TRIKA® 2016 VERHUURADMINISTRATIE VAKANTIEHUIS Dit rekenmodel is gemaakt in Microsoft Office Excel 2007. Als U zoekt naar een verhuuradministratie voor Uw vakantiewoning(en) waarbij U de administratie en de verhuur zelf wilt regelen heeft U hier een krachtig en overzichtelijk rekenmodel. Het rekenmodel bestaat uit: Boekingslijst Logboek Klantenbestand Prijslijst Factuur Administratie / debiteurenbewaking Info huismeester Gebruiksaanwijzing Beschikbaarheids overzicht/strokenplanner Dit rekenmodel is een éénmalige investering, U kunt er steeds voor ieder jaar opnieuw Uw administratie voor aanmaken U betaald geen jaarlijkse Fee. U heeft alle gevens direct op Uw PC staan. Er staan geen gegevens elders online U heeft geen enorme kennis van Ms Excel nodig Lees hieronder alle info per tabblad BOEKINGSLIJST LINKS
Aan deze boekingslijst zit een prijslijst en een klanten bestand gekoppeld waaruit gegevens en huurprijzen worden gehaald In regel 3 en 4 kunt U het startnummer van de boekingslijst opgeven. Aan de linkerzijde kunt U de prijzen van extra opgeven werkwijze: U geeft de code van het huis/appartement op. Vervolgens : boekingsdatum, aankomst datum en aantal het dagen de donkere kolommen vanaf kolom G worden automatsich ingevuld. BOEKINGSLIJST RECHTS
De witte regels met prijzen zijn normaal dichtgeschoven Bij verhuur per weekeinde of midweek plaatst U een X in de eerste kolom, hiermee wordt de week berekening uitgeschakeld. De prijzen voor een midweek of een weekeinde vult U handmatig in Bij de gasten vult U het gastnummer in, een nieuwe gast vermeld U eerst op de klanten/gastenlijst. In dit voorbeeld wordt de toeristen belasting berekend alleen over gasten ouder dan 14 jaar. Er is een mogelijkheid om aan te geven of een babybedje of een kinderstoel bij aankomst klaar moet staan U kunt het gebruik van een handdoekpakket opgeven. In dit voorbeeld kunt U aangeven of plaatskaarten bergbahn gewenst zijn De bergbahn optie kan ook worden ingericht voor huisdieren. In dit voorbeeld is in het souterain een reserve slaapkamer. Deze kan indien nodig apart worden bijgehuurd, hiervoor dient een X in de betreffende kolom worden geplaatst. In dit rekenmodel bestaat ook de mogelijkheid eigen gebruik van de eigenaar te boeken. De vereniging van eigenaren bestaat uit 6 eigenaren. Ieder heeft zijn eigen gebruiksnummer De eigenaar betaald alleen toeristenbelasting en eindschoonmaak U plaatst een X in de betreffende kolom. Bij eigen gebruik zijn 6 hoge klantnummers gereserveerd. Eigen gebruik wordt weergegeven door een lichtyblauwe kleur zie 251 (bij de eerste heb ik de X niet geplaatst, bij de 2e heb ik de extra kamer opgegeven. De totale jaaropbrengst van de extra kamer wordt boven apart uitgerekend. PRIJSLIJST Weekprijs verwijst altijd naar de prijs van de week ervoor. daaraan gelijk totdat U weer een prijs aanpast
Als U in wk 4 de prijs aanpast wordt alles er achter In dit voorbeeld: 1 landhuis met 6 appartementen op 1 adres maar dat kunnen natuurlijk ook 6 huizen zijn op 6 verschillende adressen. Dit rekenmodel is geschikt voor: 1 tot 6 huizen, wat U niet gebruikt laat U op de prijslijst leeg
FACTUUR
U vult alleen het boekingsnummer in en de factuur wordt automatisch ingevuld het percentage van de aanbetaling kunt U uitaard aanpassen Onderaan de factuur staan verhuur voorwaarden die zijn verder niet zichtbaar en kunt U zelf verder invullen In deze versie worden de schoonmaakkosten apart op de factuur gezet. Deze kosten moeten bij vertrek aan de huismeester worden betaald
TABBLAD ADMINISTRATIE
Het rekenmodel is voorzien van een administratie tbv het tijdig ontvangen van verhuurgelden. U vult het boekingsnummer in. Alle gegevens worden automatisch vanaf de boekingslijst opgehaald. De aanbetaling staat ingesteld op 25% maar die kunt U bovenin de kolom aanpassen. Boven de kolom vervaldatum staat nu 9 daar kunt U het aantal dagen plaatsen waarbij de factuur vervalt. uitgangspunt van deze berekening is de boekingsdatum Vervallen posten in kolom P worden rood van kleur. Geheel achteraan ziet U de totalen openstaande bedragen. Geheel betaalde posten zijn groen van kleur, opstaande bedragen zijn rood van kleur Om het geheel wat overzichterlijk te krijgen zijn alle regels met een aankomst dag niet op zaterdag of zondag lichter van kleur Als U op het min teken klikt boven kolom X sluit het financiele gedeelte en krijgt U onderstaand plaatje in beeld. STROKENPLANNER Als je op het administratie blad het financiele gedeelte hebt dicht geschoven door op het min teken te klikken krijg je onderstaand plaatje. Doordat ik alle appartementen met een letter heb laten beginnen kun je sorteren op aankomstdatum en op appartement . Door voorwaardelijke opmaak krijgt ieder appartement zijn eigen kleur. Deze kleur vindt U ook weer terug op de strokenplanner Kijk hier onder maar op zaterdag 16-01 daar zie je een wissel op zaterdag. Heb je nu per abuis een appartement dubbel geboekt, kijk dan even welke kleur in die week niet is gebruikt dan kun je hem nog omzetten.
DE strokenplanner in ingericht als een jaarplanner met steeds 3 maanden die U kunt dichtschuiven Meer info over strokenplanners: http://excel-spreadsheet.nl/strokenplanner/ BLAD HUISMEESTER Heeft U ter plaatse een huismeester die alles voor U regelt, dan biedt het blad huismeester de mogelijheden alle gegevens foutloos op papier door te mailen. U maakt van het blad huismeester wekelijks of maandelijks een pdf-bestandje 1 Sorteer de tabel administratie op: datum aankomst Naam Appartement 2 Filter op de gewenste maand
3 kopieer vervolgens de boekingsnummers op dit blad in kolom B
Bij bijzonderheden maakt U een melding in het logboek het nummer van deze melding vermeld U op de boekingslijst in de laatste kolom. U vindt de nummer hier weer terug Een kopie uit het logboek neemt U eventueel over in Uw mail LOGBOEK
PROCEDURE BIJ EIGEN GEBRUIK
Bij eigen gebruik plaatst U een X in de eerste kolom, U vermeld Eigen gebruik en vult 50,00 euro in. De eigenaren hebben nrs 250 t/m 255. U plaats een X in de achterste kolom (prive gebruik) Met het boekingsnummer kunt U een factuur aanmaken AANMAKEN VOOR ANDERE JAREN Boekingslijst in de kantlijn bij regel 5 op het kruisje klikken, dan gaat de verborgen regel open plaats daar het jaarnummer bv 2017001 boekingsnummer begint met 2017001. Bij het tabblad administratie pas je het jaartal aan in B3 DIVERSEN INSTELLINGEN Naast kolom tot 14 jaar kun je een X zetten voor kinderbedje en kinderstoel Deze 3 kolommen hebben een lichtere kleur (horen bij elkaar) In de kolom extra kamer plaats je bij gebruik een X In de kolom kosten kamer wordt de prijs geteld Het aantal dagen wordt door 7 geteld (altijd minimaal 1 week)
met kruisje bij regel 5 worden de verborgen regels zichtbaar kun je de kosten aanpassen ook vindt je er het jaar totaal van de opbrengst verhuur extra kamer Alle donkerblauwe kolommen zijn berekende velden
SORTEREN Uw excel programma heeft bovenin een aantal tabbladen. Klik op Gegevens, klik dan op het icoon Sorteren. U krijgt dan onderstaand plaatje. Inde eerste sorteer regel geeft U aan te willen sorteren op aankomt datum, vervolgens geeft U aan te willen sorteren op huis/appartement. Als U vervolgens sorteert is de tabel op volgorde aankomstdatum en huis
