STRUČNĚ O APLIKACI

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l

1 OBSAH 1

OBSAH ......................................................................................................................................................................... 2

2

O MANUÁLU ................................................................................................................................................................ 5

3

STRUČNĚ O APLIKACI ................................................................................................................................................... 6 3.1 CO JE SPRINXCRM? ..........................................................................................................................................................6 3.2 CO APLIKACE SPRINXCRM OBSAHUJE? ..................................................................................................................................6 3.2.1 Moduly (od verze 6.3)...........................................................................................................................................6 3.2.2 Demodata (od verze 6.3) ......................................................................................................................................7 3.3 POJMY VE SPRINXCRM (OD VERZE 6.3) ................................................................................................................................8 3.3.1 Kontakt (od verze 6.3) ..........................................................................................................................................8 3.3.2 Aktivita (od verze 6.3) ..........................................................................................................................................8 3.3.3 Obchodní příležitost (od verze 6.3) .......................................................................................................................9 3.3.4 Kampaň (od verze 6.3) .........................................................................................................................................9 3.3.5 Report (od verze 6.3) ..........................................................................................................................................10 3.3.6 Číselník (od verze 6.3) .........................................................................................................................................10 3.3.7 Dokument (od verze 6.3) ....................................................................................................................................10 3.4 VZHLED APLIKACE SPRINXCRM (OD VERZE 6.3) ....................................................................................................................11 3.4.1 Záhlaví (od verze 6.3) .........................................................................................................................................12 3.4.2 Menu (od verze 6.3) ...........................................................................................................................................12 3.4.3 Zápatí (od verze 6.3)...........................................................................................................................................13 3.4.4 Datový prostor (od verze 6.3) .............................................................................................................................13 3.5 ZÁKLADY PRÁCE S CRM (OD VERZE 6.3) ..............................................................................................................................16 3.5.1 Vyhledávání (od verze 6.3) .................................................................................................................................16 3.5.2 Práce s formuláři (od verze 6.3) .........................................................................................................................23 3.5.3 Práce se seznamy (od verze 6.3) ........................................................................................................................24 3.5.4 Běžné operace se záznamy (od verze 6.3) ..........................................................................................................26 3.5.5 Společné vlastnosti záznamů (od verze 6.3) .......................................................................................................30

4

STANDARDNÍ MODULY .............................................................................................................................................. 36 4.1 UVÍTACÍ STRÁNKA (OD VERZE 6.3) ......................................................................................................................................36 4.2 CRM BROWSER (OD VERZE 6.3) ........................................................................................................................................36 4.2.1 Výsledky vyhledávání v CRM Browseru (od verze 6.3) .......................................................................................36 4.2.2 Práce s jednotlivými poli (od verze 6.3) ..............................................................................................................38 4.3 KALENDÁŘ (OD VERZE 6.3) ...............................................................................................................................................39 4.3.1 Vložení nové Aktivity do Kalendáře (od verze 6.3) .............................................................................................39 4.3.2 Zobrazení Aktivit v Kalendáři (od verze 6.3) .......................................................................................................40 4.4 KONTAKTY - FIRMY (OD VERZE 6.3) ....................................................................................................................................42 4.4.1 Vytvoření nové Firmy (od verze 6.3) ...................................................................................................................42 4.4.2 Zobrazení detailu Firmy (od verze 6.3) ...............................................................................................................50 4.4.3 Editace firmy (od verze 6.3) ................................................................................................................................62 4.4.4 Odstranění Firmy (od verze 6.3) .........................................................................................................................62 4.5 KONTAKTY – OSOBY (OD VERZE 6.3) ..................................................................................................................................65 4.5.1 Vytvoření nové Osoby (od verze 6.3) ..................................................................................................................66 4.5.2 Zobrazení detailu Osoby (od verze 6.3) ..............................................................................................................68 4.5.3 Editace Osoby (od verze 6.3) ..............................................................................................................................73 4.5.4 Deaktivace Osoby (od verze 6.3) ........................................................................................................................73 4.6 OBCHODNÍ PŘÍLEŽITOSTI (OD VERZE 6.3) .............................................................................................................................75 4.6.1 Vytvoření Obchodní příležitosti ..........................................................................................................................75 4.6.2 Vyhledání Obchodní příležitosti (od verze 6.3) ...................................................................................................78 4.6.3 Detail Obchodní příležitosti (od verze 6.3) .........................................................................................................79 4.6.4 Editace Obchodní příležitosti (od verze 6.3) .......................................................................................................79 4.7 AKTIVITY – SPOLEČNÉ VLASTNOSTI (OD VERZE 6.3) ................................................................................................................82 4.7.1 Seznam Aktivit (od verze 6.3) .............................................................................................................................82 4.7.2 Hledání Aktivit (od verze 6.3) .............................................................................................................................82

© 2015 Sprinx Systems, a.s.

2

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l 4.7.3 Editace Aktivity (od verze 6.3) ............................................................................................................................83 4.7.4 Vymazání Aktivity (od verze 6.3) ........................................................................................................................83 4.8 AKTIVITY - ÚKOLY (OD VERZE 6.3) ......................................................................................................................................84 4.8.1 Vytvoření nového Úkolu (od verze 6.3) ..............................................................................................................84 4.8.2 Editace Úkolu (od verze 6.3) ...............................................................................................................................87 4.8.3 Splnění Úkolu (od verze 6.3) ...............................................................................................................................88 4.8.4 Přehled Úkolů (od verze 6.3) ..............................................................................................................................88 4.8.5 Předání vzkazu (od verze 6.3) .............................................................................................................................88 4.8.6 Email (od verze 6.3) ............................................................................................................................................89 4.9 AKTIVITY – UDÁLOSTI (OD VERZE 6.3) .................................................................................................................................97 4.9.1 Vytvoření nové Události (od verze 6.3) ..............................................................................................................97 4.9.2 Editace Události (od verze 6.3) ...........................................................................................................................97 4.10 KAMPANĚ (OD VERZE 6.3) ................................................................................................................................................99 4.10.1 Povolení pro marketingové aktivity (od verze 6.3) .............................................................................................99 4.10.2 Založení nové Kampaně (od verze 6.3) .............................................................................................................100 4.10.3 Přidání Kontaktů ke Kampani (od verze 6.3) ....................................................................................................100 4.10.4 Práce s Kampaněmi (od verze 6.3) ...................................................................................................................102 4.10.5 Uzavření Kampaně (od verze 6.3) ....................................................................................................................103 4.11 REPORTY (OD VERZE 6.3) ...............................................................................................................................................105 4.11.1 Seznamové reporty (od verze 6.3) ....................................................................................................................105 4.11.2 Reporty – grafy (od verze 6.3) ..........................................................................................................................105 4.11.3 Mapové reporty (od verze 6.3) .........................................................................................................................106 4.11.4 Přehled reportů (od verze 6.3) ..........................................................................................................................107 4.12 DOKUMENTY (OD VERZE 6.3) ..........................................................................................................................................111 4.12.1 Vložení nového Dokumentu (od verze 6.3) .......................................................................................................111 4.12.2 Práce s Dokumentem (od verze 6.3) .................................................................................................................111 4.13 MOJE CRM (OD VERZE 6.3) ...........................................................................................................................................113 4.13.1 Začínáme (od verze 6.3) ...................................................................................................................................113 4.13.2 Uživatelské nastavení (od verze 6.3) ................................................................................................................113 4.13.3 Import dat (od verze 6.3)..................................................................................................................................114 4.14 ADMINISTRACE CRM (OD VERZE 6.3) ...............................................................................................................................115 4.14.1 Správa uživatelů (od verze 6.3) ........................................................................................................................115 4.14.2 Správa dat (od verze 6.3) .................................................................................................................................117 4.14.3 Systémová konfigurace (od verze 6.3) .............................................................................................................119 4.14.4 Číselníky (od verze 6.3) .....................................................................................................................................121 4.14.5 QuickBooks sync (od verze 6.3) ........................................................................................................................128 5

ROZŠIŘUJÍCÍ MODULY PRO CRM .............................................................................................................................. 129 5.1 ZÁKAZNICKÁ CENTRA (CALL CENTRUM) (OD VERZE 6.3) .......................................................................................................129 5.1.1 Popis modulu (od verze 6.3) .............................................................................................................................129 5.1.2 Práce s modulem (od verze 6.3) .......................................................................................................................129 5.1.3 Reporty pro Zákaznické centrum (od verze 6.3) ...............................................................................................142 5.2 SEP – SYSTÉM EVIDENCE PRÁCE (OD VERZE 6.3) .................................................................................................................145 5.2.1 Seznam používaných výrazů v SEP (od verze 6.3) .............................................................................................145 5.2.2 Vytvoření zakázky (od verze 6.3) ......................................................................................................................146 5.2.3 Vytvoření etapy (od verze 6.3) .........................................................................................................................148 5.2.4 Vytvoření úseku (od verze 6.3) .........................................................................................................................149 5.2.5 Editace zakázky, etapy, úseku (od verze 6.3) ...................................................................................................150 5.2.6 Přiřazení pracovníka a typu práce (od verze 6.3) .............................................................................................152 5.2.7 Zapsání práce (od verze 6.3) ............................................................................................................................153 5.2.8 Přehledy projektů, etap, úseků a vykonané práce (od verze 6.3) .....................................................................153 5.3 SKLAD (OD VERZE 6.3) ...................................................................................................................................................154 5.3.1 Vytvoření hierarchie produktů (od verze 6.3) ...................................................................................................154 5.3.2 Vytvoření nového produktu (od verze 6.3) .......................................................................................................155 5.3.3 Přehled a hierarchie skladu (od verze 6.3) .......................................................................................................155 5.3.4 Naskladnění, zrušení a výpis pohybů (od verze 6.3) .........................................................................................155 5.3.5 Vyskladnění, vystavení a zrušení dodacího listu (od verze 6.3) ........................................................................156


3

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l 5.4 5.5 6

ZNALOSTNÍ DATABÁZE (OD VERZE 6.3) ..............................................................................................................................157 PŘEDPLACENÁ TECHNICKÁ PODPORA (OD VERZE 6.3) ...........................................................................................................157

MOBILNÍ KLIENT ...................................................................................................................................................... 158 6.1 PŘIHLÁŠENÍ (OD VERZE 6.3) ............................................................................................................................................158 6.2 CO LZE V MOBILNÍM KLIENTOVI CRM NALÉZT (OD VERZE 6.3) ...............................................................................................158 6.3 ZOBRAZENÍ KALENDÁŘE (OD VERZE 6.3) ............................................................................................................................158 6.4 VYHLEDÁNÍ ZÁKAZNÍKŮ (OD VERZE 6.3) .............................................................................................................................159 6.5 VYTVÁŘENÍ NOVÝCH ZÁZNAMŮ (OD VERZE 6.3) ..................................................................................................................161 6.5.1 Vytváření nových aktivit (od verze 6.3) ............................................................................................................161 6.6 ZAZNAMENÁVÁNÍ USKUTEČNĚNÝCH SCHŮZEK (OD VERZE 6.3) ................................................................................................161


4


2 O MANUÁLU Tento manuál je určen pro uživatele produktu SprinxCRM Online a SprinxCRM Download včetně jednouživatelské verze zdarma. Produkt SprinxCRM Download Zdarma neobsahuje všechny funkce tak jako prodejní produkty SprinxCRM. Z tohoto důvodu některé možnosti a funkce popsané v tomto manuálu ve SprinxCRM Zdarma nenaleznete nebo bude jejich rozsah omezen. Základní verzi SprinxCRM je možné rozšířit o několik specializovaných modulů, které jsou nabízeny jako příplatková služba. Některé funkce popisované v tomto manuálu jsou proto přístupné pouze uživatelům verzí s příslušným rozšiřujícím modulem. Tento manuál je určen výhradně jako výuková pomůcka ve spojení s užíváním programu SprinxCRM a bez svolení firmy Sprinx Systems z něj nesmí být nijak šířen jakýkoli textový či grafický obsah. Ilustrační obrázky v tomto manuálu byly záměrně vytvářeny z Demodat, s nimiž je SprinxCRM standardně dodáváno. Díky tomu máte možnost přesně nasimulovat uvedené postupy a ověřit si jejich správné zvládnutí ještě předtím, než Demodata ze systému smažete a vložíte do něj vlastní, ostré údaje.


5


3 STRUČNĚ O APLIKACI 3.1 Co je SprinxCRM? Obecně CRM (zkratka anglického termínu Customer Relationship Management) je systém podporující řízení vztahů se zákazníkem. Umožňuje poznat, pochopit a předvídat jejich potřeby, přání a nákupní zvyklosti. Aplikace SprinxCRM Vám pomůže efektivně řídit obchodní oddělení, pečlivě sbírat a evidovat údaje o zákaznících a sdílet vzájemně informace v celé firmě. Centralizované zpracování dat odstraní duplikace dokumentů, zvýší produktivitu práce, zjednoduší a zrychlí přístup k informacím, a proto se zrychlí i vaše reakce na potřeby zákazníků. Dále CRM snáze organizuje pracovní dobu a schůzky se zákazníky.

3.2 Co aplikace SprinxCRM obsahuje? 3.2.1 Moduly (od verze 6.3) Aplikace se skládá z několika modulů. 

Základní moduly, které jsou obsaženy v základní licenci.



Rozšiřující moduly, pro které je nutné dokoupit příslušné licence.



Modul mobilní klient, který je také obsažen v základní licenci.

Základní moduly

Rozšiřující moduly

Kontakty

Call Centra

Aktivity

Mobilní klient

Sprinx CRM Premium Pack (SEP)

Příležitosti

Kampaně

Sklad

Reporty


6


3.2.2 Demodata (od verze 6.3) SprinxCRM Online včetně zkušební Trial verze je defaultně naplněn sadou ukázkových Demodat. Ta slouží k vašemu rychlejšímu seznámení s fungováním aplikace bez nutnosti instalovat do ní vaše vlastní data. V rámci Demodat máte k dispozici připravené Kontakty – Firmy i Osoby, Obchodní příležitosti v různých fázích, řadu Aktivit, které s nimi souvisejí, a několik Kampaní. Vám byla některá z Demodat přidělena, jako byste v aplikaci již nějaký čas pracovali. Proto, když si otevřete Kalendář, vidíte v něm naplánované aktivity, které s vám přidělenými Kontakty a Příležitostmi souvisejí. Demodata můžete z aplikace kdykoli odstranit v sekci Administrace -> Správa dat -> Mazání dat. Jestliže k ukázkovým Demodatům připojíte jakékoli vlastní údaje, budou při smazání Demodat odstraněny i tyto.


7


3.3 Pojmy ve SprinxCRM (od verze 6.3) Níže jsou vysvětleny termíny, se kterými se budete v aplikaci SprinxCRM velmi často setkávat.

3.3.1 Kontakt (od verze 6.3) Kontaktem v CRM se rozumí společnost (Firma) nebo Osoba, která je vytvořená v CRM a je s ní komunikováno. Na jednotlivých Kontaktech se otevírají obchodní příležitosti a evidují aktivity s nimi spojené.

3.3.1.1 Firma (od verze 6.3) Každá firma nebo společnost má v CRM svou kartu, kde se evidují základní informace (IČO,adresa, kontaktní údaje) až po doplňující (osoby mající vztah k dané firmě, aktivity s ní spojené atd.). Hierarchie společností v CRM je vedena tak, aby bylo možno rozpoznat vztahy mezi jednotlivými firmami. Firmy lze dělit na mateřskou společnost, dceřinou společnost a středisko. Tzv. dceřiná společnost stejně jako středisko jsou podřízené mateřské společnosti. Stejně tak může být středisko podřízené dceřiné společnosti a ta podřízená mateřské společnosti.

3.3.1.2 Osoba (od verze 6.3) Osoba v CRM může být vedena dvěma způsoby, a to jako samostatně založená kontaktní osoba nebo osoba založená v CRM pod již založenou Firmou, která vykonává určitou funkci v rámci této společnosti. V CRM je možné vést kontaktní osobu u více společností, například může být vedena v jedné společnosti jako majitel a u druhé společnosti může vykonávat funkci ředitele. Tyto vztahy pak lze sledovat na kartě Osoby v záložce Firmy.

3.3.2 Aktivita (od verze 6.3) Aktivitou v CRM se rozumí Události a Úkoly. Může jít o schůzky s klienty, e-maily, telefonáty, psaní nabídek a řadu dalších činností spojených s běžnou denní agendou. Ve SprinxCRM existuje ještě mimořádný typ Aktivity, a sice Předání vzkazu, která je kombinací Události a Úkolu. Jednotlivé Aktivity jsou blíže popsány v kapitole Aktivity. Aktivity se zakládají buď přímo přes modul Aktivity z levého menu, nebo přes záložku Aktivity na kartě Kontaktu či Obchodní příležitosti (OP). Formuláře pro vytvoření Aktivit na jednotlivých záznamech (Kontakty, OP) či v modulu Aktivity se v ničem neliší. Jediným rozdílem je to, že pokud vytváříte novou událost z karty Firmy, automaticky se do pole Kontakt na této Události vloží název Firmy, a pokud novou událost zakládáte z karty Osoby u firmy, pak pole Kontakt automaticky obsahuje název Firmy i Osoby atd. Aktivity se zobrazují na formuláři Firmy, Osoby, Obchodní příležitosti, dále v Seznamu aktivit, při vyhledávání Aktivit, v Kalendáři a CRM Browseru. © 2015 Sprinx Systems, a.s.

8


3.3.2.1 Událost (od verze 6.3) Tato aktivita vyznačuje důležité okamžiky v minulosti nebo akce v budoucnosti. Událostí se v prostředí SprinxCRM rozumí například obchodní schůzka, školení, seminář atd.

3.3.2.2 Úkol (od verze 6.3) Úkolem v CRM je nazývána taková Aktivita, která bude vyžadovat od jejího vlastníka nějakou akci, např. vypracování obchodní nabídky, příprava propagačních materiálů, atd. Splněním Úkolu vzniká uživateli Událost, kterou zaznamená do systému. Typicky je například Úkolem vytvořit obchodní nabídku a Událostí, která ze splnění Úkolu vzniká, je například hodinu trvající fyzické psaní dokumentu obchodní nabídky. Struktura Úkolu je velice podobná popisu Události, ale liší se předpokládanou délkou trvání Úkolu. Úkol, na rozdíl od Události, má pevně stanovený termín splnění.

3.3.2.3 Předání telefonního vzkazu (od verze 6.3) Specifickou Aktivitou ve SprinxCRM je Předání vzkazu. Tento typ Aktivity oceníte v situacích, kdy například komunikujete s klientem, který chce přepojit na kompetentní osobu, ale ta momentálně není k zastižení. Ten, kdo vzkaz od zákazníka přebírá, dává tímto volanému na vědomí, že se jej zákazník pokoušel zkontaktovat. Záznam o předání telefonického vzkazu je uložen v Kalendáři uživatele, který jej vytvořil, a rovněž v Kalendáři volaného. Zároveň je volanému zaslán email se základními informacemi a obsahem telefonátu. Aktivita Předání vzkazu není dostupná v aplikaci SprinxCRM Zdarma.

3.3.2.4 Email (od verze 6.3) Aktivita typu Email umožňuje zasílání emailových zpráv přímo z prostředí CRM vybranému Kontaktu. Výhodou tohoto postupu je, že takto vytvořený email je ihned uložen na kartě Osoby nebo Firmy. Administrátor může nadefinovat adresu, ze které je email odesílán, na obecnou (např. [email protected]).

3.3.3 Obchodní příležitost (od verze 6.3) Obchodní příležitostí v CRM se rozumí možný prodej produktu nebo služby. Vždy je veden pod společností (Firmou) nebo kontaktní Osobou, která je založena v CRM. U každé obchodní příležitosti se poté sledují informace charakteru fáze, očekávaný obrat a další. Více informací o obchodní příležitosti je uvedeno v kapitole Obchodní příležitosti.

3.3.4 Kampaň (od verze 6.3) Kampaň je nástroj marketingového oddělení sloužící k vyvolání zájmu o produkt či službu. Kampaň v CRM obsahuje seznam kontaktů, které chcete oslovit s konkrétním záměrem nabídky produktů, služeb nebo např. zjištění spokojenosti se společností. Podrobnosti o tomto modulu a jeho použití naleznete v kapitole Kampaně. © 2015 Sprinx Systems, a.s.

9


3.3.5 Report (od verze 6.3) Reportem je chápán seznam dat v předdefinované formě, který umožňuje rychlou analýzu a zhodnocení stavu. Díky reportům lze sledovat informace např. o počtu vyhraných obchodních příležitostí na jednotlivé obchodní reprezentanty, vývoj obratu, jaké produkty se nejvíce prodávají atd. Více naleznete v kapitole Reporty.

3.3.6 Číselník (od verze 6.3) Číselník (jinými slovy rozbalovací seznam) je pojem zavedený ve SprinxCRM jako seznam předdefinovaných a upravitelných položek, které lze libovolně rozšiřovat (např. číselník oslovení, produktů atd.). Výběr z číselníku je reprezentován šipkou po pravé straně textového rámečku, která po kliknutí zobrazí seznam dat pro vložení. Více naleznete v kapitole Číselníky.

3.3.7 Dokument (od verze 6.3) Pojem dokument je zpravidla chápán jako příloha u Kontaktu, Obchodní příležitosti a jiných entit SprinxCRM. SprinxCRM plně podporuje ukládání formátů MS Office, Adobe Reader (PDF) či obrázků (JPG). Podrobnosti jsou uvedeny v kapitole Dokumenty.


 10 


3.4 Vzhled aplikace SprinxCRM (od verze 6.3) Každá stránka SprinxCRM je rozdělena do 4 bloků: 1. Záhlaví 2. Zápatí 3. Menu 4. Datový prostor a) Kontextová oblast b) Kontextový řádek c) Záložka s tlačítky d) Pracovní plocha


 11 


3.4.1 Záhlaví (od verze 6.3) Záhlaví je statickou součástí SprinxCRM. Ať pracujete ve kterékoli části aplikace, záhlaví zůstává stále stejné a nabízí pevnou sadu nástrojů pro urychlení vaší práce. V levé části záhlaví naleznete rozbalovací menu Rychlý výběr, ze kterého můžete rychle přejít na poslední vámi zobrazené položky, či si vytvořit nové specifické úkoly (např. zadat si nový úkol na zítra, kde v zobrazeném formuláři nového úkolu je již zítřejší datum předvyplněno). Ikona SprinxCRM skrývá informace o aktuální verzi aplikace, kterou využíváte, jejím licencování a odkazy na zdroje dalších informací o produktu. V případě, že využíváte Online Trial verzi, vidíte vedle loga SprinxCRM tlačítko Subscribe k objednání placené verze SprinxCRM Online. Pravá část mimo jiné nabízí pole pro rychlé fulltextové vyhledávání SprinxCRM DeepSearch. Práce s ním je vysvětlena v následujících kapitolách. Záhlaví uzavírají ikony pro odeslání vašeho názoru na SprinxCRM, otevření aplikace v mobilní verzi a přístup k online nápovědě.

3.4.2 Menu (od verze 6.3) Menu je umístěno v levé části aplikace a zpřístupňuje její jednotlivé části. Stejně jako Záhlaví je i obsah menu neměnný. Menu samotné je reprezentováno blokem několika záložek – CRM Browser, Kalendář, Kontakty, Příležitosti, Aktivity, Kampaně, Reporty, Dokumenty, Moje CRM a Administrace. V administraci SprinxCRM je mimo jiné možné přidělit uživatelům různé role – odkaz na Administraci pak v menu vidí například jen uživatelé s rolí Administrátor systému. Při zakoupení dalších modulů je menu rozšířeno o záložky těchto modulů. Nad záložkami je v levé části stránky vždy zobrazen seznam úkolů právě přihlášeného uživatele. Kliknutím na odkaz Moje úkoly se zobrazí seznam všech úkolů s možností je ihned označit jako splněné nebo otevřít pro editaci.


 12 


3.4.3 Zápatí (od verze 6.3) V zápatí jsou umístěny údaje o poskytovateli systému včetně kontaktních údajů.

3.4.4 Datový prostor (od verze 6.3) Datový prostor je oblast, kde se v aplikaci provádí většina úkonů. Typická karta záznamu se skládá z několika samostatných částí:

3.4.4.1 Kontextová oblast (od verze 6.3) V kontextové oblasti jsou uvedeny nejdůležitější informace o zobrazovaném záznamu tak, aby byly vždy na očích a nebylo je třeba složitě vyhledávat. Na stránce můžete mít zobrazeno přehledně pod sebou několik kontextových oblastí. To z toho důvodu, že si zobrazujete záznam, který je provázán s jiným (např. Osoba u Firmy).

3.4.4.2 Kontextový řádek (od verze 6.3) Kontextový řádek Vás informuje, jakou činnost právě provádíte, avšak zobrazuje se pouze při editaci záznamu nebo při zakládání nového.

3.4.4.3 Záložka s tlačítky (od verze 6.3) Záložky se používají k přehlednému rozdělení a zobrazení dat. Mezi záložkami lze přecházet kliknutím na „ouško“ záložky nebo její název. Všimněte si, že přepínáním záložek se mění jak zobrazovaná tlačítka, tak obsah pracovní plochy. Akce, které můžete v dané situaci provádět, jsou znázorněny barevným tlačítkem. Zašedlá tlačítka nelze v daný okamžik použít. Řada z nich se aktivuje poté, co v seznamu výsledků pod touto lištou vyberete některý záznam.


 13 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l Pokud nevíte, k čemu určité tlačítko slouží, stačí na něj umístit kurzor myši a zobrazí se krátký popis jeho funkce.

Některá tlačítka fungují jen v případě, že je označena jedna z položek seznamu. Tlačítka nefungují také v případě, že je seznam prázdný.

3.4.4.4 Pracovní plocha (od verze 6.3) Pracovní plocha je dvojího typu – formulář a seznam. a) Formulář slouží k přehlednému zobrazení informací o záznamu.

Položky, které jsou na formulářích barevně zvýrazněny, jsou povinné. Záznam nemůže být uložen, aniž by byly vyplněny. Systém vás upozorní, které položky a kde je nutné dovyplnit.

b) Seznam slouží k zobrazení skupiny položek stejného významu (např. všechny Osoby přiřazené Firmě)


 14 


Defaultně se zobrazují pouze aktivní položky. Toto nastavení lze při vyhledávání zrušit kliknutím na tlačítko Zobrazit pouze aktivní, čímž se vypne filtrace a zobrazí se i neaktivní položky. Neaktivní položkou se v kontextu Osoby u Firmy rozumí takové Osoby, které kdysi patřily k dané Firmě (např. bývalý zaměstnanec). Osoba je označena jako neaktivní, neboť informace s ní spojené jsou stále důležité, a proto nemůže být definitivně vymazána.


 15 


3.5 Základy práce s CRM (od verze 6.3) 3.5.1 Vyhledávání (od verze 6.3) Vyhledávat záznam ve SprinxCRM je možné 3 způsoby: 1. Pomocí vyhledávacího okna SprinxCRM DeepSearch 2. Pomocí CRM Browseru 3. Přes položky menu „Hledání…“ v jednotlivých modulech – viz následující kapitoly Data, která jsou do SprinxCRM vložena nově, se do hledání promítnou během několika málo minut.

3.5.1.1 Vyhledávání pomocí SprinxCRM DeepSearch (od verze 6.3) Velmi rychlý způsob vyhledání potřebných informací nabízí nový nástroj SprinxCRM DeepSearch. Tato funkce prohledává veškerý aktivní obsah vaší SprinxCRM aplikace pomocí fulltextu a může tak nabídnout velmi přesné a detailní výsledky hledání. Vyhledávání přitom neprobíhá jen u obvyklých položek, jako jsou jména Osob či Firem a jejich kontakty, ale prochází například interní Poznámky či názvy uložených Dokumentů.

3.5.1.1.1

Zahájení vyhledávání

Pro zahájení vyhledávání do vyhledávacího pole zadejte hledaný výraz. Tím může být nejen jméno, název či e-mail hledaných Osob či Firem, ale rovněž i obecný text. Přitom neznáte-li celý hledaný výraz, stačí pro dohledání informací zadat jen jakoukoli jeho část a SprinxCRM DeepSearch vám bude průběžně nabízet relevantní výrazy v našeptávači. V případě, že našeptávač žádné možnosti k hledanému výrazu nezobrazuje, znamená to, že dané slovo se nikde v systému nevyskytuje.

3.5.1.1.2

Výsledky vyhledávání a jejich řazení

V závislosti na přesnosti hledaného výrazu i množství výskytu v celé SprinxCRM aplikaci může být výsledků hledání skutečně mnoho. SprinxCRM DeepSearch je proto třídí do logicky provázaných skupin, takže i ve velkém množství nalezených výsledků snadno najdete požadované informace. V každé skupině, která se ve výsledcích zobrazuje jako samostatný box, se pak nalezené položky řadí dle relevance. Jednotlivé boxy jsou defaultně zobrazeny rozbalené a v pořadí, které je určeno dle obvyklých priorit hledání. Kliknutím na názvy jednotlivých boxů je možné je sbalit/rozbalit. Toto nastavení si může každý uživatel upravit dle svých potřeb a zůstane zachováno i pro veškerá jeho budoucí hledání pomocí SprinxCRM DeepSearch.


 16 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l Detaily jednotlivých boxů se liší dle jejich obsahového typu. U vyhledaných Osob tak například vidíme jejich jméno, mateřskou společnost a kontaktní telefon a e-mail, u Aktivit jejich typ atd.

Jestliže je pro některý z boxů výsledků hledání k dispozici více, box je automaticky zařadí do potřebného množství stránek. Jejich rozsah můžete snadno určit výběrem z rozbalovacího pole Page size.

Výhodou boxů je také možnost jejich řazení dle preferencí každého jednotlivého uživatele. Proto nevyhovuje-li vám hledání zobrazující na prvním místě Firmy, a preferujete zde například Kampaně, uchopte box Kampaně myší a jednoduše jej přesuňte na požadovanou pozici. Takto můžete přeskupit veškeré boxy, které jsou ve SprinxCRM Fulltext Search k dispozici. Systém tuto vaši preferenci uchová pro veškerá vaše příští hledání.

3.5.1.1.3

Hledání v telefonních číslech

Pro vyhledání telefonního čísla postupujte stejně jako u běžných slovních výrazů. Není potřeba, abyste při zadávání telefonních čísel do SprinxCRM DeepSearch dodržovali jakýkoli speciální číselný formát. Vložte jednoduše řadu čísel, která hledáte a SprinxCRM DeepSearch vám opět nabídne veškeré kontakty, které tuto řadu zahrnují.

3.5.1.1.4

Logické operátory a pomlčky

Protože SprinxCRM DeepSearch pracuje na bázi fulltextu, je v něm pro zpřesnění výsledků hledání možné využít obvyklé logické operátory AND, OR a další. SprinxCRM DeepSearch defaultně pracuje s operátorem AND, ten proto není nutné zadávat. Naopak je nutné věnovat pozornost často používaným pomlčkám, například v e-mailových adresách. Jelikož z pohledu logických operátorů je tato pomlčka chápána jako znaménko mínus, všechna slova uvedená za touto pomlčkou jsou z hledání vyloučena! Například vyhledávání e-mailu [email protected] proto nesmí obsahovat přesný text © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 17 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l zapsaný jako –adresa.cz, neboť fulltext by kvůli zmíněné pomlčce zcela vyloučil hledání všech položek obsahujících text adresa.cz. Pro dohledání výše uvedené e-mailové adresy je potřeba ve vyhledavači zadat například text kontakt@moje adresa.cz či jeho část.

3.5.1.2 Vyhledání firmy, střediska nebo osoby (od verze 6.3) Aplikace CRM umožňuje získat přehled o všech vašich klientech a poskytuje funkce pro jejich správu. Seznam požadovaných klientů zobrazíte pomocí funkce vyhledávání pro Kontakty v menu Kontakty -> Vyhledávání. S vyhledaným seznamem klientů lze dále pracovat jako s běžným seznamem. Na připojeném obrázku je vidět možnost vyhledat všechny typy Kontaktů, tj. Firmy, střediska i Osoby.

Zvolením tlačítka Zobrazit více kritérií hledání rozšíříte o další kritéria, čímž můžete počet nalezených záznamů zúžit.

3.5.1.2.1

Vyhledání odstraněných záznamů

Všimněte si také checkboxu Prohledávat i smazané, pokud jej označíte, zobrazí se Vám i položky, které byly deaktivovány (firmy, osoby a střediska).

Popis jednotlivých vyhledávacích polí: 

Název

: Vyhledává Vámi zadaný řetězec (text) v názvech firem a jménech a příjmeních osob

a aliasů. Platí zde stejná pravidla jako u atributu město, viz níže (vyhledávání podřetězců, diakritika není nutná). 

Acc. manager

: Každý kontakt by měl mít vyplněného managera, podle tohoto managera – uživatele

CRM lze kontakty vyhledávat. 

Kategorie

: Firma i osoba maji možnost zařadit se do nějaké kategorie. Nastavení je v editaci

kontaktu, vybírá se z číselníku, který je možné upravit, rozšířit administrace-nastavení kontaktů-číselník © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 18 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l kategorií. Pozor! Pokud vyplníte ve vyhledávaní kategorii, tak je tato kategorie závazná tzn, pokud vyplnite pro hledání kategorii firmy např VIP, tak se Vájm již nevylhledají osoby, neboť kontakt osoba, nemůže mít kategorii firmy. Pokud tedy pro vyhledávání zvolíte kategorii osoby či firmy je to stejné jako byste vyhledávali pouze osoby, či pouze firmy. Z toho plyne, že pokud nastavíte pro vyhledávání jak kategorii firmy, tak osoby, nic se Vám nevyhledá! Musíte vyhledávat odděleně tj buď firmy, nebo osoby. 

IČ

: Jedná se o atribut firmy. A podle tohoto atributu je možné firmu vyhledat. Nemusíte

zadávat celé IČ, stačí počáteční číslice k vyhledání kontaktu, vrátí se tak všechny vyhovující kontakty. 

Funkce

: Jedná se o atribut osoby, vyplňuje se z číselníku administrace-nastavení kontaktů-

číselník funkcí na editaci osoby pro každou firmu, ke které má kontakt vazbu. Můžete tak vyhledávat osoby podle jejich funkcí. Vyhledávání však reaguje jen na vazbu mateřskou. Nemusíte zadávat celý název funkce, stačí zadan jen část, např pro nalezení osoby s funkcí Accounting and Reporting Manager stačí zadat např jen Account, nebo jen Rep. 

Otevřené kampaně

: Vyhledá kontakty, které jsou v CRM (již uložené v CRM, tj nevyhledává importované

kontakty které jsou jen v kampani a ještě nebyly potvrzeny pro uložení do CRM) a které se nacházejí v kampani, kterou zde vyberete. Zobrazí se i vyloučené kontakty. 

Stav kontaktu v kam. : Dále je možné ješte vyfiltrovat jen ty kontakty, které v kampani mají tento stav.



Fáze obchodní př.



Datum vytvoř. od-do : Vyhledává všechny kontakty, které byly vytvořeny v tomto rozmezí. Je možné zadat

: Vyhledá ty kontakty, které mají obchodní příležitost v této vybrané fázi.

jen jednu hranici, buď spodní, nebo horní. 

Typ aktivity

: Vyhledá ty kontakty, které mají aktivitu tohoto typu, nezáleží zda-li je aktivita

splněna nebo v minulosti atp 

Zákaznické číslo

: Je atribut na kontaktu. Jedná se o kód kontaktu, který si můžete nastavit v editaci

kontaktu na libovolný a následně pomocí tohoto kódu si kontakty vyhledávat. Zde se nevyhledává podřetězec jako v případě např města. Je nutné číslo zadat celé. 

Město, země

: Vyhledá kontakt, který má nastavenu danou zemi v primární adrese na firmě resp

v adrese pro zasílání na osobě. Totéž platí o městě. Země se vybírá z číselníku zemí a u města se prohledává, zdali Vámi zadaný řetezec (text) je obsažen v poli město u kontaktu. Např. Pokud má kontakt vyplněno město Praha 6, Vám k nalezení tohoto kontaktu postačí zadat jen část textu města např Pra. Dále není nutné zadat počáteční znaky, pokud např hledaný kontakt je z Valašského Meziřící, ale Vy pouze víte, že je z Meziříčí, ale nevíte z kterého stačí zadat pouze Meziříčí. Aplikace Vám kontakt najde – i ostatní které vyhovují např kontakt z Velkého Meziřící. Navíc aplikakce vyhledá kontakt, i když nepoužijete diakritiku tj místo Vídeň můžete do vyhledávání zadat Viden a naopak, pokud kontakt má město vyplněné bez diakritiky můžete do vyhledání napsat Vídeň a aplikace Vám kontakt opět nalezne. 

Oblast

: Jedná se o atribut na kontaktu, který je možný zadat pokud je jeho volba povolena

v administraci-systémové konfiguraci aplikace. Jedná se o číselník administrace-nastavení kontaktů-číselník oblastí. Pokud kontakt má vyplněnu oblast, lze ho podle této oblasti vyhledat. 

Adresní klíče

: Jedná se o atribut kontaktu, který se zobrazí na CRM S3 licenci. Podle těchto klíčů

je možné kontakt vyhledávat. Jedná se o atribut ze systému MoneyS3 a používají se podobně jako kategorie ve SprinxCRM.


 19 


3.5.1.3 Vyhledání aktivit (od verze 6.3) Aplikace CRM umožňuje získat přehled o všech Aktivitách a poskytuje funkce pro jejich správu. Seznam požadovaných Aktivit zobrazíte pomocí funkce vyhledávání Aktivit v menu Aktivity -> Hledání aktivit. S vyhledaným seznamem Aktivit lze dále pracovat jako s běžným seznamem.

Pokud vybraným vyhledávacím kritériím vyhovuje příliš mnoho záznamů, zobrazí se nejprve prvních 200. Zvolením tlačítka Zobrazit více kritérií hledání rozšíříte o další kritéria, čímž můžete počet nalezených záznamů zúžit.

3.5.1.4 Vyhledání obchodních příležitostí (od verze 6.3) Aplikace CRM umožňuje získat přehled o všech Obchodních příležitostech a poskytuje funkce pro jejich správu. Jejich seznam zobrazíte pomocí funkce vyhledávání Příležitostí v menu Příležitosti -> Seznam příležitostí a nebo Příležitosti -> Hledání příležitostí. Seznam příležitostí zobrazuje všechny Obchodní příležitosti ve správě © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 20 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l přihlášeného uživatele a je možné zde zobrazit i příležitosti ostatních uživatelů. V Hledání příležitostí lze všechny Obchodní příležitosti filtrovat dle řady kritérií. Podrobněji jsou oba odkazy popsány níže v kapitole Obchodní příležitosti. S vyhledaným seznamem obchodních příležitostí lze dále pracovat jako s běžným seznamem.

Zvolením tlačítka Zobrazit více kritérií hledání rozšíříte o další kritéria.

3.5.1.5 Třídění výsledků vyhledávání (od verze 6.3) Získané seznamy vyhledaných položek je možné jednoduše řadit. Seřazení záznamů provedete kliknutím na záhlaví sloupce, podle kterého mají být záznamy tříděny (jeden ze sloupců je většinou nastaven jako výchozí). Aktuální setřídění označuje šipka vedle nápisu v záhlaví sloupce, šipka nabývá dvou směrů, podle toho, zda se jedná o sestupné nebo vzestupné třídění.


 21 


3.5.1.6 Další filtrování výsledků vyhledávání (od verze 6.3) Pokud jste již aplikovali nějaký filtr a přesto však výsledek vyhledávání není uspokojující, můžete seznam vyhledaných záznamů dále zúžit: 1. Přímo nad všemi vyhledanými seznamy jsou v jednotlivých sloupcích připravená pole pro filtrování získaných výsledků. Do pole nad adekvátním sloupcem zapište hledané slovo nebo jeho část a klikněte levým tlačítkem myši na ikonu filtru

. Tím se vám zobrazí několik filtrovacích možností. V našem případě volíme volbu

Obsahuje. Tím získáme z dlouhého seznamu hodnot pouze ty záznamy, které obsahují slovo „Objedná“. Filtr je citlivý na diakritiku, avšak zda je hledané slovo napsáno malým či velkým písmem není rozhodující. Seznam všech záznamů se opět zobrazí po kliknutí na volbu Zobrazit vše.

2. Na záložce Aktivity na kartách Firem, Osob a Obchodních příležitostí jsou navíc k dispozici obecné filtry k třídění Aktivit dle jejich typu. Defaultně je vybrána položka úkoly a schůzky. a. Při výběru úkoly a schůzky se zobrazí v seznamu všechny Aktivity typu Úkoly a Události (kromě událostí typů Odchozí nebo Příchozí elektronická pošta). b. Při výběru jen úkoly se zobrazí jen Úkoly. © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 22 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l c. Při výběru jen schůzky se zobrazí jen Aktivity typu Událost (kromě událostí typů Odchozí nebo Příchozí elektronická pošta). d. Při výběru emaily se zobrazí Aktivity typu Odchozí a Příchozí elektronická pošta e. Vyberete-li vše, zobrazí se vám v seznamu všechny typy Aktivit. f.

Při výběru jiné se aktivuje vstup do rozbalovacího seznamu, v němž je možno vybrat konkrétní typ Aktivity. Poté je potřeba kliknout na tlačítko Hledej a tím se zobrazí seznam vybraného typu Aktivity.

3.5.2 Práce s formuláři (od verze 6.3) S formuláři budete pracovat především při úpravě záznamu či zakládání nového, kdy je formulář v tzv. editačním módu. Práce s formuláři spočívá v tom, že budete doplňovat do polí důležité údaje o záznamu, nebo tyto údaje upravovat. 1. Některé údaje jsou povinné. Takováto pole jsou označena výrazným podbarvením. Při uložení se automaticky kontroluje jejich vyplnění. V případě, že nejsou vyplněna všechna povinná pole, nebo nejsou vyplněna správně, zobrazí se upozornění a formulář se neuloží.

2. Některé položky formulářů usnadňují vkládání bezchybných údajů. Tato políčka kombinují textové pole s vyhledáváním a výběrem možností.


 23 


a) Do políčka Kontakt na formuláři pro vytvoření nové Aktivity zadejte hledaný výraz nebo jeho část (je nutné zadat nejméně dva znaky). b) Políčko se změní v rozbalovací seznam, obsahující jednak volby pro zadání nového Kontaktu (-- Nová firma -- a -- Nová osoba --), a dále seznam nalezených kontaktů z CRM obsahujících zadaný text. c) Z nabízených variant kliknutím jednoduše vyberete potřebný údaj. 3. Některé formuláře obsahují také zaškrtávací políčko (Checkbox), s jehož pomocí se nastavují parametry záznamu, nebo se vytvářejí záznamy související. Na obrázku je příklad Checkboxu z karty pro vytvoření nové Osoby, kde na konci formuláře můžete k nově zadané Osobě pohodlně přidat nový Úkol. Pokud tak chcete učinit, stačí jen políčko zaškrtnout.

3.5.3 Práce se seznamy (od verze 6.3) Se seznamy se setkáte buď na záložkách záznamů, nebo jako s výsledkem vyhledávání. 1. Na záložce záznamu (například karta Firmy) seznam představuje soupis položek stejného významu (např. všechny Osoby přiřazené této Firmě) 2. Jako výsledek vyhledávání seznam představuje soupis položek stejného charakteru (např. Obchodní příležitosti, jejichž očekávaný termín uzavření je tento týden)


 24 


3.5.3.1 Výběr záznamu ze seznamu nalezených položek (od verze 6.3) S položkami (řádky) seznamu lze dále pracovat. Kliknutím vedle textu se zvolený řádek vysvítí, čímž se zaktivní tlačítko Upravit (a případně i další) umístěné v liště nad seznamem. Je-li ve vaší licenci SprinxCRM aktivována synchronizace s emailovým klientem, bude dostupné i tlačítko Vytvořit email na otevřené kartě Detail vybraného záznamu.

Typy tlačítek zobrazující se v liště závisí na typu seznamu. Výjimkou je pouze tlačítko Export, které se zobrazuje na všech seznamech a slouží k exportování seznamu do XLSX, což Vám umožní pracovat s daty dále v programu Microsoft Excel, verze 2007 a novější.

3.5.3.2 Otevření detailu záznamu (od verze 6.3) Pokud řádek seznamu obsahuje podtržený text, tak je tento text zároveň aktivním odkazem, který umožňuje ihned přejít na detail vybraného záznamu.

3.5.3.3 Stránkování seznamu výsledků (od verze 6.3) Pokud je seznam položek delší než jedna stránka, dojde k rozdělení záznamů na stránky. Pro přechod mezi stránkami slouží navigační tlačítka v dolní části seznamu. Listování se provádí pomocí šipek. Krajní šipky slouží k přechodu na úplný začátek, nebo úplný konec seznamu a vnitřní šipky slouží k pohybu po jednotlivých stránkách. Počet zobrazených záznamů můžete upravit pomocí rozbalovacího seznamu Page size.


 25 


3.5.4 Běžné operace se záznamy (od verze 6.3) Běžnými operacemi se rozumí velmi často se opakující činnosti, které jsou prováděny standardními tlačítky. Běžné operace jsou: 1. Vytvořit nový záznam 2. Upravovat existující záznam 3. Odstranit existující záznam 4. Smazat existující záznam 5. Poslat existující záznam e-mailem 6. Zadat datum pomocí kalendáře 7. Stornovat provedené změny Speciální operace jsou ty, které se vykonávají jen na několika záložkách, a tudíž jejich popis bude vysvětlen v odpovídajících kapitolách.

3.5.4.1 Vytvoření nového záznamu (od verze 6.3) Nový záznam budete vytvářet v momentě, kdy máte nového klienta či si potřebujete zadat úkol atd. Vytvořit nový záznam je možné buď přes volbu „Nový (záznam)“ v levém menu, či přes kartu nadřazeného záznamu. Např. zde v záložce Kontakty na kartě Firmy lze nalézt tlačítko umožňující založení nové Osoby.

3.5.4.2 Úprava existujícího záznamu (od verze 6.3) Úpravu existujícího záznamu budete provádět tehdy, pokud došlo např. ke změně telefonního čísla u kontaktní Osoby nebo pokud došlo ke změně obchodního sídla u Firmy atd. Úpravu existujícího záznamu provádíte přímo z jeho karty. Tu si nejprve vyhledáte v záznamech daného typu (například Vyhledávání Kontaktů) a zobrazíte její detail pomocí tlačítka Upravit. Ke kartě hledaného záznamu se


 26 


můžete dostat také přes nadřazený záznam. Například v detailu Firmy na záložce Kontakty vidíte všechny Osoby, které s danou Firmou souvisejí. Nad jejich seznamem je rovněž tlačítko Upravit pro jejich okamžitou editaci.

3.5.4.3 Odstranění existujícího záznamu a jeho následná obnova (od verze 6.3) Odstranění záznamu lze chápat jako jeho „vypnutí“ u nadřazeného záznamu. Dojde ke zrušení vazby mezi nadřazeným a podřízeným záznamem. Tato funkce se vám osvědčí například v situaci, kdy vaše kontaktní Osoba přestane pracovat pro Firmu, u níž ji evidujete. Výhodou tohoto postupu je přetrvávající přístup k záznamu o dané Osobě, takže ani v budoucnu nedojde ke ztrátě důležitých dat, která v souvislosti s daným záznamem vznikla. V případě potřeby je záznam možno opětovně „zapnout“. Nalezení záznamu určeného k deaktivaci provedete stejným způsobem jako v případě jeho úpravy. Nejprve záznam vyhledáte a následně v zobrazeném seznamu nalezených výsledků kliknete na jeho název pro otevření detailu. Odstranění záznamu se provádí tlačítkem Odstranit na kartě Detail daného záznamu. Po kliknutí na volbu Odstranit se objeví dialogové okno, kde je nutné potvrdit smazání záznamu kliknutím na OK. Odstraněný záznam následně v seznamech s výsledky hledání poznáte dle toho, že je přeškrtnut. Pro jeho zobrazení je nutné nejprve vybrat volbu Zobrazit vše (ihned poté se tlačítko změní na volbu Pouze aktivní), či Prohledávat i smazané záznamy (dle způsobu, kterým smazaný záznam hledáte). Tímto způsobem je možné zobrazit jak aktivní, tak deaktivované (odstraněné) záznamy. Ve všech seznamech se primárně zobrazují pouze aktivní záznamy a zobrazení záznamů neaktivních je nutné výše uvedeným způsobem zapnout.

Pro opětovnou aktivaci Odstraněného záznamu tento vybereme a znovu aktivujeme volbou Obnovit.


 27 


3.5.4.4 Smazání existujícího záznamu a jeho následná obnova (od verze 6.3) Smazání záznamu znamená jeho vymazání u všech nadřazených záznamů. Nalezení záznamu určeného ke smazání provádíte stejným způsobem jako v případě jeho úpravy. Smazání záznamu se provádí tlačítkem Smazat.

Při Smazání záznamu dojde ke zrušení jeho vazeb na všechny nadřazené záznamy. V případě smazání Osoby tak dojde k jejímu odebrání ze všech Firem, kde je evidována. Obdobně jako u Odstranění však není záznam ze SprinxCRM skutečně vymazán, ale je pouze neaktivní, aby byla zachována historie dat. Proto jej v systému můžete i v budoucnu vyhledat, či jej obnovit.

3.5.4.5 Odeslání záznamu e-mailem (od verze 6.3) U některých typů záznamů (např. Dokumenty) je k dispozici funkce Zaslat emailem, jejíž pomocí odešlete vybrané údaje svým klientům – Osobám. Tato funkce je mimořádně užitečná v případě, kdy máte ve SprinxCRM v samostatné složce evidovány například vzorové návrhy smluv, které běžně zasíláte svým klientům při uzavírání nového kontraktu.


 28 


Pro využití této funkce z nabídnutého seznamu vyberte záznam, který chcete svým klientům rozeslat, čímž se tlačítko Odeslat emailem aktivuje.

Kliknutím na něj zobrazíte ve vyskakovacím okně seznam všech aktivních Osob z vašeho SprinxCRM. Mezi nimi můžete hledaná jména třídit pomocí běžných vyhledávacích filtrů. Pro výběr více Osob držte stisknuté tlačítko Ctrl na své klávesnici. Odeslání záznamu označeným Osobám potvrdíte kliknutím na tlačítko OK ve vyskakovacím okně se seznamem Osob.

3.5.4.6 Zadávání dat pomocí kalendáře (od verze 6.3) Ikona kalendáře se zobrazuje na nejrůznějších stránkách, všude kde je nutné či možné zadat datum. Po kliknutí na ni se otevře v novém okně kalendář pro výběr data.


 29 


Defaultně je zvýrazněn dnešek. Pokud potřebujete vybrat jiný den, označte jej kliknutím myši. Vámi vybraný den se zadá do textového pole na formuláři. Dny spadající do předchozího nebo následujícího měsíce, jsou světle šedé. Kliknutím na ně se kalendář přesune do odpovídajícího měsíce. K pohybu po měsících slouží navíc navigační šipky v horní části formuláře. Dvojité šipky slouží k rychlejšímu posunu, a to po 3 měsících. V některých modulech je implementováno inteligentní doplňování data, podobně jako např. v Microsoft Outlooku. Stačí tedy, když napíšete jen den a měsíc. Rok se doplní automaticky.

3.5.4.7 Ukládaní či zahození provedených změn (od verze 6.3) Na horním okraji většiny záznamů se nacházejí mimo jiné tlačítka Uložit a Zpět.

Tlačítkem Uložit zanesete data do systému, tlačítko Zpět slouží k ukončení editace bez uložení dat. Tlačítko Zpět použijte například v případě, že jste se na editačním formuláři ocitli omylem, nebo si nejste jisti prováděnými úpravami.

3.5.5 Společné vlastnosti záznamů (od verze 6.3) Řada záznamů ve SprinxCRM využívá stejný typ textových polí a funkcí. Abychom je nepopisovali v každé kapitole zvlášť, uvádíme zde popis těch nejběžnějších.

3.5.5.1 Aktivní položky (od verze 6.3) V aplikaci SprinxCRM je řada údajů prezentována formou aktivního odkazu. Ten poznáte tak, že je dotčený text podtržený. Kliknutím na jakýkoli podtržený text spustíte akci, která s ním souvisí. Například kliknutím na emailovou adresu otevřete ve svém e-mailovém klientu formulář Nový e-mail (máte-li svou licenci SprinxCRM propojenou se svou e-mailovou aplikací), kliknutím na název Firmy, Osoby, Obchodní příležitosti či Aktivity zobrazíte její detail (kartu), kliknutím na odkaz na www otevřete v novém okně příslušný web, kliknutím na název Dokumentu si tento stáhnete do svého PC atp.


 30 


3.5.5.2 Poznámka (od verze 6.3) Pole Poznámka slouží k záznamu důležitých informací o vybraném záznamu. Tím bývá nejčastěji Kontakt, Aktivita či Obchodní příležitost. Informace, které sem uvedete, mohou číst i další uživatelé vašeho SprinxCRM. Poznámku je možné kdykoli dle potřeb editovat a aktualizovat.

3.5.5.3 Soukromá poznámka (od verze 6.3) Na rozdíl od pole Poznámka je obsah Soukromé poznámky viditelný pouze uživateli, který ke zvolenému záznamu Soukromou poznámku vložil. Typickým případem je, kdy si v této poznámce obchodník či account manager zaznamená citlivější informaci, kterou chce pro obchodní jednání využít v budoucnu, avšak nechce, aby tato informace byla veřejně přístupná. Může jít například o údaj o tom, že se jeho klient účastní golfového turnaje, a je proto vhodné při příštím kontaktu s klientem pohovořit na toto téma. Soukromou poznámku může uživatel SprinxCRM vkládat pouze k těm záznamům, jichž je vlastníkem (account managerem).

3.5.5.4 Business Alert (od verze 6.5) Funkce Business Alertů je ojedinělou vlastností SprinxCRM, která slouží k nastavení reminderů nad jednotlivými záznamy. Typicky jde o Business Alert nad Firmou, Osobou či Obchodní příležitostí. Business Alert je uživateli, který si Business Alert nastavil, systémem zanesen do jeho Kalendáře jako připomínka. Business Alerty si nad záznamy mohou nastavovat i ostatní uživatelé, nemusí tedy jít o vlastníka daného záznamu. Typicky si tak vedoucí obchodního oddělení může nad klíčové zakázky nastavit Business Alerty, aby vývoj těchto jednání mohl pravidelně sledovat. Ikona pro správu Business Alertů je na uvedených záznamech k dispozici v levé části jejich záhlaví. Podle toho, zda je Business Alert na záznamu nastaven, či nikoli, se barevnost ikon i jejich počet mění (viz popis níže). Jeden uživatel si na jeden záznam může nastavit Business Alertů více.

3.5.5.4.1

Vzhled ikon Business Alertu (od verze 6.5)

Není-li na záznamu, jehož detail máte zobrazen, žádný Business Alert zaznamenán, vidíte ikonu Business Alertu jako aktivní tlačítko, které je barevně nevýrazné.

Jestliže už na záznamu svůj vlastní Business Alert máte nastaven, zobrazuje se ikona výraznější. Podržíte-li na ní myš, uvidíte také textovou informaci o počtu Business Alertů na tomto záznamu.


 31 


Protože si Business Alerty mohou uživatelé SprinxCRM vkládat i na záznamy, u nichž nejsou jejich vlastníky, zobrazuje se takový Business Alert na vašem záznamu barevně odlišen. Na uvedeném obrázku je u vybrané Obchodní příležitosti navíc nastaven i váš vlastní Business Alert – ikony se proto zobrazují dvě.

3.5.5.4.2

Založení nového Business Alertu (od verze 6.5)

Jak bylo uvedeno výše, Business Alert můžete založit jak na záznamu, jehož jste vlastníkem, tak na záznamu, který vlastní někdo jiný. Pro založení nového Business Alertu klikněte na ikonku v záhlaví vybraného záznamu (na její barevnosti nezáleží). Ve vyskakovacím okně se vám zobrazí jednoduchý formulář s tlačítkem Přidat nový. Kliknutím na toto tlačítko si zobrazíte textové pole pro záznam samotného Business Alertu, a dále políčka pro výběr data a času, kdy se vám má Business Alert do Kalendáře vložit. Záznam Business Alertu do systému následně potvrdíte tlačítkem Uložit. Pro uložení nového Business Alertu je nutné vyplnit všechna pole tohoto formuláře.


 32 


V termínu, který jste u Business Alertu uvedli, se vám ihned nastaví připomínka ve vašem Kalendáři s přímým proklikem na záznam, u nějž máte Business Alert vytvořen. (Protože je Business Alert pouze připomínkou a nikoli Aktivitou, nezapočítává se do vaší denní vytíženosti. Podrobnosti viz kapitola Kalendář.)

Kliknutím na Business Alert ve svém kalendáři se dostanete opět na detail záznamu, u kterého máte daný Business Alert nastaven.

3.5.5.4.3

Zobrazení detailu Business Alertu (od verze 6.5)

U záznamu, kde máte Business Alert nastaven, opět klikněte na ikonku Business Alert. Zobrazí se vám vyskakovací okénko, v němž vidíte seznam vámi nastavených Business Alertů na tomto záznamu. Všimněte si, že pokud jsou na zvoleném záznamu Business Alerty jiných uživatelů vaší licence SprinxCRM, zobrazuje vám systém pouze informaci o jejich počtu, ale nevidíte jejich popis. Obdobně uživatelé, kteří si sem vlastní Business Alerty vložili, nevidí popis Business Alertů vložených vámi či ostatními uživateli systému, ale jen své vlastní.


 33 


3.5.5.4.4

Editace Business Alertu (od verze 6.5)

Pro úpravu vámi vloženého Business Alertu si nejprve některým ze standardních způsobů vyhledejte záznam, u kterého máte Business Alert nastaven, otevřete si jeho detail a zde klikněte na ikonku Business Alert. Zobrazí se vám výpis všech Business Alertů, které máte na daném záznamu nastaveny. Pro editaci kteréhokoli z nich klikněte na ikonku se symbolem tužky. Otevře se vám další vyskakovací okénko, kde můžete veškerá nastavení svého Business Alertu upravit. Formulář je totožný s formulářem pro založení nového Business Alertu – pro jeho uložení do systému je proto nutné vyplnit všechna jeho pole.

Provedené změny můžete před jejich uložením zahodit kliknutím na tlačítko Zrušit. Jakmile úpravy Business Alertu potvrdíte tlačítkem Uložit, ihned se změna projeví i na výpise vašich Business Alertů.


 34 


3.5.5.4.5

Smazání Business Alertu (od verze 6.5)

Pokud jste již Business Alert zpracovali, nebo již není relevantní, můžete jej kdykoli ze systému smazat. Opět si vyhledáte záznam, na kterém máte Business Alert nastaven, a kliknutím na ikonku Business Alert si zde zobrazíte seznam svých Business Alertů. U každého z nich vidíte tlačítko se symbolem křížku. Kliknutím na něj vybraný Business Alert ze SprinxCRM ihned a zcela smažete.

Protože Business Alerty fungují pouze jako připomínky toho, že musíte provést nějakou akci (Aktivitu), nejsou v systému nikde jinde evidovány ani archivovány. Do systému se uloží pouze záznam o Aktivitě, kterou jste na základě Business Alertu realizovali. Stejně jako při úpravě Business Alertu se jeho smazání ihned projeví jak v seznamu Business Alertů, tak ve vašem Kalendáři.


 35 


4 STANDARDNÍ MODULY 4.1 Uvítací stránka (od verze 6.3) Uvítací stránka je první stránka, která se Vám zobrazí po přihlášení do systému. Naleznete zde tipy, jak si práci ve SprinxCRM co nejrychleji osvojit, jak aplikaci nakonfigurovat a importovat do ní Vaše firemní data. To, jaká část SprinxCRM se Vám bude zobrazovat jako výchozí stránka, upravíte pomocí odkazu v menu Moje CRM -> Uživatelské nastavení (podrobnosti o práci s touto sekcí jsou uvedeny níže v kapitole Moje CRM). Budete-li se chtít v budoucnu na uvítací stránku znovu dostat, naleznete ji pod odkazem Moje CRM -> Začínáme.

4.2 CRM Browser (od verze 6.3) CRM Browser je zcela unikátní funkcí systému SprinxCRM. Slouží k rychlému dohledání a zobrazení vazeb mezi firmami, osobami, aktivitami a obchodními příležitostmi. Tato funkce je důležitá zejména pro rychlý přehled o aktuální situaci u jednotlivých klientů, stejně jako o vytíženosti jednotlivých obchodníků. CRM Browser naleznete v levém menu pod odkazem CRM Browser. Browser defaultně zobrazuje veškerá aktivní data dostupná v systému, a to řazená abecedně. Pro zobrazení jednotlivých vazeb postupujte dle níže uvedeného popisu.

Na obrázku jsou jednotlivé Obchodní příležitosti zvýrazněné různou barvou. Barevnost jednotlivých fází OP si můžete upravit dle svých potřeb v sekci Administrace.

4.2.1 Výsledky vyhledávání v CRM Browseru (od verze 6.3) Pomocí CRM Browseru lze vyhledávat záznamy různé povahy (Osoby, Firmy, OP a Aktivity) dle různých kritérií.


 36 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l Vyhledání provedete tak, že do příslušného vyhledávacího okna doplníte celý název či pouze část vyhledávaného slova a kliknete na tlačítko lupy napravo od vyhledávacího okna, čímž spustíte proces vyhledávání.

V ostatních sloupcích se data nemění, avšak můžete i nad nimi vyhledávat konkrétní informace. Ty se zatím zobrazí bez vzájemné vazby mezi jednotlivými sloupci. Abyste viděli vazby mezi všemi sloupci, klikněte na vybranou položku z kteréhokoli z nich. Vybraná položka se podbarví žlutě a do ostatních sloupců se vám ihned načtou pouze údaje, které s vybranou položkou souvisejí. Na první pohled tím získáváte přehled, kolik obchodních příležitostí a v jakém stavu je na vybraném záznamu navázáno, či jaký typ aktivit zde probíhá.

Zejména u Aktivit je CRM Browser velmi cenným pomocníkem. Z povahy vedení obchodních případů je důležité, aby obchodníci vykonávali nad svými Kontakty řadu činností – vyřizovali telefonáty a e-maily, psali nabídky, chodili na schůzky. Pro mnoho společností je důležité sledování vytíženosti jednotlivých obchodníků v rámci stanovené pracovní doby. CRM Browser v tomto případě pomáhá nalézt evidované Aktivity, které však nemají s žádným Obchodním případem či Kontaktem žádnou souvislost, a mohou být vykázanou, avšak neuskutečněnou činností.


 37 


Poklepáním na kteroukoli položku v CRM Browseru pak přejdete na zobrazení jejího detailu na kartě záznamu. Abyste v CRM Browseru opět zobrazili veškerá data, klikněte na volbu Načíst vše. Je-li množství dat v některém sloupci příliš velké, můžete se mezi jednotlivými stránkami nalezených záznamů pohybovat pomocí odkazu další… na konci takového sloupce.

4.2.2 Práce s jednotlivými poli (od verze 6.3) Se zobrazenými položkami lze provádět následující úkony: 1. Přejít přímo na detail Firmy, Osoby, Aktivity či Obchodní příležitosti, dvojitým kliknutím na vybranou položku. 2. Vyexportovat seznam zobrazených položek do formátu XLS (Excel). 3. Seznam Kontaktů či dalších položek vyexportovat do modulu Kampaně a pokračovat dále dle návodu viz kapitola Kampaně.


 38 


4.3 Kalendář (od verze 6.3) Kalendář slouží k přehlednému zobrazení vašich naplánovaných Aktivit během jednoho týdne. V Kalendáři vidíte své Události, Úkoly i připomínky Business Alertů, a to včetně návaznosti na Kontakt, kterého se daná Aktivita týká. Část Kalendář slouží především k evidenci Aktivit s možností vazby na Firmu, Obchodní příležitost nebo kontaktní Osobu. Další funkcí je organizace práce se zákazníkem, zobrazení vytíženosti v jednotlivých dnech v týdnu a filtrace Událostí a Úkolů. Navíc lze pouhým kliknutím na předmět Aktivity zobrazit její detail v plném zobrazení s možností okamžité editace. Kalendář je sdílený, v políčku Uživatel si můžete zobrazit Kalendář každého z vašich kolegů nebo podřízených, ovšem kromě Aktivit, které jsou označené jako soukromé, ty se zobrazí pouze vlastníkům takové Aktivity a uživateli s rolí PrivateNoteReader.

4.3.1 Vložení nové Aktivity do Kalendáře (od verze 6.3) Do Kalendáře se automaticky vkládají veškeré Aktivity, tedy Události a Úkoly, které si uživatel naplánuje z jakékoli části SprinxCRM. V následujících kapitolách se seznámíte s podrobnými postupy, jak z nejrůznějších pracovních ploch zakládat Události a Úkoly a i samotný Kalendář nabízí hned několik možností, jak nové Aktivity zaznamenat. V horní liště jsou umístěna tlačítka Nová událost a Nový úkol, kterými zobrazíte formulář pro založení nové Aktivity zvoleného typu, a tu uložíte do Kalendáře. Podrobný popis zakládání obou uvedených Aktivit je uveden níže v kapitole Aktivity.

Kromě těchto tlačítek jsou na každém kalendářním dni k dispozici tlačítka Naplánovat a Zaznamenat, s jejichž pomocí identickým způsobem vložíte novou Událost do vybraného dne. Stejně tak kliknutím na název vybraného dne do něj můžete vložit nový Úkol. © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 39 


4.3.2 Zobrazení Aktivit v Kalendáři (od verze 6.3) 4.3.2.1 Filtr Definice zobrazení (od verze 6.3) Ve výchozím nastavení Kalendáře se vám zobrazí váš Kalendář otevřený na aktuálním týdnu. S pomocí nástrojů na liště Definice zobrazení si však můžete zobrazené údaje filtrovat dle svých potřeb. S obdobnou lištou se setkáte ještě v dalších částech SprinxCRM, popíšeme ji zde proto podrobněji. Uživatel Máte-li dostatečná oprávnění, můžete si v poli Uživatel zvolit, čí Kalendář si v rámci uživatelů vaší licence SprinxCRM zobrazíte. Tato funkce je velmi důležitá zejména pro vedoucí pracovníky, kteří potřebují mít přehled o činnosti svého týmu, stejně jako například pro asistentky, které Account managerům plánují schůzky s klienty apod. Týden V textovém poli vidíte rozmezí od – do jakého data je aktuální Kalendář zobrazen. Zelené šipky po stranách tohoto pole vám umožňují posun Kalendářem po týdnech. Kliknutím na tlačítko Tento týden, se zobrazí aktuální pracovní týden. Kliknutím na ikonu kalendáře se zobrazí dialogové okno, ve kterém můžete vybrat libovolný vzdálenější týden rychleji, než posouváním po týdnech pomocí zelených šipek. Zobrazit Spodní řádek lišty Definice zobrazení vám nabízí možnost zobrazit si v Kalendáři pouze Aktivity vybraného typu. Výběr provedete jednoduše zakliknutím příslušného buttonku. Vyberete-li Aktivitu z rozbalovacího pole jiné, je nutné volbu potvrdit kliknutím na tlačítko Hledej. 1. Při výběru úkoly a schůzky se zobrazí v seznamu všechny aktivity typu úkoly a událost (krom událostí typů odchozí nebo příchozí elektronická pošta). 2. Při výběru jen úkoly se v kalendáři zobrazí jen úkoly. Pomocí písmen je rozlišena jejich priorita (L=Low=Nízká, A=ASAP, V=Vysoká, S=Střední) 3. Při výběru jen schůzky se v kalendáři zobrazí jen aktivity typu událost (krom událostí typů odchozí nebo příchozí elektronická pošta). 4. Při výběru emaily se v kalendáři zobrazí aktivity typu odchozí a příchozí elektronická pošta 5. Vyberete-li vše, zobrazí se vám v seznamu všechny typy aktivit. 6. Při výběru jiné se aktivuje vstup do číselníku, v němž je možno vybrat konkrétní typ aktivity. Poté je potřeba kliknout na tlačítko hledej a tím se zobrazí seznam vybraného typu aktivity. Defaultně je předvolena položka Úkoly a schůzky.

4.3.2.2 Aktivity v aktuálním týdnu (od verze 6.3) Jednotlivé Události a Úkoly se zobrazují řazeny pod sebou ve dnech, v nichž mají probíhat. Například celodenní Událost naplánovaná na 2 dny se zobrazí v obou těchto dnech, Úkoly se zobrazují v den, kdy mají naplánován termín splnění. U Událostí, kde je naplánován nejen den, ale i čas pro jejich splnění, se tyto v Kalendáři zobrazují i s uvedením plánovaného časového úseku.


 40 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l Jednotlivé Aktivity můžete v Kalendáři přesouvat z jednoho dne do druhého v rámci stejného týdne. Ušetříte si tím čas otvíráním Aktivity a nastavením nového termínu. Přesun Aktivity v rámci týdne provádíte pouze myší. Najedete myší na začátek Aktivity a uchopíte ji za šedý proužek po levé straně patřičného řádku. Najedete s přenášenou Aktivitou na název dne, do nějž má být přesunuta, a pustíte. Aktivitu můžete přesouvat i v čase tak, že ji necháte před nebo za existující Aktivitou v novém dni. Pokud jde o přesun Aktivitu mezi týdny, pak musíte změnit datum Aktivity v jejím detailu. Přesun myší není možný.

4.3.2.2.1

Vytvoření Událostí z Úkolů

Na každém kalendářním dni je umístěno specializované tlačítko Vytvořit ze všech úkolů v tomto dni události, které hromadně vytvoří Události pro všechny Úkoly v daném dni. Tato funkčnost Vám urychluje práci, pokud chcete použít funkci Naplánovat (tj vytvořit k Úkolu Událost) na většině Úkolů daného dne. Tímto tlačítkem lehce vygenerujete všechny Události a nemusíte tak Událost generovat pro každý Úkol samostatně.

Události se vytvoří na ten samý den, na kterém jsou zobrazeny Úkoly. Toto platí pro dnešní datum a datumy v budoucnosti. Pokud tlačítko použijeme na den, který již byl, Události se vytvoří na dnešní datum (tj nevytváří se Událost v minulosti). Následně si můžete upravit časy Událostí a jejich typy editací jejich detailů. Defaultně se vytvoří Událost typu Návštěva a nastaví se její trvání na 1/6 ze 7 hodinového pracovního fondu dne, což odpovídá nejtypičtejsímu trvání jednání a cesty za zákazníkem.


 41 


4.4 Kontakty - Firmy (od verze 6.3) Firmou se ve SprinxCRM rozumí subjekt, se kterým uzavíráte smlouvy a jemuž fakturujete prodané výrobky či služby. Obecně lze říci, že Firma má vlastní IČ, které slouží jako její jednoznačný identifikátor. Firmou však nemusí být pouze obchodní společnosti (s.r.o., a.s. apod.), ale z pohledu CRM jimi mohou být i neziskové organizace, občanská hnutí atd. , Taktéž, obchodujete-li s fyzickou osobou-podnikatelem, zařadíte jej ve SprinxCRM nikoli mezi Osoby, ale mezi Firmy, neboť mu budete fakturovat. Hierarchie společností v CRM je navíc vedena tak, aby bylo možno rozpoznat vztahy nadřazenosti mezi jednotlivými Firmami. Obdobně jako v reálu, je ve SprinxCRM možné každou společnost rozlišit na mateřskou a dceřinou firmu a středisko. Dceřiná společnost, stejně jako středisko, jsou podřízené mateřské společnosti. Stejně tak může být středisko podřízené dceřiné společnosti, a ta podřízená mateřské společnosti.

4.4.1 Vytvoření nové Firmy (od verze 6.3) Novou Firmu můžete ve SprinxCRM založit několika způsoby. Tato možnost vám dává volnost při práci s vytvářením nových dat, kdy si můžete například během zakládání nové OP uvědomit, že tato OP souvisí s Firmou, kterou v CRM zatím neevidujete, a proto ji můžete založit přímo z karty nové OP. Obdobně můžete Kontakt založit i při vytváření nové Aktivity, z karty Firmy při zakládání dceřiné společnosti či střediska atd. Nejběžnějším způsobem je však založení nové Firmy z menu Kontakty -> Nová firma: 1. Vyberte v menu Kontakty/Nová firma. 2. Vyplňte požadované údaje (povinné položky jsou výrazně podbarveny a bez jejich vyplnění není možné formulář uložit). 3. Klikněte na Uložit na horním okraji formuláře. 4. Pro rychlé vytvoření prodejní příležitosti či úkolu, zatrhněte checkboxy v dolní části formuláře. 5. Tím je nová Firma vytvořena. Celý formulář pro založení nové Firmy je poměrně rozsáhlý, avšak pro založení Firmy je dostačující vyplnit jen několik málo údajů. Přesto, i vyplnění veškerých hlavních informací o Firmě je ve SprinxCRM otázkou několika vteřin. SprinxCRM přináší možnost velmi podrobné evidence veškerých informací o všech Kontaktech (Firmách i Osobách) tak, aby bylo možné s každým Kontaktem v CRM vždy kvalitně pracovat. Zachování aktuálnosti vložených údajů je pak samozřejmou součástí práce obchodníků a Account managerů, kteří mají daný Kontakt ve své správě.


 42 


4.4.1.1 Popis formuláře Nová firma (od verze 6.3) 4.4.1.1.1

Základní údaje

Název, Obchodní název a Alias: Do polí Název a Obchodní název vkládáte skutečný název nové Firmy dle Obchodního rejstříku či jiného registru. Dle pole Název probíhají veškerá hledání Firmy ve všech částech SprinxCRM. Pro snazší vložení Základních údajů o nové Firmě máte u polí Název a Obchodní název k dispozici přímý odkaz na Obchodní rejstřík, v němž můžete nově vytvářenou Firmu dohledat a do SprinxCRM si vložit její aktuální a přesné údaje.


 43 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l Pro zobrazení výpisu hledané Firmy v Obchodním rejstříku klikněte na podtržený text Název či Obchodní název u těchto textových polí. Dojde k otevření záznamu dané Firmy z Obchodního rejstříku v novém okně, odkud můžete veškeré údaje do evidence ve SprinxCRM pohodlně přenést.

Jakmile v Obchodním rejstříku dohledáte přesný název hledané firmy, využijte napojení SprinxCRM na registr ARES pro automatické převedení údajů o Firmě do SprinxCRM. Tato funkčnost je unikátní vlastností SprinxCRM, která vám usnadňuje vkládání klíčových evidenčních údajů do systému s eliminací možného překlepu a jistotou, že vámi vkládaná data jsou zcela aktuální. Ověření Firmy v registru ARES se zobrazuje v novém okně.

Do SprinxCRM pak nalezené údaje snadno přenesete kliknutím na možnost Načíst do CRM. V poli Alias můžete mít pro svou snazší orientaci uvedeno například Autoopravna Příbram, přičemž pole Obchodní název a Název bude správně evidovat firmu Auto-moto servis a prodej náhradních dílů Příbram, s.r.o. (tento název společnosti je smyšlený). IČ, DIČ a Zákaznické číslo: Znáte-li IČ nově zakládané Firmy, můžete, obdobně jako u polí Název, Firmu dohledat v Obchodním rejstříku. © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 44 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l Dle pole DIČ pak můžete existenci Firmy ověřit v rejstříku daňových subjektů, který je přímo navázán na SprinxCRM. Kontrola validity DIČ proběhne v nově otevřeném okně.

Jestliže jste pro vložení údajů o Firmě využili funkci napojení na ARES, jsou tato data vyplněna automaticky. Pole Zákaznické číslo slouží k vaší interní jednoznačné identifikaci každého klienta. Do pole můžete vkládat nejen čísla, ale i písmena, pomlčky atd. Také dle pole Zákaznické číslo je Firmu možné standardními způsoby vyhledat. Obor činnosti: Pokud jste pro vložení údajů o Firmě využili funkci napojení na ARES, jsou tato data vyplněna automaticky. V polích Obor činnosti a Další obor činnosti je uvedeno identifikační číslo oboru, v němž daná Firma podniká, a to dle struktury databáze NACE. V polích pro popis těchto kódů pak vidíte, o jaké obory přesně jde. Tato evidence slouží k přesnějšímu třídění vašich klientů dle oboru jejich podnikání, což oceníte zejména v případě, kdy se soustředíte na nabídky vašich produktů a služeb pro jednotlivé vertikály.


 45 


4.4.1.1.2

Kontaktní údaje

Evidence kontaktních údajů u Firmy není systémem vyžadována, je však zřejmé, že jsou pro další práci s Kontaktem klíčové. Telefon, e-mail a fax: Do pole telefon můžete vložit telefonní číslo firmy včetně mezinárodního předčíslí, tedy včetně znaků +, -, / či textu. Můžete tak evidovat například telefonní číslo určitého oddělení ve formátu +420 123 456, l. 120-125. Systém při zobrazování telefonních čísel na kartách záznamů automaticky převádí vložené údaje do čitelnějšího formátu 000 000 000. Do pole E-mail vložte e-mailovou adresu ve standardním formátu. U tohoto pole je název E-mail podtržen a slouží jako aktivní odkaz pro přímé zaslání e-mailu na uvedenou adresu z vašeho SprinxCRM (pro využití této funkce je nutné mít SprinxCRM synchronizované s vaším e-mailovým klientem).

Do pole Fax je možné vložit stejný formát znaků, jako do pole Telefon. WWW: Pole WWW, obdobně jako pole E-mail, slouží k vložení aktivního přímého odkazu na web zakládané Firmy. Stejně jako u e-mailu je možné kliknutím na název pole přejít na požadované internetové stránky. Zeměpisná šířka a délka: Tato pole můžete při zakládání nové Firmy ponechat prázdná. Systém je automaticky doplní po uložení Firmy z adresy, kterou u Firmy uvedete, nebo je můžete získat manuálně z pole Adresa (viz popis níže).

4.4.1.1.3

Adresa

Ke každé Firmě můžete ve SprinxCRM vložit dvě různé adresy. Tato možnost odpovídá běžné situaci, kdy fakturační adresa (Adresa: Obchodní jméno) je rozdílná od Adresy, na kterou například zasíláte dohodnuté zboží (Adresa: Provozovna). Pokud jste pro vyplnění údajů o Firmě využili napojení na systém ARES, jsou údaje o obou adresách vyplněny automaticky. Pro editaci adresy provozovny zrušte zaškrtnutí pole Obě adresy jsou stejné u Adresy Obchodního © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 46 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l jména. Následně si můžete zvolit, která z obou uvedených adres bude primárně zobrazována v hlavičce Firmy na jejím detailu (kartě). V záhlaví pole Adresa: Obchodní jméno je vám k dispozici ikonka zobrazující zeměkouli. Kliknutím na ni systém z vložené adresy získá GPS souřadnice, které ihned doplní do polí Zeměpisná šířka a délka v části Kontaktní údaje.

4.4.1.1.4

Uživatelská pole

Pod základní částí formuláře pro vložení nové Firmy je k dispozici uživatelské pole Kategorie, které vám umožní další způsob kategorizace a následného třídění vámi evidovaných Kontaktů. Kliknutím na ikonku tužky se rozbalí seznam dostupných kategorií, které můžete nové Firmě přidělit. Množství kategorií, které Firmě přidělíte, není omezeno.

V případě, že vám nedostačují defaultně nastavené kategorie, můžete si do systému přidat další, a to v menu Administrace -> Systémová konfigurace -> Nastavení kontaktů -> Číselník kategorií firem.

4.4.1.1.5

Poznámky

Formulář Nová Firma nabízí standardní textová pole pro vložení běžné a Soukromé Poznámky. Jejich popis je uveden výše, v kapitole Společné vlastnosti záznamů.


 47 


4.4.1.1.6

Administrativní informace a vytvoření Aktivity a/nebo OP

V závěrečné části formuláře Nová Firma jsou uvedeny stručné informace o tom, kdo je vlastníkem tohoto nového Kontaktu (account manager), a kdy byl Kontakt do SprinxCRM vložen. Protože systém předpokládá potřebu založit novou Firmu z toho důvodu, že s ní má být ihned pracováno, nabízí formulář odkazy na dvě nejčastější akce s Firmou spojené, a sice vytvoření nové Aktivity a založení nového Obchodního případu na této Firmě. Zaškrtnutím jednoho či obou nabídnutých checkboxů se vám zpřístupní příslušné formuláře (jejich popis je podrobně uveden v následujících kapitolách). Uložením údajů o nové Firmě dojde rovněž k uložení tohoto nového Úkolu a OP.

4.4.1.2 Vytvoření nové dceřiné firmy či střediska (od verze 6.3) Dceřinou firmu či středisko můžete založit u již existujícího Kontaktu-Firmy. Nejprve tedy běžným způsobem vyhledáte takovou Firmu a zobrazíte si její detail (kartu). Zde vyberete záložku Firmy, na které kliknete na tlačítko Dceřiná firma resp. Nové středisko.


 48 


4.4.1.2.1

Vytvoření dceřiné firmy

Kliknutím na tlačítko Dceřiná firma na kartě Firmy, která se stane firmou mateřskou, se vám zobrazí formulář pro filtrování Firem, které již máte ve SprinxCRM evidovány. Výběrem některé z nich (kliknutím na řádek s jejím názvem) se zaktivuje tlačítko Přiřadit v horní části formuláře.

Kliknutím na tlačítko Přiřadit se vybraná Firma stane dceřinou Firmou a zobrazí se na záložce Firmy mateřské společnosti.

U formuláře pro výběr dceřiné firmy máte také k dispozici tlačítko pro založení Firmy nové. Kliknutí na něj zobrazí zcela identický formulář pro založení nové Firmy, jaký je podrobně popsán výše. Název dceřiné firmy je následně v seznamech tvořen jak názvem firmy mateřské, tak firmy dceřiné.


 49 


4.4.1.2.2

Vytvoření střediska

Na rozdíl od dceřiné firmy není středisko samostatným obchodním subjektem. Jako středisko může být například evidováno určité oddělení mateřské firmy. Ve formuláři pro založení nového střediska si proto můžete všimnout absence sekce Adresa: Obchodní jméno, neboť ta je dána adresou mateřské firmy. Ostatní položky ve formuláři pro založení nového střediska jsou totožné s běžným formulářem pro založení nové Firmy, který je podrobně popsán výše. Pro snazší rozlišení jsou střediska reprezentována ikonkou dvou propojených domečků. Obdobně jako dceřiné firmy jsou střediska v seznamech uváděna pod názvem mateřské firmy i střediska.

4.4.2 Zobrazení detailu Firmy (od verze 6.3) Každá Firma, která je ve SprinxCRM evidována, se zobrazuje pomocí své vlastní karty (detailu), z níž jsou přístupné i důležité související informace prostřednictvím jednotlivých záložek. V závislosti na vaší licenci SprinxCRM můžete na kartě Firmy vidět i některé další záložky a tlačítka, která souvisejí s vámi využívanými příplatkovými moduly.

4.4.2.1 Záhlaví Kontaktu – Firmy (od verze 6.5) Záhlaví evidované Firmy (mateřské, dceřiné i střediska) slouží k rychlému získání základních kontaktních údajů k této Firmě, jejím vlastníkovi v rámci vaší společnosti, a kategoriích, v nichž je Firma zařazena.

V levém horním rohu je k dispozici tlačítko symbolizující háček pro zobrazení nebo vytvoření nového Business Alertu na této Firmě. Práce s Business Alerty je podrobně vysvětlena v samostatné kapitole výše. Následuje ikonka symbolizující ve SprinxCRM Firmu, u níž je přehledně zobrazena celá Adresa Firmy. Při vytváření či editaci Firmy můžete určit, zda se zde bude zobrazovat Adresa: Obchodní jméno či Adresa: Provozovna. U adresy je vám k dispozici ikonka směrové růžice, která slouží pro zobrazení uvedené adresy na mapě. Tuto funkci oceníte v případě, kdy se chystáte na obchodní jednání do dané společnosti a potřebujete se zorientovat, kde firmu najdete. Mapa s odkazem na uvedenou adresu se zobrazí v novém okně s přístupem k naplánování trasy.


 50 


Novinkou od verze SprinxCRM 6.5 je vyhledání aktuálních informací o zobrazené Firmě pomocí hledání Google. Popis této funkce je k dispozici jako samostatná kapitola níže. Vedle údajů o adrese dané Firmy vidíte v záhlaví Kontaktu důležité kontaktní údaje, kterými jsou telefon, e-mail, a odkaz na web. Položky e-mail a www jsou prezentovány formou aktivního odkazu, což znamená, že kliknutím na ně si můžete zobrazit web dané Firmy, resp. ihned jí ze SprinxCRM zaslat e-mail (máte-li aplikaci synchronizovanou se svým e-mailovým klientem). Záhlaví Firmy uzavírá informace o kategoriích, v nichž je Firma evidována a account managerovi, který má tuto Firmu – klienta na starosti.

4.4.2.2 Google novinky (od verze 6.5) Abyste o svých Kontaktech měli vždy co nejaktuálnější přehled, přináší SprinxCRM od verze 6.5 zcela unikátní funkci Google novinky. V záhlaví Kontaktu-Firmy je k dispozici tlačítko s ikonkou Google, které vám k dotyčné Firmě zobrazí aktuální informace z internetu. Tuto funkci využijete zejména při přípravě na obchodní jednání, kdy si můžete z prostředí SprinxCRM zobrazit nejnovější i starší zprávy o vybrané Firmě a zjistit tak, čím se naposledy zabývala či jaké má aktuální úspěchy.


 51 


4.4.2.3 Záložka Detail (od verze 6.3) Záložka Detail se u všech záznamů zobrazuje jako výchozí stránka, neboť předkládá veškeré důležité informace o vybraném Kontaktu na jednom místě. Jsou zde uvedeny veškeré kontaktní údaje a Poznámky, které s touto Firmou souvisejí.

Ze záložky Detail máte možnost záznam o otevřené Firmě Upravit, což znamená, že otevřete formulář pro editaci Firmy (shoduje se s formulářem pro její vytvoření) a po aktualizaci údajů jej příslušným tlačítkem uložíte. Firmu můžete také Odstranit. Odstraněním Firmy nedojde k jejímu úplnému smazání ze systému, ale pouze k její deaktivaci. Veškeré informace, které máte na tuto Firmu ve SprinxCRM navázány vám tak i nadále zůstanou k dispozici (pro jejich zobrazení je nutné ve vyhledávání vybrat možnost Zobrazit i smazané). Obdobně jako k otevřené Firmě můžete přiřadit dceřiné firmy a střediska, můžete z karty Detail této Firmě přiřadit i některou z Osob, které v systému evidujete, případně založit a přiřadit Osobu novou. Tato funkce je velmi užitečná například u obchodníků, kteří mohou přecházet mezi jednotlivými zaměstnavateli, které vy ve svém SprinxCRM evidujete jako své klienty. Přiřazením Osoby pod Firmu spolu s Osobou přenášíte i veškeré informace o otevřených Obchodních příležitostech, Dokumentech, Aktivitách a Kampaních, které jsou s tímto člověkem spojeny. V jejich evidenci je vždy uvedeno i to, s jakou Firmou souvisejí.


 52 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l Pomocí funkce hledání pod otevřenou Firmou si dohledejte Osobu, kterou chcete k Firmě připojit, v seznamu výsledků ji označte kliknutím na příslušný řádek a volbu potvrďte tlačítkem Přiřadit v horní části formuláře. Tuto volbu vyberte, pokud Osoba, kterou chcete přiřadit k dané Firmě, je již vedena v aplikaci, neboť působí ve 2 a více firmách, které jsou Vaším zákazníkem. U jedné Osoby může být přiřazeno více kontaktních údajů (telefon, fax, e-mail) v závislosti na tom, ke kterým Firmám je Osoba přiřazena a v jaké je roli. Není třeba proto vytvářet několik identických záznamů. Osoba, která je přiřazena k více Firmám, má vždy jednu z nich vedenu jako svou mateřskou Firmu, což je v seznamu jejích Firem reprezentováno ikonkou domečku s písmenem M. Výběr mateřské firmy u Osoby je možné kdykoli změnit. Bližší informace jsou uvedeny níže v kapitole Osoby – záložka Firmy.

Na záložce Detail je dále k dispozici tlačítko Obnovit. To je aktivní pouze u Firem, které byly ze systému Odstraněny (viz popis výše). Toto tlačítko je znovu aktivuje včetně všech souvisejících informací. S obnovenou Firmou je možné dále pracovat jako s kteroukoli jinou Firmou. Tlačítko Zpět vás vrátí na poslední obrazovku, kterou jste ve SprinxCRM zobrazili před otevřením karty Firmy.

4.4.2.4 Záložka Kontakty (od verze 6.3) Záložka Kontakty zobrazuje seznam všech Osob (např. zaměstnanců) přiřazených k dané Firmě. Ikonka osoby s písmenem M znamená, že má daná Osoba otevřenou Firmu přiřazenu jako svou Firmu mateřskou. Pokud u Osoby vidíte pouze ikonku panáčka bez dalších znaků, znamená to, že tato Osoba pracuje pro více Firem a její mateřskou společností je jiná Firma.


 53 


Některá tlačítka na této záložce budou aktivní až poté, co kliknutím na řádek se jménem vybrané Osoby některou vyberete. Na této záložce můžete vytvořit Nový Kontakt – Osobu, která bude automaticky přiřazena k vybrané Firmě. Tato Firma bude nové Osobě vedena jako firma mateřská. Kliknutím na tlačítko Nový zobrazíte standardní formulář pro založení nové Osoby, který je podrobněji popsán níže v kapitole Osoby – Vytvoření nové Osoby. Vyberete-li z nabídnutého seznamu Osob kteroukoli z nich, stane se aktivním tlačítko Detail, kterým si zobrazíte podrobné informace o vybrané Osobě.

Vybraná Osoba se zobrazuje v návaznosti na Firmu. Chcete-li se vrátit na prohlížení karty Firmy, klikněte na její název v záhlaví karty Firmy. Osoby vedené u otevřené Firmy můžete také Upravit, to znamená aktualizovat jejich kontaktní údaje, přiřadit jim nové kategorie či k nim uvést Poznámku. Informace, které u Osoby takto upravíte budou zobrazovány v souvislosti s Firmou, u které jste Osobu editovali. Vybranou Osobu můžete z karty Kontakty Smazat. Její smazání znamená, že se informace o dané Osobě odeberou ze všech souvisejících částí SprinxCRM. Pokud je tedy vybraná Osoba vedená u více Firem, smažete její záznam u všech z nich. Chcete-li vybranou Osobu deaktivovat pouze u Firmy, kde jste ji vybrali, zvolte z nabídky možnost Odstranit. Odstraněním Osoby odeberete její data pouze od aktuální společnosti, ale je-li tato Osoba vedena u Firmy jiné, © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 54 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l zůstane u ní aktivní. Tato funkce odpovídá situaci, kdy například obchodní zástupce přestane pracovat pro více společností a zachová si jako zaměstnavatele pouze jedinou z nich, případně když zaměstnanec přechází z jedné firmy do druhé – v takovém případě mu nemusíte zakládat duplicitní záznamy, ale pouze mu přiřadíte novou Firmu a poté Firmu původní deaktivujete.

Odstraněný záznam o kontaktní Osobě můžete u Firmy vždy zobrazit pomocí volby Zobrazit vše. Jak bylo uvedeno výše, odstraněním dojde pouze k deaktivaci uložených dat a vy tak máte možnost si je kdykoli vyhledat a zobrazit znovu. Odstraněné kontaktní Osoby se pak v seznamu zobrazí přeškrtnuté a tlačítko Zobrazit vše se změní na možnost Pouze aktivní. Ta opět nabídne defaultně nastavené zobrazení pouze aktivních kontaktních Osob.

Může se stát, že u vybrané Firmy potřebujete dříve odebranou Osobu opět aktivovat. Takový případ může nastat například v situaci, kdy byla kontaktní Osoba na mateřské dovolené, ze které se nyní do své Firmy vrací. Pro opětovnou aktivaci nejprve vyberte dotčenou Osobu ze seznamu a poté klikněte na možnost Obnovit. Osoba bude ihned aktivována včetně veškerých dřívějších informací, které s ní souvisely. Volba Obnovit je k dispozici pouze u deaktivovaných Osob.


 55 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l Posledním tlačítkem na kartě Kontakty je volba Export, která převede zobrazené informace o Osobách do formátu MS Excel. To znamená, že pokud si na záložce Kontakty zobrazíte pouze aktivní Osoby, vyexportují se vám pouze kontakty aktivní. Jestliže však máte zobrazené kontaktní Osoby všechny, tedy aktivní i odstraněné, v Excelu je budete mít všechny. Kromě výše popsaných tlačítek je na seznamu Kontaktů-Osob pod vybranou Firmou k dispozici ještě funkce přímého odeslání e-mailu z aplikace SprinxCRM. Pro její využití na seznamu Kontaktů-Osob pouze klikněte na e-mailovou adresu vybrané Osoby. E-mail se v aplikaci automaticky uloží do vašich Aktivit, které s vybranou Osobou souvisejí. (Tato funkce je dostupná pouze pokud máte své SprinxCRM synchronizované se svým e-mailovým klientem.)

4.4.2.5 Záložka Firmy (od verze 6.3) Tato záložka obsahuje seznam dceřiných firem a středisek, které jsou přiřazeny k aktuálně vybrané Firmě. Jejich vytvoření je detailně popsáno výše v kapitole Vytvoření nové dceřiné firmy či střediska.

Orientaci v typu podřízených Firem usnadňují ikonky. Samotný obrázek domku značí dceřinou firmu, domek doplněný o písmeno M značí firmu mateřskou a ikona dvou domků středisko. Přiřazenou dceřinou firmu či středisko je možné z karty mateřské Firmy Odstranit. Po vybrání příslušného Kontaktu se aktivuje tlačítko pro jeho odebrání.

Odstraněním dojde ke zrušení návaznosti mezi oběma Firmami, avšak veškeré informace zůstanou v systému zachovány. Pro obnovení vazby na mateřskou Firmu některým z obvyklých způsobů vyhledejte odstraněnou dceřinou firmu či středisko a zobrazte si její detail (kartu).


 56 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l V boxu Základní informace vidíte u položky Mateřská firma zprávu, že není přiřazena, a k dispozici zde máte ikonku lupy pro její dohledání.

Kliknutím na tuto ikonku otevřete známý formulář pro vyhledání či založení Firmy, a po jeho použití tlačítkem Přiřadit vytvoříte mezi oběma Firmami vazbu. Firma, kterou jste právě vybrali či vytvořili se stane firmou mateřskou, a firma, z jejíhož detailu jste výběr mateřské firmy provedli, se stane její dceřinou firmou. Stejným způsobem můžete obnovit nebo vytvořit novou vazbu mezi mateřskou Firmou a střediskem.

4.4.2.6 Záložka OP (od verze 6.3) V záložce Obchodní příležitosti je vypsán seznam všech obchodních příležitostí Firmy, jejíž kartu máte otevřenu.

Kliknutím na tlačítko Nový otevřete formulář pro založení nové Obchodní příležitosti k této Firmě. Zakládáte-li novou OP z tohoto místa, je ve formuláři automaticky předvyplněn název Firmy. Vyberete-li některou Obchodní příležitost z nabídnutého seznamu, aktivujete tlačítko pro zobrazení jejího Detailu. Protože je v seznamu OP zobrazena formou aktivního odkazu, můžete si její detail zobrazit i kliknutím na její název. Detail OP je zobrazen v návaznosti na Firmu i Osobu, u kterých je OP otevřena, takže na první pohled vidíte potřebné souvislosti.


 57 


Přímo v hlavičce OP můžete aktualizovat její vybrané klíčové údaje. Chcete-li editovat podrobnosti Obchodní příležitosti, pak ji po vybrání ze seznamu OP na otevřené Firmě otevřete tlačítkem Upravit.

Poslední tlačítko provede Export zobrazených Obchodních příležitostí této Firmy do formátu MS Excel.

4.4.2.7 Záložka Zakázky (od verze 6.3, pouze s modulem SEP) V záložce Zakázky je seznam všech zakázek spojených s firmou. Navíc jsou zde také ikony pro práci s těmito zakázkami. Podrobný popis možných úprav je uveden v části Zakázky (SEP).

4.4.2.8 Záložka Aktivity (od verze 6.3) V záložce Aktivity je seznam všech Aktivit spojených s otevřenou Firmou. Nad jejich seznamem jsou k dispozici funkce pro jejich rychlé třídění, pod kterými jsou na liště tlačítka pro práci s Aktivitami. © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 58 


Chcete-li v seznamu zobrazit pouze Aktivity určitého typu, vyberte tento z připravené nabídky. Všechny typy Aktivit jsou k dispozici v rozbalovacím seznamu, který aktivujete volbou jiné a následně potvrdíte tlačítkem Hledej. Kliknutím na tlačítko Nová událost otevřete formulář, který je podrobně popsán níže, v kapitole Aktivity – Události. Pokud formulář Nová událost otevíráte z karty Firmy, je v něm automaticky předvyplněn název této společnosti. Tlačítkem Nový úkol otevřete formulář, jehož podrobný popis je uveden níže, v kapitole Aktivity – Úkoly. Obdobně jako u nové události je i v tomto případě ve formuláři předvyplněn název Firmy, z jejíž karty formulář otevíráte. Na liště Aktivity v detailu Firmy je k dispozici také tlačítko Nový telefonní vzkaz, které otevírá formulář popsaný v kapitole Aktivity – Telefonní vzkaz. I zde je ve formuláři automaticky předvyplněn název otevřené Firmy. Ojedinělou funkcí SprinxCRM je možnost odeslat e-mail přímo z aplikace (dostupnost této funkce se může u jednotlivých typů licencí lišit). Pro vytvoření a odeslání e-mailu ze SprinxCRM klikněte na tlačítko Vytvořit email. Zobrazíte tím formulář Nový e-mail s předvyplněnou e-mailovou adresou Firmy, z jejíhož detailu jste formulář otevřeli. Podrobný popis této funkce je uveden níže v kapitole Aktivity – Email. Vyberete-li některou z nabídnutých Aktivit pod otevřenou Firmou, aktivuje se tlačítko Upravit, kterým otevřete vybranou Aktivitu v editačním režimu. Formulář pro úpravu Aktivity se v detailech liší dle jejího typu. Podrobné popisy jsou součástí kapitoly Aktivity. Posledním tlačítkem je Export, které veškeré zobrazené Aktivity přenese do formátu MS Excel.

4.4.2.9 Záložka Dokumenty (od verze 6.3) Zde je seznam všechn Dokumentů souvisejících se zobrazovanou Firmou. Některá tlačítka jsou aktivní pouze při výběru konkrétního Dokumentu.


 59 


Tlačítkem Nový otevřete formulář pro vložení nového Dokumentu do systému. Ve formuláři je předvyplněn název Firmy, z jejíhož detailu k formuláři přistupujete. Práce s formulářem pro vložení nového Dokumentu je podrobně popsána v kapitole Dokumenty – Vložení nového Dokumentu. Jakmile z nabídnutého seznamu některý Dokument vyberete (kliknutím na jeho řádek), aktivují se tlačítka pro další práci s ním.

Tlačítko Nová verze vám umožňuje aktualizovat v systému vybraný Dokument bez toho, abyste museli původní dokument mazat. Údaj o poslední aktualizaci Dokumentu vidíte ve sloupci Modifikováno jako datum, kdy k poslední změně došlo. Podrobný popis uložení nové verze Dokumentu do SprinxCRM je uveden níže v kapitole Dokumenty – Práce s dokumentem. Kliknutím na volbu Detail si zobrazíte stručnou informaci formou popisu Dokumentu (vyplňuje se při jeho ukládání) a jeho umístění ve složkách Dokumentů v rámci SprinxCRM. Volbou Upravit pak můžete informace v tomto Detailu změnit. Typicky může jít o úpravu popisu Dokumentu či změnu jeho umístění ve složkách. Změnu umístění nahrávaného souboru můžete provést v existující obchodní příležitosti, na záložce dokumenty. Kliknutím na tlačítko Nový se otevře následující okno.


 60 


Kliknutím na tlačítko Změnit umístění vyvolá otevření nového okna. Přes volbu + lze přidat novou složku v umístění dokumentu a po uložení ji také vybrat jako aktuální umístění.

Samotné nahrání dokumentu je možné buď v této záložce na OP nebo pak přímo v Dokumentech

Dokument můžete ze systému také Smazat. Smazáním dojde k jeho úplnému odstranění ze systému SprinxCRM. Přímo ze systému SprinxCRM můžete vybraný Dokument Odeslat emailem vybraným dalším uživatelům vaší aplikace. Podrobný popis této funkce naleznete níže v kapitole Dokumenty – Práce s dokumentem. A obdobně jako u ostatních typů záznamů můžete zobrazený seznam Dokumentů Exportovat do tabulky MS Excel.

4.4.2.10

Záložka Kampaně

V této záložce se zobrazují veškeré marketingové kampaně, do kterých je Firma zařazena. Zároveň je možné zde okamžitě přidávat a odebírat typy Kampaní, ke kterým má být Firma přiřazena pro budoucí použití. Kompletní popis práce s Kampaněmi je popsaný v části Kampaně.


 61 


4.4.2.11

„Fakturační“ záložky

Fakturační záložky, které se v aplikaci zobrazují pouze v případě integrace SprinxCRM s účetním softwarem, mohou být: 1. Faktury přijaté 2. Faktury vydané 3. Objednávky přijaté 4. Objednávky vydané V těchto záložkách je zobrazen seznam záznamů daného typu opět ve vztahu k firmě.

4.4.3 Editace firmy (od verze 6.3) 1. Potřebujete-li upravit jakékoli údaje u některé Firmy, kterou ve SprinxCRM evidujete, některým z běžných způsobů ji v systému vyhledejte. 2. V zobrazeném seznamu výsledků hledání označte hledanou Firmu (řádek se podbarví). 3. Z dostupných akcí vyberte tlačítko s volbou Upravit. 4. Zobrazí se vám formulář pro editaci údajů o Firmě, kde můžete zadat požadované změny. Formulář pro úpravu Firmy je totožný s formulářem pro její založení, pouze v zápatí nenabízí možnost vytvoření nového Úkolu či OP. 5. Po aktualizaci potřebných údajů tlačítkem Uložit změny zanesete do systému. Pokud již máte Firmu otevřenou jiným způsobem, než výše popsaným, stačí kliknout na tlačítko Upravit pod hlavičkou Firmy.

4.4.4 Odstranění Firmy (od verze 6.3) Pokud s některou z vámi evidovaných společností ukončíte obchodní spolupráci, nebo se u ní nepodaří smluvní vztah vůbec navázat, můžete se rozhodnout pro její Odstranění. Odstraněním záznamu o Firmě nedojde k jejímu úplnému výmazu ze SprinxCRM, neboť u Firmy evidujete řadu důležitých informací a není vyloučeno, že se vám v budoucnu © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 62 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l podaří obchodní vztah s ní otevřít. Odstraněním tak pouze odeberete její záznam z aktivních údajů ve SprinxCRM, takže se vám tato společnost nebude promítat do hledání, reportů či kampaní. 1. Nejprve takovou Firmu některým z běžných způsobů v systému vyhledejte. 2. Ve výsledcích vyhledávání klikněte na požadovanou Firmu, čímž přejdete na její detail. 3. Použijte tlačítko Odstranit na horním okraji zobrazeného formuláře. Následně se otevře dialogové okno pro potvrzení odstranění a kliknutím na OK firmu smažete. Pro zrušení tohoto procesu stačí v dialogovém okně kliknout na volbu Zrušit.

Při odstranění Firmy zároveň deaktivujete některé položky, které jsou s ní svázány. Jedná se o Osoby (nemají-li vazbu na některou z dalších Firem) a střediska. Proto dbejte před těmito úpravami na to, které položky chcete vidět i v budoucnu. To, že Firma byla smazána je následně uvedeno i v její hlavičce. Všimněte si také prázdné položky Kontakty, kde byly dříve evidovány Osoby s touto Firmou svázané.

Osoby, které mají kromě smazané Firmy vazbu i na některou jinou, stále aktivní Firmu, v systému stále běžným způsobem dohledáte. Abyste v systému našli i Osoby, které byly smazány spolu s vybranou Firmou, musíte při vyhledávání použít volbu Prohledávat i smazané. Podrobný popis práce s odstraněním a opětovným obnovením záznamů ve SprinxCRM je popsán výše v kapitole Běžné operace se záznamy.

4.4.4.1 Obnovení záznamu odstraněné Firmy (od verze 6.3) Pokud byste chtěli někdy v budoucnu odstraněnou Firmu obnovit, postupujte takto: 1. Klikněte na menu Kontakty -> Vyhledávání. 2. Pomocí tlačítka Zobrazit více kritérií si rozbalte úplný vyhledávací filtr a zde zaškrtněte volbu Prohledávat i smazané kontakty.


 63 


3. Zadejte název Firmy, kterou chcete obnovit, popř. nějaká jiná kritéria pro její nalezení. 4. V seznamu dohledaných záznamů klikněte na název vybrané Firmy, abyste přešli na její detail. 5. Na kartě detailu Firmy poté klikněte na tlačítko Obnovit, které vidíte v liště.

Chcete-li obnovit i další položky, které pod tuto Firmu původně patřily (například střediska a Osoby), postupujte obdobně. Pokud se jedná o Osobu, můžete rovněž přejít na záložku Kontakty na detailu Firmy, vyberete volbu Zobrazit vše, a poté se vám objeví seznam smazaných Osob, které byly na tuto Firmu navázány. Vybráním konkrétní Osoby a kliknutím na tlačítko Obnovit znovu aktivujete záznam o této Osobě pro vybranou Firmu.


 64 


4.5 Kontakty – Osoby (od verze 6.3) Osoby mohou být v aplikaci založeny jako samostatný subjekt či být spojeny s Firmou. O jaký typ Osoby se jedná, poznáte jednoduše při rozbalení detailu Osoby. Pokud se Vám zobrazí v horní části okna údaje o Firmě, pak je Osoba přiřazena k Firmě, pokud ne, pak je Osoba chápána jako samostatný subjekt DŮLEŽITÉ– pokud je Osoba spojena se 2 a více Firmami, vždy se vám zobrazí v kontextu ke své firmě mateřské.


 65 


4.5.1 Vytvoření nové Osoby (od verze 6.3) V levém menu vyberte položku Kontakty -> Nová osoba. Uvidíte prázdný formulář pro vytvoření nové Osoby, v němž můžete vyplnit řadu podrobností, které využijete při budoucím obchodním styku s ní. Vyplňte tedy potřebné údaje (povinné položky jsou zvýrazněny barevně). Pro lepší přehlednost jsou veškeré údaje o nové Osobě seskupeny do několika samostatných boxů:

4.5.1.1 Základní informace (od verze 6.3)

V tomto boxu máte možnost zaznamenat o nové Osobě její základní identifikační údaje, tedy především její jméno, případně druhé křestní jméno a příjmení. Kromě toho pro dotčenou Osobu můžete vybrat i oslovení z nabídnutého rozbalovacího seznamu (více o těchto seznamech, neboli číselnících, se dočtete v samostatné kapitole níže), případně tituly před a za jménem. Příjmení nové Osoby je povinnou položkou a bez jeho vyplnění není možné formulář uložit.

4.5.1.2 Doplňující informace (od verze 6.3) Zde můžete o dané Osobě uvést další údaje, s jejichž pomocí ji později budete moci ve SprinxCRM snáze vyhledávat. V první řadě jde o její alternativní pojmenování, neboli Alias, dále přiřazení mateřské Firmy a Zákaznické číslo, které si můžete zvolit zcela dle svých preferencí. Vybranou mateřskou Firmu, stejně jako ostatní údaje, máte možnost kdykoli aktualizovat.

4.5.1.3 Ostatní informace (od verze 6.3) Část formuláře s názvem Ostatní informace vám umožňuje evidovat o nové Osobě i některé její osobní údaje. Ačkoli nejsou obchodního rázu, můžete je využít k navázání bližšího vztahu s touto Osobou, což může v budoucnu podpořit uzavření nové zakázky s ní. V boxu Ostatní informace vybíráte pohlaví nové Osoby a můžete zde zaznamenat datum jejích narozenin a svátku. Aplikace SprinxCRM pak umožňuje zasílat vybraným pracovníkům vaší organizace upozornění na tato výročí, aby dotčené Osobě zaslali například gratulaci. © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 66 


4.5.1.4 Hlavní kontaktní údaje (od verze 6.3) Jak název tohoto boxu napovídá, uvádí se zde primární kontaktní cesty, kterými je možné se s novou Osobou spojit. Jde v první řadě o její Mobil, soukromou telefonní linku a pracovní email. Protože se o každé Osobě uvádějí její primární kontakty v záhlaví karty Osoba, máte možnost na tomto místě určit, který z kontaktních údajů bude u této nové Osoby v její hlavičce zobrazen.

4.5.1.5 Ostatní kontaktní údaje (od verze 6.3) Je vcelku běžné, že má jeden člověk více telefonních čísel, e-mailových adres či jiných účtů, na nichž je možné jej zastihnout. Pro svou novou Osobu můžete tyto informace doplnit právě v části Ostatní kontaktní údaje. Obdobně jako v dalších částech SprinxCRM, i ve formuláři Nová Osoba vidíte názvy některých polí uvedeny podtrženě. To značí, že jde o aktivní pole a po uložení Osoby bude možné pouhým kliknutím na název takového pole otevřít psaní e-mailu či její webové stránky.

4.5.1.6 Adresa soukromá (od verze 6.3) U každé Osoby evidované ve vašem SprinxCRM máte možnost uvést i její úplnou soukromou adresu. Součástí boxu je i pole pro výběr adresy, na niž má být dotčené Osobě zasílána korespondence z vaší organizace – do její kanceláře či domů.

4.5.1.7 Uživatelská pole - Kategorie (od verze 6.3) Novou Osobu můžete již při jejím vkládání do SprinxCRM zařadit do řady kategorií. To vám umožní v budoucnu cílit své obchodní aktivity na zcela přesné skupiny potenciálních klientů z vaší databáze. Několik kategorií je ve SprinxCRM k dispozici již při jeho spuštění, další můžete vytvářet v sekci Administrace.


 67 


4.5.1.8 Poznámky a Administrativní údaje (od verze 6.3) Součástí formuláře Nová Osoba jsou dále standarní pole pro vložení Poznámky a Soukromé poznámky, která jsou popsána v kapitolách výše. Záverečnou část tvoří box Administrativní údaje, kde je zaznamenán vlastník záznamu o této Osobě, tedy Account manager, kterému je přidělena. Pod formulářem Nová Osoba si také můžete všimnout políčka pro okamžité vytvoření nového Úkolu souvisejícího s touto Osobou. Jakmile máte ve formuláři vyplněné údaje o nové Osobě, klikněte na tlačítko Uložit v horní části formuláře. Pokud zvolíte tlačítko Zpět, vrátíte se bez uložení údajů na předchozí obrazovku. Tímto způsobem můžete Osobu nechat jako samostatný subjekt či ji napojit na mateřskou firmu.

4.5.2 Zobrazení detailu Osoby (od verze 6.3) Pro zobrazení karty Osoby s veškerými detailními informacemi o ní nejprve požadovaný záznam některým z běžných způsobů vyhledejte. Po kliknutí na jméno vybrané Osoby se zobrazí její karta – je-li Osoba přiřazena k některé Firmě, pak uvidíte i návaznost na tuto její mateřskou Firmu.

4.5.2.1 Záhlaví Kontaktu – Osoby (od verze 6.5) V záhlaví se vám o vybrané Osobě zobrazují její nejzákladnější údaje, tedy jméno a příjmení, pracovní funkce, kontaktní údaje a její zařazení do kategorií. Pokud u Osoby nejsou některé z těchto údajů vyplněny, zůstává dotčené pole prázdné. To, zda se zobrazují kontakty soukromé či pracovní, je možné zvolit editací boxu Hlavní kontaktní údaje.

Obdobně jako u Firmy je u Osoby k dispozici funkce Business Alert, jejíž použití je podrobně popsáno v kapitolách výše.


 68 


4.5.2.1.1

LinkedIn Connector (od verze 6.5)

V novějších verzích SprinxCRM je na detailu Osoby k dispozici zcela nová funkce – LinkedIn Connector. S její pomocí si o vybrané Osobě můžete kdykoli zobrazit novinky z jejího LinkedIn profilu (prostřednictvím služby Google Search). Pro zobrazení těchto novinek klikněte na hlavičce detailu Osoby na ikonku Profil LinkedIn.

Ve vyskakovacím okně se vám poté ihned zobrazí odkazy na LinkedIn profil vybrané Osoby.

4.5.2.2 Záložka Detail (od verze 6.3) Tato záložka se u každé Osoby zobrazuje jako výchozí, neboť obsahuje veškeré kontaktní údaje na tuto Osobu včetně důležitých poznámek. K dispozici jsou rovněž standardní funkce pro editaci, smazání a obnovení informací o vybrané Osobě, stejně jako tlačítko Zpět, kterým se vrátíte na předcházející obrazovku. Použití těchto tlačítek je podrobněji vysvětleno v kapitolách níže.

4.5.2.2.1

Základní informace

V této části je uvedeno jméno Osoby, její pracovní funkce a Firma, která je pro tuto Osobu primární. Do pole Alias můžete vložit například přezdívku, nebo zkrácené jméno vybrané Osoby.

4.5.2.2.2

Ostatní informace

Pokud dbáte na to, abyste svým klientům zasílali přání nebo akční nabídky v jejich významných dnech, můžete v této části evidovat datum svátku či narozenin každé Osoby. Vybraní uživatelé SprinxCRM pak budou v příslušných dnech dostávat upozornění na tyto významné dny.

4.5.2.2.3

Hlavní kontaktní údaje

Jak název napovídá, zde se evidují primární telefonní čísla a e-mailové adresy, na kterých můžete danou Osobu zastihnout. Tento telefon a e-mail se budou zobrazovat v hlavičce karty této Osoby.

4.5.2.2.4

Ostatní kontaktní údaje

Alternativní způsoby, jakými je možné vybranou Osobu kontaktovat, tedy například její další telefonní čísla, můžete uvést do této části formuláře.


 69 


4.5.2.2.5

Adresa pro zasílání

Adresa, na níž budete vybrané Osobě zasílat oficiální korespondenci, bude uvedena v této části formuláře. Zejména pro účely obchodních reportů a realizaci Kampaní je vhodné mít uvedena všechna pole, tedy i okres a stát. Jak si můžete všimnout ve formuláři pro vytvoření nové Osoby, tato část se pro Osoby nevyplňuje, neboť se sem automaticky přenáší z adresy jejich mateřské Firmy.

4.5.2.2.6

Adresa soukromá

Kromě oficiálního kontaktu můžete u každé Osoby evidovat i její soukromou adresu, případně sem uvést jiné místo, kde je možné ji zastihnout mimo kancelář její mateřské Firmy.

4.5.2.2.7

Uživatelské pole

Zde je evidováno přiřazení Osoby do různých kategorií. Nastavení Kategorií mohou provádět uživatelé s rolí Administrátor v Administraci vašeho SprinxCRM. © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 70 


4.5.2.2.8

Poznámky

Karta obsahuje také standardní pole pro Poznámky, jehož funkce a použití byly vysvětleny v předchozích kapitolách.

4.5.2.2.9

Administrativní informace

Informativní panel zobrazuje údaje o vlastníkovi záznamu této Osoby, osobě, která jej naposledy upravovala, stejně jako data, kdy byla Osoba vytvořena a naposledy editována.

4.5.2.3 Záložka Firmy (od verze 6.3) Na záložce Firmy se zobrazuje seznam firem a středisek, ke kterým je vybraná Osoba přiřazena.

Ikony na jednotlivých řádcích indikují typ Firmy a vztah mezi touto Firmou a Osobou, u níž se zobrazuje. Tedy ikonka domečku s písmenem M je Firmou mateřskou. Pokud je potřeba u Osoby změnit mateřskou Firmu na jinou, než která je zde aktuálně přiřazena, stačí v seznamu kliknout na řádek s vybranou Firmou a potvrdit akci tlačítkem Nastavit firmu jako primární. V případě, že požadovaná Firma ještě není k Osobě přiřazena, použijte tlačítko Přiřadit k firmě. Zobrazí se vám běžný vyhledávací formulář, jehož pomocí dohledáte požadovanou Firmu, kterou pak potvrzením jediného tlačítka zařadíte na záložku Firmy u právě zobrazené Osoby. Pokud již vztah mezi Osobou a některou z Firem u ní evidovaných není aktuální, můžete takovou Firmu vybrat ze seznamu a tlačítkem Odebrat firmu propojení mezi ní a Osobou zrušit. Protože je v mnoha situacích důležitá i historie, zachovává SprinxCRM informaci o dřívějším prpojení Osoby a odebrané Firmy. Veškeré Firmy, které byly od Osoby odebrány si můžete zobrazit kliknutím na tlačítko Pouze aktuální. Toto tlačítko je defaultně zakliknuté, abyste vždy měli k dispozici pouze platné informace.

4.5.2.4 Záložka Aktivity (od verze 6.3) V záložce Aktivity je vypsán seznam všech Aktivit spojených se zobrazovanou Osobou. Po kliknutí na položku v seznamu přejdete na detail vybrané Aktivity s možností úprav. Ihned také můžete vytvořit novou Aktivitu pro tuto osobu, a to pomocí příslušného tlačítka v menu. Podrobný popis této záložky a práce s ní je součástí kapitoly Záložka Aktivity v části popisující práci s Firmami.


 71 


4.5.2.5 Záložka Dokumenty (od verze 6.3) Na záložce Dokumenty jsou uloženy všechny písemnosti související se zobrazovanou Osobou. Více informací, jak pracovat s Dokumenty, naleznete v kapitole Dokumenty.

Tlačítkem Nový otevřete formulář pro vložení nového Dokumentu do systému. Pokud již jsou u Osoby nějaké Dokumenty evidovány, můžete s nimi dále pracovat. Jakmile z nabídnutého seznamu některý Dokument vyberete (kliknutím na jeho řádek), aktivují se tlačítka pro další práci s ním. Tlačítko Nová verze vám umožňuje aktualizovat v systému vybraný Dokument bez toho, abyste museli původní dokument mazat. Údaj o poslední aktualizaci Dokumentu vidíte ve sloupci Modifikováno jako datum, kdy k poslední změně došlo. Podrobný popis uložení nové verze Dokumentu do SprinxCRM je uveden níže v kapitole Dokumenty – Práce s dokumentem. Kliknutím na volbu Detail si zobrazíte stručnou informaci formou popisu Dokumentu (vyplňuje se při jeho ukládání) a jeho umístění ve složkách Dokumentů v rámci SprinxCRM. Volbou Upravit pak můžete informace v tomto Detailu změnit. Typicky může jít o úpravu popisu Dokumentu či změnu jeho umístění ve složkách. Dokument můžete ze systému také Smazat. Smazáním dojde k jeho úplnému odstranění ze systému SprinxCRM. Přímo ze systému SprinxCRM můžete vybraný Dokument Odeslat emailem vybraným dalším uživatelům vaší aplikace. Podrobný popis této funkce naleznete níže v kapitole Dokumenty – Práce s dokumentem. A obdobně jako u ostatních typů záznamů můžete zobrazený seznam Dokumentů Exportovat do tabulky MS Excel.

4.5.2.6 Záložka OP (od verze 6.3) Na záložce OP je seznam všech Obchodních příležitostí spojených se zobrazovanou Osobou. Pomocí filtrů nad jednotlivými sloupci je možné zobrazovat pouze vybrané typy informací.


 72 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l Aktivní jsou nejen názvy jednotlivých sloupců (kliknutím na ně se seznam utřídí dle vybraného sloupce), ale také názvy jednotlivých OP. Kliknutím na ně zobrazíte detail Obchodní příležitosti, s nímž pak můžete dále pracovat standardním způsobem. Nad seznamem Obchodních příležitostí jsou na liště známá tlačítka pro práci s vybranou OP. Kliknutím na řádek zvolené OP se tato tlačítka aktivují. Kromě možnosti založit Nový OP tak můžete zobrazit její Detail, ten dle potřeby Upravit, případně seznam OP Exportovat do formátu MS Excel.

4.5.2.7 Záložka Kampaně (od verze 6.3) V této záložce se zobrazují veškeré Kampaně, do kterých je Osoba zahrnuta. Část formuláře Příslušnost ke kampaním umožňuje rychlé přiřazení Osoby k vašim standardním či dlouhodobým kampaním. Stejně tak, pokud Osoba projeví požadavek na odebrání svého kontaktu z reklamních kampaní vaší společnosti, tuto volbu potvrdíte zde. V rozbalovacím menu Otevřené kampaně lze vybrat Kampaň, do které má být Osoba zahrnuta, a tlačítkem Přidat ke kampani Osobu přiřadíte. Pod touto částí je zobrazen seznam Kampaní, do kterých již vybraná Osoba byla přiřazena, a jde-li o aktivní či již proběhlé Kampaně, je zde uveden i výsledek kontaktování Osoby v rámci této Kampaně.

4.5.3 Editace Osoby (od verze 6.3) Na záložce Detail klikněte na tlačítko Upravit. Otevře se vám formulář totožný s formulářem pro vytvoření nové Osoby, kde můžete upravit potřebné údaje. Kliknutím na tlačítko Uložit pak změny vložíte do systému, případně je kliknutím na tlačítko Zpět zahodíte.

4.5.4 Deaktivace Osoby (od verze 6.3) V případě, že již není nutné držet informace o dané Osobě v seznamu vašich aktivních kontaktů, ji můžete Smazat. Nedojde k jejímu skutečnému vymazání, ale pouze deaktivaci, tedy přesunutí veškerých s ní souvisejících informací do archivu SprinxCRM. Neaktivní Osoby (stejně jako ostatní deaktivované položky SprinxCRM) si pak můžete zobrazit kliknutím na tlačítko Zobrazit vše, případně Zobrazit i neaktivní. © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 73 


4.5.4.1 Obnovení deaktivované Osoby (od verze 6.3) Záznam o smazané Osobě můžete obnovit z jakéhokoli seznamu všech Osob (tedy i neaktivních), kde je vám k dispozici tlačítko Obnovit. To vidíte i na liště tlačítek u Osob aktivních, ovšem zde toto tlačítko není funkční. Jakmile záznam o vybrané Osobě obnovíte, začnou se znovu zobrazovat i veškeré informace s ní související, tedy především její Aktivity, evidované OP a Kampaně.


 74 


4.6 Obchodní příležitosti (od verze 6.3) Obchodní příležitostí se ve SprinxCRM rozumí potenciální obchod s některým s vašich stávajících či nových klientů. Evidence Obchodních příležitostí je podstatou CRM systémů – umožňuje zaznamenat a uchovat pro budoucí použití veškeré související poznámky, dokumenty, prezentace i analytické záznamy, a to od okamžiku vzniku Obchodní příležitosti, až po její uzavření formou dokončení obchodní transakce či její tzv. ztráta, kdy k realizaci obchodu nedošlo. Kromě neustálého přehledu o vývoji každé aktivní Obchodní příležitosti je jejich evidence klíčová pro management vaší společnosti, neboť je základním zdrojem údajů o potenciálních budoucích příjmech vaší společnosti v rámci několika budoucích měsíců.

4.6.1 Vytvoření Obchodní příležitosti Novou Obchodní příležitost ve SprinxCRM založíte v momentě, kdy vnímáte potenciál uzavření obchodu s některým z vašich klientů. Může jít jak o jednorázovou transakci, tak opakovaný prodej, například u pravidelných měsíčních dodávek zboží. Pro otevření formuláře Nová obchodní příležitost klikněte v levém menu na odkaz Příležitosti -> Nová příležitost.

4.6.1.1 Základní informace (od verze 6.3) Na záložce Základní informace jsou přehledně zaznamenány veškeré klíčové údaje související s Obchodní příležitostí.


 75 


4.6.1.1.1

Základní informace

V této části se evidují textové údaje o celé příležitosti. V poli Název bude uvedeno pojmenování příležitosti tak, jak jej zvolíte s ohledem na její budoucí snadné nalezení v evidenci SprinxCRM. Název volte, pokud možno, jednoznačný a nezaměnitelný tak, aby v seznamech a reportech bylo vždy zřejmé, o jaký typ obchodu v této Obchodní příležitosti šlo. Pole Kontakt, ač to nemusí být na první pohled zřejmé, je vždy nutné vyplnit názvem Osoby či Firmy evidované ve SprinxCRM (rozbalovací seznam umožňuje založit novou Firmu či Osobu i v momentě, kdy již máte rozpracováno založení nové Obchodní příležitosti. O vložené údaje tak nepřijdete.) Evidence Kontaktu, s nímž Obchodní příležitost souvisí, vyplývá z logiky obchodní činnosti jako takové. Není možné počítat s realizací jakékoli transakce, pokud neexistuje kupující – tedy Kontakt. Z rozbalovacího seznamu také vyberte primární Produkt, kterého se Obchodní příležitost týká. V případě, že je předmětem obchodu více vašich produktů, evidujte ostatní v následujících polích pro poznámky. Využíváte-li pro své statistické potřeby evidenci oblastí, v nichž jsou jednotlivé produkty prodávány, vyplňte rovněž pole Teritorium. Jako Account Manager je automaticky vyplněn uživatel SprinxCRM, který novou Obchodní příležitost zakládá. Je možné jej kdykoli změnit. Kontaktní osoba je konkrétní člověk, s nímž se o obchodní transakci jedná. Obvykle je to zaměstnanec Firmy, kterou jste vybrali jako Kontakt k této Obchodní příležitosti. Pro efektivní plánování vašich marketingových aktivit je vhodné vyplnit u Obchodní příležitosti také její Zdroj. Díky Reportům pak budete vědět, který typ marketingu je pro vaši společnost nejzajímavější. V poli Fáze se postupně evidují jednotlivé etapy vývoje Obchodní příležitosti, které odpovídají obvyklému procesu jejího zpracovávání: 

Fáze 1 = Potencionální příležitost, tedy taková, kdy se zákazník mimochodem zmíní, že by mohl mít o něco z naší nabídky zájem, avšak není vůbec jisté, zda skutečně k nějaké transakci může dojít a kdy



Fáze 2 = Kvalifikovaná příležitost, je ta, u které již víme, že existuje skutečný zájem a k obchodu by mohlo dojít



Fáze 3 = Konkrétní řešení naformulováno, tedy máme pro zákazníka připravenu konkrétní nabídku na základě jeho zájmu



Fáze 4 = Prezentace nabídky. S klientem se v určitý termín sejdeme a představíme mu náš návrh



Fáze 5 = Užší výběr, což znamená, že klienta naše nabídka zaujala a postoupili jsme do dalšího kola výběrového řízení



Fáze 6 = Prezentace / Jednání o smlouvě. Dle typu skutečného průběhu jednání o transakci probíhá v této fázi prezentace nabídky ve druhém kole výběrového řízení, případně u menších zakázek již přímo dojednávání detailů smlouvy, které vyplývají z naší nabídky z Fáze 4.



Fáze 7 = Smlouva podepsána. V tuto chvíli je na vaší společnosti, aby zákazníkovi na základě dohodnuté smlouvy dodala objednané zboží či služby.


 76 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l 

Fáze 8 = Vývoj dokončen, k fakturaci. V této fázi je již zboží či služba dodána, zákazník jej převzal a může dojít k fakturaci.



Fáze 9 = Uzavřeno, vyfakturováno. Zakázka je zcela u konce, od zákazníka dorazila fakturovaná částka v plné výši.



Fáze 99 = Zakázka ztracena. Do této fáze se může Obchodní příležitost dostat z kterékoli předchozí fáze a to v případě, že se zákazník rozhodne vaši nabídku nevyužít.

4.6.1.1.2

Hodnocení obchodníka

V této části formuláře obchodník, neboli Account Manager, průběžně eviduje číselné údaje související s příležitostí. Klíčovou položkou, která musí být vždy vyplněna, a to i v okamžiku založení nové Obchodní příležitosti, je výše očekávaného příjmu, který by měl z úspěšné transakce vyplývat. Neméně důležitou informační hodnotu má i pole Očekávané náklady, jejichž porovnáním snadno zjistíte efektivitu celé transakce, a to zejména v souvislosti s délkou jejího trvání a náročnosti jejího uzavření. V poli Očekávané uzavření smlouvy a Očekávané uvedení do provozu Account manager zaznamená termín, v němž předpokládá získání zakázky, a následně kdy očekává její dodání ze strany vaší společnosti. Je-li se zákazníkem dohodnuta zálohová platba předem, uveďte do pole Záloha její výši v procentech. V poli Pravděpodobnost se pak obdobným způsobem uvádí, s jakou jistotou lze úspěšné získání transakce očekávat. Kromě těchto údajů systém SprinxCRM umožňuje evidovat také Kvalitu Obchodní příležitosti, neboli subjektivní posouzení Account managera, zda je řešení Obchodní příležitosti standardní (dobré) či se často potýká s nějakými těžkostmi (kvalita je špatná). Jako poslední pole z rozbalovacího seznamu určete Cíl příležitosti.

4.6.1.2 Popis (od verze 6.3) Pole Popis je svým způsobem obdobou již známého pole Poznámka. Obchodník by sem měl kontinuálně zaznamenávat, oč v rozjednaném obchodu jde, jaké má klient specifické požadavky na úpravy atp. Cílem je zde mít kdykoli k dispozici klíčovou osu celé transakce tak, aby v případě náhlé indispozice obchodníka, který má zakázku na starosti, mohl v kterékoli fázi tuto Obchodní příležitost převzít kterýkoli jeho kolega.

4.6.1.3 Dokumenty (od verze 6.3) V Dokumentech by měly být vždy evidovány veškeré písemnosti, které s Obchodní příležitostí souvisejí, tedy zejména finální či aktuální verze nabídek, cenových nabídek, prezentací, návrhů smluv a smluv samotných. Po vyplnění veškerých potřebných údajů klikněte na tlačítko Uložit, čímž se Obchodní příležitost zaznamená do systému a projeví se i ve všech souvisejících seznamech a Reportech. Nechcete-li Obchodní příležitost do systému vkládat, použijte tlačítko Zpět, čímž se vrátíte na předchozí obrazovku.


 77 


4.6.2 Vyhledání Obchodní příležitosti (od verze 6.3) SprinxCRM přímo v menu Příležitosti nabízí dvě hlavní cesty pro vyhledání jakékoli OP v systému evidované.

4.6.2.1 Seznam příležitostí (od verze 6.3) 4.6.2.1.1

Zobrazení Seznamu příležitostí

Pod tímto odkazem najdete ve SprinxCRM seznam všech Obchodních příležitostí, které v něm jsou evidovány. Defaultně se zobrazuje seznam Moje otevřené příležitosti, což jsou zakázky, které v aktuální době řeší právě ten uživatel SprinxCRM, který Seznam příležitostí otevřel.

Nad tabulkovým výpisem OP jsou k dispozici známá tlačítka pro práci s jednotlivými příležitostmi. Je možné odsud založit Obchodní příležitost novou, případně kliknutím na příslušný řádek vybrat kteroukoli právě zobrazenou, a tu s pomocí tlačítek Detail a Upravit zobrazit, resp. editovat. Zobrazený výpis Obchodních příležitostí je rovněž možné Exportovat do formátu XLS. Tlačítko Moje otevřené příležitosti nabízí ještě další možnosti zobrazení různých typů příležitostí, a sice Moje příležitosti, který zobrazí veškeré příležitosti evidované ve SprinxCRM daným uživatelem. Další možností je zobrazit výpis Všechny otevřené příležitosti a Všechny příležitosti, které zobrazují veškeré aktuálně řešené Obchodní příležitosti, respektive úplně všechny Obchodní příležitosti, které kdy byly ve SprinxCRM evidovány.

4.6.2.1.2

Třídění Seznamu příležitostí

Tímto způsobem je možné pracovat s celkovým výpisem příležitostí, nicméně pro efektivní využití tohoto seznamu je nutné mít možnost zobrazené příležitosti ještě dále třídit. Názvy jednotlivých sloupců jsou zde nabídnuty jako aktivní odkaz (zobrazují se podtržené), a kliknutí na tento název setřídí zobrazené příležitosti řazené dle tohoto sloupce. Jako další nástroj jsou nad každým sloupcem k dispozici standardní filtry, s jejichž pomocí je možné vyhledat cíleně pouze některé Obchodní příležitosti, a s nimi pak dále pracovat. Rovněž samotné řádky s popisy jednotlivých příležitostí jsou aktivní. Kliknutím na název Obchodní příležitosti zobrazíte její detail, kliknutím na jméno Zákazníka, který je u příležitosti evidován, pak jeho kartu Kontaktu.


 78 


4.6.2.2 Hledání příležitostí (od verze 6.3) Pod odkazem Hledání příležitostí se zobrazuje Seznam příležitostí popsaný výše, ovšem doplněný o další možnosti jejich cíleného vyhledávání. V poli Vyhledávací kritéria můžete OP hledat podle Názvu nebo jeho části a dalších polí dostupných na kartě detailu OP.

4.6.3 Detail Obchodní příležitosti (od verze 6.3) Jakmile v Seznamu Obchodních příležitostí kliknete na název příležitosti, kterou hledáte, zobrazí se vám její detail, a to v kontextu Osoby a Firmy, na níž je navázán.

Veškeré údaje o obchodní příležitosti se zobrazují na několika samostatných záložkách, přičemž klíčové údaje o zakázce, jako je její očekávaný příjem či aktuální fáze jsou k dispozici již v hlavičce detailu OP. Na samostatných záložkách je pak její Detail s uvedením hlavního produktu, zdroje a teritoria, Popis, kam account manager uvádí aktuální informace o příležitosti a jejím vývoji v čase, Aktivity, které s realizací zakázky vykonal či má v plánu vykonat (řazené dle sloupce Konec aktivity), a nakonec Dokumenty, které příležitostí souvisí.

4.6.4 Editace Obchodní příležitosti (od verze 6.3) Obchodní příležitost je na rozdíl třeba od Kontaktu živější organismus. Velmi často budete potřebovat data aktualizovat. Pro úpravu údajů nejprve vyhledejte požadovanou Obchodní příležitost jedním z výše popsaných způsobů a přejděte na její detail. Na liště detailu Obchodní příležitosti klikněte na tlačítko Upravit. Následně na kartě OP upravte potřebné údaje a jakmile bude zápis aktuální, uložte jej do systému tlačítkem Uložit.


 79 


Ze stejné lišty tlačítek můžete otevřenou příležitost také Smazat či Tisknout.

4.6.4.1 Ukončení Obchodní příležitosti ve fázi příležitost ztracena (od verze 6.3) Změna, se kterou se budete běžně setkávat, je převod Obchodní příležitosti do další fáze pro zohlednění stavu, ve kterém se nachází.

V případě, že se stane, že obchodní příležitost přejde do fáze 99, tedy zakázka je ztracena, můžete sledovat i důvody ztráty. Jakmile u obchodní příležitosti zadáte fáze 99 – zakázka ztracena, otevře se vám automaticky okno, kde můžete vybrat, z jakého důvodu byla zakázka ztracena, doplnit k ní text, naplánovat budoucí Úkol nebo smazat veškeré plánované Aktivity vztažené k této Obchodní příležitosti. Tuto funkci ocení především obchodníci z důvodů rychlé zpětné vazby na aktuální dění.


 80 



 81 


4.7 Aktivity – společné vlastnosti (od verze 6.3) Aktivitou ve SprinxCRM se rozumí evidence plánované či proběhlé činnosti, která souvisí s plněním pracovní náplně jednotlivých uživatelů. Aktivity se rozdělují na Události a Úkoly. Řada vlastností je Událostem i Úkolům společná a je detailně popsána v této kapitole.

4.7.1 Seznam Aktivit (od verze 6.3) Pomocí volby menu Aktivity -> Seznam aktivit je možné zobrazit výpis Aktivit evidovaných ve SprinxCRM, které je následně možné filtrovat dle jejího vlastníka (uživatel) a typu. (např. všechny mé úkoly). Seznam je setříděn defaultně podle termínu jednotlivých Aktivit od nejnovější po nejstarší. Kliknutím na jednotlivé nadpisy sloupců se setřídění Aktivit upraví dle zvoleného sloupce. Každý Úkol v seznamu můžete kliknutím na příslušnou řádku upravit, nebo zatržením příslušného checkboxu splnit. K dispozici jsou také tlačítka pro otevření formulářů k vytvoření nové Aktivity či pro export vygenerovaného výpisu Aktivit do formátu XLS.

4.7.2 Hledání Aktivit (od verze 6.3) V levém menu pod odkazem Aktivity -> Hledání aktivit najdete podrobný filtr pro vyhledávání konkrétních Aktivit evidovaných ve SprinxCRM. Defaultně se zobrazuje jeho jednodušší verze, avšak kliknutím na tlačítko Zobrazit více kritérií v horní liště s tlačítky získáte přístup ke všem dostupným vyhledávacím polím. Toto tlačítko se automaticky změní na tlačítko Skrýt více kritérií, které vidíte na obrázku níže.


 82 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l Aktivity je možné vyhledávat pomocí různých atributů podobně jako u vyhledávání Kontaktů. Pamatujte pouze na to, že se zobrazuje maximálně prvních 200 nalezených položek. Je proto vhodné maximálně využít možnosti jednotlivých vyhledávacích polí a být co nejkonkrétnější. Vyhledávání probíhá tak, že se procházejí Aktivity s nejvyšším datem k aktivitám s nižším datem a následně Aktivity bez datumu. Zobrazují se tak Aktivity novější na úkor starších nebo bez datumu.

4.7.3 Editace Aktivity (od verze 6.3) Pro úpravu jakékoli Aktivity ji nejprve některým z již známých způsobů ve SprinxCRM vyhledejte, a kliknutím na její název otevřete její detail. Ve formuláři doplňte chybějící nebo upravte již existující údaje a změny uložte kliknutím na tlačítko Uložit nebo Uložit a nahrát dokument, pokud chcete při ukládání přiložit i dokument. Naopak kliknutím na tlačítko Storno se vrátíte na předchozí obrazovku bez uložení změn. Právo editovat Aktivity má pouze vlastník aktivity či ten, kdo ji vytvořil. Také mějte na paměti, že zpětná editace Aktivity s již uplynulým termínem je umožněna pouze na základě administrátorského povolení.

4.7.4 Vymazání Aktivity (od verze 6.3) Pokud nastane situace, že Aktivita již není platná, není žádný problém ji ze systému vymazat, pokud jste vlastníkem Aktivity, či ten, kdo ji vytvořil. Není možné vymazávat Aktivity s datem plnění v minulosti. Pro smazání evidované Aktivity ji vyhledejte některým z výše popsaných způsobů a otevřete její detail. V liště tlačítek v horní části karty Aktivity je tlačítko Smazat, kterým Aktivitu ze SprinxCRM odstraníte. Ta se pak přestane zobrazovat ve všech výpisech, tedy například v Kalendáři, přehledu Aktivit či na kartě Aktivity u souvisejícího Kontaktu.


 83 


4.8 Aktivity - Úkoly (od verze 6.3) Prvním typem Aktivit ve SprinxCRM jsou Ůkoly, které je možné chápat jako seznam povinností, které je nutné splnit. Splnění Úkolu z pohledu SprinxCRM znamená vytvoření Události, tedy časového úseku, během kterého probíhala činnost vedoucí ke splnění vybraného Úkolu. Právě na tomto principu je v Kalendáři založena funkce Vytvořit ze všech úkolů v tomto dni události, která je podrobně popsána v kapitolách výše. Úkoly mohou, ale nemusí mít počáteční a koncové datum. Každý zadaný Úkol se automaticky objeví ve Vašem aktuálním seznamu Úkolů (který je stále zobrazen v levé části obrazovky nad menu), a bude zde zobrazen, dokud nedojde k jeho splnění. Zároveň se také zobrazí v Kalendáři, pokud máte nastaveno zhlédnutí i Úkolů a pokud Úkol má nastaven termín v týdnu, který máte zobrazen. Jednou z důležitých vlastností Úkolů je možnost nastavení délky trvání Úkolu, podle které se později počítá vytíženost v daném dni.

4.8.1 Vytvoření nového Úkolu (od verze 6.3) Nový Úkol můžete ve SprinxCRM založit několika různými způsoby. V předchozích kapitolách již byl popsán přístup k formuláři Nový úkol z menu Rychlý výběr, ze záložky Aktivity na Firmách, Osobách a Obchodních příležitostech a z Kalendáře. Formulář Nový úkol je přístupný také z levého menu v sekci Aktivity -> Nový úkol. Na rozdíl od případů, kdy Úkol vytváříte pod Kontaktem či Obchodní příležitostí, není u takto vytvořeného Úkolu automaticky vyplněný Kontakt, avšak ten do formuláře můžete vybrat během jeho vytváření.

Jakmile ve formuláři Nový Úkol vyplníte všechna potřebná pole, uložíte Úkol kliknutím na tlačítko Uložit v levém horním rohu formuláře.

4.8.1.1 Záložka Základní údaje (od verze 6.3) Záložka je rozdělena do několika samostatných boxů, v nichž jsou seskupeny související údaje. Box základní informace


 84 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l V tomto boxu se vyplňují klíčové informace o novém Úkolu. Je to především jeho typ, který vyberete z rozbalovacího seznamu (číselník typů Úkolů je k dispozici v sekci Administrace, kde jej můžete dle svých potřeb upravit). Dle vybraného typu Úkolu se mění automaticky nastavený časový úsek, který je realizaci tohoto Úkolu systémem přidělen, a který se promítá do denní vytíženosti uživatele. Povinným polem, které je nutné při vytváření Úkolu vyplnit, je pole pro Text, kterým by měl být Úkol detailněji popsán. Popis Úkolu v poli Text se zobrazuje v Kalendáři, což vám usnadní orientaci ve vašich denních povinnostech a jejich obsahu. Souvisí-li Úkol s některým z Kontaktů ve vašem CRM, vyberte danou Firmu nebo Osobu v poli Kontakt. Pro výběr Firmy či Osoby, kte0ré již v CRM existují, zadejte v tomto poli alespoň dva první znaky jejího názvu a systém vám nabídne výběr z dostupných záznamů. Pokud Kontakt, s nímž plnění vašeho Úkolu souvisí, ještě v CRM neexistuje, máte možnost jej z tohoto místa založit kliknutím na odkaz >> Nová firma <<, resp. >> Nová osoba <<, které se vám zobrazí po kliknutí na šipku pro rozbalení pole Kontakt.

Dalším povinným polem při vytváření nového Úkolu je Termín, do kterého má být Úkol splněn. V průběhu plnění Úkolu můžete sledovat procento jeho splnění v poli Dokončeno. Dle důležitosti můžete Úkolu určit Prioritu – Nízkou, Střední, Vysokou a nejvyšší, tedy ASAP. Vlastník Úkolu je člověk, kterému je Úkol ke splnění přidělen. Nejběžněji je to tedy uživatel, který si Úkol vytvořit. Uživatelé v manažerských rolích však mají možnost přidělovat Úkoly ostatním uživatelům, kteří jsou jim podřízeni. Běžné je, že si uživatelé do svého Kalendáře zaznamenávají i své soukromé Události a Úkoly. Je-li váš Úkol soukromého charakteru (například vyzvednout děti ze školy), označte jej zaškrtnutím checkboxu Soukromý. Takový úkol pak nebude viditelný dalším uživatelům (uvidí pouze evidenci s názvem Soukromá aktivita) a nebude se vám započítávat do vaší denní vytíženosti.

Box Datum


 85 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l V této části formuláře můžete detailněji naplánovat proces plnění nového Úkolu. Řada polí zde je dostupná pouze pro Úkoly a nikoli pro Události. Úkol má například stanoven termín splnění, který u Události (jakou je například naplánovaná schůzka) nedává smysl. V poli Zobrazit od můžete vybrat den, od kterého se vám má naplánovaný Úkol zobrazovat. Do pole Započato můžete uvést, kdy jste práci na plnění Úkolu zahájili, stejně jako do pole Plánovaný konec si můžete určit dřívější termín pro splnění Úkolu, než jaký je uveden v poli Termín. Skutečné datum splnění Úkolu se eviduje v poli Dokončeno. Řada Úkolů může mít cyklický charakter a musí být vykonávána pravidelně. V takovém případě zaškrtněte checkbox Opakování a z nabídnutých variant vyberte pro vás optimální intervaly pro opakování tohoto Úkolu. Úkol se vám odpovídajícím způsobem zaznamená do Kalendáře.

Box Upozornění Pro Úkol si také můžete nastavit tzv. Reminder, neboli upozornění, které vás s předstihem informuje o tom, že máte na Úkolu pracovat. Upozornění pro Úkol nastavíte zaškrtnuním checkboxu Připomínat a v poli Kdy určíte den a čas upozornění.

4.8.1.2 Záložka Poznámky (od verze 6.3) Chcete-li k novému Úkolu vložit Poznámku, přejděte na záložku Poznámky a veřejnou či soukromou Poznámku zde vyplňte. Podrobnosti o obou typech Poznámek ve SprinxCRM jsou podrobně popsány výše v kapitole Společné vlastnosti záznamů. U Firmy, pro kterou však chcete Úkol realizovat, může figurovat více kontaktních Osob, které s Úkolem souvisejí. Ty můžete Úkolu přidělit právě na této záložce, kde je standardním způsobem vyhledáte a k Úkolu přidělíte.


 86 


4.8.1.3 Záložka Dokumenty (od verze 6.3) S Úkolem může rovněž souviset řada důležitých listin. Ty k Úkolu zaevidujete na této záložce. Její vzhled a funkčnost odpovídá běžné práci s Dokumenty, jak je podrobně popsána níže, v kapitole Dokumenty.

4.8.1.4 Záložka Hromadné zadávání (od verze 6.3) Nový Úkol je možné přiřadit více uživatelům, kteří by měli na jeho plnění spolupracovat. Tuto volbu potvrdíte zaškrtnutím checkboxu Zadat více uživatelům, čímž se aktivují dva sloupce s výběrem uživatelů a rolí. Úkol je možné hromadně zadat buďto konkrétním uživatelům vaší licence SprinxCRM, nebo všem uživatelům, kteří mají přidělenu vybranou roli. Podržením tlačítka Ctrl na své klávesnici můžete vybrat jak více uživatelů, tak i více rolí, kterým Úkol přidělíte. Jeho nastavení z předchozích záložek se pak promítne všem vybraným uživatelům či rolím.

Jakmile máte veškeré informace o novém Úkolu vyplněny, uložíte jej do systému tlačítkem Uložit nebo Uložit a nahrát dokument, pokud chcete při ukládání přiložit i dokument. Naopak kliknutím na tlačítko zpět se vrátíte na předchozí obrazovku bez uložení dat. Pokud kliknete na tlačítko Naplánovat, budou stávající data uložena a budete přesměrování k tvorbě Události, viz dále. Její typ bude nastaven na výchozí typ Události nastavený v administraci. Datum události bude nastaveno dle pole Termín. Začátek bude nastaven standardně na 8:00 a konec dle nastavení délky typu události. Hromadné zadávání a Opakování se nepřenáší.

4.8.2 Editace Úkolu (od verze 6.3) Otevřete-li k úpravě již existující Úkol, zobrazí se vám kromě dříve popsaných záložek dvě nové.

4.8.2.1 Záložka Kontaktní osoby (od verze 6.3) Každý pracovní Úkol by měl souviset vždy jen s jedinou Firmou. (Pokud potřebujete Úkol podobného charakteru – například Odchozí telefonát – realizovat u více Firem, naplánujte si jej pro každou Firmu zvlášť. Do Poznámek a dalších polí pak budete evidovat výsledek plnění Úkolu a případné další související informace.)


 87 


4.8.2.2 Záložka Historie změn (od verze 6.3) Na této záložce je k dispozici časový přehled, kdy byl Úkol upravován a kým.

4.8.3 Splnění Úkolu (od verze 6.3) Úkoly zadávané do systému budou pravděpodobně v jistém časovém horizontu splněny. V systému je splnění úkolu realizováno dvěma rozdílnými způsoby: 1. Vyhledejte požadovaný Úkol v systému a kliknutím na text přejděte na jeho editaci. 2. Zadejte do pole Dokončeno hodnotu 100%. 3. Klikněte na tlačítko Uložit. nebo 1. Vyhledejte v systému požadovaný Úkol. 2. Zaškrtněte checkbox na řádku představujícím tento Úkol a ten bude automaticky označen jako splněný.

4.8.4 Přehled Úkolů (od verze 6.3) Nad levým menu v aplikaci SprinxCRM vidí uživatelé odkaz Moje úkoly. Tento přehled zobrazuje všechny dosud nesplněné Úkoly, které náleží aktuálně přihlášenému uživateli SprinxCRM, které zatím ještě nebyly splněny. Seznam Úkolů je setříděn podle termínu splnění jednotlivých Úkolů. Každý Úkol v seznamu můžete kliknutím na příslušnou řádku upravit nebo zatržením políčka splnit.

4.8.5 Předání vzkazu (od verze 6.3) Specifickou aktivitou je Předání telefonního vzkazu. Tento typ Aktivity oceníte v situacích, kdy například komunikujete s klientem, který chce přepojit na kompetentní osobu, ale ta momentálně není k zastižení. Ten, kdo vzkaz od zákazníka přebírá, dává tímto volanému na vědomí, že se jej zákazník pokoušel zkontaktovat.

4.8.5.1 Vytvoření telefonního vzkazu (od verze 6.3) K formuláři pro předání telefonního vzkazu jsou ve SprinxCRM k dispozici dvě hlavní cesty. První naleznete v levém menu pod odkazem Aktivity -> Předání vzkazu. V případě, že máte ve SprinxCRM rozpracovanou jinou činnost a nemůžete přecházet do menu Aktivity, využijte odkaz Rychlý výběr -> Zaznamenat obsah telefonního rozhovoru, který najdete v levém horním rohu SprinxCRM. Povinnými položkami u telefonního vzkazu jsou Pro, kde můžete vybrat z číselníku uživatelů CRM, komu bylo voláno a Předmět telefonátu. Další položky pro vyplnění jsou datum, kdy bylo voláno, hodina, jméno volajícího (výběr z databáze CRM). Pokud zadáte jméno Firmy, která v databázi není, budete mít možnost jí vytvořit kliknutím na odkaz –nový— v rozbalovacím seznamu u příslušného pole.


 88 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l Dále doplňte kontaktní telefon, e-mail a také prioritu. Pokud zvolíte Firmu nebo Osobu z databáze SprinxCRM, u které máte správně vyplněný email a telefonní číslo, pole se vyplní automaticky. Dále pole pro označení zpětného volání z obou stran definovaných jako Zavolá znovu s možností vyplnění data a rozmezí času ve formátu hh:mm či naopak Žádá, abys mu/jí zavolal ve stejném formátu. Je vhodné vyplnit obsah rozhovoru a případně i poznámku.

Po vyplnění polí klikněte na tlačítko Uložit a tím se automaticky ve Vašem kalendáři vytvoří Aktivita Příchozí hovor a tomu, na koho byl telefonát směřován, vytvoříte Úkol, který může následně po vstupu do SprinxCRM shlédnout a reagovat na něj. Pokud má daná osoba uložený email, zasílá se informace i na něj. Pokud již proběhla komunikace mezi klientem a tím kdo byl volán, postupujete stejně jako při práci s Úkoly.

4.8.6 Email (od verze 6.3) SprinxCRM umožňuje odesílání emailů přímo ze svého rozhraní. Jelikož se i v případě emailu jedná o typ Aktivity, bude odeslaný email po odeslání zobrazen v záložce Aktivity příslušného Kontaktu.


 89 


4.8.6.1 Vytvoření emailu (od verze 6.3) Vyhledejte Kontakt, kterému chcete zaslat email a v záložce Aktivity vyberte možnost Vytvořit email. Tím se zobrazí formulář pro odeslání emailu, kde je již adresa příjemce předvyplněná dle údajů evidovaných u vybraného Kontaktu. Povinné pole pro vyplnění je pole Předmět.

Funkce jednotlivých ikon formuláře pro zasílání emailů jsou shodné s programem Microsoft Office. Můžete písmo označit jako tučné, kurzíva, podtržené nebo přeškrtnuté. Text můžete libovolně formátovat pomocí zarovnání, zvětšení písma, změny barvy písma i pozadí písma. Můžete rovněž vkládat text předem připravený v aplikaci Word či jiných, vkládat obrázky, odkazy, tvořit (číslované) seznamy či tabulky. Zkušení uživatelé mohou email psát i pomocí HTML kódu k čemuž slouží tlačítka Design, HTML a Preview na spodní liště formuláře. K dispozici je také možnost využít ikonu Template manager a vložit s jeho pomocí do emailu šablonu. Defaulně se obrázky i šablony nahrávají na adresu (VašeCRM)../Uploads/EmailTemplates. Pro lepší orientaci si můžete vytvořit svoji adresářovou strukturu v adresáři EmailTemplates a následně do techto složek nahrávat svoje obrázky a šablony. Novou složku vytvoříte tlačítkem New Folder. Pozn. URL je zobrazena jen pro Vaši informaci kam budete nahrávat Vaše obrázky a šablony, případně kde se právě nacházíte. Toto okénko není editovatelné, tj pro přístup do určité složky, nebo vytvoření nové, musíte použít grafickou část managera – napsání cesty do URL řádku neotevře požadovanou složku a při nahrávání ji nevytváří. Obdobně můžete k emailu přiložit i přílohu tak, jak jste zvyklí ze standardních e-mailových programů. Ke vložení přílohy k emailu slouží odkaz Přílohy v horní části otevřeného formuláře.

4.8.6.2 Podpora Email merge (od verze 6.3) Pomocí dynamických polí je možné vkládat do textu emailu obecné termíny např. jméno, příjmení, které jsou poté při odesílání emailu nahrazeny skutečnými daty. Tuto funkčnost oceníte především při hromadném rozesílání emailů kontaktům v Kampani, kdy není nutné opravovat oslovení Kontaktu manuálně v každém jednotlivém emailu. © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 90 


4.8.6.3 Práce se šablonou emailu (od verze 6.3) Šablona není nic jiného než html soubor. Pokud se chcete dozvědět víte o html doporučujeme Vám stránky W3C: http://www.w3schools.com/ Jsou tu ale jistá omezení – například styly musejí být definovány inline, grafické soubory musí být přístupné na veřejných serverech, jinak se nezobrazí atp. Pro lepší představu probereme jednu vzorovou šablonu i proces její tvorby. Dalším důležitým bodem je si uvědomit, že řada klientů nebude mít povoleno stahování obrázků ve svém poštovním klientu a je proto dobré zkontrolovat vzhled emailů i bez obrázků. Pro otestování vzledu Vašich emailů je možné například použití tlačítka Poslat si zkušební mail. Email tak dojde na Vaši adresu – na adresu právě přihlášeného uživatele CRM. Pro psaní šablony využijeme html editor ve SprinxCRM do kterého se přepnete stiskem <>

.

Zobrazí se Vam tag
ten můžete smazat (tento tag pouze odřádkuje, čili se dostanete na nový řádek). Každý html soubor začíná tagem a končí , tyto dvě značky tedy musíme umístit. Napište tedy: Nyní kliknete na tužku a zpět na <>. Tím se Vám mezi tyto tagy doplni další – head a body. Až bude šablona hotová bude nutné si html kód nakopírovat a vložit do textového souboru (např. notepad) a uložit s příponou *.html, následně přes Template Manager nahrát do CRM. CRM bohužel zatím nepodporuje přímé uložení Vašeho kódu mezi šablony. Pozn.: Pokud takto šablonu uložíte a pak ji budete chtít použít, zjistíte, že se Vám v html editoru zobrazuje jen vnitřek kódu, který jste napsali v sekci . Pokud tedy budete chtít např. změnit barvu pozadí, budete po každém nahrání šablony muset doplnit tagy html a body. Nyní si ukážeme, jak do šablony přidat obrázek, dynamická pole a ukážeme si příklad inline stylu.


 91 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l Přidání obrázku – pro přidání obrázku použijeme tag Atributy height a width určují, jak bude obrázek velký, atribut alt co se bude zobrazovat za text místo obrázku, pokud se nezobrazí obrázek – nebude dostupný. Důležitým atributem je src. Tím říkáme, kde se obrázek vlastně nachází. Pokud přidáváme obrázek tímto způsobem, musí být umístěn na veřejném serveru, aby si ho mohl příjemce stáhnout. Další možností je přidat obrázek pomocí image manageru tj. nahrát si obrázek do SprinxCRM a následně přidat do emailu. Nemusíte vše definovat přes atributy SprinxCRM vám jednoduše umožní si velikost nastavit pomocí myši – překlikněte se tlačítkem tužky, na vložený obrázek 2x pomalu klikněte a tím se mu zobrazí kotvící čtverečky, jejímž posunutím snadno velikost upravíte. Až budete spokojeni, můžete se přepnout zpět do html módu pomocí tlačítka <>, atributy se samy přepíšou na hodnoty na které jste obrázek roztáhli. Přidání dynamických polí – asi nejjednodušším způsobem je přidat tato pole na editoru mailu (ikona tužky). Klikněte na požadované místo ve Vašem emailu a přidejte dynamická pole, následne se můžete vrátit do html řežimu, kde se vám již tag zobrazi – případně ho tak můžete nakopírovat na jiné místo v html režimu, tam kde ho chcete mít. Jedná se vlastně o obrázek který bude nahrazen při odeslání emailu daty z CRM. Roztažení obrázku nemá vliv na text. Jedno z dynamických polí je podpis – signature, jako podpis se vloží text, který máte vyplněný v uživatelském nastavení v CRM. Přidání odkazu – můžete použít Hyperlink managera diskutovaného výše. Odkazy se dělí na dvě základní skupiny – odkazy na stránky na internetu např: http://www.sprinxcrm.com A na odkazy, které po kliku otevírají poštovního klienta např: [email protected] Jak je vidět odkaz se vyrobí použitím tagu . Atribut href obsahuje adresu kam chcete odkaz směrovat, dovnitř tagu napište text jaký se má v emailu zobrazit a být aktivním linkem. Ukázka stylů- K tagům můžeme přiřadit atribut style, kterým můžeme definovat fonty, barvy, velikosti, zarovnání a mnoho dalšího, pro větší podrobnosti viz např http://www.w3schools.com/html/html_styles.asp
Na příkladu máme tabulku, zarovnanou na střed – atribut align, šířka tabulky bude 630 pixelů – atribut width, barva pozadí bude bílá (white) – atribut background-color (místo názvů barvy lze např barvu namixovat z poměru červené, zelené a modré - rgb(220, 220, 220)). Atribut margin říká kolik místa bude kolem daného objektu, u nás kolem © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 92 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l tabulky a atribut padding definuje kolik místo mezi hranicí objektu a jeho obsahem (např kolik místa má být okolo textu v buňce tabulky) Vzorová šablona a její zdrojový kód pro inspiraci – Vzhled a zdrojový kód viz níže. V šabloně jsou použity další tagy zde ješte neuvedené jako např: u tabulky, jedná se o řádek tabulky, v řádku může být několik sloupců . Tag <strong> nastavuje písmo na tučné,
odděluje horizontálně text,
je odstavec – blok textu vymezený mezerou shora i zdola.
je usek stránky, nějaký blok do kterého můžete umisťovat další objekty (text, tabulky, obrazky, další div). Pro zjištění dalších tagů a podrobností použijte http://www.w3schools.com, sekce html a css.


 93 



 94 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l Zdrojový kód:

Salulation, Firs Name, Last Name
na základě našeho telefonického rozhovoru si Vám dovoluji zaslat informace o možnostech obchodního systému SprinxCRM.

Podívejte se na výhody SprinxCRM pro Váš business na www.crmdnes.cz
Spolehněte se na přesné prognózy a správná rozhodnutí...

SprinxCRM obsahuje sadu nových přehledných reportů. Velice efektivním nástrojem jsou mapové reporty, které umožňují geografickou vizualizaci dat v jednotlivých regionech a městech. Přehledné výstupy slouží manažerům jako důležité a názorné podklady pro hledání trendů, plánování strategie, vytváření nabídek a prezentací.

Optimalizujte a zefektivněte své podnikové aktivity...


 95 


Základním přínosem je provázání obchodních případů s obchodními kontakty, s dokumentací a definovanými projekty a týmy ve Vaší společnosti (obchod, servis, call centrum, helpdesk a další) a zvláště se široce používanými kancelářskými aplikacemi z balíku Microsoft Office®. Systém umožňuje zaznamenávat kompletní historii komunikace se zákazníky a manažerům poskytuje podrobný přehled o činnosti jednotlivých obchodníků a výsledcích celého oddělení.

Nyní můžete mít svá data kdykoli při ruce díky přístupu z mobilních zařízení jako Windows Mobile® či Blackberry®
Pokud budete mít Vy nebo Vaši kolegové jakékoliv dotazy, jsem připraven Vám být plně k dispozici na níže uvedených kontaktech.

S pozdravem a přáním hezkého dne
Signature

Microsoft Office, Microsoft Outlook a Windows Mobile jsou registrované značky společnosti Microsoft Corporation ve Spojených Státech a ostatních zemích. Blackberry je registrovaná značka společnosti Research In Motion Limited.


 96 


4.9 Aktivity – Události (od verze 6.3) Události vyznačují důležité okamžiky v minulosti nebo akce v budoucnosti (např. jednání se zákazníky). U Události můžete nastavit počátek a konec trvání. Specifickým typem Události je celodenní událost, která nemá definován počáteční ani koncový čas a zabírá v kalendáři celý den.

4.9.1 Vytvoření nové Události (od verze 6.3) Novou Událost můžete ve SprinxCRM založit z několika míst, především z karet Aktivity na detailech jednotlivých entit, jakými jsou například Kontakty či Obchodní příležitosti. Novou Aktivitu můžete založit také přímo v Kalendáři. Dalším způsobem jejího vytvoření je odkaz Aktivity -> Nová událost v levém menu. Zobrazí se vám formulář, v němž můžete o nové Události vyplnit veškeré potřebné detaily.

Každá událost obsahuje několik záložek: 

Detail – zde se definují obecné vlastnosti události jako její název, typ asociace s Obchodní příležitostí nebo Kontaktem, datum a čas



Poznámky - obsahuje 2 typy Poznámek - soukromou (viditelná pouze vlastníkovi události a uživatelům s rolí PrivateNoteReader) a veřejnou (viditelnou všem uživatelům v CRM)



Nastavení – zde je možné nastavit Opakování, je zde rovněž checkbox Soukromá událost (tím celý obsah události skryjete před ostatními uživateli) či Zobrazit jako (pokud používáte doplňkovou aplikaci Outlook sync, bude mít tato volba vliv na to, jakým způsobem se Vám CRM aktivity budou zobrazovat v aplikaci MS Outlook – mimo kancelář, zaneprázdněn…)



Návštěvy – zde přiřadíte Událost více uživatelům CRM



Administrace - zde jsou zaznamenávány informace jako Vlastník události (primárně nastaven na právě přihlášeného uživatele), či Datum, kdy byla událost vytvořena nebo naposledy upravována

4.9.2 Editace Události (od verze 6.3) V detailu Události se zobrazují 2 nové záložky, které ve formuláři pro vytvoření nové Události nejsou:


 97 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l 

Dokumenty – zde se ukládají Dokumenty mající vztah k zaznamenávané Události



Osoby – zde je možné přiřadit Osoby z Firmy zákazníka, které jsou nějakým způsobem spjaty s událostí Záložka tedy slouží k evidenci účastníků z dané firmy na dané „události“. Její využití je zvláště u „hromadných událostí“, na které zvete firmy a před vlastním konáním nevíte, kdo se na „událost“ z dané firmy dostaví.


 98 


4.10 Kampaně (od verze 6.3) Pomocí Kampaní můžete oslovovat specifické skupiny svých Kontaktů pomocí e-mailů. Obeslané klienty pomocí Kampaně nejen oslovíte, ale získáte i důležité vyhodnocení úspěšnosti každé Kampaně, které je klíčové pro efektivní plánování vašeho marketingu. Zdrojem kontaktů do Kampaně může být exportovaná databáze nebo report ze SprinxCRM umožňující další specifikaci a segmentaci cílové skupiny. V Kampaních je možné vytvářet hromadné Aktivity, sledovat jejich zpětnou vazbu a případně okamžitě reagovat na poptávku formou folow up aktivity. Seznam kontaktů kampaně lze pro použití v MS Office uložit do souboru s příponou „.odc“. Tento soubor můžete dále využít jako zdroj dat pro další operace v MS Office, například pro automatický tisk hromadné korespondence, obálek, štítků, rozesílání hromadných emailů a podobně.

4.10.1

Povolení pro marketingové aktivity (od verze 6.3)

Ne každá Firma či Osoba si přeje být kontaktována vaším marketingovým oddělením či být obesílána marketingovými materiály. Takováto rozhodnutí je nutné respektovat. Aby tedy nedocházelo k porušování těchto preferencí, je potřeba je na kartě subjektu zaznamenat. Na kartě každého Kontaktu (Firmy, Osoby) se nachází záložka Kampaně. Na této záložce jsou přístupné všechny typy Kampaní, které jsou běžně realizovány a do kterých lze Kontakty přidávat.

Při zaškrtnutí volby Nezahrnovat do kampaní nebude kontakt zařazován do nově vytvořených kampaní. Pokud si naopak některý váš Kontakt přeje být zahrnut do některých marketingových kampaní, zaškrtnutím daného typu Kampaně zde na kartě bude znamenat, že Kontakt bude vždy řazen do nově vytvářené Kampaně tohoto typu. V případě, že u Kontaktu necháte všechna políčka nezaškrtnutá, bude taková Osoba či Firma vždy zařazována do všech Kampaní z nabídky.


 99 


4.10.2

Založení nové Kampaně (od verze 6.3)

Novou Kampaň vytvoříte přes volbu Kampaně -> Kampaně -> Nová kampaň. V jednoduchém formuláři vyplníte podrobnosti o nové Kampani, do které posléze přiřadíte Kontakty k obeslání.

Název kampaně uveďte co nejjednoznačněji, abyste podle něj mohli kdykoli, i v budoucnu, tuto Kampaň a její obsah snadno identifikovat. Typ kampaně zvolte z nabídnutého rozbalovacího seznamu. Jde o seznam Kampaní, které jsou běžně realizovány. Jejich výčet zde koresponduje s tím, který je zobrazován na kartě záznamu (viz obrázek výše). Dále zde naleznete typ kampaně Obecná. Ten vyberete v momentě, kdy realizovaná kampaň je ojedinělá, a proto není důvod vytvářet nový typ kampaně (šablonu) V poli Stav kampaně uveďte to, zda je Kampaň právě v realizaci, teprve se plánuje, nebo již skončila. Spolu s tím byste měli určit Datum zahájení, od kterého mají být Kontakty touto Kampaní kontaktovány, a Datum ukončení, ke kterému by měl být provoz Kampaně ukončen. V poli Popis kampaně můžete uvést podrobnosti ke Kampani, jejímu obsahu, cíli apod. Do pole Rozpočet uveďte finanční částku, kterou máte na Kampaň vyčleněnu. Následně do pole Skutečné náklady budete průběžně zapisovat skutečné náklady, které s Kampaní souvisejí. Po vyplnění všech údajů, klikněte na tlačítko Uložit na horním okraji formuláře a tím se nová Kampaň vytvoří.

4.10.3

Přidání Kontaktů ke Kampani (od verze 6.3)

Ke Kampani lze přidávat Kontakty dvěma způsoby. V momentě zakládání nové Kampaně, když kliknete na volbu Uložit, budete přesměrováni na stránku správy Kontaktů, kde kliknete na tlačítko Přidat kontakty. Pokud je potřeba přidat Kontakty již do existující Kampaně postupujte přes volbu Kampaně -> Kampaně -> Seznam kampaní. Kliknutím na název Kampaně ve sloupci Název kampaně jste přesměrováni na stránku správy Kontaktů a zde vyberete tlačítko Přidat kontakty. © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 100 


Po kliknutí na odkaz Přidat kontakty se vám otevře stránka Správa kontaktů, na níž pomocí sady různých filtrů vyberete Kontakty, které vyhovují vašim požadavkům pro danou Kampaň. Aby se přiřadily do vaší Kampaně, zaškrtněte checkbox po levé části od Názvu Kontaktu. Nad výpisem poté zkontrolujte, že máte z rozbalovacího seznamu vybránu akci Přidat k existující kampani a ze seznamu Kampaní tu Kampaň, k níž chcete vybrané Kontakty skutečně přiřadit. Kontakty do zvolené Kampaně následně přiřaďte kliknutím na tlačítko Provést.

Se seznamem Kontaktů v Kampani je možné pracovat i dalšími způsoby. Kromě možnosti jejich přiřazení ke Kampani nabízejí rozbalovací seznamy možnost vytvořit ke všem vybraným Kontaktům Úkol, zkopírovat je do jiné Kampaně, případně založit novou Obchodní příležitost. Velmi zajímavou funkcí je také možnost Zkopírovat vybrané kontakty ke kampani jiné. Někdy bývá výhodné Kontakty mezi Kampaněmi kopírovat. Je to vhodné především tehdy, pokud určitá skupina nějakým způsobem reagovala © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 101 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l a hodláte s nimi dále pracovat. Například v první Kampani jste obvolali určitý počet lidí a jen několik z nich projevilo zájem. Nyní potřebujete tyto Kontakty zkopírovat do nové Kampaně a těm poslat email. V prvním rozbalovacím menu vyberte Kontakty, které projevily zájem (stav Má zájem) a tyto Kontakty označte. Nyní v druhém rozbalovacím menu vyberte akci zkopírovat ke kampani a vyberte Kampaň, do které chcete Kontakty zkopírovat.

4.10.4

Práce s Kampaněmi (od verze 6.3)

Ve chvíli, kdy jsou Kontakty přiloženy ke Kampani, je možné tuto Kampaň spustit. Operátoři (osoby zpracovávající Kampaň) mohou nyní začít dle tohoto seznamu kontaktovat jednotlivé subjekty. Kliknutím na jméno Kontaktu v Seznamu kontaktů se otevře detail Kontaktu v Kampani, do nějž operátor zaznamená výsledek Kampaně. Mohou například zapsat doplňující data či poznámky, nebo pomocí tlačítek zaznamenat reakci osloveného subjektu. Údaje vyplněné v detailu Kontaktu v Kampani v části Stav kontaktu v kampani se ve SprinxCRM zpracovávají v marketingových reportech a pomáhají s vyhodnocením celkové efektivity Kampaně.

Pokud bylo s klientem již komunikováno, je nutné toto v systému zaznamenat a to změnou stavu Kontaktu. Neprve v Seznamu kontaktů označte Kontakty, kterých se to týká. Následně v rozbalovacím seznamu Označené kontakty vyberte možnost Změnit status. Zobrazí se nový rozbalovací seznam s nabídkou různých statusů pro Kontakty v Kampaních. Z nich jednoduše vyberete odpovídající stav vybraných kontaktů a potvrdíte tlačítkem Provést.


 102 


Pokud je Kontakt vyloučen z Kampaně (Status: Vyloučeno), defaultně se takovýto záznam již nebude zobrazovat. Pokud si však přejete zobrazovat i takovéto Kontakty, odškrtněte políčko Zobrazit pouze zahrnuté. Seznam Kontaktů v Kampani lze filtrovat dle jejich stavu.

4.10.5

Uzavření Kampaně (od verze 6.3)

Kampaň je možné považovat za skončenou, pokud již neočekáváte žádné další odpovědi od klientů. Kampaň uzavřete následujícím způsobem: Nejprve si zobrazíte seznam Kampaní přes menu Kampaně -> Kampaně -> Seznam kampaní. V zobrazeném seznamu vyberte Kampaň, kterou chcete uzavřít, a klikněte na tlačítko Upravit.


 103 


Zobrazí se vám detail Kampaně, kde upravíte související informace a budete moci Kampaň uzavřít. V poli Stav kampaně vyberte možnost Uzavřeno. Aktualizujte pole Skutečné náklady, abyste měli k dispozici přesné údaje k vyhodnocení údaje. Zaktualizujte také pole Datum ukončení.


 104 


4.11 Reporty (od verze 6.3) Reportem je libovolný náhled na data systému (například statistika obratu obchodních příležitostí). Jsou dostupné z menu Reporty. Tyto náhledy připravuje administrátor dle potřeb uživatelů systému, uživatel si pak už jen vybírá ze seznamu reportů, který chce zobrazit. V aplikaci SprinxCRM rozlišujeme několik typů reportů:

4.11.1

Seznamové reporty (od verze 6.3)

Tyto reporty slouží k zobrazení stručného přehledu dat podle nastavitelných kritérií reportu. Zobrazí se Vám seznam položek, v některých reportech i s možností přesměrování na detail entity v SprinxCRM. Sloupce odpovídají využití reportu. Tyto reporty také většinou nabízejí možnost exportu zobrazených dat a samozřejmě setřídění sloupců a filtraci zobrazených dat.

Do této skupiny patří: Kontakty, Zpožděné příležitosti, Spící příležitosti, Vyhrané obchodní příležitosti – souhrn, Vyhrané obchodní příležitosti – detaily, Ztracené obchodní příležitosti.

4.11.2

Reporty – grafy (od verze 6.3)

Pod tuto skupinu reportů zahrnujeme reporty, které zobrazují data do grafické podoby (křivky, sloupcové grafy, jiné obrazce pro zobrazení relevantních dat). Tyto reporty většinou neumožňují export dat, či uložení. Naproti tomu přehledně zobrazují souhrny určitých dat.


 105 


Do této skupiny patří: Obchodní příležitosti – fáze, Očekávané výnosy (graf), Procento úbytku příležitostí mezi fázemi prodejního procesu (graf)

4.11.3

Mapové reporty (od verze 6.3)

Tyto reporty slouží k zobrazení Vašich kontaktů či jiných entit a jejich lokality. Máte tak jasný přehled o tom, ve kterém kraji je např. úspěšná Vaše kampaň, nebo v jaké oblasti máte největší klientelu.


 106 


Tyto mapové reporty využívají zjednodušenou verzi Google Maps a doplňují do těchto map údaje dle dat v SprinxCRM. MapReporty mají několik společných ovládacích prvků: 

Tisknout - pošle aktuálně zobrazenou část mapy k tisku



Zavřít okno - zavře okno s reportem



Získat GPS souřadnice – pokusí se získat GPS souřadnice (přesnou polohu na mapě) pro kontakty odpovídající kriteriím reportu z jejich primární adresy – tato funkce nemusí v některých zemích správně fungovat; pokud se po kliknutí na toto tlačítko nepovede získat GPS souřadnice pro všechny kontakty, objeví se tlačítko Kontakty bez souřadnic , které Vás přesměruje na seznam kontaktů, tak abyste u nich mohli doplnit či poupravit adresy

Jiné ovládací prvky jsou pro každý report odlišné, nejčastěji však MapReporty nabízejí 2 výběrová menu, která omezují či vybírají okruh zobrazených dat. Můžete si tak například zobrazit v reportu „Rozmístění zákazníků“ kontakty, kde jste nastaven jako Account Manager a tento okruh omezit na osoby nebo firmy. Mapové reporty jsou 2 druhů: jedny zobrazují konkrétní lokace, druhé celé oblasti. Do této skupiny patří: Nové obchodní příležitosti, Obchodní příležitosti a aktivity, Umístění zákazníků, Umístění obchodních příležitostí, Obrat po regionech.

4.11.4

Přehled reportů (od verze 6.3)

Následující sekce je výčtem reportů v SprinxCRM. Reporty můžete nalézt přímo v levém menu pod tlačítkem Reporty (viz obrázek) nebo na formulářích některých CRM Entit, např. Kontakt, Kampaň. Seznam jednotlivých typů reportů, resp. co je výsledkem zobrazení reportu, s jejich stručným popisem naleznete v části níže.


 107 


4.11.4.1

Kontakty (od verze 6.3)

Po kliknutí na tento report se dostanete na formulář pro vyhledávání kontaktů podle kritérií jako název, acc. manager, kategorie, aktivita, země a další. Tyto údaje lze kombinovat a získat tak výsledek na komplikovaný dotaz. Výsledky jsou rozděleny do sloupců: Název, Adresa, Telefon a Email. Z reportu můžete přejít přímo na detail kontaktu.

4.11.4.2

Zpožděné příležitosti (od verze 6.3)

Report vrací obchodní příležitosti, které jsou v dané fázi déle, než je standardní doba. Vybírat můžete z kritérií acc. manager, fáze, produkt a očekávaný příjem od/do. Výsledky jsou rozděleny do sloupců: Název, Zákazník, Fáze, Produkt, Oč. příjmy, Oč. náklady, Správce (vlastník obchodní příležitosti), Oč.konec, Očekávané datum nasazení, % (pravděpodobnost či pokrok u obchodní příležitosti), Trvání (dny), a Průměrné trvání.

4.11.4.3

Spící příležitosti (od verze 6.3)

Tento report zobrazuje seznam všech otevřených obchodních příležitostí, u kterých za posledních 14 dní není žádná aktivita ani není žádná naplánována – report nemá žádná výběrová kritéria. Výsledky jsou rozděleny do sloupců: Název, Zákazník, Očekávaný příjem, Fáze, Account manager a Popis.

4.11.4.4

Vyhrané obchodní příležitosti – souhrn (od verze 6.3)

Report zobrazuje počty vyhraných obchodních příležitostí u jednotlivých acc. Managerů. Jako kritéria můžete volit acc. manager, zdroj, datum získání obchodní příležitosti. Výsledky jsou rozděleny do sloupců: Account manager, © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 108 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l Počet (počet vyhraných obchodních příležitostí pro daného acc. managera) a Celkem (součet částek z vyhraných obchodních příležitostí).

4.11.4.5

Vyhrané obchodní příležitosti – detaily (od verze 6.3)

Tento report zobrazuje detailnější informace oproti souhrnu. Vybírat můžete z kritérií objednávky od a do, acc. manager a zdroj obchodního příležitosti. Výsledky jsou rozděleny do sloupců: Account manager, Název obchodní příležitosti, Zákazník a Očekávaný příjem.

4.11.4.6

Ztracené obchodní příležitosti (od verze 6.3)

Report zobrazuje počet ztracených (ve fázi ztraceno) obchodních příležitostí a důvod této ztráty. Výběr je možné zúžit pomocí data vytvoření obchodní příležitosti.

4.11.4.7

Procento úbytku příležitostí mezi fázemi prodejního procesu (graf) (od verze 6.3)

Jedním z klíčových ukazatelů nezbytných pro odhad vývoje obratu firmy je procento úbytku příležitostí mezi fázemi prodejního procesu. Tento graf zobrazuje jednotlivé fáze pro obchodní příležitosti a % příležitostí, které byly v této fázi ztraceny. Zobrazuje vždy 2 sloupce – předpokládaný a skutečný počet ztracených obchodních příležitostí. Srovnáním s nastaveným procentem vycházejícím z metodiky prodejního procesu a jeho korekcí lze zpřesnit odhad vývoje obratu a tedy i zkvalitnit odhad vývoje.

4.11.4.8

Očekávané výnosy (graf) (od verze 6.3)

Statistika zobrazuje očekávaný vývoj obratu firmy v následujících obdobích, určený na základě evidence prodejních příležitostí. Nabízí možnost porovnat úspěšnost prodejního oddělení s nastaveným plánem tržeb. Pod grafem se zobrazují data v absolutních číslech pro uplynulé a budoucí období.

4.11.4.9

Obchodní příležitosti – fáze (od verze 6.3)

Zobrazuje jednotlivý přechod obchodních příležitostí ve fázích a jejich úbytek. Zároveň se pod grafem zobrazují údaje k jednotlivým fázím jako je počet obchodních příležitostí v této fázi a součet částek obchodních příležitostí v této fázi.

4.11.4.10

Nové obchodní příležitosti (od verze 6.3)

Tento MapReport zobrazuje nové prodejní příležitosti, které byly do systému zadané v určitém období, a ukazuje, v jaké fázi prodejního procesu se nacházejí nyní a umístění odpovídajícího zákazníka. Obchodní příležitosti a aktivity Tento MapReport zobrazuje rozmístění obchodních příležitostí a aktivit. Vybírat můžete z kritérií: Fáze, Hodnocená aktivita (typ aktivity) a datum vytvoření aktivity.


 109 


4.11.4.11

Umístění zákazníků (od verze 6.3)

Tento MapReport zobrazuje rozmístění Vašich kontaktů. Výběr můžete zúžit volbou Uživatele (acc. manager kontaktů) a Typ kontaktu (osoba nebo firma). Máte tak jasný přehled o tom, v které oblasti se Vám daří nejlépe shánět nové kontakty.

4.11.4.12

Umístění obchodních příležitostí (od verze 6.3)

Tento MapReport zobrazuje rozmístění obchodních příležitostí. Výběr můžete zúžit volbou Account Manager a Stav obchodní příležitosti (otevřeno, získáno, ztraceno – podle aktuální fáze obchodního příležitostí).

4.11.4.13

Obrat po regionech (od verze 6.3)

Tento report zobrazuje mapu s regiony, které jsou vyplněny barvou. Odstín barvy odpovídá celkovému obratu dle vystavených faktur. Jediné kritérium je Rok (zdanitelného plnění faktury). V nabídce se objevují roky podle vystavených faktur.

4.11.4.14

Očekávané výnosy (kontingenční tabulka) (od verze 6.3)

Report zobrazuje data z obchodních příležitostí jednotlivých account managerů. Stejně jako v reportu Očekávané výnosy (graf) i tady máte možnost porovnat předpokládané výnosy dle metodologie a skutečné výnosy.


 110 


4.12 Dokumenty (od verze 6.3) Dokumenty slouží k archivaci a administraci důležitých listin v elektronickém formátu. Zobrazíte je z menu Dokumenty, případně ze záložky Dokumenty na souvisejících entitách, jakými jsou například Obchodní příležitosti.

4.12.1

Vložení nového Dokumentu (od verze 6.3)

Všimněte si stromové struktury složek s Dokumenty, která se zobrazuje nalevo od Seznamu dokumentů. Předtím, než začnete Dokument do SprinxCRM vkládat, vyberte z této struktury složku, do níž má být nový Dokument vložen. Pro vložení nového Dokumentu klikněte na ikonu Nový v horní části seznamu Dokumentů. Zobrazí se vám jednoduchý formulář, v němž vyplníte několik údajů o novém Dokumentu, ten následně vyberte ze svého PC pomocí tlačítka Vybrat soubor, a uložte do SprinxCRM tlačítkem Uložit.

4.12.2

Práce s Dokumentem (od verze 6.3)

V momentě, kdy je Dokument nahrán, s ním můžete provádět nejrůznější operace. Tlačítka k provádění operací se zaktivují až po vysvícení řádku s vybraným Dokumentem. Oproti ostatním entitám je zde nové tlačítko Nová verze, které vám umožňuje aktualizovat uložený Dokument ve SprinxCRM v jednom kroku – tedy bez toho, abyste museli starou verzi mazat a poté nahrávat novou. Přepsáním staré


 111 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l verze novou dojde k jejímu úplnému výmazu ze systému. Pokud byste tedy potřebovali, aby stará verze byla stále dostupná, nahrajte novou verzi jako nový Dokument.


 112 


4.13 Moje CRM (od verze 6.3) V sekci Moje CRM si každý uživatel vaší licence SprinxCRM může přizpůsobit některá nastavení aplikace tak, aby maximálně vyhovovala jeho pracovním potřebám.

4.13.1

Začínáme (od verze 6.3)

Po otevření sekce Moje CRM -> Začínáme se zobrazí výchozí obrazovka aplikace, na níž naleznete základní informace o jejím použití a práci s ní. Kromě toho jsou sem zařazeny i informace k nastavení synchronizace a importu Kontaktů do aplikace. Stránka nabízí také odkazy na tento uživatelský manuál a do sekce FAQ. Tuto obrazovku je možné nastavit jako výchozí, tedy tu, která se uživateli zobrazí vždy po jeho přihlášení do SprinxCRM.

4.13.2

Uživatelské nastavení (od verze 6.3)

Tato sekce slouží k úpravě některých vlastností SprinxCRM tak, aby maximálně vyhovovalo potřebám konkrétního uživatele. Uživatel si zde může zvolit, kterou obrazovku SprinxCRM chce vidět jako výchozí po každém svém přihlášení do aplikace, dále zda chce nad levým menu vidět odkaz Moje úkoly a pokud ano, jakým způsobem se má tento odkaz chovat. Mimo to si může vybrat, v jaké jazykové verzi chce s aplikací pracovat (na výběr je český a anglický jazyk), a na závěr připojit svůj podpis, který se pak bude automaticky přikládat do e-mailů odesílaných ze SprinxCRM.


 113 


4.13.3

Import dat (od verze 6.3)

Velmi důležitou částí této sekce je přístup k mechanismu pro import dat do SprinxCRM. Aplikace se standardně dodává naplněná ukázkovými DEMOdaty, aby si noví uživatelé mohli práci se SprinxCRM nejprve vyzkoušet „na nečisto“. Jakmile však mají aplikaci využívat pro svou skutečnou činnost, musejí si do ní nahrát své skutečné Kontakty atp. Kontakty, které si do SprinxCRM nahraje určitý uživatel, budou pak v aplikaci přiřazeny jemu, bude jejich vlastníkem. Proto nedoporučujeme hromadné nahrání všech Kontaktů ze strany například administrátora, neboť by poté bylo nutné jednotlivé Kontakty rozdělovat mezi odpovídající Account Managery.


 114 


4.14 Administrace CRM (od verze 6.3) Ve většině případů tato položka menu bude viditelná pouze uživateli, který je ve společnosti určen jako administrátor systému. Položky Administrace se budou lišit od zakoupené verze a modulů, zde proto uvádíme pouze standardně dodávané záložky.

4.14.1

Správa uživatelů (od verze 6.3)

Zde je možné administrovat záležitosti týkající se uživatelů a uživatelských rolí. Administrátor zde vidí seznam aktuálních aktivních uživatelů vaší licence SprinxCRM v přehledné tabulce. Kliknutím na odkaz Zobrazit pouze aktivní uživatele v liště tlačítek může seznam rozšířit i o uživatele, kteří v aplikaci nejsou aktivní. Těmi mohou být například vaši bývalí zaměstnanci.

4.14.1.1

Vytvoření nového uživatele (od verze 6.3)

Aby mohl váš nový zaměstnanec s vaší SprinxCRM aplikací pracovat, musí mu administrátor nejprve vytvořit uživatelský účet. Na liště tlačítek klikne na tlačítko Vytvořit nového uživatele, čímž se otevře jednoduchý formulář pro založení nového uživatelského účtu. V něm je potřeba vyplnit Jméno, Příjmení, přihlašovací Heslo a E-mail nového uživatele. Data se do systému vloží tlačítkem Uložit. Ihned poté se ve formuláři aktivuje část pro správu uživatelských rolí, kde administrátor novému uživateli přidělí potřebné role a oprávnění pro práci se SprinxCRM. Každý nový uživatel je defaultně zařazen do rolí RoleDefaultUser a RoleReportViewer.


 115 


4.14.1.2

Editace uživatele (od verze 6.3)

Pro editaci uživatele si nejprve dotčeného vyberte ze Seznamu uživatelů a kliknutím na řádek s jeho údaji jej ze seznamu vyberte. Kliknutím na tlačítko Editovat uživatele si zobrazíte jeho kartu, kde můžete upravit potřebná data. V závislosti na verzi aplikace SprinxCRM a příplatkových modulech se zde o uživatelích mohou zobrazovat další údaje. Na obrázku níže je SprinxCRM, kde se využívá příplatkový modul SEP (Systém Evidence Práce).


 116 


4.14.1.3

Smazání uživatele (od verze 6.3)

Smazáním uživatele nedojde k jeho skutečnému výmazu ze SprinxCRM, protože jsou na něj vázány důležité informace o jeho Kontaktech a zpracovávaných Obchodních případech. Smazáním se tedy uživatel ve SprinxCRM pouze deaktivuje, čímž nedojde k ovlivnění vaší databáze kontaktů, ani zkreslení reportů. Ze seznamu uživatelů vyberte uživatele, kterého chcete deaktivovat a na liště tlačítek klikněte na tlačítko Smazat uživatele.

4.14.2

Správa dat (od verze 6.3)

Tato část Administrace slouží k práci s importovanými daty a Kontakty obecně.

4.14.2.1

Správa importů (od verze 6.3)

Jednotliví uživatelé SprinxCRM si do aplikace importují svá vlastní data. Může se stát, že se některý import nezdaří, či uživatel ex post zjistí, že nebyl kompletní či obsahoval chybné údaje. V některých situacích je vhodnější v takovém případě smazat ze SprinxCRM celý takový import a posléze opravená data importovat znovu. Právě pro tyto případy je zde odkaz Správa importů, kde administrátor vybere, který import má být odebrán a akci provede.

4.14.2.2

Mazání dat (od verze 6.3)

Jak bylo uvedeno v kapitolách výše, aplikace SprinxCRM je dodávána s ukázkovými DEMOdaty. Před uvedením SprinxCRM do ostrého provozu ve vaší společnosti je vhodné tato DEMOdata ze systému odstranit. K tomu slouží odkaz Smazání DEMO dat v této části Administrace. Kromě DEMO dat je možné ze systému smazat veškeré údaje, které jsou v něm zaznamenány, tedy včetně dat, která tam již vložili vaši zaměstnanci. Aplikace tak zůstane zcela prázdná. Obě akce jsou nevratné, zvažte proto velmi důkladně, zda a jaká data chcete ze systému odstranit.

4.14.2.3

Změna vlastníka dat (od verze 6.3)

V této sekci lze převést vlastnická práva k datům ze stávajícího uživatele na nového. Můžete tak řešit situaci, kdy například některý z vašich zaměstnanců dlouhodobě onemocní a je nutné, aby jeho Kontakty a Obchodní případy převzal některý z kolegů. V rámečku Převést data otevřete rozbalovací nabídku Od uživatele a vyberte jméno uživatele, jehož vlastnická práva k datům chcete převést na jiného uživatele. Stejně tak v rozbalovacím seznamu Uživateli vyberete, kterému uživateli mají být vlastnická práva k datům přiřazena. Následně můžete zvolit, jaký typ dat se má na druhého uživatele převést. Můžete převést Kontakty, Aktivity a Obchodní příležitosti nebo zvolit libovolnou kombinaci Kliknutím na tlačítko Převzít data na liště tlačítek pak přesun dat z jednoho uživatele na druhého potvrdíte.


 117 


4.14.2.4

Slučování kontaktů (od verze 6.3)

Kontakty je vhodné sloučit v případě, že mezi nimi existuje průnik - každý Kontakt obsahuje unikátní položky, ale některé důležité položky mají společné. Ve své databázi můžete mít dvě nebo více verzí téhož Kontaktu. Sloučením stejných Kontaktů předejdete duplicitním záznamům v seznamu Kontaktů.

V levém rámečku Kontakt klikněte na symbol „lupa“ a vyberte cílový Kontakt, který po sloučení zůstane aktivní. Obdobným způsobem vyberte v rámečku Kontakt pro sloučení Kontakt zdrojový, který po sloučení zůstane pasivní. Akci pak potvrďte tlačítkem Sloučit na liště tlačítek.


 118 


4.14.3

Systémová konfigurace (od verze 6.3)

V této sekci nastavuje administrátor globální chování aplikace SprinxCRM pro celou vaši společnost a tedy všechny uživatele. Některá nastavení mají uživatelé možnost si upravit v sekci Moje CRM, jak bylo popsáno výše.

4.14.3.1

Jazyk a formátování (od verze 6.3)

Na záložce Jazyk a formátování lze přednastavit výchozí zemi, jazyk, měnu a styl formátování (dat, času, čísel, částek a znaku měny). Přednastavenou hodnotu výchozí jazyk si každý uživatel může změnit ve svém uživatelském nastavení. Rámeček Příklad formátování pak přehledně zobrazuje, jak se bude systém chovat s konkrétním nastavením.

4.14.3.2

Mapové služby (od verze 6.3)

Mapové služby slouží k nastavení hodnot pro modul Mapové reporty a k vložení unikátního Google API klíče.

4.14.3.3

Ostatní (od verze 6.3)

Tato část umožňuje nastavit některé konkrétní způsoby formátování a chování aplikace. Je zde také pole pro vložení Mailchimp Key pro případ, že své SprinxCRM propojíte s aplikací Mailchimp, která slouží k rozesílání hromadných e-mailů.


 119 


4.14.3.4

Role uživatelů

Po instalaci SprinxCRM jsou již některé role nainstalované. Tyto role jsou výchozí a nelze je označit jako neaktivní.

1. Vytvoření role a) Do pole Nová role: napište jméno role, kterou chcete vytvořit. b) Klikněte na tlačítko Přidej 2. Smazání role Role nelze nijak vymazat ale kliknutím na checkbox ve sloupci Aktivní roli zrušíte a nebude ji možno dále používat.


 120 


4.14.4

Číselníky (od verze 6.3)

Číselníkem se rozumí seznam položek, které se zobrazují na jiných formulářích jako obsah rozbalovacího seznamu pro výběr nějaké hodnoty (např. výběr funkce, země, titulu, oslovení atd.). Každá položka je definována souborem vlastností (Název, stav a specifické charakteristiky). Společné pro všechny číselníky je vždy zobrazení položek v seznamu s možností: 1. přidat nový 2. upravit stávající 3. vymazat stávající Nastavení a práce s číselníky je činnost, která se v systému nebude odehrávat příliš často. Pravděpodobně bude většina číselníků zadána již na začátku provozu systému a v průběhu se budou přidávat, upravovat nebo mazat už jen minimálně. Avšak pro úplnost si vysvětlíme práci s číselníky a to na příkladu Nastavení aktivity typu událost. Práce s dalšími číselníky funguje na identickém principu.

4.14.4.1

Příklad práce s číselníky typu událost (od verze 6.3)

Jak již bylo zmíněno, každá položka je definována svými vlastnostmi. Ty lze specifikovat v případě události jako: 1. Základní charakteristika © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 121 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l a) Název události b) Popis (popis typu události, který se zobrazuje při jejím vytváření a případně jako stručná nápověda při její úpravě) c) Ikona, která bude daný typ události reprezentovat (zapisuje se zde cesta na serveru, kde je instalováno Vaše CRM) 2. Stav – aktivní vs. neaktivní 3. Specifické atributy a) Struktura formuláře (definice polí, která jsou povinná či nikoli) b) Vlastnosti události (zda lze aktivitu, která se uskutečnila v minulosti, upravit či nikoli) c) Šablona (pokud je zde navolena, bude možné vygenerovat některé údaje z události a vložit je do šablony bez nutnosti manuálního přepisování)

1. Přidání typu události a) Klikněte na tlačítko

Nový typ události.

b) Vyplňte údaje vlastnosti nové položky a klikněte na tlačítko uložit. 2. Editace typu události a) Ze seznamu dvojklikem na text přejděte na editaci typu události. b) Doplňte nebo upravte údaje, potvrďte kliknutím na tlačítko uložit. 3. Vymazání typu události a) V seznamu si kliknutím označte typ události, který si přejete smazat. V případě, že se budete pokoušet smazat typ události vytvořený systémem při instalaci, bude tato položka pouze zneaktivněna. Rovněž nejde vymazat standardní typ události. © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 122 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l b) Klikněte na tlačítko Smazat, potvrďte okno o smazání.

4.14.4.2

Nastavení kontaktů (od verze 6.3)

V tomto menu se nastavují číselníky titulů, oslovení, oblastí, funkcí a kategorií firem a osob. Krom standardních číselníků zde naleznete funkčnost pro slučování firem, kterou oceníte v momentě, kdy jste nalezli v systému duplikované záznamy. Výhodou je, že při slučování firem dochází k přenesení všech objektů (aktivit, OP, atd.) z odstraňované firmy na nástupnickou bez nutnosti manuálního přepisování. Postup slučování je jednoduchý. Pomocí ikony lupy

vyhledáte duplikované záznamy a tlačítkem Sloučit akci

potvrdíte.

4.14.4.3

Nastavení kampaní (od verze 6.3)

V tomto menu se nastavují číselníky stavů kontaktů v kampani, typů kampaně a správa call centra.

4.14.4.4

Nastavení SEPu (od verze 6.3)

V tomto menu se nastavují číselníky typů práce a technologií.


 123 


4.14.4.5

Nastavení aktivit (od verze 6.3)

V tomto menu se nastavují číselníky událostí, osob, produktů, zdrojů, teritorií, cílů, fází a kvalit obchodních příležitostí.

4.14.4.5.1 Nastavení pravděpodobností jednotlivých fází obchodních příležitostí Nastavení číselníku pravděpodobností pro jednotlivé fáze probíhá pomocí násobení Quota Faktorů (dále jen QF). QF definuje pravděpodobnost posunutí obchodní příležitosti z jedné fáze do druhé. Pravděpodobnosti jednotlivých fází jsou ve standardním CRM nastaveny na následující hodnoty:

Pokud budete chtít tyto hodnoty pravděpodobností změnit, postupujte následovně. Začnete od poslední fáze „Zakázka ztracena“, zde bude hodnota QF vždy rovna 0 a musí mít vždy nejvyšší hodnotu pořadí.


 124 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l Předchozí fáze „Smlouva podepsána“ označuje uzavřenou obchodní příležitost, tudíž pravděpodobnost je 100% a QF = 0,8. Pravděpodobnost 100% u této fáze je dána hodnotou QF = 1 z první fáze „Potencionální příležitost“, neboť hodnota QF = 0 z fáze „Zakázka ztracena“ se přeskakuje. Další fáze „Presentace jednání o smlouvě“ má pravděpodobnost definovánu na 80% (0,8*1) a QF = 0,4 která vynásobením předcházejících hodnot (1*0,8) dá výsledek pravděpodobnosti další fáze tj. (0,4*0,8*1) 32%. Fáze „Užší výběr“ má tedy pravděpodobnost 32% atd.

4.14.4.5.2 Nastavení trvání jednotlivých fází obchodních příležitostí Délka trvání určuje doporučenou maximální dobu, po kterou by měla obchodní příležitost setrvávat v dané fázi. Porovnání skutečné délky setrvávání obchodní příležitosti v jednotlivých fázích oproti zde definované doporučené hodnotě lze sledovat v reportu Zpožděné obchodní příležitosti.

Barva fáze slouží k rychlému zorientování v dlouhém seznamu obchodních příležitostí, kdy nastavením barevného kódování je např. možné rozlišit otevřené obchodní příležitosti od uzavřených či ztracených (vztah ke stavu OP).


 125 


4.14.4.6

Ostatní číselníky (od verze 6.3)

Krom standardních číselníků zde naleznete funkčnosti Správa šablon, kde jsou nahrány šablony, do kterých je možné exportovat data ze CRM, a Stop list. Ve správě šablon jsou vedeny šablony, do kterých je možné přenést do CRM vložená data. Šablony si může každý zákazník vytvářet sám, avšak s dodržením přesných podmínek. Poté, co je šablona vytvořena, je možné ji vložit do CRM a to prostřednictvím ikony

. Při jejím vkládání je nutné

mít na paměti, že zvolením typu šablony zde, se ovlivní, na jakém typu CRM objektu bude šablona dostupná. (např. Aktivity).

Uloženou šablonu pak lze připojovat k jednotlivým typům objektů (zde aktivit).


 126 


Na objektu (aktivitě), která je spojena se šablonou, se poté nově objeví tlačítko Generovat, které umožní obsah záznamu vyexportovat do předem připravené šablony.

Stop list je vhodné vytvářet a administrovat pouze tehdy, pokud Vaše společnost používá aplikaci Sprinx Outlook sync. Pokud ve SprinxCRM existuje kontakt, který má emailovou adresu shodnou s emailovou adresou Vašeho kontaktu v aplikace Outlook, tak se k uživateli s touto adresou email sesynchronizuje (emaily se synchronizují pouze směrem z Outlooku do SprinxCRM). Pokud se ale přesná emaílová adresa kontaktu nenalezne, synchronizační nástroj pak hledá firmu, které by měla uvedenu stejnou domému, pokud ji nalezne email sesynchronizuje k ní. Pokud je toto pro Vás nežádoucí, uvedete doménu do stoplistu a tím se již nebudou pro danou doménu synronizovat žádné jiné emaily než ty, pro než je 100% shoda v názvu adresy. © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 127 


4.14.5

QuickBooks sync (od verze 6.3)

Pomocí tohoto nástroje lze synchronizovat kontakty uložené v účetním softwaru QuickBooks s aplikací SprinxCRM. K tomu je potřeba vytvořit spojení mezi oběma aplikacemi. K aktivaci synchronizace s QuickBooks prosím postupujte dle následujících instrukcí:

1. V online instanci SprinxCRM si otevřete sekci Administrace -> QuickBooks sync 2. Klikněte na níže uvedený odkaz 3. Pomocí QuickBooks wizard získáte "Synchronizační klíč" ("Connection Key") 4. Klíč zkopírujte do textového pole ve SprinxCRM 5. Klikněte na tlačítko © 2015 Sprinx Systems, a.s.

Uložit  128 


5 ROZŠIŘUJÍCÍ MODULY PRO CRM Moduly popsané v této sekci jsou dostupné pouze zákazníkům, kteří vlastní licenční klíč obsahující licence k těmto modulům SprinxCRM. Pokud příslušné licence nevlastníte a chtěli byste tyto moduly využívat, obraťte se prosím na naše obchodní oddělení: [email protected].

5.1 Zákaznická Centra (Call Centrum) (od verze 6.3) Tento modul umožňuje všeobecnou práci v telemarketingových kampaních, kdy běžnou práci, týkající se obvolávání zákazníků a zjišťování např. spokojenosti se současným stavem nabídnutých a zakoupených produktů, vykonávají telefonní operátoři. Tento modul nabízí specifické funkce pro využití v Zákaznických centrech.

5.1.1 Popis modulu (od verze 6.3) Modul Call Centrum a Call Centrum (admin) v menu Kampaně jsou aktivní, jestliže máte na tyto moduly nastaveny práva v administraci. Podle rolí se dělí i celý modul na dvě části: 1) Call Centrum – část pro operátory, kteří mají za úkol pracovat s kontakty. a) Zpracování – tato část slouží k vlastnímu telefonickému zpracování kontaktů, které byly přiděleny jednotlivým operátorům b) Dohledávání – část sloužící k dohledávání telefonních čísel, pokud se operátor např. nedovolá z důvodu neexistujícího nebo špatně zapsaného tel. čísla c) Vyhledávání – položka na vyhledávání kontaktů dle kritérií 2) Call Centrum (admin) – část pro administrátory či supervizory v Zákaznickém centru. a) Nová kampaň – slouží k vytvoření nové kampaně b) Seznam kampaní – obsahuje funkce pro vytváření volacího skriptu, rozdělování kontaktů na uživatele a upravování kampaní c) Denní přehled – report zobrazující stručný přehled o aktuální telemarketingové kampani d) Základní report – report na zobrazení informací o kampaních, operátorech a výsledcích e) Odpovědi – report zobrazující informace o odpovědích, zaznamenaných při zpracování kampaně.

5.1.2 Práce s modulem (od verze 6.3) Jednotlivé podkapitoly této sekce Vás provedou krok po kroku způsobem práce s tímto rozšiřujícím modulem.

5.1.2.1 Vytvoření nové kampaně (od verze 6.3) Pokud se jedná o nového klienta, který si objednal telemarketingovou kampaň, vytvořte si jeho kartu dle postupu v kapitole Firma. © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 129 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l Pak v levé navigaci zvolte položku kampaně/Call Centrum (admin)/Nová kampaň, tím se otevře formulář:

Popis položek při vytváření kampaně:


 130 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l Pole

Popis

Klient

Zde vyberte klienta, pro kterého se kampaň bude zpracovávat. Klienta jste předem do CRM uložili, proto jej najdete po vepsání alespoň části názvu do pole a výběrem ze zobrazené nabídky.

Název kampaně

Vložte stručný, název kampaně. Pole je povinné.

Popis

Popis kampaně, který se zobrazuje při jejím vytváření a případně jako stručná nápověda při její úpravě není povinný, ale může usnadnit práci s kampaněmi.

Maximální počet vytáček

Určete maximální počet vytáček na jednotlivý kontakt. Jestliže je doplněn, tak při převýšení počtu volání na jednotlivý kontakt automaticky přepadá do stavu „Vyřízeno nezastižen“, viz. stavy kontaktů

Termín zahájení

Určete termín, kdy bude započato volání.

Termín ukončení

Určete, kdy se volání ukončí.

Dohledávat kontakty

Zvolte, zda je vyžadováno klientem dohledávání telefonních čísel ke kontaktům v případě, že jsou např. vložena neexistující nebo špatná tel. Čísla

Po zpracování smazat

Označte, má-li se kampaň po zpracování všech kontaktů smazat.

Kampaň uzavřena

Označení pro kampaň, která již není aktuální.

5.1.2.2 Vložení kontaktů do nové kampaně (od verze 6.3) Kontakty, které budou v rámci kampaně obvolávány, v systému založíme pomocí programu CRM Manager. Tato aplikace slouží k importu dat do CRM. 1) Na svém počítači zvolte tlačítko start a v seznamu programů nejděte program CRM Manager:


 131 


2) Zobrazí se vám nové okno, ve kterém si vyberete políčko import dat.

3) V dalším kroku zvolte Datový zdroj: Call Centrum import (.xls), typ importu Import do kampaně Call Centra a vpravo v políčku kampaň vyberte tu kampaň, ke které se mají kontakty přiřadit.


 132 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l Poté klikněte procházet a vyberte soubor s příponou .xls (Microsoft Excel) s databází kontaktů z vašeho počítače, vložte jej a stiskněte další.

4) V dalším kroku si tlačítkem test můžete vyzkoušet připojení a poté klikněte na sestavit. Zobrazí se vám nové okno pro detailní upřesnění nastavení.


 133 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l 5) V dalším kroku se vám načtou data do CRM, pomocí tlačítka test si je můžete zobrazit. Zároveň musíte dbát na to, aby v poli Jméno tabulky byl vložen správný text. Např. Sheet1$ je standardní pojmenování, pokud jste vytvořili tabulku v Microsoft Excelu na prvním listu a nijak jste ho nepojmenovali.

6) V dalším kroku si můžete zkontrolovat, zda vám v databázi nechybí nějaký sloupec. Ve sloupcích Importované položky a Položky v CRM byste našli černé položky – to jsou chybějící sloupce v Excelu, který jste importovali. Pokud je vše červené, je to v pořádku. Pokud jsou nějaké položky černé, můžete dodatečně namapovat tyto související sloupce. Proto je vhodné při tvorbě tabulky kontaktů v Microsoft Excelu vhodně pojmenovat sloupce. Budete potom schopni lépe přiřadit mapování. To se provádí výběrem položky v sloupci Importované položky a v sloupci Položky v CRM. Poté stačí kliknout na tlačítko Namapovat. Popř. pokud chcete položku mít v CRM vyplněnou „napevno“ (např. u všech kontaktů stejná společnost), můžete stisknout tlačítko Zadat textem. Zároveň se pod těmito tlačítky pro lepší přehlednost zobrazuje, kolik položek v sloupci Položky v CRM zbývá namapovat. Také se zde zobrazí upozornění, pokud není namapována alespoň jedna z povinných položek.


 134 


7) Po kliknutí na tlačítko dokončit import se vám zobrazí potvrzovací okno, ve kterém import potvrdíte, a tím jsou data v CRM uložena.

5.1.2.3 Vytvoření volacího skriptu pro operátory (od verze 6.3) © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 135 

V přehledu kampaní Kampaně/Call Centrum (admin)/Seznam kampaní označte kampaň (např. kliknutím vedle názvu klienta), zvolte položku

Upravit, otevře se okno, ve kterém je možno kampaň upravit a přejít na vytváření volací

skriptu pro operátory (tlačítko úprava formuláře v horní liště). Po kliknutí na něj, se otevře okno, ve kterém můžete vytvořit skript pro volání:

Tento volací skript umožňuje zadání 50 otázek, ke každé otázce nadefinovat až 15 odpovědí, dále nabízí zaškrtnutí volby číslo, text nebo Boolean*. Pro pohyb ve skriptu k dalším otázkám využijte kolečko na myši, nebo šipky na klávesnici. 1. Pokud zvolíte číslo, bude možné do okénka Odpovědí zadat číselné hodnoty. 2. Pokud zvolíte text, odpovědi na otázky budou zaznamenány textově.

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l 3. Volbu „boolean“ vyberte, pokud odpověď na otázku bude ANO nebo NE. Tato volba umožňuje cílené přeskakování otázek. Například: odpoví-li respondent na některou otázku NE, skript automaticky přeskočí otázky, které nejsou při této odpovědi relevantní a operátor může rovnou pokračovat například otázkou 4. (vyplňte takto: když ne: 4). Po doplnění skriptu klikněte na

uložit

5.1.2.4 Rozdělení kontaktů mezi operátory (od verze 6.3) Rozdělení kontaktů mezi uživatele se provádí přes Kampaně/Call Centrum (admin)/Seznam kampaní a kliknutím v horní liště na ikonku

rozdělení kampaně na uživatele, se zobrazí stránka se seznamem kontaktů v kampani:

Popis položek: Pole

Popis

Vyřizuje

Tato položka označuje osoby, které zpracovávají kontakty. Označuje

Stav

stav

aktuálního/posledního

volání

kontaktu

(odmítnutí,

vyzvánění, obsazeno, záznamník, fax, špatné číslo, neexistující číslo, vyřízeno nezastižen)

Označit vše

Touto položkou označíte veškeré kontakty v seznamu

Odznačit vše

Touto položkou odznačíte veškeré kontakty v seznamu

Označit prvních

Vepište počet kontaktů, které chcete označit a zmáčkněte tlačítko

Přiřadit označeným

V této položce zvolíte osobu, která má zpracovávat kontakty


 137 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l Podle Vašich interních kritérií rozdělte kontakty na jednotlivé operátory. To uděláte tak, že označíte kontakty, které chcete přidělit danému operátorovi, vyberete tohoto operátora a přiřadíte mu je pomocí tlačítka Přiřadit označené. Nyní můžete přejít do fáze zpracování kontaktů.

5.1.2.5 Zpracování kontaktů (od verze 6.3) Zpracování kontaktů, tj. jejich obvolávání, je již povinností operátorů. K zpracování kontaktů, které mu byly přiděleny, se dostane kliknutím na Kampaně/Call Centrum/zpracování. Tímto se otevře okno, ve kterém se kampaň zpracovává. To je rozděleno do 3 částí (viz obrázek níže):


 138 


Popis

Operátor

Zde je zobrazen právě přihlášený operátor.

Kampaň

Zde si operátor zvolí kampaň ke zpracování.

Zobrazit zpětná volání

Umožňuje zobrazit kontakty, naplánované k provolání v jiném termínu.

Hledat

Umožňuje vyhledávání kontaktů v databázi přidělené operátorovi.

Stav kontaktu

STAV Vyřízeno

Neuzavřeno/Celkem

Změny v kontaktu

Zpětné volání

Umožňuje zadat stav telefonního hovoru: odmítnutí, vyzvánění, obsazeno, záznamník, fax, špatné číslo, neexistuje, vyřízeno (zleva doprava) Zvolíte tuto možnost, jestliže nebylo možné se s kontaktem spojit ani po několika pokusech o zavolání Zobrazuje počet kontaktů, které je ještě třeba kontaktovat a celkový počet kontaktů zahrnutých do kampaně Tato položka se zaškrtne automaticky při jakékoli změně informací o kontaktu. Toto pole umožňuje naplánovat zpětné volání pro daný kontakt, kdy doplníte do levého pole údaj ve formátu „dd.mm.rrrr, hh:mm“

Historie volání

Kliknutím se zobrazí tabulka s historií volání na daný kontakt

Historie dohledaných čísel

Kliknutím se zobrazí tabulka s historií čísel, které byly dohledány ke kontaktu

Předchozí

Umožňuje přejít na předchozí kontakt

Další

Umožňuje přejít na následující kontakt

1. Práce s formulářem

Pokud si přejete zpracovat kontakt, postupujte následujícím způsobem: a) Vedle uvedených telefonních čísel je ikona

, která slouží k vytočení kontaktu.

b) Po kliknutí na ikonu se kontakt vytočí a operátor může zpracovat kontakt podle volacího skriptu. c) Jestliže se kontaktu nedovolá z důvodů faxu, záznamníku, neexistujícího čísla či dalších variant, klikne na tlačítko v sekci stav kontaktu dle důvodu nezpracování a tím přechází na další kontakt.


 139 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l d) Při úspěšném dovolání na kontakt operátor přejde do skriptové části, kde vyplňuje podle hovoru odpovědi na připravené otázky. Po zpracování všech otázek následně klikne na Zájem nebo Nezájem. e) Tím je kontakt uzavřen a připraven k vyhodnocení.

2. Dohledávání Dohledávání slouží k dohledávání telefonních čísel, na které se operátor nedovolal z důvodu špatného/ neexistujícího čísla a kliknul u kontaktu na tlačítko Dohledávat. Do této části se dostanete kliknutím na Kampaně/Call Centrum/dohledávání. a) Otevře se stránka, na které po výběru kampaně se zobrazí podobná tabulka jako při zpracování kontaktu, ovšem bez volacího skriptu. Stránka se liší ještě v dolní části, kde máte pole a tlačítko pro dohledání / nové zadání tel. čísla:

b) Po kliknutí na tlačítko Hledat v tel. seznamu aplikace přejde na webovou stránku, která je přednastavena na seznam čísel quick.phone.cz (http://telefonniseznam.o2active.cz/jnp/cz/index.html), kde se automaticky vyplní údaje z tabulky. c) Dohledané telefonní číslo vyplňte do prázdné části vedle položky Dohledané číslo: a klikněte na uložit, tím se uloží telefonní číslo ke kontaktu. Jestliže kontakt nenaleznete ani v telefonním seznamu, zvolte položku Nenalezeno. Pro hledání dalších kontaktů zvolte položku Další a postupujte stejným výše uvedeným způsobem. d) Chcete-li ihned pracovat s kontaktem, ke kterému jste dohledali telefonní číslo, tak zvolte položku Zpracovat (vpravo nahoře) a tím aplikace přejde do režimu Zpracování kontaktů.

3. Vyhledávání Tato část slouží k vyhledávání kontaktů v databázi sloužící výhradně pro aktivní telemarketing. Jsou zde k vyhledání kontakty, které byly naimportovány do kampaní pro Zákaznické centrum. Do této části se dostanete přes levou navigaci Kampaně/Call Centrum/ vyhledávání“


 140 


Popis

Fulltext

Zde vepište hledaný kontakt popř. výraz uvedený v kontaktu.

Kampaň

Zvolte kampaň, ve které se má kontakt vyhledávat.

Vyřizuje

Položka, která udává, kdo pracoval s kontaktem.

Stav

Zvolte stav kontaktu pro cílené hledání.

Po zadání údajů na vyhledání kontaktu klikněte na tlačítko vyhledat, tím se zobrazí seznam položek, které odpovídají zadaným kritériím. Pokud si přejete zpracovat kontakt, klikněte dvakrát na položku z vypsaného seznamu.

5.1.2.6 Leady z CallCentra (od verze 6.3) Lead vznikne tak, že při telefonátu a vyplňování formuláře klikne operátor na tlačítko Zájem. V ten moment pro vás vzniká potenciální obchodní příležitost a nový klient. Zpracování leadu: 1. Klikněte na menu Kampaně/Kampaně/Leady z CallCentra. 2. Vyberte Lead, s kterým chcete dále pracovat, a kliknutím na ikonu

zobrazte jeho detail.

Pomocí tlačítek předchozí a následující v horní liště se můžete přesouvat mezi jednotlivými leady. V zobrazeném volacím skriptu si můžete prohlédnout výsledek odpovědí, které zaznamenal operátor při rozhovoru s klientem. Na jeho základě se můžete rozhodnout, zda lead přijmete a budete se jím dále zabývat nebo jej zamítnete. 3. Pokud se rozhodnete Lead přijmout, přesunete se na další krok zpracování.


 141 


Zde se můžete rozhodnout, zda se z Leadu má vytvořit nová firma či osoba a zda zároveň s tím se má vytvořit nový úkol či obchodní příležitost. Kliknutím na tlačítko Uložit potvrdíte Vaši volbu. Pomocí tlačítka Uložit a další uložíte Vaši volbu a zároveň zobrazíte nový Lead pro zpracování.

5.1.3 Reporty pro Zákaznické centrum (od verze 6.3) Tyto reporty umožňují sledovat stav kampaní, které se zpracovávají v modulu Call Centrum a jsou dostupné pouze pro řídící pracovníky zákaznického centra. Reporty najdete v menu Kampaně/Call Centrum (Admin) Varianty reportů jsou: 1. Denní report – zobrazuje aktuální stav kampaně 2. Základní report – zobrazuje stav aktivních kampaní 3. Odpovědi – v tomto reportu je možné sledovat počty odpovědí z volacího skriptu pro operátora na jednotlivé kampaně Před zobrazením jednotlivých reportů je nutné potvrdit bezpečnostní kontrolu a to tak, že v zobrazených modálních oknech vždy vyberte možnost No.


 142 


5.1.3.1 Stavy kontaktů (od verze 6.3) Stavy kontaktů se dělí podle následujícího systému. 1) Nezpracováno – tím je označen kontakt, s kterým operátor z hlediska volání a dohledávání ještě nepracoval. 2) Otevřeno – do této části spadají kontakty, ke kterým byla přiřazena aktivita volání, a jejich stav byl zaznamenán dle následujících kritérií: a) Vyzvánění b) Fax c) Obsazeno d) Záznamník 3) Uzavřeno – do této části patří kontakty, které se považují za vyřízené a to: a) Vyřízeno zastižen – kontakt s kompetentní osobou (vyplněný skript) b) Vyřízeno nezastižen – neúspěšné volání i po několika vytáčkách c) Odmítnutí – volaný kontakt, který si nepřeje být kontaktován 4) Dohledávání (k dohledání) – do tohoto stavu se řadí položky: a) Špatné číslo – kontaktní číslo existuje, ale volaná osoba není na tomto čísle b) Neexistující číslo – číslo, které po vytočení zahlásí „volané číslo neexistuje“ nebo se ozve standardní tón neexistujícího čísla

5.1.3.2 Denní report (od verze 6.3) Tento report zobrazuje aktuální stav kampaně. Jinými slovy jedná se o statistiku výsledků volání. Defaultně se Vám zobrazí souhrnné výsledky za všechny kampaně bez časového rozlišení. Pokud tedy chcete znát, jaká byla úspěšnost volání specifické kampaně v určitém dni, musíte upravit nastavení reportu v jeho záhlaví pomocí filtrovacích menu Kampaň a Datum. Při rozbalení jednotlivých položek (stavů) kliknutím na

se zobrazí jednotlivý operátoři. Můžete tak sledovat i

úspěšnost volání na jednotlivé operátory.


 143 


5.1.3.3 Základní report (od verze 6.3) Tento report zobrazuje stav aktivních kampaní. Lze jej filtrovat podle operátora, kampaně, stavu kontaktu či volání.

5.1.3.4 Odpovědi (od verze 6.3) Zobrazení tohoto reportu provedete přes menu Kampaně/Call Centrum (admin)/odpovědi:


 144 


5.2 SEP – systém evidence práce (od verze 6.3) Systém evidence práce (SEP) je komplexní nástroj pro sledování odvedené práce ve společnosti a pro pořizování výstupů v podobě reportů a statistik. SEP je integrován v CRM a umožňuje nastavit si pod jednotlivé kontakty (firmy) v CRM zakázky, rozčlenit je na etapy a ty pak dále na úseky včetně přidělení finančních prostředků.

Vykonaná práce se pak následně přiřazuje k jednotlivým úsekům a tím se stává přehlednější. Ve všech úsecích je možné nadefinovat typ práce a pracovníky, kteří do nich mohou následně zapisovat a tím předejít mnohým nedorozuměním. Pro lepší přehled o změnách v úsecích je tu záložka s názvem Historie úprav, kde se ukládají veškeré úpravy jednotlivých úseků. Každému vedoucímu daného projektu jsou automaticky zasílány e-maily s přehledem odvedené práce s možností zamítnutí. Pro zobrazení základního menu modulu SEP klikněte v levé navigaci na Zakázky.

5.2.1 Seznam používaných výrazů v SEP (od verze 6.3) 1. Zakázky – projekt vyjadřuje zakázku, která je prováděna pro zákazníka a má vedoucího celého projektu. 2. Etapy – vyjadřuje část (etapu) zakázky, má svého vedoucího etapy, který je zodpovědný za tuto část projektu. 3. Úseky – jsou nejmenší části zakázky, do kterých je zapisovaná odvedená práce. © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 145 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l 4. Reference – přehled hotových zakázek, které je možné použít ke zveřejnění. 5. Práce – seznam prací, které je možno filtrovat podle data. 6. Administrace – číselník pro úpravu používaných technologií a typů práce.

5.2.2 Vytvoření zakázky (od verze 6.3) Vytvoření nové zakázky proveďte následujícím způsobem: 1. V levé navigaci zvolte položku Zakázky/Nový projekt, tím se otevře okno pro založení nové zakázky. Zakázku lze založit, pouze pokud máte v CRM založenou firmu, neboť každá zakázka musí být přiřazena ke konkrétnímu zákazníkovi. Také můžete navolit zaškrtnutím checkboxů, aby etapy a úseky, byly vytvořeny najednou s novou zakázkou.


 146 


Popis

Název

Vyplňte stručný název zakázky

Popis

Popis projektu, např. charakteristika

Firma

Doplňte společnost, k níž je zakázka vztažená

Obchodní příležitost

Pokud

se

zakázka

vztahuje

k

obchodní

příležitosti,

přidejte

odpovídající obchodní příležitost

Obchodník

Doplňte obchodního manažera, který stanovuje rozpočet na projekt

Aktivní

Zaškrtněte, pokud je zakázka aktuální.

Rozpočet

Doplňte plánovaný rozpočet na celý projekt Typ zakázky určuje, jestli je jednorázová (běžná), postupná (průběžná

Typ

nebo podpora klientovi (support)

Vytvořit etapu

Vytvořte menší část zakázky

Vedoucí etapy

Zvolte vedoucího etapy

Termín

Termín dokončení etapy zakázky

Vytvořit úsek

Pole na vytvoření podúrovně etapy - úseku

Team Leader

Zvolte odpovědného vedoucího za etapu

2. Vytvořenou zakázku pak naleznete na záložce Zakázky/Mé otevřené projekty nebo na záložce zakázky přímo u společnosti.


 147 


5.2.3 Vytvoření etapy (od verze 6.3) Každá zakázka může mít jednu a více etap. Etapou se rozumí jednotlivé mini projekty na zakázce. Např. Zakázka Post projektová podpora může být rozdělena na etapy Školení, Uživatelská podpora a Technická podpora. Pro vytvoření nové etapy je potřeba mít vytvořenou zakázku Zakázky/Mé otevřené zakázky. Dvojitým kliknutím pak vstoupíte do zakázky, kde pomocí tlačítka


nová etapa zobrazíte okno pro vytvoření nové etapy.

 148 


Doplňte položky jako plánovaný rozpočet na část zakázky: tedy etapu a termín, do kdy má být etapa splněna, a úsek.

5.2.4 Vytvoření úseku (od verze 6.3) Každý úsek je navázán na etapu. Každá etapa může mít 1 až více úseků. Například, v našem případě u zakázky Post projektová podpora může být etapa Školení rozdělena na úsek Školení ihned po implementaci a Školení průběžné. Pro vytvoření nového úseku je potřeba mít vytvořenou etapu. Pak vstupte kliknutím na název etapy a následným kliknutím na tlačítko

Detail: pomocí tlačítka

nový úsek zobrazíte okno pro vytvoření nového úseku.

Doplňte položky jako plánovaný rozpočet na část etapy: tedy úsek a termín, do kdy má být úsek splněn.


 149 


5.2.5 Editace zakázky, etapy, úseku (od verze 6.3) Zakázku upravíte označením části a kliknutím na tlačítko upravit. Zde můžete doplnit informace týkající se projektu a doplnit reference. Dle potřeby upravte etapu či úsek a uložte kliknutím na tlačítko uložit


 150 


Popis

Název reference

Doplňte název reference

Aktivní

zaškrtněte pro zobrazení reference v přehledu referencí

Popis externí

Vložte popis pro externí použití

Popis interní

Vložte popis pro interní použití

Kontaktní osoba

Doplňte osobu na straně zákazníka, na kterou je reference navázaná

Vývojová verze

Doplňte název vývojové verze (pracovní)

Ostrá verze

Doplňte název verze nasazené u klienta

Použité technologie

Seznam použitých technologií na projekt

Ostatní

Pole pro doplnění poznámky

Schváleno klientem

Zaškrtněte pro zveřejnění reference

Hostováno

Zaškrtněte pro hostování vytvořeného projektu

Datum spuštění

Napište datum spuštění hotové verze

Veškeré změny, které provedete, se zobrazí v historii úprav.


 151 


5.2.6 Přiřazení pracovníka a typu práce (od verze 6.3) 1. Pracovníka, jemuž byl přiřazen úkol pracovat na daném úseku zakázky, přiřadíte k úseku kliknutím na detail v etapě.

Pokud jste Vedoucí pro daný úsek, uvidíte vedle záložek Seznam prací, Historie úprav i Pracovníci, kde označíte kliknutím pracovníka a zvolíte Přidat.

Tím se pracovník přidá do seznamu, kde v závislosti na nastavení uživatele v Administraci se automaticky vyplní hodnoty do sloupců Cena za hod. (Hodinová sazba) a Zápis za dny (Zpětný zápis do SEPu). Pak má tento pracovník možnost zapisovat svou vykonanou práci do vytvořeného úseku. 2. Přiřazení typů práce, které jsou prováděny na daném úseku zakázky, se provádí kliknutím na detail v etapě. V nově otevřeném okně se druhy vykonávaných činností definují na záložce Typy prací. Označení položky a posléze kliknutím na tlačítko přidat přidáte činnost do seznamu prací, které jsou přidruženy k úseku. © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 152 


Těmito 2 kroky dáte pracovníkům možnost zaznamenat prováděnou práci. Typy práce, které je možno v této nabídce přidávat vytvoříte pomocí menu Administrace/Nastavení SEPu/číselník Typů práce

5.2.7 Zapsání práce (od verze 6.3) Po vykonání práce, která se vztahuje k zakázce, máte možnost tuto činnost zaznamenat do úseku, který je vám povolen. Práci zapíšete tak, že v levé navigaci zvolíte Zakázky/zapsání práce: V tomto okně vyberte ze seznamu povolený úsek, vyplňte datum, kdy byla práce vykonána, zapište popis práce, kterou jste prováděli, zvolte typ činnosti, doplňte počet hodin ve formátu např.: 1,5 = 1 hodina a 30minut, a zvolte uložit. Vaše práce je uložena do úseku, který přísluší projektu společnosti. Při zápisu je nutné mít otevřené pouze jedno okno s CRM.

5.2.8 Přehledy projektů, etap, úseků a vykonané práce (od verze 6.3) Tyto přehledy jsou v levé navigaci v menu Zakázky.


 153 


Důležitá je zde také ikona

s funkcí exportovat výsledek vyhledávání do XSLX, což vám umožňuje s vyhledanými

kontakty dále pracovat v programu Microsoft Excel.

5.3 Sklad (od verze 6.3) Sklad je nástrojem pro snadné a přehledné zobrazení skladovaných produktů. Vzhledem k obecné povaze produktu a k možnostem volitelné volby hierarchického třídění, Sklad ve SprinxCRM poskytuje dostatečnou variabilitu.

5.3.1 Vytvoření hierarchie produktů (od verze 6.3) Hierarchii lze sestavit v menu Aktivity/Sklad/Hierarchie katalogu. Po kliknutí (označení) hlavní položky stromu Produkty, lze přidávat další kategorie. Samotnou kategorii Produkty a i nově vytvořené kategorie lze označit a dalším kliknutím editovat jejich jméno. Pro vytvoření další větve hierarchie, stačí označit kategorii, která se stane nadřazenou, a tlačítkem Přidání kategorie vznikne podkategorie.


 154 


5.3.2 Vytvoření nového produktu (od verze 6.3) Do hierarchické struktury lze v menu Aktivity/Sklad/Nový produkt přidat produkty. Povinné položky jsou Číslo, reprezentující například vnitropodnikové značení, Jméno, reprezentující jméno produktu a údaj uvedený na dodacím listu, a Cena na jednu jednotku. Dále lze zvolit Jednotku (ks, m, m2, kg), Popis a Stav (Aktivní, Nepoužívaný). Pro přehlednou správu skladu je možno položkou Produktová hierarchie produkt začlenit do dříve vytvořené hierarchie produktů. Vložené údaje se potvrdí volbou Uložit v liště.

5.3.3 Přehled a hierarchie skladu (od verze 6.3) Volba Aktivity/Sklad//Přehled skladu poskytuje rychlou a přehlednou informaci o aktuálním stavu skladovaných produktů. V liště se nachází rychlé odkazy

pro přidání nového produktu a

V pravé části lišty je pak možnost tisku seznamu a případný

pro přechod na detail produktu.

export do formátu csv. Dvojklikem na konkrétní

produkt lze přejít na konkrétní kartu produktu. Volbou Aktivity/Sklad/Hierarchie skladu lze získat přehled o aktuálních produktech, podle zařazení do kategorií. Kliknutím na produkt se opět lze přenést na kartu daného produktu.

5.3.4 Naskladnění, zrušení a výpis pohybů (od verze 6.3) Do detailního rozpisu transakcí konkrétního produktu se lze dostat volbou daného produktu v Aktivity/Sklad//Přehled skladu a z dodacího listu, kde je produkt uveden. © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 155 

S p rin xCR M  U živ ate l sk ý m a nu á l Samotné naskladnění se provedete kliknutím na ikonu

Naskladnit zboží v liště, zápisem množství, a potvrzením

kliknutím na tlačítko Uložit. Pokud je potřeba anulovat naskladnění, učiníte tak vytvořením nového Naskladnění zboží, přičemž zadáte stejný počet jednotek, ale s opačným znaménkem (viz obrázek níže). Vyskladnění je možné pouze pomocí dodacího listu. Pokud se změní hodnota zboží, je nutné tuto hodnotu nejprve změnit v kartě produktu a pak zboží naskladnit. Detailní výpis pak umožňuje zobrazit pohyby, objemy a ceny, za které byl produkt naskladněn nebo vyskladněn.

5.3.5 Vyskladnění, vystavení a zrušení dodacího listu (od verze 6.3) Vyskladnění provedete vystavením dodacího listu ve firmě, kde je uvedena alespoň jedna kontaktní osoba. Přejděte na kartu firmy a vyberte záložku Dodací listy (DL). Zde vyberte kontaktní osobu firmy, na kterou bude dodací list vystaven. Sestavení je možné opakováním výběru položky, zápisu počtu kusů a potvrzením Přidat položku. Po sestavení kompletního dodacího listu, potvrďte pomocí tlačítka Uložit v liště. Aplikace uloží dodací list s položkami a zároveň se otevře nové okno s náhledem dodacího listu pro vytištění (ve 2 kopiích). Dodací listy není možné smazat. Pokud vznikne nutnost dodací list zrušit, tak ho stačí označit v seznamu dodacích listů, vybrat

v liště a po otevření

z lišty vybrat Zrušit DL. Pohyb ve skladu pak bude doplněn o duplicitní položky se záporným počtem jednotek. V seznamu pak bude DL ve stavu Zrušeno.


 156 


5.4 Znalostní databáze (od verze 6.3) Využijte znalostní databázi, kde naleznete odpovědi na nejčastější dotazy a řešení většiny známých problémů. Databáze je volně přístupná všem našim zákazníkům: Hledání ve znalostní bázi Knowledge Base http://kb.sprinx.cz

5.5 Předplacená technická podpora (od verze 6.3) Zákazníci s technickou podporou mohou využít tyto způsoby kontaktování: 1. HelpDesk: http://helpdesk.sprinx.cz 2. Telefon: +420 234 710 134 3. E-mail: [email protected] 4. v pracovní době 8-17 hod V případě dotazů se prosím obraťte na naše obchodní oddělení na emailové adrese: [email protected].


 157 


6 MOBILNÍ KLIENT Součástí licence k základnímu modulu CRM je i mobilního klient. Přistupovat ke SprinxCRM pomocí mobilní klienta je možné ze zařízení Windows Mobil s prohlížečem Microsoft Mobile Explorer a BlackBerry řady 9000. V následujících kapitolách budou popsány funkčnosti mobilního klienta s ukázkami stránek tak, jak se zobrazují na zařízení BlackBerry. Grafický vzhled stránek zobrazující se na zařízení Windows Mobile je odlišný, nicméně funkčnosti jsou shodné.

6.1 Přihlášení (od verze 6.3) Pro přístup do CRM přes mobilní zařízení, je třeba spustit prohlížeč „Opera“ klepnutím na ikonu červeného „O“, která je na ploše v „Bookmarks“ a vybrat položku „SprinxCRM Mobile“ a dostanete se na domovskou stránku:

6.2 Co lze v mobilním klientovi CRM nalézt (od verze 6.3) Přes mobilní zařízení máte přístup k takovým funkčnostem CRM, které oceníte zvláště tehdy, kdy se nacházíte mimo kancelář. Mezi ně patří: 1. Zobrazit si kalendář s aktivitami (např. naplánovanými schůzkami) 2. Vyhledat si zákazníka a zobrazit si jeho nejdůležitější údaje 3. Zobrazit si historii aktivit u jednotlivých klientů 4. Zaznamenat si výsledky jednání 5. Vytvořit nový záznam „ještě za tepla“

Neocenitelným přínosem je, že veškeré úpravy existujících záznamů či zakládání nových, které přes mobilního klienta provede, jsou v reálném čase zaneseny do PC CRM bez nutnosti jakékoli pozdější synchronizace dat či manuálního přepisování.

6.3 Zobrazení kalendáře (od verze 6.3) Kliknutím na volbu Kalendář a výběrem daného dne v kalendáři si zobrazíte seznam aktivit (schůzek a úkolů) naplánovaných na vybraný den. © 2015 Sprinx Systems, a.s.

 158 


Kliknutím na řádek si zobrazíte detail záznamu. Odtud můžete záznam smazat či dále upravovat dle potřeby.

6.4 Vyhledání zákazníků (od verze 6.3) Vyhledávání zahajte vložení hesla do vyhledávacího okna v záhlaví okna a klikněte na tlačítko Hledat. Vygenerovaný seznam můžete „zeštíhlit“ nastavením filtru a to tak, že omezíte seznam záznamů pouze na fy, osoby či záznamy, kde jste veden jako vlastník (AM).


 159 


Kliknutím na hledaný záznam, se otevře jeho detail, kde na první stránce jsou zapsány nejdůležitější údaje o zákazníkovi. Seznam otevřených a historických aktivit si zobrazíte přepnutí na záložku aktivity v záhlaví záznamu. Odtud je také možné naplánovat aktivitu novou (úkol nebo událost), která bude automaticky svázána se záznamem.


 160 


6.5 Vytváření nových záznamů (od verze 6.3) Z domovské stránky můžete vytvářet nové záznamy (např. vytvoříte novou osobu, pokud se dozvíte, že u zákazníka byl přijat nový pracovník). Po kliknutí na jednu z možností se Vám zobrazí jednoduchý formulář vlastní každé volbě. Doplníte informace a uložíte.

6.5.1 Vytváření nových aktivit (od verze 6.3) Krom výše zmíněných způsobů vytváření aktivit přímo ze záznamu či z domovské stránky, můžete aktivity vytvářet ze stránky „Kalendář“. Navíc zde máte možnost vytvořit aktivity k záznamu (kontaktu).

Pokud jednu z těchto možností zvolíte, musíte v dalším okně definovat kritéria vyhledávání.

6.6 Zaznamenávání uskutečněných schůzek (od verze 6.3) Zaznamenat proběhlou schůzku a její výsledek je opět možné několika způsoby. Nejjednodušší způsob je pomocí kalendáře, kde:

1. V případě, že jste si schůzku zaznamenali jako úkol a nepotřebujete k ní zapsat žádné dodatečné informace, zaškrtnete checkbox vlevo před názvem dané schůzky.


 161 


2. V případě, že jste si schůzku zaznamenali jako úkol a potřebujete k ní zapsat dodatečné informace, klikněte na její název. Tím si zobrazíte její detail a po kliknutí na volbu Upravit, můžete začít doplňovat vámi sesbírané informace. Zaškrtnutím checkboxu Dokončeno je schůzka označena jako dokončená.

3. V případě, že jste si schůzku zaznamenali jako schůzku a potřebujete k ní zapsat dodatečné informace, klikněte na její název. Tím si zobrazíte její detail a po kliknutí na volbu Upravit, můžete začít doplňovat vámi sesbírané informace.


 162 

STRUČNĚ O APLIKACI

Recommend Documents