjuk, formálhatjuk kívánalmainknak megfelelően. Ha Diagramelrendezések csoport listanyilára kattintunk (fenti ábrán az 1-es számmal jelölt), akkor a diagramon megjelenő feliratokról, illetve azok helyzetéről dönthetünk. Most válasszuk az ábrán jelölt elrendezést!

73. ábra. Az elrendezés különböző lehetőségei. A diagram a következő formátumban jelenik meg:

72


74. ábra. A kördiagram elrendezése. Mivel a táblázatkészítés első lépésénél, a kijelölésnél a táblázat rovatcímét is kijelöltük valamint az olvasási szokások szöveget is, így automatikusan ezek megjelentek a diagramcímben, illetve a jelmagyarázat szövegében. Ha ezt elmulasztottuk volna, akkor utólag is megtehetjük a menüszalag Adatok csoportjához tartozó Adatok kijelölése ikonra kattintva a megjelenő párbeszédablakban (72. ábrán 2-es számmal jelölt terület).

75. ábra. Adatforrás kiválasztása párbeszédablak. Ebben az ablakban adható meg, illetve szerkeszthető a jelmagyarázat szövege (most kördiagram esetén jobb oldalt van), valamint a vízszintes tengely felirata, a sorok és oszlopok cseréje is. Ha a diagram formai megjelenítésénél nem egyéni ízlésünknek megfelelően választunk különböző színeket, akkor a program által kínált Diagramstílusok csoport párbeszédablakának megjelenítő nyilára kattintva a megjelenő listából választhatunk előre definiált diagramstílust (72. ábrán a 3-as számmal jelölt terület).

73


76. ábra. Kördiagram stílusok. A diagramcímet a szövegdobozba kattintva bővíthetjük, szerkeszthetjük. A leírt műveletek eredményeként alakul a diagramunk. Ha azt szeretnénk, hogy a diagramon megjelenő felirat és a táblázat adatai azonos formátumúak legyenek, akkor a feliratra kattintva, és az egér jobb gombját megnyomva a megjelenő gyorsmenüből az Adatfelirat formázása… parancsot választva a párbeszédablakban adható meg a pl. szám esetén a tizedes helyek száma a Szám kartotéklapon. Itt választható meg az is, hogy a kijelöléssel ellentétben a kördiagramon az abszolút szám (érték) vagy a százalékos érték jelenjen meg.

77. ábra. Adatfeliratok formázása. Ugyancsak így járunk el a diagramterület formázásánál is, a jobboldali egérgomb megnyomása után megjelenő menüből a Diagramterület formázása… parancsot választva a 74

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS párbeszédablakban a háttérrel kapcsolatosan különböző kitöltési lehetőségeket állíthatjuk be.

78. ábra. A Diagramterület formázása. A formázási műveleteink eredményeként a kördiagramunk az alábbi képet mutatja:

79. ábra. Az elkészített kördiagram. A diagramkészítés és szerkesztés lépéseit a leírtakon túl végigkövetheti az alábbi animáción is. Érdemes megjegyezni, hogy a diagram szerkesztésekor a menüszagon mindig megjelenik két menüpont a Tervezés és az Elrendezés menüszalag a hozzájuk rendelt ikonokkal. Az előbbiekben részleteztük a Tervezés menüszalaghoz tartozó parancsikonokat, de nézzük az Elrendezés menüszagnál lévő legfontosabbakat is.

75


80. ábra. Az Elrendezés menüszalag ikonjai. A Címék csoportban lévő ikonokkal a diagram részeinek a jellemzőit állíthatjuk be (diagramcím, jelmagyarázat, adatfelirat stb.). 5.6.2

Könyvkiadás munkalap

A munkalapon a könyvkiadás változását vizsgáltuk 1990-2000-ig, és lánc-, illetve bázisviszonyszámokat határoztuk meg. Az elvégzett számítási műveletek helyett, ha gyors választ szeretnénk kapni, arra a kérdésre, hogy mi jellemezte a könyvkiadást az adott időszakban, akkor a számítási műveletek helyett az adatok diagrammal történő ábrázolásával gyors választ adhatunk a feltett kérdésre. Most pótoljuk ezt a hiányosságot! A példa tipikusnak nevezhető, mivel gyakori feladat, hogy olyan tábláról kell diagramot készíteni, ami egy adott jellemzőnek a nagyságát adja meg különböző időszakokban vagy időpontokban, azaz idősorral állunk szemben. Fontos megjegyzés, hogy idősor esetén a diagramkészítésnél az éveket nem szabad kijelölni, mert a program azt is ábrázolná (mivel számok), hanem az éveket kategória feliratként az x tengelyre kell megadni. Kijelölni csak az ábrázolandó adatokat kell. Az első lépésként jelöljük ki a B1:B12 tartományt, hogy a táblázat rovatcíme a diagram címeként megjelenjen. A Beszúrás menüszalagon most válasszunk oszlopdiagramot és a Tervezés menüszalag ikonjainak segítségével az előző diagramkészítésnél elmondottak szerint végezzük el a kiegészítéseket a diagramunkon. Először a kategória x tengely feliratát tegyük a diagramra. Az Adatok kijelölése ikonra kattintva a megjelenő ablakban a jobb oldalon lévő Szerkesztés parancsgombra kattintva az egérművelettel megadjuk az A2:A12 tartományt.

76


81. ábra. Az x tengely kategória feliratának a megadása. Miután az alapbeállítás oszlopdiagramja megjelent, illetve megadtuk az x tengely feliratát, további szerkesztési műveleteket kell elvégezni, hogy a diagram az alábbi képet mutassa.

82. ábra. A leszerkesztett oszlopdiagram. Válasszunk egy diagramstílust az előző feladatnál leírtak szerint, és jelenítsük meg az oszlopok felett a konkrét értékeket! Ehhez az oszlopsoron az egér jobboldali gombját megnyomva a megjelenő menüből az Adatfeliratok felvétel parancsot kell választani. Ha egyszerre több módosítást szeretnénk elvégezni, akkor érdemes használni az Elrendezés menüszalag ikonjait, mert egymás melletti ikonokkal egyenként beállíthatjuk a diagram részeihez tartozó kívánalmainkat. (Diagramcímből vegyük ki a mértékegységet és az y tengelyre tegyük, legyen mindkét tengelyen felirat, a háttér színét állítsuk be, és a tengelyeken a betűméret megfelelő legyen.)

77

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Az ilyen típusú diagramoknál célszerű beállítani az értéktengely skáláját is, ugyanis a program automatikusan nullával (0) indítja az értéktengelyt és az osztást is az adatoknak megfelelően választja meg. Ha azt szeretnénk, hogy az oszlopsoron jobban legyen érzékeltetve a könyvkiadás csökkenő tendenciája, akkor az értéktengelyre kattintva és az egér jobboldali gombját megnyomva a menüből a Tengely formázása… parancs alatt lehet megtenni.

83. ábra. Tengely formázása. Az ábrán látottak szerint, a Minimum értéknél az automatikus nulla érték helyett a Rögzítettet kell választani (ábrán 20,0 érték). A Maximális értéket általában nem szokás módosítani, nehogy kisebb értéket állítsunk be az ábrázolandóknál, ugyanakkor a leolvasást segítő rácsvonalak sűrűségét, a skálázását lehet kisebbre vagy nagyobbra választani (most 10-es érték).

84. ábra. Az értéktengely jellemzőinek beállítása. 5.6.3

Heves megye munkalap

A munkalap Heves megye könyvtáraival kapcsolatos adatokat tartalmazza. Szeretnénk két adatsort ábrázolni a tábla adatairól. Az ilyen esetben mindig ajánlatos a számokat tartalmazó táblában az adatok nagyságát összevetni. Most a táblázatban tárolt adatok tág határok között mozognak. A számok nagysága száznál valamennyivel nagyobbtól (könyvtárak 78

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS száma), a milliós nagyságrendűig terjed (könyvtári egységek száma), beleértve az előző leckében meghatározott számított értékeket is. Nyilvánvaló, hogy az adatok viszonylag nagy szórása miatt a táblázat valamennyi adata nem ábrázolható egy közös diagramban. Nem szabad tehát az egész táblát kijelölni, mert a kiválasztott diagram vizuálisan nem lenne értelmezhető. Olyan adat-párt kell választani, amelyek nem ölelnek fel viszonylag nagy tartományt, így a Descartes-féle koordinálta rendszerben jól ábrázolhatók. Legyen most ez egyik ábrázolandó adatsor a Könyvtárak száma, a másik adatsor pedig a megye Egy könyvtárára eső beiratkozott olvasók száma. A kijelölendő két sor nincs egymás alatt, így az első sor kijelölése után a CTRL billentyűt is nyomni kell az egérrel történő kijelöléshez. Jelöljük ki először az A3:F3 tartományt, majd a kijelöléshez tegyük hozzá a CTRL nyomása mellett az A6:F6 tartományt is! A Beszúrás menüszalagon most válasszunk vonaldiagramot a két adatsor ábrázolására, majd a Diagramelrendezések közül válasszuk az ábrán beállítottat.

85. ábra. Több adatsor ábrázolása vonaldiagrammal. A diagramon ilyenkor esésvonal köti össze az egyes évekhez tartozó érték-párokat. Ennek a vonalnak a típusa módosítható, ha az egér jobboldali gombjával rákattintunk, és a gyorsmenüből az Esésvonalak formázása… parancsot választjuk.

79


86. ábra. Esésvonalak formázása. A Vonalstílus lapon többek között a szaggatott vonal típusa, vastagsága, színe és az esetleges nyilak is beállíthatók. Az előzőekben bemutatottak szerint tegyünk a diagramra címet, a kategóriatengely feliratánál adjuk meg az éveket, a tengelyt lássuk el megfelelő címmel és a háttér színt is válasszuk meg. Erre mintaként szolgál a következő ábra:

87. ábra. Vonaldiagram esésvonallal. A diagram vizuális látványa alapján nemcsak a két adatsor időbeli változásáról kaphatunk információt, hanem a látvány alapján megállapítható az is, hogy 1990-2000 közötti időszakra az volt jellemző, hogy amíg a könyvtárak száma stagnálást mutatott, addig az egy könyvtárra eső olvasói létszámot a növekedés jellemezte.

80


5.7 A DIAGRAMOK SZERKESZTÉSÉNEK, MÓDOSÍTÁSÁNAK LEHETŐSÉGEI Az elkészült diagramon különböző szerkesztési, módosítási műveleteket végezhetünk el. Változtathatjuk a diagram helyzetét a munkalapon, növelhetjük vagy csökkenthetjük méretét. Ezeket a műveleteket az egérművelettel végezzük el. Mozgatásnál az objektumkijelölés után a vonszolás egérművelettel tesszük a megfelelő helyre, míg a méretbeállításnál a sarkokon megjelenő fogókkal növelhetjük vagy csökkenhetjük legegyszerűbben a diagramok méretét. A diagram egyes részeinek a módosításánál úgy kell eljárni, mint a készítésnél. Azt a jellemzőt, amit változtatni szeretnénk, kijelöljük, és a Tervezés vagy az Elrendezés menüszaghoz tartozó ikonok segítségével végezzük el a módosítást vagy egy másik lehetőség, hogy a gyors menü parancsait választjuk a módosítás végrehajtásához. Lényeges, hogy ismerjük a diagram helyének és típusának a változtatási lehetőségét! Mindkét ikon a kijelölt diagram esetén a Tervezés menüszalagon jelenik meg. A szalag bal oldalán lévő Más diagramtípus ikonra kattintva, változtathatjuk meg az eredeti diagram típusát. Ilyenkor néhány műveletet meg kell ismételni, mert a típusok közötti átváltás nem mindig a megfelelő képet mutatja. Lehetőség van a diagramot az aktuális munkalapról áthelyezni egy másik munkalapra. Ilyenkor a Tervezés menüszalagon a jobb oldali, utolsó ikonra kell kattintani, aminek felirata: Diagram áthelyezése. A megjelenő párbeszédablakban ki kell választani azt a munkalapot, de az áthelyezéshez alapértelmezetten egy üres munkalapot ajánl fel a program. A későbbi tájékozódás érdekében a munkalapnapnak célszerű nevet adni. Ha a diagramot áthelyeztük egy új munkalapra a diagram nagyobb méretben jelenik meg, mint a munkalapon.

88. ábra. Diagram áthelyezése párbeszédablak.

5.8 KÜLSŐ HIVATKOZÁSOK A diagramokról tanultakat egészítse ki az alábbi weboldalon lévő ismeretekkel! Diagramtípusok gyűjteménye

5.9 ÖSSZEFOGLALÁS A lecke az Excel 2007 táblázatkezelőben használatos diagramtípusokkal, azok legfontosabb jellemzővel ismertette meg a hallgatókat. A diagramokkal kapcsolatos alapkövetelmény, hogy a vizuális látvány egyértelmű és világos információt közvetítsen. Ezért meggondoltan kell eljárni a diagram kiválasztásánál. Mindig az adott feladatnak legjobban megfelelő diagramtípust kell kiválasztani. A diagramot különböző feliratokkal, címekkel 81

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS (diagramcím és tengely címek) jelmagyarázatokkal lássuk el a könnyebb értelmezés érdekében. A diagramkészítés első lépésénél, a kijelölésnél legfontosabb szabály, hogy előtte gondoljuk át, hogy a kijelölt adatok nagyságrendig ábrázolhatók-e egy közös diagramban. Célszerű az ábrázolandó számadatok kijelölésekor a táblázatok rovatcímeit is mindig kijelölni, mert ezek feliratként megjelennek a diagramon.


82

Soroljon fel az alap diagram típusokat! Milyen főbb részei vannak a diagramnak? Mire kell ügyelni diagramkészítésnél az adatok kijelölésekor? Mondjon példát a kördiagram használatára! Milyen speciális diagram típusokat ismer?


6. STATISZTIKAI ELEMZÉSEK, A TÁBLÁZATKEZELŐ STATISZTIKAI FÜGGVÉNYEI 6.1

CÉLKITŰZÉS

Az adatelemzések során gyakran feladat az, hogy egy adatsorral, adathalmazzal kapcsolatosan matematikai statisztikai jellemzőket határozzunk meg. Az adatok leíró statisztikai jellemzői alatt az alábbiak meghatározását értjük: átlag, minimum, maximum, szórás, medián, módusz stb. A felsorolt jellemzőknek a meghatározása összetettebb matematikai műveletekkel történik, így az ilyen feladatokhoz a táblázatkezelőben függvényeket rendszeresítettek. Ezeket a függvényeket a program Statisztikai függvények kategóriájába találjuk. A lecke megismerteti a hallgatókat a leggyakrabban alkalmazott statisztikai függvények használatával, illetve ezeknek a számított jellemzőknek az értelmével. 6.2

TARTALOM

Statisztikai függvények használata, értelmezése Osztályközös gyakorisági tábla készítése A gyakoriság ábrázolása Feltételes formázás alkalmazása

6.3 STATISZTIKAI FÜGGVÉNYEK HASZNÁLATA, ÉRTELMEZÉSE Olvassa be a megadott helyről a 4_statisztikai elemzesek.xlsx állományt. A munkafüzet két munkalapot tartalmaz. Az egyiken a matematikai, a másikon az olvasási képességek PISA1 felméréseinek átlagszámait adták meg az OECD2 országok esetén. A táblázat a három év mérési adatait tartalmazza. A matematikai képességek országonkénti jellemzőinek a mérési adatait elemezzük a három évben. A matematikai statisztika segítségével meghatározzuk az egyes években a jobb oldali táblában megszövegezett számított értékeket. (Lásd 89. ábra)

89. ábra. Statisztikai elemzések feladat. 1

Programme for International Students Assessment (PISA), magyarul Nemzetközi diákértékelési program 2 Organization for Economic Cooperation and Development (OECD), magyarul Gazdasági Együttműködési és Fejlesztési Szervezet

83

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS A felsorolt jellemzők meghatározásához a számított értékek táblájában a Statisztikai kategória függvényei közül egy-egy függvényt kell használni. Ha az elemzéshez szükséges adatok rendezetten egy tartományban vannak (most sorban az egymás alatti cellákban), akkor az érték1;érték2;… (szám1;szám2;…) megadásánál tartományhivatkozást (vagy tartomány nevet) kell megadni az egérrel történő kijelöléssel. A függvények sorban a következők: =DARAB(érték1; érték1;…) =DARAB2(érték1; érték1;…) =DARABÜRES(érték1; érték1;…) =ÁTLAG(érték1; érték1;…) =MIN(szám1;szám2;…) =MAX(szám1;szám2;…) =MEDIÁN(szám1;szám2;…) =MÓDUSZ(szám1;szám2;…) =DARABTELI(tartomány;kritérium) =SORSZÁM(szám;hiv;sorrend) Az adatot szolgáltató országok számának a meghatározásánál a Statisztikai kategória DARAB függvényét kell használni, mert az adott tartományban a számokat tartalmazó cellákat kell megszámolni, a DARABÜRES függvény pedig az adatot nem szolgáltató országok számát adja meg, mert ilyenkor a függvény az üres cellákat számolja meg. Hogyan adhatjuk meg a függvényeket? Több lehetőség közül választhatunk. Ha a szerkesztőlécen az fx ikonra kattintunk, akkor a Függvény beszúrása párbeszédablakban a Statisztikai kategóriából választhatjuk ki a megfelelő függvényt.

90. ábra. Függvény beszúrása. 84

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS A másik lehetőség, hogy a Képletek menüszalaghoz tartozó Függvény beszúrása ikonra kattintunk vagy a Függvénytár csoporthoz tartozó megfelelő függvénykategória ikonját használjuk.

91. ábra. Statisztikai függvények beszúrása. Álljunk a H5-ös cellán és kiválasztva a DARAB függvényt a Függvényargumentumok ablakban az Érték1 változónál a B5:B34 tartományt az egérrel megadjuk, majd a Kész gombra kattintva az eredmény megjelenik a cellában. Ugyanezzel a módszerrel beszúrhatjuk a DARABÜRES függvényt a következő H6-os cellába, és megkapjuk a két kérdésre a választ.

92. ábra. Függvény változójának a megadása.

85

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Hasonlóan szúrhatjuk be az ÁTLAG, a MIN és MAX függvényeket is sorban egymás után.

93. ábra. Statisztikai függvények használata. A mérési adatok középső értékét a MEDIÁN függvénnyel határozzuk meg. A függvény az általa sorba rendezett elemek közül meghatározza azt, ami középen helyezkedik el, azaz ehhez viszonyítva az elemek fele mind kisebb, a másik fele viszont nagyobb. (Fontos megjegyezni, hogy ha a minta elemszáma, azaz a mérési adatok száma páros, akkor a két középen lévő elem számtani átlagával adja meg a medián értékét, míg ha az elemszám páratlan, akkor a medián értéke a középső elem értéke, és így ugyanannyi elem lesz a középen lévő elem alatt és felette.) A mérési adatok között előfordulhatnak ismétlődő értékek is. Amelyik elem a legtöbbször ismétlődik, azt gyakran tipikus értéknek is nevezhetjük. Az adatok között a leggyakrabban ismétlődőt a MÓDUSZ függvény határozza meg. Fontos megjegyezni, hogy ha az elemek között nincs ismétlődés, azaz minden elem csak egyszer fordul elő, akkor a program hibaüzenetet küld (#HIÁNYZIK)! Adott értéknél (itt most 500 pont az értékhatár) kisebb vagy nagyobb elemek számát a DARABTELI függvénnyel kell meghatározni. A függvény általános alakja: =DARABTELI(tartomány, kritérium)  tartomány: megadása kötelező. Tartalmazhat számokat, neveket, tömböket. A függvény figyelmen kívül hagyja az üres cellát.  kritérium: megadása kötelező. Az összeszámolandó cellákat meghatározó, számként, kifejezésként, cellahivatkozásként vagy szövegként megadott feltétel. Egyenlőség esetén a következő formában adható meg feltétel: 500 vagy B4, értéktartomány esetén pedig pl.: ">500". A függvény kritériumát a matematika relációs jeleivel és idézőjelek között az adott számértékkel adjuk meg. (Az idézőjeleket a program automatikusan beilleszti.)

86


94. ábra. A statisztikai függvények megadása. A 2000. évi mérési adatok legfontosabb statisztikai jellemzőit meghatároztuk a statisztikai függvények segítségével. Ha ugyanezeket a jellemzőket a másik két évre is meg szeretnénk határozni, akkor a függvényeket (H5:H13 tartomány celláinak függvényei) az I és a J oszlopmegfelelő celláiba másoljuk az egér művelettel. Mivel a függvények változóinak a megadásánál a cellacímkék relatívak, a jobbra történő másolásnál a megfelelő tartományból, konkrétan a C és a D oszlop tartományaiból számítja ki a program a megfelelő jellemzőket. Az eredmények a következők!

95. ábra. A kiszámított jellemzők. Gyakori feladat, hogy egy számsorban meg kell állapítani a sorrendet, azaz azt, hogy egy szám nagysága alapján hányadik helyet foglalja el a számsorban. Ennek meghatározására a SORSZÁM függvény szolgál. A függvény általános alakja: =SORSZÁM(szám;hiv;sorrend)  szám: az a szám, amelyről meg kell állapítani, hogy hányadik.  hiv: egy számsorozatot tartalmazó tömb vagy egy számsorozatra mutató hivatkozás.  sorrend: a számok sorba rendezését meghatározó számérték. Ha a sorrend értéke 0 vagy nem adjuk meg, akkor az Excel úgy rangsorolja a számot, mintha csökkenő sorrendű lista lenne. Ha a sorrend nullától különböző érték, pl. 1, akkor az Excel úgy rangsorolja a számot, mintha növekvő sorrendű lista lenne.

87

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS A 2006-os évre vonatkozóan az országok közötti sorrendhez az E5-ös cellába szúrjuk be a SORSZÁM függvényt!

96. ábra. A SORSZÁM függvény beszúrása. A szerkesztőlécen látható a függvény megadása. A szám változó az első ország (Ausztrália) 2006-os eredménye (D5 cella tartalma), a hivatkozás megadása, pedig a számsorozat ($D$5:$D$34), amit természetesen abszolúttá kell tenni ahhoz, hogy a függvényt másolni tudjuk az alatta lévő cellákba is. (Mindig más-más számnak a sorrendjét kell meghatározni, ugyanazon számsorozatban.) A sorszám növekvő vagy csökkenő sorrend alapján határozható meg, ezt a sorrend változóval kell megadni, aminek értéke 0 vagy 1. Alapértelmezetten nulla (0) az értéke, és csökkenő sorrend alapján határozza meg a sorrendet. Ha a függvényt a szerkesztőlécen látottak szerint állítjuk be, és az alatta lévő cellákba másoljuk, meghatározhatjuk az országok közötti sorrendet a 2006-os évben.

6.4 OSZTÁLYKÖZÖS GYAKORISÁGI TÁBLA KÉSZÍTÉSE A mérési adatok nem mindig valamilyen szempont szerinti rendezettségben követik egymást. Ahhoz, hogy a viszonylag nagyszámú adatot jól át tudjunk tekinteni, érdemes őket csoportosítani. Az előzőekben meghatározott leíró statisztikai jellemzőkön túl az adatainkat úgy csoportosíthatjuk, hogy felveszünk úgynevezett osztályokat (csoportokat) és megszámoljuk, hogy egy-egy ilyen osztályba hány adat esik. Ezt a számot hívjuk az osztályhoz tartozó gyakoriságnak. Az osztályok, a hozzájuk tartozó gyakoriságokkal együtt alkotják a minta gyakorisági eloszlását. Az osztályképzésnek az a legfontosabb szabálya, hogy valamennyi elem az osztályokba besorakoztatható legyen. Nem lényegtelen az osztályok száma sem. A statisztika szerint 610 osztály felvétele célszerű, ha kb. 30 mérési adat áll rendelkezésre. (Egy reprezentatív felmérésnél értelemszerűen több osztály kell, mint kevesebb adatot tartalmazó minta esetén.) Az egyes osztályok lépésköze lineáris vagy nemlineáris lehet, és az előzőekben meghatározott két szélsőérték, a minimum és a maximum között kell felvenni. A 2006-os év matematikai képességek teljesítményének a mérési adatihoz készítsük el a gyakorisági táblát! Ebben az évben az országok között a legkisebb pontátlag 405 volt, a legnagyobb pedig 548. A két értéknek megfelelően vegyük fel lineáris léptékkel az osztályközöket alsó és a felső határ megadásával (Lásd 97. ábra). A táblázatkezelő alatt ilyenkor mindkét határértéknél célszerű a kitöltést alkalmazni, azaz az első két egymást követő elemet adjuk meg és mindkettő kijelölése után a kitöltés egérművelettel az alatta lévő cellákat feltöltjük.

88


97. ábra. Az osztályközök a gyakorisági tábla elkészítéséhez. Először a gyakoriságot határozzuk meg az N oszlop adott tartományában. A GYAKORISÁG függvény használatáról tudni kell, hogy a kivételes függvények közé tartozik, mert tömbfüggvényként kell használni. A függvény általános alakja: =GYAKORISÁG(adattömb;csoport_tömb)  adattömb: azon adatokat tartalmazó tömb vagy azon adatokra való hivatkozás, amelyekre a gyakorisági eloszlását meg kell határozni.  csoport_tömb: azon intervallumokat tartalmazó tömb vagy az intervallumra való hivatkozás (a felső határok tartománya), amelyekbe az adattömbbeli értékeket csoportosítani kell. A tömbfüggvény használatának lépései a következők:  először kijelöljük a tömböt, ahol az eredményt meg szeretnénk kapni (ábrán az N5:N10 tartomány),  kiválasztjuk a Statisztikai kategóriából a GYAKORISÁG függvényt,  megadjuk a függvény változóit,  utolsó lépésként a CTRL+SHIFT+ENTER billentyűkombinációt megnyomva egyszerre jelenik a kijelölt tartományban az eredmény. Járjunk el ennek megfelelően!

89


98. ábra. A gyakoriság függvény megadása. A függvény változóinak megadásánál az adattömb változó természetesen a rendelkezésre álló adatok tartománya (D5:D34). A csoport_tömb változó pedig az osztályközök felső határának tartománya (M5:M10). Az alsó korhatárt csak a kapott eredmények értelmezéshez szokás megadni! A szerkesztőlécen a program {} zárójelek között jeleníti meg a tömbfüggvényt. A kapott jellemzőt abszolút gyakoriságnak is nevezhetjük, mert számértékét tekintve megadja, hogy az általunk felvett osztályok csoportjaiba a mérési adatok közül hány elem esik. Az abszolút gyakoriság mérőszámai mellett egy gyakorisági táblában többek között még a relatív gyakoriságot és a halmozott százalékos értékét is érdemes meghatározni. A relatív szó viszonylagost is jelent, ilyenkor arra vagyunk kíváncsiak, hogy az előbb meghatározott osztályokra jellemző gyakoriságok az összes elemhez viszonyítva hány százalékot képviselnek. Valójában a százalékszámítás egyik esete, amit a következő képlettel kell megadni:

99. ábra. A relatív gyakoriság megadása. Ahhoz, hogy a képletet lefelé másolni tudjuk, a képlet hányadosánál az osztónál abszolút cellacímkét kell beállítani az F4-es funkcióbillentyűvel. A képletben a cellacímke beál90

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS lítása után a formátumot 2 tizedes pontosságú százalék formátumúra állítjuk, és ezután a képletet lefelé az alatta lévő cellákba másoljuk.

100. ábra. A relatív gyakoriság eredményei. Az utolsó oszlop meghatározásánál a halmozott vagy más néven kumulált százalékos érték meghatározásánál az egymás után lévő százalékos értékeket halmozzuk, azaz összeadjuk. Az első osztályban 3,33%-ot képvisel, az első és második együtt 6,66%-ot, az első három együtt 16,665-ot és így tovább, az utolsó osztályban természetesen 100%-ot kell kapni. Hogyan kell elvégezni ezt a művelet a táblázatkezelőben? A P5-ös cellán állva hivatkozunk a mellette lévő cellára (=O5), így az első sáv értéke (3,33%) megjelenik a cellában. A második sávban állva (P6-os cella), mindig az előzőekben összegezett értékhez kell hozzáadni az adott sáv értékét, tehát a képlet: =P5+O6. Ezt a képletet másolhatjuk az alatta lévő cellákba, mindig a helyes eredményt kapjuk.

101. ábra. A halmozott százalék képletének megadása.

6.5 A GYAKORISÁG ÁBRÁZOLÁSA A gyakoriság ábrázolásánál, mivel az általunk felvett osztályközökben az elemek eloszlását mutatja, speciális diagrammal szokás ábrázolni. Ez két féle diagramot jelent: az egyik a poligon (a táblázatkezelő alatt görbített vonaldiagram), a másik a hisztogram (olyan oszlopdiagram, aminek a térköze 0, vagyis összeér). Ezek a nevesített diagramok közvetlenül

91

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS a diagramtípusok közül nem választhatók ki, de az alaptípusok elkészítése után szerkesztéssel kivitelezhetők. Jelöljük ki a gyakorisági táblában az abszolút gyakoriságokat, és a Beszúrás menüszalagon a vonaldiagramot válasszuk. A diagram értelmezéséhez diagramnak címet adjunk, és a kategóriatengelyre tegyük a gyakorisági tábla alsó és felső határértékeit, vagyis az osztályközöket!

102. ábra. A gyakoriság ábrázolása. A diagramon azt a módosítást kell elvégezni, hogy a pontokat összekötő vonalak csúcsainál az átmenet görbített legyen. Ilyenkor az egeret a vonalra pozícionáljuk, majd az egéren a jobboldali gombot megnyomva a gyorsmenüből az Adatsorok formázása… parancsot választva a párbeszédablakban a Vonalstílus lapon kérjük a görbített vonat.

103. ábra. A görbített vonal beállítása. Az így elkészített diagram már nevezhető eloszlási görbének, azaz poligonnak is.

92


104. ábra. A 2006 évi átlagpontszámok eloszlási görbéje. A másik diagramtípus szerkesztéséhez ismételten jelöljük ki az abszolút gyakoriságot, de most az oszlopdiagramot válasszuk. A szokványos oszlopsort kapjuk, amire diagramcímet téve, és az x kategóriatengely feliratát megadva ábrázoltuk a gyakoriságot. Ahhoz, hogy diagram hisztogram legyen, azt kell beállítani, hogy az oszlopsorok között ne legyen térköz. Az egérrel az oszlopsorra pozicionálás után a jobboldali egérgombot megnyomva a megjelenő gyorsmenüből az Adatsor formázása… parancsot választva a párbeszédablakban az Adatsor beállításai lapon a Nincs térközt állítjuk be.

105. ábra. Az oszlopok térközének beállítása. Igényeink szerint megformázva a diagramot a hisztogram az alábbi képet mutatja:

93


106. ábra. A hisztogram.

6.6 FELTÉTELES FORMÁZÁS ALKALMAZÁSA Az előzőekben elvégzett számítások mellett érdemes a feltételes formázás lehetőségét is alkalmazni a táblára. Ha olyan kérdésekre szeretnénk választ kapni, mint pl.:  Mely országok tartoznak teljesítmény alapján a felső és az alsó 25-25%ba?  Van-e jelentős különbség az egyes országok három évben elért teljesítményei között? Jelöljük ki a 2000-es év teljesítményeit és a Kezdőlap menüszalag Stílusok csoportjához tartozó Feltételes formázás ikonra kattintva állítsunk be a legfelső 25%-ra, majd a legalsó 25%-ra egy-egy eltérő formátumot, majd a formátumfestő ikon segítségével másoljuk a beállított formátumot a 2003-as és a 2006-os év teljesítmény adataira is.

107. ábra. A feltételes formázás beállítása. Anélkül, hogy különböző függvényekkel elvégeztünk volna számításokat, a látvány önmagáért beszél! 94


108. ábra. A feltételes formázás eredménye. Mi állapítható meg a megformázott táblából? Négy ország (Finnország, Korea, Kanada és Japán) mindhárom alkalommal a felső 25%-os élbolyban szerepelt (zöld színnel jelölve), de az alsó legalacsonyabb 25%-os teljesítményt produkáló országok között sem volt jelentős a változás (Portugália, Olaszország, Görögország, Mexikó). Nyilvánvalóan tábla vizuális látványa alapján még további megállapítások tehetők… 6.7

ÖSSZEFOGLALÁS

A lecke gyakorlati példán keresztül bemutatta a mérési adatok kiértékelésénél leggyakrabban alkalmazott statisztikai függvények használatát, a függvények általános alakját és értelmezésüket. Ismertettük a gyakorisági tábla készítésének módját, tisztáztuk a benne szereplő kiszámított értékeket meghatározását is. Bemutattuk a gyakorisági tábla ábrázolásánál használatos poligon és hisztogram készítését.


Soroljon fel statisztikai függvényeket! Mondjon példát a DARABTELI függvény használatára! Mit értünk abszolút gyakoriságon? Mit értünk relatív gyakoriságon? Hogyan használjuk a GYAKORISÁG függvényt?

95


7. A BŐVÍTMÉNYEK HASZNÁLATA A STATISZTIKAI ELEMZÉSEKNÉL 7.1

CÉLKITŰZÉS

Az előző leckében bemutattuk egy adatsor étékelésénél használatos statisztikai jellemzők meghatározását egy-egy függvény segítségével. Ezt a megoldási módszert analitikusnak is nevezhetjük, mivel egy kérdéshez mindig egy konkrét statisztikai függvény szolgáltatja az eredményt. A program készítői gondoskodtak arról is, hogy ezek a műveletek automatizálva legyenek. Ennek eredményeként egy művelettel egyszerre több jellemzőt is meg tudunk határozni, ami jelentősen gyorsítja a munkánkat. A leckében bemutatott Bővítmények az adatelemzésben ezt szolgálják. 7.2

TARTALOM

A Bővítménykezelő betöltésének módja A leíró statisztikai modul használata A hisztogram modul használata

7.3 A BŐVÍTMÉNYEK BETÖLTÉSÉNEK MÓDJA Az Excel 2007 bőséges lehetőséget kínál az adatok matematikai és statisztikai elemzésére. Az adatelemzésnek, adatfeldolgozásnak egyik módszerét mutatta be az előző lecke. A leíró statisztikai jellemzőket a statisztikai függvénykategória függvényeivel határoztuk meg. Ilyenkor nemcsak az adott jellemzőt kell ismerni fogalmi szinten, hanem a függvény használatával is tisztában kell lenni. Az analitikus meghatározáson túl, a táblázatkezelőhöz hozzátartoznak olyan kiegészítések, automatizmusok, amelyek alkalmazásával a kiértékelés elemzés sokkal gyorsabbá, teljesebbé tehető. A program által felkínált makrók, modulok egy művelettel szolgáltatnak eredményeket.

109. ábra. Az Excel beállításai.

96

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS A Bővítményekhez tartozó modulokat a teljes telepítés mellett közvetlenül nem tudjuk elérni, csak ha már betöltöttük őket. Az Office gombra történő kattintás után Az Excel beállításai… parancsot választva tudjuk betölteni a Bővítményekhez tartozó modulokat. A Bővítmények lapon láthatjuk azt, hogy milyen eszközök érhetők el az Aktív alkalmazásbővítmények közül. Ha nincs betöltve, akkor az Inaktívak között ki kell választani az Analysis ToolPak alkalmazást és Ugrás… parancsgombra kattintva a megjelenő párbeszédablakban ki kell választani a betölteni kívánt modult.

110. ábra. Az Analysis ToolPak betöltése. Ha a kiválasztás megtörtént, akkor a parancsgomb az Adatok menüszalaghoz tartozóan az Elemzés csoportban Adatelemzés feliratú ikonként jelenik meg. Megjegyezzük, hogy a betöltött elemzőcsomag a program működését lassítja, ha nem használjuk, célszerű inaktívvá tenni. (A műveletet az előzőekben bemutatott helyen végezhetjük el, természetesen a neve mellett kivesszük a kiválasztó négyzetből a pipát!).

7.4 A LEÍRÓ STATISZTIKAI MODUL HASZNÁLATA Olvassa be az 5_bovitmenykezelo.xlsx állományt. A munkalapon egy cég vagy intézmény alkalmazottainak bruttó béreit találjuk. Elemezzük az intézménynél a béreket és határozzuk meg a leíró statisztikai jellemzőit! A munkalap egy üres celláján állva, kattintsunk az Adatok menüszalag Adatelemzés gombjára. Megjelennek az elemzéshez használható lehetőségek.

111. ábra. A Leíró statisztikai elemző csomag kiválasztása. 97

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Valamennyi elemző módszert nincs módunk részletesen tárgyalni, bemutatni, mivel megértésükhöz matematikai, statisztikai ismeretekre van szükség, csak azokat ismertetjük, amelyek viszonylag könnyen értelmezhetők és alkalmazhatók a mindennapokban. Természetesen felhívjuk a figyelmet arra, hogy szükség esetén segítséget kérhetünk a súgó gombbal.

112. ábra. A leíró statisztika készítése. A Leíró statisztikai elemző csomag kiválasztása után megjelenik egy párbeszédablak, amiben meg kell adni a paramétereket. Mivel a program automatikusan végzi az elemzést, az ablakokban jószerivel három értéket kell megadni:  a bemeneti tartománnyal kapcsolatos jellemzőket,  gondoskodni kell arról, hogy az eredmény hová kerüljön,  és néhány választási lehetőség közül választhatunk az elemzés módját illetően. Mire ügyeljünk a jellemzők megadásánál?  A Bemeneti tartományban csak számokat tartalmazó cellára hivatkozhatunk. Ha a tartomány rovatcímében, első cellájának nevében ékezetes karakter vagy ún. tiltott karakterek szerepelnek, a program hibaüzenetet küld. Óvatosságból ilyenkor ne jelöljük ki az első cellát, így nem kérhetünk feliratot sem az első sorban.  A kimeneti beállításoknál a program alapértelmezetten Új munkalapra tenné az eredményt, amit módosítani lehet. Ha az aktuális munkalapra szeretnénk tenni, akkor a Kimeneti tartomány opciót megjelöljük és a mellette lévő szövegdobozba történő kattintás után rámutatunk a munkalapon egy cellára, mint illesztési pontra. (Itt sohasem tartományt adunk meg, csak egy illesztési pontot!)  A kiválasztó négyzetek az elemzés módjára vonatkoznak. Mindig ki kell választani az Összesítő statisztika lehetőségét. (A másik három lehetőséggel, az előbbi kiválasztáson túl, finomabb, részletesebb elemzést kaphatunk.) 98


113. ábra. Beállítások a párbeszédablakban. Ha elmondottaknak megfelelően megadtuk az adatokat és OK gombra kattintottunk, akkor a munkalapon a D3-as cellától kezdődően megjelenik egy táblázat a következő jellemzők kiszámításával:

114. ábra. A bérek leíró statisztikai jellemzői. A tábla tovább formázható, illetve a szerkesztőlécen módosítható a címe, is.

99


115. ábra. A megformázott tábla. A kiszámított értékekhez néhány magyarázatot fűzünk. A Várható érték valójában az adott munkahelyen a fizetések átlaga. A standard hiba a mintavételi hiba általánosan alkalmazott mérőszáma, amelynek értékét a megfelelő képlet alapján a program kiszámolja. A Medián a középső érték (az alkalmazottak fele ennél kevesebbet keres, a másik fele pedig ennél többet), a Módusz a leggyakoribb fizetés (legtöbbször ez fordul elő). A Szórás az átlagtól való eltérések négyzetes átlaga. Kiszámítja a minta varianciáját és az adatok eloszlásával kapcsolatos jellemzőket is megadja (Csúcsosság, Ferdeség). A Tartomány a szórás terjedelme, azaz a Maximum-Minimum különbsége. A legkisebb és legnagyobb fizetések után az Összeg következik, majd a Darabszám, ami most az alkalmazottak létszámát jelenti, de nevezhetjük a minta elemszámának is.

7.5 A HISZTOGRAM MODUL HASZNÁLATA A fizetések csoportosításához, azaz a fizetéskategóriák szerint besoroláshoz a gyakorisági tábláját kell elkészíteni. Az előző leckénél a gyakorisági tábla készítését azzal kezdtük, hogy alsó és felső határértékkel felvettük az osztályközöket. Most is ezzel kezdjük! Vegyük fel a felső határokat az előbb meghatározott minimum és maximum értékek figyelembevételével! A kezdő érték legyen 80 000 Ft és 50 000 Ft-os lépésközzel töltsük fel a cellákat az előző táblázat mellett, úgy hogy a maximális értéket meghaladja a sorozat utolsó eleme.

116. ábra. A felső határértékek megadása.

100

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Álljunk egy üres cellán és az Adatok menüszalag Adatelemzés ikonjára kattintva az Elemző módszerek közül válasszuk a Hisztogram modult. A megjelenő párbeszédablakban ismételten három dolgot kell megadni. A beállításokat mutatja az alábbi ábra:

117. ábra. A hisztogram modul használata.  A bemeneti tartomány most is az egyedi fizetések tartománya, ugyanazzal a megjegyzéssel, mint az előző modulnál. A Rekesztartomány nem más, mint az előzőekben felvett felső határ tartománya, vagyis az osztályközök tartománya. Megjegyezzük, hogy a rekesztartományt nem szükséges megadni, mert a program az osztályközöket automatikusan is fel tudja venni, de ilyenkor előfordulhat, hogy minden elemet nem tud besorakoztatni. Ez utóbbi miatt ajánlatos mindig megadni az osztályközöket!  A kimeneti beállításoknál ugyanúgy kell eljárni, mint az előző modulnál. Ha az aktuális lapra szeretnénk tenni, akkor meg kell adni a munkalapon az illesztési pontot.  A kiválasztó négyzetek közül mit célszerű választani? Kettőt mindenképpen: határozza meg a program a táblakészítés során a halmozott százalékot is, és vizuálisan ábrázolja a kapott eredményt, azaz diagramkimenetet is ajánlatos kérni. Az előbbiek beállítása után az OK gombra kattintva, a megadott cellához igazodóan megjelenik a gyakorisági tábla, és mellette a diagram is. A diagram méretén állítva, és az oszlopdiagram térközét nullára véve az alábbi kép látható:

101


118. ábra. Hisztogram modul eredménye. Érdemes az előző leckénél tanultakkal összevetni az eredményt. Ez a modul csak az abszolút gyakoriságot határozza meg, de a tábla bővíthető, és kiszámítható mellette a relatív gyakoriság is. Hasznos lehetősége a modulnak a diagramkimenet. A diagram egy speciális diagram, mert a program két adatsort ábrázolt egy diagramban: a gyakoriságot és a halmozott százalékot. Mivel ez utóbbi százalékos érték nagyságrenddel kisebb az előbbinél, így két tengelyt használ a program az ábrázolásnál. A gyakoriság a bal oldali tengelyen olvasható le, míg a halmozott százalék értéke a jobboldalon. A diagramnak ilyenkor a vonal-oszlop két tengely nevet szokás adni. 7.6

ÖSSZEFOGLALÁS

A lecke az Excel Bővítményei közé tartozó két gyakran alkalmazott modul használatát mutatta be. A Leíró statisztika modul segítségével egy lépésben meghatározhatjuk a mérési adataink legfontosabb matematikai statisztikai jellemzőit. A módszer szinte automatikusan, táblázatos formátumban adja meg a kiszámított jellemzőket, csupán a bemeneti adatok és a kimeneti beállítások megadásáról kell gondoskodni. Ebből adódóan ez az elemzési módszer, eljárás használata gyors és egyszerű. A Hisztogram modul arra szolgál, hogy a mérési adatok osztályközös gyakorisági tábláját könnyűszerrel elkészítsük. Igen hasznos szolgáltatása a modulnak, hogy az abszolút gyakoriság meghatározása mellett, a halmozott százalékos értékeket is megkaphatjuk, sőt az adateloszlásra vonatkozóan diagramkimenetként hisztogramot is készítethetünk.

7.7 ÖNELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK 1. Hogy kell betölteni az Analysis ToolPak elemző csomagot? 2. Milyen matematikai statisztikai jellemzőket határozunk meg a Leíró statisztikai modullal? 3. Milyen feladatokhoz használjuk a Hisztogram modult? 4. Mit jelent a rekesztartomány fogalom? 5. Milyen kiszámított értékek jelenek meg a gyakorisági táblában? 102


8. A TÁBLÁZATKEZELŐ LEGGYAKRABBAN HASZNÁLATOS FÜGGVÉNYEI

8.1 CÉLKITŰZÉS Az előző két leckében egy adatsor leíró statisztikai jellemzőit határoztuk meg a statisztikai függvények segítségével és a Bővítmények alkalmazásával. Az összetett számolási műveletek elvégzéséhez a táblázatkezelőben a több száz függvény kategóriákba sorolt. A függvények között a tájékozódást a kategória nevek szolgálják. A leckében különböző példákon keresztül a gyakran használatos függvények alkalmazási lehetőségeit mutatjuk be. 8.2

TARTALOM

A függvények használata A Mátrix kategória függvényei A Logikai kategória függvényei Függvények egymásba ágyazása

8.3 A FÜGGVÉNYEK HASZNÁLATA A függvények összetett matematikai (vagy logikai) műveletek végrehajtásával, egy vagy több bemeneti értékből eredményt állítanak elő. A bemeneti adatokat paramétereknek vagy argumentumoknak nevezhetjük. Az eddigiekben a legegyszerűbb statisztikai függvények alkalmazását mutattuk be. A gyakorlati példák megoldásaihoz a Matematikai és trigonometrikus, a Mátrix és a Logikai kategória függvényei közül használunk néhányat, korántsem a teljesség igényével, mintegy ötletet adva a további függvényekkel való ismerkedéshez. Egyúttal felhívjuk a figyelmet arra, hogy egy-egy probléma megoldásához a megfelelő függvény kiválasztása után mindig olvassuk el a függvénnyel kapcsolatos leírásokat a Függvény beszúrása párbeszédablakban.

119. ábra. A függvények leíró sorai.

103

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Az ablakban ugyanis láthatjuk a kiválasztott függvény általános alakját (ábránkon FKERES függvény), ami tájékoztat bennünket, hogy milyen változókat kell megadni a függvény használatához, továbbá a leíró sorban tömören megadja a függvény értelmezését. Amíg egy függvény használatával nem vagyunk teljesen tisztában, ezeket a sorokat mindig olvassuk el, és értelmezzük a függvényt! Felhívjuk a figyelmet arra is, ha bármely függvény használata során problémáink adódnak, akkor legegyszerűbb, ha az elektronikus súgót hívjuk segítségül, azaz a Súgó a függvényről linkre kattintunk, mert a megjelenő ablakban olvashatunk a függvény használatáról, és gyakorlati példákat is mellékelnek, ami sok esetben útbaigazítást adhat. A statisztikai függvények használata során a függvények beszúrásának azt a lehetőségét ismertettük, mikor a szerkesztőléc fx ikonjára kattintva érjük el a Függvény beszúrása párbeszédablakot és onnan a megfelelő függvény kategória függvényét, illetve a Képletek menüszalagon a Függvénytár csoport megfelelő ikonjára történő kattintással válasszuk ki a függvényt. Ezeken túlmenően, a függvények elérésének vannak más lehetőségei is, de a most következő lehetőségeket akkor érdemes használni, ha már kellő jártasságot szereztünk a függvények használatában. Ha a program használata során egy függvényt ismételten használni szeretnénk, akkor érdemes a Képletek menüszalagon, a Függvénytár csoporton a Legutóbbiak listanyilára kattintani, és onnan kiválasztani, illetve meghívni a függvényt.

120. ábra. A legutóbb használt függvények listája. Egy másik lehetőség, hogy ha a Gyorselérésű eszköztár ikonjai között kinn van a képletek függvények felvezető karakterét jelentő „=” jel, akkor erre kattintva a szerkesztőlécen a Név mezőben megjelenik a legutoljára használt függvény neve. Ilyenkor a Név mező listanyilával jeleníthetjük meg az előzőekben használt függvényeket és választhatjuk ki innen a megfelelőt.

104


121. ábra. Függvény ismételt beszúrása. Abban az esetben, ha a tudjuk, hogy melyik függvényt szeretnénk használni és a megadásával is tisztában vagyunk, akkor az automatikus képlet-kiegészítés lehetőségét is alkalmazhatjuk. A függvény nevének néhány karakterét begépelve megjelenik egy lista a cella alatt, amelyben az Excel felajánlja a beírt karakterekkel kezdődő függvényeket. Kiválasztva a megfelelőt, további gépelés nélkül vihetjük be a függvényt a cellába.

122. ábra. Automatikus képlet-kiegészítés.

8.4 A MÁTRIX KATEGÓRIA FÜGGVÉNYEI A Mátrix függvénykategóriába sorolt függvényeket kereső függvényeknek nevezzük. Ebbe a kategóriába sorolt függvényekkel ugyanis egy táblában valamilyen módon keresni tudunk.

105


123. ábra. Kereső függvények. Az FKERES és a VKERES függvények egy tábla bal szélső oszlopában (VKERES függvénynél az első sorában) megkeresnek egy értéket, majd annak sora és a megadott oszlop metszéspontjában lévő értéket adják eredményül. A függvények általános alakja a következő: =FKERES(keresési_érték;tábla;oszlop_szám;tartományban_keres) =VKERES(keresési_érték;tábla;sor_szám;tartományban_keres)  keresési_érték: a tábla első oszlopában illetve sorában keresendő érték.  tábla: két vagy több oszlopnyi adat. A tábla argumentum lehet tartomány vagy egy tartomány neve. A tábla első oszlopában lévő értékek lehetnek szövegek, számok, de a táblának az első oszlop illetve sor szerint mindig rendezettnek kell lenni.  oszlop_szám (sor_szám): a tábla azon oszlopának illetve sorának a táblán belüli száma, amelyből az eredményt meg kívánjuk kapni. Ha az oszlop_szám értéke 1, akkor a tábla első oszlopában lévő értéket kapja eredményül, ha az oszlop_szám értéke 2, akkor a tábla második oszlopában lévő értéket, és így tovább.  tartományban_keres: logikai érték, amellyel az FKERES függvény pontos vagy közelítő keresését adhatja meg: ha értéke IGAZ vagy hiányzik, akkor a visszaadott érték közelítő lehet, azaz ha pontos egyezést nem talált a függvény, akkor a következő legnagyobb, de a keresési_érték argumentumnál kisebb értéket adja vissza. Ha az argumentum értéke HAMIS, a függvény csak pontosan egyező értéket keres. A HOL.VAN függvénnyel a hivatkozásban vagy tömbben értéket keresünk. A függvény általános alakja: 106

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS =HOL.VAN(keresési_érték;tábla;egyezés_típus)  keresési_érték: megadása kötelező. Azaz érték, amellyel egyező értékeket keres a táblában. A keresési_érték lehet érték (szám, szöveg vagy logikai érték), illetve lehet cellahivatkozás ilyen értékre.  tábla: megadása kötelező. A keresendő cellatartomány.  egyezés_típusa: megadása nem kötelező. Az egyezés_típusa argumentum megadja, hogy a keresési_értékkel milyen típusú egyezéseket keres az Excel a táblában. Az argumentum alapértelmezett értéke az 1. Ilyenkor A HOL.VAN függvény azt a legnagyobb értéket keresi meg, amely egyenlő vagy kisebb, mint a keresési_érték. Ha az egyezés típusa 0, akkor az első olyan értéket keresi meg, amely egyenlő a keresési_értékkel. Ha az egyezés típusa -1, akkor a legkisebb értéket keresi meg, amely egyenlő vagy nagyobb, mint a keresési_érték. Az INDEX függvény értéket szolgáltat egy tartományból. Általános alakja: =INDEX(tömb;sor_szám;oszlop_szám)  tömb: cellatartomány vagy tömbállandó.  sor_szám: a tömbben annak a sornak a száma, amelyikből az értéket meg szeretnénk kapni.  oszlop_szám: a tömbben annak az oszlopnak a száma, amelyikből az értéket meg szeretné kapni. A bemutatott függvények alkalmazására olvassa be a 6_fuggvenyek hasznalata.xlsx állományt. Az állományban négy munkalapot talál. A kiküldetés nevű munkalap feladatai A munkalapon egy rendezvény résztvevőivel kapcsolatos kimutatások láthatók. A megadott táblákban az oszlopok hiányzó értékeit kell meghatározni. A megválaszolandó kérdések a következők:  Hány napot töltöttek a résztvevők az adott rendezvényen?  Mennyi a napidíj összege?  Mennyi a napidíj és az útiköltség együttes összege?  Mennyi az országonkénti összes költség?  Hányan vettek részt a rendezvényen országonként? A napok számának a meghatározásához a távozás és érkezés dátumainak különbségét kell képezni. Az F15-ös cella képlete: =E15-D15, majd ezt a képletet az alatta lévő cellákba kell másolni, hogy valamennyi résztvevő esetén a napokat meghatározzuk. A résztvevők esetén az ott töltött napok függvényében jár a napidíj, mégpedig a megadott Napi díjak tábla alapján. Ilyenkor az előzőekben kiszámított napokat rendre ki kell 107

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS keresni ennek a táblának az első oszlopában és a kikeresett napnak megfelelő sor második oszlopában lévő értéket kell megjeleníteni. A megoldáshoz az FKERES függvényt kell használni a következő ábrán megadott módon (a szerkesztőlécen látható a G15-ös cellában megadott függvény).

124. ábra. Az FKERES függvény megadása. A keresési érték az első résztvevő napjainak száma (F15-ös cella tartalma), a következő változó a táblahivatkozás, amit a függvény másolása előtt abszolúttá kell tenni, mivel valamennyi napot ezen a helyen lévő táblában kell kikeresni, és cellahivatkozása nem változhat a másolás hatására. A harmadik változó az oszlopszám, ami most a második oszlop (2es szám), mivel ebben az oszlopban vannak a napidíjak. A táblánk utolsó oszlopában a két költség összegét kell meghatározni. Az összegzést nyilvánvalóan legegyszerűbben az ún. AutoSzum ikonnal érdemes elvégezni, mégpedig úgy, hogy az összegzendő oszlopokat együttesen kijelöljük az utolsó üres oszloppal együtt (munkalapon I oszlop), majd a Képletek menüszalagon a Függvénytár csoportban az AutoSzum ikonra kattintunk az eredmény megjelenítéséhez.

125. ábra. Az AutoSzum függvény használata. 108

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS A költségek országonkénti összesítéséhez a feltételes összegzés függvényét kell használni, a Matematikai és trigonometrikus kategóriából a SZUMHA függvényt. Ilyenkor országonként az azonos angol ország-név rövidítéseinek soraiban lévő I oszlop celláit kell összeadni. A függvény általános alakja: =SZUMHA(tartomány;kritérium;összeg_tartomány)  tartomány: megadása kötelező. A feltételek alapján kiértékelendő cellatartomány.  feltételek: megadása kötelező. Az összeadandó cellákat meghatározó, számként, kifejezésként, cellahivatkozásként, szövegként vagy függvényként megadott feltétel, például: 32, ">=32", B5, MA(). Fontos megjegyzés, hogy bármely szöveges feltételt vagy bármely olyan feltételt, amely logikai vagy matematikai szimbólumokat tartalmaz, dupla idézőjelbe (") kell tenni. Ha a feltétel numerikus, nem szükséges a dupla idézőjel, és egyenlőség esetén sem kell kitenni a „=” jelet.  összeg_tartomány: megadása nem kötelező. A ténylegesen összeadandó cellák, ha a tartományargumentumban megadottaktól eltérő cellákat szeretne összeadni. Ha az összegtartomány argumentumot elhagyja, az Excel a tartomány argumentumban megadott cellákat adja össze (ugyanazokat, amelyekre a feltételeket alkalmazza). A leírtaknak megfelelően a mi esetünkben az E5-ös cellában a függvény helyes megadása a következő:

126. ábra. SZUMHA függvény használata. A függvény másolásához a két tartományt abszolúttá kell tenni, mivel ugyanazon helyen lévő tartományból ($B$14:$B$40) a kritériumnak (első esetben D5) megfelelő I oszlopában lévő cellákat kell összegezni ($I$14:$I$40). A függvény lefelé történő másolása után mindig változik a kritérium (D6, D7 stb.), így megtörténik az országonkénti összegzés. 109

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS A Költségek országonként táblának az utolsó oszlopában a létszámok meghatározása a feladat. Ehhez a már alkalmazott DARABTELI függvényt kell használni, ugyanis a B14:B40 tartományban meg kell számolni, hogy az egyes angol ország nevek rövidítései hányszor szerepelnek. A függvény helyes megadása a következő:

127. ábra. A létszámok meghatározása. Ennél a függvénynél is fontos a tartományhivatkozás abszolúttá tétele a másolás előtt, illetve a kritérium relatív cellahivatkozásként történő megadása (D5), mert így a másolás után az egyes sorokban a kritérium cellahivatkozásainak megváltozása miatt (a következő sorokban D6, D7, …D12) mindig a helyes eredmény jelenik meg a cellában. Távolságok munkalap feladatai A munkalapon részletet lát a jelentősebb magyarországi városok egymástól mért távolságainak a táblázatos megadásairól. A két város távolsága a táblázatból úgy olvasható ki, hogy a sorban és az oszlopban kiválasztott városok metszeténél lévő szám adja a távolság km-ben megadott értékét. (A piros háttérrel megadott átló, a városok önmagukkal megadott 0 km-es távolágát jelöli.)

128. ábra. A magyar városok távolsága. Tegyük intelligensebbé a városok távolságainak a meghatározását! A megoldáshoz kiváló lehetőséget nyújt az Excelben az Adatok menüszalaghoz tartozó Adateszközök csoportba sorolt Adatérvényesítés parancs. 110

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Ezzel a paranccsal korlátozható, hogy a munkalapon az adott cellákba milyen adatok gépelhetők be. Felhasználási lehetőségként megemlíthetjük az űrlapot, amelyen a készítője úgy konfigurálhatja az adatérvényesítést, hogy a felhasználó érvénytelen adatokat ne írhasson be. Azt is megteheti az űrlap készítője, hogy lehetővé teszi a felhasználóknak az érvénytelen adatok beírását, de figyelmeztetést jelenít meg, amikor a felhasználó ezzel próbálkozik. Az üzenetek az adott cellában az elvárt adatokról is tájékoztatást nyújthatnak, illetve a hibák javítását megkönnyítő utasításokat is tartalmazhatnak. Kérjük az Adatok menüszalaghoz tartozó Adateszközök csoportba sorolt Adatérvényesítés parancsot!

129. ábra. Az Adatérvényesítés párbeszédablaka. A Beállítások lapon lehet kiválasztani, hogy a kijelölt cellára vagy tartományra milyen érték a megengedett. Az egyes értékek kiválasztása esetén további paramétereket lehet, illetve kell megadni. A Figyelmeztető üzenet kartotéklapon lehet beállítani, hogy a cella kijelölésekor mi jelenjen meg a szövegdobozban, illetve a Hibajelzés kartotéklapon lehet megadni, hogy mi legyen a figyelmeztetés ablakban a megjelenítendő figyelmeztetés. Mozogjunk a táblázat alá és készítsük el a következő ábrán látottakat a megadott helyre!

130. ábra. A távolságok meghatározása.

111

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Feladatnál célszerű a sorból és az oszlopból a városokat listába tenni, és onnan kiválasztani a távolságok meghatározásához. Ilyenkor az Adatok érvényesítése parancs alatt az értékek közül a Listát kell választani, és a listához tartozó elemeket megadni! Álljunk az A29-es cellára és kijelöléssel adjuk meg a forrásként az A oszlopban lévő város neveket. Mivel az első sorban és az A oszlopban a városnevek megegyeznek, így másolhatjuk a listát az A34-es cellába is a Hová kérdést tartalmazó cella alá is.

131. ábra. A Lista elemek megadása. Munkánk eredményeként a listák megjelennek az adott cellákban! Válasszunk ki egyegy várost a listákból. Ha a kiválasztott városok közötti távolságot szeretnénk megállapítani, akkor először azt kell tudni, hogy az a kiválasztott város hányadik a sorban, illetve a másik város hányadik az oszlopban. Ezek meghatározásához a HOL.VAN függvényt kell használni. Mivel az A oszlopban és az első sorban a városok sorrendje is megegyezik, ugyanazzal a függvénnyel határozhatjuk meg mind a sor, mind az oszlopszámokat. Ha abszolúttá tesszük a tábla változót az B31-es cellában, a függvényt átmásolhatjuk a B36-os cellába és megkaphatjuk eredményül a városok sor- és oszlopszámát.

132. ábra. A HOL.VAN függvény megadása. 112

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS A távolság meghatározásához az A39-es cellába az INDEX függvényt kell meghívni, ugyanis a sor és oszlopszám megadásával ez a függvény a táblából meghatározza a két érték metszeténél lévő cellatartalmat, azaz a távolság mérőszámát. Tetszőlegesen választva a listából az A39-es cellában mindig a két kiválasztott város távolsága jelenik meg.

133. ábra. Az INDEX függvény megadása. Ha azt szeretnénk, hogy ne zavarjon az adatbázisként szolgáló, távolságokat megadó tábla, akkor a sorok kijelölése után a Kezdőlap menüszalagon a Cellák csoporthoz tartozó Formátum lista nyílra kattintva a Láthatóságon belül a Sorok elrejtését kell kérni.

134. ábra. A sorok elrejtése.

113


8.5 LOGIKAI KATEGÓRIA FÜGGVÉNYEI Gyakori feladat, hogy a példák megoldása során logikai vizsgálatot kell végezni. Ilyenkor a logikai kategória függvényeit hívjuk segítségül. Ezek közül a leggyakrabban használatos függvény a logikai vizsgálat függvénye, a HA függvény: =HA(logikai_vizsgálat;érték_ha_igaz;érték_ha_hamis)  logikai_vizsgálat: tetszőleges érték vagy kifejezés, amely kiértékeléskor IGAZ vagy HAMIS eredményt ad. Az argumentumban tetszőleges összehasonlító operátor használható.  érték_ha_igaz: ezt az értéket adja a függvény eredményül, ha a logikai_vizsgálat eredménye IGAZ. Az érték_ha_igaz képlet is lehet. Ha például az argumentum értéke "sikeres", és a logikai_vizsgálat eredménye IGAZ, akkor a HA függvény a „sikeres” szöveget jeleníti meg.  érték_ha_hamis: ezt az értéket adja a függvény eredményül, ha a logikai_vizsgálat eredménye HAMIS. Az érték_ha_hamis képlet is lehet. Ha például az argumentum értéke "sikertelen", és a logikai_vizsgálat eredménye HAMIS, akkor a HA függvény a „sikertelen” szöveget jeleníti meg. Ha a probléma összetettebb, akkor a logikai ÉS, illetve a VAGY függvényeket szokás még használni. ÉS(logikai1;logika2;…) VAGY(logikai1;logika2;…)  logikai1: kötelező megadni. Az első vizsgálandó feltétel, mely IGAZ vagy HAMIS értéket eredményezhet.  logikai2;…: nem kötelező megadni. További vizsgálandó feltételek, melyek IGAZ vagy HAMIS értéket eredményezhetnek. Az ÉS függvény IGAZ értéket ad vissza, ha az összes argumentumának IGAZ az értéke; HAMIS értéket ad vissza, ha egy vagy több argumentuma HAMIS értékű. A VAGY függvény az IGAZ értéket adja eredményül, ha legalább egy argumentumának értéke IGAZ; a visszatérési érték HAMIS, ha az összes argumentum értéke HAMIS. Üzemanyagköltségek munkalap feladata A logikai függvény használatának a bemutatására a munkalapon kétféle autótípusra szeretnénk kiszámítani a heti üzemanyagköltséget a megadott jellemzők figyelembevételével (fogyasztás, üzemanyagár, távolság). Az előző feladatban tanultak szerint a B2-es cellában a lista két eleme közül választhatunk (Autó típusa: Audi, Opel).

114


135. ábra. Lista használata. Ahhoz, hogy az üzemanyag költséget meghatározzuk, először meg kell vizsgálni, hogy a B2-es cellában melyik autó típusa van kiválasztva. A logikai vizsgálatot a HA függvénynyel tudjuk megtenni. A költség meghatározásához figyelembe kell venni az adott gépkocsi fogyasztását (B17 vagy B18 cella értéke), a megtett távolságot (B8:B12 tartomány) és az éppen aktuális üzemanyag egységárát (B16 cella). A függvény helyes megadását mutatja a következő ábra! Felhívjuk a figyelmet a következőkre: mivel a hét egyes napjaira szeretnénk meghatározni a költséget, bizonyos cellákat abszolúttá kell tenni, hogy a másolásnál nem változzon a cellacímke, hanem mindig a megfelelő cella értékével számolja ki a költséget.

136. ábra. A HA függvény megadása. Vegyük észre, hogy a logikai vizsgálat eredménye mindig megjelenik a szövegdoboz mellett (most az IGAZ kifejezés). Mivel most a B2-es cellára megadott logikai vizsgálatunk eredménye IGAZ, azaz a B2-es cellában az Audit választottuk ki, az érték_ha_igaz

115

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS változónál az Audira jellemző fogyasztással határozza meg a költségeket, természetesen figyelembe véve a távolságot és az üzemanyag árát. A következő oszlopban az amortizációs költséget határozzuk meg, amit a megtett távolság és a kilométerenkénti amortizációs költség egységárával határozhatunk meg.

137. ábra. Az amortizációs költségek. Végezetül az elkészült táblában a sor és az oszlop összesen értékeknek is értelme van, így kijelölve a B8:E13 tartományt az AutoSzum ikonra történő kattintással egyszerre kapjuk meg az összesen értékeket. A megoldásnak előnye az, hogy a kialakított táblában lehetőség van a két autótípus költségeinek az összehasonlítására, ha a B2-es cella tartalmát megváltoztatjuk, a kiszámított értékek is megváltoznak az autó típusának megfelelően.

138. ábra. A kiszámított értékek.

116


8.6 FÜGGVÉNYEK EGYMÁSBA ÁGYAZÁSA Az állományban még egy Nyelvvizsga nevű munkalap is van. A feladat az, hogy értékeljük ki a vizsgák eredményét, mégpedig az alábbiak figyelembevételével: az alapfokú vizsga esetén a maximális pontszám 160 pont volt, míg középfokú vizsga esetén 150 pont. A vizsga mindkét szint esetén akkor mondható sikeresnek, ha az elért százalékos teljesítmény 60%-os vagy afölött van. Az ilyen esetekben a „sikeres” szót, ellenkező esetben pedig a „sikertelent” szeretnénk kiíratni a cellában. Mivel a probléma összetett, a megoldáshoz nem elegendő egy függvény, hanem ilyenkor az eredmény meghatározásához függvényeket ágyazunk egybe. Függvények egymásba ágyazása azt jelenti, hogy egy függvény valamelyik változójának a megadásakor egy újabb függvényt adunk meg. Természetesen a feladat megoldható lenne két lépésben is, mégpedig a teljesítmények meghatározása után, egy következő oszlopban vizsgálnánk meg azt, hogy az egyéni teljesítmények elérték-e vagy meghaladták a megadott határértéket. Most nézzük a megoldást egy lépésben! Ilyenkor próbáljuk szavakban is megfogalmazni, elmondani a problémát, mert ez segíthet a függvények használatában. A mi esetünkben meg kell vizsgálni, hogy az elért pontszám és a nyelvvizsga szinthez tartozó kikeresett maximális pontszám hányadosa nagyobb vagy egyenlő a megadott határértéknél, és ennek függvényében kell kiíratni a megfelelő szavakat. Első lépés, hogy meghívjuk a legutóbb használt függvények közül a HA függvényt, és az első vizsgázó pontszámát osztani kell a vizsgaszintre kikeresett maximális pontszámmal. Ehhez az osztónál meg kell hívni az FKERES függvényt, amihez a szerkesztőléc bal oldalán lévő Név mező listanyilára kattintunk, és onnan kiválasztjuk az FKERES függvényt. Ilyenkor ennek, az utóbb beszúrt függvénynek az ablaka jelenik meg. A függvény helyes megadása látható a következő ábrán.

139. ábra. Függvények egymásba ágyazása (1). 117

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Ha a változókat megadtuk, utána visszalépünk a HA függvénybe úgy, hogy a szerkesztőlécen a HA függvénynévre kattintunk. Visszakapjuk az eredeti kiindulási függvényünket, és a logikai_vizsgálat változónál beágyazva látjuk az FKERES függvényt. Most kell megadni a feltételt, ami azt jelenti, hogy a kiszámított hányados nagyobb vagy egyenlő a megadott határértéknél. Begépeljük a relációs jeleket, majd a H6-os cellára mutatunk, amit abszolúttá kell tenni a függvény másolásához. Következik az érték_ha_igaz változó megadása, amit most szövegként adunk meg (idézőjelek között), mert a szót szeretnénk kiíratni a cellában. Az érték_ha_hamis változó megadásánál is ugyanúgy járunk el.

140. ábra. Függvények egymásba ágyazása (2). A függvények egybeágyazásának lehetőségét az következő animáció segítségével is végigkísérheti. Bármikor, ha az egymásba ágyazott függvények valamelyikénél módosítani, javítani szeretnénk, akkor a szerkesztőlécen a függvény nevére kell kattintani és így visszakapjuk annak a függvénynek az ablakát. Ügyelni kell továbbá arra is függvények egybeágyazásánál, hogy a zárójelek mindig párban legyenek! Most a KÉSZ parancsgombra kattintva megjelenik a cellában az érték és ezután másolva a függvényt lefelé, valamennyi esetben a vizsga eredménye kiértékelődik.

8.7 KÜLSŐ HIVATKOZÁSOK A táblázatkezelő különböző függvénykategóriáihoz tartozó függvények használatáról tájékozódhat az alábbi weboldalon. A függvények összefoglalása

8.8 ÖSSZEFOGLALÁS A lecke néhány függvénykategória (Matematikai, Mátrix, Logikai kategória) leggyakrabban használatos függvényeit mutatta be, elsősorban a gyakorlati példákon keresztül, de megadtuk a függvények általános szintaxisát és a változók megadásával kapcsolatos legfontosabb szabályokat is. 118

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS A feladatok megoldása során lehetőség adódott az előzőekben használt függvények ismétlésére (DARABTELI, SZUM) is. Bemutattuk az űrlapokon alkalmazott adatérvényesítés lehetőségét is. A feladatok megoldásainál a lista készítését alkalmaztuk. Összetett feladat esetén alkalmaztuk a függvények egymásba ágyazását, amit minden esetben kellő odafigyeléssel kell alkalmazni.


Hogyan tudja beszúrni a táblázatkezelő függvényeit? Milyen függvénykategóriái vannak a táblázatkezelőnek? Soroljon fel kereső függvényeket! Milyen logikai függvényeket ismer? Mit értünk függvények egymásba ágyazásán?

119


9. ADATBÁZISOK LÉTREHOZÁSA, ADATBÁZIS-MŰVELETEK VÉGREHAJTÁSA

9.1 CÉLKITŰZÉS A lecke ismerteti a hallgatókkal a táblázatkezelő alatt az adatbázisokkal kapcsolatos legfontosabb alapfogalmakat (mezőnév, mező, rekord), valamint a különböző adatbázisműveletek végrehajtását.

9.2 TARTALOM Adatbázisok, nyilvántartások készítése Rendezés az adatbázisban Szűrés az adatbázisban Irányított (speciális) szűrés Részösszegképzés

9.3 ADATBÁZISOK, NYILVÁNTARTÁSOK KÉSZÍTÉSE A táblázatkezelőben egy kétdimenziós tábla az információ strukturált ábrázolását teszi lehetővé. Ha az összefüggő tartományt úgy adjuk meg, hogy oszlopok szerint a változókat tartalmazza (ismérveket), míg a sorok alkotják a megfigyelt egyedeket, akkor a program a munkalapon létrehozott tartományt adatbázisként kezelni. Egy-egy egyed azonosítása az ismérvek (tulajdonságok) megadásával történik. A táblázatkezelő alatt az adatbázis az információ tárolására, rendezésére, karbantartására és visszakeresésére szolgáló munkalaprész, összefüggő tartomány, röviden lista. Az összefüggő táblázat első sora alkotja az adatbázis mezőneveit. Minden rekordnak azonos felépítésűnek kell lenni, így az oszlopokban azonos típusú adatokat tárolunk, amelyeket a rekordon belül a mezőnevekkel azonosítunk. A rekordoknak minősülő sorok alkotják a logikailag összetartozó, különböző típusú adatokat, az egyes cellák pedig, egy-egy rekord mezői. Az így kialakított adatbázis egy sorát rekordnak, a cellákat pedig mezőknek nevezzük. Be kell tartani még azt a fontos szabályt, hogy az adatbázison belül nem lehet(nek) üres sor(ok). Fontos megjegyzések  Az adatbázis-műveletek végrehajtásához tartozó parancsikonok túlnyomó többségét az Adatok menüszalag alatt találhatjuk. (Természetesen vannak kivételek, amelyekre nyomatékosan felhívjuk a figyelmet.)  Az adatbázis-műveletek végrehajtásánál az aktív cellának érdemes az adatbázison belül kell lenni, mert ilyenkor az összefüggő tartományt a program adatbázisnak tekinti, és automatikusan megjelenik a művelet vég-

120

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS rehajtásakor a tartományhivatkozást, amivel azt érjük el, hogy nem kell egérművelettel kijelölni.  A táblázatkezelő adatbázis-funkcióinak az elvégzéséhez az adatbázisként létrehozott cellatartományt érdemes névvel azonosítani, mert adatbázisműveleteknél a hivatkozás megadása történhet névvel is, és ilyenkor nem kell az egérművelettel elvégezni a kijelölést, ami egy nagyobb adatbázis esetén hosszadalmasabb műveletet jelenthet.  Az Excel 2007-ben nemcsak a munkalapon létrehozott adatbázison végezhetünk műveleteket, elemzéseket, hanem több adatbázis-kezelő rendszer adatállományát (pl. dBASE, Access, szöveg stb.) is megnyithatjuk, és táblaként kezelhetjük. Ilyenkor a Megnyitás panelen a fájltípust kell megfelelően beállítani. (Excel 2007-ben más adatbázis-kezelők állományait csak lekérdezni, felhasználni lehet, karbantartani nem!)  Több külső adattábla (pl. dBASE, Access, Excel) egyidejű használatát teszi lehetővé a Microsoft Query (Adatok menüszalag, Külső adatok átvétele csoport Egyéb adatforrásból ikonhoz tartozó Microsoft Query szolgáltatásból menü). A különböző adatbázis-műveletek bemutatásához, elvégzéséhez olvassa be 7_adatbazis(1).xlsx állományt. A munkalapon egy munkahelyi adatbázist lát, amelyben az alkalmazottak Nem, Végzettség és Havi bruttó fizetés szerint vannak nyilvántartva. Ezek az adatbázis mezőnevei.

9.4 RENDEZÉS AZ ADATBÁZISBAN Az adatbázis rekordjait bármelyik oszlopának (mezőnévének) tartalma alapján rendezhetjük. A rendezéshez nem szükséges kijelölni az adatbázist, elegendő az, ha az egyik cellája az aktív cella. Ha például Nem mezőnév szerint szeretnénk rendezni az adatbázist, akkor valamelyik mezőre állunk a Nem mezőnév alatt és az Adatok menüszalagon az A-Z-ig vagy Z-A-ig Rendezés ikonra kattintunk, annak megfelelően, hogy növekvő vagy csökkenő rendezettséget szeretnénk a Nem mezőnév szerint az adatbázisban.

141. ábra. Rendezés az adatbázisban. 121

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Rendezzünk az adatbázist növekvő rendezettség szerint, azaz kattintsunk az A-Z-ig ikonra. Rendezetten egymás után vannak a férfiak, majd azután a női alkalmazottak. (Megjegyezzük, hogy Rendezés ikon a Kezdőlap menüszalag jobb oldalán is megtalálható, így elvégezhető onnan is.) Több feltételen alapuló rendezést is elvégezhetünk egyidejűleg, de ilyenkor az Adatok menüszalagon a Rendezés és szűrés csoportban a Rendezés ikonra kattintva kell megadni a feltételeket.

142. ábra. Rendezés több feltétel szerint. A Rendezés ablakban kell beállítani az első, majd az azután következő rendezési szinteket (az ábrán a Nem, Végzettség, Életkor). A rendezés alapja általában az Értékek, de ha a táblázatunkra a feltételes formázást is alkalmaztuk, akkor cellaszíne, betűszíne vagy cellaikon szerinti rendezést is kérhetünk. Ezután a sorrend beállítását kell megválasztani. Az alapértelmezésbeli irány a növekvő (A-Z). Az első rendezési szint beállítása után az Újabb szint gombra kell kattintani a második rendezési szint megadásához, majd ezután a továbbihoz. Mindig az adatbázis határozza meg, hogy egyszerre hányféle rendezési szintet alkalmazhatunk. Bármikor a le-fel gombokkal a rendezési hierarchia szintjeit megváltoztathatjuk. A Beállítások gombbal dönthetünk arról, hogy a kis- és nagybetűk közt tegyen-e különbséget. Itt adhatjuk meg, hogy a rendezésnél a táblázat sorait rendezzük (felülről lefelé) vagy a táblázat oszlopait rendezzük (balról jobbra, de csak normál cellatartomány esetén). A Rendezés ablakban lehet törölni, másolni a rendezés szempontjait.

9.5 SZŰRÉS AZ ADATBÁZISBAN A szűrés parancs is két helyről érhető el, a Kezdőlap menüszalag Szerkesztés csoportjából, illetve az Adatok menüszalag Rendezés és szűrés csoporthoz tartozó Szűrő ikonnal. Ilyenkor az aktív cellának az adatbázison belül kell lenni. Az Szűrő bekapcsolása után a mezőnevek sorában megjelennek a listanyilak. A mezőnevekhez tartozó listából választhatjuk ki a szűrési feltételek megadásához szükséges lehetőségeket.

122


143. ábra. A szűrés feltételeinek a beállítása. A Rendezés menüpontok az adott oszlop szerint növekvő vagy csökkenő sorrendbe rendezik az egész táblát. (Itt is látható, hogy a rendezés funkció több helyről is meghívható.) Az ablakban megválaszthatjuk, hogy az oszlop mely értékeit (előfordulásait) akarjuk látni (pipa van az adott elemnél) vagy nem látni (kivesszük a pipát). Annak függvényében, hogy a mező típusa milyen, a listában megjelennek a szűrési lehetőségek beállításai. Ha a mező szám típusú, akkor a számszűrők közül választhatunk. A feltételek megadásánál nemcsak a matematika relációi közül választhatunk, hanem további hasznos lehetőség is beállítható. A Két érték közötti… például az intervallumszűrésre használatos, a Toplista… pedig a rendezett lista első vagy az utolsó „n” rekordját jeleníti meg az adatbázisból. De megjeleníthetők a mezőhöz tartozóan az Átlag alatti vagy Átlag feletti rekordok is. Ha az Egyéni szűrő… lehetőséget választjuk, akkor a megjelenő párbeszédablakban állíthatunk be a szűrőfeltételt. Az összetett feltételek megadásánál az És, valamint a Vagy kapcsoló gombok közül választhatunk.

. 144. ábra. Egyéni szűrőfeltétel beállítása.

123

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Szűrjük ki az adatbázisból a 20-25 éves korosztályt! Választhatjuk a Két érték között… lehetőséget, de az Egyéni szűrés… választása is megfelelő. A következőképpen adjuk meg a feltételt:

145. ábra. Intervallum szűrés beállítása. Ha a párbeszédablakban az OK-ra kattintunk a munkalapon a program csak a feltételnek megfelelő rekordokat jeleníti meg. Ilyenkor a sorok azonosítója kék színű lesz, és a mezőnév mellett megjelenik a szűrést szimbolizáló ikon. A dokumentumablak alján az Állapotsorban a program kiírja a feltételnek megfelelő rekordszámot is (184 rekordból 21 rekordot talált). A feladat elvégzése után vegyük le a szűrőfeltétel beállítását! Valamennyi rekord visszaállításához az Adatok menüszalagon Szűrés törlése ikonra kell kattintani vagy a mezőnév(ek) melletti ikonra kattintva az Összes kijelölését kell választani. Végezzünk szűrést a Toplista… alkalmazására is! A három legfiatalabb, illetve legidősebb alkalmazottat szeretnénk megjeleníteni. Ilyenkor az Életkor mezőnévhez tartozó listanyira kattintva a Számszűrők közül a Toplista… opciót választjuk és a megjelenő ablakban megadjuk a rekordszámot (tétel) a lista elejéről, illetve végéről.

124


146. ábra. A helyezettek kiszűrése. A két beállítás után az alábbi eredményt kapjuk:

147. ábra. A helyezettek megjelenítése. Megjegyezzük, hogy előfordul olyan eset is, mikor a megjelenített rekordok száma nem egyezik meg az általunk megadott tételek számával, ennek midig az ismétlés az oka (A program ismétlődés esetén megjeleníti az ugyanolyan életkorúakat.). Ha az adatbázisban a mező szöveg típusú, akkor a szűrőfeltételek beállításánál a szövegszűrők jelennek meg, egyébként itt is az előzőekben elmondottak érvényesek a szűrés beállítására.

148. ábra. A szövegszűrők beállítása. 125

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Nemcsak egy-egy mezőnév szerinti szűréseket állíthatunk be, hanem összetett szűrőfeltételt is megadhatunk (egyszerre több feltétel szerinti szűrést). Ilyenkor a mezőnevekkel kapcsolatos feltételeinket a logikai „és” művelettel fűzzük össze. Ennek alkalmazására az adatbázisból szűrjük ki a nőket, akik felsőfokú végzettségűek és a havi bruttó fizetésük nagyobb, mint 400 000 Ft. A három mezőhöz kapcsolódó feltétel közül bármelyikkel kezdhetjük. Legyen most a sorrend a következő:  a Nem mezőnév alatt válasszuk a nő listaelemet,  a Végzettség mezőnév alatt a felsőfokú végzettségűeket,  majd végezetül a Havi bruttó mezőnév alatt a Számszűrők közül a Nagyobb mint… lehetőség alatt válasszuk ki a listából a 400 000 Ft-ot vagy gépeljük be a szövegdobozba az értéket. A szűrésünk eredménye a következő lesz:

149. ábra. Az összetett szűrés eredménye. A szűrőfeltétel beállításánál használható a logikai „vagy” művelet is, de csak ugyanazon mezőnévhez kapcsolódóan. Lássunk erre is egy példát! Szűrjük ki azokat a középfokú vagy felsőfokú végzettségű férfiakat, akiknek a fizetése az átlag alatt van. A lépések a következők lehetnek:  a Nem mezőnév alatt válasszuk a férfi listaelemet,  a Végzettség mezőnév alatt a felsőfokú és a középfokú végzettségűeket pipáljuk ki (megjeleníti a felsőfokú vagy középfokú végzettségű férfiakat)  majd végezetül a Havi bruttó mezőnév alatt a Számszűrők közül az Átlag alatt opciót.

126

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS A szűrés eredménye a következő lesz:

150. ábra. A szűrés eredménye. A szűrés művelet kikapcsolását ugyanazzal az ikonnal kell elvégezni, mint amivel bekapcsoltuk. Az Adatok menüszalagon a Szűrő ikonra kell kattintani, és a mezőnevek mellől eltűnnek a listanyilak.

9.6 IRÁNYÍTOTT (SPECIÁLIS) SZŰRÉS Az irányított szűrést vagy speciális szűrést más néven kigyűjtésnek is szokás nevezni, mivel a feltételnek megfelelő rekordokat általában nem helyben, hanem más helyre szokás kigyűjteni. Ebből adódóan a művelet kicsit bonyolultabb, mint az előzőekben bemutatott Autoszűrés. Először mindig el kell készíteni a kritériumtáblát (feltételtáblát) vagy szűrőtartományt. Miből áll a kritériumtábla, és hogyan kell megadni? A szűrőtartomány első sora a szűrendő mező nevet vagy mezőneveket tartalmazza (Lehet az adatbázis összes mező neve is, akár szűrő feltétel nélküli is.). A mezőnév(ek) alatt egy vagy több sorban a feltételeket adjuk meg a matematika relációs jeleivel és konkrét értékekkel. A relációs jelek a következők: =, <, >, <=, >=, <> Ha nem alkalmazunk relációs jelet, akkor a program egyenlőség jelet feltételez, így az egyenlőség jelet (=) nem fontos kiírni! Az oszlopokat „és” logikai kapcsolattal, míg a sorokat „vagy” logikai kapcsolattal főzi össze. Egy mezőnevet többször is szerepeltethetünk a szűrőtartományban. Így tetszőleges számú „és” illetve „vagy” kapcsolatot tudunk akár egy mezőre is megadni.

127

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Szöveges mezőknél helyettesítő karakterként a szokásos módon a „*” és a „?”karakter is használható. A kis- és nagybetűk között a program nem tesz különbséget. A kiszűrt rekordokat mindig csak az aktuális munkalapra tehetjük. Ügyeljük arra, hogy az irányított szűrés nem visszavonható művelet, így sohase helyben szűrjünk, mert ha az adatbázisunknak nincs másolata, elveszhetnek az adataink. A kritériumtábla elkészítésénél a mezőneveket lehetőleg a másolás művelettel tegyük a munkalapon a nekünk tetsző helyre, mert ha a gépelés során hibát követhetünk el, pl. ha nem jól gépeljük a mezőnevet (ilyenkor nem egyezik a mezőnév az adatbázisban a megfelelővel), akkor nem kapunk eredményt! Nézzünk példákat az elmondottakra! Készítsük el először a munkalapon az alábbi kritériumtáblát!

151. ábra. Kritériumtábla elkészítése a munkalapon. A kritériumtábla szerint azokat a felsőfokú végzettségűeket szeretnénk kigyűjteni, akik 30 évnél idősebbek és 35 évnél fiatalabbak. Az irányított szűrés lépései a következők:  Az aktív cella legyen az adatbázison belül.  Kérjük az Adatok menüszalagon a Rendezés és szűrés csoportban a Speciális parancsot.  A megjelenő párbeszédablakban adjuk meg a következőket: mindig más helyre kérjük a másolást, ha az aktív cella az adatbázison belül van, automatikusan felkínálja a Listatartományt, hivatkozzunk az előzőekben elkészített kritériumtáblánkra (Szűrőtartomány), és adjuk meg a munkalapon egy illesztési pontot (ábrán F5-ös cella) ahová a kigyűjtést kérjük (Hová másolja).

128


152. ábra. Az Irányított szűrés végrehajtása. Az OK parancsgombra kattintva a kigyűjtött rekordok megjelennek a munkalapon. Ilyenkor érdemes a munkalaphoz tartozó tartományneveket megnézni. Ha a szerkesztőlécen a Név mező listanyilára kattintunk, akkor két név jelenik meg: A Kigyűjtés nevű tartomány a kigyűjtött rekordok tartománya (F5:I11), a Kritériumok pedig a feltételtáblánk (F1:H2). A program automatikusan ezeket a tartományokat névvel látja el.

153. ábra. A feltételnek megfelelő kigyűjtött rekordok és a tartománynevek. Ha egymás után több szűrést is végezünk, akkor ügyeljünk arra, hogy mindig a feladatnak megfelelő tartományokra hivatkozzunk, vagyis az első szűrés elvégzése után mindig az újabb kritériumra hivatkozzunk (a párbeszédablakból töröljük ki az előző megadásokat) és egy új helyre másoltassuk az újabb kigyűjtés rekordjait, nehogy a program felülírja az előző eredményeket. Arra is figyeljünk, hogy az egymás utáni kigyűjtéseknél a kritériumtábla elkészítése után a Speciális szűrés parancs kérése előtt mindig az adatbázisban álljunk. Nézzünk egy összetettebb szűrést! Ki szeretnénk gyűjteni azokat a nőket, akik középfokú végzettségűek és 30 év alattiak vagy azokat, akik felsőfokú végzettségűek és 200 000 Ft-nál kevesebb a fizetésük. Először a kritériumtáblát kell elkészíteni.

129


154. ábra. Összetett szűrési feltétel kritérium táblája. Nézzük a kigyűjtés eredményét, majd értelmezzük a látottakat!

155. ábra. Az összetett szűrési feltételnek megfelelő rekordok. A kritériumtábla több soros, azaz a program „vagy” logikai műveletet értelmez a sorok között! Azon mezőneveknél, ahol nincs megadva semmilyen feltétel (középfokú végzettségű nők Havi bruttó mezőnév alatti cella, illetve második sorban a Nem mezőnév cellája), a megszövegezésénél a „bármennyi”, „bármilyen” kifejezésekkel helyettesíthető az üres cella. Ennek figyelembevételével nyilvánvalóan a második sor feltételénél nőkre és férfiakra is vonatkoztatja a program a megadott feltételt. Az irányított szűrés párbeszédablakban a paraméterek megadása után találunk egy kiválasztó négyzetet, aminek a felirata Csak egyedi rekordok. Nézzük mi a szerepe ennek a lehetőségnek! Az irányított szűrésnek ezt a lehetőségét akkor célszerű használni, ha egy mezőnévhez tartozóan a listaelemeket szeretnénk kiszűrni (hány féle elem tartozik az adott mezőnévhez). Nyilvánvalóan ilyenkor kérni kell, hogy az ismétlések miatt mindegyik rekordot csak egyszer másolja ki. Az adatbázisban a Végzettség mezőnévvel kapcsolatosan kérdésünk lehet az, hogy hány féle végzettségű dolgozik az adott munkahelyen. Ilyenkor a mezőnevet a munkalapon egymás alá kétszer lemásoljuk. Az első mezőnév és az alatta lévő üres cella lesz a kritérium, a másik mezőnévvel pedig a kigyűjtés helyét adjuk meg illetve azt, hogy melyik mezőnévhez tartozó elemekre vagyunk kíváncsiak. Ezután kérjük a Speciális szűrő parancsot és az alábbiakat állítjuk be: a Szűrőtartomány megadásakor a Végzettség mezőnévre és az alatta lévő üres cellára hivatkozunk (végzettség bármilyen), a Hová másolja a másik másolt mezőnév cellája, és kipipáljuk a Csak egyedi rekordok megjelenítését. A mezőnév alatt rendezetten megjelenik a három féle végzettség. 130


156. ábra. Irányított szűrés csak egyedi rekordok megjelenítéséhez.

9.7 RÉSZÖSSZEGKÉPZÉS A részösszegképzés az adatbázis egy vagy több mezőneve alapján csoportosított adatok összesítését vagy ezekre a csoportokra más-más adatbázis-kezelő függvények (pl. átlag, darab, összeg, min, max stb.) alkalmazását teszi lehetővé. A részösszegképzési feladatok elvégzéséhez az adatbázisunkat másoljuk a Nyilvántartás munkalap mellett lévő munkalapra, hogy az előzőekben elvégzett irányított szűrés feladatai is megmaradjanak. A munkalapnak adjuk a Részösszeg nevet. A munkahelyi adatbázissal kapcsolatosan arra vagyunk kíváncsiak, hogy az alkalmazott nőknek és férfiaknak mennyi az átlagéletkora. Mivel a részösszegképzést csak csoportosított adatokra lehet használni, először a Nem mezőnév szerint rendezzük az adatbázist, majd az aktív cella maradjon az adatbázison belül és kérjük az Adatok menüszalagon a Tagolás csoporthoz tartozó Részösszeg ikont.

157. ábra. A Részösszegek beállítása. 131

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Nézzük a párbeszédablakban a beállításokat!  Első lépés, hogy beállítjuk a csoportosítási alapot (Mely mező szerint történt a rendezés?)  A számolási műveleteknél melyik függvényt használjuk? (A statisztika alapfüggvényei közül választhatunk.)  Melyik mezőben vagy mezőkben végezze el a program a számításokat? (Ha értelme van, több mezőt is lehet választani.) A paraméterek megadása után az OK gombra történő kattintás eredményeként a lenti kép tárul elénk (158. ábra). A sorazonosító mellett az 1, 2, 3-as szám jelzi a szintek megjelenítését. A megjelenítés úgynevezett vázlatszint (tagolás) formában történik, ami lehetővé teszi, hogy a táblázat bal oldalán lévő „+” és „-” jelű gombokkal az egyes rész szinteket kinyissuk és bezárjuk. (Ugyanezt érhetjük el az Adatok menüszalag Tagolás csoportjának gombjaival is.) A számozott gombok a szintek egyidejű nyitását és zárását szabályozzák. Az 1-es szintnél az Életkor és a Havi bruttó átlagai jelenek meg nemtől függetlenül, a 2-es szintnél a nemenkénti átlagok, a 3-as szintnél láthatjuk az összes rekordot.

158. ábra. A Részösszegképzés szintjei. Ha az előző részösszegképzésre ismételten kérjük ugyanezt a parancsot, és lecseréljük a függvényt a DARAB függvényre, majd kivesszük a Részösszegek lecserélését, újabb számított jellemzőkhöz jutunk. Az előbbi átlagok mellett a férfiak és nők létszámát is megkapjuk.

132


159. ábra. A Részösszeg parancs ismételt alkalmazása. A részösszeg parancs ott szüntethető meg, ahol beállítottuk, vagyis ismételten a Részösszeg ikonra kattintva a párbeszédablakban az Összes eltávolítása parancsgombra kell kattintani. Nézzünk meg egy újabb feladatot a részösszegképzésre! Arra a kérdésre szeretnénk választ kapni, hogy végzettségek szerint mennyi havi bruttó bér maximális nagysága és végzettségek szerint mennyi az alkalmazottak létszáma. Ha az előző beállításokat megszüntettük, akkor a feladatnak megfelelően először rendezzük az adatbázist a Végzettség mezőnév szerint A-Z-ig. Majd a rendezés után kérjük a Részösszeg parancsot és a párbeszédablakban az alábbiakat állítjuk be:

160. ábra. A Részösszegek beállításai. Végezetül ismételten kérjük a részösszegek parancsot és lecseréljük a függvényt a DARAB függvényre, majd kivesszük a részösszegek lecserélését. A megjelenített listában most a 3-as szinthez tartozóan láthatjuk a kérdésünkre a válaszokat: végzettségek szerint a létszámokat (DARAB függvénnyel) és a maximális havi bruttó béreket.

133


161. ábra. Részösszeg eredmények. 9.8

ÖSSZEFOGLALÁS

A leckében a nyilvántartások, az adatbázisok létrehozásával és az adatbázisműveletek elvégzésével kapcsolatos ismereteket mutattuk be. Az adatbázis az információ tárolására, rendezésére, karbantartására és visszakeresésére szolgáló munkalaprész, egy kétdimenziós tábla, amit listának is nevezhetünk. Az információ gyors kinyerése érdekében gyakran feladat az adatbázisban a rendezés, a szűrés és bizonyos feltételeknek megfelelően a kigyűjtés is (irányított szűrés). Hasznos lehetősége a programnak a részösszegképzés, amivel egy vagy maximum két mezőnévhez kapcsolódóan egy tagolható megjelenítésű képernyőn alapstatisztikai (darab, átlag, összeg, maximum, minimum stb.) számításokat jeleníthetünk meg.


134

Mit nevezünk adatbázisnak a táblázatkezelő alatt? Definiálja a mezőnév, a mező és rekord fogalmakat! Mit jelent az irányított szűrő fogalom? Miből áll a kritériumtábla és hogyan készíti el? Mire való a részösszegképzés?


10. ADATBÁZISOK KIÉRTÉKELÉSE, ELEMZÉSE 10.1 CÉLKITŰZÉS Adatbázisainkról az Excel 2007 segítségével elemzéseket, kimutatásokat készíthetünk. Ilyenkor a keresztmetszeti adatbázisunkból az információ tömörítése érdekében táblákat nyerünk ki, és a kapott eredményekről kimutatás-diagramokat is készíthetünk. A leckénél tanultak jól hasznosíthatók minden olyan esetben, amikor nagy mennyiségű adathalmaz elemzése, kiértékelése a feladat. 10.2 TARTALOM Kimutatások készítése adatbázisokról Gyakorlati feladatok a kimutatások, kimutatás-diagramok készítéséhez Egyváltozós elemzések adatbázisokban Többváltozós elemzések adatbázisokban

10.3 KIMUTATÁSOK KÉSZÍTÉSE ADATBÁZISOKRÓL Az adatbázisaink mindig egy úgynevezett NxP keresztmetszeti adatbázisként foghatók fel, ahol „N” a megfigyelt egyedeket jelenti (ezek az összefüggő tartomány sorai), a „P” pedig az egyedek ismérveit, tulajdonságait adják. Az utóbbiak tulajdonképpen az adatbázis változói (az oszlopokban megadott mezőnevek). Az adatbázisban az elemzés történhet egy változó szerint vagy több változó együttes elemzésével. Az ilyen típusú feladatok elvégzéséhez kétféle lehetőség kínálkozik a táblázatkezelőben: a kimutatás készítésével oldjuk meg a feladatainkat vagy a program adatbázis függvényeit hívjuk segítségül. A kérdéseink megválaszolásához először a kimutatás használatát próbáljuk ki! A kimutatás és a kimutatás-diagram készítése táblázaton alapul. Két helyről is meghívható a parancs, az egyik lehetőség, hogy a Beszúrás menüszalagon a Táblázatok csoporthoz tartozó Kimutatás ikonra kattintunk.

162. ábra. A Kimutatás parancs meghívása (1). A másik lehetőség, hogy első lépésként a Kezdőlap, Formázás táblázatként parancsát alkalmazzuk, és utána a megjelenő Táblázateszközök Tervezés lapjáról hívjuk meg az Összegzés kimutatással parancsot. 135


163. ábra. A Kimutatás parancs meghívása (2). Praktikus ezt az utóbbi lehetőséget választani, mert ilyenkor a program az adatbázisnak automatikusan nevet is ad (Táblázat neve: Táblázat1), ami az adatbázis megadása szempontjából egy fontos lépés. Ha az Összegzés kimutatással parancsot választottuk, akkor megjelenik a Kimutatás létrehozása ablak.

164. ábra. Kimutatás létrehozása. Itt ellenőrizzük, hogy a Táblázat vagy tartomány helyesen van-e megadva. (A parancsablakban látható, hogy Külső adatforrást is használhatunk a kimutatás készítéséhez.) A könnyebb áttekinthetőség érdekében a készülő kimutatást célszerű Új munkalapra kérni!

10.4 GYAKORLATI FELADATOK A KIMUTATÁSOK, KIMUTATÁS-DIAGRAMOK KÉSZÍTÉSÉHEZ

10.4.1 Egyváltozós elemzések adatbázisokban Nyissuk meg a 8_adatbazis(2).xlsx állományt. Az előző leckében ennek az adatbázisnak a használatával ismertük meg az alapvető adatbázis-műveleteket. Most az adatbázis 136

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS elemzésénél is célszerű ezt az állományt alkalmazni. A munkafüzetben két munkalap található: a Nyilvántartás és az Elemzések nevű munkalapok. Fontos megjegyzések  Első lépésként a Kezdőlap, Formázás táblázatként parancsát alkalmazza az adatbázisára! (Válasszunk egy jól olvasható formát, pl. Világos táblázatstílus 9.)  Az Összegzés kimutatással létrehozása parancs kérésénél mindig a Nyilvántartások lapon az adatbázison belül legyen az aktív cella. (Ezt valamennyi kérdés megválaszolásakor tartsa be, külön nem figyelmeztetjük erre a lépésre!)  A kimutatás helyének a megadásához mindig a munkafüzet Elemzések lapján adjuk meg egy cellát, mint illesztési pontot.  Érdemes a megválaszolandó kérdéseket az Elemzések lapra is beírni! Milyen a nemek aránya a cégnél/intézménynél? Miután a táblázatát a megadott módon megformázta, kérje a megjelenő Táblázateszközök Tervezés lapjáról az Összegzés kimutatással parancsot. Ellenőrizze az ablakban, hogy a tartomány helyesen van-e megadva, majd a kimutatás helyének a megadásakor az Elemzések lapon adja meg az illesztési pontját (A4-es cella).

165. ábra. A kimutatás mezők megadása. A kimutatás készítése tulajdonképpen abból áll, hogy a Kimutatás mezőlista munkaablakban a mezőket a megfelelő helyre kell húzni, ezzel alakítjuk ki a tábla elrendezését (Mi szerepeljen a sorban, illetve az oszlopban?). Most a Nem mezőnevet az egérrel húzzuk a Sorcímkék területre és az Értékek területre. Nagyon fontos, hogy az Értékek terület sohasem maradhat üresen! Szerencsére a művelet eredményét rögtön követi a táblázat alakulása is a munkalapon.

137


166. ábra. A Kimutatás tábla kialakítása. A mezőket később más helyre is húzhatjuk, így könnyedén elérhetjük a kívánatos elrendezést. (Az egyes területekre húzott mezőnevek mellett lévő listanyílra kattintva lehet módosítani az elrendezést.) Megjegyezzük, hogy egy-egy területre több mező is megadható, de ezt a lehetőséget többváltozós elemzéseknél fogjuk használni. Az Értékek területen az alapértelmezett beállítások működnek. Ugyanis, ha a mező típusa szöveg, akkor a program mindig a DARAB függvényt kínálja az elemzéshez, ha pedig a mező szám típusú, akkor az ÖSSZEG függvényt. Az elemzéshez használatos függvények megváltoztathatók, ha az Értéket területen a mezőnév melletti listanyílra kattintunk. Itt az alapstatisztikai függvények közül választhatunk (ÖSSZEG, DARAB, ÁTLAG, MAXIMUM, MINIMUM, SZORZAT STB.)

167. ábra. Az Értékmező beállítások. 138

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Az előzőekben feltett kérdésre (a nemek szerinti létszámok meghatározása) a válasz mindig két féle számformátumban adható meg. Abszolút számként, ami most létszámot jelent, de a kérdésre a válasz százalékosan is megadható. Nézzük, hogyan kérhető százalékos formátumban az eredmény a táblában! Másoljuk a létrehozott táblát a meglévő mellé, és az aktív cella legyen a másolt táblán belül! Jelenítsük meg a Kimutatáseszközökhöz tartozó Beállítások lapon a Mezőlistát és az előzőekben bemutatott módon kattintsunk az Értékek területen a mezőnév melletti nyílra és az Értékmező beállításai ablakban most nem a Mezőstatisztika közül kell választani, hanem a mellette lévő Az értékek megjelenítése lehetőségei közül Az oszlop százaléka opciót kell választani.

168. ábra. Értékmező számformátumának a beállítása. A kérdésünkre adott válasz akkor lesz teljes, ha kihasználva a táblázatkezelő lehetőségét, az eredményről diagramot is készítünk. Álljunk a bal oldali táblába, és Kimutatáseszközökhöz tartozó Beállítások lapon kérjük a Kimutatásdiagram parancsot és a Diagram beszúrása ablakban válasszunk kördiagramot. Az előzőekben tanultak szerint alakítsuk ki a diagram megjelenését az alábbi ábrán látottak szerint.

169. ábra. A nemek aránya. 139

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Milyen a végzettség szerinti megoszlás a vizsgált szervezetnél? Az előzőekben bemutatott megoldás mintájára, válaszoljuk meg a feltett kérdést, hiszen a feladat az előző feladathoz hasonló, csak a Végzettség mezőnévvel kapcsolatos. Ugyanúgy elvégezve a lépéseket a következő eredményt kapjuk.

170. ábra. A Végzettség szerinti megoszlás. Milyen a korcsoportok szerinti megoszlás az adott munkahelyen? A feltett kérdés megválaszolásához egy korcsoportok szerinti gyakorisági táblát kell készíteni. Az Életkor mezőnevet kell a Sorcímkék és Értékek területre húzni. Mivel az életkor mezőnév szám típusú, a program az alapértelmezett beállításnak megfelelően az életkorokat összeadja, de nyilvánvalóan a függvényt a DARAB függvényre kell megváltoztatni, mivel a korcsoportonként a létszámokat keressük.

171. ábra. Az életkorok szerinti létszámok. 140

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS A tábla, amit kaptunk egy gyakorisági sor. Azt adja meg, hogy az adott munkahelyen az egyes életkorúból hány fő van. Ahhoz, hogy korcsoportokat képezzünk, a Kimutatáseszközökhöz tartozó Beállítások lapon a Kijelöltek csoportosítása parancsot kell kérni. Az aktív cellának ilyenkor is a készülő táblán belül kell lenni.

172. ábra. A csoportba foglalás megadása. Ebben az ablakban adható meg a Kezdőérték és a lépésköz (Mi szerint). Most fogadjuk el a program által kínált értékeket. A korcsoportonkénti gyakorisági tábla a következő lesz:

173. ábra. A korcsoportok szerinti megoszlás. 10.4.2 Többváltozós elemzések az adatbázisokban Milyen a végzettség és a nem szerinti megoszlás a cégnél/intézménynél? A kérdés most két ismérvvel kapcsolatos. Ilyenkor a válasz a kérdésre olyan táblából olvasható ki legkönnyebben, amelyiknek a sorában az egyik ismérv, az oszlopban pedig a másik ismérv szerepel. Az ilyen táblát kombinációs táblának (vagy kontingencia táblának) nevezzük. Ha számba vesszük a lehetőségeket, akkor 2x3, azaz 6 esetről van szó. Ha ezt szűréssel végeznénk, akkor 6 féle feltételnek megfelelő szűrés után kapnánk a kérdésünkre választ, míg a kimutatás készítésével egy művelettel jutunk eredményhez. 141


174. ábra. A kombinációs tábla a végzettség és nem szerinti megoszlásról. A kombinációs táblából valamennyi eset kiolvasható! A sorok és az oszlopok metszetei adják az egyes ismérvváltozatok szerinti létszámokat, a sor összesen és az oszlop összesen a nemhez való tartozást és a végzettségek szerinti létszámokat adja. Ezeknek az együttes összege a 184. Az ábrán látható, hogy az Értékek területre a két mező közül bármelyiket húzhatjuk, mivel mindkét mező szöveges típusú, így a DARAB függvény adja meg a létszámokat. Ahogy az előző feladatnál is elkészítettük, az eredményt százalékos formában is megjeleníthetjük. Mielőtt ezt kérnénk, értelmezzük matematikailag a százalékos arányok kiszámítási módját. Egy kombinációs táblában a nemhez és a végzettséghez való tartozás százalékos értékét háromféleképpen határozhatjuk meg, annak függvényében, hogy melyik létszámhoz viszonyítunk. Lehet a sor összeghez, az oszlop összeghez és a végösszeghez viszonyítani. A százalékos eredmények megjelenítéshez másoljuk a táblát háromszor a meglévő mellé és alá. A másolt táblában a Kimutatás mezőlista megjelenítése után kérjük az Értékek területen lévő mezőnél Értékmező beállítások… parancsot és itt Az értékek megjelenítésénél az egyes táblákban rendre válasszuk A sor százaléka, Az oszlop százaléka és Az öszszeg százaléka opciókat.

175. ábra. A kombinációs táblák. 142

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Következzen a kimutatás-diagram készítése! Ábrázoljuk a jobb oldali alsó tábla százalékos értékeit! Ehhez az aktív cella legyen a táblán belül, és Kimutatáseszközök Beállításokhoz tartozó Kimutatás-diagram parancsot kell kérni. Az adott szituációban a következő ábrán látható mindkét diagramtípus jól szemlélteti az arányokat.

176. ábra. A nem és végzettség szerinti megoszlás. Milyen a nem, a végzettség és a korcsoport szerinti megoszlás? Az előző kimutatások készítésénél a tábla kialakításához három területet használtunk: a Sor és Oszlopcímkéket és az Értékek területet. Van egy másik lehetőségünk is, mégpedig a Jelentésszűrő terület. Neve is mutatja, hogy szűrőként használhatjuk azt a mezőt, amit erre a területre helyezünk. A kérdésünk három ismérv szerinti elemzést jelent. A megválaszolásához az alábbi elrendezést lehet választani:

177. ábra. A mezők beállítása. A kétdimenziós tábla fölött megjelenik egy listanyíl a Mind felirattal, ami azt jelenti, hogy az alsó tábla korcsoportonként és végzettségek szerint mutatja a létszámokat. Ha a 143

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS listanyílra kattintunk, akkor onnan lehet kiválasztani a férfi és nő nemet, így egyenként tudjuk megjeleníteni a rájuk vonatkozó táblákat. Ha a táblát mellé másoljuk, és az egyiken az egyik jellemzőt (a férfi) állítjuk be, a másikon a másik jellemzőt (a nő), elérhetjük, hogy egy képernyőn látható mindkét tábla.

178. ábra. A szűrők beállításai. Az előzőekben már említettük, hogy a táblák kialakításához az egyes területekre egyszerre több mezőnév is húzható. Ez lesz a megoldás az előbbi két tábla egyesítéséhez. Húzzuk a Sorcímkék területre a Nem mezőt az Életkor fölé! Az eredmény a következő ábrán látható:

179. ábra. Az egyesített két tábla. 144

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Érdemes a kapott táblát diagrammal is ábrázolni! Mivel létszámokat ábrázolunk az oszlopdiagram a legmegfelelőbb, mégpedig a halmozott oszlopdiagram, mivel három ismérv szerinti létszámokat szeretnénk egy közös diagramban megadni. A halmozott oszlopdiagram szerkesztés után az alábbi látványt mutatja:

180. ábra. A három ismérv szerinti megoszlás. Vizsgáljuk meg, hogy van-e jelentős különbség korcsoportonként a férfiak és a nők között az átlagfizetésekben? A feltett kérdés alapján elmondhatjuk, hogy az adatbázis elemzése során eljutottunk a legösszetettebb kérdés megválaszolásához, ugyanis az adatbázisnak mind a négy mezőneve, mint változó szerint kell a számításokat elvégezni, hogy a kérdésre választ kapjuk. Az előző kérdések megválaszolása során megtapasztalhattuk az egyes területek (Sorcímkék, Oszlopcímkék, Jelentésszűrő, Értékek) alapvető jellemzőit, szerepüket a táblakialakításban. A Jelentésszűrő terület használatával kapcsolatosan megállapíthatjuk azt a hátrányos tulajdonságot, hogy lista elemenként, azaz egyenként tudjuk csak a táblákat megjeleníteni. Ha egy-képernyőn szeretnénk látni az eredményeket, akkor inkább a másik két terület valamelyikére tegyünk mezőnevet. Ügyelni kell arra, hogy az Értékek területen mindig be kell állítani a megfelelő függvényt az elemzéshez, mert az odahelyezett mező típusától függ, hogy a számításokhoz a program alapértelmezetten milyen függvényt kínál (szöveg típusú esetén DARAB függvény, míg szám típusú mezőnél ÖSSZEG függvény). A tapasztaltakat figyelembe véve a kérdésünk megválaszolásához praktikusan az alábbi elrendezést kell kérni:

145


181. ábra. A négy változó szerinti elemzés eredménye. Érdemes számba venni az esetek számát! Az 5 korcsoportban, 3 féle végzettség és 2 féle nem alapján számolta ki a program az átlagfizetéseket, azaz a táblából 5*3*2=30 eset olvasható ki, és természetesen az összetett táblában értelme van a Sorösszegben és Végöszszegekben lévő kiszámított értékeknek is. Kérjünk a tábláról kimutatás-diagramot is, és diagramtípusok közül válasszunk vonaldiagramot!

182. ábra. Átlagfizetések nem-végzettség és korcsoport szerint. A diagram látványa alapján megállapíthatók a fizetéssel kapcsolatos jellegzetességek a női, illetve a férfi nemre vonatkozóan, korcsoportonként és végzettségek szerint, de van a diagramnak egy apróbb hibája. Három fölösleges vonalat tartalmaz, ami ilyen összetett feladat ábrázolása esetén megbocsájtható. Vegyük észre, hogy össze van kötve a férfiak utolsó korcsoportjának vége, a nők kezdő korcsoportjával mindhárom végzettségnél. Ez a hiba kiküszöbölhető, ha a kimutatás táblában a Sorcímkék listanyílra kattintva külön-külön jelenítjük meg a nők és a férfiak átlagfizetéseit végzettség szerint és korcsoportonként. Az elemzésnél célszerű a két diagramot kell összehasonlítani és a következtetéseket megállapítani. Mennyi a havi bruttó bérek átlaga, maximuma és minimuma?

146

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Ennek a kérdésnek a megválaszolása arra szolgál, hogy bemutassuk azt, hogy az Értékek területre is lehet egyszerre több mezőnevet húzni, sőt a számítások elvégzéséhez ugyanazon a mezőnévhez kapcsolódóan más-más függvényt választani. A Havi bruttó mező típusa szám, így a program ÖSSZEG függvényt kínál mindhárom estben, amit az Értékmező beállítások… alatt (listanyílra kattintva) meg kell változtatni, ÁTLAG, MAXIMUM és MINIMUM függvényekre.

183. ábra. Az Értékek területen lévő függvények beállításai. Olvassa be a 9_adatbazis.xlsx állományt! A munkalapon egy könyvtár egész évi beszerzéseinek tételes kimutatását látja. Alkalmazzuk a leckénél tanultakat erre az állományra is. A Beszerzések lapon az E oszlopban határozzuk meg az egyes vásárlások alkalmával az összköltségeket a megadott darabszám és az egység ár alapján. Ez után válaszoljuk meg az alábbi kérdést és az eredmény az Elemzések lapra kerüljön! Mennyi a havonkénti és a negyedévenkénti beszerzések összege? Az előző állományban megtanultuk, hogy szám típusú mező esetén (abban a feladatban az Életkor mezőnév), hogyan lehet csoportosítást, tagolást végezni. Ennek a mintájára most a dátum típusú adattal végezzük el ugyanezt a műveletet. Mivel a dátum típusú adatot számként kezeli a program, könnyű kikövetkeztetni, hogy az egyes dátumok csoportosításának az eredményeként az év hónapjait fogjuk megkapni. A Kezdőlapon a Formázás táblázatként parancsával formázzuk meg az összefüggő tartományt, majd a Táblázateszközökhöz tartozó Tervezés lapon az Összegzés kimutatással parancsot kérve állítsuk be az alábbi mező elrendezést:

147


184. ábra. A kimutatásmezők beállítása. A tábla a naponkénti összesítés adja eredményül. De a csoportba foglalás alkalmazásával megadhatjuk a kérdésünkre a választ! Legyen az aktuális cella a tábla egyik dátum típusú celláján és a Kimutatáseszközökhöz tartozó Tervezés lapon a Kijelöltek csoportosítása parancsot kell kérni.

185. ábra. Dátum típusú adat csoportosítása. Nyilvánvalóan ilyenkor a program – az adattípusnak megfelelően –, a csoportosításhoz a hónapokat, a negyedéveket kínálja, de ha különböző évek adatai lennének, akkor az éveket is használhatnánk a csoportosításhoz. Válasszuk most a listából a hónapokat, ennek eredményeként a táblánk a következő lesz:

148


186. ábra. A havonkénti beszerzések összege. A Kijelöltek csoportosítása parancs alatt egyszerre két opciót is kiválaszthatunk (a Hónapok és a Negyedévek), aminek hatására egy olyan táblát kapunk, amelyben havonkénti összesítések megjelenek, és a hónapok negyedéves tagolását is jelöli a program, de a negyedévek összegét nem adja meg.

187. ábra. Tagolás negyedévenként és havonta. Az összesítő táblát ilyenkor ki lehet egészíteni a negyedévek összegével is úgy, hogy először a SZUM függvényt alkalmazzuk a márciusi adat mellett lévő cellánál (D7 cella), a három havi adat összegzésére (=SZUM(C5:C7), majd ezt a függvényt a megfelelő helyekre másolva, ugyanabban a táblázatban látható a havi és a negyedéves összesítés is.

149


188. ábra. A havi és negyedéves összesítés.

10.5 KÜLSŐ HIVATKOZÁSOK Az adatbázis elemzésénél tanultakat alkalmazza a könyvtárakkal kapcsolatos adatbázisra! Töltse le az Excel-export listák közül a könyvtárakra vonatkozó adatbázist az alábbi helyről, és elemezze az adatbázis! http://kultstat.okm.gov.hu/publikus-aggregator

10.6 ÖSSZEFOGLALÁS A leckében gyakorlati példákon keresztül bemutattuk az adatbázisokból kinyerhető, az információ tömörítésére szolgáló ún. kimutatás táblák készítését. Az egyszerűbb feladatoktól (egy változó szerinti kimutatás) az összetettebb elemzésekig (több változó szerinti elemzés) bemutattuk a kimutatások készítésének a különböző lehetőségeit. Az elkészített tábláink típusai is ennek megfelelően alakultak: egyszerű tábla, gyakorisági tábla, kombinációs tábla, összetett tábla. A kiszámított értékek megjelenítésénél más-más adatformátumokat alkalmaztuk (abszolút szám, százalékos formátum). A kimutatás-diagram alkalmazásával lehetőség adódott a diagramkészítés gyakorlására is.


150

Honnan érhető el a Kimutatás készítése parancs? Milyen jellemzőket kell megadni a Kimutatás létrehozása ablakban? Mit értünk kombinációs táblán? Milyen jellemzőket lehet beállítani az Értékmező beállításai ablakban? Milyen függvényeket használhat a kimutatások készítésénél?


11. ADATBÁZISFÜGGVÉNYEK ALKALMAZÁSA 11.1 CÉLKITŰZÉS A leckében az adatbázisok kiértékelésének, elemzésének második lehetőségét ismertetjük, mégpedig az adatbázis függvények használatát. A tananyag feldolgozása nem nélkülözi a 9. leckénél tanult ismereteket, elsősorban az irányított (speciális) szűrésnél megtanult kritériumtábla készítésével kapcsolatos ismereteket.

11.2 TARTALOM Az adatbázis függvények használatának általános szabályai Gyakorlati feladatok az adatbázis függvények alkalmazására

11.3 AZ ADATBÁZIS FÜGGVÉNYEK HASZNÁLATÁNAK ÁLTALÁNOS SZABÁLYAI Az adatbázisfüggvények használata összetettebb feladat, mint az előző leckében bemutatott kimutatás készítése, hiszen ezeknek a függvényeknek az alkalmazása előtt a felhasználónak el kell készíteni az adott kérdés megválaszolásához kapcsolódó feltételtáblát vagy más néven kritériumtáblát. Ezeket a kritériumtáblákat ugyanúgy készítjük el, mint azt az irányított (speciális) szűrésnél tettük. Általánosságban az adatbázisfüggvényekről elmondható az, hogy az ebbe a kategóriába sorolt valamennyi függvénynél három változót kell megadni, mégpedig a következőket:  adatbázis: az adatbázist alkotó cellatartományt adjuk meg, ami kétféleképpen történhet, a cellatartomány hivatkozásának megadásával pl.: A1:F250 vagy a tartomány nevének megadásával, pl. „kimutatás” vagy gyakori az adatbázis szó rövidítéseként „ab” névként.  mező: azt kell megadni, hogy a számítási műveletet mely mezőre kell érvényesíteni. A mezőt idézőjelek közé tett névvel szövegként (például „életkor”, „bér” stb.) vagy mezőszámként lehet megadni (balról melyik oszlop mezőjére pl.: 3 a harmadik mezőben és így tovább).  kritérium: a cellák azon tartománya, amely a megadott feltételeket tartalmazza. A kritérium tábla mezőnévből vagy egymásmelletti mezőnevekből áll és az alattuk lévő egy vagy több sorban írt feltételekből áll. Erre, mint tartományra kell hivatkozni.

11.4 GYAKORLATI FELADATOK AZ ADATBÁZIS FÜGGVÉNYEK ALKALMAZÁSÁRA Olvassa be a 10_adatbazis(3).xlsx állományt. A munkalapon lévő tartomány az ország megyéire vonatkozó adatokat tartalmazza. Elemezzük az adatbázist az egyes régiók szerint! (A Régió mezőnév alatt a régiók neveinek rövidítéseit adtuk meg, pl. ÉM az ÉszakMagyarország régió, KM, a Közép-Magyarország stb.)

151

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS 11.4.1 Tartománynév megadása Első lépésként adjunk nevet az adatbázisnak! Ennek legegyszerűbb módja, hogy kijelölés után a szerkesztőléc bal oldalán a Név mezőbe kattintunk és begépeljük „adatok” nevet.

189. ábra. Az adatbázis névadása. Másik lehetőség, hogy a Képletek menüszalagon a Definiált nevek csoporthoz tartozó Név megadása ikonra kell kattintani, és az Új név ablakban a Név mezőbe gépeljük a nevet.

190. ábra. Tartománynév megadása a Név megadása paranccsal. A teljesség kedvéért a harmadik lehetőség a tartománynév megadásának az előző leckében ismertetett mód is, amikor először az adatbázist megforrázzuk a Kezdőlap menüsza152

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS lag Stílusok csoportjához tartozó Formázás táblázatként paranccsal, ilyenkor automatikusan a Táblázat1 nevet kapja a tartomány, ami átnevezhető, módosítható a Képletek menüszalagon a Definiált nevek csoporthoz tartozó Névkezelő parancsot választva. A párbeszédablakban név kiválasztása után (ábrán Táblázat1) a Szerkesztés… parancsgomb kiválasztása után az Új név ablakban módosítjuk a nevet.

191. ábra. A tartomány nevének módosítása, szerkesztése. 11.4.2 Kritériumtábla elkészítése Második lépésként el kell készíteni a kritériumtáblát. Most a kritériumtábla a Régió mezőnévből és alatta lévő rövidített régió nevekből áll. (A régió név előtt az = jelet nem kell kitenni!). Az adatbázisunkban Régió mezőnév alatt ismétlődnek a régiónevek, mivel 3-3 megye tartozik egy-egy régióhoz. Irányított szűréssel szűrjük ki a régiók neveit! Az irányított szűrés párbeszédablakában a tanultak szerint az alábbiakat adjuk meg, ügyelve arra, hogy az ablakban a Csak egyedi rekordok megjelenítése ki legyen választva:

192. ábra. A régió nevek kiszűrése. Hogy ne kelljen a kritériumtáblát gépelni, a transzponálás műveletével az oszloposan kiszűrt régiók neveit átfogatjuk sorrá. 153

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS A transzponáláshoz jelöljük ki az oszlopot (vagy más esetben sort), most a H6:H12 tartomány, másoljuk a vágólapra a kijelölt tartományt, majd álljunk arra a cellára, ahová az átforgatást tenni szeretnénk. A Kezdőlap Beillesztés ikon listanyilára kattintva az álmenüből a Transzponálás parancsot kell választani. A megadott cellától kezdődően az adatokat átforgatja.

193. ábra. A Transzponálás művelete. Másoljuk föléjük a Régió mezőnevet, és az „A” oszlopba gépeljük be egymás alá az alábbi szövegeket:

194. ábra. A tábla kiegészítése. 11.4.3 Adatbázis függvények használata Az első kérdésnél egy-egy régióhoz tartozó megyék számát kell meghatározni. Ezt az ABDARAB függvénnyel határozzuk meg. Az adatbázis függvények között kivételes függvény az ABDARAB és az ABDARAB2 függvény, mert ezeknél a függvényeknél nem kell megadni a mező változót, az egész adatbázisban a kritériumnak megfelelő cellákat számol154

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS ja meg. Meghívjuk az ABDARAB függvényt a B28-as cellán állva, és szerkesztőlécen látottak szerint megadva a változókat, megjelenik az eredmény a Dél-Alföld régióra vonatkozóan. Az eredmény megjelenítése után másoljuk a függvényt a mellette lévő cellákba is, hogy valamennyi régió esetén megkapjuk az eredményt.

195. ábra. A régiók megyéinek száma. A régiónkénti foglalkoztatottak számának meghatározásához az ABSZUM függvényt kell használni. Fontos a mező megadása, mert ezzel adjuk meg, hogy melyik mezőben kell összegezni. A 3-as mezőszám az adatbázisban balról a harmadik oszlopot jelenti.

196. ábra. Foglalkoztatottak száma régiónként. A régiónkénti átlagfizetésekhez az ABÁTLAG függvényt használjuk az alábbi módon:

197. ábra. Átlagfizetések régiónként. A rangsor megállapításához a SORSZÁM függvényt kell használni az ábra szerint:

198. ábra. A régiók rangsora az átlagfizetés alapján. A régióhoz tartozó legkisebb munkanélküliségi ráta meghatározásához az ABMIN függvényt kell használni: 155


199. ábra. A legkisebb munkanélküliségi ráta régiónként. A legutolsó kérdés, hogy a régió melyik megyéjéhez tartozik az előbb meghatározott legkisebb munkanélküliségi ráta. Valójában a területi egység, azaz a megye nevét szeretnénk kiíratni az adatbázisból, ahol a munkanélküliségi ráta az előbbi meghatározott értékű. Szúrjunk be egy üres sort a legkisebb munkanélküliségi ráta sora elé és másoljuk az adatbázis legutolsó mezőnevét kritériumtáblaként a beszúrt sorba, majd hívjuk meg az ABMEZŐ függvényt. Ez is egy kivételes függvény, mert az adatbázisból a feltételnek megfelelő egyetlen mező nevét írja ki.

200. ábra. Az ABMEZŐ függvény használata. 11.5 ÖSSZEFOGLALÁS A leckében az adatbázis elemzésének egyik lehetőségével, az adatbázis függvények használatával foglalkoztunk. Összetettebb feladat ezeknek a függvényeknek a használata, hiszen első lépésként először a kritériumtáblát, azaz a feltételtáblát kell létrehozni. A kritériumtábla mezőnévből vagy mezőnevekből áll, és az alattuk lévő egy vagy több sorban megadott feltételekből. Az adatbázis függvények kritériumtáblában megadott feltételeknek megfelelően elvégzik a számolási műveletet az adatbázis megadott mezőjében, és eredményt szolgáltatnak.

11.6 ÖNELLENŐRZŐ KÉRDÉSEK 1. 2. 3. 4. 5. 156

Sorolja fel a leggyakrabban használatos adatbázis függvényeket? Milyen változói vannak az adatbázis függvényeknek? Hogyan kell megadni az adatbázis függvények változóit? Mit jelent a transzponálás művelete? Hogyan használjuk az ABMEZŐ függvényt?


12. A KISZÁMÍTOTT ADATOK VIZSGÁLATA 12.1 CÉLKITŰZÉS Az Excel táblázatkezelő program lehetőséget nyújt a kiszámított adatok vizsgálatára, elemzésére. A lecke az adatelemzésnek két jól hasznosítható lehetőségét mutatja be: a célértékkeresést és az adattáblák készítését. Ezek az eszközök a programban a „mi lenne ha…” típusú kérdések megválaszolását segítik.

12.2 TARTALOM A program eszközei a kiszámított adatok vizsgálatához Célérték-keresés Adattáblák készítése Gyakorlati feladat az eszközök bemutatására

12.3 A PROGRAM ESZKÖZEI A KISZÁMÍTOTT ADATOK VIZSGÁLATÁHOZ A táblázatkezelő programban az egyszerűbb és bonyolultabb számítási műveletek elvégzésén túl lehetőség van az a kiszámított eredmények vizsgálatára, elemezésére is. Az ilyen típusú feladatok a „mi lenne, ha” elemzések közé tartoznak. Az programban háromféle elemzőeszköz van: az esetek, az adattáblák és a célértékkeresés. A felsoroltak közül a két utóbbival, mint leggyakrabban használatos lehetőségekkel foglalkozunk. Az adattáblák bemeneti adatkészletek használatával állapítják meg a lehetséges eredményeket, míg a célértékkeresés ettől eltérően működik, mert az eredményből határozza meg az eredményt létrehozó lehetséges bemeneti értéket. Az adattáblák segítenek a lehetséges eredmények vizsgálatában, mert minden számítási eredményt egyetlen táblában jelenik meg a munkalapon. Adattáblában áttekinthető egy sor lehetőség. Mivel csak egy vagy két változóra készülhetnek, az eredmények könnyen áttekinthetők és megjeleníthetők a kétdimenziós táblázatban. Az adattábláknak ez a lehetősége, hogy egy számítási eredményt megvizsgálhatunk különböző bemenetei adatok esetén lehetőséget ad a tervezésre, elemzésre, modellezésre, anélkül, hogy a különböző eseteket egyenként kiszámolnánk. Éppen ezért előnyös a használatuk a különböző típusú gazdasági, pénzügyi, matematikai példák megoldásainál.

12.4 CÉLÉRTÉK-KERESÉS Magát a célérték-keresés fogalmat legegyszerűbben úgy adhatjuk meg, hogy a művelet használata során mindig egy cella értékét, ami képletet vagy függvényt tartalmaz, szeretnénk egy másik cella értékének módosítása révén, egy meghatározott értékűre beállítani. A célérték-keresés műveleténél a program egy képletnek vagy egy függvénynek általunk megadott értékéhez (célérték) megkeresi a bemeneti értéket, a bemeneti adatot (módosuló cella). Használatához az Adatok menüszalag Adateszközök csoportjának Lehetőségelemzés ikonjához tartozó Célértékkeresés… parancsát kell választani. 157


201. ábra. A Célértékkeresés és Adattábla parancs meghívása.

12.5 ADATTÁBLÁK KÉSZÍTÉSE Az adattábla olyan cellatartomány, amely azt mutatja meg, hogy egy képletnek vagy egy függvénynek az eredménye hogyan változik a képletben vagy függvényben lévő értékek, mint bemeneti adatok megváltozásával. Az adattáblák lehetővé teszik, hogy egy számolási művelet több változatát is meghatározzuk, és a különböző eredményeket együtt, egyetlen munkalapon kezeljük. Az adattábla egy képletnek vagy egy függvénynek különböző értékek behelyettesítésével kapott eredményeit tartalmazza. Annak megfelelően, hogy hány féle változót helyettesítünk be, készíthetünk egybemenetű vagy más néven egyváltozós táblát, illetve kétbemenetű vagy más néven kétváltozós táblát. Adattáblában nem szerepelhet két változónál több, de tetszőleges számú különböző változóértéket tartalmazhat. Használatához az Adatok menüszalag Adateszközök csoportjának Lehetőségelemzés ikonjához tartozó Adattábla… parancsát kell választani.

12.6 GYAKORLATI FELADAT AZ ESZKÖZÖK BEMUTATÁSÁRA A célértékkeresést és az adattáblák készítését most egy termék előállítási költségeinek és az eladási bevételeinek a kalkulálásán keresztül mutatjuk be, de természetesen bármilyenen más számításnál is alkalmazható. A feladatok elvégzéséhez olvassa be a megadott helyről a 11_celertek-adattabla.xlsx állományt. A megadott adatok (darabonkénti előállítási költség, eladási egységár, állandó költség) figyelembevételével határozza a bevételekre és a költségekre vonatkozó számított értékeket 10 000, 20 000, és 30 000 darab esetén. A fajlagos költség nem más, mint a termék egy darabjára eső összes költsége, a nettó jövedelem pedig =bevétel-összes költség. A számítás képletei az ábrán láthatók!

158


202. ábra. A keresett értékek kiszámításának képletei. A fenti képletek helyes megadása esetén az eredmények a következők:

203. ábra. A kiszámított értékek táblái. 159

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS 12.6.1 Célértékkeresés Határozzuk meg, hogy a fajlagos költség 1 055 Ft-ra történő csökkenéséhez milyen példányszám, darabszám tartozik! Az ilyen és ehhez hasonló típusú kérdések megválaszolásához használjuk a program célértékkeresés lehetőségét. Álljunk a fajlagos költséget meghatározó képlet cellájára (pl.: D17), és kérjük az Adatok menüszalag Adateszközök csoportjának Lehetőségelemzés ikonjához tartozó Célértékkeresés… parancsát, a megjelenő párbeszédablakban adjuk meg a megfelelő értékeket! Most a Célérték az 1 055 Ft és a Módosuló cella a darabszám cellája, a D9.

204. ábra. A Célérték keresése. Fontos megjegyzések  A célértékkeresés parancsot ajánlatos mindig egy olyan cellán állva kérni, ami képletet vagy függvényt tartalmaz. Ilyenkor a párbeszédablakban az aktuális cella címkéje jelenik meg a Célcella szövegdobozában. (Ha nem a célcella lenne az aktív cella, akkor rá kell mutatni a képletet vagy függvényt tartalmazó cellára.)  A célértéket mindig mi gépeljük be a szövegdobozba.  A Módosuló cella megadásánál csak olyan cellát lehet megadni, illetve olyan cellára lehet rámutatni, ami állandó értéket, azaz számot tartalmaz. A Módosuló cella képletet vagy függvényt nem tartalmazhat! A Célértékkeresés párbeszédablakban a keresett értékek megadása után az OK parancsgombra kattintva az eredmény megjelenik a cellában. A következő megjelenő ablakban azt kell eldönteni, hogy mi maradjon meg a cellában: a kikeresett érték vagy visszatérünk a 160

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Mégse gomb megnyomásával a kiindulási állapothoz, értékhez. A cellában megjelenő érték most a 60 000 darab, egészre kerekítve, de a szerkesztőlécen valóságos nagyságában látható a kiszámított érték.

205. ábra. A Célértékkeresés eredménye. Határozzuk meg, hogy 6 500 000 Ft jövedelem eléréséhez a termékből hány darabot kell értékesíteni! A meghatározáshoz álljunk a C21-es cellára, mivel a számított értékek közül ennek a cellának az értéke van közelebb az általunk célértéknek megadott értékhez, és adjuk meg az alábbiakat:

206. ábra. A Célértékkeresés párbeszédablaka. 161

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS A keresés eredménye (darabszám: 22 667) a következő ábrán látható:

207. ábra. A keresés eredménye. 12.6.2 Egyváltozós adattábla Határozzuk meg a fajlagos költségek alakulást különböző darabszámok esetén! Ehhez egy új táblában oszloposan vagy sorosan meg kell adni a változókat. A meglévő tábláink alatt talál egy újabb táblát, amiben a 10 000-30 000-ig 1 000 lépésközzel a cellákat feltöltöttük a változó értékeivel. Ha a fajlagos költségeket a darabszám függvényében szeretnénk kiszámítani, akkor az új készülő táblánkba a cellahivatkozás alkalmazásával a kiszámítás képletét át kell hozni az ábrán megadott helyre. A mi esetünkben most három lehetőség közül választhatunk (B17, C17, D17). Válasszuk a B17-et!

208. ábra. Egyváltozós adattábla készítése. 162

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Ha a cellában megjelent a B17-es cella tartalma, jelöljük ki a tartományt (zöld színű cellák tartománya), majd kérjük az Adatok menüszalag Adateszközök csoportjának Lehetőségelemzés ikonjához tartozó Adattábla… parancsát! A megjelenő ablakban a Sor- vagy az Oszlopértékek bemeneti celláját kell megadni. Mivel a készülő tábla egyváltozós, így a két érték közül az egyiket kell megadni. Hogy az adott esetben melyiket, az dönti el, hogy a változókat milyen helyzetben adtuk meg. Az új táblánkban elhelyezkedést tekintve oszloposan vannak az értékek (a darabszámok), így Oszlopértékek bemeneti celláját kell megadni. A mi esetünkben ez a B9-es cella, mivel a B17-es cellában lévő képlethez a darabszámot tekintve a 10 000 darabszám cellája tartozik, ez pedig a B9-es cella.

209. ábra. Adattábla parancs. Az eredmény megjelenítéséhez az OK parancsgombra kell kattintani. A tábla megformázása után (a pénznem formátum beállítása után) kiolvasható az egyes darabszámokhoz tartozó fajlagos költségek nagysága, illetve grafikonon ábrázolható a darabszám függvényében a fajlagos költség. A szerkesztőlécen az egyváltozós tábla szintaxisa leolvasható: {=TÁBLA(;B9)}.

210. ábra. A fajlagos költségek. 163

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS 12.6.3 Kétváltozós adattábla Vizsgáljuk meg a nettó jövedelem alakulását változó darabszámok és változó eladási egységárak esetén! A feladatban két változó esetén kell megvizsgálni a nettó jövedelmet, így kétváltozós adattáblát kell készíteni. Az előző egyváltozós adattábla darabszám oszlopát másoljuk az 52-es cellából kiindulóan az előző táblánk alá. A táblánktól jobbra az 51-es sort töltsük fel az eladási egységárak értékeivel. Legyen a kezdő érték 1 250 Ft és 50 Ft-os lépésközzel töltsük fel a cellákat 1 500 Ft-ig. A tábla elkészítése után a sor és oszlopértékek, mint változók találkozásánál lévő A51-es cellába hozzuk át a jövedelem kiszámításának képletét az előző feladatban megadottak szerint a cellahivatkozás módszerével: =B21.

211. ábra. Kétváltozós adattábla készítése. Ha a képletet a megfelelő módon áthoztuk ebbe az új táblába, azután jelöljük ki a táblát és kérjük az Adatok menüszalag Adateszközök csoportjának Lehetőségelemzés ikonjához tartozó Adattábla… parancsát! Most a párbeszédablakban mindkét kért értéket meg kell adni (Sorértékek és Oszlopértékek bemeneti cellája), mivel a készülő adattáblánk kétváltozós. Figyelmesen, a táblánknak megfelelően adjuk meg a Sorértékek és az Oszlopértékek bemeneti celláját! A sorban az eladási egységárak vannak, aminek bemeneti cellája a megadott 1 350 Ft-ot tartalmazó cella, azaz a B8-as cella, az Oszlopértékek bemeneti cellája pedig a darabszám cellája, aminek értéke 10 000, cellája B9.

164


212. ábra. Sor- és Oszlopértékek cellájának megadása. Az értékek megadása után az eredmény megformázott táblája a látható a következő ábrán. A szerkesztőlécen a kétváltozós tábla szintaxisa leolvasható a két bemeneti adattal:{=TÁBLA(B8;B9)}.

213. ábra. A kétváltozós adattábla. 12.7 ÖSSZEFOGLALÁS A leckében a kiszámított értékek vizsgálatával ismerkedhettünk meg, ami elengedhetetlenül szükséges különböző tervezési, modellezési feladatoknál. Általánosságban megállapíthatjuk, hogy minden olyan esetben a segítségünkre vannak ezek az eszközök, amikor „mi történne ha…” típusú kérdésekkel állunk szemben. Az ilyen típusú feladatoknál egyik lehetőségünk a célértékkeresés, amikor is a képletünknek vagy függvényünknek egy általunk megadott eredményéhez, a parancs a segítségével megkeressük a bemeneti változót.

165

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS A másik eszközünk, az egy-, illetve kétváltozós adattábla, melynek a felhasználásával lehetőségünk van megvizsgálni, hogy a képletünk vagy függvényünk kiszámított értéke, hogyan változik a bemeneti adatok függvényében (egy bemenetű vagy két bemenetű). Ezeknek az adattábláknak a generáltatásával, elkészítésével az egyedi számítások hosszadalmas elvégzését takarítjuk meg.


166

Mit jelent a lehetőségelemzésekhez tartozó célértékkeresés? Mit jelent a lehetőségelemzésekhez tartozó adattábla parancs? Milyen típusai vannak az adattáblának? Hogyan kell elkészíteni az egyváltozós adattáblát? Hogyan kell elkészíteni a kétváltozós adattáblát?


13. ÖSSZEFOGLALÁS 13.1 A KURZUSBAN KITŰZÖTT CÉLOK ÖSSZEFOGLALÁSA A tanegység alapvető célkitűzése, megismertetni a hallgatókat a Microsoft Excel 2007 program gyakorlati szintű felhasználási lehetőségeivel. Ezt célozta a tananyag leckéinek ismeretanyaga és a gyakorlati munkához alkalmazott feladatok. A leckék elsősorban a táblázatkezelő program probléma, illetve a feladat-centrikus felhasználási lehetőségeit mutatták be, az egyszerűbb feladatoktól a bonyolultabbakig haladva. A kurzus ismeretanyaga nem ölelhette fel a program teljes körű felhasználási lehetőségének a bemutatását – az érthető terjedelmi korlátok miatt –, de a leckék áttanulmányozása és gyakorlati feladatok megoldása révén reményeink szerint olyan táblázatkezelési tudást szerezhetett a hallgató, ami elegendő alapot jelent a további önálló munkához.

13.2 TARTALMI ÖSSZEFOGLALÁS A tananyag 11 leckére bontva próbálta megvalósítani az alapvető célkitűzéseket, követelményeket. A táblázatkezelési alapismeretek lecke elsősorban azt célozta, hogy a program kezelőfelülete, a táblázatkezelés alapfogalmai (cella, sor, oszlop, tartomány, munkalap, munkafüzet) mint kiindulási alapismeretek, mindenki számára tisztázottak legyenek. A táblázatkezelési feladatok elvégzéséhez elengedhetetlenül szükséges az adattípusok, adatformátumok ismerete. Az ezzel kapcsolatos leckében a megoldásra váró feladatok sokféleségét figyelembe véve, majdnem a teljesség igényével ismertettük a leggyakrabban előforduló adatformátumok beállításait, kitérve a program különleges formátumaira és a felhasználó által definiált egyéni formátumokra is. A táblázatkezelőben a legnehezebb feladatot az jelenti, amikor táblázatba foglalt adatok alapján egy adott jellemzőt meg tudjunk határozni. Ilyenkor a felhasználónak kell megadni a kiszámítás képletét vagy bonyolultabb esetben a táblázatkezelő függvényeit kell segítségül hívni. Ebből adódóan a program használata megkövetel bizonyos matematikai ismereteket, de ismerni kell a program függvényeinek a használatát is. Első lépésként azt kell eldönteni, hogy az adott probléma megoldásához melyik függvényt kell alkalmazni. A tananyag súlypontját jelentette az a négy lecke, ami ehhez a témakörhöz kötődött. A gyakorlati példák az egyszerűbb viszonyszámoktól a bonyolultabb feladatokig terjedtek, amelyek megoldásainál igyekeztünk minél több függvényhasználatot bemutatni. A tananyag nem kívánt a táblázatkezelés referenciakönyve lenni, elég számba venni a program több száz függvényét, amelyek túlnyomó többségéhez gazdasági, pénzügyi, statisztikai ismeretek valamint felsőfokú matematikai ismeretek is szükségesek. Könnyebb és látványosabb feladatot jelent a táblázatkezelő alatt az adatábrázolás, a diagramkészítés. Ezzel a témakörrel foglalkozó lecke, nemcsak bemutatta az egyes diagramtípusokat, kiemelve azok jellemző tulajdonságait, hanem igyekezett felhívni a figyelmet a kiválasztás legfontosabb szempontjaira, a diagramkészítés alapvető szabályaira. A táblázatkezelő programok átmenetet jelentenek az adatbázis-kezelő programok felé. A munkalapon létrehozott nyilvántartások, adatbázisok lehetőséget teremtenek az információ tárolására, rendezésére, karbantartására és visszakeresésére. A tananyagban három lecke foglalkozott az adatbázisok létrehozásával, az egyszerűbb adatbázis-műveletek vég167

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS rehajtásával, valamint az adatbázisok egy-, illetve többváltozós elemzésével, kiértékelésével. Az itt tanultak jól hasznosíthatók a kutatómunka során gyűjtött nagy adatmennyiség kiértékelésében (pl. a kérdőíves felmérések kiértékelésében). A tananyagban bemutattuk az analitikus elemzésen túl, az automatizált adatfeldolgozást is (Bővítmények használata). Betekintést adtunk a tervezés, a modellezés témaköréhez tartozó, „mi lenne ha…” típusú kérdések megválaszolásában segítségünkre lévő célértékkeresés és az egy- illetve kétváltozós adattáblák készítésébe is.

13.3 ZÁRÁS Jelen tananyag összeállításának alapvető célja olyan feladatok, problémák felvetése volt, amelyek a társadalmi, gazdasági életből vett mintaként rávilágítanak a tényleges problémák megoldásaira, minden olyan esetben, amikor a megoldásához táblázatkezelőt kell használni. A tananyagban alkalmazott feladatok a valós társadalmi, gazdasági problémákhoz mérten kicsik, viszonylag kevés változót tartalmaznak, azonban az alapvető célunk az volt, hogy minél egyszerűbben bemutassuk a táblázatkezelő felhasználási lehetőségét a számítóképes adatfeldolgozás módszerét illetően. A tananyag módszertani összeállítását illetően a szerzőnek az volt a szándéka, hogy a kidolgozott feladatok megoldásainak a leírásával, a szöveg kiemelésekkel, a mellékelt ábrákkal követhető és ellenőrizhető legyen a megoldás. A szerző bízik abban, hogy a megoldások és az eredmények értékelésének áttanulmányozásával a hallgató kedvet kap ahhoz, hogy a táblázatkezelőt alkalmazva saját szakterületén el tud végezni különböző szintű számításokat, adatelemző feladatokat.

A Szerző Eger, 2010. június 20.

168


14. KIEGÉSZÍTÉSEK 14.1 GLOSSZÁRIUM, KULCSFOGALMAK ÉRTELMEZÉSE aktív cella alkalmazás Állapotsor

argumentum aritmetikai művelet Asztal attribútum

automatikus képletkiegészítés

betűméret betűtípus billentyűparancs

cella cellahivatkozás cellatartomány Címsor

csoport (a Szalagon)

A kijelölt cella. A hivatkozása (címe) leolvasható a Név mezőben. Számítógépes program. A programablak alsó részén lévő sáv, amely információt ad a program működéséről, illetve az ablakban lévő dokumentumról. Paraméter, meghatározott típusú adat, amivel a függvények a számításokat végzik. Számokon végzett matematikai művelet (pl. összeadás, kivonás, szorzás, osztás). A számítógép bekapcsolását követően a Windows rendszerben megjelenő, színes képernyőfelület egésze. Olyan tulajdonság, amely elválaszthatatlanul, lényege szerint hozzátartozik valamihez. A karakterek (betűk) mérete, színe, stílusa nem más, mint a karakter attribútumai. A függvény nevének néhány karakterét begépelve megjelenik egy lista a cella alatt, amelyben az Excel felajánlja a beírt karakterekkel kezdődő függvényeket. Kiválasztva a megfelelőt további gépelés nélkül vihetjük be a függvényt a cellába. A karakterek formázásakor megváltoztatható tulajdonság. Mértékegysége a pont (1”/72=1 pont). Karakterformázási beállítás, amely a betűk egységes alakját határozza meg. Sok betűtípus közül választhatunk, például: Arial, Times New Roman stb. Billentyűkombináció, amivel a programokat vezéreljük, a műveleteket végrehajtunk (pl. a Ctrl+C a legtöbb programban a másolás parancs). Lásd még: gyorsbillentyű, parancsbillentyű. A munkalap adott oszlopának és sorának találkozási pontjában lévő mező. A cella címe, az oszlop betűjelével és a sor számával megadva (pl. B3, D10). A cellák négyszög alakú csoportja (pl. A1:B5 – az A1 cellától a B5 celláig tartó cellák csoportja). A programablak tetején lévő terület, amely a program nevét tartalmazza. A dokumentumablakok címsorában a dokumentum neve látható. Azonos jellegű feladatot elvégző gombok a Szalagon (pl. Betűtípus). 169

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS csúszka

diagram

egérkurzor

Elemleírás elérési útvonal élő előkép

élőfej élőláb

fazetta-hatás feltételes formátum

fogd és vidd módszer

formátum forrásfájl függvény gördítősáv gyorsbillentyű 170

Értékek beállítását egérrel lehetővé tevő „fogantyú”. A munkafüzet nagyítási aránya a Nagyítás csúszka segítségével fokozatmentesen állítható. Adatok szemléletes, grafikus ábrázolása. A diagram egyik fajtája a grafikon (vonal diagram), amely két változó kapcsolatát egy derékszögű koordinátarendszerben ábrázolja (pl. a szinusz függvény grafikonja). Egérmutató. A felhasználó által a képernyőn mozgatott, általában nyíl alakú alakzat. A mozgatás az egérrel vagy más mozgatóeszközzel (például a hordozható számítógépeken touchpad) történik. Rövid leírás, ami akkor jelenik meg, ha a gombra mutatunk az egérrel. Útvonal, amelyen egy fájl a könyvtárszerkezetben (mappastruktúrában) megtalálható. A kiválasztott formátum megmutatása a kijelölt objektumon (pl. diagramon vagy cellatartományon), még a parancs végrehajtása előtt. Segít a megfelelő formátum kiválasztásában. Olyan önálló szövegterület, mely a dokumentum minden oldalán, a felső margón, ugyanazzal a tartalommal és formátummal jelenik meg. Olyan önálló szövegterület, mely a dokumentum minden oldalán, az alsó margón, ugyanazzal a tartalommal és formátummal jelenik meg. A tükörlap vagy falap oldalainak szögbe csiszolását imitáló grafikai hatás a képeken. A feltételes formátum a beállított feltételeknek megfelelően megváltoztatja a cella formátumát, ha a feltétel teljesül (pl. kiemeli piros betűszínnel és sárga háttérrel a negatív számokat tartalmazó cellákat). Objektumok (szövegrészek, cellatartományok, képek, grafikák) áthelyezésére gyakran használt egeres módszer. Az egér bal gombját lenyomva tartva megfogjuk az objektumot, és a kívánt helyre visszük (húzzuk). Betűk, számok, cellák, diagramok tulajdonságai (pl. betűméret, ezres csoportosított számformátum, piros térhatású oszlopok a diagramon). Fájl, amely a célfájlhoz becsatolt objektumot tartalmazza. Névvel ellátott eljárás vagy művelet, amely matematikai, pénzügyi számítások, szövegműveletek elvégzésére szolgál (pl. a SZUM függvény). Az ablak jobb oldalán és/vagy az alján megjelenő sáv, amellyel az ablaktartalom görgethető fel/le, illetve jobbra/balra. Billentyűkombináció, amivel a programokat vezéreljük,


Gyorselérési eszköztár

Gyűjtemény

helyettesítő karakterek helyi menü hivatkozás

hivatkozás mező

inch intelligens címke

jelölőnégyzet

karakter karakterlánc képlet kitöltőnégyzet

konstans kontraszt

műveleteket hajtunk végre (pl. a Ctrl+C a legtöbb programban a másolás parancs). Lásd még: billentyűparancs, parancsbillentyű. A Gyorselérési eszköztáron a gyakran használt parancsok gombjai helyezhetők el. A Gyorselérési eszközt az ablak Címsorának bal oldalán vagy a Szalag alatt helyezkedhet el. A Gyűjtemény (galéria) formátumokat, beállítási lehetőségeket jelenít meg miniatűrök formájában. A gyűjteményekből gyorsan és kényelmesen választhatjuk ki a megfelelő formátumot. A keresési feltételekben egy vagy több ismeretlen karakter helyett adható meg. A * bármilyen és bármennyi, míg a ? csak egy bármilyen karaktert helyettesít. Jobb egér kattintás hatására megjelenő menü. Tartalmazza annak az objektumnak a legfontosabb parancsait, amelyre kattintunk. Lehet cella- vagy tartományhivatkozás. cellahivatkozás: A cella címe, az oszlop betűjelével és a sor számával megadva (pl. B2, D15). tartományhivatkozás: Több cellából álló tartomány címe, például A1:C8. Olyan függvényargumentum, amelyben cellahivatkozás is megadható. A jobb szélén lévő hivatkozás gombról ismerhető fel. Angolszász hosszúság-mértékegység, magyarul hüvelyk. 1 hüvelyk ~ 2,54 cm. Az intelligens címke gomb bizonyos műveletek végrehajtásakor jelenik meg a táblázatban. Jellemzően a végrehajtott művelet más módon történő végrehajtásához kínál fel parancsokat. A párbeszédpaneleken megtalálható négyzet alakú terület, amely kiválasztásával (az egérrel rákattintunk és pipa kerül a négyzetbe) kapcsolhatunk be adott beállításokat. Az informatikában az információ egy egysége. Például karakter egy betű, szám, írásjel vagy speciális szimbólum (pl. %, @, §). Karakterek sorozata, más szóval szövegkonstans (string). Kifejezés, amivel valamilyen érték számítható ki. Az Excelben a matematikai számításokat képlettekkel oldjuk meg. A kijelölt cella-, illetve cellatartomány jobb alsó sarkában megjelenő négyzet. Sorozatkészítés és a másolás hatékony eszköze. Rögzített érték, magyarul állandó (pl. 350). A képek világos és sötét részeinek egymáshoz való viszonya. 171

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS kurzormozgató billentyű

lap (a Szalagon) Lap elrendezése nézet legördülő lista

logikai érték

mappa margó mentés

mentés másként méretmező mezőutasítás

Minipult munkalapfül Név mező Nyomtatási kép Office csomag

172

A billentyűzeten a külön csoportban található billentyűk (Fel, Le, Jobbra, Balra, Home, End, Page Up, Page Down), az Excel munkafüzetekben a cellakijelölő kurzor mozgatására szolgálnak. A Szalag egy területe, amely csoportokba szervezett gombokat tartalmaz. Egy-egy lapon logikailag összetartozó műveletek gombjai találhatók. Lap elrendezése nézetben a képernyőn láthatók és szerkeszthetők a lapmargók, valamint az élőfej és élőláb. Párbeszédpanelekben a parancsok paraméterezésére gyakran használt eszköz. A nyílgombra kattintva legördülő listából választhatjuk ki a megfelelő paramétert, így gépelés nélkül, gyorsan megadható a kívánt paraméter. Két értéke lehet, az IGAZ és a HAMIS. A logikai függvények logikai értéket adnak eredményül (pl. az ÉS, illetve a VAGY függvények). Állományok tárolására, rendszerezésére szolgáló eszköz az informatikában. Lapszél, üres hely a papírlap szélein, tetején, illetve alján. Az a művelet, amelynek hatására az elkészült munka (szöveg, kép, táblázat stb.) a felhasználó által megadott helyre (háttértárolóra, mappába), és az általa megadott néven eltárolódik. Olyan eljárás, amely során egy dokumentumot más néven, más helyre vagy akár más formátumban is elmenthetünk. Párbeszédpanelekben számokkal megadott paraméterek megadására gyakran használt eszköz. A kívánt érték gépelés nélkül, a kis nyílgombokra kattintva is beállítható. A mezőutasítások hatására valamilyen „élő” adat jelenik meg a fejlécben, illetve láblécben. Például az &[Oldal] mezőutasítás minden oldalon az aktuális oldalszámot jeleníti meg. Formázási parancsokat tartalmazó eszköztár, amely a szöveg kijelölésekor jelenik meg. A munkalapfülre kattintva válthatunk a munkalapok között. A Név mezőben az aktív cella hivatkozása vagy tartományneve olvasható. A Szerkesztőléc bal oldalán található. Azt mutatja meg a képernyőn, hogy a dokumentum hogyan jelenik meg a nyomtatásban. Irodai alkalmazás- vagy más néven programcsomag, amely a jellegzetes irodai teendők (szövegszerkesztés, táblázatkezelés, prezentációkészítés, nyilvántartások kezelése) elvégzését teszi lehetővé.

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS Office menü oldaltördelés operandus összehasonlítási művelet paraméter parancsbillentyű

parancsikon

párbeszédpanel párbeszédpanel megnyitó prezentáció prioritás professzionális reláció rovatfej sablon sorozat stílus Szalag Szerkesztőléc

Az Office menüben találjuk a fájlkezelő, a nyomtatás és a program beállítás parancsokat. Az Office menü az Office gombra kattintva érhető el. A dokumentum tartalmának elrendezése az adott oldalméretnek és margóknak megfelelően. A matematikai képletek (műveletek) az operandusokkal – adatokkal – végzik el a műveleti jelek által előírt műveletet. Matematikai művelet, amely két érték egymáshoz való viszonyát vizsgálja (pl. A1>B2). Tényező; egyenletben vagy függvényben, kifejezésében szereplő tetszőleges érték. Billentyűkombináció, amivel a programokat vezéreljük, műveleteket hajtunk végre (pl. a Ctrl+C a legtöbb programban a másolás parancs). Lásd még: billentyűparancs, gyorsbillentyű. Egy programindító ikon vagy mappa másolata (a programindító ikontól abban különbözik, hogy bal alsó sarkában egy kis nyíl látható). Általában az Asztalon helyezzük el egy alkalmazás vagy egy dokumentum gyorsabb elérése érdekében. Számos parancs párbeszédpanelben paraméterezhető (pl. a Cellák formázása párbeszédpanelben állíthatjuk be a cellaformátumokat). A párbeszédpanel megnyitó gombra kattintva párbeszédpanel nyílik meg, ahol az adott parancs részletes beállítási lehetőségei jelennek meg. Valaminek a bemutatása, előadása. A számítógépes prezentációk prezentációkészítő programmal (pl. PowerPoint) készülnek, és projektorral vetítik le. A matematikai műveletvégzés sorrendje. Hivatásos, szakmabeli, szakszerű. Összehasonlító művelet a matematikában. Az adatlista első sora (fejrekord), amely egyedi mezőazonosító neveket tartalmaz. Előre megadott formátummal illetve tartalommal rendelkező eszköz. A számtani, mértani és szövegsorozatok bevitelét az Excel támogatja. A szövegsorozatok alapján a táblázatok, illetve adatlisták rendezhetők. A stílus a cella több formátumát foglalja magába. A Szalag a képernyő felső részén helyezkedik el, ahol elérhetők az Office programok (Word, Excel, PowerPoint) szolgáltatásai. A Szerkesztőlécen az aktív cella tényleges tartalma látható és szerkeszthető. 173

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS szövegkurzor szűrés Tálca

tartomány tartományhivatkozás téma tömb transzponál Vágólap

választógomb

Windows Intéző WordArt-stílus

174

A szövegkurzor a következő beszúrható vagy törölhető karakter helyét jelöli szerkesztéskor. Windows környezetben jellemzően egy kis villogó függőleges vonal. A megadott feltételeknek megfelelő adatrekordok kiválogatása táblázatokból, illetve adatlistákból. A képernyő alján megjelenő vízszintes sáv, amely a Windows operációs rendszer része. A tálca majdnem mindig látható. Négy fő része van: a Start gomb, amely megnyitja a Start menüt; a Gyorsindítás eszköztár, amely segítségével egy kattintással indíthatók a programok; a középső rész, amelyben látható, mely programok és dokumentumok nyitottak, és a megfelelőre kattintással könnyen válthat azok között; illetve az értesítési terület, amely tartalmazza az órát és az ikonokat, amelyek különböző programok és számítógép-beállítások állapotát mutatják. Cellatartomány. A cellák négyszög alakú csoportja (pl. A1:B5 – az A1 cellától a B5 celláig tartó cellák csoportja). Több cellából álló tartomány azonosítója, például A1:C8. Előre definiált formátum, amely az egész munkalap megjelenését meghatározza. A tömböt a matematikában mátrixnak nevezzük. A függőleges cellatartományt vízszintes cellatartománnyá alakít, és vice versa. A Windows operációs rendszerek eszköze (a számítógép memória egy speciális területe) adatok áthelyezéséhez és másolásához. A Vágólap az utoljára kivágott vagy másolt adatot tartalmazza. A beillesztés művelettel helyezhetjük a Vágólap tartalmát a dokumentumba. A Vágólappal különböző programok között is mozgathatjuk az adatokat. A párbeszédpanelek gyakori paraméter megadási módja, amikor két vagy több paraméter (lehetőség) közül választhatunk egyet (grafikus megjelenésük: kis körök a paraméterek neve előtt). A Windows operációs rendszer fájlkezelő programja. A különleges grafikai hatású szövegek formátuma.


14.2 IRODALOMJEGYZÉK JÁNOSA András: Adatelemzés számítógéppel. Budapest, Perfekt kiadó, 2005. LÉVAINÉ Lakner Mária: Excel táblázatkezelő a gyakorlatban. Budapest, Computerbooks kiadó, 2000. NYESŐNÉ Marton Mária: Táblázatkezelés. Eger, Líceum kiadó, 2003. NYESŐNÉ Marton Mária: Táblázatkezelés. Távoktatási tankönyv. Eger, MII kiadó, 2002. NYESŐNÉ Marton Mária: Táblázatkezelés. Távoktatási feladatgyűjtemény. Eger, MII kiadó, 2002. RAPPAI Gábor: Üzleti statisztika excellel. Budapest, KSH kiadó, 2001. REIDMACHER, Heinz Peter: Excel közgazdászoknak. Budapest, Aula kiadó, 2000.

175

SZÁMÍTÓGÉPES ADATFELDOLGOZÁS. Nyesőné Marton Mária

Recommend Documents