ZRÍNYI MIKLÓS NEMZETVÉDELMI EGYETEM
7. számú melléklet a
ZMNE számhoz
. számú példány
SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK ELJÁRÁSRENDJE
- 2011 -
2
A szabálytalanságok kezelése eljárásrend célja, hogy a Zrínyi Miklós Nemzetvédelmi Egyetem vezetése a vezetői ellenőrzés keretében feltárt szabálytalanságokat a jogszabályi és belső szabályozás rendelkezéseinek megfelelően egységes keretek között számolja fel, illetve hozzájáruljon a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások sérülésének, megszegésének, szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához. 1. A szabályozás hatálya
1.1 A szabályzat hatálya kiterjed az Egyetem valamennyi polgárára és szervezeti egységére. 1.2 A szabályzat hatálya kiterjed minden olyan vezetői döntésre, gazdasági eseményre, mely az Egyetem eszközeiben és forrásaiban változást eredményez, illetve az ezeket a változtatásokat rögzítő dokumentumokra és információkra. 2. A szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrend 2.1 A szabálytalanság − a belső kontroll rendszerében − valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, szabályzat, stb.) való eltérést jelent, az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben, stb. előfordulhat. Alapesetei lehetnek: a) a szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés, stb.); b) a nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság). 2.2 A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét megalapozó jogszabályok jegyzékét az 1. függelék tartalmazza. 3. Szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrend kialakítása és működtetése 3.1 A költségvetési szerv vezetőjének – a rektornak szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét kialakítani.
–
kötelessége
a
3.2 A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatosan a rektor felelőssége, hogy: a) a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön a szervezet; b) az illetékes magasabb vezető a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan kísérje figyelemmel; c) szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság. 3.3 A szabálytalanságok kezelése a főtitkár feladata. 4. A szabálytalanságok megelőzése
3
4.1 A rektor felelős a feladatai ellátásához a költségvetési szerv használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéért, az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáért, a költségvetési szerv gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért, a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáért, az intézményi számviteli rendjéért, a belső kontroll, valamint a belső ellenőrzés megszervezéséért és hatékony működtetéséért. 4.2 Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendeletben meghatározott kötelezettség alapján a rektor feladata, a szervezeti struktúrában meghatározott egységek vezetői hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán keresztül valósul meg. Az Egyetem alkalmazottainak konkrét feladatát, hatáskörét, felelősségét, beszámoltathatóságát a munkaköri leírások szabályozzák, a hivatásos és szerződéses katonai valamint a közalkalmazotti jogviszonyból származó kötelezettségeiket a jogszabályoknak megfelelően kell teljesíteniük. 5. A szabálytalanságok kezelése 5.1 A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét az alábbi elemek alkotják: a) a szabálytalanság észlelése (útvonala); b) intézkedések, eljárások meghatározása; c) intézkedések, eljárások nyomon követése és d) a szabálytalanság/intézkedés nyilvántartása. 5.2 A szabálytalanságok észlelése történhet az Egyetem vagy a hivatásos, szerződéses állomány tagja, valamint közalkalmazott, vagy bármely az Egyetemmel foglalkoztatási jogviszonyban álló személy (együttesen: munkavállaló), továbbá egyéb külső személy részéről egyaránt. 5.3 Ha az Egyetem valamely munkavállalója szabálytalanságot észlel, köteles azt haladéktalanul jelenteni a közvetlen felettesének. Amennyiben a felettese az adott ügyben érintett, az illetékes magasabb vezetőt, annak érintettsége esetén a rektort, a rektor érintettsége esetén pedig a fenntartót kell értesítenie. Ha külső személy észlel szabálytalanságot, a rektort, a rektor érintettsége esetén pedig a fenntartót kell értesítenie. 5.4 A kisebb súlyú szabálytalanság jelentése a szabálytalanság észlelőjének választása szerint szóban vagy írásban történik. A felettese utasíthatja a bejelentőt a szóban tett jelentés írásba foglalására. Nagyobb súlyú szabálytalanság, valamint a közvetlen felettes érintettsége esetében a bejelentést írásban kell megtenni. 5.5 Szabálytalanság jelentésekor lehetőleg ki kell térni arra, hogy: a) mi a szabálytalanság pontos tartalma; b) milyen normától való eltérésről van szó; c) elévülési időn belül észlelték-e a szabálytalanságot; d) a szabálytalanság mely területet érinti;
4
e) van-e enyhítő körülmény (pl. a határidő túllépését váratlan, elháríthatatlan külső akadály fellépése okozta, a hibás elszámolást informatikai hiba okozta, stb.); f) a szabálytalanság gyanúja dokumentumokon alapuló vagy helyszíni ellenőrzés következtében merült fel; g) korrigálható-e a szabálytalanság; h) pénzbeli juttatást érintő szabálytalanság esetén van-e reális lehetőség a visszakövetelésre – amennyiben igen, megtörténtek-e az ahhoz szükséges intézkedések és i) amennyiben kártérítési igény merül fel, foganatosították-e az ahhoz szükséges intézkedéseket. 5.6. A jelentést tevő felettese haladéktalanul továbbítja a jelentést a főtitkárnak. 5.7 A főtitkár a szabálytalansággal kapcsolatos információk összegyűjtésére haladéktalanul intézkedik, az így összegyűlt információt értékeli. Az értékelés során elsősorban azt vizsgálja, hogy az információ valóban szabálytalanságra utal-e. Szabálytalanság esetén megvizsgálja annak jellegét (egyszeri vagy ismétlődő), és súlyát (szándékos, gondatlan, vétlen vagy a hatályos szabályozás ellentmondásaiból szükségszerűen adódó). 5.8 A vizsgálat eredményétől függően a főtitkár az alábbi döntéseket hozza: a) az írásban bejelentett, külön intézkedést nem igénylő szabálytalanságot intézkedés nélkül nyilvántartásba veszi, b) megteszi a szabálytalanság megszüntetésére a szükséges intézkedéseket, és intézkedik a szabálytalanság, valamint az intézkedések nyilvántartásba vétele érdekében, c) írásban átadja az ügyet az intézkedésre jogosult személynek, d) értesíti a rektort. 5.9 Amennyiben a belső ellenőrzés észlel szabálytalanságot, a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet rendelkezéseinek megfelelően jár el. Az Egyetemnek intézkedési tervet kell kidolgoznia a belső ellenőrzés által feltárt hiányosságok megszűntetésére. Az intézkedési terv kidolgozásának kötelezettsége az érintett szervezeti egység vezetőjét terheli. 5.10 Ha a szabálytalanság belső ellenőrzés által került feltárásra, a feltáráskor külön vizsgálni kell az alábbiakat: a) miért nem tárta fel a belső kontroll rendszer a szabálytalanságot és az azt lehetővé tevő tényezőket; b) amennyiben a belső kontroll rendszer feltárta a szabálytalanságot vagy az azt lehetővé tevő tényezőket, az érintett szervezeti egység vezetője miért nem tette meg a megelőzéshez, illetve a káros következmények csökkentéséhez szükséges intézkedéseket; c) ha a szükséges intézkedéseket megtette a vezető, miért nem érte el a kívánt hatást; d) volt-e korábban olyan vizsgálat, amelynek fel kellett volna tárnia a szabálytalanságot.
5
5.11 Külső ellenőrzési szerv eljárása során észlelt szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza, amelynek alapján az ZMNE intézkedési tervet készít és hajt végre. A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el. 6. Intézkedések 6.1 Az intézkedés célja lehet: a) a szabálytalanság, valamint a szabálytalanság következményeinek felszámolása, a szabályszerű állapot helyreállítása, b) a felelősség megállapítása és érvényesítése, c) a szabálytalanság megismétlődésének megakadályozása, ideértve a belső kontroll rendszer továbbfejlesztésére tett javaslatokat is. 6.2 Az alkalmazható intézkedések: a) saját hatáskörben hozott döntés, valamint egyéb intézkedés, ügyirat, nyilvántartás esetében annak kijavítása, visszavonása, módosítása, kiegészítése; b) a felelősség megállapítása, valamint polgári jogi és munkajogi igény érvényesítése érdekében fegyelmi eljárás indítása, munkajogi igény érvényesítése, polgári jogi igény érvényesítése érdekében a fegyelmi jogkör gyakorlójának, illetve illetékes magasabb vezető az értesítése a megfelelő iratok átadásával; c) a szabálytalansághoz vezető körülmények, feltételek megváltoztatása vagy d) a hatáskörrel, illetékességgel rendelkező szervek (rendőrség, katonai ügyészség) megkeresése. 6.3 Kisebb súlyú szabálytalanság esetében az intézkedés szóban is megtehető. Egyébként az intézkedést írásba kell foglalni. 6.4 Kiemelt jelentőségű szabálytalanság esetén a minősítésre vonatkozó végső döntés meghozatala és az intézkedések foganatosításának megindítása a főtitkár hatáskörébe tartozik. 6.5 Az Egyetemen belüli szabálytalanság esetén a kárt okozó munkavállaló köteles az okozott kárt megtéríteni. A kártérítési kötelezettséget az érintett szervezeti egység vezetője valamennyi feltétel és körülmény mérlegelése után a jogszabályokban előírt korlátok közt korlátlan mértékben csökkentheti. A mérlegelési jogkör alól kivételt jelentenek a büntetőeljárás megindítására okot adó cselekmények, mivel azok vonatkozásában az eljárás megindítása kötelező, valamint a kiemelt jelentőségű szabálytalanságok, mert ott nem csökkenthető a kártérítési kötelezettség. 7. Az intézkedések nyomon követése 7.1 Az intézkedésre jogosult személy vagy az általa kijelölt vezető figyelemmel kíséri az intézkedés végrehajtását, a megindított eljárások helyzetét, annak során feltárja az esetleges további szabálytalanságok lehetőségeit és megszüntetésükre intézkedést, javaslatot tesz.
6
7.2 Az intézkedés elrendelője a nyomon követés alapján, szükség szerint újabb intézkedést hoz, vagy újabb intézkedést kezdeményez az arra jogosult személynél. 7.3 A főtitkár a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyomon követése során: a) nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntések, illetve a megindított eljárások helyzetét; b) figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását; c) a feltárt szabálytalanság típusa alapján a további „szabálytalanságlehetőségeket” azonosítja, (a hasonló projektek, témák, kockázatok meghatározása) információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást. 7.4 A Belső Ellenőrzési Csoport által végzett ellenőrzések ellenőrzési jelentései alapján az ellenőrzöttnek intézkedési tervet kell készítenie. A rektornak az éves ellenőrzési jelentésben kell számot adnia a belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosításáról, az intézkedési tervek megvalósításáról, az ellenőrzési megállapítások és ajánlások hasznosulásának tapasztalatairól, az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatokról. 8. A szabálytalanság és az intézkedések nyilvántartása 8.1 A főtitkár nyilvántartást vezet a bejelentett, szabálytalanságokról és a megtett intézkedésekről.
illetve
az
általa
észlelt
8.2 A szabálytalansággal kapcsolatos eljárások, intézkedések nyilvántartása az alábbiakat tartalmazza: a)
a szükséges eljárás, intézkedés típusát,
b)
az észlelő megnevezését,
c)
az érintett megnevezését,
d)
az észlelés időpontját,
e)
a szabálytalanság időpontját, a szabálytalanság tárgyát, az eljárás, intézkedés időpontját,
f)
a megállapításokat, javaslatokat,
g)
a jogkövetkezményeket, és az
h)
az intézkedési tervek végrehajtását.
8.3 A nyilvántartás kizárólag elektronikusan vezethető. A nyilvántartásban a szabálytalansággal kapcsolatosan megnevezett munkavállaló (bejelentő, szabálytalanságot elkövető, tanú, stb.) személyi adatai közül csak neve és beosztása rögzíthető. 8.4 Az intézkedés elrendelője az általa vezetett nyilvántartás alapján évente, a tárgyévet követő január 31-ig összesítőt készít a rektor részére.
7
8.5 A főtitkár feladata a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyilvántartása során: a) a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről gondoskodik; b) egy elkülönített, a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartásban iktatni kell a kapcsolódó írásos dokumentumokat; c) nyilván tartja a megtett intézkedéseket, az azokhoz kapcsolódó határidőket és d) a pályázati úton felhasználásra kerülő források, költségvetési előirányzatok tekintetében figyelembe veszi a Nemzeti Fejlesztési Terv operatív programjai, az EQUAL Közösségi Kezdeményezés program és a Kohéziós Alap projektek támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenőrzési rendszerek kialakításáról szóló 360/2004. (XII. 26.) Korm. rendelet VII., valamint a 2007-2013. programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési rendszerek kialakításáról szóló 281/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet VIII. Szabálytalanságok kezelése című fejezetében meghatározottakat. 8.6 A szabálytalanságok nyilvántartása és az ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedések nyilvántartásának segédletét a 2. függelék tartalmazza. 9. 9.1 A főtitkár éves beszámoló jelentésében, az adott költségvetési évre vonatkozóan részletezi a)
feltárt szabálytalanságok számát, típusát,
b)
a szabálytalanságok kiküszöbölésére tett intézkedéseket és
c)
a rendszer működtetése során keletkezett tapasztalatokat 10. Záró rendelkezések
10.1 A jelen szabályzatot a Szenátus 2011. január 26-i ülésén megtárgyalta és az SzMSz mellékleteként elfogadta. 10.2 Ez a szabályzat 2011. február 1-jén lép hatályba. A szabályzat hatályba lépésével egyidejűleg hatályát veszti az SzMSz korábbi 25. sz. melléklete. Budapest, 2011.
-n A rektor jogkörében eljárva:
Dr. Lakatos László ny. okl. mk. vezérőrnagy főtitkár
8
Készült: 1 eredeti példányban Egy példány: 12 lap Ügyintéző (tel.): dr. Bódi Roland (29-656) Kapja: Irattár Sokszorosítva: 8 példányban Egy példány 12 lap Kapják: 1. sz. soksz. pld.: miniszteri biztos 2. sz. soksz. pld.: főtitkár 3. sz. soksz. pld.: ORH 4. sz. soksz. pld.: TRH 5. sz. soksz. pld.: SIRH 6. sz. soksz. pld.: BJHMK dékán 7. sz. soksz. pld.: KLHTK dékán 8. sz. soksz. pld.: gazdasági igazgató
9 1. sz függelék A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét megalapozó jogszabályok jegyzéke összeállításához Irányadó belső szabályok és jogszabályok Belső szabályok I.
Szervezeti és Működési Szabályzat és mellékletei 1. számú: A Bolyai János Hadmérnöki Kar Szervezeti és Működési Rendje 2. számú: A Kossuth Lajos Hadtudományi Kar Szervezeti és Működési Rendje 3. számú: Minőségirányítási Kézikönyv 4. számú: Egyetemi Tanulmányi és Vizsgaszabályzat 5. számú: Egyetemi Felvételi Szabályzat 6. számú: Egyetemi Térítési és Juttatási Szabályzat 7. számú: Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje 8. számú: Egyetemi Kollégiumi Felvételi Szabályzat 9. számú: Hallgatói Baleset-megelőzési Szabályzat
II. Egyéb szabályzatok Gazdálkodási szabályzat Kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési, érvényesítési szabályzat Egyes nem rendszeres személyi juttatásokról és a munkaviszonyon kívüli tevékenységekről szóló szabályzat Önköltség számítási szabályzat (Köz)beszerzési szabályzat Pénzkezelési szabályzat Bizonylati szabályzat Vállalkozási szabályzat A ZMNE szenátusának szervezeti és működési szabályzata Belső Kontroll Általános szabályzat Üzemeltetési szabályzat az egyetem páncélos és gépjármű technikai, közlekedés szaktechnikai eszközeinek üzemeltetésére, technikai kiszolgálására, valamint az azokhoz kapcsolódó balesetek kivizsgálására Tűzvédelmi szabályzat Szervezeti munkavédelmi szabályzat A ZMNE leltározási és selejtezési szabályzata A ZMNE kezelésében levő közérdekű adatok közzétételének és az adatigénylés teljesítésének szabályzata Üzemeltetési szabályzat
10 A ZMNE szellemi tulajdon szabályzata A ZMNE biztonsági szabályzata NATO/EU információk védelmére ZMNE titokvédelmi és ügyviteli szabályzata ZMNE Informatikai és kommunikációs védelmi (biztonsági) szabályzata III. Egyéb szabályzat hatályú rendelkezések 350/2008. ZMNE rektori intézkedés az egyetem működési rendjére 96/2008. ZMNE rektori intézkedés a szolgálati rádiótelefon-ellátás és használat szabályairól /2008. ZMNE rektori intézkedés a dohányzásról és a dohányzóhelyek kijelöléséről Katasztrófavédelmi terv Kollektív szerződés a ZMNE közalkalmazottai számára Szakmai intézkedés a ZMNE anyag és raktárgazdálkodásainak szabályairól Szervezeti és működési utasítás ZMNE Bázis részére (Ócsa) ZMNE anyag, eszköz, szolgáltatás igénylési rendszere ZMNE Belső ellenőrzési kézikönyve IV. Az I.-II. pont alatti szabályzatok felhatalmazása alapján kiadott rektori utasítások (különösen) Szabálytalanság esetén indítható eljárásokra vonatkozó jogszabályok: A Büntető Törvénykönyvről szóló 1978. évi IV. törvény 10. § (1) bekezdése szerint bűncselekmény az a szándékosan vagy ha a törvény a gondatlan elkövetést is bünteti gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvény büntetés kiszabását rendeli. A büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény (a továbbiakban: Be.) 6. § (1) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozó hatóságnak kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén büntetőeljárást megindítani. A Be. 171. § (2) bekezdése előírja, hogy a hivatalos személy köteles a hatáskörében tudomására jutott bűncselekményt feljelenteni. A feljelentést rendszerint az ügyészségnél vagy a nyomozati hatóságnál kell megtenni. A szabálysértésekről szóló 1999. évi LXIX. törvény 1. § (1) bekezdése szerint szabálysértés az a jogellenes, tevékenységben vagy mulasztásban megnyilvánuló cselekmény, melyet törvény, kormányrendelet vagy önkormányzati rendelet szabálysértésnek nyilvánít, s amelynek elkövetőit az e törvényben meghatározott joghátrány fenyeget. A törvény második része foglalkozik részletesen a szabálysértési eljárással, a 82. § (1) bekezdése kimondja, hogy szabálysértési eljárás feljelentés, illetőleg a szabálysértési hatóság részéről eljáró személy észlelése vagy tudomása alapján indulhat meg. A Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 339. § (1) bekezdése kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelősség alól, ha bizonyítja, hogy úgy járt el, ahogy az adott helyzetben általában elvárható. A kártérítési eljárás megindítására a Polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény rendelkezései (elsősorban a XXIII. Fejezet, a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegű jogviszonyból származó perek) az irányadók. Kártérítési felelősség tekintetében irányadók továbbá a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény (Mt.), a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (Kjt.) megfelelő rendelkezései. Fegyelmi eljárás, illetve felelősség tekintetében az Mt., Kjt. a Hft, és a Hjt. megfelelő rendelkezései az irányadók.
11
A szabályzat jogszabályi háttere:
az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (Áht.);
az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.)Korm. rendelet (Ámr);
a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI.26.) Korm. rendelet;
a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény (Mt.);
a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (Kjt.)
a katonai és rendvédelmi felsőoktatási intézmények vezetőinek, oktatóinak és hallgatóinak jogállásáról szóló 1996. évi XLV. törvény (Hft.);
a Magyar Honvédség hivatásos és szerződéses állományú katonáinak jogállásáról szóló 2001. évi XCV. törvény (Hjt.).
12 2. sz függelék Minta „Szabálytalanságok nyilvántartása”-nak elkészítéséhez Sorszám:
A szabálytalanság típusa*:
A keletkezett kár összege:
A szabálytalanság leírása:
Az érintettek megnevezése, beosztása (munkaköre):
A lezárult eljárás eredménye:
A szabálytalanság kezelése érdekében tett intézkedések felsorolása:
A kapcsolódó dokumentáció nyilvántartási szám szerinti felsorolása:
A szabálytalanság kezelése érdekében tett intézkedések megvalósításának ellenőrzése, (nyomon követése):
* büntető-, szabálysértési, fegyelmi, vagy kártérítési eljárásra okot adó szabálytalanság
